SCHEMAT OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO

Załącznik Nr 1
do Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów
w Starostwie Powiatowym w Gostyniu
SCHEMAT OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH
Określenie lub
nazwa dowodu
finansowo1
2
1. Dowody związane
z wypłatą
wynagrodzeń
L.p.
2.
Miejsce
Terminy
Miejsce opracowania,
Ilość egzemprzekazania
przekazania /
sporządzenia dowodu
plarzy
(przeznaczenia)
finansowo-księgowego
doręczenia
3
4
5
6
Wydział
Zarządzania na bieżąco
stanowisko ds.
pracowniczych
Wydział
Zarządzania na bieżąco
stanowisko ds.
pracowniczych
Wydział
tydzień przed
Zarządzania upływem
stanowisko ds.
miesiąca
pracowniczych
1) umowy o pracę
Wydział Zarządzania stanowisko ds.
pracowniczych
a) adresat,
3 b) księgowość,
c) akta osobowe
2) zmiana
warunków pracy i
płacy
Wydział Zarządzania stanowisko ds.
pracowniczych
a) adresat,
3 b) księgowość,
c) akta osobowe
3) listy płac
Wydział Finansów księgowość
odpowiedzialny
pracownik
1
Wydziału
Finansów
4) decyzje lub
wnioski o
potrącenie z
wynagrodzenia
pracownik
2
a) księgowość,
b) teczka akt
do 20
każdego
miesiąca
2
a) księgowość,
b) teczka akt
7 dni przed
wypłatą
Wydział Zarządzania Decyzje w sprawie
stanowisko ds.
wypłat nagród
pracowniczych
3.
Lista wypłat diet dla
Biuro Rady
radnych
2
a) księgowość,
b) a/a
Polecenie wyjazdu Wydział
służbowego
Administracyjny
1 adresat
4.
Osoby odpowiedzialne za sprawdzenie i zatwierdzenie
formalnomerytorycznym
zatwierdzenie
rachunkowym
7
8
9
Uwagi
10
Starosta
Starosta
osoba
odpowiedzialna z
Starosta
Wydziału
Finansów
po zakończeniu miesiąca
nie później niż pracownik Biura
pracownik Biura
do połowy
Rady
Rady
następnego
miesiąca
Naczelnik
Wydziału
Administracyjnego, pracownik
1 dzień przed
Kierownik Biura
Wydziału
wyjazdem
Rady lub osoby
Finansów
przez nich
upoważnione
Skarbnik
Starosta
Starosta
Skarbnik
Starosta Skarbnik
Rozliczenie
delegacji w
ciągu 7 dni
5.
Rachunek za
przejazdy własnym
samochodem w
pracownik
celach służbowych
ryczałt
po miesiącu
Naczelnik
Wydziału
Administracyjnego,
Kierownik Biura
osoba
Starosta Skarbnik
Rady lub osoby
odpowiedzialna z
Przewodniczący
przez nich
Wydziału
Rady
upoważnione oraz
Finansów
Wydział
Zarządzania pracownik ds.
pracowniczych
2
w dniu
przyjęcia
osoba
odpowiedzialna z
Wydziału
Administracyjnego
i Wydziału
Zarządzania
osoba
odpowiedzialna z
Wydziału
Finansów
2
w dniu
przyjęcia
osoba
odpowiedzialna z
Wydziału
Administracyjnego
osoba
odpowiedzialna z
Starosta
Wydziału
Finansów
2
w dniu
przyjęcia
osoba
odpowiedzialna z
Wydziału
Administracyjnego
osoba
odpowiedzialna z
Starosta
Wydziału
Finansów
2
w dniu
przyjęcia
osoba
odpowiedzialna z
Wydziału
Administracyjnego
osoba
odpowiedzialna z
Starosta
Wydziału
Finansów
2
w dniu
przyjęcia
osoba
odpowiedzialna z
Wydziału
Administracyjnego
osoba
odpowiedzialna z
Starosta
Wydziału
Finansów
1
Wydział
Finansowy
6. Dokumenty obrotu
środkami trwałymi i
wyposażeniem
Wydział
1) przyjęcie środka
Administracyjny
trwałego "OT"
Wydział Zarządania
2) likwidacja środka Wydział
trwałego "LT"
Administracyjny
3) likwidacja
wyposażenia "LN"
Wydział
Administracyjny
4) protokół
Wydział
zdawczo-odbiorczy
Administracyjny
środka trwałego
Wydział Zarządzania
"PT"
5) protokół
zdawczo-odbiorczy
Wydział
materiałów
Administracyjny
(nieodpłatne
przekazanie)
Starosta oraz
Wicestarosta lub
Etatowy Członek
Zarządu
7. Dowody związane
z robotami,
usługami,
zakupami
1) zamówienia,
zlecenia na
dostawy, roboty,
usługi
Biuro Prawne, Zamówień Publicznych i
Inwestycji lub odpowiedzialny wydział po
konsultacji ze
Skarbnikiem
Biuro Prawne, Zamówień Publicznych i
Inwestycji lub odpo2) umowy zlecenia
wiedzialny wydział po
konsultacji ze
Skarbnikiem
a) adresat,
b) Wydział
3
Finansów,
c) akta
Naczelnik
wydziału,
Kierownik Biura
według
Prawnego
uzgodnień z
Zamówień
przyjmującym
Publicznych i
zamówienie
Inwestycji lub
osoba przez niego
upoważniona
Starosta
Skarbnik
a) adresat,
b) Wydział
3
Finansów,
c) akta
Naczelnik
wydziału,
Kierownik Biura
według
Prawnego
uzgodnień z
Zamówień
przyjmującym
Publicznych i
zamówienie
Inwestycji lub
osoba przez niego
upoważniona
Starosta
Skarbnik
a) adresat,
b) Wydział
3
Finansów,
c) akta
na bieżąco
osoba
odpowiedzialna za
wystawianie faktur
1 Wydział Finansów na bieżąco
Naczelnik
wydziału,
Kierownik Biura
Prawnego
Zamówień
Publicznych i
Inwestycji lub
osoba przez niego
upoważniona
3) faktury
a) zewnętrzne
własne
Wydziały, biura,
pracownicy na
stanowiskach
samodzielnych po
konsultacji ze
Skarbnikiem
b) zewnętrzne obce dostawca materiału lub
płatne przelewem usługi
Starosta
Skarbnik
c) faktury
zewnętrzne
gotówkowe
8. Dowody kasowe i
bankowe
1) kwitariusz
przychodowy
dostawca materiału lub
usługi
1 Wydział Finansów na bieżąco
Starosta
Skarbnik
pobieranie
gotówki na
rachunki i
faktury
gotówkowe w
poniedziałki
Wydział Finansów
kasa
3
2) kasa wypłaci
KW
kasa
3
3) dowody wpłaty
gotówki do banku
kasa
2
4) raporty kasowe z
kasa
załącznikami
2
5) przelewy
2
6) czeki
Naczelnik
wydziału,
Kierownik Biura
Prawnego
Zamówień
Publicznych i
Inwestycji lub
osoba przez niego
upoważniona
Wydział Finansów
kasa
a) oryginał wpłacający
b) kopia - raport
kasowy
c) kopia - a/a
a) oryginał raport kasowy
b) kopia pobierający
gotówkę
c) kopia - a/a
a) raport kasowy
b) wyciąg
bankowy
a) Wydział
Finansów
b) kasa
a) bank
b) wyciąg
bankowy
1 bank
kasjer
podpis kasjera
na
dokumencie
na bieżąco
kasjer
podpis
odbierającego
gotówkę na
dokumencie
na bieżąco
kasjer
codziennie
kasjer
na bieżąco
osoba
sporządzająca
przelewy
na bieżąco
na bieżąco
Starosta,
Wicestarosta lub
Etatowy Członek
Zarządu oraz
Skarbnik lub
Naczelnik
Wyddziału
Finansów
7) polecenia
przelewu lub
wypłaty gotówki
8) wnioski o
zaliczki
odpowiedzialny
merytorycznie wydział
Wydział Finansów
a) Wydział
2 Finansów
b) a/a
na bieżąco
kasa - raport
1
kasowy
naczelnik wydziału
lub osoba przez
niego
upoważniona
Starosta,
Wicestarosta lub
Etatowy Członek
Zarządu oraz
Skarbnik lub
Naczelnik
Wyddziału
Finansów
naczelnik wydziału
lub osoba przez
niego
upoważniona
Starosta,
Wicestarosta lub
Etatowy Członek
Zarządu oraz
Skarbnik lub
Naczelnik Wydziału
Finansów
9) rozliczenie
zaliczki
a) okresowej
1 kasa
7 dni
osoba pobierająca
zaliczkę
Skarbnik Starosta
b) stałej
1 kasa
20 grudnia
osoba pobierająca
zaliczkę
Skarbnik Starosta
a) Wydział
2 Finansów
b) a/a
na bieżąco
9.
Noty księgowe
Wydział Finansów
Skarbnik lub
naczelnik wydziału
10. Sprawozdania
1) finansowe
2) pozostałe
1) zgodnie z
instrukcją
2) a/a
1) zgodnie z
odpowiedzialny
instrukcją
merytorycznie wydział
2) a/a
Wydział Finansów
a) zgodnie z
instrukcją
b) a/a
a) zgodnie z
instrukcją
b) a/a
zgodnie z
instrukcją
zgodnie z
instrukcją
osoba
sporządzająca
sprawozdanie
osoba
sporządzająca
sprawozdanie
Skarbnik Starosta
Skarbnik Starosta