Zapytanie ofertowe - Centrum Doradztwa Rolniczego w Brwinowie

DIR-4100-1/16(1)
ZAPYTANIE OFERTOWE
skierowane w warunkach określonych w art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.)
Centrum Doradztwa Rolniczego, Centrala w Brwinowie koordynator Sieci na rzecz
innowacji w rolnictwie i na obszarach wiejskich, w związku z organizacją konferencji
pn. „Innowacyjne metody gospodarowania zasobami wody w rolnictwie”, realizowanej
w ramach Planu Operacyjnego KSOW na lata 20 16-2017 w zakresie SIR zaprasza do złożenia
oferty na usługę zapewnienia zakwaterowania, wyżywienia i sal wykładowych podczas
konferencji.
-
1. Dane Zamawiającego:
Centrum Doradztwa Rolniczego w Brwinowie
Adres: ul. Pszczelińska 99, 05-840 Brwinów,
Kontakt: teł. 22-729 66 34 wew. 140, e-mail: d.mularczykcdr.goy.pl.
2. Opis przedmiotu zamówienia:
Zapewnienie zakwaterowania, wyżywienia i sal wykładowych podczas konferencji
pn. „Innowacyjne metody gospodarowania zasobami wody w rolnictwie”,
3. Opis wymagań:
1) Zakwaterowanie: dla 210 osób w terminie 12.09.2016/13.09.2016 r. w Hotelu spełniąjącym
standardy (w rozumieniu Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004
r.— Dz.U.06.22.16 z późn. zm.) oraz posiadającym możliwość zapewnienia noclegu dla
uczestników konferencji, zlokalizowanym w odległości do 20 krn od Centrum Miasta
Stołecznego Warszawy oraz nie więcej niż 20 km od siedziby Centrum Doradztwa Rolniczego
w Brwinowie, w pokojach jedno-, dwu- i trzyosobowych (z oddzielnymi łóżkami) z pełnym
węzłem sanitarnym. Odległość hotelu od przystanku komunikacji PKS, ZTM lub stacji PKP
z bezpośrednim połączeniem z Warszawą nie może przekraczać 500 m. Zamawiający zapłaci
za faktycznie wykorzystane miejsca noc1eowe (liczba osób korzystających z noclegu może
być mniejsza niż 210 osób).
2) Wyżywienie:
a) śniadanie dla 210 osób w dniu 13.09.2016 r., serwowane w miejscu zakwaterowania
uczestników, w formie szwedzkiego stołu, spożywane przy stołach na siedząco, w naczyniach
porcelanowyclilszklanych ze sztućcami ze stali nierdzewnej, z minimum dwoma daniami
ciepłymi do wyboru po min. 300 g na osobę, w tym także dania wegetariańskie min. 300 g na
osobę, pieczywo mieszane, masło, wędliny minimum 4 rodzaje, sery minimum 2 rodzaje,
2 rodzaje świeżych warzywa sezonowych, napoje (2 rodzaje soków po 0,5 1. na osobę; woda,
kawa i herbata bez limitu), dodatki: cukier, śmietanka, cytryna.
b) obiady dla 210 osób, serwowane w miejscu w którym odbywać się będzie konferencja,
w dniach: 12.09.2016 i 13.09.2016 r., łącznie 420 obiadów, w formie szwedzkiego stołu,
spożywane przy stołach na siedząco, w naczyniach porcelanowych/szklanych ze sztućcami
ze stali nierdzewnej, składające się z przystawki w ilości min. 3 00-400 g na osobę, zupy min.
dwie propozycje do wyboru (w tym jedna wegetariańska) w ilości min. 500 ml na osobę, dania
głównego min. dwie propozycje do wyboru (ziemniaki min. 150 g na osobę, mięso min.
—
—
150 g na osobę, surówka min. 100 g na osobę), w tym także danie wegetariańskie w ilości min.
300 g na osobę, deserów min. 150 g na osobę oraz napojów (dwa rodzaje soków po 0,5 1.
na osobę; woda, kawa i herbata bez limitu), dodatki: cukier, śmietanka, cytryna.
c) kolacja uroczysta dla 210 osób w dniu 12.09.2016 r., serwowana w obiekcie, w którym
będzie odbywać się konferencja, spożywana przy stołach na siedząco, w naczyniach
z porcelanowyclilszklanych ze sztućcami ze stali nierdzewnej, składająca się z: dwóch
rodzajów zup do wyboru (w tym jedna wegetariańska) po min. 200-250 ml na osoba, dania
głównego na ciepło: min. dwa rodzaje mięs, ziemniaki, ziemniaki zapiekane, ryŻ do wyboru
po min. 150 g na osobę, min. dwa rodzaje surówek po min. 100 g na osobę, min. dwa rodzaje
sałatek po min. 100 g na osobę, warzywa gotowane min. 100 g na osobę, danie wegetariańskie
min. 300 g na osobę, talerze wędlin, talerze serów, deser (min. 3 rodzaje do wyboru) po min.
150 g na osobę, 3 rodzaje soków do wyboru po 0,5 1 na osobę, napoje nielimitowane, tj. woda,
kawa, herbata (z dodatkami: cukier, śmietanka, cytryna), przez cały czas trwania kolacji
zapewniona obsługa kelnerska. Posiłki serwowane w standardzie odpowiadającym standardowi
świadczenia usług gastronomicznych przez hotel, co najmniej 3 gwiazdkowy. Dopuszcza się
serwowanie napojów w wydzielonym pomieszczeniu, zlokalizowanym w bezpośrednim
sąsiedztwie sali, w której będzie serwowana kolacja,
d) całodzienne serwisy kawowe dla 210 osób w dniach 12.09.2016 r. i 13.09.2016 r.,
serwowane w wydzielonym pomieszczeniu, zlokalizowanym w bezpośrednim sąsiedztwie sal
konferencyjnych, serwujące: nielimitowaną wodę, kawę, herbatę, 2 rodzajów soku naturalnego
owocowego po 0,5 1 na osobę oraz min. 3 rodzajów ciast i deserów po min. 150 g na osobę oraz
dodatki (śmietanka, cytryna, cukier);
—
3) Klimatyzowane sale konferencyjne:
Jedna sala konferencyjna przeznaczona dla minimum 210 osób z teatralnym ustawieniem
krzeseł z zachowaniem ciągów komunikacyjnych w dniu 12.09.2016 r. (cały dzień) oraz w dniu
13.09.2016 trzy sale konferencyjne mieszczące co najmniej po 80 osób każda z ustawieniem
stołów w kształcie litery U, każda na czas do 4h (w godzinach przedpołudniowych) i na 2h salę
mieszcząca minimum 210 osób (podsumowanie konferencji, sala ma być dostępna w godzinach
popołudniowych, po zakończeniu prelekcji na salach mniejszych). Sale powinny znajdować się
w miejscu zakwaterowania, wymagane wyposażenie to nagłośnienie oraz wysokiej klasy sprzęt
do prezentacji multimedialnych (minimum wyposażenia to: laptopy 1 szt. na salę, rzutniki
1 szt. na salę, ekrany 1 szt. na salę, mikrofony bezprzewodowe minimum 2szt. na salę,
flipchart po 1 szt. na salę, mównica wyposażona w mikrofon w sali na 210 osób), zapewniona
obecność osoby obsługującej sprzęt multimedialny. W salach konferencyjnych Zleceniobiorca
musi umieścić logotypy UE, PROW 2014-2020, KSOW 2014-2020, SIR oraz slogan
„Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestuje
w obszary wiejskie” zgodnie z księgą wizualizacji dostępną na stronie internetowej:
www.minrol.goy.pl (logotypy muszą być zamieszczone w formacie oraz w miejscu
zapewniającym ich widoczność z dowolnego miejsca w każdej sali konferencyjnej).
—
—
—
—
—
4) Dodatkowe wymagania:
a) Bezpłatny dostęp do co najmniej 100 miejsc parkingowych w bezpośrednim sąsiedztwie
hotelu,
b) Bezpłatny dostęp do Internetu na terenie całego hotelu,
c) Serwowanie posiłków przeznaczonych dla dietetyków (diety: bezglutenowa, cukrzycowa,
bezbiałkowa itd.)
4. Wykaz wymaganych dokumentów:
1. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności
gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania
ofert.
2. Wypełniony i podpisany formularz ofertowy (Załącznik nr 1)
3. Podpisana oferta na usługę w formacie WORD lub PDF wraz z wyszczególnionymi
kosztami:
• ceny jednostkowe brutto i netto za dobę za osobę w pokoju 1-, 2-. i 3-osobowym, kwota
ogółem brutto i kwota ogółem netto za noclegi dla 210 osób,
• ceny jednostkowe brutto i netto każdego z posiłków (2 obiady, 1 śniadanie, 1 kolacja,
2 całodzienne serwisy kawowe), kwota ogółem brutto i kwota ogółem netto
za wyżywienie dla wszystkich uczestników podczas konferencji (do cennika załączone
przykładowe menu, minimum po 2 propozycje do każdego posiłku),
• ceny jednostkowe brutto i netto wynajmu sal wykładowych, kwota ogółem brutto
i kwota ogółem netto za wynajem wszystkich sal podczas konferencji, wraz
z dokładnym opisem ich wyposażenia.
4. Zdjęcia hotelu, po co najmniej 2 sztuki: otoczenia hotelu, sal konferencyjnych, sal
restauracyjnych i pokoi.
5. Kryteria oceny ofert:
• Kryterium 1 cena, waga kryterium 70 %.
Liczba punktów badanej oferty zostanie wyliczona wedlug poniższego wzoru:
Liczba punktów oferty ocenianej = (najniższa cena oferty !cena badanej oferty) x70 pkt
Cena = cena brutto (70 pkt 70%),
—
—
• Kryterium 2 standard hotelu, waga kryterium 10%
10 pokoi jednoosobowych z łazienką 10 pkt. (10 pktlO%),
-
-
—
• Kryterium 3 położenie hotelu, waga kryterium 20%
Polożenie maksymalnie 20 krn od siedziby Zamawiającego (Brwinów, ni. PszczeIińska
99) 20 pkt.
Liczba punktów oferty ocenianej = (najmniejsza odległość oferty! odległość oferty ocenianej)
x 20 pkt. (20 pkt20%)
-
-
—
Maksymalna liczba punktów 100
=
100%
6. Termin realizacji zamówienia oraz związania ofertą:
•
•
Termin realizacji zamówienia: 12.09.2016 13.09.2016,
Termin związania ofertą: 30 dni od dnia złożenia oferty
—
7. Termin i miejsce skiadania ofert:
Oferty wraz z załącznikami należy przesyłać do 29.06.2016 r. do godziny 15:00
za pośrednictwem faksu na nr 22 729 72 91 lub poczty elektronicznej na adres e-mail.:
d.mularczyk(cdr.goy.pl, i.obojskacdr.goy.pl, lub za pośrednictwem poczty, kuriera
lub przekazana osobiście na adres: Centrum Doradztwa Rolniczego w Brwinowie,
ul. Pszczelińska 99, 05-840 Brwinów, z dopiskiem: Oferta na usługi podczas konferencji:
„Iiinowacyjne metody gospodarowania zasobami wody w rolnictwie”.
8. Osoba wskazana do kontaktu w/s oferty:
Dana Mularczyk-Mędza
adres e-mail: d.mularczykcdr.goy.pl, teł. 022 729 66 34-3 8 wew. 140
9. Zamawiający zastrzega możliwość odwołania postępowania o udzielenie zamówienia
w każdym czasie bez podania przyczyny, a Wykonawcy nie przysługuje wobec Zamawiającego
w takim przypadku żadne roszczenie.
Zatwierdzam
Y
Ił
(.
<
Y
Ił
/
i/
7 I
/
tj
(data, podpis pracownika meryto cznego)
DYREKTO1
„
21 CZE. 2016
CENTRUM DORAD
ROLNKZEGQ
pnukw
(Data ipodpis Kierownika zamawiającego)