1 Urząd Miejski w Sosnowcu WYDZIAŁ ADMINISTRACYJNO

Urząd Miejski w Sosnowcu
WYDZIAŁ ADMINISTRACYJNO-GOSPODARCZY
al. Zwycięstwa 20, 41-200 Sosnowiec
tel. 2960-400, tel./fax 2960-605
e-mail: [email protected]
Sosnowiec, 13 sierpnia 2014 roku
KOMISJA BEZPIECZEŃSTWA
I PORZĄDKU PUBLICZNEGO
ORAZ KOMISJA SAMORZĄDNOŚCI I ORGANIZACYJNA RM
Zakres funkcjonowania Wydziału Administracyjno-Gospodarczego:
W Wydziale Administracyjno-Gospodarczym zatrudnionych jest ogółem 19 osób na stanowiskach urzędniczych oraz 92 osoby na stanowiskach pomocniczych i obsługi. Zadania merytoryczne podzielone są na pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych. Są to między innymi nadzór nad grupą zawodową portierów, gońców, woźnych, kierowców czy sprzątaczek, czuwanie
nad prawidłową realizacją bieżących umów dotyczących: zapotrzebowania materiałowego, drobnych
remontów, zakupów w trybie procedur zamówień publicznych itd. W Wydziale znajduje się także
stanowisko kompleksowo obsługujące pracowników Urzędu w zakresie Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych, oraz trzy komórki kancelaryjne: jedna usytuowana jest w budynku głównym
Urzędu Miejskiego w Sosnowcu, druga przy ul. Wojska Polskiego 25-27, oraz przy ul. Mościckiego
14 skąd pobierana jest korespondencja do dostarczania przez gońców i roznoszona po dzielnicach
miasta .Ogółem zatrudnionych jest 8 gońców, co pozwala obniżyć koszty wysyłania korespondencji.
Korespondencja kierowana poza terytorium miasta wysyłana jest za pośrednictwem Poczty Polskiej.
Bieżące drobne remonty realizowane są przez pracowników warsztatu podległych kierownikowi,
który kompleksowo zarządza pracą konserwatorów i robotników gospodarczych, ogółem grupa ta
stanowi 12 osób. Struktura organizacyjna Wydziału Administracyjno Gospodarczego obejmuje swoim zakresem także archiwum zakładowe, magazyn, centralę telefoniczną wraz z trzema punktami
kserograficznymi oraz Referat Ewidencji i Gospodarowania Majątkiem . W Referacie tym zatrudnione są trzy osoby; jest to kierownik oraz inspektor i referent. Do zakresu działań tego Referatu
należy szeroko pojęte gospodarowanie majątkiem gminy w szczególności; prowadzenie ewidencji
analitycznej środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu- które stanowią wyposażenie pomieszczeń użytkowanych przez poszczególne komórki organizacyjne Urzędu Miejskiego
w Sosnowcu, nadawanie numerów inwentarzowych poszczególnym składnikom majątkowym zgod1
nie z prowadzoną ewidencją analityczną, zakładanie, prowadzenie i aktualizacja imiennych kart
ewidencyjnych tzw. (kartotek osobowych) wyposażenia pracowników Urzędu Miejskiego w Sosnowcu, kompleksowe prowadzenie spraw związanych ze zbywaniem zbędnych składników majątkowych i procesem inwentaryzacji, prowadzenie spraw związanych z ewidencją i gospodarowaniem
odpadami wytworzonymi przez Urząd Miejski w Sosnowcu. Drugim istotnym zakresem działania
referatu jest kompleksowe przygotowanie wyborów Prezydenckich, Parlamentarnych i Samorządowych. Referat jest komórką współpracującą z Krajowym Biurem Wyborczym, przygotowuje wewnętrzne akty prawne związane z wyborami, sprawuje nadzór nad wyposażeniem lokali wyborczych
Enumeratywnie zakres działania Wydziału Administracyjno –Gospodarczego można ująć w następujące punkty:
1. Administrowanie budynkami Urzędu takimi jak;- budynek główny al. Zwycięstwa 20, budynek przy ul.3 Maja 33, budynek na ul Mościckiego 14,budynek na ul. Małachowskiego 3.
Poza tym bieżące zapewnienie ochrony budynków przejętych przez gminę:- budynek przy ul.
Żeromskiego 3, Teatralnej 3- dawny zespół szkół Specjalnych, Narcyzów 1-budynek Wydziału Farmacji.
2. Obsługa kancelaryjna Urzędu oraz nadzór nad prawidłowym stosowaniem instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej przez pracowników Urzędu.
3. Prowadzenie spraw związanych z racjonalnym planowaniem zakupów i realizacją zapotrzebowania materiałowo –technicznego Urzędu.
4. Prowadzenie spraw związanych z publikacją ogłoszeń w prasie, plakatowaniem obwieszczeń
na terenie miasta oraz obsługą urzędowych tablic ogłoszeń.
5. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości i higieny na terenie budynków
Urzędu.
6. Prowadzenie ewidencji osób przebywających na terenie Urzędu poza ustalonym czasem pracy.
7. Prowadzenie racjonalnej gospodarki zasobami lokalowymi, w szczególności prowadzenie
spraw związanych z najmem i wynajmem lokali oraz rozliczanie umów dotyczących wynajmu lokali, wystawianie dokumentów finansowych w tym zakresie.
8. Prowadzenie spraw związanych z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników
Urzędu .
9. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem budynków i mienia Urzędu.
10. Prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych i pozostałych środków trwałych w
używaniu, wartości niematerialnych i prawnych oraz nanoszenie klasyfikacji rodzajowej
tychże środków.
11. Sporządzanie i aktualizowanie spisów inwentarzowych (wywieszek) wyposażenia i sprzętów biurowych znajdujących się w poszczególnych pomieszczeniach Urzędu.
12. Zaopatrzenie wydziałów i komórek równorzędnych Urzędu w prasę codzienną czasopisma
oraz wydawnictwa specjalistyczne.
13. Kompleksowe prowadzenie spraw związanych z rejestracją korespondencji listowej wychodzącej z Urzędu.
14. Prowadzenie archiwum zakładowego.
15. Prowadzenie gospodarki magazynowej.
16. Zlecanie wyspecjalizowanym podmiotom tłumaczeń dokumentów urzędowych.
17. Zapewnienie obsługi centrali telefonicznej oraz urządzeń powielających.
2
18. Prowadzenie spraw związanych z procesem zlecania wykonania i prowadzenia rejestru pieczęci urzędowych oraz ewidencji pieczątek służbowych dla pracowników urzędu oraz procesu ich likwidacji
19. Kompleksowa obsługa techniczna , eksploatacyjna i remontowa budynków administrowanych przez Wydział Administracyjno-Gospodarczy.
20. Realizacja zadań związanych z Wyborami Prezydenckimi, Parlamentarnymi i Samorządowymi oraz przeprowadzeniem referendum lokalnego.
21. Prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych.
3