Faktury zaliczkowe w enova na przełomie 2010 i 2011

_________________________________________________________________________________________
Faktury zaliczkowe w enova na
przełomie 2010 i 2011
(wersja 1.0)
Soneta Sp z o.o.
ul. Wadowicka 8a, wejście B
31-415 Kraków
tel./fax +48 (12) 261 36 41
http://www.enova.pl
e-mail: [email protected]
1
Spis treści
1
2
Zmiany w ustawodawstwie .........................................................................................................3
1.1
Nowelizacja ustawy o VAT a faktury zaliczkowe ...................................................................3
1.2
Nowelizacja rozporządzenia .................................................................................................3
1.3
Wątpliwości interpretacyjne ................................................................................................4
1.3.1
Sposób prezentacji danych dotyczących zamówienia ...................................................4
1.3.2
Wystawienie tzw. faktury koocowej .............................................................................4
Faktury zaliczkowe w enova ........................................................................................................5
2.1
Zmiana stawki VAT na kartotece towarowej ........................................................................5
2.2
Zmiana stawki na kolejnej fakturze ......................................................................................6
2.3
Zmiana listy pozycji towarowych na fakturze koocowej .......................................................6
2.4
Faktury koocowe „zerowe” ..................................................................................................7
2.5
Wydruk faktury....................................................................................................................7
2
1 Zmiany w ustawodawstwie
1.1 Nowelizacja ustawy o VAT a faktury zaliczkowe
Od 1.01.2011 roku nastąpiła zmiana ustawy o podatku od towarów i usług wprowadzająca m.in.
nowe (wyższe) stawki VAT. Jak ta zmiana ma się do wystawienia faktury dokumentującej przyjęcie
zaliczki przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi ?
W przypadku przyjęcia w 2010 roku zaliczki na poczet dostawy towarów czy wykonania usługi
dostawca był zobowiązany wystawid fakturę VAT stwierdzającą otrzymanie zaliczki. Oczywiście
zaliczka opodatkowana była w 2010 roku wg stawek obowiązujących w chwili otrzymania zaliczki.
Jeżeli w 2011 roku (po zmianie stawek VAT) następuje dostawa towaru i zapłata pozostałej części
należności (zostaje przyjęta kolejna zaliczka), wówczas należy wystawid kolejną fakturę – ale już
opodatkowaną wg nowej stawki VAT.
„Ustawa o zmianie niektórych ustaw związanych z realizacją ustawy budżetowej” wprowadza zapis
dotyczący faktur zaliczkowych:
„Zmiana stawki podatku w odniesieniu do czynności, która zostanie wykonana w dniu zmiany stawki
podatku lub po tym dniu, w związku z którą otrzymano całośd lub częśd należności, w szczególności:
przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, nie powoduje zmiany wysokości opodatkowania całości lub części
należności, otrzymanej przed dniem zmiany stawki podatku.”
W praktyce oznacza to, że w takim wypadku (otrzymanie częściowej zaliczki przed dniem zmiany
podatku i pozostałej kwoty należności po tym dniu) wykonanie dostawy będzie opodatkowane
dwoma stawkami VAT – w części zapłaconej przed dniem zmiany opodatkowanie „starą” stawką VAT,
a w pozostałej części „nową” stawką VAT.
1.2 Nowelizacja rozporządzenia
Niestety wraz ze zmianą ustawy nie poszła w parze nowelizacja „Rozporządzenia w sprawie zwrotu
podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów
i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług”.
Tzn. nowelizacja rozporządzenia została opublikowana dnia 27.12.2010 roku, ale nie zawiera ona
zmian w zakresie paragrafu 10, czyli właśnie tego dotyczącego wystawiania faktur zaliczkowych.
Obowiązuje więc dotychczasowe brzmienie tego paragrafu, które mówi m.in.:
„Faktura stwierdzająca otrzymanie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub
wykonaniem usługi powinna zawierad co najmniej:
[...]
6) dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę
netto, ilośd zamówionych towarów, wartośd zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku,
kwoty podatku oraz wartośd brutto zamówienia lub umowy;”
3
I dalej:
„Jeżeli faktury, o których mowa w ust. 1 – 3 (czyli wystawione wcześniej faktury zaliczkowe –
przypisek enova), nie obejmują całej ceny brutto, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu
usługi wystawia fakturę na zasadach określonych w § 5 i 7 - 9, z tym że sumę wartości towarów
(usług) pomniejsza się o wartośd otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o
sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części należności; taka
faktura powinna zawierad również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub
wykonaniem usługi.”
1.3 Wątpliwości interpretacyjne
Uwaga: poniższy rozdział nie ma charakteru interpretacji przepisów i w żadnym stopniu nie jest
wykładnią tych przepisów. Ma na celu jedynie zwrócenie uwagi na nieścisłości w dwóch
wspomnianych wyżej aktach prawnych i ich konsekwencjach dla wystawiania faktur zaliczkowych
w okresie przejściowym.
1.3.1 Sposób prezentacji danych dotyczących zamówienia
Pierwsza wątpliwośd dotyczy prezentacji danych dotyczących zamówienia.
Jaka stawka podatku powinna byd umieszczona w danych dotyczących zamówienia ? Jak wcześniej
wspomnieliśmy dostawa będzie opodatkowana różnymi stawkami w częściach odpowiadających
zaliczce wpłaconej przed dniem zmiany podatku i po tym dniu.
Czy na kolejnej fakturze zaliczkowej wystawionej w 2011 roku powinna byd wykazana wyłącznie
stawka obowiązująca w dniu przyjęcia zaliczki czy również powinna byd wykazana stawka ujęta na
wcześniejszej fakturze zaliczkowej wystawionej w 2010 roku ?
Jeżeli przyjmiemy wyłącznie wykazywanie stawki obowiązującej w chwili wystawienia faktury
zaliczkowej w 2011 roku, to wówczas otrzymamy niezgodnośd pomiędzy wartością zamówienia
(nowa stawka) a sumą wszystkich faktur (opodatkowanych w części nową a w części starą stawką).
Jeżeli przyjmiemy, że należy wykazad obie stawki, to jak określid w jaki sposób te stawki wpływają na
wartośd podatku dla zamówienia ? Przecież – rozważając prosty przykład przyjęcia na poczet dostawy
jednego urządzenia 50% zaliczki w 2010 roku i 50% zaliczki w 2011 roku – nie jest prawdą, że
zamawiamy 2 razy po 0,5 szt urządzenia (i każda „połówka” opodatkowana inną stawką). Zamówienie
obejmuje 1 szt (a przepisy sprawiły, że do tego jednego urządzenia będą miały zastosowanie 2 stawki
podatku). To zresztą banalny przykład – gdyby wpłata pierwszej zaliczki nie była tak „okrągła”, to
mogłoby się okazad, że nie da się dobrad ilości w takich proporcjach, żeby odpowiadały proporcji
zaliczek wpłaconych w starym i nowym roku.
1.3.2 Wystawienie tzw. faktury końcowej
Druga wątpliwośd związana jest z opodatkowaniem na fakturze koocowej.
Skoro rozporządzenie mówi, że fakturę tzw. koocową (czyli wystawioną po wydaniu towaru bądź
wykonaniu usługi) wystawia się na zasadach ogólnych (czyli tak, jak fakturę do której nie była
wpłacana zaliczka) a wartośd podatku pomniejsza się o kwotę podatku wykazanego na fakturach
zaliczkowych, to trzymając się litery rozporządzenia na fakturze koocowej należałoby:
4
1. Policzyd podatek VAT wg stawki obowiązującej w chwili wykonania usługi bądź dostawy
towaru
2. Pomniejszyd go o kwotę podatku wykazanego na fakturach zaliczkowych (opodatkowanych
wg „starej” stawki VAT).
Ale takie podejście oznacza, że sumarycznie całośd dostawy byłaby opodatkowana tak, jakby
zastosowad nową stawkę VAT, co stoi w oczywistej sprzeczności w brzmieniem ustawy.
2 Faktury zaliczkowe w enova
System enova został dostosowany do obsługi przepisów przejściowych – w szczególności związanych
z zapisem w ustawie dotyczącym wystawiania faktur zaliczkowych.
Jednakże, aby enova mogła w 2011 roku poprawnie wystawid fakturę koocową lub kolejną fakturę
zaliczkową do faktury zaliczkowej wystawionej w 2010 roku, muszą byd spełnione określone warunki.
2.1 Zmiana stawki VAT na kartotece towarowej
Podstawowym warunkiem niezbędnym do poprawnej obsługi przepisów przejściowych jest
wykonanie na kartotekach towarowych czynności Zmiana stawek VAT. Przy czym należy podkreślid,
że jest istotna różnica pomiędzy zmianą stawki VAT na formularzu kartoteki towarowej a zmianą za
pomocą wspomniane czynności. Zmiana na formularzu kartoteki jest traktowana jako zmiana w
wyniku np. pomyłkowego wprowadzenia stawki – nie ma ona żadnych konsekwencji w obsłudze tzw.
przepisów przejściowych. Natomiast zmiana wykonana za pomocą czynności Zmiana stawek VAT
powoduje zapamiętanie starych (tzn. obowiązujących do 2010 roku) stawek w specjalnych polach na
kartotece towarowej, co jest niezbędne do poprawnego działania programu na przełomie 2010/2011.
5
2.2 Zmiana stawki na kolejnej fakturze
Zmiana stawki VAT na kartotece towarowej poprzez czynnośd Zmiana stawek VAT powoduje, że
dokumenty potrafią interpretowad stawkę w kontekście daty wystawienia dokumentu.
W szczególności oznacza to, że na dokumencie wystawianym z datą z 2010 roku będzie
podpowiadana „stara” stawka, a na dokumencie z 2011 roku – nowa.
W przypadku faktur zaliczkowych ma to dodatkową konsekwencję: jeżeli faktura zaliczkowa została
wystawiona w 2010 i zastosowano na niej „starą” stawkę, a na fakturze koocowej lub kolejnej
fakturze zaliczkowej w 2011 roku jest zastosowana „nowa” stawka, to dla programu jest informacja,
że jest to zmiana wynikająca ze zmian w ustawie i nie należy korygowad wartości podatku
naliczonego na wcześniejszej fakturze zaliczkowej wg starej stawki.
W analogicznym przypadku, gdyby ta informacja nie była zapisana na kartotece towarowej, a stawka
VAT na fakturze koocowej (lub kolejnej fakturze zaliczkowej) będzie inna niż na wcześniejszej zaliczce
– program zinterpretuje to tak, że nastąpiła zmiana grupy podatkowej zamawianego towaru czy
usługi i należy wystornowad podatek naliczony na fakturze zaliczkowej i naliczyd go na nowo wg
nowej stawki.
Dlatego jeszcze raz podkreślam: dla poprawnego działania faktur zaliczkowych w okresie
przejściowym niezbędne jest wykonanie zmiany stawki VAT na kartotece towarowej z
wykorzystaniem czynności Zmiana stawek VAT.
2.3 Zmiana listy pozycji towarowych na fakturze końcowej
Może zdarzyd się, że na fakturze koocowej pozycje są inne niż na fakturze zaliczkowej, np. na fakturze
zaliczkowej była umieszczona pozycja „Zaliczka na zestaw meblowy”, a na fakturze koocowej jest
wyszczególniony konkretny zestaw, np. „Zestaw mebli Omega”.
Aby enova poprawnie rozliczyła taką fakturę koocową, nie wolno kasowad pozycji na fakturze
koocowej. Skasowanie pozycji na fakturze koocowej jest dla programu informacją, że rezygnujemy
z tej pozycji, a więc należy wystornowad VAT naliczony dla niej na wcześniejszych fakturach
zaliczkowych (czyli nastąpi storno zaliczki w starej stawce i naliczenie podatku wg nowej stawki).
Aby program „rozliczył” w takim przypadku zaliczkę opodatkowaną starą stawką z nową pozycją,
należy przekształcid fakturę zaliczkową do faktury koocowej i zmienid towar na istniejącej pozycji.
Podobnie, jeśli liczba pozycji na fakturze koocowej jest większa, niż na zaliczkowej – wówczas
istniejące pozycje należy pozostawid (ewentualnie zmienid na nich towar w razie potrzeby) i dodad
nowe pozycje.
Natomiast jeżeli na fakturze zaliczkowej występowały np. dwie pozycje (przy czym obie
opodatkowane taką samą stawką VAT), a na fakturze koocowej tylko jedna pozycja, wówczas, aby
program rozliczył zaliczkę przypadającą na tą drugą pozycję, należy na pozycji wyzerowad ilośd
(oczywiście wymaga to zmiany w standardowych ustawieniach definicji faktury – aby dopuszczała
zerową ilośd i wartośd pozycji). W przeciwnym wypadku (tzn. w przypadku skasowania pozycji)
program wykona storno podatku od zaliczki przypadającej na skasowaną pozycję.
6
2.4 Faktury końcowe „zerowe”
Przy wystawianiu tzw. faktury koocowej do faktury zaliczkowej, program na fakturze koocowej
pobiera aktualną stawkę VAT z kartoteki towarowej. Jest to poprawne działanie ze względu na
koniecznośd naliczenia podatku od pozostającej do zapłaty części należności zgodnie z obowiązującą
w chwili sprzedaży stawką VAT.
Jednakże jeżeli zaliczka została zapłacona w całości, wówczas niekiedy wystawia się tzw. „zerową”
fakturę koocową (przepisy tego nie wymagają – mówią o konieczności wystawienia faktury koocowej
w przypadku, gdy do chwili wydania towaru lub wykonania usługi nie została zapłacona cała
należnośd). Taka „zerowa” faktura wystawiana jest po to, żeby wygenerowad do niej dokument
wydania zewnętrznego, bądź, aby w księgowości znalazł się dokument na podstawie którego zostanie
zaksięgowany przychód.
W takim przypadku uzasadnionym byłoby, aby stawka podatku na fakturze koocowej była identyczna
jak na fakturze zaliczkowej (przypadek zapłaty 100% zaliczki w 2010 roku, i wystawienie faktury
koocowej w 2011), gdyż mimo, że w chwili wydania towaru bądź wykonania usługi obowiązuje nowa
stawka VAT, to ze względu na wpłatę całości zaliczki w 2010 roku, całośd zamówienia została w
rzeczywistości opodatkowana „starą” stawką. Oczywiście zastosowanie nowej stawki na fakturze
koocowej nie ma żadnej konsekwencji dla wysokości podatku (faktura jest przecież „zerowa”), ale
formalnie poprawniejszym wydaje się zastosowanie stawki starej.
Aby to uzyskad należałoby stworzyd nową relację do faktury zaliczkowej, na której zostanie
zaznaczona opcja „Źródło stawki VAT: Pozycja dokumentu nadrzędnego”.
2.5 Wydruk faktury
Jak wspomniano w rozdziale Sposób prezentacji danych dotyczących zamówienia wątpliwości nasuwa
to, jak zaprezentowad stawkę VAT dla zamawianej pozycji w przypadku, jeśli częśd należności została
7
wpłacona jako zaliczka w 2010 roku (i podlega opodatkowaniu starą stawką), a częśd należności w
2011 roku (i podlega opodatkowaniu nową stawką).
Przyjęta przez nas zasada, że stawki VAT drukujemy w części dotyczącej przedmiotu zamówienia
zgodnie ze stawkami obowiązującymi w chwili wystawienia tejże faktury daje następujący efekt:
Pierwsza faktura zaliczkowa z 2010 roku
8
Druga faktura zaliczkowa z 2011 roku
Taka prezentacja faktury budzi jednakże wątpliwości części spośród naszych Klientów – przede
wszystkim dlatego, że wartośd zamówienia na drugiej fakturze jest przedstawiona wyłącznie z nową
stawką VAT i nigdzie nie ma informacji, że wcześniejsze faktury zaliczkowe były opodatkowane
stawką obowiązującą w poprzednim roku. Ponadto w takim wypadku zsumowanie wszystkich faktur
zaliczkowych (i ewentualnie koocowej) nie daje kwoty brutto równej zamówieniu wykazanemu w
„nowych” stawkach.
9
Dlatego przygotowaliśmy dodatkowy wydruk, na którym druga faktura zaliczkowa zostanie
zaprezentowana w ten sposób:
Druga faktura zaliczkowa z 2011 roku – sposób 2
Wydruk ten zostanie dostarczony z najbliższą aktualizacją programu – przy czym jest to wydruk
„ukryty” (tzn. znajduje się w folderze instalacyjnym programu ASPX\Handel\sprzedaz_zaliczka.aspx,
ale nie jest „podpięty” do formularza faktury zaliczkowej).
Jeszcze raz podkreślam, że niejasności w przepisach nie pozwalają mi na jednoznaczne stwierdzenie,
który z tych wydruków jest „lepszy” czy bardziej „poprawny”. Oba wydruki prezentują w sposób
poprawny wartośd należnego podatku VAT – co z punktu widzenia podatkowego jest rzeczą
najważniejszą. Każdy z nich natomiast w inny sposób prezentuje dane dotyczące zamówienia i należy
skonsultowad z Klientem wybór wydruku, który bardziej mu odpowiada.
10