Regulamin funkcjonowania kontroli zarządczej w PUP w Giżycku

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 29 z 01.07.2013r.
REGULAMIN FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZADCZEJ
W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY W GIśYCKU
Postanowienia ogólne
§1
1. Kontrola zarządcza w Powiatowym Urzędzie Pracy w GiŜycku stanowi ogół działań
podejmowanych przez kierownictwo jednostki i jej pracowników dla zapewnienia realizacji
celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
2. Dyrektor Urzędu zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli
zarządczej poprzez ustanawianie odpowiednich procedur, instrukcji i regulaminów,
zawierających niezbędne wytyczne dla prawidłowego działania i funkcjonowania PUP.
3. Kontrola zarządcza obejmuje ustalenie stanu planowanego, ustalenie stanu rzeczywistego,
konfrontację tych stanów w badanym okresie, wyjaśnienie przyczyn odchyleń między nimi
oraz podejmowanie czynności, mających na celu doprowadzenia do zgodności stanu
rzeczywistego z planowanym.
4. Zadaniem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
b) skuteczności i efektywności działania,
c) wiarygodności sprawozdań,
d) ochrony zasobów,
e) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
f) efektywności i skuteczności przepływu informacji,
g) zarządzania ryzykiem.
System kontroli zarządczej
§2
Misją Powiatowego Urzędu Pracy w GiŜycku jest promocja zatrudnienia,
poprzez realizację celów głównych, jakimi są:
udzielanie pomocy bezrobotnym i poszukującym pracy w znalezieniu zatrudnienia
i udzielanie pomocy pracodawcom w pozyskiwaniu odpowiednich pracowników.
1
1. Na system kontroli zarządczej składa się:
a) systematyzowanie i standaryzacja działań poprzez ustanowienie regulaminów (załącznik
Nr 1),
b) planowanie finansowe i sporządzanie planu działalności;
c) identyfikacja ryzyk mogących zagraŜać osiągnięciu zamierzonych celów oraz zarządzanie
ryzykiem w celu zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów Urzędu,
d) sprawozdawczość z realizacji planów.
2. NajwaŜniejsze zadania słuŜące realizacji celów, mierniki określające stopień realizacji celu
oraz planowane wartości do osiągnięcia na koniec roku zawierane będą corocznie w terminie
do końca I kwartału w Planie działalności Powiatowego Urzędu Pracy w GiŜycku,
sporządzonym wg wzoru (załącznik Nr 2).
Zarządzanie ryzykiem
§3
1. W Powiatowym Urzędzie Pracy w GiŜycku prowadzi się identyfikację ryzyka
wpływającego na realizację celów w obszarach:
a) ryzyka związanego z zarządzaniem: organizacja urzędu, system wynagradzania
pracowników, moŜliwości rozwoju zawodowego, delegowanie zadań,
b) ryzyka wynikającego ze specyfiki prowadzonej działalności: stopień skomplikowania
działalności, kompetencje i postawa etyczna pracowników, przetwarzanie informacji,
stabilność działalności, nowe zadania, reputacja urzędu, ochrona zasobów,
c) ryzyka o charakterze finansowym: wielkość środków finansowych, płynność,
sprawozdawczość,
d) ryzyka dotyczącego systemów informatycznych: utrzymanie ciągłości pracy systemów
informatycznych, dostęp do zasobów informatycznych urzędu, wykorzystanie infrastruktury
informatycznej, rozwój i wdroŜenie nowych systemów,
e) ryzyka dotyczącego źródeł zewnętrznych: zakłócenia w dostawach mediów, zewnętrzne
warunki ekonomiczne, środowisko prawne, środowisko naturalne,
f) innych moŜliwych do wystąpienia ryzyk.
2. Identyfikacja ryzyk przeprowadzana jest do końca I kwartału kaŜdego roku przez
pracowników i kierowników komórek organizacyjnych.
3. Wynikiem identyfikacji ryzyk jest sporządzenie rejestru ryzyk na bieŜący rok wg wzoru
(załącznik Nr 3), w oparciu o posiadaną wiedzę, doświadczenie i dobre praktyki, poprzez:
a) zidentyfikowanie ryzyk dla poszczególnych celów i zadań,
2
b) analizę prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka,
c) przewidywanie moŜliwych skutków,
d) określenie reakcji dla kaŜdego ryzyka,
e) określenie zadań, które naleŜy podjąć w celu zmniejszenia ryzyka do akceptowalnego
poziomu.
4. Analizy ryzyk dokonuje się biorąc pod uwagę prawdopodobieństwo wystąpienia danego
ryzyka,
oddziaływanie
na
osiągnięcie
celów
i
propozycję
działań
korygujących
i naprawczych.
- Prawdopodobieństwo jest to szacowana moŜliwość wystąpienia zdarzenia.
- Oddziaływanie są to moŜliwe wyniki, skutki i konsekwencje dla urzędu (np. straty, koszty,
niekorzystne zdarzenia, utrata korzyści z niewykorzystania szans).
5. Ocena ryzyk występujących w Urzędzie moŜe mieścić się na poziomie:
a) ryzyko bardzo duŜe – realne zagroŜenie dla osiągnięcia celów. Wymaga bezzwłocznej
reakcji kierowników komórek organizacyjnych, podjęcia zdecydowanych, przemyślanych
i zaplanowanych działań prowadzących do likwidacji lub znacznego ograniczenia ryzyka.
Sposób przeciwdziałania ryzyku uzaleŜniony jest od sytuacji. W kaŜdej sytuacji wymagana
jest akceptacja Dyrektora Urzędu.
b) ryzyko średnie – wymaga uwagi i wskazana jest reakcja kierowników komórek
organizacyjnych,
konieczne
podjęcie
próby
minimalizacji
ryzyka,
kontrolowania,
ograniczenia skutków do akceptowalnego poziomu, dopuszczalne jest wykupienie
ubezpieczenia lub zlecenie usługi na zewnątrz.
c) ryzyko małe – sposoby przeciwdziałania i opracowywanie planów awaryjnych zaleŜy od
decyzji kierownika komórki organizacyjnej, dopuszczalne jest nie podejmowanie działań ze
względu na niskie ryzyko lub przewagę kosztów podjęcia działań nad korzyściami.
Mechanizmy kontrolne
§4
1. Kontrola zarządcza wykonywana jest z uwzględnieniem przestrzegania zasad:
a) prowadzenia gospodarki finansowej zawartych w Polityce Rachunkowości,
b) kontroli systemów informatycznych zawartych w Polityce Bezpieczeństwa Danych
Osobowych, Instrukcji zarządzania systemem informatycznym słuŜącym do przetwarzania
danych osobowych i Polityce Zarządzania Oprogramowaniem.
3
2. Kontrola finansowa stanowi element kontroli zarządczej. Bezpośredni nadzór i kontrolę
nad procedurami finansowymi sprawuje Główny Księgowy Powiatowego Urzędu Pracy.
3. Dowodem przeprowadzenia kontroli finansowej przez Głównego Księgowego jest złoŜenie
podpisu wraz z datą na dokumentach dotyczących operacji finansowych.
4. ZłoŜenie podpisu, obok podpisu pracownika właściwego merytorycznie oznacza, Ŝe:
a) nie zgłasza zastrzeŜeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny
prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem,
b) nie zgłasza zastrzeŜeń do kompletności oraz formalno – rachunkowej rzetelności
i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,
c) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym Urzędu.
5. Kontrolę zarządczą prowadzi się przez:
a) samokontrolę, tj. kontrolę prawidłowości wykonywania własnej pracy przez wszystkich
pracowników, zgodnie z zakresami uprawnień i obowiązków,
b) kontrolę funkcjonalną, tj. kontrolę sprawowaną w ramach obowiązku nadzoru nad
pracownikami przez kierowników komórek organizacyjnych,
c) kontrolę wstępną, tj. kontrolę przeprowadzoną przed podjęciem operacji gospodarczej,
d) kontrolę następczą, tj. kontrolę przeprowadzoną po zaistnieniu zdarzenia rzeczywistego,
mającą na celu wykrycie nieprawidłowości.
Monitorowanie systemu kontroli zarządczej
§5
1.
Monitorowanie systemu kontroli zarządczej odbywa się podczas wykonywania
bieŜących obowiązków kierowników komórek organizacyjnych poprzez analizę:
a) wyników kontroli zewnętrznych,
b) informacji o pojawiających się problemach w działalności urzędu,
c) wyników stosowanych procedur kontrolnych, np. inwentaryzacji,
d) danych ze sprawozdań.
2. Pracownicy urzędu przeprowadzają samoocenę systemu kontroli zarządczej i efektywności
procedur ustalonych w celu realizacji zadań PUP, na podstawie arkusza sporządzonego
zgodnie z wzorem (załącznik Nr 4) za rok poprzedni w terminie do 10 stycznia roku
następnego.
3. Kierownicy komórek organizacyjnych składają oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w
zakresie ponoszonej przez siebie odpowiedzialności za realizowane przez urząd cele i zadania
4
za rok poprzedni w nieprzekraczalnym terminie do 15 stycznia roku następnego, według
wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszych Zasad. Oświadczenie w szczególności
dotyczy zapewnienia iŜ:
a) działania przez nich podejmowane pozostają w zgodzie z przepisami prawa,
b) zasoby, którymi dysponują są uŜywane w sposób racjonalny i efektywny,
c) ryzyka związane z realizacją celów i zadań są monitorowane i identyfikowane na bieŜąco
w celu ich wyeliminowania.
Oświadczenie moŜe zostać podpisane z jednoczesnym wskazaniem obszarów działalności, do
których kierownik komórki organizacyjnej ma zastrzeŜenia.
ZastrzeŜenia naleŜy wskazać wraz z opisem planowanych lub podjętych działań
zmierzających do zniwelowania ryzyk lub słabości systemu.
4. Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w GiŜycku, po analizie i ocenie kontroli zarządczej
prowadzonej w Urzędzie, w razie konieczności eliminuje, zmienia dotychczasowe lub wdraŜa
nowe czynności, słuŜące zapewnieniu, Ŝe kontrola zarządcza funkcjonuje w sposób
adekwatny, skuteczny i efektywny, a realizacja celów i zadań PUP odbywa się w sposób
zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
5