PROFESJONALNA ASYSTENTKA / SEKRETARKA

PROFESJONALNA ASYSTENTKA / SEKRETARKA
CELE SZKOLENIA
Celem szkolenia jest utrwalenie oraz pogłębienie wiedzy oraz praktycznych umiejętności, które
uczynią pracę uczestniczek szkolenia efektywniejszą, łatwiejszą i sprawiającą im satysfakcję
zawodową.
Kierując na warsztat przełożony zyskuje:
 efektywniejszą współpracę oraz skuteczniejszą komunikację z asystentką
 poprawę zarządzania czasem i wyższą efektywność
 większą odpowiedzialność za powierzone zadania
 skuteczniejszą organizację pracy asystentki i podległego jej zespołu
 poprawę zasad etykiety biznesowej i obsługi gości
 zwiększenie umiejętności komunikacyjnych asystentki
KORZYŚCI ZE SZKOLENIA
 Kreowanie prawidłowego wizerunku zawodowego sekretarki / asystentki
 Budowanie właściwych relacji z pracownikami, Klientami i przełożonymi
 Umiejętność asertywnego przedstawiania swoich poglądów, siebie oraz firmy
 Zwiększenie umiejętności radzenia sobie z sytuacjami trudnymi w sekretariacie
 Poprawa skuteczności radzenia sobie z ze stresem w pracy
 Poznanie praktycznych zasad savoir - vivre w relacjach biznesowych
 Poznanie najsilniejszych cech swojej osobowości i własnych ograniczeń zwieszające
efektywność wykonywanych zadań
PROGRAM SZKOLENIA
WSPÓŁPRACA Z PRZEŁOŻONYM, CZYLI PROFESJONALIZM I WSPARCIE
 Utrzymanie prawidłowych relacji z przełożonymi
 Pożądane cechy asystentki - typ osobowości, charakter, umiejętności...
 Lista podstawowych oczekiwań szefa
 Efektywność w pracy asystentki
 Komplementarność funkcjonowania zawodowego
 Nastroje i emocje w relacji: przełożony-podwładny
ZARZĄDZANIE CZASEM PRACY ASYSTENTKI/SEKRETARKI
 Planowania pracy własnej
 Prowadzenie terminarza spotkań i czynności szefa
 Optymalne wykorzystanie czasu pracy
 Planowanie własnych zadań w tle planu szefa
ANALIZA WŁASNEJ EFEKTYWNOŚCI PRACY W KONTEKŚCIE ZARZĄDZANIA CZASEM
 Przyczyny niekonsekwencji w realizacji planu pracy
 Przyjmowanie poleceń i nowych zadań od zwierzchnika – dlaczego przejawiam opór?
 Jak polaryzacja i motywacja negatywna wpływają na planowanie i realizację zadań
 Dlaczego wiele odkładam na później? O syndromie samo utrudniania
 Określenie indywidualnych „złodziei” czasu, sposoby wyeliminowania przeszkód
w efektywnym wykorzystaniu czasu
ZASADY PLANOWANIA
 Układanie planu dziennego, tygodniowego i innych
 Korzyści wynikające z planowania
 Kontrola realizacji planu
 Określanie ramy czasowej dla realizacji zadania
 Planowanie rezerwy czasowej
 Ograniczanie wykonywania zadań do priorytetów
ZASADY USTALANIA PRIORYTETÓW
 Korzyści wynikające ze znajomości własnych priorytetów
 Analiza wartości nakładu czasu ABC
 Ustalanie własnych priorytetów
 Czas czerwony i czas zielony
 Czas zarezerwowany i czas dostępny
 Konsekwencja w realizacji priorytetów
 Co zrobić z zadaniami, których nie udało się zrealizować
ETYKIETA BIZNESOWA I SAVOIR VIVRE
 Zasady pierwszeństwa w kontaktach
 Przedstawianie, anonsowanie, umawianie – jak nie popełnić faux pas
 Wymiana wizytówek, powitania, tytułowanie
 Zasady jazdy samochodem i transportu
 Ceremoniał – ceremonie oficjalne, przebieg i organizacja uroczystości
 Organizacja spotkań oficjalnych, wyjazdów i wizyt
 Procedencja – zasady ustalania pierwszeństwa
 Spotkania towarzysko – służbowe
 Delegacje - dobór uczestników delegacji
SPOTKANIA I PRZYJĘCIA - ORGANIZACJA I UCZESTNICZENIE
 Formy przyjęć i ich miejsca
 Zaproszenia
 Dobór gości
 Stół i nakrycia - instrukcja obsługi
 Menu oraz dobór alkoholi i napoi
 Oprawa i obsługa
 Rola i obowiązki gospodarza i gościa
 Aperitif / posiłek / digestif - zachowanie
 Błędy w etykiecie i języku stołu
CODZIENNY SAVOIR VIVRE
 Telefon
 E-mail
 Telefoniczny savoir vivre
 Etykieta
 Jak reagować na gafy
POWITANIA, POŻEGNANIA, PREZENTACJE – KULTURA DNIA CODZIENNEGO
 Znaczenie pierwszego wrażenia w kontaktach z innymi
 Wizyty oficjalne i nieoficjalne w instytucji
 Zasady właściwego powitania i pożegnania gościa
 Sposoby witania, podanie ręki – zasady pierwszeństwa
 Jak należy powitać, podjąć i pożegnać gościa honorowego?
 Kłopotliwy „gość” w instytucie
 Sposoby prezentacji
 Zasady i wyjątki
 Przechodzenie na „Ty”
 Zasady używania biletów wizytowych
 Tytuły kurtuazyjne, naukowe, służbowe, honorowe
BUDOWA WIZERUNKU I DOSKONALENIE IMAGE PROFESJONALNEJ ASYSTENTKI/SEKRETARKI
 Strefy odległości w kontaktach interpersonalnych
 Komunikacja niewerbalna a typy uścisków dłoni i ich znaczenie
 Jak uniknąć gafy
 Cmok nonsens i gesty kulturowe
TRENING ASERTYWNOŚCI I KOMUNIKACJA W PRACY ASYSTENTKI
 Istota i zasady asertywności i prawa asertywności w sytuacji zawodowej w zawodzie
asystentki
 Konstruktywne wyrażanie swojego zdania bez wywoływania konfliktu
 Asertywność jako sztuka respektowania granic i budowania pozytywnej samooceny
 Radzenie sobie w trudnych sytuacjach z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi
 Porozumienie z trudnymi klientami (rozpoznawanie charakteru rozmówcy, adekwatny
przekaz i odbiór informacji, dostosowanie strategii bezpośredniej do rozmówcy
OBJAWY STRESU, CZYLI PO CZYM POZNAĆ, ŻE JESTEŚMY POD WPŁYWEM STRESU?
 Reakcje fizyczne
 Reakcje psychologiczne
 Zmiany w zachowaniu
TYPOWE REAKCJE NA STRES, CZYLI JAK FUNKCJONUJEMY W TRUDNYCH SYTUACJACH?
 Emocjonalne vs zadaniowe nastawienie do stresu
 Strategia poznawcza
 Strategia emocjonalna
 Fantazje, myślenie życzeniowe
 Współdziałanie z innymi
SPOSOBY ZAPOBIEGANIA I RADZENIA SOBIE Z EMOCJAMI I STRESEM
 Sposoby wypierania emocji (racjonalizacja, projekcja, stłumienie, przemieszczenie)
 Tłumienie a transformowanie emocji
 Identyfikowanie własnego wzorca
 Sytuacja wewnętrzna a sytuacja zewnętrzna
 Zarządzanie emocjami w sytuacjach trudnych, czyli jak radzić sobie ze złością i innymi
emocjami
 Rola wyrażania emocji i odreagowywania napięcia
 Szybkie sposoby pozbywania się negatywnych emocji
 Wyrażanie emocji pozytywnych
 Psychosomatyczne konsekwencje obciążenia stresem
 Autodiagnoza indywidualnych obszarów zagrożeń
 Rodzaje oddechu
 Praktyka świadomego oddechu
 „Zmniejszamy stres” – ustalanie celu, który pomaga zmniejszyć stres oraz
przeanalizować sposoby jego osiągnięcia
 Techniki relaksacyjne - „Relaksacja przez oddychanie”/„Trening autogenny” (oddychanie
połączone z wizualizacją, rozluźnianie mięśni) / Relaksacja Progresywna/„Techniki
wizualizacyjne, pomagające kreatywnie znajdować rozwiązania problemów” i inne
 Wpływ kondycji psychofizycznej, czyli jak zadbać o siebie?
 Wiara w siebie i jej wpływ na poziom stresu
SEKRETARIAT JAKO CENTRUM KOMUNIKACYJNE
 Efektywna komunikacja wewnętrzna
 Zarządzanie informacją w zarządzaniu biurem
 Rola sekretariatu jako centrum funkcjonowania biura
 Organizowanie pracy sekretariatu, zebrań, spotkań i konferencji
MIEJSCE SZKOLENIA
27 - 28 sierpień
08 - 09 październik
03 - 04 grudzień
Mielno
Wisła
Katowice
CZAS TRWANIA SZKOLENIA
16 godzin szkoleniowych (1h szkoleniowa = 45 minut zegarowych)
SYLWETKA TRENERA
Piotr R. - Wykładowca na Studiach Podyplomowych w Wyższej Szkole Bankowej w Poznaniu.
Studiował na Wydziale Dziennikarstwa i Nauk Politycznych Uniwersytetu Warszawskiego. Jest
absolwentem programu the Advanced Certificate in Marketing. Od 2004 roku jest też członkiem
The Chartered Institute of Marketing i Communication Managerem Komitetu CIM Poland
zarządzającego tą organizacją na terenie Polski. Ukończył Akademię Junior Chamber Poland oraz
specjalistyczne kursy Best Practices for Inwestor Relations Professionals.
Od 1994 roku doradza i szkoli jako trener miękkich umiejętności menedżerskich oraz niezależny
konsultant ds. komunikacji marketingowej. Posiada również doświadczenie w projektach
związanych z komunikacją wewnętrzną w firmie.
Łączy wiedzę i praktykę z obszaru etykiety biznesowej, umiejętności menedżerskich,
komunikacji, PR oraz HR. Specjalizuje się w zagadnieniach z zakresu technik sprzedaży,
negocjacji i obsługi klienta, zarządzania zespołami, procesów komunikacji, marketingu, public
relations, social media, autoprezentacji i wystąpień publicznych oraz narzędzi
wykorzystywanych w trakcie powyższych działań.
Certyfikowany konsultant narzędzi psychometrycznych m.in.: Extended DISC® i Success Insights.
Zaangażowany w tworzenie zintegrowanych projektów szkoleniowo-eventowych typu szkolenie
plus. Zajmuje się także problematyką innowacyjności i leadership.
Ma na swoim koncie liczne publikacje w prasie branżowej wydawnictwach książkowych oraz
elektronicznych. Członek Klubu MBA Wyższej Szkoły Zarządzania / The Polish Open University.
Od wielu lat prowadzi szkolenia przygotowane dla specjalnie dla poszczególnych jednostek
administracji publicznej wszystkich szczebli.
Szkolił między innymi przedstawicieli takich instytucji jak: Sejm i Senat RP, Kancelaria
Prezydenta i Premiera RP, Kancelaria Sejmu i Senatu, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i
Administracji , Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Ministerstwo Infrastruktury, Urząd
Komunikacji Elektronicznej, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej,
Urzędy Wojewódzkie: Dolnośląski, Kujawsko-Pomorski, Lubelski, Lubuski, Małopolski, Łódzki
Urząd, Opolski, Podkarpacki, Podlaski, Pomorski, Śląski, Świętokrzyski, Warmińsko-Mazurski,
Wielkopolski, Zachodniopomorski, Urząd Miasta Stołecznego Warszawy, Urząd Miejski w
Radomiu,
Urząd Miasta Wejherowa, Urząd Miasta Piotrkowa Trybunalskiego Urząd Miejski
w Zabrzu, Urząd Miasta i Starostwo Powiatowe w Prudniku, Starostwo Powiatowe w Policach,
Starostwo Powiatowe w Tczewie, Starostwo Powiatowe w Brzegu, Urząd Miasta Brzeg, Urząd
Miejski w Lewinie Brzeskim, Gródków, Olszanka, Głuchołazy, Pakosławice, Skoroszyce,
Powiatowy Urząd Pracy w Olecku, Powiatowy Urząd Pracy w Ostrowie Wlkp., Wojewódzki
Urząd Pracy w Rzeszowie, MPWiK w m. st. Warszawie S.A., Warmińsko-Mazurska Agencja
Rozwoju Regionalnego SA w Olsztynie Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości w
Lublinie i wielu innych.
CENA SZKOLENIA


Koszt szkolenia dla jednej osoby wynosi: 1290.00 PLN netto.
Przy zgłoszeniu 2 – 4 osób koszt szkolenia wynosi: 1190.00 PLN netto.