ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI w ŁODZI www.paszporty.lodzkie.eu

ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI
w ŁODZI
SO-III.431.9.2015
Łódź, dnia 15 lipca 2015 r.
Pan
Bogusław Gontkowski
Wójt Gminy Masłowice
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3
ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz.
1092) w związku z art. oraz art. 50 ust. 2 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji
ludnościi dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. nr 139, poz. 993 ze zm.) i art. 9
pkt 1 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. Nr 167, poz. 1131 ze
zm.) zespół kontrolerów w składzie: Pani Lucyna Janicka – zastępca kierownika oddziału
spraw obywatelskich w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu
Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów oraz Pani Ewa
Kazimierczak – starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego, przeprowadził kontrolę prawidłowości realizacji zadań
z zakresu wydawania dowodów osobistych przez Wójta Gminy Masłowice.
Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 29 maja 2015 r. Kontrola
objęła swym zakresem przestrzeganie przepisów prawa przy wykonywaniu czynności,
związanych z wydawaniem dowodów osobistych, zawartych w ustawie z dnia
10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz przepisów
wykonawczych do tej ustawy w okresie od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 31 grudnia 2014 r.
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Bogusław Gontkowski – Wójt Gminy
Masłowice, Masłowice 4, 97-515 Masłowice.
ul. Piotrkowska 103, 90 – 425 ŁÓDŹ
Tel. (042) 664-17-68; Fax (042) 664-17-67
www.paszporty.lodzkie.eu; [email protected]
2
Kontroli zostały poddane następujące zagadnienia: sprawdzenie dokumentacji
zgromadzonej w kopertach dowodowych niezbędnej do wydawania dowodów osobistych,
z uwzględnieniem szczegółowej weryfikacji danych zawartych we wniosku z danymi
wynikającymi z odpisów aktów stanu cywilnego i dokumentów zgromadzonych w kopercie
dowodowej oraz prawidłowości wprowadzania danych i sposobu prowadzenia Rejestru
Dowodów Osobistych.
Mając na uwadze dokonane podczas kontroli ustalenia stwierdzono, iż zagadnienia
objęte kontrolą były realizowane zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o ewidencji
ludności i dowodach osobistych, obowiązujących w okresie poddanym kontroli.
Kontroli poddano dokumentację dotyczącą 47 sztuk dowodów osobistych, co stanowi
10% ogólnej
liczby dowodów osobistych
wydanych
w kontrolowanym
okresie,
w tym dokumentację dotyczącą 10 dowodów osobistych wydanych osobom małoletnim,
a także 5 kopert dowodowych osób zmarłych.
Dokumentacja zgromadzona w kopertach dowodowych odpowiada wymogom
określonym w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru
dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych,
ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384 ze zm.) tj. zawiera
wniosek o wydanie dowodu osobistego z załączonymi dwoma fotografiami, formularz
dowodowy, część B formularza zawiera datę i podpis osoby odbierającej dowód osobisty oraz
pozostałe dokumenty składane w celu wydania dowodu osobistego (akt urodzenia bądź
akt małżeństwa). Koperty dowodowe są oznaczone w sposób zgodny z wymaganiami
określonymi w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r.
w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania
oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów
osobistych (Dz. U. poz. 1475) tj. zawierają imię i nazwisko osoby, imię ojca, datę urodzenia,
numer PESEL oraz serię i numer dowodu osobistego.
W jednej spośród skontrolowanych kopert dowodowych, na podstawie porównania
z poprzednio złożonym wnioskiem (w obydwu przypadkach poprzedni wniosek został złożony
w 2004 r.), stwierdzono, że do kontrolowanego wniosku o wydanie dowodu osobistego załączona
została fotografia, niezgodna z przepisem § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
6 lutego 2009 r. – tj. przedstawiająca nieaktualny wizerunek osoby, której wniosek dotyczy
(do wniosku z 2014 r. załączono egzemplarz fotografii załączonej do wniosku z 2003 r.).
Z wyjaśnień pracownika jednostki kontrolowanej wynika, iż wizerunek wnioskodawczyni
3
nie zmienił się od czasu złożenia poprzedniego wniosku i nalegała ona na dołączenie tej samej
fotografii. Należy wskazać, iż powyższe stanowiło naruszenie powołanego wyżej przepisu
rozporządzenia z dnia 6 lutego 2009 r., zgodnie z którym do wniosku o wydanie dowodu
osobistego załącza się dwie fotografie, odzwierciedlające aktualny wizerunek osoby, której
wniosek dotyczy, co poskutkowało powstaniem nieprawidłowości w 2% zbadanej
dokumentacji. Nieprawidłowość ta powstała wskutek niedołożenia należytej staranności przy
wykonywaniu zadań, wynikających z przepisów ustawy o ewidencji ludności i dowodach
osobistych, a osobą odpowiedzialną za jej powstanie był pracownik wykonujący zadania
z tego zakresu.
Konsekwencją wskazanej wyżej nieprawidłowości było naruszenie przez organ gminy
przepisów wykonawczych do ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych.
Wnioski o wydanie dowodu osobistego dla osób małoletnich poniżej 13 roku życia
zawierały podpisy obojga rodziców oraz uzasadnienie co do przyczyny wydania dokumentu,
złożone na odrębnym oświadczeniu, podpisanym przez nich oboje, w którym wyrażali zgodę
na wydanie dowodu osobistego dla dziecka.
W przypadku osób małoletnich powyżej 13. roku życia na wniosku o wydanie dowodu
osobistego znajdował się podpis jednego z rodziców, a małoletni składał podpis zarówno
na wniosku, jak i na formularzu.
W jednym ze skontrolowanych przypadków stwierdzono jednak, iż na wniosku
o wydanie dowodu dla małoletniego do 13 roku życia brak jest podpisu jednego z rodziców
oraz małoletniego. Z wyjaśnień pracownika jednostki kontrolowanej wynika, iż wskazany
błąd powstał wskutek przeoczenia, a podpisy obojga rodziców oraz małoletniego znajdują się
na dołączonym do wniosku podaniu oraz na formularzu potwierdzającym odbiór dowodu
osobistego. Należy zatem wskazać, iż powyższe spowodowało powstanie nieprawidłowości
polegającej na naruszeniu przepisu § 6 ust. 2 rozporządzenia z dnia 6 lutego 2009 r., zgodnie
wniosek o wydanie dowodu osobistego osobie małoletniej, która ukończyła 13 rok życia
podpisuje składający wniosek rodzic lub opiekun ustanowiony przez sąd oraz małoletni.
Nieprawidłowość ta powstała wskutek niedołożenia należytej staranności przy wykonywaniu
zadań, wynikających z przepisów ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych,
a osobą odpowiedzialną za jej powstanie był pracownik wykonujący zadania z tego zakresu.
Unieważnianie dowodów osobistych z przyczyn i w terminach określonych
w art. 43 ust. 1 i ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych odbywa się
na bieżąco. We wszystkich zbadanych przypadkach dowody osobiste osób zmarłych
4
są unieważniane na podstawie aktu zgonu osoby (jako datę unieważnienia wpisywana jest data
zgonu), a dowody osobiste osób, które zgłosiły utratę dokumentu unieważniane są na podstawie
zgłoszenia o utracie dowodu osobistego (w kopercie dowodowej przechowywane są kopie
zaświadczeń o utracie dowodu osobistego). Wezwania z innej gminy do nadesłania koperty
dowodowej są realizowane niezwłocznie, a wezwanie to jest umieszczane w dotychczasowym
miejscu przechowywania koperty, co jest zgodne z § 25 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r.
Organ gminy prawidłowo wprowadza dane, obejmujące dane osobowe zawarte
we wniosku o wydanie dowodu osobistego oraz zeskanowaną fotografię lub plik, zawierający
fotografię, oraz pozostałe dane określone w przepisie § 4 rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych z dnia 20 listopada 2014 r. w sprawie prowadzenia Rejestru Dowodów
Osobistych (Dz. U. poz. 1709 ze zm.), do Rejestru Dowodów Osobistych. Oznacza to, że dane
znajdujące się w systemie RDO są zgodne z danymi znajdującymi się na wniosku o wydanie
dowodu osobistego. Należy jednocześnie wskazać iż w okresie objętym kontrolą ww. dane były
wprowadzane do Systemu Wydawania Dowodów Osobistych, który z dniem 1 marca 2015 r.
został przekształcony w Rejestr Dowodów Osobistych.
Wobec powyższego działalność organu gminy w zakresie zadań dotyczących dowodów
osobistych oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami.
W związku z dokonanymi ustaleniami zobowiązuje się Pana Wójta do objęcia
nadzorem
pracowników
wykonujących
zadania
z
zakresu
dowodów
osobistych
i zobligowania ich do przestrzegania przepisów ustawy o dowodach osobistych w zakresie
przyjmowania aktualnych fotografii od osób składających wnioski o wydanie dowodu
osobistego i składania na wnioskach podpisów przez uprawnione osoby do jego złożenia.
Proszę o poinformowanie o sposobie wdrożenia wskazanego wyżej zalecenia, w ciągu
trzydziestu dni od otrzymania niniejszego wystąpienia.