doc3 - PWSZ Konin
download 
Reklamacja Transkrypt
3 - PWSZ Konin
Załącznik Nr 3 JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT -1- SYMBOLE KLASYFIKACYJNE HASŁO KLASYFIKACYJNE I II III IV V 1 2 3 4 5 0 6 KATEGORIA ARCHIWALNA W KOMÓRCE MERYTORYCZNEJ W INNYCH KOMÓRKACH 7 8 UWAGI 9 ZARZĄDZANIE 00 Organy PWSZ 000 Senat 0000 Posiedzenia Senatu A Bc 0001 Komisje senackie stałe A Bc 00010 Komisja do spraw Dydaktyki i Kadr A Bc 00011 Komisja do spraw Rozwoju Uczelni 00012 Komisja do spraw Nagród i Odznaczeń A Bc A Bc 00013 Komisja Finansowa i Budżetu A Bc A Bc Dla każdej komisji oddzielna teczka jak w kl.0000 0002 001 002 Dla każdego organu oddzielna teczka Komisje senackie doraźne Protokoły i pozostała dokumentacja Dla każdej komisji oddzielna teczka Konwent 0010 Posiedzenia Konwentu A Bc 0011 Wspólne posiedzenia Konwentu i Senatu A Bc 0012 Komisje, zespoły stałe A Bc 0013 Komisje, zespoły doraźne A Bc Rada Wydziału -20020 Posiedzenia Rady Wydziału A - 0021 Komisje Wydziałowe A Bc Rada Instytutu 003 A - jak. W kl. 0000 A - jak. W kl. 0000 Posiedzenia Rady Wydawniczej A - 006 Komisje Rektorskie A - 007 Inne komisje A Bc 0030 Rada Biblioteczna 004 0040 005 Posiedzenia Rady Bibliotecznej Rada Wydawnicza 0050 0070 008 Komisja Socjalna Narady i odprawy pracowników Narady, konferencje nauczycieli akademickich BE5 - 0081 Narady kierownictwa PWSZ BE5 - 0082 Narady pracowników jednostek organizacyjnych PWSZ Narady dyrektorów instytutów BE5 - BE5 - Wybory władz PWSZ Protokoły posiedzeń, regulaminy, preliminarze Protokoły narad, ustalenia dotyczące realizacji zadań jednostek organizacyjnych 0080 0083 009 Posiedzenia Wydziałowych jednostek organizacyjnych Skład, porządek obrad(posiedzenia),lista uczestników, wnioski uchwały, protokoły sprawozdania -30090 Uczelniane komisje wyborcze A Bc 0091 Instytutowe komisje wyborcze A - 0092 Wybory Samorządu Studenckiego Organizacja A - 01 010 Przepisy prawne działalności PWSZ Przepisy i decyzje dotyczące działania PWSZ 0100 Podstawy prawne działania PWSZ A 0101 Dokumentacja stanu prawnego obiektów uczelni A 011 Wytyczne władz nadrzędnych B5 012 Organizacja uczelni 0120 013 Powoływanie i likwidacja jednostek i komórek organizacyjnych uczelni Bc Bc Statuty, schematy i regulaminy organizacyjne, zakresy działania A Bc Dla każdej jednostki i komórki organizacyjnej oddzielna teczka Organizowanie biurowości 0130 Przepisy kancelaryjne i archiwalne A Bc Instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum szkoły 0131 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentów B5 Bc Dzienniki korespondencji, pocztowe książki nadawcze, rejestry przesyłek poleconych i wartościowych, potwierdzenia odbioru -40132 Formularze i druki własne B5 Bc Opracowania wzorów 0133 Wzory odciskowe pieczęci i pieczątek A Bc Rejestr 0134 Dowody doręczeń i opłat pocztowych Bc Bc 01400 Wykaz spisów zdawczoodbiorczych A Bc 01401 Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazanej do archiwum A Bc 01402 Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji niearchiwalnej, protokoły zniszczeń 01403 Zgubienie lub utrata akt A Bc A Bc Protokoły zniszczeń Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji z archiwum B5 Bc Zezwolenia, karty udostępniania 015 Sprawy organizacyjne i korespondencja bieżąca między komórkami organizacyjnymi B5 - 016 Sprawy obronne A Bc Planowanie operacyjne, reklamowanie od czynnej służby wojskowej żołnierzy rezerwy, ćwiczenia i treningi 017 Ochrona informacji niejawnych BE10 Bc Postępowanie sprawdzające,szkolenie i kontrolne,protokoły zmiany i zniesienia klauzuli tajności, niszczenie dokumentów niejawnych 014 Archiwum 0140 0141 Ewidencja zasobu archiwum -5- bezpieczeństwo teleinformatyczne 02 Akty normatywne, pomoc prawna 020 Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych 021 Zbiór aktów normatywnych własnych B10 Bc Komplet podpisanych rozporządzeń, zarządzeń, okólników, wytycznych itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych osobna teczka 0210 Zarządzenia Rektora A Bc 0211 Wytyczne Rektora A Bc 0212 Okólniki Rektora A Bc 0213 Zarządzenia wewnętrzne Kanclerza BE50 Bc 0214 Zarządzenia Dziekana B50 Bc 022 Opinie prawne BE5 Bc 023 Sprawy cywilne B10 B2 024 Sprawy arbitrażowe B3 Bc 025 Sprawy karne B5 Bc 026 Sprawy o wykroczenia B3 Bc 027 Sprawy sądowoadministracyjne B10 Bc A Bc 03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka 030 Plany 0300 Plany rozwoju Uczelni Wersja ostateczna -60301 Strategia rozwoju Uczelni A Bc 0302 Plany rozwoju jednostek organizacyjnych A Bc 0303 Plany rozwoju innych komórek organizacyjnych A Bc 0304 Projekty planów BE5 Bc 0305 Plany rzeczowo - finansowe A Bc BE5 Bc 031 Sprawozdania 0310 Sprawozdania z działalności Uczelni A - 0311 Sprawozdania z działalności jednostek organizacyjnych A - 0312 Sprawozdania z działalności innych komórek organizacyjnych A - 0313 Sprawozdania finansowe A Bc BE5 Bc B2 Bc 032 Strategia na kolejne lata Sprawozdania ostateczne. Sprawozdania etapowe, jeżeli nie znalazły odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych Statystyka 0320 Źródłowe materiały statystyczne 0321 Statystyczne opracowania cząstkowe Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych -70322 Statystyczne opracowania końcowe A Bc 0323 Publikacje statystyczne Głównego Urzędu Statystycznego Bc Bc A Bc B10 Bc 033 0330 Analizy (kompleksowe i problemowe) Własne 0331 Jednostek podległych 0332 Zbiorcze A Bc 0333 Materiały pomocnicze (robocze) A Bc 034 Własne i zbiorcze Analizy wycinkowe 0340 Własne A Bc 0341 Jednostek podległych Bc Bc 0342 Zbiorcze A Bc BE5 Bc 035 Meldunki i raporty sytuacyjne 04 Informatyka 040 Projektowanie i koordynacja systemów i programów 0400 Organizacja projektowania i programowania A Bc 0401 Spis systemów i programów A Bc 0402 Ogólne schematy systemów i podsystemów A Bc 0403 Oceny systemów i programów A Bc 0404 Słownik terminów i pojęć A Bc Kierunki, tematyka (opracowania własne) -8- 0405 Koordynacja systemów resortowych A Bc 041 Bank danych A - 042 Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i programów 0420 Organizacja wdrażania A - 0421 Eksploatacja systemów i wykorzystywanie opracowań A - 043 Inne dokumenty 0430 05 Wydruki Własne ustalenia Okres przechowywania uzależniony jest od przydatności tych materiałów do celów praktycznych Bc Skargi i wnioski 050 Przepisy własne i ich interpretacje A Bc 051 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio A Bc 052 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia wg właściwości B3 Bc 053 Rejestry skarg i wniosków A - 06 Uroczystości, konferencje, wydawnictwa informacyjne 060 Konferencje, zjazdy, sympozja naukowe W razie masowości tego typu spraw do kat. A kwalifikuje się przykładowo 5-10% -9- 0600 Organizowane lub współorganizowane przez PWSZ A - 0601 Udział w obcych konferencjach, zjazdach, sympozjach A - 061 Inauguracje, jubileusze, goście honorowi A Bc 062 Adresy gratulacyjne A - 063 Wydawnictwa informacyjne o PWSZ 0630 Własne opracowania monograficzne A Bc 0631 Wydawnictwa okolicznościowe A Bc 0632 Prace bibliograficzne A Bc 0633 Rozpowszechnianie wydawnictw B2 - 064 Informacje własne dla prasy, radia, telewizji A Bc 065 Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne A Bc A Bc 07 Programy, teksty odczytów, własne nagrania dźwiękowe itp. Kronika, opracowania problemowe Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi 070 Współpraca z jednostkami rządowymi i politycznymi 0700 Sejm, Senat, Urząd Prezydenta Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów - kat. A, pozostałe materiały kat. B5 -10- 0701 Partie i organizacje polityczne A Bc jak przy kl. 0700 0702 Ministerstwa i urzędy centralne A Bc jak przy kl. 0700 0703 Organy władzy i administracji terenowej A Bc jak przy kl. 0700 0704 Organizacje społeczne i związkowe A Bc jak przy kl. 0700 BE5 - BE5 - BE5 - BE5 - 071 Współpraca z innymi szkołami wyższymi 0710 0711 0712 0713 072 Współpraca z wyższymi szkołami zawodowymi Umowy i porozumienia o współpracy ze Szkołami Wyższymi Umowy i porozumienia z zakładami pracy i innymi jednostkami organizacyjnymi Wielkopolski Konwent Rektorów Szkół Wyższych Umowy, porozumienia w sprawie praktyk Współpraca między jednostkami organizacyjnymi 0720 Współpraca z przedsiębiorstwami krajowymi i zagranicznymi BE5 Bc 0721 Współpraca z innymi podmiotami gospodarczymi BE5 Bc Bc 073 Reprezentacja B2 074 Współpraca z Ośrodkiem Przetwarzania Informacji B2 Zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja kierownictwa jednostki organizacyjnej -11- 075 Programy i projekty współfinansowanie ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej 0750 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programów i projektów finansowych ze środków zewnętrznych BE20 Bc 0751 Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych BE20 Bc 0752 Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych BE20 Bc A Bc Z uczelniami oraz instytucjami naukowymi Z organizacjami międzynarodowymi – programy współpracy europejskiej A Bc A Bc 0812 Z zagranicznymi organizacjami rozwoju i wspierania przedsiębiorczości A 0813 Z zagranicznymi jednostkami organizacyjnymi A 08 Współpraca z zagranicą 080 Ogólne zasady i programy współpracy 081 Umowy i porozumienia, propozycje współpracy 0810 0811 082 Współpraca z ambasadami, konsulatami oraz instytutami państw obcych w Polsce -12- 0820 Współpraca naukowa A Bc 0821 Organizacja imprez kulturalnych A Bc 0822 Wizyty przedstawicieli A 083 Wyjazdy zagraniczne pracowników PWSZ 0830 Decyzje resortu B2 Bc 0831 Wyjazdy w ramach wymiany międzynarodowej, stypendia B5 Bc 0832 Wyjazdy na kongresy, sympozja, zjazdy A Bc 0833 Wyprawy naukowo – dydaktyczne BE5 Bc 084 Skierowania, porozumienia Sprawy formalne Własne referaty, opracowania, protokoły, sprawozdania - kat. A, pozostałe-kat.B5 Przyjazdy cudzoziemców pracowników nauki 0840 Goście zagraniczni B10 Bc Wizyty, projekty wizyt 0841 Stypendyści B5 Bc Dotyczy tylko formalności. Wszystkie sprawy cudzoziemców pracowników nauki prowadzi się w odpowiednich klasach rzeczowych. 0842 Wykładowcy zatrudnieni w PWSZ B5 Bc 085 Studenci-wyjazdy zagraniczne i przyjazdy cudzoziemców 0850 Wyjazdy na studia zagraniczne BE5 Bc 0851 Wyjazdy na praktyki, kursy zagraniczne BE5 Bc -130852 Wyjazdy studenckich organizacji kulturalnych A Bc 0853 Studenci – cudzoziemcy BE5 Bc 0854 Studenci – cudzoziemcy – wizyty BE5 - 0855 Udział studentów w zagranicznych programach „ kształcenia na odległość” BE5 - 086 Sprawozdania z działalności w dziedzinie współpracy z zagranicą 09 jak w kl. 0841 A Kontrole 090 Zasady i tryb przeprowadzania kontroli 091 Kontrole zewnętrzne własnej jednostki A Bc Protokoły,sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę 0910 Oceny okresowe, wizytacje Państwowej Komisji Akredytacyjnej A Bc 0911 Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy A - 0912 Kontrole Najwyższej Izby Kontroli A - BE5 Bc 092 Kontrole wewnętrzne 0920 Plany rewizji wewnętrznych Przepisy własne -14- 1 0921 Rewizje ogólne jednostek i komórek organizacyjnych BE5 Bc jak w kl. 091 0922 Kontrole finansowe BE5 Bc jak w kl. 091 0923 Kontrole porządku B5 Bc kompleksowe - kat. A, jak w kl. 091 0924 Kontrole BHP BE5 Bc jak w kl. 091 0925 Kontrole p. poż. B5 Bc 0926 Inne kontrole BE5 Bc B5 - 093 Książki kontroli 094 Audyt wewnętrzny 0940 Zasady i metodyka audytu wewnętrznego B10 - 0941 Plany audytu wewnętrznego B5 - 0942 Sprawozdania z relacji audytu wewnętrznego B10 - 0943 Audyt planowany i pozaplanowy – dokumentacja z przeprowadzonego audytu B10 - 0944 Inne informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzenie audytu wewnętrznego i analizę ryzyka B10 - KADRY 10 Ogólne zasady pracy i płac Zbiór aktów normatywnych i innych aktów prawnych, procedury itp. Programy, plany, notatki, oświadczenia, notatki z czynności sprawdzających – każde zadanie jako oddzielna sprawa. -15- 100 Gospodarka funduszem płac i etatami 101 Gospodarka funduszem płac A Bc Analizy, limity, zestawienia, wykazy ST 1010 Zestawienia i wykorzystanie etatów – nauczyciele akademiccy A Bc 1011 Zestawienia i wykorzystanie etatów - pracownicy administracji i obsługi A - 102 Gospodarka funduszem płac A Bc 103 Analityczne zestawienie wynagrodzeń i nagród W jednostkach organizacyjnych B5 Bc 1031 Opracowania zbiorcze A Bc Zasady zatrudniania i taryfikatory dla poszczególnych grup pracowniczych 1040 Nauczyciele akademiccy ( pracownicy naukowo – dydaktyczni) A Bc 1041 Pracownicy administracji i obsługi ( inżynieryjnotechniczni, biblioteczni administracyjno-ekonomiczni, obsługi) A Bc B5 - 10410 Zaświadczenia – pracownicy Uczelni Przepisy, stawki wynagrodzeń Bezosobowy fundusz płac Przepisy, stawki wynagrodzeń 1030 104 Zasady ogólne -1610411 Odpowiedzialność materialna pracowników B5 - 1042 Inni pracownicy ( sezonowi, zatrudnieni na pracach zleconych itp.) A - 1043 System wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami akademickimi A - 1044 System wynagradzania nauczycieli akademickich A - A - Oświadczenia pracowników dot. praw autorskich, sprawy merytoryczne B2 Bc Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych ( kl. 120 ) B5 - B5 - A Bc Zestawienie ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych Sposoby pozyskiwania kadry(podania o pracę, odpowiedzi itp.) 10440 Wynagrodzenie z tytułu praw autorskich 11 Zatrudnienie 110 Etaty 1100 Wnioski o etaty, angażowanie i zwalnianie pracowników 1101 Funkcje kierownicze 11010 Funkcje kierownicze – pracownicy dydaktyczni 11011 Funkcje kierownicze – administracja uczelni 1102 Wykaz etatów 111 Zarządzanie kadrami 1110 Planowanie i dobór pracowników – administracja i nauczyciele B5 Bc 1111 Nauczyciele – wymogi kadrowe B5 Bc -17- 1112 Opiniowanie i ocenianie pracowników B5 Bc 1113 Motywowanie B3 - 112 Obciążenia dydaktyczne pracowników naukowodydaktycznych 1120 Karty obciążeń A Bc 1121 Karty indywidualne B3 Bc 1122 Zwolnienia od pensum B3 Bc 113 114 Procedura przeprowadzenia ocen, wniosków, odwołań. Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych Karty zbiorcze Rotacja pracowników naukowo-dydaktycznych i administracyjnych 1130 Rozwiązywanie stosunku pracy z nauczycielami akademickimi B3 Bc 1131 Przemieszczenia pracowników - nauczyciele akademiccy B3 Bc 1132 Rozwiązywanie stosunku pracy z pracownikami nie będącymi nauczycielami akademickimi B3 Bc 1133 Przemieszczenia pracowników – administracja i obsługa B3 Bc 1134 Przeszeregowania, zmiany wynagrodzeń-nauczyciele i administracja B5 - Prace zlecone Wnioski, decyzje, odpowiedzi pisma i inne Umowy o prace zlecone z własnymi i obcymi pracownikami, ewidencja prac zleconych -18- 1140 ze składką na ZUS B50 Bc 1141 bez składki na ZUS B5 Bc 115 Dodatki, funkcje 1150 Pracownicy dydaktyczni B5 - 1151 Pracownicy nie będący nauczycielami akademickimi B5 - 116 Awanse, odznaczenia, nagrody, kary 1160 1161 Nagrody 11600 Nauczyciele akademiccy B10 Bc 11601 Administracja i obsługa uczelni B10 Bc Odznaczenia państwowe Wnioski 11610 Nauczyciele akademiccy B5 - 11611 Administracja i obsługa uczelni B5 - 1162 Odznaczenia własne A Bc 1163 Kary B5 Bc 1164 Awanse 11640 Nauczyciele akademiccy B5 - 11641 Pracownicy administracyjni i obsługi B5 - 11650 Nauczyciele akademiccy B5 - 11651 Administracja i obsługa uczelni B5 - 1165 117 Pisma dotyczące konkretnych osób do teczki osobowej Nagrody jubileuszowe Sprawy wojskowe pracowników Wnioski. Rejestr -191170 Sprawy osobowe osób dopuszczonych do informacji niejawnych B10 Bc 1171 Ewidencja osób dopuszczonych do informacji niejawnych B50 Bc 118 12 Sprawy dyscyplinarne nauczycieli akademickich 1180 Powoływanie komisji dyscyplinarnych do spraw nauczycieli akademickich i rzeczników dyscyplinarnych B5 Bc 1181 Postępowanie wyjaśniające B5 Bc Postępowanie prowadzone przez rzecznika dyscyplinarnego 1182 Postępowanie dyscyplinarne BE5 Bc Postępowanie prowadzone przez komisje dyscyplinarne dla każdego postępowania odrębna teczka 1183 Kary, upomnienia B5 Bc Ewidencja osobowa 120 Akta osobowe pracowników Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, akty mianowania, umowę o pracę,jej zmianę,odpisy akt stanu cywilnego i z przebiegu pracy (awanse, odznaczenia), świadectwa nauki i podnoszenia kwalifikacji -20- 1200 Nauczyciele akademiccy BE50 Bc 1201 Pracownicy nie będący nauczycielami akademickimi BE50 Bc B50 - 121 Pomoce ewidencyjne akt osobowych 122 Legitymacje służbowe 1220 Legitymacje zniżkowe B5 Bc 1221 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 Bc Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu B5 Bc A Bc Własne Karty ewidencyjne 123 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 130 Przepisy i zarządzenia dotyczące BHP i p.poż. 131 Środki ochronne 1310 Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistej B3 Bc 1311 Środki utrzymania czystości B3 Bc A Bc 132 Wypadki 1320 Wypadki przy pracy 1321 Wypadki w drodze do pracy i z pracy Wypadki studentów B10 Bc B10 Bc 1323 Analiza wypadków i chorób zawodowych A Bc 1324 Profilaktyka i badania okresowe B5 Bc 1322 14 Skorowidze, kart personalne, wykazy imienne itp. Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników -21140 Zasady i programy szkolenia 1400 Kursy i szkolenia dla nauczycieli akademickich A Bc 1401 Kursy i szkolenia dla pracowników nie będących nauczycielami akademickimi A Bc 141 Dobór szkolących i szkolonych 1410 Doktoraty,habilitacje,itp. nauczyciele B5 Bc Wnioski, odpowiedzi, decyzje itp. 1411 Konferencje, seminaria podyplomowe, kursy – nauczyciele B5 Bc Wnioski, odpowiedzi, decyzje itp. 1412 Doskonalenie ,dokształcanie administracji i obsługi B5 Bc Wnioski, odpowiedzi, decyzje itp. 142 Ewidencja szkolonych B50 Bc 143 Protokoły egzaminacyjne i świadectwa nauki B50 Bc 144 Staże zawodowe i praktyki B5 Bc 145 Obsługa administracyjna kursów szkoleniowych Bc Bc A Bc A Bc 15 Dotyczy pracowników nie będących nauczycielami akademickimi Metody pracy 150 Podstawowe zasady 151 Racjonalizacja i wynalazczość pracownicza 1510 Ewidencja wynalazków i wniosków Ustalenia własne dotyczące normowania pracy, współzawodnictwa, wynalazczości itp. -2216 Dyscyplina pracy 160 Dowody obecności w pracy B2 Bc Listy obecności, raporty obecności, karty zegarowe 161 Absencja B3 Bc Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznościowe , usprawiedliwienia nieobecności –kat.Bc 162 Karty ewidencyjne B10 Bc Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika 1620 163 Urlopy 1630 1631 164 Czas pracy Listy i karty urlopowe Urlopy kadry dydaktycznej 16300 Urlopy szkoleniowe B5 - 16301 Dla poratowania zdrowia B5 - 16302 Urlop bezpłatny B5 - 16310 Urlop szkolny B5 - 16311 Urlop z tytułu opieki nad dzieckiem B5 - 16312 Urlop okolicznościowy B5 - 16313 Urlop bezpłatny B5 - Bc - Urlopy pracowników nie będących nauczycielami Delegacje służbowe -23- 165 Zezwolenia na prace dodatkowe B5 166 Usprawiedliwienia - zwolnienia B3 - A Bc Własne ustalenia jednostki Wnioski, decyzje o przyznaniu 17 18 - Sprawy socjalno-bytowe 170 Podstawowe zasady 171 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 1710 Dofinansowanie wypoczynku B5 Bc 1711 Pomoc finansowo-rzeczowa B5 Bc 1712 Sprawy mieszkaniowe B5 Bc 1713 Pożyczki zwrotne i bezzwrotne B5 Bc 172 Dojazdy do pracy Bc - 173 Wczasy pracownicze 1730 Własne ośrodki wczasowe B3 Bc 1731 Organizacja wczasów B5 Bc 1732 Przydział wczasów B2 Bc 174 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników B3 Bc 175 Opieka zdrowotna B2 Bc 176 Opieka nad dziećmi B2 Bc 177 Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi B5 Bc 178 Imprezy kulturalne i okolicznościowe B2 Bc Ubezpieczenia osobowe Stołówki, bufety, deputaty, umundurowanie, posiłki regeneracyjne itp. Zakładowe domy kultury, świetlice, biblioteki, imprezy kulturalne, obchody -24180 Przepisy ubezpieczeniowe B5 Bc 181 Składki na ubezpieczenia społeczne B10 Bc 182 Dowody, uprawnienia do zasiłków B5 - 183 Emerytury, renty Ewidencja emerytów i rencistów Wnioski o emerytury i renty B10 Bc B3 Bc 1832 Zaświadczenia do celów emerytalno – rentowych B10 Bc 1833 Odprawy emerytalne B3 Bc 1834 Naliczanie kapitału początkowego B10 Bc Ubezpieczenia PZU B10 Bc A Bc 1830 1831 184 Instrukcje i wyjaśnienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Państwowego Zakładu Ubezpieczeń i innych instytucji ubezpieczeniowych Zasiłki pogrzebowe ŚRODKI RZECZOWE 2 20 Podstawowe zasady gospodarowania 21 Typizacja i normalizacja 210 22 Przepisy własne Zbiory norm 2100 Normy państwowe ( PN ) B5 - 2101 Normy branżowe ( BN ) A - 2102 Normy resortowe ( RN ) A - Inwestycje, remonty ( kapitalne ) Kategoria A - w Polskim Komitecie Normalizacji Miar i Jakości -25220 Ogólne zasady inwestycji i remontów 221 Dokumentacja prawna i techniczna obiektów nowych i remontowanych Bc Wytyczne własne, analizy potrzeb Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę 2210 Projekty budowy lub przebudowy budynków PWSZ BE5 Bc W przypadku remontów dotyczy remontów kapitalnych 2211 Realizacja budowy lub przebudowy budynków BE5 Bc Również przetargi na wykonawstwo inwestycji, remontów 222 Wykonawstwo i odbiór inwestycji 2220 Zlecenia na wykonanie dokumentacji B5 Bc 2221 Plany inwestycyjne i remontowe B5 Bc 2222 Zlecenia, umowy B5 Bc 2223 Ewidencja inwestycji i remontów B5 Bc 2224 Nadzór inwestycyjny B5 Bc 2225 Protokoły odbioru, rozliczenia B5 Bc 223 23 A Remonty bieżące 2230 Wnioski o remonty B3 Bc 2231 Plany remontów B3 Bc 2232 Wykonanie remontów B3 Bc A Bc Administracja nieruchomości 230 Nabywanie i zbywanie nieruchomości Dokumentacja prawna i techniczna -26231 Przydział i najem lokali na potrzeby Uczelni 232 Eksploatacja nieruchomości 24 Bc Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu Konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie itp. 2320 Budynki dydaktyczne B2 Bc 2321 Domy studenta B2 Bc 2322 Stołówki, kluby B2 Bc 2323 Mieszkania służbowe B2 Bc 2324 Tereny otwarte B2 Bc 2325 Ośrodki wypoczynkowe B2 Bc 233 234 B5 Najem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym lub fizycznym Umowy najmu itp. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy najmu 2330 Wynajem pomieszczeń uczelni innym osobom prawnym B5 Bc 2331 Wynajem pomieszczeń uczelni innym osobom fizycznym B5 Bc Najem i przydział miejsc w domu studenta B2 Bc Sprzęt naukowo – dydaktyczny, Wyposażenie pracowni 240 Zapotrzebowanie na sprzęt B5 Bc 241 Źródła zaopatrzenia B2 Bc 242 Zamówienia na sprzęt B2 Bc Dostawcy krajowi i zagraniczni, dostawy z własnej produkcji. Dotyczy również zamówień publicznych. -27243 Realizacja zamówień B2 244 Konserwacja i naprawy aparatury naukowej B2 Bc Rejestr zakupów Środki trwałe i nietrwałe 25 250 Zasady gospodarowania środkami trwałymi i nietrwałymi A Bc 251 Zaopatrzenie B5 Bc Zaopatrzenia, zamówienia 252 Magazynowanie i użytkowanie B5 Bc Kartoteki magazynowe 253 Rozdział środków trwałych i nietrwałych B5 Bc Zamówienia, przydziały odzieży roboczej, środków czystości itp. 254 Ewidencja majątku Księgi inwentarzowe A - Druki ścisłego zarachowania – zamówienia A - 2540 255 26 Transport i łączność 260 Eksploatacja własnych środków transportu 2600 Karty eksploatacji Karty drogowe B3 Bc 261 Eksploatacja własnych środków transportu przez obce jednostki prawne i fizyczne B2 Bc 262 Gospodarka samochodowa 2620 Zaopatrzenie w części zamienne B2 Bc 2621 Zaopatrzenie w paliwo B2 Bc 2622 Magazynowanie i użytkowanie części zamiennych B5 Bc -282623 Magazynowanie i użytkowanie paliwa B5 Bc 263 Eksploatacja prywatnych środków transportu do celów służbowych B3 Bc 264 Eksploatacja środków łączności B3 Bc Telefony, telefaksy, łącza internetowe itp. A Bc Przepisy własne A Bc 27 Gospodarka energetyczna 270 Ogólne zasady gospodarki energetycznej 28 Ochrona zakładu pracy ( mienia ) 280 Wytyczne władz uczelni dotyczące ochrony budynków i terenów PWSZ 281 Ochrona budynków i terenów PWSZ 2810 Książki wydawania kluczy B2 - 2811 Portierzy - rozliczenia godzin, książki dyżurów B2 - 282 29 Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inna 2820 Przepisy i zarządzenia jednostek nadrzędnych w sprawach ochrony przeciwpożarowej B5 Bc 2821 Zarządzenia władz PWSZ w sprawie ochrony przeciwpożarowej B5 Bc 2822 Analizy stanu ochrony przeciwpożarowej A Bc Zamówienia publiczne 290 System zamówień publicznych -292900 Rejestr zamówień publicznych B10 Bc 2901 Dokumentacja zamówień publicznych B5 Bc 2902 Przetargi 29020 Przetargi nioegraniczone B10 Bc 29021 Przetargi ograniczone B10 Bc 291 Negocjacje, zapytania o cenę B5 Bc 292 Zamówienia z wolnej ręki B5 Bc A Bc B6 - 3 Oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę EKONOMIKA 30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe 300 Systemy ekonomicznofinansowe,plan kont 31 Finanse, księgowość 310 Obrót gotówkowy 311 Rozliczenia z budżetem 3110 Finansowanie jednostek organizacyjnych PWSZ B5 Bc 3111 B5 Bc 3112 Finansowanie zadań zleconych Współpraca z bankami B5 Bc 3113 Finansowanie inwestycji B5 Bc 32 Księgowość finansowa 320 Dowody księgowe 3200 Dowody bankowe B5 Bc 3201 Dokument prosty - PK B5 Bc Plany, raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat grzbiety dowodów KW, KP -30- 3202 Raporty kas - RK 3203 Dowody zakupu 3204 33 B3 Bc 32030 FVZ – faktura vat zakup B5 Bc 32031 FKZ – faktura korekta zakup B5 Bc 32032 RZ- rachunek zakup B5 Bc 32033 RKZ- rachunek korekta zakup B5 Bc 32040 FVS – faktura vat sprzedaż B5 Bc 32041 FKS – faktura korekta sprzedaż B5 Bc 32042 FVSW – faktura vat sprzedaż wewnętrzna B5 Bc - Dowody sprzedaży 321 Dokumentacja księgowa B5 322 Rozliczenia B5 323 Windykacja należności B5 - 324 Uzgadnianie sald Bc Bc Korespondencja 325 Ewidencja syntetyczna B5 Bc Księgi lub kartoteki finansowe 326 Ewidencja analityczna B5 Bc Rozliczenia płac - Księgi, rejestry, dzienniki, karty ilościowowartościowe Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp. Dokumenty związane z udowodnieniem zadłużeń i należności -31Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki itp.) 330 Dokumentacja płac B50 - 331 Listy płac B50 - 332 Karty zbiorcze płac B50 - jak w kl. 330 333 Zasiłki losowe B20 - Dokumentacja i listy płac 334 Wypłaty dla studentów 3340 Dokumentacja i listy płac stypendiów B20 Bc 3341 Dokumentacja i listy płac nagród B20 Bc 3342 Dokumentacja i listy płac zasiłków Rozliczenie wypłat ekwiwalentu za praktyki B20 Bc B20 Bc Bc Bc Kopie zaświadczeń lub ich rejestry A Bc Własne wytyczne i ustalenia A Bc Własne ustalenia 3343 335 34 Zaświadczenia o zarobkach Kalkulacja kosztów 340 35 Ogólne zasady Fundusze specjalne 350 Zasady gospodarowania funduszami 351 Fundusze specjalne Obejmuje fundusze rozwoju i rezerwy postępu technicznego, prac badawczych, zakładowy fundusz nagród, socjalny i mieszkaniowy itp. -323510 Fundusz prac badawczych A Bc 3511 Fundusz socjalny B5 Bc 3512 Fundusz nagród B10 Bc 3513 Inne fundusze specjalne B5 Bc 36 Inwentaryzacja 360 Ogólne zasady A Bc 361 Spisy z natury i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne B5 Bc 362 Protokoły zmiany użytkowania B5 Bc 363 Protokoły likwidacji B5 Bc 364 Wycena i przecena B10 Bc A Bc A Bc 4 Własne wytyczne NAUCZANIE 40 Założenia organizacyjnoprogramowe Programy i plany ramowe 400 401 4010 402 Programy i plany poszczególnych kierunków studiów Tworzenie kierunków, specjalności studiów 4011 Przyporządkowanie specjalności kształcenia do kierunków A Bc 4012 Likwidacja specjalności, kierunków studiów A Bc Programy i plany studiów indywidualnych A Bc Dokumentacja dotycząca utworzenia nowego kierunku, specjalności -33403 Regulamin studiów A Bc 404 Propozycje poszerzania oferty kształcenia A Bc Nowe kierunki i specjalności 405 Organizacja Studiów podyplomowych A Bc Studia podyplomowe inne formy 406 Programy i plany studiów podyplomowych A Bc A Bc 41 410 Realizacja planów studiów i programów nauczania, tok studiów Podstawowe zasady 411 Rozkład zajęć dydaktycznych Rozkłady semestralne 4110 Studia stacjonarne B5 Bc 4111 Studia niestacjonarne B5 Bc 4112 Studia podyplomowe B5 Bc 4113 Pozostałe zajęcia B5 Bc 412 Organizacja roku akademickiego A Bc 413 Sesje egzaminacyjne 4130 Protokoły zbiorcze egzaminacyjne A Bc 4131 Protokoły zbiorcze zaliczeniowe B10 Bc 4132 Egzaminy komisyjne B50 Bc 4133 Egzaminy warunkowe B50 Bc 4134 Przedłużenie sesji B50 Bc Indeksy, karty egzaminacyjne, prace egzaminacyjne do akt osobowych studenta -344135 414 Sprawy organizacyjne Fakultety Bc Bc Praktyki, obozy studenckie 4140 A Bc 4141 Programy praktyk, obozów programowych, szkoleniowych i in. Praktyki specjalistyczne B3 Bc Sprawy organizacyjne 4142 Praktyki pedagogiczne B3 Bc jak w kl. 4141 4143 Obozy naukowe B3 Bc jak w kl. 4141 4144 Obozy specjalistyczne B3 Bc jak w kl. 4141 41500 Egzaminy licencjackie A Bc 41501 Egzaminy inżynierskie A Bc Dotyczy spraw organizacyjnych. Protokoły egzaminacyjne do akt osobowych. Dotyczy spraw organizacyjnych. Protokoły egzaminacyjne do akt osobowych. 415 Egzaminy i Dyplomy 4150 Egzaminy dyplomowe 4151 Księgi dyplomów A Bc 4152 Dyplomy z wyróżnieniem A Bc Dokumentacja, ewidencja 416 Studia eksternistyczne realizacja programów Bc Bc Sprawy organizacyjne 417 Świadectwa ukończenia studiów podyplomowych B50 Bc Wraz z rejestrem 418 Studia i kursy otwarte Bc Bc 419 Kursy specjalne B50 Bc 4190 Świadectwa ukończenia kursów i kursów specjalnych Wraz z rejestrem -35- 42 Studenci i absolwenci 420 Rekrutacja 4200 Podstawowe zasady A Bc 4201 Limity przyjęć na studia A Bc 4202 Uczelniana Komisja Rekrutacyjna A Bc 4203 Specjalnościowe komisje rekrutacyjne A Bc Składy osobowe Komisji. Odwołania kandydatów przyjętych odkłada się do akt studenta jak w kl.4202 4204 Protokoły komisji rekrutacyjnych A Bc Wersja ostateczna 4205 Akta kandydatów nieprzyjętych na studia B2 Bc Dokumenty osobiste odsyła się do zainteresowanych. 4206 Listy rankingowe kandydatów na studia B50 Bc Listy przyjętych, listy nieprzyjętych, zakwalifikowanych do przyjęcia, listy rezerwowe 4207 Indywidualna organizacja studiów B5 Bc B50 Bc 421 Ewidencja studentów i absolwentów 4210 Teczki osobowe studentów 4211 Album studentów A Bc 4212 Legitymacje, książeczki zdrowia Bc Bc 4213 Zaświadczenia w sprawach osobowych B50 Bc 42130 Zaświadczenia o przebiegu studiów do naliczania kapitału początkowego Kopię odkłada się do akt studenta -36- 4214 42131 Inne zaświadczenia B5 Bc 42132 Rejestr zaświadczeń w sprawach osobowych studenta B5 Bc B5 Bc 42150 Monitorowanie karier zawodowych absolwentów B50 Bc 42151 Raporty analiz danych z ankiet B50 Bc Ankiety Decyzję o skreśleniu, odwołanie postanowienia odkłada się do teczki akt osobowych studenta Urlopy studenckie 42140 Decyzja w sprawie urlopu 4215 422 Jakość kształcenia Dyscyplina studiów 4220 Decyzje Dziekana w sprawach studenckich B50 Bc 4221 Decyzje Organu Odwoławczego w sprawach studenckich B50 Bc 4222 Umowy o warunkach odpłatności za studia i usługi edukacyjne B50 Bc 4223 Wznowienie studiów B50 Bc 4224 Przeniesienia studentów B50 Bc 423 Sprawy bytowe studentów 4230 Podstawowe zasady A Bc 4231 Sprawy mieszkaniowe, przydziały DS B3 Bc 4232 Sprawy żywieniowe, stołówki, obiady B3 Bc Międzywydziałowe oraz międzyuczelniane. Wnioski, decyzje, korespondencja. -374233 Własny fundusz stypendialny BE5 Bc 4234 Stypendia fundowane – przydziały BE5 Bc 4235 Stypendia Ministra A Bc 4236 Stypendia Rektora dla najlepszych studentów BE5 Bc Wnioski o stypendium, decyzje 4237 Zasiłki losowe, zapomogi – przydziały B2 Bc Listy i dokumentacja 4238 Ubezpieczenia B10 Bc 4239 Stypendia dla niepełnosprawnych BE5 Bc 424 Wnioski o stypendium, decyzje Sprawy dyscyplinarne studentów 4240 Powoływanie komisji dyscyplinarnych dla studentów i rzecznika dyscyplinarnego BE10 Bc 4241 Postępowanie wyjaśniające BE10 Bc Postępowanie prowadzone przez rzecznika dyscyplinarnego 4242 Postępowanie dyscyplinarne BE10 Bc Postępowanie prowadzone przez komisję dyscyplinarną dla każdego postępowania odrębna teczka 4243 Postępowanie przed Odwoławczą Komisją Dyscyplinarną dla studentów BE10 Bc -384244 Postępowanie przed sądem koleżeńskim Samorządu Studenckiego BE10 4245 Kary upomnienia BE10 425 Sprawy wojskowe studentów 426 Działalność wychowawcza szkoły Bc B5 Bc 4260 Podstawowe zasady, programy A Bc 4261 Opiekunowie roku i grup studenckich B5 Bc 4262 Opiekunowie praktyk studenckich B5 Bc A Bc A Bc 43 Ewidencja i kwalifikacja Ochrona zdrowia 430 Podstawowe zasady opieki lekarskiej nad studentami 44 Pozaprogramowe formy kształcenia 440 Konkursy i olimpiady 441 Kursy i szkolenia 4410 Programy kursów A Bc 4411 Programy szkoleń A Bc 4412 Dobór kadr i rozkład zajęć BE2 Bc 4413 Ewidencja uczestników kursów - świadectwa ukończenia A Bc Zarządzenia, wytyczne -39- 4414 442 Ewidencja uczestników szkoleń - świadectwa ukończenia Organizacje studenckie B50 Bc Koła, kluby, sekcje itp. 4420 Studenckie koła naukowe A Bc 4421 Studenckie organizacje kulturalne A Bc 4422 Organizacje sportowe A Bc 4423 Organizacje artystyczne A Bc 4424 Posiedzenia Parlamentu Samorząd Studentów A Bc Protokoły posiedzeń, Uchwały 4425 Posiedzenia Zarządu Samorządu Studentów Rejestr uczelnianych organizacji studenckich A Bc Protokoły, Uchwały A Bc A Bc 443 ŚRODKI NAUCZANIA 5 50 Promocja, Wydawnictwo PWSZ 500 Wytyczne władz nadrzędnych i władz Uczelni dotyczące polityki wydawniczej 501 Plany wydawnicze 5010 Zgłoszenia do planu B3 Bc 5011 Zbiorczy plan wydawniczy A Bc 5012 Zgłoszenia poza planem B3 Bc 502 Sprawozdania z działalności wydawniczej A Bc 503 Teki wydawnicze A Bc 504 Wykonanie poligraficzne B2 Bc Sprawy technicznowydawcze, zlecenia, korekty -40- 505 Rozpowszechnianie wydawnictw 506 Umowy B2 Bc 5060 Umowy z Wydawnictwem B25 - 5061 Umowy z Promocją B25 - 5062 Umowy z autorami B25 - 5063 Umowy licencyjne z autorami B25 - 5064 Umowy z recenzentami B25 - 507 Materiały promocyjne A Bc 508 Biuro promocji zawodowej A Bc 509 Zlecenia A Bc A Bc 51010 Zakup wydawnictw na rynku krajowym B3 Bc 51011 Zakup wydawnictw na rynku zagranicznym B3 Bc 51012 Wymiana krajowa i zagraniczna B3 Bc 51013 Dary, depozyty itp. BE5 Bc BE5 Bc A - 51 Korespondencja i materiały promocyjne Pomoce naukowe 510 Biblioteki 5100 Zasady gromadzenia, opracowania i udostępniania zbiorów 5101 Gromadzenie zbiorów 5102 Konserwacja zbiorów 5103 Ewidencja zbiorów bibliotecznych Inwentarze, katalogi -41- 5104 Informacja biblioteczna 5105 Udostępnianie 51050 Księga zapisów czytelników BE5 - B5 - 511 Nagrania filmowe i dźwiękowe A Bc 512 Inne pomoce naukowodydaktyczne A Bc 6 KADRA NAUKOWO – DYDAKTYCZNA 60 Założenia organizacyjnoprogramowe 600 61 Rozwój naukowy kadry 6000 Doktoraty A 6001 Habilitacje A Wykorzystanie kadry 610 62 Sprawozdania z wykonania zajęć dydaktycznych A - Jakość kształcenia 620 System zapewnienia jakości kształcenia w Uczelni A Bc Komisje, zespoły, protokoły, ustalenia, narzędzia oceny jakości kształcenia 621 System zapewnienia jakości kształcenia na Wydziale A Bc Komisje, zespoły, protokoły, ustalenia, narzędzia oceny jakości kształcenia 622 System zapewnienia jakości kształcenia na kierunku A Bc Komisje, zespoły, protokoły, ustalenia, narzędzia oceny jakości kształcenia. Dla każdego kierunku oddzielna teczka. -42- 7 BADANIA NAUKOWE 70 Przepisy prawne dotyczące działalności naukowo badawczej 700 71 Przepisy MEN, KBN itp. A Sprawozdania z działalności naukowo-badawczej 710 Sprawozdania roczne A Bc 711 Sprawozdania indywidualne A Bc Formy pracy naukowobadawczej A Bc 73 Konferencje, zjazdy, sympozja naukowe A Bc 74 Prace naukowo-badawcze A Bc 72 Organizacja badań naukowych 720 740 Plany i programy, realizacja
