Trio Line Polska Sp. z oo doskonali współpracę

Trio Line Polska Sp. z o.o.
wchodzi w skład grupy kapitałowej
Trio Line, największego
skandynawskiego producenta
mebli stylowych. Polski oddział
realizuje również zlecenia klientów
zewnętrznych. Firma działa w
modelu MTO (manufacturing to
order - produkcja na zlecenie) i
dostarcza meble w różnorodnych
wariantach, modelach i wzorach.
Korzyści
• Możliwość tworzenia
zaawansowanych raportów w
łatwy i szybki sposób
• Większa kontrola kosztów i
automatyzacja działań
księgowych
• Ulepszenie komunikacji z
partnerami biznesowymi
Branża
Projektowanie i produkcja mebli
Kraj
Polska
Liczba pracowników: 300
Liczba użytkowników: 47
Trio Line Polska Sp. z o.o.
doskonali współpracę w
klientami i kontrahentami w
oparciu o Microsoft Dynamics
NAV oraz platformę B2B
„Naszym priorytetem jest wzorowa komunikacja z klientami,
zewnętrznymi projektantami i podwykonawcami. Taka bliska
współpraca owocuje wprowadzaniem na rynek nowatorskich
rozwiązań designerskich oraz rozwijaniem już istniejących.
Tworzymy meble, wykorzystując różnorodne materiały, tkaniny i
skórę. Staramy się zaspokoić nawet najbardziej specyficzne
wymagania klienta. Zależy nam, aby wykorzystywane przez nas
rozwiązania informatyczne nadążały za dynamicznym rozwojem
naszej firmy i pomagały w lepszej komunikacji z otoczeniem.
Zdecydowaliśmy się na rozwiązanie zaproponowane przez IT
Vision, certyfikowanego partnera Microsoft”.
Katarzyna Mrug, CFO, Proxy, Trio Line Polska Sp. z o.o.
Wprowadzenie
Trio Line została założona w 1984 r. jako firma rodzinna, szybko stając się
jednym z największych skandynawskich producentów mebli wysokiej
jakości. Realizuje również usługi tapicerskie dla największych duńskich i
austriackich firm meblarskich. W związku z dużą dynamiką rynku oraz
brakiem odpowiedniej kadry specjalistów w Danii, firma Trio Line
zdecydowała się w 2003 r. przenieść część produkcji do filii w Polsce,
usytuowanej w Stęszewie, niedaleko Poznania.
W firmie Trio Line Polska Sp. z o.o. wykorzystywano kilka systemów
wspierających codzienną działalność. Zarząd podjął decyzję o rozbudowie
istniejącego rozwiązania Microsoft Dynamics NAV, aby podnieść jakość
Microsoft Dynamics Results Case Study
procesów zachodzących w firmie (m.in. w obszarze księgowości, finansów,
sprzedaży, produkcji oraz controllingu). Przede wszystkim systemem
Microsoft Dynamics NAV należało objąć obszar księgowości, a także
usprawnić funkcjonowanie działu zaopatrzenia i logistyki. Nowo wdrożone
moduły miały zostać zintegrowane z działem sprzedaży, produkcji,
magazynu itd. Komunikacja w trakcie szkoleń oraz dokumentacja
projektowa wymagana była w języku angielskim.
Agnieszka
Sadowska
Główna księgowa, Trio Line
Polska Sp. z o.o.
„Naszym celem jest tworzenie
rozwiązań funkcjonalnych,
solidnych i pięknych. Staramy się,
aby nasze meble były nie tylko
ciekawie zaprojektowane, ale
także wygodne, umożliwiając
odpoczynek nawet po bardzo
ciężkim dniu pełnym wyzwań.
Jesteśmy na bieżąco z aktualnymi
trendami i designerskimi
nowinkami, choć w naszej ofercie
nie brak również rozwiązań
klasycznych i sprawdzonych.
Staramy się zaspokoić gusta
nawet najbardziej wymagających
klientów.
Rozbudowa oprogramowania
Microsoft Dynamics NAV daje
nam lepszy wgląd w aktualny stan
zleceń i pozwala nadzorować
rzeczywiste zasoby, przez co
jeszcze lepiej możemy obsługiwać
naszych klientów”.
Specjaliści firmy IT Vision przeprowadzili analizę przedwdrożeniową, która
pozwoliła nie tylko określić aktualną sytuację Trio Line Polska Sp. z o.o. i jej
potrzeby w zakresie usprawnienia codziennych czynności, ale także
wychwycić pojawiające się możliwości rozwoju.
Cele projektu
 Objęcie większości procesów w przedsiębiorstwie jednym
zintegrowanym narzędziem
 Łatwiejszy dostęp do danych (raportowanie, planowanie, controlling)
 Zapewnienie zgodności z polskimi standardami rachunkowości z
jednoczesnym uwzględnieniem wymogów raportowania w ramach
grupy kapitałowej
 Automatyzacja działań w obszarze księgowości
 Usprawnienie procesu zatwierdzania dokumentów
 Większa kontrola kosztów i dokumentów księgowych
 Lepszy nadzór nad procesem dostaw, skrócenie terminów realizacji i
redukcja zalegania materiałów
 Dokładne informacje na temat rzeczywistych stanów magazynowych
 Rozliczenie produkcji i kalkulacja marży na poziomie danego zlecenia
na podstawie rzeczywistych danych
 Automatyzacja wymiany danych z systemami partnerów biznesowych
Wdrożenie
Wyzwanie: Potrzeba unowocześnienia i usprawnienia obszaru
zaopatrzenia
Po przeprowadzeniu gruntownej analizy potrzeb w tym zakresie, popartej
opiniami decydentów oraz pracowników firmy Trio Line Polska Sp. z o.o.,
specjaliści IT Vision zrealizowali projekt wdrożeniowy mający na celu
poprawę planowania zaopatrzenia.
Wdrożony system pozwala zoptymalizować poziom zaopatrzenia i
zminimalizować stany magazynowe. Zamawianie materiałów na zlecenie
może odbywać się w sposób automatyczny.
System usprawnia pracę działu zaopatrzeniowego. Pozwala prowadzić
racjonalną gospodarkę magazynową i planować zasoby w oparciu o
2
„Specyfika naszej działalności
wymusza śledzenie nowych
trendów na rynku meblarskim
i designerskim. Bardzo ważna
jest dobra komunikacja ze
sprawdzonymi dostawcami i
kontrahentami. Rozwiązania
zaproponowane przez
specjalistów IT Vision, a
zwłaszcza elektroniczna
platforma B2B pozwalają na
skuteczniejszą i szybszą
wymianę kluczowych
informacji i dokumentów z
naszymi partnerami”.
Cezary Szarapanowski,
IT Department Manager / Dynamics
NAV, Trio Line Polska Sp. z o.o.
rzeczywiste potrzeby. Dzięki temu firma Trio Line Polska Sp. z o.o. może
uniknąć niepotrzebnych nadwyżek w magazynie.
Wyzwanie: Potrzeba integracji z systemami partnerów
Firma IT Vision stworzyła dedykowane rozszerzenia umożliwiające
elektroniczną wymianę danych i dokumentów pomiędzy firmą Trio Line
Polska Sp. z o.o. i jej głównymi kontrahentami. Dedykowany system B2B
umożliwia wymianę plików XML w zakresie zamówień zakupu, ich
potwierdzeń, a także faktur sprzedaży.
Komunikacja pomiędzy firmą Trio Line Polska Sp. z o.o. oraz jej partnerami
została znacząco usprawniona. Wymiana dokumentów – zamówień,
potwierdzeń, faktur – stała się szybsza i bardziej efektywna.
Korzyści biznesowe
Usprawnienia w dziale księgowości
Raportowanie. Tworzenie raportów dla kadry zarządzającej oraz
pracowników działu księgowego (m.in. informacja o przychodach w
walucie polskiej i obcej, analizy obrotu, raporty sprzedaży z podziałem na
klientów, płatności przeterminowane, możliwość filtrowania wyników,
możliwość tworzenia raportów okresowych).
Procedury księgowe. Uporządkowanie procedur księgowych w obszarach
rozliczania kosztów, sprzedaży, zakupów, magazynu i produkcji (podział na
koszty pośrednie i bezpośrednie, koszty pośrednie w rozbiciu na
poszczególne działy etc.). Implementacja schematów księgowania w celu
redukcji ryzyka wystąpienia błędów oraz zwiększenia efektywności. Wgląd
w aktualne wielkości zasobów dzięki księgowaniu zakupów bezpośrednio
na kontach magazynowych. Wartość prac w toku obliczana automatycznie
przez system (nakład pracy i materiałów).
Usprawnienia w dziale finansów
Procedury rachunkowe. Wdrożony system księgowy respektuje przepisy
polskiego prawa podatkowego i zapewnia zgodność z polskimi
standardami księgowości. W ramach wdrożenia przeprowadzono
skomplikowaną i niestandardową procedurę zmiany metody wyceny oraz
przeszacowania magazynów, nie powodując przy tym jakichkolwiek przerw
w działalności bieżącej i rejestracji dokumentów.
Klienci i sprzedawcy. Wprowadzono pełną funkcjonalność systemu w
obszarze należności i płatności, dzięki czemu usprawniono pracę działu.
Dużym udogodnieniem jest także możliwość raportowania kompletnych
rozliczeń z klientami i sprzedawcami. Istnieje możliwość rozbudowy
funkcjonalności w przyszłości, w miarę pojawiających się potrzeb.
Personel. System zapewnia prowadzenie rozliczeń pomiędzy firmą a
pracownikami (rozliczanie kosztów podróży służbowych, zakupów
dokonywanych przez pracowników na potrzeby firmy, i in.). Istnieje
możliwość raportowania całkowitej wysokości rozliczeń z pracownikami.
3
Środki trwałe. Ewidencjonowanie środków trwałych, podział inwentarza
na grupy, możliwość prostego planowania konserwacji, napraw,
utrzymania środków trwałych.
Usprawnienia w innych działach
Wycena produktów. Możliwość tworzenia wycen w oparciu o nakład
pracy i materiałów, a także różnicowania cen w zależności od wielkości
zakupów i klienta.
Więcej informacji na temat Microsoft Dynamics:
www.microsoft.com/dynamics
Przykład wdrożenia został przygotowany tylko w celach informacyjnych. Firma Microsoft nie ponosi
odpowiedzialności i nie udziela gwarancji na informacje zawarte w tym dokumencie.
Dokument opublikowany w maju 2013
4