Regionalna Izba Obrachunkowa w Gdańsku

Transkrypt

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Gdańsku
PROTOKÓŁ
z kontroli kompleksowej Urzędu Miasta Malborka oraz wybranych jednostek
organizacyjnych miasta w zakresie gospodarki finansowej i zamówień
publicznych, przeprowadzo nej w Urzędzie Miasta Malborka przy ul. Plac
Słowiański 5 (kod 82-200) przez inspektorów Wydziału Kontroli Regionalnej
Izby Obrachunkowej w Gdańsku.
Zakres przedmiotowy kontroli
I. Ustalenia ogólno-organizacyjne
1.1. Dane ogólne.
1.2. Wewnętrzne regulacje prawne jednostki.
1.3. Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej.
1.4. Prowadzone kontrole zewnętrzne.
II. Gospodarka pieniężna i rozrachunki
2.1. Gospodarka środkami pieniężnymi.
2.2. Rozrachunki i roszczenia.
2.3. Kredyty, pożyczki i poręczenia.
III. Wykonanie budżetu
3.1. Dochody budżetowe.
3.2. Wydatki budżetowe.
3.3. Rozchody budżetowe.
IV. Księgowość i sprawozdawczość finansowa
4.1. Stan i kompletność urządzeń księgowych oraz prawidłowość i
terminowość zapisów w ewidencji księgowej.
4.2. Sprawozdawczość budżetowa.
W trakcie kontroli wyjaśnień udzielały osoby zajmujące w Urzędzie stanowiska
kierownicze oraz pracownicy bezpośrednio odpowiedzialni za prawidłową
realizację zadań w przedmiotowym zakresie.
I. Ustalenia ogólno-organizacyjne
1.1. Dane ogólne
1.1.1. Dane ogólne dotyczące kontroli
1.1.1.1. Tematyka kontroli
Kontrola kompleksowa Urzędu Miasta Malborka i wybranych jednostek
organizacyjnych miasta w zakresie gospodarki finansowej i zamówień
publicznych.
1.1.1.2. Osoby kontrolujące
-
Marzena Okuniewicz - upoważnienie Nr 52/09 z dnia 05 maja 2009r.
1.1.1.3. Okres objęty kontrolą.
Kontrolą objęto lata 2006 – 2008.
2
1.1.1.4. Termin przeprowadzenia kontroli.
Kontrolę przeprowadzono w okresie od dnia 08 czerwca 2 009r. do dnia
31 sierpnia 2009r. z przerwą w dniach: 12, 16 czerwca; od 16 lipca do 14
sierpnia 2009r.
1.1.2. Kierownictwo jednostki

Burmistrzem Miasta (po zatwierdzeniu przez Miejską Komisję Wyborczą
wyników II tury wyborów bezpośrednich w dniu 26 listop ada 2006r.) jest
Pan Andrzej Rychłowski. Objęcie obowiązków nastąpiło w dniu 06 grudnia
2006r.
 Zastępcą Burmistrza jest od dnia 07 grudnia 2006r. Pan Jerzy Skonieczny,
powołany Zarządzeniem Nr 73/06 Burmistrza Miasta Malborka z dnia
07 grudnia 2006r. w sprawie określenia liczby zastępców Burmistrza Miasta
Malborka i powołania zastępcy Burmistrza Miasta Malborka.
 Zastępcą Burmistrza jest od dnia 26 kwietnia 2007r. Pan Dariusz Denis,
powołany Zarządzeniem Nr 36/07 Burmistrza Miasta Malborka z dnia
26 kwietnia 2007r. zmieniającym zarządzenie z dnia 07 grudnia 2006r.
w sprawie określenia liczby zastępców Burmistrza Miasta Malborka
i powołania zastępcy Burmistrza Miasta Malborka.
 Sekretarzem Miasta jest Pan Piotr Szwedowski, powołany na to stanowisko
Uchwałą Nr 7/II/02 Rady Miasta Malborka z dnia 28 listopada 2002r.
w sprawie powołania Sekretarza Miasta Malborka.
 Skarbnikiem Miasta jest Pani Małgorzata Pilarska -Downar, powołana na to
stanowisko Uchwałą Nr 424/XLVIII/06 Rady Miasta Malborka z dnia
25 maja 2006r. w sprawie powołania Skarbnika Gminy Miejskiej Malbork.
 Przewodniczącym Rady Miasta jest Pan Arkadiusz Mroczkowski, wybrany
na mocy Uchwały Rady Miasta Nr I/1/2006 z dnia 06 grudnia 2006r.
w sprawie wyboru Przewodniczącego Rady Miasta Malborka.
Imienny wykaz władz gminy, zawierający także daty powołania i odwołania
poszczególnych osób wchodzących w ich skład stanowią akta robocze nr
1.1.2./1 do protokołu.
1.2. Wewnętrzne regulacje organizacyjno – prawne jednostki.
1.2.1. Statut miasta.
Statut Miasta Malborka uchwalony został przez Radę Miasta Uchwałą
Nr XXIII/194/08 z dnia 03 kwietnia 2008r. w sprawie uchwalenia Statutu
Miasta Malborka. Jego treść opublikowana została w Dzienniku Urzędowym
Województwa Pomorskiego Nr 57 z dnia 23 czerwca 2008r. , poz. 1626.
Do dnia 07 lipca 2008r. Gmina Miejska Malbork działała w oparciu o Statut
Miasta Malborka uchwalony przez Radę Uchwałą Nr 8/II/02 z dnia 28 listopada
2002r. w sprawie uchwalenia Statutu Miasta (opublikowany w Dzienniku
Urzędowym Województwa Po morskiego Nr 16 z dnia 3 lutego 2003r., poz.176).
3
Stwierdzono, że obowiązujący statut nie został dostosowany do zmian
wynikających z ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach
samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz.1458), dotyczących formy zatrudnie nia
Sekretarza Miasta.
Zgodnie z brzmieniem §71 ust.1 Statutu Miasta Malborka, cyt.: „na wniosek
Burmistrza Rada powołuje Skarbnika oraz Sekretarza, których status
pracowniczy określają odpowiednie przepisy dotyczące stosunku pracy na
podstawie powołania”. Natomiast, zgodnie z obowiązującymi przepisami
ustawy o pracownikach samorządowych, na podstawie powołania zatrudniani
są: zastępca wójta (burmistrza, prezydenta miasta), skarbnik gminy, skarbnik
powiatu, skarbnik województwa. Pozostali pracownicy samorz ądowi zatrudniani
są na podstawie umowy o pracę (art.4 ust.1 pkt 2 i 3 w/w ustawy).
1.2.2. Regulamin Organizacyjny Urzędu.
Organizację i zasady funkcjonowania Urzędu określa Regulamin
Organizacyjny Urzędu Miasta Malborka, wprowadzony Zarządzeniem N r 26/09
Burmistrza Miasta Malborka z dnia 06 maja 2009r.
W okresie wcześniejszym, tj.:
od dnia 03 kwietnia 2008r. do dnia 05 maja 2009r. obowiązywał
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Malborka, wprowadzony
Zarządzeniem Nr 17/08 Burmistrza Miasta Malbo rka z dnia 03 kwietnia 2008r.;
od dnia 15 lutego 2007r. do dnia 02 kwietnia 2008r. obowiązywał
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Malborka, wprowadzony
Zarządzeniem Nr 77 Burmistrza Miasta Malborka z dnia 11 grudnia 2006r.
1.2.2.1. Regulamin wynagradz ania pracowników.
Do dnia kontroli na tym odcinku ( 06 lipca 2009r.) jednostka nie
przedłożyła regulaminu wynagradzania pracowników zatrudnionych na
podstawie umowy o pracę, którego Urząd zobowiązany był opracować ( do dnia
01.07.2009r.) na podstawie art.39 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o
pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz.1458) i wydanego na jej
podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie
wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz.398).
W/w regulamin, wprowadzony Zarządzeniem Nr 24A/09 Burmistrza Miasta
Malborka z dnia 04 maja 2009r. w sprawie ustalenia Regulaminu
Wynagradzania Pracowników w Urzędzie Miasta Malborka, przedłożono
dopiero w dniu 20 sierpnia 2009r.
Ustalono, że powyższy regula min wynagradzania dotyczy wyłącznie
pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Regulamin określa:
- wymagania kwalifikacyjne,
- szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom
wynagrodzenia zasadniczego,
- warunki i sposób przyznawania i wypłacania nagród z funduszu nagród,
4
-
warunki i sposób przyznawania dodatku funkcyjnego, dodatku specjalnego,
dodatku za wieloletnią pracę zawodową,
- zasady premiowania pracowników obsługi i pomocniczych w Urzędzie
Miasta Malborka.
1.2.3. Dokumentacja opisująca przyjęte w jednostce zasady rachunkowości.
Wewnętrzne regulacje prawne dotyczące funkcjonowania gospodarki
finansowo - księgowej w Urzędzie przyjęto:
•
Zarządzeniem Nr 3/2007 Burmistrza Miasta Malborka z dnia 01 stycznia
2007r. w sprawie zasad rachunkowości w Urzędzie Miasta Malborka, którym
ustalono:
plan kont dla Budżetu Miasta Malborka – załącznik Nr 1,
plan kont dla Urzędu Miasta, jako jednostki budżetowej – załącznik Nr 2,
z późniejszymi zmianami wprowadzonymi:
Zarządzeniem Nr 47/2008 Burmistrza Miasta Malborka z dnia
11 sierpnia 2008r. w sprawie zmiany Zarządzenia Burmistrza Miasta
Malborka Nr 3/2007 z dnia 01 stycznia 2007r. w sprawie zasad
rachunkowości w Urzędzie Miasta Malborka,
Zarządzeniem Nr 18/2009 Burmistrza Miasta Malborka z dnia
23 marca 2009r. w sprawie zmiany Zarządzenia Burmistrza Miasta
Malborka Nr 3/2007 z dnia 01 stycznia 2007r. w sprawie zasad
rachunkowości w Urzędzie Miasta Malborka;
•
Zarządzeniem Nr 7/2002 Burmistrza Miasta Ma lborka z dnia 23 lipca
2002r. w sprawie instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta
Malborka;
•
Zarządzeniem Nr 8/2002 Burmistrza Miasta Malborka z dnia 23 lipca
2002r. w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie
Miasta Malborka;
Przyjęte w Urzędzie zasady rachunkowości są zgodne z obowiązującymi w tym
zakresie przepisami, jak również na bieżąco aktualizowane.
Wykaz wewnętrznych uregulowań prawnych stanowią akta robocze nr 1.2.3./1
do protokołu kontroli.
1.2.4. Środki kontroli zabezpieczenia dostępu do komputera.
Informację dotyczącą sposobu zabezpieczenia w Urzędzie dostępu do
komputerów złożył informatyk Pan Maciej Gadowski. Z informacji tej wynika,
że w Urzędzie Miasta Malborka dokonuje się właściwego zab ezpieczenia.
W/w informacja stanowi akta robocze nr 1.2.4./1 do protokołu kontroli.
1.2.5. Przepisy wewnętrzne regulujące obieg i kontrolę dowodów księgowych.
Uregulowania dotyczące obiegu i kontroli dowodów księgowych zawarto
w „Instrukcji obiegu dokumen tów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta
5
Malborka”, wprowadzonej Zarządzeniem Nr 12/97 Burmistrza Miasta Malborka
z dnia 23 czerwca 1997r.
W instrukcji określono:
rodzaje dokumentów przyjętych do stosowania w Urzędzie (bez
określenia symbolu i wzoru),
wymogi formalne dokumentów,
w bardzo ogólnym zarysie obieg dokumentów, ( i tak np. w pkt „II Obieg
dokumentów” określono, iż dowody mające stanowić podstawę wypłaty są
kontrolowane przez właściwe komórki organizacyjne Urzędu Miasta
odpowiedzialne za dany odcinek działalności, które potwierdzają i podpisują
wykonanie i przyjęcie roboty, usługi lub też przyjęcie dostarczonych towarów,
oraz sprawdzają te dowody pod względem merytorycznym. Dowody stanowiące
podstawę wypłat są podpisywane pod względem mery torycznym oraz posiadają
adnotację dot. trybu udzielonego zamówienia publicznego stosownie do
wymogów ustawy o zamówieniach publicznych przez Naczelników wydziałów
– w zakresie spraw działania wydziału. W ten sposób sprawdzony dowód
przekazywany jest do W ydziału Finansowo-Budżetowego, gdzie jest
sprawdzany pod względem formalnym i rachunkowym przez pracownika ds.
księgowości wydatków ).
termin przekazywania dokumentów przez poszczególne wydziały do
Wydziału Finansowo-Budżetowego,
stanowiska pracy dokonujące sprawdzenia dokumentów pod względem
merytorycznym, formalno - rachunkowym i ich zatwierdzenia do wypłaty.
Nie określono:
operacji gospodarczych, do udokumentowania, których służą
poszczególne dokumenty finansowo -księgowe,
harmonogramu spływu do kumentów, określającego miejsce ich
powstania, liczbę wystawianych egzemplarzy, miejsce przekazywania każdego
egzemplarza, kolejności przekazywania i w jakim celu,
Do instrukcji nie załączono wzorów podpisów osób upoważnionych do
sprawdzenia i zatwierdzenia dowodów.
Ponadto wykazane w instrukcji wydziały nie znajdują odzwierciedlenia
w aktualnie obowiązującej strukturze organizacyjnej Urzędu Miasta Malborka,
i tak:
wykazany w instrukcji Wydział Organizacyjny i Kadr funkcjonuje
obecnie jako Wydział Organ izacyjny,
wykazane w instrukcji dwa wydziały, tj. Wydział Gospodarki
Komunalnej i Mieszkaniowej oraz Wydział Ochrony Środowiska funkcjonują
obecnie, jako jeden wydział, tj. Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony
Środowiska,
6
wykazane w instrukcji dwa w ydziały, tj. Wydział Geodezji i Gospodarki
Gruntami oraz Wydział Planowania Przestrzennego, Architektury
i Budownictwa funkcjonują obecnie, jako:
▪
Wydział Architektury i Gospodarki Nieruchomościami
▪
Wydział Inżynierii, Zamówień Publicznych i Pozyskiwan ia
Środków Pozabudżetowych,
wykazane w instrukcji stanowisko Pełnomocnika Burmistrza ds. Promocji
Miasta i Rozwoju Turystyki, w obecnej strukturze organizacyjnej Urzędu Miasta
Malborka nie istnieje.
Nadmienia się, że opracowanie i wprowadzenie w bardzo ogólnym
zakresie uregulowań wewnętrznych dotyczących obiegu i kontroli dokumentów
księgowych, a także niedostosowanie ich do aktualnie obowiązującego
Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, stwierdzono również podczas
poprzedniej kontroli przeprowadzone j przez Regionalną Izbę Obrachunkową
w Gdańsku w okresie od 21.11.2006r. do 29.03.2007r. i ujęto w protokole
kontroli.
Dopiero w trakcie trwania niniejszej kontroli , w Urzędzie Miasta opracowano
pisemnie i wprowadzono Zarządzeniem Nr 40/2009 Burmistrza M iasta
Malborka z dnia 18 czerwca 2009r.( z mocą obowiązującą od dnia 01 września
2009r.) nową „Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo -księgowych”
dostosowaną do aktualnej struktury organizacyjnej. Instrukcja składa się z
następujących części:
- dowody księgowe – dane ogólne i szczegółowe,
- obieg dokumentów – szczegółowe dokumentowanie operacji księgowych,
- kontrola dowodów księgowych.
Integralną częścią instrukcji stanowią załączniki:
- oświadczenie o przyjęciu do wiadomości i stosowania zasad przyjętych w
Instrukcji, od Naczelników Wydziałów i samodzielnych stanowisk, którzy
odpowiedzialni są do poinformowania podległych pracowników o obowiązku
stosowania Instrukcji,
- terminarz obiegu dokumentów księgowych oraz wykaz wydziałów i
samodzielnych stanowisk pracy biorący udział w obiegu i kontroli dokumentów
księgowych.
1.2.6. Gminne jednostki organizacyjne.
Zadania samorządu gminnego wykonują poza Urzędem 24 jednostki
organizacyjne, w tym: 21 jednostek budżetowych, 1 zakład budżetowy,
2 instytucje kultury.
Jednostki budżetowe:
•
Szkoła Podstawowa Nr 2 w Malborku,
•
•
7
•
•
•
Gimnazjum Nr 1 w Malborku,
•
•
•
Zespół Szkół Nr 1 w Malborku,
•
Przedszkole Nr 2 w Malborku,
•
•
•
•
•
Żłobek Miejski w Malborku,
•
Miejski Zespół Ekonomiczno – Administracyjny Szkół w Malborku,
•
Szkolne Schronisko Młodzieżowe w Malborku,
•
Młodzieżowy Dom Kultury w Malborku,
•
Centrum Profilaktyki Uzależnień w Malborku,
•
Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Malbor ku,
•
Malbork Welcome Center – Centrum Turystyki w Malborku.
Zakłady budżetowe:
•
Ośrodek Sportu i Rekreacji w Malborku.
Instytucje kultury :
•
Miejska Biblioteka Publiczna w Malborku,
•
Miejski Dom Kultury w Malborku.
Powyższe instytucje zostały wpisane w Księdze rejestracyjnej instytucji kultury
prowadzonej przez Urząd Miasta Malbork.
Aktualny wykaz jednostek organizacyjnych stanowią akta robocze nr 1.2.6./1
do protokołu kontroli
1.2.7. Pełnomocnictwa.
Kierownicy jednostek organizacyjnych dział ają jednoosobowo
podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza Miasta Malborka.
na
1.3. Funkcjonowanie kontroli wewnętrznej.
Kontrolą w tym zakresie objęto rok 2008.
1.3.1. Wykonywanie kontroli wewnętrznej przez komisję rewizyjną rady.
Szczegółowe zasady i tryb działania komisji rewizyjnej określone zostały
w Regulaminie Komisji Rewizyjnej Rady Miasta Malborka, stanowiącym
Załącznik Nr 7 do Statutu Miasta Malborka.
Zgodnie z §4 i §5 regulaminu, komisja rewizyjna działa na podstawie rocznego
planu kontroli zatwierdzonego przez Radę Miasta, jak również za jej zgodą
może przeprowadzić kontrolę o charakterze doraźnym.
8
Rada Miasta Malborka nie podjęła uchwały w sprawie zatwierdzenia planu
pracy komisji rewizyjnej. Opracowany przez komisję plan pr acy na 2008 rok
przyjęty został do realizacji w wyniku przeprowadzonego głosowania podczas
obrad sesji w dniu 31 stycznia 2008r. (protokół z XXI sesji Rady Miasta
Malborka z 31.01.2008r.).
W 2008 roku Komisja Rewizyjna przeprowadziła następujące kontrole :
w dniu 21 maja 2008r. – kontrola w zakresie prawidłowości
wydatkowania środków przeznaczonych na administrację publiczną
(rozdz.75023) za okres I kwartał 2008r.;
w dniu 29 sierpnia 2008r. – kontrola procedur związanych z remontem
dachu budynku Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Malborku;
w dniu 02 października 2008r. – kontrola w zakresie przeprowadzonego
przetargu nieograniczonego na wykonanie projektu budowlanego na dwa
budynki komunalne oraz przetargu nieograniczonego na wykonanie budynku
z mieszkaniami socjalnymi.
1.3.2. Wykonywanie kontroli przez Skarbnika.
Obowiązki kontrolne Skarbnika określone zostały w Regulaminie
Organizacyjnym Urzędu Miasta Malborka (§ 21 regulaminu).
Do obowiązków Skarbnika należy:
kontrola w zakresie gospodarowani a środkami budżetowymi oraz
prowadzenia rachunkowości,
nadzorowanie prawidłowej realizacji budżetu i dokonywanie jego analiz,
dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i
finansowych z planem finansowym,
dokonywanie wstępnej kont roli kompletności i rzetelności dokumentów
dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
dokonywanie kontroli finansowej i w tym celu przygotowywanie i
organizowanie obiegu dokumentów finansowych,
nadzór finansowy podległych jednostek organizacyjny ch pod względem
prawidłowości wykorzystania dotacji z budżetu,
nadzór nad prawidłowym wykonywaniem zadań przez Wydział
Finansowo - Budżetowy,
nadzór procedur finansowych w zakresie pozyskiwania środków
pozabudżetowych.
Obowiązki i odpowiedzialność w za kresie prowadzenia rachunkowości
określone w przepisach ustawy o finansach publicznych, Burmistrz Miasta
Malborka powierzył Skarbnikowi na piśmie w dniu 25 maja 2006r.
1.3.3. Kontrola środków finansowych z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł.
Na podstawie art.15a w związku z art.2 pkt 8 ustawy z dnia 16 listopada
2000r. o przeciwdziałaniu wprowadzania do obrotu finansowego wartości
majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz
9
przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu ( Dz . U. z 2003r. Nr 153, poz. 1505
ze zm.), opracowano i wprowadzono w życie Zarządzeniem Nr 88/2005
Burmistrza Miasta Malborka z dnia 17 października 2005r. „Instrukcję
określającą sposób przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego
wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł
oraz finansowania terroryzmu”.
Powyższym zarządzeniem wprowadzono:
– rejestr powiadomień Głównego Inspektora Informacji Finansowej,
– wzór powiadomienia GIIF.
Wyznaczono również w Urzędzie Miasta Malbo rka koordynatora ds.
współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej. Funkcję tę
Burmistrz powierzył Sekretarzowi Miasta.
1.3.4. Oświadczenia o stanie majątkowym.
Wszyscy radni miasta oraz pracownicy zobowiązani do złożenia oświadczeń
majątkowych za rok 2008 złożyli je w ustawowym terminie.
Informacje złożone przez Sekretarza Miasta Malborka i Przewodniczącego Rady
w sprawie terminowości składania w/w oświadczeń stanowią akta robocze nr
1.3.4./1 do protokołu kontroli.
1.3.5. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej.
Procedury wewnętrznej kontroli finansowej uregulowano w:
procedurach kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych
w Urzędzie Miasta Malborka – wprowadzonych Zarządzeniem Nr 21/2003
Burmistrza Miasta Malborka z dnia 12 czerwca 2003r.,
procedurach kontroli pobierania, gromadzenia, zwrotu środków
publicznych i gospodarowania mieniem – wprowadzone Zarządzeniem Nr
48/2006 Burmistrza Miasta Malborka z dnia 30 sierpnia 2006r.
Stwierdzono, że powyższe uregulowania nie zost ały dostosowane do
obowiązującego Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Malborka, i tak
np.:
w opracowanych procedurach kontroli wykazuje się referaty,
pracowników merytorycznych danych referatów i kierowników referatów,
natomiast zgodnie z Regulamine m Organizacyjnym – od dnia 15 lutego 2007r.
strukturę organizacyjną Urzędu tworzą wydziały, biura i samodzielne
stanowiska pracy. Pracą poszczególnych wydziałów kierują naczelnicy
wydziałów,
wykazany w „Procedurach kontroli pobierania, gromadzenia, zwrot u
środków publicznych i gospodarowania mieniem” Referat Architektury,
Inżynierii, Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami – zgodnie z obowiązującą
od 15 lutego 2007r. strukturą organizacyjną Urzędu funkcjonuje, jako:
▪
Wydział Architektury i Gospodarki Nie ruchomościami,
10
▪
Wydział Inżynierii, Zamówień Publicznych i Pozyskiwania
Środków Pozabudżetowych.
Ponadto wykazany Referat Nadzoru Właścicielskiego, Turystyki i Promocji
Miasta, w obecnej strukturze organizacyjnej Urzędu Miasta Malborka nie
funkcjonuje.
W trakcie trwania niniejszej kontroli zaktualizowano w/w procedury
dostosowując je do obowiązującej struktury organizacyjnej Urzędu Miasta
Malborka ( Zarządzenie Nr 53/2009 Burmistrza Miasta Malborka z dnia 14
sierpnia 2009r. w sprawie zmiany Zarządzenia Bur mistrza Miasta Malborka Nr
21/2003 z dnia 12.06.2003r. w sprawie procedury kontroli wydatków
dokonywanych ze środków publicznych w Urzędzie Miasta Malborka;
Zarządzenie Nr 54/2009 Burmistrza Miasta Malborka z dnia 19 sierpnia 2009r.
w sprawie zmiany Zarządzenia Burmistrza Miasta Malborka Nr 48/2006 z dnia
30.08.2006r. w sprawie procedury kontroli pobierania, gromadzenia, zwrotu
środków publicznych i gospodarowania mieniem).
Stwierdzono, że w 2008 roku kontrole w zakresie przestrzegania
procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania
zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, obejmując co najmniej 5%
wydatków, zostały przeprowadzone tylko w 13 jednostkach organizacyjnych (z
25 wszystkich podległych i nadzorowanych w danym ro ku jednostek
organizacyjnych).
Powyższych kontroli dokonał pracownik zatrudniony w Wydziale Finansowo Budżetowym na stanowisku rewidenta finansowego, na podstawie pisemnych
upoważnień Burmistrza Miasta Malborka.
Wykaz skontrolowanych w 2008r. jednostek o rganizacyjnych stanowią akta
robocze nr 1.3.5./1 do protokołu kontroli.
Nadmienia się, że nie zachowanie obowiązku corocznego dokonywania
przez Burmistrza Miasta kontroli finansowych we wszystkich podległych
jednostkach organizacyjnych stwierdzono również podczas poprzedniej kontroli
przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Gdańsku w okresie
od 21.11.2006r. do 29.03.2007r. W wydanym przez Izbę w dniu 17 maja 2007r.
wystąpieniu
pokontrolnym,
zobligowano
Burmistrza
Miasta
do
przeprowadzania kontroli przestrzegania przez wszystkie podległe i
nadzorowane jednostki organizacyjne gminy realizacji procedur w zakresie
celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
obejmujących w każdym roku, co najmniej 5% ich wydatków (pkt 1 zaleceń).
W punkcie 1 odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne (pismo
Fn.3131/RIO/1/07 z 18.06.2007r.), Burmistrz Miasta poinformował iż, cyt.:
„ zmiana kadrowa na stanowisku ds. kontroli finansowej w Wydziale
Finansowo-Budżetowym
Urzędu
Miasta
pow inna
spowodować
przeprowadzenie kontroli zgodnie z wymogami określonymi w ustawie o
11
finansach publicznych; jednocześnie informuję, iż obecnie objęto kontrolą
wszystkie nadzorowane i podległe Miastu jednostki za ubiegłe lata, kończąc na
roku 2005, co wynika z faktu, iż pracownicy Wydziału Finansowo Budżetowego kontrolowali podczas jednej kontroli kolejne dwa lata.”
Z opisanych wyżej ustaleń wynika, że zalecenia nie wykonano.
1.3.6. Audyt wewnętrzny.
Stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie prowadzi audytu
wewnętrznego, pomimo iż jest ona zobowiązana do jego prowadzenia.
Nieprowadzenie od 2005r. audytu wewnętrznego stwierdzono także podczas
poprzedniej kontroli przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową
w okresie od 21.11.2006r. do 29.03.2007r. W wydanym przez Izbę w dniu
17 maja 2007r. wystąpieniu pokontrolnym, zobligowano do wprowadzenia w
jednostce obowiązkowego audytu wewnętrznego (pkt 2 zaleceń).
W punkcie 2 odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne (pismo
Fn.3131/RIO/1/07 z 18.06.2007r.), Burmistrz Miasta poinformował, że, cyt.:
„ zamierzamy w najbliższej perspektywie czasu przyjąć pracownika na
stanowisko audytora wewnętrznego w Urzędzie Miasta.”
Z opisanych wyżej ustaleń wynika, że zalecenia nie wykonano.
1.4. Prowadzone kontrole zewnętrzne.
W okresie od 29 marca 2007r. (tj. od dnia zakończenia poprzedniej kontroli
RIO) do 08 czerwca 2009r. przeprowadzone zostały w zakresie gospodarki
finansowej następujące kontrole:
1
Prawidłowość wydatkowania i rozliczeni a dotacji celowej przyznanej
z budżetu państwa na realizację zadania inwestycyjnego p.n. „Budowa
amfiteatru w Malborku wraz z rewaloryzacją zabytkowych obiektów
dziedzictwa kulturowego - etap I”, zapisanego w Kontrakcie Wojewódzkim w
2006r. – kontrola przeprowadzona w dniach 19 - 20 lutego 2007r. przez
Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku - Wydział Zarządzania Funduszami
Europejskimi.
2.
Prawidłowość rozliczenia finansowego dotacji celowej z budżetu państwa
przyznanej na realizację zadania p.n. „Budowa amfi teatru w Malborku wraz
z rewaloryzacją zabytkowych obiektów dziedzictwa kulturowego - etap I”,
zapisanego w Kontrakcie Wojewódzkim na 2006r. – kontrola uzupełniająca
przeprowadzona w dniach 25 - 26 kwietnia 2007r. przez Pomorski Urząd
Wojewódzki w Gdańsku - Wydział Zarządzania Funduszami Europejskimi
i Wydział Finansów i Budżetu.
3.
Realizacja Projektu Nr 2006/315 p.n. „Ośrodki Welcom Centre
w Malborku i Mosedis - rozwój turystyki przygranicznej” współfinansowanego
ze środków Unii Europejskiej z Europejs kiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego na podstawie Umowy Nr IG -2004/PL-LR/2.22/2.2/U-1/3/07
12
z dnia 21.02.2007r. – kontrole przeprowadzone w dniach 27 - 28 marca 2008r.
oraz 08-09 maja 2008r. przez Pomorski Urząd Wojewódzki - Wydział
Zarządzania Funduszami E uropejskimi.
4.
Prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz
innych wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład oraz zgłaszanie do
ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w latach 2005 -2008–
kontrola przeprowadzona w dniach 16-17 i 28-29 października 2008r. przez
Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku - Wydział Kontroli
Płatników Składek.
5.
Kontrola realizacji zadania inwestycyjnego p.n. „Moje boisko – Orlik
2012”, zapisanego w Kontrakcie Wojewódz kim – kontrola przeprowadzona
w dniu 06 maja 2009r. przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku.
Ostatnia kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej
i zamówień publicznych przeprowadzona została przez Regionalną Izbę
Obrachunkową w okresie od 21 listopada 2006r. do 29 marca 2007r.
W jej wyniku wydane zostało przez Izbę w dniu 17 maja 2007r. wystąpienie
pokontrolne, w którym sformułowano 13 zaleceń.
Pisemne informacje o realizacji wniosków pokontrolnych Burmistrz Miasta
Malborka przesłał do Region alnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku w dniach:
18 czerwca 2007r. (pismo Fn. 3131/RIO/1/07), 20 czerwca 2007r. (pismo
Fn.3131/RIO/2/07) i 27 czerwca 2007r. (pismo Fn.3131/RIO/3/07).
Wykonanie zaleceń przedstawiono w poszczególnych częściach niniejszego
protokołu.
II Gospodarka pieniężna i rozrachunki
Kontrolą objęto rok 2008.
2.1 Gospodarka środkami pieniężnymi
2.1.1 Gospodarka kasowa
2.1.1.1 W zakresie spraw organizacyjnych
W 2008 roku obowiązywały zasady obrotu gotówkowego oraz sposób
jego udokumentowania określone w „Instrukcji kasowej” stanowiącej Załącznik
Nr 1 do Zarządzenia Nr 7/2002 Burmistrza Miasta Malborka z dnia 23 lipca
2002. W sprawie instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta
Malborka.
W Instrukcji zawarto uregulowania dotycz ące:
- wymagań i obowiązków kasjera,
- warunków organizacyjno-technicznych kasy oraz jej zabezpieczenia,
- ochrony i transportu środków pieniężnych,
13
- sposobu dokumentowania operacji kasowych oraz zasad sporządzania
dokumentów kasowych.
W badanym okresie obsługę kasy prowadził pracownik zatrudniony na
stanowisku inspektora – Pani Bogumiła Płonka.
Osoba, której powierzono środki pieniężne do rozliczenia podpisała pisemną
deklarację potwierdzającą przyjęcie materialnej odpowiedzialności za będące
w jej dyspozycji wartości.
Kasjer dysponuje aktualnym wykazem osób upoważnionych do dysponowania
gotówką oraz wzorem podpisów tych osób.
2.1.1.2 Funkcjonowanie kasy i dokumentowanie operacji gotówkowych
Kontrolę
obrotów
gotówkowych
przeprowadzono
metodą
reprezentatywną obejmując badaniem II kwartał 2008r.
Na podstawie czeków gotówkowych sprawdzono zgodność kwot pieniężnych
podjętych z banku z ich ewidencjonowaniem w urządzeniach księgowych
tj. w raportach kasowych oraz na koncie 101 „Kasa”.
Sprawdzono czeki gotówkowe o nr:
 0002806549 – 0002806550
 0002806591 – 0002806592
 0002806594
 0002806596 – 0002806600
 0002807779 – 0002807782
 0002807785 – 0002807787
 0002815599 – 0002815602
zrealizowane w okresie od miesiąca kwietnia do czerwca 2008r.
Pobrana gotówka została w pełne j wysokości zaprzychodowana w raportach
kasowych oraz zaewidencjonowana po stronie Wn konta 101 „Kasa”.
W prawidłowej wysokości zaprzychodowano wpływy gotówkowe do kasy
Urzędu. Zgodnie z zasadami określonymi w Instrukcji kasowej, dowodem
kasowym dokumentującym wpłaty gotówki do kasy jest przychodowy,
komputerowy dowód wpłaty „Potwierdzenie wpłaty”, wystawiony w programie
„Kasa”. W/w dowód wprowadzono do stosowania w Urzędzie na podstawie
Uchwały Nr 27/2002 Zarządu Miasta Malborka z dnia 14 maja 2002 r. w sprawie
wprowadzenia do stosowania w Urzędzie Miasta Malborka dowodów wpłaty
„Potwierdzenie wpłaty” oraz dowodów wypłaty „Dowód wypłaty”.
Numer dowodu wpłaty nadawany jest komputerowo w kolejności jego
wystawienia.
Sprawdzono obrót udokumentowany dowo dami wpłaty z miesiąca czerwca
2008r.:
od nr 00014106 do nr 00014156,
od nr 00014653 do nr 00014741,
od nr 00015089 do nr 00015148,
14
od nr 00015149 do nr 00015236.
Przyjęta do kasy gotówka została w pełnej wysokości odprowadzona na
właściwy rachunek bankowy.
Zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami w Urzędzie prowadzi się
następujące raporty kasowe:
 dochodów budżetowych,
 wydatków budżetowych,
 funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej,
 funduszu socjalnego,
 sum depozytowych,
 rachunku dochodów własnych.
Sprawdzono raporty kasowe wydatków budżetowych o nr:
- 66/W/08 z 03.04.2008r.; 67/W/08 z 04.04.2008r.; 70/W/08 z 09.04.2008r;
74/W/08 z 15.04.2008r.; 77/W/08 z 18.04.2008r.; 87/W/08 z 06.05.2008r.;
88/W/08 z 07.05.2008r.; 89/W/08 z 08.05.2008r.; 96/W/08 z 19.05.2008r.;
97/W/08 z 20.05.2008r.; 98/W/08 z 21.05.2008r.; 111/W/08 z 10.06.2008r.;
112/W/08 z 11.06.2008r.; 113/W/08 z 12.06.2008r.
oraz raporty kasowe dochodów budżetowych o nr:
- 108/D/08 z 05.06.2008r.; 110/D/08 z 09.06.2008r.; 117/D/08 z 18.06.200 8r.;
120/D/08 z 23.06.2008r.; 124/D/08 z 27.06.2008r.; 125/D/08 z 30.06.2008r.
Raporty kasowe sporządzane były komputerowo za okresy jednodniowe
zamykane nie później niż na koniec każdego miesiąca. Operacje gotówkowe
ujmowane były w raportach na bieżąco. N aniesione w nich dane umożliwiały
powiązanie poszczególnych pozycji ewidencyjnych z określonymi źródłowymi
dokumentami kasowymi.
Dokonane w okresie badanym wypłaty gotówki z kasy znajdują potwierdzenie
w prawidłowych dokumentach sprawdzonych pod względem m erytorycznym
i formalno - rachunkowym oraz zatwierdzonych do wypłaty przez
upoważnionych pracowników. Odbiór gotówki z kasy potwierdzany był przez
osoby upoważnione do jej odbioru.
Zachowana została ciągłość sald raportów kasowych, salda przenoszone były
prawidłowo do następnego raportu.
Nie stwierdzono przypadków przekroczenia ustalonego pogotowia kasowego
(pismem z dnia 08 stycznia 2007r. Burmistrz Miasta Malborka ustalił z dnia
09 stycznia 2007r. wysokość stałego zapasu gotówki w kasie /pogotowie
kasowe/ w kwocie 4.000 zł).
Przestrzegano obowiązku protokolarnego przekazywania kasy
w przypadku zmian na stanowisku kasjera każdorazowo sporządzając protokół
zdawczo – odbiorczy (przekazywanie kasy odbywało się w obecności Zastępcy
Skarbnika Miasta).
2.1.1.3 Inwentaryzacja środków pieniężnych w kasie
15
W okresie badanym inwentaryzacja środków pieniężnych w kasie
przeprowadzona została w dniu 31.12.2008r. Różnic pomiędzy stanem
faktycznym, a stanem ewidencyjnym nie stwierdzono.
2.1.2 Obsługa bankowa
2.1.2.1 Obsługa bankowa gminy i podległych jednostek organizacyjnych
W okresie badanym obsługę bankową budżetu Gminy Miejskiej Malbork
oraz podległych jednostek organizacyjnych prowadził Bank Gospodarki
Żywnościowej S.A. z/s w Warszawie Oddział w Malborku, na podsta wie
Umowy Nr 90264056, zawartej w dniu 01 czerwca 2007r. na czas oznaczony od
dnia 01 czerwca 2007r. do dnia 31 maja 2010r.
Wyboru banku dokonano w trybie przetargu nieograniczonego o wartości nie
przekraczającej równowartości kwoty 60.000 euro.
Wartość zamówienia ustalona została na kwotę 228.949,50 zł co stanowi
równowartość 52.188,17 euro.
Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono w dniu 12 kwietnia 2007r. na portalu
Urzędu Zamówień Publicznych (nr OWP/2007/04/12 -1811157), na stronie
internetowej Miasta Malb orka oraz wywieszono na tablicy ogłoszeń
w Urzędzie Miasta.
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (sporządzona zgodnie
z wymogami ustawy i zatwierdzona przez Burmistrza Miasta Malborka) została
zamieszczona na stronie internetowej miasta w dniu 12 k wietnia 2007r.
Termin składania ofert określono na dzień 26 kwietnia 2007r.
W dniu 20 kwietnia 2007r. do Urzędu Miasta wpłynęło pismo od jednego z
wykonawców z umotywowaną prośbą o przedłużenie terminu składania ofert.
Informację o wyrażeniu zgody na prze dłużenie terminu składania ofert na dzień
10 maja 2007r., Zamawiający przesłał w dniu 20 kwietnia 2007r. wykonawcom,
którzy pobrali SIWZ oraz zamieścił ją na stronie internetowej miasta.
Do przeprowadzenia postępowania powołana została Zarządzeniem Nr 32/0 7
Burmistrza Miasta Malborka z dnia 10 kwietnia 2007r. sześcioosobowa Komisja
Przetargowa.
Członkowie Komisji wraz z Burmistrzem Miasta złożyli pisemne oświadczenia,
że nie podlegają wyłączeniu z postępowania na podstawie art.17 ustawy p.z.p.
W wyznaczonym terminie złożona została tylko 1 oferta – Banku
Gospodarki Żywnościowej S.A. Oddział Operacyjny w Malborku. Komisja
dokonała jej oceny i uznała, że spełnia wszystkie wymogi określone w SIWZ.
Wybór oferty zatwierdził Burmistrz Miasta w dniu 15 maja 2007r. .
Procedurę przetargową udokumentowano w „Protokole z postępowania
o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej od kwot określonych w
przepisach wydanych na podstawie art.11 ust.8 ustawy p.z.p.” zatwierdzonym
przez Burmistrza Miasta Malborka.
16
O wyborze oferty Zamawiający powiadomił pisemnie wykonawcę w dniu
16 maja 2007r. (zwrotne potwierdzenie odbioru). Zawiadomienie o wyborze
oferty zamieszczone zostało na stronie internetowej miasta w dniu 15 maja
2007r..
W dniu 01 czerwca 2007r. pomiędzy Gminą Miejską Malbork, a Bankiem
Gospodarki Żywnościowej S.A. z/s w Warszawie Oddział w Malborku zawarta
została na okres 3 lat umowa na obsługę bankową budżetu gminy Miasta
Malborka wraz z wszystkimi podległymi jednostkami organizacyjnymi.
W trakcie kontroli stwierdzono, że Zamawiający po zawarciu w/w umowy
nie dopełnił obowiązku zamieszczenia na stronie portalu internetowego Urzędu
Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.
2.1.2.2 Inwentaryzacja środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach
bankowych
Na dzień 31 grudnia 2008 dokonano inwentaryzacji środków pieniężnych
zgromadzonych na wszystkich rachunkach bankowych w drodze uzgodnienia
sald.
2.2. Rozrachunki i roszczenia
Kontrolą w powyższym zakresie objęto rok 2008.
2.2.1 Rodzaje rozrachunków
Dla budżetu Gminy Miejskiej Malbork, w Zespole 2 „Rozrachunki
i roszczenia” funkcjonowały następujące konta rozrachunkowe: 222, 223, 224,
225, 227, 228, 240, 260.
Natomiast w Urzędzie Miasta, jako wyodrębnionej jednostce budżetowej konta:
201, 221, 222, 223, 224, 225, 226, 229, 231, 234, 240, 290.
Założone w księgach rachunkowych konta syntetyczne zgodne były
z Planem Kont dla budżetu Miasta Malborka i Urzędu Miasta, jako jednostki
budżetowej wprowadzonym Zarządzeniem Nr 3/2007 Burmistr za Miasta
Malborka z dnia 01 stycznia 2007r. w sprawie zasad rachunkowości w Urzędzie
Miasta Malborka, ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniami Burmistrza
Miasta Malborka:
Nr 47/2008 z dnia 11 sierpnia 2008r.,
Nr 18/2009 z dnia 23 marca 2009r.
Plan kont w zakresie kont rozrachunkowych dostosowany jest do
szczegółowych zasad rachunkowości określonych w rozporządzeniu Ministra
Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U.
Nr 142, poz. 1020 ze zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia
21 czerwca 2006r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia
17
ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla
organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112,
poz.761).
Ewidencja rozrachunków prowadzona była na właściwych kontach Zespołu
2 „Rozrachunki i roszczenia”.
Ewidencja analityczna do wszystkich czynnych kont rozrachunkowych
prowadzona jest w sposób umożliwiający ustalenie przebiegu rozliczeń oraz
stanu należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów.
2.2.2. Prawidłowość funkcjonowania kont rozrachunkowych
Stan należności i zobowiązań Urzędu Miasta Malborka, jako
wyodrębnionej jednostki budżetowej, wynikający z kont Zespołu 2
„Rozrachunki i roszczenia” wg stanu na dzień 31.12.2008r. przedstawiał się
następująco:
W zakresie działalności budżetowej
Nr konta
201
221
224
225
226
229
231
240
290
X
Nazwa konta
Należność w zł
Rozrachunki
z
dostawcami
i
odbiorcami
Należności z tytułu dochodów
budżetowych
Rozliczenie
udzielonych
dotacji
budżetowych
Rozrachunki z budżetami
Długoterminowe należności
Pozostałe rozrachunki publiczno prawne
Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
Pozostałe rozrachunki
Odpisy aktualizujące należności
Razem:
Zobowiązania w zł
17.475,98
248.483,19
7.042.090,31
275.037,47
1.845.320,58
0
6.912,34
435.253,25
130.990,63
0
0
248.244,86
0
462.473,07
0
9.809.525,53
321.450,58
3.982.073,29
2.917.025,08
8.123.305,10
W zakresie działalności pozabudżetowej
Fundusz Ochrony Środowiska
Nr konta Nazwa konta
240
Pozostałe rozrachunki
Należność w zł
0
Zobowiązania w zł
4.301,05
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnyc h
Nr konta
225
234
X
Nazwa konta
Rozrachunki z budżetami
Rozrachunki z pracownikami
Razem:
Należność w zł
0
68.160,00
68.160,00
Zobowiązania w zł
8.706,00
0
8.706,00
Wykazany na koniec roku w ewidencji syntetycznej stan należności
i zobowiązań zgodny były z ewidencją szczegółową.
W trakcie kontroli sprawdzeniu poddano prawidłowość zapisów w ewidencjach
kont rozrachunkowych oraz realność wykazanych sald.
18
Szczegółową kontrolą objęto rozliczenie sald występujących na dzień
31 grudnia 2008r. na kontach: 201, 224, 225, 229, 231.
• Konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
Wykazany na koniec roku na koncie 201 stan zobowiązań (248.483,19 zł)
i należności (17.475,98 zł) z tytułu dost aw i usług był zgodny z ewidencją
szczegółową. Stan ten wynikał z dokumentów obciążeniowych, które wpłynęły
w 2009r. i dotyczyły kosztów poprzedniego okresu rozliczeniowego. Wszystkie
zobowiązania zostały uregulowane w miesiącu styczniu 2009r., a należnośc i
w miesiącu styczniu, lutym i marcu 2009r.
• Konto 224 „Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych”
Na koncie tym figurowało saldo należności w wysokości
1.845.320,58 zł, które dotyczyło nierozliczonej dotacji celowej na 2 zadania
inwestycyjne, przekazanej dla Ośrodka Sportu i Rekreacji w Malborku.
Należność została wpłacona w miesiącu styczniu 2009r.
• Konto 225 „Rozrachunki z budżetami”
Wykazany na koniec roku na koncie 225 stan należności w kwocie
6.912.34 zł, stanowił nadpłaty należnych dochodów Skarbu Państwa, z tytułu
wydanych dowodów osobistych.
Saldo konta wykazywało również stan zobowiązań w kwocie 130.990,63 zł,
który dotyczył naliczonego podatku dochodowego za miesiąc grudzień 2008r.
(57.377,00 zł) oraz podatku VAT za miesiąc grudzień 2008 r. (73.613,63 zł).
Odprowadzenia podatku dokonano w dniu 19.01.2009r.(podatek dochodowy)
i w dniu 26.01.2009r. (podatek VAT).
• Konto 229 „Pozostałe rozrachunki publiczno -prawne”
Saldo zobowiązań w kwocie 248.244,86 zł dotyczyło naliczonych składek
wobec ZUS: od wynagrodzeń za miesiąc grudzień 2008r. (191.540,71 zł), od
dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2008r.(56.704,15 zł).
Składki odprowadzono w dniu 05.01.2009r. (od wynagrodzeń za XII 2008r.)
i w dniu 05.03.2009r. (od dodatkowego wynagrodzenia rocznego).
• Konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”
Zobowiązania w kwocie 321.450,58 zł wynikały z naliczonego
dodatkowego wynagrodzenia rocznego przysługującego pracownikom za 2008r.
(wypłacone w dniu 11.02.2009r.).
2.2.3. Terminowość regulowania z obowiązań.
2.2.3.1. Odprowadzanie podatku dochodowego od osób fizycznych.
Ustalono, że w 2008r. podatek dochodowy od osób fizycznych
odprowadzony był przez Urząd Miasta Malborka z zachowaniem ustawowego
terminu, tj. do 20 dnia miesiąca następująceg o po miesiącu, w którym pobrano
zaliczki.
19
Zestawienie przekazanych zaliczek na podatek od osób fizycznych stanowią
akta robocze nr 2.2.3/1 do protokołu.
2.2.3.2. Odprowadzanie składek na Fundusz Ubezpieczeń Społeczny i Fundusz
Pracy.
Składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy za poszczególne
miesiące 2008r. odprowadzone były przez Urząd Miasta Malborka na rachunek
bankowy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ustawowych terminach, tj. do
5 dnia następnego miesiąca.
Zestawienie przekazanych sk ładek na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
stanowią akta robocze nr 2.2.3/2 do protokołu.
2.2.3.3. Odprowadzanie składek na PFRON.
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia
1997r. o rehabilitacji zawodowej i społecz nej oraz zatrudnianiu osób
niepełnosprawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2008r. Nr 14, poz.92 ze zm.) oraz
rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 maja
2003r. w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji
o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych
(Dz. U. Nr 104, poz.969).
W 2008r. zatrudnienie osób niepełnosprawnych w Urzędzie Miasta Malborka
przedstawiało się następująco:
Miesiąc
Styczeń
Luty
Marzec
Kwiecień
Maj
Czerwiec
Lipiec
Sierpień
Wrzesień
Październik
Listopad
Grudzień
Data
sporządzenia
informacji
14.02.2008
12.03.2008
17.04.2008
19.05.2008
19.06.2008
07.07.2008
18.08.2008
18.09.2008
16.10.2008
19.11.2008
11.12.2008
19.01.2008
Przeciętne
zatrudnienie
(etaty)
104
105
107
107
133
133
134
130
130
125
129
128
Informacja
Wymagana liczba
Faktyczna liczba
zatrudnienia
zatrudnionych
osób
niepełnosprawnych
niepełnosprawnych
(osoby)
6,24
6,30
6,42
6,42
7,98
7,98
8,04
7,80
7,80
7,50
7,74
7,68
3
3
3
3
7
7
7
7
7
6
6
6
Wskaźnik
zatrudnienia
osób
niepełnosprawnych
0,0288
0,0285
0,0280
0,0280
0,0526
0,0526
0,0522
0,0538
0,0538
0,0480
0,0465
0,0468
Jak wynika ze sporządzonego powyżej zestawienia, jednostka nie
osiągnęła wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w
związku z tym była zobowiązana dokonywać miesięcznych wpłat na Państwowy
Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
20
W trakcie kontroli stwierdzono, że Urząd w roku 2008 nie dokonał żadnej
wpłaty. Należne w 2008 roku składki na rzec z Funduszu stanowiły kwotę
26.699,92 zł.
Ponadto trudno jest osobie kontrolującej ustalić, czy sporządzane w 2008r.
miesięczne informacje o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych składane były do
Zarządu Funduszu i w jakim terminie, z uwagi na brak jakiegokol wiek
udokumentowania ich przekazywania.
Stwierdzono ponadto, że z obowiązku wpłat na PFRON jednostka nie
wywiązała się również w 2007 roku oraz w miesiącach III - VI 2009r. ( w
miesiącu I i II 2009r. wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w
Urzędzie wynosił 6,30%.
W 2007r. Urząd zobowiązany był do odprowadzenia składek na Fundusz w
łącznej wysokości 11.984,45zł, natomiast w I półroczu 2009r.( za miesiące III VI) – w wysokości 3.155,00zł. Brak także udokumentowania przekazania do
Funduszu sporządzanych przez Urząd Miasta miesięcznych informacji o
zatrudnieniu osób niepełnosprawnych.
Z wyjaśnienia odnośnie składania do PFRON w/w informacji, złożonego
przez inspektor (która zgodnie z zakresem czynności jest odpowiedzialna m.in.
za dokonywanie analizy sytuacji kadrowej w Urzędzie oraz sporządzanie
okresowych sprawozdań i informacji statystycznych o pracownikach Urzędu)
wynika, że dokumenty te nie były przekazywane do Funduszu pocztą
elektroniczną, a jedynie pocztą zwykłą lub faxem, bez żadnej r ejestracji w
dzienniku korespondencyjnym.
Kserokopie sporządzonych w latach 2007 – I półrocze 2009r. miesięcznych
informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub działalności osób niepełnosprawnych
wraz z informacją złożoną przez w/w inspektor o sposobie ich p rzekazywania
do Funduszu , jak również wykazany w latach 2007 - I półrocze 2009r.stan
zatrudnienia w Urzędzie Miasta i wyliczenie należnych dla PFRON składek
stanowią akta robocze nr 2.2.3/3 do protokołu.
2.2.4. Przestrzeganie uprawnień do zaciągania zobow iązań obciążających budżet
j. s. t.
Uchwałą Nr XX/157/07 z dnia 28 grudnia 2007r. w sprawie budżetu
Miasta Malborka na 2008 rok, Rada Miasta Malborka upoważniła Burmistrza
Miasta do:
zaciągania kredytu na pokrycie występującego w ciągu roku
przejściowego deficytu budżetu do wysokości 1.000.000 zł;
zaciągania zobowiązań:
•
na finansowanie wydatków na wieloletnie programy inwestycyjne,
na programy i projekty realizowane ze środków pochodzących z budżetu
Unii Europejskiej oraz nie podlegające zwrotowi śro dki pochodzące ze
21
źródeł zagranicznych oraz na zadania wynikające z kontraktów
wojewódzkich do wysokości określonej w załączniku nr 4
(19.942.166 zł),
•
z tytułu umów, których realizacja w roku następnym (2009) jest
niezbędna dla zapewnienia ciągłości dzi ałania gminy i termin zapłaty
upływa w roku 2009 na łączną kwotę: 5.000.000zł;
dokonywania przeniesień wydatków budżetowych między rozdziałami
i paragrafami w ramach działu;
lokowania wolnych środków budżetowych na rachunkach bankowych
w innych bankach niż bank prowadzący obsługę budżetu Miasta.
2.2.5. Udzielanie zaliczek na wydatki do rozliczenia
W Urzędzie Miasta nie określono zasad udzielania zaliczek na wydatki do
rozliczenia.
W 2008r. wypłacono pracownikom ogółem 22 zaliczki pieniężne na łączną
kwotę 57.560,32 zł.
Ustalono, że w miesiącu styczniu 2008r. wypłacono 1 zaliczkę stałą, w kwocie
1.200 zł dla kierowcy z przeznaczeniem na zakup paliwa do samochodu
służbowego. Zaliczka stała wypłacona została na podstawie dokumentu
„Wniosek o zaliczkę” i rozliczona w dniu 29 grudnia 2008r. (WB 554 z
29.12.2008r.).
Szczegółową kontrolą objęto zaliczki wypłacone w miesiącu maju i czerwcu
2008r..
W wyniku kontroli ustalono, że w okresie tym wypłacane były tylko zaliczki na
niezbędne koszty podróży służbowej n a obszarze i poza granicami kraju.
Dowodem dokumentującym wypłatę tych zaliczek był odcinek druku polecenie
wyjazdu służbowego.
Wszystkie wnioski o zaliczki zostały sprawdzone pod względem
merytorycznym, formalno - rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty p rzez
osoby upoważnione do dysponowania środkami budżetowymi jednostki.
Wszystkie wypłacone zaliczki zostały rozliczone w sposób prawidłowy.
2.2.6. Wydatki nie wygasające
Działając na podstawie art. 191 ust. 2, 3 i 4 ustawy z dnia 30 czerwca
2005r. o finansach publicznych, Rada Miasta Malborka Uchwałą
Nr XXXII/288/08 z dnia 30 grudnia 2008r. w sprawie wykazu wydatków, które
nie wygasają z upływem 2008 roku, ustaliła wykaz wydatków niewygasających
z upływem 2008r. w łącznej kwocie 10.007.302 zł oraz termin i ch realizacji –
dzień 30 czerwca 2009r.
Dotyczyły one następujących zadań inwestycyjnych:
Deptak Kościuszki – 6.504.200 zł
Budowa 2 budynków komunalnych – 1.500.000 zł
Rozbudowa monitoringu – 200.000 zł
22
-
Blok żywieniowy przy Szkole Podstawowej Nr 5 – 789.817 zł
Rozbudowa Szkoły Podstawowej Nr 3 – 250.000 zł
Mury obronne – 156.500 zł
Moje boisko – Orlik 2012 – 462.645 zł
Budowa hangaru przy ul. Wileńskiej – 72.070 zł
Pętla Żuławska (budowa przystani pasażerskiej i jachtowej) – 72.070 zł
Łącznie z wykazem organ stanowiący ustalił również plan finansowy tych
wydatków w pełnej szczegółowości do paragrafów włącznie (załącznik nr 1 do
w/w uchwały).
Kwota wydatków niewygasających została prawidłowo wykazana
w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych j.s.t. za
okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2008.
2.3. Kredyty, pożyczki, poręczenia.
Okres objęty kontrolą: 2006 – 2008.
2.3.1. Kredyty.
W 2006r. Gmina Miejska Malbork zaciągnęła tylko jeden kredyt
inwestycyjny w Banku Ochrony Środowiska S.A. w Warszawie Oddział
w Gdańsku w kwocie 1.083.000 zł. Ustalenia w tym zakresie opisano
w protokole z kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę
Obrachunkową okresie od 21.11.2006r. do 29.03.2007r.
W 2007r. zawarta została przez Gminę Miejską Malbork umowa
dotycząca zaciągnięcia kredytu inwestycyjnego w Banku Gospodarstwa
Krajowego w Warszawie Oddział w Gdańsku w kwocie 3.742.000 zł na okres
od 15.05.2007r. do 31.12.2012r. na finansowanie deficytu budżetu Miasta
Malborka na zadania związane z:
wniesieniem wkładu do Malborskiego Towarzystwa Budownictwa
Społecznego sp. z o.o. – w kwocie 2.000.000 zł
budową II mostu drogowego – w kwocie 10.000 zł
Funduszem Spójności – kompleksowe rozwiązanie gospodarki wodno ściekowej – w kwocie 400.000 zł
kanalizacją ul Orzeszkowej – w kwocie 460.000 zł
budynkiem socjalnym – w kwocie 716.500 zł
wymianą radiostacji – w kwocie 36.500 zł
rewitalizacją Szpitala Jerozolimskiego – w kwocie 119.000 zł
Kredyt zaciągnięto na podst awie Uchwały nr VII/38/2007 Rady Miasta
Malborka z dnia 1 marca 2007r. w sprawie zaciągnięcia kredytu na
finansowanie planowanego deficytu budżetu miasta Malborka na zadania
określone w uchwale budżetowej na 2007r.
23
Umowę Kredytu Inwestycyjnego Nr 07/0429 m iędzy Gminą Miejską Malbork
a bankiem zawarto w dniu 15 maja 2007r.
Prawne zabezpieczenie spłaty udzielonego kredytu stanowił weksel własny in
blanco wraz z deklaracją wekslową.
Do w/w umowy kredytowej w dniu 07 lutego 2008r. zawarto Aneks
nr 1/5/GDA/2008 zmieniający wysokość udzielonego kredytu (w kwocie
2.978.677,81 zł) oraz wysokości spłat rat kapitałowych.
Ustalono spłaty kredytu w 20 ratach kapitałowych (19 równych rat w wysokości
148.933,89 zł każda oraz ostatnia rata wyrównująca w wysokości 148.933 ,90 zł)
płatnych w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego kończącego kwartał,
począwszy od dnia 31.03.2008r., ostatnia rata płatna w dniu 31.12.2012r.
Opinię o możliwości spłaty kredytu wydała na wniosek Regionalna Izba
Obrachunkowa w Gdańsku – Uchwała Nr 23/V/2007 z dnia 23 marca 2007r.
Czynności prawnych przy zaciągnięciu kredytu dokonał Burmistrz Miasta
Malborka przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta.
Wyboru banku dokonano z zastosowaniem ustawy Prawo zamówień
publicznych.
W 2008r. Gmina Miejska Malbork nie zaciągała kredytów.
2.3.2 Pożyczki
W latach 2006 – 2008 Gmina Miejska Malbork nie zaciągała pożyczek.
2.3.3 Poręczenia i gwarancje.
Jak ustalono jedynie w 2007r. Miasto udzieliło poręczenia wekslowego
na podstawie Uchwały nr 442/LIII/06 Rady Miasta Malbo rka z dnia 14 września
2006r. w sprawie udzielenia poręczenia weksla dotyczącego leasingu
operacyjnego na używany autobus turystyczny dla Miejskiego Zakładu
Komunikacji Miejskiej w Malborku sp. z o.o. (Porozumienie wekslowe z dnia
11.06.2007r.). Trzy weksle in blanco wystawione przez Miejski Zakład
Komunikacji Miejskiej w Malborku – jednoosobową spółkę gminy, poręczone
przez Miasto Malbork do łącznej kwoty 425.000 zł stanowiły zabezpieczenie
możliwych szkód i strat, mogących wyniknąć z nienależytego wykonan ia
umowy leasingu operacyjnego.
Łączna kwota spłat w danym roku rat kredytów, pożyczek, wyemitowanych
obligacji i potencjalnych wpłat z tytułu udzielonych przez Gminę poręczeń wraz
z należnym oprocentowaniem wynosiła:
- w 2007r.: 2.950.500,00 zł (3,64% pl anowanych dochodów 81.107.408,00 zł)
- w 2008r.: 1.955.735,17zł (2,10% planowanych dochodów 93.033.722,00 zł)
Łączna kwota długu na koniec 2007r. i 2008r. nie przekroczyła 60%
wykonanych dochodów. Kwota długu wynosiła:
- w 2007r.: 12.711.668,29 zł, tj. 15, 20% wykonanych dochodów
(83.715.513,78 zł)
24
- w 2008r.: 10.755.933,12
(98.146.611,68 zł).
zł
,tj.
10,96%
wykonanych
dochodów -
III. Wykonanie budżetu.
3.1. Dochody budżetowe.
Budżet Gminy Miejskiej Malbork na 2008 rok przyjęty został do
realizacji Uchwałą Nr XX/157/07 Rady Miasta Malborka z dnia 28 grudnia
2007 roku w sprawie budżetu Miasta Malborka na 2008 rok.
W trakcie wykonywania budżetu dokonano 59 zmian w budżecie, w tym:
Rada Miasta – 20 - krotnie,
Burmistrz Miasta– 39- krotnie.
Budżet po zmianach wynosił:
dochody
93.033.722 zł,
wydatki
117.373.730 zł,
przychody
26.295.744 zł,
rozchody
1.995.736 zł.
Planowane dochody wykonano w kwocie 98.146.611,68 zł (105,50% planu)
a planowane wydatki w kwocie 109.585.959,03 zł (93,36% planu).
3.1.1. Dochody z podatków i opłat .
Realizację dochodów z tytułu podatków przedstawiono w poniższej tabeli:
Lp. Wyszczególnienie
OSOBY PRAWNE
1.
Podatek od nieruchomości
2.
Podatek rolny
3.
Podatek od środków transportowych
X
Razem
OSOBY FIZYCZNE
1.
2.
Podatek rolny
3.
Podatek od środków transportowyc h
X
Razem
RAZEM OSOBY PRAWNE I FIZYCZNE
1.
2.
Podatek rolny
3.
Podatek od środków transportowych
x
ŁĄCZNIE PODATKI
Plan
Wykonanie
% wykonania
8.000.000
16.000
305.000
8.321.000
8.433.091,58
35.477,00
326.089,71
8.794.658,29
105,41
221,17
106,91
105,69
2.300.000
26.000
150.000
2.476.000
2.711.749,62
50.194,38
180.540,85
2.942.484,85
117,90
193,10
120,36
118,84
10.300.000 11.144.841,20
42.000
85.671,38
455.000
506.630,56
10.797.000 11.737.143,14
108,20
203,98
111,35
108,71
3.1.1.1. Księgowa ewidencja podatków i opłat.
W okresie objętym kontrolą zasady księgowej ewidencji po datków i opłat
określone zostały Zarządzeniem Nr 3/2007 Burmistrza Miasta Malborka z dnia
01 stycznia 2007r. w sprawie zasad rachunkowości w Urzędzie Miasta
Malborka.
25
Ewidencja podatkowa prowadzona jest w Wydziale Finansowo – Budżetowym
w systemie komputerowym, w formie ksiąg pomocniczych do kont księgi
głównej w jednostce Urzędu.
Sposób jej prowadzenia jest zgodny z zasadami określonymi w rozporządzeniu
Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006r. w sprawie zasad rachunkowości
i planu kont w zakresie ewide ncji podatków, opłat i niepodatkowych należności
budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego
(Dz. U. Nr 112, poz.761).
3.1.1.2. Podatek od nieruchomości.
Stawki podatku od nieruchomości na 2008r. zostały ustalone przez Radę
Miasta Malborka w Uchwale Nr XV/115/07 z dnia 27 września 2007r.
w sprawie określenia wysokości stawek podatku od nieruchomości na terenie
miasta, opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Województwa Pomorskiego
Nr 156 z dnia 26 listopada 2007r. pod poz. 2932.
Ustalone przez Rade wysokości stawek nie przekraczały górnych granic stawek
kwotowych na 2008r. ogłoszonych przez Ministra Finansów z dnia 26 lipca
2007r., opublikowanych w Monitorze Polskim Nr 47, poz. 557.
Uchwałą Nr 16/III/02 z dnia 13 grudnia 2002r. w spra wie określenia
wzorów formularzy dotyczących podmiotów i przedmiotów opodatkowania
niezbędnych do wymiaru i poboru podatku od nieruchomości, podatku rolnego
i podatku leśnego, Rada Miasta określiła wzory informacji i deklaracji
podatkowych.
Uchwała ogłoszona została w Dzienniku Urzędowym Województwa
Pomorskiego Nr 94 z dnia 14 grudnia 2002r., poz. 2454.
Prawidłowość wymiaru podatku oraz dokonania przypisu na kontach
podatników sprawdzono w oparciu o deklaracje osób prawnych, informacje
podatkowe osób fizycznych, ewidencję geodezyjną, kopie decyzji wymiarowych
i nakazów płatniczych.
• Podatek od nieruchomości od osób prawnych.
Na podstawie prowadzonego przez Urząd rejestru osób prawnych,
ustalono, że w 2008r. obowiązek podatkowy ciążył na 211 podmiotach.
Kontroli poddano 11 osób prawnych zobowiązanych do złożenia deklaracji na
podatek od nieruchomości, zaewidencjonowanych pod numerami:
3710/06; 3712/06; 3716/06; 3720/06; 3721/06; 3723/06; 3725/06; 3956/06;
13520/06; 14994/06; 24972/06.
Ustalono, że wszystkie w/w osoby prawne złożyły deklaracje na podatek od
nieruchomości w ustawowym terminie (do 15 stycznia 2008r.).
Wszystkie deklaracje podatkowe złożone przez badaną grupę podmiotów
wypełnione zostały w części dotyczącej podstawy opodatkowania jak i stawek
podatku od nieruchomości zgodnie z podjętą w tym zakresie uchwałą Rady
Miasta Malborka.
26
Przypis podatku dokonany był w wysokościach zgodnych z deklaracjami
składanymi przez osoby prawne.
• Podatek od nieruchomości od osób fizycznych.
Kontrolą objęto losowo wybranych 25 podatników (z ogólnej liczby 8.200 osób)
będących właścicielami lub użytkownikami nieruchomości położonych
w Malborku przy ulicy:
Kotarbińskiego - o następujących numerach kontowych: 19925/07;
25009/07; 25022/07; 25023/07; 25071/07,
Wybickiego - o numerach kontowych: 6787/07; 15813/07; 24991/07;
25771/07; 26069/07,
Jasnej - o numerach kontowych: 18424/07; 23926/07; 24161/07;
24167/07; 24182/07,
Młodych - o numerach kontowych: 1357/07; 15666/07; 16795/07;
18206/07; 25019/07,
Chodkiewicza - o numerach kontowych: 4456/07; 4460/07; 4461/07;
11441/07; 19229/07.
Wymiaru podatku od nieruchomości dokonywano na podstawie złożonych przez
podatników informacji w sprawie podatku od nieruchomości, stosując
prawidłowe stawki ustalone przez Radę Mi asta Malborka wcześniej cytowaną
Uchwałą Nr XV/115/07 z dnia 27 września 2007r.
Wszystkie decyzje wymiarowe doręczone zostały podatnikom za
pośrednictwem poczty lub przez upoważnione osoby (na podstawie zawartych
umów zleceń) w terminie od 30.01.2008r. do 09.02.2008r.
3.1.1.3. Podatek rolny.
Rada Miasta Malborka nie podjęła uchwały w sprawie obniżenia ceny
skupu żyta przyjmowanej jako podstawa obliczenia podatku rolnego, w związku
z tym dla potrzeb obliczenia tego podatku przyjęto średnią cenę skupu żyta za
okres pierwszych trzech kwartałów 2007r. ogłoszoną w komunikacie Prezesa
GUS z dnia 17 października 2007r. (M.P. Nr 77, poz. 831), która wynosiła
58,29 zł.
W oparciu o powyższą cenę i zgodnie z zasadami ustawy o podatku rolnym,
w 2008r. na terenie Gminy Miejskiej Malbork stosowano stawkę podatku
w wysokości 145,73 zł od 1 ha przeliczeniowego dla gruntów gospodarstw
rolnych (równowartość pieniężną 2,5 kwintala żyta) oraz w wysokości 291,45 zł
od 1 ha fizycznego dla gruntów pozostałych.
• Podatek rolny od osób prawnych.
W 2008 roku zobowiązana do złożenia deklaracji na podatek rolny była
tylko jedna osoba prawna, tj. Przedsiębiorstwo Rolne „Wielbark” Sp. z o.o. w
Malborku (numer kontowy 3956/05).
27
Ustalono, że w/w podmiot deklarację na podatek rolny na 2008 rok złożył
w dniu 15 stycznia 2008r., tj. z zachowaniem ustawowego terminu.
Wykazane w deklaracji ilości i klasy użytków rolnych były zgodne
z ilością wynikającą z ewidencji geodezyjnej.
Prawidłowo przeliczone zostały powierzchnie użytków rolnych na h a
przeliczeniowe.
Wymiar podatku rolnego ustalony był w oparciu o prawidłowo przyjętą stawkę.
• Podatek rolny od osób fizycznych.
W 2008 roku podatkiem rolnym objętych było ogółem 66 podatników.
W powyższym zakresie sprawdzono dokumentację wymiarowo -ewidencyjną
10 losowo wybranych osób zaewidencjonowanych pod numerami:
1848/04; 3608/04; 6965/04; 6970/04; 6975/04; 9600/04; 16842/04; 21924/04;
22446/04; 22740/04.
Liczbę hektarów fizycznych i przeliczeniowych dla każdego podatnika ustalono
na podstawie powierzchni, rodzajów i klas gruntów wynikających z informacji
o gruntach złożonej przez danego podatnika, na formularzu według wzoru
określonego przez Radę Miasta w w/w Uchwale Nr 16/III/02.
Dane zawarte w informacjach były zgodne z danymi ewidencji gruntów.
Do ustalenia wysokości podatku rolnego przyjęto prawidłowe ilości i klasy
gruntów, stosując właściwe przeliczniki powierzchni użytków rolnych
obowiązujących dla I okręgu podatkowego.
Wystawione decyzje wymiarowe lub nakazy płatnicze doręczane były za
pośrednictwem poczty w terminie 25.01 - 02.02.2008r. (daty pokwitowania
odbioru).
Należności z tytułu podatku rolnego zostały przypisane w prawidłowych
wysokościach na kontach poszczególnych podatników i ujęte w urządzeniach
księgowych ewidencji podatkowej.
W trakcie kontroli ustalono, że w 2008 roku Gmina Miejska Malbork
przekazywała na rzecz Pomorskiej Izby Rolniczej należne kwoty stanowiące 2%
wpływów podatku rolnego w terminach nie przekraczających 21 dni od dnia,
w którym upłynął termin płatności danej ra ty, i tak:
z tytułu I raty podatku przekazano do Pomorskiej Izby Rolniczej kwotę
240,08 zł w dniu 28 marca 2008r. (WB nr 134),
z tytułu II raty podatku kwotę 605,39 zł – w dniu 30 maja 2008r. (WB nr
223),
z tytułu III raty podatku kwotę 460,60 zł – w dniu 01 października 2008r.
(WB nr 422),
z tytułu IV raty podatku kwotę 163,49 zł – w dniu 21 listopada 2008r. (WB
nr 497).
28
Przekazano również w dniu 12 stycznia 2009r. kwotę 252,75 zł stanowiącą 2%
wpłat podatku rolnego dokonanych w okresie od 21.11.2 008r. do 31.12.2008r.
(WB nr 008).
3.1.1.4. Podatek od środków transportowych.
W dniu 27 września 2007r. Rada Miasta Malborka podjęła Uchwałę
Nr XV/116/07 w sprawie określenia stawek podatku od środków
transportowych.
W dniu 25 października 2007r. Rada M iasta podjęła Uchwałę Nr XVII/126/07
zmieniającą Uchwałę Nr XV/116/07 w sprawie określenia stawek podatku od
środków transportowych.
W/w uchwały opublikowane zostały w Dzienniku Urzędowym Województwa
Pomorskiego Nr 156 z dnia 26 listopada 2007r. pod poz. 2 933 i (zmieniająca)
pod poz.2935.
W badanym roku zobowiązanych do złożenia deklaracji na podatek od
środków transportowych było 100 podatników (ustalono na podstawie ewidencji
podatników w/w podatku, prowadzonej w oparciu o miesięczne informacje
przekazywane przez Wydział Komunikacji Transportu i Dróg Starostwa
Powiatowego w Malborku o pojazdach zarejestrowanych i przerejestrowanych).
Kontroli poddano 10 podatników, zaewidencjonowanych pod numerami:
007/03; 012/03; 179/03; 391/03; 15836/03; 18577/03; 7085/0 8; 11294/08;
14719/08; 25317/08.
Deklaracje na podatek od środków transportowych wraz z załącznikami
o posiadanych pojazdach wszystkie osoby złożyły w ustawowym terminie, tj. do
dnia 15 lutego 2008r.
W trakcie kontroli ustalono, że deklarowane stawki pod atku od środków
transportowych były zgodne ze stawkami określonymi przez Radę Miasta.
W przypadku wygaśnięcia lub powstania obowiązku podatkowego w ciągu
roku, podatek obniżano proporcjonalnie do liczby miesięcy, w którym
obowiązek ten istniał (dotyczy pod atników o nr konta 7085/08; 179/03;
15836/03).
3.1.1.5. Opłata miejscowa.
W dniu 2 grudnia 2004r. Rada Miasta Malborka podjęła Uchwałę
Nr 232/XXIX/04 w sprawie określenia dziennych stawek opłaty miejscowej.
W dniu 19 października 2006r. Rada Miasta podjęł a Uchwałę
Nr 452/LIV/06 zmieniającą uchwałę w sprawie określenia dziennych stawek
opłaty miejscowej.
W/w uchwały opublikowane zostały w Dzienniku Urzędowym Województwa
Pomorskiego Nr 151 z dnia 08 grudnia 2004r., poz.2882 i Nr 44 z dnia 20 lutego
2007r., poz.628.
Zgodnie z postanowieniami uchwały, opłatę miejscową pobiera się od osób
fizycznych przebywających dłużej niż dobę w celach turystycznych,
29
wypoczynkowych lub szkoleniowych, na terenie miasta Malborka. Wysokość
opłaty miejscowej za każdy dzień poby tu wynosi 1,60 zł. Poboru opłaty
dokonują na drukach Urzędu Miasta - osoby fizyczne, osoby prawne i inne
jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, przy okazji
wykonywania czynności meldunkowych. Rozliczenie z zainkasowanych kwot
opłaty miejscowej następuje w okresach miesięcznych, w ciągu 10 dni po
upływie danego miesiąca. Wynagrodzenie za pobór opłaty ustalone zostało
w wysokości 10% zainkasowanych kwot.
W 2008r. opłatę miejscową pobierało ogółem 8 podmiotów. Uzyskane w 2008r.
dochody z powyższego tytułu stanowiły kwotę 14.241,40 zł.
Sprawdzono prawidłowość poboru i rozliczenia opłaty miejscowej dokonanej
w miesiącu sierpniu i wrześniu 2008r. przez 3 podmioty, tj.:
HOTEL DEDAL (kwitariusz od nr 850562 do nr 850571 za okres
01.08.08r. – 20.08.08r.; nr 850572 z 04.09.08r.; nr 850573 z 16.09.08r.),
Gimnazjum Nr 1 w Malborku (kwitariusz od nr 848249 do nr 848266 za
okres 01.08.08r. – 31.08.08r.; od nr 848268 do nr 848275 za okres 03.09.08r. –
26.09.08r.),
Pensjonat „U Błażeja” (kwitari usz od nr 525371 do nr 525393 za okres
03.08.08r. – 25.08.08r.).
Na podstawie skontrolowanych w/w dokumentów ustalono, że opłatę
miejscową pobierano w prawidłowej wysokości i zgodnie z postanowieniami
Uchwały Rady Miasta.
Przysługujące wynagrodzenie z tytu łu poboru w/w opłaty wypłacono
w prawidłowej wysokości. Zachowany został termin rozliczania się w/w
podmiotów z zainkasowanych kwot opłaty miejscowej, i tak:
Hotel DEDAL – z zainkasowanych w miesiącu sierpniu wpłat w łącznej
kwocie 606,24 zł rozliczył się w dniu 03 września 2008r. (dowód wpłaty
nr 18016 z 03.09.08r.), a z zainkasowanych w miesiącu wrześniu wpłat
w kwocie 15,84 zł – w dniu 30 września 2008r. (dowód wpłaty nr 19874
z 30.09.08r.);
Gimnazjum Nr 1 – z zainkasowanych w miesiącu sierpniu wpłat w łącznej
kwocie 233,60 zł rozliczyło się w dniu 01 września 2008r. (dowód wpłaty
nr 17821 z 01.09.08r.), a z zainkasowanych w miesiącu wrześniu wpłat
w kwocie 240,00 zł – w dniu 01 października 2008r. (dowód wpłaty nr 19902
z 01.10.08r.);
Pensjonat „U Błażeja” – z zainkasowanych w miesiącu sierpniu wpłat
w kwocie 228,80 zł, rozliczył się w dniu 05 września 2008r. (dowód wpłaty nr
18182 z 05.09.08r.).
3.1.1.6. Pobór podatków, rozliczenie inkasentów podatków i opłat.
Rada Miasta Malborka nie pod jęła uchwały w sprawie zarządzenia poboru
podatków od osób fizycznych w drodze inkasa.
30
Wpłaty wszystkich podatków wnoszone były przez podatników bezpośrednio do
kasy Urzędu Miasta lub w banku.
3.1.1.7. Udzielanie ulg w zapłacie podatku i opłata prolongacyj na.
Na podstawie prowadzonych w Urzędzie rejestrów decyzji w zakresie
udzielonych ulg w zapłacie podatków ustalono, że w 2008r. wydano ogółem
69 decyzji na łączną kwotę 172.846,50 zł, w tym:
61 decyzji dotyczących umorzenia zaległości podatkowych na łą czną
kwotę 107.506,50 zł, z tego: w podatku od nieruchomości na kwotę
100.424,50 zł; w podatku od środków transportowych na kwotę 7.082 zł,
2 decyzje dotyczące rozłożenia spłaty na raty podatków na łączną kwotę
27.926 zł, z tego: w podatku od nieruchomo ści na kwotę 25.983 zł; w podatku
od środków transportowych na kwotę 1.943 zł,
6 decyzji dotyczących odroczenia terminu płatności podatku od
nieruchomości na łączną kwotę 37.414 zł.
Wykazane w sprawozdaniu Rb -PDP z wykonania dochodów podatkowych
gminy za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2007r. kwoty skutków
z tytułu umorzenia zaległości podatkowych oraz rozłożenia na raty i odroczenia
terminu płatności były zgodne z kwotami wydanych w tym zakresie decyzji.
Kontrolą objęto prawidłowość wydanych decyzji, w tym:
11 decyzji o umorzeniu zaległości podatkowych (z 26 decyzji wydanych
przez Burmistrza Miasta w I półroczu 2008r.) o następujących numerach:
- FN I/3110/03/08 z dnia 22.01.2008r.;
- FN I/3110/04/08 z 23.01.2008r.; FN I/3110/05/08 z 29.01.20 08r.;
- FN I/3110/08/08 z 04.03.2008r.; FN I/3110/10/08 z 17.03.2008r.;
- FN I/3110/11/08 z 19.03.2008r.; FN I/3110/12/08 z 25.03.2008r.;
- FN I/3110/13/08 z 25.03.2008r.; FN I/3110/15/08 z 25.03.2008r.;
- FN I/3110/16/08 z 25.03.2008r.; FN I/3110/18/08 z 04.0 4.2008r.;
- FN I/3114/01/08 z 12.03.2008r.,
5 decyzji o odroczeniu terminu płatności, wydanych w I półroczu 2008r.
o następujących numerach:
- FN II/3110/01/08 z 11.02.2008r.; FN II/3110/01a/08 z 27.04.2008r.;
- FN II/3110/02/08 z 06.02.2008r.; FN II/3110/03 /08 z 06.02.2008r.;
- FN II/3110/04/08 z 21.04.2008r.;
2 decyzje o rozłożeniu spłaty na raty, wydane w II półroczu 2008r.
o numerach FN I/3110/06/08 z 27.10.2008r.; FN I/3114/03/08 z 31.12.2008r.
W/w decyzje w sprawie zastosowanych ulg w zapłacie podatkó w wydane
zostały po złożeniu pisemnych wniosków podatników i po przeprowadzeniu
przez organ podatkowy postępowań dowodowych, potwierdzających spełnienie
przesłanek uzasadniających udzielenie ulg.
W przypadku rozłożenia spłaty na raty lub odroczenia termin ów płatności
naliczano opłatę prolongacyjną w wysokości 25% stawki ustawowych odsetek
31
za zwłokę, zgodnie z Uchwałą Nr 285/XLVI/98 Rady Miasta Malborka z dnia
16 czerwca 1998r. w sprawie opłaty prolongacyjnej.
Zgodnie z ustawowym obowiązkiem, w dniu 14 kwie tnia 2009r. organ
podatkowy sporządził i podał do publicznej wiadomości wykaz osób prawnych
i fizycznych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości
prawnej, którym w zakresie podatków i opłat udzielono ulg, odroczeń, umorzeń
lub rozłożono spłatę na raty w kwocie przewyższającej 500,00 zł wraz ze
wskazaniem wysokości umorzonych kwot i przyczyn umorzenia.
3.1.1.8. Powszechność opodatkowania.
W oparciu o sporządzane i przekazywane przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru
Budowlanego w Malborku, inf ormacje o budynkach mieszkalnych
i niemieszkalnych przekazywanych do użytku na terenie Gminy Miejskiej
Malbork ustalono, że w 2007r. zostało oddanych do użytkowania przez osoby
fizyczne 53 budynki.
W zakresie powszechności i prawidłowości opodatkowania sp rawdzono
budynki oddane w okresie styczeń - maj 2007r. (10 budynków). Ustalono, że
wszyscy ich właściciele złożyli wymagane informacje w sprawie podatku od
nieruchomości. Budynki zostały objęte wymiarem podatkowym za 2008 rok
(dotyczy podatników o numerach kontowych: 445/07; 1295/07; 2769/07;
1384/07; 20298/07; 17153/07; 4967/07; 1432/07; 4769/07; 6934/07).
Na podstawie ewidencji działalności gospodarczej ustalono, że
w I kwartale 2008r. w/w dokonano 75 wpisów (nr: 10132, 10149, 10152, 10155,
10158-10162, 10167, 10168, 10171-10183, 10189, 10192-10202, 10209-10230,
10233-10240, 10245, 10246, 10251, 10254, 10256 -10260), w tym:
18 wpisów dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej
wymagającej wyodrębnionego pomieszczenia (nr : 10152, 10161, 10171, 1017 6,
10180, 10189, 10195, 10198, 10212, 10213, 10215, 10226, 10229, 10233,
10245, 10251, 10254, 10256)
57 wpisów dotyczących prowadzenia działalności na terenie kraju lub
poza terenem gminy.
Kontrolą objęto wszystkie osoby posiadające zgłoszoną działalność gospodarczą
wymagającą wyodrębnionego pomieszczenia
Ustalono, że wszystkie osoby złożyły wymagane informacje w sprawie podatku
od nieruchomości, a pomieszczenia, w których prowadzona jest działalność
gospodarcza zostały opodatkowane.
3.1.1.9. Ulgi i zwolnienia ustawowe oraz skutki udzielonych przez Radę Miasta
ulg podatkowych.
▪ ulgi ustawowe
W okresie kontrolowanym Burmistrz Miasta Malborka nie udzielił żadnej ulgi
ustawowej.
▪ ulgi udzielone przez Radę Miasta
32
Zgodnie z postanowieniami Uchwały Nr XV/115/ 07 Rady Miasta Malborka z
dnia 27 września 2007r. w sprawie określenia wysokości stawek podatku od
nieruchomości na terenie miasta, zwolniono z w/w podatku nieruchomości
zajęte na boiska, stadiony sportowe oraz hale sportowe, a także nieruchomości
wykorzystywane na potrzeby pomocy osobom bezdomnym, uzależnionym od
alkoholu i narkotyków (§ 2 uchwały).
Ponadto w Uchwale Nr 168/XXII/04 Rady Miasta Malborka z dnia 29 kwietnia
2004r. w sprawie zwolnień z podatku od nieruchomości na terenie miasta
Malborka, zawarto niżej wymienione zwolnienia:
grunty, budynki, budowle lub ich części zajęte na prowadzenie
działalności gospodarczej, przez podmioty podejmujące po raz pierwszy taką
działalność na terenie miasta Malborka (§ 2 uchwały),
grunty, budynki, budowle lub ich części zajęte na prowadzenie
działalności gospodarczej, przez podmioty, które tworzą nowe miejsca pracy
powiększając stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty, co najmniej o:
- 1% (przysługujące zwolnienie w wysokości 5% wymiaru podatku)
- 3% (zwolnienie w wysokości 15% wymiaru podatku)
- 20% (zwolnienie w wysokości 100% wymiaru podatku) – (§ 3 uchwały),
nowo wybudowane lub nowo nabyte budynki i budowle pr zeznaczone do
prowadzenia działalności gospodarczej, a także grunty, budynki i budowle, w
przypadku rozpoczęcia wykorzystywania ich do prowadzenia działalności
gospodarczej przez podatnika, będące w jego posiadaniu, lecz wcześniej
niewykorzystywane do prow adzenia działalności, pod warunkiem poniesienia
nakładów inwestycyjnych związanych z uruchomieniem bądź rozbudową
przedsiębiorstwa (§ 4 uchwały).
Ustalono, że łączna wysokość ulg z powyższych tytułów stanowiła w 2008r.
kwotę 678.702,00 zł, w tym:
zwolnienia nieruchomości zajętych na boiska, stadiony i hale sportowe kwota 92.536,00 zł,
zwolnienia nieruchomości wykorzystywanych na potrzeby pomocy
osobom bezdomnym i uzależnionym – kwota 35.027,00 zł,
zwolnienia nieruchomości zajętych na prowadzenie dzi ałalności
gospodarczej przez podmioty podejmujące po raz pierwszy taką działalność –
kwota 17.310,00 zł,
zwolnienia nieruchomości zajętych na prowadzenie działalności
gospodarczej przez podmioty, które tworzą nowe miejsca pracy – kwota
515.485,00 zł,
zwolnienia nowo wybudowanych nieruchomości przeznaczonych na
prowadzenie działalności gospodarczej – kwota 18.344,00 zł.
33
Zgodnie ze sprawozdaniem Rb -PDP z wykonania dochodów podatkowych
gminy za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2008r., skutki udzie lonych
ulg i zwolnień, obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień
ustawowych) wyniosły 678.702,00 zł.
• Skutki wynikające z obniżenia przez Radę Miasta stawek w podatku od
nieruchomości w 2008r. przedstawiono w zestawieniu stanowiącym akta
robocze nr 3.1.1.9/1 do protokołu.
Wykazana w zestawieniu kwota 1.477.081,00 zł jest zgodna ze sprawozdaniem
Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku
do dnia 31 grudnia 2008r.
• Skutki wynikające z obniżenia przez Radę Miasta staw ek w podatku od
środków transportowych w 2008r. przedstawiono w zestawieniu stanowiącym
akta robocze nr 3.1.1.9/2 do protokołu.
Wykazana w zestawieniu kwota 233.686,00 zł jest zgodna ze sprawozdaniem
Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych gminy za okres o d początku roku
do dnia 31 grudnia 2008r.
3.2. Wydatki bieżące.
Z budżetu gminy miejskiej Malbork w 2008 roku wydatkowano kwotę
109.585.959,03 zł, tj. 93,36% środków przeznaczonych na realizację zadań
(117.373.730,00 zł).
Kontrolą objęto wykonanie planu wydatków realizowanych przez Urząd Miasta
wg stanu:
na dzień: 03 sierpnia, 09 września, 16 października, 14 listopada,
29 grudnia 2007r.
na dzień: 09 lipca, 07 sierpnia, 13 września, 17 października, 25 listopada,
21 grudnia 2008r.
Nie stwierdzono przekroczenia zakresu upoważnienia do dokonywania
wydatków.
3.2.1.1 Wydatki z tytułu wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń
3.2.1.1.1 Wynagrodzenia osobowe pracowników
Kontrolę w zakresie wynagrodzeń osobowych pracowników Urzędu
Miasta Malborka przeprowadzono za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2008r.
Sprawdzono:
▪ prawidłowość zaszeregowania i stosowania stawek płacowych,
▪ prawidłowość naliczania dodatku za wieloletnią pracę zawodową,
▪ prawidłowość udokumentowania wypłat.
34
W badanym roku na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń w
ramach rozdziału 75023 „Urzędy gmin” wydatkowano ogółem 3.700.445,38 zł,
tj. 99,91% środków zaplanowanych na ten cel w budżecie (3.703.640,00 zł),
z tego:
•
na wynagrodzenia osobowe pracowników (§ 401 0) – kwotę
3.141.542,13 zł (plan 3.144.674,00 zł)
•
na składki na ubezpieczenia społeczne (§ 4110) – kwotę 480.031,43 zł
(plan 480.065,00 zł)
•
na składki na Fundusz Pracy (§ 4120) – kwotę 78.871,82 zł
(plan 78.901,00 zł)
W Urzędzie Miasta Malborka, ś rednioroczny stan zatrudnienia w 2008r.
wyniósł 122 osoby (120,75 etatu).
Sprawdzono prawidłowość zaszeregowania i stosowania stawek
płacowych dla Burmistrza Miasta, dwóch Zastępców Burmistrza, Skarbnika
Miasta, Sekretarza Miasta, 5 naczelników wybranych l osowo wydziałów
(Architektury i Gospodarki Nieruchomościami; Biura Rady; Gospodarki
Komunalnej i Ochrony Środowiska; Inżynierii, Zamówień Publicznych
i Pozyskiwania Środków Pozabudżetowych; Rozwoju Gospodarczego
i Współpracy z Zagranicą) oraz 13 pracowni ków Wydziału FinansowoBudżetowego (łącznie 23 osoby).
Ustalono, że wszyscy pracownicy zaszeregowani zostali do właściwej
kategorii, stosownie do zajmowanych stanowisk. Wynagrodzenia zasadnicze
oraz dodatki funkcyjne przyznane zostały w prawidłowych wysok ościach
i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
Prawidłowo ustalono i wypłacono dodatki za wieloletnią pracę zawodową.
Z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych, powierzenia
dodatkowych zadań lub ze względu na charakter pracy i zakres wykonywanych
zadań, przyznano w badanej grupie 13 pracownikom Urzędu Miasta dodatki
specjalne na czas określony nie dłuższy niż rok, w wysokości od 5% do 40%
łącznego wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego.
Wynagrodzenie Burmistrza Miasta ustalone zostało przez Radę Miasta
Malborka Uchwałą Nr IV/18/2006 z dnia 28 grudnia 2006r. w sprawie ustalenia
wynagrodzenia Burmistrza Miasta Malborka oraz Uchwałą Rady
Nr XXI/172/08 z dnia 31 stycznia 2008r. zmieniającą Uchwałę Nr IV/18/2006
z dnia 28 grudnia 2006r. w sprawie ustalenia wynagrodzenia Burmistrza Miasta
Malborka.
Przewodniczący Rady Miasta upoważniony został do dokonywania czynności
w sprawach z zakresu prawa pracy wobec Burmistrza na podstawie podjętej
przez Radę Miasta Malborka Uchwały Nr III/9/2006 z dnia 21 grudnia 2006r.
W 2008r. miesięczne wynagrodzenie Burmistrza Miasta nie przekroczyło
siedmiokrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób
zajmujących kierownicze stanowiska państwowe.
35
Kontroli poddano również pra widłowość ustalenia uprawnień do nagród
jubileuszowych za wieloletnią pracę zawodową. W badanej grupie powyższe
nagrody wypłacono 5 osobom.
W aktach osobowych pracowników znajdowała się dokumentacja
potwierdzająca nabycie uprawnień do nagród jubileuszowyc h. We wszystkich
przypadkach wypłacono je w terminie, w którym dany pracownik nabył
uprawnienie.
Do naliczenia wynagrodzeń na listach płac oraz ich ewidencji
w płacowych kartotekach za badany okres zastrzeżeń nie wniesiono.
Listy płac zostały zaakceptowan e przez osoby odpowiedzialne w zakresie
formalno-rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzone do wypłaty przez
Skarbnika i Burmistrza Miasta (listy płac: nr 12 z 29.01.2008r.; nr 33
z 26.02.2008r.; nr 49 z 26.03.2008r.; nr 74 z 25.04.2008r.; nr 88 z 27.0 5.2008r.;
nr 104 z 24.06.2008r.; nr 126 z 28.07.2008r.; nr 149 z 26.08.2008r.; nr 167
z 24.09.2008r.; nr 183 z 28.10.2008r.; nr 206 z 25.11.2008r.; nr 232
z 22.12.2008r.).
3.2.1.1.2 Dodatkowe wynagrodzenie roczne
W 2008r. w ramach dodatkowego wynagrodze nia rocznego wypłacono
pracownikom Urzędu Miasta Malborka kwotę 196.655,86 zł tj. 86,74%
zaplanowanych na ten cel środków (226.708,00 zł).
Kontrolą pod względem prawidłowości naliczenia i wypłacenia
dodatkowego wynagrodzenia rocznego objęto grupę 23 pracow ników
wyszczególnioną wcześniej w punkcie 3.2.1.1.1.
Ustalono, że wynagrodzenie roczne za 2007 rok naliczono i wypłacono
w prawidłowej wysokości, tj. 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego
przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przys ługuje to
wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku
pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop
wypoczynkowy. Uprawnionych do otrzymania powyższego wynagrodzenia było
21 osób. Zostało ono wypłacone w dni u 11 lutego 2008r. na podstawie listy płac
nr 23 z 11.02.2008r., tj. z zachowaniem ustawowego terminu (nie później niż
w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po
roku, za który przysługuje to wynagrodzenie).
3.2.1.1.3. Składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy.
Ustalenia w tym zakresie zawarto w punkcie 2.2.3.2 niniejszego protokołu.
3.2.1.1.4 Nagrody
Zasady przyznawania nagród określone zostały w:
Zarządzeniu Nr 6/99 Przewodniczącego Zarządu Miasta Malborka z dnia
01 października 1999r. w sprawie zasad przyznawania nagród za szczególne
36
osiągnięcia w pracy zawodowej pracownikom samorządowym zatrudnionym
w Urzędzie Miasta Malborka (obowiązującym do dnia 31 października 2008r.),
Zarządzeniu Nr 71/2008 Burmistrza Mias ta Malborka z dnia 25 listopada
2008r. w sprawie zasad przyznawania nagród pracownikom samorządowym
zatrudnionym w Urzędzie Miasta Malborka (obowiązującym od dnia
01 października 2008r.).
W ramach funduszu nagród wypłacono w 2008 roku pracownikom Urzędu
Miasta Malborka nagrody w łącznej wysokości 209.124,00 zł, stanowiącej
6,65% planowanych środków na wynagrodzenia (plan 3.144.674,00 zł).
Kontrolą w powyższym zakresie objęto grupę 23 pracowników
wyszczególnioną w punkcie 3.3.1.1.1. protokołu.
Ustalono, że nagrody otrzymało:
w miesiącu marcu 2008r. – 20 pracowników,
w miesiącu grudniu 2008r. – 22 pracowników.
Zostały one przyznane przez Burmistrza Miasta i wypłacone na podstawie list
płac zatwierdzonych przez Skarbnika i Kierownika jednostki (lista płac nr 44
z 12.03.2008r., nr 226 z 15.12.2008r.).
W badanym okresie Burmistrz Miasta nagród nie otrzymywał.
3.2.1.2. Pozostałe wydatki
3.2.1.2.1. Wydatki na podróże służbowe krajowe pracowników.
W 2008r. w ramach ustalonego planu wydatków na krajowe podr óże
służbowe pracowników (45.000,00 zł), wydatkowano w rozdziale 75023
„Urzędy gmin” kwotę 42.377,79 zł, co stanowi 94,17% planu.
Sprawdzono rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników
w I kwartale 2008r.
Kontrolą objęto delegacje o nr: 1; 2; 6; 7; 9 - 12; 14; 15; 18-22 z miesiąca
stycznia; 23; 25 - 27; 29; 31 - 33; 36- 39; 41; 42 z miesiąca lutego; 48 - 56
z miesiąca czerwca 2008r.
Wyjazdy służbowe odbywały się na podstawie jednorazowych poleceń
akceptowanych przez Zastępcę Burmistrza Malborka dl a pracowników Urzędu,
oraz przez Przewodniczącego Rady Miasta Malborka dla Burmistrza Miasta.
We wszystkich objętych kontrolą poleceniach wyjazdu służbowego
określone zostały miejscowości (rozpoczęcia i zakończenia podróży) terminy
wyjazdów, środki transportu właściwe do odbycia podróży oraz cel podróży
delegowanego pracownika.
Prawidłowo naliczono i wypłacono zwrot kosztów przejazdu (do rozliczenia
załączano rachunki - bilety określonego środka transportu), a także inne
37
należności przysługujące z tego tytu łu (diety, ryczałty na pokrycie kosztów
dojazdu środkami komunikacji miejscowej oraz ryczałty za nocleg).
Pracownikom, którzy za zgodą pracodawcy odbywali podróże prywatnymi
samochodami osobowymi, koszty przejazdu rozliczono i wypłacono według
maksymalnych stawek określonych w obowiązujących w tym zakresie
przepisach.
Wszystkie delegacje zostały sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty przez osoby
upoważnione.
W I kwartale 2008r. miesięczne limity przebiegu kilometrów na jazdy
lokalne w celach służbowych samo chodem prywatnym przyznane zostały
10 pracownikom.
Podstawą zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów
osobowych nie będących własnością pracodawcy były zawarte umowy cywilno
– prawne.
Miesięczne limity kilometrów na jazdy lokalne przyznane p oszczególnym
osobom zgodnie z obowiązującymi przepisami nie przekraczały 300 km.
Zwrotu kosztów dokonywano w formie miesięcznych ryczałtów po złożeniu
przez pracowników pisemnych oświadczeń o używaniu pojazdów do celów
służbowych w danym miesiącu.
Ryczałty ustalono na bazie maksymalnych stawek za 1 km przebiegu,
określonych w obowiązujących w tym zakresie przepisach.
W prawidłowej wysokości i zgodnie z obowiązującymi zasadami stosowano
potrącenia o jedną dwudziesta drugą za każdy dzień roboczy nieobecności
pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej
trwającej, co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności.
Kontrolą objęto listy wypłat ryczałtów za I kwartał 2008r. o numerach:
17 z 05.02.2008r.; 39 z 04.03.2008r.; 57 z 03.04.2008r.
3.2.1.2.2 Wydatki na zakupy, dostawy, roboty i usługi
Zbadano poniesione wydatki w 2008r. w ramach ustalonego planu finansowego
na pokrycie kosztów związanych z realizacją przyjętych założeń budżetowych w
zakresie rozdziału 75023 – „Urzędy gmin”.
Wykonanie planu wydatków przedstawiało się następująco:
Rozdział
75023
75023
Paragrafy
4210
4300
Wydatki w zł
Plan
344.890,00
398.868,00
Wykonanie
335.207,99
387.249,51
Wskaźnik %
97,19 %
97,10 %
Sprawdzono realizację wydatków za I kwartał 2008r.
Wydatki § 4210 „zakup materiałów i wyposażenia” - dotyczyły głównie zakupu
materiałów biurowych, prenumeraty prasy i wydawnictw, zakupu drobnych
materiałów budowlanych, wyposażenia (mebli biurowych, kalkulatorów,
klimatyzatora), środków czystości oraz zakupu paliwa.
38
Wydatki § 4300 „zakup usług pozostałych” - obejmowały usługi pocztowe
i telekomunikacyjne, usługi komunalne, transportowe, opłaty za studia
w zakresie dokształcania kadr (3 pracowników), ogłoszenia prasowe, koszty
obsługi prawnej Urzędu, koszty i prowizje bankowe.
Ustalono, że wydatki znajdują udokumentowanie w prawidłowych dowodach
źródłowych sprawdzonych i zatwierdzonych do realizacji przez osoby
upoważnione do dysponowania środkami budżetowymi miasta.
Zostały one poniesione na cele przewidziane w założeniach budżetowych i do
wysokości kwot określonych w planie finansowym jednostki.
3.2.1.2.3. Dotacje podmiotowe.
•
Uchwałą Nr 336/XL/01 z dnia 20 grudnia 2001r. Rada Miasta Malborka
ustaliła tryb udzielania i rozlicz ania dotacji dla przedszkoli i placówek
publicznych nie zakładanych i nie prowadzonych przez samorząd miasta
Malborka. Uchwała ta została zmieniona w części Uchwałą Rady Nr 25/IV/02
z dnia 30 grudnia 2002r.,
•
Uchwałą Nr 176/XXIII/04 z dnia 27 maja 2004r. Rada Miasta Malborka
ustaliła tryb udzielania i rozliczania dotacji dla przedszkoli i szkół
niepublicznych. W/w uchwałę zmieniono w części Uchwałami Rady
Nr 318/XXXVII/05 z dnia 30 czerwca 2005r. i Nr 403/XLVI/06 z dnia
06 kwietnia 2006r.
W postanowieniach w/w uchwał określono szczegółowe zasady obliczania
dotacji, zakres danych, które powinny zawierać wnioski o udzielenie dotacji,
zasady i terminy przekazywania dotacji oraz ich rozliczenia.
W 2008r. ze środków budżetu Miasta przyznano dotacje podmiotowe w łącznej
kwocie 4.275.526,00 zł, w tym:
w ramach § 2480 „Dotacja podmiotowa z budżetu dla samorządowej
instytucji kultury” – kwotę 1.398.379,00 zł,
w ramach § 2540 „Dotacja podmiotowa z budżetu dla niepublicznej
jednostki systemu oświaty” – kwotę 1.958.857,00 zł,
w ramach § 2590 „Dotacja podmiotowa z budżetu dla publicznej
jednostki systemu oświaty prowadzonej przez osobę prawną inną niż jednostka
samorządu terytorialnego lub przez osobę fizyczną” – kwotę 918.290,00 zł.
Planowane kwoty dotacji ujęt e zostały w budżecie Miasta na 2008 rok
(Załącznik Nr 8 do Uchwały Nr XX/157/07 Rady Miasta Malborka z dnia
28 grudnia 2008r. w sprawie budżetu Miasta Malborka na 2008 rok).
▪
Dotacje w ramach § 2480 udzielone zostały :
Bibliotece Miejskiej w Malborku – w kwocie 403.000,00 zł,
Miejskiemu Domowi Kultury – w kwocie 995.379,00 zł.
▪
Dotacje w ramach § 2540 udzielone został y dla Prywatnego Gimnazjum
„Awans” w Malborku oraz dla 5 Przedszkoli Niepublicznych w Malborku,
w tym:
39
dla Przedszkola „Bratek II” – w kwocie 480.018,00 zł,
dla Przedszkola „Czerwony Kapturek” – w kwocie 599.171,00 zł,
dla Przedszkola „Promyk” – w kwocie 202.038,00 zł,
dla Przedszkola „Krasnal” – w kwocie 279.121,00 zł,
dla Przedszkola „Bajka” – w kwocie 254.807,00 zł,
dla Prywatnego Gimnazjum „Awans” – w kwocie 143.702,00 zł.
▪
Dotację w ramach § 2590 udzielono Publicznemu Katolickiemu
Gimnazjum w Malborku (szkoła publiczna) – kwota 918.290,00 zł.
Ustalono, że dotacje dla jednostek systemu oświaty zostały przyznane na
podstawie złożonych przez dyrektorów szkół oraz osób prowadzących
niepubliczne przedszkola wniosków wraz z wymaganym zakresem danych.
Roczne kwoty dotacji ustalono z zachowaniem zasad określonych w w/w
uchwałach Rady Miasta.
Środki przekazywane były w 12 częściach w terminie do 15 każdego miesiąca.
Wszystkie strony dotowane przedłożyły wymagane rozliczenia z otrzymanych
dotacji wg wzoru określonego w załącznikach do powyższych uchwał.
3.2.1.2.4. Dotacje przedmiotowe.
Zasady udzielania dotacji przedmiotowych określo ne zostały w Uchwale
Nr 148/XX/04 Rady Miasta Malborka z dnia 04 marca 2004r. w sprawie stawek
dotacji przedmiotowych dla zakładów budżetowych podległych Radzie Miasta
oraz określenia szczegółowych zasad i trybu udzielania oraz rozliczania tych
dotacji.
W Uchwale Nr XX/157/07 Rady Miasta Malborka z dnia 28 grudnia 2007r.
w sprawie budżetu Miasta Malborka na 2008r. ustalono wysokość dotacji
przedmiotowej dla zakładu budżetowego, tj. dla Ośrodka Sportu i Rekreacji
w Malborku – w kwocie 390.000,00 zł (Załącz nik Nr 8 do uchwały).
Dotacja przekazywana była zgodnie z postanowieniami wcześniej cytowanej
Uchwały Nr 148/XX/04 tj. w 12 ratach miesięcznych, w terminie do 15 każdego
miesiąca.
Kwartalne rozliczenia z otrzymanej dotacji, OSiR w Malborku składał zgodnie
z w/w uchwałą (do 15 dnia miesiąca następującego po danym kwartale, a za IV
kwartał - do 31 stycznia następnego roku), i tak:
rozliczenie dotacji za okres 01.01.2008r. – 31.03.2008r. złożono w dniu
14 marca 2008r.,
za okres 01.01.2008r. – 30.06.2008r. złożono w dniu 11 lipca 2008r.,
za okres 01.01.2008r. – 30.09.2008r. złożono w dniu 10 października
2008r.,
za okres 01.01.2008r. – 31.12.2008r. złożono w dniu 29 stycznia 2009r.
3.3. Rozchody budżetowe.
Kontrolą objęto lata 2007 – 2008
40
3.3.1. Wykup papierów wartościowych
W badanym okresie Gmina Miejska Malbork nie emitowała papierów
i nie ponosiła wydatków związanych z wykupem papierów wartościowych.
3.3.2. Udzielanie pożyczek z budżetu j.s.t.
W badanym okresie nie udzielano z budżetu jakichkolwiek pożyczek.
3.3.3. Spłata otrzymanych krajowych i zagranicznych pożyczek i kredytów.
Powyższe zagadnienie przedstawiono w punkcie 2.3. rozdziału II
niniejszego protokółu.
IV. Księgowość i sprawozdawczość finansowa
Kontrolą objęto lata 2006 – 2008.
4.1. Stan i kompletność urządzeń księgowych oraz prawidłowość zapisów
w ewidencji księgowej.
Rachunkowość budżetu Gminy Miejskiej Malbork i Urzędu Miasta – jako
jednostki prowadzona jest za pomocą komputera.
Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych obr otów i sald, które
tworzą:
dziennik – zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń gospodarczych, jakie
nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym,
księga główna – konta księgi głównej zawierają zapisy o operacjach
gospodarczych w ujęciu systematycznym, zgodni e z zasadą podwójnego zapisu.
Rejestracja zdarzeń na kontach księgi głównej odbywa się równocześnie
z zapisem w dzienniku,
księgi pomocnicze – dokonuje się w nich zapisów będących
uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Jest to
wyodrębniony system komputerowych zbiorów danych uzgodniony z zapisami
na kontach księgi głównej. Salda i zapisy na kontach pomocniczych na koniec
grudnia 2008r. zgodne były z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
zestawienia obrotów i sald kont ks ięgi głównej oraz danych
wprowadzanych na te konta sporządzane są na koniec każdego miesiąca. Obroty
tego zestawienia są zgodne z obrotami dziennika.
Księgi rachunkowe Urzędu Miasta są trwale oznakowane nazwą jednostki,
nazwą danego rodzaju księgi rachunko wej, posiadają oznaczenie, co do roku
obrotowego, okresu sprawozdawczego, a także nazwą programu przetwarzania.
Zapisy księgowe zawierają datę dokonania operacji gospodarczej, rodzaj, datę
i numer identyfikacyjny dowodu stanowiącego podstawę zapisu, skróc oną treść,
kwotę i datę księgowania oraz wskazanie kont, na których zostały ujęte.
Informacje pochodzące z zapisów ksiąg rachunkowych wykazane zostały
w prawidłowej wysokości w poszczególnych formularzach sprawozdawczości
budżetowej badanego okresu, tj.: z wykonania planu dochodów (Rb -27S);
41
z wykonania planu wydatków (Rb -28S): o nadwyżce (deficycie) jednostki
samorządu terytorialnego (Rb - NDS); o stanie zobowiązań według tytułów
dłużnych oraz gwarancji i poręczeń (Rb -Z); o stanie należności jednostki
(Rb- N).
4.2. Sprawozdawczość budżetowa.
Kontrolą objęto okres sprawozdawczy od 1 stycznia 2008 roku do 31 grudnia
2008 roku.
Sprawdzono rzetelność danych wykazanych w sprawozdaniach Rb - 27S
z wykonania planu dochodów budżetowych, Rb - 28S z wykonania planu
wydatków budżetowych za 2008r. oraz sprawozdaniach Rb – NDS
o nadwyżce/deficycie j.s.t., Rb – N o stanie należności j.s.t., Rb - Z o stanie
zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, Rb – ST roczne
sprawozdanie o stanie środków na rachunkach b ankowych j.s.t.
W wyniku kontroli stwierdzono, że w zbiorczym sprawozdaniu Rb - 28S
z wykonania planu wydatków budżetowych j.s.t. za okres od początku roku do
dnia 31 grudnia 2008r. kwota wykazanych wydatków budżetowych w
wysokości 109.585.959,03 zł jest w yższa o 10.007.302 zł od kwoty wykazanej
w pozycji II.2. „zrealizowane wydatki budżetowe” Zestawienia zmian
w funduszu jednostki - łączne jednostek budżetowych, sporządzonego na
31.12.2008r. (99.578.657,03 zł). Różnica stanowi kwotę wydatków, które nie
wygasają z upływem roku budżetowego 2008, ujętych w wykazie stanowiącym
Załącznik nr 1 do Uchwały Nr XXXII/288/08 Rady Miasta Malborka z dnia
30 grudnia 2008r. w sprawie wykazu wydatków, które nie wygasają z upływem
2008r.
Kserokopie:
- zbiorczego sprawozdania Rb - 28S z wykonania planu wydatków
budżetowych j.s.t. za okres od początku roku do dnia 31.12.2008r.;
- Zestawienia zmian w funduszu jednostki - łączne Jednostek budżetowych
za 2008r.;
- Bilans z wykonania budżetu państwa, j.s.t. sporządzony na dzień
31.12.2008r. oraz Uchwały Nr XXXII/288/08 Rady Miasta Malborka z
dnia 30 grudnia 2008r. stanowią akta robocze nr 4.2./1 do protokołu
kontroli.
Wykazane w pozostałych sprawozdaniach kwoty były zgodne z danymi
wynikającymi z ewidencji księgowej.
Integralną część protokołu stanowi:
Załącznik Nr 1 – zestawienie akt roboczych kontroli.
Załącznik Nr 2 – dokumenty dostarczone w dniu 27 sierpnia 2009r.,tj.:
- Protokół sporządzony w dniu 25.08.2009r. dotyczący
42
opłat składek na rzecz PFRON oraz nowe wyliczenie
wskaźnika zatrudnienia w Urzędzie Miasta Malborka w
latach 2007 -I półrocze 2009r. osób niepełnosprawnyc h;
- kserokopia Zarządzenia Nr 56/2009 Burmistrza Miasta
Malborka z dnia 24 sierpnia 2009r. w sprawie
powołania komisji w celu weryfikacji dokument ów
źródłowych dotyczących obowiązku uiszczania opłat
na rzecz PFRON .
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
Ustalenia w nim zawarte zostały przez stronę kontrolującą przedstawione
kierownictwu jednostki i omówione na posiedzeniu w dniu 31 sierpnia 2009r.
Powiadomiono jednocześnie Burmistrza Miasta Malborka o przysługującym
stronie kontrolowanej prawie odmowy podpisania protokołu i złożenia w ciągu
3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyny tej
odmowy.
Kontrolę odnotowano w księdze kontroli pod poz. 2/2009.
Malbork, dnia 31 sierpnia 2009r.
Inspektorzy Regionalnej Izby
Obrachunkowej
Przedstawiciele
Malborka
______________________
Marzena Okuniewicz
Miasta
____________________
Burmistrz Miasta
__ ________________
Skarbnik Miasta
43

Regionalna Izba Obrachunkowa w Gdańsku

Transkrypt

Podobne dokumenty

12. Zestawienie przychodów i wydatków zakładu

`Spotkanie po latach`

Kalisz, dnia 04.02.2008r. a/a Uwzględniając wniosek jednego z

Z up. BURMISTRZA mgr Barbara Stosio Zastępca Burmistrza

Informacja o wydanej decyzji środowiskowej

Protokól Nr 1012007

15. Wykonanie budżetu za 2008 Miejskie Centrum Kultury.

Protokół Nr 3/09 Komisji Rewizyjnej z kontroli przeprowadzonej w

Elektroniczny Biuletynu Urzędu Miasta Malborka