Łódź, dnia 24 sierpnia 2012 rok Pan Zdzisław Tuleja Wójt Gminy

Łódź, dnia 24 sierpnia 2012 rok
Pan
Zdzisław Tuleja
Wójt Gminy Godzianów
WK – 6020/51/2012
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku
o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55,
poz. 577 ze zm.) informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa
w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień
publicznych w Gminie Godzianów. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2010
– 2011 dotyczące przede wszystkim: kontroli finansowej; prowadzenia
rachunkowości; sporządzania sprawozdań finansowych; gospodarki kasowej;
realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku;
udzielania zamówień publicznych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku.
Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia
wynikały z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów, niedostatecznego
nadzoru ze strony kierownictwa jednostki oraz naruszenia procedur kontroli
wewnętrznej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:
W zakresie ewidencji księgowej
1.
W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono błędną ewidencję na kontach
syntetycznych organu i jednostki w zakresie niżej wymienionych operacji
gospodarczych:
−
na podstawie polecenia księgowania z dnia 31 grudnia 2011 roku dokonano
zmniejszenia pozostałych środków trwałych na łączną kwotę 740,64 zł, co
zaksięgowano na kontach: Wn 013, Ma 072 ze znakiem ujemnym (pozycja
księgowa nr 679/1 z dnia 31 grudnia 2011 roku). Powyższe utrudniało
weryfikację stanu zwiększeń i zmniejszeń pozostałych środków trwałych
w 2011 roku,
−
jednostka dokonywała na koncie 240 w organie ewidencji zwiększeń
i zmniejszeń kwot przyjętych z tytułu wadium. Powyższe operacje należało
księgować na koncie 240 - pozostałe rozrachunki, w jednostce – Urzędzie
Gminy,
−
na koncie 240 w jednostce dokonywano ewidencji operacji gospodarczych
dotyczących naliczenia i wypłaty wynagrodzeń dla pracowników za
pośrednictwem kont bankowych. Powyższe operacje powinny być
ewidencjonowane na koncie 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń,
-
zestawy komputerowe o wartości 2.103,00 zł i o wartości 2.463,00 zł
zaewidencjonowano na koncie 011 i w momencie ich przyjęcia do używania
zostały umorzone w 100% na koncie 071. Zgodnie z obowiązującymi
przepisami wymienione składniki majątku powinny być zaewidencjonowane
na koncie 013 i umorzone jednorazowo w 100% (konto 072),
-
pompa pożarnicza Niagara o wartości 4.838,40 zł, zakupiona dla OSP
w Lniśnie, została zaewidencjonowana na koncie 013 i umorzona
jednorazowo w 100% (konto 072). Wyżej wymieniony środek trwały należało
– z uwagi na wartość - zakwalifikować do środków trwałych
ewidencjonowanych na koncie 011 i umarzać (amortyzować) przy
zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w ustawie z dnia
15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst
jednolity z 2011 r., Dz. U. nr 74, poz. 397),
-
środki w kwocie 100.000,00 zł związane z udzieloną pomocą finansową dla
Powiatu Skierniewickiego ewidencjonowane były na kontach: Wn 080 – 4
i Ma 130 – 2 oraz Wn 810 – 4 i Ma 800 – 4 – przekazanie przyznanych
środków, Wn 800 – 4 i Ma 810 – 4 oraz Wn – 800 – 1 i Ma 800 – 4 –
rozliczenie dotacji. Powyższą operację należało zaksięgować na kontach:
przekazanie dotacji: Wn 224 i Ma 130 oraz rozliczenie dotacji: Wn 810 i Ma
224.
Nieprawidłowa ewidencja powyżej wymienionych operacji gospodarczych
naruszała przepisy: rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca
2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont
dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych,
państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. nr 128,
poz. 861 ze zm.)1 oraz postanowienia zakładowego planu kont
obowiązującego w jednostce.
Za powyższe nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy.
2.
W wyniku kontroli stwierdzono, że nie zostały zamknięte księgi rachunkowe
za 2010 rok, co naruszało art. 12 ust. 4 ustawy z dnia 29 września
1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 r., Dz. U. nr 152,
poz. 1223 ze zm.), zgodnie z którym – ostateczne zamknięcie i otwarcie
ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić
najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego
za dany rok obrotowy. Skarbnik Gminy dokonała zamknięcia ksiąg
1
Poprzedzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz.1020 ze
zm.).
2
rachunkowych w trakcie kontroli przeprowadzanej przez inspektorów RIO,
tj. w dniu 3 kwietnia 2012 roku.
3.
Stwierdzono, że dla budżetu Gminy Godzianów i Urzędu Gminy, jako
jednostki budżetowej prowadzony był wspólny dziennik, co naruszało art. 4
ust. 1, 2 i 3 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie
z wyżej wymienionymi przepisami powinny być prowadzone odrębne
dzienniki dla organu i jednostki.
Za powyższe nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Skarbnik Gminy.
W zakresie sprawozdawczości
1.
Kontrola wykazała, że sprawozdania Rb – 27ZZ i Rb – 50 za 2010 rok zostały
złożone do RIO w Łodzi w dniu 22 lutego 2011 roku. Za 2011 rok
ww. sprawozdania złożono w dniu 22 lutego 2012 roku. Zgodnie
z przepisami zawartymi w załączniku nr 44 do rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej
(Dz. U. nr 20, poz. 103), sprawozdania Rb – 27ZZ i Rb – 50 powinny być
złożone do RIO (do wiadomości) nie później niż do dnia 10 lutego (Rb –
27ZZ) i do dnia 15 lutego (Rb – 50). Stwierdzono również nieterminowe
przekazanie sprawozdania finansowego za 2010 rok (bilansu z wykonania
budżetu, bilansu jednostki budżetowej, rachunku zysków i strat oraz zmian
funduszu jednostki za 2010 rok), które zostało przekazane do RIO w dniu
4 maja 2011 roku. Przepisy § 26 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego,
jednostek
budżetowych,
samorządowych
zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej,
określają termin złożenia bilansu z wykonania budżetu, bilansu jednostki
budżetowej, rachunku zysków i strat i funduszu jednostki do dnia
30 kwietnia roku następnego.
2.
W sprawozdaniu Rb – 28S – sprawozdanie z wykonania planu wydatków
budżetowych, sporządzonych za 2011 rok, nie wykazano kwoty zobowiązania
wymagalnego w wysokości 1.918,80 zł, wynikającej z niezapłaconej faktury
VAT nr 114/2011/MAG, wystawionej w dniu 29 listopada 2011 roku przez
Energetykę Cieplną sp. z o.o., 96-100 Skierniewice, ul. Przemysłowa 2, która
wpłynęła do Urzędu Gminy Godzianów w dniu 5 grudnia 2011 roku.
Powyższe zobowiązanie ujęto w ogólnej kwocie zobowiązań w bilansie za
2011 rok. Niewykazanie ww. zobowiązania wynikającego z ewidencji
księgowej naruszało § 3 ust. 1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań
budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
stanowiącej załącznik nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Omawiane
zobowiązanie nie zostało również wykazane w sprawozdaniu Rb – Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń.
3.
Kontrolujące stwierdziły, że w sprawozdaniu Rb – 27S – roczne sprawozdanie
z wykonania planu dochodów budżetowych za 2011 rok jednostka wykazała
kwotę 413,60 zł, jako zaległość dotyczącą czynszu z tytułu najmu lokali
mieszkalnych. Z dokumentacji źródłowej wynikało, że należności których
dotyczyła podana kwota zostały wpłacone w dniu 20 listopada 2011 roku
i nie powinny być ujęte w sprawozdaniu. Wykazanie w sprawozdaniach
ww. kwoty było niezgodne z § 3 ust. 1 pkt 10 Instrukcji sporządzania
3
sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu
terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 39 do rozporządzenia Ministra
Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
4.
W informacji o stanie mienia komunalnego, sporządzonej według stanu na
dzień 31 grudnia 2010 roku, nie ujęto działki o nr ewidencyjnym 550/1,
o wartości 1.000,00 zł położonej pod budynkiem Urzędu Gminy
w Godzianowie.
5.
Kontrolowana jednostka obliczyła kwotę skutków finansowych obniżenia
górnych stawek w podatku od nieruchomości od osób prawnych według
stanu na dzień 31 grudnia 2010 i na dzień 31 grudnia 2011 roku, na
podstawie deklaracji złożonych na początku roku przez osoby prawne,
z jednoczesnym podziałem ustalonej kwoty na cztery kwartały danego roku.
Kwoty te ujmowane były w sprawozdaniach kwartalnych w równej
wysokości, bez uwzględnienia zmian dokonywanych w ciągu roku i tym
samym nie przedstawiały rzeczywistych kwot skutków finansowych obniżenia
górnych stawek podatkowych w podatku od nieruchomości od osób
prawnych. Powyższe naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
6.
Nieprawidłowo obliczono skutki finansowe obniżenia górnych stawek
podatkowych w zakresie podatku od środków transportowych od osób
prawnych za 2010 i 2011 rok (autobus) oraz od osób fizycznych za 2010 rok
(samochody ciężarowe). Stwierdzone przez kontrolujące różnice wynosiły:
osoby prawne: 2010 rok – 199,69 zł, 2011 roku – 255,68 zł; osoby fizyczne
za 2010 rok - 135,39 zł. Błędne wyliczenie ww. skutków wynikało
z niewłaściwie zastosowanych górnych stawek podatkowych obowiązujących
w danym roku podatkowym.
Za powyższe nieprawidłowości
i Skarbnik Gminy.
odpowiedzialność
ponoszą
Wójt
Gminy
W zakresie rozrachunków i roszczeń
1.
Analiza dokumentów źródłowych objętych próbą kontroli w zakresie
terminowości regulowania zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego z tytułu
zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych wykazała nieterminowe
przekazanie do Urzędu Skarbowego części zaliczki na podatek dochodowy od
osób fizycznych za czerwiec 2011 roku, w wysokości 2.983 zł. Wyżej
wymienione zobowiązanie powinno zostać uregulowane do dnia 20 lipca
2011 roku. Zapłaty na rzecz Urzędu Skarbowego dokonano w dniu
15 września 2011 roku (dowód nr 430/2), z naruszeniem art. 38 ust. 1
ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych
(tekst jednolity z 2010 r., Dz. U. nr 51, poz. 307 ze zm.).
2.
Stwierdzono 2 przypadki nieterminowego uregulowania zobowiązań z tytułu
składek na ubezpieczenie społeczne, przekazywanych na rachunek Zakładu
Ubezpieczeń Społecznych. W pierwszym przypadku, składkę w kwocie
12.317,39 zł za styczeń 2011 roku wpłacono do ZUS – u w dniu 9 lutego
(wyciąg bankowy nr 27 z dnia 9 lutego 2011 roku, dowód nr 63/24-25).
W drugim przypadku, składkę w kwocie 6.755,60 za maj 2011 roku
uiszczono w dniu 8 czerwca 2011 roku (wyciąg bankowy nr 110 z dnia
8 czerwca 2011 roku, dowód nr 259/25 – 26). Zgodnie z terminami
określonymi w art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 roku
o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity z 2009 r., Dz. U. nr 205,
poz. 1585 ze zm.), składki powinny być opłacone za dany miesiąc do 5 dnia
następnego miesiąca.
4
Za powyższe nieprawidłowości
i Skarbnik Gminy.
odpowiedzialność
ponoszą
Wójt
Gminy
W zakresie realizacji podatków i opłat lokalnych
Na podstawie próby objętej kontrolą stwierdzono, że w zakresie podatku od
nieruchomości od osób fizycznych, w przypadku podatników o numerach
ewidencyjnych: (…)2 wysłano nieterminowo tytuły wykonawcze. Do podatnika nr
ewidencyjny (…)3 nieterminowo wysłano również upomnienie. Natomiast w
przypadku podatnika (…)4 nie windykowano rat podatku za 2008 i 2009 rok na
łączną kwotę 450,00 zł. W odniesieniu do podatników ww. podatku od osób
prawnych stwierdzono, że w 1 przypadku (…)5 nie wysłano upomnień do dłużnika
na I i II ratę za 2010 roku, II i IV ratę za 2011 rok oraz nie windykowano
należności podatkowych w łącznej kwocie 6.245,15 zł. W zakresie podatku rolnego
od osób fizycznych w jednym przypadku (nr ewidencyjny (…)6 nie wysłano
upomnień i tytułów wykonawczych na zaległości z 2008 roku, 2009 roku i I raty
dotyczącej 2010 roku i w jednym przypadku (nr ewidencyjny (…)7 nie
2
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z
dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji
rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w
Łodzi Piotr Walczak.
3
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z
dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji
rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w
Łodzi Piotr Walczak.
4
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z
dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji
rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w
Łodzi Piotr Walczak.
5
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z
dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji
rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w
Łodzi Piotr Walczak.
6
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z
dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji
rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w
Łodzi Piotr Walczak.
7
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z
dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji
rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w
Łodzi Piotr Walczak.
5
windykowano należności z tytułu IV raty za 2010 rok oraz do jednego podatnika
(nr ewidencyjny (…)8 nieterminowo wysłano tytuły wykonawcze na: III i IV ratę
dotyczącą 2009 roku i I ratę z lat 2010 – 2011. W zakresie podatku od środków
transportowych od osób fizycznych nieterminowo wysłano upomnienie i tytuł
wykonawczy na zaległości z tytułu I i II raty za 2011 rok do podatnika
nr ewidencyjny (…)9. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 17
czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity
z 2005 r., Dz. U. nr 229, poz. 1954 ze zm.) oraz przepisów rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych
przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137,
poz. 1541 ze zm.).
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Wójt Gminy działający
w charakterze organu podatkowego oraz inspektorzy ds. podatków w zakresie
wskazanym w protokole kontroli.
W zakresie realizacji dochodów z majątku
1.
W przypadku zbycia w trybie bezprzetargowym działki o nr ewidencyjnym
554/14, o powierzchni 160 m², położonej w Godzianowie, jak również
oddania w dzierżawę pomieszczeń o powierzchni 36 m² znajdujących się w
budynku Ośrodka Zdrowia w Godzianowie, przeznaczonych na praktykę
stomatologiczną, nie sporządzono i nie podano do publicznej wiadomości
wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży i do oddania
w dzierżawę, czym naruszono art. 35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia
1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2010r., Dz. U.
nr 102, poz. 651 ze zm.).
2.
W ogłoszeniu o II przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaż działki
o nr ewidencyjnym 167, o powierzchni 2.100 m², nie zawarto informacji
o terminie przeprowadzenia I przetargu, czym nie spełniono wymogu
wynikającego z art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
3.
Kontrolujące ustaliły, że jednostka nie pobrała odsetek w łącznej kwocie
162,77 zł z tytułu nieterminowych wpłat czynszu za dzierżawę lokalu
użytkowego znajdującego się w Ośrodku Zdrowia w Godzianowie,
przeznaczonego na praktykę stomatologiczną.
Za powyższe nieprawidłowości
i Skarbnik Gminy.
8
odpowiedzialność
ponoszą
Wójt
Gminy
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z
dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji
rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w
Łodzi Piotr Walczak.
9
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6
września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z
dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji
rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w
Łodzi Piotr Walczak.
6
4.
Stwierdzono przypadki zaniechania podjęcia czynności windykacyjnych,
skutkujących przerwaniem biegu przedawnienia w odniesieniu do 2 osób
zalegających z zapłatą czynszu i należności za centralne ogrzewanie,
w łącznej kwocie 1.748,70 zł. Zgodnie z art. 118 ustawy z dnia 23 kwietnia
1964 roku Kodeks Cywilny (Dz. U. nr 16, poz.93 ze zm.) – jeżeli przepis
szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi dziesięć lat,
a dla roszczeń o świadczenie okresowe oraz roszczeń związanych
z prowadzeniem działalności gospodarczej trzy lata. Czynności przerywające
bieg przedawnienia określa art. 123 ww. ustawy.
Za powyższą nieprawidłowość
i Skarbnik Gminy.
W zakresie
publicznych
udzielania
dotacji
odpowiedzialność
podmiotom
ponoszą
spoza
Wójt
sektora
Gminy
finansów
1.
W wyniku kontroli stwierdzono, że program współpracy z organizacjami
pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku
publicznego w 2011 roku został przyjęty przez Radę Gminy Godzianów
uchwałą nr VII/45/11 z dnia 16 czerwca 2011 roku, z naruszeniem terminu
określonego w art. 5a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności
pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jednolity z 2010 r., Dz. U.
nr 234, poz. 1536 ze zm.). Zgodnie z powołanym przepisem, organ
stanowiący jednostki samorządu terytorialnego uchwala, po konsultacjach
z organizacjami pozarządowymi roczny program współpracy do 30 listopada
roku poprzedzającego okres obowiązywania programu.
2.
Kontrola wykazała, że wyniki otwartego konkursu ofert na realizację zadania
publicznego w zakresie upowszechnianie kultury fizycznej i sportu
w 2011 roku, zawarte w Informacji Wójta Gminy Godzianów, nie zostały
zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej
Urzędu Gminy Godzianów. W dokumentach źródłowych kontrolujący
stwierdzili ponadto brak adnotacji potwierdzającej wywieszenie ww. wyników
na tablicy ogłoszeń, zgodnie z wymogiem określonym w art. 15 ust. 2j
ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Zgodnie
z ww. unormowaniem, informacja o rozstrzygnięciu konkursu ofert powinna
zostać podana do publicznej wiadomości poprzez zamieszczenie w BIP, na
stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy.
3.
Oferta złożona przez Gminny Ludowy Zespół Sportowy „Pogoń” na realizację
zadania publicznego w zakresie upowszechnianie kultury fizycznej i sportu
nie zawierała załącznika – potwierdzonej za zgodność z oryginałem
kserokopii aktualnego statutu. Powyższe nie spełniało wymogu pkt III 4
ogłoszenia o konkursie ofert na wsparcie finansowe zadania z dnia
21 czerwca 2011 roku.
4.
Sprawozdanie Gminnego Ludowego Zespołu Sportowego „Pogoń” z realizacji
zadania publicznego w zakresie upowszechnianie kultury fizycznej i sportu
zawierało liczne uchybienia szczegółowo opisane w protokole kontroli –
strony 70 – 71, w wyniku czego nie spełniało wymogów określonych
w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
15 grudnia 2010 roku w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy
dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania
z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r., nr 6 poz. 25).
7
5.
Kontrolujące stwierdziły, że jednostka nie prowadziła bieżącej kontroli, jak
również nie przeprowadziła kontroli po zakończeniu realizowanego zadania,
w tym kontroli pod względem wyodrębnienia dokumentacji finansowo –
księgowej, co było wymagane przez art. 17 ustawy o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie.
Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponoszą Wójt Gminy,
Skarbnik Gminy oraz pracownik merytorycznie odpowiedzialny.
W zakresie wydatków osobowych
Na podstawie list wypłat wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy Godzianów
objętych próbą kontroli stwierdzono, że siedmiu pracownikom wynagrodzenie za
październik 2011 roku wypłacono z opóźnieniem, tj. w dniu 9 listopada 2011 roku,
co było niezgodne z § 31 Regulaminu Pracy Urzędu Gminy Godzianów z dnia
15 października 2001 roku.
Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy.
W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji
1.
Na podstawie wybranej próby kontrolujące stwierdziły, że dla gruntów
wprowadzonych do księgi środków trwałych nie określono podgrupy
i rodzaju. Zgodnie z klasyfikacją środków trwałych wprowadzoną
rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku (Dz. U.
nr 112, poz. 1317 ze zm.) - środki trwałe powinny być prowadzone z
podziałem na grupy, podgrupy i rodzaje.
2.
Stwierdzono, że w księdze środków trwałych nie ujęto części gruntów,
tj. dziewięciu działek, które nie posiadały ustalonej wartości, co nie spełniało
wymogu wynikającego z art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie
z którym - księgi rachunkowe uznaje się rzetelne, jeżeli dokonane w nich
zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Ponadto art. 4 ust. 1 ww. ustawy
zobowiązuje jednostki do stosowania zasad rachunkowości w sposób
prawidłowy, zapewniający rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji
majątkowej i finansowej jednostki.
Odpowiedzialność za ww. nieprawidłowości ponoszą Wójt Gminy i Skarbnik
Gminy.
3.
Faktury i rachunki za zakupione środki trwałe (zakupy inwestycyjne) nie
zawierały adnotacji o wpisie do księgi inwentarzowej. Powyższe nie spełniało
wymogów wynikających z rozdziału II Instrukcji sporządzania, kontroli
i obiegu dokumentów finansowo – księgowych w Urzędzie Gminy Godzianów.
4.
Kontrola czynności związanych z przeprowadzeniem inwentaryzacji w
Urzędzie Gminy, według stanu na dzień 31 grudnia 2011 roku, wykazała, że
inwentaryzacji środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony
(np. wodociągi, kanalizacje) dokonano w drodze spisu z natury, co było
sprzeczne z unormowaniami zawartymi w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy
o rachunkowości.
5.
Inwentaryzacja gruntów według stanu na dzień 31 grudnia 2011 roku
przeprowadzona została nieskutecznie, gdyż nie ujawniła rozbieżności
między ewidencją środków trwałych a stanem rzeczywistym w zakresie
posiadanych przez Gminę gruntów. Powyższa rozbieżność powstała w wyniku
niewprowadzenia do ksiąg inwentarzowych, na stan środków trwałych,
8
dziewięciu działek bez określonej wartości. Ponadto, kontrolującym nie
przedstawiono prawidłowo sporządzonego dokumentu potwierdzającego
przeprowadzenie inwentaryzacji gruntów metodą weryfikacji sald. W związku
z powyższym naruszono art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie
z którym, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio
udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione
w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym, a stanem
wskazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach
rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin
inwentaryzacji. Kontrolujący stwierdzili także brak spełnienia wymogów
Instrukcji inwentaryzacyjnej, w zakresie dokumentowania przebiegu
i rozliczenia inwentaryzacji gruntów.
6.
Jednostka
nie
posiadała
dokumentacji
potwierdzającej
dokonanie
inwentaryzacji inwestycji rozpoczętych, wartości niematerialnych i prawnych,
rozrachunków publiczno – prawnych oraz pozostałych rozrachunków.
Odpowiedzialność za ww. nieprawidłowości ponoszą Wójt Gminy i Skarbnik
Gminy.
W zakresie pomocy finansowej udzielanej innym jednostkom samorządu
terytorialnego
1.
W dniu 28 stycznia 2011 roku Gmina Godzianów zawarła umowę z Powiatem
Skierniewickim o udzielenie dotacji celowej w kwocie 1.680,00 zł Powiatowi
Skierniewickiemu na zorganizowanie i koordynowanie porad lekarza
psychiatry dla dzieci zamieszkałych na terenie gmin Powiatu Skierniewickiego
w 2011 roku. W umowie określono, że środki przekazane zostaną w równych
ratach kwartalnych po 420,00 zł do końca każdego kwartału. Stwierdzono, że
nieterminowo przekazano III ratę dotacji w kwocie 420,00 zł, tj. w dniu
21 lipca 2011 roku.
2.
Uchwałą nr XXXII/137/10 z dnia 29 stycznia 2010 roku Rada Gminy
Godzianów postanowiła udzielić pomocy finansowej w formie dotacji celowej,
w kwocie 100.000,00 zł, Powiatowi Skierniewickiemu, jako udział w realizacji
zadania inwestycyjnego pn. „Przebudowa chodników przy drodze powiatowej
nr 5103E w miejscowościach Godzianów i Byczki”. W § 3 ww. uchwały Rada
Gminy ustaliła, że szczegółowe zasady przekazania i rozliczenia środków
finansowych określi umowa zawarta pomiędzy Wójtem Gminy Godzianów a
Zarządem Powiatu w Skierniewicach. W dniu 22 grudnia 2010 roku
przekazano na rachunek bankowy Powiatu Skierniewickiego dotację w kwocie
100.000,00 zł. Kontrola wykazała, że na dzień przekazania ww. środków
wymaganej umowy jednostka nie zawarła. Powyższe naruszało art. 220 ust.2
w zw. z art. 250 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach
publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240 ze zm.). Przedmiotową umowę
zawarto w dniu 16 marca 2012 roku tj. po upływie 16 miesięcy od daty
dokonania odbioru końcowego zrealizowanego zadania.
Odpowiedzialność za ww. nieprawidłowości ponoszą Wójt Gminy i Skarbnik
Gminy.
W zakresie ustalania i wypłaty jednorazowych dodatków uzupełniających
dla nauczycieli
9
1.
źródłowych
wykazała,
że
wysokość
kwoty
Analiza
dokumentów
wydatkowanej na wynagrodzenia dla nauczycieli mianowanych została
wyliczona w nieprawidłowej wysokości, ponieważ w 1 przypadku do
wydatków w 2011 roku zaliczono dodatek wiejski i mieszkaniowy, które nie
powinny być uwzględniane przy ustalaniu średnich wynagrodzeń nauczycieli
– art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (tekst
jednolity z 2006 r., Dz. U. nr 97, poz. 674 ze zm.).
2.
Kontrola wykazała, że dla 9 nauczycieli mianowanych pomniejszono etaty
o okresy, w których nauczyciele pozostając w stosunku pracy pobierali
wynagrodzenie za czas choroby, co było niezgodne z § 3 pkt 6
rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 roku
w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich
wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego
w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U
nr 6, poz. 35 ze zm.).
3.
Stwierdzono 2 przypadki, w których w związku z przebywaniem nauczyciela
na urlopie bezpłatnym, pomniejszono strukturę etatu przyjmując
współczynnik 30 dni, tak jak w przypadku wyliczania zasiłku chorobowego,
co było niezgodne z treścią § 12 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy
i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania
wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia
stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków
wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych
w Kodeksie pracy (Dz. U. nr 62, poz. 289 ze zm.).
Odpowiedzialność za ww. nieprawidłowości ponosi pracownik merytorycznie
właściwy.
4.
Wyliczona przez Zespół Szkół Ogólnokształcących w Godzianowie różnica
między wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych
w 2011 roku a iloczynem średniorocznej liczby etatów nauczycieli
mianowanych oraz średnich wynagrodzeń nauczycieli została zaniżona
o kwotę 15.664,39 zł w związku, z czym dodatek uzupełniający dla
nauczycieli mianowanych został wypłacony w zaniżonej wysokości.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie
działań mających na celu ich wyeliminowanie oraz zapobieżenie występowaniu
w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski
pokontrolne:
1.
Ewidencjonować poszczególne operacje gospodarcze, w tym dotyczące
środków trwałych i ich umarzania, zgodnie z zasadami określonymi
w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy
celowych
oraz
państwowych
jednostek
budżetowych
mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej i zgodnie
z postanowieniami zakładowego planu kont obowiązującego w jednostce.
10
2.
Przestrzegać obowiązku terminowego zamknięcia ksiąg rachunkowych,
zgodnie z wymogami określonymi w art. 12 ust.4 ustawy z dnia 29 września
1994 roku o rachunkowości.
3.
Zapewnić prowadzenie odrębnych dzienników dla organu i jednostki.
4.
Zapewnić przestrzeganie terminów przekazywania do RIO sprawozdań
budżetowych i finansowych określonych w przepisach rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości
budżetowej, przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca
2010 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych
w zakresie operacji finansowych (Dz. U. nr 43, poz. 247) oraz w przepisach
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych
oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej.
5.
Zapewnić prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych Rb-PDP
i Rb-27S danych w zakresie skutków finansowych obniżenia górnych stawek
podatkowych, z uwzględnieniem zmian mających miejsce w trackie roku
podatkowego.
6.
Zapewnić wykazywanie w sprawozdaniach
dotyczących kwot zobowiązań wymagalnych.
7.
W informacji o stanie mienia komunalnego sporządzanej według stanu na
dzień 31 grudnia każdego roku zamieszczać dane, wynikające z ewidencji
księgowej, zgodne z rzeczywistym stanem majątku Gminy.
8.
Zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych przekazywać zgodnie
z terminem określonym w art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku
o podatku dochodowym od osób fizycznych.
9.
Składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz składki na Fundusz
Pracy przekazywać w terminach określonych w art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy
z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych.
10.
Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania
zaległości podatkowych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca
1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie
wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym
w administracji.
11.
W przypadku sprzedaży, oddawania w najem lub w dzierżawę nieruchomości
gminnych, przestrzegać wymogu podania do publicznej wiadomości wykazu
nieruchomości, zgodnie z art. 35 ust. 1, 1b i 2 ustawy o gospodarce
nieruchomościami.
12.
Zapewnić egzekwowania
niepodatkowych.
13.
Podejmować działania windykacyjne w stosunku do podmiotów zalegających
z uiszczaniem należności o charakterze cywilnoprawnym, w celu
niedopuszczenia do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
14.
Zapewnić przyjmowanie przez Radę Gminy programu współpracy
z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi
działalność pożytku publicznego na dany rok budżetowy zgodnie z terminem
odsetek
od
Rb-28S
nieterminowych
i
Rb-Z
wpłat
danych
należności
11
określonym w art. 5a ust.1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
15.
Zapewnić rzetelną analizę ofert składanych przez organizacje pozarządowe
w ramach ogłaszanych otwartych konkursów ofert na realizację zadań
publicznych oraz analizę sprawozdań z wykonania zadania publicznego
składanych przez te organizacje.
16.
Wynagrodzenia za pracę wypłacać pracownikom Urzędu Gminy zgodnie
z terminem określonym w § 31 Regulaminu Pracy Urzędu Gminy Godzianów
z dnia 15 października 2001 roku.
17.
Ewidencjonowane w księgach Urzędu Gminy środki trwałe klasyfikować
zgodnie z wymogami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia
2010 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KST) (Dz. U. nr 112,
poz. 1317).
18.
Podjąć czynności mające na celu objęcie ewidencją księgową wszystkich
nieruchomości gruntowych stanowiących
własność Gminy. Bieżąco
ewidencjonować operacje gospodarcze związane z nabywaniem i zbywaniem
nieruchomości.
19.
Przestrzegać wymogów zawartych w rozdziale II Instrukcji sporządzania,
kontroli i obiegu dokumentów finansowo – księgowych w Urzędzie Gminy
Godzianów, w zakresie umieszczania na fakturach i rachunkach adnotacji
o wpisie do księgi inwentarzowej zakupionych środków trwałych.
20.
Inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie
utrudniony przeprowadzać zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości,
tj. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi
dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.
21.
Zapewnić dokumentowanie wyników przeprowadzonej inwentaryzacji,
zgodnie z wymogami określonymi w art. 27 ustawy o rachunkowości oraz
zasadami określonymi w Instrukcji inwentaryzacyjnej, stanowiącej załącznik
nr 3 do zarządzenia nr 29/05 Wójta Gminy Godzianów z dnia 30 grudnia
2005 roku w sprawie zasad (polityki) rachunkowości dla Urzędu Gminy
Godzianów.
22.
Dotacje w zakresie pomocy finansowej, przekazywać zgodnie z terminem
ustalonym w zawartej pomiędzy stronami umowie, zgodnie z art. 220 ust.2
w zw. z art. 250 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach
publicznych.
23.
Przy wyliczaniu osiągniętej wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za
dany rok oraz wysokości dodatków uzupełniających dla nauczycieli
przestrzegać przepisów ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta
Nauczyciela, przepisów rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej
z dnia 13 stycznia 2010 roku w sprawie opracowywania sprawozdania
z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach
awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu
terytorialnego oraz przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania
wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia
stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków
wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych
w Kodeksie pracy.
24.
Dokonać wypłaty wyrównania w kwocie 15.664,39 zł z tytułu jednorazowych
dodatków uzupełniających dla grupy nauczycieli mianowanych.
12
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia
7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana
Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub
przyczynach ich nie wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego
wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ww. ustawy, do wniosków
zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń
do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od
otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą
zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną
jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia
zastrzeżeń, w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Gminy w Godzianowie.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Godzianowie
aa.
13