Wystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

WOJEWODA ŁÓDZKI
SO-III.431.9.2013
Łódź, dnia 7 czerwca 2013 r.
Pan
Piotr Niedźwiecki
Prezydent Miasta Zduńska Wola
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3
ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092)
oraz art. 14 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska
(Dz. U. Nr 220, poz. 1414) zespół kontrolerów w składzie: Bożena Fabiszewska – starszy
inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu
Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów oraz Ewa Alex –
starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu
Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolerów, przeprowadził
kontrolę prawidłowości w Urzędzie Stanu Cywilnego w Zduńskiej Woli, ul. Złotnickiego 12,
98-220 Zduńska Wola. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Prezydent Miasta Zduńska
Wola – Pan Piotr Niedźwiecki.
Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 24 kwietnia 2013 r.
Kontrola objęła swym zakresem wykonywanie zadań z zakresu zmiany imienia
i nazwiska w okresie od dnia 1 stycznia 2012 r. do dnia 31 grudnia 2012 r.
Kontroli zostały poddane następujące zagadnienia: sposób prowadzenia postępowań
administracyjnych w sprawach o zmianę imienia i nazwiska, przekazywanie informacji
o zmianie imienia i nazwiska organom i instytucjom wskazanym w ustawie o zmianie imienia
i nazwiska, terminowość przekazywania informacji do właściwego organu, wskazanego
ul. Piotrkowska 103, 90-425 Łódź
Tel. (0-42) 664-17-66; Fax (0-42) 664-17-64
www.paszporty.lodzkie.eu; [email protected]
2
w ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych.
Kontroli poddano wszystkie decyzje administracyjne, wraz z aktami, w sprawach
zmiany imienia i nazwiska, wydane w okresie od dnia 1 stycznia 2012 r. do dnia 31 grudnia
2012 r.
W większości spraw postępowania administracyjne spełniają wymogi proceduralne
zawarte w Kodeksie postępowania administracyjnego. W dwóch przypadkach, strona
zamieszkała za granicą nie została powiadomiona o konieczności ustanowienia pełnomocnika
do prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju, bądź wskazania w kraju pełnomocnika
do doręczeń, a korespondencję do strony kierowano za pośrednictwem polskiego konsula,
zamiast pozostawiać ją w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Przyczyną stwierdzonej
nieprawidłowości było niezachowanie należytej staranności w informowaniu strony
o konieczności ustanowienia pełnomocnika oraz zasadach doręczania korespondencji stronie.
Skutkiem powyższej nieprawidłowości było naruszenie przepisu art. 40 § 4 i § 5 ustawy
z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U.
z 2013 r., poz. 267). Osobą odpowiedzialną za powstanie ww. nieprawidłowości jest
Kierownik
Urzędu
Stanu
Cywilnego
w
Zduńskiej
Woli.
Pomimo
powyższych
nieprawidłowości, korespondencja była każdorazowo odbierana przez strony osobiście.
Wniosek o zmianę imienia lub nazwiska, który zawierał wszystkie wymagane prawem
elementy, składała strona osobiście, za wyjątkiem dwóch spraw, gdy wniosek został złożony
za pośrednictwem polskiego konsula. Ponadto, w aktach prowadzonych spraw znajdują się
zawiadomienia
o wszczęciu
postępowania
administracyjnego.
W
prowadzonych
postępowaniach administracyjnych Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego starannie zgromadził
materiał dowodowy i przeprowadził postępowanie wyjaśniające. Decyzje o zmianie imienia
lub nazwiska zostały wydane przez Kierownika lub Zastępcę Kierownika Urzędu Stanu
Cywilnego w Zduńskiej Woli, z zachowaniem właściwości miejscowej. Wszystkie wydane
decyzje zawierają prawidłową podstawę prawną rozstrzygnięcia.
Informacje o zmianie imienia i nazwiska były każdorazowo niezwłocznie
przekazywane organom i instytucjom, wymienionym w przepisie art. 13 ww. ustawy
oraz organom wskazanym w ustawie z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności
i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 ze zm.).
W związku z dokonanymi ustaleniami, zobowiązuję Kierownika Urzędu Stanu
Cywilnego w Zduńskiej Woli do dołożenia należytej staranności w informowaniu stron
zamieszkałych za granicą o konieczności ustanowienia pełnomocnika do prowadzenia sprawy
zamieszkałego w kraju, bądź wskazania w kraju pełnomocnika do doręczeń.
Wobec powyższego działalność Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Zduńskiej
3
Woli w kontrolowanym okresie oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami.
Wobec powyższego, proszę o poinformowanie mnie, w nieprzekraczalnym terminie
trzydziestu dni, od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, o sposobie
wykorzystania powyższych zaleceń.
Z up. Wojewody Łódzkiego
Z-ca Dyrektora Wydziału
Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
Monika Skonieczna