wytyczne ewidencja

UNIA EUROPEJSKA
EUROPEJSKI FUNDUSZ
ROZWOJU REGIONALNEGO
WYTYCZNE INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ
DOTYCZĄCE ZASAD PROWADZENIA
WYODRĘBNIONEJ EWIDENCJI KSIĘGOWEJ
DLA PROJEKTÓW REALIZOWANYCH
W RAMACH MRPO 2007-2013
SPIS TREŚCI
I.
Podstawy prawne
II.
Wyodrębniona ewidencja księgowa dla podmiotów prowadzących księgi
rachunkowe
III.
Wyodrębniona ewidencja księgowa dla podmiotów nie prowadzących ksiąg
rachunkowych
IV.
Sankcje prawne
2
I. PODSTAWY PRAWNE
Rozporządzenie Rady (WE) 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy
ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu
Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999.
Z zapisów rozporządzenia zgodnie z art.60 Instytucja Zarządzająca odpowiada za zarządzanie
programami operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą naleŜytego zarządzania finansami,
w tym m.in. zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące
w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego
dla wszystkich transakcji zawiązanych z operacją, bez uszczerbku dla krajowych zasad
księgowych.
3
II. WYODRĘBNIONA EWIDENCJA KSIĘGOWA DLA PODMIOTÓW
PROWADZĄCYCH KSIĘGI RACHUNKOWE
Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla
potrzeb Projektu. Zapewnienie oddzielnego systemu rachunkowości albo odpowiedniego
kodu księgowego oznacza obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji, przez którą naleŜy
rozumieć ewidencję wyodrębnioną w ramach juŜ prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg
rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.
U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.). Oznacza to, Ŝe konieczne jest oddzielne prowadzenie kont,
które pozwolą na identyfikację wszystkich wpływów i wydatków otrzymanych środków.
Ewidencja ta powinna być wyodrębniona w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych i ma
polegać na wyodrębnieniu w tym celu stosownych kont syntetycznych, analitycznych
i pozabilansowych, tak aby moŜliwe było spełnienie wymagań w zakresie kontroli
(wewnętrznej i zewnętrznej) wykorzystania środków.
Beneficjent ma obowiązek ustalenia i opisania zasad dotyczących ewidencji
i rozliczania środków realizowanego projektu w ramach przyjętej polityki rachunkowości.
4
III. WYODRĘBNIONA EWIDENCJA KSIĘGOWA DLA PODMIOTÓW NIE
PROWADZĄCYCH KSIĘG RACHUNKOWYCH
Wyodrębniona Ewidencja dla podmiotów prowadzących wyłącznie księgi podatkowe
(podatkową księgę przychodów i rozchodów, ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa)
winna być prowadzona w ramach tych narzędzi księgowych, które beneficjent jest
zobowiązany stosować. Beneficjent winien jednoznacznie oznaczyć wszystkie operacje
powiązane z realizowanym projektem (poprzez umieszczenie oznaczenia projektu na
dokumencie księgowym w postaci nr projektu oraz informacji o współfinansowaniu w ramach
MRPO)
Dodatkowo zobowiązuje się tych Beneficjentów do prowadzenia dodatkowej ewidencji
sporządzanej w systemie miesięcznym, umoŜliwiającej jednoznaczną identyfikację kosztów
oraz środków trwałych zawierających m.in. rodzaj i nr dowodu księgowego; strony
dokonujące operacji gospodarczej; data wystawienia dokumentu i sposób zapłaty, kwota
wydatków kwalifikowanych. Po zakończeniu miesiąca kalendarzowego zestawienie powinno
zostać wydrukowane i podpisane.
Wzór
zestawienia
dokumentów
księgowych
dotyczących
realizowanego
projektu
zamieszczamy poniŜej:
5
Nazwa i adres beneficjenta
Nazwa projektu
Nr umowy
Zestawienie dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu
(faktur i innych dokumentów księgowych o równowaŜnej wartości dowodowej)
Lp
rodzaj
dowodu
księgowego
(dokumentu)
1
2
numer
dokumentu
3
numer
księgowy lub
ewidencyjny
dokumentu (dot.
podmiotów
prowadzących
podatkową księgę
przychodów i
rozchodów)
4
data
strony
wystawienia
dokonujące
dokumentu
operacji
gospodarczej
(w
tym nazwa i
NIP)
5
6
data
dokonania
zapłaty
7
sposób
zapłaty
(G gotówka
Pprzelew
Kkarta)
8
opis
zdarzenia
gospodarc
zego(w
tym nazwa
towaru lub
usługi);
(SWW/PK
WIU)
kwota
dokument
u brutto
(PLN)
kwota
dokume
ntu
netto
(PLN)
9
10
11
Vat
(PLN)
kwota
wydatków
kwalifikowalnych
(PLN)
w tym
VAT
12
13
Data i Podpis...............................................................
6
uwagi
14
IV. SANKCJE PRAWNE
Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu w ramach MRPO w przypadku
nienaleŜytego wykonania przez Beneficjenta zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy,
w szczególności w przypadku naruszenia przez Beneficjenta zobowiązań, o których mowa
w § 8 ust. 5 (Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji
księgowej dotyczącej realizacji Projektu w sposób przejrzysty, tak aby była moŜliwa
identyfikacja poszczególnych operacji księgowych zgodnie z zasadami określonymi przez
Instytucję Zarządzającą MRPO), Beneficjent zobowiązany jest do zapłaty kwoty stanowiącej
równowartość 5% wartości przyznanego dofinansowania tytułem kary umownej.
7