opis przedmiotu zamówienia konferencja

DZIAŁ II
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1.Przedmiotem zamówienia jest Organizacja V Międzynarodowej Konferencji Naukowej pod
nazwą Kształcenie pedagogów – strategie, koncepcje, idee, pod tytułem: Kształcenie i wychowanie
w reformowanej szkole – pytania o jakość .
Konferencja Kształcenie pedagogów – strategie, koncepcje, idee odbędzie się w dniach 15 i 16
kwietnia ( poniedziałek, wtorek) 2013 roku. Organizatorem Konferencji jest Instytut Nauk
Humanistycznych i Społecznych Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Płocku.
Zamawiający wymaga by:
-całość obiektu
( tzn. sale konferencyjne oraz miejsce restauracyjne i noclegowe ) była
usytuowana w jednym kompleksie i jednym miejscu,
miejscu
-obiekt znajdował się przy drodze głównej krajowej , odległość od siedziby Zamawiającego – Pl.
Dąbrowskiego 2 - do 10 km,
-obiekt dysponował bezpłatnym parkingiem dla 40 aut,
W trakcie trwania konferencji nie może odbywać się inna impreza zakłócająca ciszę na obiekcie.
Po stronie Wykonawcy leży zapewnienie opieki organizacyjnej nad przygotowaniem konferencji.
Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym przy obsłudze konferencji.
Wykonawca zapewni wynajem
wynajem następujących sal na obrady konferencyjne:
konferencyjne
-Sala duża – mieszcząca 100 osób w dniu 15 i 16 kwietnia od godziny 8.00 do godziny 14.00
W sali plenarnej obrad muszą znaleźć się przynajmniej dwa mikrofony, rzutnik multimedialny,
zabezpieczone miejsce do prawidłowego odbioru tekstu i obrazu, pozwalające na właściwy przekaz
przygotowanych przez referentów prezentacji.
-3 sale mieszczące przynajmniej 35 osób w dniu 15 i 16 kwietnia od godziny 13.00 do 17.00 obrady w trzech sekcjach będą się odbywały równolegle.
Sale powinny spełniać standardy konferencyjne:
-miejsca siedzące odpowiednio do liczby uczestników - ustawienie miejsc: równolegle ułożone
stoły w stosunku do stołu prezydialnego - stół prezydialny dla prelegentów nakryty tkaniną
- miejsca siedzące dla 6 osób + zapewnienie wody gazowanej i niegazowanej wraz ze szklankami
wymienianymi w zależności od zmiany prelegentów) oraz mównica - dostęp światła dziennego z
możliwością zaciemnienia i zapewnienie oświetlenia sztucznego
- sprawna klimatyzacja
- odpowiednie walory estetyczne – bez zbędnych ozdób, np. weselnych
- możliwość umieszczenia w salach wystawy okolicznościowej związanej z historią konferencji i
jej twórców
- możliwość umieszczenia publikacji i stanowisk różnych wydawnictw, w tym wydawnictwa
PWSZ w Płocku
- możliwość zainstalowania materiałów konferencyjnych w postaci banerów, stojących logo i
informacji dla uczestników konferencji na terenie obiektu. Szczegółowe informacje zostaną
podane min. 7 dni przed konferencją
- w salach powinna być zagwarantowana odpowiednia temperatura i możliwość bieżącego
wietrzenia pomieszczeń
Dla gości z Płocka
- wieszaki na ubrania wierzchnie w bezpiecznym miejscu lub osobne
pomieszczenie na ubrania wierzchnie, np. bezpłatna szatnia
Catering – zasady ogólne
-Zapewnienie obsługi serwisu kawowego
- Dania serwowane w naczyniach estetycznych, porcelanowych, nie plastikowych, sztućce
metalowe z połyskiem, obrusy śnieżnobiałe
-Filiżanki do kawy i herbaty ze spodeczkami, szklanki do soku i wody mineralnej
-Serwetki w odpowiednich stonowanych kolorach
-Dania serwowane przez kelnerów (oprócz kolacji w dniu 14. 04 2013), przygotowanie oraz
sprzątanie. Śniadania, obiady i kolacje w pomieszczeniu zarezerwowanych wyłącznie dla
uczestników konferencji, odrębnym od sali, w której prowadzona jest konferencja).
Catering w dniu 14. 04 2013r.
1.Kolacja dla od 15 do 25 gości – koszt kolacji na jedną osobę nie może przekroczyć 25 złotych
Dania zimne : wędliny, sery, dżem, sałatka grecka, jajo w majonezie, pieczywo, masło.
Dania ciepłe: zapiekanka makaronowa.
Kawa i herbata z dodatkami (mleko, cytryna, cukier, słodzik)
2.Goście przybywać będą w różnym czasie – zapewnienie obsługi przyjeżdżających od godziny
17.00 do 22.30. Kolacja podawana w formie szwedzkiego stołu.
Catering w dniu 15. 04.
04. 2013r.
1.Śniadanie dla gości nocujących z dnia 14 na 15 kwietnia i dla osób którzy zamówią noclegi na
pozostałe dni (śniadanie wliczone w cenę noclegu). Wykonawca nie uwzględnia tej pozycji w
cenie oferty, goście uiszczają ją we własnym zakresie.
zakresie.
2.Całodzienny serwis kawowy dla gości konferencji - od 70 do 90 osób:
Kawa, herbata ( min.2, 3 rodzaje), mleko do kawy, cukier i słodzik, kruche ciasteczka (4 rodzaje) i
paluszki, woda mineralna podawana w dzbankach, gazowana i niegazowana.
Koszt serwisu kawowego nie większy niż 14 złotych na osobę
3.Obiad dla gości konferencji dla od 70 do 90 osób serwowany przez kelnerów
Rosół z makaronem
Karkówka w sosie śliwkowo – morelowym, kluski śląskie , marchewka juniorka
Deser – ciastko - szarlotka
Herbata – stół szwedzki
Napoje: soki, woda mineralna
Koszt obiadu na jedną osobę nie może przekroczyć 29 złotych
4.Uroczysta kolacja dla od 70 do 90 osób
Dania ciepłe:
Zupa borowikowa z łazankami
Polędwiczki w sosie kurkowym, ziemniaki, bukiet surówek
Cielęcina w sosie, kopytka, buraczki zasmażane
Zimne przekąski:
Rolada z łososia ze szpinakiem i serkiem chrzanowym
Półmiski rozmaitości [ wędliny pieczone, sery, marynaty]
Śledzik w oleju
Tymbaliki
Pstrąg faszerowany
Sałatka z ryżu z kurczakiem
Sałatka z gyrosem
Napoje zimne
zimne i gorące:
Soki, coca-cola, fanta, woda – 1 litr na osobę łącznie
Kawa, herbata z dodatkami – cytryna, cukier, słodzik, mleko oraz ciasto - 3 rodzaje – stół
szwedzki
Koszt uroczystej kolacji nie może przekroczyć 80 złotych na osobę
Catering w dniu 16.04.2012 roku
1.Śniadanie dla gości hotelowych –(śniadanie wliczone w cenę noclegu). Wykonawca nie
uwzględnia tej pozycji w cenie oferty, goście uiszczają ją we własnym zakresie.
2.Serwis kawowy całodzienny dla od 50 do 80 osób:
Kawa, herbata ( min.2,3 rodzaje), mleko do kawy, cukier i słodzik, kruche ciasteczka ( 4 rodzaje) i
paluszki ,woda mineralna podawana w dzbankach gazowana, niegazowana
Koszt serwisu kawowego nie większy niż 14 złotych na osobę
3.Obiad dla gości konferencji:
Krem z pieczarek z groszkiem ptysiowym
Kotlet Kaladżordżia [ schab nadziewany serkiem czosnkowym] , ziemniaki zapiekane , bukiet
surówek
Deser – ciastko sernik
Herbata – stół szwedzki
Koszt obiadu na jedną osobę nie może przekroczyć 29 złotych
Wykonawca zobowiązany jest do spotkania z Zamawiającym przed realizacją usługi w celu
omówienia szczegółów logistycznych.
Godziny serwowania posiłków Zamawiający uzgodni z Wykonawcą na 2 tygodnie przed
konferencją.
Wykonawca w cenie oferty uwzględnia maksymalną liczbę osób wskazaną w poszczególnych
punktach opisu przedmiotu zamówienia.
Przewidywana liczba gości jest maksymalna, orientacyjna ustalona na podstawie planowanej
liczby zaproszonych osób. Na etapie składania ofert służy w celu porównania ofert i wyboru
najkorzystniejszej z nich. Wykonawcy nie służy roszczenie o realizację w wielkościach podanych
w opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia ilości osób.
Rozliczenie za wykonane usługi nastąpi na podstawie rzeczywistej liczby osób korzystających z
usługi.
Zamawiający zobowiązuje się przekazać Wykonawcy max. do. 14 dni przed wydarzeniem
szczegółową listę uczestników konferencji.
Noclegi dla gości konferencji
Wykonawca dokona w tym samym obiekcie, w którym odbywać się będzie konferencja, wstępnej
rezerwacji miejsc noclegowych na następujących warunkach:
-Noclegi w dniu 14. 04.2013r. dla od 15 do 25 osób
- Noclegi w dniu 15.04. 2013r. dla od 30 do 40 osób
-Goście hotelowi w dniu 16.04.2013r. mogą korzystać z pokoi do godziny 18 -stej
-Goście – uczestnicy konferencji mogą mieć możliwość skorzystania z noclegów również w dniu
16. 04.2013 roku
-Koszt noclegu nie może przekraczać kwoty 70 złotych od osoby w pokoju dwuosobowym i 110
złotych w pokoju jednoosobowym
-W kwocie noclegu zawarta jest również kwota śniadania – dla gości nocujących.
-Warunki w pokojach powinny spełniać standardy hotelowe ( pokój z telewizorem, dostęp do
internetu na terenie obiektu).
Za noclegi goście konferencji uiszczają opłatę bezpośrednio ( z pominięciem zamawiającego) na
konto ośrodka hotelowego lub na miejscu konferencji. Wykonawca w wycenie swojej oferty nie
uwzględnia tej pozycji.