pobierz - pomorski urząd wojewódzki w gdańsku

Transkrypt

Znak sprawy: IPOC-I.804.1.2.2014MM
INFORMACJA POKONTROLNA KOŃCOWA 2/14
Z KONTROLI PRZEPROWADZONEJ W INSTYTUCJI
POŚREDNICZĄCEJ II STOPNIA
1. Część ogólna
Jednostka kontrolowana
Adres
Data rozpoczęcia i zakończenia
kontroli
Cel/temat kontroli
Agencja Rozwoju Pomorza S.A.
Instytucja Pośrednicząca II stopnia
ul. Arkońska 6, 80-387 Gdańsk
od 3 września 2014 r. do 16 września 2014 r.
Funkcjonowanie systemu zarządzania i kontroli oraz
stosowania pisemnych procedur zawartych w Instrukcji
Wykonawczej Instytucji Pośredniczącej II stopnia dla Osi
Priorytetowej 1 (bez Dz. 1.3) Regionalnego Programu
Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007 –
2013.
Jednostka kontrolowana została poinformowana o przeprowadzeniu kontroli planowej
pismem o sygn. IPOC-I.804.1.2.2014.BW z dnia 07.08.2014 r.
Kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją 21.
1.1 Skład zespołu kontrolującego
Lp. Imię i nazwisko
Stanowisko
Oddział
1.
2.
3.
Inspektor wojewódzki
Kontroli
Kontroli
Kontroli
Beata Wróblewska
Maria Mizgalska
Roman Zanewycz
1.2 Osoby udzielające informacji/wyjaśnień
Lp. Imię i nazwisko
Stanowisko
1.
2.
3.
Jacek Zwolak
Katarzyna Łącka
Rafał Mitianiec
4.
Mariusz Byczkowski
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Magda Bzdzikot
Łukasz Keczmer
Alicja Młyńska
Aleksandra Tylza - Keczmer
Monika Sito
Karolina Piekarska
Zuzanna Witek
Dyrektor
Z-ca Dyrektora ds. Wdrażania
z-ca Dyrektora ds. Kontraktowania
Kierownik sekcji płatności i sprawozdań
1.2, 1.4, 1.5, 1.6 RPO
Kierownik sekcji kontroli
Koordynator w sekcji kontroli
Koordynator w sekcji płatności i sprawozdań 1.1. RPO
Kierownik sekcji płatności i sprawozdań 1.1. RPO
Kierownik sekcji organizacji systemu
Kierownik sekcji kontraktowania RPO
Koordynator w sekcji kontraktowania RPO
1
Wykaz użytych skrótów:
KE
IZ RPO WP
IP II
IC
IPOC
RPO WP
URPO
IW IZ RPO WP
Komisja Europejska
Instytucja Zarządzająca RPO WP 2007-2013
Instytucja Pośrednicząca II stopnia, której rolę pełni Agencja Rozwoju
Pomorza S.A.
Instytucja Certyfikująca
Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji
Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na
lata 2007-2013, zatwierdzony przez KE w dniu 3 września 2010 r.
Uszczegółowienie Regionalnego Programu Operacyjnego dla
Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013
Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej Regionalnym
Programem dla Województwa Pomorskiego na lata 2007 – 2013
IW IP II
Instrukcja wykonawcza Instytucji Pośredniczącej II stopnia dla Osi
Priorytetowej 1 (bez Działania 1.3) RPO Województwa Pomorskiego
na lata 2007-2013
IW IPOC
Instrukcja Wykonawcza Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji
PB
ARP S.A.
UMWP
UKS
IK NSRO
MF
MRR
BGK
Przewodnik Beneficjenta
Agencja Rozwoju Pomorza S.A.
Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego
Urząd Kontroli Skarbowej w Gdańsku
Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia
Ministerstwo Finansów
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego
Bank Gospodarstwa Krajowego
ZWP
Zarząd Województwa Pomorskiego
SION
System
informowania
o
nieprawidłowościach
w wykorzystaniu Funduszu Spójności
PION
ZWP
OP 1 (bez Dz. 1.3)
KSI
finansowych
Procedura Informowania Komisji Europejskiej o nieprawidłowościach
w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności 20072013
Zarząd Województwa Pomorskiego
Oś Priorytetowa 1 Regionalny Program Operacyjny dla Województwa
Pomorskiego na lata 2007-2013(bez Działania 1.3.)
Krajowy System Informatyczny monitoringu i kontroli finansowej
funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie 2007-2013
Poświadczenie (…) Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność
RPK
Roczny Plan Kontroli
LSI – ARP
Lokalny System Informatyczny dla RPO WP
LS
Lista sprawdzająca
2
1.3 Zakres kontroli
Zakres kontroli obejmował sprawdzenie funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli oraz
stosowania procedur zawartych w IW IP II, w tym poprawność sporządzenia dokumentów
zadeklarowanych do Komisji Europejskiej wydatków, na próbie dokumentacji, znajdującej się w IP II.
W szczególności kontroli podlegała poprawność sporządzonego Poświadczenia (…)
nr RPPM.IW.ARPSA_-D07/13-02 za okres do 30.06.2013r. w celu uzyskania zapewnienia,
że wydatki są zgodne z danymi zawartymi w dokumentacji księgowej, dokumentacją uzupełniającą
oraz są spójne z danymi zawartymi w KSI.
Ww. Poświadczenie (…) wybrano do weryfikacji zgodnie z metodologią doboru do kontroli,
stanowiącą załącznik do programu kontroli.
Weryfikacja Poświadczenia (…) została przeprowadzona na próbie niżej wymienionych wniosków
o płatność, wylosowanych zgodnie z metodologią doboru wniosków o płatność do kontroli,
wchodzących w skład wybranego Poświadczenia(…):
 WNP-RPPM.01.01.02-00-264/08-14,
 WNP-RPPM.01.01.02-00-281/08-08,
 WNP-RPPM.01.05.01-00-009/08-10.
Poza ww. zakresem, na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka, dokonano wyboru obszarów
do kontroli. Zgodnie z przedmiotowym dokumentem najwyższe ryzyko wystąpienia
nieprawidłowości/uchybień/błędów dotyczyło następujących obszarów:
 system weryfikacji wydatków,
 prowadzenie rejestru obciążeń i odzyskiwanie kwot,
 realizacja obowiązków kontrolnych,
W trakcie kontroli została także przeprowadzona weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych
wydanych w wyniku kontroli przeprowadzonej przez IPOC w IP II w okresie od 04.11.2013r.
do 18.11.2013r.
2. Opis stanu faktycznego stwierdzonego w trakcie kontroli
2.1 Poprawność sporządzenia dokumentów dotyczących wydatków zadeklarowanych do Komisji
Europejskiej
Ustalenia i wnioski
Poświadczenie (…) nr RPPM.IW.ARPSA_-D07/13-02
Identyfikator deklaracji IP II
Identyfikator deklaracji IZ RPO WP
Identyfikator deklaracji IC
Deklaracja IP II za okres do
Wydatki kwalifikowalne – podstawa certyfikacji
Wkład publiczny
Wartość dofinansowania UE
RPPM.IW.ARPSA_-D07/13-02
RPPM.IZ.UMWPM_-D10/13-00
RPPM.IC.MRRDIC-D11/13-00
2013.06.30
9 807 809,56 PLN
5 684 902,05 PLN
5 435 498,82 PLN
Wartość wydatków kwalifikowalnych po autoryzacji w ramach wybranych do weryfikacji wniosków
o płatność wynosi 888 815,86 PLN, co stanowi 9,06 % wartości ogółem wydatków kwalifikowalnych
stanowiących podstawę certyfikacji dla przedmiotowego Poświadczenia (…).
3
2.1.1. W celu stwierdzenia, czy istnieją dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia deklaracji
wydatków
przedłożoną
do
IC
zweryfikowano
deklarację
wydatków
IP
II
nr RPPM.IW.ARPSA_-D07/13-02 oraz nw. wnioski o płatność.
A. Wniosek o płatność nr WNP-RPPM.01.01.02-00-264/08-14 wraz z tabelą - pkt. 15 „Zestawienie
dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem” i następującymi dokumentami
księgowymi:
1) faktura nr 12/12/2012 z dnia 28.12.2012 r. na kwotę 59 040,00 PLN wraz wyciągiem
bankowym nr: bez numeru z dnia 16.01.2013 r.,
2) faktura VAT nr f17-12-12 z dnia 31.12.2012 r. na kwotę 24 600,00 PLN wraz z wyciągiem
bankowym nr: bez numeru z dnia 16.01.2013 r.
B. Wniosek o płatność nr WNP-RPPM.01.01.02-00-281/08-08 wraz z tabelą - pkt. 15 „Zestawieniu
księgowymi.
1) faktura VAT nr 62/2012 z dnia 28.05.2012 r. na kwotę 278 596,00 PLN wraz wyciągiem
bankowym nr 13/1480 z dnia 28.05.2012 r.,
2) faktura VAT nr 73/2012 z dnia 08.06.2012 r. na kwotę 96 555,00 PLN wraz z wyciągiem
bankowym nr: bez numeru z dnia 11.06.2012 r.
C. Wniosek o płatność nr WNP-RPPM.01.05.01-00-009/08-10 wraz z tabelą - pkt. 15 „Zestawieniu
księgowymi:
1) faktura VAT nr FL11527A z dnia 11.07.2011 r. na kwotę 682 069,28 PLN wraz z wyciągiem
bankowym nr 91 z dnia 16.04.2012 r.,
2) faktura VAT nr FL11526A z dnia 11.07.2011 r. na kwotę 53 751,00 PLN wraz
z ww. wyciągiem bankowym nr 91 za dnia 16.04.2012 r. oraz korektą do faktury: faktura
VAT korekta FLK12013 z dnia 18.07.2012 r.
W trakcie kontroli potwierdzono, iż ww. wnioski o płatność były sporządzone w oparciu o dokumenty
źródłowe (kopie przedmiotowych dokumentów przedłożonych wraz z wnioskami o płatność). Dane
zawarte w przedmiotowych dokumentach były spójne z informacjami ujętymi w tabeli - pkt. 15
„Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem”. Badane wnioski
o płatność, po ich weryfikacji i zatwierdzeniu przez IP II, zostały ujęte w deklaracji wydatków
sporządzonej przez IP II, a następnie przedłożone do IZ RPO WP oraz IC. Informacje zawarte
w deklaracji wydatków są spójne z zatwierdzonymi wnioskami o płatność poddanymi weryfikacji.
2.1.2. W celu zbadania, czy prawidłowo pod względem rachunkowym zweryfikowano kwoty
w dokumentach stanowiących podstawę sporządzenia deklaracji wydatków przedłożonej do IC
zweryfikowano:
- dokumenty wymienione w punkcie 2.1.1 ppkt. A - C,
- formularz oceny merytorycznej i formalnej wniosku o płatność dla Działania 1.1-1.2 - zał.3a.16_3b
(dot. ppkt. A,B),
- formularz oceny merytorycznej i formalnej wniosku o płatność dla Działania 1.4-1.6 - zał.3a.16_3c
(dot. ppkt. C),
- formularz weryfikacji finansowej wniosku o płatność - zał.3b.16_3 (dot. A,B,C).
A. WNP-RPPM.01.01.02-00-264/08-14
4
W ramach wniosku o płatność nr WNP-RPPM.01.01.02-00-264/08-14 całkowita kwota wydatków
kwalifikowalnych objętych wnioskiem o płatność wyniosła 68 000,00 PLN, a dofinansowanie
(refundacja) 27 200,00 PLN, w tym dofinansowanie (refundacja) UE 27 200,00 PLN.
WNP-RPPM.01.01.02-00-264/08-14
Kwota wnioskowana do refundacji
Kwota zatwierdzona przez IP II
EFRR
27 200,00 PLN
27 200,00 PLN
Budżet
państwa
0,00 PLN
0,00 PLN
Razem
27 200,00 PLN
27 200,00 PLN
Wysokość wydatków kwalifikowalnych i dofinansowania w ramach badanego wniosku o płatność
została ustalona prawidłowo.
B. WNP-RPPM.01.01.02-00-281/08-08
WNP-RPPM.01.01.02-00-281/08-08
EFRR
152 500,00 PLN
152 500,00 PLN
Budżet państwa
0,00 PLN
0,00 PLN
Razem
152 500,00 PLN
152 500,00 PLN
C. WNP-RPPM.01.05.01-00-009/08-10
WNP-RPPM.01.05.01-00-009/08-10
EFRR
206 326,35 PLN
206 326,35 PLN
Budżet państwa
0,00
0,00
Razem
206 326,35 PLN
206 326,35 PLN
W przedmiotowym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości. Wartości wynikające z kopii
dokumentów źródłowych załączonych do wniosków o płatność, odpowiadają kwotom wykazanym
w tabeli - pkt.15 „Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem”.
W badanym zakresie nie stwierdzono błędów rachunkowych. Szczegółowe informacje
w przedmiotowym zakresie uwzględniono w niniejszej informacji pokontrolnej, w części dotyczącej
Systemu weryfikacji wydatków wybranych wniosków o płatność. Powyższe potwierdzają także zapisy
list sprawdzających nr: zał. 3a.16_3b - pkt. 44, zał. 3a.16_3c - pkt. 44 i zał. 3b.16_3 - pkt. 7, zgodnie
z którymi obliczenia są poprawne rachunkowo.
2.1.3. W celu sprawdzenia, czy w przypadku zawarcia w deklaracji wydatków zaliczek
w ramach pomocy publicznej, jednostka kontrolowana zarejestrowała zgodnie przyjętymi procedurami
informację na temat wypłacania i rozliczania zaliczek dla beneficjentów, zweryfikowano:

deklarację wydatków IP II nr RPPM.IW.ARPSA_-D07/13-02 oraz badane wnioski o płatność:
 WNP-RPPM.01.01.02-00-264/08-14,
 WNP-RPPM.01.01.02-00-281/08-08,
5
 WNP-RPPM.01.05.01-00-009/08-10.
Weryfikacja ww. dokumentów wykazała brak zaliczek.
W związku z powyższym odstąpiono od weryfikacji procedury wypłacania i rozliczania zaliczek,
zgodności zaliczek ujętych w „Liście wniosków o płatność oraz zaliczek wypłaconych beneficjentom
pomocy publicznej” z dokumentacją źródłową oraz weryfikacji poprawności skorygowania deklaracji
wydatków o nierozliczone przez beneficjenta zaliczki.
2.1.4. W celu sprawdzenia, czy prawidłowo pomniejszono wydatki, wykazane w deklaracji wydatków
o kwoty wycofane i odzyskane w okresie, którego deklaracja wydatków dotyczy oraz
czy pomniejszenie deklaracji wydatków o kwoty wycofane i odzyskane zostało dokonane w oparciu,
o istniejącą dokumentację źródłową, dokonano następujących ustaleń:
Weryfikacja przedmiotowego „Poświadczenia” nie wykazała kwot odzyskanych i wycofanych.
2.1.5. W celu sprawdzenia, w jaki sposób IP II weryfikuje, czy w systemach księgowych
beneficjentów zarejestrowane są dokumenty źródłowe (wraz z potwierdzeniem zapłaty) składające się
na dany wniosek o płatność oraz czy dane są kompletne i zgodne z ich wersjami papierowymi
zweryfikowano:
A. WNP-RPPM.01.01.02-00-264/08-14
a) formularz oceny merytorycznej i formalnej wniosku o płatność dla Działania 1.1-1.2 zał.3a.16_3b, pkt. 46,
b) dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, przedstawione w tabeli - pkt. 15 wniosku
o płatność.
Zgodnie z zapisami umowy § 9 pkt. 3 beneficjent zobowiązany jest do: „(…) prowadzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej, dotyczącej realizacji Projektu zgodnie z obowiązującymi
przepisami i w sposób przejrzysty, umożliwiający identyfikacje poszczególnych operacji księgowych
i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach Projektu”. Zgodnie z zapisami
Przewodnika Beneficjenta RPO WP 2007-2013 dla Działania 1.1-1.2 weryfikacja wyodrębnionej
księgowości weryfikowana jest na zakończenie realizacji projektu.
Weryfikacja przedstawionej do kontroli dokumentacji nie wykazała przeprowadzenia kontroli
na zakończenie realizacji projektu, jak również weryfikacja zapisów w KSI SIMIK 07-13 na dzień
16.09.2014 r., w przedmiotowym zakresie, nie wykazała Karty Informacyjnej Kontroli oraz wniosku
o płatność końcową.
Zgodnie z Aneksem nr UDA-RPPM.01.01.02-00-264/08-08 z dnia 16.01.2014 r. termin zakończenia
realizacji projektu został ustalony na dzień 30.04.2014 r. W związku z powyższym w dniu
16.09.2014r. pismem o sygn. IPOC-I.804.1.2.2014.BW zespół kontrolujący IPOC zwrócił się do IP
II o poinformowanie czy prowadzone są czynności kontrolne na zakończenie realizacji projektu lub
czy beneficjent złożył wniosek o płatność końcową.
W odpowiedzi IP II, pismem z dnia 22.09.2014 r.-stanowiącym akta kontroli, poinformowała
o wpłynięciu w dniu 01.07.2014 r. wniosku o płatność końcową.
Weryfikacja poświadczonych za zgodność dokumentów, wymienionych w ww. zestawieniu
pkt. 15 „Zestawieniu dokumentów (…)” oraz przedmiotowej listy sprawdzającej zał.3a.16_3b, pkt. 46
„(…) czy na dokumentach umieszczono nr ewidencyjny księgowy”, potwierdza dokonanie adnotacji
księgowych, w związku z powyższym należy przyjąć, iż beneficjent wywiązał z się z zapisów umowy
dot. prowadzenia wyodrębnionej księgowości dotyczącej realizacji projektu.
6
B. WNP-RPPM.01.01.02-00-281/08-08
a) formularz oceny merytorycznej i formalnej wniosku o płatność dla Działania 1.1-1.2 zał.3a.16_3b, pkt. 46,
o płatność,
c) informacja końcowa nr 4/1.1.2/DIF/13 z dnia 12.04.2013r. wraz z listą sprawdzającą
zał. 3.13_4.
księgowości weryfikowana jest na zakończenie realizacji projektu.
Weryfikacja przedstawionej do kontroli dokumentacji wykazała przeprowadzenie kontroli na
zakończenie realizacji projektu. Kontrola została przeprowadzona w dniu 05.02.2013 r. W informacji
pokontrolnej stwierdzono zapis: „(…) Wszystkie poniesione w ramach projektu koszty, które zostały
przedstawione w złożonych nioskach o płatność mają swoje odzwierciedlenie w prowadzonej przez
beneficjenta wyodrębnionej ewidencji księgowej”. Ponadto w dniu przeprowadzenia kontroli
beneficjent złożył oświadczenie o prowadzeniu wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby
projektu.
Weryfikacja poświadczonych za zgodność z oryginałem dokumentów, wymienionych w ww.
zestawieniu pkt. 15 „Zestawieniu dokumentów (…)” oraz przedmiotowej listy sprawdzającej
zał.3a.16_3b, pkt. 46 „(…) czy na dokumentach umieszczono nr ewidencyjny księgowy”, potwierdza
dokonanie adnotacji księgowych, w związku z powyższym oraz zapisami ww. informacji pokontrolnej
należy stwierdzić, iż beneficjent wywiązał z się z zapisów umowy dot. prowadzenia wyodrębnionej
księgowości dotyczącej realizacji projektu.
C. WNP-RPPM.01.05.01-00-009/08-10,
a) formularz oceny merytorycznej i formalnej wniosku o płatność dla Działania 1.4-1.6 zał.3a.16_3c, pkt. 46,
o płatność,
c) informacja końcowa nr 2/1.5.1/DIF/12 z dnia 11.02.2013r. wraz z aneksem z dnia
06.05.2013r. oraz listą sprawdzającą zał. 3.13_4.
księgowości weryfikowana jest w trakcie kontroli na zakończenie realizacji projektu.
Weryfikacja przedstawionej do kontroli dokumentacji wykazała przeprowadzenie kontroli
na zakończenie realizacji projektu. Kontrola została przeprowadzona w dniu 25.10.2012r.
W informacji pokontrolnej stwierdzono zapis: „Beneficjent prowadzi pełną ewidencję księgową.
W dniu kontroli beneficjent złożył Oświadczenie o prowadzeniu wyodrębnionej ewidencji księgowej
na potrzeby projektu w formie wyodrębnionego konta analitycznego (…)”.
7
Weryfikacja poświadczonych za zgodność z oryginałem dokumentów, wymienionych w zestawieniu
pkt. 15 „Zestawienie dokumentów (…)” oraz przedmiotowej listy sprawdzającej zał.3a.16_3c, pkt. 46
„(…) czy na dokumentach umieszczono nr ewidencyjny księgowy”, potwierdza dokonanie adnotacji
księgowych, w związku z powyższym oraz zapisami ww. informacji pokontrolnej należy stwierdzić,
iż beneficjent wywiązał z się z zapisów umowy dot. prowadzenia wyodrębnionej księgowości
dotyczącej realizacji projektu.
2.1.6. W celu sprawdzenia, w jaki sposób IP II weryfikuje, czy beneficjent w stosunku
do dokumentów źródłowych (wraz z potwierdzeniem zapłaty) składających się na dany wniosek
o płatność stosuje odrębny system księgowy/odrębny kod księgowy zweryfikowano dokumenty
wymienione w punkcie 2.1.5, ppkt A - C.
Zgodnie z zapisami umowy § 9 (w przypadku projektu nr RPPM.01.05.01-00-009/08 § 10)
pkt. 3 beneficjent zobowiązany jest do: „(…) prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej,
dotyczącej realizacji Projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami i w sposób przejrzysty,
umożliwiający identyfikacje poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla
wszystkich wydatków w ramach Projektu”. Zgodnie z zapisami Przewodnika Beneficjenta RPO WP
2007-2013 dla Działania 1.1-1.2 oraz dla Działania 1.4-1.6 weryfikacja wyodrębnionej księgowości,
jak i innych dokumentów wynikających z umowy weryfikowana jest w trakcie kontroli na miejscu, na
zakończenie realizacji projektu.
Na podstawie informacji zawartych w ww. informacjach pokontrolnych oraz listach sprawdzających
zał. 3.13_4, pkt. 10.4 „Czy Beneficjent prowadzi wyodrębnioną ewidencje księgową”
wykorzystywanych przy prowadzaniu kontroli u beneficjenta stwierdzono, iż IP II w trakcie
przeprowadzania czynności kontrolnych na zakończenie realizacji projektu dokonuje weryfikacji
zakresu finansowego projektu, a w szczególności prowadzenia przez beneficjenta wyodrębnionej
ewidencji księgowej.
W zakresie wniosków o płatność podlegających weryfikacji zespół kontrolny IP II ustalił, iż wszyscy
beneficjenci, u których przeprowadzono kontrolę na zakończenie realizacji projektu, prowadzili
odrębną ewidencję księgową.
2.1.7. W celu sprawdzenia, czy w systemie KSI SIMIK 07-13 zostały zarejestrowane odpowiednie
dokumenty oraz czy dane są kompletne i spójne z wersją papierową deklaracji wydatków oraz
wniosków opłatność zweryfikowano:
 deklarację wydatków nr RPPM.IW.ARPSA_-D07/13-02,
 wnioski o płatność wymienione w punkcie 2.1.1:
 WNP-RPPM.01.01.02-00-264/08-14,
 WNP-RPPM.01.01.02-00-281/08-08,
 WNP-RPPM.01.05.01-00-009/08-10.
W przedmiotowym zakresie nie stwierdzono uchybień. Wersja papierowa deklaracji wydatków
nr RPPM.IW.ARPSA_-D07/13-02 oraz wybranych wniosków o płatność jest zgodna
z informacjami wprowadzonymi do KSI na dzień przeprowadzenia kontroli.
2.1.8. W celu sprawdzenia, czy wydatki zawarte w deklaracji wydatków przedłożonej do IC
są kwalifikowalne zweryfikowano:
A. WNP-RPPM.01.01.02-00-264/08-14,
a) wniosek o dofinansowanie (suma kontrolna 745617674),
b) umowę o dofinansowanie wraz z aneksem nr 7,
c) dokumenty wymienione w punkcie 2.1.1A,
d) listę sprawdzającą – zał. 3a.16_3b z dnia z dnia 18.06.2013 r.,
e) listę sprawdzającą – zał. 3b.16_3 z dnia 18.06.2013 r.,
8
f) pismo (e-mail) do beneficjenta z dnia 19.06.2013 r. o zatwierdzeniu ww. wniosku o płatność oraz
potwierdzeniu kwoty do wypłaty w wysokości 27 200,00 PLN (EFRR 27 200,00 PLN), z datą
realizacji płatności na dzień 25.06.2013 r. zgodnie z terminarzem wypłat środków europejskich
przekazywanym przez Bank Gospodarstwa Krajowego.
W ramach weryfikacji ww. wniosku o płatność – zał. 3a.16_3b, w punkcie 44, IP II zweryfikowała
„czy wszystkie wydatki ujęte we wniosku o płatność są kwalifikowalne, w tym czy poszczególne kwoty
nie przekraczają limitów określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym (…)”. Uwag nie
stwierdzono.
W ramach weryfikacji ww. wniosku o płatność w części finansowej – zał. 3b.16_3
w punkcie 5, IP II zweryfikowała czy „Kwota rekomendowana do wypłaty nie przekracza budżetu
umowy(z uwzględnieniem wypłat już dokonanych)”. Uwag nie stwierdzono.
Wydatki ujęte we wniosku o płatność nr WNP-RPPM.01.01.02-00-264/08-14 w całości odnoszą się
do projektu i nie przekraczają limitów określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym realizacji
projektu, stanowiącym załącznik nr 1 do aneksu nr UDA-RPPM.01.01.02-00-264/08-07. Zostały one
rzeczywiście poniesione, jako rozchód z rachunku bankowego beneficjenta określonego w umowie
o dofinansowanie oraz w okresie realizacji projektu.
B. WNP-RPPM.01.01.02-00-281/08-08
c) dokumenty wymienione w punkcie 2.1.1. B,
d) listę sprawdzającą – zał. 3a.16_3b z dnia z dnia 23.05.2013 r.,
potwierdzeniu kwoty do wypłaty w wysokości 152 500,00 PLN (EFRR 152 500,00 PLN), z datą
realizacji płatności na dzień 04.06.2013 r. terminarzem wypłat środków europejskich przekazywanym
przez Bank Gospodarstwa Krajowego.
W ramach weryfikacji ww. wniosku o płatność - formularz nr 3a.16_3b, w punkcie 44, IP II
zweryfikowała: „Czy wszystkie wydatki ujęte we wniosku o płatność są kwalifikowalne, w tym czy
poszczególne kwoty nie przekraczają limitów określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym
(…)”. Uwag nie stwierdzono.
W ramach weryfikacji ww. wniosku o płatność w części finansowej - formularza nr 3b.16_3
w punkcie 5, IP II weryfikuje czy „Kwota rekomendowana do wypłaty nie przekracza budżetu umowy
(z uwzględnieniem wypłat już dokonanych)". Błędów nie stwierdzono.
projektu, stanowiącym załącznik nr 1 do aneksu nr UDA- RPPM.01.01.02-00-281/08-09. Zostały one
rzeczywiście poniesione, jako rozchód z rachunku bankowego beneficjenta określonego w umowieaneksie o dofinansowanie oraz w okresie realizacji projektu.
C. WNP-RPPM.01.05.01-00-009/08-10
c) dokumenty wymienione w punkcie 2.1.1C,
d) listę sprawdzającą – zał. 3a.16_3c z dnia z dnia 20.05.2013 r.,
9
potwierdzeniu kwoty do wypłaty w wysokości 206 326,35 PLN (EFRR 206 326,35 PLN),
z przewidywalna datą realizacji płatności na dzień 04.06.2013 r. zgodnie z terminarzem wypłat
środków europejskich przekazywanym przez Bank Gospodarstwa Krajowego.
W ramach weryfikacji ww. wniosku o płatność - formularz nr 3a.16_3c, w punkcie 44, IP II
weryfikuje „Czy wszystkie wydatki ujęte we wniosku o płatność są kwalifikowalne, w tym czy
poszczególne kwoty nie przekraczają limitów określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym
(…)”. Błędów nie stwierdzono.
W ramach weryfikacji ww. wniosku o płatność w części finansowej - formularza nr 3b.16_3
w punkcie 5, IP II weryfikuje czy „Kwota rekomendowana do wypłaty nie przekracza budżetu umowy
(z uwzględnieniem wypłat już dokonanych)". Błędów nie stwierdzono.
projektu, stanowiącym załącznik nr 1 do aneksu nr UDA-WNP-RPPM.01.05.01-00-009/08-05.
Zostały one rzeczywiście poniesione, jako rozchód z rachunku bankowego beneficjenta określonego
w umowie o dofinansowanie oraz w okresie realizacji projektu.
2. 2. System weryfikacji wydatków
Ustalenia i wnioski
2.2.1 Wniosek o płatność nr WNP-RPPM.01.01.02-00-264/08-14
Uchwałą ZWP nr 92/180/09 z dnia 29.01.2009 r. wybrano projekty do dofinansowania
w ramach konkursu 1.1.2._1. Na liście projektów wybranych do dofinansowania znalazł się projekt
pt. „Nowoczesność kluczem do sukcesu rozbudowa oraz usprawnienie prac w przedsiębiorstwie
Interplastic Roger Żółtowski w Tuchomiu”. W dniu 04 sierpnia 2009 r. została podpisana umowa
o dofinansowanie nr UDA-RPPM.01.01.02-00-264/08-00 pomiędzy beneficjentem, a Województwem
Pomorskiem, reprezentowanym przez Agencję Rozwoju Pomorza S.A., działającą
z godnie z pełnomocnictwem udzielonym przez Zarząd Województwa Pomorskiego oraz w oparciu
o umowę z dnia 17 marca 2008 r. nr 6/UM/DPR-FP/2008, pełniącą funkcję Instytucji Pośredniczącej
II stopnia (suma kontrolna wniosku o dofinansowanie 745617674). Przedmiotowa umowa
o dofinansowanie została zmieniona nw. aneksami:
1) Aneksem nr UDA-RPPM.01.01.02-00-264/08-01 z dnia 09.09.2009 r. zmieniającym:
 okres realizacji projektu,
 harmonogram rzeczowo-finansowy realizacji projektu, o którym mowa w §23 umowy,
stanowiący zał. nr 1 do niniejszego aneksu.
2) Aneksem nr UDA-RPPM.01.01.02-00-264/08-02 z dnia 15.03.2010 r. zmieniającym zapisy
od § 1 do § 23 umowy, w tym m.in.
 dofinansowanie projektu,
 współfinansowanie z budżetu państwa,
stanowiący zał. nr 2 do niniejszego aneksu,
 oraz ustanowienie pełnomocnictwa do reprezentowania beneficjenta.
10
 treść punktu D.1.Wskaźniki realizacji celów projektu, załącznika nr 1, o którym mowa
w §23 umowy, stanowiący zał. nr 1 do niniejszego aneksu,
Wartość projektu i źródła finansowania wynikające z aneksu nr UDA-RPPM.01.01.02-00-264/08-07
w oparciu, o który został sporządzony przedmiotowy wniosek o płatność nr WNP-RPPM.01.01.02-00264/08-14, zostały ustalone w następującej wysokości:
1. całkowity koszt realizacji projektu
2. całkowite wydatki kwalifikowalne
a) środki funduszu (EFRR - nie więcej niż 40,00 %)
b) budżet państwa - nie więcej niż 0,00 %
c) wkład własny
3. Wkład prywatny
1 050 461,88 PLN
871 854,00 PLN
348 741,60 PLN
0,00 PLN
523 112,40 PLN
701 720,28 PLN
11
Termin realizacji projektu:
a) rozpoczęcie realizacji projektu
b) zakończenie realizacji
12.08.2008 r.
31.12.2013 r.
W wyniku weryfikacji zapisów zawartych w Karcie Informacyjnej Umowy/Decyzji w KSI
stwierdzono, iż są one zgodne z informacjami ujętymi w przedmiotowym aneksie za wyjątkiem
niezmapowanych wskaźników:
 produktu:
 1.1.2 – Liczba nabytych maszyn i urządzeń,
 1.1.3 – Liczba nabytych wartości niematerialnych i prawnych,
 1.1.20 – Liczba godzin szkoleniowych (godziny).
 rezultatu:
 1.1.30 – Udział eksportu w ogólnej wielkości sprzedaży ( %),
 1.1.33 – Zmiana energochłonności (MWh/rok),
 1.1.32 – Liczba osób przeszkolonych w ramach projektu (osoby).
W ramach przedmiotowego projektu weryfikacji poddano wniosek o płatność pośrednią
nr WNP-RPPM.01.01.02-00-264/08-14, który do IP II wpłynął w dniu 18.01.2013 r.
Pierwotny wniosek o płatność został złożony przez beneficjenta w dniu 18.01.2013 r., natomiast
korekty/uzupełnienia wniosku zostały złożone w dniach: 19.02.2013 r., 11.04.2013 r. oraz w dniu
28.05.2013 r.
Weryfikacja pierwotnego wniosku o płatność została przeprowadzona za pomocą Formularza oceny
merytorycznej i formalnej wniosku o płatność dla Działania 1.1-1.2 – zał. 3a.16_3b (dalej lista
sprawdzająca nr 3a.16_3b) zgodnie z zasadą „dwóch par oczu” w dnach 30.01.2013r. i 04.02.2013r.
Akceptacja wyników weryfikacji formalnej i merytorycznej wniosku została dokonana w dniu
05.02.2013 r. Wniosek wymagał złożenia korekty do dnia 19.02.2013r.
Weryfikacja skorygowanego wniosku o płatność z dnia 19.02.2013r. została przeprowadzona
za pomocą listy sprawdzającej nr 3a.16_3b, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”, w dnach:
04.03.2013r. i 20.03.2013r. Akceptacja wyników weryfikacji formalnej i merytorycznej wniosku
została dokonana w dniu 20.03.2013r. Wniosek wymagał złożenia korekty do dnia 05.04.2013r.
Stwierdzono, iż IP II nie zachowała terminu wynikającego z IW IP II (podproces 3.16) dot.
weryfikacji wniosku o płatność wynoszącego 15 dni roboczych. Weryfikacji dokonano
w terminie 21 dni roboczych.
IP II pismem z dnia 09.04.2013r. (email z dnia 09.04.2013r.) w odpowiedzi na pismo beneficjenta
z dnia 05.04.2013r. wyraziła zgodę na przedłużenie terminu złożenia korekty do dnia 12.04.2013r.
za pomocą listy sprawdzającej nr 3a.16_3b, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”, w dniach:
23.04.2013r. i 14.05.2013r. Akceptacja wyników weryfikacji formalnej i merytorycznej
skorygowanego wniosku została dokonana w dniu 14.05.2013r. Wniosek wymagał złożenia
uzupełnień do dnia 28.05.2013r.
Weryfikacja uzupełnionego wniosku o płatność z dnia 28.05.2013r. została przeprowadzona
za pomocą listy sprawdzającej nr 3a.16_3b, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”, w dniach:
13.06.2013r. i 17.06.2013r. Akceptacji wyników weryfikacji formalnej i merytorycznej uzupełnionego
12
wniosku dokonano w dniu 18.06.2013 r. Wraz z ww. listą sprawdzającą została sporządzona: Tabela
pomocnicza do wniosku o płatność w ramach projektów których nie biorą udział partnerzy, podpisana
przez osoby dokonujące oceny wniosku o płatność w dniu 13 i 17.06.1013 r. Wniosek do oceny
finansowej przekazano w dniu 18.06.2013r.
Weryfikacja skorygowanego/uzupełnionego wniosku o płatność w części finansowej została
przeprowadzona za pomocą Formularza weryfikacji finansowej wniosku o płatność – zał. 3b.16_3
(dalej lista sprawdzająca nr 3b.16_3), zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”, w dniach: 18.06.2013r.
i 18.06.2013r., który został zatwierdzony w dniu 18.06.2013r.
Weryfikacja przedstawionych do kontroli dokumentów wykazała dokonanie przez beneficjenta nw.
przelewów bankowych:
 potwierdzenie realizacji przelewu: przelew wykonany w dniu 16.01.2013r. na kwotę
59 040,00 PLN,
 potwierdzenie realizacji przelewu: przelew wykonany w dniu 16.01.2013r. na kwotę
24 600,00 PLN.
Części finansowa wniosku o płatność:
1. Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem
2. Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem
3. Wnioskowana kwota refundacji z EFRR
4. Wnioskowana kwota refundacji z budżetu państwa
83 640,00 PLN
68 000,00 PLN
27 200,00 PLN
0,00 PLN
Zgodnie z zapisami tabeli: Tabela pomocnicza do wniosku o płatność w ramach projektów, w których
nie biorą udział partnerzy, kwota do przekazania beneficjentowi przedstawia się następująco.
Nazwa
EFRR
BP
SUMA
Wartość
27 200,00 zł.
0,00 zł.
27 200,00 zł.
Karta Informacyjna Wniosku o Płatność do KSI została wprowadzona w terminie, tj. 18.06.2013r.
Informacje zawarte na karcie są zgodne z informacjami ujętymi w papierowej wersji wniosku
o płatność złożonego przez beneficjenta.
IP II emailem z dnia 19.06.2013r. poinformowała beneficjenta o zatwierdzeniu ww. wniosku
o płatność na kwotę kosztów kwalifikowalnych 68 000,00 PLN oraz potwierdzeniu kwoty do wypłaty
w wysokości 27 200,00 PLN, w tym: 27 200,00 PLN z EFRR. Do ww. emaila załączono kopię pisma
sporządzonego w dniu 19.06.2013 r. o sygn.: Kp/DIF/SiP/1.1.2/KK/385/13 (formularz - zał. 3.16_6)
dot. zakończenia weryfikacji przedmiotowego wniosku o płatność.
Płatności na rzecz beneficjenta dokonano w dniu 25.06.2013r. na kwotę 27 200,00 PLN (EFRR),
na rachunek bankowy beneficjenta, wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. Email
do beneficjenta informujący o dokonaniu płatności przekazano w dniu 26.06.2013 r., wraz z kopią
pisma sporządzonego w dniu 26.06.2013r. o sygn.: Kp/DIF/SiP/1.1.2/KK/405/13 (formularz - zał.
3.16_9).
IP II dokonała aktualizacji danych Karty Informacyjnej Wniosku o Płatność w zakresie wypłaty
środków (wydruk z dnia 25.06.2013r.).
Uchwałą ZWP nr 92/180/09 z dnia 29.01.2009r. wybrano projekty do dofinansowania
w ramach konkursu 1.1.2._1. Na liście projektów wybranych do dofinansowania znalazł się projekt
13
pt. „Maszyny i urządzenia oraz rozbudowa Zakładu Produkcyjnego-Wyrób Mebli i Trumien Roman
Stencel”. W dniu 29 czerwca 2010r., została podpisana umowa o dofinansowanie nr UDARPPM.01.01.02-00-281/08-00 pomiędzy beneficjentem a Województwem Pomorskiem,
reprezentowanym przez Agencję Rozwoju Pomorza S.A. działającą zgodnie z pełnomocnictwem
udzielonym przez Zarząd Województwa Pomorskiego oraz w oparciu o umowę z dnia 17 marca
2008r. nr 6/UM/DPR-FP/2008 pełniącą funkcję Instytucji Pośredniczącej II stopnia (suma kontrolna
wniosku o dofinansowanie 4178298315). Przedmiotowa umowa o dofinansowanie została zmieniona
nw. aneksami:
2) Aneksem nr UDA-RPPM.01.01.02-00-281/08-02 z dnia 13.06.2011r. zmieniającym:
 zapisy § 2 ust. 5 do ust. 9:
 całkowitą wartość projektu,
 całkowite wydatki kwalifikowalne,
 całkowite wydatki niekwalifikowalne,
 dofinansowanie projektu,
 wkład własny beneficjenta.
w §23 umowy, stanowiący zał. nr 1 do niniejszego aneksu.
 rachunek bankowy beneficjenta,
14
 treść załącznika nr 1- Wniosek o dofinansowanie projektu, o którym mowa w §23,
 całkowitą wartość projektu,
 całkowite wydatki niekwalifikowalne,
 dofinansowanie projektu
Wartość projektu i źródła finansowania wynikające z aneksu nr UDA-RPPM.01.01.02-00-281/08-09
w oparciu, o który został sporządzony przedmiotowy wniosek o płatność nr WNP-RPPM.01.01.02-00281/08-08, zostały ustalone w następującej wysokości:
b) wkład własny
3. Wkład prywatny
a) rozpoczęcie realizacji
902 556,00 PLN
739 800,00 PLN
369 900,00 PLN
369 900,00 PLN
532 656,00 PLN
01.01.2009r.
30.11.2012r.
Weryfikacja zapisów zawartych w Karcie Informacyjnej Umowy/Decyzji w KSI wykazała, iż zapisy
są zgodne z informacjami ujętymi w przedmiotowym aneksie za wyjątkiem niezmapowanego
wskaźnika produktu nr:
 1.1.2 - Liczba nabytych maszyn i urządzeń.
W ramach przedmiotowego projektu weryfikacji poddano wniosek o płatność końcową
nr WNP-RPPM.01.01.02-00-281/08-08, który do IP II wpłynął w dniu 12.11.2012r.
Pierwotny wniosek został złożony przez beneficjenta w dniu 12.11.2012r., natomiast korekta wniosku
została złożona w dniu 19.12.2012r.
Weryfikacja pierwotnego wniosku o płatność została przeprowadzona za pomocą listy sprawdzającej
nr 3a.16_3b, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”, w dniach: 28.11.2012 r. i 30.11.2012 r. Akceptacja
wyników weryfikacji formalnej i merytorycznej wniosku została dokonana w dniu 03.12.2012r.
Wniosek o płatność wymagał złożenia korekty do dnia 18.12.2012r.
za pomocą listy sprawdzającej nr 3a.16_3b, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”, w dniach
07.01.2013r. i 11.01.2013r.
Akceptacja wyników weryfikacji formalnej i merytorycznej skorygowanego wniosku o płatność
została dokonana po uzupełniniu części dot. kontroli projektu (uzupełninie z dnia 14.04.2014r.)
w dniu 23.05.2013r. Wraz z ww. listą sprawdzającą w dniach: 07.01.2013 r. i 11.01.2013r.
sporządzono tabelę pomocniczą do weryfikowanego wniosku o płatność (zał. 3.16_12a).
15
Weryfikacja skorygowanego wniosku o płatność w części finansowej została przeprowadzona
za pomocą listy sprawdzającej nr 3b.16_3, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”, w dnach: 14.01.2013r.
i 15.01.2013r., która została zatwierdzona w dniu 15.01.2013r.
W dniu 16.01.2013r. emailem koordynator Sekcji płatności i sprawozdawczości 1.1 RPO
poinformował sekcję kontroli IP II o zakończeniu weryfikacji finansowej wniosku o płatność końcową
z prośbą o przeprowadzenie kontroli na miejscu realizacji projektu.
Dnia 05.02.2013 r. IP II przeprowadziła kontrolę na zakończenie realizacji projektu. Sporządzono
Informację końcową nr 4/1.1.2/DIF/13 z dnia 12.04.2013r. Analiza informacji pokontrolnej
nie wykazała istotnych uwag.
Weryfikacja przedstawionych do kontroli dokumentów wykazała dokonanie przez beneficjenta
nw. przelewów bankowych:
 polecenie przelewu nr 13/1480, przelew wykonany w dniu 05.06.2012 r. na kwotę 278 595,00
PLN,
 potwierdzenie realizacji przelewu, przelew wykonany w dniu 11.06.2012 r. na kwotę
96 555,00 PLN.
375 150,00 PLN
305 000,00 PLN
152 500,00 PLN
0,00 PLN
Zgodnie z zapisami tabeli: Tabela pomocnicza do wniosku o płatność w ramach projektów w których
nie biorą udział partnerzy kwota do przekazania beneficjentowi przedstawia się następująco:
Nazwa
EFRR
BP
SUMA
Wartość
152 500,00 PLN
0,00 zł.
152 500,00 PLN
W dniu 14.05.2013r. IP II zwróciła się pismem o sygn.: KP/DIF/SiP/1.1.2/NR/301/12 do IZ RPO WP
w spawie postępowania, w przypadku beneficjenta projektu, który nie w pełni wypełnił wymagania
dot. kwalifikowalności w przypadku zakupu używanego środka trwałego.
Kontrola wykazała, iż beneficjent złożył w dniu 09.05.2013 r. oświadczenie sprzedawcy, z którego
wynika, iż sprzedawca nabył nw. maszyny: strugarka czterostronna SCM, szlifierka szeroko taśmowa
Buetfering, zszywarka do okleiny Kuper, filtr odpylający centralnego wyciągu trocin oraz ściana
lakiernicza wyciągowo-filtracyjna, rozliczane w przedmiotowym wniosku o płatność nr WNPRPPM.01.01.02-00-281/08-08 w okresie ostatnich 6 lat poprzedzających datę zakupu, tj. w okresie
2006r.-2012r., które nie były współfinansowane ze środków publicznych ani wspólnotowych.
Zatem deklaracja nie obejmuje pełnego, wymaganego Wytycznymi okresu 7 lat. Beneficjent oznajmił
również, iż nie ma możliwości uzyskania deklaracji o pochodzeniu sprzętu od poprzednich właścicieli.
W odpowiedzi, pismem z dnia 21.05.3013r. (sygn.: DPR-O.432.20.2013, EOD:44647/05/2013)
IZ RPO WP poinformowała, iż wydatki mogą zostać uznane za kwalifikowalne: „Po analizie sprawy
IZ RPO WP uznała, że pomimo powyższych okoliczności przedmiotowe wydatki mogą zostać uznane
za kwalifikowalne. Zgodnie bowiem z wyjaśnieniami beneficjenta dołożył on wszelkich starań, aby
dostarczyć wymaganą zasadami Wytycznych dokumentację, wykluczającą możliwość podwójnego
finansowania zakupionych przez niego używanych maszyn niezbędnych do wdrożenia realizacji
projektu, podejmując kilkukrotnie próby jej uzyskania. W omawianym przypadku – mając na uwadze
argumenty przedstawione przez beneficjenta – zdaniem IZ RPO WP, wystarczającym wydaje się być
16
oświadczenie beneficjenta, w którym potwierdzi, że nie ma możliwości pozyskania od poprzednich
właścicieli deklaracji pochodzenia niniejszego sprzętu”.
Karta Informacyjna Wniosku o Płatność do KSI została wprowadzona w terminie, tj. 24.05.2013r.
o płatność złożonego przez beneficjenta za wyjątkiem niezmapowanego wskaźnika produktu nr:
 1.1.2 - Liczba nabytych maszyn i urządzeń.
IP II emailem z dnia 27.05.2013r. poinformowała beneficjenta o zatwierdzeniu ww. wniosku
o płatność na kwotę kosztów kwalifikowalnych 305 000,00 PLN oraz potwierdzeniu kwoty do
wypłaty w wysokości 152 500,00 PLN, w tym: 152 500,00 PLN z EFRR. Do ww. emaila załączono
kopię pisma sporządzonego na formularzu - zał. 3.16_6 w dniu 27.05.2013r.
(Kp/DIF/SiP/1.1.2/AKD/339/13) dot. ww. zakończenia weryfikacji przedmiotowego wniosku
o płatność. Płatności na rzecz beneficjenta dokonano w dniu 04.06.2013 r. na kwotę 152 500,00 PLN
(EFRR), na rachunek bankowy beneficjenta, wskazany w umowie/aneksie o dofinansowanie.
Emailem w dniu 07.06.2013r. do beneficjenta przekazano informację wraz kopią pisma
o sygn.: Kp/DIF/SIP/1.1.2/NR/364/13, sporządzonego na formularzu - zał. 3.16_9, odnośnie
dokonania przelewu środków.
IP II dokonała aktualizacji danych Karty Informacyjnej Wniosku o Płatność w zakresie wypłaty
środków (wydruk z dnia 04.06.2013r.).
W dniu 07.06.2013r. pismem o sygn.: Kp/DIF/PW/1.1.2/NR/365/13, sporządzonym na formularzu zał. 3.18_1, IP II przekazała beneficjentowi deklarację zamknięcia pomocy dla projektu.
W oparciu o informację z Pionu Wdrażania (pismo koordynatora zespołu ds. wdrażania projektów
1.4-1.6 i umów 1.2, 1.4-1.6 RPO) sporządzono w dniu 21.10.2013 r. Aneks nr UDA-RPPM.01.01.0200-281/08-10, aktualizujący wartość projektu i kwoty dofinansowania. Przedmiotowy aneks do KSI
wprowadzono w dniu 21.10.2013r.
Dokonana analiza sporządzenia aneksu wykazała, iż IP II nie zachowała terminu wynikającego
z zapisu IW IP II (podproces 3.18) dot. aktualizacji wartości projektu i kwoty dofinansowania,
który w IW został określony jako: niezwłocznie po zamknięciu pomocy dla projektu.
Pismem z dnia 16.09.2014 r. zespół kontrolujący IPOC zwrócił się do IP II o wyjaśnienie przyczyn
wydłużonego terminu aktualizacji umowy. W odpowiedzi IP II pismem z dnia 22.09.2014 r., w pkt. 3,
złożyła wyjaśnienie w przedmiotowej sprawie, zgodnie z którym: „Koordynator Sekcji
Kontraktowania po otrzymaniu informacji z Sekcji Organizacji Systemu o wypłaconych płatnościach
końcowych, umieszcza stosowne dane na wewnętrznej bazie „lista aneksów czyszczących”. Projekty
ustawione są wg kolejności wypłat i przypisane pracownikom, którzy zobowiązani są stworzyć aneks,
zgodnie z terminami wynikającymi z IW. W związku z tym, że lista ta jest często modyfikowana (na
bieżącao aktualizowany status) oraz, że mają do niej dostęp wszyscy pracownicy Sekcji, na przełomie
miesięcy lipiec/sierpień 2013r. przypadkowo włączono filtrowanie listy. W wyniku tego część
projektów została ukryta, a co za tym idzie aneks czyszczący nr UDA-RPPM.01.01.02-00-281/08-10
nie został przygotowane w terminie. Dopiero po monitoringu wewnętrznego aneksowania umów
stwierdzono konieczność pilnego zawarcia aneksu. W związku z tym powyższy aneks został
przygotowany w terminie 19.09.2013r. (zatwierdzenie przez radcę prawnego) i następnie podpisany
przez obie strony z dniem 21.10.2013r.”.
Uchwałą ZWP nr 312/195/09 z dnia 19.03.2009r. wybrano projekty do dofinansowania
w ramach konkursu 1..5.1_1. Na liście projektów wybranych do dofinansowania znalazł się projekt
pt. „Budowa laboratorium ogniowego do badań odporności ogniowej wielkogabarytowych,
pionowych i poziomych elementów konstrukcyjnych zlokalizowanego w Gdańsku”. W ramach ww.
17
projektu w dniu 19 lutego 2010r., została podpisana umowa o dofinansowanie nr UDARPPM.01.05.01-00-009/08-00 pomiędzy Województwem Pomorskiem, reprezentowanym przez
Agencję Rozwoju Pomorza S.A. działającą z godnie z pełnomocnictwem udzielonym przez Zarząd
Województwa Pomorskiego oraz w oparciu o umowę z dnia 17 marca 2008 r. nr 6/UM/DPR-FP/2008
pełniącą funkcję Instytucji Pośredniczącej II stopnia a Centrum Techniki Okrętowej Spółka Akcyjna
z siedzibą w Gdańsku (suma kontrolna wniosku o dofinansowanie 2673586938). Przedmiotowa
umowa o dofinansowanie została zmieniona nw. aneksami:
 zapisy § 3 ust. 2 i ust. 5:
 wniosek o dofinansowanie projektu, o którym mowa w §25 umowy, stanowiący zał.
nr 1 do niniejszego aneksu.
stanowiący zał. nr 2 do niniejszego aneksu,
 suma kontrolna wniosku o dofinansowanie 3520516309.
 całkowitą koszt realizacji projektu,
 wkład własny beneficjenta,
 wydatki kwalifikowalne stanowiące pomoc publiczną.
 całkowitą koszt realizacji projektu,
 wkład własny beneficjenta,
 wydatki kwalifikowalne stanowiące pomoc publiczną.
 adres siedziby beneficjenta.
 całkowity koszt realizacji projektu,
18
 wydatki kwalifikowalne stanowiące pomoc publiczną,
Wartość projektu i źródła finansowania wynikające z aneksu nr UDA-RPPM.01.05.01-00-009/08-05,
w oparciu który został sporządzony przedmiotowy wniosek o płatność zostały ustalone
w następującej wysokości:
b) wkład własny
c) wydatki kwalifikowalne stanowiące pomoc publiczną
a) rozpoczęcie realizacji
9 664 571,17 PLN
7 745 660,00 PLN
3 098 264,00 PLN
4 647 396,00 PLN
3 098 264,00 PLN
01.04.2009r.
30.04.2012r.
Weryfikacja zapisów zawartych w Karcie Informacyjnej Umowy/Decyzji w KSI (wydruk z KSI
okazany przez IP II wraz dostarczoną dokumentacją) wykazała, iż zapisy są zgodne
z informacjami ujętymi w przedmiotowym aneksie za wyjątkiem
niezmapowanych wskaźników:
 rezultatu:
 nr 1.5.1.12 - Liczba przedsiębiorstw innowacyjnych korzystających z infrastruktury
wspartej w wyniku realizacji projektu,
 oraz danych teleinformatycznych beneficjenta ( brak nr telefonu i faksu).
W ramach przedmiotowego projektu weryfikacji poddano wniosek o płatność końcową
nr WNP-RPPM.01.05.01-00-009/08-10, który do IP II wpłynął w dniu 01.06.2012r.
Pierwotny wniosek został złożony przez beneficjenta w dniu 01.06.2012r.,
korekty/uzupełnienia wniosku zostały złożone w dniu: 20.07.2012r. i 12.09.2012r.
natomiast
Weryfikacja pierwotnego wniosku o płatność została przeprowadzona za pomocą Formularza oceny
merytorycznej i formalnej wniosku o płatność dla Działania 1.4-16 (dalej lista sprawdzająca nr
3a.16_3c), zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”, w dnach 27.06.2012r. i 11.07.2012r. Akceptacja
wyników weryfikacji formalnej i merytorycznej wniosku została dokonana w dniu 11.07.2012r.
Wniosek o płatność wymagał złożenia korekty do dnia 25.07.2012 r.
Ww. pismem z dnia 16.09.2014r. zespół kontrolujący IPOC zwrócił się do IP II o wyjaśnienie
przyczyn wydłużonego terminu weryfikacji formalno-merytorycznej wniosku o płatność.
W odpowiedzi IP II ww. pismem z dnia 22.09.2014 r., w pkt. 2, złożyła wyjaśnienie w przedmiotowej
sprawie, zgodnie z którym: „Weryfikacja formalno-merytoryczna wskazanego wniosku o płatność
została wydłużona z uwagi na fakt, że w danym okresie nastąpiło spiętrzenie prac wynikające ze
złożenia przez Beneficjentów dużej liczby wniosków o płatność o znacznym stopniu skomplikowania.
Końcowy etap rozliczenia projektów powoduje, że do rozliczenia pozostały projekty skomplikowane,
trudne, których rozliczenie wymaga zwiększonego nakładu pracy, a co za tym idzie dłuższego czasu
weryfikacji”.
Weryfikacja skorygowanego wniosku o płatność z dnia 20.07.2012 r. została przeprowadzona za
pomocą listy sprawdzającej nr 3a.16_3c, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”, w dnach: 10.08.2012r.
19
i 13.08.2012r. Akceptacja wyników weryfikacji formalnej i merytorycznej wniosku została dokonana
w dniu 13.08.2012r. Wniosek o płatność wymagał złożenia korekty do dnia 28.08.2012r.
Weryfikacja skorygowanego wniosku o płatność z dnia 12.09.2012r. została przeprowadzona za
pomocą listy sprawdzającej nr 3a.16_3c, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”, w dnach: 21.09.2012r.
i 01.10.2013r. Akceptacja wyników weryfikacji formalnej i merytorycznej skorygowanego wniosku
o płatność została dokonana po uzupełniniu części dot. kontroli (17.09.2013 r.) i akceptacji kwoty
wydatków (20.05.2013r.) w dniu 20.05.2013r. Do ww. listy sprawdzającej sporządzono tabelę
pomocniczą do weryfikowanego wniosku o płatność (zał. 3.16_12a), która została podpisana przez
osoby dokonujące oceny w dniach: 21.09.2012r. i 01.10.2012r.
Weryfikacja skorygowanego wniosku o płatność w części finansowej została przeprowadzona
za pomocą listy sprawdzającej nr 3b.16_3, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”, w dnach: 02.10.2012r.
i 03.10.2012r., która została zatwierdzona w dniu 03.10.2012r.
W dniu 03.10.2012r. kier. Sekcji płatności i sprawozdawczości 1.2,14-1.6 poinformował sekcję
kontroli IP II o wpłynięciu wniosku o płatność końcową.
Dnia 25.10.2012 r. IP II przeprowadziła kontrolę na zakończenie realizacji projektu. Sporządzono
Informację końcową nr 2/1.5.1/DIF/12 z dnia 11.02.2013 r. oraz aneks do Informacji końcowej
nr 2/1.5.1/DIF/12 z dnia 06.05.2013 r., których beneficjent nie podpisał. Analiza dokumentu wykazała
istotne uwagi, które zostały opisane w pkt. 2.4 niniejszej informacji pokontrolnej.
Weryfikacja przedstawionych do kontroli dokumentów wykazała dokonanie przez beneficjenta nw.
przelewów bankowych:
 potwierdzenie wykonania operacji (wyciąg bankowy) nr 91: przelew wykonany w dniu
16.04.2012r. na kwotę 735 820,28 PLN dot. faktury nr PL11526A/11.07.11 (korekta faktury nr
FLK 12013 z dnia 18.07.2012 r., 53 751,00 PLN – oświadczenie beneficjenta z dnia 17.07.2012r.)
i faktury nr PL11527A/11.07.11 ( 682 069, 28 PLN).
653 408,28 PLN
515 815,87 PLN
206 326,35 PLN
0,00 PLN
Zgodnie z zapisami tabeli: Tabela pomocnicza do wniosku o płatność w ramach projektów, w których
nie biorą udział partnerzy kwota do przekazania beneficjentowi przedstawia się następująco:
Nazwa
EFRR
BP
SUMA
Wartość
206 326,35 PLN
0,00 zł.
206 326,35 PLN
Kartę Informacyjna Wniosku o Płatność do KSI została wprowadzona w terminie, tj. 20.05.2013r.
o płatność złożonego przez beneficjenta za wyjątkiem ww. niezmapowanego wskaźnika rezultatu nr
1.5.1.12 - Liczba przedsiębiorstw innowacyjnych korzystających z infrastruktury wspartej w wyniku
realizacji projektu.
Stwierdzono, iż wskaźnik rezultatu: Przewidywana całkowita liczba bezpośrednio utworzonych
nowych etatów (EPC) został osiągnięty w 25%.
IP II emailem z dnia 20.05.2013 r. poinformowała beneficjenta o zatwierdzeniu ww. wniosku
o płatność końcową na kwotę kosztów kwalifikowalnych 515 815,87 PLN oraz potwierdzeniu kwoty
20
do wypłaty w wysokości 206 326,35 PLN, w tym: 206 326,35 PLN z EFRR. Do ww. emaila
załączono kopię pisma sporządzonego na formularzu-zał. 3.16_6 w dniu 20.05.2013r.
(Kp/DIF/PW/1.2,1.4-1.6/RS/446/13) dot. ww. zakończenia weryfikacji przedmiotowego wniosku
o płatność. IP II poinformowała również, iż kwota wydatków kwalifikowalnych (poz. 1 faktura
FL11527A) została pomniejszona o 0,01 PLN z powodu zaokrąglenia przez beneficjenta wartości kar
umownych do pełnych złotych, za opóźnienia w usunięciu usterek i wad stwierdzonych w okresie
gwarancji jakości i rękojmi. Płatności na rzecz beneficjenta dokonano w dniu 04.06.2013r. na kwotę
206 326,35 PLN (EFRR), na rachunek bankowy beneficjenta, wskazany w umowie o dofinansowanie
projektu. W dniu 04.06.2013 r. IP II emailem poinformowała beneficjenta o dokonaniu przelewu
środków. Do ww. emaila załączono kopię pisma sporządzonego na formularzu - zał. 3.16_9 w dniu
04.06.2013r. (Kp/DIF/PW/1.2,1.4-1.6/RS/505/13) dot. przelewu środków w ramach weryfikowanego
wniosku o płatność.
Dokonano aktualizacji danych Karty Informacyjnej Wniosku o Płatność w zakresie wypłaty środków
(wydruk z dnia 04.06.2013r.).
W dniu 04.06.2013r. IP II pismem o sygn.: Kp/DIF/PW/1.2,1.4-1.6/RS/505/13, sporządzonym
na formularzu - zał. 3.18_1, przekazała beneficjentowi deklarację zamknięcia pomocy dla projektu.
W dniu 04.11.2013r. został sporządzony Aneks nr UDA-RPPM.01.05.01-00-009/08-07, aktualizujący
wartość projektu i kwoty dofinansowania. Przedmiotowy aneks do KSI wprowadzono
w dniu 07.11.2013r.
Dokonana analiza wykazała, iż IP II nie zachowała terminu wynikającego z zapisu IW IP II
(podproces 3.18) dot. aktualizacji wartości projektu i kwoty dofinansowania, który
w IW został określony jako: niezwłocznie po zamknięciu pomocy dla projektu.
IP II dokonała aktualizacji danych Karty Informacyjnej Wniosku o Płatność w zakresie wskaźnika
rezultatu: Przewidywana całkowita liczba bezpośrednio utworzonych nowych etatów (EPC) miejsc
pracy (wydruk z dnia 04.06.2013r.). Wskaźnik został osiągnięty w 100%.
W ramach badanych wniosków o płatność (wymienionych w pkt. od 2.2.1 do 2.2.3) stwierdzono,
iż IP II dokonała weryfikacji:
1) termin zapłaty dokumentów, który jest zgodny z terminem kwalifikowalności wydatków dla danego
projektu (formularz: zał.3a.16_3b pkt. 47 i zał.3a.16_3c pkt. 47).
2) poniesione wydatki są przedstawione do refundacji tylko w ramach sprawdzanego wniosku
o płatność (formularz: zał.3a.16_3b pkt. 46 i zał.3a.16_3c pkt. 46).
Faktury i inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej nie zawierają opisów
wskazujących na możliwość przedstawienia danego dokumentu do refundacji w ramach innych
wniosków o płatność, projektów lub programów operacyjnych.
Weryfikacja dokumentów księgowych wykazała, iż wszystkie kopie faktur zostały zazwyczaj
na pierwszej stronie opatrzone informacją o wniosku o płatność, w którym faktury zostały ujęte
i informacją o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007-2013;
na odwrocie faktury podano m.in. nr umowy o dofinansowanie, tytuł projektu, opis związku wydatku
z projektem, informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej, opis w zakresie
stosowania PZP oraz informację, czy jest to wydatek inwestycyjny czy bieżący.
3) iż beneficjent nie występuje o rozliczenie środków ponad kwotę wynikającą z decyzji
o dofinansowaniu (formularz: zał.3a.16_3b pkt. 44 i 51 oraz zał.3a.16_3c pkt. 44 i 50 oraz zał.
3b.16_3 pkt. 5).
21
Potwierdzono, iż suma wydatków od początku realizacji projektu nie przekraczała poszczególnych
limitów wydatków określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym dla projektu oraz kwota
refundacji na rzecz projektu nie spowoduje przekroczenia dofinansowania wynikającego z umowy.
4) czy beneficjent dołączył do wniosku o płatność wszystkie wymagane dokumenty (formularz:
zał.3a.16_3b pkt. 33 oraz zał.3a.16_3c pkt. 33).
Do badanych wniosków o płatność beneficjent załączył kopie potwierdzone za zgodność
z oryginałem dokumentów księgowych wraz z wyciągami bankowymi i innymi dokumentami
określonymi w „Przewodniku Beneficjenta” działania 1.1-1.2 oraz działania 1.4-1.6.
5) poniesione wydatki nie zostały wcześniej uznane za nieprawidłowości i umieszczone
w rejestrze nieprawidłowości (formularz: zał.3a.16_3b pkt. 2 oraz zał.3a.16_3c pkt. 2).
IP II sprawdziła na etapie weryfikacji wniosków o płatność, czy beneficjent nie posiada kwot
przypisanych do odzyskania w ramach projektu.
6) zadeklarowane wydatki wskazują na realizację zadań opisanych w umowie/decyzji (formularz:
zał.3a.16_3b pkt. 44 i 46 oraz zał.3a.16_3c pkt. 44 i 46).
W ramach badanych wniosków o płatność osoby dokonujące weryfikacji formalnej i merytorycznej
zgodnie z „zasadą dwóch par oczu” potwierdzały, iż zadeklarowane wydatki są bezpośrednio
związane z realizowanym projektem oraz zgodne z zapisami umowy o dofinansowanie projektu.
7) wydatki wskazane we wniosku o płatność jako kwalifikowalne są zgodne
z „Uszczegółowieniem RPO WP” oraz „Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków
w ramach RPO WP” (formularz: zał.3a.16_3b pkt. 44 oraz zał.3a.16_3c pkt. 44).
8) wydatki są zgodne z politykami horyzontalnymi UE (formularz: zał.3a.16_3b pkt. 30,31 i 49 oraz
zał.3a.16_3c pkt. 30,31i 49).
Beneficjenci w pkt. 25 wniosków o płatność podawali informację, iż realizacja poszczególnych
projektów przebiega zgodnie z polityką: zamówień publicznych, pomocy publicznej,
zrównoważonego rozwoju (ochrony środowiska) i równości kobiet i mężczyzn oraz niedyskryminacji.
Natomiast pkt. 26 obejmował wszelkie niezgodności z politykami wspólnotowymi, które
w weryfikowanych wnioskach o płatność nie miały miejsca.
2.3 Prowadzenie rejestru obciążeń na projekcie i odzyskiwanie kwot
Ustalenia i wnioski
IZ RPO WP odpowiada za bieżące prowadzenie rejestru obciążeń na projekcie, zawierającego
informacje nt. kwot podlegających procedurze odzyskiwania oraz kwot wycofanych po anulowaniu
całości lub części wkładu dla projektu z wyodrębnieniem wkładu publicznego oraz wkładu
wspólnotowego dla programu operacyjnego. Rejestr prowadzony jest w KSI (SIMIK 07-13) - zgodnie
z zapisami rozdziału 4.3 pkt. 1 c) „Wytycznych w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia
nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie
programowania 2007-2013” z dnia 08.02.2011r.
Na podstawie § 29 pkt. 5 i 6 umowy zawartej w dniu 17.03.2008 r. na udzielenie zamówienia na
pełnienie funkcji Instytucji Pośredniczącej II stopnia do wdrażania Osi Priorytetowej 1,,Rozwój
i innowacje w MŚP” Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata
2007-2013, z wyłączeniem Działania 1.3 ,,Pozadotacyjne instrumenty finansowe dla MŚP” wraz
z aneksami: nr 1 z dnia 26.02.2009r., nr 2 z dnia 05.01.2010r., nr 3 z dnia 09.05.2012r. - IP II
w zakresie swoich zadań jest odpowiedzialna za: zapewnienie bieżącego wprowadzania danych do
22
KSI, zgodność wprowadzonych danych z dokumentami źródłowymi, zapewnienie prawidłowości
danych wprowadzonych i przechowywanych w systemach informatycznych, w szczególności
zapewnia, że dane są: wprowadzane po ich zweryfikowaniu, zgodnie z określonymi instrukcjami oraz
na odpowiednim poziomie wdrażania, prawdziwe, poprawne, prawidłowo zaklasyfikowane, aktualne,
kompletne.
Procedury związane z odzyskiwaniem kwot nienależnie wypłaconych przez IP II zostały zawarte
w IW IP II zatwierdzonej dnia 21.12.2012r. w procesie 3.17. Odzyskiwanie kwot nienależnie
wypłaconych w ramach OP1 RPO WP 2007-2013( bez Działania.1.3).
Weryfikacja prawidłowości funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli w zakresie prowadzenia
rejestru obciążeń na projekcie i odzyskiwania kwot została przeprowadzona na próbie projektów.
Sprawdzeniu poddano dokumenty dotyczące niżej wymienionych spraw/decyzji nr:
A. RPPM.IW.ARPSA_-O0081/13/01, (WNP-RPPM.01.02.00-00-147/09-03),
B. RPPM.IW.ARPSA_-O0103/14/17, (WNP-RPPM.01.05.01-00-008/08-26),
C. RPPM.IW.ARPSA_-O0/10314/18, (WNP-RPPM.01.05.01-00-008/08-27),
D. RPPM.IW.ARPSA_-O0103/14/19, (WNP-RPPM.01.05.01-00-008/08-28).
I. W celu sprawdzenia czy prowadzony jest rejestr obciążeń na projekcie dokonano nw. ustaleń:
Zgodnie z informacją uzyskaną w trakcie kontroli, w IP II prowadzony jest:
 Rejestr obciążeń na projekcie w systemie KSI (SIMIK 07-13) oraz
 Rejestr kwot do odzyskania - zgodnie z załącznikiem 3.17a_1 do IW IP II.
W trakcie czynności kontrolnych okazano 5 wydruków komputerowych z rejestru kwot do
odzyskania, który jest prowadzony przez IP II oddzielnie dla każdego działania. Zgodnie
z okazanymi wydrukami dla:








Działania 1.1.1 dokonano 37 wpisów - stan na 10.09.2014r.,
Działania 1.1.2 dokonano 41 wpisów – stan na 10.09.2014r.,
Działania 1.2 dokonano 13 wpisów – stan na 12.09.2014r.,
Działania 1.4 brak wpisów na dzień 15.09.2014r.,
Działania 1.5.1 dokonano 53 wpisy- stan na 12.09.2014r.,
Działania 1.5.2 dokonano wpisów 7 wpisów – stan na 15.09.2014r.,
Działania 1.6.1 brak wpisów na dzień 15.09.2014r.
Działania 1.6.2 brak wpisów na dzień 15.09.2014r.
Weryfikację poprawności wpisów dokonanych w ww. rejestrach przeprowadzono
również
na podstawie projektów wykazanych w pozycji Kwoty odzyskane Poświadczenia
nr RPPM.IW.ARPSA_-D08/13-01 i RPPM.IW.ARPSA_-D03/14-02.
Nr sprawy/decyzji o
zwrocie
Nr Poświadczenia
Nr umowy
RPPM.IW.ARPSA_.D08/13-01
UDA-RPPM.01.02.00-00RPPM.IW.ARPSA_147/09
O0081/13/01
Razem:
RPPM.IW.ARPSA_.D03/14-02
UDARPPM.01.05.01-00008/08
UDARPPM.01.05.01-00008/08
UDA-
Wydatki
kwalifikowane podstawa
certyfikacji
14 709,42
Wartość
dofinansowania
UE
7 354,71
14 709,42
41 665,98
7 354,71
31 249,49
RPPM.IW.ARPSA_O0103/14/18
13 888,66
10 416,50
RPPM.IW.ARPSA_-
10 728,99
8 046,74
RPPM.IW.ARPSA_O0103/14/17
23
RPPM.01.05.01-00008/08
O0103/14/18
Razem:
66 283,63 PLN
49 712,73 PLN
Weryfikacja zgodności danych pomiędzy rejestrem obciążeń na projekcie a rejestrem kwot
do odzyskania wykazała, iż w przedmiotowym zakresie nie stwierdzono błędów/uchybień.
II.
W celu sprawdzenia czy dane wprowadzane są do rejestru, iż obciążeń na projekcie zgodnie
z obowiązującymi z procedurami wskazanymi w instrukcji wykonawczej, dokonano
następujących ustaleń:
Projekt nr RPPM.01.02.00-00-147/09
A. Sprawa nr RPPM.IW.ARPSA_-O0081/13/01 (WNP-RPPM.01.02.00-00-147/09-03)
Beneficjent, pismem z dnia 28.01.2012r. zwrócił się do ARP S.A. z prośbą o wyrażenie zgody
m.in. na rezygnację z zakupu zaginarki mechanicznej z kontrolą gięcia (…) i usunięcie
przedmiotowego wydatku z harmonogramu rzeczowo finansowego realizacji projektu.
W ww. piśmie „Spółka wyjaśnia, iż ze względu na nowe wyzwania konstrukcyjne związane
z zamierzonym w przyszłości rozszerzeniem zakresu produkcji central klimatyzacyjnych
zamierza nabyć maszynę bardziej zaawansowaną technologicznie o szerszej funkcjonalności
niż ta, zaplanowana w projekcie (…)” .
ARP S.A. pismem dnia 15.02.2013r. o sygnaturze Kp/DIF/Sikr/JW./0390/13 poinformowała
beneficjenta o wyrażeniu zgody na zmiany rzeczowe (po złożeniu przez beneficjenta
uzupełnień z dnia 29.01.2013r.), w tym m.in. na usunięcie z harmonogramu rzeczowofinansowego wydatku „zaginarka mechaniczna” wraz z usunięciem środków przeznaczonych
na ten wydatek.
W związku z pozytywnym rozpatrzeniem przez ARP S.A. złożonego wniosku
o wprowadzenie zmian do umowy o dofinansowanie, w dniu 29.04.2013r. został podpisany
aneks nr UDA-RPPM.01.02.00-00-147/09-05 do umowy o dofinansowanie projektu nr UDARPPM.01.02.00-00-0147/09-00 z dnia 02.08.2011r.
Zgodnie z informacją zawartą w LS–zał. 4.1.2, beneficjent zrezygnował z nabycia środka
trwałego – zaginarki mechanicznej, w odniesieniu do którego wypłacono dotację
odpowiadającą wydatkom kwalifikowanym związanym z pierwszą transzą należności
za ww. dobro. Ww. wydatek został przedstawiony do refundacji na podstawie faktury VAT
nr 4/1/12/FZS w ramach wniosku o płatność WNP-RPPM.01.02.00-00-147.09-03. Kwota
nieprawidłowości wypłacona beneficjentowi wynosi 7 354,71 PLN.
W celu uzyskania potwierdzenia, czy dane wprowadzane są do rejestru obciążeń na projekcie
zgodnie z obowiązującymi z procedurami wskazanymi w instrukcji wykonawczej, weryfikacji
poddano nw. dokumenty:
1. aneks do umowy o dofinansowanie projektu nr UDA-RPPM.01.02.00-00-147/09-05 z dnia
29.04.2013r. ,
2. notatka służbowa o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości (zał. 3.13_7 do IW IP II) ,
3. lista sprawdzająca (zał. 4.1_2) do IW IP II, dotycząca kwalifikacji nieprawidłowości,
sporządzona ( zgodnie z zasadą dwóch par oczu) w dniu 07.05.2013 r. oraz zatwierdzona
przez z-cę dyrektora RIF ds. wdrażania w dniu 07.05.2013 r.,
4. pismo ARP S.A. z dnia 07.05.2013 r. o sygnaturze Kp/DIF/PW/ZK/MiB/ 962/13 informujące
Departament Programów Regionalnych Urzędu Marszałkowskiego o stwierdzeniu
nieprawidłowości w projekcie „Wdrożenie innowacyjnych technologii w produkcji central
klimatyzacyjnych DP dzięki budowie nowoczesnej hali oraz zakupowi specjalistycznego
wyposażenia linii montażowej”, powstałej w wyniku naruszenia zapisów Umowy
24
o dofinansowanie projektu (…) wraz z załącznikiem, tj. listą sprawdzającą dot. kwalifikacji
nieprawidłowości,
5. pismo ARP S.A. z dnia 07.05.2013r. o sygnaturze Kp/DIF/PW/1.2,1.4-1.6/MBY/400/13,
skierowane do beneficjenta w sprawie zwrotu dotacji wraz z odsetkami w związku
z rezygnacją beneficjenta z nabycia środka trwałego (zaginarki mechanicznej) i podpisaniem
aneksu do umowy o dofinansowanie nr UDA-RPPM.01.02.00-00-147/09-05,
6. wyciąg nr 95/2013 z dnia 17.05.2013 r. z rachunku beneficjenta, data księgowania/operacji:
16.05.2013r., kwota: 7 662,71 PLN, opis operacji: umowa UDA-RPPM.01.02.00-00-147/0905, kwota główna 7 354,71, odsetki 308, PLN, Agencja Rozwoju Pomorza
7311404010650000292845001065, PLN 7 662,71,
7. tabela weryfikacji zwrotu dokonanego przez Beneficjenta (zał. 3.17_4 do IW IP II) z dnia
20.05.2013r.,
8. pismo ARP S.A. z dnia 20.05.2013r. o sygnaturze Kp/DIF/PW/1.2,1.4-1.6/GK/445/13
skierowane do beneficjenta w sprawie zwrotu pozostałej do zapłaty należności głównej
w kwocie 1,92 PLN (…) w ciągu 14 dni od daty otrzymania niniejszego pisma,
9. potwierdzenie wykonania przelewu przez beneficjenta w BOŚ banku, data księgowania:
22.05.2013r., kwota: 1,92 PLN, tytułem: UDA-RPPM.01.02.00-00-147/09-05 odsetki, rodzaj
przelewu: Eliksir, data wydruku: 22.05.2013 r,.
10. potwierdzenie wykonania przelewu przez ARP S.A. w BRE Banku S.A., na rzecz BGK Cla/Warszawa, data realizacji/wprowadzenia: 24.05.2013r., kwota: 7 354,71 PLN, tytułem:
zwrot nien. pobr. dot.. WND-RPPM.01.02.00-00-147/09, wniosek o płatność:
WNP.RPPM.01.02-00-147/09-03, wyp. 09.01.2013 RPO WP 2007-2013 Dan Poltherm,
11. potwierdzenie wykonania przelewu przez ARP S.A. w BRE Banku S.A., na rzecz NBP
O/Okr./W-wa/, data realizacji/wprowadzenia: 24.05.2013 r., kwota: 309,92 PLN, tytułem:
zwrot nien. pobr. dot.. WND-RPPM.01.02.00-00-147/09, wniosek o płatność:
WNP.RPPM.01.02-00-147/09-03, wyp. 09.01.2013 RPO WP 2007-2013 Dan Poltherm,
12. mail ARP S.A. z dnia 27.05.2013 r. skierowany do DPR UM WP, przekazujący informację
dotyczącą przepływów finansowych w ramach zwrotu środków oraz kwot odzyskanych
w okresie 20.05.2013 r. – 26.05.2013 r.,
13. pismo o sygnaturze Kp/DIF/Sip/AM/31/13 z dnia 27.05.2013r. skierowane do DPR UMWP,
przekazujące informację dotyczącą przepływów finansowych w ramach zwrotu środków oraz
kwot odzyskanych w okresie 20.05.2013r. – 26.05.2013r.,
14. wydruki ze strony http://www.kalkulatory.gofin.pl przedstawiające wyliczenie odsetek
dla kwoty 1,92 PLN,
15. wydruk z Rejestru kwot do odzyskania – Działanie 1.2,
W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, iż notatka służbowa (zał. 3.13_7) o podejrzeniu
wystąpienia nieprawidłowości została sporządzona (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) w dniu
06.05.2013r. oraz zatwierdzona przez z-cę dyrektora RIF ds. wdrażania w dniu 06.05.2013r., tj.
w 3-cim dniu po podpisaniu aneksu do umowy o dofinansowanie nr UDA-RPPM.01.02.00-00-147/0905. Przedmiotowy aneks, zgodnie z zapisami zawartymi na ww. liście sprawdzającej, stanowi
dokument, na podstawie którego stwierdzono podejrzenie nieprawidłowości.
Zgodnie z podprocesem 3.17 pkt.1 (IW IP II wersja z dnia 21.12.2012r.) „( … ) pracownik Sekcji
kontroli/ Zespołu ds. płatności i sprawozdań sporządza notatkę służbową o podejrzeniu wystąpienia
nieprawidłowości z informującą o konieczności odzyskania środków z podaniem kwoty i powodu
zwrotu” , niezwłocznie po stwierdzeniu faktu konieczności odzyskania kwot nienależnie wypłaconych.
Ponadto ustalono, iż IP II, w wyniku weryfikacji zwrotu dokonanego przez beneficjenta w dniu
16.05.2013r. w kwocie 7 662,71 PLN stwierdziła, że przelana kwota nie zaspokaja w całości
należności głównej i należnych odsetek. Pismem z dnia 20.05.2013r. o sygnaturze
Kp/DIF/PW/1.2,1.4-1.6/GK/445/13 poinformowała beneficjenta o konieczności zapłaty kwoty
głównej w wysokości 1,92 PLN wraz z odsetkami na rachunek ARP S.A. (…) w ciągu 14 dni
od otrzymania niniejszego pisma oraz o przeslanie do ARP S.A. kopii przelewu potwierdzającego
dokonanie zwrotu niezwłocznie po jego dokonaniu.
25
Zgodnie z podprocesem 3.17 pkt. 7 ” W przypadku stwierdzenia, że zwrot został dokonany
w niepełnej wysokości lub odsetki zostały naliczone w kwocie niższej niż należna, wystosowanie do
beneficjenta pisma wzywającego do zapłaty pozostałej kwoty należności głównej oraz należnych
odsetek ( …)” następuje „niezwłocznie”.
W oparciu o dokonaną weryfikację korespondencji IP II z beneficjentem, dotyczącą odzyskiwania
kwot nienależnie wypłaconych, należy stwierdzić, iż zostały zachowane procedury zawarte w IW IP
II.
Projekt nr RPPM.01.05.01-00-008/08
B. Sprawa nr RPPM.IW.ARPSA_-O0103/14/17 (WNP-RPPM.01.05.01-00-008/08-26)
C. Sprawa nr RPPM.IW.ARPSA_-O0103/14/18 (WNP-RPPM.01.05.01-00-008/08-27)
D. Sprawa nr RPPM.IW.ARPSA_-O0103/14/19 (WNP-RPPM.01.05.01-00-008/08-28)
IZ RPO WP pismem z dnia 22.01.2014r. o sygnaturze DPR-O.44.11.2012, EOD:5754/01/2014,
przekazała IP II kopię, nadesłanego prze Ministerstwo Finansów w dniu 31.12.2013r., Rocznego
sprawozdania audytowego za okres od 1 lipca 2912 r 2013 r. do 30 czerwca 2013 r. Regionalnego
Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 (DO1/90133/579/DQL/13/133465). Zgodnie z informacją zawartą w przedmiotowym piśmie „ W związku
z ustaleniem nr 1 (…) odnoszącym się do nieprawidłowości stwierdzonych podczas realizacji umowy
o dofinansowanie projektu zarejestrowanej pod numerem UDA-RPPM.01.05.01-00-008/08,
IP II zobowiązana jest do niezwłocznego rozpoczęcia czynności mającej na celu wdrożenie
rekomendacji wynikającej z tego ustalenia tj. do rozpoczęcia procedury odzyskiwania środków
uznanych przez IA za niekwalifikowalne”.
Instytucja Audytowa w trakcie czynności kontrolnych stwierdziła, iż w postępowaniu na usługę
pełnienia funkcji nadzoru autorskiego na rozbudowę Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego
w Gdyni – rozbudowa III i IV, wybór wykonawcy nastąpił w oparciu o tryb zamówienia z wolnej ręki.
na podstawie art.67 ust.1 pkt 1 lit.b ustawy PZP, bez zachowania ustawowych przesłanek dla tego
trybu. W związku z powyższym, w świetle dokumentu KE „Wytyczne do określani korekt
finansowych (…)” COCOF 07/0037/03-PL /wersja ostateczna z 29.11.2007r., stwierdzone naruszenie
skutkuje 100% - obniżeniem wydatków zadeklarowanych do KE.
Zgodnie z informacją zawartą w LS–zał. 4.1.2, beneficjent naruszył przepisy prawa ustawy PZP
(art.7 ust.1 w związku z art.67 ust.1). Kwota nieprawidłowości wypłacona beneficjentowi wynosi
282 582,45 PLN.
W celu uzyskania potwierdzenia, czy dane wprowadzane są do rejestru obciążeń na projekcie zgodnie
z obowiązującymi z procedurami wskazanymi w instrukcji wykonawczej, weryfikacji poddano nw.
dokumenty:
1. pismo Departamentu Programów Regionalnych IZ RPO WP z dnia 22.01.2014 r. o sygnaturze
DPR-O.44.11.2012, (EOD:5754/012014 z 22.01.2014), skierowane do ARP S.A. – data
wpływu ARP S.A. – dnia 23.01.2014 r.,
2. notatka służbowa o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości, sporządzona i zaakceptowana
w dniu 28.01.2014 r. wraz z załącznikiem zawierającym „Zestawienie faktur dotyczących
usługi nadzoru autorskiego oraz usługi polegającej na terminowym udzielaniu wyjaśnień
i odpowiedzi w stosunku do opracowanej przez Wykonawcę dokumentacji projektowej” ,
3. lista sprawdzająca dotycząca kwalifikacji nieprawidłowości, sporządzona (zgodnie z zasadą
dwóch par oczu) w dniu 29.01.2014r. oraz zatwierdzona przez z-cę dyrektora RIF ds.
wdrażania w dniu 29.01.2014 r.,
4. pismo ARP S.A. z dnia 29.01.2014 r. o sygnaturze Kp/DIF/PW/ZK/MiB/ 0123/14 skierowane
do DPR UM dot. nieprawidłowości w projekcie „POMORSKI PARK NAUKOWO –
TECHNOLOGICZNY – ROZBUDOWA – ETAP 4”, powstałej w wyniku naruszenia ustawy
26
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
L.p
.
1
2
3
4
PZP – (art.7 ust.1 w związku z art.67 ust.1) wraz z załącznikiem tj. listą sprawdzającą dot.
kwalifikacji nieprawidłowości,
pismo ARP S.A. z dnia 29.01.2014r. o sygnaturze Kp/DIF/PW/1.2, 1.4-1.6/RS/0098/14
skierowane do beneficjenta, wzywające do zwrotu dofinansowania w kwocie 282 582,45
PLN, wypłaconego na podstawie wskazanych wniosków o płatność wraz z odsetkami
liczonymi jak dla zaległości podatkowych, które należy naliczać od dnia wypłaty
poszczególnych transz dofinansowania,
potwierdzenie wykonania transakcji przez beneficjenta z Nordea Bank Polska SA (II Oddział
Gdynia) na kwotę: 358 549,45 PLN, data księgowania/operacji: 28.02.2014 r. na rzecz ARP
S.A. tytułem: zwrot dofinansowania Umowa o dofinansowanie nr UDA-RPPM.01.05.01-00008/08-00, należność główna 282 582,45 PLN, odsetki 75.967,00 PLN,
wyciąg bankowy nr 43 z dnia 04.03.2014r. (mBank SA) z rachunku nazwa: PLN – JPII
Dotacje dla przedsiębiorstw, zawierający potwierdzenie wykonania przelewu przez ARP S.A..
na rzecz BGK Warszawa w kwocie 282 582,45 PLN i na rzecz MRR Warszawa
w kwocie 75 967,00 PLN, data księgowania/waluty: 04.03.2014 r., tytułem: zwrot nien. pobr.
dot.. WND-RPPM.01.05.01-00-008/08, RPO WP 2007-2013, Gdyńskie Centrum Innowacji,
TRN:168651072646284.090001,
mail ARP S.A. z dnia 10.03.2014 r. skierowany do DPR UM WP, przekazujący informację
dotyczącą przepływów finansowych w ramach zwrotu środków oraz kwot odzyskanych
w okresie 03.03.2014 r. – 09.03.2014 r.,
pismo o sygnaturze Kp/DIF/Sip/DP/019/14 z dnia 10.03.2014 r., skierowane do DPR UMWP
przekazujące informację dotyczącą przepływów finansowych w ramach zwrotu środków oraz
kwot odzyskanych w okresie 03.03.2014 r. do 09.03.2014 r.,
Informacja o zwrotach środków wyjaśnionych przez BGK w dniu 13.03.2014r. (środki
europejskie) wydruk z systemu BGK z dnia 14.03.2014 r.,
wydruki ze strony http://www.kalkulatory.gofin.pl przedstawiające wyliczenie odsetek dla
kwot:
Nr sprawy/decyzji
o odzyskaniu
Nr wniosku o
płatność
Należność
główna do
zwrotu
Data
wypłaty
RPPM.IW.ARPSA_
-O0103/14/17
WNPRPPM.01.05.01
-008/08-26
31 249,49
28.12.2012
3 952,00
2 724,96
28.12.2012
345,00
RPPM.IW.ARPSA_
-O0103/14/18
RPPM.IW.ARPSA_
-O0103/14/19
WNPRPPM.01.05.01
-008/08-27
WNPRPPM.01.05.01
-008/08-28
Data
zwrotu
Odsetki
Bankier/
Gofin
28.02.2014
7 691,54
09.01.2013
939,00
8 046,74
11.06.2013
582,00
12. wydruk z Rejestru kwot do odzyskania – Działanie nr 1.5.1
W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, iż notatka służbowa (zał. 3.13_7 ) o podejrzeniu
wystąpienia nieprawidłowości została sporządzona (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) w dniu
28.01.2014 r. oraz zatwierdzona przez z-cę dyrektora RIF ds. wdrażania w dniu 28.01.2014r.,
tj. w 3-cim dniu po wpływie pisma IZ RPO WP o sygnaturze DPR-O.44.11.2012 EOD:5754/01/2014
z 22.01.2014r. Przedmiotowe pismo, zgodnie z zapisami zawartymi na ww. liście sprawdzającej,
stanowi dokument, na podstawie którego stwierdzono podejrzenie nieprawidłowości.
Zgodnie z podprocesem 3.17 pkt.1 (IW IP II wersja z dnia 21.12.2012r.) ”(…) pracownik Sekcji
kontroli/ Zespołu ds. płatności i sprawozdań sporządza notatkę służbową o podejrzeniu wystąpienia
27
nieprawidłowości z informującą o konieczności odzyskania środków z podaniem kwoty i powodu
zwrotu”, niezwłocznie po stwierdzeniu faktu konieczności odzyskania kwot nienależnie wypłaconych.
III.
W celu sprawdzenia, czy rejestr obciążeń na projekcie jest uzupełniany zgodnie z terminami
wskazanymi w instrukcji wykonawczej zweryfikowane dane wprowadzone do KSI.
Do weryfikacji terminowości wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13) w zakresie „Rejestru
obciążeń na projekcie” przyjęto następujące założenia.
a) „Karta informacyjna rejestru obciążenia na projekcie” powinna zostać utworzona w momencie,
gdy nie ma żadnych wątpliwości, iż środki będą podlegały procedurze odzyskiwania. Zgodnie
z zapisami „Instrukcji użytkownika KSI” w polu „Data sprawy/decyzji” zawartym w „Karcie
informacyjnej obciążenia” należy wprowadzić datę podjęcia decyzji o odzyskiwaniu/wycofaniu
kwoty. W związku z powyższym „Karta informacyjna rejestru obciążeń na projekcie” powinna
zostać utworzona nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia podjęcia pierwszej decyzji
o odzyskiwaniu/wycofaniu kwot w ramach projektu.
b) „Karta informacyjna obciążenia” powinna zostać utworzona nie później niż w terminie 5 dni
roboczych od dnia podjęcia decyzji o odzyskiwaniu/wycofaniu kwoty w ramach projektu, zgodnie
z powyższymi założeniami.
c) „Karta informacyjna zwrotu” powinna zostać utworzona w terminie 5 dni roboczych od dnia
otrzymania informacji z BGK o zwrocie środków przez beneficjenta lub od dnia zatwierdzenia
wniosku o płatność, w ramach którego pomniejszono kwotę do wypłaty o środki podlegające
zwrotowi wraz z odsetkami. Zgodnie z zapisami zawartymi w IW IP II, wersja z dnia 21.12.2012 r.,
(podproces 3.17 pkt.15) - „Wpisanie kwoty odzyskanej do rejestru obciążeń na projekcie w systemie
KSI„ następuje w terminie 3 dni roboczych, nie później niż do końca miesiąca, w którym nastąpił
zwrot/ potrącenie.
Projekt nr RPPM.01.02.00-00-147/09
A. Sprawa nr RPPM.IW.ARPSA_-O0081/13/01 (WNP-RPPM.01.02.00-00-147/09-03)
W celu potwierdzenia, iż rejestr obciążeń na projekcie uzupełniany jest zgodnie z obowiązującymi
terminami zweryfikowano w przedmiotowym zakresie dane zawarte w KSI.
W ramach badanego projektu zweryfikowano:
a) utworzenie Karty informacyjnej rejestru obciążeń na projekcie
b) utworzenie Karty informacyjnej obciążenia
Nr sprawy/ decyzji
o odzyskaniu
RPPM.IW.ARPSA_
-O0081/13/01
b)
Podstawa
certyfikacji
Wkład
publiczny
07.05.2013
14 709,42
7 354,71
Kwota do
odzyskania
7 354,71
W tym wkład
UE
7 354,71
Data
utworzenia
w KSI
07.05.2013
utworzenie Karty informacyjnej zwrotu
Podstawa
certyfikacji
14 705,58
Wkład
publiczny
14 705,58
Kwota
odzyska
na
W tym
wkład
UE
7 352,79
7 352,79
Odsetki
umowne
Data
utworzenia
w KSI
Data
odzyskania
Data
przelewu
Nr przelewu
Nr
sprawy/
decyzji o
odzyska
niu
RPPM.I
W.ARPS
A_O0081/1
3/01
Data decyzji
309,92
20.05.2013
16.05.2013
16.05.2013
95/
2013
28
W ramach badanego projektu stwierdzono, iż:
 środki do odzyskania (należność główna i odsetki) wykazane w KSI zostały faktycznie
odzyskane,
 termin, od którego rozpoczęto naliczanie odsetek jest zgodny z datą wypłaty środków
wprowadzoną do KSI w ramach wniosku o płatność nr: WNP-RPPM.01.02.00-00-147/09-04 od
dnia 09.01.2013 r.,
 termin, do którego naliczono odsetki jest zgodny z dniem obciążenia rachunku beneficjenta
z tytułu zwrotu nienależnie pobranej dotacji wraz z odsetkami (22.05.2013 r.) ,
W dokumentacji projektu znajdują się wyliczenia dotyczące zwrotu nienależnie pobranej dotacji.
Odsetki zostały wyliczone według kalkulatora odsetek (dla zaległości podatkowych), korzystając ze
strony internetowej http://www.bankier.pl.
Projekt nr RPPM.01.05.01-00-008/08
B. Sprawa nr RPPM.IW.ARPSA_-O0103/14/17 (WNP-RPPM.01.05.01-00-008/08-26)
C. Sprawa nr RPPM.IW.ARPSA_-O0103/14/18 (WNP-RPPM.01.05.01-00-008/08-27)
D. Sprawa nr RPPM.IW.ARPSA_-O0103/14/19 (WNP-RPPM.01.05.01-00-008/08-28)
W celu potwierdzenia, iż rejestr obciążeń na projekcie uzupełniany jest zgodnie z obowiązującymi
terminami zweryfikowano w przedmiotowym zakresie dane zawarte w KSI.
W ramach badanego projektu zweryfikowano:
c) utworzenie Karty informacyjnej rejestru obciążeń na projekcie
b) utworzenie Karty informacyjnej obciążenia
Nr
sprawy/
decyzji
o
odzyskaniu
RPPM.IW.ARP
SA_O00103/14/17
RPPM.IW.ARP
SA_-O00
103/14/18
RPPM.IW.ARP
SA_O00103/14/19
d)
Data decyzji
Podstawa
certyfikacji
Wkład
publiczny
Kwota do
odzyskania
W tym wkład UE
29.01.2014
41 665,98
41 665,98
31 249,49
31 249,49
29.01.2014
13 888,66
13 888,66
10 416,50
10 416,50
29.01.2014
10 728,99
10 728,99
8 046,74
8 046,74
Data utworzenia
w KSI
29.01.2014
29.01.2014
29.01.2014
utworzenie Karty informacyjnej zwrotu
Podstawa
certyfikacji
Wkład
publiczny
Kwota
odzyskana
W tym
wkład UE
Odsetki
umowne
Data
utworzenia
w KSI
RPPM.IW.A
RPSA_O0103/14/17
41 665,98
41 665,98
31 249,49
31 249,49
3 952,00
03.03.2014
IW.ARPSA_O0103/14/18
13 888,66
13 888,66
10 416,50
10 416,50
1 284,00
03.03.2014
IW.ARPSA_O0103/14/19
10 728,99
10 728,99
8 046, 74
8 046, 74
582,00
04.03.2014
Data
odzyskania
Data
przelewu
28.02.2014
28.02.2014
28.02.2014
Nr
przele
wu
112462417
Nr sprawy/
decyzji
o
odzyskaniu
28.02.2014
28.02.2014
28.02.2014
W ramach badanego projektu stwierdzono, iż:
 środki do odzyskania (należność główna i odsetki) wykazane w KSI zostały faktycznie
odzyskane,
29

termin, od którego rozpoczęto naliczanie odsetek jest zgodny z datą wypłaty środków
wprowadzoną do KSI w ramach wniosku o płatność nr: WNP-RPPM.01.05.01.00-008/08-28
od dnia 11.06.2013 r, i WNP-RPPM.01.05.01.00-008/08-27 od dnia 09.01.2013 r.
 termin, do którego naliczono odsetki jest zgodny z dniem obciążenia rachunku beneficjenta
z tytułu zwrotu nienależnie pobranej dotacji wraz z odsetkami, tj. 28.02.2014 r.
W dokumentacji projektu znajdują się wyliczenia dotyczące zwrotu nienależnie pobranej dotacji.
Odsetki zostały wyliczone według kalkulatora odsetek (dla zaległości podatkowych), korzystając
ze strony internetowej http://www.bankier.pl. Szczegółowe zestawienie pobranych odsetek dla
projektu nr RPPM.01.05.01-00-008/08 umieszczono w pkt. II ppkt. 11 w niniejszej informacji
pokontrolnej.
IV. W celu sprawdzenia, czy instytucja uzgadnia dane zawarte w rejestrze obciążeń na projekcie
z dokumentacją źródłową dokonano następujących ustaleń:

Informacje zawarte w KSI, w karcie informacyjnej obciążeń na projekcie, karcie
informacyjnej zwrotu, są zgodne z dokumentacją źródłową, wymienioną w pkt. II.
W przedmiotowym zakresie nie stwierdzono błędów/uchybień.

W deklaracji wydatków nr RPPM.IW.ARPSA_-D08/13-01 ujęto kwoty odzyskane
(należność główna i odsetki) w pozycji Rejestr kwot odzyskanych: wydatki kwalifikowalne
-14 709, 42 PLN.

W deklaracji wydatków nr RPPM.IW.ARPSA_-D03/14-02 ujęto kwoty odzyskane
(należność główna i odsetki) w pozycji Rejestr kwot odzyskanych: wydatki kwalifikowalne
- 66 283,63 PLN.
Wyjaśnienia i uwagi przedstawione przez Instytucję kontrolowaną w stosunku do wersji
wstępnej informacji pokontrolnej.
Pismem o sygnaturze Kp/DIF/Sios/584/14 z dnia 14 października 2014 r. IP II w pkt. Podsumowanie
3.2.2, Zalecenie 4.2.2 wniosła uwagi i wyjaśnienia (wraz z załącznikami), do wersji wstępnej
informacji pokontrolnej, (ww. pismo wraz z załącznikami stanowi akta kontroli):
a) IP II wyjaśnia, iż rozbieżność, w wyniku której w rejestrze kwot do odzyskania, dla poddziałania
1.1.1 i 1.5.1 odzyskane odsetki wpisywane są w kolumnę „odsetki umowne należne Państwu
Członkowskiemu” natomiast dla działania 1.2 i poddziałania 1.1.2 wpisywane są w kolumnie
„inne”,powstała w wyniku omyłki edytorskiej pomiędzy sasiadujacymi kolumnami. W załączeniu
przesłano skorygowane zestawienia dla działań 1.1.2 i 1.2 RPO WP. 2007-2013.
b) IP II informuje m.in., iż „ dane ujęte w KSI SIMIK są prawidłowe . Refundacja za wniosek nr WNPRPPM.01.05.01-00-008/08-26 nastapiła w dwóch transzach. ”(…). W karcie informacyjnej wniosku o
płatność w polu „ data waluty”, w przypadku większej liczby przelewów, widoczna jest tylko_data
ostatniej transzy.W opisanym przypadku wypłata miała miejsce 28.12.2012 r. i 09.01.2013 r., stąd
data widoczna w KSI to 09.01.2013 r.”
Stanowisko odnośnie przedstawionych wyjaśnień i uwag instytucji kontrolowanej
W wyniku dokonania analizy złożonych przez IP II zastrzeżeń i wyjaśnień zespół kontrolujący IPOC
przychyla się do zgłoszonych uwag oraz uznaje dodatkowe dokumenty wymienione w pkt.a.
Jednocześnie dokonuje korekty zapisów zawartych w informacji pokontrolnej końcowej.
2.4 Weryfikacja obowiązków kontrolnych
Ustalenia i wnioski
30
W celu weryfikacji realizacji obowiązków kontrolnych w IP II badaniu poddano nw. obszary.
A. kontrole/audyty wykonane w instytucji kontrolowanej (tj. w IP II), w szczególności:
 przeprowadzenie kontroli i audytów,
 wykonanie/wdrożenie zaleceń/rekomendacji pokontrolnych,
 przekazanie wyników kontroli/audytów do instytucji wskazanych w procedurach
(w tym do IPOC).
B. Roczny Plan Kontroli i jego aktualizacja:
 zgodność przygotowania RPK z procedurami określonymi w IW IP II oraz
wytycznymi MRR,
 aktualizację RPK oraz przekazanie do instytucji określonych w procedurach.
C. zgodność realizacji kontroli z RPK:
 wykonanie planu kontroli na rok 2014.
D. zgodność realizacji czynności kontrolnych w ramach RPK z zapisami IW IP II:
 przygotowanie dokumentacji do kontroli, w szczególności: powołanie zespołu
kontrolującego, sporządzenie programu kontroli, oświadczeń o bezstronności,
upoważnienia, poinformowanie beneficjenta o planowanej kontroli,
 sporządzenie dokumentacji z kontroli, w szczególności: zgodność sporządzania list
sprawdzających z kontroli z określonymi wymogami instrukcji wykonawczej wraz
z datami i podpisami, terminowość sporządzania i przekazywania informacji
pokontrolnej do beneficjenta oraz do odpowiednich instytucji wskazanych
w procedurach,
 podejmowanie odpowiednich działań naprawczych - monitorowanie wykonania
zaleceń pokontrolnych,
 dochowanie trybu postępowania w sytuacji uzasadnionego przypuszczenia
wystąpienia nieprawidłowości,
 dochowanie zasad dot. prowadzenia kontroli projektu na miejscu, na zakończenie jego
realizacji, określonych w procedurach IW IP II.
E. dochowanie zasad dot. prowadzenia kontroli krzyżowych określonych w procedurach IW IP
II.
Ad. A Kontrole i audyty zewnętrzne w IP II
 W trakcie weryfikacji przedstawionej do kontroli dokumentacji w celu sprawdzenia, czy
w instytucji kontrolowanej były przeprowadzone kontrole i audyty dokonano następujących
ustaleń.
Zgodnie z otrzymanym zestawieniem (pismo o syg. Kp/DIF/Sios/523/14 z dnia 26.08.2014r.
w sprawie przekazania dokumentacji dla potrzeb kontroli) w IP II przeprowadzono następujące
kontrole i audyty zewnętrzne SZiK.
Lp.
1
2
Instytucja
przeprowad
zająca
kontrolę/au
dyt
Pomorski
Urząd
Wojewódzk
i
IZ RPO
Termin
kontroli/audy
tu
Zakres kontroli/audytu
Data
podpisania
ostatecznej
informacji
pokontrolnej/
wyniku
kontroli/
audytu
04.11.2013r.–
18.11.2013r.
Funkcjonowanie systemu
zarządzania i kontroli,
poprawność sporządzania
dokumentów
zadeklarowanych do KE.
03.01.2014r.
20.12.2013r -
Stosowanie
02.06.2014 r.
Data przekazania
wyników kontroli/
audytów do instytucji
wskazanych w
procedurach
Przekazanie kopii
Informacji Pokontrolnej
Końcowej do IZ RPO
dnia 08.01.2014 r.
Przekazanie kopii pisma
dot. wdrożenia zaleceń
pokontrolnych do IZ
RPO dnia 07.02.2014 r.
Przekazanie kopii
Czy wszystkie
zalecenia
pokontrolne
zostały wdrożone?
Zalecenia
pokontrolne
realizowane na
bieżąco.
31
WP - DPR
3
Urząd
Kontroli
Skarbowej
w Gdańsku
28.02.2014r.
20.12.2013r. 31.12.2014r.
obowiązujących zasad
wspólnotowych, procedur i
wytycznych związanych z
wykonywaniem przez IP II
następujących
obowiązków: badania
zachowania zasady
konkurencyjności przez
beneficjentów, którzy nie
są zobowiązani do
stosowania ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych
oraz badania
przeprowadzane przez
beneficjentów procedury
oceny oddziaływania na
środowisko w ramach
Poddziałania 1.5.1 RPO
WP
Audyt gospodarowania
środkami pochodzącymi z
budżetu Unii Europejskiej
w zakresie Instrumentów
Inżynierii Finansowej RPO
WP na lata 2007-201
Informacji Pokontrolnej
Końcowej do IPOC dnia
02.06.2014 r.
Przekazanie kopii
korespondencji między
IP II a IZ RPO dot.
wykonania zaleceń
pokontrolnych dnia
24.06.2014 r. oraz
30.07.2014 r.
Data wpływu
Podsumowania
do IP II
22.04.2014 r.
Dnia
06.08.2014 r. IP
II otrzymała z
IZ RPO
Sprawozdanie
wstępne z
audytu systemu
zarządzania i
kontroli w
zakresie IIF
RPO WP.
Pismem z dnia
18.08.2014 r. IP
II wniosła swoje
uwagi do
informacji
zawartych w
ww.
Sprawozdaniu.
Kopia Podsumowań
przekazana została do IZ
RPO i IPOC dnia
08.05.2014 r.
Kopia Podsumowań
przekazana została do IZ
RPO 27.05.2014 r. i
IPOC dnia 06.06.2014 r.
4
Urząd
Kontroli
Skarbowej
w Gdańsku
5
Urząd
Kontroli
Skarbowej
– Wydział
UKS W3E
01.04.2014 r.
- 30.04.2014r.
przedłużona
do
16.05.2014r.
Audyt gospodarowania
środkami pochodzącymi z
budżetu Unii Europejskiej
w ramach RPO WP
Data wpływu
Podsumowania
do IP II
20.05.2014 r.
Dnia
19.08.2014 r. IP
II otrzymała z
IZ RPO
Sprawozdanie z
audytu systemu
zarządzania i
kontroli w
zakresie RPO
WP.
20.05.2014r.
Kontrola operacyjna
projektu nr WNDRPPM.01.01.01-00126/09;
Podsumowanie
ustaleń nie jest
podpisywane
przez IP II. Data
wpływu
Podsumowanie ustaleń
przekazane do IZ RPO
oraz IPOC dnia
26.06.2014 r.
Pismo z informacją o
Zalecenia
pokontrolne
realizowane na
bieżąco.
Dnia 22.04.2014
r. wpłynęło
Podsumowanie
ustaleń, które nie
zawierało zaleceń
pokontrolnych. IP
II, pismem z dnia
06.05.2014 r. nie
wniosła uwag do
ustaleń z audytu.
Na dzień
26.08.2014 r. IP II
nie otrzymała
Sprawozdania
końcowego z
audytu systemu
zarządzania i
kontroli w
zakresie IIF RPO
WP
Dnia 20.05.2014
r. wpłynęło
Podsumowanie
ustaleń, które nie
zawierało zaleceń
pokontrolnych. IP
II, pismem z dnia
03.06.2014 r.
wniosła uwagi do
ustaleń zawartych
w Podsumowaniu.
Ww. pismo
zostało
przekazane do
wiadomości IZ
RPO i IPOC.
Dnia 19.08.2014
r. IP II otrzymała
z IZ RPO
Sprawozdanie z
audytu systemu
zarządzania i
kontroli w
zakresie RPO WP,
które nie
zawierało żadnych
rekomendacji.
Podsumowanie
nie zawierało
zaleceń.
32
Podsumowania
do IP II
25.06.2014 r.
6
7
8
Urząd
Kontroli
Skarbowej
– Wydział
UKS W3E
Urząd
Kontroli
Skarbowej
– Wydział
UKS W3E
Urząd
Kontroli
Skarbowej
– Wydział
UKS W3E
04.06.2014r.
Kontrola operacyjna
Podsumowanie
ustaleń nie jest
podpisywane
przez IP II. Data
wpływu
Podsumowania
do IP II
02.07.2014 r.
16.06.2014r.
Kontrola operacyjna
Podsumowanie
ustaleń nie jest
podpisywane
przez IP II. Data
wpływu
Podsumowania
do IP II
04.07.2014 r.
26.06.2014r.
Kontrola operacyjna
projektu nr WNDRPPM.01.01.01-00-226/09
oraz kontrola operacyjna
Podsumowanie
ustaleń nie jest
podpisywane
przez IP II. Data
wpływu
Podsumowania
do IP II
04.07.2014 r.
braku uwag IP II do
Podsumowania
przekazano do
wiadomości IZ RPO
oraz IPOC dnia
09.07.2014 r.
przekazane bezpośrednio
przez Jednostkę
Audytującą do IZ RPO
oraz IPOC.
Pismo IP II odnośnie
braku uwag do
Podsumowania
przekazano do
wiadomości IZ RPO
oraz IPOC dnia
17.07.2014 r.
oraz IPOC dnia
17.07.2014 r.
Pismo z uwagami IP II
przekazano do IZ RPO
oraz IPOC dnia
17.07.2014 r.
oraz IPOC dnia
17.07.2014 r.
Pismo z uwagami IP II
przekazano do IZ RPO
oraz IPOC dnia
17.07.2014 r.
Podsumowanie
nie zawierało
zaleceń.
Podsumowanie
nie zawierało
zaleceń. Pismem z
dnia 16.07.2014 r.
IP II wniosła
uwagi, że
przedmiotem
projektu był zakup
wycinarki
laserowej,
oprogramowania
oraz usługi
szkoleniowej a nie
angiografu, jak
zapisano w
Podsumowaniu.
Podsumowanie
nie zawierało
zaleceń. Pismem z
dnia 17.07.2014 r.
IP II wniosła
uwagi, odnośnie
błędnych
informacji
zawartych w
Podsumowaniu.
Zgodnie z ww. zestawieniem, w instytucji kontrolowanej, zostały przeprowadzone następujące
kontrole/audyty:
1) 4 audyty operacji przeprowadzone przez UKS,
2) audyt systemu i zarządzania przeprowadzony przez UKS - Audyt gospodarowania środkami
pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej w zakresie Instrumentów Inżynierii Finansowej w
ramach RPO WP,
3) audyt systemu i zarządzania przeprowadzony przez UKS - Audyt gospodarowania środkami
pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej w ramach RPO WP,
4) kontrola funkcjonowania systemu i zarzadzania przeprowadzona przez IZ RPO WP,
5) kontrola funkcjonowanie systemu zarządzania i kontroli, poprawność sporządzania
dokumentów zadeklarowanych do KE przeprowadzona przez IPOC.
Zgodnie z zapisami procesu 9.1 Opracowywanie odpowiedzi, analizowanie wyników kontroli
i audytów przeprowadzonych w IP II, wdrażanie zaleceń zawartych w informacjach pokontrolnych
i sprawozdaniach audytowych oraz przekazywanie informacji o wynikach kontroli w IP II do IZ RPO
WP i IPOC ( IW IP II z dnia 21.12.2012 r. oraz IW IP II z dnia 06.03.2014 r.), realizacja zaleceń
pokontrolnych odbywa się zgodnie z terminem określonym w wyniku kontroli/audytu.
W celu sprawdzenia, czy zalecenia/rekomendacje wydane w efekcie przeprowadzenia ww. kontroli
/audytów zostały wdrożone przez instytucję kontrolowana dokonano następujących ustaleń.
Ad.1)
33
a) Nw. Podsumowania dot. audytów operacji projektów, nie zawierały zaleceń pokontrolnych dla
instytucji kontrolowanej oraz instytucja kontrolowana nie wniosła uwag do ustaleń z audytów:
1) RPPM.01.01.01-00-126/09,
2) RPPM.01.05.01-00-008/08,
b) Nw. Podsumowania dot. audytów operacji projektów, nie zawierały zaleceń pokontrolnych dla
instytucji kontrolowanej, jednakże instytucja kontrolowana wniosła uwagi do ustaleń z audytów:
1) RPPM.01.02.00-00-067/12,
2) RPPM.01.01.01-00-226/09 i RPPM.01.01.02-00-120/09
IP II pismem z dnia 16.07.2014 r. o syg. Kp/DIF/Sios/479/14 wniosła uwagi w zakresie ustaleń
dotyczących projektu nr RPPM.01.02.00-00-067/12. W ustaleniach pkt. 3.3. Zgodność z zasadami
ochrony środowiska widnieje zapis, iż przedmiotem projektu był zakup angiografu, natomiast zgodnie
z umową o dofinansowanie przedmiotem projektu był zakup wycinarki laserowej, oprogramowania
oraz usługi szkoleniowej.
IP II pismem z dnia 17.07.2014r. o syg. Kp/DIF/Sios/484/14 wniosła uwagi w zakresie ustaleń
dotyczących projektów nr RPPM.01.01.01-00-226/09 oraz RPPM.01.01.02-00-120/09 w zakresie
kwot skorygowanych. Uwagi dotyczyły wskazania numerów aneksu dla projektu, którego nie dotyczył
przedmiotowy raport; nieprawidłowego wskazania informacji o dacie wpływu pisma do ARP S.A.,
błędnej informacji odnośnie kwoty współfinansowania ze środków publicznych, błędnego wskazania
nazwy miesiąca w którym nastąpił zwrot, błędnego wskazania kwoty wkładu UE.
Ad.2) Audyt gospodarowania środkami pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej w zakresie
Instrumentów Inżynierii Finansowej RPO WP na lata 2007-2013.
UKS w Gdańsku pismem z dnia 18.04.2014r. (UKS2291/W3E/721/372-1/13/14/4/699) przekazał
podsumowanie ustaleń stwierdzonych w IP II w ramach audytu prowadzonego w zakresie
Instrumentów Inżynierii Finansowej RPO WP na lata 2007-2013.
Pismem z dnia 06.05.2014r. o syg. Kp/DIF/Sios/280/14 ARP S.A. poinformowała, iż nie wnosi
żadnych uwag.
IZ RPO WP przekazała pismem z dnia 04.08.2014 r. o syg. DPR-O.44.55.2013 EOD:65837/08/2014
Sprawozdanie wstępne z audytu systemu zarządzania i kontroli w zakresie Instrumentów Inżynierii
Finansowej w ramach RPO WP na lata 2007-2013. ARP S.A. wniosła swoje uwagi do informacji
zawartych w ww. sprawozdaniu.
W sprawozdaniu zawarto nw. rekomendacje skierowane do IP II:
- rekomendacja 3.7.12 – należy stworzyć katalog wydatków poniesionych w związku z zarządzeniem
IIF, które mogą być podstawą do pobrania prowizji za zarządzanie.
Należy zapewnić przestrzeganie zasad konkurencyjności obowiązujących przy ponoszeniu wydatków
na koszty zarządzania, w przypadku podmiotów niezobowiązanych do stosowania ustawy Pzp.
Odpowiedź IP II:
IP II dokona aktualizacji przewodnika Beneficjenta poprzez wskazanie osobnego katalogu wydatków
kwalifikowanych w ramach kosztów związanych z zarzadzaniem i administracją IIF. IP II zwróci się
do Pośredników Finansowych o podpisanie aneksu do umowy o dofinansowanie w zakresie obowiązku
stosowania zasady konkurencyjności w odniesieniu do wydatków ponoszonych na zarządzanie
i administrację IIF.
- rekomendacja 3.7.13 – należy zapewnić, że do rozliczenia Instrumentu Inżynierii Finansowej zostaną
przedstawione prawidłowe wydatki kwalifikowane.
Odpowiedź IP II:
Beneficjent ujął wartość pożyczek udzielonych pomiędzy sierpniem 2007r. a grudniem 2009r.
w kapitale IIF i pobrał od tych środków należną prowizję zgodnie… Reasumując, IPII stoi na
stanowisku, że Beneficjent postąpił zgodnie z przepisami krajowymi i unijnymi, a także notą COCOF.
Natomiast w sytuacji, w której na sprawę spojrzymy z punktu widzenia nowej interpretacji audytów
w stosunku do zapisów noty z pkt.2.6.10, to nie niesie to za sobą skutków wskazanych w rekomendacji
3.7.13 z uwagi na zapis noty w pkt. 1.1.7.
34
- rekomendacja 3.8.11 – zaleca się podjęcie działań zmierzających do uzupełnienia zadań IP II
w zakresie monitorowania trwałości projektów na poziomie Beneficjenta i ostatecznych odbiorców.
Odpowiedź IP II:
IP II zwróci się do Pośredników Finansowych o podpisanie aneksu do umowy o dofinasowanie
w zakresie rozciągnięcia obowiązku składania rocznych sprawozdań z realizacji projektu na okres
po dacie zakończenia realizacji projektu.
Do dnia 03.09.2014r. (tj. rozpoczęcia czynności kontrolnych przez IPOC) IP II nie otrzymała
Sprawozdania końcowego z audytu systemu zarządzania i kontroli w zakresie IIF RPO WP.
Ad. 3) Audyt gospodarowania środkami pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej w ramach RPO
WP -Audyt systemu i zarządzania dokonany przez UKS.
Dnia 20.05.2014 r. do IP II wpłynęło Podsumowanie ustaleń (…) z przeprowadzonego audytu, które
nie zawierało zaleceń pokontrolnych. IP II pismem z dnia 03.06.2014 r. wniosła uwagi do ustaleń
zawartych w podsumowaniu (w tabeli dotyczącej nieprawidłowości na stronie 15 nie zgadzały się
niektóre terminy wykrycia nieprawidłowości).
Dnia 19.08.2014 r. IP II otrzymała z IZ RPO Sprawozdanie z audytu systemu zarządzania i kontroli
w zakresie RPO WP, które nie zawierało rekomendacji skierowanych do IP II. Ponadto w pkt. 3.5
przedmiotowego sprawozdania uznano, iż Instytucja wdrożyła wszystkie rekomendacje
wyszczególnione w Sprawozdaniu przekazanym do Komisji Europejskiej dnia 10.09.2013 r.
Ad.4) Kontrola funkcjonowania systemu i zarzadzania przeprowadzona przez IZ RPO WP.
Dnia 26.05.2014 r. do IP II wpłynęła Informacja Pokontrolna Końcowa nr P/1/2013/2, która została
podpisana w dniu 02.06.2014 r. W pkt. 4 przedmiotowej Informacji Pokontrolnej Końcowej IZ RPO
WP zawarła 32 zalecenia pokontrolne do wykonania/ wdrożenia.
Termin wykonania zaleceń pokontrolnych został określony w sposób następujący:
a) zalecenia nr 4.1- 4.6, 4.8-4.10, 4.13-4.14, 4.16, 4.18 - 4.20, 4.24-4.25, 4.28 - wykonanie
na bieżąco,
b) zalecenia nr 4.15, 4.17, 4.21-4.23, 4.26, 4.29-4.32 – wykonanie w terminie 21 dni od dnia
podpisania informacji pokontrolnej,
c) zalecenie nr 4.7- ZK IZ RPO WP zaleca, aby IP II rozważyła potrzebę doprecyzowania
zapisów obowiązujących Przewodników Beneficjenta RPO WP na lata 2007-2013 dla OP 1…
poprzez zamieszczenie stosownej informacji dla beneficjentów na stronie internetowej IP II
oraz przy aktualizacji Przewodnika Beneficjenta RPO WP 2007-2013 dla Działania 1.1.-1.2
i Przewodnika Beneficjenta RPO WP 2007- 2013 dla Działania 1.4-1.6.
d) zalecenie nr 4.11 – ZK IZ RPO WP zaleca rozważenie potrzeby wprowadzenia w treści obu
Przewodników Beneficjenta RPO WP 2007-2013 dla OP 1 zapisów… poprzez zamieszczenie
stosownej informacji dla beneficjentów na stronie internetowej IP II oraz przy aktualizacji
Przewodnika Beneficjenta RPO WP 2007-2013 dla Działania 1.1.-1.2 i Przewodnika
Beneficjenta RPO WP 2007- 2013 dla Działania 1.4-1.6.
e) zalecenie nr 4.12 – ZK IZ RPO WP zaleca iż: zasadnym byłoby może wprowadzenie
stosownych zapisów, regulujących proces porównywania ofert… w treści obu Przewodników
Beneficjenta RPO WP 2007 – 2013 dla OP 1 - poprzez zamieszczenie stosownej informacji
dla beneficjentów na stronie internetowej IP II oraz przy aktualizacji Przewodnika
Beneficjenta RPO WP 2007-2013 dla Działania 1.1.-1.2 i Przewodnika Beneficjenta RPO WP
2007- 2013 dla Działania 1.4-1.6.
f) zalecenie nr 4.27 – brak wskazanego terminu wykonania zalecenia pokontrolnego.
IP II pismem z dnia 23.06.2014 r. o syg. Kp/DIF/Sios/433/14 skierowanym do IZ RPO WP
przedstawiła informację o wykonaniu zaleceń pokontrolnych.
Zgodnie z zawartą informacją zalecenia są realizowane na bieżąco, bądź informacja zgodna
z zaleceniami została zamieszczona na stronie internetowej IP II, a odpowiednia zmiana została także
zawarta w przekazanej do IZ RPO WP propozycji zmian do Przewodnika Beneficjenta RPO WP
35
2007-2013 dla Działania 1.1- 1.2 i Przewodnika Beneficjenta RPO WP 2007-2013 dla Działania 1.41.6.
Odnośnie zalecenia 4.21 , 4.23, 4.26, 4.29-4.31, 4.32 – IP II po uzyskaniu wyjaśnień i dokonaniu ich
analizy przez Specjalistę ds. OOŚ niezwłocznie poinformuje ZK IZ RPO WP o stanie wdrożenia
niniejszych zaleceń.
IP II pismem z dnia 17.07.2014 r. skierowanym do IZ RPO WP przedstawiła dodatkowe informacje
o wykonaniu zaleceń pokontrolnych.
Pismem z dnia 13.08.2014r. o syg. DPR- O.44.57.2013 EOD:68657/08/2014 IZ RPO WP
poinformowała, iż ZK IZ RPO WP nie akceptuje wykonania następujących zaleceń pokontrolnych:
4.21, 4.23, 4.26, 4.29, 4.31, 4.32. Mając na uwadze powyższe IZ RPO WP poprosiła o bieżące
informowanie o działaniach podjętych w celu wykonania zaleceń pokontrolnych oraz o przekazanie
stosownych dokumentów potwierdzających sposób ich wdrożenia.
W dniu 15.09.2014 r. IP II pismem o syg. Kp/DIF/Sios/560/14 IP II skierowanym do IZ RPO WP
przedstawiła informację o wykonaniu zaleceń pokontrolnych.
Do dnia 16.09.2014 r. (tj. do dnia zakończenia czynności kontrolnych przeprowadzanych w jednostce
kontrolowanej przez zespół IPOC), IP II nie otrzymała odpowiedzi od IZ RPO WP nt. akceptacji
realizacji ww. zaleceń pokontrolnych.
Ad.5) Kontrola funkcjonowania systemu i zarzadzania przez IPOC.
Szczegółowa analiza wykonania zaleceń pokontrolnych, wydanych na podstawie przeprowadzonej
przez IPOC kontroli systemu zarzadzania kontroli w 2013 r. (Informacja Pokontrolna nr 2/13), została
zamieszczona w pkt. 2.5 niniejszej informacji pokontrolnej.
 W celu sprawdzenia czy wyniki ww. kontroli/audytów zostały przekazane do instytucji
wskazanych w procedurach (w tym do IC/IPOC), dokonano następujących ustaleń.
Zgodnie z zapisami IW IP II (z dnia 06.03.2014 r.), w szczególności procesu 9.1. Opracowywanie
odpowiedzi, analizowanie wyników kontroli i audytów przeprowadzonych w IP II, wdrażanie zaleceń
zawartych w informacjach pokontrolnych i sprawozdaniach audytowych oraz przekazywanie
informacji o wynikach kontroli w IP II do IZ RPO WP i IPOC, wyniki z przeprowadzonych
kontroli/audytów zewnętrznych oraz informacji pokontrolnej końcowej lub sprawozdania końcowego
z kontroli/audytu przekazywane są: niezwłocznie (jeżeli nie uczyniła tego jednostka kontrolująca).
Przedmiotowy wyjątek stanowią wyniki audytów, o których mowa w art. 62 ust. 1 lit. a i b
rozporządzenia 1083/2006 oraz roczna opinia i roczne sprawozdanie audytowe
o których mowa w art. 62 ust. 1 lit. d rozporządzenia 1083/2006, które do IPOC przekazuje
bezpośrednio IA.
Ponadto zgodnie z Wytycznymi MRR z dn. 26.06.2012 r. w zakresie warunków certyfikacji oraz
przygotowania prognoz wniosków o płatność w ramach RPO IA przekazuje do IPOC
nw. dokumenty:
a) wyniki audytów systemu, o których mowa w art. 62 ust. 1 lit. a rozporządzenia nr 1083/2006,
b) wyniki audytów projektu, o których mowa w art. 62 ust. 1 lit. b rozporządzenia nr 1083/2006,
c) roczną opinię i roczne sprawozdanie audytowe, o których mowa w art. 62 ust. 1 lit.
d rozporządzenia nr 1083/2006.
Analiza przedstawionej do kontroli dokumentacji, uzupełniona o weryfikacje dokonaną w IPOC,
wykazała przekazanie przez IP II/IA do IPOC kopii informacji pokontrolnych dot. nw.
kontroli/audytów:
1) dot. 4 audytów operacji przeprowadzonych przez UKS (zostały przekazane do IPOC
bezpośrednio przez IA),
2) Audyt systemu i zarządzania przeprowadzony przez UKS- Audyt gospodarowania środkami
pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej w zakresie Instrumentów Inżynierii Finansowej
w ramach RPO WP – kopia Podsumowań przekazana została do IZ RPO i IPOC w dniu
08.05.2014 r. Do dnia przeprowadzenia kontroli tj. 16.09.2014 r. IP II nie otrzymała
Sprawozdania końcowego z ww. audytu.
36
3) Audyt systemu i zarządzania przeprowadzony przez UKS - Audyt gospodarowania środkami
pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej w ramach RPO WP – kopia Podsumowań
przekazana została do IZ RPO WP 27.05.2014 r. i IPOC dnia 06.06.2014 r.
4) Kontrola funkcjonowania systemu i zarzadzania przeprowadzona przez IZ RPO WP – kopia
Informacji Pokontrolnej końcowej została przekazana do IPOC dnia 02.06.2014 r.
5) Kontrola funkcjonowania systemu zarzadzania i kontroli przeprowadzona przez IPOC –
kopia Informacji Pokontrolnej końcowej do IZ RPO została przekazana dnia 08.01.2014 r.
Ad. B Roczny Plan Kontroli na rok 2014 i jego aktualizacja
 W celu weryfikacji posiadania przez IP II zatwierdzonego planu kontroli analizie poddano Roczny
Plan Kontroli IZ RPO WP (w tym część dot. IP II) na rok 2014.
Zgodnie z zapisami IW IP II (z dn. 21.12.2012 r.) proces 3.11. Sporządzenie Rocznego planu kontroli
projektów OP 1 RPO WP 2007-2013 (bez Dz. 1.3), wkład do Rocznego Planu Kontroli w ramach RPO
WP, dotyczącego zadań realizowanych przez IP II w zakresie przeprowadzania kontroli projektów
realizowanych w ramach OP1 RPO WP (bez Dz. 1.3 ) do IZ RPO WP został przekazany w terminie,
tj. w dniu 15.10.2013 r.
IZ RPO WP pismem DPR-O.44.15.2013, EOD: 107742/12/2013 z dnia 18.12.2013 r. przekazała do IP
II zatwierdzony Uchwałą nr 1250/299/13 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 7.11.2013r.
Roczny Plan Kontroli na rok 2014. Zatwierdzony RPK zawiera plan kontroli przewidzianych
do realizacji zarówno przez IZ RPO WP, jak i IP II.
 W celu sprawdzenia czy zatwierdzony plan kontroli podlegał aktualizacji, dokonano następujących
ustaleń.
Stwierdzono, iż przedmiotowy RPK na rok 2014 podlegał jednokrotnej aktualizacji:
- aktualizacji dokonano Uchwałą nr 725/364/14 ZWP z dnia 3 lipca 2014 r. zmieniającą uchwałę
w sprawie zatwierdzenia Rocznego Planu Kontroli realizowanego w ramach Regionalnego Programu
Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 na rok 2014.
 W celu sprawdzenia, czy zatwierdzony plan kontroli został przesłany do instytucji określonych
w procedurach dokonano następujących ustaleń.
IW IP II nie zwiera zapisów dot. przekazywania zatwierdzonego planu kontroli do innych instytucji
uczestniczących we wdrażaniu RPO WP.
Ad. C Zgodność realizacji kontroli z RPK na rok 2014
 W celu sprawdzenia czy realizacja procesu kontroli następuje zgodnie z planem, dokonano
następujących ustaleń.
Weryfikację realizacji RPK na rok 2014 przez IP II przeprowadzono w oparciu o dostarczoną
dokumentację dot. wybranych projektów oraz otrzymaną w dniu 05.09.2014 r. zbiorczą informację
o przeprowadzonych kontrolach projektów w ramach RPO WP 2007-2013 dla OP 1 (bez dz. 1.3).
Zestawienie zostało przygotowane przez Sekcję Kontroli IP II w formie tabeli zestawienia kontroli.
Zgodnie z aktualizacją RPK na rok 2014 oraz wytycznymi MRR dot. kontroli, IP II nie wykazała
w przedmiotowym planie wyszczególnienia dot. planowanych kontroli projektów, zaplanowała
natomiast iż:
 kontrole doraźne – są przewidziane w wyjątkowych sytuacjach (pkt 2.6.1 RPK na rok 2014),
37





kontrole dokumentacji realizacji projektów na żądanie („on the desk”) – kontroli będą
podlegały te projekty, w ramach których beneficjenci zakończyli w roku 2013/2014 procedurę
udzielania zamówień publicznych przeprowadzoną w oparciu o ustawę PZP (pkt 2.6.2 RPK
na rok 2014),
kontrole na zakończenie – obligatoryjnie przeprowadzane są po złożeniu przez beneficjenta
wniosku o płatność końcową, przed akceptacją tego wniosku i ostatecznym rozliczeniem
projektu. IP II w ramach Działań 1.4-1.6 OP 1 RPO WP przeprowadza kontrole na miejscu
realizacji wszystkich zakończonych projektów. Natomiast w ramach Działań 1.1 – 1.2 OP 1
RPO WP w połowie 2014 roku IP II wprowadziła kontrole na zakończenie projektów
na miejscu ich realizacji na próbie. Projekty te typowane są do kontroli w oparciu o metodykę
doboru próby, opisaną w rozdziale 3.6. Metodyka doboru próby projektów do kontroli
na miejscu realizacji projektów przeprowadzonej przez IP II.
W przypadku projektów, które nie zostaną objęte kontrolą na miejscu na zakończenie
realizacji projektu, IP II obligatoryjnie przeprowadzi kontrolę dokumentacji niezbędnej
do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, dokonywaną w siedzibie IP II (pkt 2.6.3 RPK
na rok 2014),
kontrole sprawdzające – mające na celu weryfikację wdrożenia zaleceń pokontrolnych
w jednostce uprzednio kontrolowanej ( pkt 2.6.4 RPK na 2014 r.),
kontrole trwałości – weryfikacji utrzymania trwałości przez IP II podlegają wszystkie
projekty, dla których zakończył się pierwszy rok okresu trwałości. Weryfikacja ta dzieli się
na 2 etapy. Beneficjent który zakończył realizację projektu, dokonał rozliczenia końcowego
oraz dla którego upłynął pierwszy rok trwałości, jest przez IP II pisemnie wzywany
do złożenia sprawozdania w I półroczu następnego roku. Pierwszy etap kontroli polega
na weryfikacji zobowiązań beneficjenta, dotyczących finansowania i zarządzania projektem
po zakończeniu okresu realizacji, w oparciu o sprawozdanie. Po analizie zapisów przesłanych
sprawozdań, IP II wybiera projekty do kontroli na miejscu realizacji projektu w oparciu
o metodologię doboru projektów do kontroli trwałości (pkt 2.6.5.2 RPK na rok 2014),
kontrole krzyżowe – kontrolą objęta jest próba minimum 5% beneficjentów, losowana
nie rzadziej niż raz na miesiąc, wyłącznie spośród beneficjentów, którzy podpisali więcej
niż jedną umowę o dofinasowanie projektu w ramach RPO WP (pkt 2.6.6 RPK na rok 2014).
W oparciu o przygotowane zestawienie przedstawione w trakcie kontroli stwierdzono, iż IP II do dnia
05.09.2014 r. przeprowadziła następujące kontrole:
a) 43 kontrole na zakończenie realizacji projektu (w tym19 kontroli zostało zakończonych),
b) 1 kontrola doraźna ( kontrola nie została zakończona),
c) 1 kontrola trwałości projektu (kontrola nie została zakończona),
d) 4 kontrole „na biurku” (w tym 1 kontrola została zakończona).
W dniu 16.09.2014 r. zespół kontrolujący IPOC zwrócił się z zapytaniem do IP II czy posiada
opracowane i zaakceptowane procedury do kontroli na zakończenie realizacji projektu w zakresie
dokumentacji niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu.
IP II pismem z dnia 22.09.2014 r. (e-mail z dnia 22.09.2014 r.) udzieliła wyjaśnień, iż: jest na etapie
ustalania z IZ RPO WP treści nowej IW. Będzie ona uwzględniała zmiany, które zawarte zostały
w zatwierdzonych dnia 03.07.2014 r. Przewodniku Beneficjenta 1.1-1.2 oraz aktualizacji Rocznego
Planu Kontroli. Obecnie sporządzona została notatka o odstępstwie od procedury odnośnie aktualnie
wykonywanych przez IP II czynności w tym zakresie.
Ad. D. Zgodność realizacji czynności kontrolnych w ramach RPK z zapisami IW IP II.
W toku czynności kontrolnych, szczegółowej weryfikacji wywiązywania się IP II z zapisów IW IP II
w zakresie kontroli poddano nw. kontrole projektów:
38



RPPM.01.05.01-00-009/08 - kontrola na zakończenie realizacji projektu wylosowana
do weryfikacji w ramach weryfikacji deklaracji wydatków nr RPPM.IW.ARPSA_-D07/13-02
za okres do 30.06.2013 r.,
RPPM.01.02.00-00-041/12 - kontrola na zakończenie realizacji projektu,
RPPM.01.02.00-00-024/12 - kontrola na zakończenie realizacji projektu.
 W celu sprawdzenia czy instytucja kontrolowana przestrzega określnego w procedurach wymogu
dot. przeprowadzania kontroli na miejscu na zakończenie realizacji projektu, dokonano
1) kontrola projektu nr RPPM.01.05.01-00-009/08 pn.: „Budowa laboratorium ogniowego do
badań odporności ogniowej wielkogabarytowych, pionowych i poziomych elementów
konstrukcyjnych zlokalizowanego w Gdańsku”, termin przeprowadzenia kontroli: 25.10.2012r.
Weryfikacji poddano niżej wymienione dokumenty potwierdzające przeprowadzenie kontroli zgodnie
z zapisami IW IP II z dnia 01.03.2012 r. i z dnia 21.12.2012 r. proces 3.13. Kontrola na miejscu
realizacji projektu wraz z kontrolą „ex-post” dokumentacji związanej z procedurami udzielenia
zamówień publicznych w projekcie w ramach OP 1 RPO WP 2007-2013 (bez Dz. 1.3):












przekazanie w dniu 03.10.2012 r. e-maila informującego Sekcję Kontroli IP II o zakończeniu
weryfikacji wniosku o płatność końcową wraz z prośbą o przeprowadzenie kontroli
na miejscu realizacji projektu (pkt 1 procesu 3.13),
powołanie zespołu kontrolującego w dniu 17.10.2012 r. zgodnie pkt 3 procesu 3.13 (formularz
nr 3.13_1),
oświadczenia o bezstronności sporządzone w dniu 17.10.2012 r., podpisane przez kierownika
i członka zespołu kontrolującego (pkt 4 procesu 3.13, formularz nr 3.13_2),
sporządzenie upoważnienia nr 2/1.5.1/DIF/12 do przeprowadzenia kontroli w dniu
25.10.2012r. (pkt 7-8 procesu 3.13, formularz nr 3.14_1),
program kontroli sporządzono w dniu 17.10.2012r. (pkt 11 procesu 3.13, formularz
nr 3.14_2),
sporządzono pismo o syg. Kp/DIF/PW/ZK/MP/1122/12 z dnia 18.10.2012r. skierowane
do beneficjenta, zawierające informację o planowaniu przeprowadzenia kontroli w dniu
25.10.2012r., pismo parafowano w dniu 17.10.2012r., (pkt 12 procesu 3.13, formularz
nr 3.14_3b). W dniu 18.10.2012r. również e-mailem poinformowano beneficjenta
o planowanej kontroli,
przeprowadzono czynności kontrolne w zakresie rzeczowym i finansowym zgodnie z zasadą
„dwóch par oczu” (pkt 13 procesu 3.13) w oparciu o listę sprawdzającą (formularz 3.13_4 Lista sprawdzająca do kontroli projektów w ramach osi priorytetowej 1 RPO WP „Rozwój
i innowacje w MŚP”), lista została podpisana przez kierownika i członka zespołu
kontrolującego, jednakże przy podpisach nie umieszczono daty,
sporządzono Informację Pokontrolną nr 2/1.5.1/DIF/12 z kontroli realizacji projektu.
Informacja Pokontrolna została podpisana przez zespół kontrolujący oraz zaakceptowana
w dniu 22 11.2012r.,
w
dniu
22.11.2012r.
zostało
sporządzone
i
przesłane
pismo
o
syg.
Kp/DIF/PW/ZK/WS/1217/12 przekazujące Informację Pokontrolną do beneficjenta (pkt 18
procesu 3.13),
w dniu 04.12.2012r. do ARP S.A. wpłynęło pismo zawierające zastrzeżenia do zapisów
zawartych w Informacji pokontrolnej wraz z egzemplarzem niepodpisanej Informacji
pokontrolnej,
w dniu 19.12.2012 r. IP II skierowała pismo do Kancelarii Prawnej z prośbą o wydanie opinii
prawnej w przedmiotowej sprawie,
w dniu 11.01.2013 r. została wydana opinia prawna dotycząca zamówień dodatkowych
i zamiennych udzielonych przez beneficjenta, która wpłynęła do ARP S.A. w dniu
31.01.2013r.,
39

















następnie została sporządzona Informacja Pokontrolna końcowa nr 2/1.5.1/DIF/12 z kontroli
realizacji projektu, która została zaakceptowana przez Z-cę Dyrektora RIF ds. Wdrażania
w dniu 11.02.2013r.,
Informacja Pokontrolna końcowa została przekazana do beneficjenta pismem z dnia
11.02.2013r. (beneficjent odebrał ją w dniu 14.02.2013 r.),
w dniu 14.02.2013r. została sporządzona Notatka służbowa o podejrzeniu wystąpienia
nieprawidłowości,
w dniu 15.02.2013r. została sporządzona Lista sprawdzająca dotycząca kwalifikacji
nieprawidłowości (zał. 4.1_2) na której widnieją dwa zapisy: „otrzymałem 15.02.2013r.
i podpis”,
pismem z dnia 15.02.2013r. o syg. Kp/DIF/PW/ZK/MP/299/13 poinformowano IZ RPO WP
o stwierdzeniu nieprawidłowości w przedmiotowym projekcie,
beneficjent pismem z dnia 19.02.2013 r. zwrócił się z prośbą o wydłużenie terminu do 21 dni
tj. do dnia 07.03.2013r., na ustosunkowanie się do zapisów zawartych w Informacji
Pokontrolnej końcowej – na co IP II wyraziła zgodę,
niepodpisana Informacja Pokontrolna końcowa została zwrócona pismem z dn. 07.03.2013r.
wraz z „zewnętrzną opinią prawną”, dotyczącą kwestii zgodności przeprowadzonych przez
CTO S.A. dodatkowych robót budowlanych z wymogami określonymi w umowie
o dofinasowanie,
w dniu 11.03.2013 r. IP II ponownie skierowała pismo do Kancelarii Prawnej w celu zajęcia
stanowiska w przedmiotowej sprawie (załączając „zewnętrzną opinią prawną” przedstawioną
przez beneficjenta),
w dniu 22.03.2013 r, została sporządzona uzupełniająca opinia prawna (wpływ do ARP S.A.
w dniu 11.04.2013r.),
w dniu 06.05.2013r. został sporządzony, a następnie zaakceptowany przez z-cę dyrektora RIF
ds. Wdrażania aneks do Informacji Pokontrolnej końcowej nr 2/1.5.1/DIF/12 z kontroli
realizacji projektu oraz przekazany pismem o syg. Kp/DIF/PW/ZK/MP/958/13 z dnia
06.05.2013r. Beneficjent odebrał aneks w dniu 10.05.2013 r.,
w dniu 17.05.2013 r. do IP II wpłynęło pismo wraz z egzemplarzem niepodpisanego aneksu
do Informacji Pokontrolnej. Beneficjent ponownie wniósł zastrzeżenia do zapisów zawartych
w ww. aneksie,
w dniu 17.05.2013r. wypełniono Formularz oceny merytorycznej i formalnej wniosku
o płatność dla Działania 1.4-1.6 (zał. 3a.16_3c) w części dotyczącej Sekcji kontroli.
Zgodnie z informacją uzyskaną od pracowników ARP S.A. dokumentacja projektu została
przekazana do Sekcji Płatności i sprawozdań, jednakże ARP S.A. nie posiada dokumentu
umożliwiającego stwierdzenie daty przekazania dokumentacji,
w dniu 05.06.2013r. przesłano do IZ RPO WP raport z kontroli zakończonych w miesiącu
maju 2013r. Pracownicy ARP S.A. udzielili informacji, iż wraz z raportem przekazana została
kserokopia Informacji Pokontrolnej,
Karta informacyjna kontroli w systemie KSI została utworzona w dniu 20.05.2013r.
w dniu 16.01.2014r. do ARP S.A. wpłynęło pismo zawierające informację o utrzymaniu
trwałości wskaźnika rezultatu „Liczba bezpośrednio utworzonych miejsc pracy” wraz
z kserokopiami umów o pracę oraz drukami ZUS P RCA,
w dniu 28.01.2014r. sporządzono listę sprawdzającą realizację zaleceń pokontrolnych (zał.
nr 3.13_10),
w dniu 04.02.2014r. wysłano pismo o syg. Kp/DIF/PW/ZK/MP/0143/14 do beneficjenta
informujące o potwierdzeniu realizacji zaleceń pokontrolnych dotyczących wskaźnika: Liczba
bezpośrednio utworzonych miejsc pracy w wymiarze 4 etatów.
Zgodnie z zapisami aneksu do Informacji Pokontrolnej końcowej zobowiązano beneficjenta do
dostarczenia wyjaśnień z zakresu nw. spraw:
- pełnienia obowiązków inspektora nadzoru inwestorskiego przy budowie i oddaniu do użytkowania
laboratorium do badań właściwości ogniowych w CTO S.A.,
- budowy stanowisk badawczych – wyposażenie w urządzenia badawcze wraz z instalacjami,
40
- budowy i uruchomienia stanowiska do badania dymoszczelności CTO S.A.,
- budowy laboratorium do badań właściwości ogniowych w CTO S.A.
Ustalenia następcze:
W dniu 04.12.2012r. beneficjent dostarczył do siedziby ARP S.A. pisemne wyjaśnienia odnoszące się
do ww. kwestii.
Mając powyższe na uwadze, po przeanalizowaniu dostarczonych wyjaśnień, Zespół kontrolujący
za niekwalifikowane uznał wydatki przedstawione w fakturach VAT (f-ry VAT nr: 3/06/2011 z dn.
14.06.2011 r., SAW/13500030 z dn. 29.04.2011 r., 38/02/2011 z dn. 17.02.2011 r., 27/04/2011 z dn.
18.04.2011 r., 15/05/2011 z dn. 10.05.2011 r.).
Według stanu na dzień kontroli - beneficjent utworzył jeden z czterech etatów zaplanowanych
do realizacji w 2012 roku w ramach wskaźnika rezultatu Liczba bezpośrednio utworzonych miejsc
pracy (etat).
W dniu 04.12.2012r. beneficjent dostarczył do siedziby ARP S.A. dokumenty potwierdzające
osiągnięcie wskaźnika w pełnym wymiarze.
Ustalenie następcze II:
W dniu 07.03.2013r. beneficjent dostarczył do siedziby ARP S.A. zewnętrzną opinię prawną
dotyczącą zgodności przeprowadzonych przez beneficjenta dodatkowych robót budowlanych
z wymogami określonymi w umowie o dofinasowanie. ARP S.A. zobowiązała beneficjenta
do dostarczenia formularzy cenowych… stanowiących załączniki do wszystkich ważnych ofert
złożonych w toku postępowania przetargowego. Przedmiotowe dokumenty wpłynęły do ARP S.A.
w dniu 18.04.2013r.
Po analizie dostarczonej dokumentacji, Zespół kontrolujący podtrzymał swoje stanowisko
i za niekwalifikowane uznał ww. faktury VAT.
Ponadto Zespół kontrolujący zawarł w Informacji Pokontrolnej końcowej nw. wnioski
i rekomendacje:
- zawarta umowa o pracę nie zabezpiecza okresu trwałości projektu. Zobowiązuje się beneficjenta
do zatrudnienia nowej osoby na stanowisku utworzonym w ramach projektu lub przedłużenia umowy
zawartej z dotychczasowym pracownikiem, po wygaśnięciu obecnie obowiązującej umowy o pracę.
O powyższym fakcie należy poinformować ARP S.A.
- mając na uwadze zapisy §10 ust.9 Umowy o dofinasowanie projektu, beneficjent zobowiązany jest
zachować określoną we wniosku o dofinasowanie trwałość projektu i docelowe wartości wskaźników
realizacji projektu przez okres 3 lat od momentu spełnienia jednocześnie trzech kryteriów wskazanych
w § 1 pkt. 29 ww. Umowy.
W dniu 16.01.2014r. do ARP S.A. wpłynęło pismo zawierające informację o utrzymaniu trwałości
wskaźnika rezultatu „Liczba bezpośrednio utworzonych miejsc pracy” wraz z kserokopią umów
o pracę oraz drukami ZUS P RCA.
W dniu 28.01.2014r. sporządzono listę sprawdzającą realizację zaleceń pokontrolnych (zał.
nr 3.13_10).
W dniu 04.02.2014r., a następnie 03.03.2014r. wysłano pisma do beneficjenta informujące
o potwierdzeniu realizacji zaleceń pokontrolnych osiągnięcie wskaźnika „Liczba bezpośrednio
utworzonych miejsc pracy” w wymiarze 4 etatów i dostarczenie dokumentacji potwierdzającej
powyższe do siedziby ARP S.A. na poziomie 100 %. Jednocześnie poinformowano, iż dwie
z zawartych umów nie zabezpieczają trwałości projektu. Wobec powyższego zobowiązano
beneficjenta do zatrudnienia nowych osób na stanowiskach utworzonych w ramach projektu lub
przedłużenia umów zawartych z dotychczasowym pracownikiem.
W trakcie wykonywania czynności kontrolnych, stwierdzono, iż do dnia 19.09.2014r. nie dokonano
modyfikacji w Karcie Informacyjnej Kontroli w systemie KSI w zakresie dotyczącym wykonania
zaleceń pokontrolnych. Jednakże przesłane dokumenty potwierdzające wykonanie zaleceń
pokontrolnych w dalszym ciągu nie zabezpieczają okresu trwałości projektu.
41
2) kontrola projektu nr RPPM.01.02.00-00-041/12 pn.„Wprowadzenie innowacyjnych usług
w oparciu o model Cloud Computing przez SuperHost.pl Sp. z o.o.”, termin przeprowadzenia
kontroli - 06.02.2014r.
Weryfikacji poddano niżej wymienione dokumenty potwierdzające przeprowadzenie kontroli zgodnie
z zapisami IW IP II z dnia 06.03.2014 r. proces 3.13. Kontrola na miejscu realizacji projektu wraz
z kontrolą „ex-post” dokumentacji związanej z procedurami udzielenia zamówień publicznych
w projekcie w ramach OP 1 RPO WP 2007-2013 (bez Dz. 1.3):

przekazanie w dniu 14.01.2014r. e-maila informującego Sekcję Kontroli IP II o zakończeniu
weryfikacji wniosku o płatność końcową wraz z prośbą o przeprowadzenie kontroli (pkt 1
procesu 3.13),
 powołanie zespołu kontrolującego w dniu 24.01.2014r. (pkt 3 procesu 3.13),
 oświadczenia o bezstronności zostały sporządzone w dniu 24.01.2014r. i podpisane
przez Kierownika i Członka Zespołu Kontrolującego (formularz 3.12_2, pkt 4 procesu 3.13),
 sporządzenie upoważnienia nr 1/1.2/DIF/14 w dniu 24.01.2014 r. do przeprowadzenia kontroli
(pkt 7-8 procesu 3.13, formularz nr 3.14_1),
 program kontroli został sporządzony i podpisany w dniu 24.01.2014r. (pkt 11 procesu 3.13,
formularz nr 3.14_2),
 sporządzenie i wysłanie pisma o syg. Kp/DIF/PW/ZK/AUB/104/14 informującego
beneficjenta o terminie i zakresie kontroli (pkt 12 procesu 3.13, formularz nr 3.14_3b) w dniu
24.01.2014r. oraz przesłanie ww. informacji e-mailem do beneficjenta,
 sporządzenie zgodnie pkt 13 procesu listy sprawdzającej, na formularzu nr 3.13_4 - Lista
sprawdzająca do kontroli projektów w ramach osi priorytetowej 1 RPO WP „Rozwój
i innowacje w MŚP”, lista podpisana dnia 06.02.2014r. przez kierownika i członka zespołu
kontrolującego,
 Informacja Pokontrolna nr 1/1.2/DIF/14 z kontroli realizacji projektu została sporządzona,
a następnie zaakceptowana w dniu 08.05.2014r. (pkt 15-16 procesu 3.13) oraz przekazana
do beneficjenta pismem o syg. Kp/DIF/PW/ZK/ŁK/906/14 z dnia 08.05.2014r.,
Zgodnie z informacją zawartą w piśmie w przypadku nie zgłoszenia uwag w wyznaczonym
terminie Informacja Pokontrolna nabiera rangi Informacji Pokontrolnej końcowej.
 przedmiotowa Informacja Pokontrolna została podpisana przez beneficjenta (brak daty przy
podpisie) i zwrócona do IP II w dniu 12.05.2014r.,
 w dniu 13.05.2014r. została sporządzona notatka służbowa o podejrzeniu wystąpienia
nieprawidłowości, która została zaakceptowana w dniu 15.05.2014r.,
 lista sprawdzająca dotycząca kwalifikacji nieprawidłowości sporządzona w dniu 22.05.2014r.,
zaakceptowana w dniu 23.05.2014r. (zał. 4.1_2). Na liście widnieje adnotacja Odebrałem
23.05.2014 r. i dwa nieczytelne podpisy.
 poinformowanie IZ RPO WP o wykrytych nieprawidłowościach pismem z dnia 23.05.2014r.,
 formularz oceny merytorycznej i formalnej wniosku o płatność dla Działania 1.1-1.2 (zał.
3a.16_3b) wypełniony i podpisany w części dotyczącej Sekcji Kontroli w dniu 15.05.2014r.,
 pismo z dnia 15.05.2014r. Sekcji Kontroli do Sekcji Płatności i Sprawozdawczości
IP II informujące o zakończeniu czynności kontrolnych projektu oraz przekazaniu
dokumentacji projektu,
Zgodnie z pkt 35 IW IP II Przekazanie Koordynatorowi …informacji
pokontrolnej/pokontrolnej końcowej oraz wypełnionego (w zakresie kontroli) Formularza
oceny merytorycznej i formalnej wniosku o płatność w terminie nie dłużej niż dwa dni
od wpływu podpisanej informacji pokontrolnej/pokontrolnej końcowej.
Z przedstawionej dokumentacji wynika, iż powyższe dokumenty zostały przekazane
w trzecim dniu roboczym od wpływu informacji pokontrolnej do ARP S.A.
 Karta Informacyjna Kontroli została utworzona w KSI w dniu 15.05.2014r.,
 w dniu 04.06.2014r. o syg. Kp/DIF/PW/ZK/GP/1015/14 przekazano do IZ RPO WP raport
z kontroli zakończonych w miesiącu maju 2014r.
42
Zgodnie z informacją udzieloną przez Pracowników ARP S.A. wraz z raportem przekazywane
są kserokopie Informacji Pokontrolnych.
W wyniku czynności kontrolnych zobowiązano beneficjenta do:
1. Udzielenia wyjaśnień w zakresie nieosiągnięcia wskaźnika produktu Liczba
przeprowadzonych szkoleń w ramach projektu (planowano 3, osiągnięto 1):
- w dniu 19.02.2014r. beneficjent dostarczył pisemną prośbę o zmniejszenie docelowej
wartości wskaźnika z 3 szt. na 1 szt. W dniu 17.04.2014r. został podpisany aneks
nr 3. Aneksem została wprowadzona zmiana w postaci zmniejszenia wartości docelowej
wskaźnika produktu Liczba przeprowadzonych szkoleń w ramach projektu. Mając powyższe
na uwadze zespół kontrolujący uznał, iż wskaźnik został osiągnięty.
2. Udzielenia wyjaśnień w zakresie nieosiągnięcia wskaźnika produktu Wartość zakupionych
środków trwałych/ wartości niematerialnych i prawnych służących wdrożeniu projektów
(planowano: 632 400,00 PLN, osiągnięto: 614 040,00 PLN):
- w dniu 19.02.2014r. beneficjent dostarczył pisemną prośbę o zmniejszenie docelowej
wartości wskaźnika z 632 400,00 PLN na 614 040,00 PLN. W dniu 17.04.2014r. został
podpisany aneks nr 3. Aneksem została wprowadzona zmiana w postaci zmniejszenia wartości
docelowej wskaźnika produktu Wartość zakupionych środków trwałych/ wartości
niematerialnych i prawnych służących wdrożeniu projektów. Mając powyższe na uwadze,
zespół kontrolujący uznał, iż wskaźnik został osiągnięty.
3. Dostarczenia dokumentacji potwierdzającej, że uczestnicy przeprowadzonego w ramach
projektu szkolenia byli pracownikami beneficjenta zatrudnionymi na umowę o pracę:
- w dniu 29.04.2014r. beneficjent dostarczył oświadczenie, z którego wynika, że jeden
uczestnik szkolenia był zatrudniony na umowę o pracę, natomiast pozostałych dwóch
realizowało prace na rzecz beneficjenta w oparciu o umowy zlecenia.
Wydatek związany z przeszkoleniem 2 osób został uznany za niekwalifikowany.
4. Udzielenia wyjaśnień nt. pliku załączonego do dostarczonego przez beneficjenta
potwierdzenia wysłania zapytania ofertowego na zakup serwerów.
W dniu 29.04.2014 r. beneficjent dostarczył oświadczenie firmy, do której wysłał zapytanie
ofertowe.
Po analizie ww. oświadczenia uznano, że postępowanie zostało przeprowadzone zgodnie
z zapisami umowy o dofinasowanie.
5. Dostarczenia dokumentacji umożliwiającej ustalenie jaki był status MŚP beneficjenta na dzień
złożenia wniosku o dofinansowanie i podpisania umowy o dofinasowanie.
Beneficjent w dniach 07.02.2014 r. oraz 03.04.2014 r. dostarczył dokumentację, na podstawie
której Zespół kontrolujący potwierdził, iż beneficjent posiadał status małego przedsiębiorcy
na dzień złożenia Wniosku o dofinasowanie i podpisania Umowy o dofinasowanie.
Aneks do umowy o dofinansowanie, który został podpisany w dniu 17.04.2014 r. wprowadził
również zmianę w postaci usunięcia zakupu szafy z harmonogramu rzeczowo – finansowego
realizacji projektu (z wyłączeniem części kosztów poniesionych na zakup usługi
szkoleniowej).
Wnioski i rekomendacje zawarte w informacji pokontrolnej:
1. Wydatek związany z przeszkoleniem z przeszkoleniem w ramach projektu 2 osób, które nie były
według stanu na dzień przeprowadzenia szkolenia, a także nie są obecnie zatrudnione
na umowę o pracę stanowi koszt niekwalifikowany. Wydatek został przez beneficjenta
przedstawiony we wniosku o płatność końcową.
2. Mając na uwadze zapisy § 9 ust. 10 umowy o dofinansowanie nr UDA-RPPM-01.02.00-00041/12, Beneficjent zobowiązany jest zachować określoną we wniosku trwałość projektu
i docelowe wartości wskaźników realizacji projektu przez okres 3 lat od dnia spełnienia
jednocześnie trzech kryteriów wskazanych w § 1 pkt. 29 Umowy o dofinansowanie nr UDARPPM-01.02.00-00-041/12-00.
3. W przypadku gdy w okresie trwałości projektu umowy o pracę zawarte w ramach projektu
zostaną rozwiązane, zobowiązuje się beneficjenta do zatrudnienia nowych osób na stanowiska
utworzone w ramach projektu, a także poinformowania Agencję Rozwoju Pomorza S.A.
43
o zatrudnieniu osób w terminie jednego miesiąca od ich zatrudnienia. Wraz z informacją
należy przesłać kopie umów o pracę oraz druki ZUS P ZUA.
3) kontrola projektu nr RPPM.01.02.00-00-024/12 pn.: „Zwiększenie konkurencyjności
i innowacyjności firmy Sulitech dzięki wdrożeniu oraz komercjalizacji innowacyjnego Kosza do
Segregacji Odpadów w Gospodarstwach Domowych na rynku polskim i zagranicznym”, termin
przeprowadzenia kontroli: 26.02.2014r.
Weryfikacji poddano nw. dokumenty w celu potwierdzenia, iż kontrola została przeprowadzona
zgodnie z zapisami IW IP II z dnia 06.03.2014r. proces 3.13. Kontrola na miejscu realizacji projektu
wraz z kontrolą „ex-post” dokumentacji związanej z procedurami udzielenia zamówień publicznych
w projekcie w ramach OP 1 RPO WP 2007-2013 (bez Dz. 1.3):














przekazanie w dniu 04.02.2014r. e-maila informującego Sekcję Kontroli IP II o zakończeniu
weryfikacji wniosku o płatność końcową wraz z prośbą o przeprowadzenie kontroli
na miejscu realizacji projektu (pkt 1 procesu 3.13),
powołanie zespołu kontrolującego w dniu 13.02.2014 r. (pkt 3 procesu 3.13, formularz
nr 3.13_1),
oświadczenie o bezstronności podpisane przez kierownika i członka zespołu kontrolującego
w dniu 13.02.2014r. (formularz nr 3.12_2, pkt 4 procesu 3.13),
sporządzenie upoważnienia nr 3/1.2/DIF/14 w dniu 13.02.2014 r. do przeprowadzenia kontroli
(pkt 7-8 procesu 3.13, formularz nr 3.14_1),
program kontroli sporządzony i podpisany w dniu 12.02.2014r., a następnie zaakceptowany
w dniu 13.02.2014r. (pkt 11 procesu 3.13, formularz nr 3.14_2),
sporządzenie i wysłanie pisma o syg. Kp/DIF/PW/ZK/TF/0320/14 informującego o kontroli
i jej zakresie w dniu 13.02.2014r. (pkt 12 procesu 3.13, formularz nr 3.14_3b) oraz e-maila,
sporządzenie zgodnie pkt 13 z procesu listy sprawdzającej na formularzu nr 3.13_4 - Lista
sprawdzająca do kontroli projektów w ramach osi priorytetowej 1 RPO WP „Rozwój
i innowacje w MŚP”, lista została podpisana w dniu 26.02.2014r. przez kierownika i członka
zespołu kontrolującego,
Informacja Pokontrolna nr 3/1.2/DIF/14 została sporządzona, a następnie zaakceptowana
w dniu 27.05.2014 r. (pkt 15-16 procesu 3.13),
Informacja Pokontrolna została przekazana beneficjentowi pismem z dnia 27.05.2014r. o syg.
Kp/DIF/PW/ZK/TF/970/14 (na piśmie widnieje zapis odebrałem w dniu 28.05.2014 r.).
W piśmie zawarto zapis, iż w przypadku nie zgłoszenia uwag w wyznaczonym terminie
Informacja Pokontrolna nabiera rangi Informacji Pokontrolnej Końcowej.
przedmiotowa Informacja Pokontrolna została podpisana przez beneficjenta w dniu
28.05.2014 r.,
formularz oceny merytorycznej i formalnej wniosku o płatność dla Działania 1.1-1.2 (zał.
3a.16_3b) został wypełniony i podpisany w części dotyczącej Sekcji Płatności w dniu
28.05.2014r.,
w dniu 28.05.2014 r. pismem skierowanym do sekcji płatności i sprawozdań 1.2, 1.4-1.6 RPO
poinformowano o zakończeniu czynności kontrolnych związanych z przedmiotowym
projektem i przekazaniu dokumentacji projektu,
Karta Informacyjna Kontroli została utworzona w KSI w dniu 28.05.2014r.,
w dniu 04.06.2014r. został przekazany do IZ RPO S.A. raport z kontroli zakończonych
w miesiącu maju 2014 r. (zgodnie z informacją udzieloną przez Pracowników ARP S.A. wraz
z raportem przekazywane są kserokopie Informacji Pokontrolnych).
W Informacji Pokontrolnej zawarto nw. ustalenia i zalecenia pokontrolne:
- w dniu kontroli beneficjent nie okazał dokumentów źródłowych potwierdzających stopień
realizacji wskaźnika rezultatu 1.2.16 (KSI) zmiana energochłonności (MWh/rok). Zespół
kontrolujący zobowiązał beneficjenta do udokumentowania stopnia realizacji wskaźnika.
44
W dniu 14.03.2014r. beneficjent wystosował prośbę o wprowadzenie zmian do umowy
o dofinasowanie w zakresie usunięcia z Projektu ww. wskaźnika rezultatu.
ARP S.A. wyraziła zgodę na wprowadzenie ww. zmiany do umowy o dofinasowanie. W dniu
23.05.2013r. podpisany został aneks do umowy.
Wnioski i rekomendacje zawarte w Informacji Pokontrolnej:
1) Mając na uwadze zapisy § 10 ust. 9 Umowy o dofinansowanie nr UDA-RPPM.01.02.00-00024/12-00, beneficjent zobowiązany jest zachować określoną we wniosku trwałość projektu
i docelowe wartości wskaźników realizacji projektu przez okres 3 lat od dnia spełnienia
jednocześnie trzech kryteriów wskazanych w § 1 pkt. 29 ww. Umowy.
2)

Ponadto ze względu na fakt, iż przedłożona umowa o pracę nie zabezpieczają trwałości
projektu, Beneficjent zostaje zobowiązany po wygaśnięciu obecnie obowiązującej umowy,
do zatrudnienia nowej osoby lub przedłużenia umowy zawartej z dotychczasowym
pracownikiem. O powyższym fakcie należy poinformować Agencję Rozwoju Pomorza S.A.
Wraz informacją należy przesłać kopię umowy o pracę oraz deklarację ZUS P ZUA
(w przypadku zatrudnienia nowej osoby) lub ZUS P RCA (w przypadku przedłużenia stosunku
pracy z dotychczasowymi pracownikami).
Analiza terminowości utworzenia Kart Informacyjnych Kontroli w KSI SIMIK 07-13
Weryfikację terminowości utworzenia kart kontroli w KSI przeprowadzono w oparciu o nw. kontrole:
Tabela. Data utworzenia karty kontroli w KSI
Lp.
Numer kontroli
1.
RPPM.01.05.01-00009/08-02
25.10.2012 r.
2.
RPPM.01.02.00-00041/12-01
RPPM.01.02.00-00024/12-01
RPPM.01.01.02-00189/08-01
06.02.2014 r.
Terminowość
utworzenia KIK
Data
wpływu
w KSI
podpisanej
lub
(w ciągu 5 dni
Kiedy
niepodpisanej
roboczych od dnia
Utworzył
informacji
otrzymania
pokontrolnej do IZ
podpisanej/niepod
RPO WP
pisanej informacji
pokontrolnej)
20.05.2013 r. 17.05.2013 r.
Terminowo
(wpływ aneksu do
informacji
pokontrolnej
końcowej)
15.05.2014 r. 12.05.2014 r.
Terminowo
26.02.2014 r.
28.05.2014 r. 28.05.2014 r.
Terminowo
21.02.2014 r.
25.06.2014 r. 24.06.2014 r.
Terminowo
3.
4.
Data
przeprowadzenia
kontroli
Weryfikowane Karty Informacyjne Kontroli zostały wprowadzone do systemu KSI zgodnie
z terminem wskazanym w IW IP II.
 W celu sprawdzenia czy jednostka upewnia się, iż są podejmowane odpowiednie działania
naprawcze (dotyczy także egzekwowania realizacji zaleceń pokontrolnych od podmiotów
kontrolowanych), dokonano następujących ustaleń.
W celu weryfikacji sposobu monitorowania wykonania zaleceń pokontrolnych weryfikacji poddano
wybrane do kontroli nw. projekty:
45
Lp.
Nr projektu
Zalecenia/rekomendacje
pokontrolne w IP
Wykonanie
zaleceń/rekomendacji
pokontrolnych
1
RPPM.01.05.01-00-009/08
TAK*
TAK
2
RPPM.01.02.00-00-041/12
TAK^
TAK
3
RPPM.01.02.00-00-024/12
TAK
NIE DOTYCZY
*zgodnie z zapisami ROP kwota nieprawidłowości została odzyskana w dniu 13.05.2013 r.,
^ kwota nieprawidłowości została odzyskana poprzez pomniejszenie wydatków uznanych
za kwalifikowane (po autoryzacji) we wniosku o płatność końcową.
W informacjach pokontrolnych dotyczących ww. projektów zawarto rekomendacje wynikające
z zapisów umowy o dofinansowanie w zakresie trwałości projektu (w tym umów
o pracę).
Zgodnie z zapisami IW IP II z dnia 06.03.2014 r. weryfikacja przesłanych przez beneficjenta
informacji i/oraz dokumentów potwierdzających realizację zaleceń pokontrolnych zapisanych
w Informacji Pokontrolnej końcowej odbywa się za pomocą listy sprawdzającej zał. 3.13_10
w terminie nie dłuższym niż 8 dni roboczych, liczonych od dnia otrzymania informacji. Następnie
poinformowanie beneficjenta o wyniku weryfikacji dokumentów przesłanych do IP II w celu
potwierdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych zapisanych w Informacji Pokontrolnej końcowej
następuje poprzez sporządzenie i przesłanie pisma informującego beneficjenta w terminie nie
dłuższym niż 9 dni roboczych liczonych od dnia otrzymania informacji.
W trakcie analizy dokumentacji dotyczącej projektu nr RPPM.01.05.01-00-009/08 stwierdzono,
iż w dniu 16.01.2014 r. do IP II wpłynęło pismo zawierające informację o utrzymaniu trwałości
wskaźnika rezultatu „Liczba bezpośrednio utworzonych miejsc pracy” wraz z kserokopiami umów
o pracę i deklaracjami ZUS. Weryfikacji realizacji zaleceń pokontrolnych dokonano za pomocą listy
sprawdzającej realizację zaleceń pokontrolnych (zał. Nr 3.13_10) w dniu 28.01.2014 r. a następnie
pismem z dnia 04.02.2014 r. poinformowano beneficjenta o wyniku weryfikacji dokumentów
przesłanych do IP II.
Na podstawie przedstawionej dokumentacji stwierdzono, iż pismo informujące beneficjenta
o wyniku weryfikacji dokumentów przesłanych do IP II w celu potwierdzenia realizacji zaleceń
pokontrolnych zapisanych w informacji pokontrolnej końcowej zostało wysłane po terminie
wskazanym w IW IP II (tj. wpływ pisma do ARP S.A. zawierającego informację nt. realizacji
wskaźnika w dniu 16.01.2014 r., natomiast pismo informujące beneficjenta o wyniku weryfikacji
przesłanej dokumentacji zostało wysłane w dniu 04.02.2014 r., tj. w 13 dniu roboczym).
W trakcie wykonywania czynności kontrolnych stwierdzono również, iż do dnia 19.09.2014 r.
nie dokonano modyfikacji w Karcie Informacyjnej Kontroli w systemie KSI dotyczących wykonania
zaleceń pokontrolnych. Jednakże przesłane dokumenty potwierdzające wykonanie zaleceń
pokontrolnych w dalszym ciągu nie zabezpieczają okresu trwałości projektu.
 W celu sprawdzenia czy przestrzegany jest tryb postępowania w sytuacji zaistnienia uzasadnionego
przypuszczania, iż określona nieprawidłowość może występować także u innych podmiotów,
dokonano następujących ustaleń:
Zgodnie z zapisami IW IP II procesem wskazującym sposób postępowania w sytuacji zaistnienia
uzasadnionego przypuszczenia o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości jest proces
4. Nieprawidłowości w ramach Działania OP 1 RPO WP 2007-2013 (bez Działania 1.3),
a wszególnosci podprocesy:
1) 4.1. Identyfikacja i weryfikacja nieprawidłowości w ramach OP 1 RPO WP 2007-2013 (bez Dz.
1.3) w wyniku działań IP II,
2) 4.5 Działania prowadzące do usunięcia nieprawidłowości w ramach OP 1 RPO WP 2007-2013
( bez Dz. 1.3).
46
Zgodnie z zapisami IW IP II podproces 3.13 w przypadku stwierdzenia lub podejrzenia naruszenia
prawa wspólnotowego bądź krajowego w trakcie przeprowadzania kontroli sporządzenie notatki
służbowej o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości (dalsza procedura zgodnie z podprocesem 4.1.
Identyfikacja i weryfikacja nieprawidłowości w ramach OP 1 RPO WP (bez Dz. 1.3) w wyniku działań
IP II), a następnie poinformowanie IZ RPO WP o wykrytych nieprawidłowościach w terminie 1 dnia
od zatwierdzenia listy sprawdzającej dotyczącej kwalifikacji nieprawidłowości .
Weryfikacja przedstawionej do kontroli dokumentacji na zakończenie realizacji projektu wybranych
do kontroli nie wykazała podejrzenia wystąpienia błędu systemowego. Wykazała natomiast
nieprawidłowości podczas kontroli dotyczących nw. projektów:
 RPPM.01.05.01-00-009/08,
 RPPM.01.02.00-00-041/12,
Na podstawie weryfikowanej dokumentacji nie stwierdzono istotnych uwag.
Terminowość sporządzenia notatki o nieprawidłowości dotyczącej projektu nr RPPM.01.05.01-00009/08 została zweryfikowana w trakcie kontroli przeprowadzonej przez IPOC w dniach
04-18.11.2013r. w trakcie weryfikacji zakresu dotyczącego prowadzenia rejestru obciążeń
i odzyskiwania kwot.
 W celu sprawdzenia czy sporządzane są programy kontroli zgodnie z procedurami, dokonano
Zgodnie z zapisami IW IP II procesu 3.13. Kontrola na miejscu realizacji projektu wraz z kontrolą
„ex-post” dokumentacji związanej z procedurami udzielenia zamówień publicznych w projekcie
w ramach OP 1 RPO WP 2007-2013 (bez Dz. 1.3), program kontroli sporządzany jest zgodnie
ze wzorem, stanowiącym załącznik nr 3.14_ 2 do IW PI II przez kierownika Zespołu kontrolującego.
Podlega on weryfikacji i zatwierdzeniu przez koordynatora/ kierownika Sekcji Kontroli (wyłącznie
w sytuacji, gdy nie jest jednocześnie kierownikiem Zespołu kontrolującego), dyrektora RIF/zastępcę
dyrektora RIF ds. Wdrażania lub innego upoważnionego pracownika IP II.
W oparciu o dokonaną weryfikację nw. kontroli planowych na zakończenie realizacji projektu
 RPPM.01.05.01-00-009/08,
 RPPM.01.02.00-00-041/12,
 RPPM.01.02.00-00-024/12,
należy stwierdzić, iż programy kontroli zostały sporządzone zgodnie procedurą.
 W celu sprawdzenia czy sporządzane są upoważnienia do kontroli zgodnie z procedurami,
dokonano następujących ustaleń.
Zgodnie z zapisami ww. procesu 3.13. IW IP II upoważnienie do kontroli sporządzane jest zgodnie ze
wzorem, stanowiącym załącznik nr 3.14_1 do IW PI II, przez kierownika/członka zespołu
kontrolującego. Podlega ono weryfikacji, akceptacji i podpisaniu przez koordynatora/kierownika
Sekcji Kontroli (wyłącznie w sytuacji, gdy nie jest jednocześnie kierownikiem zespołu
kontrolującego), dyrektora RIF/zastępcę dyrektora RIF ds. Wdrażania lub innego upoważnionego
pracownika IP II.



RPPM.01.05.01-00-009/08,
RPPM.01.02.00-00-041/12,
RPPM.01.02.00-00-024/12,
47
należy stwierdzić, iż upoważnienia do kontroli zostały sporządzone zgodnie z procedurą.
 W celu sprawdzenia czy podmioty kontrolowane są informowane o kontroli w terminach
określonych procedurami, dokonano następujących ustaleń.
Zgodnie z zapisami ww. procesu 3.13. pismo informujące beneficjenta o kontroli sporządzane jest
zgodnie ze wzorem, stanowiącym załącznik nr 3.14_3b do IW PI II, przez kierownika/członka zespołu
kontrolującego. Podlega ono weryfikacji, akceptacji i zatwierdzeniu (podpisaniu) przez koordynatora/
kierownika Sekcji Kontroli (wyłącznie w sytuacji, gdy nie jest jednocześnie kierownikiem zespołu
kontrolującego), dyrektora RIF/zastępcę dyrektora RIF ds. Wdrażania lub innego upoważnionego
pracownika IP II i przesyłane jest do beneficjenta (listem poleconym oraz faxem/e-mailem).
Przedmiotowe pismo sporządzane jest w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze, liczone od dnia
powołania zespołu kontrolującego, a poinformowanie beneficjenta odbywa się na co najmniej 7 dni
kalendarzowych przed planowanym rozpoczęciem czynności kontrolnych.
 RPPM.01.05.01-00-009/08,
 RPPM.01.02.00-00-041/12,
 RPPM.01.02.00-00-024/12,
należy stwierdzić, iż pisma informujące beneficjentów o kontroli zostały sporządzone i wysłane
zgodnie z procedurą.
 W celu sprawdzenia czy podczas kontroli wypełniane są listy sprawdzające zgodnie z procedurami
oraz czy listy sprawdzające zawierają wszystkie wymagane procedurami elementy wraz z datami
i podpisami, dokonano następujących ustaleń.
Zgodnie z zapisami IW IP II proces 3.13 listy sprawdzające z kontroli sporządzane są zgodnie
ze wzorem, stanowiącym załącznik nr 3.14_4 do IW PI II, przez członków zespołu kontrolującego
w zakresie rzeczowym i finansowym zgodnie z „zasadą dwóch par oczu” na miejscu realizacji projektu
i/w siedzibie beneficjenta. W trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych jednocześnie ma miejsce
sprawdzenie, czy beneficjent korzysta z innego wsparcia, udzielanego w zakresie otrzymania
dofinansowania z PO IG w ramach działań obsługiwanych przez IP II, jeśli tak, to dokonywana jest
kontrola krzyżowa, która ma na celu wykluczenie nakładania się udzielonej pomocy. Przedmiotowe
listy sporządzane są w terminie niezwłocznym.
W oparciu o dokonaną weryfikację nw. kontroli planowych na zakończenie realizacji projektu:
 RPPM.01.05.01-00-009/08,
 RPPM.01.02.00-00-041/12,
 RPPM.01.02.00-00-024/12,
należy stwierdzić, iż listy sprawdzające z przeprowadzonych kontroli zostały sporządzone
zgodnie z procedurą, za wyjątkiem listy sprawdzającej dotyczącej projektu nr RPPM.01.05.01-00009/08 na której stwierdzono brak daty przy podpisie kierownika i członka zespołu
kontrolującego.
 W celu sprawdzenia czy informacje pokontrolne są przekazywane do instytucji wskazanych
w procedurach, dokonano następujących ustaleń.
Zgodnie z zapisami ww. procesu 3.13. IW IP II Informacja Pokontrolna/Informacja Pokontrolna
końcowa oraz wypełniony (w zakresie kontroli) Formularz oceny merytorycznej i formalnej wniosku
o płatność, przekazywany jest koordynatorowi/kierownikowi Sekcji Płatności i Sprawozdań 1.1/
Sekcji Płatności i Sprawozdań 1.2, 1.4-1.6 w terminie nie dłużej niż dwa dni od wpływu podpisanej
informacji pokontrolnej/pokontrolnej końcowej. Ponadto IP II przekazuje do IZ RPO WP
potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie informacji pokontrolnych z zakończonych
kontroli w danym miesiącu, w terminie do 5 dnia każdego miesiąca.
48
 RPPM.01.05.01-00-009/08,
 RPPM.01.02.00-00-041/12,
 RPPM.01.02.00-00-024/12.
W przypadku projektu RPPM.01.05.01-00-009/08 pracownicy ARP S.A. udzielili wyjaśnień,
iż dokumentacja projektu została przekazana do Sekcji Płatności i sprawozdań, jednakże ARP S.A. nie
posiada dokumentu umożliwiającego stwierdzenie daty przekazania dokumentacji. Natomiast
formularz oceny merytorycznej i formalnej wniosku o płatność dla Działania 1.4-1.6 (zał. 3a.16_c)
został wypełniony zgodnie z zapisami IW IP II.
W przypadku projektu RPPM.01.02.00-00-041/12 ustalono, iż powyższe dokumenty zostały
przekazane w trzecim dniu roboczym od wpływu informacji pokontrolnej do ARP S.A. (wpływ
informacji pokontrolnej do ARP S.A. -12.05.2014r., pismo przekazujące dokumentację projektu
do Sekcji płatności i sprawozdań – 15.05.2014r.).
Zgodnie z informacją uzyskaną od pracowników ARP S.A. – IP II przekazuje kserokopie informacji
pokontrolnych wraz z raportem kontroli zakończonych w danym miesiącu skierowanym do IZ RPO
WP. Na podstawie przedstawionej dokumentacji, ustalono, iż kserokopie informacji pokontrolnych
wraz z raportami skierowanymi do IZ RPO WP przekazywane są zgodnie z procedurą.
 W celu sprawdzenia czy informacje pokontrolne są przekazywane jednostkom kontrolowanym
w terminach określonych procedurami, dokonano następujących ustaleń.
a) sporządzenie i przekazanie informacji pokontrolnej do beneficjenta.
Zgodnie z zapisami procesu 3.13. IW IP II z dnia 06.03.2014 r. Informacja Pokontrolna sporządzana
i podpisywana jest przez członków zespołu kontrolującego wraz z ewentualnymi zaleceniami
pokontrolnymi na formularzu 3.13_5. Informacja sporządzana jest w 2 jednobrzmiących
egzemplarzach i podpisywana przez co najmniej 2 członków zespołu kontrolującego, w terminie nie
dłuższym niż 12 dni roboczych, liczonych od dnia zakończenia czynności kontrolnych, rozumianych
jako zakończenie wszystkich działań mających na celu ustalenie stanu faktycznego. Następnie
zatwierdzana jest przez koordynatora/ kierownika Sekcji Kontroli (wyłącznie w sytuacji, gdy nie jest
jednocześnie członkiem zespołu kontrolującego), zastępcę dyrektora RIF ds. Wdrażania, dyrektor RIF
lub innego upoważnionego pracownika IP II, w terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze, liczone
od dnia przesłania Informacji Pokontrolnej koordynatorowi Sekcji Kontroli/ kierownikowi Sekcji
Kontroli /zastępcy dyrektora RIF ds. Wdrażania lub dyrektorowi RIF.
Przekazanie Informacji Pokontrolnej odbywa się poprzez sporządzenie pisma przekazującego
informację pokontrolną na formularzu 3.13_6a. Po parafowaniu i zatwierdzeniu (podpisaniu) pisma
przez koordynatora/kierownika Sekcji Kontroli (wyłącznie w sytuacji gdy nie jest jednocześnie
członkiem zespołu kontrolującego)/dyrektora RIF/zastępcę dyrektora RIF ds. Wdrażania lub innego
upoważnionego pracownika IP II, Informacja Pokontrolna przesyłana jest beneficjentowi
za potwierdzeniem odbioru do podpisu w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, w terminie
nie dłuższym niż 14 dni roboczych, liczonym od dnia zakończenia czynności kontrolnych,
rozumianych jako zakończenie wszystkich działań mających na celu ustalenie stanu faktycznego.
Zgodnie z informacją zawartą w piśmie w przypadku nie zgłoszenia uwag w wyznaczonym terminie
Informacja Pokontrolna nabiera rangi Informacji Pokontrolnej końcowej.
W przypadku nw. projektów:
 RPPM.01.02.00-00-041/12,
 RPPM.01.02.00-00-024/12,
Beneficjenci nie zgłosili żadnych uwag do zapisów zawartych w Informacjach Pokontrolnych.
W oparciu o analizę dokumentacji dotyczącej ww. kontroli, należy stwierdzić, iż Informacje
Pokontrolne zostały przekazane zgodnie z zapisami IW IP II.
b) sporządzenie i przekazanie informacji pokontrolnej końcowej do beneficjenta.
49
Zgodnie z zapisami procesu 3.13. IW IP II z dn. 21.12.2012r. Informacja Pokontrolna końcowa
sporządzana jest na formularzu 3.13_5 i podpisywana jest przez kierownika/członków zespołu
kontrolującego a następnie zatwierdzana (poprzez podpisanie) przez kierownika/ koordynatora Sekcji
kontroli (wyłącznie w sytuacji, gdy nie jest jednocześnie członkiem zespołu kontrolującego), zastępcę
dyrektora FIF ds. Wdrażania, dyrektora RIF lub innego upoważnionego pracownika IP II odpowiednio
w terminach 6 dni roboczych, liczonych od dnia otrzymania zastrzeżeń i uzyskaniu od beneficjenta
wszystkich niezbędnych dokumentów i wyjaśnień. W uzasadnionych przypadkach termin na
sporządzenie Informacji Pokontrolnej końcowej może ulec wydłużeniu. Zatwierdzenie Informacji
Pokontrolnej końcowej następuje w terminie nie dłuższym niż 1 dzień roboczy.
Przekazanie Informacji Pokontrolnej końcowej odbywa się także poprzez sporządzenie pisma
przekazującego Informację Pokontrolną końcową (formularz 3.13_6b). Po parafowaniu
i zatwierdzeniu (podpisaniu) pisma przez koordynatora /kierownika Sekcji Kontroli (wyłącznie
w sytuacji gdy nie jest jednocześnie członkiem zespołu kontrolującego)/ dyrektora RIF/zastępcę
dyrektora RIF ds. Wdrażania lub innego upoważnionego pracownika IP II, Informacja Pokontrolna
końcowa przesyłana jest beneficjentowi za potwierdzeniem odbioru do podpisu w 2 jednobrzmiących
egzemplarzach, w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych, liczonych od dnia otrzymania
zgłoszonych zastrzeżeń i uzyskaniu od Beneficjenta wszystkich niezbędnych dokumentów
i wyjaśnień. W uzasadnionych przypadkach termin na sporządzenie informacji pokontrolnej końcowej
może ulec wydłużeniu.
Zespól kontrolujący IPOC w dniu 16.09.2014r. zwrócił się do IP II pismem o złożenie wyjaśnień
w sprawie terminowości sporządzenia Informacji Pokontrolnej dotyczącej projektu
nr RPPM.01.05.01-00-009/08.
W dniu 22.09.2014r. IP II pismem (email z dnia 22.09.2014r.) złożyła wyjaśnienie
w przedmiotowej sprawie, informując, iż Kontrola projektu WND-RPPM.01.05.01-00-009/08
przeprowadzona została 25.10.2012r. Zgodnie z zapisami Instrukcji Wykonawczej Informacja
Pokontrolna końcowa powinna zostać przesłana do Beneficjenta w terminie nie dłuższym niż 14 dni
roboczych, liczonych od dnia zakończenia czynności kontrolnych, rozumianych jako zakończenie
wszystkich działań mających na celu ustalenie stanu faktycznego. W przypadku przedmiotowej
kontroli, z uwagi na jej złożoność, Zespół Kontrolujący zmuszony był do korzystania z konsultacji
prawnych oraz przeprowadzenia pogłębionej analizy składanych uzupełnień, co miało znaczący wpływ
na terminy ustalenia stanu faktycznego koniecznego do zakończenia czynności kontrolnych.
Stwierdzony podczas wykonywania czynności kontrolnych stan faktyczny, został przedstawiony
w Informacji Pokontrolnej końcowej, sporządzonej zgodnie z zapisami Instrukcji Wykonawczej IP II
w terminie 14 dni roboczych liczonych od dnia zakończenia czynności kontrolnych, rozumianych jako
zakończenie wszystkich działań mających na celu ustalenie stanu faktycznego. Informacja Pokontrolna
końcowa z dnia 11.02.2013 r. została zatwierdzona po 7 dniach roboczych liczonych od wpływu do IP
II opinii prawnej z dnia 11.01.2013 r. (data wpływu do IP II 31.01.2013 r.).
 RPPM.01.05.01-00-009/08,
 RPPM.01.02.00-00-041/12,
 RPPM.01.02.00-00-024/12,
należy stwierdzić, iż Informacje Pokontrolne oraz Informacje Pokontrolne końcowe przekazywane
były do beneficjenta zgodnie z ww. procedurami.
Ad. E Dochowanie zasad dot. prowadzenia kontroli krzyżowych określonych w procedurach
IW IZ RPO WP.
 W celu sprawdzenia czy instytucja kontrolowana przestrzega określnych w procedurach wymogów
dot. przeprowadzania kontroli krzyżowych, dokonano następujących ustaleń.
50
Zgodnie z „Wytycznymi w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej
Programem Operacyjnym” z dnia 05.06.2012 r. IZ RPO WP jest odpowiedzialna za przeprowadzanie
kontroli krzyżowych programu oraz kontroli krzyżowych horyzontalnych z projektami PROW 07-13
oraz PO RYBY w celu wykrycia podwójnego finansowania wydatków w ramach funduszy
europejskich.
Zgodnie z zapisami § 5 ust. 3 pkt. 25 Umowy zawartej pomiędzy IZ RPO WP a IP II na pełnienie
funkcji Instytucji Pośredniczącej II stopnia do spraw wdrażania Osi Priorytetowej 1 (…), zmienionej
aneksem nr 1 z dnia 26.02.20919 r., aneksem nr 2 z dnia 05.01.2010 r. i aneksem nr 3 z dnia
09.05.2012 r. - IP została zobowiązania do przeprowadzeni kontroli krzyżowych.
IP II w okresie od października 2013 r. do lipca 2014 r., przeprowadziła nw. kontrole krzyżowe:
Liczba przeprowadzonych
kontroli krzyżowych w danym
m-c (szt.)
Rok/miesiąc
2013
2014
Razem
Liczba beneficjentów
realizujących więcej ni 1
projekt w ramach OP 1 –
zestawienie/ protokół z
losowania
październik
6
110
listopad
6
111
grudzień
5
106
styczeń
6
123
luty
6
123
marzec
6
123
kwiecień
6
124
maj
6
126
czerwiec
6
129
lipiec
7
140
60
Nd
Weryfikacja Kart Informacyjnych Kontroli Krzyżowych utworzonych w KSI za badany okres
październik 2013 r. – lipiec 2014 r. wykazała utworzenie 60 kart kontroli krzyżowych programu.
Szczegółowej weryfikacji poddano kontrole krzyżowe programu przeprowadzone w maju 2014r.:
Weryfikacja przedstawionej do kontroli dokumentacji w ramach realizacji proces: 3. 15a Kontrola
krzyżowa w ramach Działania osi priorytetowej 1 (bez Dz. 1.3) wykazała:
 sporządzanie zestawienia beneficjentów realizujących więcej niż jeden projekt w ramach OP 1
RPO WP 2007-2013 zidentyfikowanych w oparciu o Numery Identyfikacji Podatkowej
na podstawie danych zamieszczonych w KSI (SIMIK 07-13) - dla RPO WP. Przekazanie listy
beneficjentów kierownikowi Zespołu ds. Płatności i Sprawozdań - pkt 1 procesu 3.15a,
 wylosowanie 5% próby beneficjentów do weryfikacji – pkt 2 procesu - protokół z dnia
21.05.2014 r.,
Do weryfikacji wybrano 6 nw. beneficjentów:
1) Politechnika Gdańska, NIP: 5840203593,
2) Gmina Miasta Sopotu, NIP: 5851411941,
3) Dekpol Sp. z o.o., NIP: 5922137980,
4) Fama Sp. z o.o., NIP: 5932415162,
5) HARAT Przedsiębiorstwo Drogowo-Budowlane Sp. j., NIP: 8420009029,
6) Konsorcjum Pralnicze Sp. z o.o., NIP: 9581480123
 sporządzenie raportu z przeprowadzanych czynności – pkt 4-6 procesu,
1) Politechnika Gdańska, NIP: 5840203593 – raport nr 01/05/2014 z kontroli krzyżowej
zatwierdzony w dniu 29.05.2014 r.,
51


2) Gmina Miasta Sopotu, NIP: 5851411941 - raport nr 02/05/2014 z kontroli krzyżowej
3) Dekpol Sp. z o.o., NIP: 5922137980 - raport nr 03/05/2014 z kontroli krzyżowej
4) Fama Sp. z o.o., NIP: 5932415162 - raport nr 04/05/2014 z kontroli krzyżowej
5) HARAT Przedsiębiorstwo Drogowo-Budowlane Sp. j., NIP: 8420009029 - raport
nr 05/05/2014 z kontroli krzyżowej zatwierdzony w dniu 29.05.2014 r.,
6) Konsorcjum Pralnicze Sp. z o.o., NIP: 9581480123 - raport nr 06/05/2014 z kontroli
krzyżowej zatwierdzony w dniu 29.05.2014r.,
przekazanie raportów do Sekcji Kontroli w dniu 29.05.2014r. (e-mail zawierający
przedmiotową informację),
wprowadzenie w terminie danych z raportu do KSI SIMIK przedstawia poniższa tabela:
L.p. Nazwa Beneficjenta
1
2
Konsorcjum Pralnicze Sp. z
o.o.
HARAT Przedsiębiorstwo
Drogowo- Budowlane Spółka
Jawna
Jednostka przeprowadzająca
kontrolę
Rodzaj kontroli
krzyżowej
Kontrola
przeprowadzona w
dniach
Data otrzymania
wyniku kontroli
(data
wprowadzenia do
KSI)
Instytucja Pośrednicząca 2*
kontrola krzyżowa
programu
21-maja-2014
30-maja-2014
kontrola krzyżowa
programu
21-maja-2014
30-maja-2014
3
FAMA Sp. z o.o.
kontrola krzyżowa
programu
21-maja-2014
30-maja-2014
4
DEKPOL Sp. z o.o.
kontrola krzyżowa
programu
21-maja-2014
30-maja-2014
5
Gmina Miasta Sopotu
kontrola krzyżowa
programu
21-maja-2014
30-maja-2014
14
Politechnika Gdańska
kontrola krzyżowa
programu
21-maja-2014
30-maja-2014
Na podstawie danych zgromadzonych w KSI oraz ww. raportów stwierdzono, iż wszystkie utworzone
w badanym okresie karty kontroli krzyżowych programu posiadają w polu wynik kontroli zapis: „nie
wykryto nieprawidłowości”.
2.5 Wykonanie zaleceń pokontrolnych z kontroli nr 02/13 przeprowadzonej w dniach
od 04.11.2013 r. do 18.11.2013 r.
4.2 Zalecenia o średniej istotności:
4.2.1 W związku z wykrytymi uchybieniami w trakcie weryfikacji wydatków oraz stosowania procedur
zawartych w IW IP II zaleca się:
a) dołożenie starań w celu terminowego wprowadzania/aktualizacji danych projektu w KSI,
po zatwierdzeniu deklaracji zamknięcia pomocy dla projektu,
b) przestrzeganie zapisów IW IP II w zakresie terminowego przeprowadzania weryfikacji
formalnej i merytorycznej wniosków o płatność.
Weryfikacji ww. zalecenia pokontrolnego dokonano w oparciu o analizę przedstawiona w pkt.
2.2 niniejszej informacji pokontrolnej.
Ad. a) zalecenie uznaje się za wykonane,
Ad. b) zalecenie uznaje się za wykonane częściowo.
52
4.2.2 Zaleca się zwrócenie uwagi pracownikom o konieczności przestrzegania terminów w zakresie
terminowego:
a) wysyłania pism do beneficjentów dotyczących uzupełnienia dokumentacji w celu umożliwienia
weryfikacji poprawności dokonanego zwrotu środków na rachunek. Sugeruje się również
sporządzanie dokumentów potwierdzających podejmowanie czynności mających na celu
wyjaśnienie przyczyny zwrotu środków na rachunek oraz ustalenie sposobu postępowania
w przypadku odstępstw od procedury np. sporządzenie notatki służbowej która wskazywałaby
sposób postępowania w przypadku sytuacji niestandardowej.
b) sporządzania notatek służbowych o wystąpieniu nieprawidłowości,
Ad. a) Wykonanie przedmiotowego zalecenia dokonano w oparciu o dokumenty poddane weryfikacji
wymienione w pkt. II. niniejszej informacji pokontrolnej.
Na podstawie dokonanej analizy uważa się, iż zalecenie zostało wykonane.
Jednocześnie należy dodać, iż w trakcie kontroli , w badanych spawach nie wystąpiły sytuacje
wymagające ustalenia sposobu postępowania w przypadku odstępstw od procedury (…) dla
sytuacji niestandardowej.
Ad. b) Weryfikację zalecenia dokonano na podstawie nw. notatek o podejrzeniu nieprawidłowości
(zał. nr 3.13_7), opisanych w punkcie II niniejszej informacji pokontrolnej.


zał.3.13_7- projekt nr RPPM.01.02.00-00-147/09 – został utworzony 06.05.2013
zał.3.13_7- projekt nr RPPM.01.05.01-00-008/08 – został utworzony 28.01.2014
.
r.
Ww. notatki o podejrzeniu nieprawidłowości (zał.3.13_7) zostały utworzone zgodnie z terminami
określonymi w w IW IP II z dnia 21.12.2012 r.
W związku z powyższym zalecenie uznaje się za wykonane.
4.2.4 W związku z wykrytymi uchybieniami w trakcie weryfikacji dokumentacji z przeprowadzonych
kontroli na zakończenie realizacji projektów zaleca się:
a) przestrzeganie zapisów IW IP II w zakresie terminowego sporządzenia i przekazywania
do beneficjenta informacji pokontrolnej,
b) przestrzeganie zapisów IW IP II w zakresie terminowego przekazywania informacji pokontrolnej
do Sekcji Płatności i Sprawozdawczości IP II wraz z wypełnionym formularzem 3a.16_3b,
w części dot. kontroli,
c) zgodnie ze złożonymi w dniu 16.12.2013 r. wyjaśnieniami zaleca się dokonanie korekty zapisów
IW IP II w procesie 3.14 dot. LS 3b.13_4 oraz uzupełninie procesu 4.1 o sposób potwierdzający
przekazanie formularza (LS) 4.1_2 do Kierownika Sekcji Organizacji Systemu oraz do
wiadomości Kierownika/Koordynatora Sekcji Płatności i Sprawozdań.
Ad. a) Weryfikacji zalecenia pokontrolnego dokonano w oparciu o analizę przedstawiona w pkt. 2.4.
niniejszej informacji pokontrolnej.
Zalecenie uznaje się za wykonane.
Ad. b) Weryfikacji zalecenia dokonano na podstawie nw. projektów:
Nr projektu
RPPM.01.02.00-00-041/12
RPPM.01.02.00-00-024/12
RPPM.01.01.02-00-189/08
Termin wpływu informacji
pokontrolnej/informacji
pokontrolnej końcowej do
ARP S.A.
12.05.2014 r.
28.05.2014 r.
24.06.2014 r.
Data
przekazania
informacji pokontrolnej
do Sekcji Płatności i
Sprawozdań
15.05.2014 r.
28.05.2014 r.
25.06.2014 r.
Ilość dni roboczych
3 dni
0 dni
1 dzień
53
Termin przekazywania informacji pokontrolnej do Sekcji Płatności i Sprawozdań IP II wraz
z wypełnionym formularzem 3a.16_3b (w części dot. kontroli) dotyczącej projektu nr
RPPM.01.02.00-041/12 został przekroczony o 1 dzień roboczy.
Zalecenie uznaje się za częściowo wykonane.
Ad. c) Weryfikacji zalecenia pokontrolnego dokonano w oparciu o analizę przedstawiona w pkt. 2.4
4.2.5. Zaleca się dochowania terminowości we wprowadzaniu Kart Informacyjnych Kontroli do KSI
SIMIK 07-13.
Weryfikacji zalecenia pokontrolnego dokonano w oparciu o analizę przedstawiona w pkt. 2.4
Wyjaśnienia i uwagi przedstawione przez Instytucję kontrolowaną w stosunku do wersji
wstępnej informacji pokontrolnej.
Pismem o sygnaturze Kp/DIF/Sios/584/14 z dnia 14 października 2014 r. IP II w pkt. 2.5
(Wykonanie zaleceń pokontrolnych z kontroli nr 02/13 przeprowadzonej w dniach 04-18
listopada 2013 r. – zalecenie 4.2.2) wniosła uwagi i wyjaśnienia do wersji wstępnej
informacji pokontrolnej,(ww.pismo wraz z załącznikami stanowi akta kontroli).
IP II wyjaśnia m.in., iż „(…) rozpoczęcie procesu odzyskiwania kwot nienależnie
wypłaconych ( proces 3.17) następuje po zindentyfikowaniu nieprawidłowości (proces 4.1).
Skoro proces 4.1 wkazuje, że pracownik IP II ma na sporządzenie notatki o podejrzeniu
nieprawidłowości (Zał. 3.13_7) od 3 do 5 dni, a proces 3.17 następujacy chronologicznie po
procesie 4.1, określa ten termin poprzez użycie terminu „niezwłocznie”, to należy przyjąć, że
pracownik IP II powinien sporządzić notatkę o podejrzeniu nieprawidłowości (w obu
procesach chodzi o ten sam dokument – zał.3.13._7) niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu
3 lub 5 dni (w zależności od okoliczności wskazanych w IW IP II (…)”.
Stanowisko odnośnie przedstawionych wyjaśnień i uwag instytucji kontrolowanej
Wyjaśnienia IP II, przekazane ww. pismem zostały przyjęte oraz dokonano stosownej korekty
zapisów w informacji pokontrolnej końcowej.
3. Podsumowanie
3.1 Ustalenia o wysokiej istotności:
Brak
3.2 Ustalenia o średniej istotności:
3.2.1 W trakcie weryfikacji systemu weryfikacji wydatków oraz stosowania procedur zawartych
w IW IP II stwierdzono iż:
a) IP II przy weryfikacji formalnej i merytorycznej nw. wniosków o płatność nr:
 WNP-RPP.01.01.02-00-264/08-14-korekta z dnia 19.02.2013 r. i 11.04.2014 r.,
 WNP-RPP.01.05.01-00-009/08-10,
54
nie zachowała terminów wynikających z IW IP II na weryfikacje wniosku (podproces 3.16 – 15
dni roboczych).
b) IP II sporządziła deklarację zamknięcia pomocy dla nw. projektów:
 RPPM.01.01.02-00-281/08 w dniu 07.06.2013 r.,
 RPPM.01.05.01-00-009/08 w dniu 04.06.2013 r.
Natomiast aneksy aktualizujące wartość projektu i kwoty dofinansowania sporządzono w dniach:
 UDA-RPPM.01.01.02-00-281/08-10 w dniu 21.10.2013 r.
 UDA-RPPM.01.05.01-00-009/08-07 w dniu 04.11.2013 r.
Z wiązu z powyższym IP II nie dochowała terminów wynikających z IW IP II (proces 3.18 pkt 7),
w którym to termin na: wprowadzenie danych oraz KSI (SIMIK 07-13) - w tym aktualizacja wartości
projektu i kwoty dofinansowania z EFRR (jeśli wartości uległy zmianie po zakończeniu realizacji
projektu w stosunku do wartości w umowie o dofinansowanie lub w aneksie), określono: niezwłocznie
po zamknięciu pomocy dla projektu.
3.2.2 W trakcie weryfikacji dokumentacji dot. kontroli na zakończenie realizacji projektu/kontroli
stwierdzono, iż:
a) kontrola projektu nr RPPM.01.05.01-00-009/08
- nieterminowe poinformowanie beneficjenta o wyniku weryfikacji dokumentów przesłanych
do IP II w celu potwierdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych zapisanych w informacji
pokontrolnej końcowej,
- na liści sprawdzającej do kontroli projektów w ramach osi priorytetowej 1 RPO WP
„Rozwój i innowacje w MŚP” (z wyłączeniem Działania 1.3) (zał. 3.13._4) przy podpisach
osób przeprowadzających kontrolę nie uzupełniono daty,
b) kontrola projektu nr RPPM.01.02.00-00-041/12
- nieterminowe przekazanie informacji pokontrolnej do Sekcji Płatności i Sprawozdań IP II
wraz z wypełnionym formularzem 3a.16_3b (w części dot. kontroli).
3.3 Ustalenia o niskiej istotności:
Brak
4. Zalecenia IPOC
4.1 Zalecenia o wysokiej istotności:
Brak
4.2 Zalecenia o średniej istotności:
4.2.1 W związku z wykrytymi uchybieniami w trakcie weryfikacji wydatków (weryfikacji wniosków
o płatność) oraz stosowania procedur zawartych w IW IP II zaleca się:
a) przestrzeganie zapisów IW IP II w zakresie terminowego przeprowadzania weryfikacji
formalnej i merytorycznej wniosków o płatność,
b) dołożenie starań w celu terminowego dokonania aktualizacji wartości projektu i kwoty
dofinansowania po zatwierdzeniu deklaracji zamknięcia pomocy dla projektu.
4.2.2 W związku z wykrytymi uchybieniami w trakcie weryfikacji dokumentacji z przeprowadzonych
kontroli na zakończenie realizacji projektów zaleca się:
a) przestrzeganie zapisów IW IP II w zakresie terminowego informowania beneficjenta o wyniku
weryfikacji dokumentów przesłanych do IP II w celu potwierdzenia realizacji zaleceń
pokontrolnych zapisanych w informacji pokontrolnej końcowej oraz dołożenia starań aby listy
sprawdzające do kontroli projektów w ramach osi priorytetowej 1 RPO WP „Rozwój
i innowacje w MŚP” (z wyłączeniem Działania 1.3) zawierały wszystkie elementy wymagane
procedurami wraz z datami (zał. 3.13._4).
55
b) przestrzeganie zapisów IW IP II w zakresie terminowego przekazywania informacji
pokontrolnej do Sekcji Płatności i Sprawozdawczości IP II wraz z wypełnionym formularzem
3a.16_3b(w części dot. kontroli),
4.3 Zalecenia o niskiej istotności:
Brak
5. Załączniki
Brak
Proszę o poinformowanie w formie pisemnej Instytucji Pośredniczacej w Certyfikacji
o wdrożeniu zaleceń pokontrolnych w terminie do 05.12.2014 r.
6. Pouczenie
Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez upoważniona może odmówić podpisania
informacji pokontrolnej, składając w terminie 7 dni roboczych od jej otrzymania, pisemne
wyjaśnienie odmowy.
Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez kierownika jednostki kontrolowanej
nie wstrzymuje terminu wyznaczonego na realizację zaleceń zawartych w informacji
pokontrolnej
Informację pokontrolną sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden
egzemplarz dla IPOC i jeden egzemplarz dla instytucji kontrolowanej.
56
Instytucja kontrolowana
Zespół kontrolujący
INSPEKTOR WOJEWÓDZKI
Beata Wróblewska
……………………………….……….
(Data i podpis)
zmiania zakresu obowiązków z dniem 01.10.2014 r.
.……………………………….……….
Maria Mizgalska
30.10.2014 r.
……………………………….……….
Roman Zanewycz
30.10.2014 r.
……………………………….……….
KIEROWNIK
Oddziału Kontroli
Wojciech Bieliński
30.10.2014 r.
……………………………….……….
(Data i podpis)
Zatwierdzam
z up. Wojewody Pomorskiego
Bożena Sitnik-Pietrzykowska
DYREKTOR
Wydziału Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji
……………………………….……….
(pieczęć i podpis)
Gdańsk, dnia 30 października 2014 roku
57

pobierz - pomorski urząd wojewódzki w gdańsku

Transkrypt

Podobne dokumenty

Jeżeli projekt dotyczy nabycie maszyny w ramach leasingu, to rok

Załącznik nr1 do Uchwały nr 27 09 z dnia 2 grudnia KM RPO WL

lista projektów pozakonkursowych wybranych do

Comiesięczne spotkania z kulturą!

Prezentacja nt. sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich

Program szkolenia ,,Rozliczanie projektów w ramach Regionalnego

Program szkolenia395.08 KB

Planowanie inwestycyjne

Zmiana harmonogramu naborów wniosków o dofinansowanie w