E-fakturowanie w praktyce ze szczególnym uwzględnieniem

Transkrypt

E-fakturowanie w praktyce ze
szczególnym uwzględnieniem
systemów EDI
Warszawa, 25 wrześ
nia 2006 roku



Uregulowanie w przepisach
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW
z dnia 14 lipca 2005 r.
w sprawie wystawiania oraz przesył
ania faktur w formie
elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych
faktur (Dz. U. z dnia 20 lipca 2005 r.)
Fakturowanie elektroniczne
PricewaterhouseCoopers
Slajd 2
25 wrześ
nia 2006 roku
Dlaczego fakturowanie elektroniczne
Zalety:  usprawnienie obiegu dokumentów,
 redukcja kosztów związanych z każdąfakturą
(dzięki wyeliminowaniu kosztów papieru i kosztów
skł
adowania),
 archiwizacja elektroniczna w postaci
uporządkowanej i ł
atwej w obsł
udze bazy
danych,
 zmniejszenie nakł
adu pracy administracyjnej,
 automatyzacja przetwarzania danych,
 zmniejszenie ilości bł
ędów towarzyszących
fakturowaniu.
Slajd 3
25 wrześ
nia 2006 roku
Jak można przesył
aće-faktury
Faktury wystawiane w formie elektronicznej
przesył
a się(w tym udostępnia i przechowuje)
przy zastosowaniu elektronicznych urządzeńdo przetwarzania
(ł
ącznie z cyfrowąkompresją) i przechowywania danych,
z wykorzystaniem technik teletransmisji:
przewodowej,
radiowej,
technologii optycznych,
innych elektromagnetycznych środków.
Slajd 4
25 wrześ
nia 2006 roku
Jakie sąwarunki e-fakturowania
Faktury mogąbyć
1.
wystawiane
2.
przesył
ane
3.
przechowywane
w formie elektronicznej
pod warunkiem, że podatnik zagwarantuje:
 autentycznośćich pochodzenia (brak możliwości podszycia
sięnadawcy pod inny podmiot / innego kontrahenta oraz
brak możliwości skutecznego kwestionowania przez
nadawcę, ż
e to on wystawiłi wysł
ałe-fakturę),
 integralnośćich treści (pewność, że dana e-faktura
przesł
ana drogąelektronicznądotarł
a do odbiorcy w
niezmienionej formie).
Slajd 5
25 wrześ
nia 2006 roku
W jaki sposób można e-fakturować
Faktury mogąbyć
1.
wystawiane
2.
przesył
ane
3.
przechowywane
przy użyciu:
 bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego
za pomocąważnego kwalifikowanego certyfikatu
 systemów wymiany danych elektronicznych
(Electronic Data Interchange - EDI), zgodnie z umową
w sprawie europejskiego modelu wymiany danych
elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej
wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących
autentycznośćpochodzenia faktury i integralnośćdanych.
Slajd 6
25 wrześ
nia 2006 roku
Jakie sązalety e-faktur z e-podpisem
Mechanizm podpisu elektronicznego
 brak konieczności wdrażania zł
ożonego systemu
informatycznego,
 elastycznośćw dostosowaniu do specyficznych polskich
wymagańprawnych,
 stosunkowo niewielkie koszty wdrożenia i utrzymania,
 co do zasady ł
atwośćintegracji z systemami ERP,
 względnie duże bezpieczeństwo przy niewielkim nakł
adzie
środków.
Slajd 7
25 wrześ
nia 2006 roku
Jak e-fakturowaćza pomocą
e-podpisu
Wykorzystanie bezpiecznego e-podpisu wiąże sięz
koniecznościązakupu zestawu do skł
adania podpisu,
skł
adającego sięzazwyczaj z:
karty kryptograficznej,
czytnika kart kryptograficznych,
bezpiecznego podpisu elektronicznego,
kwalifikowanego certyfikatu,
oprogramowania do skł
adania podpisu elektronicznego.
Slajd 8
25 wrześ
nia 2006 roku
Jakie sąwady
e-podpisu w kontekście e-faktur
 mał
o rozpowszechniona technologia,
 w przypadku wystawiania faktur korygujących konieczność
zakupu e-podpisu zarówno przez wystawcę, jak i odbiorcę
faktury korygującej,
 podpis elektroniczny jest przypisany do osoby fizycznej
(koniecznośćnabycia wielu certyfikatów, aby uniknąć
problemów w okresie urlopowym lub w przypadku rotacji
pracowników)
Slajd 9
25 wrześ
nia 2006 roku
Czym jest EDI
EDI to elektroniczna wymiana danych - transfer biznesowej
informacji transakcyjnej od komputera do komputera
z wykorzystaniem standardowych, zaakceptowanych
formatów komunikatu.
EDI umożliwia natychmiastowe przesył
anie kontrahentom
różnego rodzaju dokumentów (komunikatów) m.in. faktur,
zamówień, zawiadomieńo wysył
ce.
Komunikaty EDI zawierająte same dane, które można znaleźć
na papierowych dokumentach używanych do dokumentowania
transakcji handlowych.
Przykł
adowo mogąobejmowaćinformacje o adresie
wysył
kowym i docelowym, określenie ilości i przedmiotu
transakcji oraz innych dodatkowych elementów, zależnych od
y, w której zastosowano EDI. Slajd 10
Fakturowanierodzaju
elektroniczne transakcji, jak i branż
25 wrześ
nia 2006 roku
Jakie sązalety EDI
 wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych,
 przyspieszenie i zwiększenie dokł
adności przepł
ywu
informacji dzięki poł
ączeniu odpowiednich aplikacji
komputerowych w firmach uczestniczących w wymianie,
 poprawienie dostępności informacji biznesowej,
 zmniejszenie pracochł
onności procesu obiegu
dokumentów.
Slajd 11
25 wrześ
nia 2006 roku
Co o EDI mówi polskie prawo
W polskim ustawodawstwie
nie istniejąprzepisy,
na podstawie których należał
oby określaćzgodnośćsystemów
stosowanych do elektronicznego przekazywania danych z
zał
ożeniami EDI.
Dana firma wdrażająca system / technologięelektronicznego
obiegu i wymiany dokumentów z zastosowaniem standardów
opartych na EDI, powinna opieraćsięna Zaleceniach Komisji
Europejskiej nr 1994/820/WE, do których odwoł
uje się
Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych.
Slajd 12
25 wrześ
nia 2006 roku
Czym jest umowa EDI
Przepisy Rozporządzenia, w przypadku stosowania systemu
speł
niającego zał
ożenia EDI, nakł
adająna kontrahentów
obowiązek zawarcia umowy, na podstawie której partnerzy
handlowi wprowadząmiędzy sobąelektronicznąwymianę
danych.
Umowa ta powinna przewidywaćstosowanie procedur, które
będągwarantował
y autentycznośćpochodzenia faktur oraz
integralnośćdanych.
Slajd 13
25 wrześ
nia 2006 roku
Czym jest Zał
ącznik techniczny
Zalecenia KE przewidująstworzenie
zał
ącznika technicznego (Technical Annex) do umowy EDI,
w którym strony tej umowy powinny ustalićm.in.:
 wymogi operacyjne (sprzęt, środki komunikacji,
kody zabezpieczające),
 sposób przetwarzania i potwierdzania odbioru wiadomości EDI,
 środki bezpieczeństwa,
 zasady przechowywania wiadomości EDI,
 limity czasowe,
 procedury przeprowadzania testów próbnych
w celu monitorowania i ustalenia specyfikacji i wymogów
technicznych.
Slajd 14
25 wrześ
nia 2006 roku
Jakie sąwady EDI
w kontekście e-faktur
 duże koszty wdrożenia, które ograniczajązastosowanie





EDI do dużych i bardzo dużych firm,
koniecznośćponoszenia bieżących kosztów utrzymania
systemu,
odwoł
anie do uregulowańUE wobec braku odpowiednich
przepisów w ustawodawstwie polskim,
ograniczona elastycznośćw dostosowaniu do
specyficznych polskich wymogów prawnych,
koniecznośćsamodzielnego opracowania mechanizmów
zapewniających bezpieczeństwo,
koniecznośćprzygotowania oraz podpisania umowy EDI i
zał
ącznika technicznego przez wystawcęi odbiorcęefaktur.
Slajd 15
25 wrześ
nia 2006 roku
Trzecia droga
Znane sąnam rozwiązania eliminujące wady oraz
zapewniające gł
ówne zalety fakturowania przy
zastosowaniu e-podpisu oraz systemów EDI, tj.:
 możliwośćelastycznego dostosowania do polskich
wymagań,
 ł
atwośćintegracji z systemami ERP,
 stosunkowo niewielkie koszty,
 duża skalowalność.
Slajd 16
25 wrześ
nia 2006 roku
Jakie sąobowiązki wobec wł
adz
podatkowych
 E-fakturowanie jest możliwe dopiero po wyrażeniu zgody
(w formie elektronicznej albo pisemnej) przez przyszł
ego odbiorcę
e-faktur na ich otrzymywanie.
 W przypadku przechowywania faktur elektronicznych w innym
kraju UE (przechowywanie e-faktur w krajach trzecich nie jest
dozwolone) istnieje obowiązek uprzedniego poinformowania
wł
aściwych wł
adz skarbowych o miejscu (adresie)
przechowywania e-faktur.
 E-faktury powinny byćprzechowywane w sposób umożliwiający
wł
adzom skarbowym natychmiastowy, peł
ny i ciągł
y dostęp do
nich drogąelektronicznąoraz ich pobór i wydrukowanie.
 Dane gwarantujące autentycznośćpochodzenia i integralnośćtreści
e-faktur powinny byćprzechowywane i udostępnione organom
skarbowym na zasadach ustalonych dla samych e-faktur.
Slajd 17
25 wrześ
nia 2006 roku
Jakie sąwątpliwości związane
z e-fakturowaniem
 Czy dopuszczalna jest zmiana formatu e-faktury w trakcie jej
przesył
ania do systemu odbiorcy?
(np. w przypadku zmiany formatu w trakcie przesył
ania
e-faktur np. z ODETTE na EDIFACT)?
 Czy moż
na przechowywaće-fakturęw innym formacie niżzostał
a
wystawiona i wysł
ana?
 Czy jedna ze stron umowy EDI moż
e utrzymywaćcał
ość
infrastruktury sł
użącej do e-fakturowania, w tym systemy sł
uż
ące
zarówno do wystawiania, jak i archiwizowania e-faktur?
 Jakie zdarzenia podatnicy powinni utożsamiaćz momentami
wystawienia i otrzymania e-faktury?
Slajd 18
25 wrześ
nia 2006 roku
Jakie sąwątpliwości związane
z e-fakturowaniem
 W jakich sytuacjach uzasadnione jest wystawianie papierowych
faktur korygujących do e-faktur?
 Jak w realiach systemu EDI rozwiązaćkwestięwymagalnoś
ci
potwierdzeńodbioru faktury korygującej?
 Jakie dane powinna zawieraće-faktura w kontekś
cie polskiego
prawa i VI Dyrektywy?
 Jakie zapisy powinny sięznaleź
ćw umowie EDI?
 Jakie dane techniczne powinny zostaćzawarte w zał
ączniku
technicznym do umowy EDI?
 Czy oś
wiadczenie dostawcy rozwiązańEDI wskazujące, iżdany
system EDI speł
nia wymogi Rozporządzania zwalnia podatników
od obowiązku przygotowania i podpisania umowy EDI i
zał
ącznika technicznego?
Slajd 19
25 wrześ
nia 2006 roku
Pytania
Slajd 20
25 wrześ
nia 2006 roku
Kontakt
Sylwia Mazurkiewicz
tel. (22) 523 4991
e-mail: [email protected]
Anna Juszczyk
tel. (22) 523 4061
PawełHulewicz
tel. (22) 523 4054
Slajd 21
25 wrześ
nia 2006 roku

E-fakturowanie w praktyce ze szczególnym uwzględnieniem

Transkrypt

Podobne dokumenty

ORWIESZ(--ZF,NTIi - bip.um.raciaz.

Łóżka kliniczne SELINA

pingwin

Symfonia - EDI

specjalista ds. obsługi klienta

Nazwa i adres firmy

Zadania matematyczne bywają takie nudne!