regulamin monitoringu i ewaluacji projektu

REGULAMIN MONITORINGU I EWALUACJI
PROJEKTU
„DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI”
WSPÓŁFINANSOWANEGO ZE ŚRODKÓW UNII
EUROPEJSKIEJ W RAMACH PROGRAMU
OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI
realizowanego w okresie
1 września 2010 - 31 sierpnia 2012
„DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI ”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Spis treści
I.
MONITORING
1. Cele i zadania monitoringu.
2. Przedmiot monitoringu.
3. Narzędzia monitoringowe.
4. Harmonogram ramowy monitoringu.
II.
EWALUACJA
1. Cele ewaluacji.
2. Odbiorcy ewaluacji.
3. Przedmiot ewaluacji.
4. Pytania kluczowe.
5. Kryteria ewaluacji projektu.
6. Określenie próby i metod badawczych.
7. Harmonogram realizacji ewaluacji.
8. Raporty z ewaluacji.
9. Wykorzystanie wyników ewaluacji w sprawozdaniu merytorycznym
z realizacji projektu.
„DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI ”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
I. MONITORING
1. Cele i zadania monitoringu
Monitoring ma na celu zapewnienie zgodności realizacji projektu z założeniami i celami
wcześniej zatwierdzonymi w dokumentach projektowych. Monitorowanie spełnia funkcję
wewnętrznej kontroli realizacji zadań. Kontrola ta obejmuje kontrolę bieżącą, czyli ocenę
skuteczności poszczególnych działań oraz sposobu realizacji pracy oraz kontrolę końcową –
sprawdzenie czy wytyczone cele zostały zrealizowane.
Zadania monitoringu to:
- Monitoring na potrzeby kontroli.
Monitoring ma na celu pomiar postępu, systematyczne kontrolowanie, czy wszystkie
zaplanowane czynności przebiegają zgodnie z planem na każdym etapie realizacji projektu.
- Monitoring na potrzeby sprawozdawczości .
Dane zebrane w trakcie procesu monitorowania są analizowane i wykorzystywane do
przygotowywania raportów okresowych i końcowych
- Monitoring na potrzeby zarządzania jakością.
Zarządzanie jakością oznacza czuwanie nad wypracowywaniem pożądanych rezultatów
projektu, porównywanie ich adekwatnie do oczekiwań oraz podejmowanie działań
zaradczych, gdy zidentyfikuje się odstępstwa.
-monitoring na potrzeby zarządzania zmianą.
Wspomaganie procesu decyzyjnego, ułatwia znajdowanie rozwiązań w sytuacjach, kiedy
zostały zidentyfikowane zagrożenia, nowelizację planów, pozwalana wprowadzenie
koniecznych działań korygujących (poprawek).
-monitoring na potrzeby ewaluacji (ocena okresowa i końcowa - wartościowanie).
Efekty monitorowania będą kluczowym źródłem informacji dla bieżącej oceny i ewaluacji
okresowej i końcowej
„DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI ”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
2. Przedmiot monitoringu
Monitoring skupia się na kontrolowaniu zakresu merytorycznego realizacji zaplanowanych
działań i zadań oraz harmonogramu wdrażania projektu, a także jego rezultatów. Obejmuje
on kontrolę terminowego realizowania poszczególnych zadań, zgodnie z zapisami we
wniosku, systematyczne pomiary osiągania założonych rezultatów i realizacji
poszczególnych celów szczegółowych projektu. Wykorzystując stosowne narzędzia
monitoringu gromadzone są dane potwierdzające poziom osiągania wskaźników rezultatów
miękkich i twardych.
Również prowadzona jest ewidencja informacji o uczestnikach projektu i formach wsparcia,
jakie uzyskują na poszczególnych etapach udziału w projekcie.
3. Narzędzia monitoringowe
Dokumentacja monitoringowa projektu obejmuje poniższe narzędzia monitoringowe:
 Dokumentacja projektowa, która inwentaryzuje wszystkie istotne, zaplanowane
parametry projektu wynikające z zapisów we wniosku, będące bazą wyjściową dla
monitoringu
 Kwestionariusze - opracowane formularze w tym: karty rekrutacyjne, listy obecności,
dzienniki zająć, zestawienia/rejestry np. wydanych zaświadczeń/dyplomów, ankiety,
karty obserwacji, scenariusze wywiadów
 Sprawozdania: zatrudnionych specjalistów, prowadzących zajęcia, sprawozdania
kwartalne itp.
 Zestawienia zbiorcze danych, podsumowania ankiet, itp.
„DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI ”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
4. Harmonogram ramowy monitoringu
Analiza dokumentacji
projektowej na
potrzeby monitoringu
Przygotowanie
regulaminu i
harmonogramu
ramowego
monitoringu
Przygotowywanie
narzędzi
badawczych
(kwestionariuszy,
ankiet, itp.)
Przygotowywanie
szczegółowych
kwartalnych
harmonogramów
monitoringu
Przeprowadzanie
obserwacji zajęć
(przynajmniej dwa
razy w czasie trwania
projektu każde
zajęcia)
Przeprowadzanie
wywiadów z
beneficjentami i
osobami
zaangażowanymi w
realizację projektu
„DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI ”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
III kwartał
II kwartał
2012
I kwartał
IV kwartał
III kwartał
czerwiec
maj
kwiecień
2011
marzec
luty
styczeń
grudzień
listopad
październik
wrzesień
2010/2011
Przeprowadzanie
ankiet na potrzeby
monitoringu
Gromadzenie i
analiza zebranych
danych
Katalogowanie i
archiwizowanie
dokumentów
związanych z
bieżącym
monitoringiem
Sporządzanie
raportów okresowych
Na podstawie harmonogramu ramowego będą opracowywane miesięczne
harmonogramy szczegółowe monitoringu.
„DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI ”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
II. EWALUACJA
1. Cele
ewaluacji
Głównym celem ewaluacji projektu „DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI” jest
ocena jakości projektu pod kątem realizacji jego celów w czasie zajęć ujętych w
poszczególnych zadaniach zgodnych z wnioskiem o dofinansowanie:
 Zadanie 4- zajęcia wyrównawcze (wyrównywanie braków u uczniów o rozległych
trudnościach edukacyjnych)
 Zadanie 5-zajęcia pozalekcyjne ukierunkowane na rozwój kompetencji kluczowych
 Zadanie 6- doradztwo i opieka psychologiczno- pedagogiczna
Zdobyte przez beneficjentów umiejętności wpłyną na wyrównanie dysproporcji edukacyjnych
i bogatszy rozwój intelektualno- osobowościowy co zwiększy szanse edukacyjne uczniów.
Celami szczegółowymi ewaluacji projektu są:
a) doskonalenie realizacji projektu, poprzez dostarczanie informacji służących
zwiększeniu jego efektywności,
b) zidentyfikowanie słabych i mocnych stron projektu,
c) sygnalizowanie pojawiających się problemów,
d) określenie stopnia zgodności realizacji celów i rezultatów projektu z przyjętymi
założeniami,
e) ocena stopnia osiągnięcia rezultatów twardych i miękkich.
2. Odbiorcy ewaluacji
Odbiorcami ewaluacji projektu będą przede wszystkim sami jego realizatorzy, a
mianowicie:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Koordynator projektu
Asystent koordynatora projektu
Specjalista ds. promocji
Specjalista ds. monitoringu
Specjalista ds. rekrutacji
Nauczyciele zaangażowani w realizację projektu
„DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI ”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
3. Przedmiot ewaluacji
Projekt „DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI” ma złożony charakter, a zatem nie
ma możliwości, by ewaluacją objąć wszystkie aspekty związane z jego realizacją. Pojawia
się więc potrzeba wyodrębnienia pewnych obszarów z całości, jaką jest projekt, i skupienia
się tylko na ewaluacji wybranego obszaru. Ewaluacja będzie przeprowadzona kilkakrotnie w
trakcie realizacji projektu tj. grudzień 2010r., kwiecień 2011r., sierpień 2011r., czerwiec 2012.
Wybrano następujące obszary, które poddane zostaną ewaluacji:
a) ocena prowadzonych działań rekrutacyjnych oraz informacyjno – promocyjnych,
b) stopień osiągnięcia założonych rezultatów twardych i miękkich,
c) ocena jakości prowadzonych zajęć dydaktyczno-wychowawczych oraz frekwencji na
zajęciach,
4. Pytania kluczowe
Ocena prowadzonych działań rekrutacyjnych oraz informacyjno – promocyjnych:
Czy materiały promocyjne są atrakcyjne i zrozumiałe?
Czy przestrzegany jest obowiązek promowania projektu w środowisku lokalnym?
Czy promocja prowadzona jest zgodnie z harmonogramem projektu?
Czy wykonano wszystkie zaplanowane działania rekrutacyjne i informacyjnopromocyjne?
 Czy proces rekrutacji przebiegał zgodnie z założeniami, harmonogramem i
regulaminem ?




Określenie stopnia osiągnięcia założonych rezultatów twardych i miękkich:
 Czy dofinansowanie szkoły z programu „DZIELNICOWA AKADEMIA
UMIEJĘTNOŚCI” wpływa na poprawę atrakcyjności oferty edukacyjnej szkół
zaangażowanych w projekt?
 Czy uczestnictwo w projekcie dało uczniom szanse na rozwój indywidualnych
zainteresowań i umiejętności uczniów?
 Czy nastąpił wzrost wsparcia psychologiczno-terapeutycznego i dydaktycznego dla
uczniów o szczególnych potrzebach?
 Jaki wpływ na uczniów miało ich uczestnictwo w programie i czy wzrosła ich
motywacja do nauki w przyszłości?
Ocena jakości prowadzonych działań oraz zajęć dydaktyczno wychowawczych:
 Czy treści zajęć, warsztatów lub innych form były zgodne z celami projektu?
 Czy treści zajęć były dla uczestników ciekawe?
 Czy zajęcia pozalekcyjne i pozaszkolne pomogły rozwinąć posiadane umiejętności, a
jednocześnie nabyć nowe?
 Czy organizacja szkoleń i zajęć dydaktyczno-wychowawczych (termin, pora dnia,
długość, miejsce) była odpowiednia?
 Czy atmosfera podczas zajęć odpowiadała ich uczestnikom?
„DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI ”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
5. Kryteria ewaluacji projektu
Ewaluacja projektu będzie prowadzona w oparciu o następujące kryteria :trafności,
a) efektywności,
b) skuteczności,
c) użyteczności,
d) trwałości.
Kryterium trafności – pozwali nam ocenić, w jakim stopniu przyjęte cele projektu
odpowiadają zidentyfikowanym problemom w obszarze objętym projektem i realnym
potrzebom beneficjentów (czy dobrze zidentyfikowaliśmy lokalne potrzeby danej grupy
docelowej i czy planowane działania rzeczywiście mogą zaspokoić te potrzeby)
Kryterium efektywności – pozwali ocenić poziom „ekonomiczności” projektu, czyli stosunek
poniesionych nakładów do uzyskanych produktów (nakłady to zasoby finansowe i ludzkie
oraz poświęcony czas).
Kryterium skuteczności – pozwali ocenić, w jakim stopniu zostały osiągnięte cele projektu
zdefiniowane na etapie planowania, bada stopień osiągnięcia zamierzonych celów, wpływ
czynników zewnętrznych.
Kryterium użyteczności –pozwoli ocenić na ile zrealizowane działania zaspokoiły
rzeczywiste potrzeby i poprawiły sytuację odbiorców
Kryterium trwałości efektów – pozwali ocenić, czy rezultaty osiągnięte w ramach projektu
mogą trwać po zakończeniu finansowania zewnętrznego, a także czy możliwe jest
długotrwałe utrzymanie się wpływu projektu na procesy rozwoju dzielnicy.
6. Określenie próby i metod badawczych
Ewaluacja prowadzona jest równolegle z realizacją całego projektu dzięki czemu, dostarczy
informacji aktualnych i użytecznych do prawidłowego zarządzania realizacją zaplanowanych
działań.
Podstawę badań będą stanowić bazy danych, dokumenty, sprawozdania. Ponadto na
potrzeby ewaluacji skonstruowane zostaną ankiety dla beneficjentów, ich rodziców, a także
realizatorów.
Badaniem ankietowym zostanie objętych zostanie nie mniej niż 50% losowo wybranych
uczniów i rodziców oraz nauczycieli, wszyscy koordynatorzy oraz specjaliści zaangażowani
w realizacje projektu.
Zostaną przeprowadzone wywiady indywidualne i grupowe z beneficjentami i ich rodzicami
oraz obserwacje zajęć.
„DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI ”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
7. Harmonogram ramowy realizacji ewaluacji
Przygotowanie
projektu
ewaluacji
Gromadzenie i
analiza
danych
Pisanie
raportów
okresowych
Pisanie
raportu
końcowego
Prezentacja
wyników
ewaluacji
Na podstawie harmonogramu ramowego w miesiącach: wrzesień 2010, styczeń
2011, czerwiec 2011, październik 2011 będą opracowywane kwartalne
harmonogramy szczegółowe ewaluacji.
„DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI ”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
III kwartał
II kwartał
2012
I kwartał
IV kwartał
III kwartał
czerwiec
maj
kwiecień
2011
marzec
luty
styczeń
grudzień
listopad
październik
wrzesień
2010/2011
8. Raporty z ewaluacji
Ewaluacja projektu „DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI” zakończy się
przedstawieniem raportu końcowego, opracowanego na podstawie raportów i analiz
okresowych (zgodnie z harmonogramem). Informacje z raportów zostaną wykorzystane w
sprawozdaniu merytorycznym z realizacji projektu.
Raport końcowy będzie zawierał:
przedmiot badania (co i w jakich okolicznościach było badane),
procedura badawcza (stosowane metody),
wyniki badania,
wnioski z ewaluacji (pokazanie zarówno zalet, jak i słabości – podsumowanie tego,
czego dotyczyła ewaluacja).
e) rekomendacje – opis możliwych do wykonania działań doskonalących projekt
wynikających z doświadczenia zdobytego podczas ewaluacji.
a)
b)
c)
d)
9. Wykorzystanie wyników ewaluacji
Materiały z ewaluacji
następującym zakresie:
zostaną
wykorzystane
w
sprawozdaniu
merytorycznym
w
a) przy opisie stanu realizacji działań, a zwłaszcza przedstawianiu przyczyn
ewentualnych niezgodności realizacji działań z harmonogramem i przy uzasadnieniu
proponowanych działań naprawczych oraz w opisie problemów zaistniałych podczas
realizacji działań,
b) przy podawaniu informacji o stopniu osiągnięcia zakładanych wartości wskaźników w
okresie objętym sprawozdaniem.
„DZIELNICOWA AKADEMIA UMIEJĘTNOŚCI ”
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego