Systemy EZD czyli elektronicznego zarządzania dokumentami w
Transkrypt
Systemy EZD czyli elektronicznego zarządzania dokumentami w
Możliwości i praktyka pracy w systemie AtoM Seminarium robocze AtoM-ZoSIA Warszawa dnia 23-24 stycznia 2013 Przygotował: Dariusz Bednarek, Rafał Raczyński, Marek Okólski Objaśnienia • Funkcjonalności opisane w tabelach i zawierające w drugiej kolumnie oznaczenie „tak” lub „nie” oznaczają odpowiednio: – tak - dana czynność jest możliwa do wykonania – nie – system nie realizuje tej czynności W przypadku, gdy do funkcjonalności dołączona została animacja, do oznaczenia „tak” dołączony jest hiperlink do właściwej animacji (adresowanie względne) Funkcjonalność tak/nie 1) Opis instytucji przechowującej materiały archiwalne tak a) w tym z uwzględnieniem elementów standardu ISDIAH 2) Wpisanie do ewidencji nowego zespołu/zbioru, w tym podanie: tak tak 2a) kodu tak 2b) nazwy tak 2c) innych nazw (np. dawne, obcojęzyczne) tak 2d) twórcy tak 2e) dat krańcowych tak 2f) rozmiaru tak 2g) rodzajów dokumentacji z podaniem rozmiaru tak 2h) dołączenie opisu zapisanego w zewnętrznym formacie np. pliku edytora tekstów (np. opisu aktotwórcy i zespołu, bibliografii) nie Funkcjonalność 2i) Dołączenie informacji o pochodzeniu nabytku tak/nie tak i) Informacje o przekazującym (nazwa, adres itd.) tak ii) Data przekazania tak iii) Numer sprawy tak iv) Rozmiar nabytku tak v) Daty krańcowe nabytku tak vi) Występowanie dokumentacji niearchiwalnej tak 3) Dołączenie nowego nabytku do już opisanego zespołu tak 4) Opis dokumentacji niearchiwalnej przejętej wraz z materiałami archiwalnymi tak 5) Zdefiniowanie struktury wewnętrznej zbioru/ zespołu tak 5a) Zdefiniowanie podzespołu w ramach zdefiniowanego zespołu tak Funkcjonalność tak/nie 5b) Zdefiniowanie serii w ramach zdefiniowanego zespołu tak 5c) Zdefiniowanie podserii w ramach zdefiniowanego zespołu/serii tak 5d) Zdefiniowanie jednostki archiwalnej w ramach zespołu/serii/pods. i) Wskazanie rodzaju jednostki (np. aktowa, fotograficzna, techniczna, kartograficzna…) tak ii ) Wsparcie oprogramowania w zależności od wskazania rodzaju dokumentacji (zaproponowanie struktury opisu właściwej dla wybranego rodzaju dokumentacji) nie iii) Możliwość zaznaczenia istnienia mikrofilmu lub innej kopii tak iv) Możliwość zaznaczenia stanu fizycznego, np. konieczności przeprowadzenia zabiegów konserwacyjnych tak 5e) Zdefiniowanie dokumentu w ramach jednostki archiwalnej tak i) Wskazanie rodzaju dokumentu (np. pismo, fotografia, mapa , nagranie…) nie ii) Wsparcie oprogramowania w zależności od wskazania rodzaju dokumentacji (zaproponowanie struktury opisu właściwej dla wskazanego rodzaju jednostki dokumentu – rodzaje jw.) nie Funkcjonalność tak/nie 5f) Dołączenie informacji o autorze dokumentu do wyodrębnionego dokumentu 5g) Dołączenie informacji o adresacie dokumentu do wyodrębnionego dokumentu tak 5h) Dołączanie metadanych usprawniających wyszukiwanie tak tak i) Dodanie haseł przedmiotowych na poziomie serii, jednostki archiwalnej i dokumentu tak ii) Dodanie haseł geograficznych na poziomie serii, jednostki archiwalnej i dokumentu tak iii) Dodanie haseł osobowych na poziomie serii, jednostki archiwalnej i dokumentu tak 5i) Dodanie swobodnego opisu na poziomie serii, jednostki archiwalnej i dokumentu nie 5j) Dodanie nazwy/tytułu obcojęzycznego na poziomie zespołu, serii, jednostki archiwalnej i dokumentu tak i) w tym użycie innego zestawu znaków (np. cyrylicy) 5k) Dodanie opisu istniejących kopii opisywanych materiałów, tak tak Funkcjonalność tak/nie 6) Możliwość opisywania kopii materiałów z zasobów obcych niezależnie od ich formy i miejsca przechowywania 7) Możliwość uzyskiwania raportów i tworzenie środków ewidencyjnoinformacyjnych wymaganych przepisami, to znaczy: tak 7a) księga nabytków, ubytków i przesunięć międzyzespołowych nie 7b) spis zespołów i zbiorów tak 7c) karta zespołu (zbioru) nie 7d) spis środków ewidencyjnych i pomocy archiwalnych do zespołów i zbiorów nie 7e) inwentarz zespołu – wersja pełna tak 7f) inwentarz zespołu – wersja skrócona do celów skarbowych, tak 7g) wstęp do inwentarza / notatka informacyjna (elementy opisu twórcy i zespołu) tak Funkcjonalność 7h) załączniki do wstępu, np. struktura zespołu – serie / podserie, ich tytuły, zakresy sygnatur i liczba j.a. 7i) indeksy osobowe, geograficzne i przedmiotowe tak/nie tak tak 8) Możliwość swobodnego kształtowania raportów zawierających wyniki wykonanych wyszukiwań wg różnych elementów struktury tak 9) Import danych uporządkowanych w określonej strukturze (z krótkim omówieniem struktur możliwych do importu) tak 9a) Import danych z elektronicznego spisu zdawczo-odbiorczego lub innych środków ewidencyjnych z możliwością automatycznego nadania sygnatur j.a. w systemie , w tym: tak i) przyłączenie zaimportowanych danych do właściwego miejsca w strukturze zespołu tak 9b) Import danych z systemów, w których obecnie są zgromadzone – (w tym SEZAM, IZA, PRADZIAD oraz lokalne bazy inwentarzowe i indeksowe) ? nie 9c) import danych z indeksu zewnętrznego tak Funkcjonalność tak/nie 10) Dołączenie kopii cyfrowych tak 10a) Do opisu jednostki archiwalnej tak 10b) Do opisu dokumentu tak 11) Wykorzystanie słowników haseł wzorcowych tak 11a) Tworzenie rekordów haseł wzorcowych – zgodność ze standardem ISAAR (CPF) tak 11b) Wykorzystanie słowników nazw geograficznych, osobowych i haseł przedmiotowych tak i) Podłączanie słownika (powiązanie) z określonym elementem opisu tak ii) Modyfikowanie/rozwijanie słownika po podłączeniu tak 11c) Definiowanie i wykorzystanie innych słowników (np. rodzajów materiałów dokumentacji, nabytków, rodzajów pomocy archiwalnych, rodzajów prac konserwacyjnych) nie Funkcjonalność tak/nie 12) Modyfikacja zapisanych danych tak 12a) Zmiana nazwy / tytułu (zespołu serii, jednostki archiwalnej, dokumentu) tak 12b) Zmiany struktury zespołu/zbioru i) Wyłączenie części zespołu i przeniesienie jej do innego zespołu tak ii) Połączenie dwóch serii w jedną lub podział serii tak iii) Przeniesienie wskazanej jednostki archiwalnej do innej serii tak iv) Automatyzacja zmian opisów przy zmianie przynależności opisywanych archiwaliów – do serii, zespołu, archiwum tak v) Wydzielenie dokumentów z jednostki archiwalnej na podstawie wskazanych skanów kolejnych stron/kart nie vi) Wydzielenie części jednostek do innych/nowych wraz z automatycznym przeniesieniem skanów wydzielanych dokumentów nie vii) Połączenie dwóch lub więcej jednostek w jedną wraz z automatycznym przeniesieniem skanów nie ix) Usuwanie jednostek (brakowanie) tak Funkcjonalność tak/nie 13) Wyszukiwanie 13a) Wyszukanie na wskazanym poziomie tak i) na poziomie zespołu (wyszukanie wskazanego numeru zespołu, nazwy zespołu, twórcy zespołu) tak ii) na poziomie serii (wg twórcy serii i przedziału chronologicznego) nie iii) na poziomie jednostki archiwalnej (wyszukanie wg tytułu lub opisu ograniczone do wskazanego zespołu/serii) tak iv) na poziomie jednostki archiwalnej (wyszukanie wg tytułu lub tak* opisu ograniczone datami ale nieograniczone do wskazanego zespołu) v) wyszukiwanie jednocześnie na poziomie zespołu i serii (wyszukanie twórcy zespołu lub serii) nie Funkcjonalność tak/nie 13b) Wyszukiwanie wg wskazanych elementów informacyjnych i) Wyszukanie wg instytucji przekazującej materiały archiwalne prezentacja wyników w postaci listy przekazanych materiałów zawierającej wskazanie na ich przyporządkowanie ewidencyjne nie ii) Wyszukanie wg rodzajów dokumentacji (odnalezienie wszystkich fotografii znajdujących się we wskazanym zespole, a także wszystkich fotografii/pergaminów/pieczęci w całym archiwum) tak 13c) Wyszukiwanie zaawansowane i) Wyszukanie dokumentacji aktowej zawierającej określone w tytule słowo znajdującej się we wskazanym zespole X lub Y i pochodzącej z określonego roku tak ii) Ograniczenie wyników wyszukiwania określonych powyżej wyłącznie do dokumentacji mającej odwzorowania cyfrowe tak iii) Wyszukanie w dokumentacji aktowej pochodzącej z okresu wskazanego latami skrajnymi oraz opisanej określonymi słowami hasłami (w tym hasło przedmiotowe i geograficzne), wszystkich fotografii lub map nie iv) Zapisanie wyników wyszukiwania nie Funkcjonalność tak/nie 14) Eksport danych do określonych formatów (np. xls, xml) i udostępnianie dla wyszukiwarek zbiorczych 14a) Eksport metadanych zespołu, serii, jednostki tak 14b) Udostępnianie danych w XML (w tym zgodne ze standardami EAD, EAC i EAG) 15) Zarządzanie użytkownikami tak tak tak 15a) Zdefiniowanie ról użytkowników o różnych uprawnieniach (np. do nie* wyszukiwania i zamawiania, do prowadzenia ewidencji, do opracowania i modyfikacji własnych danych , do modyfikacji danych innych użytkowników, zatwierdzający opracowanie, administrator, magazynier, konserwator itd.) 15b) Zdefiniowanie użytkownika i przyłączenie do zdefiniowanej roli tak 15c) Nadanie użytkownikowi indywidualnych uprawnień tak Funkcjonalność 15d) Przeglądanie użytkowników, modyfikacja uprawnień: tak/nie tak i) wymuszenie okresowej zmiany hasła nie ii) wymuszenie określonej jakości hasła nie* iii) zmiana hasła przez administratora tak iv) odebranie uprawnień/ zmiana roli tak v) usunięcie użytkownika tak 16) Ruch jednostek archiwalnych: nie 16a) Zamówienie materiałów do pracowni naukowej nie i) wybór na podstawie wyników wyszukiwania nie ii) Realizacja/ potwierdzenie wydania w systemie (moduł udostępniania połączony z modułem magazynowym i konserwacji) nie iii) Zestawienie informacji o ruchu jednostek (co wypożyczone, zamawiający, data zamówienia,) nie Funkcjonalność 16b) Zamówienie materiałów do konserwacji tak/nie nie i) Wybór na podstawie wyników wyszukiwania nie ii) Realizacja potwierdzenia wydania w systemie nie iii) Dopisanie informacji o wykonanej konserwacji (rodzaj zabiegu konserwacyjnego) nie iv) Zestawienie informacji o ruchu (co wydane do konserwacji , zamawiający/zlecający, data zamówienia, cel: konserwacja 16c) Inne (nietypowe) rodzaje ruchu nie nie i) wybór na podstawie wyników wyszukiwania nie ii) Prezentacja zapisywanej informacji o ruchu (co było wypożyczane zamawiający/zlecający, data zamówienia, określenie celu) nie Funkcjonalność 16d) Topografia i przemieszczanie magazynowe tak/nie nie i) Przyporządkowanie określonych zbiorów do właściwego miejsca w magazynie nie ii) Zmiana przyporządkowania miejsca w magazynie wykonana dla wybranych regałów nie iii) Zmiana przyporządkowania miejsca w magazynie wykonana dla wybranych jednostek archiwalnych nie iv) Zmiana przyporządkowania miejsca w magazynie wykonana dla nie wyodrębnionych rodzajów materiałów archiwalnych (np. fotografii z jednego zespołu) 16e) Dopisanie informacji o profilaktyce dla wybranych wg topografii zasobów (odkurzanie itp. czynności) nie 17) Informacja odnosząca się do zarządzania zasobem 17a) Status opracowania (w przygotowaniu, zatwierdzone) tak i) Przekazanie opracowania do zatwierdzenia nie ii) Zarządzanie (przydzielanie zespołów i jednostek, kontrola prac) i zatwierdzenie opracowania nie Funkcjonalność tak/nie 17b) Wyszukanie materiałów oczekujących na zatwierdzenie wg określonych kryteriów nie 17c) Prezentacja informacji o historii opracowania: tak i) Przejęcie dokumentacji (data, pochodzenie) tak ii) Wykonanie opracowania (opracowujący) tak iii) Zatwierdzenie opracowania (data, zatwierdzający) nie* iv) Kolejne zmiany w zatwierdzonym opracowaniu (data, zmieniający dane, zatwierdzający zmiany) tak v) Informacja o przemieszczeniach w ramach struktury zespołu i międzyzespołowych tak vi) Wersjonowanie zmian (prezentacja poprzedniej wersji przed zmianą, o której mowa w pkt c.iv) nie Funkcjonalność 17d) Prezentacja informacji o historii udostępniania tak/nie nie i) raport zbiorczy dla zespołu (zbioru) nie ii) raport dla jednostki ewidencyjnej materiału archiwalnego (lista udostępnień dla j.a., dokumentu) nie iii) raport zbiorczy wg celu udostępnienia – z podziałem na użytkowników krajowych i zagranicznych nie iv) wg daty nie v) wg użytkownika – z podziałem na krajowych i zagranicznych nie 17e Prezentacja informacji o historii wypożyczeń nie i) wg zespołu (zbioru) nie ii) wg materiału archiwalnego (lista wypożyczeń dla danego materiału) nie iii) wg daty nie iv) wg wypożyczającego nie Funkcjonalność 17f) Prezentacja informacji o historii konserwacji tak/nie nie i) wg zespołu (lista zabiegów konserwacyjnych dla danego zespołu) nie ii) wg materiału archiwalnego (lista zabiegów konserwacyjnych dla danego materiału) nie iii) wg rodzaju prac konserwacyjnych nie iv) wg daty prac konserwacyjnych nie v) wg użytkownika – z podziałem na krajowych i zagranicznych nie 17g) Prezentacja informacji o profilaktyce nie i) wg rodzaju prac nie ii) wg daty nie