regulamin konferencji

KONFERENCJA BRANŻOWA „NOWE TECHNOLOGIE W GEODEZJI A REALIZACJA PLANOWANYCH
INWESTYCJI I ROZWÓJ REGIONALNY”
w ramach GeoExpo 2016
REGULAMIN
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1.
2.
Ogólnopolska Konferencja Branżowa „Nowe technologie w geodezji a realizacja planowanych inwestycji i rozwój
regionalny”, zwana w dalszej części regulaminu konferencją, odbywa się w dniach 20 maja 2016 roku w Hali
Targowo-Wystawienniczej w Lublinie.
Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w konferencji i obowiązują
wszystkich uczestników.
zgłoszenia należy przesyłać:
- uczestnicy czynni do 20 marca 2016r.
- uczestnicy bierni do 20 kwietnia 2016r.
na adres koordynatora konferencji [email protected]
Liczba uczestników jest ograniczona, decyduje kolejność zgłoszeń.
ORGANIZATORZY
Główny organizator GeoExpo – GGPS sp. z o.o.
PARTNERZY
Urząd Miasta Lublin
Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny
Stowarzyszenie Geodetów Polskich oddział w Lublinie
UCZESTNICTWO
1.
Uczestnicy
Spotkanie dedykowane jest wszystkim, którzy są zainteresowani wdrażaniem i zastosowaniem nowoczesnych
systemów technologicznych w geodezji. Konferencja adresowana jest zarówno do początkujących, jak i
praktykujących inżynierów, dystrybutorów i producentów w branży geodezyjnej, kadry jednostek samorządowych
oraz wszystkich tych, którzy w swojej pracy stykają się z problemami i zagadnieniami geodezyjnych badań
pomiarowych oraz ich opracowaniem. Część prezentacji będzie skierowana do osób i instytucji, które planują lub
będą korzystać z dofinansowania w ramach programów unijnych i zainteresowane są programami realizowanymi
w latach 2014-2023.
2. Warunki uczestnictwa
a. Uczestnictwo w konferencji może mieć charakter czynny (uczestnicy wygłaszają prezentację) lub bierny.
a.1. Uczestnik czynny powinien:
 zgłosić temat referatu do dnia 20.03.2016r. za pomocą formularza zgłoszeniowego (mailem lub pocztą na
adres wskazany w formularzu)
 wpłacić zaliczkę za dodatkowe, wybrane przez siebie usługi, do dnia 20.04.2015 r.
 uczestniczyć w sesji plenarnej z własną prezentacją.
a.2. Uczestnik bierny to osoba, która:
 uczestniczy w sesji plenarnej bez własnej prezentacji,
 zgłosiła swoje uczestnictwo do dnia 20.04.2016r. za pomocą formularza zgłoszeniowego (mailem lub pocztą
na adres wskazany w formularzu)
b.
c.
3.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
4.
a.
b.
c.
d.
e.
Potwierdzenie rejestracji otrzymane drogą elektroniczną jest jednoznaczne z przyjęciem zgłoszenia. O
niezakwalifikowaniu zgłoszenia, z przyczyn merytorycznych bądź formalnych, zainteresowana osoba zostanie
poinformowana odrębnie drogą elektroniczną.
Każdy uczestnik czynny otrzyma certyfikat udziału w konferencji.
Koszt uczestnictwa
Opłatę za usługi należy wpłacić na konto Idea Bank 43 1950 0001 2006 0786 1608 0003 z dopiskiem: Konferencja
Branżowa GeoExpo.
Uczestnictwo bierne jest bezpłatne, obowiązuje rejestracja.
Uczestnictwo czynne, jeśli nie jest prezentacją oferty firmy, jest bezpłatne.
Organizator GeoExpo zapewnia prelegentom: udział w konferencji, materiały konferencyjne, bufet kawowy,
katalog Targów GeoExpo 2016, dwudniowy wstęp na targi. Koszt usług dodatkowych, czyli karnetu
parkingowego, obiadu, zaproszenia na Bankiet Branżowy, noclegu uwzględniony został w formularzu KO-2
Wpłatę w wysokości 50% należności należy dokonać w ciągu 7 dni od daty przesłania do organizatora zgłoszenia.
Resztę płatności należy uregulować do 13.05.2016
Na życzenie uczestnika organizator wystawia fakturę pro forma.
Rezygnacja uczestnika z udziału w konferencji wymaga zachowania formy pisemnej.
W przypadku rezygnacji uczestnika z udziału w konferencji w terminie wcześniejszym niż 7 dni od daty jej
rozpoczęcia, organizator zwraca uczestnikowi 100% kosztów.
W przypadku rezygnacji uczestnika z udziału w konferencji w czasie krótszym niż 7 dni od daty jej rozpoczęcia,
jest on zobowiązany pokryć 50% kosztów.
Brak pisemnego powiadomienia o rezygnacji z udziału w konferencji spowoduje obciążenie uczestnika pełnymi
kosztami uczestnictwa.
W zastępstwie zgłoszonej osoby w konferencji może wziąć udział inny pracownik instytucji. Zmiana wymaga
powiadomienia organizatora w formie pisemnej, najpóźniej 2 dni przed terminem konferencji.
Warunki uczestnictwa wystawców/sponsorów podczas konferencji
W trakcie konferencji dopuszcza się uczestnictwo wystawców/sponsorów.
Powierzchnie wystawiennicze dla sponsorów znajdują się poza powierzchnią konferencji
Sponsorzy są poinformowani przez Organizatora, iż nie mogą prowadzić działań marketingowych wobec
uczestników konferencji, które są nieetyczne lub naruszają normy prawne i obyczajowe.
Przebywanie uczestników w miejscu przeznaczonym pod powierzchnie wystawiennicze jest dobrowolne.
Organizator konferencji nie ponosi odpowiedniość za formę i instrumenty przekazu marketingowego, który
kieruje sponsor do osób przebywających w pomieszczeniach przeznaczonych pod powierzchnie wystawiennicze.
REKLAMACJE
a.
b.
c.
Wszelkie reklamacje uczestników konferencji wobec organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej
listem poleconym na adres siedziby organizatora.
Reklamacje uczestników konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia
konferencji.
Po upływie wyżej określonych terminów żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
a.
b.
c.
d.
e.
f.
W przypadku, gdy konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych od Organizatora, opłata konferencyjna
zostanie zwrócona uczestnikom na wskazane przez nich konta bankowe.
W przypadku, gdy konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od organizatora, uczestnikowi nie
przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w
konferencji, jak i kosztów usług dodatkowych zleconych organizatorowi przez uczestników konferencji.
Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla
siedziby organizatora.
Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego ze strony internetowej konferencji, oznacza akceptację postanowień
niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń
dokonanych między uczestnikiem, a organizatorem.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
Zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz. U. 133 z dnia 29 października
1997 roku poz. 833.) Organizator konferencji nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych
osobowych uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez uczestnika (imię i
nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mailowy) traktowane są jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie
do celów komunikacji pomiędzy uczestnikiem, a Organizatorami konferencji.
g. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub
skradzione podczas konferencji.
h. W trakcie Konferencji organizator zastrzega sobie prawo wykonywania zdjęć oraz utrwalania przebiegu obrad w
formie dokumentacji fotograficznej i filmowej wystąpień i wizerunku uczestników w celu wykorzystania w
publikacjach GGPS sp. z o.o. oraz na stronach www.
i. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie
obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją i towarzyszącymi jej
wydarzeniami, jak również w miejscach zakwaterowania.
j. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad etyki właściwych dla nauki i biznesu.
k. Niniejszy regulamin jest dostępny na witrynie internetowej www.geoexpo.pl
l. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia praw
własności intelektualnej.
m. Organizator Konferencji zastrzega sobie prawo do dokonania modyfikacji postanowień Regulaminu, pod
warunkiem, że zmiany takie nie naruszą praw nabytych uczestników Konferencji.
Załączniki do Regulaminu:
Formularze Zgłoszeniowe KB-1 i KO-2
Regulamin Obiektu