Electronics Watch - Monitoring Zamówień Publicznych

Electronics Watch - Monitoring Zamówień Publicznych

Electronics Watch – pytania i odpowiedzi
Co to jest Electronics Watch i dlaczego warto przystąpić do tej organizacji. Jeśli
rozważają Państwo przystąpienie do EW i macie w związku z tym pytania – my
mamy odpowiedzi!
Co to jest Electronics Watch?
Electronics Watch (EW) to niezależna organizacja monitorująca, która wspiera publicznych
zamawiających w zrealizowaniu ich zobowiązań dotyczących ochrony praw pracowników branży
elektronicznej w globalnym łańcuchu dostaw. Jest w stanie zrobić to bardziej efektywnie i taniej niż
jakikolwiek pojedynczy zamawiający mógłby zrobić to we własnym zakresie.
Stworzona przez siedem organizacji pozarządowych z całej Europy z pomocą funduszy Komisji
Europejskiej w latach 2012 – 2015, Electronics Watch jest Fundacją zarejestrowaną Holandii. Nasza rada
powiernicza reprezentuje trzy rodzaje organizacji: kupujących z sektora publicznego, organizacje
społeczeństwa obywatelskiego z krajów, gdzie produkowana jest elektronika i ekspertów z zakresu praw
człowieka i globalnego łańcucha dostaw.
Czy Electronics Watch jest dla mnie?
Jeżeli jesteście Państwo zamawiającym sektora publicznego to tak. EW została stworzona z myślą o Was.
Electronics Watch jest dla instytucji publicznych, które w ramach zamówień publicznych kupują duże
ilości sprzętu elektronicznego – komputerów, tabletów, serwerów – i chcą zapobiec naruszaniu praw
pracowniczych dotyczących bezpieczeństwa i warunków pracy w globalnym łańcuchu dostaw
obejmującym różne etapy wytwarzania tych produktów.
Zachęcamy do przyłączenia się do naszej organizacji i zostania jedną 25 organizacji założycielskich
Electronics Watch!
Dlaczego moja instytucja powinna dołączyć do Electronics Watch?
Dlatego, że Electronics Watch pozwala na poprawę warunków pracy i życia osób, które wykonują
zamawiane przez Państwa komputery i tablety. Pomaga stworzyć świat bardziej sprawiedliwym i
zrównoważonym, pozwala też uczynić działania Państwa instytucji bardziej zrównoważonymi.
Warto dołączyć także dlatego, że instytucje publiczne są odpowiedzialna za dostrzeganie i zapobieganie
naruszaniu praw człowieka. Także w każdym elemencie łańcucha dostaw. Zobowiązanie to jest
ustanowione np. w United Nations Guiding Principles on Business and Human Rights (Principle No. 6).
Tylko połączone działanie wielu podobnych organizacji z Europy jest najbardziej wydajnym sposobem na
osiągnięcie tego rezultatu.
Powinniście dołączyć, ponieważ łączenie wpływu rynku w połączeniu z innymi kupującymi jest lepszym
wyjściem dla poprawy warunków pracy w waszym łańcuchu dostaw niż działanie indywidualne.
Czy sektor prywatny odgrywa jakąś rolę w Electronics Watch?
EW działa niezależnie od sektora prywatnego, ale z radością obserwujemy zaangażowanie i wymianę
pomiędzy firmami w celu rozwoju wspólnych działań na rzecz bezpieczeństwa i poprawy standardów
pracy w globalnym łańcuchu dostaw.
Możemy zwłaszcza wspierać firmy w wypełnianiu warunków zawartych w zasadach umowy Electronics
Watch, które są zawarte w kontraktach na zakupy sprzętu elektronicznego. Z radością obserwujemy też
dialog pomiędzy firmami na temat kwestii systemowego podejścia dotyczącego relacji zakupów i
zaopatrzenia, które mogą służyć poprawie warunków pracy w globalnym łańcuchu dostaw.
Jakie działania monitoringowe prowadzicie?
Electronics Watch służy jako „Oczy i uszy na ziemi” dla organizacji członkowskich. Oznacza to, ze nie
działamy z audytorami społecznymi, którzy przelatują i robią szybki i powierzchowny audyt, ale z
profesjonalnymi lokalnymi przedstawicielami społeczeństwa obywatelskiego, które utrzymują stałe
relacje z pracownikami. Organizacje te, globalna sień zatwierdzonych monitorów Electronics Watch,
spełniających następujące kryteria:



Niezbędne doświadczenie. Muszą oni mieć doświadczenie w kilku pośród następujących
obszarów: Międzynarodowe, regionalne i narodowa prawo pracy, kwestie pracownicze w
przemyśle elektronicznym, kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy, działania na rzecz praw
człowieka, audyty pracownicze dotyczące kwestii finansowych i osobowych, wywiady z
pracownikami, wrażliwość na kwestie płci, szkolenia dla pracowników, doświadczenie w
zarządzaniu interwencyjnymi liniami telefonicznymi i mechanizmami skarg, reagowanie na skargi
pracowników.
Istniejące relacje bazujące na zaufaniu zawarte z pracownikami fabryk produkujących
elektronikę. Muszą mieć możliwość spotykania się z pracownikami w bezpiecznych
okolicznościach, gdzie pracownicy będą mogli przekazywać informacje o niebezpieczeństwach
związanych z realizowanymi obowiązkami i łamaniem praw pracowniczych. Są oni często
niechętni do przekazywania informacji audytorom społecznym obawiając się reakcji
pracodawcy.
Niezależność od producentów. Nie mają bezpośredniego związku i wsparcia finansowego ze
strony żadnej firmy prywatnej która będzie monitorowana przez Electronics Watch, i nie będzie
żadnych przedstawicieli przemysłu elektronicznego zaangażowanego w proces decyzyjny ani w żadne
inną działalność mogącą wywoływać konflikt interesów.
Monitorzy współpracujący z Electronics Watch przeprowadzają cały szereg działań monitoringowych,, w
tym wywiady z pracownikami, wywiady z przedstawicielami zarządu I kierownictwa, inspekcje fabryk,
analiza dokumentów dotyczących zatrudnianych pracowników i innych dokumentów dotyczących
funkcjonowania fabryk. W odróżnieniu od audytorów, zbierają oni informacje od pracowników na różne
sposoby, na przykład prowadząc szkolenia i akcje edukacyjne dotyczące praw pracowniczych, BHP oraz
dostarczając pomoc prawna czy różnego rodzaju wsparcie. Ich bliskie relacje z pracownikami pozwalają
im reagować szybko w sytuacji gdy pojawia się sytuacja gdy nie są spełniane wymagane standardy pracy i
kiedy konieczne jest zaangażowanie długoterminowe w celu kontroli sytuacji i analizy działań
naprawczych.
Czy ten monitoring oparty na pracownikach działa?
Niezależny monitoring wspierający pracowników w rozwijaniu i wyrażaniu własnego głosu jest jedyną
formą działań monitoringowych jaka działa. Tylko pracownicy mają trwały i bezpośredni dostęp do
fabryk i posiadają niezbędną wiedzę aby wprowadzać odpowiednie zmiany. Niezależny monitoring wciąż
nie jest standardową praktyką w zamówieniach publicznych, ale w wielu przypadkach był stosowany z
wielkimi sukcesami. Chcemy aby stał się popularną praktyką i integralnym elementem społecznie
odpowiedzialnych zamówień publicznych.
Jakie konkretnie wsparcie uzyskam od Electronics Watch jeżeli zdecyduję się na członkostwo?
Otrzymacie Państwo raporty z monitoringu na temat łańcucha dostaw w produkcji zamawianego przez
Państwa sprzętu elektronicznego i łańcuchów dostaw innych członków. Przygotowujemy następujące
typy raportów:

Mapowanie łańcucha dostaw i regionalne analizy ryzyka
Bazując na przeglądzie literatury i konsultacjach z monitorami Electronics Watch, raport pokazuje ryzyka
łamania zasad zapisanych w kodeksie postępowania bazujący na podejściu regionalnym (np. prawo i
możliwości jego egzekwowania, związki zawodowe i możliwości ich działania, trendy w produkcji, itp),
gdzie są zlokalizowane fabryki realizujące Państwa zamówienie i wsparcie w ocenie ryzyka.

Badanie ryzyka w fabrykach
Opierając się na konsultacjach z monitorami współpracującymi z Electronics Watch i wywiadach z
pracownikami, raport identyfikuje aktualną i potencjalne możliwości łamania kodeksu postępowania w
wymienionych fabrykach, ocenia zaangażowanie i możliwości oddziaływania wykonawcy w celu naprawy
naruszeń (bazując na wartości zamówienia i innych czynnikach), pokazuje możliwe zmiany i dostarcza
planu dalszych działań śledczych jeżeli będą one konieczne.

Ocena zgodności z deklaracjami wykonawców
W oparciu o konkretne dowody zbierane poprzez wywiady z pracownikami, zarządem fabryk I
kierownictwem, przeglądaniu dokumentów osobowych fabryki raport prezentuje ustalenia odnoszące
się do potencjalnych naruszeń definiowanych w analizie ryzyka. Jeśli EW znajdzie przypadki naruszenia
Kodu Postępowania zarekomenduje plan działania dla fabryki i będzie pracować z kierownictwem
fabryki, pracownikami i ich przedstawicielami, wykonawcę i przedstawicielami marki, w celu wdrożenia
działań mających na celu poprawę naruszeń.
Oceny pracowników W oparciu o bezpośrednie skargi pracowników, informacji uzyskiwane przez telefony
zaufania i konsultacje z monitorami pracującymi dla Electronics Watch, przedstawiony zostanie raport
dotyczący łamania kodeksu w każdej z ujawnionych fabryk, a oprócz tego opracowane zostaną działania
dla fabryk, wykonawców, marek i członków EW w celu zapobiegania naruszeniom kodeksu.
Czy te raporty z monitoring nie przysporzą mi więcej pracy?
Nie, ich założeniem jest ułatwienie Państwu pracy przez dostarczenie precyzyjnych i wiarygodnych
informacji.
Jeśli kiedykolwiek otrzymaliście Państwo jakąkolwiek informację o naruszaniu praw pracowniczych – na
którymkolwiek etapie łańcucha dostaw – na przykład poprzez raporty medialne, wiecie jak ciężko jest
sprawdzić takie oskarżenia i wymóc na wykonawcy odpowiednie działania. Electronics Watch wykona tę
pracę za Państwa.
EW podejmie również w Państwa imieniu działania mające na celu upewnienie się że wykonawca, jak i
dostawcy na różnych etapach łańcucha dostaw podejmują odpowiednie działania mające na celu
ograniczenie ryzyka naruszania kodeksu i podejmując odpowiednie działania naprawcze w miarę potrzeb.
Jeśli wykonawca w pełni współpracuje z prowadzącymi śledztwo i zgadza się podjąć kroki niezbędne do
naprawy naruszeń, zamawiający w ogóle nie będzie angażowany. Jedynie w przypadkach gdy wykonawca
odmawia podjęcia określonych działań wymaganych w umowie aby zmniejszyć naruszenia w swoim
łańcuchu dostaw, zostaniecie Państwo oproszeni o zaangażowanie. Jest to zawsze Państwa decyzja czy
wprowadzać będziecie sankcje w celu wymuszenia przestrzegania warunków kontraktu, jednak EW
zaleca aby prowadzić tego rodzaju działania dopiero w ostateczności.
Jakie warunki są niezbędne do przystąpienia do Electronics Watch?
Konieczne jest przyjęcie kodeksu postępowania w umowach o realizacje zamówienia publicznego na
dostawy sprzętu elektronicznego. Kodeks zakłada wzmocnienie części dotyczącej standardów, weryfikacji
i wprowadzania najlepszych działań. Możliwe jest jednak dostosowanie zapisów do lokalnych warunków,
np. lokalnych polityk w konsultacji z EW.
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za kontakty pomiędzy instytucją i EW.
Wpłacenie rocznej opłaty członkowskiej zależną od wielkości rocznych środków przeznaczanych na
zakupy sprzętu elektronicznego w Państwa instytucji.
W jaki sposób mogę przystąpić do Electronics Watch?
Aby przystąpić do EW wystarczy wypełnić deklarację członkowską. Jest tez możliwość zawarcia bardziej
szczegółowej umowy w zależności od potrzeb Państwa organizacji. W obu przypadkach prosimy o
kontakt.
Dlaczego przyjęcie kodeksu postępowania jest wymogiem przy przystępowaniu do Electronics Watch?
Żaden wykonawca nie może zapewnić certyfikatu czy gwarancji zgodności jego procesów ze standarami
pracy w globalnym łańcuchu dostaw, dlatego kryteria wyboru czy opis zamówienia wskazujące na
konieczność posiadania określonych certyfikatów są niewystarczające aby przestrzegać praw
pracowniczych.
Electronics Watch opracowało zatem warunki realizacji umowy jako narzędzie dla zamawiających w celu
ustalenia warunków pracy w fabrykach produkujących sprzęt elektroniczny zgodnie z warunkami umowy.
Założenie polega na tym, że fabryki na koniec kontraktu będą lepszymi miejscami do pracy niż na
początku.
Wykonawcy są odpowiedzialni za dochowanie należytej staranności, a nie gwarancji absolutnej. Celem
jest osiągnięcie zgodności z Kodeksem postępowania Electronics Watch. Określa on standardy
wewnętrzne zdefiniowane jako wymogi zawarte przez lokalne prawodawstwo. Te rozwiązania są na ogół
dopasowane do lokalnych warunków. Jednak nie zawsze zapewniają odpowiedni poziom ochrony
pracowników zgodny ze standardami europejskimi.
W związku z tym, że większość krajów międzynarodowe standardy dotyczące warunków pracy zostały
implementowane do krajowego prawa, kodeks postępowania powołuje się na międzynarodowe normy
Międzynarodowej Organizacji Pracy odpowiednie to produkcji elektroniki. W związku z tym, że
międzynarodowym konwencjom MOP brakuje szczegółowości, która ułatwia ich wdrażanie. , kodeks
zawiera również zestawienie bardziej szczegółowych wyjaśnień opisujących jakie praktyki nie są
dozwolone. Dzięki temu kodeks jest dość ogólny by objąć szerokie spektrum zagadnień, a jednocześnie
na tyle szczegółowy by być łatwo interpretowanym.
Do czego zobowiązuje się realizujący zamówienie?
Wykonawca zobowiązany jest do:



Ujawnienia informacji o nazwach i umiejscowieniu fabryk (nie dostawców) produkujących
produkty będące objęte umową dostawy w ciągu 30 dni od podpisania umowy;
Zaplanowania działań prowadzących do ograniczenia ryzyka złamania zapisów kodeksu przez
poddostawców oraz kroków jakie zostaną podjęte jeżeli dojdzie do takich naruszeń.
Przekazania raport z realizacji zawartych w umowie zobowiązań
Co się stanie jeśli wykonawca nie spełni wymaganych kryteriów?
Jeśli wykonawca nie wykona niezbędnych działań aby osiągnąć wymaganą poprawę warunków pracy,
Electronics Watch będzie kontaktować się z takim wykonawcą aby wpłynąć na jego starania w sposób
nieformalny. Jeżeli nie przyniesie to rezultatu, zarekomenduje kroki formalne w celu wyegzekwowania
zapisów w umowie. EW będzie występować w imieniu zamawiającego.
Z naszych doświadczeń wynika, że działanie nieformalne powinno przynieść niezbędne efekty i nie będzie
konieczności angażowania zamawiającego. Jeżeli jednak wykonawca nie będzie skłonny do realizacji
swoich zobowiązań, sankcje zapisane w umowie będą zrealizowane.
To było pomocne, ale wciąż mam sporo pytań...
Żaden problem. Proszę wysłać nam pytania e-mailem, a z chęcią odpowiemy. Możemy też zorganizować
webinarium aby wyjaśnić zasady działania Electronics Watch w Państwa instytucji. Możemy też
zorganizować osobiste spotkanie z osobą, która wyjaśni wszystkie wątpliwości.
Projekt „Procure IT Fair: Establishing a Workers’ Rights Consortium modelled organisation for sustainable
public purchasing of electronics in Europe” finansowany ze środków Komisji Europejskiej w ramach
programu EuropeAid