Komitet Sterujący

Uzasadnienie (nie wchodzi do tekstu Uchwały, było jednak obecne w trakcie tworzenia
Zasad).
Ideą powołania Komitetu Sterującego jest ustanowienie nadzoru nad realizacją Projektu j.w.
takiej, aby bez wkraczania w sfery operacyjne dotyczące Projektu Zarząd miał pewność, ze w
związku z realizacją Projektu są respektowane interesy PIFS: bieŜące i długofalowe.
Równocześnie chodzi o to, aby Zarząd PIFS miał stały dopływ strategicznych informacji i
niezaleŜnych opinii o Projekcie w syntetycznej formie, ale teŜ – aby wobec stwierdzonego
ryzyka mógł w kaŜdej chwili podjąć działania interwencyjne. Ponadto – szalenie istotne jest,
aby oddzielić zarządzanie operacyjne Projektem (Koordynator Projektu) od zarządzania
strategicznego (interes Izby Komitet), ale teŜ aby oba poziomy zarządzania w projekcie
były obecne (w tej chwili jest tylko operacyjne, tzn. dbałość o realizację). Wreszcie – chodzi
takŜe o to, aby w proces nadzoru nad Projektem włączyć osoby spoza Zarządu.
Uchwała zarządu PIFS nr 13/2009 z 14 09 2009.
1. Zarząd PIFS powołuje Komitet Sterujący dla Projektu "Partnerstwo na rzecz
adaptacyjności w regionie mazowieckim" POKL.08.01.02-14-004/08.
2. Komitet działa od 14 09 2009 wg „Zasad…” stanowiących załącznik do tej uchwały.
3. Zarząd PIFS powołuje Marka Dziduszko w skład Komitetu jako Przewodniczącego.
4. Zarząd PIFS zaleca, aby Komitet działał w składzie trzyosobowym. Zarząd PIFS
zobowiązuje Przewodniczącego do przedstawienia propozycji personalnych
dotyczących pozostałych członków Komitetu do 30 09 2009.
5. Uchwała o powołaniu pozostałych członków Komitetu zapadnie w drodze głosowania
elektronicznego, a następnie będzie potwierdzona na najbliŜszym posiedzeniu
Zarządu.
6. Zarząd PIFS zobowiązuje Przewodniczącego do przedstawienia na kolejnym
posiedzeniu Zarządu rekomendacji dotyczących funkcjonowania Zasad oraz
ewentualnych ich zmian.
Zasady działania Komitetu Sterującego dla Projektu "Partnerstwo na rzecz
adaptacyjności w regionie mazowieckim" POKL.08.01.02-14-004/08
Intencją powołania Komitetu Sterującego jest ustanowienie nadzoru nad realizacją Projektu
j.w. takiej, aby bez wkraczania w sfery operacyjne dotyczące Projektu Zarząd miał pewność,
ze w związku z realizacją Projektu są respektowane interesy PIFS: bieŜące i długofalowe.
Równocześnie chodzi o to, aby Zarząd PIFS miał stały dopływ strategicznych informacji
i niezaleŜnych opinii o Projekcie w syntetycznej formie, ale teŜ – aby wobec stwierdzonego
ryzyka mógł w kaŜdej chwili podjąć działania interwencyjne. Ponadto – szalenie istotne jest,
aby oddzielić zarządzanie operacyjne Projektem (Koordynator Projektu) od zarządzania
strategicznego (interes Izby Komitet), ale teŜ aby oba poziomy zarządzania w projekcie
były obecne (w tej chwili jest tylko operacyjne, tzn. dbałość o realizację). Wreszcie – chodzi
takŜe o to, aby w proces nadzoru nad Projektem włączyć osoby spoza Zarządu.
Strona 1 z 3
ZADANIA KOMITETU STERUJĄCEGO
1. Podstawowym zadaniem Komitetu Sterującego dla Projektu "Partnerstwo na rzecz
adaptacyjności w regionie mazowieckim" jest czuwanie nad wszelkimi aspektami
realizacji Projektu, tak aby były one zgodne z interesami PIFS. Komitet szczególnie:
a. aktualizuje uzasadnienie realizacji Projektu z punktu widzenia interesów PIFS
i kieruje odpowiednie rekomendacje do zarządu PIFS oraz
b. dokonuje uzgodnień strategicznych z zarządem PIFS i wykonawczych z
Koordynatorem Projektu dotyczących realizacji Projektu
c. na bieŜąco nadzoruje prace Koordynatora Projektu
d. analizuje istniejące ryzyka projektowe oraz moŜliwości wystąpienia ryzyk; na
podstawie wykonanej analizy Komitet moŜe zalecić Koordynatorowi Projektu
oraz zalecić lub zasugerować Zarządowi PIFS odpowiednie działania
profilaktyczne i/lub naprawcze
e. akceptuje wnioski Koordynatora Projektu dotyczące wydatkowania środków
do realizacji kolejnych etapów projektu/podprojektów/zadań do wysokości
określonych budŜetem Projektu; Komitet moŜe zdecydować, Ŝe wydatkowanie
środków do określonej wysokości nie wymaga akceptacji Komitetu
f. wspiera Koordynatora Projektu w jego działaniach na rzecz Projektu bez
zastępowania Koordynatora na poziomie operacyjnym
g. występuje o audyt wewnętrzny Projektu
h. stwierdza realizację celów Projektu i/lub postanawia o zakończeniu Projektu;
postanowienie o zakończeniu Projektu jest zatwierdzane przez Zarząd PIFS
SKŁAD KOMITETU STERUJĄCEGO
2. Członków Komitetu Sterującego oraz Przewodniczącego Komitetu spośród jego
członków powołuje i odwołuje Zarząd PIFS w drodze uchwały.
3. Zarząd PIFS moŜe w kaŜdym czasie dokonać zmian w składzie Komitetu, a takŜe na
stanowisku Przewodniczącego, z inicjatywy własnej lub członka Komitetu.
4. Członkowie Komitetu Sterującego powinni posiadać podstawowe przygotowanie
merytoryczne dotyczące strategicznego zarządzania projektami
5. Komitet Sterujący działa w składzie od 1 do 3 członków. Tworzą go:
a. Członek Zarządu PIFS
b. Członek Rady PIFS
c. Przedstawiciel firmy – członka PIFS, nie posiadającej swojego przedstawiciela
w organach PIFS, ani nie delegującej swojego pracownika do pracy w Zespole
Projektowym.
6. Koordynator Projektu nie wchodzi w skład Komitetu Sterującego, ale obowiązkowo
uczestniczy w jego spotkaniach, chyba Ŝe członek Komitetu wyrazi swój sprzeciw,
dotyczący konkretnego punktu obrad na konkretnym spotkaniu lub konkretnego
zagadnienia.
FUNKCJONOWANIE KOMITETU STERUJĄCEGO
7. PIFS oddziałuje na realizację Projektu poprzez Komitet Sterujący.
8. Ustanowienie i funkcjonowanie Komitetu Sterującego nie zwalnia Koordynatora
Projektu z odpowiedzialności określonej w Umowie o Koordynowanie Projektu oraz
nie zwalnia Zarządu PIFS od odpowiedzialności z tytułu Umowy o realizację
Projektu, zawartą z Mazowiecką Jednostką WdraŜania Programów Unijnych.
Strona 2 z 3
9. Uprawnienia Komitetu Sterującego nie naruszają uprawnień Koordynatora Projektu,
nadanych mu w Umowie o Koordynowanie Projektu oraz w pełnomocnictwie do
zawierania umów z personelem Projektu.
10. Pracami Komitetu Sterującego kieruje jednoosobowo Przewodniczący Komitetu, a
podczas jego nieobecności jeden z pozostałych dwóch Członków Komitetu (wchodząc
w uprawnienia Przewodniczącego)
11. Decyzje Komitetu zapadają poprzez głosowanie Członków. Decyduje większość
głosów obecnych. W razie równowagi głosowania, Komitet przekazuje Zarządowi
PIFS sprawę do rozstrzygnięcia. Powzięte przez Zarząd rozstrzygniecie jest wiąŜące
dla Komitetu.
12. W sytuacjach szczególnych Przewodniczący Komitetu ma prawo zawiesić wykonanie
decyzji i przekazać sprawę do zarządu PIFS, który podejmuje decyzje ostateczną.
13. W sprawach nie cierpiących zwłoki Przewodniczący podejmuje decyzje
jednoosobowo. Decyzje takie są zatwierdzane przez Komitet na najbliŜszym
posiedzeniu w trybie opisanym w p.11.
14. Zalecenia i decyzje Komitetu są wiąŜące dla Koordynatora Projektu
15. Komitet Sterujący i Koordynator Projektu ustalą w trybie roboczym reguły wzajemnej
współpracy nieuregulowane w tej Uchwale, z podaniem do wiadomości zarządowi
PIFS, w terminie do 30 09 2009. Zarząd PIFS moŜe zalecić zmianę ustaleń, która w
takim przypadku powinna nastąpić niezwłocznie.
16. Praca w składzie Komitetu Sterującego dotyczącego Projektu ma charakter społeczny.
17. Zarząd PIFS moŜe uchwalić zwrot kosztów dla członków Komitetu (pokrywany ze
funduszy PIFS) według zasad jak niŜej:
a. ryczałt za uŜywanie telefonu w wysokości do 50% przysługującej Członkowi
Zarządu
b. zwrot kosztów przejazdu i noclegów na zasadach przyjętych w PIFS
18. Komitet Sterujący obraduje co najmniej raz w miesiącu. Obrady mogą mieć dowolną
formę: spotkania osób fizycznych, telekonferencji, czatu internetowego itp.
Obowiązkowymi punktami obrad jest sformułowanie rekomendacji dotyczących:
a. uzasadnienia dalszej realizacji projektu z punktu widzenia interesów PIFS
b. ogólnej oceny postępów realizacji projektu
c. oceny aktualnego i przyszłego ryzyka projektowego
19. Komitet Sterujący moŜe dowolnie rozszerzyć katalog rekomendacji wymieniony w
punkcie 18.
20. Formułując rekomendacje Komitet obowiązkowo rozpatruje raporty Koordynatora
Projektu dotyczące obszarów wymienionych w punkcie 16.
21. Komitet Sterujący przedstawia niezwłocznie swoje rekomendacje Zarządowi PIFS, a
dotyczące obszarów wymienionych w p. 16 (a dotyczące innych obszarów – według
swojego uznania) takŜe Koordynatorowi Projektu. Rekomendacja jest sygnowana
przez Przewodniczącego Komitetu lub zastępującego go Członka Komitetu i jest
przekazywana Zarządowi w formie oryginalnego pisma, skanu lub faxu tego pisma
lub poprzez pocztę elektroniczną. Biuro Zarządu archiwizuje rekomendacje.
22. Zarząd ustosunkowuje się do rekomendacji Komitetu Sterującego w miarę potrzeb.
Stanowisko Zarządu wobec rekomendacji jest dla Komitetu wiąŜące. W razie braku
stanowiska Zarządu wobec przekazanej rekomendacji w ciągu 10 dni, Komitet
postępuje zgodnie ze sformułowaną rekomendacją.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
23. Niniejsze zasady wchodzą w Ŝycie z chwilą ich uchwalenia przez Zarząd PIFS.
Strona 3 z 3