JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT Gimnazjum Nr 11 im. Jana III

Załącznik Nr 1
do Instrukcji Kancelaryjnej
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
dla
Gimnazjum Nr 11 im. Jana III Sobieskiego w Tychach
SYMBOLE KLASYFIKACYJNE
KATEGORIA ARCHIWALNA
w
komór
ce
macier
zystej
w
innych
komór
kach
6
7
0070
ORGANY JEDNOOSOBOWE I KOLEGIALNE
Zjazdy, narady, konferencje
Plany i programy zjazdów, narad i konferencji własnych
B-25
Bc
0071
Organizacja zjazdów, narad i konferencji własnych
B-5
Bc
0073
Narady pracowników własnej jednostki
B-25
Bc
0074
Konferencje
B-25
Bc
0075
Udział w obcych zjazdach, naradach i konferencjach
ORGANIZACJA
Przepisy prawne dotyczące
organizacji i zarządzania
Organizacja szkoły
Statut
Regulamin organizacyjny
Podziały czynności
B-3
Bc
B-10
Bc
B-25
B-25
B-10
Bc
Bc
Bc
II
stopnia
podziału
III
stopnia
podziału
IV
stopnia
podziału
V
stopnia
podziału
HASŁA KLASYFIKACYJNE
1
2
3
4
5
UWAGI
8
0. ZARZĄDZANIE
00
007
01
010
011
0110
0111
0112
0113
Upoważnienia dyrektora placówki do wykonywania zadań
B-5
Bc
0114
Sprawy organizacyjne
Akty normatywne organu samorządu terytorialnego
Uchwały rady gminy
Pisma okólne i zarządzenia kierownika urzędu
Decyzje kier. urzędu
Akty normatywne innych gminnych jednostek
organizacyjnych
Uchwały organów kolegialnych
Pisma okólne i zarządzenia kierowników jednostek
organizacyjnych
Zarządzenia dyrektora szkoły
PROGNOZOWANIE, PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ
I STATYSTYKA
Planowanie i sprawozdawczość
Plany i sprawozdania własne
Statystyka i analizy
Analizy szkolne
Meldunki i raporty sytuacyjne
Meldunki i raporty sytuacyjne własne
INFORMATYKA
Projektowanie i koordynacja systemów i programów
Ewidencja stosowanych systemów i programów
Licencje oprogramowania
Ustalenie uprawnień dostępu do danych
Redagowanie stron internetowych
Tworzenie i eksploatacja baz danych
Ewidencja baz danych
Elektroniczne archiwizowanie danych na nośnikach
informatycznych
B-5
Bc
B-25
B-25
B-25
Bc
Bc
Bc
015
0150
0152
0153
016
0160
0161
01610
02
021
0210
022
0224
023
0230
03
030
0301
0304
0305
0306
031
0312
032
Obsługa
administacyjnofinansowa
Protokoły
Programy, referaty,
listy uczestników,
uchwały, protokoły
Wystąpienia własne
okres przechowywania
nalicza się od 1-go
stycznia roku
następnego po utracie
ważności
B-10
B-10
Bc
B-10
Bc
B-25
Bc
B-10
Bc
B-5
Bc
B-25
B-5
B-5
B-25
Bc
Bc
B-25
Bc
w tym aktualizacja
0320
0321
Zasady archiwizowania i sporządzania wydruków
Archiwizowanie oprogramowania
B-25
B-25
Bc
Bc
0510
Archiwizowanie danych z pamięci komputerów lokalnych
w cyklu kilkudniowym
OBSŁUGA PRAWNA
SKARGI I WNIOSKI
Prowadzenie spraw cywilnych
Rejestr spraw cywilnych
B-5
Bc
0511
Prowadzenie spraw cywilnych
B-5
Bc
B-5
B-5
Bc
Bc
B-5
Bc
B-25
BE-5
B-3
B-25
Bc
Bc
Bc
Bc
B-10
Bc
B-25
Bc
B-2
B-5
B-25
Bc
Bc
Bc
A
Bc
A
Bc
B-25
BE-5
Bc
Bc
B-25
Bc
B-25
Bc
0322
05
051
052
0520
0521
055
0551
056
0560
0561
0562
0563
06
060
061
0614
062
0620
0621
0625
063
0630
064
0640
07
071
0716
0717
072
0722
0724
0726
08
080
081
0810
0811
0812
Prowadzenie spraw karnych
Rejestr
sprawspraw
karnych
Prowadzenie
karnych
Interpretacje prawne
i spory kompetencyjne
Interpretacje prawne obce
Skargi i wnioski
Rejestr skarg i wniosków
Rozpatrywanie skarg
Rozpatrywanie wniosków
Analizy i oceny skarg i wniosków
WYDAWNICTWA I PUBLIKACJE
POPULARYZACJA
Przepisy prawne dotyczące wydawnictw i publikacji
Wydawnictwa
Dokumentacja wydawnictw własnych
Dzienniki, czasopisma, ogłoszenia, wywiady
Prenumerata dzienników i czasopism
Ogłoszenia i obwieszczenia własne
Wycinki i informacje dla prasy, radia i telewizji
Kroniki i monografie
Kroniki i monografie własne
Wystawy, pokazy, imprezy
Programy, scenariusze, materiały pomocnicze, księgi
pamiątkowe o wystawach, pokazach i imprezach własnych
WSPÓŁDZIAŁANIE, KONTAKTY
Współdziałanie z jednostkami samorządu terytorialnego
i innymi instytucjami
Ze związkami zawodowymi i organizacjami społecznymi
Z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami
Kontakty zagraniczne
Porozumienia, umowy z instytucjami zagranicznymi
i placówkami oświatowymi
Wyjazdy za granicę - sprawozdania
Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy –
programy i sprawozdania
BIUROWOŚĆ, ARCHIWUM, BIBLIOTEKA
Przepisy prawne dot. biurowości, archiwów zakładowych,
bibliotek
Instrukcje, rejestry, regulaminy
Instrukcja kancelaryjna
Instrukcje obiegu wybranych dokumentów
Jednolity rzeczowy wykaz akt
Bc
B-25
B-25
B-25
B-5
Bc
0814
Instrukcja archiwum szkolnego
Archiwum zakładowe
Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazywanej do
archiwum szkolnego (składnicy akt)
Spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych
przekazywanych do archiwum państwowego
Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji z archiwum
B-25
Bc
B-25
Bc
B-25
Bc
B-2
Bc
0822
0824
Okres przechowywania
nalicza się od r. nast.
po uprawomocnieniu
się wyroku
Karty wydawnicze,
umowy, opracowania
autorskie
Bc
Bc
Bc
Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentów
0821
Okres przechowywania
nalicza się od r. nast.
po uprawomocnieniu
się wyroku
B-25
0813
082
nośniki
przechowywane w
odpowiednio
chronionych i
zabezpieczonych
pomieszczeniach w
budynku jednostki
Dzienniki
korespondencji,
pocztowe książki
nadawcze, rejestry
przesyłek poleconych i
wartościowych,
potwierdzenia odbioru
0825
0827
083
0830
0831
0833
0834
085
0850
0851
0853
086
0862
0863
0864
09
090
0902
091
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, protokoły
zniszczeń
Zagubienie lub utrata akt
Biblioteka
Ewidencja zasobu bibliotecznego
Zakup książek i wydawnictw
Ewidencja wypożyczeń
Brakowanie zbiorów, weryfikacja przydatności
Formularze i druki
Wzory formularzy i druków własnych
Druki powszechnego użytku
Druki ścisłego zarachowania. Ewidencja druków ścisłego
zarachowania
Godła i herby, pieczęcie,
tablice urzędowe
Pieczęcie urzędowe – wzory i ewidencja
Inne pieczęcie i stemple – wzory i ewidencja
Tablice urzędowe – wzory treści i formy
NADZÓR, KONTROLE, BADANIA
Zasady i tryb postępowania w sprawach nadzoru,
kontroli i badania
Książka kontroli
Kontrole, inspekcje, lustracje
B-25
Bc
B-25
Bc
B-50
B-2
B-5
B-3
Bc
Bc
Bc
Bc
B-25
B-3
Bc
Bc
B-3
Bc
B-25
B-25
B-5
Bc
Bc
Bc
B-5
Bc
0911
Kontrole zewnętrzne własnej jednostki
B-25
Bc
0913
Kontrole wewnętrzne
B-5
Bc
B-25
B-25
B-25
B-25
Bc
Bc
Bc
Bc
BE-50
B-50
B-5
B-5
B-5
Bc
Bc
Bc
Bc
Bc
B-5
B-5
Bc
Bc
B-10
Bc
B-2
B-2
B-2
Bc
Bc
Bc
B-2
B-2
B-2
B-2
Bc
Bc
Bc
Bc
B-5
Bc
BE-10
B-5
B-5
Bc
Bc
Bc
B-5
B-5
B-5
Bc
Bc
Bc
1. KADRY
10
100
101
1010
1011
1012
1013
102
1020
1022
1023
1024
1025
103
1030
1031
11
110
111
1110
1111
1114
112
1120
1121
1122
1123
114
1140
115
1150
1151
1152
116
1160
1162
1163
12
120
122
OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC, EWIDENCJA OSOBOWA
Zbiór przepisów prawnych dotyczących pracy i płac oraz
spraw osobowych
Ogólne zasady pracy i płacy
Umowy zbiorowe i zakładowe
Taryfikatory kwalifikacyjne
Regulamin pracy, czas pracy
Analizy, oceny, sprawozdawczość
Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia
Akta osobowe pracowników
Ewidencja akt osobowych
Legitymacje służbowe
Sprawy wojskowe pracowników
Świadectwa pracy, zaświadczenia
Sprawy pracownicze
Alimenty i inne potrącenia
Zasiłki rodzinne
ZATRUDNIENIE I WYNAGRODZENIE
Przepisy prawne dotyczące zatrudniania i wynagradzania
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników szkoły
Zapotrzebowanie i nabór pracowników
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników
Zatrudnianie w godzinach nadliczbowych
Nagradzanie i awansowanie pracowników
Nagradzanie pracowników
Awansowanie pracowników
Nagrody jubileuszowe
Dyplomy, listy, podziękowania
Opiniowanie pracowników
Opinie pracowników szkoły
Odznaczenia państwowe i resortowe
Ewidencja pracowników odznaczonych
Odznaczenia państwowe (wnioski)
Odznaczenia resortowe
Prace dodatkowe pracowników
Ewidencja pracowników wykonujących prace dodatkowe
Prace zlecone
Umowy o dzieło
SZKOLENIE PRACOWNIKÓW
Przepisy prawne dotyczące szkolenia pracowników
Formy i metody szkolenia
Protokoły, wnioski,
zalecenia, wystąpienia
pokontrolne,
sprawozdania z
wykonania zaleceń
1220
1222
1224
1226
1227
123
1230
13
130
131
Plany i programy szkolenia oraz sprawozdania z ich
wykonania
Kursy
Szkolenie praktykantów
Praktyki szkoleniowe
Samokształcenie i dokształcanie
Uczestnicy szkolenia
Ewidencja szkolonych
DYSCYPLINA PRACY, URLOPY, KADRY
Przepisy prawne dotyczące dyscypliny pracy, urlopów,
karania pracowników
Dyscyplina pracy
B-25
Bc
B-5
B-3
B-3
B-3
Bc
Bc
Bc
Bc
B-10
Bc
1310
Karty ewidencyjne czasu pracy
B-10
Bc
1311
1312
1313
1314
Listy obecności pracowników
Absencja chorobowa
Książka wyjść poza teren szkoły
Ewidencja delegacji służbowych
Urlopy pracownicze
Plany wykorzystania urlopów wypoczynkowych
pracowników
Urlopy okolicznościowe
Urlopy macierzyńskie
Urlopy bezpłatne
Urlopy dla poratowania zdrowia
Kary porządkowe i dyscyplinarne
Upomnienia
Kary pieniężne
Postępowanie dyscyplinarne
Zawieszenie w czynnościach
SPRAWY SOCJALNO – BYTOWE
Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych
pracowników
Opieka zdrowotna
Zasiłki chorobowe
Zasiłki porodowe, pogrzebowe i inne
Opieka nad emerytami i rencistami
Opieka nad dziećmi pracowników
Wypoczynek pracowników i ich rodzin
Dofinansowanie do indywidualnego wypoczynku
Obozy, kolonie dla dzieci i młodzieży
Wyjazdy śródroczne
Sport, oświata, kultura
Imprezy kulturalno-oświatowe dla pracowników
Pomoc materialna
Pomoc materialna rzeczowa i finansowa
Pomoc na cele mieszkaniowe
EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA
Przepisy prawne emerytalno-rentowe i ubezpieczeniowe
Emerytury i renty
Ewidencja emerytów i rencistów
Wnioski o emerytury
Wnioski o renty
Ubezpieczenia społeczne
Składki ubezpieczenia społecznego
Zbiorowe ubezpieczenie pracowników
Legitymacje ubezpieczeniowe (wykaz)
BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
Przepisy prawne dotyczące Bezpieczeństwa i higieny
pracy
Stan bezpieczeństwa i higieny pracy
Przeglądy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy
Analiza i ocena stanu BHP
Środki ochrony
Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistej
Urządzenia ochronne i sanitarne
Środki utrzymania czystości
Wypadki przy pracy, choroby zawodowe
Wypadki przy pracy
Wypadki w drodze „do” i „z” pracy
B-3
B-3
B-3
B-3
Bc
Bc
Bc
Bc
B-3
Bc
B-3
B-3
B-3
B-3
Bc
Bc
Bc
Bc
132
1320
1322
1323
1324
1325
133
1330
1333
134
1341
14
140
142
1422
1423
1425
1426
143
1430
1431
1433
144
1444
145
1451
1453
15
150
151
1510
1511
1512
152
1520
1521
1522
16
160
161
1610
1612
162
1620
1621
1622
163
1630
1631
Okres przechowywania
liczy się od daty
zwolnienia pracownika
Bc
Bc
B-5
Bc
B-5
B-5
B-5
B-5
Bc
Bc
Bc
Bc
B-3
B-3
B-3
Bc
Bc
Bc
B-3
Bc
B-5
B-5
Bc
Bc
B-10
B-3
B-3
Bc
Bc
Bc
B-5
B-3
B-5
Bc
Bc
Bc
B-10
Bc
B-3
BE-5
Bc
Bc
B-3
B-3
B-3
Bc
Bc
Bc
B-10
B-10
Bc
Bc
Kartoteka ewid.
1633
1634
Analiza i ocena wypadkowości i chorób
Profilaktyka zapobiegawcza i badania okresowe
B-10
B-5
Bc
Bc
2. ŚRODKI RZECZOWE
20
200
201
2013
2016
2017
2018
202
2020
2022
2024
21
211
2112
212
2121
214
ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCIAMI
Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościami
Administrowanie nieruchomościami
Podatki, czynsze, opłaty za lokale, pomieszczenia i
nieruchomości własne
Eksploatacja nieruchomości, lokali i pomieszczeń
Eksploatacja urządzeń techniczno- instalacyjnych
Dekoracje, flagowanie, estetyka
Ochrona obiektów i mienia
Ochrona przeciwpożarowa
Ochrona (strzeżenie) obiektów
Ochrona mienia
GOSPODARKA ŚRODKAMI RUCHOMYMI
Meble i sprzęt biurowy
Kasacja i upłynnianie
Maszyny i urządzenia
Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna
Inwentaryzacja
B-5
Bc
B-3
B-3
B-3
Bc
Bc
Bc
B-5
B-3
B-3
Bc
Bc
Bc
B-5
Bc
B-5
Bc
2140
Inwentaryzacja
B-5
Bc
2142
Komisje inwentaryzacyjne
B-5
Bc
B-10
Bc
B-5
Bc
B-5
B-5
B-5
B-5
Bc
Bc
Bc
Bc
B-10
Bc
B-25
Bc
B-5
Bc
B-25
Bc
B-5
Bc
B-5
Bc
B-10
Bc
22
220
221
2213
223
2230
2231
2232
2234
INWESTYCJE I REMONTY BUDOWLANE
Przepisy prawne dotyczące inwestycji i remontów
Przygotowanie inwestycji i remontów
Plany inwestycyjne i remontowe
Remonty
Dokumentacja techniczno-prawna
Wykonawstwo remontów kapitalnych – umowy, zlecenia
Wykonawstwo remontów bieżących
Protokoły odbioru, rozliczenia
Przepisy, instrukcja
inwentaryzacyjna
Zarządzenia kier.
jedn. powołujące
komisje, szkolenia
członków komisji
3. BUDŻET, PODATKI, RACHUNKOWOŚĆ
30
300
301
3014
302
3028
3029
303
3033
304
3043
33
330
331
332
PLANOWANIE I WYKONANIE BUDŻETU
Przepisy prawne dotyczące planowania budżetu
Budżet szkoły
Budżet szkoły i jego zmiany
Realizacja budżetu
Sprawozdania miesięczne, kwartalne i półroczne z
wykonania budżetu
Sprawozdania roczne i analiza wykonania budżetu
Dochody własne
Plany finansowe dochodów własnych
Finansowanie inwestycji i remontów
Finansowanie remontów bieżących
RACHUNKOWOŚĆ, KSIĘGOWOŚĆ, OBSŁUGA KASOWA
Przepisy dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi
kasowej
Plan kont
Księgowość
B-25
3320
Księgi rachunkowe
B-10
Bc
3321
3325
3326
Dowody księgowe
Dowody księgowe innych należności
Rozrachunki i roszczenia sporne
Płace
Dokumentacja służąca sporządzaniu listy płac
Listy płac
Karty wynagrodzeń
Zaświadczenia o wysokości zarobków
Listy premii i nagród
Rozliczenia, diety, ubezpieczenia
Rozliczenia delegacji służbowych
B-10
B-10
B-10
Bc
Bc
Bc
B-5
B-50
B-50
B-3
B-50
Bc
Bc
Bc
Bc
Bc
B-10
Bc
333
3330
3331
3332
3333
3334
334
3340
wraz z opiniami RIO
Dzienniki
finansowe,
ewidencja
syntetyczna,
analityczna, aktywa
i pasywa,
zestawienia
obrotów i sald
Dokumentacja wynagrodzeń za umowy zlecenia i umowy o
dzieło
Rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych
Ustalenie i odprowadzenie składek ubezpieczenia
społecznego pracowników
Obsługa kasowa
Raporty i dowody kasowe
Uzgodnienie sald
Depozyty kasowe, wpłaty wadium
Rewizje i lustracje kasy
Nadzór Głównego Księgowego
ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
Rejestr zamówień publicznych
3341
3343
3344
335
3350
3351
3352
3353
336
34
340
B-10
Bc
B-10
Bc
B-10
Bc
B-5
B-5
B-5
B-5
Bc
Bc
Bc
Bc
B-10
Bc
341
Dokumentacja zamówień publicznych
B-5
Bc
342
Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie
zamówień publicznych
B-10
Bc
B-25
Bc
B-5
Bc
B-5
B-5
B-5
Bc
Bc
Bc
A
B-10
Bc
Bc
Oferty, ogłoszenia,
zapytania o cenę,
SIWZ, protokoły
komisji, odwołania,
korespondencja z
UZP
4. KULTURA, SPORT, TURYSTYKA, OŚWIATA
40
UPOWSZECHNIANIE KULTURY
Organizacja imprez kulturalnych
Imprezy i uroczystości stałe (doroczne i jubileuszowe)
SPORT, KULTURA FIZYCZNA
Przepisy prawne dotyczące sportu i kultury fizycznej
Wychowanie fizyczne i sport masowy
Współpraca w zakresie kultury fizycznej i sportu z innymi
organizacjami sportowymi
TURYSTYKA I WYPOCZYNEK
Przepisy dotyczące turystyki i wypoczynku
Zagospodarowanie turystyczno -wypoczynkowe
Współpraca ze stowarzyszeniami turystyki
Turystyka szkolna, obozy, zimowiska
Imprezy sportowo-turystyczne
OŚWIATA
Przepisy prawne dotyczące oświaty
System oświaty publicznej
Zezwolenie na założenie szkoły (akt powołania)
Organizacja szkoły
403
4030
41
410
412
4120
42
420
422
4220
4226
4227
43
430
431
4312
4313
43131
Organizacja roku szkolnego
B-10
Bc
43132
43133
43134
43135
Organizacja zajęć pozalekcyjnych
Konkursy
Regulaminy szkolne
Programy nauczania i wychowania
Dokumentacja przebiegu nauczania
Arkusze ocen
Rejestr wydanych świadectw absolwentom
Nadzór nad działalnością szkoły
Badanie jakości pracy szkoły
Nadzór pedagogiczny dyrektora
Realizacja obowiązku szkolnego, nauki, informacje o stanie
i zmianach w ewidencji dzieci i młodzieży
Obowiązek szkolny
Obowiązek nauki
Zwolnienia z obowiązku szkolnego i nauki
Rekrutacja, przyjmowanie i kierowanie do innych szkół
Dydaktyka i wychowanie
Programy i plany nauczania i wychowania
Eksperymenty dydaktyczno-wychowawcze, programowe
Poradnictwo wychowawczo-zawodowe
Opinie
Profilaktyka i resocjalizacja uczniów
Opieka higieniczno- lekarska i bezpieczeństwo uczniów
Ubezpieczenie uczniów
Wypadkowość uczniów
Świadczenia dla uczniów
Dożywianie i inne
B-10
B-10
B-10
B-10
A
A
A
B-10
B-10
B-10
Bc
Bc
Bc
Bc
Bc
Bc
Bc
Bc
Bc
Bc
B-25
Bc
B-25
B-25
B-25
B-25
Bc
Bc
Bc
Bc
B-25
B-25
Bc
Bc
B-5
Bc
B-5
B-5
Bc
Bc
B-3
Bc
4314
43141
43144
4317
43171
43172
4319
43191
43192
43193
43195
432
4321
4322
434
4341
435
436
4361
4362
437
4370
w tym arkusz
organizacyjny szkoły
i aneksy, plany
lekcji,
rejestr
rejestr
decyzje
4371
438
Stypendia
B-3
Bc
B-10
Bc
B-25
Bc
B-5
Bc
B-5
B-5
Bc
Bc
B-5
Bc
Opieka nad dziećmi i młodzieżą
5. SPRAWY WOJSKOWE, OC, STRAŻ POŻARNA
53
530
5322
54
544
5441
SPRAWY OBRONY
OBRONA CYWILNA
Przepisy prawne dotyczące spraw obronnych o obrony
cywilnej
Plan obrony cywilnej
OCHRONA P-POŻAROWA
STRAŻE POŻARNE
SYSTEM RATOWNICZO-GAŚNICZY
Profilaktyka przeciwpożarowa
Zapobieganie pożarom w obiekcie szkolnym
8. ZDROWIE, POMOC SPOŁECZNA, OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNE
81
817
8170
8171
8172
POMOC SPOŁECZNA
SPRAWY OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH
OPIEKA NAD DZIEĆMI
Zapobieganie patologiom społecznym
Zwalczanie i zapobieganie alkoholizmowi
Zwalczanie i zapobieganie narkomani
Zwalczanie i zapobieganie innym szkodliwym zjawiskom
i patologiom