System - Piotr Zielonka

System
FOKUS
Konsolidacja danych z biur KIP
Przygotowanie danych kadrowych i płacowych
Autor :
Piotr Zielonka
tel. 601 99-73-79
[email protected]
Piotrków Tryb., 20 stycznia 2017r.
Wstęp
Niniejsza instrukcja przedstawia sposób przeprowadzenia migracji do centrali KIS (Krajowej Informacji
Skarbowej) danych z modułów Kadry i Płace systemu FoKus, dotyczących pracowników biur KIP
(Krajowej Informacji Podatkowej) którzy obecnie są zatrudnieni przez poszczególne izby administracji
skarbowej. Migracja danych z modułu Magazyn opisana będzie w oddzielnym dokumencie.
Migrację należy wykonać po zakończeniu przez izby skarbowe wprowadzania wszelkich danych,
dotyczących pracowników obecnych biur KIP – w tym również wypłat wynagrodzeń.
Zakłada się, że faktyczna migracja danych odbędzie się na przełomie lutego i marca 2017 r. W oparciu
o niniejszą instrukcję, można też wykonać we wcześniejszym terminie próbną migrację danych.
Działania poprzedzające migrację
do wykonania w izbach administracji skarbowej
Przed przekazaniem danych do migracji (także próbnej), w izbie administracji skarbowej należy wykonać
czynności zapewniające poprawność i kompletność przekazywanych danych:
 Wprowadzić w module kadrowym wszystkie dane dotyczące pracowników biur KIP, w tym:
o
aktualne dane pracowników,
o
plan pracy na okres I-II 2017r.,
o
przyznane w 2017 roku świadczenia z ZFŚS,
o
urlopy, zwolnienia chorobowe oraz wyjścia prywatne i nadgodziny,
o
zakończone oraz trwające oceny członków korpusu Służby Cywilnej.
 Upewnić się, że w wykazie jednostek składowych (słownik w menu kierownika kadr) wpisana jest
jednostka składowa, o kodzie i nazwie odpowiadającej właściwemu dla danej izby biuru (tylko ta,
która występuje w danej izbie):
o
0461 - Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu,
o
1061 - Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Tryb.,
o
1462 - Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku,
o
2461 - Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej,
o
2463 - Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Będzinie,
o
3063 - Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie.
 Upewnić się, że pracownicy biur KIP, którzy przechodzą do KIS mają wskazane w systemie FoKus
właściwe miejsca wykonywania pracy. Informacja ta powinna być wpisana w polu „Miejsce
świadczenia pracy” i odpowiada właściwej pozycji z wykazu wymienionego w poprzednim punkcie.
Uwaga:
o
Informację tę należy wpisać także w danych wicedyrektora kierującego danym biurem KIP.
o
Biuro KIP należy wskazać tylko w polu „Miejsce świadczenia pracy”. Nie należy zmieniać
wartości w polu „Jednostka składowa”.
o
Należy pamiętać o zaznaczeniu miejsca wykonywania pracy także dla osób, które przebywają
na urlopach wychowawczych, bezpłatnych i dłuższych zwolnieniach, ale pozostają
pracownikami przypisanymi do biura KIP.
o
Aby upewnić się którzy pracownicy zostaną objęci migracją należy wykonać raport - wykaz
pracowników, wskazując jako warunek miejsce świadczenie pracy.
 Upewnić się, że zachowano stan bazy kadrowej na koniec lutego 2017r (ten punkt nie dotyczy migracji
próbnej, wykonywanej wcześniej niż w końcu sierpnia).
 Wprowadzić w module płacowym wszystkie dane dotyczące okresu I-II 2017, w tym:
o
aktualne dane płacowe pracowników (koszty uzyskania, wnioski o wspólne rozliczenie, okresy
zwolnienia ze składek na FP),
o
informacje o przekazywaniu poszczególnym pracownikom pocztą elektroniczną informacji
o wypłaconym wynagrodzeniu,
o
wszystkie wypłacone listy płac, w tym także dotyczące świadczeń z funduszu socjalnego,
Przygotowanie danych do migracji
w izbie administracji skarbowej






Po wykonaniu wszystkich czynności, opisanych w poprzednim rozdziale, należy wykonać funkcję
„Migracja danych BKIP – Przekazanie danych” z menu administratora. Czynność tę wykonuje
administrator po wylogowaniu wszystkich użytkowników i wykonaniu kopii zabezpieczającej dane.
Kopia nie jest wymagana przy migracji próbnej.
W trakcie wykonywania w/w funkcji program zada pytanie czy automatycznie zakończyć okres
zatrudnienia w IS tych pracowników, którzy przechodzą do KIS.
o
Podczas migracji próbnej należy na to pytanie odpowiedzieć przecząco.
o
Pytanie to nie padnie jeżeli wykonujemy migrację wcześniej niż 27 lutego 2017.
o
Podczas ostatecznej migracji należy na to pytanie odpowiedzieć twierdząco.
Następnie należy przygotować i przekazać dane modułów Kadry i Płace do izby skarbowej.
o
Przejść do folderu EKSPORT\BKIP
o
Spakować zawartość folderów PLACE i KADRY i przekazać do centrali KIS w sposób
zapewniający bezpieczeństwo danych.
Migracja próbna, nie zakończona wyrejestrowaniem pracowników, może być powtarzana
wielokrotnie.
Migracji ostatecznej, zakończonej wyrejestrowaniem pracowników, nie można jej powtórzyć. Dlatego
należy przed nią wykonać kopię danych i przechowywać ją przez jakiś czas.
Po migracji ostatecznej nie wolno wypłacać pracownikom, którzy przeszli do KIS. żadnych
wynagrodzeń, w tym także nagród i świadczeń z ZFŚS. Pełna informacja o wypłaconych
wynagrodzeniach zostanie przekazana do KIS i to KIS wystawi dla tych pracowników informacje
PIT-11/40.
Migracja danych w centrali KIS
Po wykonaniu opisanych wcześniej czynności można przystąpić w centrali KIS do ładowania danych
modułów Kadry i Płace, otrzymanych z poszczególnych izb, do bazy danych systemu FoKus,
użytkowanego w centrali KIS. Czynności te wykonuje informatyk. Przyjęto zasadę, że dane z każdej izby
ładuje się oddzielnie, aby braki lub błędy w danych z jednej izby nie wstrzymywały procesu migracji.
Natomiast kolejność ładowania danych z poszczególnych izb nie ma znaczenia.
W zależności od ilości informacji, wczytanie danych z jednej izby może zająć od kilku do kilkunastu minut.
Dane zapisywane podczas migracji do bazy danych w izbie administracji skarbowej opatrywane są
identyfikatorem specjalnego użytkownika -KONS-, co pozwala później ustalić, że dane te trafiły do bazy
podczas konsolidacji, a nie w drodze ręcznego wprowadzania.
Przed rozpoczęciem ładowania należy bezwzględnie wykonać kopię bezpieczeństwa, zweryfikować ją
i zabezpieczyć na trwałych nośnikach zewnętrznych. Kopie warto też wykonywać w miarę ładowania
danych, aby w razie wystąpienia błędu przy ładowaniu danych z którejś z izb, nie powtarzać całej
procedury od początku.
Przed rozpoczęciem ładowania danych należy wylogować użytkowników systemu, następnie uruchomić
moduł kadrowy, zalogować się na konto KIERA1 i dla danych każdej z izb wykonać następujące operacje:
 Wgrać do podkatalogu IMPORT\KONSOLIDACJA (utworzyć taki folder za pierwszym razem)
katalogi PLACE i KADRY (wraz z ich zawartością) przekazane przez izbę.
 Uruchomić funkcję „Migracja danych BKIP – Konsolidacja danych” z menu administratora modułu
kadrowego. Funkcja ta jest dostępna w menu modułu kadrowego, ale wykonuje migrację zarówno
danych kadrowych, jak i płacowych.









Funkcja „Migracja danych BKIP – Konsolidacja danych” zweryfikuje kompletność danych z izby.
W razie błędów lub braków w danych funkcja przerwie swoje działanie. W takim przypadku należy
zwrócić się do izby o poprawienie danych i ponowne przekazanie ich do KIS.
Jeżeli dane zostały zweryfikowane jako poprawne funkcja „Konsolidacja danych” przystąpi do ich
ładowania do bazy danych.
Proces ładowania danych dokumentowany jest w logu, którego treść jest też na bieżąco wyświetlana
w oknie programu, co może nie jest eleganckie, ale pozwala śledzić postęp procesu ładowania danych.
Logi (oddzielne dla każdej izby) zachowywane są w plikach w podkatalogu IMPORT. Nie wolno
usuwać plików logów, gdyż zawierają szczegółowy wykaz zaimportowanych pozycji oraz
ewentualnych ostrzeżeń. Należy je zarchiwizować na wypadek ewentualnego późniejszego
sprawdzania lub wyjaśniania problemów.
Jeżeli w trakcie migracji wystąpią błędy lub ostrzeżenia, log należy przekazać pracownikom
merytorycznym, w celu uzupełnienia braków w danych pracowników, których ostrzeżenia te dotyczą.
Uzupełnienia tego dokonuje się już po zakończeniu migracji przy użyciu funkcji programu.
Przy imporcie z każdej izby, w punkcie I.b logu powinno wystąpić jedno ostrzeżenie o niemożności
ustalenia komórki nadrzędnej dla wicedyrektora kierującego danym biurem KIP. Jest to normalne –
w danych otrzymanych z izby nie ma bowiem informacji o Dyrektorze KIS, który jest bezpośrednim
przełożonym wicedyrektorów. Uzupełnienia tej informacji należy dokonać po imporcie, samodzielnie,
przy użyciu funkcji programu.
Jeżeli w trakcie migracji wystąpi błąd powodujący przerwanie jej wykonywania (pojawią się
jakiekolwiek komunikaty w jęz. angielskim) nie wolno wybierać opcji ignorowania błędu. W takiej
sytuacji należy wykonać zrzut ekranu z komunikatem błędu i wysłać zgłoszenie problemu na adres
[email protected] wraz z logiem migracji danych z tej izby.
Aby nie wstrzymywać procesu konsolidacji, należy przywrócić dane z kopii wykonanej przed
rozpoczęciem przerwanej migracji i kontynuować ładowanie danych z następnych izb.
Po zakończeniu migracji z danej izby, foldery KADRY i PLACE z podkatalogu
IMPORT\KONSOLIDACJA należy usunąć.
Uwaga: Jeżeli po wczytaniu danych z danej izby nie są one widoczne w systemie, przyczyną jest
zapewne brak uprawnień użytkownika do przeglądania danych z tej jednostki.
Działania do wykonania po migracji
w centrali KIS
Po załadowaniu danych z izb skarbowych należy uzupełnić ewentualne braki w słownikach wymienione
w logach migracji. Ponadto należy wykonać funkcję „Weryfikacja w związku z konsolidacją” i usunąć
ewentualne błędy w skonsolidowanych danych.
Administratorzy muszą nadać poszczególnym użytkownikom uprawnienia do obsługi wybranych
jednostek. Użytkownik może mieć uprawnienia do danych wszystkich jednostek, albo do danych
wskazanych jednostek. Określa się to przy użyciu opcji na zakładce „Dostęp do danych IS/US” funkcji
„Użytkownicy” w menu administratora.
Piotr Zielonka