Szkolenie dla administracji

SZKOLENIE
ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ PAPIEROWĄ
I ELEKTRONICZNĄ W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ
realizowane przez Lubelską Szkołę Biznesu
Odbiorcy:
• Dyrektorzy, kierownicy jednostek samorządu terytorialnego, pracownicy kadr, działów
organizacyjnych, sekretariatów, kancelarii, księgowości, archiwiści zakładowi i wszyscy pracownicy
administracyjni, którzy zakładają teczki spraw i są zobligowani do właściwego ich prowadzenia,
uporządkowania i przekazania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Cel:
•
•
Uzyskanie przez uczestników wiedzy o podstawowych wymogach prawnych i organizacyjnych
w zakresie poprawnego obiegu dokumentów w zakładzie pracy, ich zabezpieczania i archiwizowania,
ze szczególnym uwzględnieniem papierowego i elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją
Uzyskanie przez uczestników wiedzy chroniącej przed negatywnymi skutkami prawnymi wynikającymi
z nieznajomości przepisów ustawy dotyczących przechowywania oraz zarządzania dokumentacją
w urzędzie / instytucji
Wykładowca:
•
•
Pani Małgorzata Bieda – prawnik z 27-letnim doświadczeniem w administracji publicznej. Urzędnik
SłuŜby Cywilnej. Od 10 lat kierownik Oddziału ds. Archiwum w Lubelskim Urzędzie Wojewódzkim. Trener
prowadzący szkolenia w Polsce w dziedzinie archiwum zakładowego, składnicy akt, nowoczesnego
sekretariatu i kancelarii. Konsultant w dziedzinie archiwistyki na portalu internetowym www.archiwistyka.pl.
Członek Stowarzyszenia Archiwistów Polskich
Zajęcia prowadzone są w formie wykładów i warsztatów obejmujących takŜe case study /studium przypadku/
Termin i miejsce szkolenia
• Termin szkolenia: 13 – 14 maja 2010 r., w godz. 9.00 – 15.45
• Miejsce: Hotel Focus w Lublinie, Aleja Kraśnicka 80
• Termin zgłoszenia: do 7 maja 2010 r.
Opłaty:
•
•
•
•
Cena (bez noclegu): 480,00 zł
Cena obejmuje udział w szkoleniu, materiały szkoleniowe, serwis kawowy
Istnieje moŜliwość rezerwacji noclegów
Opłaty prosimy dokonywać w terminie do 7 maja 2010 roku na konto Lubelskiej Szkoły Biznesu:
Bank Ochrony Środowiska SA O/Lublin 88154011442001640093060001 (z podaniem nazwy kursu)
Informacje i zapisy:
•
•
•
•
Sekretariat Lubelskiej Szkoły Biznesu Sp. z o.o. w godz. 8.00 – 16.00
ul. Konstantynów 1H, 20-708 Lublin
Tel. (81) 445-46-60, 445-46-68; fax 445-46-63
Email: [email protected]
http://www.lbs.pl
ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ PAPIEROWĄ I ELEKTRONICZNĄ
W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ
Program szkolenia (16 godzin)
DZIEŃ PIERWSZY
I. RODZAJE WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI
1.
2.
3.
4.
5.
Dokument – pojęcie i rodzaje
NajwaŜniejsze dokumenty występujące w instytucji
Udostępnianie dokumentów
Ochrona prawna dokumentów
• wynikająca z ustawy archiwalnej
• wynikająca z kodeksu karnego
• wynikająca z innych przepisów prawnych /np. ochrona danych osobowych, o dostępie do informacji
niejawnych, o dostępie do informacji publicznej/
Podpis elektroniczny
II. E–DOKUMENT – WYZWANIE WSPÓŁCZESNOŚCI
1. Podstawowe zasady postępowania z dokumentami elektronicznymi
III. „KONSTYTUCJA ARCHIWALNA” – USTAWA Z DNIA 14 LIPCA 1983 R. O NARODOWYM
ZASOBIE ARCHIWALNYM I ARCHIWACH
1.
Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji aktowej z podziałem na materiały archiwalne kat. „A” oraz
materiały niearchiwalne kat. „B”
2. Pojęcie Narodowego Zasobu Archiwalnego
3. Obowiązki aktotwórcy /instytucji tworzącej dokumentację/
4. RóŜnice pomiędzy „archiwum zakładowym” a „składnicą akt”
5. Formy ochrony prawnej dokumentacji
6. Skutki prawne wadliwie zarchiwizowanej dokumentacji
7. Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej
8. Procedura przekazywania akt do archiwum państwowego lub jednostek nadrzędnych, po okresie
przechowywania u aktotwórcy
9. Postępowanie z dokumentacją w razie ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej w razie
ustania działalności
10. Akta osobowe i dokumentacja finansowa dotycząca pracowników – zasady prowadzenia
i przechowywania akt osobowych i innych dokumentów finansowych mających wpływ na prawo
i wysokość świadczeń w zakresie uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych tj. umów
o pracę, list płac, kart wynagrodzeń, kart zasiłkowych, kart urlopowych, świadectw pracy /równieŜ
w warunkach szczególnych/, zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu tzw.”Rp-7”
IV. STANDARDY DZISIEJSZEGO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO /SKŁADNICY AKT/ I ARCHIWISTY
1.
2.
Zakres obowiązków spoczywających na osobie prowadzącej archiwum /składnicy akt/
• gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie akt
• zarządzanie dokumentacją aktotwórcy
Wymogi organizacyjno–techniczne
• wykształcenie, umiejętności oraz predyspozycje osobiste pracowników archiwum
• lokal oraz wyposaŜenie archiwum
• niezbędne warunki techniczne
• odpowiednia temperatura, wilgotność oraz naświetlenie
• topograficzne rozmieszczenie dokumentacji w archiwum
• przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych na podstawie „Instrukcji organizacji i zakresu
działania archiwum lub składnicy akt”, tzw. instrukcji archiwalnej
V. ELEKTRONICZNY PROGRAM ARCHIWISTYCZNY – NARZĘDZIE WSPÓŁCZESNEGO
ARCHIWISTY
1. Zasady działania
2. Prezentacja przykładowego programu
3. RóŜnice między ręczną, a elektroniczną archiwizacją, wynikające z praktycznego stosowania programu
DZIEŃ DRUGI
VI. OBIEG DOKUMENTÓW – FORMA TRADYCYJNA I ELEKTRONICZNA
1. Systemy kancelaryjne
VII. INSTRUKCJA KANCELARYJNA I RZECZOWY WYKAZ AKT
1. Obieg akt /zasadnicze etapy obiegu dokumentacji – punkty zatrzymania/
2. Zasady przyjmowania i przesyłania wpływów
3. Wzór przykładowego obiegu dokumentacji elektronicznej /prezentacja/
VIII. ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI – / WARSZTATY/
1. Aktowej /w tym akt osobowych/
2. Technicznej
3. Geodezyjno – kartograficznej
4. Fotograficznej
5. Elektronicznej
polegającej na:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
przekazaniu akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego /składnicy akt/
sporządzeniu odpowiednich spisów zdawczo–odbiorczych oddzielnie dla kategorii „A” i „B”
nadaniu teczkom sygnatury akt
sporządzeniu wykazu spisów zdawczo–odbiorczych
przygotowaniu zarządzenia powołującego komisję do brakowania
sporządzeniu spisu dokumentacji niearchiwalnej
wypełnieniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej
wypełnieniu wniosku do archiwum państwowego z prośbą o wydanie jednorazowego zezwolenia na
zniszczenie akt
dokonaniu opisu teczek
schowaniu teczek do pudeł archiwistycznych
wypełnieniu wezwania do przekazania akt
wypełnieniu karty wypoŜyczenia – udostępnienia akt
wypełnieniu karty zastępczej wypoŜyczonych akt
opisaniu teczki akt osobowych
sporządzeniu ewidencji teczek akt osobowych
rozszerzeniu RWA /np. poprzez podzielenie dokumentacji księgowej (341) na analitykę, syntetykę,
rejestry zakupu, rejestry sprzedaŜy/
paginacji teczki kat. „A”
nadaniu teczkom znaku akt