FedEx Domestic Shipping Instrukcja Użytkownika

Komentarze

Transkrypt

FedEx Domestic Shipping Instrukcja Użytkownika
FedEx Domestic Shipping
Instrukcja Użytkownika
O FedEx Domestic Shipping
Zarządzaj listą odbiorców, wystawiaj listy przewozowe, twórz dokumenty
wydania, korzystaj z raportów wysyłkowych oraz zarządzaj obsługą aukcji
Allegro. Sprawnie i bez problemu z systemem FedEx Domestic Shipping.
Poznaj system FedEx Domestic Shipping i jego funkcje.
2
Spis treści
1Wymagania................................................................................................................................................................... 05
2
2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.2
2.3
Uruchomienie FDS.................................................................................................................................................. 06
Logowanie się................................................................................................................................................................................................................07
Zmiana hasła...................................................................................................................................................................................................................07
Konfiguracja adresu e-mail................................................................................................................................................................................07
Potwierdzenie adresu e-mail..........................................................................................................................................................................08
Pytania pomocnicze...............................................................................................................................................................................................09
Przypomnienie hasła...............................................................................................................................................................................................10
Strona główna................................................................................................................................................................................................................12
3Ustawienia......................................................................................................................................................................13
3.1 Szablon listu przewozowego.........................................................................................................................................................................14
3.2 Format listu........................................................................................................................................................................................................................17
3.3 Zmiana hasła...................................................................................................................................................................................................................18
3.4 Konfiguracja adresu e-mail................................................................................................................................................................................19
3.4.1 Ustawienie adresu e-mail...................................................................................................................................................................................19
3.4.2 Ustawienie pytań pomocniczych..............................................................................................................................................................21
3.5 Konfigurator importu..............................................................................................................................................................................................22
4
Książka adresowa.................................................................................................................................................... 24
4.1 Dodawanie kontaktu..............................................................................................................................................................................................25
4.1.1 Dane kontaktu...............................................................................................................................................................................................................25
4.1.2 Osoby kontaktowe....................................................................................................................................................................................................27
4.1.3Grupy.......................................................................................................................................................................................................................................27
4.2 Wyszukiwanie kontaktów.................................................................................................................................................................................28
4.2.1 Wyszukiwanie kontaktów.................................................................................................................................................................................28
4.2.2 Edycja kontaktów.......................................................................................................................................................................................................29
4.2.3 Usuwanie kontaktów.............................................................................................................................................................................................30
4.2.4 Eksport kontaktów....................................................................................................................................................................................................30
4.3 Grupy odbiorców........................................................................................................................................................................................................31
4.3.1 Tworzenie nowej grupy........................................................................................................................................................................................31
4.3.2 Edycja grup i dodanych odbiorców.......................................................................................................................................................32
5
Listy przewozowe.................................................................................................................................................... 33
5.1 Nowy list przewozowy........................................................................................................................................................................................ 34
5.1.1 Rodzaj przesyłki............................................................................................................................................................................................................37
5.1.2Nadawca............................................................................................................................................................................................................................38
5.1.3Odbiorca.............................................................................................................................................................................................................................38
5.1.4Płatnik.....................................................................................................................................................................................................................................38
5.1.5 Tabela wag i ilości podpaczek......................................................................................................................................................................39
5.1.6Usługi......................................................................................................................................................................................................................................40
5.1.7 Potwierdzenie nadania.........................................................................................................................................................................................43
5.1.8 Zapis i edycja listu przewozowego.........................................................................................................................................................43
5.1.9 Drukowanie listów przewozowych.........................................................................................................................................................44
3
5.2 Listy seryjne.....................................................................................................................................................................................................................45
5.3 Zamawianie kuriera.................................................................................................................................................................................................46
5.3.1 Grupowanie zleceń...................................................................................................................................................................................................47
6
6.1
6.2
Dokumenty wydania............................................................................................................................................. 49
Tworzenie dokumentów wydania...........................................................................................................................................................50
Wyszukiwanie dokumentów wydania................................................................................................................................................51
7Raporty............................................................................................................................................................................. 52
7.1 Listy wydrukowane................................................................................................................................................................................................. 54
7.2 Listy niewydrukowane.........................................................................................................................................................................................56
7.3 Listy wydane...................................................................................................................................................................................................................57
7.4 Listy do wydania........................................................................................................................................................................................................58
7.5 Listy pobraniowe........................................................................................................................................................................................................60
7.6 Paczki gabarytowe....................................................................................................................................................................................................61
7.7 Statusy przesyłek/paczek.................................................................................................................................................................................62
7.8 Lista statusów................................................................................................................................................................................................................63
8
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
Serwisy aukcyjne..................................................................................................................................................... 64
Przygotowanie listów przewozowych – opcja ‘stwórz listy’.........................................................................................67
Tworzenie listu zbiorczego...............................................................................................................................................................................68
Zmiana adresu odbiorcy....................................................................................................................................................................................69
Niepoprawny adres odbiorcy.......................................................................................................................................................................70
Błędy przy tworzeniu listów.............................................................................................................................................................................71
9
9.1
9.1.1
9.2
9.2.1
9.2.2
9.3
9.3.1
9.3.3
Import danych............................................................................................................................................................. 72
Import kontaktów......................................................................................................................................................................................................73
Nowy import...................................................................................................................................................................................................................74
Import listów przewozowych.........................................................................................................................................................................77
Import z pliku .xls.........................................................................................................................................................................................................77
Import z pliku .csv.......................................................................................................................................................................................................81
Specyfikacja plików do importu danych do programu FDS........................................................................................82
Import odbiorców.....................................................................................................................................................................................................82
Import listów przewozowych........................................................................................................................................................................83
1
Wymagania
FedEx Domestic Shipping przeznaczony jest do pracy we wszystkich
przeglądarkach internetowych. Zalecane jest korzystanie z najnowszych
wersji przeglądarek. Podstawą korzystania z aplikacji jest dostęp do
internetu, a szybkość jej działania zależy od szybkości łączy internetowych.
Do wydruku dokumentów niezbędny jest program Acrobat Reader
(zalecane jest korzystanie z najnowszej wersji oprogramowania), którego
darmową wersję można pobrać ze strony internetowej firmy Adobe(R),
dostępną dla wielu platform bez opłat licencyjnych. Aby pobrać program
wejdź na stronę:
http://get.adobe.com/pl/reader/
Wymagania
5
2
Uruchomienie FDS
Pierwsze uruchamianie systemu FedEx Domestic Shipping związane
jest z koniecznością ustawienia własnego bezpiecznego hasła,
skonfigurowania adresu e-mail i wypełnienia pól z pytaniami pomocniczymi
umożliwiającymi zalogowanie się do systemu w sytuacji utraty hasła.
Aby zalogować się do systemu, uruchom przeglądarkę
internetową i wejdź na stronę:
https://poland.fedex.com/domestic-shipping/pub/login.do
Użytkownik (login) służy do logowania się do FDS
i nadawany jest przez Biuro Obsługi Klienta.
Hasło do pierwszego logowania zostanie przekazane
przez pracownika FedEx.
Przypomnienie hasła – funkcja zmiany hasła, dostępna
po potwierdzeniu adresu e-mail i ustawieniu pytań
pomocniczych.
Uruchomienie FDS
6
2.1
Logowanie się
W przypadku pierwszego logowania, zostaniesz
poproszony o zmianę hasła, skonfigurowanie i
potwierdzenie adresu e-mail oraz ustawienie pytań
pomocniczych.
2.1.1 Zmiana hasła
Po pierwszym zalogowaniu do FDS, zostaniesz
przeniesiony na stronę zmiany hasła.
2.1.2 Konfiguracja adresu e-mail
Jeżeli podczas zakładania konta nowego użytkownika FDS
nie podałeś adresu e-mail lub, jeśli nie skonfigurowałeś
go w ustawieniach, zostaniesz przekierowany na stronę
ustawiania nowego adresu e-mail.
Nowe hasło musi składać się z minimum ośmiu znaków,
w tym z przynajmniej
• jednej wielkiej litery
• jednej małej litery
• jednej cyfry.
Wprowadzany e-mail musi być unikalny (inny użytkownik
FDS nie może z niego korzystać), w przeciwnym wypadku
pojawi się komunikat:
Uruchomienie FDS | Logowanie się
7
2.1
Logowanie się
Po wprowadzeniu adresu e-mail wymagane jest
zaznaczenie zgody o przetwarzaniu danych w celu
realizacji usługi, w innym wypadku pojawi się poniższy
komunikat. Zaznaczenie zgody o przetwarzaniu danych
w celach marketingowych jest dobrowolne. W celu
zapisania adresu e-mail kliknij Zapamiętaj adres e-mail.
Przypomnienie hasła i dopóki e-mail nie zostanie
zapisany, po każdym logowaniu będzie pojawiać się
strona konfiguracji adresu e-mail. Adres e-mail można
zdefiniować w każdej chwili, korzystając z zakładki
Ustawienia->Konfiguracja adresu e-mail.
Jeżeli nie chcesz w tym momencie wprowadzać adresu
e-mail, możesz kliknąć Nie wprowadzam teraz adresu
e-mail, pamiętaj jednak, że ustawiony i potwierdzony
adres e-mail jest potrzebny, by móc korzystać z funkcji
2.1.3 Potwierdzenie adresu e-mail
W przypadku, kiedy podczas zakładania konta
nowego użytkownika systemu FDS adres e-mail został
wprowadzony, ale nie został potwierdzony, zostaniesz
przekierowany na stronę potwierdzenia adresu e-mail.
Po kliknięciu Zweryfikuj ponownie adres e-mail,
na ustawiony adres e-mail zostanie wysłany mail z
linkiem do weryfikacji. Należy pamiętać, że ważność
linku to domyślnie 30 minut. Ponadto jeżeli nie klikniesz
w aktywny link wysłany w mailu, a w systemie FDS
ponownie wyrazisz chęć potwierdzenia adresu e-mail,
to ważny będzie tylko link w ostatnim otrzymanym mailu.
Wszystkie poprzednie linki automatycznie utracą ważność.
Jeżeli nie chcesz w tym momencie potwierdzać adresu
e-mail, możesz kliknąć Nie chcę potwierdzać adresu
e-mail. Przejdź do aplikacji, należy jednak pamiętać,
że potwierdzony adres e-mail potrzebny jest, by móc
korzystać z funkcji Przypomnienie hasła i dopóki e-mail
nie zostanie potwierdzony, po każdym logowaniu będzie
pojawiać się strona potwierdzenia adresu e-mail. Mail
z linkiem do potwierdzenia adresu e-mail możesz wysłać
w każdej chwili, korzystając z zakładki Ustawienia>Konfiguracja adresu e-mail.
Uruchomienie FDS | Logowanie się
8
2.1
Logowanie się
2.1.4 Pytania pomocnicze
Następnym krokiem, w przypadku pierwszego logowania
oraz w przypadku użytkowników, którzy nie zrobili tego
wcześniej, jest ustawienie Pytań pomocniczych, które
są niezbędne, by móc korzystać z funkcji Przypomnienie
hasła.
Pytania pomocnicze możesz wybrać z listy dostępnych
pytań lub ustawić własne, wybierając opcję ‘Inne’.
Jeżeli wybierzesz Inne, pojawi się nowe pole do wpisania własnego pytania.
Należy pamiętać, że pytania pomocnicze muszą się od
siebie różnić – nie da się zapisać dwóch takich samych
pytań.
Odpowiedzi na pytania:
• muszą zawierać przynajmniej cztery znaki
• nie mogą zawierać dwóch takich samych znaków
występujących po sobie
Jeżeli nie chcesz w tym momencie konfigurować pytań
pomocniczych możesz kliknąć Zrezygnuj – przejdź
do FDS , należy jednak pamiętać, że ustawienie
pytań wymagane jest, by móc korzystać z funkcji
Przypomnienie hasła i dopóki pytania nie zostaną
zapisane, po każdym logowaniu będzie pojawiać się
strona konfiguracji pytań pomocniczych. Pytania możesz
zdefiniować w każdej chwili, korzystając z zakładki
Ustawienia->Konfiguracja adresu e-mail.
UWAGA! Pamiętaj, że wielkość liter ma znaczenie
podczas wpisywania odpowiedzi na pytania pomocnicze.
Po ustawieniu pytań kliknij Zapamiętaj.
Uruchomienie FDS | Logowanie się
9
2.2
Przypomnienie hasła
Jeżeli chcesz skorzystać z opcji przypominania hasła, na
ekranie logowania kliknij Przypomnienie hasła. Nastąpi
przejście do strony zmiany hasła, na której należy podać
adres e-mail (który jest przypisany do ID użytkownika oraz
został potwierdzony) bądź ID użytkownika.
W przypadku, kiedy:
• nie posiadasz ustawionego adresu e-mail,
wystąpi błąd:
• adres e-mail został ustawiony, jednak nie został
potwierdzony, wystąpi błąd:
• adres e-mail został potwierdzony, ale nie zostały
ustawione pytania pomocnicze, wystąpi błąd:
W każdym z tych przypadków należy skontaktować się z
Biurem Obsługi Klienta FedEx.
Jeżeli wszystkie ustawienia wymagane do przypomnienia
hasła zostały skonfigurowane, pojawi się komunikat:
Uruchomienie FDS | Przypomnienie hasła
10
2.2
Przypomnienie hasła
W przypadku kiedy:
• zostanie podany e-mail, który nie istnieje w bazie
• zostanie podane ID, które nie istnieje w bazie
• konto nie jest aktywne
pojawi się taki sam komunikat jak przy prawidłowych
danych, jednak wiadomość e-mail nie zostanie wysłana.
W celu zmiany hasła wpisz ID użytkownika, a także
wprowadź odpowiedzi na pytania pomocnicze (należy
pamiętać, że wielkość liter ma znaczenie) oraz wpisz nowe
hasło do systemu.
Nowe hasło musi:
• składać się z minimum ośmiu znaków
• składać się z przynajmniej jednej wielkiej litery
• składać się z jednej małej litery
• składać się z jednej cyfry
• być różne od poprzednich czterech używanych
haseł.
Kliknięcie Zamknij spowoduje przejście do strony
logowania.
Kolejnym krokiem jest kliknięcie na link zmiany hasła
wysłany w e-mailu. Po kliknięciu linka wyświetli się strona
zmiany hasła.
W przypadku, kiedy zapomnisz odpowiedzi na pytania
pomocnicze, należy skontaktować się z Biurem Obsługi
Klienta FedEx.
Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych danych kliknij
Zmień hasło. Pojawi się komunikat Hasło zostało
zmienione.
Kliknięcie Przejdź do aplikacji FDS, spowoduje przejście
do strony logowania.
Uruchomienie FDS | Przypomnienie hasła
11
2.3
Strona główna
Po zalogowaniu się, zostaniesz przeniesiony na Stronę
główną systemu zawierającą Aktualności (na zielono),
Menu główne (na żółto), informacje o wersji systemu,
zalogowanym użytkowniku oraz link do wylogowania
się (na niebiesko), a także opcję stworzenia nowego listu
przewozowego (na czerwono).
Uruchomienie FDS | Strona główna
12
3
Ustawienia
System FedEx FedEx Domestic Shipping daje możliwość efektywnego
zarządzania procesami składania zamówień, złożenie zlecenia na kuriera,
skonfigurowanie importu danych oraz szablonów listu przewozowego.
Ustawienia
13
3.1
Szablon listu przewozowego
Przed rozpoczęciem korzystania z aplikacji zalecane jest
zdefiniowanie Szablonu listu przewozowego.
UWAGA!!! Dla każdego nowego klienta lub zakładania
konta w CSK, zakładany jest domyślny
szablon przewozowy w FDS.
Ustawienia | Szablon listu przewozowego
14
3.1
Szablon listu przewozowego
W Szablonie listu przewozowego należy zdefiniować
najczęściej powtarzające się ustawienia: usługi, wartości,
dane, opisy itp. Dzięki temu unikniesz konieczności,
wybierania 'ręcznie' wszystkich danych, które powinny
znaleźć się na liście przewozowym, każdorazowo podczas
wypełniania listu przewozowego.
3
1
4
2
5
W szablonie ustawione są tylko następujące wartości:
1. Nadawca
2.Rodzaj przesyłki – domyślnie FedEx Next Day
Standard
3. Forma płatności – domyślnie Przelew
4. Płatnik – Nadawca
5. Numer kuriera – domyślnie 0
Aby zdefiniować szablon listu przewozowego
wybierz menu Ustawienia, następnie Szablon listu
przewozowego, zdefiniuj odpowiednie dane, a następnie
zapisz szablon, klikając Zapisz (w górnym, lewym rogu).
UWAGA! Aby zapisać szablon listu przewozowego
musisz podać numer kuriera. Jeżeli nie znasz numeru
kuriera, należy podać dowolną liczbę.
Ustawienia | Szablon listu przewozowego
15
3.1
Szablon listu przewozowego
W szablonie listu przewozowego istnieje możliwość
ustawienia ilości i wag podpaczek. Możesz to zrobić za
pomocą przycisku Podpaczki.
Po kliknięciu pojawi się strona podpaczek, na której
możesz wybrać typ paczki, określić jej wagę oraz wymiary.
Aby dodać nową paczkę, w kolumnie Aktywny wybierz
typ paczki (paczka/paleta). Pozostałe pola wiersza staną
się aktywne.
UWAGA! Ze względu na walidację wielu usług związaną
z danymi adresowymi odbiorcy, jeżeli odbiorca nie
zostanie wybrany w szablonie, to zapisanie szablonu nie
będzie możliwe.
W przypadku paczki o nietypowych wymiarach zaznacz
check box w kolumnie Nietypowa.
Aby usunąć podpaczkę z szablonu, wybierz w kolumnie
Aktywny z listy rozwijanej opcję Brak. Wszystkie dane o
podpaczce zostaną usunięte, a pola w wierszu staną się
nieaktywne.
Szablon listu przewozowego może być edytowany.
Po wprowadzeniu zmian, szablon musi być ponownie
zapisany.
Ustawienia | Szablon listu przewozowego
16
3.2
Format listu
W menu Format listu ustawisz rodzaj domyślnego
wydruku listu przewozowego lub etykiety oraz ilość kopii.
1
2
3
1. Wydruk PDF
• Wydruk na kartce formatu A4
• Wydruk na etykiecie 10 x 15 cm
3. Wybór ilości kopii kopii listu przewozowego/etykiety
Nad przyciskami Zapisz i Anuluj, znajduje się link do
instrukcji konfiguracji wydruku.
2. Etykieta dla drukarek – w przypadku wyboru drukarki,
należy sprawdzić na stronie producenta bądź
w specyfikacji drukarki, z jakim językiem
programowania jest ona zgodna (EPL bądź ZPL)
• Plik tekstowy – pojedynczy list przewozowy
w formie etykiety
• Plik tekstowy spakowany – list przewozowy
spakowany w archiwum ZIP
Ustawienia | Format listu
17
3.3
Zmiana hasła
Menu Zmiana hasła służy do zmiany hasła w przypadku
pojawienia się okna informującego o wygaśnięciu
dotychczasowego hasła.
Ustawienia | Zmiana hasła
18
3.4
Konfiguracja adresu e-mail
Zakładka Konfiguracja adresu e-mail pozwala
na ustawienie, potwierdzenie i zmianę adresu e-mail
oraz pytań pomocniczych.
3.4.1 Ustawienie adresu e-mail
Jeżeli adres e-mail będzie niepotwierdzony, po wejściu
w zakładkę pojawi się zapisany adres e-mail, otoczony
czerwonym prostokątem.
Ustawienia | Konfiguracja adresu e-mail
19
3.4
Konfiguracja adresu e-mail
Po kliknięciu Zmień/ponownie zweryfikuj adres pojawi
się strona, na której należy wprowadzić adres e-mail. Po
wprowadzeniu adresu e-mail wymagane jest zaznaczenie
zgody o przetwarzaniu danych w celu realizacji usługi.
Zaznaczenie zgody o przetwarzaniu danych w celach
marketingowych jest dobrowolne. W celu zapisania
adresu e-mail kliknij Zapamiętaj adres e-mail.
Kliknięcie Nie wprowadzam teraz adresu e-mail
spowoduje powrót do zakładki konfiguracji adresu e-mail,
jednak wprowadzony wcześniej adres mailowy zostanie
usunięty.
Po kliknięciu Zapamiętaj adres e-mail pojawi się
komunikat:
Na podany adres e-mail zostanie wysłany mail z linkiem
potwierdzającym. Należy pamiętać, że domyślnie link
potwierdzający ważny jest tylko 30 minut, jednak czas ten
może zostać zmieniony w konfiguracji parametrów,
w aplikacji CSK.
Kliknięcie Zamknij – przejdź do FDS spowoduje
przeniesienie na stronę główną aplikacji.
W przypadku, kiedy nie ma zdefiniowanego adresu e-mail,
po wejściu w zakładkę pojawi się puste pole w miejscu
adresu e-mail.
Aby wprowadzić adres mailowy, kliknij Zmień adres.
Nastąpi przekierowanie do formularza takiego jak
w przypadku ponownego potwierdzania adresu e-mail.
Ustawienia | Konfiguracja adresu e-mail
20
3.4
Konfiguracja adresu e-mail
Po kliknięciu linka potwierdzającego adres e-mail otworzy
się strona z komunikatem:
Po kliknięciu Zamknij nastąpi przekierowanie do strony
logowania.
3.4.2 Ustawienie pytań pomocniczych
Aby ustawić pytania pomocnicze, kliknij Zmień pytania
do odzyskania hasła w zakładce Konfiguracja adresu
e-mail. Nastąpi przekierowanie do formularza pytań
Należy wybrać bądź wpisać dwa różne pytania oraz
odpowiedzi do nich.
Odpowiedzi na pytania:
• muszą zawierać przynajmniej po cztery znaki
• nie mogą zawierać dwóch takich samych znaków
występujących po sobie
pomocniczych, zawierającego dwie rozwijane listy pytań
oraz dwa pola na odpowiedzi. Po wybraniu z listy pytań
opcji ‘Inne’ pojawi się dodatkowe pole na wpisanie
własnego pytania.
Po uzupełnieniu formularza kliknij Zapamiętaj - pytania
zostaną zapisane, użytkownik wróci do strony głównej
aplikacji.
UWAGA! Nie ma możliwości sprawdzenia wpisanych
odpowiedzi na pytania. Po ponownym wejściu w zakładkę
pytań do odzyskiwania hasła, formularz będzie pusty.
UWAGA! Pamiętaj, że wielkość liter ma znaczenie
podczas wpisywania odpowiedzi na pytania pomocnicze.
Przycisk Zrezygnuj – przejdź do FDS powoduje przejście
do strony głównej aplikacji.
Ustawienia | Konfiguracja adresu e-mail
21
3.5
Konfigurator importu
Menu Konfigurator importu służy do wybierania kolumn,
które będą występowały w plikach .csv, podczas importu
1
listów przewozowych (więcej w rozdziale Import danych>Import listów przewozowych->Import z pliku .csv).
2
Strona podzielona jest na dwa bloki:
1. Dostępne kolumny – kolumny, które można wybrać
2. Wybrane kolumny – kolumny, które zostały wybrane
i powinny występować w pliku importu
Należy zwrócić również uwagę, na kolejność wyświetlania
nazw kolumn od góry listy – taka sama kolejność powinna
występować w importowanym pliku .csv, w innym
przypadku listy zostaną błędnie zaimportowane.
Kolumny dodaje się do konfiguracji przyciskiem
UWAGA! Pamiętaj, że brak wyboru kolumn takich jak:
Nazwa lub Nazwisko, Miasto, Kod pocztowy, Ulica,
Nr domu, Podpis nadawcy uniemożliwi zapisanie
konfiguracji.
,
. Aby dodać lub
a usuwa się za pomocą przycisku
usunąć kolumnę, zaznacz wybrane pole, a następnie użyj
odpowiedniego przycisku. Istnieje możliwość dodawania
i usuwania wielu kolumn, poprzez zaznaczanie ich
trzymając klawisz Ctrl lub Shift.
Ustawienia | Konfigurator importu
22
3.5
Konfigurator importu
Aby zmienić kolejność kolumn zaznacz wybrane pole,
a następnie użyj przycisku
, aby przenieść kolumnę
o jedno pole wyżej lub
, aby przenieść kolumnę o pole
niżej. W przypadku zmiany kolejności, nie ma możliwości
przenoszenia kilku kolumn.
Po zakończeniu wybierania kolumn do konfiguracji
kliknij Zapisz, w celu zapisania zmian. Jeżeli w trakcie
zapisu pojawią się błędy, nad blokami kolumn zostanie
wyświetlony odpowiedni komunikat:
Jeżeli konfiguracja zostanie poprawnie zapisana, zostaniesz
poinformowany o tym komunikatem:
Ustawienia | Konfigurator importu
23
4
Książka adresowa
Aplikacja FDS pozwala na zarządzanie listą zapisanych odbiorców
i udostępnia takie funkcjonalności jak dodawanie nowego odbiorcy
oraz wyszukiwanie, importowanie i tworzenie grup odbiorców.
Książka adresowa
24
4.1
Dodawanie kontaktu
Możesz wprowadzić nowy kontakt na dwa sposoby:
1. korzystając z menu Książka adresowa, opcja Dodaj
2. wywołując okno Wprowadzenie nowego kontaktu
w oknie listu przewozowego (opisane w rozdziale Listy
przewozowe->Nowy list przewozowy->Odbiorca i
Nadawca)
W przypadku sposobu pierwszego, istnieje możliwość
dodania odbiorcy od razu do grupy, natomiast
w przypadku drugiego sposobu jest to niemożliwe.
1
2
4.1.1 Dane kontaktu
W formularzu, należy wprowadź wszystkie niezbędne
dane adresowe kontaktu. Pola oznaczone kolorem
zielonym są obowiązkowe. Pomiędzy oknami formularza
możesz przechodzić korzystając z myszy lub przycisku
[TAB].
Książka adresowa | Dodawanie kontaktu
25
4.1
Dodawanie kontaktu
Gdy zaznaczona jest opcja Firma, możesz edytować
pole Nazwa klienta, natomiast pola Imię i Nazwisko
są zablokowane do edycji. Gdy zaznaczona jest opcja
Osoba prywatna możesz edytować pola Imię i Nazwisko,
natomiast pole Firma jest zablokowane do edycji.
Kod pocztowy musi być wprowadzony w formacie
dd-ddd (np.: 16-400). Jeżeli do danego kodu pocztowego
przypisanych jest kilka miejscowości, po przejściu do
pola Miejscowość otworzy się lista, z której możesz
wybrać żądaną miejscowość. Jeśli do kodu pocztowego
przypisanych jest wiele miejscowości, to na liście
rozwijalnej wyświetlanych jest tylko kilka pierwszych
(alfabetycznie) miejscowości. Wprowadzanie nazwy
miejscowości przy użyciu klawiatury spowoduje
zawężenie wyświetlanej listy.
Dane możesz zatwierdzić klikając Zapisz lub
zrezygnować, klikając Anuluj.
• w przypadku firmy polami wymaganymi są: nazwa
klienta, kod pocztowy (zgodny z mapą kodową),
miasto, ulica, nr domu;
W przypadku kiedy wpisywany kod pocztowy nie jest
akceptowany, należy skontaktować się z Działem Obsługi
Klienta FedEx.
Podczas wprowadzania danych nowego kontaktu
mogą wystąpić błędy. Aplikacja FDS informuje Cię o
błędnie wypełnionych polach w momencie próby zapisu
niekompletnych lub błędnie wprowadzonych informacji.
Komunikaty mogą dotyczyć następujących pozycji
dostępnych w formularzu:
• w przypadku osoby prywatnej polami wymaganymi
są: nazwisko, kod pocztowy (zgodny z mapą
kodową), miasto, ulica, nr domu; jednak warto
uzupełnić również telefon kontaktowy, gdyż pole to
wymagane jest przy wysyłaniu paczki z doręczeniem
do osoby prywatnej;
Książka adresowa | Dodawanie kontaktu
26
4.1
Dodawanie kontaktu
Komunikaty błędów będą pojawiały się w górnej części
formularza. Pola, które nie zostały uzupełnione lub w
których znalazły się błędne dane, zostaną podświetlone
kolorem różowym.
4.1.2 Osoby kontaktowe
Pod powiadomieniami znajduje się miejsce na wpisanie
danych osoby kontaktowej.
Uzupełnianie tej części nie jest obowiązkowe.
4.1.3 Grupy
Obok danych klienta znajdują się checkboxy z nazwami
i opisami utworzonych przez użytkownika grup. (Więcej
informacji w rozdziale Książka adresowa->Grupy.)
Książka adresowa | Dodawanie kontaktu
27
4.2
Wyszukiwanie kontaktów
Zakładka Wyszukiwanie odbiorców pozwala na
wyszukanie i eksport zapisanych kontaktów oraz usuwanie
i edycję danych kontaktów.
4.2.1 Wyszukiwanie kontaktów
Filtry znajdujące się na stronie pozwalają na wyświetlanie
kontaktów spełniających wybrane kryteria wyszukiwania.
Możesz wyszukać kontakt po numerze klienta, numerze
zewnętrznym, nazwie oraz danych adresowych (miasto,
Na liście wyświetlanej w zakładce znajdują się klienci,
którzy mogą być nadawcami przelewowymi w aplikacji
FDS. Klienci tacy wyświetlani są pogrubioną czcionką i nie
można ich usuwać ani edytować ich danych.
kod pocztowy, ulica) i numerze NIP. Ponadto klientów
można wyszukiwać w zależności od grupy, do której
są przypisani lub typie klienta (nadawca/odbiorca).
Po ustawieniu wybranych filtrów kliknij Wybierz.
Na liście odbiorców wyświetlają się klienci dodani w
ramach jednostki przez Biuro Obsługi Klienta oraz klienci
wprowadzeni ręcznie lub zaimportowani do aplikacji FDS.
Książka adresowa | Wyszukiwanie kontaktów
28
4.2
Wyszukiwanie kontaktów
4.2.2 Edycja kontaktów
Aby edytować zapisany kontakt w zakładce w wybranym
Formularz pozwala na edycję dowolnych pól, należy
jednak pamiętać o uzupełnieniu pól obowiązkowych
(zaznaczonych na zielono).
wierszu kliknij Edytuj, znajdujący się po prawej stronie
w kolumnie Edytuj. Otworzy się formularz edycji danych
odbiorcy.
przeglądanie, edycję i usuwanie osób kontaktowych.
Po kliknięciu Dodaj w bloku osób kontaktowych, otworzy
się formularz edycji danych.
Formularz pozwala również na zmianę powiadomień
i grupy, do której dopisany jest odbiorca oraz na
Pole Nazwisko jest polem obowiązkowym do
uzupełnienia i może zawierać maksymalnie sześćdziesiąt
znaków. Pozostałe pola są opcjonalne.
Pole Imię możne zawierać maksymalnie pięćdziesiąt
znaków.
W pole e-mail należy wpisać adres mailowy składający się
z przynajmniej:
• jednego znaku przed ‘@’
• jednego znaku po ‘@’
• jednej kropki
• dwóch znaków po kropce ([email protected]).
Pole Telefon kom. musi zawierać dziewięć cyfr.
W przypadku, kiedy aplikacja FDS nie przyjmuje numeru
telefonu należy skontaktować się z Biurem Obsługi Klienta
FedEx.
Po uzupełnieniu formularza kliknij Zapisz, w celu zapisania
danych. Nastąpi powrót do strony edycji kontaktu,
a wprowadzona osoba kontaktowa będzie widoczna na
liście.
Książka adresowa | Wyszukiwanie kontaktów
29
4.2
Wyszukiwanie kontaktów
Po kliknięciu Edytuj, na stronie edycji kontaktu, otworzy
się formularz taki, jak w przypadku dodawania nowej
osoby kontaktowej. Przycisk Usuń usuwa wybraną osobę
kontaktową.
Po wprowadzeniu wszystkich wybranych zmian na
formularzu osoby kontaktowej, kliknij Zapisz. Nastąpi
przeniesienie do formatki Wyszukaj kontakt.
4.2.3
Zakładka kontaktów pozwala na usuwanie kilku kontaktów
na raz. W tym celu zaznacz checkboxy znajdujące się na
liście kontaktów, z lewej strony (zaznaczone na czerwono).
Aby usunąć wszystkie kontakty znajdujące się na stronie,
zaznacz checkbox umieszczony w miejscu nazwy
kolumny (zaznaczony na zielono), obok Lp.
Usuwanie kontaktów
Aby usunąć jeden kontakt kliknij Usuń, znajdujący się w
kolumnie Usuń – kontakt zostanie usunięty, bez pytania o
potwierdzenie.
Po wybraniu kontaktów do usunięcia, kliknij Usuń
zaznaczone znajdujący się obok filtrów wyszukiwania.
Spowoduje to pojawienie się komunikatu z poleceniem
potwierdzenie operacji.
Po wybraniu OK wybrane kontakty zostaną usunięte.
4.2.4Eksport kontaktów
2.Eksport z kontaktami eksportuje do pliku
wszystkie kontakty znajdujące się na aktualnie
wyświetlanej stronie, wraz z zapisanymi osobami
kontaktowymi
3.Eksport wszystkie eksportuje do pliku dane
wszystkich kontaktów zapisanych na koncie
użytkownika w FDS.
Zakładka kontaktów pozwala na eksportowanie
zapisanych kontrahentów do pliku .csv. Do tej czynności
przeznaczone są trzy przyciski znajdujące się obok filtrów
wyszukiwania:
1.
Eksport eksportuje do pliku dane wszystkich
kontaktów znajdujących się na aktualnie
wyświetlanej stronie
1
2
Książka adresowa | Wyszukiwanie kontaktów
3
30
4.3
Grupy odbiorców
Grupy odbiorców wykorzystywane są podczas tworzenia
listu seryjnego (więcej w rozdziale Listy przewozowe->Listy
seryjne).
4.3.1 Tworzenie nowej grupy
Aby dodać nową grupę kliknij Dodaj grupę z menu Akcja.
W kolejnym oknie wpisz nazwę i opis grupy, jaką chcesz
stworzyć, a następnie kliknij Zapisz. Nazwa grupy jest
niezbędna do zapisania nowo stworzonej grupy, opis jest
opcjonalny.
Książka adresowa | Grupy odbiorców
31
4.3
Grupy odbiorców
4.3.2Edycja grup i dodanych odbiorców
W każdej chwili możesz zmienić nazwę grupy oraz jej
opis, klikając przy danej grupie Edytuj (na niebiesko).
Aby dodać odbiorców do grupy, kliknij Dodaj odbiorców
(na czerwono).
Spowoduje to otworzenie wyszukiwarki klientów
zdefiniowanych w aplikacji FDS, z której należy wybrać
tych, których powinni zostać dodani grupy odbiorców.
Po wybraniu odbiorców kliknij Dodaj grupy.
Po wybraniu odbiorców i zapisaniu, zostanie utworzona
lista odbiorców dodanych do danej grupy.
Aby usunąć odbiorcę z grupy, wybierz przy danej grupie
opcję Przeglądaj odbiorców, a następnie na liście
klientów zaznacz tych, których chcesz usunąć i kliknij Usuń
z grupy.
Książka adresowa | Grupy odbiorców
32
5
Listy przewozowe
Podstawową funkcją aplikacji jest możliwość wprowadzania nowych listów
przewozowych, przeglądanie listów wcześniej wprowadzonych oraz pełna
kontrola i zarządzanie danymi dotyczącymi przesyłek.
Listy przewozowe
33
5.1
Nowy list przewozowy
Masz kilka możliwości, aby wprowadzić nowy list
przewozowy:
1.wybierz z Menu głównego opcję List przewozowy
i zaznacz Wprowadź nowy
2. kliknij Przejdź w oknie głównym aplikacji
3. kliknij ikonę paczki na Stronie głównej
Wprowadzenie nowego listu przewozowego możliwe jest
także poprzez:
•wejście w menu Książka adresowa->Wyszukaj
kontakt i kliknięcie w nazwę wprowadzonego klienta
•menu List przewozowy i wybór opcji List seryjny
•menu List przewozowy i wybór opcji Import listów
•menu Serwisy aukcyjne i wybór opcji Allegro import
1
3
2
Listy przewozowe | Nowy list przewozowy
34
5.1
Nowy list przewozowy
Kolejność wprowadzanych danych w liście przewozowym
jest dowolna. Aby zapisać list przewozowy należy
wypełnić wszystkie wymagane pola, są one oznaczone
kolorem zielonym. Pola wymagane to:
1.
2.
3.
4.
5.
Nadawca
Odbiorca
Preferowane doręczenie FedEx Next Day
Tabela wag i ilości paczek
Potwierdzenie nadania
1
4
3
2
5
Listy przewozowe | Nowy list przewozowy
35
5.1
Nowy list przewozowy
Jeżeli powyższe pola nie zostaną poprawnie uzupełnione,
nad listem przewozowym pojawi się spis błędów, które
należy poprawić. Pola wymagane zaznaczone będą
kolorem różowym.
Listy przewozowe | Nowy list przewozowy
36
5.1
Nowy list przewozowy
5.1.1 Rodzaj przesyłki
Wybierz odpiedni wariant doreczenia FedEx Next day.
UWAGA! Możliwość realizacji niektórych usług FedEx
powiązana jest z kodem pocztowym odbiorcy. Sprawdź
dostępność usług na stronie fedex.com/pl Aplikacja FDS
automatycznie weryfikuje dostępność usług. Jeżeli usługa
nie jest dostępna na danym kodzie pocztowym odbiorcy
pojawi się informacja o błędzie.
Listy przewozowe | Nowy list przewozowy
37
5.1
Nowy list przewozowy
5.1.2 Nadawca
Dane adresowe nadawcy pojawiają się w aplikacji FDS po
wcześniejszym wprowadzeniu klienta do wewnętrznego
systemu FedEx przez Biuro Obsługi Klienta.
Dane nadawcy w liście przewozowym są uzupełniane
automatycznie (jeśli zostały zdefiniowane w Szablonie
listu przewozowego), w przeciwnym wypadku za każdym
razem ręcznie wybierz nadawcę z listy rozwijalnej, po
kliknięciu
.
możliwość dodania go bezpośrednio z widoku listu
przewozowego, po kliknięciu
, jednak będzie to
nadawca bez możliwości płacenia przelewem. Tylko
nadawca utworzony z klienta przelewowego w aplikacji
wewnętrznej FedEx przez Biuro Obsługi Klienta, może
mieć dozwoloną formę płatności Przelew.
2
1
3
4
5
Na liście rozwijalnej nadawców może widnieć kilku
klientów dodanych jako klienci w ramach jednostki.
W przypadku braku potrzebnego nadawcy istnieje
5.1.3 Odbiorca
W polu Odbiorca z listy rozwijalnej wybierani są
klienci, którzy zostali wprowadzeni ręcznie lub zostali
zaimportowani do aplikacji FDS oraz klienci, którzy zostali
dodani w CSK jako klienci w ramach jednostki.
1
2
3
6
7
W oknie Odbiorca zawarte są takie same pola jak w
oknie Nadawca, istnieje również możliwość dodania
nowego odbiorcy (w analogiczny sposób jak dodawanie
nadawcy, poprzez przycisk
) oraz zmiany odbiorcy
(w analogiczny sposób jak zmiana nadawcy, poprzez
przycisk
). Odbiorcę możesz wybrać również z listy
podpowiedzi, która pojawi się po wpisaniu w pole Nazwa
klienta pierwszych trzech liter nazwy odbiorcy. Ustawienia
powiadomień dla odbiorcy są automatycznie pobierane z
formularza danych kontaktu.
4
5
6
7
5.1.4 Płatnik
Na liście płatników dostępnych w aplikacji FDS
wyświetlają się ci sami klienci, co na liście nadawców,
jednak w przypadku płatnika nie ma możliwości wybrania
formy płatności Gotówka. Pola w oknie Płatnik są takie
same jak w oknie Nadawca.
1
2
3
4
5
Opis pól:
1.
Nr ext – numer wewnętrzny klienta
2.
Nazwa klienta – pełna nazwa klienta (firma lub
osoba prywatna)
3.
Ulica, dom, lokal, kod pocztowy, miasto – dane
adresowe dotyczące siedziby klienta
4.
5.
6.
7.
6
NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej klient
Telefon kontaktowy – telefon komórkowy w
formacie 9-cio cyfrowym lub stacjonarny
Osoba kontaktowa – imię i nazwisko klienta
Adres e-mail – adres mailowy klienta
Listy przewozowe | Nowy list przewozowy
38
5.1
Nowy list przewozowy
5.1.5 Tabela wag i ilości podpaczek
Do prawidłowego wprowadzenia i zatwierdzenia listu
przewozowego niezbędne jest uzupełnienie Tabeli wag
i ilości podpaczek.
Pola w oknie Tabela wag i ilości podpaczek należy
uzupełnić zgodnie ze stanem faktycznym, za pomocą
klawiatury numerycznej. Po uprzednim kliknięciu lewym
klawiszem myszy w wybranym przedziale wagowym,
należy wpisać ilość podpaczek, należy jednak pamiętać,
że waga wpisanych w ten sposób paczek będzie liczona
jako maksymalna waga
z danej kategorii wagowej. Pola Łączna ilość i Łączna
waga uzupełniane są automatycznie przez aplikację.
Jeżeli paczki lub palety wymagają podania wymiarów
gabarytowych, dłużycowych lub dokładnej wagi paczki
(np. w przypadku paczek powyżej 30 kg) dane należy
wprowadzić w specjalnie do tego przygotowanym oknie.
W tym celu należy wpisać przynajmniej jedną paczkę w
tabelę wag i ilości paczek, a następnie kliknąć przycisk
Podpaczki (obok przycisku Zapisz) – pozwoli to na
dodanie szczegółów wprowadzanym podpaczkom.
Aby wprowadzić kolejną podpaczkę w otwartym oknie, w
kolumnie Aktywny wybierz z listy rozwijalnej odpowiedni
typ podpaczki.
Waga gabarytowa obliczana jest automatycznie przez
aplikację. Informacja w kolumnie Typ jest automatycznie
zmieniana przez system, w zależności od wagi
podpaczki lub jej wymiarów. Aplikacja dokonuje również
automatycznego podsumowania kolumn Waga i Waga
rzeczywista. Aby powrócić do okna listu przewozowego,
kliknij Zapisz.
Następnie uzupełnij pola Waga oraz wprowadź wymiary
lub zaznacz opcję „Nietypowa , jeśli wymiary podpaczki
przekraczają wymiary paczki standardowej.
Jeżeli w oknie podpaczek pojawią się błędy, zostaną
one wyświetlone nad tabelką, a pola do poprawienia
zaznaczone będą kolorem różowym.
Listy przewozowe | Nowy list przewozowy
39
5.1
Nowy list przewozowy
UWAGA! Jeżeli w systemie został zdefiniowany
szablon listu przewozowego, w którym zostały
wprowadzone paczki, to przy wprowadzaniu nowego
listu przewozowego na formularzu listu nie ma możliwości
zmiany wagi i ilości paczek.
Zmianę wagi i ilości paczek możesz wykonać
poprzez przyciśnięcie przycisku Podpaczki na liście
przewozowym.
5.1.6Usługi
W oknie tym zaznacz usługi, które mają być zawarte na
wprowadzanym liście. Aby zaznaczyć pole wyboru, kliknij
lewym przyciskiem myszy wybraną pozycję.
UWAGA! Możliwość realizacji niektórych usług
FedEx powiązana jest z kodem pocztowym odbiorcy.
Sprawdź dostępność usług na stronie fedex.com/pl
Aplikacja FDS automatycznie weryfikuje dostępność
usług. Jeżeli usługa nie jest dostępna na danym kodzie
pocztowym odbiorcy pojawi się informacja o błędzie.
Dostępne usługi:
4. Doręczenie w sobotę – doręczenie w sobotę
1.
FedEx Next Day do 9:00, do 10:00, do 12:00
– doręczenia wczesno poranne. Istnieje możliwość
wyboru tylko jednej z usług jednocześnie.
5. P
rzetarg – realizacja usługi możliwa w wybranym
przedziale godzinowym: w polu listy rozwijanej
można wybrać godzinę z zakresu 9:00-15:00
(przedział co 30 min.; zależna od kodu pocztowego
odbiorcy), w drugim polu (zablokowanym do
modyfikacji) pojawi się godzina, do której przesyłka
powinna zostać doręczona; przy usłudze należy
podać numer telefonu nadawcy oraz odbiorcy.
2. F edex Next Day Standard – doręczenie na
następny dzień roboczy po nadaniu. Jest to usługa
ustawiona z defaultowo
3. F edEx Evening 17:00-19:00/19:00-22:00 –
doręczenia wieczorne. Istnieje możliwość wyboru
tylko jednej z usług jednocześnie.
6. U
bezpieczenie – przy usłudze Ubezpieczenie należy
podać kwotę i opis zawartości paczki.
Listy przewozowe | Nowy list przewozowy
40
5.1
Nowy list przewozowy
7.
Pobranie – pozwala na wprowadzenie kwoty
pobrania.
automatycznie podpowiada wysokość ubezpieczenia,
która jest równowartością pobrania. Okno Wartość
ubezpieczenia jest edytowalne, ale należy pamiętać, że
kwota ubezpieczenia nie może być niższa od kwoty
Po wybraniu tej opcji automatycznie zaznacza się pole
Ubezpieczenie. Podając kwotę pobrania, aplikacja
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
13
14
15
16
12
19
20
17
18
Jeżeli forma zwrotu pobrania to przelew na konto, w oknie
Nr konta należy podać poprawny, 26-cyfrowy numer
zgodny z ze standardami NRB lub IBAN.
Aby na stałe zdefiniować numer konta, kliknij
,
zostanie wtedy wyświetlona lista dostępnych kont
bankowych.
Aby dodać nową pozycję, kliknij Dodaj, w ten sposób
otworzone zostanie okno dodawania nowego konta, w
którym należy uzupełnić pola Opis (dowolna zdefiniowana
przez użytkownika nazwa, której wprowadzenie pozwoli,
w przypadku większej liczby numerów kont, na łatwą
identyfikację odpowiedniego rachunku bankowego) oraz
Konto (numer konta), a następnie kliknij Zapisz.
Listy przewozowe | Nowy list przewozowy
41
5.1
Nowy list przewozowy
8. ZPD – Zwrot potwierdzonych dokumentów
9. ZPL – Zwrot potwierdzonego listu do nadawcy
10.Przesyłka proceduralna – doręczenie przesyłki
zgodnie z procedurą
11.
Etykieta zwrotna - usługa, która pozwala na
wygenerowanie i wydrukowanie listu zwrotnego
w momencie tworzenia listu pierwotnego.
Usługa dostępna dla przesyłek jednopaczkowych.
Kwota ubezpieczenia i waga paczki pobierane
są z listu pierwotnego. Żadna inna usługa poza
Ubezpieczeniem nie jest przenoszona z listu
pierwotnego do zwrotnego. W przypadku
zaznaczenia checkbox odpowiadającego za usługę
pojawi się box:
UWAGA! Data ważności listu zwrotnego podana jest w
polu Opis. Po upływie daty ważności listu przewozowego
przesyłka nie zostanie odebrana przez kuriera.
12. P
akiet Zwrotny: Usługa pozwalająca na
wygenerowanie i wydrukowanie listu zwrotnego
w momencie tworzenia listu pierwotnego. Usługa
możliwa tylko dla przesyłek jednopaczkowych.
UWAGA! Usługi: Przesyłka proceduralna, Etykieta
zwrotna, Pakiet zwrotny wymagają aktywacji w systemie
FedEx. W celu uruchomienia usługi skontaktuj się z FedEx.
Aby dowiedzieć się więcej na temat usług FedEx wejdź
na stronę fedex.com/pl
17. D
oręczenie do osoby prywatnej/sieci handlowej/
rąk własnych
UWAGA! Istnieje możliwość wyboru tylko jednej z
wymienionych usług.
W przypadku zaznaczenia usługi Doręczenie do
osoby prywatnej do zapisania listu wymagane
jest uzupełnienie pola Telefon w Danych odbiorcy.
W przypadku zaznaczenia Do rąk własnych, pole
Osoba kontaktowa w Danych odbiorcy zostanie
podświetlone na zielono, jako wymagane do zapisu
listu.
18. Z
wrot palet – aby zapisać list przewozowy z
zaznaczoną usługą Zwrot palet, na liście w Tabeli
wag i Ilości paczek musi być wpisana przynajmniej
jedna paleta, w przeciwnym wypadku list nie zostanie
zapisany i wyświetli się błąd. Liczba palet do zwrotu
nie ma związku z liczbą palet wysyłanych.
19. M
PK (miejsce powstawania kosztów) – pole do
uzupełnienia na potrzeby klienta.
20. Uwagi – dodatkowe informacje dotyczące listu
przewozowego; maksymalnie można wprowadzić
300 znaków.
13. T
elefon – usługa preawizacji telefonicznej; wymagane
jest podanie telefonu odbiorcy.
14. S
MS - usługa powiadomienia o statusie przesyłki
poprzez wiadomość tekstową; wymagane jest
podanie telefonu odbiorcy.
15. R
ozładunek & Załadunek – doręczenie przesyłki
autem z windą hydrauliczną
16. Z
niesienie & Wniesienie – usługi wniesienia i
zniesienia przesyłki.
UWAGA! Termin realizacji usługi Załadunek &
Rozładunek i Zniesienie & Wniesienie może wydłużyć się
o 2 dni.
Listy przewozowe | Nowy list przewozowy
42
5.1
Nowy list przewozowy
5.1.7 Potwierdzenie nadania
1.
Data nadania na liście przewozowym wypełniana
jest automatyczne przez aplikację i wskazuje datę
i godzinę wprowadzenia listu przewozowego.
Data i godzina nadania jest edytowalna, ale
należy pamiętać o tym, że musi być aktualna lub
późniejsza. Format daty nadania to YYYY-MM-DD
GG:MM (rok-miesiąc-dzień godzina-minuty, nie ma
możliwości zapisania listu przewozowego z datą
wsteczną).
2.
Nazwisko nadawcy – jeśli nazwisko nadawcy
nie zostało zdefiniowane w szablonie listu
przewozowego, można wpisać je ręcznie lub
wybrać z listy, klikając
i wybrać zapisaną osobę
kontaktową.
3.
Praca z oknem Nazwisko nadawcy jest bardzo
podobna jak w przypadku pozostałych okien
wyboru. Aby wprowadzić nowe nazwisko nadawcy,
wybierz opcję Dodaj pod listą zapisanych osób.
W formularzu uzupełnij odpowiednie dane (pola
obowiązkowe podświetlone są kolorem zielonym).
1
2
3
5.1.8 Zapis i edycja listu przewozowego
Aby zapisać list przewozowy kliknij Zapisz. W przypadku
niezaznaczenia opcji Ubezpieczenie najpierw pojawi się
komunikat:
W przeciwnym wypadku aplikacja od razu wyświetli
komunikat:
Wybranie OK w pierwszym komunikacie spowoduje
wyświetlenie się drugiego okienka, w którym ponowne
wybranie OK spowoduje zapisanie listu przewozowego
(po uprzednim zweryfikowaniu poprawności danych przez
aplikację). Jeżeli pola będą zawierały błędy, nad listem
przewozowym wyświetlona zostanie lista z uwagami,
które pola należy uwzględnić.
W przypadku obu komunikatów wybranie Anuluj
spowoduje powrót do edycji listu przewozowego.
UWAGA! Edycja listu przewozowego możliwa jest do
momentu jego wydrukowania.
Przycisk Anuluj zamyka list przewozowy, nie zapisując
wprowadzonych danych (wyjście z okna).
Listy przewozowe | Nowy list przewozowy
43
5.1
Nowy list przewozowy
5.1.9 Drukowanie listów przewozowych
Kolejnym etapem po zapisaniu wprowadzonego listu jest
jego wydruk.
UWAGA! Wydruk listu jest równoznaczny z nadaniem
mu numeru. Po wydrukowaniu listu dalsza edycja nie
jest możliwa. Po wydrukowaniu listu istnieje możliwość
jego usunięcia, ale jedynie do momentu wygenerowania
dokumentu wydania.
W przypadku zaznaczenia na liście usługi Przesyłka
zwrotna, pod opcją Wydruk wprowadzonego listu,
pojawi się checkbox Drukuj zwrotną.
Po wybraniu opcji Wydruk wprowadzonego listu
otworzy się nowe okno z gotowym listem przewozowym.
Wydruki dostępne są w postaci plików
Adobe® AcrobatTM (format PDF). Wydrukowany
list przewozowy należy przekazać kurierowi.
Listy przewozowe | Nowy list przewozowy
44
5.2
Listy seryjne
Funkcjonalność Grupy odbiorców jest wykorzystywana
w procesie seryjnego tworzenia listów przewozowych.
Listy seryjne to funkcjonalność pozwalająca na
przygotowanie listów przewozowych o takich samych
parametrach, dla każdego odbiorcy znajdującego się w
wybranej grupie odbiorców. Przygotowywany jest jeden
list dla każdego odbiorcy w grupie.
Aby stworzyć list seryjny,w oknie listu przewozowego
uzupełnij wymagane dane (nadawca, informacje o
paczkach, usługach itp.). W przypadku tworzenia listów
seryjnych dla grupy, w której występują osoby prywatne,
należy pamiętać o zaznaczeniu checkboxa Doręczenie
do Osob. Prywat. Dzięki temu zostaniesz poinformowany,
którzy klienci nie mają wpisanych telefonów
kontaktowych.
Następnie w lewym górnym rogu wybierz grupę
odbiorców i kliknij Stwórz listy.
W tym momencie przygotowane zostaną listy
przewozowe dla wszystkich odbiorców z wybranej grupy.
Powiadomienia na listach będą ustawione tak, jak zostały
zdefiniowane w danych kontaktu. Po przygotowaniu listów
należy je wydrukować. W tym celu wejdź do raportu Listy
niewydrukowane, który znajduje się w menu Raporty.
Listy przewozowe | Listy seryjne
45
5.3
Zamawianie kuriera
Aplikacja FDS udostępnia funkcjonalność zamawiania
kuriera.
Aby zamówić kuriera zaznacz listy, do których chcesz
utworzyć zamówienia i kliknij Dodaj listy
do zamówienia kuriera.
Otworzy się formularz z zamówieniami kuriera (menu
List przewozowy-> Zamówienia), na formularzu zaznacz
zamówienia, które chcesz przekazać kurierowy FedEx
i kliknij Zamów kuriera.
Listy przewozowe | Zamawianie kuriera
46
5.3
Zamawianie kuriera
Po kliknięciu Zamów kuriera ustawienie filtra
automatycznie zmieni się z Nieprzekazane na
Przekazane. Po kilku minutach powinien wyświetlić się
numer zlecenia z systemu nadrzędnego.
UWAGA! Przed potwierdzeniem zamówienia można je
jeszcze usunąć, klikając Usuń w kolumnie Akcja.
UWAGA! W przypadku zlecenia zamówienia kuriera
po godzinie 11:30 pojawi się komunikat o realizacji
zamówienia w następnym dniu roboczym.
5.3.1 Grupowanie zleceń
Zlecenia są grupowane w zależności od ustawień na wybranych listach przewozowych.
1. Przesyłki lokalne i krajowe
W pierwszej kolejności zlecenia grupowane są po
rodzaju przesyłki. Jeśli w zestawieniu pojawią się
listy przesyłek krajowych, jak i lokalnych, zamówienie
zostanie rozdzielone na dwa oddzielne zlecenia –
jedno dla przesyłek krajowych, drugie dla przesyłek
lokalnych.
3. Przesyłki z różnymi adresami podjęcia
Trzecim kryterium grupowania przesyłek jest adres
podjęcia. Jeśli w zestawieniu pojawią się listy z różnymi
adresami w polu Nadawca, zamówienie zostanie
rozdzielone na oddzielne zlecenia – po jednym dla
każdego z adresów.
2. Przesyłki z płatnością gotówkową i na przelew
Drugim kryterium grupowania jest forma płatności
zaznaczona na listach przewozowych. Jeśli w
zestawieniu pojawią się listy z zaznaczoną płatnością
gotówkową oraz przelewową, zamówienie zostanie
rozdzielone na dwa oddzielne zlecenia – jedno dla
przesyłek z płatnością gotówkową, drugie dla przesyłek
z płatnością przelewem.
Listy przewozowe | Zamawianie kuriera
47
5.3
Zamawianie kuriera
4. Przesyłki z różnymi płatnikami
Czwartym i ostatnim kryterium grupowania przesyłek
jest płatnik. Jeśli w zestawieniu pojawią się listy z
różnymi adresami w polu Płatnik, zamówienie zostanie
rozdzielone na oddzielne zlecenia – po jednym dla
każdego z płatników.
Listy przewozowe | Zamawianie kuriera
48
Tytuł
Tytuł | Podtytuł
49
Tytuł
Tytuł | Podtytuł
50
Tytuł
Tytuł | Podtytuł
51
Tytuł
Tytuł | Podtytuł
52
Tytuł
Tytuł | Podtytuł
53
Tytuł
Tytuł | Podtytuł
54
Tytuł
Tytuł | Podtytuł
55
Tytuł
Tytuł | Podtytuł
56
Tytuł
Tytuł | Podtytuł
57
Tytuł
Tytuł | Podtytuł
58
Tytuł
Tytuł | Podtytuł
59
6
Dokumenty wydania
Menu Dokumenty wydania pozwala na dodawanie, usuwanie, podgląd
oraz drukowanie dokumentów wydania.
Dokument wydania można przygotować również w Raporcie listów do
wydania, który został przygotowany specjalnie do tego celu i pozwala
na wykonanie dokumentu wydania w łatwiejszy i szybszy sposób,
niewymagający wpisywania pojedynczych podpaczek.
Dokumenty wydania
60
6.1
Tworzenie dokumentów wydania
Aby sporządzić Dokument wydania paczek, dodaj
podpaczki z wybranych listów przewozowych, poprzez
wpisywanie numerów paczek w pole 1. Numer paczki
(zaznaczone na czerwono) i kliknij Dodaj. Wpisane
numery podpaczek będą pojawiać się na liście (na
niebiesko) wraz z numerami listów przewozowych.
1
2
Po dodaniu wszystkich numerów podpaczek wprowadź
2. Numer kuriera, któremu przekażesz dokument
wydania paczek i zatwierdź, klikając Zapisz. Zostaniesz
przeniesieni na stronę, na której będziesz miał możliwość
wydruku, podglądu oraz stworzenia nowego dokumentu
wydania.
przewozowego. W przeciwnym wypadku dokument
wydania zostanie zapisany, ale przy próbie wydrukowania
go pojawi się komunikat:
UWAGA! Aby móc wydrukować wygenerowany
dokument wydania w przypadku listów wielopaczkowych,
muszą być dodane wszystkie podpaczki z danego listu
Po wybraniu opcji Wydruk otworzy się nowe okno z
gotowym dokumentem wydania. Wydruki dostępne
są w postaci plików Adobe® AcrobatTM (format PDF).
Dokument zostanie wydrukowany w dwóch kopiach,
jedna z nich zostaje u Ciebie, drugą należy przekazać
kurierowi.
UWAGA! Po wydrukowaniu dokumentu wydania nie ma
możliwości usuwanie wydrukowanych listów, które zostały
zamieszczone na tym dokumencie.
UWAGA! Poprawnie sporządzony dokument wydania
musi zawierać wszystkie numery podpaczek i numer
kuriera. Jeżeli dokument nie będzie kompletny, jego
wydruk nie będzie możliwy. Dokument taki można
edytować (uzupełnić brakujące dane) lub usunąć w celu
ponownego wygenerowania.
Dokumenty wydania | Tworzenie dokumentów wydania
61
6.2
Wyszukiwanie dokumentów wydania
OPCJA Wyszukiwanie dokumentów wydania pozwala
na wyszukiwanie (po numerze dokumentu) i wyświetlanie
sporządzonych dokumentów wydania z możliwością
usuwania niepoprawnie wprowadzonych dokumentów
i wydruku dokumentów wydania.
Po kliknięciu na numer dokumentu wydania masz
możliwość podglądu zawartości dokumentu, natomiast
kliknięcie ilości paczek otwiera komunikat informujący o
odbiorcach i ilościach paczek dodanych do dokumentu
wydania, a także ile paczek posiada nadany jakikolwiek
status.
Dokument wydania można edytować dopóki dostępna
jest opcja Usuń.
Dokumenty wydania | Wyszukiwanie dokumentów wydania
62
7
Raporty
System FedEx Domestic Shipping umożliwia generowanie raportów
pozwalających na sprawne kontrolowanie i weryfikację procesów
wysyłkowych. Tworzenie raportów możliwe jest według zróżnicowanych
kryteriów obejmujących m.in. przesyłki, listy przewozowe wydrukowane
lub niewydrukowane, jak i listy do wydania oraz status przesyłek. Wszystkie
tworzone przez system możliwe są do pobrania w formie arkuszy
kalkulacyjnych programu Excel.
Wszystkie raporty (poza statusami przesyłek i paczek) zawierają kolumny:
1. Numer zewnętrzny
2. Data nadania
3. Skąd – stacja nadająca przesyłkę, zgodnie z kodem pocztowym
4. Dokąd – stacja doręczająca przesyłkę, zgodnie z kodem pocztowym
5. Odbiorca nr ext
6. Nadawca
7. Odbiorca
8. Numer kuriera
9
3
1
4
6
5
2
7
8
Raporty
63
7
Raporty
9.
10.
11.
12.
13.
Numer przesyłki
Lp. – liczba porządkowa
Checkbox – do zaznaczania listów przewozowych
Wydruk – opcja pozwalająca na wydruk z poziomu raportu
Akcja – opcja pozwalająca na usunięcie listu przewozowego
13
9
1
2
3
4
5
6
7
8
11
12
10
Ponadto w każdym z raportów można znaleźć sekcję
odpowiadającą za filtrowanie danych raportów.
1
2
3
1.
Data – domyślnie ustawiona na bieżący dzień.
Zakres dat możesz zmienić ręcznie poprzez zmianę
daty w polach Data od i Data do lub korzystając
z ikonki kalendarza (otworzy się wówczas kalendarz,
z którego należy wybrać odpowiednią datę, klikając
myszą na dany dzień). Maksymalny zakres dat to
14 dni.
2.
Typ listu – filtr z rozwijalną listą wyboru:
o wszystkie
– wszystkie listy przewozowe
o Pakiet zwrotny
– listy będą pakietem zwrotnym (PZ)
o Przesyłka zwrotna
– listy będące przesyłką zwrotną (EZ).
4
3.
Pola do wprowadzania kryteriów wyszukiwania
– każdy z raportów zawiera takie same pola
filtrowania: Numer przesyłki, Numer zewnętrzny,
Odbiorca, Nadawca, Opis zawartości/
uwagi, Dokument wdania oraz checkbox
Moje listy – pozwalający na wyświetlenie listów
wprowadzonych tylko w ramach danego loginu
(opcja przydatna w przypadku klientów zbiorczych).
4.
Opcje sortowania wyświetlanych w oknie danych
– domyślnie ustawione na sortowanie rosnąco po
numerze przesyłki.
Domyślnie ustawiona opcja to: Wszystkie.
Raporty
64
7
Raporty
W raportach Statusy przesyłek oraz Statusy paczek
obok daty znajduje się dodatkowe pole pozwalające na
wyfiltrowanie tylko przesyłek/paczek ze statusami oraz
bez nich.
Poniżej pól wyszukiwania znajduje się link Pobierz raport
Excel . Służy on do pobierania pliku .xls, zawierającego
listę wyświetlonych w danym raporcie listów
przewozowych, zawarte na nich informacje, zaznaczone
usługi oraz status przesyłki.
Ponieważ FDS możliwa wprowadzania „zwykłych listów
przewozowych i listów zwrotnych (Pakiet zwrotny i
Przesyłka zwrotna), w celu szybkiego odróżnienia listów
od listów zwrotnych, w raportach przy numerze listu ,
w kolumnie Numer przesyłki, dodany został odpowiedni
przedrostek:
• EZ – etykieta zwrotna
• PZ – przesyłka zwrotna
Raporty
65
7.1
Listy wydrukowane
W raporcie Listy wydrukowane wyświetlane
są wszystkie wydrukowane listy przewozowe.
Domyślnie wyświetlane są listy wydrukowane
w danym dniu.
W oknie raportu Listy wydrukowane dostępne są
opcje, które pozwalają na wydruk listów w zależności od
ustawionych opcji:
• Wydruk wszystkich listów – zaznaczenie
checkboxa w kolumnie między Lp. a numer
przesyłki spowoduje zaznaczenie wszystkich listów,
bez potrzeby pojedynczego zaznaczania – kliknij
Wydrukuj zaznaczone listy
• Wydruk jednego/kilku listów: zaznacz checkbox
przy listach, a następnie kliknij Wydrukuj
zaznaczone listy
• Wydruk pojedynczego listu – kliknij ikonę drukarki w
kolumnie Wydruk.
W raporcie Listy niewydrukowane wyświetlane
są wszystkie niewydrukowane w danym dniu listy
przewozowe.
Raporty | Listy wydrukowane
66
7.2
Listy niewydrukowane
Listy niewydrukowane mają charakterystyczną numerację.
Numer niewydrukowanego listu składa się z trzynastu zer.
Raport Listy niewydrukowane umożliwia łatwy i szybki
wydruk wszystkich listów wprowadzonych w danym
dniu, które nie zostały wdrukowane pojedynczo (nie
skorzystano z opcji bezpośredniego wydruku listu po jego
zapisaniu). List może być edytowany tak długa, jak długo
posiada numerację zerową, powydrukowaniu opcja ta
przestaje być dostępna.
W oknie raportu Listy niewydrukowane dostępne
są takie same opcje wydruku jak w raporcie Listy
niewydrukowane.
Raporty | Listy niewydrukowane
67
7.3
Listy wydane
W raporcie Listy wydane wyświetlane są wszystkie
wydane (załączone do dokumentu wydania) w danym
dniu listy przewozowe. Raport ten zawiera dodatkową
kolumnę Dokument wydania, w której wyświetlane
są numery dokumentów, na których poszczególne listy
przewozowe zostały wydane.
W oknie raportu Listy wydane dostępne są takie same
opcje wydruku jak w raporcie Listy wydrukowane .
Raporty | Listy wydane
68
7.4
Listy do wydania
W raporcie Listy do wydania wyświetlane są wszystkie
wydrukowane w danym dniu listy przewozowe, do
których nie został sporządzony jeszcze dokument wydania
paczek.
W raporcie tym istnieje możliwość stworzenia
dokumentu wydania poprzez zaznaczenie chcekboxów
przy wybranych listach przewozowych oraz kliknięcie
Wygeneruj dokument wydania.
Po kliknięciu Wygeneruj dokument wydania zostaniesz
przeniesiony na stronę wprowadzania nowego
dokumentu wydania, na której należy uzupełnić numer
kuriera (pole zaznaczone na zielono), a następnie kliknąć
Zapisz. Przed zapisaniem dokumentu wydania masz
możliwość usunięcia paczki z dokumentu za pomocą linku
Usuń.
Raporty | Listy do wydania
69
7.4
Listy do wydania
Po kliknięciu Zapisz zostaniesz przeniesiony do strony z
opcjami druku, podglądu i tworzenia nowego dokumentu
wydania.
Po wybraniu opcji Wydrukuj otworzy się nowe okno z
gotowym dokumentem wydania.
Nawet w przypadku niewydrukowania dokumentu
wydania, listy zapisane na nim nie będą widoczne w
raporcie listów do wydania. Należy wyszukać i poprawić
dokument wydania, bądź usunąć go, by zapisane na nim
listy znów były widoczne w raporcie.W raporcie Listy
pobraniowe wyświetlane są wszystkie listy przewozowe
Raporty | Listy do wydania
70
7.5
Listy pobraniowe
za pobraniem z danego dnia. Raport zawiera dodatkową
kolumnę Kwota pobrania oraz podświetlony na różowo
wiersz, umieszczony na samym dole raportu, zawierający
zsumowaną kwotę wyświetlonych listów.
W oknie raportu Listy pobraniowe dostępne są takie
same opcje wydruku jak w raporcie Listy wydrukowane .
Raporty | Listy pobraniowe
71
7.6
Paczki gabarytowe
W raporcie Paczki gabarytowe wyświetlane są
wszystkie listy przewozowe zawierające paczki
gabarytowe/niestandardowe/dłużycowe.
W oknie raportu dostępne są takie same opcje wydruku
jak w raporcie Listy wydrukowane.
Raporty | Paczki gabarytowe
72
7.7
Statusy przesyłek/paczek
System FDS umożliwia sprawdzenie statusu przesyłek/
paczek, które zostały nadane za jego pośrednictwem.
Status przesyłki/paczki możesz sprawdzić w raportach
Statusy przesyłek i Statusy paczek.
Raport Statusy przesyłek zawiera dodatkowe kolumny
Status, Data stanu oraz Podpis odbiorcy, nie zawiera
natomiast kolumn Odbiorca nr ext, Numer kuriera oraz
Akcja.
Raport Statusy paczek zawiera dodatkowe kolumny:
Numer podpaczki oraz MPK, nie zawiera natomiast
kolumny checkbox oraz kolumn Odbiorca nr ext,
Nadawca, Numer kuriera i Akcja.
W obu raportach statusów, po najechaniu kursorem na
skrót statusu, pojawi się okno, w którym wyświetlana
jest informacja o statusach przesyłki/paczki, jednak w
przypadku raportu Statusy przesyłek jest to status
przesyłki głównej, natomiast w raporcie Statusy paczek
status odnosi się do konkretnej paczki.
Raporty | Statusy przesyłek/paczek
73
7.8
Lista statusów
Lista statusów, które mogą pojawić się w raportach.
•
PK – Przyjęcie od kuriera
•
PLIMP – Dane o przesyłce wgrane do systemu
•
WY – Nadanie przesyłki do sortowni
•
PP – Przemanifestowanie
•
WE – Przyjęcie do magazynu doręczającego
•
OW – Odbiór własny
•
AN – Przesyłka anulowana
•
WK – Wydanie kurierowy doręczającemu
•
ZKU – Zwrot od kuriera
•
UD – Umówione doręczenie
•
NA – Nie znaleziono adresu
•
BA – Błędny adres
•
OP – Odbiorca odmówił przyjęcia
•
NP – Nieudana próba doręczenia
•
AV – Przesyłka awizowana
•
ZN – Zwrot do nadawcy
•
DS – Przesyłka doręczona
•
PM – Przekierowanie
Raporty | Lista statusów
74
8
Serwisy aukcyjne
System FedEx Domestic Shipping powiązany jest z portalem aukcyjnym
Allegro. Dzięki temu masz możliwość zaimportowania zakończonych aukcji
oraz przygotowanie pojedynczych lub zbiorczych listów przewozowych dla
każdego zamówienia wygenerowanego w za pośrednictwem tej platformy
zakupowej.
Serwisy aukcyjne
75
8
Serwisy aukcyjne
System FDS umożliwia import zakończonych aukcji
z serwisu Allegro oraz przygotowanie do nich listów
przewozowych.
Po wybraniu zakładki Serwisy aukcyjne, a następnie
Allegro Import przejdź na stronę logowania, na której
należy podać nazwę użytkownika (login) i hasło do konta
serwisu Allegro.
Po zalogowaniu się na konto, nastąpi import wszystkich transakcji.
Serwisy aukcyjne
76
8
Serwisy aukcyjne
Strona Allegro Import pozwala na filtrowanie oraz
sortowanie aukcji. Aukcję można wyszukać dzięki polom
Id aukcji, Tytuł aukcji, Nick allegro, Miasto oraz Ulica.
Ponadto istnieje możliwość filtrowania listy po dacie
importu bądź po dacie rozpoczęcia aukcji. Domyślnie
aukcje sortowane są według daty importu.
Rozwijalna lista poniżej pola Ulica pozwala na wyszukanie
aukcji tylko z błędnym adresem wysyłkowym bądź
głównym, oraz na wyświetlenie aukcji tylko z listami
przewozowymi i bez listów.
Listy przewozowe do zaimportowanych aukcji możesz
przygotować na dwa sposoby, korzystając z opcji:
1. Stwórz listy – opcja pozwalająca na przygotowanie
listów przewozowych do każdej aukcji osobno.
2. Stwórz list zbiorczy – opcja pozwala na
przygotowanie jednego listu do aukcji o tym samym
adresie wysyłkowym (tak przygotowany list zawsze
będzie listem wielopaczkowym).
Serwisy aukcyjne
77
8.1
Przygotowanie listów przewozowych – opcja ‘Stwórz listy’
Aby przygotować listy przewozowe, zaznacz checkboxy
przy wybranych aukcjach, znajdujące się w kolumnie
pomiędzy kolumnami Lp., a Id aukcji oraz wpisz
wagi paczek w odpowiednie pole znajdujące się w
kolumnie Waga paczki. Jeżeli na liście przewozowym
będzie wysyłana więcej niż jedna paczka, w kolumnie
Ilość paczek należ zmienić domyślną wartość (każda
paczka na liście przewozowym będzie miała wagę
wpisaną w kolumnie Waga paczki). Następnie wybierz
powiadomienia, które mają być wysyłane do odbiorcy
i kliknij Stwórz listy. Do każdej z zaznaczonych aukcji
zostanie automatycznie wygenerowany list przewozowy
i zostaniesz przeniesieni do zakładki Wyszukaj list
przewozowy, skąd będziesz mógł wydrukować
stworzone listy.
W przypadku kilku paczek o tej samej wadze można
użyć funkcji Kopiuj wagi. Najpierw należy zaznaczyć
checkboxy aukcji, do których wartość ma zostać
skopiowana, a następnie wpisać wagę i zatwierdzić
klikając Kopiuj wagi. Wpisana wartość zostanie
wprowadzona przy wybranych aukcjach.
UWAGA! Jeżeli nie chcesz aby odbiorca otrzymywał
powiadomienia o liście, pamiętaj o odznaczeniu obu
checkboxów odpowiadających za informowanie o
statusach listu przed przygotowaniem listów.
Można również tworzyć listy z wysyłką za pobraniem.
Należy wtedy dodatkowo zaznaczyć checkbox w
kolumnie Pobranie kwota i wpisać kwotę pobrania. Kwota
ubezpieczenia zostanie automatycznie uzupełniona na
liście przewozowym.
Serwisy aukcyjne | Przygotowanie listów przewozowych – opcja ‘Stwórz listy’
78
8.2
Tworzenie listu zbiorczego
System FDS umożliwia stworzenia jednego listu
przewozowego do kilku aukcji. Aby to zrobić zaznacz
aukcje o tym samym adresie wysyłkowym, wpisz wagi
przesyłek, a następnie kliknij Stwórz list zbiorczy.
Po wykonaniu tych czynności zostaniesz przeniesiony
do zakładki Wyszukaj list przewozowy i będziesz mógł
wydrukować utworzony list.
Serwisy aukcyjne | Tworzenie listu zbiorczego
79
8.3
Zmiana adresu odbiorcy
W przypadku potrzeby zmiany adresu wysyłkowego
można zrobić to klikając
w wierszu wybranej aukcji
w kolumnie Inny adres odbiorcy. Po wybraniu tej opcji
pojawi się okno zawierające wszystkich zapisanych
odbiorców. Aby dodać nowy adres, należy kliknąć Dodaj
odbiorcę w górnym lewym rogu okna.
Po wybraniu tej opcji w oknie pojawi się formularz
pozwalający na dodanie nowego odbiorcy.
Serwisy aukcyjne | Zmiana adresu odbiorcy
80
8.4
Niepoprawny adres odbiorcy
Do systemu FDS importowany jest ostatni wprowadzony
przez kupującego adres. Może zdarzyć się, że adres ten
jest niepoprawny. Aukcja taka zostaje wtedy zaznaczona
1
1. W przypadku niepoprawnego adresu wysyłkowego
zaimportowany zostanie adres główny konta Allegro.
2. W przypadku niepoprawnego adresu z formularza
pozakupowego zaimportowany zostanie adres
wysyłkowy.
kolorem zgodnie z legendą znajdującą się bezpośrednio
pod Menu głównym.
2
3
3.W przypadku niepoprawnego adresu głównego,
zostanie on zaimportowany do FDS, lecz zostanie
oznaczony kolorem czerwonym jako błędny. Wówczas
użytkownik powinien ręcznie zmienić adres odbiorcy.
Serwisy aukcyjne | Niepoprawny adres odbiorcy
81
8.5
Błędy przy tworzeniu listów
Podczas przygotowywania listów może wystąpić błąd w
postaci niepoprawnego Szablonu listu przewozowego.
Informacja o błędzie oraz o polach do poprawienia w
Szablonie listu przewozowego zostanie wyświetlona
nad legendą niepoprawnych adresów. W takiej sytuacji
należy przejść do zakładki Ustawienia->Szablon listu
przewozowego i poprawić zapisane ustawienia.
Serwisy aukcyjne | Błędy przy tworzeniu listów
82
9
Import danych
System FedEx Domestic Shipping – dla większej efektywności pracy
– umożliwia wprowadzanie do aplikacji własnych odbiorców, których
dane zgromadzone są w plikach programu Excel lub w formacie .csv.
Funkcjonalność ta dotyczy zarówno pojedynczych kontaktów, jak i całych
baz oraz gotowych już listów przewozowych.
Import danych
83
9.1
Import kontaktów
System FDS umożliwia wprowadzenie do aplikacji wielu
odbiorców dzięki funkcjonalności Import odbiorców
– jest to prosta operacja, dzięki której możesz może
zaimportować z pliku (plik programu Excel lub formatu
.csv) bazę swoich odbiorców, bez konieczności
pojedynczego wprowadzania ich do systemu.
W oknie importu, możesz sprawdzić, jakie dane zostały już
zaimportowane do FDS.
Wyszukiwarka umożliwia filtrowanie po dacie
i statusie oraz sortowanie, które ułatwia wyszukiwanie
zaimportowanych plików danych. Należy również
pamiętać, że filtr daty ustawiony jest na dzień bieżący.
Import danych | Import kontaktów
84
9.1
Import kontaktów
9.1.1 Nowy import
Aby wykonać nowy import, w pierwszej kolejności należy
pobrać wzór pliku .xls o prawidłowym formacie, który
będzie akceptowany przez system FDS. Jest on dostępny
na stronie importu (link zaznaczony na zielono).
1
2
Aby pobrać plik, kliknij 1. Pobierz wzorzec pliku do
importu i zapisz go we wskazanej przez siebie lokalizacji
na dysku komputera. Następnie uzupełnij wzorzec pliku
odpowiednimi danymi (dokładne informacje znajdują się
w rozdziale Specyfikacja plików do importu) i zapisz w
wybranym przez nas formacie (.xls lub .csv). W przypadku
zapisu do pliku .csv należy zwrócić uwagę, aby wszystkie
dane mieściły się w kolumnach, w przeciwnym wypadku
program Excel może nie zapisać pełnych danych do pliku
.csv.
Aby wykonać import bazy (listy) odbiorców, wybierz z
okna importu opcję 2. Nowy import.
Na następnej stronie kliknij Wybierz plik, co pozwoli
na wskazanie lokalizacji wzorca wypełnionego danymi,
umieszczonego na dysku komputera.
Import danych | Import kontaktów
85
9.1
Import kontaktów
Kliknięcie Wyślij rozpocznie wczytywanie (import) pliku
z danymi.
Przed zaakceptowaniem pliku wejdź w opcję Szczegóły,
która pozwala na sprawdzenie poprawności wszystkich
zaimportowanych danych.
Filtry dostępne w oknie szczegółów pozwalają na
wyświetlanie danych w zależności od wybranego statusu
lub sposobu sortowania.
W oknie szczegółów możesz sprawdzić, które wiersze
podświetlone są na różowo i zawierają błędy, a także
poprawić dane.
Informacja o rodzaju błędu wyświetlana jest w nowym
oknie, po kliknięci linku w kolumnie Błędy.
Import danych | Import kontaktów
86
9.1
Import kontaktów
Jeżeli zaimportowane dane zostały sprawdzone, zakończ
import bazy (listy) odbiorców wybierając opcję Akceptuj.
Dopiero po tej operacji zaimportowani odbiorcy będą
widoczni na liście odbiorców.
Jeśli zaimportowane dane zawierały błędy możesz
wybrać opcję Anuluj, aby poprawić dane w pliku, a
następnie ponownie wykonaj import danych.
UWAGA! Wszyscy zaimportowani odbiorcy domyślnie
będą mieli zaznaczone oba checkboxy odpowiadające
za powiadomienia. Jeżeli odbiorcy nie powinni
otrzymywać powiadomień, należy w edycji kontaktu
zmienić ustawienia powiadomień. (Więcej informacji
w rozdziale Książka adresowa->Dodawanie kontaktu>Powiadomienia.)
Import danych | Import kontaktów
87
9.2
Import listów przewozowych
System FDS umożliwia wprowadzenie do bazy
i wydrukowanie większej, seryjnej liczby listów.
9.2.1 Import z pliku .xls
Aby wykonać nowy import z pliku .xls najpierw pobierz
wzór pliku o prawidłowym formacie, który będzie
akceptowany przez system FDS. Jest on dostępny na
stronie importu.
Aby pobrać plik, kliknij Pobierz wzorzec pliku do
importu i zapisz plik we wskazanej przez siebie lokalizacji
na dysku komputera. Następnie uzupełnij wzorzec pliku
odpowiednimi danymi (dokładne informacje znajdują się
w rozdziale Specyfikacja plików do importu).
Aby wykonać import bazy listów wybierz z okna importu
opcję Nowy import –plik Excel (link zaznaczony na żółto).
Zostaniesz przeniesiony do okna listu przewozowego
(wzorzec importu), służącego do weryfikacji danych
płatnika, formy płatności oraz numeru kuriera. W tym
oknie można zaznaczyć część usług, które będą widoczne
na wszystkich listach wczytanych opcją importu. Pola,
które można edytować są oznaczone kolorem białym i
zielonym. Pozostałe pola, oznaczone kolorem szarym,
są zablokowane. Wybór powiadomień dla odbiorcy jest
zablokowany – ustawienia powiadomień pobierane są
z danych klienta w książce adresowej lub, w przypadku
nowego kontrahenta, zaznaczane są oba powiadomienia.
Import danych | Import listów przewozowych
88
9.2
Import listów przewozowych
Po uzupełnieniu wybranych danych kliknij Dalej, w lewym
górnym rogu nad listem przewozowym. Na następnej
stronie kliknij Wybierz plik, co pozwoli na wskazanie
lokalizacji wzorca wypełnionego danymi, umieszczonego
na dysku komputera.
Import danych | Import listów przewozowych
89
9.2
Import listów przewozowych
Kliknięcie Wyślij rozpocznie wczytywanie (import) pliku z
danymi.
W kolumnie Bł./Wszys. wiersze podana jest liczba
wierszy błędnych[1] i liczba wierszy ogółem[2] ([1]/[2]).
W przypadku kiedy pierwsza liczba nie wynosi 0, należy
poprawić wczytywany plik. Można to zrobić na kilka
sposobów:
1. Poprzez opcję Szczegóły
Wejdź w opcję Szczegóły, która pozwala
na sprawdzenie poprawności wszystkich
zaimportowanych danych. Filtry dostępne w oknie
szczegółu pozwalają na wyświetlanie danych w
zależności od wybranego statusu lub sposobu
sortowania. W oknie szczegółów możesz sprawdzić,
które wiersze podświetlone są na różowo i zawierają
błędy.
Import danych | Import listów przewozowych
90
9.2
Import listów przewozowych
Informacja o rodzaju błędu, wyświetlana jest w nowym
oknie po kliknięciu linku w kolumnie Błędy.
Błędy mogą wystąpić zarówno w polach widocznych
w oknie szczegółu, jak i w wybranych usługach. W
przypadku błędów w usługach istnieje możliwość
Po zakończonej pracy kliknij Zapisz wiersze w obu
oknach.
2. Anulując import
Jeżeli nie chcesz poprawiać błędów w imporcie za
pomocą okna Szczegóły możesz anulować import,
poprawić plik i zaimportować go ponownie. Aby to
zrobić kliknij Anuluj, znajdujący się w kolumnie o tej
samej nazwie.
poprawienia ich poprzez kliknięcie Edytuj usługi.
Pojawi się nowe okno, w którym możesz wybierać
bądź odznaczać wybrane usługi.
3. Poprawiając później
Istnieje możliwość wygenerowania tylko listów
przewozowych do wierszy, które nie zawierają błędów.
Służy do tego link Przenieś i popraw w kolumnie
Popraw. Po kliknięciu go, pierwotny import zostanie
podzielony na dwa oddzielne – jeden zawierający
tylko błędne wiersze i drugi, z samymi poprawnymi
wierszami, który możesz zaakceptować.
2
Dzięki temu będzie można zaakceptować poprawny plik
i wygenerować listy do wszystkich poprawnych danych,
3
natomiast plik z błędnymi wierszami będzie można
poprawić za pomocą widoku szczegółu, bądź anulować.
Import danych | Import listów przewozowych
91
9.2
Import listów przewozowych
Jeżeli zaimportowane dane zostały poprawione bądź
nie zawierały błędów zakończ import bazy (listy) listów
przewozowych wybierając opcję Akceptuj. Dopiero
po tej operacji zaimportowane listy będą widoczne w
menu Wyszukaj list.
9.2.2 Import z pliku .csv
Aby wykonać nowy import z pliku .csv należy
przygotować plik zgodny z konfiguracją importu
(Ustawienia->Konfigurator importu). Jeżeli konfiguracja nie
była modyfikowana możesz pobrać wzorzec importu, a
następnie zapisać go w formacie .csv.
Listy, które zostały wprowadzone do systemu przez opcję
importu, pojawią się w raporcie Listy niewydrukowane.
Aby zaimportować plik .csv, kliknij Nowy import –
konfigurowalny plik csv. Pozostałe kroki importu są takie
same jak w przypadku pliku .xls.
Jeżeli importowany plik nie będzie zgodny z konfiguracją
importu, po wczytaniu wszystkie wiersze będą błędne.
W przypadku przygotowywania plików .csv z użyciem
programu Excel należy zwrócić uwagę, by wszystkie dane
mieściły się w kolumnach. W przeciwnym wypadku, dane
mogą zostać skrócone i niepoprawnie zapisane do pliku
.csv.
Po wejściu w szczegóły błędu pojawi się informacja:
Import danych | Import listów przewozowych
92
9.3
Specyfikacja plików do importu danych do programu FDS
Poniższe tabele zawierają cztery kolumny:
1. Kolumna w pliku – nazwy kolumn we wzorze pliku do
importu;
3. Dopuszczalne wartości – informacja o dopuszczalnej
liczbie znaków oraz o ich rodzaju (cyfry/litery);
2. Wym. – (wymagane) T oznacza, że uzupełnienie
kolumny jest wymagane, „N oznacza, że kolumna nie
musi być uzupełniona;
4. Opis – opis kolumny;
9.3.1 Import odbiorców
Import danych | Import listów przewozowych
93
9.3
Specyfikacja plików do importu danych do programu FDS
9.3.3 Import listów przewozowych
Import danych | Specyfikacja plików do importu danych do programu FDS
94
9.3
Specyfikacja plików do importu danych do programu FDS
Import danych | Specyfikacja plików do importu danych do programu FDS
95
(koszt połączenia jak za połączenie lokalne wg stawek operatora)
Creative: TKM GROUP, Adama Mickiewicza 4/18, 01-987 Warsaw, www.tkm-group.pl
Aby uzyskać więcej informacji, odwiedź stronę fedex.com/pl
lub zadzwoń pod numer 801 002 800

Podobne dokumenty