tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi
Transkrypt
tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi
REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI PROBLEMOWEJ GOSPODARKI FINANSOWEJ Jednostka kontrolowana: Termin kontroli: Kontrolujący (imię, nazwisko, stanowisko służbowe): Teatr im. S. Jaracza w Łodzi ul. Kilińskiego 45 90-257 Łódź Od dnia 24 października 2007 roku do dnia 10 grudnia 2007 roku Kazimiera Korta – główny inspektor kontroli Paweł Dobrzyński – starszy inspektor kontroli Okres objęty kontrolą 2005-2006 i częściowo 2007rok Numer i data upoważnienia: WK 601-2/68/2007 z dnia 16 października 2007 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikającymi z art.5 tej ustaw PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 I. INFORMACJE WSTĘPNE Zakresem niniejszej kontroli objęto niŜej wymienione zagadnienia: ustalenia ogólne i organizacyjne rachunkowość i sprawozdawczość przychody teatru koszty teatru zamówienia publiczne II. USTALENIA OGÓLNE I ORGANIZACYJNE DANE O JEDNOSTCE Organizatorem Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi jako samorządowej instytucji kultury jest Samorząd Województwa Łódzkiego, a nadzór nad jego działalnością sprawuje Zarząd Województwa Łódzkiego. Teatr im. Stefana Jaracza w Łodzi wpisany został do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Samorząd Województwa Łódzkiego pod numerem RIK-2/99. Na podstawie uchwały nr 76/99 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 26 kwietnia 1999 roku w sprawie dokonania wpisu do rejestru instytucji kultury – w księdze rejestrowej w dziale I kolumna 4 wykreślono – „Organizator - Wojewoda Łódzki” i dokonano wpisu – „Organizator – Samorząd Województwa Łódzkiego”. Teatr działa pod nazwą „Teatr im. Stefana Jaracza w Łodzi od dnia 30 sierpnia 1999 roku – zgodnie z uchwałą nr 259/99 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 30 sierpnia 1999 roku w sprawie zmiany nazwy Państwowego Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi oraz nadania Statutu Teatrowi im. Stefana Jaracza w Łodzi. Na podstawie okazanej kontrolującym kserokopii księgi rejestrowej nr RIK/99, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 17 lutego 1992 roku stwierdzono co następuje: − w Dziale I rejestru odnotowano nazwę i siedzibę instytucji kultury, przedmiot działalności, wskazano organizatora instytucji kultury i akt o jej utworzeniu, a takŜe podano regon. − w Dziale II rejestru odnotowano: wzmiankę o nadaniu statutu IK i o jego zmianach, oraz imiona i nazwiska dyrektora i jego zastępców. śadnych pełnomocnictw nie udzielono. − W dziale III rejestru w rubryce „WyposaŜenie materiałowo-techniczne i środki finansowe instytucji kultury” corocznie od 1998 roku odnotowywany jest wpis „zgodnie z bilansem za ......................rok”. Ponadto są wzmianki o złoŜeniu bilansu na kolejne lata. Nie ma wpisu o obciąŜeniu środków trwałych IK ograniczonymi prawami rzeczowymi. Test kontrolny nr 2 dot. rejestru instytucji kontroli stanowi załącznik nr 1 do protokółu kontroli _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Teatr im. Stefana Jaracza posiadał według stanu na dzień 31 grudnia 2006 roku w zarządzie zwykłym nieruchomości gruntowe o powierzchni 5.742 m² i budynki o powierzchni 8.458,02 m². Nieruchomości posiadane przez instytucje kultury zawiera załącznik nr 2 do protokółu kontroli Teatr im. Stefana Jaracza płaci podatek od nieruchomości za powierzchnię uŜytkową budynków oraz grunty, a takŜe opłatę roczną za uŜytkowanie gruntów w wysokości 1.550,07 zł, zgodnie z oświadczeniami Kierownika Urzędu Rejonowego w Łodzi nr GGG7241/148/1/91 i GGG-7241/148/2/91, otrzymanymi 9 lipca 1991 roku. Zgodnie z wyjaśnieniem głównej księgowej i radcy prawnego Teatru im. Stefana Jaracza (załącznik nr 3 do protokółu kontroli) po uzyskaniu decyzji uwłaszczeniowej Wojewody Łódzkiego Teatr będzie właścicielem budynków, a na grunt otrzyma prawo uŜytkowania wieczystego. Sprawa znajduje się w toku. KIEROWNICTWO TEATRU Dyrektor Teatru, Zastępcy Dyrektora Dyrektorem naczelnym Teatru jest Pan Wojciech Nowicki powołany na to stanowisko przez Wojewodę Łódzkiego pismem nr OG.III.1140/677/93 z dnia 1 października 1993 roku. Dyrektorem artystycznym Teatru od dnia 1 lutego 1998 roku jest Pan Waldemar Zawodziński powołany na to stanowisko przez Wojewodę Łódzkiego pismem nr ON.VI.1140/80/98 z dnia 26 stycznia 1998 roku. Zastępcą dyrektora ds. technicznych od dnia 1 października 2001 roku jest Pan Ryszard Kulesza. Zgodę na nawiązanie stosunku pracy z Panem Ryszardem Kuleszą na stanowisku zastępcy dyrektora ds. technicznych Teatru im. S. Jaracza wyraził Zarząd Województwa Łódzkiego uchwałą nr 572a/2001 z dnia 1 października 2001 roku. W kontrolowanej jednostce jest wakat administracyjnych od lipca 2001 roku. na stanowisku zastępcy dyrektora ds. Główny księgowy Teatru Głównym księgowym Teatru jest Pani Zofia Ułamek zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę zawartej w dniu 28 października 2004 roku. (….).1 1 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 UNORMOWANIA WEWNĘTRZNE DOT. FUNKCJONOWANIA TEATRU Statut Teatru Statut Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi nadany został uchwałą nr 259/99 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 30 sierpnia 1999 roku. Na podstawie tej samej uchwały stracił moc dotychczas obowiązujący statut Teatru nadany zarządzeniem Wojewody Łódzkiego nr 11/97 z dnia 10 listopada 1997 roku. Zmiana do Statutu wprowadzona została przez Zarząd Województwa Łódzkiego uchwałą nr 493/99 z dnia 20 grudnia 1999 roku. Zgodnie z § 2 statutu Teatr im. Stefana Jaracza ma siedzibę w mieście Łodzi, a terenem jego działalności jest obszar Rzeczypospolitej Polskiej. Podstawowym zadaniem Teatru jest prowadzenie działalności kulturalnej z udziałem twórców i wykonawców, posiadających odpowiednie kwalifikacje, w celu zaspokojenia potrzeb kulturalnych społeczeństwa oraz rozwoju kultury i sztuki w Łodzi, regionie łódzkim, jak równieŜ na terenach pozbawionych dostępu do instytucji kulturalnych i reprezentowanie kultury polskiej za granicą. Działalność kulturalna Teatru polega w szczególności na: − przygotowywaniu i realizowaniu spektakli w celu upowszechniania najwybitniejszych dzieł polskiej i światowej literatury dramatycznej, − kształtowaniu i prezentacji oraz współczesnego dorobku kultury, − edukacji kulturalnej i wychowaniu przez sztukę, − współpracy ze środowiskami twórczymi i ruchem społeczno-kulturalnym upowszechnianiu wartości historycznych i Organem zarządzającym Teatru jest dyrektor naczelny, który kieruje i organizuje działalność Teatru, reprezentuje Teatr na zewnątrz i ponosi odpowiedzialność za realizację zadań. Działalnością artystyczną Teatru kieruje i odpowiada za nią dyrektor artystyczny, który podejmuje decyzje w uzgodnieniu z dyrektorem naczelnym. Dyrektora naczelnego i dyrektora artystycznego powołuje i odwołuje Zarząd Województwa Łódzkiego po zaciągnięciu opinii właściwych związków zawodowych działających w Teatrze, stowarzyszeń zawodowych i twórczych oraz Ministra Kultury i Sztuki. Dyrektor naczelny kieruje działalnością Teatru przy pomocy: dyrektora artystycznego, zastępcy dyrektora ds. administracyjnych, zastępcy dyrektora ds. technicznych i głównego księgowego. Organem opiniodawczo-doradczym dyrektora artystycznego jest Rada ArtystycznoProgramowa, wybierana na ogólnym zebraniu pracowników Teatru. Teatr gospodaruje samodzielnie mieniem oraz prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków finansowych, z uwzględnieniem maksymalnej efektywności ich wykorzystania. Podstawą gospodarki finansowej jest plan jego działalności, zatwierdzony przez Dyrektora Teatru. Teatr pokrywa koszty bieŜącej działalności i bieŜące zobowiązania z uzyskiwanych przychodów na które się składają: − dotacja budŜetowa, _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 − wpływy z prowadzonej działalności, w tym ze sprzedaŜy biletów wstępu, z działalności reklamowej, z opłat za prowadzoną działalność kulturalną, z najmu i dzierŜawy składników majątkowych, − środki otrzymywane od osób fizycznych i prawnych, − inne źródła, w tym: darowizny, spadki i zapisy. Zgodnie z zapisem w rozdziale V, § 10, ust.1 statutu Teatr ma prawo do prowadzenia działalności gospodarczej, w szczególności do: − wynajmu kostiumów teatralnych, − podnajmu i dzierŜawy składników majątkowych, − podnajmu pomieszczeń teatralnych, − produkcji dekoracji i kostiumów, − produkcji spektakli telewizyjnych, − prowadzenia działalności impresaryjnej, − prowadzenia działalności reklamowej i wydawniczej, − prowadzenia innej działalności, przy wykorzystaniu pracowni teatralnych i innych pomieszczeń Teatru oraz zespołu aktorskiego. W §§ 12 i 13 statutu zapisano, Ŝe dyrektor naczelny moŜe wnioskować do Zarządu Województwa Łódzkiego o dokonanie zmian w statucie kierowanej przez siebie instytucji, a zmiana statutu następuje w trybie przewidzianym dla jej nadania. Test kontrolny nr 1a dotyczący statutu Teatru stanowi załącznik nr 4 do protokółu kontroli Regulamin organizacyjny Teatru W okresie objętym kontrolą (2005-2006) obowiązywał regulamin organizacyjny, określający wewnętrzną strukturę organizacyjną, zasady kierowania oraz zakresy wewnętrznych komórek organizacyjnych teatru, zatwierdzony uchwałą nr 44/2002 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 22 stycznia 2002 roku w sprawie opinii dotyczącej projektu regulaminu organizacyjnego Teatru im. Stefana Jaracza wraz z aneksami nr 1 z dnia 18 września 2003 roku i nr 2 z dnia 8 stycznia 2004 roku. Zarządzeniem nr 17/2006 z dnia 20 grudnia 2006 roku dyrektor naczelny Teatru wprowadził w Ŝycie zaktualizowany regulamin organizacyjny wraz ze schematem organizacyjnym, określający struktury komórek organizacyjnych od dnia 1 stycznia 2007 roku. Strukturę organizacyjną Teatru im. Stefana Jaracza tworzą działy, sekcje, samodzielne stanowiska pracy, a takŜe pracownie, magazyny i komórki obsługi przedstawień. Zgodnie z zapisem w § 4 regulaminu na czele instytucji stoi dyrektor naczelny, odpowiadający za całokształt jego działalności, kierujący instytucją przy pomocy: dyrektora artystycznego, zastępcy dyrektora ds. administracyjnych, zastępcy dyrektora ds. technicznych i głównego księgowego. Dyrektor naczelny nadzoruje bezpośrednio prace: zastępcy dyrektora ds. administracyjnych, zastępcy dyrektora ds. technicznych, głównego księgowego, pełnomocnika ds. sponsoringu, radcy prawnego, kierownika sekcji ds. pracowniczych i socjalnych oraz zarządu projektu unijnego (utworzony z dniem 1 stycznia 2007 roku). Dyrektor artystyczny kieruje bezpośrednio pracą działu artystycznego, zatrudniającego aktorów, inspicjentów, suflerów i statystów oraz nadzoruje bezpośrednio prace _____________________________________________________ 5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 kierownika literackiego, kierownika muzycznego, koordynatora pracy artystycznej oraz biura organizacji widowni i repertuaru (bileterki, szatniarki, kasa biletowa, kolporterzy). Zastępca dyrektora ds. administracyjnych – zgodnie z regulaminem organizacyjnym organizuje i kontroluje prace działu administracyjno-gospodarczego (zatrudniającego portierów, konserwatorów, kierowcę, intendenta, sprzątaczki, pracownika gospodarczego, archiwistę), którym kieruje kierownik administracyjno-gospodarczy, a takŜe samodzielnych stanowisk pracy ds. bhp i ppoŜ i sekretariatu. Ze względu na wakat na stanowisku zastępcy dyrektora ds. administracyjnych zadania określone dla tego stanowiska wykonuje dyrektor naczelny. Zastępca dyrektora ds. technicznych organizuje i nadzoruje całokształt zagadnień technicznych oraz nadzoruje i kontroluje prace podległych mu bezpośrednio komórek organizacyjnych pionu technicznego tj pracowni (stolarska, ślusarska, malarskomodelarska, tapicerska, krawiecka damska, krawiecka męska, szewska, pralnia), magazynów (rekwizytów, okotowań, mebli, dekoracji, kostiumów), komórki obsługi przedstawień (brygadier sceny, zespół montaŜystów, rekwizytorzy scen, garderobiane, straŜacy, perukarnia), oraz zespołów oświetleniowych i akustycznych. Zastępcy dyrektora ds. technicznych podlegają bezpośrednio kierownik ds. technicznych i główny elektryk. Główny księgowy kieruje bezpośrednio pracą działu księgowości. Głównemu księgowemu podlegają: zastępca głównego księgowego, Kierownik działu płac, specjalista ds. sprzedaŜy, starsza księgowa – sekcja kalkulacji, starsza księgowa – sekcja ksiąg materiałowych i analitycznych, sekcja księgowości finansowej oraz kasa. Dział płac kierowany przez kierownika działu płac nadzorowany jest przez zastępcę głównego księgowego. UNORMOWANIA WEWNĘTRZNE DOTYCZĄCE GOSPODARKI FINANSOWEJ Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych Instrukcja obiegu dokumentów oraz terminowego doręczania do działu księgowości w Państwowym Teatrze im. S. Jaracza w Łodzi wprowadzona została zarządzeniem nr 9a Dyrektora Teatru z dnia 31 października 1995 roku. Aneksem nr 1 z dnia 11 czerwca 1999 roku do zarządzenia nr 9a z dnia 31 października 1995 roku Dyrektor Teatru wprowadził uaktualnioną instrukcję obiegu dokumentów. Aneksem nr 2 z dnia 2 stycznia 2002 roku do zarządzenia nr 9a z dnia 31 października 1995 roku Dyrektor Teatru wprowadził uaktualnioną instrukcję obiegu dokumentów. Aneksem nr 2a z dnia 26 stycznia 2004 roku do zarządzenia nr 9a z dnia 31 października 1995 roku wprowadzono do instrukcji obiegu dokumentów postanowienia dot. zasad zwrotu kosztów za uŜywanie samochodu prywatnego do celów słuŜbowych. Zarządzeniem nr 15/2006 z dnia 7 listopada 2006 roku Dyrektor Naczelny Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi wprowadził aneks nr 3 do zarządzenia nr 9a z dnia 31 października 1995 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu dokumentów. Ww. aneksem wprowadzono do instrukcji opis obiegu i kontroli dokumentów księgowych obcych związanych z realizacją Projektu pn. „Utworzenie europejskich Scen Teatru im. _____________________________________________________ 6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Stefana Jaracza w województwie łódzkim”, realizowanego na podstawie umowy Konsorcjum przez Teatr i Partnerów (cztery miasta: Piotrków Trybunalski, Skierniewice, Sieradz, Radomsko). Zmiana wprowadzona została na czas realizacji projektu. Aneksem nr 1 do Zarządzenia nr 15 Dyrektora Naczelnego Teatru z dnia 1 lutego 2007 roku wprowadzono aneks nr 3a do Zarządzenia Dyrektora Państwowego Teatru im. Stefana Jaracza nr 9a z dnia 31 października 1995 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu dokumentów. Ww. aneksem wprowadzono do instrukcji zmieniony opis obiegu i kontroli dokumentów księgowych obcych związanych z realizacją Projektu pn. „Utworzenie europejskich Scen Teatru im. Stefana Jaracza w województwie łódzkim”, realizowanego na podstawie umowy Konsorcjum przez Teatr i Partnerów (cztery miasta: Piotrków Trybunalski, Skierniewice, Sieradz, Radomsko). Zmiana wprowadzona została na czas realizacji projektu. Zarządzeniem nr 1/2007 z dnia 15 lutego 2007 roku Dyrektor Naczelny Teatru wprowadził od dnia 1 stycznia 2007 roku uaktualnioną instrukcję obiegu dokumentów, obejmującą zapisy ujęte w aneksach nr 2 i 2a wraz z aneksem nr 1 z dnia 1 lutego 2007 roku. Instrukcja inwentaryzacyjna Instrukcję inwentaryzacyjną określającą zasady przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji, obowiązującą od dnia 1 stycznia 2002 roku zatwierdził Dyrektor Naczelny Teatru Pan Wojciech Nowicki. Uaktualniona instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona została w Ŝycie z dniem 1 stycznia 2007 roku zarządzeniem nr 1/2007 Dyrektora Naczelnego Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi z dnia 15 lutego 2007 roku. PROCEDURY KONTROLI FINANSOWEJ W kontrolowanym okresie obowiązywały procedury kontroli finansowej wprowadzone przez Dyrektora Teatru niŜej wymienionymi zarządzeniami: − zarządzeniem nr 12/2000 z dnia 18 grudnia 2000 roku w sprawie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności, celowości. Do ww. zarządzenia wprowadzono zmiany aneksem nr 1 z dnia 30 kwietnia 2001 roku. Ww. zarządzenie wraz z aneksem utraciło moc z dniem wydania nowego zarządzenia. − Zarządzeniem nr 7/2006 z dnia 17 marca 2006 roku w sprawie gospodarowania środkami publicznymi w zakresie ich gromadzenia i rozdysponowania oraz gospodarowania mieniem pod względem legalności, gospodarności, celowości. Ww zarządzeniem uregulowano procedury gromadzenia środków i wydatków ze środków publicznych z zachowaniem ustawy o finansach publicznych; zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki oraz sposób wykorzystania wyników kontroli. Zasady funkcjonowania wewnętrznej kontroli określone zostały takŜe w innych dokumentach takich jak: instrukcja obiegu dokumentów, instrukcja inwentaryzacyjna. Z ww. dokumentów wynika, Ŝe na system kontroli wewnętrznej w kontrolowanej jednostce składa się kontrola funkcjonalna sprawowana przez Dyrektora Naczelnego, Dyrektora Artystycznego, z-cę Dyrektora, Głównego Księgowego, zastępcę Głównego Księgowego, kierowników działów, kierowników sekcji oraz pracowników zajmujących samodzielne stanowiska pracy. _____________________________________________________ 7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 ZEWNĘTRZNE KONTROLE FINANSOWE PRZEPROWADZONE W TEATRZE W dniach od 1 do 17 lutego 2006 roku w Teatrze im. Stefana Jaracza w Łodzi przeprowadzona została kontrola przez inspektorów Wydziału Kontroli Finansowej Departamentu Kontroli i Skarg Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi. Przedmiotem kontroli była „Analiza wybranych wydatków z uwzględnieniem przestrzegania procedur kontroli oraz prowadzenia postępowania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań”. Okres objęty kontrolą od 1 stycznia 2004 roku do 31 grudnia 2005 roku. W wyniku ustaleń kontroli Urząd Marszałkowski pismem Ldz. KO.II.0913/2/2006 z dnia 14 marca 2006 roku przekazał na ręce Dyrektora Naczelnego Teatru cztery zalecenia pokontrolne dot. ustalania wysokości dodatku funkcyjnego oraz kategorii zaszeregowania zgodnie z Zakładowym Regulaminem Wynagradzania; dokonywania kontroli dokumentów księgowych pod względem merytorycznym w sposób ustalony w instrukcji obiegu dokumentów; terminowego regulowania wszystkich zobowiązań oraz opracowywania przepisów wewnętrznych Teatru w sposób, prawidłowy, zgodny z aktualnymi przepisami prawa. Informacja o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych przekazana została do Urzędu Marszałkowskiego pismem z dnia 14 kwietnia 2006 roku. III. RACHUNKOWOŚĆ. SPRAWOZDAWCZOŚĆ OPIS PRZYJĘTYCH ZASAD RACHUNKOWOŚCI. ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH. Decyzją z dnia 2 stycznia 2002 roku Dyrektor Teatru ustalił dokumentację opisującą przyjęte do stosowania zasady rachunkowości w Teatrze im. Stefana Jaracza w Łodzi. Załączniki do decyzji stanowiły: metody wyceny aktywów i pasywów w ciągu roku i na dzień bilansowy oraz ustalenie wyniku finansowego w zakresie w jakim ustawa pozostawia jednostce moŜliwość wyboru (załącznik nr 1), wykaz kont syntetycznoanalitycznych przyjętych przez Teatr (załącznik nr 2), wykaz kont przyjętych w ZPK przez Teatr, do których ma zastosowanie wyjaśnienie do kont wg „Wzorcowego planu kont – wydanie Finans-Serwis z 2001 roku załącznik nr 3), zasady ochrony danych (załącznik nr 4), wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera - systemu płacowo-kadrowego „EKSPERT” Aneksem nr 1 z dnia 30 czerwca 2004 roku wprowadzono zmiany do decyzji z dnia 2 stycznia 2002 roku w kwestii cen nabycia środków trwałych i cen zakupu materiałów oraz w zakresie wykazywania aktywów i pasywów w bilansie, w związku z wejściem w Ŝycie z dniem 1 maja 2004 roku ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 roku. Aneksem nr 2 z dnia 3 stycznia 2005 roku wprowadzono zmianę w załączniku nr 1 do decyzji z dnia 2 stycznia 2002 roku -”Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego” dot. wartości niematerialnych i prawnych, podwyŜszono kwotę zaliczenia rzeczowych aktywów trwałych do środków trwałych z 200,00 zł do 500,00 zł oraz dokonano zmiany w załączniku nr 2 „Wykaz kont syntetyczno-analitycznych” wprowadzono w zespole I konta analityczne – kasa główna (konto 1011) i kasa biletowa (1012), a w zespole II konta analityczne: rozrachunki publiczno-prawne (konto 220) i rozliczenie naleŜnego VAT (konto 220/8) _____________________________________________________ 8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Aneksem nr 3 z dnia 5 lipca 2005 roku do decyzji z dnia 2 stycznia 2002 roku, wprowadzono zmiany w załączniku nr 2 „Wykaz kont syntetyczno – analitycznych” wprowadzono dodatkowe konta: konto syntetyczne 248 „Rozrachunki z tytułu zadania inwestycyjnego pn. „Utworzenie Europejskich Scen Teatru im. Stefana Jaracza w województwie łódzkim” oraz konto analityczne 249 „Pozostałe rozrachunki” dotyczące rozliczenia finansowego zadania z poszczególnymi jednostkami. Zarządzeniem nr 15/2006 z dnia 7 listopada 2006 roku Dyrektor Naczelny Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi wprowadził aneks nr 4 do decyzji z dnia 2 stycznia 2002 roku w sprawie ustalenia dokumentacji opisującej przyjęte do stosowania zasady rachunkowości w Teatrze im. Stefana Jaracza w Łodzi, zmieniające te zasady zawarte w aneksie nr 3 oraz w aneksach nr 1 i nr 2 w związku z realizacją Projektu pn. „Utworzenie europejskich Scen Teatru im. Stefana Jaracza w województwie łódzkim”, realizowanego na podstawie umowy Konsorcjum przez Teatr i Partnerów (cztery miasta: Piotrków Trybunalski, Skierniewice, Sieradz, Radomsko). Zmiana polegała na wprowadzeniu w załączniku nr 2 do ww. decyzji nowych kont syntetycznych, związanych z realizacją Projektu oraz rozszerzeniu analityki do kont księgowych syntetycznych zespołu 2, 5, 7 i 8 oraz pozostałych kont w zaleŜności od wymaganej szczegółowości realizowanego Projektu. Aneksem nr 5 z dnia 2 stycznia 2007 roku do decyzji z dnia 2 stycznia 2002 roku, wprowadzono zmiany w załączniku nr 1 „Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego”, w związku ze zmianą od dnia 1 stycznia 2007 roku ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych. Z treści wyŜej opisanego opracowania ze zmianami wynikało, Ŝe rokiem obrotowym dla Teatru jest rok kalendarzowy, a okresami sprawozdawczymi poszczególne miesiące w roku obrotowym. Zakładowy Plan Kont dla Teatru sporządzony został na bazie „Wzorcowego Planu Kont, opracowanego przez Finans -Serwis sp. z oo. z Warszawy wydanie z 2001 roku”. Zasady funkcjonowania niektórych kont, wymienionych w załączniku nr 3 do decyzji przyjęto według „Wzorcowego Planu Kont, rozszerzając nieco ich opis ”. Z ww. decyzji Dyrektora Teatru wynikało, Ŝe nie stosuje się ustaleń zawartych w wydawnictwie FINANS – SERWIS do kosztów ogólnych zarządu, w podziale na koszty ogólne i kosztów remontów, które przenosi się na koniec kaŜdego okresu sprawozdawczego na konto kosztu własnego sprzedanych usług. Zamknięcie roczne konta zespołu 7 „Koszt własny sprzedanych usług” zamyka się w korespondencji z kontem 490. Z dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wynikało, Ŝe ewidencja księgowa prowadzona jest ręcznie metodą rejestrową, z wyjątkiem list płac, które od 1990 roku sporządzane są komputerowo, w oparciu o program płacowy firmy SoftEkspert z Gliwic, dostosowywany i rozbudowany w związku ze zmianami przepisów ogólnych do potrzeb uŜytkownika. PrzedłoŜona kontrolującym dokumentacja opisująca przyjęte zasady (politykę rachunkowości) spełniała wymogi wynikające z art. 10 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku, Dz.U. Nr 76, poz. 694 ze zmianami). Test nr 5 dot. dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stanowi załącznik nr 5 do protokółu kontroli. URZĄDZENIA KSIĘGOWE PROWADZONE W KONTROLOWANEJ JEDNOSTCE _____________________________________________________ 9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Księgi rachunkowe Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze oraz zestawienie obrotów i sald. Dziennik prowadzony jest w postaci rejestrów, stanowiących dzienniki częściowe, a mianowicie: rejestr kasowy KGł. (symbol w syntetyce PK/1/miesiąc/rok), rejestr bankowy B (PK/2/miesiąc/rok, z końcówką nr konta rachunku bankowego którego dotyczy), rejestr magazynowy (PK/3/miesiąc/rok), rejestr zwrotów do magazynu (PK/3a/miesiąc /rok), rejestr faktur (PK/4/miesiąc/rok), rejestr faktur unijnych (PK/4a/miesiąc/rok), rejestr kasy biletowej (PK/5/miesiąc/rok), rejestr zakupu (PK/6/miesiąc/rok), rejestr płac (PK/7/miesiąc/rok), rejestr PK (PK/8/marzec/rok). Na kontach księgi głównej, prowadzonej na kartach kontowych ujmowane są zdarzenia gospodarcze zarejestrowane uprzednio w dzienniku, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Księgi pomocnicze prowadzone są dla: − środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych,. − zapasów materiałów, − rozrachunków z kontrahentami, − rozrachunków z pracownikami (karty imienne wynagrodzeń), − operacji sprzedaŜy (kolejno ponumerowane faktury własne i inne dowody ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych) − operacji zakupu (obce faktury i inne dowody ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych, − kosztów rodzajowych i w układzie kalkulacyjnym ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych oraz innych niezbędnych do sporządzania sprawozdań zgodnie z ustawą o rachunkowości i innych informacji dla organizatora, − operacji gotówkowych. Większość ksiąg pomocniczych prowadzona jest w formie kartotek, uzgadnianych z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Ewidencja środków trwałych obejmuje ewidencję ilościowo-wartościową środków trwałych z podziałem na grupy według metodologii GUS, prowadzoną w ksiąŜkach inwentarzowych przez dział administracyjno – gospodarczy oraz na kontach szczegółowych środków trwałych oraz w tabelach naliczenia umorzenia i amortyzacji w dziale księgowości. Ewidencję analityczną rzeczowych aktywów obrotowych (zapasów) prowadzi się w formie ilościowo-wartościowej w księgowości oraz ilościowo w magazynie materiałów. Ewidencję materiałów biurowych, lekarstw, środków czystości do bieŜącego zuŜycia, programów plakatów, afiszy, znaczków pocztowych, paliwa do samochodu prowadzi się ilościowo (kartoteki, kontrolki). Środki inscenizacji powstające w wyniku realizacji spektakli (kostiumy, meble, dekoracje itp) prowadzi się w ewidencji pozabilansowej na koncie 391 syntetycznie i analitycznie w księgach inwentarzowych w podziale na poszczególne rodzaje środków inscenizacji. _____________________________________________________ 10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 SPRAWOZDAWCZOŚĆ I BILANS JEDNOSTKI. ZGODNOŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH Z EWIDENCJĄ KSIĘGOWĄ Sprawozdanie finansowe Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi za 2005 rok przekazane zostało do Urzędu Marszałkowskiego w dniu 28 lutego 2006 roku i zostało zatwierdzone przez Zarząd Województwa Łódzkiego uchwałą nr 467/06 z dnia 8 czerwca 2006 roku, w tym: 1/ bilans, który po stronie aktywów i pasywów zamknął się kwotą 5.377.495,94 zł, rachunek zysków i strat wykazujący stratę netto w kwocie 495.844,07 zł Ze sprawozdania opisowego wynikało, Ŝe stratę w 2005 roku poniesiono ze względu na: większy zakres zadań merytorycznych tzn. 11 premier wykonanych na 7 planowanych, duŜą liczbę wyjazdów festiwalowych i gościnnych (współpraca z 4 miastami regionu) niedoszacowanie budŜetu na 2005 rok dla instytucji (dotacja niŜsza niŜ w 2004 roku, brak otrzymywanej od 2000 roku corocznej dotacji z Ministerstwa Kultury na działalność bieŜącą (w 2004 roku była dotacja z Ministerstwa w kwocie 339.500,00 zł.) poniesione dodatkowe, nie planowane koszty na prace przygotowawcze przy projekcie pt „Utworzenie europejskich scen Teatru im. Stefana Jaracza w województwie łódzkim” w wysokości 80 tys. zł. Sprawozdanie finansowe Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi za 2006 rok przekazane zostało do Urzędu Marszałkowskiego w dniu 25 lutego 2007 roku i zostało zatwierdzone przez Zarząd Województwa Łódzkiego uchwałą nr 673/07 z dnia 6 czerwca 2007 roku, w tym: 1/ bilans, który po stronie aktywów i pasywów zamknął się kwotą 7.533.603,04 zł, 2/ rachunek zysków i strat wykazujący zysk netto w kwocie 274.286,76 zł. W sprawozdaniach Rb –Z kwartalnych sprawozdaniach o stanie zobowiązań według tytułów dłuŜnych oraz poręczeń i kredytów za kontrolowany okres nie wykazano Ŝadnych zobowiązań. Ww. sprawozdania, z kwotą zadłuŜenia „0” zostały przekazane do Urzędu Marszałkowskiego w następujących terminach: sprawozdanie za okres od początku roku do dnia 31 marca 2005 roku w dniu 13 kwietnia 2005 roku, sprawozdanie za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2005 roku w dniu 7 lipca 2005 roku sprawozdanie za okres od początku roku do dnia 30 września 2005 roku w dniu 17 października 2005 roku, sprawozdanie za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2005 roku w dniu 16 stycznia 2006 roku, sprawozdanie za okres od początku roku do dnia 31 marca 2006 roku w dniu 13 kwietnia 2006 roku, sprawozdanie za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2006 roku w dniu 10 lipca 2006 roku, sprawozdanie za okres od początku roku do dnia 30 września 2006 roku w dniu 16 października 2006 roku, sprawozdanie za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2006 roku w dniu 5 lutego 2007 roku, _____________________________________________________ 11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 W tych samych terminach przekazano do Urzędu Marszałkowskiego sprawozdania Rb-N o stanie naleŜności. NaleŜności wykazane zostały w sprawozdaniach za niŜej wymienione okresy: w sprawozdaniu za okres od początku roku do dnia 30 września 2005 roku wykazane zostały naleŜności w kwocie 29.100,00 zł, z tego: wymagalne naleŜności na kwotę 29.100,00 zł , w tym: z tytułu dostaw i usług na kwotę 24.400,00 zł. w sprawozdaniu za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2005 roku wykazane zostały naleŜności w kwocie 4.700,00 zł, z tego: wymagalne naleŜności na kwotę 4.700,00 zł, w tym: z tytułu dostaw i usług na kwotę „0” zł w sprawozdaniu za okres od początku roku do dnia 30 września 2006 roku wykazane zostały naleŜności w kwocie 88.196,00 zł, z tego: pozostałe naleŜności na kwotę 88.196,00 zł , w tym: z tytułu dostaw i usług na kwotę 21.767,00 zł, z tytułu podatków i składek na ubezpieczenie społeczne na kwotę 59.386,00 zł, inne naleŜności na kwotę 7.043,00 zł. w sprawozdaniu za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2006 roku wykazane zostały naleŜności w kwocie 140.087,00 zł, z tego: naleŜności z tytułu kredytów i poŜyczek długoterminowych na kwotę 33.686,00 zł, pozostałe naleŜności i na kwotę 106.401,00 zł, w tym: z tytułu dostaw i usług na kwotę 43.585,00 zł, z tytułu podatków i składek na ubezpieczenie społeczne na kwotę 58.882,00 zł, inne naleŜności na kwotę 3.934,00 zł. Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w ww. sprawozdaniach na dzień 31 grudnia 2005 roku i na dzień 31 grudnia 2006 roku, w tym: bilansie instytucji kultury z zapisami w urządzeniach księgowych. Ustalono co następuje: Sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłuŜnych za okres od początku roku do 31 grudnia 2005 roku i za okres od początku roku do 31 grudnia 2006 roku sporządzone zostały prawidłowo. Kontrolowana jednostka nie posiadała zobowiązań z tytułu kredytów i poŜyczek. Kontrolujący nie stwierdzili zobowiązań wymagalnych. W sprawozdaniu Rb-N o stanie naleŜności za okres od początku roku do 31 grudnia 2005 roku wykazana kwota naleŜności 4.700,00 zł, była zgodna z ewidencją księgową (konto analityczne 249/27). Z zapłatą naleŜności zalegał Teatrowi Miejski Ośrodek Kultury z Piotrkowa Trybunalskiego za opracowanie studium wykonalności do Projektu z udziałem środków Unii Europejskiej p.n. Utworzenie Scen Teatru im. Jaracza w regionie łódzkim” (nota księgowa nr 1 z dnia 15 lipca 2005 roku), Wykazane w sprawozdaniu Rb-N za okres od początku roku do 31 grudnia 2006 roku dane o stanie naleŜności były zgodne z ewidencją księgową na kontach: 200 (rozrachunki z dostawcami i odbiorcami), 220 (rozrachunki publiczno-prawne), 236 (rozrachunki z tytułu udzielonych poŜyczek mieszkaniowych), 249 (Pozostałe rozrachunki). Wykazane w bilansie na dzień 31 grudnia 2005 roku i 31 grudnia 2006 roku aktywa trwałe były zgodne z ewidencją księgową prowadzoną na kontach: 010 środki trwałe, 020 Wartości niematerialne i prawne, 070 Odpisy umorzeniowe środków trwałych, 072 Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych i koncie 080 Środki trwałe w budowie. Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne wykazane zostały w sprawozdaniach w kwocie netto, jako róŜnica wynikająca z konta 010 i konta 070 w _____________________________________________________ 12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 odniesieniu do środków trwałych i jako róŜnica wynikająca z konta 020 i konta 072 w odniesieniu do wartości niematerialnych i prawnych. Wykazane w bilansie dane dotyczące zobowiązań i naleŜności były zgodne z danymi wynikającymi z kont 200, 220, 234, 236, 249. Wykazane w bilansie krótkoterminowe aktywa finansowe dotyczyły środków pienięŜnych w kasie i na rachunku bankowym. W bilansie na dzień 31 grudnia 2005 roku wykazano środki pienięŜne w kasie i na rachunku bankowym w wysokości 252.710,03 zł. Na powyŜszą kwotę składały się środki pienięŜne w kasie (konto 101) na kwotę 70.523,41 zł;, środki pienięŜne na rachunkach bankowych na kwotę na kwotę 182.186,62 zł. Z potwierdzenia sald rachunków bankowych na dzień 31 grudnia 2005 otrzymanych z banku PEKAO SA wynikał następujący stan środków pienięŜnych: roku − nr 64 1240 3015 1111 0000 3412 3036 (rachunek bieŜący) – kwota 44.274,61 zł − nr 04 1240 3015 1111 0000 3412 3049 (r-k świadczeń socjalnych) – kwota 137.912,01 zł W bilansie na dzień 31 grudnia 2006 roku wykazano środki pienięŜne w kasie i na rachunku bankowym w wysokości 661.156,63 zł. Na powyŜszą kwotę składały się środki pienięŜne w kasie (konto 101) na kwotę 37.935,20 zł;, środki pienięŜne na rachunkach bankowych na kwotę na kwotę 623.221,43 zł. Z potwierdzenia sald rachunków bankowych na dzień 31 grudnia 2006 otrzymanych z banku PEKAO SA wynikał następujący stan środków pienięŜnych: roku − nr 64 1240 3015 1111 0000 3412 3036 (rachunek bieŜący) – kwota 328.403,19 zł − nr 04 1240 3015 1111 0000 3412 3049 (r-k świadczeń socjalnych) – kwota 135.369,09 zł − nr 11 1240 3015 1111 0010 1217 8482 (r-k środków wyodrębnionych – zabezpieczenia naleŜytego wykonania umów) – kwota 128.048,88 zł − nr 20 1240 3015 1111 0000 3412 3052 (r-k pomocniczy – dotacja z Ministerstwa Kultury) – kwota 0,38 zł − nr 08 1240 3015 1111 0010 0967 9152 (r-k środków inwestycyjnych z Unii) – kwota 0,02 zł − nr 47 1240 3015 1111 0010 0967 9211 (r-k środków inwestycyjnych Urząd Marszałkowski) – kwota 0,59 zł Stan środków pienięŜnych z Unii Europejskiej na rachunku bankowym nr 38 1130 1163 0014 7071 1520 0002 w Banku Gospodarstwa Krajowego Oddział w Łodzi, wynikający z wyciągu bankowego nr 4 z dnia 31 grudnia 2006 roku wynosił 31.399,28 zł. Wykazane w bilansie kwoty krótkoterminowych aktywów finansowych były prawidłowe. Test kontrolny nr 5 dotyczący prowadzenia ksiąg rachunkowych stanowi załącznik nr 6 do protokółu kontroli. Test kontrolny nr 11 dotyczący sprawozdań o zobowiązaniach i naleŜnościach stanowi załącznik nr 7 do protokółu kontroli. W wyniku kontroli urządzeń księgowych w zakresie rachunków bankowych i kont rozrachunkowych stwierdzono rozbieŜności na dzień 31 grudnia 2006 roku pomiędzy zapisami na koncie 249 „Pozostałe zobowiązania”, dotyczącymi zobowiązań z tytułu zabezpieczeń naleŜytego wykonania umów, a stanem _____________________________________________________ 13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 środków pienięŜnych na wyodrębnionym rachunku bankowym (konto 11 1240 3015 1111 0010 1217 8482) na którym przechowywane są od miesiąca listopada 2006 roku środki pienięŜne wykonawców z tego tytułu. Stan środków na rachunku bankowym wynosił 128.048,88 zł (w tym: odsetki 1,09 zł), stan zobowiązań wg konta 249 – 69.143,30 zł. RóŜnica w kwocie 58.904,49 zł dot. firmy Spółdzielnia Rzemieślnicza „Budowlana”. Wyksięgowano z konta zobowiązań wobec ww. firmy z tytułu nienaleŜytego wykonania umowy w dniu 31 grudnia 2006 roku kwotę 58.904,49 zł na poczet kar umownych (nota księgowa z dnia 13 grudnia 2006 roku), w związku z nieterminowym wykonaniem przedmiotu umowy z dnia 30 maja 2006 roku o wykonanie „Termomodernizacji budynków A i C Teatru”, zaksięgowano w korespondencji z kontem 760 Przychody. Stosownych operacji pomiędzy rachunkami bankowymi (rachunkiem sum depozytowych, a rachunkiem bieŜącym) dokonano dopiero w dniu 2 kwietnia 2007 roku.(Wb 5/2007 za okres od dnia 1 do 2 kwietnia 2007 roku). EWIDENCJA KSIĘGOWA ZOBOWIĄZAŃ I NALEŻNOŚCI Zobowiązania i naleŜności w kontrolowanej jednostce na dzień 31 grudnia 2005 roku i 31 grudnia 2006 roku według urządzeń księgowych kształtowały się następująco: Zobowiązania Numer i nazwa konta Konto 200 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Konto 220 – rozrachunki publicznoprawne Konto 236 – NaleŜności z tytułu poŜyczek mieszkaniowych Konto – 249 – Pozostałe rozrachunki Ogółem NaleŜności Na 31.12.2005 Na 31.12.2006 Na 31.12.2005 Na 31.12.2006 50.176,97 162.327,68 1.961,01 43.584,48 184.228,67 58.863,67 23.414,35 58.881,62 - - 46.520,00 33.686,00 31.825,68 76.889,30 7.649,57 3.933,88 266.231,32 298.080,65 79.544,93 140.086,08 Zobowiązania i naleŜności z tytułu dostaw i usług (konto 200) Szczegółową specyfikację zobowiązań na dzień 31 grudnia 2005 roku i na dzień 31 grudnia 2006 roku, zawierającą nazwy kontrahentów, kwotę zobowiązania, tytuł zobowiązania, termin płatności wynikający z faktur lub umowy oraz faktyczny termin zapłaty zawierają załączniki nr 8 i 9 do protokółu kontroli. _____________________________________________________ 14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Wymienione w załączniku zobowiązania na dzień 31 grudnia 2005 roku i na dzień 31 grudnia 2006 roku, poza jednym przypadkiem dotyczyły niezapłaconych faktur z miesiąca grudnia, z terminem płatności w miesiącu styczniu. Uregulowane zostały w miesiącu styczniu następnego roku na ogół w terminach określonych na fakturach. W kilku przypadkach zapłaty dokonano wcześniej, a w kilku z jednodniowym opóźnieniem. Kontrolujący stwierdzili jeden przypadek, gdzie termin zapłaty naleŜności, wynikający z faktury przypadał w miesiącu grudniu, a zapłaty dokonano w miesiącu styczniu. Dotyczyło to niŜej wymienionej faktury: − faktury nr DA/362/2005 z dnia 5 grudnia 2005 roku na kwotę brutto 4.669,40 zł, wystawionej przez Teatr Wielki w Łodzi za zajmowane pokoje w Domu Aktora w miesiącu grudniu 2005 roku. Faktura wpłynęła do Teatru im. Stefana Jaracza w dniu 9 grudnia 2005 roku, termin zapłaty (w ciągu 7 dni) przypadał w dniu 16 grudnia 2005 roku, zapłaty dokonano przelewem w dniu 5 stycznia 2006 roku. Ww. faktura nie została ujęta jako zobowiązanie wymagalne w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłuŜnych za okres od początku roku do 31 grudnia 2005 roku. Kontrolującym pod koniec trwania kontroli okazano pismo Ldz. 920/2005/Og z dnia 9 grudnia 2005 roku skierowane do Teatru Wielkiego w Łodzi z prośbą o przesunięcie płatności ww. faktury do dnia 5 stycznia 2006 roku, z uwagi na trudną sytuację finansową. Na piśmie oprócz podpisu Dyrektora i Głównego Księgowego Teatru im. Stefana Jaracza widniała data 9 grudnia 2005 roku oraz pieczątka i podpis Głównego Księgowego Teresy Płonowskiej. Kontrolującym nie okazano zgody Teatru Wielkiego w Łodzi na przedłuŜenie terminu płatności Teatru im. Stefana Jaracza o którym mowa w ww. piśmie. Konto 200 na dzień 31 grudnia 2005 roku wykazywało saldo naleŜności na kwotę 1.961,01 zł, a na dzień 31 grudnia 2006 roku kwotę 43.584,58 zł. NaleŜności na dzień 31 grudnia 2005 roku dotyczyły: − Nie zapłaconej przez PTTK Zduńska Wola faktury VAT nr 296 z dnia 29 listopada 2005 roku na kwotę 850,00 zł za bilety do przedstawienia „Graj klezmerska kapelo”. Na fakturze nie określono terminu płatności, zapłaty dokonano 10 stycznia 2006 roku. − Nie zapłaconej przez Zespół Gimnazjum Szkoły, Szkoły Podstawowej i Przedszkola w Czechach faktury VAT nr 283 z dnia 24 listopada 2005 roku na kwotę 770,00 zł, za bilety na sztukę „Seks, prochy i rock and roll”. Na fakturze nie określono terminu zapłaty, zapłaty dokonano 20 stycznia 2006 roku. − Nie zwróconej Teatrowi przez Urząd Miasta w Łodzi nadpłaty w kwocie 341,01 zł z tytułu opłaty za wieczyste uŜytkowanie gruntów za 2005 rok – faktura korygująca nr 164/05/0503, wystawiona przez UM Łódź w dniu 5 sierpnia 2005 roku, wraz z propozycją zaliczenia nadpłaty na poczet przyszłych naleŜności. Jednostka kontrolowana wyraziła zgodę na zaliczenie nadpłaty na poczet naleŜności z 2006 roku, płatnej w I kwartale 2006 roku, W przypadku dwóch wyŜej wymienionych faktur kontrolującym nie przedłoŜono Ŝadnych innych dokumentów, z których wynikałby termin płatności faktur (np umowa, zapotrzebowanie na bilety). Ww. faktury na łączną kwotę 1.630,00 zł nie zostały wykazane na dzień 31 grudnia 2005 roku w sprawozdaniu Rb-N o stanie naleŜności jako naleŜność wymagalna, choć od daty wystawienia _____________________________________________________ 15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 pierwszej faktury minęły 33 dni, (a zapłaty dokonano po 41 dniach), a od daty wystawienia drugiej faktury minęło 37 dni (a zapłaty dokonano po 57 dniach). Kserokopie faktur nr 296 i 283 i wyciągów bankowych stanowią załącznik nr 10 do protokółu kontroli. NaleŜności na dzień 31 grudnia 2006 roku dotyczyły niŜej wymienionych tytułów: − Nie zapłaconej przez Teatr Nowy w Łodzi faktury VAT nr 269A/2006 z dnia 9 października 2006 roku na kwotę 4.688,46 zł za sprzedaŜ 8 szt. płyty plexi o powierzchni 10,98 m². Termin płatności – zgodnie z zawartą umową sprzedaŜy z dnia 2 października 2006 roku do dnia 10 stycznia 2007 roku, zapłacono 3 stycznia 2007 roku. − Nie zapłaconej przez MODAFUR INTERNATIONAL sp. z oo. z Łodzi kwoty 6.100,00 zł na podstawie faktury nr 335/2006 z dnia 30 listopada 2006 roku za reklamę i promocję ww. firmy. Zgodnie z umową z dnia 4 listopada 2002 roku i aneksem do umowy nr 4 z dnia 20 października 2006 roku, przedłuŜającym okres obowiązywania umowy do dnia 30 października 2007 roku. Spółka MODAFUR zobowiązana została do przekazania w terminie do dnia 31 sierpnia 2007 roku kwoty 5.000,00 zł +VAT (brutto 6.100,00 zł), po otrzymaniu faktury wystawionej do dnia 30 listopada 2006 roku, celem pokrycia kosztów reklamy. Strony dopuściły wniesienie ww. kwoty w osobno uzgodnionych ratach. Aneksem nr 5, podpisanym w dniu 30 sierpnia 2007 roku, przesunięto termin przekazania ww. kwoty do dnia 10 października 2007 roku. Zapłacono w dniu 13 czerwca 2007 roku kwotę 1.000,00 zł, w dniu 1 października 2007 roku kwotę 1.500,00 zł. Aneksem nr 6, podpisanym w dniu 11 października 2007 roku rozłoŜono płatność kwoty 3.600,00 zł na 6 rat miesięcznych, płatnych w okresie od 31 października 2007 roku do 31 marca 2008 roku (I rata – 600,00 zł, 2 raty po 750,00 zł i 3 raty po 500,00 zł). Wpłaty kwoty 600,00 zł dokonano w dniu 30 października 2007 roku. − Nie zapłaconej przez Teatr im. Heleny Modrzejewskiej w Legnicy faktury VAT nr 322/2006 z dnia 22 listopada 2006 roku na kwotę 4.000,00 zł za wystawienie spektaklu „Seks, prochy i rock and roll” - zgodnie z umową z dnia 17 października 2006 roku. Na fakturze nie określono terminu zapłaty, termin płatności według umowy 5 stycznia 2007 roku, zapłaty dokonano 3 stycznia 2007 roku. − Nie zapłaconej przez Teatr Nowy w Łodzi faktury VAT nr 348/2006 z dnia 7 grudnia 2006 roku na kwotę 79,30 zł za organizację konferencji w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Na fakturze nie określono terminu płatności, zapłacono 2 stycznia 2007 roku. − Nie zapłaconej przez Gimnazjum w Poddębicach faktury VAT nr 360/2006 z dnia 17 grudnia 2006 roku na kwotę 440,00 zł, za bilety na sztukę „Pomarańcze...”. Na fakturze nie określono terminu zapłaty, zapłaty dokonano 12 stycznia 2007 roku. − Nie zapłaconej przez Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych w Tomaszowie Mazowieckim faktury VAT nr 355/2006 z dnia 13 grudnia 2006 roku na kwotę 660,00 zł, za bilety na sztukę „Czołem wbijając...”. Na fakturze nie określono terminu zapłaty, zapłaty dokonano 4 stycznia 2007 roku. − Nie zapłaconej przez Miejski Ośrodek Kultury w Piotrkowie Trybunalskim faktury VAT nr 1/2006/UE z dnia 18 grudnia 2006 roku na kwotę 14.602,69 zł za wydatki w 2006 roku w kategoriach: organizacja i zarządzanie projektem, w tym: kwalifikowane 3.346,01 zł, niekwalifikowane 11.256,68 zł w ramach Projektu: „Utworzenie Europejskich Scen Teatru im. Stefana Jaracza w woj. łódzkim”. Termin zapłaty na fakturze – przelew do 10 dni, zapłacono 31 stycznia 2007 roku. _____________________________________________________ 16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 − Nie zapłaconej przez Miejski Ośrodek Kultury w Radomsku faktury VAT nr 4/2006/UE z dnia 18 grudnia 2006 roku na kwotę 13.014,12 zł za wydatki w 2006 roku w kategoriach: organizacja i zarządzanie projektem, w tym: kwalifikowane 2.982,01 zł, niekwalifikowane 10.032,11 zł w ramach Projektu: „Utworzenie Europejskich Scen Teatru im. Stefana Jaracza w woj. łódzkim”. Termin zapłaty na fakturze – przelew do 10 dni, zapłacono 3 stycznia 2007 roku. − Niedopłata przez Miejski Dom Kultury w Sieradzu kwoty 0,01 zł do faktury nr 3/2006/UE z dnia 18 grudnia 2006 roku na kwotę 7.026,40 zł za wydatki w 2006 roku w kategoriach: organizacja i zarządzanie projektem, w ramach Projektu: „Utworzenie Europejskich Scen Teatru im. Stefana Jaracza w woj. łódzkim”. Rozrachunki publiczno-prawne (konto 220) Na dzień 31 grudnia 2005 roku saldo zobowiązań publicznoprawnych wynosiło 184.228,67 zł, z tego: zobowiązanie wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych (konto 220/1) na kwotę 31.802,70 zł, zobowiązanie wobec ZUS (konto 220/4) na kwotę 152.425,97 zł. Zgodnie z okazaną deklaracją rozliczeniową z dnia 6 stycznia 2006 roku, zobowiązanie wobec ZUS dotyczyło naleŜnych składek na ubezpieczenia od wynagrodzeń wypłaconych w miesiącu grudniu 2005 roku, z tego: na ubezpieczenia społeczne (emerytalnorentowe, chorobowo-wypadkowe) – 117.783,19 zł, ubezpieczenie zdrowotne – 25.797,09 zł, składki na fundusz pracy – 8.845,69 zł. Zapłacono przelewem w dniu 12 stycznia 2006 roku. Zobowiązanie wobec Urzędu Skarbowego – zgodnie z okazaną deklaracją na zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy - dotyczyło nie zapłaconego podatku od wypłat wynagrodzeń ze stosunku pracy oraz kwot pobranych zaliczek na podatek dochodowy od wypłat naleŜności z tytułu działalności określonej w art. 13 pkt. 2 i 4-9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w miesiącu grudniu 2005 roku. Zapłacono przelewem w dniu 19 stycznia 2006 roku Na dzień 31 grudnia 2006 roku saldo zobowiązań publicznoprawnych wynosiło 58.863,67 zł, z tego: zobowiązanie wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych (konto 220/1) na kwotę 31.322,00 zł, zobowiązanie wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych (konto 220/10) na kwotę 274,00 zł, zobowiązanie wobec ZUS (konto 220/4) na kwotę 27.267,67 zł. Zobowiązanie wobec ZUS dotyczyło składek z miesiąca grudnia 2006 roku. Zgodnie z okazaną deklaracją rozliczeniową z dnia 9 stycznia 2007 roku, naleŜność wobec ZUS za miesiąc grudzień wynosiła łącznie kwotę 135.167,67 zł, z tego: na ubezpieczenia społeczne (emerytalno-rentowe, chorobowo-wypadkowe) – 103.220,12 zł, ubezpieczenie zdrowotne – 23.936,68 zł, składki na fundusz pracy – 8.010,87 zł. Część składek ZUS uregulowano w miesiącu grudniu 2006 roku, a pozostałą kwotę w dniu 12 stycznia 2007 roku. Zobowiązanie wobec Urzędu Skarbowego (w kwocie 31.322,00 zł) – zgodnie z okazaną deklaracją na zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy - dotyczyło nie zapłaconego podatku od wypłat wynagrodzeń ze stosunku pracy i kwot pobranych zaliczek na podatek dochodowy od wypłat naleŜności z tytułu działalności określonej w art. 13 pkt. 2 i 4-9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w miesiącu grudniu 2006 roku. Kwota 274,00 dotyczyła podatku dochodowego do zapłaty przez Teatr – zgodnie z zeznaniem z dnia 27 marca 2007 roku o wysokości osiągniętego dochodu przez podatnika podatku dochodowego od osób prawnych za rok podatkowy 2006. Zapłacono _____________________________________________________ 17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 przelewem w dniu 18 stycznia 2007 roku kwotę 31.322,00 zł oraz w dniu 30 marca 2007 roku kwotę 274,00 zł. NaleŜności publiczno-prawne na dzień 31 grudnia 2005 roku wynosiły 23.414,35 zł ( z tytułu VAT – konto 220/9 – 5.225,35 zł, konto 220/12 – 18.189,00 zł), a na dzień 31 grudnia 2006 roku – 58.881,62 zł (z tytułu VAT – konto 220/9 – 4.686,62 zł, konto 220/12 – 54.195,00 zł). Pozostałe rozrachunki (zobowiązania i naleŜności – konto 249) Zobowiązania na dzień 31 grudnia 2005 roku wynosiły 31.825,68 zł, a dzień 31 grudnia 206 roku – 76.889,30 zł i dotyczyły niŜej wymienionych tytułów: − zobowiązanie wobec Stowarzyszenia Autorów ZAIKS w Łodzi (konto 249/17) na dzień 31 grudnia 2005 roku na kwotę 5.104,28 zł tytułem wynagrodzeń autorskich za miesiąc grudzień 2005 roku, zapłacono 12 stycznia 2006 roku oraz na dzień 31 grudnia 2006 roku na kwotę 3.450,86 zł, zapłacono 11 stycznia 2007 roku. − zobowiązanie wobec Stowarzyszenia Autorów ZAIKS w Warszawie (konto 249/18) na dzień 31 grudnia 2005 roku na kwotę 2.218,59 zł tytułem opłat licencyjnych za miesiąc grudzień 2005 roku, zapłacono 12 stycznia 2006 roku, oraz na dzień 31 grudnia 2006 roku na kwotę 2.614,03 zł, zapłacono 11 stycznia 2007 roku − zobowiązanie wobec Agencji Dramatu i Teatru ADIT w Sulejówku (konto 249/19) na dzień 31 grudnia 2005 roku na kwotę 2.147,11 zł tytułem opłat licencyjnych za miesiąc grudzień 2005 roku, zapłacono 12 stycznia 2006 roku, oraz na dzień 31 grudnia 2006 roku na kwotę 1.681,11 zł, zapłacono 11 stycznia 2007 roku. − Zobowiązanie wobec firmy TERVENT sp. z oo. z Łodzi na dzień 31 grudnia 2005 roku w kwocie 7.992,00 zł, stanowiące równowartość 30% wniesionego zabezpieczenia na pokrycie ewentualnych roszczeń z tytułu rękojmi - do umowy z dnia 9 października 2003 roku o wykonanie termo-modernizacji systemów wentylacji i klimatyzacji na DuŜej Scenie i Scenie Kameralnej Teatru. Zgodnie ze wskazaną umową - 30% wniesionego zabezpieczenia, słuŜącego pokryciu roszczeń z tytułu rękojmi i gwarancji winno być zwrócone w ciągu 14 dni po upływie okresu rękojmi, wynoszącego 5 lat. Odbioru końcowego (ostatecznego) dokonano w dniu 7 grudnia 2003 roku, a zatem ww. kwota wraz z odsetkami powinna być zwrócona do dnia 21 grudnia 2008 roku. Dokonano zwrotu ww. bez odsetek w dniu 19 maja 2006 roku. Pismem z dnia 2 lutego 2006 roku ww. firma zwróciła się do Teatru o zmianę formy zabezpieczenia na gwarancję ubezpieczeniową, na co wyraŜono zgodę. ZłoŜono gwarancję ubezpieczeniową naleŜytego usunięcia wad lub usterek z dnia 9 maja 2006 roku, wydaną przez Sopockie Towarzystwo Ubezpieczeń Hestia na kwotę 7.992,00 zł na okres do dnia 7 grudnia 2008 roku. − Zobowiązanie wobec firmy ZIMNY sp. z oo. z Łodzi na dzień 31 grudnia 2005 roku w kwocie 1.658,80 zł, stanowiące równowartość 30% wniesionego zabezpieczenia na pokrycie ewentualnych roszczeń z tytułu rękojmi – do aneksu z dnia 30 października 2003 roku na roboty dodatkowe - do umowy zawartej dnia 30 lipca 2003 roku o wykonanie przebudowy ściany frontowej i wymiany okien w budynku głównym Teatru. Zgodnie ze wskazaną umową - 30% wniesionego zabezpieczenia, słuŜącego pokryciu roszczeń z tytułu rękojmi i gwarancji winno być zwrócone w ciągu 14 dni po upływie okresu rękojmi, wynoszącego 3 lata. Odbioru końcowego (ostatecznego) dokonano w dniu 29 listopada 2003 roku, a zatem ww. kwota wraz z _____________________________________________________ 18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 odsetkami powinna być zwrócona najpóźniej do dnia 13 grudnia 2006 roku. Dokonano zwrotu zabezpieczenia w dniu 30 listopada 2006 roku i odsetki po odciągnięciu kosztów w kwocie 0,81 zł − Zobowiązanie wobec firmy JAWO sp. z oo. z Łodzi na dzień 31 grudnia 2005 roku i na dzień 31 grudnia 2006 roku w kwocie 886,00 zł, stanowiące równowartość 30% wniesionego zabezpieczenia na pokrycie ewentualnych roszczeń z tytułu rękojmi - do umowy nr z dnia 25 października 2004 roku o wykonanie robót uzupełniających polegających na dociepleniu ścian i dachu budynku warsztatowego. 30% wniesionego zabezpieczenia, słuŜącego pokryciu roszczeń z tytułu rękojmi i gwarancji winno być zwrócone w ciągu 14 dni po upływie okresu rękojmi, wynoszącego 3 lata. Odbioru końcowego (ostatecznego) dokonano w dniu 10 listopada 2004 roku, a zatem ww. kwota wraz z odsetkami powinna być zwrócona do dnia 24 listopada 2007 roku. − Zobowiązanie wobec firmy AGIS BAU z Pabianic na dzień 31 grudnia 2005 roku i na dzień 31 grudnia 2006 roku w kwocie 8.207,00 zł, stanowiące równowartość 30% wniesionego zabezpieczenia na pokrycie ewentualnych roszczeń z tytułu rękojmi - do umowy z dnia 8 czerwca 2004 roku i umowy na roboty dodatkowe z dnia 16 lipca 2004 roku o wykonanie robót polegających na dociepleniu wraz z modernizacją dachu i elewacji ścian zewnętrznych. Zgodnie ze wskazanymi umowami - 30% wniesionego zabezpieczenia, słuŜącego pokryciu roszczeń z tytułu rękojmi i gwarancji winno być zwrócone w ciągu 14 dni po upływie okresu rękojmi, wynoszącego 3 lata. Odbioru końcowego (ostatecznego) dokonano w dniu 10 sierpnia 2004 roku, a zatem ww. kwota wraz z odsetkami powinna być zwrócona do dnia 25 sierpnia 2007 roku. Zwrotu zabezpieczenia dokonano w dniu 26 października 2007 roku wraz z odsetkami na kwotę 20,10 zł. − Zobowiązanie wobec firmy PPHU AGIS BAU z Pabianic na dzień 31 grudnia 2005 roku w kwocie 3.611,82 zł, stanowiące równowartość 30% wniesionego zabezpieczenia na pokrycie ewentualnych roszczeń z tytułu rękojmi - do umowy z dnia 16 maja 2003 roku o wykonanie robót, polegających na budowie łącznika pomiędzy budynkiem głównym, a budynkiem biurowym. Zgodnie ze wskazaną umową - 30% wniesionego zabezpieczenia, słuŜącego pokryciu roszczeń z tytułu rękojmi i gwarancji winno być zwrócone w ciągu 14 dni po upływie okresu rękojmi, wynoszącego 3 lata. Odbioru końcowego (ostatecznego) dokonano w dniu 29 września 2003 roku, a zatem ww. kwota wraz z odsetkami powinna być zwrócona do dnia 13 października 2006 roku. Zwrotu ww. kwoty dokonano w dniu 30 listopada 2006 roku, z odsetkami na kwotę 4,41 zł. − Zobowiązanie wobec firmy Spółdzielnia Rzemieślnicza Budowlana z Łodzi na dzień 31 grudnia 2006 roku w kwocie 35.238,45 zł, stanowiące równowartość 30% wniesionego zabezpieczenia na pokrycie ewentualnych roszczeń z tytułu rękojmi - do umowy z dnia 30 maja 2006 roku o wykonanie „Termomodernizacji budynków Teatru A i C” i wraz z aneksami nr 1 z dnia 14 lipca 2006 roku i nr 2 z dnia 12 października 2006 roku (wartość robót na kwotę brutto 1.174.615,13 zł). Zgodnie ze wskazaną umową - 30% wniesionego zabezpieczenia, słuŜącego pokryciu roszczeń z tytułu rękojmi i gwarancji winno być zwrócone w ciągu 15 dni po upływie okresu rękojmi, wynoszącego 6 lat. Odbioru końcowego (ostatecznego) dokonano w dniu 21 grudnia 2006 roku, zatem ww. kwota wraz z odsetkami powinna być zwrócona do dnia 4 stycznia 2013 roku. − Zobowiązanie wobec firmy Spółdzielnia Rzemieślnicza Budowlana z Łodzi na dzień 31 grudnia 2006 roku w kwocie 23.318,57 zł, stanowiące część niezwróconego 70% zabezpieczenia, stanowiącego gwarancję naleŜytego wykonania umowy z dnia 30 maja 2006 roku o wykonanie „Termomodernizacji budynków Teatru A i C. Ww. kwota winna być zwrócona w ciągu 30 dni po ostatecznym bezusterkowym odbiorze _____________________________________________________ 19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 roku. Odbioru końcowego (ostatecznego) dokonano w dniu 21 grudnia 2006 roku, a zatem ww. kwota powinna być zwrócona do dnia 4 stycznia 2007 roku. Zwrotu dokonano w dniu 9 marca 2007 roku. − Zobowiązanie wobec firmy TERMOKON z Łodzi na dzień 31 grudnia 2006 roku w kwocie 1.493,28 zł, stanowiące równowartość 30% wniesionego zabezpieczenia na pokrycie ewentualnych roszczeń z tytułu rękojmi - do umowy z dnia 12 maja 2006 roku o wykonanie robót, polegających na wykonaniu modernizacji sieci cieplnej. Zgodnie ze wskazaną umową - 30% wniesionego zabezpieczenia, słuŜącego pokryciu roszczeń z tytułu rękojmi i gwarancji winno być zwrócone w ciągu 14 (15) dni po upływie okresu rękojmi, wynoszącego 3 lata. Odbioru końcowego (ostatecznego) dokonano w dniu 12 czerwca 2006 roku, a zatem ww. kwota wraz z odsetkami powinna być zwrócona do dnia 27 czerwca 2009 roku. NaleŜności na dzień 31 grudnia 2005 roku według konta 249 wynosiły 7.649,57 zł, a na dzień 31 grudnia 2006 roku – 3.933,88 zł i dotyczyły niŜej wymienionych kontrahentów: − naleŜność na dzień 31 grudnia 2005 roku w kwocie 4.700,00 zł (nota księgowa nr 1 z dnia 15 lipca 2005 roku), od Miejskiego Ośrodka Kultury w Piotrkowie Trybunalskim tytułem zwrotu kosztów za opracowanie studium wykonalności do Projektu UE pn. „Utworzenie Scen Europejskich Teatru im. Stefana Jaracza w regionie łódzkim”. Termin płatności faktury nie został określony, zapłacono 3 lutego 2006 roku, − naleŜność z Wojewódzkiego Urzędu Pracy na dzień 31 grudnia 2005 roku na kwotę 1.920,00 zł (nota księgowa nr 12 z dnia 10 stycznia 2006 roku) oraz na dzień 31 grudnia 2006 roku na kwotę 3.133,88 zł (nota księgowa nr 10 z dnia 12 stycznia 2007 roku) z tytułu rozliczenia finansowego świadczenia wypłaconego poborowym odbywającym zastępczą słuŜbę w miesiącu grudniu 2005 roku i miesiącu grudniu 2006 roku, zapłacono 9 stycznia 2006 roku i 18 stycznia 2007 roku, − naleŜność z Powiatowego Urzędu Pracy na dzień 31 grudnia 2005 roku na kwotę 229,57,00 zł z tytułu świadczenia wypłaconego poborowym, zapłacono 31 stycznia 2006 roku, − naleŜność w kwocie 800,00 zł na dzień 31 grudnia 2005 roku i 31 grudnia 2006 roku - kaucja gwarancyjna wpłacona w Bibliotece Uniwersyteckiej w Łodzi w dniu 26 marca 2002 roku przez Panie (….)2 (400,00 zł za 5 woluminów) i Panią (….) 3(400,00 zł za 5 woluminów) za wypoŜyczanie (ciągłe) ksiąŜek z Biblioteki dla potrzeb Teatru. GOSPODARKA ŚRODKAMI PIENIĘŻNYMI. ZARACHOWANIA. EWIDENCJA DRUKÓW ŚCISŁEGO 2 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 3 _____________________________________________________ 20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Uregulowania wewnętrzne dotyczące gospodarki kasowej Gospodarka kasowa uregulowana została w instrukcji obiegu dokumentów księgowych w rozdziale IV „Dokumentacja obrotu pienięŜnego i bezgotówkowego.” Zgodnie z opisanymi zasadami obrotu pienięŜnego kaŜdorazowe przyjęcie gotówki do kasy winno być udokumentowane dowodem „KP” - kasa przyjmie, wystawionym przez kasjera. Wypłaty gotówkowe z kasy następują na podstawie źródłowych dowodów uzasadniających wypłatę, sprawdzonych i zatwierdzonych do wypłaty przez Dyrekcję lub osoby upowaŜnione. Fakt wypłaty powinien być udokumentowany adnotacją „wypłacono dnia ....” oraz podpisem osoby pobierającej gotówkę, a w przypadku wypłaty gotówki osobie nieznanej naleŜy odnotować nr dowodu osobistego tej osoby i daty jego wystawienia. Przy wypłacie gotówki na podstawie upowaŜnienia osobie z poza Teatru upowaŜnienie musi być podpisane przez Dyrektora (Prezesa, Właściciela) i Głównego Księgowego. Dowody wypłata dowody rzadziej Dyrekcji „KW” - kasa wypłaci wystawia się tylko w uzasadnionych przypadkach jak np wynagrodzeń na podstawie listy płac, niepodjętych w terminie. W oparciu o „KP”, wypłacone rachunki i dowody „KP” sporządza się raport kasowy, nie niŜ raz na dwa tygodnie, który winien być w następnym dniu przedłoŜony do zatwierdzenia i dekretacji. Zaliczki pienięŜne pobierane i rozliczane są w kasie głównej na drobne zakupy i opłacanie usług. Rozliczenie zaliczki następuje na podstawie oryginalnych faktur i rachunków sprawdzonych i akceptowanych do wypłaty w ciągu 7 dni od daty jej pobrania, a w uzasadnionych przypadkach moŜe być przedłuŜony za zgodą Głównego Księgowego lub jego zastępcy. Kierowca rozlicza się z zaliczki w ciągu 30 dni. Kasa biletowa Teatru dokonuje sprzedaŜy biletów zbiorowych dla zakładów pracy oraz sprzedaŜy indywidualnej. Przy sprzedaŜy zbiorowej zakłady pracy składają zamówienie, które po akceptacji Kierownika Działu Organizacji Widowni, są rezerwowane w kasie biletowej. W przypadku regulowania naleŜności przelewem zamawiający po uzyskaniu akceptacji Kierownika organizacji Widowni zgłasza się z zamówieniem do księgowości, gdzie upowaŜniony pracownik wystawia fakturę. Kasjer kasy biletowej sporządza: 1/ dzienne raporty sprzedaŜy biletów w oparciu o ksiąŜki biletowe, 2/ dzienne raporty kasowe w zakresie utargu, 3/ dzienne raporty przedsprzedaŜy biletów, które na drugi dzień przekazywane są do działu księgowości. UpowaŜniony pracownik księgowości dokonuje merytorycznej kontroli, tj sprawdzenia zgodności raportów sprzedaŜy z ksiąŜkami biletowymi oraz porównania raportów przedsprzedaŜy z raportami kasowymi. W instrukcji obiegu dokumentów księgowych brak było uregulowania co do miejsca i terminu odprowadzania gotówki pochodzącej ze sprzedaŜy biletów, a takŜe wysokości gotówki, jaka moŜe być przechowywana w kasie głównej Teatru. Kontroli poddano niŜej wymienione raporty kasowe wraz z załączonymi dowodami: − raport kasowy nr 1 za okres od 3 stycznia do 10 stycznia 2006 roku, stan poprzedni kasy 70.523,41 zł, wpływy 2.820,62 zł, wypłaty 39.585,13 zł, stan końcowy kasy 33.758,90 zł − raport kasowy nr 2 za okres od 10 stycznia do 13 stycznia 2006 roku, stan poprzedni kasy 33.758,90 zł, wpływy 7.682,69 zł, wypłaty 8.807,60 zł, stan końcowy kasy 32.633,99 zł, _____________________________________________________ 21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 − raport kasowy nr 3 za okres od 17 stycznia do 20 stycznia 2006 roku, stan poprzedni kasy 32.633,99 zł, wpływy 17.835,49 zł, wypłaty 16.008,23 zł, stan końcowy kasy 34.461,25 zł, − raport kasowy nr 4 za okres od 23 stycznia do 26 stycznia 2006 roku, stan poprzedni kasy 34.461,25 zł, wpływy 7.060,00 zł, wypłaty 502,38 zł, stan końcowy kasy 41.018,87 zł, − raport kasowy nr 5 za okres od 27 stycznia do 30 stycznia 2006 roku, stan poprzedni kasy 41.018,87 zł, wpływy 49.094,07 zł, wypłaty 72.539,87 zł, stan końcowy kasy 17.573,07 zł, − raport kasowy nr 6 za okres od 31 stycznia do 31 stycznia 2006 roku, stan poprzedni kasy 17.573,07 zł, wpływy 6.145,71 zł, wypłaty 4.363,41 zł, stan końcowy kasy 19.355,37 zł, − raport kasowy nr 44 za okres od 2 października do 10 października 2006 roku, stan poprzedni kasy 12.492,99 zł, wpływy 32.086,66 zł, wypłaty 40.137,57 zł, stan końcowy kasy 4.442,08 zł − raport kasowy nr 45 za okres od 12 października do 17 października 2006 roku, stan poprzedni kasy 4.442,08 zł, wpływy 7.592,74 zł, wypłaty 6.261,35 zł, stan końcowy kasy 5.773,47 zł, − raport kasowy nr 46 za okres od 18 października do 24 października 2006 roku, stan poprzedni kasy 5.773,47 zł, wpływy 16.031,73 zł, wypłaty 8.726,70 zł, stan końcowy kasy 13.078,50 zł, − raport kasowy nr 47 za okres od 25 października do 31 października 2006 roku, stan poprzedni kasy 13.078,50 zł, wpływy 85.852,32 zł, wypłaty 79.838,97 zł, stan końcowy kasy 19.091,85 zł, − raport kasowy nr 53 za okres od 1 grudnia do 8 grudnia 2006 roku, stan poprzedni kasy 22.377,64 zł, wpływy 93.873,54 zł, wypłaty 103.191,15 zł, stan końcowy kasy 13.060,03 zł, − raport kasowy nr 54 za okres od 12 grudnia do 14 grudnia 2006 roku, stan poprzedni kasy 13.060,03 zł, wpływy 16.499,74 zł, wypłaty 5.393,00 zł, stan końcowy kasy 24.166,77 zł, − raport kasowy nr 55 za okres od 18 grudnia do 19 grudnia 2006 roku, stan poprzedni kasy 24.166,77 zł, wpływy 17.419,00 zł, wypłaty 2.008,20 zł, stan końcowy kasy 39.577,57 zł, − raport kasowy nr 56 za okres od 20 grudnia do 28 grudnia 2006 roku, stan poprzedni kasy 39.577,57 zł, wpływy 53.556,19 zł, wypłaty 86.637,61 zł, stan końcowy kasy 6.496,15 zł, − raport kasowy nr 57 za okres od 29 grudnia do 29 grudnia 2006 roku, stan poprzedni kasy 6.496,15 zł, wpływy 107.136,02 zł, wypłaty 90.828,09 zł, stan końcowy kasy 22.804,08 zł, − raport kasowy nr 58 za okres od 30 grudnia do 31 grudnia 2006 roku, stan poprzedni kasy 22.804,08,15 zł, wpływy 34.601,98 zł, wypłaty 19.470,86 zł, stan końcowy kasy 37.935,20 zł, Szczegółowej kontroli poddano prawidłowość udokumentowania i wypłat wybranych delegacji słuŜbowych, których szczegółową specyfikację zawiera załącznik nr 11 do protokółu kontroli, a takŜe prawidłowość udzielania i rozliczania zaliczek pracowniczych. _____________________________________________________ 22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Skontrolowano wyrywkowo zaliczki udzielone niŜej wymienionym pracownikom: Raport kasowy nr 1, poz.1 - Wniosek o zaliczkę z dnia 3 stycznia 2006 roku w kwocie 2.000,00 zł, złoŜony przez (….)4 – zaopatrzeniowca na zakupy bieŜące, wypłacono dnia 3 stycznia 2006 roku, terminu rozliczenia zaliczki na wniosku brak. Rozliczenie zaliczki z dnia 11 stycznia 2006 roku na kwotę 1.990,68 zł, zwrot do kasy kwoty 9,32 zł. Do rozliczenia zaliczki ww. przedłoŜył plik faktur (31 szt) za drobne naprawy, zakup rekwizytów, znaczki pocztowe, kalendarze, itp. Faktury zostały opisane, sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upowaŜnione. Na fakturach dot. zakupu rekwizytów potwierdzenie ich przyjęcia przez magazyniera. Raport kasowy nr 1, poz. 9 - Wniosek o zaliczkę z dnia 6 stycznia 2006 roku w kwocie 1.000,00 zł, złoŜony przez (….)5 - intendentkę na zakup materiałów do sztuki „Iwanow” oraz na potrzeby bieŜące, wypłacono dnia 6 stycznia 2006 roku, terminu rozliczenia zaliczki na wniosku brak. Rozliczenie zaliczki z dnia 12 stycznia 2006 roku na kwotę 1.002,48 zł, dokonano wypłaty kwoty 2,48 zł. Do rozliczenia zaliczki ww. przedłoŜyła plik faktur (8 szt.) za naprawę rekwizytów, zakup rekwizytów (obuwie, garderoba męska, zakup art. malarskich itp). Faktury zostały opisane, sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upowaŜnione. Na fakturach dot. zakupu rekwizytów - potwierdzenie ich przyjęcia przez magazyniera. Raport kasowy nr 3, poz. 27 - Wniosek o zaliczkę z dnia 20 stycznia 2006 roku w kwocie 2.000,00 zł, złoŜony przez (….)6 – zaopatrzeniowca na zakupy bieŜące, wypłacono dnia 20 stycznia 2006 roku, terminu rozliczenia zaliczki na wniosku brak. Rozliczenie zaliczki z dnia 31 stycznia 2006 roku na kwotę 1.959,81 zł, zwrot do kasy kwoty 40,19 zł. Do rozliczenia zaliczki ww. przedłoŜył plik faktur (20 szt) za zakup: tkaniny, rekwizytów (garderoba), baterii, worków na śmieci, rękawic roboczych, wkrętów, art. malarskich i innych itp. Faktury zostały opisane, sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upowaŜnione. Na fakturach dot. zakupu rekwizytów - potwierdzenie ich przyjęcia przez magazyniera. 4 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 5 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 6 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Raport kasowy nr 53, poz. 18 - Wniosek o zaliczkę z dnia 7 grudnia 2006 roku w kwocie 2.500,00 zł, złoŜony przez (….)7– zaopatrzeniowca na zakupy do sztuki Osaczeni”, ozdób do Wieczoru Sylwestrowego oraz na potrzeby bieŜące, wypłacono dnia 7 grudnia 2006 roku, terminu rozliczenia zaliczki na wniosku brak. Rozliczenie zaliczki z dnia 14 grudnia 2006 roku na kwotę 2.508,20 zł, wypłacono z kasy kwotę 8,30 zł. Do rozliczenia zaliczki ww. przedłoŜył plik faktur (18 szt) za: drobne naprawy oraz zakup: materiałów do dekoracji, artykułów biurowych, myszy do komputera, środków czystości, artykułów elektrycznych, artykułów fryzjerskich, płytek grysowych itp. Faktury zostały opisane, sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upowaŜnione. Raport kasowy nr 54 poz.16 - Wniosek o zaliczkę z dnia 13 grudnia 2006 roku w kwocie 2.000,00 zł, złoŜony przez (….)8– Kierownika Działu Adm.Gosp. na zakupy do sztuki „Osaczeni” oraz na potrzeby bieŜące, wypłacono dnia 13 grudnia 2006 roku, terminu rozliczenia zaliczki na wniosku brak. Rozliczenie zaliczki z dnia 20 grudnia 2006 roku na kwotę 2.016,60 zł, dokonano wypłaty kwoty 16,60 zł. Do rozliczenia zaliczki ww. przedłoŜył plik faktur (13 szt.) za: wyrób pieczątki, znaczki pocztowe, zakup biletu imiennego dla poborowego, odbywającego zastępczą słuŜbę w Teatrze, sól drogową, za wodę źródlaną, artykuły hydrauliczne, sztuczne kwiaty, artykuły malarskie itp. Faktury zostały opisane, sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upowaŜnione. Raport kasowy nr 55, poz. 15 - Wniosek o zaliczkę z dnia 18 grudnia 2006 roku w kwocie 2.000,00 zł, złoŜony przez (….)9– zaopatrzeniowca na zakupy do sztuki „Osaczeni” i potrzeby bieŜące, wypłacono dnia 18 grudnia 2006 roku, terminu rozliczenia zaliczki na wniosku brak. Rozliczenie zaliczki z dnia 27 grudnia 2006 roku na kwotę 2.017,03 zł, dokonano wypłaty kwoty 17,03 zł. Do rozliczenia zaliczki ww. przedłoŜył plik faktur (21 szt) za: zakup kwiatów, za ostrzenie piły tartacznej, za znaczki pocztowe, za balony z helem, za świeczki urodzinowe, za artykuły biurowe, za środki czystości, za materiały hydrauliczne, za aparat telefoniczny, za artykuły elektryczne, za okucia meblowe itp. 7 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 8 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 9 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Faktury zostały opisane, sprawdzone pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upowaŜnione. Ustalenia kontroli Raporty kasowe sporządzane były za okresy występowania operacji kasowych, lecz nie rzadziej niŜ 1 raz na dwa tygodnie, jak przewiduje instrukcja obiegu dokumentów oraz terminowego doręczania do księgowości. Udokumentowaniem przychodu gotówki do kasy jest dowód wpłaty KP, który wystawiany jest przez kasjerkę jako dowód zastępczy przy pobraniu gotówki z banku na podstawie czeku oraz przy wpłacie gotówki do kasy przez kasjerów z kasy biletowej, zwrocie nie wykorzystanych zaliczek, czy innych wpłat. Udokumentowaniem rozchodów gotówki z kasy są: bankowy dowód wpłaty gotówki do banku, wnioski o zaliczkę, delegacje słuŜbowe, listy wypłat diet aktorom wyjeŜdŜającym na spektakle, listy wypłat wynagrodzeń itp. Salda początkowe raportów kasowych były zgodne z saldami końcowymi raportów poprzednich, zachowano kolejność numeracji następujących po sobie raportów kasowych. Wszystkie operacje kasowe zostały ujęte w raportach kasowych w dniu ich realizacji i zostały prawidłowo udokumentowane. Dowody przychodowe i rozchodowe załączone do raportów kasowych oznaczone zostały pozycją i numerem raportu kasowego. Wszystkie dowody załączone do raportów kasowych zostały sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty przez osoby upowaŜnione. Na dowodach wypłat gotówki z kasy kasjer potwierdzał wypłatę gotówki z kasy, zamieszczając datę wypłaty i podpis. Raporty kasowe zawierały podpisy: osoby sporządzającej raport, osoby sprawdzającej raport oraz osoby dokonującej księgowania. Poprawek na raportach kasowych dokonywano poprzez skreślenie i oparafowanie. Do kaŜdego z raportów kasowych załączano karteczkę zawierającą informację o kontach na których naleŜy dokonać księgowania operacji kasowych (dekretację) W wyniku kontroli wybranych delegacji słuŜbowych nie stwierdzono nieprawidłowości. Zastosowano prawidłowe stawki za 1 km przebiegu przy wyjazdach słuŜbowych samochodem prywatnym, prawidłowe stawki diet za przysługujące godziny podróŜy słuŜbowych. Polecenia wyjazdów słuŜbowych podpisane zostały przez osoby upowaŜnione. Dla Dyrektora Teatru polecenia wyjazdu słuŜbowego podpisywali z up. Dyrektorzy Departamentu Kultury Urzędu Marszałkowskiego. Poddane kontroli zaliczki pracownicze zostały wykorzystane zgodnie z celem określonym we wniosku o udzielenie zaliczki. Rozliczenia z zaliczek w dwóch przypadkach dokonano z przekroczeniem 7 dniowego terminu rozliczenia się z zaliczki, określonego w instrukcji obiegu dokumentów księgowych. Pracownik, który rozliczył się po terminie (….)10 nie uzyskał pisemnej 10 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia _____________________________________________________ 25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 zgody na wniosku na późniejsze rozliczenie się z zaliczki niŜ w ciągu 7 dni. Kontrola kasy głównej przeprowadzona została w dniu 16 listopada 2007 roku. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Protokół z kontroli kasy stanowi załącznik nr 12 do protokółu kontroli Test kontrolny nr 13 dot. obrotu gotówkowego stanowi załącznik nr 13 do protokółu kontroli OBRÓT BEZGOTÓWKOWY Zasady obrotu bankowego i bezgotówkowego uregulowane zostały w instrukcji obiegu dokumentów księgowych w rozdziale IV „Dokumentacja obrotu pienięŜnego i bezgotówkowego”. Zgodnie z postanowieniami instrukcji upowaŜniony pracownik Dz. Księgowości pobiera w bankach na terenie Łodzi dokumenty wraz z wyciągiem dotyczącym wpłat i wypłat z rachunków bankowych. Po sprawdzeniu wyciąg przekazywany jest do dekretacji i księgowania. Podstawą rozliczeń finansowych jest polecenie przelewu, słuŜące do regulowania wszelkich rozliczeń bez względu na wysokość kwoty. Przelewu dokonuje się na podstawie sprawdzonych i zaakceptowanych dokumentów przez Dyrekcję lub w zastępstwie osoby do tego upowaŜnione. Na tym dokumencie pracownik sporządzający przelewy nanosi adnotacje” -”zapłacono przelewem dnia .....” Skontrolowano niŜej wymienione wyciągi bankowe wraz z dokumentami źródłowymi : wyciągi bankowe od nr WB/1/I z dnia 1 stycznia 2006 do nr WB/21/I z dnia 30 stycznia 2006 roku (21 wyciągów) wyciągi bankowe od nr WB/216/X z dnia 1 października 2006 do nr WB/241/X z dnia 31 października 2006 roku (26 wyciągów bankowych) wyciągi bankowe od nr WB/270/XII z dnia 3-4 grudnia 2006 do nr WB/293/XII z dnia 31 grudnia 2006 roku (24 wyciągi bankowe) wyciągi bankowe od nr WB/1/I z dnia 1 stycznia 2007 do nr WB/27/I z dnia 31 stycznia 2007 roku (27 wyciągów) Kontrolujący ustalili, Ŝe w kontrolowanej jednostce obroty bankowe wynikające z wyciągów bankowych ewidencjonowane były w rejestrze bankowym, zgodnie z dekretacją zamieszczoną na wyciągach. Zsumowane w rejestrze na koniec kaŜdego miesiąca obroty bankowe ewidencjonowane były zbiorczo na kontach syntetycznoanalitycznych w księdze głównej. W wyniku porównania zapisów między księgowością jednostki (rejestry, księga główna), a księgowością banku w zakresie rachunku bankowego za okresy objęte kontrolą stwierdzono ich zgodność. Dowody dotyczące operacji gospodarczych, a takŜe polecenia przelewu podpisywane były przez Dyrektora Teatru i Głównego Księgowego lub inne upowaŜnione osoby. 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Kontrolujący ustalili, Ŝe dane wykazane w bilansie na dzień 31 grudnia 2005 roku i na dzień 31 grudnia 2006 roku dotyczące stanu środków pienięŜnych na rachunkach bankowych i w kasie były zgodne z ewidencją księgową i potwierdzeniem sald z rachunków bankowych. Test kontrolny nr 13 dot. obrotu bezgotówkowego stanowi załącznik nr 14 do protokółu kontroli INWENTARYZACJA SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH Zgodnie z zapisem w § 5 obowiązującej w okresie objętym kontrolą, a takŜe w 2007 roku instrukcji inwentaryzacyjnej, o której mowa na wstępie protokółu, w kontrolowanej jednostce funkcjonuje stała komisja inwentaryzacyjna, w skład której wchodzą: kierownik działu administracyjno-gospodarczego jako jej przewodniczący, kierownik magazynu kostiumów jako zastępca przewodniczącego komisji, kierownik działu organizacji widowni jako sekretarz oraz członek komisji – elektryk. Inwentaryzacje przeprowadzają zespoły spisowe co najmniej dwuosobowe, kaŜdorazowo powoływane przez Dyrektora Teatru na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji inwentaryzacyjnej w sposób następujący: określone zostały w § 7 instrukcji środki trwałe – w odstępach co 4 lata, materiały – w kaŜdym roku kalendarzowym, środki trwałe w budowie – 1 raz w roku, środki pienięŜne w kasie głównej i kasie biletowej – na ostatni dzień kaŜdego roku, środki pienięŜne na rachunkach rozliczeniowych oraz innych rachunkach bankowych – bieŜąco w miarę otrzymania wyciągów z rachunków bankowych, a takŜe na koniec roku obrotowego poprzez uzyskanie pisemnego potwierdzenia sald, rozrachunki z organami finansowymi z tytułu podatków – uzgodnienie sald bieŜąco, naleŜności i zobowiązania – uzgadnianie sald na bieŜąco oraz na ostatni dzień roku, programy i ksiąŜki biletowe – inwentaryzacja na ostatni dzień roku, paliwo i stan licznika samochodów – na ostatni dzień roku, środki inscenizacji i ksiąŜki w bibliotece – co 4 lata. Kontrolujący ustalili, Ŝe inwentaryzacja pełna przeprowadzona była w 2004 roku. Kontroli poddano dokumentację dot. niŜej wymienionych inwentaryzacji składników majątkowych: Inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzona w 2004 roku. Zarządzeniem nr 5 z dnia 6 lipca 2004 roku Dyrektor Teatru ustalił skład Komisji Inwentaryzacyjnej: Przewodniczący (….)11, Z-ca Przewodniczącego (….)12, Sekretarz 11 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia _____________________________________________________ 27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 (….)13 , członek – (….)14 oraz zespoły spisowe do przeprowadzenia spisów: 1/ (….)15 (magazyn główny materiałowy, 2/ (….)16 – (kasa główna i biletowa), 3/ (….)17 (Programy i ksiąŜki biletowe), 4/ (….)18 (Paliwo i stan licznika w samochodzie), 5/ (….)19 (środki trwałe – oświetlenie, nagłośnienie scen), 6/ (….)20 (środki trwałe – pracownie), 7/ (….)21 (pozostałe środki trwałe), 8/ (….)22 (środki inscenizacji – obuwie) 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 12 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 13 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 14 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 15 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 16 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 17 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 18 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 19 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 20 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Inwentaryzację środków trwałych przeprowadzono na arkuszach spisu od nr 18 do nr 39, ponumerowanych, ale nie oparafowanych jako druki ścisłego zarachowania przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej. Spisem z natury objęto: budynki, budowle, sprzęt meblowy, sprzęt techniczny i sprzęt telefoniczny, środki trwałe znajdujące się na DuŜej Scenie, Małej Scenie, na Scenie Kameralnej, w Pracowniach: Szewskiej, Tapicerni, Ślusarni, Modelatorni, Stolarni, Pracowni Krawieckiej Damskiej, Pracowni Krawieckiej Męskiej, w Portierni, w Archiwum, w Pralni, w Magazynie Głównym, w GaraŜu, w Magazynie Kostiumów, w Kotłowni, w Pokojach gościnnych, w Garderobach Męskich, Garderobach Damskich, Salach Prób, Rekwizytorni DuŜej Sceny, na Strychu i w Perukarni DuŜej Sceny, w pomieszczeniach sprzątaczek, w Hollu, w Foyer, w Biurze Obsługi Widza, na Widowni DuŜej Sceny, w Pokoju Muzycznym, w przejściu na Scenę Kameralną, w budynku Sceny Kameralnej, w pokojach 101, 102, 103, 104, 105, 107, Sekretariat, w pokojach Kasy, Kadr, Działu Płac, Maszynistki, w bufecie Sceny Kameralnej, garderobie, rekwizytorni, perukarni i w pokojach gościnnych Sceny Kameralnej, w Dziale Literackim i w Bibliotece, w pomieszczeniu koordynatora pracy artystycznej, w magazynie rekwizytów, w pokoju rekwizytora, w pokoju Kierownika Działu Technicznego, w sali prób, w pokoju radcy prawnego. Wartość spisanych środków trwałych ogółem na kwotę 7.472.532,43 Ustalenia kontroli Wyceny arkuszy spisowych dokonała zastępca Głównego Księgowego. Do arkuszy spisowych dołączony był pasek z maszyny sumującej. Jako osoba materialnie odpowiedzialna na wszystkich arkuszach spisu wpisany został i podpisał się (….)23 – Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego. Spisu dokonały zespoły spisowe: (….)24. Na arkuszach spisu, sporządzonych według pól spisowych wpisano ten sam okres i godziny przeprowadzenia spisu, a mianowicie od dnia 4 21 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 22 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 23 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 24 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 października 2004 roku godz. 8:00 do dnia 22 października 2004 roku godzina 15:00 – mimo, Ŝe spisy z natury na poszczególnych polach spisowych odbywały się w róŜnych dniach i godzinach i przeprowadzały je zespoły spisowe w części o róŜnych składach osobowych. Do spisów z natury załączony został protokół z przebiegu spisów sporządzony przez Komisję Inwentaryzacyjną w składzie: (….)25 Rozliczenie inwentaryzacji na dzień 1 października 2004 roku, polegające na porównaniu stanu księgowego ze stanem wynikającym ze spisu ze spisu z natury dokonała (….)26. Rozliczenie podpisali (….),27 zatwierdził Dyrektor Naczelny Wojciech Nowicki. RóŜnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono. Rozliczenie inwentaryzacji według stanu na 31 grudnia 2004 roku sporządziła (….)28. W rozliczeniu uwzględniono stan środków trwałych wg spisu z natury na dzień 1 października 2004 roku, zwiększenia i zmniejszenia stanu środków trwałych w miesiącach październik, listopad i grudzień. Stan środków trwałych wg rozliczenia na dzień 31 grudnia 2004 roku wynosił 8.350.154,03 zł i był zgodny ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej. Inwentaryzacje przeprowadzone w 2006 roku Zarządzeniem nr 10 z dnia 3 lipca 2006 roku w sprawie inwentaryzacji rocznej Dyrektor Teatru ustalił skład Komisji Inwentaryzacyjnej w osobach: Przewodniczący (….)29. Tym samym zarządzeniem powołał 7 zespołów spisowych do przeprowadzenia spisów i osoby do skontrolowania przebiegu spisu, a mianowicie: 1/ magazyn główny materiałowy: 25 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 26 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 27 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 28 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 29 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 (….)30– spis według stanu na dzień 31 grudnia 2006 roku, kontroler (….)31, 2/ Kasa główna, kasa biletowa – (….)32, - spis według stanu na dzień 31 grudnia 2006 roku, kontroler (.…)33, 3/ Programy i ksiąŜki biletowe – (….)34 – spis według stanu na 31 grudnia 2006 roku, kontroler (….)35, 4/ Paliwo i stan licznika w samochodzie – (….)36– spis według stanu na dzień 31 grudnia 2006 roku, kontroler (….)37, 5/ Środki inscenizacji – zdawczo-odbiorcza – spis według stanu na dzień 16 sierpnia 2006 roku: (….)38 6/ Środki inscenizacji (kostiumy) – na dzień 31 sierpnia 2006 roku, (….)39 7/ środki trwałe w budowie – według stanu na dzień 31 grudnia 2006 roku, (….)40. 30 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 31 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 32 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 33 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 34 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 35 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 36 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 37 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 38 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia _____________________________________________________ 31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 W dniach od 18 sierpnia 2006 roku do dnia 28 sierpnia 2006 roku przeprowadzona została inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza w magazynie rekwizytów, osoba zdająca (….)41 , osoba przyjmująca (….)42. Z przedłoŜonej dokumentacji wynikało co następuje: Inwentaryzację przeprowadził zespół spisowy w składzie (….)43. Inwentaryzację przeprowadzono na arkuszach spisu od nr 1 do nr 26 nie oparafowanych jako druki ścisłego zarachowania Inwentaryzacja obejmowała środki inscenizacji (rekwizyty, rzeźby, obrazy, artykuły tapicerskie, meble sceniczne dekoracje), Osoba materialnie odpowiedzialna złoŜyła oświadczenie, Ŝe jako osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone mienie - wszystkie dowody przychodów i rozchodów inwentaryzowanych składników ujęła w ewidencji i przekazała do księgowości. Z protokółu załączonego do arkuszy spisowych wynikało, Ŝe (….)44 pracownice księgowości dokonały kontroli przebiegu spisu - sprawdziły kilkanaście pozycji na arkuszach spisu i złoŜyły przy kontrolowanych pozycjach swój podpis. Osoba przejmująca złoŜyła oświadczenie po zakończeniu spisu, Ŝe wszystkie zapasy znajdujące się w magazynie Rekwizytów zostały w jej obecności spisane i nie zgłasza zastrzeŜeń do ustaleń komisji inwentaryzacyjnej. 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 39 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 40 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 41 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 42 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 43 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 44 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 W wyniku rozliczenia inwentaryzacji róŜnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono. W dniach od 4 września 2006 roku do dnia 30 września 2006 roku przeprowadzona została inwentaryzacja w magazynie kostiumów – osoba materialnie odpowiedzialna (….)45 . Z przedłoŜonej dokumentacji wynikało co następuje: Inwentaryzację przeprowadził zespół spisowy w składzie (….)46. Inwentaryzację przeprowadzono na arkuszach spisu od nr 27 do nr 139 nie oparafowanych jako druki ścisłego zarachowania. Osoba materialnie odpowiedzialna złoŜyła oświadczenie, Ŝe jako osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone mienie - wszystkie dowody przychodów i rozchodów inwentaryzowanych składników ujęła w ewidencji i przekazała do księgowości. Z protokółu załączonego do arkuszy spisowych wynikało, Ŝe (….)47 pracownica księgowości dokonała kontroli przebiegu spisu - sprawdziła kilkanaście pozycji na arkuszach spisu i złoŜyła przy kontrolowanych pozycjach swój podpis. W wyniku rozliczenia inwentaryzacji róŜnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono. Inwentaryzacja w magazynie głównym materiałowym – osoba materialnie odpowiedzialna (….)48 (materiały róŜne - środki czystości, tkaniny sukienkowe, obiciowe i inne, firanki, tarcice itp oraz programy spektakli (ilościowo). Z przedłoŜonej dokumentacji wynikało co następuje: Inwentaryzację przeprowadził zespół spisowy w składzie – (….)49 w okresie od 2 stycznia do 5 stycznia 2007 roku według stanu na 31 grudnia 2006 roku 45 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 46 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 47 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 48 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 49 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Inwentaryzację przeprowadzono na arkuszach spisu od nr 143 do nr 145 nie oparafowanych jako druki ścisłego zarachowania. Spisano materiały róŜne – na wartość 14.860,57 zł. Osoba materialnie odpowiedzialna złoŜyła oświadczenie, Ŝe jako osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone mienie - wszystkie dowody przychodów i rozchodów inwentaryzowanych składników ujęła w ewidencji i przekazała do księgowości. Ww. oświadczyła takŜe, Ŝe w dniu 30 grudnia 2006 roku nastąpiło uzgodnienie stanu ilościowego materiałów znajdujących się w magazynie z kartoteką materiałów prowadzoną w księgowości – stan był zgodny. Wyceny materiałów róŜnej dokonała (….)50. dokonała kontroli prawidłowości przebiegu spisu – przy kilkunastu pozycjach złoŜyła podpis.(9 pozycji). Przy arkuszach spisu materiałów załączono pasek sumujący wszystkie pozycje spisu oraz odnotowano saldo konta 310. RóŜnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono. Ponadto dokonano inwentaryzacji Środków trwałych w budowie (konto 80) – inwentaryzacji dokonał w dniu 2 stycznia 2007 roku, zespół spisowy (….)51 – w drodze weryfikacji kosztów inwestycji zaewidencjonowanych na koncie 080. Programów spektakli (arkusz 142a) – spis z natury ilościowo (os. mat. odp. (….)52 ) i ksiąŜek biletowych dot. Sceny Głównej, Sceny Małej i Sceny Kameralnej (arkusz 142) – osoba mat. Odpowiedzialna (….)53 – zespół spisowy (….)54. Środków pienięŜnych w kasie głównej i w kasie biletowej w dniu 2 stycznia 2007 roku – (arkusze spisu 141 i 141a) – zespół spisowy (….)55. - osoby mat. odp. (….)56 kwota gotówki 37.935,20 zł, (zgodna z saldem konta 101 Kasa). 50 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 51 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 52 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 53 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 54 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Paliwa – w dniu 2 stycznia 2007 – kierowca samochodu „FORD” EL 1462H – zespół spisowy (….)57 – arkusz spisu nr 140. NaleŜności i zobowiązań jednostki na dzień 31 grudnia 2006 roku poprzez weryfikację sald i uzyskanie ich potwierdzenia. Pozostałych aktywów i aktywów (środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, grunty ewidencjonowane na koncie pozabilansowym, rozliczenia międzyokresowe czynne, fundusz instytucji, przychody przyszłych okresów) poprzez weryfikację sald. Środki trwałe Stan środków trwałych na dzień 31 grudnia 2005 roku wynosił 8.494.915,47 zł, a na dzień 31 grudnia 2006 roku – 10.635.833,39 zł. Ewidencja syntetyczna środków trwałych prowadzona przez księgowość Teatru uzgadniana jest na koniec kaŜdego roku z ewidencją analityczną prowadzoną w księgach inwentarzowych środków trwałych (wg 8 grup rodzajowych) przez Dział Administracyjno-Gospodarczy i na okoliczność tę sporządzany jest protokół uzgodnienia stanu posiadania, który zatwierdza Dyrektor Teatru. Na podstawie skontrolowanych dokumentów z przeprowadzonych inwentaryzacji wskazać naleŜy, Ŝe powołana na stałe komisja inwentaryzacyjna nie wypełnia tych czynności, które przypisane zostały jej przez kierownika jednostki w instrukcji inwentaryzacyjnej. Zgodnie z powołanym unormowaniem komisja inwentaryzacyjna odpowiada za prawidłowość przebiegu spisu i do niej naleŜeć powinna wyrywkowa kontrola spisów. Tymczasem kierownik jednostki wbrew tym unormowaniom zawartym w instrukcji inwentaryzacyjnej kaŜdorazowo wyznacza osobę spoza komisji (z pracowników księgowości) do kontroli przebiegu spisu. Likwidacja środków trwałych Wyrywkowej kontroli poddano niŜej wymienione dokumenty: Protokół likwidacji nr 1/05 z dnia 28 lutego 2005 roku. Komisja w składzie: (….) wnioskowała o likwidację silnika elektrycznego stanowiącego część składową 58 55 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 56 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 57 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 urządzenia klimatyzacyjnego widowni duŜej sceny, ze względu na niewystarczającą jego wydajność w stosunku do istniejących urządzeń klimatyzacyjnych oraz ze względu na zbyt duŜy hałas. Oszacowano wartość silnika na podstawie ceny rynkowej i okresu jego uŜytkowania na kwotę 1.100,00 zł (na protokóle odręcznie zapisano - „z przeznaczeniem do sprzedaŜy”). Sporządzono dowód LT nr 1/05, który zatwierdził Dyrektor Teatru. Zdjęto z ewidencji środków trwałych na podstawie PK/33/II/2005 z dnia 28 lutego 2005 roku. Ww. silnik sprzedano firmie EL-MIR Mirosław Marciniak z Łodzi za kwotę 1.400,00 zł (faktura nr 90 z dnia 14 marca 2005 roku). Protokół likwidacji nr 1a/05 z dnia 9 maja 2005 roku. Komisja w składzie: (….)59 wnioskowała o spisanie ze stanu ewidencji rzeczowego majątku trwałego na łączną kwotę 27,35 zł (krzesła, lada chłodnicza, lodówka, zamraŜarka, meble gabinetowe, szafki, głośnik, maszyna do szycia itp ) z uwagi na bardzo duŜy stopień zniszczenia, nieopłacalny koszt naprawy i nie nadawanie się do dalszej eksploatacji w Teatrze. Sporządzono dowód LT nr 1a/05, który zatwierdził Dyrektor Teatru. Zdjęto z ewidencji środków trwałych na podstawie PK/111/V/2005 z dnia 31 maja 2005 roku. Protokóły likwidacji nr 4/2005, nr 5/2005 i nr 6/2005 z dnia 30 listopada 2005 roku. Komisja w składzie: (….) 60wnioskowała o likwidację: 1/ komputera wraz z monitorem PC-AT nr inwent. 4/49/491/77 o wartości 1.300,84 zł, ze względu na uszkodzoną płytę główną, oraz brak kompatybilności z dostępnym na rynku sprzętem, 2/ monitora Daewoo (nr inw. 4/49/491/99) o wartości 964,40 zł, z uwagi na całkowite jego zuŜycie, 3/ nagrywarki nr inw. 8/80/803/03 o wartości 206,18 zł, z uwagi na jej uszkodzenie, uniemoŜliwiające dalszą eksploatację. Sporządzono dowody LT nr 4/2005, 5/2005 i 6/2005, które zatwierdził Dyrektor Teatru. Zdjęto z ewidencji środków trwałych na podstawie PK/235/XI/2005 z dnia 30 listopada 2005 roku. Protokóły likwidacji nr 1/2006 i nr 2/2006 z dnia 18 października 2006 roku. Komisja w składzie: (….)61 wnioskowała o spisanie ze stanu: 1/ pulpitu inspicjenta nr inwent. 62/622/38, zakupionego 9 lutego 1983 roku o wartości 12.995,76 zł, z uwagi na b. duŜy stopień zniszczenia, nieopłacalny koszt naprawy i nie nadawanie się do dalszej eksploatacji w Teatrze (ocena o złym stanie technicznym dokonana przez 58 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 59 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 60 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 61 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Przedsiębiorstwo WielobranŜowe CANTONEO), 2/ kserokopiarki CANON NP.1215 nr inwent.8/80/803/73, zakupionej 31 października 1990 roku o wartości 5.077,67 zł, z uwagi na b. duŜy stopień zniszczenia, nieopłacalny koszt naprawy, nie nadawanie się do dalszej eksploatacji w Teatrze - komisja zaproponowała o przekazanie jej do magazynu rekwizytów. Sporządzono dowody LT nr 1/2005 i 1/2006, które zatwierdził Dyrektor Teatru. Zdjęto z ewidencji środków trwałych na podstawie PK/246/X/2006 z dnia 31 października 2006 roku. Test kontrolny nr 7 dotyczący inwentaryzacji stanowi załącznik nr 15 do protokółu kontroli IV. PRZYCHODY TEATRU PLAN DZIAŁALNOŚCI TEATRU W LATACH 2005 - 2006 Plan finansowy na 2005 rok Pismem nr KE.IV.3012/K/64/2004 z dnia 17 listopada 2004 roku Departament Kultury, Edukacji i Sportu Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi Dyrektor Teatru im. Stefana Jaracza został poinformowany o wielkości środków przyjętych do projektu budŜetu na 2005 rok dla Teatru. Wysokość tych środków została określona na kwotę 6.432.200,00 zł, w tym: dotacja na działalność bieŜącą 5.300.000,00 zł, wydatki majątkowe na kwotę 1.132.200,00 zł, z przeznaczeniem na: zakup sprzętu komputerowego i wykonanie sieci – 100.000,00 zł, na udział własny instytucji kultury realizujących zadanie inwestycyjne przy współudziale środków z budŜetu Unii Europejskiej – 1.032.200,00 zł. Pismem z dnia 6 grudnia 2004 roku, skierowanym do Departamentu Kultury, Edukacji i Sportu Urzędu Marszałkowskiego przekazano projekt planu usługowo-finansowego na 2005 rok, w którym określono przychody i koszty (według przydzielonej dotacji) na kwotę 6.400.000,00 zł. Jako źródła przychodów wskazano przychody własne w kwocie 1.100.000,00 zł, (w tym: wpływy z usług 1.010.000,00 zł) oraz dotacje z budŜetu w kwocie 5.300.000,00 zł. PowyŜszy projekt zawierał równieŜ faktyczne potrzeby Teatru w zakresie działalności bieŜącej. Projekt planu według rzeczywistych potrzeb wynosił po stronie kosztów i przychodów kwotę 7.400.000,00 zł. W załączeniu pisma przekazano takŜe arkusze zadań inwestycyjnych: − na zadanie inwestycyjne pn. „Teatr im. Stefana Jaracza w Łodzi bez granic – europejskie sceny regionu łódzkiego” - planowane nakłady na lata 2005 -2006 – 5.550.500,00 zł finansowane udziałem własnym Teatru w kwocie 2.303.500,00 zł (w tym w 2005 roku na kwotę 1.032.200,00 zł), środkami z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w kwocie 3.187.000,00 zł, środkami pochodzącymi od sponsorów w kwocie 60.000,00 zł. − Na zakup sprzętu komputerowego i wykonanie sieci – 100.000,00 zł. Zgodnie z uchwałą nr XXXVII/546/2005 Sejmiku Województwa Łódzkiego z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie uchwalenia budŜetu Województwa Łódzkiego na 2005 rok ostateczna wielkość przydzielonych środków finansowych dla Teatru im. Stefana Jaracza wynosiła 6.432.200,00 zł, z tego: dotacja na działalność bieŜącą 5.300.00,00 zł (Dział 921, rozdział 92106 § 2480), na wydatki majątkowe 1.132.200,00 zł (Dział 921, rozdział 92106 § 6220). Plan usługowo-finansowy (według przydzielonej dotacji i rzeczywistych potrzeb), a takŜe plan nakładów inwestycyjnych został przekazany do Urzędu Marszałkowskiego w dniu 4 lutego 2005 roku. W trakcie roku budŜetowego planowane przychody wzrosły o następujące kwoty: _____________________________________________________ 37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 − o kwotę 38.000,00 zł z tytułu przyznanej dotacji z budŜetu dla samorządowej instytucji kultury w zadaniu „Dotacja na działalność bieŜącą z przeznaczeniem na dofinansowanie instytucji jako współorganizatora Festiwalu Dialogu Czterech Kultur (Dział 921 – kultura i ochrona dziedzictwa narodowego rozdział 92106 – teatry dramatyczne i lalkowe § 2550). Zwiększenia planu Teatru dokonano na podstawie Uchwały nr 756/05 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 17 sierpnia 2005 roku. − o kwotę 100.000,00 zł z tytułu przyznanej dotacji (umowa nr 2278,2281/2005/DPST z dnia 21 listopada 2005 roku) przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego z przeznaczeniem na realizację zadań: 1/ zadanie 2.278 - Dni krajów obszaru niemieckiego w Teatrze im. Stefana Jaracza w Łodzi w ramach obchodów ogłoszonych w 2005 roku przez Prezydenta Miasta Łodzi i Marszałka Województwa Łódzkiego „Roku niemieckiego w Łodzi” - kwota 40.000,00 zł, 2/ zadanie 2281 „Uroczysta inauguracja funkcjonowania czterech regionalnych scen Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi – kwota dotacji 60.000,00 zł. Uchwałą nr XLIII/697/2005 z dnia 7 lipca 2005 roku Sejmik Województwa Łódzkiego postanowił przeznaczyć w 2005 roku na udział własny Teatru w realizacji zadania inwestycyjnego pn. „Utworzenie Europejskich Scen Teatru im. Stefana Jaracza w Województwie Łódzkim kwotę 100.000,00 zł, a w 2006 roku kwotę 1.203.500,00 zł, a w latach następnych kwotę 1.000.000,00 zł.. Uchwałą nr XLV/728/2005 z dnia 26 sierpnia 2005 roku Sejmik Województwa Łódzkiego postanowił przeznaczyć w 2005 roku na udział własny Teatru w realizacji zadania inwestycyjnego pn. „Utworzenie Europejskich Scen Teatru im. Stefana Jaracza w Województwie Łódzkim kwotę 58.225,00 zł, w 2006 roku kwotę 260.248,00 zł, a w 2007 roku kwotę 1.985.028,00 zł. Skorygowane plany finansowe działalności bieŜącej i planów nakładów inwestycyjnych przekazane zostały do Urzędu Marszałkowskiego w m-cach lipcu, sierpniu, wrześniu i grudniu 2005 roku. Plan przychodów Teatru na 31 grudnia 2005 roku (po zmianach w trakcie roku) wynosił 6.538.000,00 zł, z tego: dotacja podmiotowa z budŜetu Województwa Łódzkiego na działalność bieŜącą 5.338.000,00 zł, dotacja celowa z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego – 100.000,00 zł, wpływy z prowadzonej działalności kulturalnej 1.010.000,00 zł, pozostałe przychody 90.000,00 zł. Wpływy ogółem za 2005 rok wyniosły 6.437.950,38 zł, z tego: dotacja z budŜetu Województwa Łódzkiego -5.338.000,00 zł, dotacja z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego 100.000,00 zł, przychody netto ze sprzedaŜy usług – 862.852,73, pozostałe przychody 134.216,23 zł. Szczegółowe dane dotyczące planu przychodów i wykonania przychodów w 2005 roku zawiera załącznik nr 16 do protokółu kontroli. Według ewidencji księgowej przedstawiały się następująco: Konto 700 – sprzedaŜ usług syntetyczno-analitycznej przychody w 2005 roku 873.816,71 zł z tego: sprzedaŜ biletów za programy za reklamę 584.268,30 zł, 7.106,53 zł 117.201,50 zł _____________________________________________________ 38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 za wynajem pomieszczeń 144.508,56 zł za wynajem pokoi gościnnych 4.144,27 zł przychód z bufetu aktora 1.800,00 zł wpływy za organizację szkolenia 5.575,00 zł za wypoŜyczenie i sprzedaŜ środków inscenizacji 4.124,59 zł .za transport 5.087,96 zł Konto 740 – przychody ze sprzedaŜy materiałów 1.147,54 zł Konto 750 Odsetki od rachunku bankowego i lokat 2.881,42 zł Konto 760 – Pozostałe przychody operacyjne 5.572.216,23 zł z tego: 760/1 dotacje z UM 5.338.000,00 zł 760/1 dotacja z Ministerstwa Kultury 760/2 darowizny 100.000,00 zł 32.057,30 zł 760/3 przychody z dokonanych odpisów amort. 760/4 zaokrąglenia 7.904,12 zł 15,82 zł 760/6 inne przychody operacyjne 94.238,99 zł z tego: refundacja wynagrodzenia z RUP 42.146,99 zł przychody od partnerów z tytułu opracowania studium wykonalności i wniosku unijnego wynagrodzenia płatnika podatku doch.od os.fiz. inne (silnik, rozliczenie wpłaty Russel) 50.000,00 zł 892,00 zł 1.200,00 zł Plan finansowy na 2006 rok Pismem nr KE.IV.3012/K/58/2005 z dnia 18 listopada 2005 roku Departament Kultury, Edukacji i Sportu Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi Dyrektor Teatru im. Stefana Jaracza został poinformowany o wielkości środków przyjętych do projektu budŜetu na 2006 rok dla Teatru. Wysokość tych środków została określona na kwotę 7.470.248,00 zł, w tym: dotacja na działalność bieŜącą 5.400.000,00 zł, wydatki majątkowe na kwotę 2.070.248,00 zł, z przeznaczeniem na: termomodernizację budynków Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi – 910.000,00 zł, na udział własny instytucji kultury realizujących zadanie inwestycyjne przy współudziale środków z budŜetu Unii Europejskiej – 260.248,00 zł, modernizację Teatru im. Stefana Jaracza – 900.000,00 zł.. Pismem z dnia 6 grudnia 2005 roku, skierowanym do Departamentu Kultury, Edukacji i Sportu Urzędu Marszałkowskiego przekazano projekt planu usługowo-finansowego na 2006 rok, w którym określono przychody i koszty (według przydzielonej dotacji) na kwotę 6.516.500,00 zł. Jako źródła przychodów wskazano przychody własne w kwocie 1.116.500,00 zł, (w tym: wpływy z usług 1.025.500,00 zł) oraz dotacje z budŜetu w kwocie 5.400.000,00 zł. PowyŜszy projekt zawierał równieŜ faktyczne potrzeby Teatru w zakresie działalności bieŜącej. Projekt planu według rzeczywistych potrzeb wynosił po stronie kosztów i przychodów kwotę 7.511.000,00 zł. _____________________________________________________ 39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 W załączeniu pisma przekazano takŜe arkusze zadań inwestycyjnych : − na zadanie inwestycyjne pn. „Utworzenie Europejskich Scen Teatru im. Stefana Jaracza w województwie Łódzkim” - planowane nakłady na lata 2005 -2007 – 6.989.317,00 zł finansowane udziałem własnym Teatru w kwocie 2.303.501,00 zł (w tym w 2006 roku na kwotę 260.248,00 zł), środkami z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w kwocie 4.685.816,00 zł, − na zadanie inwestycyjne pn. „Termomodernizacja budynków im. Stefana Jaracza w Łodzi” - planowane nakłady w 2006 roku - 910.000,00 zł, finansowane z budŜetu Województwa Łódzkiego, − na zadanie inwestycyjne „Modernizacja Teatru im. Stefana Jaracza” w 2006 roku – planowane nakłady w kwocie 900.000,00 zł, finansowane z budŜetu Województwa Łódzkiego. Zgodnie z uchwałą 106/06 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 15 lutego 2006 roku w sprawie przyjęcia układu wykonawczego budŜetu Województwa Łódzkiego na 2006 rok ostateczna wielkość przydzielonych środków finansowych dla Teatru im. Stefana Jaracza wynosiła 7.470.248,00 zł, z tego: dotacja na działalność bieŜącą 5.400.00,00 zł (Dział 921, rozdział 92106 § 2480). na wydatki majątkowe 2.070.248,00 zł (Dział 921, rozdział 92106 § 6220). Plan usługowo-finansowy (według przydzielonej dotacji i rzeczywistych potrzeb), a takŜe plan nakładów inwestycyjnych został przekazany do Urzędu Marszałkowskiego w dniu 6 lutego 2006 roku. W trakcie roku budŜetowego planowane przychody wzrosły o następujące kwoty: − o kwotę 500.000,00 zł z tytułu przyznanej dodatkowo dotacji podmiotowej z budŜetu województwa na pokrycie kosztów związanych z bieŜącą działalnością Teatru (Dz.921 rozdział 92106 § 2480). Zwiększenia planu dokonano na podstawie Uchwały nr LVI/933/2006 Sejmiku Województwa Łódzkiego z dnia 5 czerwca 2006 roku. − o kwotę 75.000,00 zł z tytułu przyznanej dodatkowo dotacji podmiotowej z budŜetu województwa na pokrycie kosztów związanych z bieŜącą działalnością Teatru (Dz.921 rozdział 92106 § 2480). Zwiększenia planu dokonano na podstawie Uchwały nr 738/06 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 29 sierpnia 2006 roku. − o kwotę 72.127,00 zł z tytułu przyznanej dotacji (umowa nr 4497/DZPK/FPK/2006 z dnia 10 listopada 2006 roku) przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego z przeznaczeniem na promocję kultury polskiej za granicą - „V Festiwal Nowej Dramaturgii – Moskwa 15-23 września 2006 roku” − o kwotę 100.000,00 zł z tytułu przyznanej dodatkowo dotacji podmiotowej z budŜetu województwa na pokrycie kosztów związanych z bieŜącą działalnością Teatru (Dz.921 rozdział 92106 § 2480). Zwiększenia planu dokonano na podstawie Uchwały nr LIX/1066/2006 Sejmiku Województwa Łódzkiego z dnia 25 październiku 2006 roku. Uchwałą nr LIII/903/2006 z dnia 28 marca 2006 roku Sejmik Województwa Łódzkiego postanowił przeznaczyć w 2006 roku na udział własny Teatru w realizacji zadania inwestycyjnego pn. „Utworzenie Europejskich Scen Teatru im. Stefana Jaracza w Województwie Łódzkim kwotę 243.098,00 zł, w 2007 roku kwotę 2.859.763,00 zł, a w 2008 roku kwotę 2.783.292,00 zł. Uchwałą nr LVI/957/2006 z dnia 5 czerwca 2006 roku Sejmik Województwa Łódzkiego postanowił: 1/ zmniejszyć dotację na zadanie inwestycyjne „Modernizacja Teatru” o kwotę 486.000,00 zł (plan po zmianie 414.000,00 zł), 2/ zwiększyć wydatki na zadanie _____________________________________________________ 40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 inwestycyjne „Termomodernizacja budynków Teatru” o kwotę 290.000,00 zł (Plan po zmianach 1.200.000,00 zł), 3/ przeznaczyć kwotę 196.000,00 zł na zakupy inwestycyjne Teatru (reflektory, nagłośnienia, elektrowciągi, komputer itp). Uchwałą nr LIX/1066/2006 z dnia 25 października 2006 roku Sejmik Województwa Łódzkiego postanowił zmniejszyć dotację na zakupy inwestycyjne Teatru o kwotę 100.000,00 zł (plan po zmianach 96.000,00 zł). Skorygowane plany finansowe działalności bieŜącej i planów nakładów inwestycyjnych przekazane zostały do Urzędu Marszałkowskiego w m-cach czerwcu, wrześniu i grudniu 2006 roku. Plan przychodów Teatru na 31 grudnia 2006 roku (po zmianach w trakcie roku) wynosił 7.263.627,00 zł, z tego: dotacja podmiotowa z budŜetu Województwa Łódzkiego na działalność bieŜącą 6.075.000,00 zł, dotacja celowa z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego – 72.127,00 zł, wpływy z prowadzonej działalności kulturalnej 1.025.500,00 zł, pozostałe przychody 91.000,00 zł. Wpływy ogółem za 2006 rok wyniosły 7.473.042,79 zł, z tego: dotacja z budŜetu Województwa Łódzkiego 6.075.000,00 zł, dotacja z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego 72.167,00 zł, przychody netto ze sprzedaŜy usług – 1.130.671,53 zł, pozostałe przychody 192.188,32 zł. Szczegółowe dane dotyczące planu przychodów i wykonania przychodów w 2006 roku zawiera załącznik nr 16 do protokółu kontroli. Według ewidencji księgowej przychody w 2006 roku przedstawiały się następująco: Konto 700 – sprzedaŜ usług 1.093.096,31 zł z tego: sprzedaŜ biletów 730.451,87 zł, za programy 7.257,96 zł za reklamę 120.268,48 zł za wynajem pomieszczeń 218.189,81 zł za wynajem pokoi gościnnych 2.850,40 zł przychód z bufetu aktora 2.000,00 zł wpływy za organizację konferencji 5.257,80 zł za wypoŜyczenie i sprzedaŜ środków inscenizacji .za sprzedane programy 200,00 zł 467,28 zł pozostałe 6.152,71 zł Konto 740 – przychody ze sprzedaŜy materiałów 6.617,30 zł Konto 750 Odsetki od rachunku bankowego i lokat 3.055,94 zł Konto 760 – Pozostałe przychody operacyjne 6.339.315,32 zł z tego: 760/1 dotacje z UM 6.075.000,00 zł 760/1 dotacje z Ministerstwa Kultury 760/2 darowizny 72.127,00 zł 9.595,50 zł _____________________________________________________ 41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 760/3 przychody z dokonanych odpisów amort. 760/4 zaokrąglenia 4.934,40 zł 6,59 zł 760/6 inne pozostałe przychody operacyjne z tego: refundacja wynagrodzenia z RUP 177.528,88 zł 19.782,65 zł wartość refaktury za wykonanie studium wykonalności do projektu unijnego unijnego 42.485,87 zł kary umowne za opóźnienie wykonania przedmiotu umowy. 110.413,87 zł odszkodowanie PZU 2.000,00 zł za specyfikację istotnych warunków zamówienia inne 122,95 zł 2.846,55 zł. OTRZYMANE DOTACJE Z MINISTERSTWA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO I ICH ROZLICZENIE W kontrolowanym okresie 2005 – 2006 Teatr im. Stefana Jaracza w Łodzi otrzymał z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie niŜej wymienione dotacje: dotacja w kwocie 40.000,00 zł otrzymana w 2005 roku na realizacje zadania -Dni obszaru języka niemieckiego w Teatrze im. Stefana Jaracza w Łodzi w ramach obchodów ogłoszonych w 2005 roku przez Prezydenta Miasta Łodzi i Marszałka Województwa Łódzkiego „Roku niemieckiego w Łodzi, dotacja w kwocie 60.000,00 zł otrzymana w 2005 roku na zadanie – Uroczysta inauguracja funkcjonowania czterech regionalnych scen Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi”, dotacja w kwocie 150.000,00 zł, otrzymana w 2006 roku na modernizację Małej Sceny Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi. dotacja w kwocie 72.127,00 zł, przyznana w 2006 roku na zadanie - „V Festiwal Nowej Dramaturgii Moskwa w okresie od 15-23 września 2006 roku. Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą rozliczenia wszystkich dotacji otrzymanych na podstawie poniŜszych umów: Na podstawie umowy nr 2278,2281/2005/DPST z dnia 21 listopada 2005 roku zawartej pomiędzy Teatrem im Stefana Jaracza w Łodzi, reprezentowanym przez Dyrektora Naczelnego Wojciecha Nowickiego, a Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego, reprezentowanym przez Dyrektora Departamentu Ekonomicznego Wojciecha Kwiatkowskiego przyznano Teatrowi dotację w kwocie 100.000,00 zł z przeznaczeniem na realizację zadań: 1/ zadanie 2278 - Dni krajów obszaru niemieckiego w Teatrze im. Stefana Jaracza w Łodzi w ramach obchodów ogłoszonych w 2005 roku przez Prezydenta Miasta Łodzi i Marszałka Województwa Łódzkiego „Roku _____________________________________________________ 42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 niemieckiego w Łodzi” - kwota 40.000,00 zł, 2/ zadanie 2281 - „Uroczysta inauguracja funkcjonowania czterech regionalnych scen Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi – kwota dotacji 60.000,00 zł. Całkowity koszt zadania 2278 - 80.000,00 zł, w tym: udział własny Teatru – 2.000,00 zł, całkowity koszt zadania 2281 – 156.000,00 zł, w tym: udział własny Teatru – 15.000,00 zł. Termin wykonania zadań w okresie od dnia 1 lipca 2005 roku do 31 grudnia 2005 roku. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do umowy dotacja przyznana na zadanie 2278 winna być przeznaczona: 1/ na wynagrodzenia osobowe z pochodnymi dla członków zespołu artystycznego do spektakli „Intryga i miłość” oraz „Opowieści lasku wiedeńskiego” 9.000,00 zł , 2/ na honoraria i wynagrodzenia (na podstawie umów o dzieło i umów zleceń) dla 8 realizatorów spektaklu „Przed wejściem w stan spoczynku” tj reŜysera, scenografa, reŜysera światła, asystenta reŜysera, asystenta scenografa oraz za projekt plakatu, tekst programu i muzykę – 31.000,00 zł. Dotacja przyznana na zadanie 2281 winna być przeznaczona na honoraria i wynagrodzenia (na podstawie umów o dzieło i umów zleceń) za reŜyserkę, projekty dekoracji, projekty kostiumów i muzykę. Zleceniobiorca zobowiązany został m.in. do: 1/ prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego otrzymanych na realizację zadań, opatrywania klauzulą ”płatne ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego” dokumentów stanowiących podstawę rozliczenia finansowego oraz przechowywania ich przez okres 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego w którym były realizowane zadania, 2/ wykorzystania środków zgodnie z celami na jaki je uzyskał, 3/ przekazania zleceniobiorcy raportu z realizacji kaŜdego zadania oddzielnie do dnia 28 lutego 2006 roku, 4/ przedstawienia zleceniobiorcy dla kaŜdego zadania oddzielnie „wykazu osiągniętych wskaźników rezultatów zadania” w porównaniu do „Wykazu wskaźników rezultatów zadania” stanowiącego obowiązkowy załącznik do wniosku o dofinansowanie, 5/ zwrotu nie wykorzystanych środków finansowych do dnia 21 stycznia 2006 roku, 6/ zwrotu równowartości podatku VAT od otrzymanych środków finansowych w terminie 14 dni w przypadku uzyskania przez zleceniobiorcę zwrotu podatku VAT z Urzędu Skarbowego. Raporty końcowe z realizacji zadań (oddzielnie na kaŜde zadanie) - według określonego wzoru przekazane zostały do Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie w dniu 26 stycznia 2006 roku. Przyznana dotacja na zadanie 2278 w kwocie 40.000,00 zł wykorzystana została zgodnie z przeznaczeniem na: 1/ wynagrodzenia członków zespołu artystycznego spektaklu „Intryga i miłość” (kwota 4.471,01 zł, wypłacona na podstawie list płac nr 403 i 395 wraz z pochodnymi z dnia 5 grudnia 2005 roku) i spektaklu „Opowieści lasku wiedeńskiego” (kwota 4.528,99 zł, wypłacona na podstawie list płac 451, 467, 468 i 470 wraz z pochodnymi w dniu 29 grudnia 2006 roku), 2/ na honoraria i wynagrodzenia (na podstawie umów o dzieło i umów zleceń) dla 8 realizatorów spektaklu „Przed wejściem w stan spoczynku” tj reŜysera, scenografa, reŜysera światła, asystenta reŜysera, asystenta scenografa oraz za projekt plakatu, tekst programu i muzykę (kwota 31.000,00 zł, wypłacona na podstawie list płac nr 437 z dnia 12 grudnia 2005 roku i nr 466, 447, 446 z dnia 20 grudnia 2005 roku). Wydatkowano łącznie na zadanie 42.106,57 zł, w tym: z dotacji 40.000,00 zł Przyznana dotacja na zadanie 2281 w kwocie 60.000,00 zł wykorzystana została zgodnie z przeznaczeniem na honoraria i wynagrodzenia (na podstawie umów o dzieło i umów zleceń) za reŜyserkę, projekty dekoracji, projekty kostiumów i muzykę. Wypłacono na podstawie list płac: nr 245 z dnia 11 lipca 2005 roku kwotę 5.000,00 zł, nr 288 z dnia 7 września n2005 roku kwotę 4.500,00 zł, nr 297 z dnia 23 września 2005 roku kwotę _____________________________________________________ 43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 50.500,00 zł. Wydatkowano łącznie na zadanie 66.400,00 zł, w tym: z dotacji 60.000,00 zł. Na podstawie umowy nr 4497/DZPK/FPK/2006 z dnia 10 listopada 2006 roku zawartej pomiędzy Teatrem im Stefana Jaracza w Łodzi, reprezentowanym przez Dyrektora Naczelnego Wojciecha Nowickiego, a Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego, reprezentowanym przez zastępcę Dyrektora Departamentu Ekonomicznego Teresę Marię Borowiec przyznano Teatrowi środki finansowe, pochodzące z Funduszu Promocji Kultury w kwocie 72.127,00 zł z przeznaczeniem na realizację zadania: ”V Festiwal Nowej Dramaturgii – Moskwa 15-23 wrzesień 2006 roku” Całkowity koszt zadania – 82.581,82,00 zł, w tym: udział własny Teatru – 10.454,82 zł. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do umowy dotacja przyznana na zadanie została przeznaczona: 1/ na koszty przelotu (Warszawa-Moskwa-Warszawa) – 16.474,89 zł, 2/ na koszty podróŜy słuŜbowej (diety, koszt dojazdu) – 4.743,00 zł, 3/ na zakup materiałów scenograficznych – 6.488,11 zł, 4/ na honoraria i wynagrodzenia (artyści, obsługa) – 23.300,00 zł, 5/ na koszty przewozu (transport cięŜarowy) – 19.000,00 zł, 6/ na koszty przewozu (transport osobowy) – 1.300,00 zł, 7/ na koszty przewozu (koszty ubezpieczenia) – 821,00 zł. Przekazanie środków finansowych – zgodnie z umową nastąpi w formie refundacji poniesionych wydatków. Podstawą do zawarcia umowy był złoŜony przez zleceniobiorcę raport z realizacji zadania oraz „wykaz osiągniętych wskaźników rezultatów zadania”. Zleceniobiorca zobowiązany został do zwrotu równowartości podatku VAT od otrzymanych środków finansowych w terminie 14 dni w przypadku uzyskania zwrotu podatku VAT z Urzędu Skarbowego. Raport końcowy z realizacji zadania został przekazany do Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w dniu 12 października 2006 roku. Przyznana dotacja została wykorzystana na: koszty przelotu (bilety lotnicze) na kwotę 16.474,89 zł, koszty podróŜy słuŜbowej (diety) na kwotę 4.743,00 zł, koszty zakupu materiałów (art. malarskie, materiały śrubowe, elementy dekoracji) na kwotę 6.488,11 zł, honoraria i wynagrodzenia: aktorów, scenografów, realizatorów światła) na kwotę 23.300,00 zł, koszty promocji (druk materiałów promocyjnych, papier do wydruku, banery reklamowe, wykonanie konstrukcji stalowej do reklam) na kwotę 6.441,01 zł, pozostałe koszty (tłumaczenie korespondencji, przewodniki, sesja fotograficzna itp) na kwotę 2.273,33 zł, koszty przewozu (transport dekoracji, transport osobowy Łódź – Warszawa, ubezpieczenia UNIQA, karnet ATA) na kwotę 21.121,00 zł. Ogółem wydatkowano na zadanie kwotę 82.581,82 zł, w tym: z dotacji na kwotę 72.127,00 zł. Na podstawie umowy nr 873/FPK/2006/DSA z dnia 10 lipca 2006 roku zawartej pomiędzy Teatrem im Stefana Jaracza w Łodzi, reprezentowanym przez Dyrektora Naczelnego Wojciecha Nowickiego, a Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego, reprezentowanym przez zastępcę Dyrektora Departamentu Ekonomicznego Teresę Marię Borowiec przyznano Teatrowi dotację w kwocie 150.000,00 zł z przeznaczeniem na „Modernizację Małej Sceny Teatru im. S. Jaracza w Łodzi”. Całkowity koszt zadania 215.061,00 zł, w tym: udział własny Teatru (środki z Urzędu Marszałkowskiego) – 65.061,00 zł Zgodnie z załącznikiem nr 1 do umowy dotacja przyznana na zadanie winna być przeznaczona: 1/ dostawę foteli z montaŜem na kwotę 94.371,00 zł, 2/ budowę konstrukcji stalowej na kwotę 22.166,00 zł, 3/ roboty ogólnobudowlane na kwotę 33.463,00 zł. Termin realizacji zadania określony został do dnia 30 września 2006 roku. _____________________________________________________ 44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Zleceniobiorca zobowiązany został do wykorzystania dotacji do dnia 30 września 2006 roku, przedstawienia raportu z realizacji zadania oraz rozliczenia finansowego w terminie do 90 dni od daty zakończenia zadania według wzoru załączonego do umowy, przedłoŜenia „wykazu osiągniętych wskaźników rezultatów zadania” w porównaniu do „Wykazu wskaźników rezultatów zadania” stanowiącego obowiązkowy załącznik do wniosku o dofinansowanie oraz zwrotu nie wykorzystanych środków finansowych do dnia 15 października 2006 roku. Aneksem nr 1 do umowy podpisanym w dniu 15 września 2006 roku dokonano zmian w załączniku nr 1 do umowy „Zakres rzeczowy i finansowy zadania ”. Po zmianie wniesionej aneksem z dotacji z MKiDN miały być pokryte wydatki na: dostawę foteli z montaŜem na kwotę 104.192,00 zł, budowę konstrukcji stalowej na kwotę 22.166,00 zł, roboty ogólnobudowlane na kwotę 23.642,00 zł. Raport końcowy z realizacji zadania - według określonego wzoru przekazany został do Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie w dniu 6 listopada 2006 roku. Przyznana dotacja wykorzystana została zgodnie z przeznaczeniem na: dostawę foteli z montaŜem na kwotę 104.192,00 zł (całkowity koszt według faktury nr W/151/2006 z dnia 18 września 2006 roku na kwotę 150.719,00 zł), budowę konstrukcji stalowej na kwotę 22.166,00 zł (całkowity koszt wg faktury nr 23/2006 z dnia 13 września 2006 roku na kwotę 30.000,00 zł), roboty ogólnobudowlane na kwotę 23.642,00 zł (całkowity koszt wg faktury nr 23/2006 z dnia 13 września 2006 roku na kwotę 32.000,00 zł). Wydatkowano łącznie na zadanie 247.152,21 zł, w tym: z dotacji 150.000,00 zł Nie stwierdzono nieprawidłowości w przedmiocie udokumentowania i rozliczenia dotacji. WPŁYWY TEATRU W ZWIĄZKU Z WYKONYWANĄ DZIAŁALNOŚCIĄ KULTURALNĄ Przychody ze sprzedaŜy biletów SprzedaŜ biletów dokonywana jest w kasie biletowej Teatru. Na stanowisku kasjera w ww. kasie zatrudnione są dwie osoby: (….).62 Poza sprzedaŜą biletów w kasie kontrolowana jednostka dokonuje przedsprzedaŜy biletów za pośrednictwem kolporterów zatrudnionych na podstawie umów o pracę albo umów o dzieło. W latach 2005-2006 zatrudnionych było 4 kolporterów na podstawie umowy o pracę. Wszyscy zatrudnieni zostali na 0,5 etatu. Zgodnie z treścią umów kolporterzy za czynności związane ze sprzedaŜą biletów w danym miesiącu otrzymują prowizję w wysokości 20% od sumy uzyskanej ze sprzedaŜy biletów począwszy od 401 biletu. Na podstawie umowy zlecenia w 2005 roku zatrudniano 11 osób, w 2006 roku 10 osób. Umowy były zawierane na okres 1 roku, a następnie przedłuŜane aneksami na rok następny. Zgodnie z zapisami zawartymi w umowach zlecenia-kolportaŜu 62 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 wynagrodzenie w formie prowizji zleceniobiorcy wynosi 15% liczone od sumy netto za bilety zarezerwowane na określony spektakl. Wynagrodzenie płacone jest kolporterom w terminie 10 dnia następnego miesiąca po całkowitym rozliczeniu się z zarezerwowanych biletów, najpóźniej na 3 dni przed datą spektaklu oraz po wpłynięciu gotówki za zarezerwowane bilety do kasy biletowej Teatru najpóźniej w dniu danego spektaklu. Ceny biletów ustalane były zarządzeniami Dyrektora Naczelnego Teatru. W okresie objętym kontrolą ceny biletów określały niŜej wymienione zarządzenia: zarządzenie nr 8/2000 z dnia 30 września 2000 roku - ustalające między innymi cenę biletu dla pracowników Teatru w wysokości 5 zł (cena tego rodzaju biletów została zmieniona w czerwcu 2005 roku), zarządzenie nr 4/2004 z dnia 14 czerwca 2004 roku - ustalające ceny biletów na spektakle od dnia 1 września 2004 roku w sposób następujący: DuŜa scena: I miejsca (parter rzędy I-XVI i loŜe) - bilety normalne (N) 28 zł, bilety ulgowe (U) 16 zł, II miejsca (parter rzędy XVII-XX i balkon) - bilety normalne 22 zł, bilety ulgowe 14 zł. Mała scena i Kameralna - bilety normalne (N) 28 zł, bilety ulgowe (U) 16 zł. Odrębnie ustalono ceny biletów na spektakle: „Seks, prochy i Rock & Roll”, „Czołem wbijając gwoździe w podłogę”, „Obudź się poczuj smak kawy” - bilety normalne (N) 32 zł, bilety ulgowe (U) - 22 zł. Bilety dla posiadaczy kart stałego widza i top-karty Selgros - 50% ceny normalnego biletu. zarządzenie nr 3/2005 z dnia 28 czerwca 2005 roku - ustalające ceny biletów dla pracowników Teatru im. S Jaracza w wysokości 10 zł począwszy od dnia 1 września 2005 roku. zarządzenie nr 4/2006 z dnia 2 marca 2006 roku - ustalające ceny biletów od dnia 01 kwietnia 2006 roku na następujące spektakle „ Seks, prochy i rock & roll” i „NiŜyński” w wysokości N - 40 zł, U - 22 zł. W zarządzeniu nr 11/2006 z dnia 29 października 2006 roku Dyrektora Teatru zawarto zestawienie zbiorcze cen biletów obowiązujących od dnia 1 września 2006 roku. W zestawieniu tym zebrano obowiązujące ceny biletów wynikające z ww. zarządzeń Dyrektora. Dodatkowo ustalono ceny biletów na spektakle „Czołem wbijając gwoździe w podłogę” i „Obudź się i poczuj smak kawy” w wysokości N - 40 zł, U - 22 zł. W 2005 roku przychody ze sprzedaŜy biletów wyniosły 584.268,30 zł, w 2006 roku 730.451,87 zł. Zgodnie z uregulowaniami zawartymi z instrukcji obiegu dokumentów obowiązującej w kontrolowanej jednostce sprzedaŜy biletów dokonuje kasa biletowa. Kasjer kasy biletowej sporządza: - dzienne raporty sprzedaŜy biletów w oparciu o ksiąŜki biletowe - dzienne raporty kasowe z zakresie utargu - dzienne raporty przedsprzedaŜy biletów Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą sprzedaŜy biletów na spektakle wystawiane na wszystkich 3 scenach Teatru w miesiącu czerwcu 2005 roku oraz we wrześniu 2006 roku. _____________________________________________________ 46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Kontroli poddano raporty sprzedaŜy gotówkowej, raporty sprzedaŜy biletów oraz raporty gotówkowe kasy biletowej. Zestawienie raportów objętych kontrolą zawiera załącznik nr 17 do protokołu kontroli. Łącznie kwota przychodów uzyskanych w 2005 roku w miesiącu objętym kontrolą (zgodnie z ewidencją analityczną prowadzoną przez kontrolowaną jednostkę) wyniosła 18.681,00 zł i stanowiła 3,20% całości uzyskanych przez jednostkę przychodów z tego tytułu. W 2006 roku kwota ta odpowiednio wyniosła 15.596,00 zł i stanowiła 2,14% całości uzyskanych przez jednostkę przychodów z tego tytułu. Ustalenia kontroli: Ceny biletów w ksiąŜkach biletowych oraz ceny sprzedanych biletów ujęte w poddanych kontroli raportach sprzedaŜy biletów są zgodne z cenami biletów ustalonymi przez kierownika jednostki Na kaŜdym z raportów objętym kontrolą widnieje parafka pracownika księgowości (….)63 świadcząca o dokonaniu kontroli - zgodnie z postanowieniami instrukcji obiegu dokumentów obowiązującej w Teatrze. Kwoty ujęte w dziennych raportach sprzedaŜy są zgodne z kwotami ujętymi w raportach sprzedaŜy biletów oraz raportach gotówkowych kasy biletowej za dany dzień. Na raportach ze sprzedaŜy biletów objętych kontrolą odnotowano nr ksiąŜki biletowej, której dotyczy raport. Ilość wykorzystanych biletów z ksiąŜek biletowych odpowiada liczbom biletów ujętych w raportach sprzedaŜy biletów jako sprzedane lub wydane na zlecenie kolporterom. Wyjątek w tym względzie stanowi: - raport sprzedaŜy biletów nr 84 z dnia 15 września 2006 roku dotyczący spektaklu „Lew na ulicy”. Raport został sporządzony na podstawie ksiąŜki biletowej nr 8. Zgodnie z treścią ww. raportu ilość sprzedanych biletów przedstawia się następująco: bilety normalne - „0” sztuk, bilety ulgowe - 6 sztuk po 16 zł, bilety specjalne (S) dla posiadaczy kart - 9 sztuk po 14 zł, bilety pracownicze - 35 sztuk po 10 zł. Łącznie wg raportu dokonano sprzedaŜy 50 biletów, łączna suma sprzedaŜy - 572 zł. Kontrolujący na podstawie ksiąŜki biletowej nr 8 stwierdzili, Ŝe wykorzystano łącznie 52 bilety, czyli o 2 więcej niŜ wynika to ze sporządzonego raportu. Zgodnie ze stanem ksiąŜki biletowej (pozostałe grzbiety sprzedanych biletów) wykorzystano następujące bilety: normalne - 1 sztuka za 28 zł, bilety ulgowe - 7 sztuk po 16 zł, bilety specjalne - 9 sztuk po 14 zł, bilety pracownicze - 35 sztuk po 10 zł. Łącznie przychód ze sprzedaŜy biletów na spektakl „Lew na ulicy” w dniu 15 września 2006 roku winien wynieść (zgodnie ze stanem wynikającym z ksiąŜki biletowej stanowiącej druk ścisłego zarachowania) 616,00 zł. RóŜnica in minus między stanem wynikającym z ksiąŜki biletowej a stanem wynikającym z raportu wynosi 44,00 zł. - raport sprzedaŜy biletów nr 89 z dnia 24 września 2006 roku dotyczący spektaklu „Prześwit”. Raport został sporządzony na podstawie ksiąŜki biletowej nr 19. Zgodnie z treścią ww. raportu ilość sprzedanych biletów przedstawia się następująco: bilety 63 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 normalne - „0” sztuk, bilety ulgowe - 8 sztuk po 16 zł, bilety specjalne (S) dla posiadaczy kart - 6 sztuk po 14 zł, bilety pracownicze - 21 sztuk po 10 zł. Łącznie wg raportu dokonano sprzedaŜy 35 biletów, łączna suma sprzedaŜy - 422 zł. Kontrolujący na podstawie ksiąŜki biletowej nr 19 stwierdzili, Ŝe wykorzystano łącznie 37 biletów, czyli o 2 więcej niŜ wynika to ze sporządzonego raportu. Zgodnie ze stanem ksiąŜki biletowej (pozostałe grzbiety sprzedanych biletów) wykorzystano następujące bilety: normalne - „0” sztuk, bilety ulgowe - 8 sztuk po 16 zł, bilety specjalne - 6 sztuk po 14 zł, bilety pracownicze - 23 sztuki po 10 zł. Łącznie przychód ze sprzedaŜy biletów na spektakl „Prześwit” w dniu 24.09.2006 roku winien wynieść (zgodnie ze stanem wynikającym z ksiąŜki biletowej stanowiącej druk ścisłego zarachowania) 442,00 zł. RóŜnica in minus między stanem wynikającym z ksiąŜki biletowej a stanem wynikającym z raportu wynosi 20,00 zł. WPŁYWY Z WYNAJMU SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH W 2005 roku przychody kontrolowanej jednostki z wynajmu pomieszczeń wyniosły 144.508,56 zł, w 2006 roku 218.189,81 zł. W 2005 roku kontroli poddano przychody uzyskane w wymienionych umów o wynajem pomieszczeń. na podstawie 4 niŜej Umowa zawarta w dniu 30 września 2005 roku pomiędzy Teatrem, a firmą „Allegro Event & Conference Agency” z siedzibą w Warszawie, ul. Próchnika 8a - przedmiotem umowy był wynajem pomieszczeń Teatru na realizację spektaklu „Samotne serca” w dniu 10 października 2005 roku. W tym celu Teatr zobowiązał się do udostępnienia widowni i DuŜej Sceny, hollu i foyer w dniu 10 października 2005 roku w godzinach od 8 do 23-ej wraz z obsługą szatniarsko-bileterską oraz do zapewnienia niezbędnej obsługi realizatorskiej i technicznej (akustyk, 2 x elektryk, 2 x montaŜysta, ochrona przeciwpoŜarowa, 2 x sprzątaczka). Firma wynajmująca pomieszczenia zobowiązała się do pokrycia kosztów wynajmu pomieszczeń w wysokości 10.000,00 zł powiększonej o podatek VAT. Razem naleŜność brutto za wynajem wyniosła 12.200,00 zł. Zgodnie z treścią umowy ww. kwota miała zostać wpłacona na konto Teatru do dnia 7 października 2005 roku. Kontrolowana jednostka wystawiła za wynajem pomieszczeń fakturę VAT nr 215/2005 z dnia 10 października 2005 roku na kwotę 12.200 zł (brutto). Wpłata na konto Teatru wpłynęła w dniu 26 października 2005 roku (WB nr 212). Umowa zawarta w dniu 1 kwietnia 2005 roku pomiędzy Teatrem a Państwową WyŜszą Szkołą Filmową, Telewizyjną i Teatralną im L. Schillera w Łodzi - przedmiotem umowy było wynajęcie pomieszczeń Teatru na imprezę pn. XIII Festiwal Szkół Teatralnych w dniach 12-16 kwietnia 2005 roku. W tym celu Teatr zobowiązał się do udostępnienia widowni DuŜej Sceny, hollu, foyer, garderób w dniach 12, 13, 16 kwietnia 2005 roku w godzinach od 8 do 23-ej wraz z obsługą szatniarsko-bileterską oraz do zapewnienia niezbędnej obsługi realizatorskiej i technicznej stosownie do prezentowanych spektakli. Uczelnia zobowiązała się do pokrycia kosztów wynajmu i realizacji imprezy w wysokości 20.000,00 zł netto, 24.400,00 zł brutto. W umowie nie wskazano terminu płatności naleŜności za wynajem wskazując jedynie, Ŝe zapłata nastąpi na podstawie faktury VAT wystawionej przez Teatr. Kontrolowana jednostka wystawiła za wynajem pomieszczeń fakturę VAT nr 106/2005 z dnia 16 kwietnia 2005 roku na kwotę 24.400,00 zł. Wpłata na konto Teatru wpłynęła w dniu 20 kwietnia 2005 roku (WB nr 91). _____________________________________________________ 48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Umowa zawarta w dniu 18 marca 2005 roku pomiędzy Teatrem a Łódzkim Towarzystwem Naukowym - przedmiotem umowy było wynajęcie pomieszczeń Teatru potrzebnych do wystawienia sztuki „Świdrygajło” przez studentów PWSFTiT. W umowie Teatr zobowiązał się do udostępnienia widowni i DuŜej Sceny, hollu i foyer w dniu 25 kwietnia 2005 roku w godzinach od 8 do 22-ej wraz z obsługą szatniarsko-bileterską. Wynajmujący zobowiązał się do zapłaty za wynajmowane pomieszczenia kwoty 10.000,00 zł netto (12.200,00 zł brutto). Termin płatności określono na dzień 15 maja 2005 roku. Kontrolowana jednostka wystawiła za wynajem pomieszczeń fakturę VAT nr 110/2005 z dnia 25 kwietnia 2005 roku na kwotę 12.200,00 zł. (brutto). Wpłata na konto Teatru wpłynęła w dniu 28 kwietnia 2005 roku (WB nr 95). Umowa zawarta w dniu 27 października 2004 roku pomiędzy Teatrem, a firmą „Mediton” M. Śliwińska-Kowalska, K. Pisarska, T. Kowalski - przedmiotem umowy było wynajęcie następujących pomieszczeń Teatru: widowni, DuŜej Sceny, Małej Sceny, Sali Kominkowej, hollu i foyer dniach 14, 15, 16 września 2005 roku wraz z obsługą szatniarsko-bileterską. Teatr zobowiązał się ponadto do zapewnienia niezbędnej obsługi realizatorskiej i technicznej przez dwóch realizatorów dźwięku, trzech realizatorów światła i dwóch montaŜystów. Firma zobowiązała się do pokrycia kosztów wynajmu w wysokości 25.000,00 zł netto, 30.500,00 brutto. Termin płatności określono w sposób następujący: − przedpłata w wysokości 10% kwoty brutto tj. 3.050,00 zł do dnia 30 lipca 2005 roku, − końcowa zapłata brutto tj. 27.450,00 zł płatna 14 dni przed rozpoczęciem imprezy tj. do dnia 31 sierpnia 2005 roku. Kontrolowana jednostka wystawiła za wynajem pomieszczeń faktury VAT: nr 198/2005 z dnia 30 lipca 2005 roku na kwotę 3.050,00 zł, nr 201/2005 z dnia 31 sierpnia 2005 roku na kwotę 27.450,00 zł. Zapłata za ww. faktury wpłynęła na konto Teatru odpowiednio w dniach: 27 lipca 2005 roku (WB nr 163) i 1 września 2005 roku (WB nr 186). We wszystkich ww. umowach zawarto postanowienia dotyczące odpowiedzialności materialnej firmy wynajmującej pomieszczenia za: szkody wyrządzone przez wprowadzone przez siebie osoby, powierzony do realizacji umowy sprzęt będący własnością Teatru. KaŜdą z umów objętych kontrolą podpisał w imieniu Teatru Dyrektor Naczelny Wojciech Nowicki oraz Zofia Ułamek - Główny Księgowy Teatru. Podmioty wynajmujące pomieszczenia Teatru dokonały wpłat w terminach przewidzianych w zawartych umowach z wyjątkiem wpłaty dokonanej przez firmę „Mediton” M. Śliwińska-Kowalska, K. Pisarska, T. Kowalski za fakturę nr 201/2005 z dnia 31 sierpnia 2005 roku na kwotę 27.450,00 zł - wpłata wpłynęła jeden dzień po terminie, zlecenie przelewu nastąpiło w dniu wystawienia faktury (31 sierpnia 2005 roku) w terminie przewidzianym w umowie jako termin zapłaty. Łącznie przychody uzyskane na podstawie umów poddanych kontroli w 2005 roku wyniosły 65.000 zł netto, 79.300 zł brutto. Łącznie kwota przychodów uzyskanych w 2005 roku na podstawie umów objętych kontrolą stanowiła 54,9% całości uzyskanych przez jednostkę przychodów z tego tytułu. W 2006 roku kontroli poddano przychody uzyskane na podstawie 6 niŜej wymienionych umów o wynajem pomieszczeń: Umowa zawarta w dniu 5 września 2006 roku pomiędzy Teatrem, a Polskim Towarzystwem Badań nad Powikłaniami Cukrzycy - przedmiotem umowy był wynajem pomieszczeń Teatru w celu zorganizowania konferencji medycznej. W tym celu Teatr zobowiązał się do udostępnienia widowni, scen: DuŜej, Małej i Kameralnej, hollu i foyer _____________________________________________________ 49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 w dniach 23, 24, 25 listopada 2006 roku w godzinach od 8-24-ej wraz z obsługą szatniarsko-bileterską oraz do zapewnienia niezbędnej obsługi realizatorskiej i technicznej (5 elektryków, 3 montaŜystów, 1 garderobiana). Firma wynajmująca pomieszczenia zobowiązała się do pokrycia kosztów wynajmu pomieszczeń w wysokości 30.000,00 zł, powiększonej o podatek VAT. Razem naleŜność brutto za wynajem wyniosła 36.600,00 zł. Zgodnie z treścią umowy ww. termin płatności ustalono następująco: − przedpłata w wysokości 10.000,00 zł do dnia 31 października 2006 roku, − zapłata pozostałej kwoty w wysokości 26.600,00 zł do dnia 17 listopada 2006 roku. Kontrolowana jednostka wystawiła za wynajem pomieszczeń faktury VAT: nr 305/2006 z dnia 31 października 2006 roku na kwotę 10.000,00 zł oraz nr 323/2006 z dnia 23 listopada 2006 roku na kwotę 26.600,00 zł. Zapłata za ww. faktury wpłynęła na konto Teatru odpowiednio w dniach: 31 października 2006 roku (WB nr 241) i 21 listopada 2006 roku (WB nr 259). Umowa zawarta w dniu 4 września 2006 roku pomiędzy Teatrem, a firmą CAM Media Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Tamka 16/U4 - przedmiotem umowy był wynajem pomieszczeń Teatru w celu zorganizowania imprezy promocyjnej. W tym celu Teatr zobowiązał się do udostępnienia widowni i DuŜej Sceny, hollu i foyer w dniu 11 października 2006 roku w godzinach od 8-24-ej wraz z obsługą szatniarsko-bileterską oraz do zapewnienia niezbędnej obsługi realizatorskiej i technicznej. Firma wynajmująca pomieszczenia zobowiązała się do pokrycia kosztów wynajmu pomieszczeń w wysokości 12.000,00 zł powiększonej o podatek VAT. Razem naleŜność brutto za wynajem wyniosła 14.640,00 zł. Zgodnie z treścią umowy ww. termin płatności ustalono następująco: − przedpłata w wysokości 3.000,00 zł do dnia 29 września 2006 roku, − zapłata pozostałej kwoty w wysokości 11.640,00 zł do dnia 6 października 2006 roku. Kontrolowana jednostka wystawiła za wynajem pomieszczeń fakturę VAT nr 271/2006 z dnia 11 października 2006 roku na kwotę 14.640,00 zł. Zapłata wpłynęła na konto Teatru odpowiednio w dniach: 06 października 2006 roku (WB nr 220) i 11 października 2006 roku (WB nr 224). Umowa zawarta w dniu 15 lutego 2006 roku pomiędzy Teatrem a firmą „Mediton” M. Śliwińska-Kowalska, K. Pisarska, T. Kowalski - przedmiotem umowy było wynajęcie następujących pomieszczeń Teatru: widowni, DuŜej Sceny, Małej Sceny, Sali Kominkowej, hollu i foyer dniach 22, 23 czerwca 2006 roku wraz z obsługą szatniarskobileterską. Teatr zobowiązał się ponadto do zapewnienia niezbędnej obsługi realizatorskiej i technicznej przez dwóch realizatorów dźwięku, trzech realizatorów światła i dwóch montaŜystów. Firma zobowiązała się do pokrycia kosztów wynajmu w wysokości 21.500,00 zł netto, 26.230,00 zł brutto. Termin płatności określono w sposób następujący: − przedpłata w wysokości 10% kwoty brutto tj. 2.623,00 zł do dnia 15 maja 2006 roku, − zapłata pozostałej kwoty w wysokości 23.607,00 zł na 14 dni przed rozpoczęciem imprezy tj. do dnia 5 czerwca 2006 roku. Kontrolowana jednostka wystawiła za wynajem pomieszczeń wystawiła fakturę VAT nr 168/2006 z dnia 17 maja 2006 roku na kwotę 2.623 zł brutto oraz fakturę VAT nr 195/2006 z dnia 6 czerwca 2006 roku na kwotę 23.607 zł brutto. Zapłata za ww. faktury wpłynęła na konto Teatru odpowiednio w dniach: 6 czerwca 2006 roku (WB nr 104) i 16 czerwca 2006 roku (WB nr 120). _____________________________________________________ 50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Umowa zawarta w dniu 27 marca 2006 roku pomiędzy Teatrem, a Łódzkim Towarzystwem Naukowym - przedmiotem umowy było wynajęcie pomieszczeń Teatru potrzebnych do wystawienia sztuki „Gąska” przez studentów PWSFTiT. W umowie Teatr zobowiązał się do udostępnienia widowni i DuŜej Sceny, hollu i foyer w dniu 26 kwietnia 2006 roku w godzinach od 8-24-ej wraz z obsługą szatniarsko-bileterską. Wynajmujący zobowiązał się do zapłaty za wynajmowane pomieszczenia kwoty 8.000,00 zł netto (9.760,00 zł brutto). Termin płatności określono na dzień 20 maja 2006 roku. Kontrolowana jednostka wystawiła za wynajem pomieszczeń wystawiła fakturę VAT nr 149/2006 z dnia 26 kwietnia 2006 roku na kwotę 9.760,00 zł brutto. Wpłata na konto Teatru wpłynęła w dniu 12 maja 2006 roku (WB nr 101). Umowa zawarta w dniu 13 stycznia 2006 roku pomiędzy Teatrem a firmą „SYMPOSION” z siedzibą w Poznaniu, Rynek JeŜycki 1 - przedmiotem umowy było wynajęcie pomieszczeń Teatru w celu zorganizowania konferencji medycznej. W umowie Teatr zobowiązał się do udostępnienia widowni i Sceny DuŜej, hollu, foyer oraz Sali Kominkowej w dniu 01 kwietnia 2006 roku w godzinach od 7-16-ej wraz z obsługą szatniarsko-bileterską oraz do zapewnienia niezbędnej obsługi realizatorskiej i technicznej (akustyk, dwóch elektryków, dwóch montaŜystów, dwie sprzątaczki oraz ochrona przeciwpoŜarowa). Firma zobowiązała się do pokrycia kosztów wynajmu pomieszczeń w wysokości 7.000,00 zł netto, 8.540,00 zł brutto. Termin płatności ustalono w sposób następujący: − przedpłata w kwocie 2.000,00 zł do dnia 28 lutego 2006 roku, − zapłata pozostałej kwoty w wysokości 6.540,00 zł do dnia 14 kwietnia 2006 roku. Kontrolowana jednostka wystawiła za wynajem pomieszczeń wystawiła fakturę VAT nr 107/2006 z dnia 23 marca 2006 roku na kwotę 8.540,00 zł brutto. Zapłaty za fakturę wpłynęła na konto Teatru w dniu 21 marca 2006 roku (WB nr 60). We wszystkich ww. umowach zawarto postanowienia dotyczące odpowiedzialności materialnej firmy wynajmującej pomieszczenia za: szkody wyrządzone przez wprowadzone przez siebie osoby, powierzony do realizacji umowy sprzęt będący własnością Teatru. KaŜdą z umów objętych kontrolą podpisał w imieniu Teatru Dyrektor Naczelny Wojciech Nowicki oraz Zofia Ułamek - Główny Księgowy Teatru. Wpłaty za wynajem wpłynęły w dwóch przypadkach z kilkudniowym opóźnieniem w stosunku do terminów przewidzianych w umowach (wpłaty naleŜności za faktury: 323/2006 z dnia 17 listopada 2006 roku, 271/2006 z dnia 11 października 2006 roku). Ponadto w jednym przypadku wynajmujący nie uiścił przedpłaty przewidzianej w umowie. Uwaga ta dotyczy umowy z dnia 13 stycznia 2006 roku pomiędzy Teatrem a firmą „SYMPOSION”. Przedpłata w kwocie 2.000,00 zł zgodnie z umową powinna zostać uiszczona do dnia 28 lutego 2006 roku. Wynajmujący zapłacił całość naleŜności za wynajem (8.540,00,00 zł w dniu 21 marca 2006 roku). Łączne przychody uzyskane na podstawie umów poddanych kontroli w 2006 roku wyniosły 78.500,00 zł netto, 95.770,00 zł brutto. Łącznie kwota przychodów uzyskanych w 2005 roku na podstawie umów objętych kontrolą stanowiła 43,9% całości uzyskanych przez jednostkę przychodów z tego tytułu. Test kontrolny nr 14 dot. zbywania środków trwałych stanowi załącznik nr 18 do protokółu kontroli Test kontrolny nr 15 dot. prawidłowości zawierania umów najmu stanowi załącznik nr 19 do protokółu kontroli. KOSZTY TEATRU _____________________________________________________ 51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Plan i wykonanie kosztów Teatru w latach 2005-2006 zawiera załącznik nr 20 do protokółu kontroli KOSZTY W UKŁADZIE RODZAJOWYM WEDŁUG EWIDENCJI KSIĘGOWEJ Nr konta Nazwa konta Koszty 2005 Koszty 2006 401 ZuŜycie materiałów 289.658,38 286.897,88 402 ZuŜycie energii 156.644,85 188.401,89 403 Usługi transportowe 44.500,34 86.578,11 404 Usługi remontowe 95.178,05 79.880,80 405 Pozostałe usługi, w tym: 217.506,36 231.862,05 3.716,40 3.630,68 405/1 Usługi bankowe 405/2 Usługi telekomunikacyjne 60.068,07 67.902,11 405/3 Usługi reklamowe 77.718,91 58.574,97 405/4 Pozostałe usługi (wywóz śmieci, prowizja od sprzedaŜy biletów , montaŜ mebli, ksero itp) 76.002,98 101.754,29 4.560.241,85 4.675.387,85 848.094,84 867.898,95 11.984,55 18.873,71 406 Wynagrodzenia 407 Świadczenia na rzecz pracowników, w tym: 407/1 Świadczenia na rzecz pracownika (bhp itp)[ 407/2 Składki ZUS 727.589,29 738.973,24 407/3 ZFŚS 108.521,00 110.052,00 Podatki i opłaty 56.695,02 57.333,85 48.386,21 49.815,00 - - 408 408/1 Podatek od nieruchomości 408/2 Podatek od środków transportowych 408/3 Podatek VAT 4.098,76 3.399,05 408/4 Opłata za uŜytkowanie terenu 4.123,05 2.821,80 408/5 PERON - - 408/6 Opłata skarbowa 87,00 156,50 _____________________________________________________ 52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 408/7 409 Pozostałe opłaty Amortyzacja - 1.141,50 362.186,18 445.838,83 409/1 Amortyzacja od środków trwałych powyŜej 3.500,00 zł 326.531,84 372.397,17 409/2 Amortyzacja od środków trwałych poniŜej 3.500,00 zł 18.921,14 66.336,42 409/3 Amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych 16.733,20 7.105,24 245.678,48 222.738,50 410 Pozostałe koszty 410/1 PodróŜe słuŜbowe 25.630,73 32.974,87 410/2 Koszty reprezentacji i reklamy 17.215,62 21.540,93 410/3 Tantiemy 80.508,93 58.540,77 410/4 Czynsze 56.032,80 58.205,33 410/5 Pozostałe koszty 31.803,40 25.830,60 410/6 Ubezpieczenie mienia 34.487,00 25.646,00 490 Rozliczenie kosztów 6.876.384,35 7.142.818,71 1.100,00 7.356,78 6.877.484,35 7.150.175,49 56.310,10 47.929,80 6.933.794,45 7.198.105,29 Wartość sprzedanych materiałów Koszty działalności operacyjnej Pozostałe koszty operacyjne Koszty ogółem PRAWIDŁOWOŚĆ WYNAGRADZANIA PRACOWNIKÓW TEATRU Zasady wynagradzania pracowników w latach 2005-2006 określał: 1/ zakładowy regulamin wynagradzania pracowników zatrudnionych w Teatrze im. Stefana Jaracza zatwierdzonego przez Dyrektora Naczelnego Teatru - obowiązujący od dnia 18 grudnia 2003 roku. W załączniku nr 1 do ww. regulaminu zawarto tabelę stawek wynagrodzeń zasadniczych dla poszczególnych kategorii zaszeregowania. W załączniku nr 2 zawarto tabelę stanowisk wraz z przyporządkowanymi kategoriami zaszeregowania i grupami dodatków funkcyjnych oraz tabelę dodatków funkcyjnych. 2/ zarządzenie nr 2/2005 z dnia 10 lutego 2005 roku Dyrektora Teatru w sprawie wprowadzenia tabeli wynagradzania płacy zasadniczej. Załączniki do wskazanego zarządzenia zawierają: - nr 1 - tabelę stawek wynagrodzeń zasadniczych, _____________________________________________________ 53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 - nr 2 - tabelę dodatków funkcyjnych oraz tabelę stanowisk wraz z przyporządkowanymi kategoriami zaszeregowania i grupami dodatków funkcyjnych, - nr 3 - tabelę stanowisk wraz z przyporządkowanymi kategoriami zaszeregowania i szczeblami dodatków funkcyjnych dla pracowników ekonomicznych, administracyjnych, artystycznych oraz technicznych. Przywołane wyŜej zarządzenie nr 2/2005 z dnia 10 lutego 2005 roku obowiązuje w kontrolowanej jednostce od dnia 1 lutego 2005 roku. Zakładowy regulamin wynagradzania pracowników zatrudnionych w Teatrze im. Stefana Jaracza obowiązujący od dnia 18 grudnia 2003 roku oraz zarządzenie nr 2/2005 z dnia 10 lutego 2005 roku dyrektora Teatru w sprawie wprowadzenia tabeli wynagradzania płacy zasadniczej zostały opracowane na podstawie rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 31 marca 1992 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury (Dz. U. nr 35 poz. 151 ze zm.). 3/ Regulamin premiowania pracowników Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi, obowiązujący od dnia 1 września 1998 roku. Ww. regulamin zmieniony został aneksem nr 1 z dnia 28 września 2001 roku oraz aneksem nr 2. Zarządzeniem nr 2/2006 z dnia 20 lutego 2006 roku Dyrektor Teatru zarządził opracowanie tekstu jednolitego ww. regulaminu. Tekst jednolity regulaminu stanowi załącznik do zarządzenia Dyrektora nr 2/2006. 4/ Uchwała nr 189/99 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 26 lipca 1999 roku w sprawie zasad przyznawania premii dyrektorom instytucji kultury podlegających Samorządowi Województwa Łódzkiego. Kontrolą pod względem prawidłowości przyznania i wypłaty wszystkich składników wynagrodzeń poddano wynagrodzenia wypłacone w kwietniu, maju i czerwcu 2005 roku oraz w październiku, listopadzie i grudniu 2006 roku na podstawie niŜej wymienionych dowodów księgowych w postaci list płac: 1. kwiecień 2005 roku - lista płac nr 139 z dnia 27 kwietnia 2005 roku łącznie na kwotę 226.606,53 zł, 2. maj 2005 roku - lista płac nr 187 z dnia 24 maja 2005 roku łącznie na kwotę 231.916,82 zł brutto, 3. czerwiec 2005 roku - lista płac nr 215 z dnia 27 czerwca 2005 roku łącznie na kwotę 229.366,98 zł, 4. październik 2006 roku - lista płac nr 390 z dnia 26 października 2006 r. łącznie na kwotę 224.915,12 zł brutto, 5. listopad 2006 roku - lista płac nr 461 z dnia 27 listopada 2006 r. łącznie na kwotę 238.972,87 zł brutto. 6. grudzień 2006 roku - lista płac nr 510 z dnia 22 grudnia 2006 r. łącznie na kwotę 233.476,20 zł brutto. W odniesieniu do niŜej wymienionych pracowników Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi: Wojciech Nowicki - Dyrektor Naczelny Waldemar Zawodziński - Dyrektor Artystyczny Ryszard Kulesza - Zastępca Dyrektora ds. technicznych Zofia Ułamek - Główny księgowy _____________________________________________________ 54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 (….)64 (….) 65 - Zastępca Głównego Księgowego - aktorka (….)66 - aktor (….) 67 - aktor (….) 68 - aktor (….) 69 - kierownik biura obsługi widowni i reklamy (….)70 (….) (….) 71 72 - konsultant programowy - główny elektryk - rzemieślnik teatralny ślusarz-spawacz 64 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 65 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 66 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 67 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 68 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 69 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 70 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 71 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 (….)73 (….) 74 (….)75 - rzemieślnik teatralny montaŜysta dekoracji - starszy rzemieślnik teatralny - stolarz - praczka-prasowaczka (….) 76 - rzemieślnik teatralny malarz-modelator (….) 77 - starszy rzemieślnik teatralny - krawcowa (….) 78 - rzemieślnik teatralny - krawcowa (….)79 - starszy księgowy 72 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 73 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 74 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 75 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 76 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 77 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 78 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 79 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 (….)80 - elektryk-konserwator Na podstawie dokumentów znajdujących się w aktach osobowych ww. osób oraz list płac stwierdzono prawidłowość stosowanych kategorii zaszeregowania wynagrodzenia zasadniczego oraz stawek dodatku funkcyjnego pracowników Teatru jak równieŜ prawidłową wysokość wypłaconych wynagrodzeń w miesiącach objętych kontrolą. W przypadku wszystkich aktorów, których wynagrodzenia objęte zostały kontrolą normy występów określone zostały w umowach o pracę na „0”. Zgodnie z § 11 rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 31 marca 1992 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury (Dz. U. z 1992 roku 35, poz. 151 ze zm.) pracownicy artystyczni mogą otrzymywać dodatkowe wynagrodzenia za występy i opracowania artystyczne w postaci stawek za udział w określonej roli i charakterze w przedstawieniu (koncercie) lub za reŜyserię, scenografię, choreografię i kierownictwo muzyczne przedstawienia. Wynagrodzenia, o których mowa w ust. 1, mogą być przyznawane za kaŜdy występ i opracowanie lub po wykonaniu przez pracownika normy (miesięcznej, kwartalnej, sezonowej). Sposób ustalania stawek za występy i opracowania artystyczne określa regulamin zakładowy. W regulaminie wynagradzania obowiązującym w kontrolowanej jednostce w § 5 określono, Ŝe pracownicy artystyczni posiadający „0” normy występów otrzymują dodatkowe wynagrodzenie za kaŜdy występ w wysokości określonej do poszczególnego tytułu spektaklu. Karty wynagrodzeń oraz listy płac pracowników Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi w okresie objętym kontrolą sporządzane były przy uŜyciu programu komputerowego. Objęte kontrolą listy płac zostały zatwierdzone do wypłaty przez kierownika jednostki i podpisane przez głównego księgowego. Prawidłowość wypłaty wynagrodzeń dla pracowników artystycznych objętych kontrolą wypłaconych za ponadnormowe występy sprawdzono w przypadku wypłat za udział w następujących spektaklach: Śmierć komiwojaŜera, Blask śycia, Sprawcy, Merylin Mongoł, Obudź się poczuj smak kawy. Stwierdzono, Ŝe kwoty wypłacone za poszczególne występy w ww. spektaklach zgodne były ze stawkami określonymi pisemnie przez Dyrektora Artystycznego dla aktorów za określone role w objętych kontrolą przedstawieniach. Nagrody jubileuszowe W okresie od 01 stycznia 2005 roku do 31 grudnia 2006 roku przyznano nagrody jubileuszowe 31 pracownikom Teatru im. Stefana Jaracza. (….)81 80 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe udokumentowanie okresów pracy uprawniających do nagrody zgodne było z obowiązującymi przepisami. Natomiast w przypadku 14 nagród jubileuszowych stwierdzono, iŜ zostały one obliczone i wypłacone w nieprawidłowej wysokości. Błędna wysokość wypłaconych nagród była wynikiem uwzględnienia w podstawie do obliczenia nagród jubileuszowych średniej wysokości wypłacanych pracownikom Teatru premii uznaniowych w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym dokonano wypłaty nagrody jubileuszowej. Premie wypłacone pracownikom Teatru i uwzględnione w podstawie do obliczenia wysokości nagród jubileuszowych miały charakter wyłącznie uznaniowy, a ich wypłata nie była gwarantowana przez zawarte umowy o pracę z pracownikami Teatru, bądź przez obowiązujące w kontrolowanej jednostce uregulowania wewnętrzne. Kontrolującym przedstawiono regulamin premiowania pracowników Teatru, stanowiący załącznik do zarządzenia Dyrektora Naczelnego nr 2/2006 z dnia 20 lutego 2006 roku. Zgodnie z zapisem § 2 pkt 3 premie mają charakter uznaniowy. W związku z powyŜszym naleŜy uznać, Ŝe wypłacane premie nie miały charakteru roszczeniowego i nie stanowiły składnika wynagrodzenia za pracę wypłacanego periodycznie. Ich wliczenie do podstawy obliczania nagrody jubileuszowej stanowiło naruszenie § 5 ust. 9 rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 31 marca 1992 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury (Dz. U. nr 35 poz. 151 ze zm.). W świetle ww. przepisu podstawę obliczenia nagrody jubileuszowej stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeŜeli dla pracownika jest to korzystniejsze - wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty. Wynagrodzenie, o którym wyŜej mowa, oblicza się zgodnie z przepisami określonymi w § 14-17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pienięŜnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz.14 z późn. zm.). Zgodnie z § 14 ww. rozporządzenia ekwiwalent pienięŜny za urlop wypoczynkowy ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, w § 6 rozporządzenia wskazano natomiast świadczenia ze stosunku pracy, których nie uwzględnia się do obliczania wynagrodzenia za czas urlopu. Z podstawy wynagrodzenia wyłącza się między innymi jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania, bądź określone osiągnięcie (§ 6 pkt 1 rozporządzenia) jak równieŜ nagrody z zakładowego funduszu nagród (§6 pkt 8 rozporządzenia). Przyznane nagrody były świadczeniami jednorazowymi, przyznawanymi przez Dyrektora Teatru uznaniowo, których wypłata i wysokość uzaleŜnione były od oceny wykonywania przez pracowników powierzonych im zadań i jako takie nie stanowiły one składnika wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu nabycia prawa do nagrody jubileuszowej, bądź wynagrodzenia przysługującego mu w dniu jej wypłaty. Wobec powyŜszego premie te winny być wyłączone z podstawy obliczenia nagród jubileuszowych. Łącznie zawyŜono wypłacone nagrody jubileuszowe o kwotę 8.015,66 zł. 81 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 (….)82 Odprawy emerytalne W latach 2005-2006 kontrolowana jednostka odprawy emerytalne wypłaciła 12 osobom: (….)83 Jako podstawę obliczenia odpraw emerytalnych ww. osobom przyjęto trzymiesięczne wynagrodzenie pracowników w związku z zatrudnieniem trwającym ponad 20 lat (zgodnie z postanowieniami § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 31 marca 1992 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury). W wyniku dokonanych czynności kontrolnych stwierdzono natomiast ujęcie w podstawie do obliczenia wysokości odpraw emerytalnych wypłacanych ww. pracownikom Teatru premii wypłaconych w okresie 3 miesięcy poprzedzających wypłatę odprawy emerytalnej. Premie te miały charakter uznaniowy, a ich wypłata nie była gwarantowana przez zawarte umowy o pracę z pracownikami Teatru bądź przez obowiązujące w kontrolowanej jednostce uregulowania wewnętrzne. W związku z powyŜszym naleŜy uznać, Ŝe wypłacane premie nie miały charakteru roszczeniowego i nie stanowiły składnika wynagrodzenia za pracę wypłacanego periodycznie. Ich wliczenie do podstawy obliczania odpraw emerytalnych stanowiło naruszenie § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 31 marca 1992 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury. W świetle ww. przepisu pracownikom spełniającym warunki uprawniające do renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury, których stosunek pracy ustał w związku z przejściem na rentę lub emeryturę, przysługuje jednorazowa odprawa pienięŜna w wysokości: 1) jednomiesięcznego wynagrodzenia - jeŜeli pracownik był zatrudniony krócej niŜ 15 lat, 2) dwumiesięcznego wynagrodzenia - po przepracowaniu co najmniej 15 lat, 3) trzymiesięcznego wynagrodzenia - po przepracowaniu co najmniej 20 lat. Zgodnie z § 6 ust. 2 ww. rozporządzenia odprawę oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pienięŜnego za urlop wypoczynkowy. W świetle cytowanych powyŜej przepisów podstawę do wyliczenia odprawy emerytalnej stanowi wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pienięŜnego za urlop wypoczynkowy. W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania 82 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 83 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pienięŜnego za urlop (Dz. U. nr 2 poz. 14 z późn. zm.), a w szczególności w § 6 wskazano sposób obliczania wynagrodzenia za czas urlopu. Z podstawy wynagrodzenia wyłącza się między innymi jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania, bądź określone osiągnięcie (§ 6 pkt 1 rozporządzenia) jak równieŜ nagrody z zakładowego funduszu nagród (§6 pkt 8 rozporządzenia). Przyznane premie były świadczeniami jednorazowymi, przyznawanymi przez Dyrektora Teatru uznaniowo, których wypłata i wysokość uzaleŜnione były od oceny wykonywania przez pracowników powierzonych im zadań i jako takie winny być wyłączone z podstawy obliczenia wysokości odprawy emerytalnej. (….)84 Premie i nagrody Zgodnie z § 1 regulaminu premiowania pracowników Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi obowiązującego od dnia 1 września 1998 roku zasadami w nim określonymi objęci są pracownicy: zespołu technicznego, zespołu administracji, zespołu obsługi, działu literackiego oraz pracownicy artystyczni nie objęci systemem normowania. Premie wyliczane są na podstawie współczynnika, którego wysokość określa dyrektor Teatru za dany miesiąc (§ 3 regulaminu). Indywidualną premię dla pracownika oblicza się mnoŜąc współczynnik premiowy przez miesięczną zasadniczą płacę pracownika. Premie mają charakter uznaniowy i mogą być, zgodnie zapisami regulaminu, wypłacane w okresach miesięcznych lub kwartalnych, w ramach posiadanych środków finansowych. Premie dla dyrektorów Teatru przyznawane są przez Marszałka Województwa Łódzkiego. Zasady przyznawania premii dla dyrektorów instytucji kultury podległych Samorządowi Województwa Łódzkiego określone zostały w uchwale nr 189/99 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 26 lipca 1999 roku. Zgodnie z postanowieniami ww. uchwały premię przyznaje Marszałek Województwa na wniosek dyrektora Departamentu Polityki Społecznej Urzędu Marszałkowskiego. Zgodnie z § 4 uchwały wysokość premii ustalono do 50% wynagrodzenia zasadniczego, w uzasadnionych przypadkach Marszałek Województwa moŜe podnieść wysokość premii ponad 50% wynagrodzenia. Premie przyznawane są kwartalnie i wypłacane w pierwszym miesiącu następnego kwartału, po kwartale, którego dotyczy. Kontroli poddano prawidłowość wypłaty premii dla pracowników Teatru wymienionych powyŜej na wstępie badanego zagadnienia w miesiącach: kwiecień, maj, czerwiec 2005 roku, październik, listopad, grudzień 2006 roku. Stwierdzono, co następuje: Współczynnik premiowania został w kaŜdym z miesięcy objętych kontrolą ustalony przez Dyrektora Naczelnego Teatru dla poszczególnych pracowników jednostki. Współczynnik wynosił od 20 do 100%. Premie w miesiącach objętych kontrolą wypłacono w następujących terminach: − − − − za miesiąc kwiecień 2005 roku - w dniu 06 maja 2005 roku, lista płac nr 166 za miesiąc maj 2005 roku - dniu 08 czerwca 2005 roku, lista płac nr 212 za miesiąc czerwiec 2005 roku - dniu 29 czerwca 2005 roku, lista płac nr 243 za miesiąc październik 2006 roku - dniu 08 listopada 2006 roku, lista płac nr 422 84 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 − − za miesiąc listopad 2006 roku - dniu 07 grudnia 2006 roku, lista płac nr 498 za miesiąc grudzień 2006 roku - dniu 28 grudnia 2006 roku, lista płac nr 536, Na podstawie list płac oraz kart wynagrodzeń za ww. miesiące kontrolujący stwierdzili, Ŝe wypłacone premie zostały obliczone na podstawie współczynników ustalonych przez Dyrektora jednostki i wypłacone w prawidłowej wysokości. Premie dla Dyrektora Naczelnego wypłacone zostały w 2005 roku w następujących wysokościach: w maju 2005 roku - 4.500 zł (za I kwartał 2005 roku) w lipcu 2005 roku - 9.000 zł (za II kwartał 2005 roku) w październiku 2005 roku 4.500 zł (za III kwartał 2005 roku) W 2006 roku wysokość premii wypłaconych panu Wojciechowi Nowickiemu wynosiła: w w w w lutym 2006 roku - 4.500 zł (za IV kwartał 2005 roku) maju 2006 roku - 4.500 zł (za I kwartał 2006) lipcu 2006 roku - 5.250 zł (za II kwartał 2006 roku) październiku 2006 roku - 5.250 zł (za III kwartał 2006 roku) Łącznie wysokość premii wypłaconych Dyrektorowi w 2005 roku wyniosła 18.000,00 zł, w 2006 roku 19.500,00 zł. Premia za IV kwartał 2006 roku została wypłacona w dniu 6 lutego 2007 roku (lista płac nr 26 z 2007 roku). Kontrolującym przedłoŜono pisma podpisane przez dyrektora Departamentu Kultury, Edukacji i Sportu Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi skierowane w latach 2005-2006 do Dyrektora Naczelnego Teatru Wojciecha Nowickiego zawierające informacje o wysokości premii przyznanej przez Marszałka Województwa Łódzkiego. W kaŜdym z kwartałów lat objętych kontrolą przyznana premia wynosiła 50% wynagrodzenia zasadniczego z wyjątkiem II kwartału 2005 roku, za który przyznana przez Marszałka Województwa premia wynosiła 100% wynagrodzenia zasadniczego. Premie wypłacone zostały za 2005 i 2006 rok w wysokości zgodnej z wielkościami przyznanymi przez Marszałka za poszczególne kwartały. Kontrolujący ustalili, Ŝe premie nie były wypłacane pracownikom artystycznym objętym systemem normowania. Umowy zlecenia i o dzieło Łącznie z tytułu zawartych z pracownikami umów zlecenia i o dzieło wydatkowano w 2005 roku kwotę 282.760,52 zł, w 2006 roku kwotę 296.084,64 zł. Stwierdzono przypadki zawarcia umów zlecenia lub o dzieło z Dyrektorem Naczelnym Teatru oraz z Dyrektorem Artystycznym. W latach 2005-2006 nie stwierdzono natomiast wydatków z tytułu umów zlecenia lub o dzieło w przypadku zastępcy kierownika jednostki oraz głównego księgowego. Z Dyrektorem Naczelnym zawarto w okresie objętym kontrolą umowę zlecenia w dniu 13 sierpnia 2006 roku. W imieniu Teatru im. Stefana Jaracza umowę zawarł z Wojciechem Nowickim Dyrektor Artystyczny Waldemar Zawodziński. Umowa została podpisana przez głównego księgowego jednostki. Przedmiotem umowy było przygotowanie i nadzór organizacyjny związany z wyjazdem zespołu sztuki „Klaustrofobia” na V Międzynarodowy Festiwal Nowej Dramaturgii do Moskwy. Zgodnie z § 4 ww. umowy wynagrodzenie zleceniobiorcy wyniosło 2.000,00 zł. Wykonawca wystawił rachunek za wykonane na podstawie ww. umowy czynności. Na rachunku brak daty jego wystawienia. Wynagrodzenie Wojciechowi Nowickiemu wypłacono: w dniu 15 września 2006 roku – 1.000,00 zł, lista płac nr 314 z 2006 roku, w dniu 25 września 2006 roku – 1.000,00 zł, lista płac nr 333 z 2006 roku. _____________________________________________________ 61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 W latach 2005-2006 z Wojciechem Nowickim nie zawierano umów o dzieło. Umów o dzieło lub zlecenia nie zawierano w okresie objętym kontrolą z głównym księgowym kontrolowanej jednostki, jak równieŜ z zastępcą dyrektora ds. technicznych. (….)85 Dane o wydatkach w zakresie wynagrodzeń zawiera załącznik nr 22 do protokółu kontroli Test kontrolny nr 17 dot. poprawności wynagradzania stanowi załącznik nr 23 do protokółu kontroli. WYBRANE POZYCJE KOSZTÓW, PRAWIDŁOWOŚĆ UDOKUMENTOWANIA, PRZESTRZEGANIE PROCEDUR KONTROLI Wyrywkową kontrolą objęto wydatki na dostawy i usługi na łączną kwotę 125.665,71 (33 dowody księgowe) poniesione w latach 2005 – 2006. Szczegółową specyfikację dowodów księgowych objętych kontrolą zawiera załącznik nr 24 do protokółu kontroli. W wyniku kontroli wymienionych w załączniku dowodów księgowych zwracano uwagę na przestrzeganie ustalonych przez kierownika jednostki procedur kontroli finansowej, w szczególności: czy dowody księgowe spełniają wymogi dowodu księgowego w rozumieniu art. 21 ust. 1 i w art. 22 ustawy o rachunkowości, czy przy wydatkowaniu środków pienięŜnych stosowano przepisy ustawy o zamówieniach publicznych, czy dowody księgowe zostały sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty przez osoby upowaŜnione, czy wypłat dokonano zgodnie z ustaleniami umownymi, czy przestrzegano terminów płatności faktur itp. Stwierdzono, Ŝe objęte kontrolą dowody księgowe zostały opisane merytorycznie, co do miejsca przeznaczenia dostarczonych materiałów, miejsca lub okresu świadczonych usług. Faktury zostały sprawdzone pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym przez osoby upowaŜnione oraz zatwierdzone do wypłaty przez Głównego Księgowego i Dyrektora Teatru. Na ww. fakturach zawarto adnotację na jakich kontach (rejestrach) mają być zaksięgowane zdarzenia gospodarcze w nich zawarte oraz informację o sposobie i dacie zapłaty. Nieprawidłowości w przedmiocie udokumentowania poniesionych wydatków nie stwierdzono. Ustalono takŜe, Ŝe objęte kontrolą faktury poza czterema przypadkami regulowano w obowiązujących terminach. Przypadki późniejszej zapłaty dotyczyły: faktury nr 107/I/151 z dnia 31 stycznia 2006 roku na kwotę 200,57 zł (termin płatności 7.02.2006 r., termin zapłaty 14.02.2006 r.), faktury nr DA/36/2006 z dnia 11 stycznia 2006 roku na kwotę 4.676,09 zł (termin płatności 23.01.2006 r., termin zapłaty 30.01.2006 r.), faktury nr 1/XI/2006 z dnia 14 listopada 2006 roku na kwotę 2.928,00 zł (termin płatności 10.12.2006 r., termin zapłaty 15.12.2006 r.), faktury nr 3213/06/V z dnia 24 listopada 2006 roku na kwotę 5.800,00 zł (termin płatności 5.12.2006 r., termin zapłaty 6.12.2006 r.) 85 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Test kontrolny nr 3 dot. procedur kontroli stanowi załącznik nr 25 do protokółu kontroli, Test kontrolny nr 6 dot. dowodów księgowych stanowi załącznik nr 26 do protokółu kontroli. V. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE Sprawami z zakresu zamówień publicznych w kontrolowanej jednostce od dnia 21 maja 2007 roku zajmuje się (….)86 – specjalista ds. zamówień publicznych. Zgodnie z zakresem czynności z dnia 21 maja 2007 roku do zadań ww. naleŜy innymi: − koordynowanie, prowadzenie i dokumentowanie spraw związanych ze stosowaniem prawa zamówień publicznych, − prowadzenie dokumentacji związanej z prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych, − sprawozdawczość, archiwizacja dokumentacji do zamówień publicznych. W okresie objętym kontrolą (2005-2006) sprawami z zakresu zamówień publicznych zajmowały się niŜej wymienione osoby: − (….)87 – specjalista ds. projektów współfinansowanych ze środków unijnych oraz ds. zamówień publicznych – do dnia 30 kwietnia 2005 roku. − (….) 88– na podstawie umowy zlecenia z okres od dnia 1 stycznia do 28 lutego 2.000,00 zł brutto) oraz umowy zlecenia okres od dnia 1 marca 2006 roku do miesięczne brutto 1.000,00 zł). dnia 29 grudnia 2005 roku zawartej na 2006 roku (wynagrodzenie miesięczne zawartej w dniu 1 marca 2006 roku na 31 grudnia 2006 roku (wynagrodzenie W kontrolowanej jednostce do dnia 30 listopada 2006 roku działała komisja przetargowa powołana zarządzeniem nr 1 Dyrektora Naczelnego z dnia 12 lutego 2003 roku i zmianami do zarządzenia wniesionymi w formie aneksów. Wskazanym powyŜej zarządzeniem Dyrektor powołał imienny skład Komisji do rozstrzygnięcia postanowień o udzielenie zamówienia publicznego w 2003 roku oraz wprowadził „Regulamin pracy Komisji”. W skład Komisji powołani zostali: (….).89 Z treści 86 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 87 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 88 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 89 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z _____________________________________________________ 63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 załączonego protokółu wynikało, Ŝe Komisja Przetargowa moŜe obradować, gdy obecnych jest co najmniej połowa składu osobowego. Aneksem z dnia 15 marca 2004 roku do ww. zarządzenia zmieniono podstawę prawną wydania zarządzenia oraz regulaminu działania Komisji Przetargowej na Prawo zamówień publicznych. Wprowadzono takŜe zapis, Ŝe przy zamówieniach publicznych nie przekraczających 60.000 EURO Dyrektor moŜe powołać komisję przetargową, która pracuje w składach co najmniej trzyosobowych. Aneksem z dnia 14 stycznia 2005 roku do ww. zarządzenia Dyrektor przedłuŜył czas działania Komisji Przetargowej oraz obowiązującego Regulaminu na 2005 rok. Dokonano takŜe zapis, Ŝe w pracach Komisji mogą brać udział z głosem doradczym zaproszeni specjaliści branŜowi oraz (….)90. Aneksem z dnia 29 grudnia 2005 roku do ww. zarządzenia przedłuŜono czas działania komisji przetargowej oraz obowiązującego ją Regulaminu na 2006 rok. Aneksem z dnia 29 czerwca 2006 roku zmniejszony został skład komisji przetargowej z 7 do 6 osób. Ze składu komisji został wyłączony (….)91, a jego funkcję przejęła (….)92– dotychczasowa sekretarz komisji. Sekretarzem komisji została (….) 93– dotychczasowy członek komisji. Zarządzeniem nr 16/2006 z dnia 1 grudnia 2006 roku Dyrektor Naczelny Teatru powołał z dniem 1 grudnia 2006 roku nowy skład komisji oraz wprowadził nowy „Regulamin Komisji Przetargowej”. W skład Komisji powołani zostali imiennie: (….)94. Z treści dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 90 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 91 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 92 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 93 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 94 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 zarządzenia wynikało, Ŝe Komisja Przetargowa moŜe obradować, gdy obecnych jest co najmniej 3 członków. Aneksem z dnia 2 stycznia 2007 roku do ww. zarządzenia zmieniony został skład komisji przetargowej. W miejsce (….)95 powołana została jako sekretarz (….)96– specjalista ds. zamówień publicznych, a (….)97 została członkiem komisji w miejsce (….).98 Aneksem z dnia 1 marca 2007 roku do ww. zarządzenia zmieniony został skład komisji przetargowej. W miejsce (….)99 powołana została jako Vice Przewodnicząca Komisji (….)100, a (….)101 z Działu Księgowości została członkiem komisji w miejsce (….)102. Aneksem z dnia 1 czerwca 2007 roku do ww. zarządzenia zmieniony został skład komisji przetargowej. W miejsce (….)103 powołana została jako sekretarz (….)104 – specjalista ds. zamówień publicznych. 95 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 96 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 97 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 98 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 99 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 100 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 101 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 102 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Regulamin pracy Komisji Przetargowej został znowelizowany w związku z wejściem zmian do przepisów Prawo zamówień publicznych z dniem 11 czerwca i 12 października 2007 roku. Informację o udzielonych zamówieniach publicznych w latach 2005-2007 (do 30 lipca) zawiera załącznik nr 27 do protokółu kontroli. Kontroli poddano dokumentację dot. niŜej wymienionych zamówień publicznych: POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA „OPRACOWANIE PROGRAMU FUNKCJONALNO-UśYTKOWEGO DO ZADANIA BUDOWLANEGO DLA PRZEDSIĘWZIĘCIA P.N. „UTWORZENIE EUROPEJSKICH SCEN TEATRU IM. STEFANA JARACZA W REGIONIE ŁÓDZKIM” Wybór wykonawcy Wartość szacunkowa zamówienia określona została po rozeznaniu cen rynkowych na kwotę 90.000,00 zł. W dniu 25 kwietnia 2005 roku zamawiający skierował zaproszenie do składania ofert w trybie zapytania o cenę na wykonanie usługi programu funkcjonalno-uŜytkowego dla przedsięwzięcia pn. „Utworzenie Europejskich Scen Teatru im. Stefana Jaracza w Regionie Łódzkim” do 5 firm z terenu m. Łodzi, a mianowicie: 1/ PPHU „AGA-DOR”Projektowanie Architektoniczne – Barbara Brzezińska – Kwaśny w Łodzi, ul. Narutowicza 93a/6, 2/ Firmy Architektonicznej ElŜbiety i Krzysztofa Muszyńskich w Łodzi, ul. Romańska 4, 3/ Pracowni Architektonicznej „FURMANEK” w Łodzi, ul. Sokola 6/25, 4/ Biura Architektonicznego „PLUSART” ElŜbiety SpieŜ w Łodzi, ul. Świtezianki 16, 5/ Firmy DIEHL ARCHITEKCI Marka Diehla w Łodzi, ul. Deotymy 34. Zaproszenia wraz ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia zostały doręczone do ww. firm za pokwitowaniem w dniu 26 kwietnia 2005 roku. W siwz zawarte zostały wszystkie informacje wymagane przez art. 36 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Przedmiotem zamówienia – zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia – było wykonanie w terminie do dnia 6 czerwca 2005 roku programu funkcjonalno- 103 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 104 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 uŜytkowego dla przedsięwzięcia pn. „Utworzenie Europejskich Scen Teatru im. Stefana Jaracza w Regionie Łódzkim” w 6 ośrodkach kultury: Sieradz, Piotrków Trybunalski, Kutno, Radomsko, Skierniewice i Łódź. O zamówienie publiczne mogli się ubiegać wykonawcy spełniający wymagania wynikające z art. 22 ust.1 i art. 24 ust.1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, a takŜe wymagania dodatkowe, a mianowicie : − wykonawca zamówienia winien być członkiem Izby Architektów, − wykonawca zamówienia powinien być ubezpieczony cywilnej na kwotę minimum 50.000 EURO, − termin płatności – 30 dni od daty przekazania zamawiającemu faktury za zrealizowanie zamówienia. od odpowiedzialności Jako kryterium oceny ofert wskazano w specyfikacji istotnych warunków zamówienia cenę o znaczeniu 100%. Ocena punktowa liczona wg wzoru: stosunek minimalnej ceny do ceny badanej x waga kryterium x 100. Termin składania ofert wyznaczony został na dzień 28 kwietnia 2005 roku do godziny 9:00, a ich otwarcia w tym samym dniu o godzinie 9:10. Termin związania z ofertą 30 dni licząc od daty upływu terminu do składania ofert. Od wykonawców zaŜądano poddania cen opracowania na poszczególne zadania. Postępowanie o zamówienie publiczne prowadziła komisja przetargowa w składzie: (….)105. Komisja dokonała otwarcia ofert w dniu podanym w SIWZ tj 28 kwietnia 2005 roku. Bezpośrednio przed otwarciem ofert podano kwotę jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia tj 90.000,00 zł. Wpłynęły trzy oferty: 1/ oferta Firmy Architektonicznej ElŜbiety i Krzysztofa Muszyńskich z Łodzi, ul. Romańska 4 – cena oferty brutto – 87.840,00 zł, 2/ oferta PPHU „AGA-DOR” z Łodzi, ul. Narutowicza 93a/6 – cena oferty brutto 73.200,00 zł, 3/ oferta Pracowni Architektonicznej „FURMANEK” z Łodzi, ul. Sokola 6 m 25 cena oferty brutto – 109.800,00 zł. Komisja uznała, Ŝe wszystkie oferty spełniły wymagania zamawiającego. Najwięcej punktów tj 100% przyznano ofercie z najniŜszą ceną tj ofercie nr 2. Wyniki postępowania o zamówienie publiczne zatwierdził w dniu 28 kwietnia 2005 roku Dyrektor Naczelny Teatru Wojciech Nowicki. Zawiadomienia o wyborze oferty przekazano za pokwitowaniem uczestnikom postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w dniu 28 kwietnia 2005 roku. Zawarcie umowy z wybranym dostawcą wyznaczono na dzień 6 maja 2005 roku. Informacja o wyborze oferty zamieszczona została na stronie internetowej w dniu 28 kwietnia 2005 roku. Umowa z wybranym dostawcą podpisana została w dniu 6 maja 2005 roku. Umowę ze strony zamawiającego podpisał Dyrektor Wojciech Nowicki i Główna Księgowa Zofia Ułamek. Przedmiotem zawartej umowy było opracowanie w terminie do dnia 6 czerwca 2005 roku programu funkcjonalno-uŜytkowego dot. zadania budowlanego składającego się z sześciu poszczególnych zadań, polegających na zmodernizowaniu 105 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 istniejących zasobów publicznej infrastruktury kulturalnej w obiektach: 1/ Teatr im. Stefana Jaracza w Łodzi, 2/ Miejski Ośrodek Kultury w Piotrkowie Trybunalskim, 3/ Miejski Ośrodek Kultury w Skierniewicach, 4/ Teatr Miejski – Miejski Dom Kultury w Sieradzu, 5/ Miejski Dom Kultury w Radomsku, 6/ Kutnowski Dom Kultury w Kutnie. Szczegółowy zakres opracowania obejmował: a/ opis przeznaczenia ukończonych robót budowlanych oraz stawiane im wymagania techniczne, ekonomiczne, architektoniczne, materiałowe i funkcjonalne, b/ określenie planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych, w tym: uwzględnienie wartości dostaw związanych z wykonaniem robót budowlanych oddanych przez zamawiającego do dyspozycji wykonawcy. Strony ustaliły w umowie wynagrodzenie wykonawcy łączną wartość brutto za wykonanie przedmiotu umowy na kwotę brutto 73.200,00 zł. Płatność w ciągu 30 dni od daty otrzymania faktury, wystawionej za wykonane i odebrane prace na podstawie protokółu zdawczo-odbiorczego i pisemnego oświadczenia wykonawcy, Ŝe przedmiot umowy jest wykonany zgodnie z umową, obowiązującymi przepisami i normami i Ŝe został wydany w stanie kompletnym. W przypadku nie dotrzymania terminu wykonania usługi zamawiający zastrzegł sobie prawo Ŝądać karę umowną w wysokości 0,1% wartości umowy za kaŜdy dzień zwłoki w wykonaniu przedmiotu umowy i karę umowną w wysokości 0,5% wynagrodzenia umownego za kaŜdy dzień zwłoki w usunięciu wad. W dniu 4 czerwca 2005 roku do ww. umowy podpisany został aneks na podstawie którego przesunięto termin wykonania przedmiotu umowy do dnia 25 czerwca 2005 roku. Podstawą zmiany terminu były przyczyny po stronie zamawiającego, związane z opóźnieniami w przekazywaniu dokumentów źródłowych dla realizacji zamówienia objętego umową. Opracowanie objęte przedmiotem umowy zostało przekazane protokólarnie w dniu 25 czerwca 2005 roku. Wykonawca złoŜył oświadczenie, Ŝe usługa została wykonana zgodnie z umową i powstałe dzieło jest kompletne z punktu widzenia celu, któremu ma słuŜyć. Za wykonanie ww. opracowania wykonawca przedłoŜył fakturę VAT nr 4/2005 z dnia 8 lipca 2005 roku na kwotę brutto 73.200,00 zł, zapłacono przelewem w dniu 8 sierpnia 2005 roku. Faktura opisana, sprawdzona pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty przez osoby upowaŜnione. Przy udzieleniu ww. zamówienia kontrolujący nie stwierdzili naruszenia przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO:”TERMOMODERNIZACJA OBIEKTÓW TEATRU – MODERNIZACJA BUDYNKÓW A I C” • Szacunkowa wartość zamówienia ustalona została w dniu 9 marca 2006 roku na kwotę 990.415,00 zł, co stanowi równowartość 244.728,00 euro na podstawie kosztorysów inwestorskich, opracowanych przez autorów projektów, uaktualnionych w grudniu 2005 roku. Na wartość szacunkową zamówienia składały się następujące kosztorysy: kosztorys instalacji co i wod. kan. w budynku A na kwotę 50.786,16 zł, kosztorys inwestorski instalacji elektrycznej w budynku A na kwotę 53.603.73 zł, roboty budowlane w budynku C na kwotę 228.991,26 zł, roboty instalacyjne w budynku C na kwotę 20.559,88 zł, roboty elektryczne w budynku C na kwotę 28.022,95 zł, roboty budowlane w budynku A na kwotę 610.451,21 zł, (wg kosztorysów wartość szacunkowa 992.415,19 zł) _____________________________________________________ 68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 • Ogłoszenie o zamówieniu publicznym opublikowane zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 70 z dnia 22 marca 2006 roku pod pozycją 14873 (przekazano do opublikowania 13 marca 2006 roku), na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego i jego stronie internetowej http://www.teatr-jaracza.lodz.pl w okresie od 23 marca 2006 roku do 4 maja 2006 roku oraz w dzienniku „Gazeta Wyborcza” wydanie łódzkie w dniu 18 kwietnia 2006 roku. Termin składania ofert określony został do dnia 4 maja 2006 roku godz. 9:00, a ich otwarcia w tym samym dniu o godzinie 9:10. • Specyfikację istotnych warunków zamówienia zawierającą: warunki ogólne, warunki szczegółowe i środki odwoławcze wraz ze wzorami wymaganych dokumentów oraz projektem umowy podpisał Dyrektor Naczelny Teatru Wojciech Nowicki w dniu 9 marca 2006 roku. Przedmiotem postępowania – zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia – było udzielenie zamówienia na wykonanie „Termomodernizacji obiektów Teatru – modernizacji budynków A i C.” Zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia zawartym w załączniku nr 4 do siwz zakres rzeczowy robót obejmował: 1/ roboty budowlane związane z wykonaniem wymiany i ocieplenia stropów i dachów, wymiany i ocieplenia podłóg i ścian wewnętrznych; 2/ wymianę stolarki, 3/ ocieplenie ścian zewnętrznych. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia zawarty został w projektach budowlanych (z wyłączeniem wyposaŜenia) i w przedmiarze robót. W punkcie 4 SIWZ zapisano, Ŝe zamawiający przewiduje zamówienie uzupełniające o którym mowa w art. 67 ust.1 pkt. 6 Prawa zamówień publicznych, polegające na zamówieniu wyposaŜenia zmodernizowanych budynków według opisu w dokumentacji projektowej oraz dodatkowo postawionych warunków. O udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego mogli się ubiegać wykonawcy, spełniający warunki określone w art. 22 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych i nie podlegający wykluczeniu na podstawie art.24 ust.1 pkt. 4-8 i pkt. 9 ww. ustawy oraz spełniający niŜej wymienione warunki udziału w postępowaniu: 1/ zamawiający winien posiadać wymagane uprawnienia. Dotyczy to przede wszystkim uprawnień do kierowania robotami budowlanymi. 2/ zamawiający powinien wykazać, Ŝe w okresie ostatnich 5 lat, a jeŜeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie – wykonał co najmniej 4 kontrakty na roboty budowlane o zakresie przedmiotowym podobnym do robót objętych niniejszym zamówieniem i o wartości poszczególnego kontraktu nie mniejszej niŜ 500.000,00 zł. 3/ zamawiający winien posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę 1.000.000 zł. 4/ wymagany termin płatności 30 dni. 5/ wymagany termin wykonania przedmiotu zamówienia – do 3 miesięcy od daty podpisania umowy, z wymogiem zakończenia robót najpóźniej do dnia 10 września 2006 roku. Zamawiający zaŜądał od wykonawców złoŜenia dokumentów na potwierdzenie spełnienia wymaganych warunków, które w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie zostały opisane np. 1/ Sprawozdania finansowego albo w przypadku wykonawców nie zobowiązanych do sporządzania sprawozdania finansowego innych dokumentów określających obroty, zysk oraz zobowiązania i naleŜności za 3 lata obrotowe, a jeŜeli _____________________________________________________ 69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 okres prowadzenia działalności jest krótszy – za ten okres, 2/ informacji z banku, potwierdzającej wysokość środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy. Jako kryterium oceny ofert przyjęto: wysokość oferowanej ceny – znaczenie 80%. (Ocena punktowa wyliczona wg wzoru: stosunek ceny minimalnej do ceny badanej x 100 punktów x waga kryterium), okres gwarancji – znaczenie 20%. Z opisu ww. kryterium wynikało, Ŝe za kaŜdy rok udzielonej gwarancji przyznane będą 2 punkty, przy czym maksymalna ilość 20 punktów przyznana będzie za 10 lat i ponad 10 lat. Od wykonawcy zaŜądano wniesienia wadium w kwocie 15.000,00 zł, w następujących formach: w pieniądzu, w poręczeniu lub gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej, lub poręczeniem udzielonym zgodnie z art. 45 ust.6 pkt. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, przy czym wadium wniesione w formie dopuszczonej art. 45 ust.6 mogą być załączone do oferty wyłącznie w formie oryginału. Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy ustalone zostało w wysokości 10% od ceny zawartej umowy. Termin składania ofert określony został do dnia 4 maja 2006 roku do godz. 9:00, a ich otwarcia w tym samym dniu o godzinie 9:10. Termin związania ofertą określony został na 60 dni, licząc od terminu (dnia następnego) do składania ofert. SIWZ pobrały osobiście 4 firmy. • Postępowanie o zamówienie publiczne prowadziła komisja przetargowa w składzie: (….).106 • Kierownik zamawiającego Wojciech Nowicki, członkowie Komisji Przetargowej oraz specjalista ds. zamówień publicznych w Teatrze (….)107 złoŜyli w dniu 4 maja 2006 roku stosowne oświadczenia, Ŝe nie podlegają wyłączeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art.17 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych. • Otwarcia ofert dokonano zgodnie z ogłoszeniem w dniu 4 maja 2006 roku. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę jaką zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia, w wysokości 1.200.000,00 zł. Wpłynęły dwie oferty: 1/ oferta firmy Przedsiębiorstwo Budowlano-MontaŜowe Kbm MONTOSTAL s.c. Andrzej Kais, Zbigniew Ruta, Łódź, ul. POW nr 7 – cena oferty 1.084.506,80 zł, okres gwarancji 10 lat, 2/ Spółdzielnia Rzemieślniczo-”Budowlana”, Łódź, ul. Górnicza 30/36 – cena oferty 877.829,74 zł, okres gwarancji 6 lat. Komisja przetargowa stwierdziła, Ŝe obie oferty spełniły wymagania zamawiającego i po dokonaniu ich oceny według kryteriów określonych w siwz przyznała ofercie nr 1 – 106 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 107 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 84,75 punktów, ofercie nr 2 – 92 punkty. Zaproponowany przez komisję wybór oferty nr 2 zatwierdził Dyrektor Naczelny Teatru w dniu 11 maja 2006 roku. • Ogłoszenie o wyniku postępowania podano do publicznej wiadomości na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w dniu 11 maja 2006 roku. Pisemne zawiadomienia o wyborze oferty z podaniem ceny przesłano do uczestników przetargu w tym samym dniu. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesłano do opublikowania w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 2 czerwca 2006 roku, • Umowa pomiędzy Teatrem imienia Stefana Jaracza w Łodzi, a wybranym oferentem podpisana została w dniu 30 maja 2006 roku. W imieniu Teatru umowę podpisał Wojciech Nowicki – Dyrektor Naczelny Teatru, przy udziale Głównej Księgowej Zofii Ułamek. Przedmiotem umowy - zgodnie z § 1 – było wykonanie prac polegających na: „Termomodernizacja budynków Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi – polegająca na modernizacji budynków A i C”., zgodnie ze szczegółowym harmonogramem realizacji prac zawartym w załączniku nr 1 do umowy. Termin rozpoczęcia prac ustalony został na dzień 1 czerwca 2006 roku, a zakończenia na dzień 31 sierpnia 2006 roku. Wynagrodzenie wykonawcy – zgodnie z § 14 umowy – ustalone zostało w wysokości zgodnej z przetargiem to jest w kwocie brutto 877.829,74 zł, w tym: podatek VAT – 158.297,16 zł. Strony dopuściły moŜliwość częściowego fakturowania za wykonanie części robót potwierdzonych częściowymi protokółami ich odbioru, przy czym suma wartości zafakturowanych robót fakturami częściowymi nie moŜe przekroczyć 70% ceny umowy. Wynagrodzenie płatne w terminie 30 dni licząc od daty doręczenia faktury wraz z dokumentami rozliczeniowymi. Wykonawca wniósł w dniu podpisania umowy zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy w kwocie odpowiadającej 10% ceny brutto umowy (87.782,97 zł) w formie gwarancji ubezpieczeniowej Polskiego Towarzystwa Ubezpieczeń S.A. Oddział w Łodzi na okres od dnia zawarcia umowy do dnia 30 września 2006 roku. Strony wniosły do umowy postanowienia o karach umownych płatnych przez wykonawcę w wysokości 0,2% wynagrodzenia umownego za kaŜdy dzień zwłoki w wykonaniu przedmiotu umowy lub za kaŜdy dzień zwłoki w usunięciu wad. Do ww. umowy podpisane zostały niŜej wymienione aneksy: - w dniu 14 lipca 2006 roku podpisany został aneks nr 1 na podstawie którego zlecono wykonawcy roboty dodatkowe. Zgodnie z zapisem w § 1 umowy w oparciu o art. 630 § 1 Kodeksu Cywilnego zaszła konieczność wykonania prac nieprzewidzianych w zestawieniu prac, stanowiącym podstawę obliczenia wynagrodzenia kosztorysowego na etapie składania oferty do przetargu dot. wykonania instalacji co i wentylacji, instalacji wod.kan. i przyłącza wody ciepłej i cyrkulacji w budynku A. Strony ustaliły, Ŝe wynagrodzenie dodatkowe za wymienione prace wynosi brutto 118.491,41 zł i zostało obliczone przez wykonawcę w formie kosztorysów dodatkowych, skorygowanych i zatwierdzonych przez zamawiającego. Załącznikami do aneksu było pismo wykonawcy z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie nie uwzględnionych w zestawieniu prac, stanowiących podstawę obliczenia wynagrodzenia na etapie oferty oraz pismo zamawiającego z dnia 30 czerwca 2006 roku odpowiedź na pismo wykonawcy, z prośbą o sporządzenie kalkulacji kosztów. • W dniu 12 października 2006 roku podpisany został aneks nr 2a do umowy z dnia 30 maja 2006 roku. Z treści podpisanego aneksu wynikało, Ŝe „wobec zaistnienia okoliczności których nie moŜna było przewidzieć w dniu zawarcia umowy, wynikłych z konieczności wykonania niezbędnych robót, które zaistniały w trakcie realizacji umowy, a są związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia zgodnie ze sztuką budowlaną w interesie Zamawiającego” strony zgodnie postanowiły uzupełnić umowę. Zgodnie z zapisem w § 1 aneksu zakres rzeczowy oraz jego niezbędność został określony w zakresie prac, stanowiącym integralną część aneksu jako _____________________________________________________ 71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 załącznik nr 1. Z treści załączonego do aneksu zakresu rzeczowego wynikała niezbędność wykonania następujących prac: - wykonanie zwiększonego zakresu prac w stosunku do projektu przy pracach fundamentowych po ich odsłonięciu w budynku A (większy obmiar, głębokość i stopień ubytków) - zwiększony obmiar ścian w stosunku do projektu w budynku A, w związku z podniesieniem wysokości stropu w części budynku, co polepszy uŜytkowość pomieszczeń. - zamiana w stosunku do projektu stolarki drewnianej (okiennej i drzwiowej) na plastikową o lepszym współczynniku „K” i szczelności (budynek A) - zwiększony w stosunku do projektu zakres prac po odsłonięciu w zakresie prac tynkarskich i wykonywania okładzin wewnętrznych w budynku A (więcej tynków do skucia i uzupełnienia oraz konieczność pogrubienia ich ze względu na krzywizny) - większy zakres robót po dokonaniu odkrycia w ziemi przy wykonywaniu przyłącza deszczowego (budynek A) – wymiana ze względu na duŜy stopień korozji. - Zwiększony zakres prac przy robotach rozbiórkowych i ziemnych w budynku C (natrafiono na dodatkowe fundamenty do rozbiórki i stwierdzono zły stan obecnych) - wywiezienie gruzu w budynku C – zwiększony zakres prac w stosunku do projektu w związku z punktem poprzednim, - ze względu na bezpieczeństwo decyzją inspektora nadzoru pogrubiono część nowych ścian w budynku C, w celu ich wzmocnienia na styku z istniejącymi - polepszono w stosunku do projektu posadzkę w ślusarni w budynku C, dokonując zmiany z płytek ceramicznych na posadzkę przemysłową, - decyzją inspektora nadzoru powiększono w stosunku do projektu metraŜ obróbki blacharskiej, celem lepszego zabezpieczenia przed przeciekaniem (budynek C), - zmieniono w stosunku do projektu stolarkę drewnianą na plastikową o lepszym współczynniku „K” i szczelności (budynek C) - zmieniono w stosunku do projektu drzwi drewniano-stalowe na większe segmentowe o lepszym współczynniku „K” i lepszych walorach uŜytkowych (brama garaŜowa i wrota do ślusarni w budynku C), - większy zakres robót po dokonaniu odkrywek w ziemi przy wykonaniu przyłącza deszczowego (budynek C) W związku ze zwiększonym zakresem prac przedłuŜono termin zakończenia prac z dnia 31 sierpnia 2006 roku na dzień 14 października 2006 roku. Zgodnie z § 3 ust. 1 umowy zmianie uległo wynagrodzenie określone w umowie, z uwzględnieniem kwoty wymienionej w aneksie nr 1 z dnia 14 lipca 2006 roku z kwoty 996.321,15 zł brutto do kwoty 1.174.615,13 zł brutto tzn. powiększenie następuje o kwotę 178.293,98 zł. Powiększenie kwoty zostało obliczone w formie kosztorysu, który został skorygowany i zatwierdzony przez zamawiającego. Według załączonych do aneksu kosztorysów wzrost wynagrodzenia nastąpił o następujące kwoty netto: - roboty fundamentowe (budynek A) o kwotę 9.962,98 zł - dodatkowe powierzchnie ścian w budynku A na kwotę 27.583,70 zł - dopłata do stolarki drzwiowej (budynek A) na kwotę 1.373,21 zł _____________________________________________________ 72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 - zwiększony zakres prac przy tynkach i okładzinach wewnętrznych (budynek A) na kwotę 26.601,90 zł, - wymiana instalacji deszczowej w budynku A na kwotę 1.819,92 zł - zwiększony zakres robót rozbiórkowych i ziemnych w budynku C na kwotę 27.602,19 zł. - wywiezienie dodatkowego gruzu z rozbiórki w budynku C na kwotę 17.736,42 zł, - wykonanie szerszego zakresu robót murowych w budynku C na kwotę 8.828,31 zł, - zmiana posadzki z płytek ceramicznych na posadzkę przemysłową na kwotę netto 9.149,99 zł, (budynek C) - zwiększony zakres prac blacharskich na dachu (budynek C) na kwotę 2.358,71 zł, - montaŜ dodatkowych drzwi wejściowych z PCV do tapicerni na kwotę 4.171,56 zł (budynek C) - dopłata do bramy garaŜowej i bramy w ślusarni na kwotę 7.133,81 zł (budynek C) - wymiana kanalizacji deszczowej (budynek C) na kwotę 1.819,92 zł. W dniu 16 sierpnia 2006 roku podpisana została w trybie art. 67 ust.1 pkt. 5 lit. a umowa pomiędzy wykonawcą, a zamawiającym o wykonanie robót dodatkowych w okresie od dnia 17 sierpnia 2006 roku do dnia 17 listopada 2006 roku. Roboty dodatkowe – zgodnie z protokółem negocjacji warunków umowy z dnia 16 sierpnia 2006 roku obejmowały: wykonanie izolacji poziomej starych ścian w budynku A, wykonanie dodatkowych elementów architektonicznych (detali) na elewacji budynku A, wstawienie okien (2 sztuki) i drzwi (1 sztuka) w portierni oraz docieplenie ścian portierni (budynek A), wykonanie przyłącza wody ciepłej do budynku C oraz wykonanie wentylacji mechanicznej w budynku C. Strony ustaliły, Ŝe wynagrodzenie dodatkowe za wymienione prace wynosi na podstawie kosztorysu - netto 52.831,46 zł, brutto 64.454,38 zł. Na okoliczność udzielenia ww. zamówienia sporządzony został protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W uzasadnieniu wyboru trybu wskazano, Ŝe wynikła konieczność wykonania prac dodatkowych, a z przyczyn technicznych i organizacyjnych oddzielenie zamówienia dodatkowego od podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów. Wykonawca złoŜył oświadczenie w trybie art. 22 ust.1 Prawa zamówień publicznych. Za wykonane roboty budowlane wykonawca przedłoŜył niŜej wymienione faktury: Ł faktura VAT nr V/TU/32/06 z dnia 3 lipca 2006 roku na kwotę 140.818,05 zł za wykonanie częściowe robót - prace przygotowawcze i rozbiórkowe. Roboty odebrane protokólarnie w dniu 3 lipca 2006 roku, przy udziale inspektora nadzoru Wojciecha Kamińskiego. Zapłacono za fakturę przelewem w dniu 24 lipca 2006 roku. Ł faktura VAT nr V/TU/45/06 z dnia 24 lipca 2006 roku na kwotę 45.620,45 zł za wykonanie częściowe robót - prace przygotowawcze i rozbiórkowe (kontynuacja). Roboty odebrane protokólarnie w dniu 17 lipca 2006 roku, przy udziale inspektora nadzoru Wojciecha Kamińskiego. Zapłacono za fakturę przelewem w dniu 18 sierpnia 2006 roku. Ł faktura VAT nr V/TU/50/06 z dnia 16 sierpnia 2006 roku na kwotę 118.427,95 zł za wykonanie częściowe robót - prace przygotowawcze i rozbiórkowe (kontynuacja prac). Roboty odebrane protokólarnie w dniu 16 sierpnia 2006 roku, _____________________________________________________ 73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 przy udziale inspektora nadzoru Wojciecha Kamińskiego. Zapłacono za fakturę przelewem w dniu 30 sierpnia 2006 roku. Ł faktura VAT nr V/TU/64/06 z dnia 1 września 2006 roku na kwotę 80.201,32 zł za wykonanie częściowe robót – przebudowa pomieszczeń i konstrukcji budynków, wraz z instalacjami wod. kan, co i elektryczną. Roboty odebrane protokólarnie w dniu 1 września 2006 roku, przy udziale inspektora nadzoru Wojciecha Kamińskiego. Zapłacono za fakturę przelewem w dniu 15 września 2006 roku. Ł faktura VAT nr V/TU/97/06 z dnia 4 grudnia 2006 roku na kwotę 3.294,00 zł za załoŜenie samozamykaczy w budynku A w ilości 6 szt., zapłacona gotówką w dniu 11 grudnia 2006 roku. Do faktury załączony protokół konieczności spisany w dniu 30 listopada 2006 roku, z którego wynikało, Ŝe konieczność załoŜenia samozamykaczy podyktowana była bezpieczeństwem oraz zabezpieczeniem drzwi przed uszkodzeniem – nie uwzględniono ich w projekcie budowlanym. Protokół ze strony zamawiającego podpisał zastępca Dyrektora ds. technicznych Ryszard Kulesza, zatwierdził Dyrektor Naczelny Wojciech Nowicki. Wykonanie samozamykaczy zostało odebrane komisyjnie przez (….)108 i inspektora nadzoru Wojciecha Kamińskiego. Ł Faktura nr V/TU/79/06 z dnia 12 października 2006 roku na kwotę brutto 433.328,68 zł za częściowe wykonanie robót – przebudowa pomieszczeń i konstrukcji budynków, wraz z instalacjami wod. kan, co i elektryczną.(kontynuacja prac), wymiana stolarki okiennej w budynku C i częściowo A.. Roboty odebrane protokólarnie w dniu 12 października 2006 roku, przy udziale inspektora nadzoru Wojciecha Kamińskiego. Zapłacono za fakturę przelewem w dniu 21 listopada 2006 roku kwotę 133.328,68 zł (z 9211), w dniu 23 listopada 2006 roku kwotę 300.000,00 zł, Ł faktura VAT nr V/TU/98/06 z dnia 15 grudnia 2006 roku na kwotę 64.454,38 zł za wykonane roboty dodatkowe. Roboty odebrane protokólarnie w dniu 17 listopada 2006 roku, przy udziale zastępcy Dyrektora ds. technicznych i inspektorów nadzoru Ireneusza Kaczki i Wojciecha Kamińskiego. Zapłacono za fakturę przelewem w dniu 27 grudnia 2006 roku. Ł faktura VAT nr V/TU/101/06 z dnia 21 grudnia 2006 roku (końcowa) na kwotę brutto 356.218,68 zł za wykonane roboty. Odbiór końcowy robót w dniu 1 grudnia 2006 roku, przy udziale zastępcy Dyrektora ds. technicznych i inspektorów nadzoru Ireneusza Kaczki i Wojciecha Kamińskiego. Protokół odbioru po usunięciu usterek stwierdzonych w wyniku odbioru końcowego z dnia 21 grudnia 2006 roku. Zapłacono za fakturę przelewem w dniu 28 grudnia 2006 roku kwotę 276.783,88 zł, w dniu 22 stycznia 2007 roku kwotę 79.434,80 zł. Zafakturowane roboty budowlane łącznie na kwotę 1.242.363,51 zł. Wykonawcy robót potrącono w dniu 31 grudnia 2006 roku z zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy kwotę 58.904,49 zł tytułem kary umownej za nieterminowe wykonanie przedmiotu umowy. 108 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Uwagi do przeprowadzonego postępowania publicznego na roboty dodatkowe o udzielenie zamówienia Zgodnie z powyŜej opisanym aneksem nr 1 do umowy oraz umową na roboty dodatkowe z dnia 16 sierpnia 2006 roku wartość udzielonych robót netto wyniosła kwotę 149.955,57 zł (wartość robót netto wg aneksu nr 1 – 97.124,11 zł + wartość robót netto według umowy o roboty dodatkowe – 52.831,46 zł). Wartość robót dodatkowych netto stanowiła 20,84% zamówienia podstawowego, wynoszącego netto kwotę 719.532,58 zł. Według kontrolujących zamawiający naruszył przepis artykułu 67 ust.1 pkt. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym roboty dodatkowe, nie objęte zamówieniem podstawowym, udzielane temu samemu wykonawcy robót budowlanych nie mogły przekroczyć łącznie 20% wartości realizowanego zamówienia. W omawianym przypadku była to kwota 143.906,52 zł Według wyjaśnienia specjalisty ds. zamówień publicznych Ewy Danielak wartość robót dodatkowych udzielonych przez zamawiającego z wolnej ręki na kwotę netto 149.955,57 zł stanowi 17,07% wartości zamówienia podstawowego w kwocie brutto (877.829,74 zł). Przy obliczeniu wartości robót dodatkowych oparto się na komentarzu do Prawa zamówień publicznych, opracowanym pod redakcją Tomasza Czajkowskiego – wydawnictwo Urząd Zamówień Publicznych, Warszawa 2004 rok, wydanie II Warszawa 2006 rok (strona internetowa UZP www.uzp.gov.pl). Zgodnie z interpretacją zawartą na stronie 187 wydania I i stronie 200 wydania II „....Zamawiający ustalając wartość zamówienia dodatkowego powinien dokonać następującej operacji: ustalić wartość zamówienia podstawowego – całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy powiększone o podatek VAT oraz obliczyć 20% wartości zamówienia podstawowego i tym samym określić wartość zamówienia dodatkowego bez podatku VAT”. Stanowisko kontrolujących w przedmiocie ustalenia wartości robót dodatkowych jest odmienne od interpretacji UZP (sposób jego ustalenia został podany powyŜej). Kontrolujący pragną zwrócić uwagę na rozróŜnienie wynikające z przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych pomiędzy wartością zamówienia, a ceną zamówienia. W świetle art. 32 ust.1 ustawy podstawę ustalenia wartości zamówienia stanowi całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług. Z kolei cena zamówienia, zgodnie ze słowniczkiem zawartym w art. 2 ustawy rozumiana jest jako cena w rozumieniu art. 3 ust.1 pkt.1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 roku o cenach (Dz. U. Nr 97, poz. 1050 ze zm.), której elementem jest podatek od towarów i usług. Kserokopia umowy z dnia 30 maja 2006 roku na wykonanie „Termomodernizacji budynków Teatru A i C” stanowi załącznik nr 28 do protokółu kontroli, Kserokopie aneksów nr 1 i 2a do umowy z dnia 30 maja 2006 roku na wykonanie „Termomodernizacji budynków Teatru A i C” stanowi załącznik nr 29 do protokółu kontroli. Kserokopia umowy z dnia 16 sierpnia 2006 roku o roboty dodatkowe na zadaniu „Termomodernizacja budynków Teatru A i C” stanowi załącznik nr 30 do protokółu kontroli. Kontrolujący dokonali wyrywkowego sprawdzenia pozostałych kosztów poniesionych na ww. zadaniu inwestycyjnym: Za opracowanie dokumentacji projektowej _____________________________________________________ 75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Ł faktura VAT nr 58/2006 z dnia 11 grudnia 2006 roku wystawiona przez Przedsiębiorstwo WielobranŜowe Miejskie Biuro Projektów „EMBEPE” sp. z oo. w likwidacji z siedzibą w Łodzi za wykonanie zamiennej dokumentacji wykonawczoprojektowej w zakresie instalacji co, wod. kan. I wentylacji na kwotę brutto 12.200,00 zł, zapłacona przelewem 27 grudnia 2006 roku, ze środków Urzędu Marszałkowskiego na Termomodernizację budynków. Dokumentacja wraz z kosztorysami inwestorskimi przekazana została protokółem zdawczo-odbiorczym z dnia 10 lipca 2006 roku. Dokumentację wykonano zgodnie z umową z dnia 20 czerwca 2006 roku, zawartą w trybie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych – wynagrodzenie wykonawcy wg umowy 12.200,00 zł brutto, termin wykonania 10 lipca 2006 roku. Ww. faktura została opisana, sprawdzona i zatwierdzona do wypłaty przez osoby upowaŜnione. Na fakturze odnotowano datę wpływu faktury oraz terminu jej zapłaty Za pełnienie nadzoru inwestorskiego w zakresie instalacji co, wod.kan i wentylacji Ł faktura VAT nr 57/2006 z dnia 11 grudnia 2006 roku wystawiona przez Przedsiębiorstwo WielobranŜowe Miejskie Biuro Projektów „EMBEPE” sp. z oo. w likwidacji z siedzibą w Łodzi na kwotę brutto 3.660,00 zł, zapłacona przelewem 27 grudnia 2006 roku, ze środków Urzędu Marszałkowskiego na Termomodernizację budynków. Czynności inspektora nadzoru ww. firma pełniła zgodnie z umową z dnia 26 czerwca 2006 roku, zawartą w trybie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych – wynagrodzenie wykonawcy wg umowy 3.660,00 zł brutto. Ww. faktura została opisana, sprawdzona i zatwierdzona do wypłaty przez osoby upowaŜnione. Na fakturze odnotowano datę wpływu faktury oraz terminu jej zapłaty Za pełnienie nadzoru inwestorskiego w branŜy budowlanej Ł rachunek nr 6/2006 z dnia 4 lipca 2006 roku wystawiony przez Projektowanie w BranŜy Budowlanej – Wojciech Kamiński, ul. Rajdowa 5/17, 94-003 Łódź na kwotę brutto 4.500,00 zł, zapłacony przelewem 27 lipca 2006 roku ze środków Urzędu Marszałkowskiego na Termomodernizację budynków. Ł rachunek nr 14/2006 z dnia 30 sierpnia 2006 roku wystawiony przez Projektowanie w BranŜy Budowlanej – Wojciech Kamiński, ul. Rajdowa 5/17, 94-003 Łódź na kwotę brutto 4.500,00 zł, zapłacony przelewem 15 września 2006 roku ze środków Urzędu Marszałkowskiego na Termomodernizację budynków. Ł rachunek nr 17/2006 z dnia 22 grudnia 2006 roku wystawiony przez Projektowanie w BranŜy Budowlanej – Wojciech Kamiński, ul. Rajdowa 5/17, 94-003 Łódź na kwotę brutto 6.000,00 zł, zapłacony przelewem 28 grudnia 2006 roku, ze środków Urzędu Marszałkowskiego na Termomodernizację budynków. Czynności inspektora nadzoru ww. firma pełniła zgodnie z umową z dnia 4 maja 2006 roku, zawartą w trybie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych – wynagrodzenie wykonawcy wg umowy 15.000,00 zł brutto. Ww. rachunki zostały opisane, sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty przez osoby upowaŜnione. Na rachunkach odnotowano datę ich wpływu oraz terminu ich zapłaty Za wykonanie przebudowy sieci telefonicznej w budynkach A i C Ł faktura nr 118/2006 z dnia 7 grudnia 2006 roku wystawiona przez Zakład Usług Teletechnicznych Jacek Busiakiewicz – ul. Edwarda 7/1, 92-229 Łódź na kwotę brutto 3.599,00 zł, zapłacona przelewem 27 grudnia 2006 roku, ze środków Urzędu Marszałkowskiego na Termomodernizację budynków. Przebudowy instalacji sieci telefonicznej ww. firma dokonała zgodnie z umową z dnia 20 listopada 2006 roku, zawartą w trybie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień _____________________________________________________ 76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 publicznych – wynagrodzenie wykonawcy wg umowy 3.599,00 zł brutto, termin wykonania – brak w umowie. Roboty objęte umową odebrano komisyjnie w dniu 6 grudnia 2006 roku, przy udziale zastępcy Dyrektora ds. technicznych Sławomira Kuleszy. Ww. faktura została opisana, sprawdzona i zatwierdzona do wypłaty przez osoby upowaŜnione. Na fakturze odnotowano datę jego wpływu oraz termin zapłaty Za wykonanie demontaŜu sieci telefonicznej w budynku A Ł rachunek nr 61/2006 z dnia 29 czerwca 2006 roku wystawiony przez Zakład Usług Teletechnicznych Jacek Busiakiewicz – ul. Edwarda 7/1, 92-229 Łódź na kwotę brutto 550,00 zł, zapłacona przelewem 29 czerwca 2006 roku. DemontaŜu instalacji sieci telefonicznej ww. firma dokonała zgodnie z umową z dnia 26 czerwca 2006 roku, zawartą w trybie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych – wynagrodzenie wykonawcy wg umowy 550,00 zł brutto, termin wykonania – brak w umowie. Roboty objęte umową odebrano komisyjnie w dniu 28 czerwca 2006 roku, przy udziale Kierownika Działu Administracyjno-Gospodarczego (….)109. Ww. rachunek została opisany, sprawdzony i zatwierdzony do wypłaty przez osoby upowaŜnione. Na rachunku odnotowano datę jego wpływu oraz terminu zapłaty POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA PEŁNIENIE FUNKCJI INśYNIERA KONTRAKTU PRZY REALIZACJI INWESTYCJI W RAMACH PROJEKTU „UTWORZENIE EUROPEJSKICH SCEN TEATRU IM. STEFANA JARACZA W WOJEWÓDZTWIE ŁÓDZKIM” • Szacunkowa wartość zamówienia ustalona została po rozeznaniu rynku w dniu 2 listopada 2006 roku przez specjalistę ds. zamówień publicznych (…..)110 na kwotę 722.815,00 zł, stanowiącą równowartość 164.762,93 euro. • Ogłoszenie o zamówieniu publicznym na wykonanie usługi inŜyniera kontraktu opublikowane zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 315 z dnia 22 listopada 2006 roku pod pozycją 59274 (przekazano do opublikowania w dniu 15 listopada 2006 roku), oraz zamieszczone na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego i na stronie internetowej http://www.teatr-jaracza.4bip.pl w okresie od dnia 16 listopada 2006 roku do dnia 1 grudnia 2006 roku. Zgodnie z ogłoszeniem o zamówieniu w trybie przetargu nieograniczonego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego mogli wziąć udział oferenci nie wykluczeni na podstawie art.24 ustawy oraz spełniający niŜej wymienione warunki udziału w postępowaniu: 109 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 110 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 1/ zamawiający winien posiadać uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia, 2/ wykazać do wykonania niniejszego zamówienia dysponowanie: a/ co najmniej jedną osobę na stanowisku InŜyniera – Szefa Zespołu, posiadającą: - wykształcenie wyŜsze techniczne-budowlane wraz z uprawnieniami bez ograniczeń w specjalności konstrukcyjno-budowlanej; - co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe w kierowaniu zespołem ludzi prowadzącym nadzór nad inwestycjami budowlanymi, - pełniącej wcześniej lub obecnie co najmniej jeden raz funkcję InŜyniera Kontraktu, Przedstawiciela InŜyniera Kontraktu itp przy realizacji inwestycji budowlanej o wartości robót nie mniejszej niŜ 10.000.000 PLN, finansowanej przy udziale środków z Unii Europejskiej, albo funduszy przedakcesyjnych, -posiadającej znajomość języka polskiego w stopniu umoŜliwiającym swobodne porozumiewanie się w mowie i piśmie. W odniesieniu do wymogu znajomości języka polskiego zamawiający dopuścił dysponowanie przez wykonawcę na własny koszt tłumaczem języka polskiego, zapewniającego stałe i biegłe tłumaczenie w kontaktach pomiędzy zamawiającym, a inŜynierem. b/ co najmniej jedną osobę na stanowisku InŜyniera – Zastępcy Szefa Zespołu, posiadającą: - wykształcenie wyŜsze techniczne-budowlane wraz z uprawnieniami bez ograniczeń w specjalności konstrukcyjno-budowlanej, co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe w kierowaniu zespołem ludzi prowadzącym nadzór - pełniącej wcześniej lub obecnie co najmniej jeden raz funkcję InŜyniera Kontraktu, Przedstawiciela InŜyniera Kontraktu itp przy realizacji inwestycji budowlanej o wartości robót nie mniejszej niŜ 5.000.000 PLN, finansowanej przy udziale środków z Unii Europejskiej, albo funduszy przedakcesyjnych, -posiadającej znajomość języka polskiego w stopniu umoŜliwiającym swobodne porozumiewanie się w mowie i piśmie. W odniesieniu do wymogu znajomości języka polskiego zamawiający dopuścił dysponowanie przez wykonawcę na własny koszt tłumaczem języka polskiego, zapewniającego stałe i biegłe tłumaczenie w kontaktach pomiędzy zamawiającym, a inŜynierem., c/ co najmniej 2 osoby na stanowisku inspektora nadzoru posiadające uprawnienia budowlane bez ograniczeń w specjalności konstrukcyjno-budowlanej do projektowania lub kierowania robotami budowlanymi, lub odpowiadające im waŜne uprawnienia budowlane, które zostały wydane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów oraz posiadające co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe w nadzorowaniu robót budowlanych, d/ co najmniej 2 osoby na stanowisku inspektora nadzoru posiadające uprawnienia budowlane bez ograniczeń w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń cieplnych, wentylacyjnych i gazowych, wodociągowych i kanalizacyjnych, lub odpowiadające im waŜne uprawnienia budowlane, które zostały wydane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów oraz posiadające co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe w nadzorowaniu robót budowlanych, e/ co najmniej 2 osoby na stanowisku inspektora nadzoru posiadające uprawnienia budowlane bez ograniczeń w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń elektrycznych i elektroenergetycznych, lub odpowiadające im waŜne uprawnienia budowlane, które zostały wydane na podstawie wcześniej _____________________________________________________ 78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 obowiązujących przepisów oraz posiadające co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe w nadzorowaniu robót budowlanych, f/ co najmniej 1 osobę na stanowisku specjalisty ds. rozliczeń, posiadającą co najmniej 3 - letnie doświadczenie zawodowe w zakresie zarządzania finansami i rozliczania inwestycji budowlanych oraz doświadczenie w zakresie rozliczania funduszy unijnych, 3/ wykonać lub być w trakcie wykonywania w okresie ostatnich 3 lat przed dniem składania ofert, a jeŜeli okres wykonywania działalności jest krótszy to w tym okresie co najmniej 1 usługę inŜyniera kontraktu o wartości 1.000.000,00 zł, której przedmiotem był lub jest obecnie nadzór i zarządzanie kontraktem budowlanym, przy czym (łącznie): a/ kontrakt był podobny zakresem (np. Modernizacja lub wybudowanie obiektu typu teatr, filharmonia, sala koncertowa, kino) i rozmiarem do robót przewidywanych w ramach Kontraktu na roboty, którego będzie dotyczyła usługa, b/ przedmiotem usługi był nadzór i zarządzanie kontraktem budowlanym przy współudziale środków finansowych pozyskanych z Unii Europejskiej lub funduszy przedakcesyjnych. 4/ Posiadać na dzień składania ofert ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę minimum 500.000,00 zł, oraz na okres wykonywania usługi ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej tej usługi na kwotę minimum 3.000.000,00 zł, • Specyfikację istotnych warunków zamówienia zawierającą: warunki ogólne, warunki szczegółowe i środki odwoławcze wraz ze wzorami wymaganych dokumentów oraz projektem umowy podpisał Dyrektor Naczelny Teatru Wojciech Nowicki w dniu 14 listopada 2006 roku. Przedmiotem postępowania – zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia – było udzielenie zamówienia na świadczenie na rzecz zamawiającego usługi „InŜyniera Kontraktu” dla realizacji projektu „Utworzenie Europejskich Scen Teatru im. Stefana Jaracza w województwie łódzkim”, współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Szczegółowy zakres usługi zawarty został w załączniku nr 1 do siwz i obejmował m.in następujące zadania: 1/ przygotowanie procedur o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych w celu wyłonienia wykonawcy robót objętych zadaniami budowlanymi i dostawcy samochodu cięŜarowego, 2/ uczestnictwo w pracach Komisji Przetargowej, 3/ sporządzenie realnego harmonogramu InŜyniera Kontraktu (rzeczowofinansowego), 4/ organizacja na własny koszt własnego biura w pełni wyposaŜonego w środki techniczne, w tym: zapewniającego komunikację (w tym: elektroniczną) z zamawiającym i przedstawicielami inŜyniera w terenie, 5/ zarządzanie projektem zgodnie z przyjętym i zaakceptowanym przez zamawiającego harmonogramem, zasadami kontroli jakości, wymogami ZPORR określonymi w treści Podręcznika Procedur WdraŜania ZPORR, a takŜe zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 22 września 2004 roku w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dot. realizacji NPR, 6/ ponoszenie pełnej odpowiedzialności za kierowanie inwestycją, 7/ przygotowanie i dostarczenie zamawiającemu wszelkich innych informacji wymaganych przy współfinansowaniu inwestycji z funduszu EFRRZPORR oraz przez polskie prawo budowlane, 8/ reprezentowanie zamawiającego wobec władz, urzędów i partnerów procesu inwestycyjnego i dopilnowanie dokonania właściwych uzgodnień przez innych partnerów ww. procesu inwestycyjnego min. Państwową Inspekcją Pracy, Państwową StraŜą PoŜarną, Urzędem Dozoru Technicznego, 9/ opiniowanie i przedstawianie zamawiającemu zagroŜeń jakie mogą powstać w toku realizacji inwestycji, wynikających z warunków umowy z wykonawcą, 10/ kontrola przebiegu realizacji Projektu w aspekcie czasowym i finansowym, 11/ _____________________________________________________ 79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 prowadzenie systematycznej koordynacji ogólnej budowy, 12/ organizowanie w imieniu zamawiającego procedur odbioru i akceptacji dokumentacji technicznej, materiałów oraz wykonanych etapów robót, 13/ pozyskanie od uczestników biorących udział w realizacji Projektu wymaganej kompletnej dokumentacji podstawowej (budowlanej), wykonawczej, powykonawczej oraz przekazanie jej zamawiającemu, 14/ sporządzanie do 2-go dnia kaŜdego miesiąca informacji o nakładach inwestycyjnych i finansowaniu nakładów, 15/ sporządzanie dla zamawiającego raportów zawierających informacje zgodne z wymogami określonymi w Podręczniku Procedur WdraŜania ZPORR., 16/ prowadzenie w imieniu zamawiającego pełno-branŜowego nadzoru inwestorskiego, 17/ dokonywanie odbiorów technicznych robót i dostaw we wszystkich fazach, 18/ rozliczenia finansowe z wykonawcami, potwierdzanie wystawianych faktur. W rozdziale V SIWZ zapisano moŜliwość udzielenia przez zamawiającego zamówień uzupełniających o których mowa w art. 67 ust.1 pkt. 6 Prawa zamówień publicznych, stanowiących nie więcej niŜ 20% wartości zamówienia podstawowego w przypadku zaistnienia takich okoliczności nieprzewidzianych w umowie z InŜynierem Kontraktu, a dotyczących (w tym takŜe pośrednio) realizacji Projektu, które będą powodować konieczność lub celowość zwiększenia zaangaŜowania InŜyniera celem pomyślnej realizacji Projektu. Jako kryterium oceny ofert przyjęto: wysokość oferowanej ceny – znaczenie 60%. (Ocena punktowa wyliczona wg wzoru: stosunek ceny oferty najniŜszej do ceny oferty badanej x 100 punktów x waga kryterium), projekt sposobu wykonania usługi inŜyniera kontraktu – znaczenie 40%. W odniesieniu do drugiego kryterium zaŜądano od InŜyniera Kontraktu pisemnego Projektu Sposobu Wykonania Usług w oparciu o treść załącznika nr 1 do SIWZ. Z opisu ww. kryterium wynikało, Ŝe punkty zostaną przyznane indywidualnie przez członków Komisji Przetargowej na podstawie pisemnej rekomendacji przez biegłego Komisji, w ocenie zostaną uwzględnione następujące podkryteria: a/ do 50 punktów za zidentyfikowanie ryzyka i zaproponowane sposoby przeciwdziałania ryzykom w procesie inwestycyjnym, b/ do 25 punktów za zaproponowany w projekcie sposób zarządzania inwestycją w aspekcie wykonania harmonogramu, c/ do 25 punktów za propozycje listy dokumentów o których mowa w pkcie 2.34 „f” załącznika nr 1 do SIWZ („....opracowanie przez InŜyniera Kontraktu i bieŜąca aktualizacja procedur i wzorów dokumentów niezbędnych do prawidłowego zarządzania Projektem we współpracy z zamawiającym...”) W specyfikacji istotnych warunków zamówienia opisane zostały warunki jakie musi spełnić wykonawca (te same co w ogłoszeniu o zamówieniu) oraz rodzaje dokumentów w celu potwierdzenia spełnienia wymaganych warunków. Od wykonawcy zaŜądano wniesienia wadium w kwocie 25.000,00 zł, w następujących formach: w pieniądzu, w poręczeniu lub gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej, poręczeniach udzielanych przez podmioty o których mowa w art. 6b ust.3 pkt.4 lit. b ustawy z dnia 9 listopada 2000 roku o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy ustalone zostało w wysokości 10% ceny brutto, podanej w ofercie najkorzystniejszej i mogło być wniesione: w pieniądzu, poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (z tym, Ŝe zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pienięŜnym), gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, poręczeniach udzielanych przez podmioty o których mowa w art. 6b ust.5 pkt.2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 roku o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. _____________________________________________________ 80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Termin składania ofert określony został do dnia 1 grudnia 2006 roku do godz. 15:00, a ich otwarcia w tym samym dniu o godzinie 15:10. Termin związania z ofertą określony został na 60 dni, licząc od dnia upływu terminu do składania ofert. SIWZ pobrało 5 firm. • W dniu 28 listopada 2006 roku wpłynął protest z Przedsiębiorstwa Usług Inwestorskich „INVEST-SERVICE” sp. z oo. z Łodzi, ul. Kasprzaka nr 6 na czynność zamawiającego dotyczącą postawienia w ogłoszeniu umieszczonym w BZP nr 315, poz. 59274 z dnia 22 listopada 2006 roku oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia w rozdziale VIII pkt.1 ppkt.2 lit. b warunku udziału w postępowaniu o następującej treści: „ W szczególności wykonawca musi spełniać następujące warunki: (....) wykonać lub być w trakcie wykonywania w okresie ostatnich trzech lat przed dniem składania ofert w niniejszym postępowaniu, a jeŜeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, co najmniej 1 usługę inŜyniera kontraktu o wartości 1.000.000,00 zł, której przedmiotem był lub jest obecnie nadzór i zarządzanie kontraktem budowlanym, przy czym (łącznie): a/ kontrakt był podobny zakresem (np modernizacja lub wybudowanie obiektu typu teatr, filharmonia, sala koncertowa, kino) i rozmiarem do robót przewidywanych w ramach kontraktu na roboty, którego będzie dotyczyła usługa niniejszego zamówienia, b/ przedmiotem usługi był nadzór i zarządzanie kontraktem budowlanym realizowanym przy współudziale środków pozyskanych z Unii Europejskiej lub funduszy przedakcesyjnych”. W uzasadnieniu protestujący stwierdził, Ŝe warunek postawiony przez zamawiającego jest niezgodny z art. 22 ust. 1 pkt. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, który mówi, Ŝe o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy którzy „posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Protestujący zauwaŜył, Ŝe usługa intelektualna nie jest mierzalna, a wysokość wynagrodzenia jest w tym przypadku uzaleŜniona od środków zarezerwowanych na ten cel w budŜecie zamawiającego. W związku z trudną sytuacją na rynku inwestycji w ostatnich latach wysokość wynagrodzenia InŜyniera Kontraktu jest niewspółmiernie niska w stosunku do wielkości oraz zakresu zamówienia. Według zamawiającego wymiernym kryterium pozwalającym na ocenę wiedzy, doświadczenia i potencjału technicznego InŜyniera Kontraktu będzie kryterium wartości zrealizowanej lub realizowanej inwestycji dla której InŜynier pełni lub pełnił usługę, a nie wartość samej usługi. śądanie zamawiającego, by wykonawca spełnił ww. warunek narusza według protestującego art. 22 ust.2 ustawy PZP – utrudnia uczciwą konkurencję. Protestujący zaŜądał uniewaŜnienia przedmiotowego postępowania, poniewaŜ nie moŜna dokonać modyfikacji treści SIWZ w zakresie warunków udziału w postępowaniu. • Treść protestu została opublikowana na stronie internetowej zamawiającego w dniu 29 listopada 2006 roku. W tym samym dniu przesłano faksem (potwierdzonym na piśmie) pismo do 4 wykonawców zainteresowanych przetargiem informujące o wniesionym proteście przez PUI INVEST SERVICE i jego publikacji na stronie internetowej zamawiającego oraz wzywające do wzięcia udziału w proteście. • Do postępowania toczącego się w wyniku protestu po stronie wnoszącego protest przystąpiło WielobranŜowe Przedsiębiorstwo Inwestycyjne WUDIMEKS sp. z oo. z Częstochowy, a po stronie zamawiającego firma BUD-INVENT sp. z oo. z Warszawy. Wykonawca przystępujący do protestu po stronie zamawiającego stwierdził, Ŝe spełnia warunki udziału w postępowaniu i w przypadku jego uniewaŜnienia nie będzie miał szansy na jego uzyskanie, zaŜądał odrzucenia protestu lub jego oddalenia. W uzasadnieniu ww. wykonawca zarzucił protestującemu m.in. podanie błędnie art. 22 ust.2 jako przepis z którego wynika zakaz utrudniania uczciwej konkurencji, a w rzeczywistości zasada przygotowania i prowadzenia postępowania w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji została wyraŜona w art. 7 ust.1 pzp, _____________________________________________________ 81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 zaś inne przepisy moŜna traktować co najwyŜej jako rozwijające wzmiankowaną zasadę. • Zamawiający dokonał rozstrzygnięcia protestu w dniu 6 grudnia 2006 roku, które zostało przekazane do uczestników postępowania w tym samy dniu faksem i nadane pocztą (za potwierdzeniem odbioru) oraz opublikowane na stronie internetowej zamawiającego. Zamawiający odrzucił protest wykonawcy podając w uzasadnieniu następujące fakty: 1/ treść protestu nie spełnia wymogów określonych w przepisie art. 180 ust. 8 ustawy poprzez nie zawarcie w treści protestu okoliczności faktycznych i prawnych uzasadniających wniesienie protestu. Protestujący nie wykazał, Ŝe warunek postawiony w rozdziale VIII pkt. 1 ppkt.2 lit b SIWZ uniemoŜliwia mu oraz w jakim zakresie i dlaczego – wzięcie udziału w postępowaniu, 2/ protestujący podał niezasadny i błędnie sformułowany zarzut naruszenia art. 22 ust.1 pkt.2 (utrudnia uczciwą konkurencję) przez postawiony przez zamawiającego warunek określony w rozdziale VIII pkt. 1 ppkt. 2 lit. b SIWZ. • Protestujący poinformowany został o przysługującym mu prawie złoŜenia odwołania do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, z czego nie skorzystał. • Postępowanie o zamówienie publiczne prowadziła komisja przetargowa w składzie: (….)111. • Kierownik zamawiającego Wojciech Nowicki, członkowie Komisji Przetargowej, biegły powołany przez zamawiającego do oceny dokumentów złoŜonych z ofertą (….) 112 złoŜyli w dniu 1 grudnia 2006 roku stosowne oświadczenia, Ŝe nie podlegają wyłączeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art.17 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych. • Otwarcia ofert dokonano zgodnie z ogłoszeniem w dniu 1 grudnia 2006 roku. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę jaką zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia, w wysokości 881.834,00 zł (722.815,00 zł + VAT 22%). Wpłynęła jedna oferta z firmy Przedsiębiorstwo Usług Technicznych i Consultingowych Budownictwa BUD-INWENT sp. z oo. Warszawa, ul. Filtrowa 67D lokal 111 – cena oferty brutto 835.090,00 zł • W dniu 11 grudnia 2006 roku (….)113 przedłoŜył zamawiającemu opinię dot. złoŜonych dokumentów do oferty. Z opinii wynikało, Ŝe wykonawca nie przedłoŜył informacji potwierdzającej lata wymaganego doświadczenia dla osób wymienionych w pozycjach 1-9 wykazu osób oraz dokumentów potwierdzających wykształcenie i uprawnienia, a takŜe doświadczenie zawodowe dot. osoby wymienionej w pozycji 5 111 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 112 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 113 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 wykazu osób. (Z ww. podpisana została w dniu 1 grudnia 2006 roku umowa na wykonanie badania dokumentów wraz z wydaniem opinii w ramach czynności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie usługi InŜyniera Kontraktu, za wynagrodzeniem brutto 1.830,00 zł – wypłacono wynagrodzenie przelewem w dniu 15 grudnia 2006 roku na podstawie faktury nr 34/01/2006 z dnia 12 grudnia 2006 roku) • Na podstawie wydanej opinii zamawiający w dniu 12 grudnia 2006 roku wezwał wykonawcę do złoŜenia w terminie do dnia 15 grudnia 2006 roku godzina 15:00 (potwierdzony odbiór pisma 14 grudnia 2006 roku) wyjaśnień dotyczących złoŜonych oświadczeń i dokumentów. • Wyjaśnienia i uzupełnienia do złoŜonych dokumentów w ramach postępowania o udzielenie zamówienia firma Przedsiębiorstwo Usług Technicznych i Consultingowych Budownictwa BUD – INVENT sp. z oo. z Warszawy złoŜyła w dniu 14 grudnia 2006 roku. • W dniu 14 grudnia 2006 roku komisja przetargowa na podstawie złoŜonych wyjaśnienia stwierdziła, Ŝe oferta wykonawcy spełnia wymagane przez zamawiającego warunki udziału w postępowaniu i zaproponowała jej wybór. W uzasadnieniu wyboru wskazano, Ŝe wybór nastąpił wobec braku przesłanek uniewaŜnienia o którym mowa w art. 93 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wyniki postępowania zatwierdził Dyrektor Naczelny Teatru. • Ogłoszenie o wyniku postępowania podano do publicznej wiadomości na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w dniu 14 grudnia 2006 roku. Pisemne zawiadomienia o wyborze oferty przesłano do uczestnika przetargu w tym samym dniu, wyznaczając termin podpisania umowy najwcześniej w dniu 22 grudnia 2006 roku. • Umowa pomiędzy Teatrem imienia Stefana Jaracza w Łodzi, a wybranym oferentem podpisana została w dniu 22 grudnia 2006 roku. W imieniu Teatru umowę podpisał Wojciech Nowicki – Dyrektor Naczelny Teatru. Przedmiotem umowy - zgodnie z § 1 – było świadczenie usług InŜyniera Kontraktu dla inwestycji w ramach Projektu „Utworzenie Europejskich Scen Teatru im. Stefana Jaracza w województwie łódzkim”, zgodnie ze szczegółowym zakresem rzeczowym przedmiotu umowy określonym w załączniku nr 1 do siwz, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy. Termin realizacji przedmiotu zamówienia określony został do dnia wykonania przedmiotu umowy (Projektu). Wynagrodzenie InŜyniera Kontraktu – zgodnie z § 5 umowy – ustalone zostało w wysokości zgodnej z przetargiem to jest w kwocie brutto 835.090,00 zł, w tym: podatek VAT – 150.590,00 zł. Strony ustaliły, Ŝe wynagrodzenie wykonawcy będzie płatne w sposób następujący: a/ po ogłoszeniu przetargu na wykonawce robót budowlanych w wysokości 5% od ceny brutto umowy, b/ po podpisaniu umowy z wykonawcą robót budowlanych w wysokości następnych 5% ceny brutto umowy, c/ zapłata pozostałego wynagrodzenia w transzach miesięcznych w równych ratach. Podstawą wystawienia na rzecz zamawiającego faktury przez InŜyniera Kontraktu za dany okres jest zaakceptowanie przez Instytucję Pośredniczącą (Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi) wniosku o płatność wraz z wymaganymi załącznikami, z zastrzeŜeniem Ŝe ostatnia faktura wystawiona przez InŜyniera Kontraktu zostanie ujęta w końcowym rozliczeniu projektu i wartość faktury końcowej nie moŜe być niŜsza niŜ 20% wartości zamówienia. Termin płatności faktur 30 dni od daty dostarczenia ich zamawiającemu, z wyjątkiem ostatniej faktury, która zostanie zapłacona w całości po przyjęciu przez Instytucję Pośredniczącą Raportu Zakończenia. Wykonawca wniósł w dniu podpisania umowy zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy w kwocie odpowiadającej 10% ceny brutto umowy w formie gwarancji ubezpieczeniowej TUiR SIGNA STU S.A. na okres od dnia zawarcia umowy do daty zakończenia umowy plus 30 dni. _____________________________________________________ 83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Do ww. umowy w dniu 25 września 2007 roku podpisany został aneks, którym dodano zapis o nazwie banku i numerze konta wykonawcy na które przekazywane będzie wynagrodzenie wykonawcy. • Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 12 z dnia 12 stycznia 2007 roku (przekazano do publikacji 8 stycznia 2007 roku) oraz na stronie internetowej Teatru http://www.teatr-jaracza.4bip.pl w dniu 5 stycznia 2007 roku. Przy udzieleniu ww. zamówienia publicznego nie stwierdzono naruszenia przepisów Prawa zamówień publicznych. POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA: WYKONAWSTWO INWESTYCJI W SYSTEMIE „ZAPROJEKTUJ I WYBUDUJ” DLA PROJEKTU „UTWORZENIE EUROPEJSKICH SCEN TEATRU IM. STEFANA JARACZA W WOJEWÓDZTWIE ŁÓDZKIM” Szacunkowa wartość zamówienia określona została na kwotę 17.882.076,00 zł (4.076.151,36 euro) na podstawie planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych, określonych w programach funkcjonalnouŜytkowych, opracowanych w marcu 2006 roku przez autorów programów funkcjonalnouŜytkowych i uaktualnionych we wrześniu 2006 roku przez projektanta mgr inŜ. Krzysztofa Kopacza z Pracowni Architektoniczno-Budowlanej „M & K. Kopacz” z siedzibą w Łodzi. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym (w trybie przetargu ograniczonego) opublikowane zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 23 z dnia 29 stycznia 2007 roku pod pozycją 10682 (przesłano do opublikowania w dniu 24 stycznia 2007 roku), w dziennikach „Gazeta Wyborcza” i „Rzeczypospolita” z dnia 31 stycznia 2007 roku, na stronie internetowej Teatru http://www.teatr-jaracza.4bip.pl oraz tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w dniu 27 stycznia 2007 roku. W ogłoszeniu o zamówieniu zawarto wszystkie informacje wymagane przez art. 48 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych. O udzielenie zamówienia publicznego mogli się ubiegać wykonawcy nie podlegający wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, a takŜe spełniający niŜej wymienione warunki: - posiadają przeciętną liczbę zatrudnionych co najmniej 50 osób oraz liczebność personelu kierowniczego co najmniej 10 osób w okresie ostatnich 3 lat, a jeŜeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie. W przypadku wspólnego ubiegania się o niniejsze zamówienie warunek powinien spełniać kaŜdy z nich lub co najmniej jeden z nich. - wskazać do uczestnictwa w wykonaniu zamówienia kluczowe osoby: 1/ przedstawiciela wykonawcy, posiadającego doświadczenie zawodowe w budownictwie na stanowiskach kierowniczych – 10 lat, w tym: pełnienie funkcji kierownika dla kontraktu polegającego m.in. na modernizacji lub adaptacji obiektu zabytkowego, 2/ kierownik budowy (3 osoby), posiadających doświadczenie zawodowe w budownictwie na stanowiskach kierowniczych – 10 lat, w tym: pełnienie funkcji kierownika budowy dla kontraktu polegającego m.in. _____________________________________________________ 84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 na modernizacji lub adaptacji obiektu zabytkowego, oraz uprawnienia budowlane do kierowania robotami w specjalności konstrukcyjno-budowlanej bez ograniczeń lub równowaŜne im waŜne uprawnienia wydane wg wcześniejszych przepisów, 3/ kierownik robót instalacyjno-sanitarnych (2 osoby) posiadających doświadczenie zawodowe w budownictwie na stanowiskach kierowniczych – 5 lat, w tym: pełnienie funkcji kierownika robót instalacyjno-sanitarnych – 2 lata, oraz uprawnienia w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń cieplnych, wentylacyjnych, gazowych, wodociągowych i kanalizacyjnych do kierowania robotami bez ograniczeń lub równowaŜne im waŜne uprawnienia wydane wg wcześniejszych przepisów, 4/ kierownik robót elektrycznych (2 osoby) posiadających doświadczenie zawodowe w budownictwie na stanowiskach kierowniczych – 5 lat, w tym: pełnienie funkcji kierownika robót elektrycznych – 2 lata, oraz uprawnienia w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń elektrycznych i elektroenergetycznych lub równowaŜne bez ograniczeń, 5/ członkowie Zespołu Projektowego: architekt (1 osoba), projektant robót elektrycznych (1 osoba), projektant robót instalacyjno-sanitarnych (1 osoba) winni legitymować się uprawnieniami w swojej specjalności oraz co najmniej 2-letnim doświadczeniem zawodowym w projektowaniu. - wykonać jako wykonawca w okresie ostatnich 5-ciu lat licząc do dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, a jeŜeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie co najmniej jeden kontrakt o wartości co najmniej 7.000.000 PLN brutto, obejmujący roboty budowlane dot. modernizacji, adaptacji lub wybudowania obiektów np typu teatr, filharmonia, sala koncertowa, kino oraz podobnych rodzajem i wartością do robót budowlanych przewidywanych w niniejszym zamówieniu. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie, warunek ten powinien spełnić kaŜdy lub co najmniej jeden z nich, - osiągnąć w ostatnich 3-ch latach obrotowych, a jeŜeli okres prowadzenia działalności jest krótszy za ten okres, średnioroczny przychód ze sprzedaŜy minimum 40.000.000,00 PLN. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie, warunek ten powinien spełniać kaŜdy z nich lub co najmniej jeden z nich, - posiadać środki finansowe w wysokości 5.000.000,00 PLN lub posiadać zdolność kredytową w wysokości co najmniej 5.000.000,00 PLN. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie, warunek ten powinien spełnić kaŜdy lub co najmniej jeden z nich, - posiadać przez cały okres wykonywania umowy ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej na kwotę minimum 22.360.252,72 PLN. W ogłoszeniu o zamówieniu wskazano znaczenie warunków odnoszących się do właściwości wykonawcy tj wykonane roboty w ciągu ostatnich 5 lat – znaczenie 60%, osiągnięty w ostatnich 3 latach średnioroczny przychód ze sprzedaŜy – znaczenie 40% a takŜe zasady punktacji za ww. warunki. Zamawiający podał w ogłoszeniu rodzaje dokumentów jakie wykonawca winien przedłoŜyć w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Jako kryteria oceny ofert wskazano: cenę o znaczeniu 75% oraz plan zapewnienia jakości o znaczeniu 25%. Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu określony został do dnia 9 lutego 2007 roku. Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną dopuszczeni do udziału w postępowaniu – 20. Ogłoszenie o zamówieniu stanowi załącznik nr 31 do protokółu kontroli. _____________________________________________________ 85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Postępowanie o zamówienie publiczne prowadziła komisja przetargowa w składzie: (….)114. Kierownik zamawiającego i członkowie komisji przetargowej złoŜyli w dniu 9 lutego 2007 roku stosowne oświadczenia, Ŝe nie podlegają wyłączeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art.17 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Oświadczenie w dniu 9 lutego 2007 roku złoŜył takŜe (….)115, któremu zlecono dokonanie oceny złoŜonych dokumentów i ofert, o czym mowa poniŜej. W dniu 8 lutego 2007 roku zawarta została umowa pomiędzy Dyrektorem Naczelnym Teatru Wojciechem Nowickim, a Pracownią Architektoniczną - Budowlaną „M.& K. Kopacz” z Łodzi na podstawie której zlecono wykonanie badania dokumentów oferty wraz z wydaniem opinii w ramach czynności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Umowę zawarto na okres od 9 lutego 2007 roku do dnia 30 kwietnia 2007 roku. Wynagrodzenie wykonawcy określone zostało na kwotę netto 820,00 zł, brutto 1.000,40 zł. Do ww. umowy podpisano w dniu 18 kwietnia 2007 roku aneks na podstawie którego zwiększono zakres przedmiotu umowy o wykonanie wyceny planowanych kosztów projektowania i robót w celu uaktualnienia szacunkowej wartości zamówienia. Termin wykonania dodatkowego przedmiotu umowy ustalono na dzień 27 kwietnia 2007 roku, a wynagrodzenie umowne z tego tytułu zwiększono do kwoty netto 1.620,00 zł, brutto 2.000,80 zł. W terminie podanym w ogłoszeniu o zamówieniu wpłynęły dwa wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a mianowicie: 1/ wniosek od firmy VARITEX S.A z Łodzi, ul. Dostawcza 12, 2/ wniosek od firmy SKANSKA S.A. Oddział Budownictwa Ogólnego w Łodzi ul. Al. Kościuszki 101. Kserokopia wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu stanowi załącznik nr 32 do protokółu kontroli. W dniu 23 lutego 2007 roku (….)116 przedłoŜył zamawiającemu opinię dot. złoŜonych dokumentów do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Na podstawie wydanej opinii zamawiający w dniu 26 lutego 2007 roku wezwał wykonawców do uzupełnienia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków zamówienia (potwierdzenia odbioru z dnia 27 i 28 lutego 2007 roku). W odniesieniu do firmy VARITEX S.A. zaŜądano: dostarczenia zamawiającemu prawidłowo wypełnionego pkt. III zaświadczenia z US, uzupełnienia informacji z banku, której treść będzie odpowiadała stwierdzeniu spełnienia warunku polegającego na posiadaniu środków 114 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 115 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 116 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 finansowych co najmniej 5.000.000,00 zł lub zdolności kredytowej w wysokości co najmniej 5.000.000,00 zł, oraz w odniesieniu do wykazu osób – doprecyzowania w miesiącach pełnienia w niektórych okresach funkcji kierowniczej w budownictwie przez Witolda Pietrasa, Sławomira Ostrowskiego, Marka Grochowskiego i Małgorzatę Sobczak. W odniesieniu do firmy SKANSKA S.A. zaŜądano: doprecyzowania w miesiącach pełnienia w niektórych okresach funkcji kierowniczej w budownictwie przez Jacka Puszkarewicza, Jerzego Tykocińskiego i Marka Wolnego. Wyjaśnienia i uzupełnienia dokumentów w ramach postępowania o udzielenie zamówienia firma VARITEX S.A przesłała w dniu 5 marca 2007 roku (data wpływu), a SKANSKA S.A w dniu 2 marca 2007 roku. Firma VARITEX S.A. nie przedłoŜyła uzupełnionego w części III zaświadczenia z US o nie zaleganiu w podatkach i opłatach, uznając, Ŝe wystawiający zaświadczenie Naczelnik US nie miał podstaw, aby na potrzeby postępowania o zamówienie publiczne, gdzie wymagane jest zaświadczenie o nie zaleganiu z zapłatą podatków i opłat - w formularzu ZAS-W wypowiadać się na temat okoliczności określonych w jego części III. Pismami z dnia 12 marca 2007 roku, przesłanymi za potwierdzeniem odbioru zamawiający poinformował ww. firmy, Ŝe po dokonaniu analizy złoŜonych i uzupełnionych dokumentów, nie zostały wykluczone z udziału w dalszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Pismem z dnia 24 marca 2007 roku zamawiający zaprosił firmy: VARITEX S.A. i SKANSKA S.A. do złoŜenia ofert w terminie do dnia 11 kwietnia 2007 roku do godziny 15:00. W ww. piśmie wskazano datę i nr Biuletynu Zamówień Publicznych, w którym opublikowano ogłoszenie o zamówieniu oraz zaproszono do siedziby Teatru w dniu 26 marca 2007 roku w godzinach od 10:00 do 16:00 w celu odebrania specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Ww. wykonawcy pokwitowali odbiór specyfikacji istotnych warunków zamówienia z datą 26 marca 2007 roku. Kserokopia pisma – zaproszenia z dnia 24 marca 2007 roku składania ofert i pisma przedłuŜającego termin składania ofert stanowi załącznik nr 33 do protokółu kontroli Specyfikacja istotnych warunków zamówienia dla przetargu ograniczonego zatwierdzona została przez Dyrektora Naczelnego Teatru Wojciecha Nowickiego w dniu 23 marca 2007 roku. Przedmiotem zamówienia było dostosowanie istniejących obiektów instytucji kultury w 5-ciu miastach województwa poprzez ich modernizację oraz zakup wyposaŜenia technologii teatralnej w celu stworzenia nowoczesnej infrastruktury technicznej dla „Utworzenia Europejskich Scen Teatru im. Stefana Jaracza w województwie łódzkim”. Projekt obejmował 5 zadań inwestycyjnych, a mianowicie: 1/ zadanie w Łodzi w Teatrze im. Stefana Jaracza, obejmujące: modernizację strefy wejściowej z iluminacją elewacji; adaptację pomieszczeń na Klub Teatralny; wykonanie zadaszenia patia; zakup i modernizację budynku przy ul. Narutowicza 34 – zaplecze techniczne projektu; modernizację Sceny Głównej z zapleczem w budynku E, modernizację budynku D; modernizację szybu windowego w budynku F i wymianę dźwigu; modernizację stacji Trafo; wymianę nawierzchni dziedzińca teatru o powierzchni 1500 m² (łączna powierzchnia uŜytkowa w modernizowanych obiektach – 3287,5 m²); zakup specjalistycznego samochodu cięŜarowego z hydrauliczną platformą załadowczą do transportu dekoracji na potrzeby spektakli, 2/ zadanie w Piotrkowie Trybunalskim w Miejskim Ośrodku Kultury, obejmujące: modernizację sali widowiskowej z widownią w celu przystosowania jej do prezentacji widowisk teatralnych; wymianę wewnętrznych instalacji ogólnobudowlanych, telefonicznych i komputerowych; wykonanie instalacji oświetlenia sceny, elektroakustycznych i ppoŜ.; przebudowę foyer, holu z szatnią, toalet i pomieszczeń magazynowo-warsztatowych (łączna powierzchnia uŜytkowanych pomieszczeń 1925 m²); zakup i montaŜ foteli do sali widowiskowej, _____________________________________________________ 87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 3/ zadanie w Skierniewicach w Miejskim Ośrodku Kultury, obejmujące: modernizację 465 m² powierzchni uŜytkowej z budową oddzielnego wejścia do sali teatralnej, wyposaŜonej w profesjonalne systemy nagłośnienia i oświetlenia; dobudowę od frontu 365 m² powierzchni na potrzeby reprezentacyjnego holu wejściowego, kas, sanitariatów oraz kawiarni z zapleczem gastronomicznym; wymianę instalacji słaboprądowych i ppoŜ., oraz zakup 142 szt. foteli teatralnych, przestrzennych podestów, wykonanie instalacji elektroakustycznej, instalacji inspicjenckiej z pulpitem sterowniczym, 4/ zadanie w Sieradzu w Teatrze Miejskim – Miejskim Domu Kultury, obejmujące: modernizację sali widowiskowej z przystosowaniem dla niepełnosprawnych; przebudowę sceny teatralnej i balkonu; naprawę drewnianej konstrukcji dachu nad widownią; wymianę instalacji wod.kan., elektrycznej i wentylacji mechanicznej; wykonanie przyłączy: wodociągowego i energetycznego oraz parkingu dla niepełnosprawnych; zakup foteli teatralnych oraz zakup i modernizację instalacji technologii teatralnej widowni sceny, 5/ Zadanie w Radomsku w Miejskim Domu Kultury, obejmujące: przebudowę sali widowiskowej z dostosowaniem jej do funkcji teatralnych pod względem prawidłowej ewakuacji widzów, dostępności dla niepełnosprawnych oraz poprawę akustyki sali; modernizację garderób dla aktorów i węzłów sanitarnych; modernizację posadzki foyer; naprawę i modernizację schodów i pochylni; wymianę wszystkich instalacji wewnętrznych; modernizację i zakup teatralnego wyposaŜenia technologicznego oraz wymianę foteli teatralnych. Zgodnie ze siwz zamawiający nie dopuścił do składania ofert częściowych i wariantowych. Wymagany termin realizacji zamówienia do dnia 15 maja 2008 roku. Wadium określone zostało w wysokości 300.000,00 zł, które mogło być wnoszone: w pieniądzu, poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (poręczenie kasy zawsze poręczenie pienięŜne), gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, poręczeniach udzielanych przez podmioty o których mowa w art. 6 ust.3 pkt.4, lit.b ustawy z dnia 9 listopada 2000 roku o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy ustalone zostało w wysokości 10% ceny całkowitej podanej w ofercie brutto i mogło być wniesione: w pieniądzu, poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej (poręczenie kasy zawsze poręczenie pienięŜne), gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, poręczeniach udzielanych przez podmioty o których mowa w art. 6b ust.5 pkt.2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 roku o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Termin składania ofert określony został do dnia 11 kwietnia 2007 roku do godziny 15:00, a ich otwarcia w tym samym dniu o godzinie 15:10. Termin związania z ofertą określono na 60 dni, od terminu składania ofert. Jako kryteria oceny ofert wskazano cenę o znaczeniu 75%, opis sposobu zapewnienia jakości – znaczenie 25%. Ocena za cenę liczona według wzoru matematycznego: stosunek oferty najtańszej do ceny oferty badanej x 100 punktów x waga 0,75. Zamawiający zaŜądał sporządzenia przez wykonawcę pisemnego dokumentu „Program zapewnienia jakości dla kontraktu” w oparciu o treść dokumentacji przetargowej. Z opisu wynikało, Ŝe punkty za ww. kryterium przyznane zostaną indywidualnie przez członków komisji przetargowej na podstawie pisemnej rekomendacji biegłego Komisji, a w ocenie uwzględnione zostaną następujące podkryteria: a/ do 30 pktów za program zapewnienia jakości robót, b/ do 25 pktów za program zapewnienia jakości dokumentów kontraktowych, c/ do 30 pktów za _____________________________________________________ 88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 program zapewnienia jakości dokumentów projektowych, d/ do 15 pktów za program zapewnienia jakości w zakresie zgłaszania i usuwania wad. Kserokopia specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla przetargu ograniczonego stanowi załącznik nr 34 do protokółu kontroli. Pismem z dnia 2 kwietnia 2007 roku firma VARITEX S.A. zwróciła się o przedłuŜenie terminu składania ofert, celem prawidłowego i rzetelnego przygotowania oferty, uzasadniając swoją prośbę złoŜonością prac i obszernym zakresem inwestycji. Termin składania ofert przedłuŜono do dnia 18 kwietnia 2007 roku do godziny 15:00, o czym poinformowano wykonawców pismem z dnia 5 kwietnia 2007 roku. W wymaganym terminie (18 kwietnia 2007 roku – godzina 15:00) – jak wynikało z protokółu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Druk – ZP-2) i wniosku Przewodniczącego Komisji Przetargowej w sprawie uniewaŜnienia postępowania – nie wpłynęły Ŝadne oferty. Kserokopia protokółu z postępowania w trybie przetargu ograniczonego stanowi załącznik nr 35 do protokółu kontroli. Wartość szacunkowa zamówienia po aktualizacji w dniu 27 kwietnia 2007 roku wynosiła 20.682.179,80 zł, tj równowartość 4.714.424,39 euro (kurs euro – 4,387 zł). W dniu 30 kwietnia 2007 roku zamawiający poinformował Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wszczęciu postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia na podstawie art. 62 ust.1 pkt.1 ustawy Prawo zamówień publicznych.(potwierdzenie odbioru przez UZP 2 maja 2007 roku). Kserokopia zawiadomienia, przesłanego do UZP o wszczęciu postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia stanowi załącznik nr 36 do protokółu kontroli. W dniu 30 kwietnia 2007 roku przesłano zaproszenia do negocjacji do niŜej wymienionych firm: Ł Waldemar śak – Zakład Instalacyjno-Budowlany PBM śak, ul. Świerszcza 50, 02401 Warszawa – na dzień 10 maja 2007 roku godz. 12:00 (przyjęcie przesyłki 30 kwietnia 2007 roku), Ł CEKOM sp. z oo ul. Górczewska 179A, 01-459 Warszawa – na dzień 8 maja 2007 roku, godzina 10:00,(przyjęcie przesyłki 30 kwietnia 2007 roku), Ł Remo-Bud Łódź, ul. Urzędnicza 36, 91-312 Łódź – na dzień 10 maja 2007 roku, godzina 10:00, (przyjęcie przesyłki 30 kwietnia 2007 roku), Ł Przedsiębiorstwo Realizacji Inwestycji TEDBUD, ul. Andrzeja Struga 23, 95-100 Zgierz – na 9 maja 2007 roku, godzina 10:00,(przyjęcie przesyłki 30 kwietnia 2007 roku) Ł Przedsiębiorstwo Remontowo-Budowlane „Budomal”, al. Włókniarzy 221/225, 90-642 Łódź – na dzień 9 maja 2007 roku, godzina 12:00, (przyjęcie przesyłki 30 maja 2007 roku) Ł CONDITE sp. z oo. Grupa Kolporter, ul. Strycharska 6, 25-659 Kielce – 8 maja 2007 roku na godzinę 12:00.(przyjęcie przesyłki 30 kwietnia 2007 roku) Ł ZRB „JANSAN”, ul. Korotyńskiego 48 m 99, 02-459 Warszawa – 8 maja 2007 roku na godzinę 9:00.(przyjęcie przesyłki 30 kwietnia 2007 roku), Zaproszeń do negocjacji nie przesłano do firm, które złoŜyły wnioski do udziału w postępowaniu w trybie przetargu ograniczonego. Kserokopie zaproszeń do negocjacji z dowodami doręczenia pism stanowi załącznik nr 37 do protokółu kontroli. _____________________________________________________ 89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Przedmiot zamówienia i termin wykonania określony zaproszeniu do negocjacji nie zmienił się w stosunku do przedmiotu zamówienia i terminu jego wykonania określonego w siwz dla przetargu ograniczonego. Złagodzono natomiast warunki udziału w postępowaniu. O udzielenie zamówienia publicznego mogli się ubiegać wykonawcy nie podlegający wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, a takŜe spełniające niŜej wymienione warunki: - posiadają przeciętną liczbę zatrudnionych co najmniej 30 osób oraz liczebność personelu kierowniczego co najmniej 5 osób w okresie ostatnich 3 lat, a jeŜeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie. − wskaŜą do uczestnictwa w wykonaniu zamówienia kluczowe osoby: 1/ przedstawiciela wykonawcy, posiadającego doświadczenie zawodowe w budownictwie na stanowiskach kierowniczych – 3 lata, 2/ kierownik budowy (3 osoby), posiadających doświadczenie zawodowe w budownictwie na stanowiskach kierowniczych – 3 lata, uprawnienia budowlane do kierowania robotami w specjalności konstrukcyjno-budowlanej bez ograniczeń lub równowaŜne im waŜne uprawnienia wydane wg wcześniejszych przepisów, 3/ kierownik robót instalacyjno-sanitarnych (2 osoby) posiadających doświadczenie zawodowe w budownictwie na stanowiskach kierowniczych – 3 lata, uprawnienia w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń cieplnych, wentylacyjnych, gazowych, wodociągowych i kanalizacyjnych do kierowania robotami bez ograniczeń lub równowaŜne im waŜne uprawnienia wydane wg wcześniejszych przepisów, 4/ kierownik robót elektrycznych (2 osoby) posiadających doświadczenie zawodowe w budownictwie na stanowiskach kierowniczych – 3 lata, uprawnienia w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń elektrycznych i elektroenergetycznych lub równowaŜne bez ograniczeń, 5/ członkowie Zespołu Projektowego: architekt (1 osoba), projektant robót elektrycznych (1 osoba), projektant robót instalacyjnosanitarnych (1 osoba) winni legitymować się uprawnieniami w swojej specjalności. − WykaŜą, Ŝe wykonali jako wykonawca w okresie ostatnich 5-ciu lat licząc do dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeŜeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie co najmniej jeden kontrakt o wartości co najmniej 4.000.000 PLN brutto, obejmujący robotę podobną zakresem i rozmiarem do robót budowlanych przewidywanych w niniejszym zamówieniu, − wykaŜą osiągnięcie w ostatnich 3-ch latach obrotowych, a jeŜeli okres prowadzenia działalności jest krótszy za ten okres, średnioroczny przychód ze sprzedaŜy minimum 15.000.000,00 PLN. − posiadać środki finansowe w wysokości 1.000.000,00 PLN lub posiadać zdolność kredytową w wysokości co najmniej 1.000.000,00 PLN. W zaproszeniu do negocjacji odnotowano, Ŝe w przypadku wspólnego ubiegania się dwóch lub więcej wykonawców o udzielenie zamówienia oceniana będzie ich łączna sytuacja ekonomiczna i finansowa. Jako kryteria oceny ofert wskazano: cenę o znaczeniu 75% oraz plan zapewnienia jakości o znaczeniu 25%. _____________________________________________________ 90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Wadium określone zostało w wysokości 300.000,00 zł, które mogło być wnoszone: w pieniądzu, poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (poręczenie kasy zawsze poręczenie pienięŜne), gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, poręczeniach udzielanych przez podmioty o których mowa w art. 6b ust.5 pkt.2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 roku o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy ustalone zostało w wysokości 10% ceny całkowitej podanej w ofercie brutto i mogło być wniesione: w pieniądzu, poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej (poręczenie kasy zawsze poręczenie pienięŜne), gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, poręczeniach udzielanych przez podmioty o których mowa w art. 6b ust.5 pkt.2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 roku o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. W negocjacjach ze strony zamawiającego uczestniczyli: Dyrektor Naczelny Teatru Wojciech Nowicki, (….)117. Z przedłoŜonych kontrolującym dokumentów (protokóły z negocjacji) wynikało, Ŝe do negocjacji przystąpiło 4 wykonawców, a mianowicie: PBM „śAK” Zakład Instalacyjno – Budowlany z Warszawy, REMO-BUD z Łodzi, Przedsiębiorstwo Remontowo-Budowlane BUDOMAL z Łodzi i CONDITE sp. z oo. z Kielc. Po przeprowadzonych negocjacjach zrezygnowały z dalszego udziału w postępowaniu 3 firmy, a mianowicie: REMO-BUD z Łodzi, Przedsiębiorstwo Remontowo – Budowlane BUDOMAL z Łodzi i CONDITE sp. z oo. z Kielc. Z protokółu z negocjacji z firmą PMK „śAK” z Warszawy w dniu 10 maja 2007 roku strony uzgodniły zmiany w stosunku do SIWZ, które będą uwzględnione w ofercie, a mianowicie: − w Teatrze w Łodzi – istniejąca posadzka w obrębie foyer parteru, pasaŜu wejściowego i na schodach prowadzących na I piętro będzie poddana renowacji, a uszkodzone elementy wymienione. Oferta nie obejmie dostawy i montaŜu szybu towarowo-osobowego w budynku D, a jedynie wciągarkę towarową. − w Teatrze w Skierniewicach – modernizacja budynku MOK „POLONEZ” polegać będzie na rozbudowie obiektu od strony frontowej (zachodniej, przy czym oferta nie obejmie kondygnacji parteru i części zadaszenia). Roboty zewnętrzne nie będą brane pod uwagę. Oferta obejmuje wykonanie słupów na których powstania sala widowiskowa. − w Teatrze w Sieradzu – oferta nie obejmie zamontowania okien, drzwi zewnętrznych, ale obejmie elementy konstrukcji dachowej. W miejscach gdzie przewidziano okładziny ścienne z marmuru czy granitu zastosowane będą tynki tradycyjne malowane. Istniejące posadzki z granitu lub marmuru zostaną poddane renowacji. Konstrukcja nowego portalu metalowa, lekka, obudowana GK. Rezygnuje się z rozbudowy balkonu, boczne loŜe bez przebudowy. − w Teatrze w Piotrkowie Trybunalskim – oferta nie obejmie: iluminacji frontowej elewacji, wymiany okien w części B oficyny na parterze, robót zewnętrznych 117 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 − w zapisie dot. cech rozwiązań budowlano-konstrukcyjnych dla obiektów objętych zamówieniem zmieniono wymagania na: trwałość elementów konstrukcyjnych budynków do 50 lat, trwałość elementów konstrukcji dachów do 20 lat, trwałość instalacji wewnętrznych do 30 lat, z zastrzeŜeniem Ŝe producent wyda takowe zaświadczenia. Przyjęto standard wykończenia średni. − w modernizowanych obiektach zmieniono okładziny akustyczne ścienne i sufitowe typu rezonansowego (drewniane) na obudowy akustyczne w technologii GK lub podobnej, − zmieniono w siwz zapisy dot. zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy z 10 do 4% oraz wskazano na moŜliwość formy wyboru zabezpieczenia przez wykonawcę, − dokonano ilościowego uszczegółowienia w zakresie mechaniki scenicznej ( kurtyna elektryczna, sztankiety z napędem elektrycznym, sofity, wieŜe portalowe, pomosty technologiczne, systemy inspicjenckie, systemy CCTV) zgodnie z załącznikiem nr 1 do protokółu − w dniu 11 maja 2007 roku, ww. wykonawca dostarczył do zamawiającego pismo w którym wniósł o uzupełnienie protokółu z negocjacji z dnia 10 maja 2007 roku o uzgodnioną tabelę ubezpieczeń, a mianowicie: 1/ zabezpieczenie naleŜytego wykonania kontraktu – 4% zatwierdzonej kwoty kontraktowej z VAT, po wydaniu świadectwa Przejęcia zwrot 70% zabezpieczenia, 2/ ubezpieczenie robót i sprzętu wykonawcy – 100.000,00 zł – okres waŜności do wydania Świadectwa Przejęcia, 3/ ubezpieczenie od zranienia osób i od szkód majątkowych – 200.000,00 zł za wypadek niezaleŜnie od ilości zdarzeń – okres waŜności do wydania Świadectwa Przejęcia, 4/ ubezpieczenie personelu wykonawcy – 10.000,00 zł – do wydania Świadectwa Przejęcia, 5/ Ubezpieczenie projektowania – 30% wartości prac projektowych – do wydania Świadectwa, 6/ ubezpieczenie OC kontraktowe – 30% wartości kontraktu. Ustala się termin przedstawienia stosownych polis (z wyłączeniem pkt.1) do 10 dni od daty podpisania umowy Kserokopie protokółów z negocjacji (ogólny i indywidualne) stanowią załącznik nr 38 do protokółu kontroli. W dniu 21 maja 2007 roku Zamawiający przesłał do firmy ZIB „PBM śAK” z Warszawy specyfikację istotnych warunków zamówienia dla postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia, z prośbą o złoŜenie oferty w terminie do dnia 23 maja 2007 roku, godzina 10:00 zgodnie z warunkami SIWZ. W tym samym dniu wykonawca zwrócił się z prośbą o przedłuŜenie terminu składania ofert do dnia 25 maja 2007 roku, na co zamawiający wyraził zgodę (termin złoŜenia oferty do dnia 25 maja 2007 roku do godziny 15:00. Kserokopia pisma – zaproszenia (wraz ze specyfikacją) z dnia 21 maja 2007 roku, skierowanego do firmy ZIB „PBM Zak” o złoŜenie oferty i pisma o przedłuŜenie terminu do złoŜenia oferty stanowi załącznik nr 39 do protokółu kontroli. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia, przesłanej z zaproszeniem do składania ofert zamawiający opisał warunki udziału w postępowaniu, mimo, Ŝe przy negocjacjach bez ogłoszenia zgodnie z art. 64 ust.3 ustawy PZP przepisu art. 36, ust.1 pkt. 5 nie stosuje się. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia przesłanej z zaproszeniem do składania ofert, jeszcze bardziej złagodzono warunki w stosunku do tych które podano w zaproszeniu do negocjacji, a mianowicie: od wykonawcy zaŜądano, posiadania środków finansowych w wysokości co najmniej 0,5 mln. PLN, lub posiadania zdolności kredytowej w wysokości co najmniej 0,5 mln. zł. (w zaproszeniu do negocjacji w warunkach podano kwotę 1.000.000,00 zł). Zmniejszono teŜ wadium do kwoty 150.000,00 zł (było 300.000,00 zł). _____________________________________________________ 92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Postępowanie o zamówienie publiczne prowadziła Komisja przetargowa w składzie: (….) 118 złoŜyli w dniu 25 maja 2007 roku stosowne oświadczenia, Ŝe nie podlegają wyłączeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art.17 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Komisja przetargowa dokonała otwarcia oferty w dniu podanym w zaproszeniu tj 25 maja 2007 roku o godzinie 15:15. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zmawiający podał kwotę jaką zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia – 21.816.132,72 zł. Wpłynęła jedna oferta od Konsorcjum: PMB „śAK” - Zakład Instalacyjno- Budowlany, 021-401 Warszawa, ul. Świerszcza 50 – Lider Konsorcjum, DELTA sp. jawna Krentowski, HUS, 15-443 Białystok, Al. Piłsudskiego 11/3 – Członek Konsorcjum, Zespół Usług Projektowych sp. z oo. 96-500 Sochaczew, ul. Piłsudskiego 69, członek Konsorcjum – cena oferty brutto 29.890.000,00 zł (koszt projektowania i budowy), z tego obiekt Łódź – 5.544.000,00 zł, obiekt Skierniewice – 4.183.000,00 zł, obiekt Sieradz – 4.074.000,00 zł, obiekt Radomsko – 4.749.000,00 zł, obiekt Piotrków Trybunalski - .5.950.000,00 zł. Wskazać naleŜy na fakt, Ŝe oferta wpłynęła, od innej firmy, niŜ ta z którą prowadzono negocjacje. Kserokopia oferty (formularz oferty i niektóre dokumenty na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu złoŜone przez firmę PMB śak Zakład InstalacyjnoBudowlany) stanowi załącznik nr 40 do protokółu kontroli Komisja przetargowa po analizie ofert złoŜyła w dniu 1 czerwca 2007 roku wniosek do Dyrektora Naczelnego Teatru o wezwanie wykonawcy - Konsorcjum do uzupełnienia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu w zakresie oświadczeń w trybie art. 22 i 24 ustawy Prawo zamówień publicznych dla Lidera i Członków Konsorcjum oraz do złoŜenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń i dokumentów w zakresie rozbieŜności dot. adresu firmy DELTA (wskazano adres Al. Piłsudskiego 11/13, z odpisu z KRS i pieczątki firmowej wynikała Al. Piłsudskiego 11/3) oraz nazwy firmy Zespól Usług Projektowych – na niektórych stronach wskazano nazwę „Zakład Usług Projektowych”, a zgodnie z KRS i pieczątka firmową jest „Zespół Usług Projektowych”. Do Konsorcjum przesłano pismo w dniu 4 czerwca 2007 roku i w dniu 12 czerwca 2007 roku otrzymano stosowne wyjaśnienia. Oferta poddana została takŜe ocenie przez biegłych powołanych przez Dyrektora Naczelnego (….),119 który po analizie dokumentów oferty Konsorcjum wydał opinię (w dniu 26 czerwca 2007 roku), Ŝe dokumenty są kompletne i zgodne z wymogami siwz 118 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 119 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 oraz (….)120, który wydał pozytywna opinię co do przedłoŜonego przez Konsorcjum „Programu zapewnienia jakości dla kontraktu” i zarekomendował przyznanie mu łącznej punktacji za podkryteria 60 punktów na 100 moŜliwych do uzyskania (opinia z dnia 5 lipca 2007 roku). Komisja przetargowa, posiłkując się opiniami biegłych stwierdziła, Ŝe wykonawca spełnił wymagania zamawiającego i zaproponowała w dniu 10 lipca 2007 roku wybór jego oferty jako oferty najkorzystniejszej na podstawie art. 91 ust.1 ustawy PZP, w związku z brakiem zaistnienia okoliczności z art. 93 ust.1 pkt.1. Wniosek Komisji zatwierdził Dyrektor Naczelny Teatru. Ustalono, Ŝe firma PMB śak Zakład Instalacyjno-Budowlany, z którą prowadzono negocjacje, nie spełniała samodzielnie warunków udziału w postępowaniu, a mianowicie: 1/ nie wykazała posiadania członków zespołu projektowego: architekta, projektanta robót elektrycznych i projektanta robót instalacyjno-sanitarnych, 2/ nie wykazali osiągnięcie średniorocznego przychodu ze sprzedaŜy w ciągu 3 lat minimum 15.000.000 zł (średnioroczny przychód ze sprzedaŜy w ciągu 3 lat wynosił – 14.538.371,47 zł). Warunki udziału w postępowaniu spełniło Konsorcjum. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia stanowi załącznik nr 41 do protokółu kontroli. Ogłoszenie o zamówieniu wywieszono na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego i na stronie internetowej zamawiającego w dniu 10 lipca 2007 roku, w tym samym dniu przesłano zawiadomienie do uczestnika postępowania o udzielenie zamówienia, z zaproszeniem do podpisania umowy w dniu 18 lipca 2007 roku. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia opublikowane zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych z dnia 6 sierpnia 2007 roku, pod pozycją 135625. Akt umowy – kontrakt nr 1/2007 pomiędzy wybranym wykonawcą, a zamawiającym podpisany został w dniu 18 lipca 2007 roku. Wynagrodzenie wykonawcy za przedmiot umowy określony został na kwotę ustaloną wyniku negocjacji tj brutto 29.890.000,00 zł W umowie zawarte zostały w części I – warunki ogólne kontraktu, w części II – warunki szczególne kontraktu. Kserokopia kontraktu stanowi załącznik nr 42 do protokółu kontroli. Przetarg na komputeryzację Teatru W 2005 roku Urząd Marszałkowski w Łodzi przyznał dla Teatru im. Stefana Jaracza środki finansowe na zakup sprzętu komputerowego i instalację sieci środki pienięŜne w kwocie 100.000,00 zł. Teatr im. Stefana Jaracza w ramach przyznanych środków na komputeryzację zawarł z wybranymi w przetargach nieograniczonych dostawcami niŜej wymienione umowy: 120 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 w dniu 22 lutego 2005 roku umowę z Mariolą Skowrońską, właścicielką firmy ERGO MULTIMEDIA z siedzibą przy ul. Al. Politechniki 10 w Łodzi na dostawę programów komputerowych według SIWZ, z jednoczesną sprzedaŜą licencji komputeryzacja - II etap. Wynagrodzenie dostawcy określone zostało na kwotę brutto 15.250,00 zł. Termin dostawy – w ciągu 10 dni od daty podpisania umowy. Termin dostawy – w ciągu 10 dni od daty podpisania umowy. w dniu 15 marca 2005 roku umowę z Mariolą Skowrońską, właścicielką firmy ERGO MULTIMEDIA z siedzibą przy ul. Kilińskiego 59/63 w Łodzi na dostawę sprzętu komputerowego według SIWZ, z jednoczesną sprzedaŜą licencji komputeryzacja - I etap. Wynagrodzenie dostawcy określone zostało na kwotę brutto 10.572,00 zł. Termin dostawy – w ciągu 10 dni od daty podpisania umowy. w dniu 29 kwietnia 2005 roku umowę z Mariolą Skowrońską, właścicielką firmy ERGO MULTIMEDIA z siedzibą przy ul. Kilińskiego 59/63 w Łodzi na dostawę sprzętu komputerowego według SIWZ, z jednoczesną sprzedaŜą licencji komputeryzacja - III etap. . Wynagrodzenie dostawcy określone zostało na kwotę brutto 37.092,00 zł. Termin dostawy – w ciągu 10 dni od daty podpisania umowy. w dniu 4 października 2005 roku umowę z właścicielką firmy ERGO MULTIMEDIA z siedzibą przy ul. Kilińskiego 59/63 w Łodzi na dostawę sprzętu komputerowego według SIWZ, z jednoczesną sprzedaŜą licencji - komputeryzacja IV etap. Wynagrodzenie dostawcy określone zostało na kwotę brutto 28.448,00 zł. Termin dostawy – w ciągu 10 dni od daty podpisania umowy. Aneksem z dnia 11 października 2005 roku przedłuŜono termin obowiązywania umowy do dnia 21 listopada 2005 roku, ustalono, Ŝe monitor dotykowy EIZO L353T dostarczony zostanie do 21 listopada 2005 roku, a pozostały sprzęt z licencjami do dnia 14 października 2005 roku. Konieczność zmiany terminu wynikła z braku moŜliwości skrócenia okresu dostarczenia monitora dotykowego, transportowanego bezpośrednio od producenta w Japonii. Wykonawca zamówienia zobowiązał się do dostarczenia na okres przejściowy zastępczo innego monitora LCD ACER 1715, pozwalającego na uruchomienie sprzętu w kasie biletowej. w dniu 28 listopada 2005 roku umowę z właścicielką firmy ERGO MULTIMEDIA z siedzibą przy ul. Kilińskiego 59/63 w Łodzi na dostawę sprzętu komputerowego według SIWZ (pakiet I), sprzedaŜą licencji (pakiet II) - komputeryzacja V etap. Wynagrodzenie dostawcy określone zostało na kwotę brutto 8.683,96 zł. Termin dostawy – w ciągu 10 dni od daty podpisania umowy. Razem wynagrodzenie wykonawcy brutto według ww. umów na kwotę 100.045,96 zł Kontroli poddano dokumentację dotyczącą komputeryzacji – etap III i IV Komputeryzacja – etap III Szacunkowa wartość zamówienia określona została w dniu 29 marca 2005 roku po rozeznaniu rynku przez komisję przetargową na kwotę 42.000,00 zł tj 10.378,00 Euro. przetarg nieograniczony na komputeryzację Teatru im. Stefana Jaracza o wartości poniŜej 60.000 EURO – etap V ogłoszony został w dniu 29 marca 2005 roku na _____________________________________________________ 95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego i na stronie internetowej www.teatrjaracza.lodz.pl. W przetargu mogli wziąć udział wykonawcy nie wykluczeni na podstawie art. 24 Prawa zamówień publicznych i spełniający warunki określone w art. 22 ust.1 pzp. Termin składania ofert określony został do dnia 15 kwietnia 2005 roku godzina 9:00, a ich otwarcia w tym samym dniu o godzinie 9:10. Jako kryterium oceny ofert wskazano cenę o znaczeniu 100%. specyfikacja istotnych warunków zamówienia zatwierdzona została przez Dyrektora Naczelnego Teatru w dniu 29 marca 2005 roku. W siwz zawarto wszystkie informacje określone w art. 36 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z załącznikiem nr 4 do SIWZ przedmiotem zamówienia była dostawa: 1/ 3 komputerów Notebook opartych na energooszczędnej platformie, z wbudowaną obsługą sieci bezprzewodowej, z procesorem minimum 1,5Ghz (2 szt), z procesorem, minimum 1,6 Ghz (1 szt), objętych minimum 2 letnią gwarancją, z oprogramowaniem i akcesoriami (torba, linka zabezpieczająca ze złączem typu Kensington Key), 2/ kolorowej drukarki laserowej wraz z przewodem USB, 3/ 3 Komputerów stacjonarnych z minimum 2 letnią gwarancją producenta lub wykonawcy zamówienia, z oprogramowaniem, monitorem LCD 17, drukarkami laserowymi monochromatycznymi, 4/ urządzenie wielofunkcyjne – drukarka /skaner/kopiarka. Do kaŜdej z ww. pozycji w siwz zawarty został szczegółowy opis, zawierający wymagane przez zamawiającego parametry i akcesoria. Postępowanie o zamówienie publiczne prowadziła komisja przetargowa w składzie: (….)121, Kierownik zamawiającego Wojciech Nowicki, komisja przetargowa oraz inne osoby wykonujące czynności w postępowaniu (….) 122złoŜyły wymagane oświadczenia – zgodnie z art. 17 ust.5 ustawy o zamówieniach publicznych, Ŝe nie podlegają wyłączeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Otwarcia ofert dokonała komisja przetargowa zgodnie z ogłoszeniem tj w dniu 15 kwietnia 2005 roku. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę jaką zamierza przeznaczyć na finansowanie zadania, w wysokości 42.000,00 zł netto. Wpłynęły 1 oferty: 1/ Oferta firmy POTRONICS, ul. Jaracza 85, Łódź – cena oferty 38.811,55 PLN, 2/ Oferta firmy ERGO MULTIMEDIA, ul. Kilińskiego 59/63, 90118 Łódź – cena oferty 37.092,00 zł. Komisja przetargowa, Ŝe wszyscy wykonawcy spełnili warunki udziału w postępowaniu. Zaproponowano wybór oferty nr 4 jako najkorzystniejszej, ze względu na najniŜszą cenę. Zawiadomienie o wyborze oferty przesłano do uczestników postępowania w dniu 20 kwietnia 2005 roku. Firmę która wygrała przetarg zaproszono do podpisania umowy najwcześniej po 7 dniach, od skutecznego odebrania zawiadomienia. 121 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 122 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Komputeryzacja – etap IV szacunkowa wartość zamówienia określona została po rozeznaniu rynku w dniu 5 września 2005 roku na kwotę 28.000,00 zł tj 6.919 Euro przetarg nieograniczony na komputeryzację Teatru im. Stefana Jaracza o wartości poniŜej 60.000 EURO – etap IV ogłoszony został w dniu 12 września 2005 roku na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego i na stronie internetowej www.teatrjaracza.lodz.pl . W przetargu mogli wziąć udział wykonawcy nie wykluczeni na podstawie art. 24 Prawa zamówień publicznych i spełniający warunki określone w art. 22 ust.1 pzp. Termin składania ofert określony został do dnia 21 września 2005 roku godzina 9:00, a ich otwarcia w tym samym dniu o godzinie 9:10. Jako kryterium oceny ofert wskazano cenę o znaczeniu 100%. specyfikacja istotnych warunków zamówienia zatwierdzona została przez Dyrektora Naczelnego Teatru w dniu 5 września 2005 roku. W siwz zawarto wszystkie informacje określone w art. 36 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z załącznikiem nr 4 do SIWZ przedmiotem zamówienia była dostawa: 1/ zestawu komputerowego z Win XP, Office, 2xHDD, 2/ Monitora LCD – 2 szt., 3/ Zestawu komputerowego z Win XP, Office Professional, 4/ Zestawu komputerowego do kasy, 5/ Monitora dotykowego, 6/ Drukarki termicznej do biletów, 7/ drukarki laserowej – 2 szt., 8/ UPS 1000VA – 2 szt., 9/ Przeglądarki Microsoft Project, 10/ przeglądarki ACDSee 7.0 – 2 szt., 11/ Programu Win RAR, 12/ HDD 80GB w kieszeni IDE zewnętrznej, USB, 13/ Myszy optycznej – 3 szt., 14/ Programu antywirusowego – 5 szt., 15/ Switch 8 portów, 16/ Pen driver 1 GB ze smyczą w komplecie, 17/ Pen driver 512 MB ze smyczą w zestawie – 2 szt., 18/ Notebook, 19/ Pamięć SODIMM 512 MB 333 MHz CL 2.5 do notebooka. Do kaŜdej z ww. pozycji w siwz zawarty został szczegółowy opis, zawierający wymagane przez zamawiającego parametry. Specyfikację istotnych warunków zamówienia pobrało 18 firm. Postępowanie o zamówienie publiczne prowadziła komisja przetargowa w składzie (….).123 Kierownik zamawiającego Wojciech Nowicki, komisja przetargowa oraz (….)124– specjalista ds. zamówień publicznych złoŜyły wymagane oświadczenia – zgodnie z art. 17 ust.5 ustawy o zamówieniach publicznych. Otwarcia ofert dokonała komisja przetargowa zgodnie z ogłoszeniem tj w dniu 21 września 2005 roku. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę jaką zamierza przeznaczyć na finansowanie zadania, w wysokości 28.000,00 zł netto. Wpłynęły 4 oferty: 1/ Oferta firmy ADMIKOM, ul. Kopernika 15/17, 90-503 Łódź – cena oferty 31.017,00 PLN, 2/ oferta firmy HERKULES PC COMPONENTES ul. 123 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 124 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Nawrot 114, 90-029 Łódź- cena oferty 33.584,00 PLN, 3/ Oferta firmy Centrum Komputerowe ZETO, ul. Narutowicza 136, 90-146 Łódź – cena oferty 31.128,00 PLN, 4/ Oferta firmy ERGO MULTIMEDIA, ul. Kilińskiego 59/63, 90-118 Łódź – cena oferty 28.448,00 zł. Komisja przetargowa, Ŝe wszyscy wykonawcy spełnili warunki udziału w postępowaniu. Zaproponowano wybór oferty nr 4 jako najkorzystniejszej, ze względu na najniŜszą cenę. Zawiadomienie o wyborze oferty przesłano do uczestników postępowania w dniu 23 września 2005 roku. Firmę która wygrała przetarg zaproszono do podpisania umowy najwcześniej po 7 dniach, licząc od dnia następnego po dniu odebrania przez pozostałych oferentów – uczestników postępowania zawiadomienia o wyborze oferty. Za dostawę sprzętu wymienione faktury: komputerowego w etapie III wykonawca przedłoŜył niŜej Fa/000224/2005 z dnia 10 maja 2005 roku na kwotę 11.610,04 zł, zapłaconą przelewem w dniu 8 czerwca 2005 roku, Fa/000225/2005 z dnia 10 maja 2005 roku na kwotę 7.370,01 zł, zapłaconą przelewem w dniu 8 czerwca 2005 roku, Fa/000223/2005 z dnia 10 maja 2005 roku na kwotę 4.717,59 zł, zapłaconą przelewem w dniu 8 czerwca 2005 roku, Fa/000226/2005 z dnia 10 maja 2005 roku na kwotę 13.394,36 zł, zapłaconą przelewem w dniu 8 czerwca 2005 roku, Razem na kwotę 37.092,00 zł Za dostawę sprzętu wymienione faktury: komputerowego w etapie IV wykonawca przedłoŜył niŜej Fa/000497/2005 z dnia 13 października 2005 roku na kwotę 24.002,28 zł, zapłaconą przelewem w dniu 14 listopada 2005 roku, Fa/000554/2005 z dnia 7 listopada 2005 roku na kwotę 4.445,68 zł, zapłaconą przelewem w dniu 29 listopada 2005 roku, Razem na kwotę 28.447,96 zł Przy udzieleniu ww. zamówień publicznych kontrolujący naruszenia przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. VI. nie stwierdzili USTALENIA KOŃCOWE. ZAŁĄCZNIKI Protokół zawiera 92 ponumerowane i zaparafowane strony. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ksiąŜce kontroli Teatru im. Stefana Jaracza w Łodzi pod pozycją nr 2/2007. W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niŜej wymienione osoby: - Włodzimierz Nowicki – Dyrektor Teatru - Zofia Ułamek – Główna Księgowa Teatru _____________________________________________________ 98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 - (….)125 – Z-ca Głównego Księgowego - (….)126 – Kierownik Biura Obsługi Widowni, - (….)127 – specjalista w Dziale Księgowości oraz inni pracownicy w miarę potrzeb. Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Test nr 2 dotyczący rejestru instytucji kultury 2. Nieruchomości będące w posiadaniu Teatru 3. Wyjaśnienie głównej księgowej i radcy prawnego w sprawie statusu prawnego posiadanych nieruchomości, 4. Test nr 1a w sprawie statutu Teatru 5. Test nr 4 dotyczący dokumentacji opisującej zasady rachunkowości 6. Test nr 5 dotyczący prowadzenia ksiąg rachunkowych 7. Test nr 11 dotyczący sprawozdawczości o stanie zobowiązań i należności 8. Specyfikacja zobowiązań z tytułu dostaw i usług na dzień 31 grudnia 2005 roku 9. Specyfikacja zobowiązań z tytułu dostaw i usług na dzień 31 grudnia 2006 roku 10. Kserokopie faktur nr 296 z dnia 29 listopada 2005 roku na kwotę 850,00 zł i nr 283 z dnia 24 listopada 2005 roku na kwotę 770,00 zł i wyciągów bankowych. 11. Zestawienie poleceń wyjazdu służbowego objętych kontrolą 12. Protokół z kontroli kasy 13. Test nr 12 dotyczący obrotu gotówkowego 14. Test nr 13 dotyczący obrotu bezgotówkowego 15. Test nr 7 dotyczący inwentaryzacji składników majątkowych 16. Plan i wykonanie przychodów Teatru w latach 2005-2006 17. Zestawienie raportów sprzedaży biletów objętych kontrolą 18. Test nr 14 dotyczący zbycia środków trwałych 125 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 126 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 127 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 19. Test nr 15 dotyczący prawidłowości zawierania umów najmu 20. Plan i wykonanie kosztów Teatru w latach 2005-2006 21. Zestawienie umów o dzieło zawartych z Waldemarem Zawodzińskim 22. Wydatki w zakresie wynagrodzeń, 23. Test nr 17 dotyczący poprawności wynagradzania 24. Wybrane losowo wydatki na dostawy i usługi w latach 2005 – 2006 – próba kontroli 25. Test kontrolny nr 3 dotyczący procedur kontroli 26. Test kontrolny nr 6 dotyczący dowodów księgowych 27. Zamówienia publiczne udzielone w latach 2005-2007(do 30 lipca) 28. Kserokopia umowy z dnia 30 maja 2006 roku na wykonanie „Termomodernizacji budynków A i C Teatru” 29. Kserokopie aneksów nr 1 i 2a do umowy z dnia 30 maja 2006 roku na wykonanie „Termomodernizacji budynków A i C Teatru” 30. Kserokopia umowy z dnia 16 sierpnia 2006 roku o roboty dodatkowe na zadaniu „Termomodernizacja budynków A i C Teatru” 31. Ogłoszenie o zamówieniu publicznych na wykonawstwo inwestycji w systemie zaprojektuj i wybuduj dla projektu „Utworzenie Europejskich Scen Teatru im. Stefana Jaracza w województwie łódzkim” 32. Kserokopie wniosków firmy Skanska S.A i VARITEX S.A. o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie ww. zamówienia, 33. Kserokopia pisma – zaproszenia z dnia 24 marca 2007 roku (przesłanego do dwóch ww. firm) do składania ofert i pisma przedłużającego termin składania ofert, 34. Kserokopia specyfikacji istotnych warunków zamówienia do przetargu ograniczonego o udzielenie zamówienia publicznego „Utworzenie Europejskich Scen Teatru im. Stefana Jaracza w województwie łódzkim” 35. Protokół z postępowania o udzielenie ww. zamówienia w trybie przetargu ograniczonego, 36. Kserokopia zawiadomienia przesłanego do UZP o wszczęciu postępowania o udzielenie ww. zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, 37. Kserokopia zaproszeń do negocjacji wraz z dowodami doręczenia pism, 38. Kserokopie protokółów z negocjacji, 39. Kserokopia pisma – zaproszenia z dnia 21 maja 2007 roku (wraz z SIWZ), skierowanego do firmy ZIB „PMB Żak” o złożenie oferty i pisma przedłużającego termin złożenia oferty, 40. Kserokopia oferty Konsorcjum i niektórych dokumentów na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu, złożonych przez Zakład Instalacyjno-Budowlany „PMB Żak” 41. Kserokopia protokółu postępowania o udzielenie zamówienia na ww. zadanie 42. Kserokopia kontraktu podpisanego z wybranym wykonawcą. Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 8 stycznia 2008 roku. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Teatrze im. Stefana Jaracza w Łodzi. Kierownika jednostki poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złoŜenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy. _____________________________________________________ 100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI PROBLEMOWEJ PRZEPROWADZONEJ W TEATRZE im. JARACZA w ŁODZI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Kontrolujący: Jednostka kontrolowana: ...................................... (Kazimiera Korta) ...................................... (Paweł Dobrzyński) Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli: ..................................................................... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej) _____________________________________________________ 101