FedEx Domestic Shipping Instrukcja Użytkownika
Transkrypt
FedEx Domestic Shipping Instrukcja Użytkownika
FedEx Domestic Shipping Instrukcja Użytkownika O FedEx Domestic Shipping Zarządzaj listą odbiorców, wystawiaj listy przewozowe, twórz dokumenty wydania, korzystaj z raportów wysyłkowych oraz zarządzaj obsługą aukcji Allegro. Sprawnie i bez problemu z systemem FedEx Domestic Shipping. Poznaj system FedEx Domestic Shipping i jego funkcje. 2 Spis treści 1Wymagania................................................................................................................................................................... 05 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.2 2.3 Uruchomienie FDS.................................................................................................................................................. 06 Logowanie się................................................................................................................................................................................................................07 Zmiana hasła...................................................................................................................................................................................................................07 Konfiguracja adresu e-mail................................................................................................................................................................................07 Potwierdzenie adresu e-mail..........................................................................................................................................................................08 Pytania pomocnicze...............................................................................................................................................................................................09 Przypomnienie hasła...............................................................................................................................................................................................10 Strona główna................................................................................................................................................................................................................12 3Ustawienia......................................................................................................................................................................13 3.1 Szablon listu przewozowego.........................................................................................................................................................................14 3.2 Format listu........................................................................................................................................................................................................................17 3.3 Zmiana hasła...................................................................................................................................................................................................................18 3.4 Konfiguracja adresu e-mail................................................................................................................................................................................19 3.4.1 Ustawienie adresu e-mail...................................................................................................................................................................................19 3.4.2 Ustawienie pytań pomocniczych..............................................................................................................................................................21 3.5 Konfigurator importu..............................................................................................................................................................................................22 4 Książka adresowa.................................................................................................................................................... 24 4.1 Dodawanie kontaktu..............................................................................................................................................................................................25 4.1.1 Dane kontaktu...............................................................................................................................................................................................................25 4.1.2 Osoby kontaktowe....................................................................................................................................................................................................27 4.1.3Grupy.......................................................................................................................................................................................................................................27 4.2 Wyszukiwanie kontaktów.................................................................................................................................................................................28 4.2.1 Wyszukiwanie kontaktów.................................................................................................................................................................................28 4.2.2 Edycja kontaktów.......................................................................................................................................................................................................29 4.2.3 Usuwanie kontaktów.............................................................................................................................................................................................30 4.2.4 Eksport kontaktów....................................................................................................................................................................................................30 4.3 Grupy odbiorców........................................................................................................................................................................................................31 4.3.1 Tworzenie nowej grupy........................................................................................................................................................................................31 4.3.2 Edycja grup i dodanych odbiorców.......................................................................................................................................................32 5 Listy przewozowe.................................................................................................................................................... 33 5.1 Nowy list przewozowy........................................................................................................................................................................................ 34 5.1.1 Rodzaj przesyłki............................................................................................................................................................................................................37 5.1.2Nadawca............................................................................................................................................................................................................................38 5.1.3Odbiorca.............................................................................................................................................................................................................................38 5.1.4Płatnik.....................................................................................................................................................................................................................................38 5.1.5 Tabela wag i ilości podpaczek......................................................................................................................................................................39 5.1.6Usługi......................................................................................................................................................................................................................................40 5.1.7 Potwierdzenie nadania.........................................................................................................................................................................................43 5.1.8 Zapis i edycja listu przewozowego.........................................................................................................................................................43 5.1.9 Drukowanie listów przewozowych.........................................................................................................................................................44 3 5.2 Listy seryjne.....................................................................................................................................................................................................................45 5.3 Zamawianie kuriera.................................................................................................................................................................................................46 5.3.1 Grupowanie zleceń...................................................................................................................................................................................................47 6 6.1 6.2 Dokumenty wydania............................................................................................................................................. 49 Tworzenie dokumentów wydania...........................................................................................................................................................50 Wyszukiwanie dokumentów wydania................................................................................................................................................51 7Raporty............................................................................................................................................................................. 52 7.1 Listy wydrukowane................................................................................................................................................................................................. 54 7.2 Listy niewydrukowane.........................................................................................................................................................................................56 7.3 Listy wydane...................................................................................................................................................................................................................57 7.4 Listy do wydania........................................................................................................................................................................................................58 7.5 Listy pobraniowe........................................................................................................................................................................................................60 7.6 Paczki gabarytowe....................................................................................................................................................................................................61 7.7 Statusy przesyłek/paczek.................................................................................................................................................................................62 7.8 Lista statusów................................................................................................................................................................................................................63 8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 Serwisy aukcyjne..................................................................................................................................................... 64 Przygotowanie listów przewozowych – opcja ‘stwórz listy’.........................................................................................67 Tworzenie listu zbiorczego...............................................................................................................................................................................68 Zmiana adresu odbiorcy....................................................................................................................................................................................69 Niepoprawny adres odbiorcy.......................................................................................................................................................................70 Błędy przy tworzeniu listów.............................................................................................................................................................................71 9 9.1 9.1.1 9.2 9.2.1 9.2.2 9.3 9.3.1 9.3.3 Import danych............................................................................................................................................................. 72 Import kontaktów......................................................................................................................................................................................................73 Nowy import...................................................................................................................................................................................................................74 Import listów przewozowych.........................................................................................................................................................................77 Import z pliku .xls.........................................................................................................................................................................................................77 Import z pliku .csv.......................................................................................................................................................................................................81 Specyfikacja plików do importu danych do programu FDS........................................................................................82 Import odbiorców.....................................................................................................................................................................................................82 Import listów przewozowych........................................................................................................................................................................83 1 Wymagania FedEx Domestic Shipping przeznaczony jest do pracy we wszystkich przeglądarkach internetowych. Zalecane jest korzystanie z najnowszych wersji przeglądarek. Podstawą korzystania z aplikacji jest dostęp do internetu, a szybkość jej działania zależy od szybkości łączy internetowych. Do wydruku dokumentów niezbędny jest program Acrobat Reader (zalecane jest korzystanie z najnowszej wersji oprogramowania), którego darmową wersję można pobrać ze strony internetowej firmy Adobe(R), dostępną dla wielu platform bez opłat licencyjnych. Aby pobrać program wejdź na stronę: http://get.adobe.com/pl/reader/ Wymagania 5 2 Uruchomienie FDS Pierwsze uruchamianie systemu FedEx Domestic Shipping związane jest z koniecznością ustawienia własnego bezpiecznego hasła, skonfigurowania adresu e-mail i wypełnienia pól z pytaniami pomocniczymi umożliwiającymi zalogowanie się do systemu w sytuacji utraty hasła. Aby zalogować się do systemu, uruchom przeglądarkę internetową i wejdź na stronę: https://poland.fedex.com/domestic-shipping/pub/login.do Użytkownik (login) służy do logowania się do FDS i nadawany jest przez Biuro Obsługi Klienta. Hasło do pierwszego logowania zostanie przekazane przez pracownika FedEx. Przypomnienie hasła – funkcja zmiany hasła, dostępna po potwierdzeniu adresu e-mail i ustawieniu pytań pomocniczych. Uruchomienie FDS 6 2.1 Logowanie się W przypadku pierwszego logowania, zostaniesz poproszony o zmianę hasła, skonfigurowanie i potwierdzenie adresu e-mail oraz ustawienie pytań pomocniczych. 2.1.1 Zmiana hasła Po pierwszym zalogowaniu do FDS, zostaniesz przeniesiony na stronę zmiany hasła. 2.1.2 Konfiguracja adresu e-mail Jeżeli podczas zakładania konta nowego użytkownika FDS nie podałeś adresu e-mail lub, jeśli nie skonfigurowałeś go w ustawieniach, zostaniesz przekierowany na stronę ustawiania nowego adresu e-mail. Nowe hasło musi składać się z minimum ośmiu znaków, w tym z przynajmniej • jednej wielkiej litery • jednej małej litery • jednej cyfry. Wprowadzany e-mail musi być unikalny (inny użytkownik FDS nie może z niego korzystać), w przeciwnym wypadku pojawi się komunikat: Uruchomienie FDS | Logowanie się 7 2.1 Logowanie się Po wprowadzeniu adresu e-mail wymagane jest zaznaczenie zgody o przetwarzaniu danych w celu realizacji usługi, w innym wypadku pojawi się poniższy komunikat. Zaznaczenie zgody o przetwarzaniu danych w celach marketingowych jest dobrowolne. W celu zapisania adresu e-mail kliknij Zapamiętaj adres e-mail. Przypomnienie hasła i dopóki e-mail nie zostanie zapisany, po każdym logowaniu będzie pojawiać się strona konfiguracji adresu e-mail. Adres e-mail można zdefiniować w każdej chwili, korzystając z zakładki Ustawienia->Konfiguracja adresu e-mail. Jeżeli nie chcesz w tym momencie wprowadzać adresu e-mail, możesz kliknąć Nie wprowadzam teraz adresu e-mail, pamiętaj jednak, że ustawiony i potwierdzony adres e-mail jest potrzebny, by móc korzystać z funkcji 2.1.3 Potwierdzenie adresu e-mail W przypadku, kiedy podczas zakładania konta nowego użytkownika systemu FDS adres e-mail został wprowadzony, ale nie został potwierdzony, zostaniesz przekierowany na stronę potwierdzenia adresu e-mail. Po kliknięciu Zweryfikuj ponownie adres e-mail, na ustawiony adres e-mail zostanie wysłany mail z linkiem do weryfikacji. Należy pamiętać, że ważność linku to domyślnie 30 minut. Ponadto jeżeli nie klikniesz w aktywny link wysłany w mailu, a w systemie FDS ponownie wyrazisz chęć potwierdzenia adresu e-mail, to ważny będzie tylko link w ostatnim otrzymanym mailu. Wszystkie poprzednie linki automatycznie utracą ważność. Jeżeli nie chcesz w tym momencie potwierdzać adresu e-mail, możesz kliknąć Nie chcę potwierdzać adresu e-mail. Przejdź do aplikacji, należy jednak pamiętać, że potwierdzony adres e-mail potrzebny jest, by móc korzystać z funkcji Przypomnienie hasła i dopóki e-mail nie zostanie potwierdzony, po każdym logowaniu będzie pojawiać się strona potwierdzenia adresu e-mail. Mail z linkiem do potwierdzenia adresu e-mail możesz wysłać w każdej chwili, korzystając z zakładki Ustawienia>Konfiguracja adresu e-mail. Uruchomienie FDS | Logowanie się 8 2.1 Logowanie się 2.1.4 Pytania pomocnicze Następnym krokiem, w przypadku pierwszego logowania oraz w przypadku użytkowników, którzy nie zrobili tego wcześniej, jest ustawienie Pytań pomocniczych, które są niezbędne, by móc korzystać z funkcji Przypomnienie hasła. Pytania pomocnicze możesz wybrać z listy dostępnych pytań lub ustawić własne, wybierając opcję ‘Inne’. Jeżeli wybierzesz Inne, pojawi się nowe pole do wpisania własnego pytania. Należy pamiętać, że pytania pomocnicze muszą się od siebie różnić – nie da się zapisać dwóch takich samych pytań. Odpowiedzi na pytania: • muszą zawierać przynajmniej cztery znaki • nie mogą zawierać dwóch takich samych znaków występujących po sobie Jeżeli nie chcesz w tym momencie konfigurować pytań pomocniczych możesz kliknąć Zrezygnuj – przejdź do FDS , należy jednak pamiętać, że ustawienie pytań wymagane jest, by móc korzystać z funkcji Przypomnienie hasła i dopóki pytania nie zostaną zapisane, po każdym logowaniu będzie pojawiać się strona konfiguracji pytań pomocniczych. Pytania możesz zdefiniować w każdej chwili, korzystając z zakładki Ustawienia->Konfiguracja adresu e-mail. UWAGA! Pamiętaj, że wielkość liter ma znaczenie podczas wpisywania odpowiedzi na pytania pomocnicze. Po ustawieniu pytań kliknij Zapamiętaj. Uruchomienie FDS | Logowanie się 9 2.2 Przypomnienie hasła Jeżeli chcesz skorzystać z opcji przypominania hasła, na ekranie logowania kliknij Przypomnienie hasła. Nastąpi przejście do strony zmiany hasła, na której należy podać adres e-mail (który jest przypisany do ID użytkownika oraz został potwierdzony) bądź ID użytkownika. W przypadku, kiedy: • nie posiadasz ustawionego adresu e-mail, wystąpi błąd: • adres e-mail został ustawiony, jednak nie został potwierdzony, wystąpi błąd: • adres e-mail został potwierdzony, ale nie zostały ustawione pytania pomocnicze, wystąpi błąd: W każdym z tych przypadków należy skontaktować się z Biurem Obsługi Klienta FedEx. Jeżeli wszystkie ustawienia wymagane do przypomnienia hasła zostały skonfigurowane, pojawi się komunikat: Uruchomienie FDS | Przypomnienie hasła 10 2.2 Przypomnienie hasła W przypadku kiedy: • zostanie podany e-mail, który nie istnieje w bazie • zostanie podane ID, które nie istnieje w bazie • konto nie jest aktywne pojawi się taki sam komunikat jak przy prawidłowych danych, jednak wiadomość e-mail nie zostanie wysłana. W celu zmiany hasła wpisz ID użytkownika, a także wprowadź odpowiedzi na pytania pomocnicze (należy pamiętać, że wielkość liter ma znaczenie) oraz wpisz nowe hasło do systemu. Nowe hasło musi: • składać się z minimum ośmiu znaków • składać się z przynajmniej jednej wielkiej litery • składać się z jednej małej litery • składać się z jednej cyfry • być różne od poprzednich czterech używanych haseł. Kliknięcie Zamknij spowoduje przejście do strony logowania. Kolejnym krokiem jest kliknięcie na link zmiany hasła wysłany w e-mailu. Po kliknięciu linka wyświetli się strona zmiany hasła. W przypadku, kiedy zapomnisz odpowiedzi na pytania pomocnicze, należy skontaktować się z Biurem Obsługi Klienta FedEx. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych danych kliknij Zmień hasło. Pojawi się komunikat Hasło zostało zmienione. Kliknięcie Przejdź do aplikacji FDS, spowoduje przejście do strony logowania. Uruchomienie FDS | Przypomnienie hasła 11 2.3 Strona główna Po zalogowaniu się, zostaniesz przeniesiony na Stronę główną systemu zawierającą Aktualności (na zielono), Menu główne (na żółto), informacje o wersji systemu, zalogowanym użytkowniku oraz link do wylogowania się (na niebiesko), a także opcję stworzenia nowego listu przewozowego (na czerwono). Uruchomienie FDS | Strona główna 12 3 Ustawienia System FedEx FedEx Domestic Shipping daje możliwość efektywnego zarządzania procesami składania zamówień, złożenie zlecenia na kuriera, skonfigurowanie importu danych oraz szablonów listu przewozowego. Ustawienia 13 3.1 Szablon listu przewozowego Przed rozpoczęciem korzystania z aplikacji zalecane jest zdefiniowanie Szablonu listu przewozowego. UWAGA!!! Dla każdego nowego klienta lub zakładania konta w CSK, zakładany jest domyślny szablon przewozowy w FDS. Ustawienia | Szablon listu przewozowego 14 3.1 Szablon listu przewozowego W Szablonie listu przewozowego należy zdefiniować najczęściej powtarzające się ustawienia: usługi, wartości, dane, opisy itp. Dzięki temu unikniesz konieczności, wybierania 'ręcznie' wszystkich danych, które powinny znaleźć się na liście przewozowym, każdorazowo podczas wypełniania listu przewozowego. 3 1 4 2 5 W szablonie ustawione są tylko następujące wartości: 1. Nadawca 2.Rodzaj przesyłki – domyślnie FedEx Next Day Standard 3. Forma płatności – domyślnie Przelew 4. Płatnik – Nadawca 5. Numer kuriera – domyślnie 0 Aby zdefiniować szablon listu przewozowego wybierz menu Ustawienia, następnie Szablon listu przewozowego, zdefiniuj odpowiednie dane, a następnie zapisz szablon, klikając Zapisz (w górnym, lewym rogu). UWAGA! Aby zapisać szablon listu przewozowego musisz podać numer kuriera. Jeżeli nie znasz numeru kuriera, należy podać dowolną liczbę. Ustawienia | Szablon listu przewozowego 15 3.1 Szablon listu przewozowego W szablonie listu przewozowego istnieje możliwość ustawienia ilości i wag podpaczek. Możesz to zrobić za pomocą przycisku Podpaczki. Po kliknięciu pojawi się strona podpaczek, na której możesz wybrać typ paczki, określić jej wagę oraz wymiary. Aby dodać nową paczkę, w kolumnie Aktywny wybierz typ paczki (paczka/paleta). Pozostałe pola wiersza staną się aktywne. UWAGA! Ze względu na walidację wielu usług związaną z danymi adresowymi odbiorcy, jeżeli odbiorca nie zostanie wybrany w szablonie, to zapisanie szablonu nie będzie możliwe. W przypadku paczki o nietypowych wymiarach zaznacz check box w kolumnie Nietypowa. Aby usunąć podpaczkę z szablonu, wybierz w kolumnie Aktywny z listy rozwijanej opcję Brak. Wszystkie dane o podpaczce zostaną usunięte, a pola w wierszu staną się nieaktywne. Szablon listu przewozowego może być edytowany. Po wprowadzeniu zmian, szablon musi być ponownie zapisany. Ustawienia | Szablon listu przewozowego 16 3.2 Format listu W menu Format listu ustawisz rodzaj domyślnego wydruku listu przewozowego lub etykiety oraz ilość kopii. 1 2 3 1. Wydruk PDF • Wydruk na kartce formatu A4 • Wydruk na etykiecie 10 x 15 cm 3. Wybór ilości kopii kopii listu przewozowego/etykiety Nad przyciskami Zapisz i Anuluj, znajduje się link do instrukcji konfiguracji wydruku. 2. Etykieta dla drukarek – w przypadku wyboru drukarki, należy sprawdzić na stronie producenta bądź w specyfikacji drukarki, z jakim językiem programowania jest ona zgodna (EPL bądź ZPL) • Plik tekstowy – pojedynczy list przewozowy w formie etykiety • Plik tekstowy spakowany – list przewozowy spakowany w archiwum ZIP Ustawienia | Format listu 17 3.3 Zmiana hasła Menu Zmiana hasła służy do zmiany hasła w przypadku pojawienia się okna informującego o wygaśnięciu dotychczasowego hasła. Ustawienia | Zmiana hasła 18 3.4 Konfiguracja adresu e-mail Zakładka Konfiguracja adresu e-mail pozwala na ustawienie, potwierdzenie i zmianę adresu e-mail oraz pytań pomocniczych. 3.4.1 Ustawienie adresu e-mail Jeżeli adres e-mail będzie niepotwierdzony, po wejściu w zakładkę pojawi się zapisany adres e-mail, otoczony czerwonym prostokątem. Ustawienia | Konfiguracja adresu e-mail 19 3.4 Konfiguracja adresu e-mail Po kliknięciu Zmień/ponownie zweryfikuj adres pojawi się strona, na której należy wprowadzić adres e-mail. Po wprowadzeniu adresu e-mail wymagane jest zaznaczenie zgody o przetwarzaniu danych w celu realizacji usługi. Zaznaczenie zgody o przetwarzaniu danych w celach marketingowych jest dobrowolne. W celu zapisania adresu e-mail kliknij Zapamiętaj adres e-mail. Kliknięcie Nie wprowadzam teraz adresu e-mail spowoduje powrót do zakładki konfiguracji adresu e-mail, jednak wprowadzony wcześniej adres mailowy zostanie usunięty. Po kliknięciu Zapamiętaj adres e-mail pojawi się komunikat: Na podany adres e-mail zostanie wysłany mail z linkiem potwierdzającym. Należy pamiętać, że domyślnie link potwierdzający ważny jest tylko 30 minut, jednak czas ten może zostać zmieniony w konfiguracji parametrów, w aplikacji CSK. Kliknięcie Zamknij – przejdź do FDS spowoduje przeniesienie na stronę główną aplikacji. W przypadku, kiedy nie ma zdefiniowanego adresu e-mail, po wejściu w zakładkę pojawi się puste pole w miejscu adresu e-mail. Aby wprowadzić adres mailowy, kliknij Zmień adres. Nastąpi przekierowanie do formularza takiego jak w przypadku ponownego potwierdzania adresu e-mail. Ustawienia | Konfiguracja adresu e-mail 20 3.4 Konfiguracja adresu e-mail Po kliknięciu linka potwierdzającego adres e-mail otworzy się strona z komunikatem: Po kliknięciu Zamknij nastąpi przekierowanie do strony logowania. 3.4.2 Ustawienie pytań pomocniczych Aby ustawić pytania pomocnicze, kliknij Zmień pytania do odzyskania hasła w zakładce Konfiguracja adresu e-mail. Nastąpi przekierowanie do formularza pytań Należy wybrać bądź wpisać dwa różne pytania oraz odpowiedzi do nich. Odpowiedzi na pytania: • muszą zawierać przynajmniej po cztery znaki • nie mogą zawierać dwóch takich samych znaków występujących po sobie pomocniczych, zawierającego dwie rozwijane listy pytań oraz dwa pola na odpowiedzi. Po wybraniu z listy pytań opcji ‘Inne’ pojawi się dodatkowe pole na wpisanie własnego pytania. Po uzupełnieniu formularza kliknij Zapamiętaj - pytania zostaną zapisane, użytkownik wróci do strony głównej aplikacji. UWAGA! Nie ma możliwości sprawdzenia wpisanych odpowiedzi na pytania. Po ponownym wejściu w zakładkę pytań do odzyskiwania hasła, formularz będzie pusty. UWAGA! Pamiętaj, że wielkość liter ma znaczenie podczas wpisywania odpowiedzi na pytania pomocnicze. Przycisk Zrezygnuj – przejdź do FDS powoduje przejście do strony głównej aplikacji. Ustawienia | Konfiguracja adresu e-mail 21 3.5 Konfigurator importu Menu Konfigurator importu służy do wybierania kolumn, które będą występowały w plikach .csv, podczas importu 1 listów przewozowych (więcej w rozdziale Import danych>Import listów przewozowych->Import z pliku .csv). 2 Strona podzielona jest na dwa bloki: 1. Dostępne kolumny – kolumny, które można wybrać 2. Wybrane kolumny – kolumny, które zostały wybrane i powinny występować w pliku importu Należy zwrócić również uwagę, na kolejność wyświetlania nazw kolumn od góry listy – taka sama kolejność powinna występować w importowanym pliku .csv, w innym przypadku listy zostaną błędnie zaimportowane. Kolumny dodaje się do konfiguracji przyciskiem UWAGA! Pamiętaj, że brak wyboru kolumn takich jak: Nazwa lub Nazwisko, Miasto, Kod pocztowy, Ulica, Nr domu, Podpis nadawcy uniemożliwi zapisanie konfiguracji. , . Aby dodać lub a usuwa się za pomocą przycisku usunąć kolumnę, zaznacz wybrane pole, a następnie użyj odpowiedniego przycisku. Istnieje możliwość dodawania i usuwania wielu kolumn, poprzez zaznaczanie ich trzymając klawisz Ctrl lub Shift. Ustawienia | Konfigurator importu 22 3.5 Konfigurator importu Aby zmienić kolejność kolumn zaznacz wybrane pole, a następnie użyj przycisku , aby przenieść kolumnę o jedno pole wyżej lub , aby przenieść kolumnę o pole niżej. W przypadku zmiany kolejności, nie ma możliwości przenoszenia kilku kolumn. Po zakończeniu wybierania kolumn do konfiguracji kliknij Zapisz, w celu zapisania zmian. Jeżeli w trakcie zapisu pojawią się błędy, nad blokami kolumn zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat: Jeżeli konfiguracja zostanie poprawnie zapisana, zostaniesz poinformowany o tym komunikatem: Ustawienia | Konfigurator importu 23 4 Książka adresowa Aplikacja FDS pozwala na zarządzanie listą zapisanych odbiorców i udostępnia takie funkcjonalności jak dodawanie nowego odbiorcy oraz wyszukiwanie, importowanie i tworzenie grup odbiorców. Książka adresowa 24 4.1 Dodawanie kontaktu Możesz wprowadzić nowy kontakt na dwa sposoby: 1. korzystając z menu Książka adresowa, opcja Dodaj 2. wywołując okno Wprowadzenie nowego kontaktu w oknie listu przewozowego (opisane w rozdziale Listy przewozowe->Nowy list przewozowy->Odbiorca i Nadawca) W przypadku sposobu pierwszego, istnieje możliwość dodania odbiorcy od razu do grupy, natomiast w przypadku drugiego sposobu jest to niemożliwe. 1 2 4.1.1 Dane kontaktu W formularzu, należy wprowadź wszystkie niezbędne dane adresowe kontaktu. Pola oznaczone kolorem zielonym są obowiązkowe. Pomiędzy oknami formularza możesz przechodzić korzystając z myszy lub przycisku [TAB]. Książka adresowa | Dodawanie kontaktu 25 4.1 Dodawanie kontaktu Gdy zaznaczona jest opcja Firma, możesz edytować pole Nazwa klienta, natomiast pola Imię i Nazwisko są zablokowane do edycji. Gdy zaznaczona jest opcja Osoba prywatna możesz edytować pola Imię i Nazwisko, natomiast pole Firma jest zablokowane do edycji. Kod pocztowy musi być wprowadzony w formacie dd-ddd (np.: 16-400). Jeżeli do danego kodu pocztowego przypisanych jest kilka miejscowości, po przejściu do pola Miejscowość otworzy się lista, z której możesz wybrać żądaną miejscowość. Jeśli do kodu pocztowego przypisanych jest wiele miejscowości, to na liście rozwijalnej wyświetlanych jest tylko kilka pierwszych (alfabetycznie) miejscowości. Wprowadzanie nazwy miejscowości przy użyciu klawiatury spowoduje zawężenie wyświetlanej listy. Dane możesz zatwierdzić klikając Zapisz lub zrezygnować, klikając Anuluj. • w przypadku firmy polami wymaganymi są: nazwa klienta, kod pocztowy (zgodny z mapą kodową), miasto, ulica, nr domu; W przypadku kiedy wpisywany kod pocztowy nie jest akceptowany, należy skontaktować się z Działem Obsługi Klienta FedEx. Podczas wprowadzania danych nowego kontaktu mogą wystąpić błędy. Aplikacja FDS informuje Cię o błędnie wypełnionych polach w momencie próby zapisu niekompletnych lub błędnie wprowadzonych informacji. Komunikaty mogą dotyczyć następujących pozycji dostępnych w formularzu: • w przypadku osoby prywatnej polami wymaganymi są: nazwisko, kod pocztowy (zgodny z mapą kodową), miasto, ulica, nr domu; jednak warto uzupełnić również telefon kontaktowy, gdyż pole to wymagane jest przy wysyłaniu paczki z doręczeniem do osoby prywatnej; Książka adresowa | Dodawanie kontaktu 26 4.1 Dodawanie kontaktu Komunikaty błędów będą pojawiały się w górnej części formularza. Pola, które nie zostały uzupełnione lub w których znalazły się błędne dane, zostaną podświetlone kolorem różowym. 4.1.2 Osoby kontaktowe Pod powiadomieniami znajduje się miejsce na wpisanie danych osoby kontaktowej. Uzupełnianie tej części nie jest obowiązkowe. 4.1.3 Grupy Obok danych klienta znajdują się checkboxy z nazwami i opisami utworzonych przez użytkownika grup. (Więcej informacji w rozdziale Książka adresowa->Grupy.) Książka adresowa | Dodawanie kontaktu 27 4.2 Wyszukiwanie kontaktów Zakładka Wyszukiwanie odbiorców pozwala na wyszukanie i eksport zapisanych kontaktów oraz usuwanie i edycję danych kontaktów. 4.2.1 Wyszukiwanie kontaktów Filtry znajdujące się na stronie pozwalają na wyświetlanie kontaktów spełniających wybrane kryteria wyszukiwania. Możesz wyszukać kontakt po numerze klienta, numerze zewnętrznym, nazwie oraz danych adresowych (miasto, Na liście wyświetlanej w zakładce znajdują się klienci, którzy mogą być nadawcami przelewowymi w aplikacji FDS. Klienci tacy wyświetlani są pogrubioną czcionką i nie można ich usuwać ani edytować ich danych. kod pocztowy, ulica) i numerze NIP. Ponadto klientów można wyszukiwać w zależności od grupy, do której są przypisani lub typie klienta (nadawca/odbiorca). Po ustawieniu wybranych filtrów kliknij Wybierz. Na liście odbiorców wyświetlają się klienci dodani w ramach jednostki przez Biuro Obsługi Klienta oraz klienci wprowadzeni ręcznie lub zaimportowani do aplikacji FDS. Książka adresowa | Wyszukiwanie kontaktów 28 4.2 Wyszukiwanie kontaktów 4.2.2 Edycja kontaktów Aby edytować zapisany kontakt w zakładce w wybranym Formularz pozwala na edycję dowolnych pól, należy jednak pamiętać o uzupełnieniu pól obowiązkowych (zaznaczonych na zielono). wierszu kliknij Edytuj, znajdujący się po prawej stronie w kolumnie Edytuj. Otworzy się formularz edycji danych odbiorcy. przeglądanie, edycję i usuwanie osób kontaktowych. Po kliknięciu Dodaj w bloku osób kontaktowych, otworzy się formularz edycji danych. Formularz pozwala również na zmianę powiadomień i grupy, do której dopisany jest odbiorca oraz na Pole Nazwisko jest polem obowiązkowym do uzupełnienia i może zawierać maksymalnie sześćdziesiąt znaków. Pozostałe pola są opcjonalne. Pole Imię możne zawierać maksymalnie pięćdziesiąt znaków. W pole e-mail należy wpisać adres mailowy składający się z przynajmniej: • jednego znaku przed ‘@’ • jednego znaku po ‘@’ • jednej kropki • dwóch znaków po kropce ([email protected]). Pole Telefon kom. musi zawierać dziewięć cyfr. W przypadku, kiedy aplikacja FDS nie przyjmuje numeru telefonu należy skontaktować się z Biurem Obsługi Klienta FedEx. Po uzupełnieniu formularza kliknij Zapisz, w celu zapisania danych. Nastąpi powrót do strony edycji kontaktu, a wprowadzona osoba kontaktowa będzie widoczna na liście. Książka adresowa | Wyszukiwanie kontaktów 29 4.2 Wyszukiwanie kontaktów Po kliknięciu Edytuj, na stronie edycji kontaktu, otworzy się formularz taki, jak w przypadku dodawania nowej osoby kontaktowej. Przycisk Usuń usuwa wybraną osobę kontaktową. Po wprowadzeniu wszystkich wybranych zmian na formularzu osoby kontaktowej, kliknij Zapisz. Nastąpi przeniesienie do formatki Wyszukaj kontakt. 4.2.3 Zakładka kontaktów pozwala na usuwanie kilku kontaktów na raz. W tym celu zaznacz checkboxy znajdujące się na liście kontaktów, z lewej strony (zaznaczone na czerwono). Aby usunąć wszystkie kontakty znajdujące się na stronie, zaznacz checkbox umieszczony w miejscu nazwy kolumny (zaznaczony na zielono), obok Lp. Usuwanie kontaktów Aby usunąć jeden kontakt kliknij Usuń, znajdujący się w kolumnie Usuń – kontakt zostanie usunięty, bez pytania o potwierdzenie. Po wybraniu kontaktów do usunięcia, kliknij Usuń zaznaczone znajdujący się obok filtrów wyszukiwania. Spowoduje to pojawienie się komunikatu z poleceniem potwierdzenie operacji. Po wybraniu OK wybrane kontakty zostaną usunięte. 4.2.4Eksport kontaktów 2.Eksport z kontaktami eksportuje do pliku wszystkie kontakty znajdujące się na aktualnie wyświetlanej stronie, wraz z zapisanymi osobami kontaktowymi 3.Eksport wszystkie eksportuje do pliku dane wszystkich kontaktów zapisanych na koncie użytkownika w FDS. Zakładka kontaktów pozwala na eksportowanie zapisanych kontrahentów do pliku .csv. Do tej czynności przeznaczone są trzy przyciski znajdujące się obok filtrów wyszukiwania: 1. Eksport eksportuje do pliku dane wszystkich kontaktów znajdujących się na aktualnie wyświetlanej stronie 1 2 Książka adresowa | Wyszukiwanie kontaktów 3 30 4.3 Grupy odbiorców Grupy odbiorców wykorzystywane są podczas tworzenia listu seryjnego (więcej w rozdziale Listy przewozowe->Listy seryjne). 4.3.1 Tworzenie nowej grupy Aby dodać nową grupę kliknij Dodaj grupę z menu Akcja. W kolejnym oknie wpisz nazwę i opis grupy, jaką chcesz stworzyć, a następnie kliknij Zapisz. Nazwa grupy jest niezbędna do zapisania nowo stworzonej grupy, opis jest opcjonalny. Książka adresowa | Grupy odbiorców 31 4.3 Grupy odbiorców 4.3.2Edycja grup i dodanych odbiorców W każdej chwili możesz zmienić nazwę grupy oraz jej opis, klikając przy danej grupie Edytuj (na niebiesko). Aby dodać odbiorców do grupy, kliknij Dodaj odbiorców (na czerwono). Spowoduje to otworzenie wyszukiwarki klientów zdefiniowanych w aplikacji FDS, z której należy wybrać tych, których powinni zostać dodani grupy odbiorców. Po wybraniu odbiorców kliknij Dodaj grupy. Po wybraniu odbiorców i zapisaniu, zostanie utworzona lista odbiorców dodanych do danej grupy. Aby usunąć odbiorcę z grupy, wybierz przy danej grupie opcję Przeglądaj odbiorców, a następnie na liście klientów zaznacz tych, których chcesz usunąć i kliknij Usuń z grupy. Książka adresowa | Grupy odbiorców 32 5 Listy przewozowe Podstawową funkcją aplikacji jest możliwość wprowadzania nowych listów przewozowych, przeglądanie listów wcześniej wprowadzonych oraz pełna kontrola i zarządzanie danymi dotyczącymi przesyłek. Listy przewozowe 33 5.1 Nowy list przewozowy Masz kilka możliwości, aby wprowadzić nowy list przewozowy: 1.wybierz z Menu głównego opcję List przewozowy i zaznacz Wprowadź nowy 2. kliknij Przejdź w oknie głównym aplikacji 3. kliknij ikonę paczki na Stronie głównej Wprowadzenie nowego listu przewozowego możliwe jest także poprzez: •wejście w menu Książka adresowa->Wyszukaj kontakt i kliknięcie w nazwę wprowadzonego klienta •menu List przewozowy i wybór opcji List seryjny •menu List przewozowy i wybór opcji Import listów •menu Serwisy aukcyjne i wybór opcji Allegro import 1 3 2 Listy przewozowe | Nowy list przewozowy 34 5.1 Nowy list przewozowy Kolejność wprowadzanych danych w liście przewozowym jest dowolna. Aby zapisać list przewozowy należy wypełnić wszystkie wymagane pola, są one oznaczone kolorem zielonym. Pola wymagane to: 1. 2. 3. 4. 5. Nadawca Odbiorca Preferowane doręczenie FedEx Next Day Tabela wag i ilości paczek Potwierdzenie nadania 1 4 3 2 5 Listy przewozowe | Nowy list przewozowy 35 5.1 Nowy list przewozowy Jeżeli powyższe pola nie zostaną poprawnie uzupełnione, nad listem przewozowym pojawi się spis błędów, które należy poprawić. Pola wymagane zaznaczone będą kolorem różowym. Listy przewozowe | Nowy list przewozowy 36 5.1 Nowy list przewozowy 5.1.1 Rodzaj przesyłki Wybierz odpiedni wariant doreczenia FedEx Next day. UWAGA! Możliwość realizacji niektórych usług FedEx powiązana jest z kodem pocztowym odbiorcy. Sprawdź dostępność usług na stronie fedex.com/pl Aplikacja FDS automatycznie weryfikuje dostępność usług. Jeżeli usługa nie jest dostępna na danym kodzie pocztowym odbiorcy pojawi się informacja o błędzie. Listy przewozowe | Nowy list przewozowy 37 5.1 Nowy list przewozowy 5.1.2 Nadawca Dane adresowe nadawcy pojawiają się w aplikacji FDS po wcześniejszym wprowadzeniu klienta do wewnętrznego systemu FedEx przez Biuro Obsługi Klienta. Dane nadawcy w liście przewozowym są uzupełniane automatycznie (jeśli zostały zdefiniowane w Szablonie listu przewozowego), w przeciwnym wypadku za każdym razem ręcznie wybierz nadawcę z listy rozwijalnej, po kliknięciu . możliwość dodania go bezpośrednio z widoku listu przewozowego, po kliknięciu , jednak będzie to nadawca bez możliwości płacenia przelewem. Tylko nadawca utworzony z klienta przelewowego w aplikacji wewnętrznej FedEx przez Biuro Obsługi Klienta, może mieć dozwoloną formę płatności Przelew. 2 1 3 4 5 Na liście rozwijalnej nadawców może widnieć kilku klientów dodanych jako klienci w ramach jednostki. W przypadku braku potrzebnego nadawcy istnieje 5.1.3 Odbiorca W polu Odbiorca z listy rozwijalnej wybierani są klienci, którzy zostali wprowadzeni ręcznie lub zostali zaimportowani do aplikacji FDS oraz klienci, którzy zostali dodani w CSK jako klienci w ramach jednostki. 1 2 3 6 7 W oknie Odbiorca zawarte są takie same pola jak w oknie Nadawca, istnieje również możliwość dodania nowego odbiorcy (w analogiczny sposób jak dodawanie nadawcy, poprzez przycisk ) oraz zmiany odbiorcy (w analogiczny sposób jak zmiana nadawcy, poprzez przycisk ). Odbiorcę możesz wybrać również z listy podpowiedzi, która pojawi się po wpisaniu w pole Nazwa klienta pierwszych trzech liter nazwy odbiorcy. Ustawienia powiadomień dla odbiorcy są automatycznie pobierane z formularza danych kontaktu. 4 5 6 7 5.1.4 Płatnik Na liście płatników dostępnych w aplikacji FDS wyświetlają się ci sami klienci, co na liście nadawców, jednak w przypadku płatnika nie ma możliwości wybrania formy płatności Gotówka. Pola w oknie Płatnik są takie same jak w oknie Nadawca. 1 2 3 4 5 Opis pól: 1. Nr ext – numer wewnętrzny klienta 2. Nazwa klienta – pełna nazwa klienta (firma lub osoba prywatna) 3. Ulica, dom, lokal, kod pocztowy, miasto – dane adresowe dotyczące siedziby klienta 4. 5. 6. 7. 6 NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej klient Telefon kontaktowy – telefon komórkowy w formacie 9-cio cyfrowym lub stacjonarny Osoba kontaktowa – imię i nazwisko klienta Adres e-mail – adres mailowy klienta Listy przewozowe | Nowy list przewozowy 38 5.1 Nowy list przewozowy 5.1.5 Tabela wag i ilości podpaczek Do prawidłowego wprowadzenia i zatwierdzenia listu przewozowego niezbędne jest uzupełnienie Tabeli wag i ilości podpaczek. Pola w oknie Tabela wag i ilości podpaczek należy uzupełnić zgodnie ze stanem faktycznym, za pomocą klawiatury numerycznej. Po uprzednim kliknięciu lewym klawiszem myszy w wybranym przedziale wagowym, należy wpisać ilość podpaczek, należy jednak pamiętać, że waga wpisanych w ten sposób paczek będzie liczona jako maksymalna waga z danej kategorii wagowej. Pola Łączna ilość i Łączna waga uzupełniane są automatycznie przez aplikację. Jeżeli paczki lub palety wymagają podania wymiarów gabarytowych, dłużycowych lub dokładnej wagi paczki (np. w przypadku paczek powyżej 30 kg) dane należy wprowadzić w specjalnie do tego przygotowanym oknie. W tym celu należy wpisać przynajmniej jedną paczkę w tabelę wag i ilości paczek, a następnie kliknąć przycisk Podpaczki (obok przycisku Zapisz) – pozwoli to na dodanie szczegółów wprowadzanym podpaczkom. Aby wprowadzić kolejną podpaczkę w otwartym oknie, w kolumnie Aktywny wybierz z listy rozwijalnej odpowiedni typ podpaczki. Waga gabarytowa obliczana jest automatycznie przez aplikację. Informacja w kolumnie Typ jest automatycznie zmieniana przez system, w zależności od wagi podpaczki lub jej wymiarów. Aplikacja dokonuje również automatycznego podsumowania kolumn Waga i Waga rzeczywista. Aby powrócić do okna listu przewozowego, kliknij Zapisz. Następnie uzupełnij pola Waga oraz wprowadź wymiary lub zaznacz opcję „Nietypowa , jeśli wymiary podpaczki przekraczają wymiary paczki standardowej. Jeżeli w oknie podpaczek pojawią się błędy, zostaną one wyświetlone nad tabelką, a pola do poprawienia zaznaczone będą kolorem różowym. Listy przewozowe | Nowy list przewozowy 39 5.1 Nowy list przewozowy UWAGA! Jeżeli w systemie został zdefiniowany szablon listu przewozowego, w którym zostały wprowadzone paczki, to przy wprowadzaniu nowego listu przewozowego na formularzu listu nie ma możliwości zmiany wagi i ilości paczek. Zmianę wagi i ilości paczek możesz wykonać poprzez przyciśnięcie przycisku Podpaczki na liście przewozowym. 5.1.6Usługi W oknie tym zaznacz usługi, które mają być zawarte na wprowadzanym liście. Aby zaznaczyć pole wyboru, kliknij lewym przyciskiem myszy wybraną pozycję. UWAGA! Możliwość realizacji niektórych usług FedEx powiązana jest z kodem pocztowym odbiorcy. Sprawdź dostępność usług na stronie fedex.com/pl Aplikacja FDS automatycznie weryfikuje dostępność usług. Jeżeli usługa nie jest dostępna na danym kodzie pocztowym odbiorcy pojawi się informacja o błędzie. Dostępne usługi: 4. Doręczenie w sobotę – doręczenie w sobotę 1. FedEx Next Day do 9:00, do 10:00, do 12:00 – doręczenia wczesno poranne. Istnieje możliwość wyboru tylko jednej z usług jednocześnie. 5. P rzetarg – realizacja usługi możliwa w wybranym przedziale godzinowym: w polu listy rozwijanej można wybrać godzinę z zakresu 9:00-15:00 (przedział co 30 min.; zależna od kodu pocztowego odbiorcy), w drugim polu (zablokowanym do modyfikacji) pojawi się godzina, do której przesyłka powinna zostać doręczona; przy usłudze należy podać numer telefonu nadawcy oraz odbiorcy. 2. F edex Next Day Standard – doręczenie na następny dzień roboczy po nadaniu. Jest to usługa ustawiona z defaultowo 3. F edEx Evening 17:00-19:00/19:00-22:00 – doręczenia wieczorne. Istnieje możliwość wyboru tylko jednej z usług jednocześnie. 6. U bezpieczenie – przy usłudze Ubezpieczenie należy podać kwotę i opis zawartości paczki. Listy przewozowe | Nowy list przewozowy 40 5.1 Nowy list przewozowy 7. Pobranie – pozwala na wprowadzenie kwoty pobrania. automatycznie podpowiada wysokość ubezpieczenia, która jest równowartością pobrania. Okno Wartość ubezpieczenia jest edytowalne, ale należy pamiętać, że kwota ubezpieczenia nie może być niższa od kwoty Po wybraniu tej opcji automatycznie zaznacza się pole Ubezpieczenie. Podając kwotę pobrania, aplikacja 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 13 14 15 16 12 19 20 17 18 Jeżeli forma zwrotu pobrania to przelew na konto, w oknie Nr konta należy podać poprawny, 26-cyfrowy numer zgodny z ze standardami NRB lub IBAN. Aby na stałe zdefiniować numer konta, kliknij , zostanie wtedy wyświetlona lista dostępnych kont bankowych. Aby dodać nową pozycję, kliknij Dodaj, w ten sposób otworzone zostanie okno dodawania nowego konta, w którym należy uzupełnić pola Opis (dowolna zdefiniowana przez użytkownika nazwa, której wprowadzenie pozwoli, w przypadku większej liczby numerów kont, na łatwą identyfikację odpowiedniego rachunku bankowego) oraz Konto (numer konta), a następnie kliknij Zapisz. Listy przewozowe | Nowy list przewozowy 41 5.1 Nowy list przewozowy 8. ZPD – Zwrot potwierdzonych dokumentów 9. ZPL – Zwrot potwierdzonego listu do nadawcy 10.Przesyłka proceduralna – doręczenie przesyłki zgodnie z procedurą 11. Etykieta zwrotna - usługa, która pozwala na wygenerowanie i wydrukowanie listu zwrotnego w momencie tworzenia listu pierwotnego. Usługa dostępna dla przesyłek jednopaczkowych. Kwota ubezpieczenia i waga paczki pobierane są z listu pierwotnego. Żadna inna usługa poza Ubezpieczeniem nie jest przenoszona z listu pierwotnego do zwrotnego. W przypadku zaznaczenia checkbox odpowiadającego za usługę pojawi się box: UWAGA! Data ważności listu zwrotnego podana jest w polu Opis. Po upływie daty ważności listu przewozowego przesyłka nie zostanie odebrana przez kuriera. 12. P akiet Zwrotny: Usługa pozwalająca na wygenerowanie i wydrukowanie listu zwrotnego w momencie tworzenia listu pierwotnego. Usługa możliwa tylko dla przesyłek jednopaczkowych. UWAGA! Usługi: Przesyłka proceduralna, Etykieta zwrotna, Pakiet zwrotny wymagają aktywacji w systemie FedEx. W celu uruchomienia usługi skontaktuj się z FedEx. Aby dowiedzieć się więcej na temat usług FedEx wejdź na stronę fedex.com/pl 17. D oręczenie do osoby prywatnej/sieci handlowej/ rąk własnych UWAGA! Istnieje możliwość wyboru tylko jednej z wymienionych usług. W przypadku zaznaczenia usługi Doręczenie do osoby prywatnej do zapisania listu wymagane jest uzupełnienie pola Telefon w Danych odbiorcy. W przypadku zaznaczenia Do rąk własnych, pole Osoba kontaktowa w Danych odbiorcy zostanie podświetlone na zielono, jako wymagane do zapisu listu. 18. Z wrot palet – aby zapisać list przewozowy z zaznaczoną usługą Zwrot palet, na liście w Tabeli wag i Ilości paczek musi być wpisana przynajmniej jedna paleta, w przeciwnym wypadku list nie zostanie zapisany i wyświetli się błąd. Liczba palet do zwrotu nie ma związku z liczbą palet wysyłanych. 19. M PK (miejsce powstawania kosztów) – pole do uzupełnienia na potrzeby klienta. 20. Uwagi – dodatkowe informacje dotyczące listu przewozowego; maksymalnie można wprowadzić 300 znaków. 13. T elefon – usługa preawizacji telefonicznej; wymagane jest podanie telefonu odbiorcy. 14. S MS - usługa powiadomienia o statusie przesyłki poprzez wiadomość tekstową; wymagane jest podanie telefonu odbiorcy. 15. R ozładunek & Załadunek – doręczenie przesyłki autem z windą hydrauliczną 16. Z niesienie & Wniesienie – usługi wniesienia i zniesienia przesyłki. UWAGA! Termin realizacji usługi Załadunek & Rozładunek i Zniesienie & Wniesienie może wydłużyć się o 2 dni. Listy przewozowe | Nowy list przewozowy 42 5.1 Nowy list przewozowy 5.1.7 Potwierdzenie nadania 1. Data nadania na liście przewozowym wypełniana jest automatyczne przez aplikację i wskazuje datę i godzinę wprowadzenia listu przewozowego. Data i godzina nadania jest edytowalna, ale należy pamiętać o tym, że musi być aktualna lub późniejsza. Format daty nadania to YYYY-MM-DD GG:MM (rok-miesiąc-dzień godzina-minuty, nie ma możliwości zapisania listu przewozowego z datą wsteczną). 2. Nazwisko nadawcy – jeśli nazwisko nadawcy nie zostało zdefiniowane w szablonie listu przewozowego, można wpisać je ręcznie lub wybrać z listy, klikając i wybrać zapisaną osobę kontaktową. 3. Praca z oknem Nazwisko nadawcy jest bardzo podobna jak w przypadku pozostałych okien wyboru. Aby wprowadzić nowe nazwisko nadawcy, wybierz opcję Dodaj pod listą zapisanych osób. W formularzu uzupełnij odpowiednie dane (pola obowiązkowe podświetlone są kolorem zielonym). 1 2 3 5.1.8 Zapis i edycja listu przewozowego Aby zapisać list przewozowy kliknij Zapisz. W przypadku niezaznaczenia opcji Ubezpieczenie najpierw pojawi się komunikat: W przeciwnym wypadku aplikacja od razu wyświetli komunikat: Wybranie OK w pierwszym komunikacie spowoduje wyświetlenie się drugiego okienka, w którym ponowne wybranie OK spowoduje zapisanie listu przewozowego (po uprzednim zweryfikowaniu poprawności danych przez aplikację). Jeżeli pola będą zawierały błędy, nad listem przewozowym wyświetlona zostanie lista z uwagami, które pola należy uwzględnić. W przypadku obu komunikatów wybranie Anuluj spowoduje powrót do edycji listu przewozowego. UWAGA! Edycja listu przewozowego możliwa jest do momentu jego wydrukowania. Przycisk Anuluj zamyka list przewozowy, nie zapisując wprowadzonych danych (wyjście z okna). Listy przewozowe | Nowy list przewozowy 43 5.1 Nowy list przewozowy 5.1.9 Drukowanie listów przewozowych Kolejnym etapem po zapisaniu wprowadzonego listu jest jego wydruk. UWAGA! Wydruk listu jest równoznaczny z nadaniem mu numeru. Po wydrukowaniu listu dalsza edycja nie jest możliwa. Po wydrukowaniu listu istnieje możliwość jego usunięcia, ale jedynie do momentu wygenerowania dokumentu wydania. W przypadku zaznaczenia na liście usługi Przesyłka zwrotna, pod opcją Wydruk wprowadzonego listu, pojawi się checkbox Drukuj zwrotną. Po wybraniu opcji Wydruk wprowadzonego listu otworzy się nowe okno z gotowym listem przewozowym. Wydruki dostępne są w postaci plików Adobe® AcrobatTM (format PDF). Wydrukowany list przewozowy należy przekazać kurierowi. Listy przewozowe | Nowy list przewozowy 44 5.2 Listy seryjne Funkcjonalność Grupy odbiorców jest wykorzystywana w procesie seryjnego tworzenia listów przewozowych. Listy seryjne to funkcjonalność pozwalająca na przygotowanie listów przewozowych o takich samych parametrach, dla każdego odbiorcy znajdującego się w wybranej grupie odbiorców. Przygotowywany jest jeden list dla każdego odbiorcy w grupie. Aby stworzyć list seryjny,w oknie listu przewozowego uzupełnij wymagane dane (nadawca, informacje o paczkach, usługach itp.). W przypadku tworzenia listów seryjnych dla grupy, w której występują osoby prywatne, należy pamiętać o zaznaczeniu checkboxa Doręczenie do Osob. Prywat. Dzięki temu zostaniesz poinformowany, którzy klienci nie mają wpisanych telefonów kontaktowych. Następnie w lewym górnym rogu wybierz grupę odbiorców i kliknij Stwórz listy. W tym momencie przygotowane zostaną listy przewozowe dla wszystkich odbiorców z wybranej grupy. Powiadomienia na listach będą ustawione tak, jak zostały zdefiniowane w danych kontaktu. Po przygotowaniu listów należy je wydrukować. W tym celu wejdź do raportu Listy niewydrukowane, który znajduje się w menu Raporty. Listy przewozowe | Listy seryjne 45 5.3 Zamawianie kuriera Aplikacja FDS udostępnia funkcjonalność zamawiania kuriera. Aby zamówić kuriera zaznacz listy, do których chcesz utworzyć zamówienia i kliknij Dodaj listy do zamówienia kuriera. Otworzy się formularz z zamówieniami kuriera (menu List przewozowy-> Zamówienia), na formularzu zaznacz zamówienia, które chcesz przekazać kurierowy FedEx i kliknij Zamów kuriera. Listy przewozowe | Zamawianie kuriera 46 5.3 Zamawianie kuriera Po kliknięciu Zamów kuriera ustawienie filtra automatycznie zmieni się z Nieprzekazane na Przekazane. Po kilku minutach powinien wyświetlić się numer zlecenia z systemu nadrzędnego. UWAGA! Przed potwierdzeniem zamówienia można je jeszcze usunąć, klikając Usuń w kolumnie Akcja. UWAGA! W przypadku zlecenia zamówienia kuriera po godzinie 11:30 pojawi się komunikat o realizacji zamówienia w następnym dniu roboczym. 5.3.1 Grupowanie zleceń Zlecenia są grupowane w zależności od ustawień na wybranych listach przewozowych. 1. Przesyłki lokalne i krajowe W pierwszej kolejności zlecenia grupowane są po rodzaju przesyłki. Jeśli w zestawieniu pojawią się listy przesyłek krajowych, jak i lokalnych, zamówienie zostanie rozdzielone na dwa oddzielne zlecenia – jedno dla przesyłek krajowych, drugie dla przesyłek lokalnych. 3. Przesyłki z różnymi adresami podjęcia Trzecim kryterium grupowania przesyłek jest adres podjęcia. Jeśli w zestawieniu pojawią się listy z różnymi adresami w polu Nadawca, zamówienie zostanie rozdzielone na oddzielne zlecenia – po jednym dla każdego z adresów. 2. Przesyłki z płatnością gotówkową i na przelew Drugim kryterium grupowania jest forma płatności zaznaczona na listach przewozowych. Jeśli w zestawieniu pojawią się listy z zaznaczoną płatnością gotówkową oraz przelewową, zamówienie zostanie rozdzielone na dwa oddzielne zlecenia – jedno dla przesyłek z płatnością gotówkową, drugie dla przesyłek z płatnością przelewem. Listy przewozowe | Zamawianie kuriera 47 5.3 Zamawianie kuriera 4. Przesyłki z różnymi płatnikami Czwartym i ostatnim kryterium grupowania przesyłek jest płatnik. Jeśli w zestawieniu pojawią się listy z różnymi adresami w polu Płatnik, zamówienie zostanie rozdzielone na oddzielne zlecenia – po jednym dla każdego z płatników. Listy przewozowe | Zamawianie kuriera 48 Tytuł Tytuł | Podtytuł 49 Tytuł Tytuł | Podtytuł 50 Tytuł Tytuł | Podtytuł 51 Tytuł Tytuł | Podtytuł 52 Tytuł Tytuł | Podtytuł 53 Tytuł Tytuł | Podtytuł 54 Tytuł Tytuł | Podtytuł 55 Tytuł Tytuł | Podtytuł 56 Tytuł Tytuł | Podtytuł 57 Tytuł Tytuł | Podtytuł 58 Tytuł Tytuł | Podtytuł 59 6 Dokumenty wydania Menu Dokumenty wydania pozwala na dodawanie, usuwanie, podgląd oraz drukowanie dokumentów wydania. Dokument wydania można przygotować również w Raporcie listów do wydania, który został przygotowany specjalnie do tego celu i pozwala na wykonanie dokumentu wydania w łatwiejszy i szybszy sposób, niewymagający wpisywania pojedynczych podpaczek. Dokumenty wydania 60 6.1 Tworzenie dokumentów wydania Aby sporządzić Dokument wydania paczek, dodaj podpaczki z wybranych listów przewozowych, poprzez wpisywanie numerów paczek w pole 1. Numer paczki (zaznaczone na czerwono) i kliknij Dodaj. Wpisane numery podpaczek będą pojawiać się na liście (na niebiesko) wraz z numerami listów przewozowych. 1 2 Po dodaniu wszystkich numerów podpaczek wprowadź 2. Numer kuriera, któremu przekażesz dokument wydania paczek i zatwierdź, klikając Zapisz. Zostaniesz przeniesieni na stronę, na której będziesz miał możliwość wydruku, podglądu oraz stworzenia nowego dokumentu wydania. przewozowego. W przeciwnym wypadku dokument wydania zostanie zapisany, ale przy próbie wydrukowania go pojawi się komunikat: UWAGA! Aby móc wydrukować wygenerowany dokument wydania w przypadku listów wielopaczkowych, muszą być dodane wszystkie podpaczki z danego listu Po wybraniu opcji Wydruk otworzy się nowe okno z gotowym dokumentem wydania. Wydruki dostępne są w postaci plików Adobe® AcrobatTM (format PDF). Dokument zostanie wydrukowany w dwóch kopiach, jedna z nich zostaje u Ciebie, drugą należy przekazać kurierowi. UWAGA! Po wydrukowaniu dokumentu wydania nie ma możliwości usuwanie wydrukowanych listów, które zostały zamieszczone na tym dokumencie. UWAGA! Poprawnie sporządzony dokument wydania musi zawierać wszystkie numery podpaczek i numer kuriera. Jeżeli dokument nie będzie kompletny, jego wydruk nie będzie możliwy. Dokument taki można edytować (uzupełnić brakujące dane) lub usunąć w celu ponownego wygenerowania. Dokumenty wydania | Tworzenie dokumentów wydania 61 6.2 Wyszukiwanie dokumentów wydania OPCJA Wyszukiwanie dokumentów wydania pozwala na wyszukiwanie (po numerze dokumentu) i wyświetlanie sporządzonych dokumentów wydania z możliwością usuwania niepoprawnie wprowadzonych dokumentów i wydruku dokumentów wydania. Po kliknięciu na numer dokumentu wydania masz możliwość podglądu zawartości dokumentu, natomiast kliknięcie ilości paczek otwiera komunikat informujący o odbiorcach i ilościach paczek dodanych do dokumentu wydania, a także ile paczek posiada nadany jakikolwiek status. Dokument wydania można edytować dopóki dostępna jest opcja Usuń. Dokumenty wydania | Wyszukiwanie dokumentów wydania 62 7 Raporty System FedEx Domestic Shipping umożliwia generowanie raportów pozwalających na sprawne kontrolowanie i weryfikację procesów wysyłkowych. Tworzenie raportów możliwe jest według zróżnicowanych kryteriów obejmujących m.in. przesyłki, listy przewozowe wydrukowane lub niewydrukowane, jak i listy do wydania oraz status przesyłek. Wszystkie tworzone przez system możliwe są do pobrania w formie arkuszy kalkulacyjnych programu Excel. Wszystkie raporty (poza statusami przesyłek i paczek) zawierają kolumny: 1. Numer zewnętrzny 2. Data nadania 3. Skąd – stacja nadająca przesyłkę, zgodnie z kodem pocztowym 4. Dokąd – stacja doręczająca przesyłkę, zgodnie z kodem pocztowym 5. Odbiorca nr ext 6. Nadawca 7. Odbiorca 8. Numer kuriera 9 3 1 4 6 5 2 7 8 Raporty 63 7 Raporty 9. 10. 11. 12. 13. Numer przesyłki Lp. – liczba porządkowa Checkbox – do zaznaczania listów przewozowych Wydruk – opcja pozwalająca na wydruk z poziomu raportu Akcja – opcja pozwalająca na usunięcie listu przewozowego 13 9 1 2 3 4 5 6 7 8 11 12 10 Ponadto w każdym z raportów można znaleźć sekcję odpowiadającą za filtrowanie danych raportów. 1 2 3 1. Data – domyślnie ustawiona na bieżący dzień. Zakres dat możesz zmienić ręcznie poprzez zmianę daty w polach Data od i Data do lub korzystając z ikonki kalendarza (otworzy się wówczas kalendarz, z którego należy wybrać odpowiednią datę, klikając myszą na dany dzień). Maksymalny zakres dat to 14 dni. 2. Typ listu – filtr z rozwijalną listą wyboru: o wszystkie – wszystkie listy przewozowe o Pakiet zwrotny – listy będą pakietem zwrotnym (PZ) o Przesyłka zwrotna – listy będące przesyłką zwrotną (EZ). 4 3. Pola do wprowadzania kryteriów wyszukiwania – każdy z raportów zawiera takie same pola filtrowania: Numer przesyłki, Numer zewnętrzny, Odbiorca, Nadawca, Opis zawartości/ uwagi, Dokument wdania oraz checkbox Moje listy – pozwalający na wyświetlenie listów wprowadzonych tylko w ramach danego loginu (opcja przydatna w przypadku klientów zbiorczych). 4. Opcje sortowania wyświetlanych w oknie danych – domyślnie ustawione na sortowanie rosnąco po numerze przesyłki. Domyślnie ustawiona opcja to: Wszystkie. Raporty 64 7 Raporty W raportach Statusy przesyłek oraz Statusy paczek obok daty znajduje się dodatkowe pole pozwalające na wyfiltrowanie tylko przesyłek/paczek ze statusami oraz bez nich. Poniżej pól wyszukiwania znajduje się link Pobierz raport Excel . Służy on do pobierania pliku .xls, zawierającego listę wyświetlonych w danym raporcie listów przewozowych, zawarte na nich informacje, zaznaczone usługi oraz status przesyłki. Ponieważ FDS możliwa wprowadzania „zwykłych listów przewozowych i listów zwrotnych (Pakiet zwrotny i Przesyłka zwrotna), w celu szybkiego odróżnienia listów od listów zwrotnych, w raportach przy numerze listu , w kolumnie Numer przesyłki, dodany został odpowiedni przedrostek: • EZ – etykieta zwrotna • PZ – przesyłka zwrotna Raporty 65 7.1 Listy wydrukowane W raporcie Listy wydrukowane wyświetlane są wszystkie wydrukowane listy przewozowe. Domyślnie wyświetlane są listy wydrukowane w danym dniu. W oknie raportu Listy wydrukowane dostępne są opcje, które pozwalają na wydruk listów w zależności od ustawionych opcji: • Wydruk wszystkich listów – zaznaczenie checkboxa w kolumnie między Lp. a numer przesyłki spowoduje zaznaczenie wszystkich listów, bez potrzeby pojedynczego zaznaczania – kliknij Wydrukuj zaznaczone listy • Wydruk jednego/kilku listów: zaznacz checkbox przy listach, a następnie kliknij Wydrukuj zaznaczone listy • Wydruk pojedynczego listu – kliknij ikonę drukarki w kolumnie Wydruk. W raporcie Listy niewydrukowane wyświetlane są wszystkie niewydrukowane w danym dniu listy przewozowe. Raporty | Listy wydrukowane 66 7.2 Listy niewydrukowane Listy niewydrukowane mają charakterystyczną numerację. Numer niewydrukowanego listu składa się z trzynastu zer. Raport Listy niewydrukowane umożliwia łatwy i szybki wydruk wszystkich listów wprowadzonych w danym dniu, które nie zostały wdrukowane pojedynczo (nie skorzystano z opcji bezpośredniego wydruku listu po jego zapisaniu). List może być edytowany tak długa, jak długo posiada numerację zerową, powydrukowaniu opcja ta przestaje być dostępna. W oknie raportu Listy niewydrukowane dostępne są takie same opcje wydruku jak w raporcie Listy niewydrukowane. Raporty | Listy niewydrukowane 67 7.3 Listy wydane W raporcie Listy wydane wyświetlane są wszystkie wydane (załączone do dokumentu wydania) w danym dniu listy przewozowe. Raport ten zawiera dodatkową kolumnę Dokument wydania, w której wyświetlane są numery dokumentów, na których poszczególne listy przewozowe zostały wydane. W oknie raportu Listy wydane dostępne są takie same opcje wydruku jak w raporcie Listy wydrukowane . Raporty | Listy wydane 68 7.4 Listy do wydania W raporcie Listy do wydania wyświetlane są wszystkie wydrukowane w danym dniu listy przewozowe, do których nie został sporządzony jeszcze dokument wydania paczek. W raporcie tym istnieje możliwość stworzenia dokumentu wydania poprzez zaznaczenie chcekboxów przy wybranych listach przewozowych oraz kliknięcie Wygeneruj dokument wydania. Po kliknięciu Wygeneruj dokument wydania zostaniesz przeniesiony na stronę wprowadzania nowego dokumentu wydania, na której należy uzupełnić numer kuriera (pole zaznaczone na zielono), a następnie kliknąć Zapisz. Przed zapisaniem dokumentu wydania masz możliwość usunięcia paczki z dokumentu za pomocą linku Usuń. Raporty | Listy do wydania 69 7.4 Listy do wydania Po kliknięciu Zapisz zostaniesz przeniesiony do strony z opcjami druku, podglądu i tworzenia nowego dokumentu wydania. Po wybraniu opcji Wydrukuj otworzy się nowe okno z gotowym dokumentem wydania. Nawet w przypadku niewydrukowania dokumentu wydania, listy zapisane na nim nie będą widoczne w raporcie listów do wydania. Należy wyszukać i poprawić dokument wydania, bądź usunąć go, by zapisane na nim listy znów były widoczne w raporcie.W raporcie Listy pobraniowe wyświetlane są wszystkie listy przewozowe Raporty | Listy do wydania 70 7.5 Listy pobraniowe za pobraniem z danego dnia. Raport zawiera dodatkową kolumnę Kwota pobrania oraz podświetlony na różowo wiersz, umieszczony na samym dole raportu, zawierający zsumowaną kwotę wyświetlonych listów. W oknie raportu Listy pobraniowe dostępne są takie same opcje wydruku jak w raporcie Listy wydrukowane . Raporty | Listy pobraniowe 71 7.6 Paczki gabarytowe W raporcie Paczki gabarytowe wyświetlane są wszystkie listy przewozowe zawierające paczki gabarytowe/niestandardowe/dłużycowe. W oknie raportu dostępne są takie same opcje wydruku jak w raporcie Listy wydrukowane. Raporty | Paczki gabarytowe 72 7.7 Statusy przesyłek/paczek System FDS umożliwia sprawdzenie statusu przesyłek/ paczek, które zostały nadane za jego pośrednictwem. Status przesyłki/paczki możesz sprawdzić w raportach Statusy przesyłek i Statusy paczek. Raport Statusy przesyłek zawiera dodatkowe kolumny Status, Data stanu oraz Podpis odbiorcy, nie zawiera natomiast kolumn Odbiorca nr ext, Numer kuriera oraz Akcja. Raport Statusy paczek zawiera dodatkowe kolumny: Numer podpaczki oraz MPK, nie zawiera natomiast kolumny checkbox oraz kolumn Odbiorca nr ext, Nadawca, Numer kuriera i Akcja. W obu raportach statusów, po najechaniu kursorem na skrót statusu, pojawi się okno, w którym wyświetlana jest informacja o statusach przesyłki/paczki, jednak w przypadku raportu Statusy przesyłek jest to status przesyłki głównej, natomiast w raporcie Statusy paczek status odnosi się do konkretnej paczki. Raporty | Statusy przesyłek/paczek 73 7.8 Lista statusów Lista statusów, które mogą pojawić się w raportach. • PK – Przyjęcie od kuriera • PLIMP – Dane o przesyłce wgrane do systemu • WY – Nadanie przesyłki do sortowni • PP – Przemanifestowanie • WE – Przyjęcie do magazynu doręczającego • OW – Odbiór własny • AN – Przesyłka anulowana • WK – Wydanie kurierowy doręczającemu • ZKU – Zwrot od kuriera • UD – Umówione doręczenie • NA – Nie znaleziono adresu • BA – Błędny adres • OP – Odbiorca odmówił przyjęcia • NP – Nieudana próba doręczenia • AV – Przesyłka awizowana • ZN – Zwrot do nadawcy • DS – Przesyłka doręczona • PM – Przekierowanie Raporty | Lista statusów 74 8 Serwisy aukcyjne System FedEx Domestic Shipping powiązany jest z portalem aukcyjnym Allegro. Dzięki temu masz możliwość zaimportowania zakończonych aukcji oraz przygotowanie pojedynczych lub zbiorczych listów przewozowych dla każdego zamówienia wygenerowanego w za pośrednictwem tej platformy zakupowej. Serwisy aukcyjne 75 8 Serwisy aukcyjne System FDS umożliwia import zakończonych aukcji z serwisu Allegro oraz przygotowanie do nich listów przewozowych. Po wybraniu zakładki Serwisy aukcyjne, a następnie Allegro Import przejdź na stronę logowania, na której należy podać nazwę użytkownika (login) i hasło do konta serwisu Allegro. Po zalogowaniu się na konto, nastąpi import wszystkich transakcji. Serwisy aukcyjne 76 8 Serwisy aukcyjne Strona Allegro Import pozwala na filtrowanie oraz sortowanie aukcji. Aukcję można wyszukać dzięki polom Id aukcji, Tytuł aukcji, Nick allegro, Miasto oraz Ulica. Ponadto istnieje możliwość filtrowania listy po dacie importu bądź po dacie rozpoczęcia aukcji. Domyślnie aukcje sortowane są według daty importu. Rozwijalna lista poniżej pola Ulica pozwala na wyszukanie aukcji tylko z błędnym adresem wysyłkowym bądź głównym, oraz na wyświetlenie aukcji tylko z listami przewozowymi i bez listów. Listy przewozowe do zaimportowanych aukcji możesz przygotować na dwa sposoby, korzystając z opcji: 1. Stwórz listy – opcja pozwalająca na przygotowanie listów przewozowych do każdej aukcji osobno. 2. Stwórz list zbiorczy – opcja pozwala na przygotowanie jednego listu do aukcji o tym samym adresie wysyłkowym (tak przygotowany list zawsze będzie listem wielopaczkowym). Serwisy aukcyjne 77 8.1 Przygotowanie listów przewozowych – opcja ‘Stwórz listy’ Aby przygotować listy przewozowe, zaznacz checkboxy przy wybranych aukcjach, znajdujące się w kolumnie pomiędzy kolumnami Lp., a Id aukcji oraz wpisz wagi paczek w odpowiednie pole znajdujące się w kolumnie Waga paczki. Jeżeli na liście przewozowym będzie wysyłana więcej niż jedna paczka, w kolumnie Ilość paczek należ zmienić domyślną wartość (każda paczka na liście przewozowym będzie miała wagę wpisaną w kolumnie Waga paczki). Następnie wybierz powiadomienia, które mają być wysyłane do odbiorcy i kliknij Stwórz listy. Do każdej z zaznaczonych aukcji zostanie automatycznie wygenerowany list przewozowy i zostaniesz przeniesieni do zakładki Wyszukaj list przewozowy, skąd będziesz mógł wydrukować stworzone listy. W przypadku kilku paczek o tej samej wadze można użyć funkcji Kopiuj wagi. Najpierw należy zaznaczyć checkboxy aukcji, do których wartość ma zostać skopiowana, a następnie wpisać wagę i zatwierdzić klikając Kopiuj wagi. Wpisana wartość zostanie wprowadzona przy wybranych aukcjach. UWAGA! Jeżeli nie chcesz aby odbiorca otrzymywał powiadomienia o liście, pamiętaj o odznaczeniu obu checkboxów odpowiadających za informowanie o statusach listu przed przygotowaniem listów. Można również tworzyć listy z wysyłką za pobraniem. Należy wtedy dodatkowo zaznaczyć checkbox w kolumnie Pobranie kwota i wpisać kwotę pobrania. Kwota ubezpieczenia zostanie automatycznie uzupełniona na liście przewozowym. Serwisy aukcyjne | Przygotowanie listów przewozowych – opcja ‘Stwórz listy’ 78 8.2 Tworzenie listu zbiorczego System FDS umożliwia stworzenia jednego listu przewozowego do kilku aukcji. Aby to zrobić zaznacz aukcje o tym samym adresie wysyłkowym, wpisz wagi przesyłek, a następnie kliknij Stwórz list zbiorczy. Po wykonaniu tych czynności zostaniesz przeniesiony do zakładki Wyszukaj list przewozowy i będziesz mógł wydrukować utworzony list. Serwisy aukcyjne | Tworzenie listu zbiorczego 79 8.3 Zmiana adresu odbiorcy W przypadku potrzeby zmiany adresu wysyłkowego można zrobić to klikając w wierszu wybranej aukcji w kolumnie Inny adres odbiorcy. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno zawierające wszystkich zapisanych odbiorców. Aby dodać nowy adres, należy kliknąć Dodaj odbiorcę w górnym lewym rogu okna. Po wybraniu tej opcji w oknie pojawi się formularz pozwalający na dodanie nowego odbiorcy. Serwisy aukcyjne | Zmiana adresu odbiorcy 80 8.4 Niepoprawny adres odbiorcy Do systemu FDS importowany jest ostatni wprowadzony przez kupującego adres. Może zdarzyć się, że adres ten jest niepoprawny. Aukcja taka zostaje wtedy zaznaczona 1 1. W przypadku niepoprawnego adresu wysyłkowego zaimportowany zostanie adres główny konta Allegro. 2. W przypadku niepoprawnego adresu z formularza pozakupowego zaimportowany zostanie adres wysyłkowy. kolorem zgodnie z legendą znajdującą się bezpośrednio pod Menu głównym. 2 3 3.W przypadku niepoprawnego adresu głównego, zostanie on zaimportowany do FDS, lecz zostanie oznaczony kolorem czerwonym jako błędny. Wówczas użytkownik powinien ręcznie zmienić adres odbiorcy. Serwisy aukcyjne | Niepoprawny adres odbiorcy 81 8.5 Błędy przy tworzeniu listów Podczas przygotowywania listów może wystąpić błąd w postaci niepoprawnego Szablonu listu przewozowego. Informacja o błędzie oraz o polach do poprawienia w Szablonie listu przewozowego zostanie wyświetlona nad legendą niepoprawnych adresów. W takiej sytuacji należy przejść do zakładki Ustawienia->Szablon listu przewozowego i poprawić zapisane ustawienia. Serwisy aukcyjne | Błędy przy tworzeniu listów 82 9 Import danych System FedEx Domestic Shipping – dla większej efektywności pracy – umożliwia wprowadzanie do aplikacji własnych odbiorców, których dane zgromadzone są w plikach programu Excel lub w formacie .csv. Funkcjonalność ta dotyczy zarówno pojedynczych kontaktów, jak i całych baz oraz gotowych już listów przewozowych. Import danych 83 9.1 Import kontaktów System FDS umożliwia wprowadzenie do aplikacji wielu odbiorców dzięki funkcjonalności Import odbiorców – jest to prosta operacja, dzięki której możesz może zaimportować z pliku (plik programu Excel lub formatu .csv) bazę swoich odbiorców, bez konieczności pojedynczego wprowadzania ich do systemu. W oknie importu, możesz sprawdzić, jakie dane zostały już zaimportowane do FDS. Wyszukiwarka umożliwia filtrowanie po dacie i statusie oraz sortowanie, które ułatwia wyszukiwanie zaimportowanych plików danych. Należy również pamiętać, że filtr daty ustawiony jest na dzień bieżący. Import danych | Import kontaktów 84 9.1 Import kontaktów 9.1.1 Nowy import Aby wykonać nowy import, w pierwszej kolejności należy pobrać wzór pliku .xls o prawidłowym formacie, który będzie akceptowany przez system FDS. Jest on dostępny na stronie importu (link zaznaczony na zielono). 1 2 Aby pobrać plik, kliknij 1. Pobierz wzorzec pliku do importu i zapisz go we wskazanej przez siebie lokalizacji na dysku komputera. Następnie uzupełnij wzorzec pliku odpowiednimi danymi (dokładne informacje znajdują się w rozdziale Specyfikacja plików do importu) i zapisz w wybranym przez nas formacie (.xls lub .csv). W przypadku zapisu do pliku .csv należy zwrócić uwagę, aby wszystkie dane mieściły się w kolumnach, w przeciwnym wypadku program Excel może nie zapisać pełnych danych do pliku .csv. Aby wykonać import bazy (listy) odbiorców, wybierz z okna importu opcję 2. Nowy import. Na następnej stronie kliknij Wybierz plik, co pozwoli na wskazanie lokalizacji wzorca wypełnionego danymi, umieszczonego na dysku komputera. Import danych | Import kontaktów 85 9.1 Import kontaktów Kliknięcie Wyślij rozpocznie wczytywanie (import) pliku z danymi. Przed zaakceptowaniem pliku wejdź w opcję Szczegóły, która pozwala na sprawdzenie poprawności wszystkich zaimportowanych danych. Filtry dostępne w oknie szczegółów pozwalają na wyświetlanie danych w zależności od wybranego statusu lub sposobu sortowania. W oknie szczegółów możesz sprawdzić, które wiersze podświetlone są na różowo i zawierają błędy, a także poprawić dane. Informacja o rodzaju błędu wyświetlana jest w nowym oknie, po kliknięci linku w kolumnie Błędy. Import danych | Import kontaktów 86 9.1 Import kontaktów Jeżeli zaimportowane dane zostały sprawdzone, zakończ import bazy (listy) odbiorców wybierając opcję Akceptuj. Dopiero po tej operacji zaimportowani odbiorcy będą widoczni na liście odbiorców. Jeśli zaimportowane dane zawierały błędy możesz wybrać opcję Anuluj, aby poprawić dane w pliku, a następnie ponownie wykonaj import danych. UWAGA! Wszyscy zaimportowani odbiorcy domyślnie będą mieli zaznaczone oba checkboxy odpowiadające za powiadomienia. Jeżeli odbiorcy nie powinni otrzymywać powiadomień, należy w edycji kontaktu zmienić ustawienia powiadomień. (Więcej informacji w rozdziale Książka adresowa->Dodawanie kontaktu>Powiadomienia.) Import danych | Import kontaktów 87 9.2 Import listów przewozowych System FDS umożliwia wprowadzenie do bazy i wydrukowanie większej, seryjnej liczby listów. 9.2.1 Import z pliku .xls Aby wykonać nowy import z pliku .xls najpierw pobierz wzór pliku o prawidłowym formacie, który będzie akceptowany przez system FDS. Jest on dostępny na stronie importu. Aby pobrać plik, kliknij Pobierz wzorzec pliku do importu i zapisz plik we wskazanej przez siebie lokalizacji na dysku komputera. Następnie uzupełnij wzorzec pliku odpowiednimi danymi (dokładne informacje znajdują się w rozdziale Specyfikacja plików do importu). Aby wykonać import bazy listów wybierz z okna importu opcję Nowy import –plik Excel (link zaznaczony na żółto). Zostaniesz przeniesiony do okna listu przewozowego (wzorzec importu), służącego do weryfikacji danych płatnika, formy płatności oraz numeru kuriera. W tym oknie można zaznaczyć część usług, które będą widoczne na wszystkich listach wczytanych opcją importu. Pola, które można edytować są oznaczone kolorem białym i zielonym. Pozostałe pola, oznaczone kolorem szarym, są zablokowane. Wybór powiadomień dla odbiorcy jest zablokowany – ustawienia powiadomień pobierane są z danych klienta w książce adresowej lub, w przypadku nowego kontrahenta, zaznaczane są oba powiadomienia. Import danych | Import listów przewozowych 88 9.2 Import listów przewozowych Po uzupełnieniu wybranych danych kliknij Dalej, w lewym górnym rogu nad listem przewozowym. Na następnej stronie kliknij Wybierz plik, co pozwoli na wskazanie lokalizacji wzorca wypełnionego danymi, umieszczonego na dysku komputera. Import danych | Import listów przewozowych 89 9.2 Import listów przewozowych Kliknięcie Wyślij rozpocznie wczytywanie (import) pliku z danymi. W kolumnie Bł./Wszys. wiersze podana jest liczba wierszy błędnych[1] i liczba wierszy ogółem[2] ([1]/[2]). W przypadku kiedy pierwsza liczba nie wynosi 0, należy poprawić wczytywany plik. Można to zrobić na kilka sposobów: 1. Poprzez opcję Szczegóły Wejdź w opcję Szczegóły, która pozwala na sprawdzenie poprawności wszystkich zaimportowanych danych. Filtry dostępne w oknie szczegółu pozwalają na wyświetlanie danych w zależności od wybranego statusu lub sposobu sortowania. W oknie szczegółów możesz sprawdzić, które wiersze podświetlone są na różowo i zawierają błędy. Import danych | Import listów przewozowych 90 9.2 Import listów przewozowych Informacja o rodzaju błędu, wyświetlana jest w nowym oknie po kliknięciu linku w kolumnie Błędy. Błędy mogą wystąpić zarówno w polach widocznych w oknie szczegółu, jak i w wybranych usługach. W przypadku błędów w usługach istnieje możliwość Po zakończonej pracy kliknij Zapisz wiersze w obu oknach. 2. Anulując import Jeżeli nie chcesz poprawiać błędów w imporcie za pomocą okna Szczegóły możesz anulować import, poprawić plik i zaimportować go ponownie. Aby to zrobić kliknij Anuluj, znajdujący się w kolumnie o tej samej nazwie. poprawienia ich poprzez kliknięcie Edytuj usługi. Pojawi się nowe okno, w którym możesz wybierać bądź odznaczać wybrane usługi. 3. Poprawiając później Istnieje możliwość wygenerowania tylko listów przewozowych do wierszy, które nie zawierają błędów. Służy do tego link Przenieś i popraw w kolumnie Popraw. Po kliknięciu go, pierwotny import zostanie podzielony na dwa oddzielne – jeden zawierający tylko błędne wiersze i drugi, z samymi poprawnymi wierszami, który możesz zaakceptować. 2 Dzięki temu będzie można zaakceptować poprawny plik i wygenerować listy do wszystkich poprawnych danych, 3 natomiast plik z błędnymi wierszami będzie można poprawić za pomocą widoku szczegółu, bądź anulować. Import danych | Import listów przewozowych 91 9.2 Import listów przewozowych Jeżeli zaimportowane dane zostały poprawione bądź nie zawierały błędów zakończ import bazy (listy) listów przewozowych wybierając opcję Akceptuj. Dopiero po tej operacji zaimportowane listy będą widoczne w menu Wyszukaj list. 9.2.2 Import z pliku .csv Aby wykonać nowy import z pliku .csv należy przygotować plik zgodny z konfiguracją importu (Ustawienia->Konfigurator importu). Jeżeli konfiguracja nie była modyfikowana możesz pobrać wzorzec importu, a następnie zapisać go w formacie .csv. Listy, które zostały wprowadzone do systemu przez opcję importu, pojawią się w raporcie Listy niewydrukowane. Aby zaimportować plik .csv, kliknij Nowy import – konfigurowalny plik csv. Pozostałe kroki importu są takie same jak w przypadku pliku .xls. Jeżeli importowany plik nie będzie zgodny z konfiguracją importu, po wczytaniu wszystkie wiersze będą błędne. W przypadku przygotowywania plików .csv z użyciem programu Excel należy zwrócić uwagę, by wszystkie dane mieściły się w kolumnach. W przeciwnym wypadku, dane mogą zostać skrócone i niepoprawnie zapisane do pliku .csv. Po wejściu w szczegóły błędu pojawi się informacja: Import danych | Import listów przewozowych 92 9.3 Specyfikacja plików do importu danych do programu FDS Poniższe tabele zawierają cztery kolumny: 1. Kolumna w pliku – nazwy kolumn we wzorze pliku do importu; 3. Dopuszczalne wartości – informacja o dopuszczalnej liczbie znaków oraz o ich rodzaju (cyfry/litery); 2. Wym. – (wymagane) T oznacza, że uzupełnienie kolumny jest wymagane, „N oznacza, że kolumna nie musi być uzupełniona; 4. Opis – opis kolumny; 9.3.1 Import odbiorców Import danych | Import listów przewozowych 93 9.3 Specyfikacja plików do importu danych do programu FDS 9.3.3 Import listów przewozowych Import danych | Specyfikacja plików do importu danych do programu FDS 94 9.3 Specyfikacja plików do importu danych do programu FDS Import danych | Specyfikacja plików do importu danych do programu FDS 95 (koszt połączenia jak za połączenie lokalne wg stawek operatora) Creative: TKM GROUP, Adama Mickiewicza 4/18, 01-987 Warsaw, www.tkm-group.pl Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź stronę fedex.com/pl lub zadzwoń pod numer 801 002 800