Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - BIP MEN

Ministerstwo Edukacji Narodowej, 00-918 Warszawa, Al. Szucha 25
Załącznik nr 1 do SIWZ
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego
na usługę p. n. „Archiwizacja dokumentacji Ministerstwa Edukacji Narodowej”, polegać
będzie na kompleksowym przygotowaniu materiałów archiwalnych (kat.- A) do
przekazania do właściwego archiwum państwowego oraz na uporządkowaniu,
zewidencjonowaniu i przekazaniu do archiwum zakładowego materiałów archiwalnych
(kat.- A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat.- B) znajdującej się w departamentach
/biurach Ministerstwa.
2. Akta (w ilości około 713,9 mb) będące przedmiotem archiwizacji, znajdują się
w Archiwum Zakładowym Ministerstwa oraz w departamentach i biurach Ministerstwa
Edukacji Narodowej, Al. Szucha 25, 00-918 Warszawa. Zamawiający zastrzega, Ŝe
wyŜej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi) i mają
posłuŜyć jedynie do oceny ofert. Faktyczna ilość metrów bieŜących w stosunku do
oszacowanej moŜe ulec zmianie. Wykonawcy nie przysługuje prawo zgłoszenia
roszczeń w przypadku zmiany ilości metrów na inne niŜ podano w przedmiocie
zamówienia.
a) Zasób dokumentacji do zarchiwizowania, znajdujący się w archiwum zakładowym oraz
w innych pomieszczeniach budynku Ministerstwa, stanowią materiały archiwalne
przeznaczone do przekazania do Archiwum Akt Nowych w ilości około 113,9 mb.
Rodzaj dokumentacji
Orientacyjna ilość
akt kat.- A w mb
Akta osobowe kadry naukowej
22,9
Akta osobowe kadry naukowej
Razem
91
113,9
Uwagi
spaginowane i częściowo
zewidencjonowane
nie spaginowane, brak ewidencji
b) Dokumentacja wytworzona w departamentach /biurach Ministerstwa nie posiada
ewidencji archiwalnej. Znaczna ilość przechowywana jest w teczkach aktowych,
segregatorach z zachowaniem jednorodności tematycznej akt.
Departamenty i biura
Daty skrajne
dokumentacji
Kategoria
archiwalna
Orientacyjna
ilość akt
w mb
1999-2008
Kat. A
67
1999-2008
Orientacyjna ilość dokumentacji:
Kat. B
Kat. Bc
Razem
266,5
266,5
600
Kat.- A- 180,9 mb
Kat.- B – 533,0 mb
Razem- 713,9 mb
SIWZ – Postępowanie nr BA-WZP-BA-321-16/09
1
Ministerstwo Edukacji Narodowej, 00-918 Warszawa, Al. Szucha 25
3. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) Wykonywanie prac we współpracy z właściwym archiwum państwowym, tj.
Archiwum Akt Nowych w Warszawie,
2) Prowadzenie archiwizacji według wskazówek, uzgodnień i wytycznych w/w
archiwum państwowego oraz zgodnie z przepisami wewnętrznymi MEN,
3) Przygotowanie akt do opracowania, czyli przeprowadzenie tzw. studiów wstępnych,
polegających na zapoznaniu się z obowiązującą strukturą organizacyjną, zakresem
reorganizacji, materiałami normatywnymi (statut, regulamin, schemat organizacyjny,
instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt),
4) Dokonanie klasyfikacji i kwalifikacji akt wg RWA;
5) Porządkowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej wg
właściwych przepisów kancelaryjno- archiwalnych;
6) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął oraz
sporządzenie spisów brakowania w celu uzyskania zgody Archiwum Akt Nowych na
niszczenie;
7) Przekazanie makulatury do składnicy surowców wtórnych w celu zniszczenia
z uzyskaniem protokołu zniszczenia dokumentów zgodnie z obowiązującymi
przepisami
8) UłoŜenie, oprawienie, opis teczek aktowych według obowiązujących przepisów
dotyczących archiwizacji dokumentów i zgodnie z instrukcją kancelaryjną;
9) Sporządzenie spisów zdawczo- odbiorczych odrębnie dla materiałów archiwalnych (4
egzemplarze) i dokumentacji niearchiwalnej (3 egzemplarze);
10) Sporządzenie spisów zdawczo- odbiorczych archiwizowanej dokumentacji w formie
papierowej oraz w formie elektronicznej (na płytach CD);
11) Znakowanie dokumentacji (nadawanie sygnatury archiwalnej) w porozumieniu
z archiwum zakładowym MEN oraz w porozumieniu z AAN jeśli znakowanie akt
dotyczyć będzie materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania;
12) Opis bezkwasowych pudeł archiwizacyjnych według wytycznych AAN;
13) Przygotowanie materiałów archiwalnych (znajdujących się w archiwum zakładowym i
w innych pomieszczeniach ministerstwa) do przekazania do właściwego archiwum
państwowego oraz przewiezienie ich do siedziby archiwum.
14) Wykonawca zobowiązuje się do wykonania danego zamówienia publicznego na
podstawie
obowiązujących
przepisów,
dotyczących
postępowania
z dokumentami, a w szczególności wynikających z:
1) Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
(Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.)
2) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie
postępowania z dokumentacja, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz
zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
(Dz. U. 2002, nr 167, poz. 1375)
3) Zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego
1986 r. w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania
materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (MO Nr 4, poz. 31 z 1986 r.)
4) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U.
z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.)
5) Ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U.
z 2005 r. Nr 96 poz. 1631 z późn. zm.)
6) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia
rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów
potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób
SIWZ – Postępowanie nr BA-WZP-BA-321-16/09
2
Ministerstwo Edukacji Narodowej, 00-918 Warszawa, Al. Szucha 25
wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową
pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 68, poz. 596)
7) Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r.- Kodeks karny- (Dz. U. Nr 88, poz. 553), art.
276, art. 268 (sankcje karne za zniszczenie, uszkodzenie i utratę dokumentu lub
zmianę zapisu istotnej informacji utrwalonej na nośniku komputerowym
8) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie
prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10 poz. 35 z późn. zm.)
9) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz.
694 ze zm.)
10) Ustawa z dnia 12 września 2002 r. o zmianie ustawy- Ordynacja podatkowa
i zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 169 poz. 1387)
11) Zarządzenie Nr 27 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 15 listopada 1991 r.
w sprawie ustalenia ramowego jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów
terenowych organów rządowej administracji specjalnej do spraw oświaty
12) Zarządzenie Nr 20 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 6 sierpnia 2008 r.
w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Edukacji Narodowej instrukcji
kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie
działania archiwum zakładowego
13) Zarządzenie nr 4 Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 stycznia 2008 r.
w sprawie nadania statutu Ministerstwu Edukacji Narodowej M. P. z dnia 21
stycznia 2008 r. Nr 5, poz. 62 z późn. zm.)
15) Wykonawca jest zobowiązany do:
1) wykonania czynności, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia przy
uŜyciu własnych środków i materiałów niezbędnych do zrealizowania przedmiotu
umowy;
2) wykonania zamówienia w siedzibie Ministerstwa Edukacji Narodowej
w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach pracy urzędu, tj.:
w godzinach 8:15-16:15. Po uzyskaniu odpowiedniego zezwolenia Dyrektora
Biura Administracyjnego usługa moŜe być wykonywana w godzinach 7:00- 21:00;
3) przedstawienia Zamawiającemu przed przystąpieniem do pracy listy osób
realizujących przedmiot zamówienia;
4) złoŜenia przed przystąpieniem do wykonania zamówienia oświadczenia przez
kaŜdą osobę, która będzie uczestniczyła w czynnościach będących przedmiotem
zamówienia publicznego o znajomości ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o
ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926), iŜ znane są
skutki w zakresie odpowiedzialności za naruszenie powołanych przepisów oraz o
zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy wykonywaniu
przedmiotu zamówienia (w czasie jego realizacji jak i po zakończeniu);
5) pobierania i zdawania kluczy do pomieszczeń biurowych, udostępnionych w celu
wykonania przedmiotu zamówienia, kaŜdorazowo, za potwierdzeniem ochrony
obiektu budynku.
6) przekazywania zespołów archiwalnych Kat.- A do właściwego archiwum
państwowego, tj.: Archiwum Akt Nowych w Warszawie (tylko pozytywny odbiór
danego zakresu prac zdecyduje o zapłacie za wykonanie tej części zamówienia);
7) przedkładania pracownikom archiwum zakładowego- cyklicznie raz w tygodniuzarchiwizowanych i uporządkowanych akt z departamentów/biur wraz ze spisem
zdawczo- odbiorczym tych akt;
8) poprawienia wykrytych błędów w razie stwierdzenia, Ŝe akta przekazane do
archiwum zakładowego nie zostały prawidłowo przygotowane;
SIWZ – Postępowanie nr BA-WZP-BA-321-16/09
3
Ministerstwo Edukacji Narodowej, 00-918 Warszawa, Al. Szucha 25
9) zaprowadzenia ewidencji archiwalnej dla przedmiotu umowy;
4. Wykonawca zobowiązany jest w cenie uwzględnić wszystkie koszty niezbędne do
wykonania zamówienia, w tym koszty materiałów biurowych, transportu akt do
Archiwum Akt Nowych i utylizacji dokumentacji.
5. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:
Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot zamówienia najpóźniej
w okresie 6 miesięcy od dnia podpisania umowy lub do wyczerpania kwoty 204 649,56 zł
w następujących etapach:
Etap I- przygotowanie i przekazanie materiałów archiwalnych (kat.- A) do AAN oraz
uzyskanie protokołu przyjęcia dokumentów do AAN,
Etap II- przygotowanie i przekazanie do Archiwum Zakładowego Ministerstwa
materiałów archiwalnych (kat.- A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat.- B- której okres
przechowywania nie minął) z departamentów i biur w kolejności wskazanej przez
Zamawiającego oraz uzyskanie protokołu odbioru,
Etap III- uzyskanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, fizyczne
zniszczenie dokumentacji (etap III moŜe być zrealizowany w trakcie wykonywania etapu
II) z uzyskaniem protokołu zniszczenia dla Zamawiającego.
6. Procedura realizacji zamówienia:
1) Aktualne miejsca składowania akt- pomieszczenia Ministerstwa Edukacji Narodowej.
2) Wykonawca przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia, zapozna się ze
stanem fizycznym akt i odbierze akta do archiwizowania na podstawie protokołu
przejęcia akt (zawierającego opis akt oraz ilość dokumentacji przeznaczonej do
archiwizowania w metrach bieŜących), sporządzonego przez komisję powołaną przez
obie strony umowy.
3) Akta kat. B po wykonaniu archiwizacji w poszczególnych departamentach/biurach
będą przekazane Zamawiającemu w stanie nadającym się do dalszego ich
przechowywania w Archiwum Zakładowym Ministerstwa na podstawie spisów
zdawczo- odbiorczych. Wykonawca zobowiązany jest do cyklicznego (raz
w tygodniu) przekazywania zarchiwizowanej dokumentacji w celu oceny poprawności
świadczonej usługi. Pozytywna ocena wykonanych prac w poszczególnych
departamentach/biurach potwierdzona zostanie podpisaniem protokołu odbioru przez
obie strony umowy.
4) Akta kat. A po wykonaniu archiwizacji będą przekazane do AAN. Pozytywna ocena
i odbiór materiałów archiwalnych przez Archiwum Akt Nowych w Warszawie będzie
potwierdzona protokołem przyjęcia dokumentacji.
5) Protokoły, o których mowa w pkt 3 i 4 muszą zawierać opis dokumentacji i ilość mb
zarchiwizowanych akt.
6) Rodzaj dokumentacji oraz ilość metrów bieŜących zarchiwizowanych akt muszą być
zgodne z ilością akt wskazanych w protokole przejęcia akt.
7. WYNAGRODZENIE
a) Wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona na podstawie rzeczywistej liczby metrów
zarchiwizowanych dokumentów w oparciu o sporządzony przez strony pomiar ujęty
w protokole zdawczo- odbiorczym.
b) Wynagrodzenie Wykonawcy będzie uregulowane za usługi faktycznie wykonane.
Strony ustalają, Ŝe wynagrodzenie w powyŜszym zapisie wyczerpuje wszystkie
zobowiązania Wykonawcy wobec Zamawiającego.
SIWZ – Postępowanie nr BA-WZP-BA-321-16/09
4
Ministerstwo Edukacji Narodowej, 00-918 Warszawa, Al. Szucha 25
8. Zamawiający zobowiązuje się do:
1) wyznaczenia pracownika Ministerstwa Edukacji Narodowej do stałej współpracy
w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia i sprawowania nadzoru.
2) przekazania Wykonawcy wszelkich instrukcji i informacji niezbędnych do realizacji
przedmiotu zamówienia.
3) udostępnienia nieodpłatnie Wykonawcy na czas archiwizacji 3 pomieszczeń
o powierzchni nie mniejszej niŜ 10 m².
9. Zamawiający informuje, Ŝe nie udostępni Wykonawcy sprzętu informatycznego do
wykonania zamówienia.
10. Zamawiający jest uprawniony do kontrolowania postępu i jakości prac oraz zgłoszenia
uwag i zaleceń.
SIWZ – Postępowanie nr BA-WZP-BA-321-16/09
5