Zarządzanie wiekiem jako czynnik zwiększający potencjał

Zarządzanie wiekiem jako czynnik zwiększający
potencjał adaptacyjny przedsiębiorstw
MATERIAŁ INFORMACYJNY
Platforma kompetencyjna eduPortal
Informatyczny System do Zarządzania Procesami HR
Licencje do Systemu są dostarczane przez przez firmę Combidata Poland
Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Szanowni Paostwo,
W ramach projektu „Zarządzanie wiekiem jako czynnik zwiększający potencjał adaptacyjny
przedsiębiorstw” macie Paostwo możliwośd wdrożenia platformy kompetencyjnej eduPortal w swojej
firmie. Wykorzystanie możliwości tego narzędzia oraz wiedzy z naszych 10 letnich doświadczeo da
Paostwu możliwośd skutecznego wykorzystania i świadomego rozwoju kompetencji pracowników.
Poniżej prezentujemy materiał informacyjny, który opisuje podstawowe funkcjonalności
platformy kompetencyjnej eduPortal i możliwości jej zastosowania. Mamy nadzieję, że proponowane
przez nas rozwiązanie informatyczne będzie zgodne z Paostwa potrzebami i oczekiwaniami.
Platforma kompetencyjna eduPortal oraz szkolenia z obszaru Zarządzania Zasobami Ludzkimi
to korzyści z uczestnictwa w Projekcie „Zarządzanie wiekiem jako czynnik zwiększający potencjał
adaptacyjny przedsiębiorstw”.
Całośd wsparcia w 100% objęta jest pomocą de minimis - co oznacza, że uczestnik projektu
(przedsiębiorstwa i ich pracownicy) nie ponoszą żadnych kosztów.
Jedynym warunkiem otrzymania licencji na korzystanie z Platformy kompetencyjnej eduPortal jest
udział pracowników przedsiębiorstwa we wszystkich 3 rodzajach szkoleo Projektu.
Na koocu materiału informacyjnego znajduje się opis Projektu oraz dane do kontaktu.
Z poważaniem,
Adam Miniatorski
Ekspert
tel.kom. 0 518 020 980
e-mail: [email protected]
ProFirma Sp. z o.o. – Partner Projektu
ul.Podolska 21
81-321 Gdynia
tel: (58) 550 94 98
fax: (058) 550-94-91
www.profirma.pl
Platforma eduPortal
Platforma informatyczna wspierająca procesy personalne w Twojej firmie
System został przygotowany z myślą o dwóch grupach odbiorców:

Dużych korporacjach wdrażających systemowe rozwiązania HR
(funkcjonalności zaawansowane)
Nasze doświadczenia pokazują, że nawet w dużych organizacjach opisy stanowisk pracy i
oceny okresowe pracowników funkcjonują często na papierze, w Excelu, są nieaktualne bądź bardzo
uproszczone (jedynie zakresy obowiązków). Trudno opracowad systemowe rozwiązania w zakresie:
oceny okresowej, rekrutacji i selekcji, wartościowania stanowisk pracy, ścieżek szkoleo i kariery, czy
wreszcie premii i nagród, w oparciu o nieaktualne dane rozproszone w tysiącach plików i
dokumentów. W takiej sytuacji niemożliwe jest także wdrożenie strategii zarządzania wiekiem i
różnorodnością.

Średnich i małych przedsiębiorstwach rozwijających funkcję personalną
(funkcjonalności podstawowe)
Sytuacja w małych i średnich przedsiębiorstwach wydaje się pod pewnymi względami jeszcze
trudniejsza. Wraz ze wzrostem ilości pracowników narasta koniecznośd stworzenia działu
personalnego. Często nie ma jednak wystarczających środków na takie działania. Zadania personalne
zostają powierzone jednej, czasami dwóm osobom, które stoją przed trudnym zadaniem zarządzania
procesami kadrowo-personalnymi bez dostępu do podstawowych narzędzi, materiałów i potrzebnych
informacji. W takiej sytuacji również niemożliwe jest wdrożenie strategii zarządzania wiekiem i
różnorodnością.
Platforma kompetencyjna eduPortal jest narzędziem umożliwiającym efektywne radzenie sobie z opisanymi
wyżej sytuacjami i skuteczne rozwiązywanie wynikających z nich problemów przy minimalnym nakładzie
pracy i środków.
System wspiera następujące procesy HR:
1.
Budowę struktury organizacyjnej firmy
2.
Budowę katalogów zadao, kwalifikacji formalnych, zakresów obowiązków, uprawnieo,
kompetencji, wskaźników efektywności itd.
3.
Opracowanie opisów stanowisk pracy
4.
Wdrożenie systemu ocen okresowych (samoocena, ocena przełożonego, ocena 180 stopni, ocena
360 stopni)
5.
Badania kompetencji pracowników z wykorzystaniem testów kompetencji
6.
Rekrutację i selekcję pracowników
Bazy danych udostępnione w ramach projektu
Ważnym wsparciem w realizacji w/w procesów są bazy danych eduPortal, które udostępniono w
ramach projektu. Jest to tzw. pakiet startowy eduPortal, który obejmuje:
1.
Katalog 300 zadao organizacyjnych, wykorzystywanych podczas budowania opisu stanowiska
pracy
2.
Katalog 20 kompetencji w skład którego wchodzą:

Definicje kompetencji,

Skale obserwacyjne,

Testy kompetencji,

Pytania rekrutacyjne

Wskazówki rozwojowe
3.
Katalog 68 wskaźników efektywności
4.
Katalog 100 przykładowych szablonów opisu stanowiska pracy
Istnieje możliwośd rozbudowywania pakietu startowego we własnym zakresie.
Korzyści wynikające z wdrożenia Platformy kompetencyjnej eduPortal.
Dobrze opracowane opisy stanowisk pracy i system ocen okresowych to fundament, bez którego nie
można efektywnie rozwijad innych systemowych rozwiązao w zakresie:
- planowania szkoleo
- ścieżek kariery
- wartościowania stanowisk pracy
- premii i nagród pracowniczych
- zarządzania talentami
Opis funkcjonalności systemu
Budowa struktury organizacyjnej firmy
W eduPortal podstawową strukturą organizacyjną jest struktura hierarchiczna. Budując strukturę firmy
wprowadzamy do systemu nazwy poszczególnych administracyjnych komórek organizacyjnych i ustalamy ich
wzajemną hierarchię. Po wprowadzeniu struktury organizacyjnej przypisujemy do poszczególnych
administracyjnych komórek organizacyjnych stanowiska i zajmujących je pracowników. Istnieje możliwości
automatycznego uzupełniania struktury w zakresie stanowisk i danych osobowych pracowników przy
wykorzystaniu importu z programu Microsoft Excel.
Rysunek 1 Tworzenie struktury organizacyjnej firmy na Platformie kompetencyjnej eduPortal.
Aby można było odwzorowad administracyjne komórki organizacyjne, które nie mieszczą się w ramach
struktury hierarchicznej, istnieje możliwośd definiowania dowolnych struktur obok struktury podstawowej. Jeśli
np. częśd stanowisk czy pracowników, oprócz przynależności do poszczególnych działów uczestniczy także w
różnego rodzaju projektach, które łączą stanowiska i pracowników z różnych jednostek organizacyjnych, istnieje
możliwośd utworzenia w systemie struktury pod dowolną nazwą, do której możemy przypisywad stanowiska i
pracowników znajdujących się w strukturze hierarchicznej.
eduPortal posiada także archiwum struktur organizacyjnych, w którym podając datę, możemy znaleźd
wszystkie rodzaje struktur występujących w organizacji w określonym czasie.
Budowa katalogów zadao, kwalifikacji formalnych, zakresów obowiązków,
uprawnieo, kompetencji, wskaźników efektywności itd.
Przygotowanie do procesu opisu stanowisk pracy w systemie eduPortal należy rozpocząd od
opracowania katalogów, które będą wykorzystywane w opisach stanowisk pracy. Najważniejsze katalogi to:
1.
Inwentarz zadao organizacyjnych (IZO)
2.
Księga kompetencji
3.
Inwentarz kluczowych wskaźników efektywności (KPI)
W ramach projektu udostępniono przykładowe katalogi z w/w obszarów. Katalogi te można dowolnie
modyfikowad i uzupełniad tzn. istnieje możliwośd edytowania poszczególnych zadao, kompetencji i
wskaźników, a także, jeśli zachodzi taka koniecznośd, dodawania nowych elementów dla tych zbiorów,
zgodnych z procesami, procedurami i kulturą organizacyjną firmy.
W eduPortal istnieje także możliwośd dodawania katalogów w zakresie:
1.
Kwalifikacji formalnych (wykształcenie, doświadczenie zawodowe, umiejętności językowe,
umiejętności komputerowe, itd.)
2.
Zakresu obowiązków
3.
Uprawnieo i upoważnieo
System pozwala na dodanie dowolnej ilości w/w katalogów, których struktura określana jest z poziomu
administratora systemu wyznaczonego w Paostwa firmie.
Opracowanie opisów stanowisk pracy
Po opracowaniu w/w katalogów Platforma umożliwia przygotowanie opisów stanowisk pracy. Pracę
nad opisem realizujemy na formularzu opisu stanowiska pracy, który składa się z następujących elementów:
a.
Dane identyfikacyjne stanowiska (pola dodatkowe)
b. Dane opisowe stanowiska tj. (cel istnienia stanowiska, wykształcenie, doświadczenie zawodowe,
uprawnienia, upoważnienia, certyfikaty, itd.). W eduPortal istnieje możliwośd dodania dowolnej ilośd
katalogów danych opisowych stanowiska
c.
Stanowiska współpracujące. Katalog w którym definiujemy zależności między stanowiskami (Rysunek
2)
d. W eduPortal istnieje możliwośd wykorzystania przygotowanych szablonów opisów, które określane są
jako „zawody bazowe” (szablon obejmuje rekomendacje w zakresie zadao i kompetencji dla danego
stanowiska)
e.
Poziom zarządczy. Katalog w którym definiujemy poziom zarządczy danego stanowiska (np. pracownik
liniowy, specjalista, kierownik, dyrektor)
f.
Zadania przypisane do stanowiska
g.
Kompetencje przypisane do stanowiska
h. Poziomy pożądane kompetencji przypisanych do danego stanowiska
i.
Wskaźniki efektywności przypisane do stanowiska
Rysunek 2 Kreator Opisu stanowiska.
Wdrożenie systemu ocen okresowych (samoocena, ocena przełożonego, ocena 180 stopni, ocena 360 stopni)
W zakresie wdrożenia systemu ocen okresowych
funkcjonalności:
eduPortal oferuje następujący zakres
1. Możliwośd zarządzania skalami obserwacyjnymi wykorzystywanymi w czasie oceny. W ramach
projektu oferujemy Paostwu skale obserwacyjne dla 20 kompetencji. Narzędzia te powstały w oparciu
o nasze 10 letnie doświadczenie we wdrażaniu systemów ocen okresowych. W systemie istnieje
możliwośd dodawania nowych kompetencji i skal obserwacyjnych
2. Możliwośd zarządzania badaniami online w zakresie oceny 180 i 360 (Rysunek 3)
3. Możliwośd zarządzania komunikacją mass-mailową z uczestnikami oceny. System wspiera
przygotowanie szablonów wiadomości dla uczestników oceny, które następnie za pomocą massmailingu eduPortal mogą byd wysyłane do osób ocenianych i oceniających.
4. Możliwośd nadawania wag poszczególnym źródłom oceny (np. waga oceny przełożonego: 0,5; waga
samooceny: 0,2; waga oceny współpracowników: 0,3)
5. Możliwośd automatycznego generowania rozbudowanych raportów indywidualnych składających się z
następujących elementów:
a. Metryczki badania i osoby ocenianej
b. Tabeli wyników zważonych (w której ujęty jest wynik uzyskany, poziom oczekiwany i luka
rozwojowa)
c.
Prezentacji zważonych wyników ogólnych na wykresie radarowych
d. Definicji poszczególnych kompetencji
e. Definicji poszczególnych poziomów przyswojenia kompetencji
f.
Tabeli wyników szczegółowych (w przypadku badania 360: oceny przełożonego, samooceny,
oceny współpracowników, oceny podwładnych, oceny klienta zewnętrznego i wewnętrznego.
W systemie eduPortal istnieje możliwośd zarządzania kategoriami osób oceniających)
g. Tabeli spójności wyników. Wartości tej tabeli pozwalają zinterpretowad uzyskane wyniki pod
kątem ich zbieżności
h. Rekomendacji rozwojowych w postaci szczegółowych wskazówek rozwojowych. W ramach
projektu oferujemy Paostwu wskazówki rozwojowe dla 20 kompetencji. Każda ze wskazówek
zawiera następujące elementy:
i. Zachowania, na które należy zwrócid uwagę
ii. Wskazówki „co mogę zrobid we własnym zakresie”
iii. Wskazówki „co mogę zrobid we współpracy z innymi”
iv. Zalecane szkolenia
v. Literaturę z zakresu danej kompetencji
6. Możliwośd generowania raportów zbiorczych
Rysunek 3 Przygotowanie Projektu badawczego.
Badania kompetencji pracowników z wykorzystaniem testów kompetencji
W zakresie badania kompetencji pracowników z wykorzystaniem testów kompetencji eduPortal
oferuje następujący zakres funkcjonalności:
1. Możliwośd zarządzania pytaniami testu kompetencji. W ramach projektu oferujemy Paostwu testy
kompetencyjne dla 20 kompetencji. Testy te powstały w oparciu o nasze 10-letnie doświadczenia
związane z przeprowadzeniem audytów kompetencyjnych. W systemie istnieje możliwośd
modyfikowania pytao istniejący i dodawania nowych. (Rysunek 4)
2. Możliwośd zarządzania badaniami online z wykorzystaniem testów kompetencji
3. Możliwośd zarządzania komunikacją mass-mail z osobami badanymi
4. Możliwośd zarządzania progami odcięcia tj. przeliczania wyników surowych na 5 stopniową skalę
kompetencyjną
5. Możliwośd automatycznego generowania
rekomendacjami rozwojowymi)
rozbudowanych
raportów
indywidualnych
6. Możliwośd generowania raportów zbiorczych
Rysunek 4 Fragment badania z wykorzystaniem Testu kompetencyjnego .
(z
Rekrutacja i selekcja pracowników
W zakresie rekrutacji i selekcji pracowników eduPortal oferuje następujący zakres funkcjonalności:
1. Możliwośd zarządzania pytania rekrutacyjnymi. W ramach projektu oferujemy Paostwu pytania
rekrutacyjne dla 20 kompetencji. Pytania te powstały na bazie naszego 10-letniego doświadczenie w
przeprowadzaniu ustrukturowanych wywiadów behawioralnych (Rysunek 5).
2. Rekomendujemy, aby w procesie rekrutacji korzystali Paostwo z opisanych wyżej testów kompetencji.
Rysunek 5 Pytania rekrutacyjne.
Wsparcie szkoleniowe i poszkoleniowe
W każdej ścieżce szkoleo skierowanych do specjalistów zajmujących się polityką personalną Projektu
„Zarządzanie wiekiem jako czynnik zwiększający potencjał adaptacyjny przedsiębiorstw” uczestnicy biorą udział
w 2- dniowych zajęciach praktycznych w systemie eduPortal.
Ćwiczenia wykonywane w czasie szkolenia pozwalają na opanowanie zarządzania opisanymi wyżej
funkcjonalnościami systemu.
W ramach wsparcia poszkoleniowego oferujemy Paostwu:
a.
2-godzinne konsultacje indywidualne (skype, wideokonferencja)
b.
Szczegółową instrukcję obsługi systemu
Platforma kompetencyjna eduPortal oraz wsparcie szkoleniowe i poszkoleniowe są skierowane do uczestników
Projektu „Zarządzanie wiekiem jako czynnik zwiększający potencjał adaptacyjny przedsiębiorstw”. Całośd
wsparcia w 100% objęta jest pomocą de minimis, co oznacza, że uczestnik projektu (przedsiębiorstwa i ich
pracownicy) nie ponoszą żadnych kosztów. Bezpłatne licencje będą przekazywane na okres od dnia podpisania
umowy licencyjnej do 31 grudnia 2012 roku.
Jedynym warunkiem otrzymania licencji na korzystanie z Platformy kompetencyjnej eduPortal jest udział
pracowników przedsiębiorstwa we wszystkich 3 rodzajach szkoleo Projektu.
O Projekcie
„Zarządzanie wiekiem
przedsiębiorstw”
jako
czynnik
zwiększający
potencjał
adaptacyjny
Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Całośd
wsparcia oferowanego uczestnikom jest w 100% objęta pomocą de minimis – co oznacza, że przedsiębiorstwa i
ich pracownicy nie ponoszą żadnych kosztów.
Zarządzanie wiekiem to takie podejście do pracowników, którego celem jest poprawa ich środowiska pracy
oraz zdolności do jej wykonywania z uwzględnieniem ich wieku.
Postępujący w Polsce proces starzenia się społeczeostwa oraz bardzo niski wskaźnik zatrudnienia osób 50+
będzie w przyszłości wpływał na adaptacyjnośd i konkurencyjnośd firm. Przewagę konkurencyjną uzyskają te
firmy, które najwcześniej przystosują swoje strategie, procedury wewnętrzne i politykę do nadchodzących
zmian.
Szkolenia, doradztwo oraz wypracowanie rozwiązao
zarządzania wiekiem to główne działania w ramach Projektu.
praktycznych
dotyczących strategii
Projekt jest realizowany przez partnerstwo dwóch instytucji: NSZZ "Solidarnośc" - największy w Polsce związek
zawodowy oraz ProFirma - jedną z największych polskich firm szkoleniowo-doradczych. Lider projektu
odpowiada za działania skierowane do przedstawicieli związków zawodowych, natomiast ProFirma - partner
projektu, za zadania skierowane do przedsiębiorców i ich pracowników. Obie instytucje posiadają wieloletnie
doświadczenie w swoich obszarach oraz są uznanymi ekspertami na rynku.
Głównym celem Projektu jest podniesienie wiedzy i umiejętności zarówno pracodawców, jak i
związkowców w zakresie wdrażania strategii zarządzania wiekiem w przedsiębiorstwach z terenu całej Polski.
To, co wyróżnia nasz Projekt to fakt, że nie ograniczamy się tylko do szkoleo, ale oferujemy praktyczne
narzędzia i rozwiązania w tym obszarze: platformę kompetencyjną oraz doradztwo organizacyjne w zakresie
przygotowania strategii zarządzania wiekiem w przedsiębiorstwie.
W ramach Projektu planujemy przeszkolid w zakresie zarządzania wiekiem:
• 2260 przedsiębiorców i ich pracowników (1356 kobiet i 904 mężczyzn) z 560 przedsiębiorstw
• 495 przedstawicieli NSZZ „Solidarnośd” (115 kobiet i 380 mężczyzn) ze struktur krajowych, regionalnych oraz
zakładowych
oraz zaktywizowad
• 40 przedstawicieli/przedstawicielek NSZZ „Solidarnośd” (5 kobiet, 35 mężczyzn) i 40 przedsiębiorców do
zainicjowania zmian w zakładowych i ponadzakładowych układach zbiorowych, uwzględniających ideę
zarządzania wiekiem.
Informacja na temat platformy kompetencyjnej eduPortal:


Natalia Chudzikiewicz, e-mail: [email protected] Tel: 518 020 991
Karolina Tuchalska, e-mail: [email protected] Tel: 518 020 979
Informacja na
przedsiębiorstw
temat
Projektu
dla
przedsiębiorców
• Sylwia Krysa, e-mail: [email protected] tel: 58 550 94 94 wew. 303
• Rafał Raczyoski, e-mail: [email protected] tel: 58 550 94 93
www.zwiekiem.eu
Rekrutacja przedsiębiorców i ich pracowników
Nowoczesna Firma
www.szkolenia.zwiekiem.nf.pl
tel: (22) 313 14 88; (22) 314 14 74; (22) 314 14 84; (22) 314 14 45
fax: (22) 314 14 10
i
pracowników