SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA na

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA
na sprzątanie pomieszczeń biurowych w budynku
Urzędu Gminy Elbląg przy ul. Browarna 85 w Elblągu
POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO O WARTOŚCI PONIŻEJ
KWOT OKREŚLONYCH W PRZEPISACH WYDANYCH NA PODSTAWIE
ART. 11 UST. 8 USTAWY Z DNIA 29 STYCZNIA 2004 R. PRAWO ZAMÓWIEŃ
PUBLICZNYCH (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 z późn. zm.) PROWADZONE
W TRYBIE PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO
Nr postępowania: RG 271.01.2012
SPIS TREŚCI
I. Nazwa oraz adres Zamawiającego
II. Tryb udzielenia zamówienia
III. Uwagi ogólne
IV. Opis przedmiotu zamówienia
V. Termin wykonania zamówienia
VI. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny
spełniania tych warunków
VII. Oświadczenia i dokumenty, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu
potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu
VIII. Wykonawcy
IX. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami
X. Termin związania ofertą
XI. Opis sposobu przygotowania oferty
XII. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert
XIII. Opis sposobu obliczenia ceny i warunki płatności
XIV. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie oraz sposób oceny ofert
XV. Odrzucenie ofert
XVI. Warunki unieważnienia przetargu
XVII. Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze
oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego
XVIII. Wymagania dotyczące zabezpieczenie należytego wykonania umowy
XIX. Wzór umowy
XX. Środki ochrony prawnej
XXI. Załączniki
I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO
Gmina Elbląg, ul. Browarna 85, 82-300 Elbląg
NIP: 578-210-52-54
tel: 55 2341884, faks: 55 2340871
e-mail: [email protected]
II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
Postępowanie o udzielenie niniejszego zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu
nieograniczonego określonego w art. 39 ustawy Prawo zamówień publicznych.
III. UWAGI OGÓLNE
1. Postępowanie niniejsze prowadzone jest na zasadach przewidzianych przez ustawę
z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 243,
poz. 1623 późn. zm.), zwaną dalej ustawą oraz w przepisach wykonawczych do niej.
2. Ilekroć w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia jest mowa o:
- Specyfikacji lub SIWZ – należy przez to rozumieć niniejszą Specyfikację,
- Zamawiającym - należy przez to rozumieć Gmina Elbląg,
- Wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę
organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie
zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia
publicznego,
- Cenie brutto - należy przez to rozumieć cenę netto z obowiązującym podatkiem VAT,
- Urzędzie – należy przez to rozumieć Gmina Elbląg.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
5. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówienia uzupełniającego.
6. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.
7. Zamawiający nie ogranicza możliwości ubiegania się o zamówienie publiczne tylko
dla Wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne.
8. Zamawiający nie zamierza zwoływać zebrania Wykonawców, o którym mowa w art. 38
ust. 3 ustawy.
9. Treść złożonych ofert musi być zgodna z treścią SIWZ pod rygorem ich odrzucenia,
z zastrzeżeniem art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy.
10. Zamawiający nie przewiduje możliwości realizacji przedmiotu zamówienia przez
podwykonawców.
11. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
12. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej.
13. Zamawiający nie przewiduje wniesienia wadium.
14. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
15. Zamawiający przewiduje zabezpieczenie należytego wykonania umowy.
IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia są usługi świadczone na rzecz Gminy Elbląg obejmujące
utrzymanie w czystości pomieszczeń w dwukondygnacyjnym budynku
administracyjnym, użytkowanym przez Gminę Elbląg przy ul. Browarnej 85 w Elblągu,
Nomenklatura Wspólnego Słownika Zamówień:
90910000-9 Usługi sprzątania
90919200-4 Usługi sprzątania biur
90911300-9 Usługi czyszczenia okien
Charakterystyka obiektu
1. Budynek, objęty przedmiotem zamówienia ma charakter biurowy i jest siedzibą Gminy
Elbląg. Jest to budynek dwukondygnacyjny, częściowo podpiwniczony, posiadający dwie klatki
schodowe.
2. W budynku obowiązuje następujący czas pracy: poniedziałek, wtorek, czwartek, piątek od
7.00-15.00, środa od 8.00-16.00.
Zakres przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest stałe utrzymanie czystości w budynku Urzędu w sposób
sprawny, dokładny i terminowy z zastosowaniem środków i sprzętu o nieniszczącym działaniu
na czyszczone elementy pomieszczeń.
2. Wykonawca zobowiązany jest na swój koszt zapewnić osobom sprzątającym sprzęt oraz
środki czystości konieczne do realizacji zamówienia. Nabywane środki mają być
nietoksyczne, nieszkodliwe dla zdrowia i środowiska naturalnego, posiadające
wymagane atesty Państwowego Zakładu Higieny.
3. Wykonawca wykonuje pod własnym nadzorem ww. czynności przy pomocy własnego
personelu, którego imienny wykaz przedstawi Zamawiającemu.
4. Zamawiający nie określa technologii wykonywania usługi. Wykonawca składający ofertę,
zgodnie z jego oświadczeniem, posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, które
umożliwią mu dostosowanie technologii do rodzaju powierzchni, z których usuwane będą
wszelkie zanieczyszczenia.
5. Wykonawca jest zobowiązany w czasie wykonywania usług zapewnić na terenie objętym
umową należyty ład, porządek, przestrzeganie przepisów bhp i p/poż., ponosi
odpowiedzialność za szkody powstałe w związku z realizacją usług oraz w skutek innych
działań osób zatrudnionych przez Wykonawcę.
6. Wszystkie czynności sprzątania w budynku Urzędu odbywać się będą poza godzinami
pracy Urzędu, tj.:
- środa: 16.00-21.00,
- poniedziałek, wtorek, czwartek, piątek: 15.00-21.00
z wyjątkiem sprzątania pomieszczeń o tzw. ograniczonym dostępie, które muszą być
wykonane w godzinach urzędowania.
7. Kompleksowe utrzymanie czystości w obiekcie Zamawiającego będzie realizowane
środkami chemicznymi Wykonawcy nietoksycznymi, nieszkodliwymi dla zdrowia i środowiska
naturalnego. Zamawiający ma prawo do bieżącej kontroli środków chemicznych stosowanych
przez Wykonawcę w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia.
8. Wykonawca zapewni w toaletach środki higieny i środki odświeżające, i będzie je uzupełniał
w miarę zużywania.
9. Podczas pracy każda z osób sprzątających otwiera tylko to pomieszczenie, które
aktualnie sprząta. Drzwi pozostałych pomieszczeń powinny być w tym czasie zamknięte
na klucz.
10. Po zakończeniu pracy w danym pomieszczeniu, każda osoba sprzątająca zobowiązana
jest do sprawdzenia zamknięcia okien.
11. Wykonawca zobowiązany jest zachować w tajemnicy wszystkie informacje uzyskane
w związku z realizacją zamówienia.
12. Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia stwierdzonych przypadków nieutrzymania
czystości w terminie 3 godzin od chwili powiadomienia przez Zamawiającego drogą
telefoniczną lub telefaksową.
13. W zakresie następujących czynności odbiór wykonanych prac następuje poprzez
spisanie protokołu:
- mycie okien,
- akrylowanie wykładzin podłogowych.
14. Zamawiający będzie dokonywał bieżącej kontroli należytego wykonania przedmiotu
zamówienia przez Wykonawcę. Z czynności tej sporządzony będzie protokół, który
zostanie przekazany Wykonawcy.
Pomieszczenia biurowe objęte usługą sprzątania
Lp.
Rodzaj pomieszczenia
Rodzaj
powierzchni
Ilość
pomieszczeń
Powierzchnia
łączna w m2
pokoje biurowe
wykładzina PCV
5
26,25
pokoje biurowe
panele
drewnopochodne
20
420,06
pokoje biurowe
wykładzina
dywanowa
11
113,69
pokoje biurowe
terakota
5
83,65
sala konferencyjna
panele
drewnopochodne
1
67,3
toalety
terakota
Korytarze, hall, schody
gres
poddasze użytkowe
Płyta OSB
lakierowana
7
45,36
289,45
2
97,10
Przedmioty objęte usługą sprzątania w pomieszczeniach biurowych
Lp.
Rodzaj
Ilość / powierzchnia
umywalki z bateriami, zlewozmywaki
9 szt.
miski klozetowe wraz z deskami
8 szt.
pisuary
2 szt.
drzwi do pokoi biurowych i innych pomieszczeń
55 szt.
drzwi i ściany oszklone na korytarzach, hollu i
innych pomieszczeniach (aluminium i PCV)
36,48 m2
okna PCV rozwieralno-uchylne zewnętrzne w
166,60 m2
pokojach biurowych, sali konferencyjnej, toaletach i
innych pomieszczeniach
meble biurowe, krzesła, stoły, wieszaki, lampy,
lustra, parapety, grzejniki i inne elementy
wyposażenia
elementy wyposażenia
znajdujące się w
poszczególnych
pomieszczeniach
Zakres i częstotliwość czynności porządkowych dot. utrzymania w czystości budynku:
1) Czynności wykonywane codziennie (w dniach pracy urzędu):
a) zamiatanie i mycie podłóg w pomieszczeniach biurowych, na korytarzach, w hollu
budynku oraz schodów zewnętrznych i wejściowych do Urzędu,
b) opróżnianie koszy ze śmieci (pokoje biurowe, toalety) oraz wymiana worków na
śmieci i wynoszenie śmieci do pojemników komunalnych na odpady znajdujących się na
zewnątrz budynku,
c) mycie podłóg, urządzeń sanitarnych oraz armatury sanitarnej, glazury, luster w
toaletach środkami czyszcząco – dezynfekującymi, właściwymi do tego celu,
d) kontrolowanie zamknięć okien i drzwi w sprzątanych pomieszczeniach a w razie
potrzeby zamknięcie ich.
2) Czynności wykonywane 3 razy w tygodniu (w poniedziałek, środę i piątek):
a) wycieranie kurzu z mebli i sprzętu biurowego (z wyłączeniem komputerów i urządzeń
komputerowych) oraz parapetów właściwymi do tego celu środkami pielęgnacyjnymi,
b) mycie podłóg w pokojach biurowych i odkurzanie wykładzin dywanowych.
3) Czynności wykonywane 1 raz w tygodniu:
a) sprzątanie sali konferencyjnej o pow. 67,3 m2 – mycie podłogi, parapetów oraz stołów
(co środę );
b) mycie drzwi wejściowych do budynku;
c) mycie drzwi i ścian oszklonych na korytarzach, holu i innych pomieszczeniach (punkty
b i c w piątki lub jeśli piątek jest dniem wolnym najbliższy kolejny dzień roboczy).
4) Czynności wykonywane 1 raz w miesiącu (w ostatni poniedziałek miesiąca lub jeśli
poniedziałek jest dniem wolnym najbliższy kolejny dzień roboczy):
a) mycie wszystkich drzwi wewnętrznych wraz z klamkami,
b) zdejmowanie pajęczyn.
5) Czynności wykonywane 2 razy w roku (dokładny termin ustalany przez
Zamawiającego):
a) mycie okien i ram okiennych w budynku oraz parapetów wewnątrz i na zewnątrz
budynku ,
b) mycie kaloryferów,
c) czyszczenie kratek wentylacyjnych w pomieszczeniach,
d) mycie pokojowych
ogólnodostępnymi,
koszy
na
śmieci
środkami
myjąco–dezynfekującymi,
e) czyszczenie elementów dekoracyjnych, tablic informacyjnych, lamp sufitowych.
6) Czynności wykonywane w zależności od potrzeb:
a) uzupełnianie środków higieny, środków odświeżających, kostek WC we wszystkich
toaletach,
b) sprzątanie pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego w zależności od
bieżących potrzeb w tym zakresie.
Wykonawca zobowiązany jest na swój koszt zapewnić osobom sprzątającym sprzęt oraz
środki czystości konieczne do realizacji zamówienia. Nabywane środki mają być nietoksyczne,
nieszkodliwe dla zdrowia i środowiska naturalnego.
UWAGA: W celu prawidłowego opracowania oferty zaleca się przeprowadzenie wizji
lokalnej budynku Gminy Elbląg ul. Browarna 85 w Elblągu, którego sprzątanie jest
objęte zamówieniem.
V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Zamówienie należy realizować przez okres 36 miesięcy od dnia 01.06.2012 r. do 31.05.2015 r.
VI. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA
OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW
1. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie
podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24
ust. 1 i ust. 2 ustawy oraz spełniający warunki udziału w postępowaniu określone w art.
22 ust. 1 ustawy.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki
dotyczące:
- posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy
prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
- posiadania wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia,
- dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia,
- znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia.
3. W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunku wiedzy i doświadczenia,
a także dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Wykonawca musi:
a) wskazać osoby, które będą wykonywać usługę sprzątania,
b) legitymować się wykonaniem w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu
składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie,
usług sprzątania budynków użyteczności publicznej w rozumieniu § 3 pkt 6 Rozporządzenia
Ministra Infrastruktury z dnia 12.04.2002 r. w sprawie warunków technicznych jakim powinny
odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz.U. Nr 75,poz. 690 z późn. zm.) o powierzchni
zbliżonej do przedmiotu zamówienia i o wartości zamówienia zbliżonej do wartości
przedłożonej oferty.
4. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana przez
Zamawiającego na zasadzie „spełnia / nie spełnia” w oparciu o dokumenty wymienione w
sekcji VII SIWZ. W przypadku niespełnienia jakiegokolwiek warunku udziału w
postępowaniu Wykonawca zostanie wykluczony z postępowania na podstawie art. 24
ust. 1 i ust. 2 ustawy.
5. O wykluczeniu z postępowania Zamawiający powiadomi niezwłocznie wszystkich
Wykonawców, którzy złożyli oferty podając uzasadnienie faktyczne i prawne.
Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.
6. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie (konsorcjum) w celu spełnienia
warunków udziału w postępowaniu zobowiązani są złożyć dla każdego Wykonawcy z
osobna oświadczenia, o których mowa w sekcji VII specyfikacji. W celu spełnienia
warunków oceniany będzie łączny potencjał Wykonawców na podstawie oświadczeń i
dokumentów, o których mowa w sekcji VII specyfikacji. Nie spełnienie powyższych
wymagań spowoduje wykluczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie
i odrzucenie ich ofert.
VII. OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W
CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. Wykonawca złoży następujące dokumenty:
a) oświadczenia – wypełnione załączniki nr 2 i nr 3 do niniejszej Specyfikacji,
b) aktualny na dzień składania ofert odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy
wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w
oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed
upływem terminu składania ofert; w przypadku, gdy ofertę składa kilka podmiotów
działających wspólnie, dotyczy to każdego z nich,
c) aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24
ust. 1 pkt 4-9 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem
terminu składania ofert,
d) oświadczenie Wykonawcy o nie zaleganiu z opłatami podatku VAT i składek ubezpieczenia
w ZUS lub KRUS ,
e) oświadczenie Wykonawcy o niekaralności pracowników zatrudnionych przy realizacji
niniejszego zamówienia – wypełniony załącznik nr 7 do SIWZ,
f) oświadczenie Wykonawcy – według załącznika nr 8 do SIWZ – iż w przypadku,
gdy złożona przez niego oferta będzie najkorzystniejszą w przedmiotowym
postępowaniu, to w dniu podpisania umowy dostarczy on Zamawiającemu opłaconą
polisę ubezpieczeniową z tytułu odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej
działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę równą co najmniej
wartości brutto podanej w ofercie, na okres obejmujący czas realizacji przedmiotu
zamówienia lub na okres roczny, a przed zakończeniem terminu ważności polisy
ubezpieczeniowej Wykonawca zobowiązuje się przedłożyć następną ważną polisę
ubezpieczeniową na 14 dni przed upływem terminu ważności poprzedniej polisy.
2. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium
Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów wymienionych w sekcji VII pkt 1 SIWZ
składa dokumenty wskazane w § 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać
zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane
(Dz. U. z 2009 r. Nr 226, poz. 1817).
3. W celu potwierdzenia, że Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie,
a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, Zamawiający żąda
od Wykonawcy następujących dokumentów:
a) imiennego wykazu osób, które, będą wykonywać usługę sprzątania (załącznik nr 5),
b) wykazu wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert,
a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, usług sprzątania
budynków użyteczności publicznej o powierzchni zbliżonej do przedmiotu zamówienia i o
wartości zamówienia zbliżonej do wartości przedłożonej oferty, z podaniem ich rodzaju i
wartości, daty i miejsca realizacji (załącznik nr 4).
VIII. WYKONAWCY
Wymagania dotyczące Wykonawcy przyjmującego obowiązki sprzątania obiektu:
1. Wykonawca zapewni w sposób profesjonalny, zachowując należytą staranność,
wykonanie przedmiotu zamówienia.
2. Wykonawca zapewni wykonywanie poleceń wydawanych przez upoważnionych
pracowników Zamawiającego dotyczących utrzymania czystości i prawidłowego
wykonania prac porządkowych.
3. Wykonawca będzie wykonywał swoje obowiązki poprzez osoby posiadające odpowiednie
umiejętności i doświadczenie zawodowe oraz wyposażone w odpowiedni sprzęt i środki
umożliwiające realizację zamówienia.
4. Wykonawca przed rozpoczęciem wykonania prac objętych zamówieniem przedstawi
Zamawiającemu imienny wykaz pracowników zatrudnionych przy wykonywaniu
zamówienia. Najpóźniej trzy dni przed każdą zmianą pracownika Wykonawca jest
zobowiązany do przedłożenia Zamawiającemu aktualnej listy pracowników,
5. Pracownicy wykonujący czynności sprzątające na terenie obiektu Zamawiającego nie
mogą być notowani w Krajowym Rejestrze Karnym,
6. Wykonawca będzie miał obowiązek powiadamiania Zamawiającego o przypadkach
ujawnienia szkód powstałych przy realizacji czynności sprzątania w nieprzekraczalnym
terminie 2 godzin od momentu stwierdzenia faktu ich zaistnienia. Powyższe powinno być
potwierdzone złożeniem pisemnego oświadczenia.
7. Zamawiający wymaga, by w przypadku gdy pracownik wykonujący czynności sprzątania
nie stawi się na miejsce wykonywania przedmiotu zamówienia o wyznaczonej porze
celem wykonania czynności objętych zamówieniem lub z jakichkolwiek innych przyczyn
nie będzie w stanie wypełnić tych czynności, Wykonawca zapewnił zastępstwo w postaci
innego pracownika.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo skutecznego wnioskowania o zmianę pracownika
skierowanego do wykonywania zamówienia w przypadkach nienależytego wykonywania
obowiązków.
9. Pracownicy Wykonawcy zostaną zapoznani z pomieszczeniami budynku Urzędu
oraz terenem przyległym, które objęte będą usługą sprzątania.
10. Pracownicy sprzątający powinni być wyposażeni w jednolity ubiór i identyfikatory imienne
umożliwiające ich identyfikację oraz identyfikację Wykonawcy.
11. Wykonawca we własnym zakresie przeprowadzi szkolenia bhp i p/poż. dla pracowników
sprzątających.
Pracownikom sprzątającym zabrania się:
1. Postępowania niezgodnego z obowiązującymi przepisami, procedurami i ustaleniami
organizacyjno-porządkowymi.
2. Wykorzystywania urządzeń technicznych Zamawiającego stanowiących wyposażenie
pomieszczeń, w tym korzystania z telefonów do rozmów prywatnych, oraz
wprowadzania na teren obiektu osób nieuprawnionych.
3. Samowolnego opuszczania bez uzasadnienia stanowiska pracy.
4. Spożywania podczas pełnienia służby alkoholu i innych środków powodujących
zaburzenia świadomości.
IX. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI
1. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim. Zamawiający nie dopuszcza złożenia
ofert w innym języku.
2. W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje
Zamawiający i Wykonawca przekazują pisemnie, z zastrzeżeniem pkt 3.
3. Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się za pomocą faksu i drogą elektroniczną,
przy przekazywaniu następujących dokumentów:
1) pytania i wyjaśnienia dotyczące treści SIWZ,
2) zmiana treści SIWZ,
3) wniosek Wykonawcy o przekazanie informacji z otwarcia ofert, o których mowa w art. 86
ustawy Prawo zamówień publicznych oraz odpowiedź Zamawiającego,
4) wniosek Zamawiającego o wyjaśnienie i wyjaśnienia Wykonawcy treści oferty,
5) wniosek Zamawiającego o wyjaśnienie i wyjaśnienia Wykonawcy dotyczące oświadczeń
i dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych,
6) wezwanie kierowane do Wykonawców na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Prawo
zamówień publicznych,
7) informacja o poprawieniu oczywistych omyłek pisarskich oraz oczywistych omyłek
rachunkowych, a także innych omyłek polegających na niezgodności oferty ze specyfikacją
istotnych warunków zamówienia , nie powodujących istotnej zmiany treści oferty,
8) oświadczenie Wykonawcy w kwestii wyrażenia zgody na poprawienie omyłek, o których
mowa w pkt 7,
9) wniosek Zamawiającego o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą oraz
odpowiedź Wykonawcy,
10) zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty, o wykonawcach, którzy zostali
z postępowania wykluczeni i wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, a także o
terminie, po upływie którego umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta,
11) zawiadomienie o unieważnieniu postępowania,
12) informacje, wezwania i zawiadomienia kierowane do wykonawców na podstawie
działu VI ustawy Prawo zamówień publicznych.
4. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia
lub inne informacje za pomocą faksu, każda ze stron na żądanie drugiej, nie później
niż następnego dnia roboczego, potwierdza fakt jej otrzymania.
5. Wyjaśnienia dotyczące SIWZ udzielane będą z zachowaniem zasad określonych
w art. 38 ustawy.
6. Wykonawca, który uzna za niezbędne uzyskanie wyjaśnień dotyczących treści SIWZ,
powinien wystąpić z zapytaniem do Zamawiającego. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami
Zamawiający przekaże Wykonawcom, którym przekazał SIWZ, bez ujawniania źródła
zapytania i zamieści na stronie internetowej: www.bip.gminaelblag.pl
7. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania
ofert zmienić treść Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Dokonaną zmianę
Specyfikacji Zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym
przekazano Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, a jeżeli Specyfikacja jest
udostępniana na stronie internetowej, zamieszcza ją także na tej stronie.
8. Jeżeli w wyniku zmiany treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia nieprowadzącej
do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu jest niezbędny dodatkowy
czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuża termin składania ofert
i informuje o tym Wykonawców, którym przekazano Specyfikację Istotnych Warunków
Zamówienia oraz na stronie internetowej, jeżeli Specyfikacja Istotnych Warunków
Zamówienia jest udostępniana na tej stronie.
9. Wszelką korespondencję należy przekazywać na niżej podany adres Zamawiającego:
Urząd Gminy Elbląg, ul. Browarna 85, 82-300 Elbląg lub na faks nr: 55 234-08-71 z
dopiskiem:
„Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone w trybie
przetargu nieograniczonego na sprzątanie pomieszczeń biurowych w budynku
Gminy Elbląg , ul. Browarna 85 w Elblągu”.
10. Osobami uprawnionymi do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami są:
Dorota Białobrzeska Tel. 55 234-18-84 wew. 34
X. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
1. Termin związania ofertą złożoną w przedmiotowym postępowaniu wynosi 30 dni.
Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin
związania ofertą, z tym że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni
przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie
zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.
XI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Wykonawca sporządza ofertę zgodnie z wymaganiami SIWZ.
2. Oferta winna obejmować całość zamówienia.
3. Oferta wraz z załącznikami musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument
sporządzony w innym języku niż polski winien być złożony wraz z tłumaczeniem na język
polski, poświadczonym przez Wykonawcę. W razie wątpliwości uznaje się, że wersja
polskojęzyczna jest wersją wiążącą.
4. Oferta winna być sporządzona pisemnie, zgodnie z załączonym formularzem oferty
określonym w załączniku nr 1 do SIWZ i podpisana przez osobę/y upoważnioną/e
w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą
odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone
przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu.
5. Zamawiający informuje, że w przypadku złożenia oferty bez użycia załączonego
formularza złożona oferta musi zawierać wszelkie informacje wymagane w SIWZ
i wynikające z zawartości formularza oferty.
6. Do oferty należy dołączyć wszystkie dokumenty i oświadczenia, których przedstawienia
żąda Zamawiający zgodnie z postanowieniami zawartymi w sekcji VII niniejszej SIWZ
oraz pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile umocowanie do dokonania przedmiotowej
czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty.
7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego zobowiązani
są do złożenia wraz z ofertą pełnomocnictwa do reprezentowania wszystkich Wykonawców
wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Wymagane oświadczenia i dokumenty
powinny być złożone przez każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie
zamówienia.
8. Każdy Wykonawca powinien przedstawić tylko jedną ofertę pod rygorem odrzucenia.
9. Zaleca się ponumerowanie stron oferty wraz z załącznikami oraz ich spięcie w sposób
uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie.
10. Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane w formie oryginałów albo
kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę uprawnioną do
reprezentacji Wykonawcy, z wyłączeniem pełnomocnictw, które muszą być złożone w
oryginale.
11. Wykonawca powinien umieścić ofertę w zamkniętej kopercie (opakowaniu). Na kopercie
(opakowaniu) powinny widnieć nazwa i adres Zamawiającego oraz następujące oznaczenie:
„Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone w trybie przetargu
nieograniczonego na usługi sprzątania pomieszczeń biurowych w budynku Gminy
Elbląg z/s Urzędu Gminy w Elblągu ul. Browarna 85”
oraz:
„Nie otwierać przed dniem 23 maja 2012 r.- godz. 9:00”.
Na kopercie należy podać również nazwę i adres Wykonawcy.
12. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
13. Zamawiający poprawi w ofercie, w szczególności:
a) oczywiste pomyłki pisarskie – bezsporne, nie budzące wątpliwości omyłki dotyczące
wyrazów, takie jak widoczna mylna pisownia wyrazu, ewidentny błąd gramatyczny,
niezamierzone opuszczenie wyrazu lub jego części, ewidentny błąd rzeczowy (np. 31
kwietnia), rozbieżność pomiędzy ceną wpisaną liczbą i słownie,
b) oczywiste pomyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych
dokonanych poprawek – omyłki dotyczące działań arytmetycznych na liczbach (np.
błędny wynik działania matematycznego wynikający z dodawania, odejmowania,
mnożenia, dzielenia).
XII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT
1. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie (opakowaniu) w siedzibie Zamawiającego:
Urzędzie Gminy Elbląg, ul. Browarna 85, 82-300 Elbląg w sekretariacie Urzędu pokój 20,
nie później niż do dnia 23 maja 2012 r. do godziny 8.30.
2. Dla ofert przesłanych do Zamawiającego liczy się data i godzina dostarczenia oferty do
siedziby Zamawiającego.
3. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego:
Urząd Gminy Elbląg, ul. Browarna 85, 82-300 Elbląg w sali nr 1, w dniu 23 maja 2012 r. o
godzinie 9:00.
4. Otwarcie ofert jest jawne.
5. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie, o którym mowa w pkt 1 niniejszej
sekcji, zostaną niezwłocznie zwrócone Wykonawcom bez otwierania.
6. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć
na sfinansowanie zamówienia.
7. Podczas otwarcia ofert Zamawiający poda nazwy (firmy) i adresy Wykonawców, a także
informacje dotyczące ceny zamówienia.
XIII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY I WARUNKI PŁATNOŚCI
1. Cenę oferty, należy podać w formularzu oferty w PLN netto/brutto.
2. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę.
3. Cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszej SIWZ oraz obejmować wszelkie
koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi
przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.
4. Wartość oferty brutto, przedstawiona przez Wykonawcę w formularzu oferty musi być
kompletna, jednoznaczna i ostateczna, zawierająca podatek VAT naliczony zgodnie z
przepisami obowiązującymi w tym zakresie.
5. Wykonawca oblicza wartość zamówienia i podaje cenę netto/brutto wynagrodzenia
za pełny zakres zamówienia w oparciu o szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
6. Po upływie terminu składania ofert Wykonawca nie może wprowadzić zmian do złożonej
oferty.
7. Cena podana przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez okres realizacji
zamówienia, niezależnie od wszelkich czynników.
8. W przypadku rozbieżności Zamawiający poprawia omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny
w sposób określony w art. 87 ust. 2 pkt 2 ustawy.
9. Rozliczenie i realizacja płatności nastąpi zgodnie z warunkami określonymi w umowie
stanowiącej załącznik nr 6.
XIV. KRYTERIA OCENY OFERT I ICH ZNACZENIE ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT
1. Oferty Wykonawców niewykluczonych oraz nieodrzucone będą oceniane według
następującego kryterium: cena oferty netto stanowi 100 %.
2. Jeżeli zostaną złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców,
którzy złożyli te oferty, do złożenia w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie ofert
dodatkowych, zgodnie z art. 91 ust. 5 i 6 ustawy.
3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który złoży najkorzystniejszą ofertę,
tj. ofertę z najniższą ceną.
XV. ODRZUCENIE OFERT
Zamawiający odrzuci ofertę jeżeli:
- jest niezgodna z ustawą,
- jej treść nie odpowiada treści SIWZ, z zastrzeżeniem art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy,
- jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu
nieuczciwej konkurencji,
- zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,
- została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie
zamówienia,
- zawiera błędy w obliczeniu ceny,
- Wykonawca w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na
poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy,
- jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.
XVI. WARUNKI UNIEWAŻNIENIA PRZETARGU
Zamawiający unieważni przetarg, jeżeli zaistnieje jedna z poniższych okoliczności:
- nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu,
- cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą
Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający
może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty,
- wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania
lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej
przewidzieć,
- w przypadkach, o których mowa w art. 91 ust. 5 ustawy, zostały złożone oferty
dodatkowe o takiej samej cenie,
- postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą
zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
XVII. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO
WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA
PUBLICZNEGO
1. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym
niż 5 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty. Zawarcie umowy będzie
możliwe przed upływem wskazanego terminu, jeżeli w postępowaniu o udzielenie
zamówienia zostanie złożona tylko jedna oferta, ponadto wtedy, gdy w postępowaniu
o udzielenie zamówienia nie odrzucono żadnej oferty oraz nie wykluczono żadnego
Wykonawcy.
2. Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta została wybrana, o terminie
i miejscu spotkania w celu podpisania umowy.
3. W przypadku udzielenia zamówienia Konsorcjum Zamawiający przed podpisaniem
umowy zażąda złożenia umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.
4. Wykonawca w dniu podpisania umowy zobowiązuje się dostarczyć Zamawiającemu
opłaconą polisę ubezpieczeniową z tytułu odpowiedzialności cywilnej w zakresie
prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na okres obejmujący
czas realizacji przedmiotu zamówienia - na kwotę równą co najmniej wysokości oferty
brutto złożonej przez danego Wykonawcę.
XVIII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA
UMOWY
1. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązany jest
wnieść przed podpisaniem umowy zabezpieczenie należytego wykonania umowy w
wysokości 3 % ceny brutto oferty.
2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wniesione w jednej z
następujących form:
- pieniądzu,
- poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,
z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym,
- gwarancjach bankowych,
- gwarancjach ubezpieczeniowych,
- poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust 5 pkt 2 ustawy z
dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości ( Dz.U. z
2007 r. Nr 42, poz. 275 z póz. zm.)
3. W przypadku wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w pieniądzu –
odpowiednią kwotę należy wpłacić przed podpisaniem umowy przelewem na rachunek
bankowy Zamawiającego : 301440 1101 0000 0000 1393 4703 Nordea Bank Polska SA
4. Z dokumentu gwarancji bankowej/ubezpieczeniowej, musi wynikać jednoznacznie
gwarantowanie wypłat należności z ustanowionego zabezpieczenia w sposób
nieodwołalny, bezwarunkowy i na pierwsze żądanie. Gwarancja musi być wystawiona
przez gwaranta w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa musi zawierać następujące elementy:
a) zobowiązanie banku do zapłaty sumy zabezpieczenia należytego wykonania umowy
w przypadku, gdy zajdą ku temu ustawowo określone okoliczności;
b) informację dotyczącą postępowania stanowiącego przyczynę wystawienia gwarancji;
c) wskazanie sumy gwarancyjnej;
d) wskazanie zamawiającego, czyli beneficjenta gwarancji;
e) wskazanie wykonawcy, czyli zleceniodawcy gwarancji;
f) określenie terminu ważności gwarancji.
6. Poręczenie banku / poręczyciela składać się musi z następujących elementów:
a) wskazania podmiotu, za który bank dokonuje poręczenia;
b) precyzyjnego wskazania zobowiązania będącego przedmiotem poręczenia;
c) kwoty, do wysokości, której bank / poręczyciel będzie zobowiązany;
d) wskazania terminu, z którego upływem wygasa zobowiązanie, przy czym poręczenie
o charakterze terminowym nie może zostać odwołane.
7. Poręczenie udzielone przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z
dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tekst
jednolity: Dz. U. z 2007r., Nr 42, poz. 275) musi zawierać wszystkie elementy zawarte w
pkt 6.
8. Zamawiający zwraca zabezpieczenie należytego wykonania umowy Wykonawcy
niezwłocznie po zakończeniu obowiązywania umowy zawartej w wyniku niniejszego
postępowania.
9. Jeżeli zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesiono w pieniądzu,
Zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego,
na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku
bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy
wskazany przez Wykonawcę
XIX. WZÓR UMOWY
1. Warunki umowy zostały przedstawione we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 6
do niniejszej Specyfikacji.
2. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, zobowiązany będzie do podpisania
umowy zgodnej ze wzorem (załącznik nr 6).
3. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian w umowie w zakresie terminu
realizacji przedmiotu zamówienia w przypadku blokady środków płatniczych niezależnej
od Zamawiającego.
4. Zmiany postanowień zawartej umowy mogą być dokonywane w:
a) części dotyczącej terminów oraz sposobów realizacji poszczególnych czynności
opisanych w umowie w przypadku konieczności dostosowania tych zapisów do
standardów rynkowych lub regulacyjnych wymaganych dla prawidłowego i akceptowalnego
poziomu świadczonej usługi,
b) zakresie aktualizacji danych Wykonawcy i Zamawiającego poprzez zmianę w
szczególności: nazwy przedsiębiorstwa (dotyczy Wykonawcy), adresu siedziby, formy
prawnej Wykonawcy,
c) przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa odnoszących się do niniejszego
zamówienia,
d) przypadku zaistnienia okoliczności, z przyczyn obiektywnych niezależnych od Stron
niniejszej umowy, powodujących konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi
przewidzianej w opisie przedmiotu zamówienia, gdy dalsza realizacja usługi na
dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych
warunków postanowień umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań.
XXI. ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ zgodnie z działem VI Ustawy prawo zamówień
publicznych.
XXII. ZAŁĄCZNIKI
Załącznik nr 1. Formularz oferty.
Załącznik nr 2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w
art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Załącznik nr 3. Oświadczenie o nie podleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie
art. 24 ust. 1 i ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Załącznik nr 4. Wykaz usług - zrealizowanych w ciągu ostatnich 3 lat.
Załącznik nr 5. Wykaz osób przewidzianych do realizacji zamówienia.
Załącznik nr 6. Wzór umowy.
Załącznik nr 7 Oświadczenie Wykonawcy o niekaralności pracowników.
Załącznik nr 8. Oświadczenie Wykonawcy o przedłożeniu polisy ubezpieczeniowej.
Zatwierdzam