Załącznik Nr 1

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 345/12/Adm
z dnia 27 września 2012 r.
Instrukcja
dotycząca proces udostępniania uczestnikom postępowania protokołów sporządzonych w
systemie do cyfrowej rejestracji rozpraw na salach rozpraw i przechowywania zapisu
przebiegu posiedzeń
I. Zasady ogólne:
1. Utrwalenie zapisu następuje za pomocą urządzeń i środków technicznych wykorzystujących
technikę cyfrową, pozwalających na utrwalenie tego zapisu na informatycznym nośniku
danych,
2. Archiwizowanie elektronicznego protokołu każdej rozprawy następuje poprzez nagranie
płyty audio w formule „do akt sprawy”,
3. Płytę z nagraniem przechowuje się w aktach sprawy poprzez umieszczenie jej w kopercie
papierowej (standardowe opakowanie płyty) oraz kopercie tzw. bąbelkowej, wszywanej
następnie do akt,
4. Opis nagranej płyty powinien być naniesiony na jej powierzchni odpowiednim pisakiem
oraz na kopercie tzw. bąbelkowej,
5. Opis nagranej płyty powinien zawierać: sygnaturę, datę zarejestrowanego posiedzenia oraz
czas trwania nagrania,
II. Udostępnianie nagrań uczestnikom postępowania:
1. Zapis i adnotacje winny być udostępnione stronom, uczestnikom postępowania oraz innym
podmiotom uprawnionym lub upoważnionym w budynku sądu w tzw. czytelni tj, w pokoju
nr 62,
2. W przypadku wniosku strony, uczestnika postępowania oraz innych podmiotów
uprawnionych lub upoważnionych o udostępnienie zapisu i adnotacji danego posiedzenia
w budynku sądu, wyznaczony pracownik Wydziału I, III lub V Sądu Apelacyjnego
w Gdańsku, po uprzednim wylegitymowaniu wnioskodawcy, winien udać się z nim do
czytelni w celu umożliwienia odsłuchania płyty nagranej w formule „do akt”,
3. Czytelnia (pokój nr 62) zostaje wyposażony w trzy komputery umożliwiające odtworzenie
dźwięku z przebiegu danej rozprawy,
4. Nadzór nad sprzętem komputerowym w czytelni podczas zapoznawania się z treścią
e-protokołu przez podmiot upoważniony lub uprawniony będzie sprawował wyznaczony
pracownik z Wydziałów I, III, V Sądu Apelacyjnego w Gdańsku.
5. Uprawniony pracownik z Wydziałów I, III i V Sądu Apelacyjnego w Gdańsku odpowiada
za usunięcie nagrania z pamięci komputera, po opuszczeniu stanowiska przez interesanta,
III. Udostępnianie odpisu protokołu sporządzonego w formie elektronicznej:
1. Zapis dźwięku z przebiegu danego posiedzenia może być wydany z akt sprawy stronom,
uczestnikom postępowania oraz innym podmiotom uprawnionym lub upoważnionym na
płycie nagranej w formule „dla strony”,
2. Uprawniony pracownik sądu nagrywa na informatyczny nośnik danych (płyta CD) zapis
dźwięku w celu udostępnienia podmiotom uprawnionym lub upoważnionym.