Regulamin prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania

Regulamin prac Zespołu Interdyscyplinarnego
ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie i grup roboczych na terenie miasta Poznania
z dnia 20 maja 2014r.
§1
Postanowienia ogólne
1. Ilekroć
w
regulaminie
jest
mowa
o
Zespole
należy
przez
to
rozumieć
Zespół
Interdyscyplinarny ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie, który składa się z zespołu
podstawowego i sześciu sekcji.
2. Przez procedurę należy rozumieć postępowanie w myśl Rozporządzenia Rady Ministrów
z dnia 13 września 2011r. w sprawie procedury „Niebieskie Karty” oraz wzorów formularzy
„Niebieska Karta”.
3. Zespół podstawowy może podejmować wiążące decyzje w imieniu całego zespołu
interdyscyplinarnego, bez konieczności udziału w posiedzeniach członków poszczególnych
sekcji. Na jego czele stoi przewodniczący Zespołu Interdyscyplinarnego.
4. Sekcje działają w ramach danego obszaru filii MOPR. Na czele sekcji stoją liderzy. Sekcje
podejmują wiążące decyzje w zakresie, który obejmuje wyznaczone im zadania. O podjętych
decyzjach informują przewodniczącego. Liderzy sekcji decyzje te mogą konsultować
z przewodniczącym.
5. Liderzy sekcji są pełnomocnikami przewodniczącego Zespołu Interdyscyplinarnego w zakresie
realizacji procedury „Niebieskie Karty”.
6. Uczestnictwo w posiedzeniach Zespołu jest obowiązkowe. Dla ważności posiedzenia zespołu
konieczne jest kworum, które stanowi ½ jego składu.
7. W trakcie spotkań Zespołu osoby wchodzące w jego skład współpracują ze sobą na
poszczególnych szczeblach. Obieg informacji odbywa się drogą pisemną, mailową lub
telefoniczną za pośrednictwem przewodniczącego, sekretarza, liderów i koordynatorów grup
roboczych.
8. Do udziału w posiedzeniach Zespołu mogą być zapraszani w roli ekspertów specjaliści
i reprezentanci innych grup zawodowych, społecznych, organizacji pozarządowych, zajmujący
się problematyką przeciwdziałania przemocy w rodzinie. Osoby te uczestniczą w posiedzeniu
bez prawa do głosowania.
9. Spotkania Zespołu mogą odbywać się na terenie instytucji lub organizacji zaangażowanych
w rozwiązywanie problemu przemocy w rodzinie.
10. Posiedzenia Zespołu są organizowane w godzinach pracy Miejskiego Ośrodka Pomocy
Rodzinie.
11. Zespół realizuje działania określone w „Miejskim Programie Przeciwdziałania Przemocy
w Rodzinie na terenie miasta Poznania w latach 2011-2020”, który został przyjęty uchwałą nr
XVII/210/VI/2011 Rady Miasta Poznania z dnia 30 sierpnia 2011r.
1
12. Sprawozdanie z prac Zespołu przewodniczący zespołu interdyscyplinarnego przedkłada
Prezydentowi Miasta Poznania do końca I kwartału roku następnego za pośrednictwem
Dyrektora Wydziału Zdrowia i Spraw Społecznych UMP.
13. Przewodniczący reprezentuje Zespół w stosunku do innych organów i instytucji, w tym
mediów.
§2
Zespół podstawowy
1. Do zespołu podstawowego należy w szczególności:
-
podejmowanie działań informacyjnych i profilaktycznych w zakresie przeciwdziałania
przemocy w rodzinie,
-
opracowanie instrukcji, strategii i procedur postępowania w przypadku rozpoznania
i zgłoszenia przemocy w rodzinie,
-
podnoszenie kwalifikacji kadry realizującej działania w zakresie przeciwdziałania
przemocy w rodzinie,
-
monitorowanie i ocena pracy sekcji i grup roboczych zgodnie z przyjętymi założeniami,
-
wdrażanie działań usprawniających prace sekcji i grup roboczych,
-
zapewnienie komunikacji i obiegu informacji pomiędzy poszczególnymi sekcjami.
2. Przewodniczący lub wyznaczona przez niego osoba zwołuje posiedzenie zespołu nie później
niż 3 dni przed zaplanowanym terminem spotkania. Ustala on miejsce i termin posiedzenia
oraz szacowany czas jego trwania, a następnie powiadamia członków zespołu podstawowego
pisemnie lub przesyła informację drogą elektroniczną. W nagłych sytuacjach informacja ta
przekazywana jest telefonicznie. W razie potrzeb na spotkanie zespołu zapraszani są także
pozostali lub wybrani członkowie sekcji.
3. Wszelkie decyzje zespół podejmuje większością głosów w drodze jawnego głosowania.
W sytuacjach braku konsensusu rozstrzyga głos przewodniczącego zespołu.
4. Przewodniczący przewodniczy posiedzeniom zespołu i organizuje jego prace we współpracy
z sekretarzem i pozostałymi członkami zespołu podstawowego.
5. W razie nieobecności przewodniczącego zastępuje go sekretarz lub inna wyznaczona przez
niego osoba.
6. Przewodniczący
prowadzi
nadzór
nad
pracą
merytoryczną
zespołu
podstawowego
w odniesieniu do przydzielonych poszczególnym członkom zespołu zadań.
7. Przewodniczący podpisuje albo zatwierdza dokumenty sporządzone w ramach prac zespołu
podstawowego.
8. Sekretarz uczestniczy w organizowaniu posiedzeń zespołu oraz przygotowuje materiały na
posiedzenia zespołu.
9. W celu udokumentowania pracy Zespołu sekretarz protokołuje przebieg posiedzenia zespołu
i kompletuje protokoły oraz listy obecności, a także wszelką korespondencję z członkami tego
2
zespołu. Protokoły przekazuje członkom zespołu podstawowego oraz liderom sekcji drogą
pocztową (za potwierdzeniem odbioru) lub elektroniczną.
10. Sekretarz monitoruje i usprawnia system przepływu informacji w zespole oraz reaguje na
potrzeby zgłaszane przez członków zespołu.
11. Sekretarz gromadzi i dba o terminowe dostarczanie dokumentów i materiałów dla członków
zespołu.
12. Sekretarz przygotowuje dokumentację związaną z pracami zespołu podstawowego oraz
wszelkie materiały dla mediów.
13. W ramach prac zespół gromadzi w szczególności następującą dokumentację:
-
Oświadczenie o zachowaniu poufności wszelkich informacji i danych w związku z pracami
wykonywanymi w ramach Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy
w Rodzinie (wzór załącznika nr 1).
-
Protokół posiedzenia zespołu podstawowego / sekcji w ramach prac Zespołu
Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 2).
-
Lista obecności uczestników posiedzenia zespołu podstawowego / sekcji w ramach prac
Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór
załącznika nr 3).
§3
Sekcje
1. Do zadań sekcji należy w szczególności:
-
wdrożenie wypracowanych przez zespół podstawowy metod i sposobów pracy
interdyscyplinarnej,
-
rozstrzyganie kwestii problemowych dotyczących realizowania procedury „Niebieskiej
Karty”,
-
monitorowanie działań koordynatorów grup roboczych w zakresie organizowania grup
roboczych,
-
ocena realizowanych przez grupy robocze zadań w oparciu o sporządzane podczas
spotkań grup roboczych plany oraz monitoring działań,
-
wsparcie merytoryczne grup roboczych poprzez konsultowanie napotykanych trudności
i poszukiwanie nowych rozwiązań,
-
wdrażanie (w razie potrzeby) niezbędnych zmian w ramach realizowanych przez grupy
robocze zadań,
-
ocena efektów pracy grup roboczych,
-
analizowanie spraw w przypadkach wątpliwych, co do zasadności zakończenia procedury.
2. Lider sekcji samodzielnie lub na prośbę członka sekcji zwołuje posiedzenie sekcji. Ustala on
miejsce i termin spotkania oraz powiadamia pisemnie lub drogą elektroniczną pozostałych
uczestników sekcji. W nagłych sytuacjach informację tę lider przekazuje telefonicznie.
3. Lider sekcji prowadzi i organizuje działania w ramach posiedzenia sekcji.
3
4. Lider sekcji prowadzi nadzór nad pracą merytoryczną sekcji w odniesieniu do przydzielonych
poszczególnym członkom sekcji zadań.
5. W przypadku nieobecności lidera sekcji zastępuje go inna wyznaczona przez niego osoba.
6. Wszelkie decyzje sekcja podejmuje większością głosów w drodze jawnego głosowania.
W sytuacjach braku konsensusu rozstrzyga głos lidera sekcji.
7. Lider
gromadzi
ewidencję
pisemnych
(jednorazowo
sporządzonych)
oświadczeń
o zachowaniu poufności wszelkich informacji i danych w związku z pracami wykonywanymi
w ramach sekcji.
8. Lider sporządza protokół z każdego posiedzenia sekcji, kopię protokołu przedkłada w ciągu 7
dni roboczych przewodniczącemu. Integralną częścią protokołu jest lista obecności.
9. Lider gromadzi, podpisuje albo zatwierdza dokumenty sporządzone w ramach prac sekcji.
10. Lider na bieżąco zgłasza przewodniczącemu problemy lub potrzeby sygnalizowane przez
koordynatorów grup roboczych.
11. W celach statystycznych i ewaluacyjnych lider sekcji gromadzi dane ilościowe i jakościowe
obrazujące działania podejmowane przez grupy robocze i sekcje, m.in. dotyczące:
-
ilości spraw skierowanych do grupy roboczej (w tym dotyczących dzieci),
-
liczby powoływanych grup roboczych i zwołanych posiedzeń sekcji,
-
składu grup roboczych,
-
efektów pracy grup roboczych i sekcji (w tym ilości spraw, gdzie zakończono procedurę
wraz z uzasadnieniem zakończenia sprawy).
Dane te lider przedkłada przewodniczącemu do 15 lutego każdego roku.
12. W razie potrzeby lider proponuje koordynatorom grup roboczych dokonanie niezbędnych
zmian dotyczących postępowania organizacyjnego i metodycznego oraz przekazuje instrukcje
zaproponowane przez członków sekcji.
13. Lider gromadzi i uaktualnia „lokalną” bazę danych o instytucjach pomocowych działających
w obszarze funkcjonowania sekcji.
14. Lider sekcji wyznacza koordynatora grupy roboczej.
15. Lider w razie potrzeby w zakresie organizacji spotkań interdyscyplinarnych udziela wsparcia
merytorycznego koordynatorom grup roboczych.
16. W ramach prac sekcje gromadzą następującą dokumentację:
-
Oświadczenie o zachowaniu poufności wszelkich informacji i danych w związku z pracami
wykonywanymi w ramach Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy
w Rodzinie (wzór załącznika nr 1).
-
Protokół posiedzenia zespołu podstawowego / sekcji w ramach prac Zespołu
Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór załącznika nr 2).
-
Lista obecności uczestników posiedzenia zespołu podstawowego / sekcji w ramach prac
Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie (wzór
załącznika nr 3).
4
§4
Postanowienia końcowe
Traci moc „Regulamin prac Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie
i grup roboczych na terenie miasta Poznania z 26 lipca 2012r.”
5