Pracownik obsługi biurowej(*)

Transkrypt

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego
Materiały współfinansowane ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
(Priorytet VII – Promocja integracji społecznej,
Działanie 7.4. Niepełnosprawni na rynku pracy).
PUBLIKACJA DYSTRYBUOWANA BEZPŁATNIE
Redakcja:
Marta Wysocka
Recenzja i konsultacja merytoryczna:
dr Katarzyna Skierska-Pięta
Korekta:
Magdalena Torczyńska
Skład:
Joanna Skrońska
Projekt okładki:
Joanna Skrońska
Wydawca:
Instytut Nauk Społeczno-Ekonomicznych sp. z o.o. – sp. k.
ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 17
90–248 Łódź
tel. 42 633 17 19
www.inse.org.pl
Łódź 2013
ISBN 978-83-7834-205-2
Druk:
PIKTOR Szlaski i Sobczak Spółka Jawna
ul. Tomaszowska 27
93–231 Łódź
www.piktor.pl
Pracownik obsługi biurowej
Wstęp .............................................................................................................. 5
1. Specyfika obowiązków pracownika biurowego oraz predyspozycje
do wykonywania tego zawodu ..................................................................... 7
1.1. Pytania kontrolne...............................................................................11
2. Bezpieczeństwo i higiena pracy biurowej ............................................. 13
2.1. Pytania i ćwiczenia kontrolne ......................................................... 21
3. Redagowanie pism – podstawowe zasady ...........................................23
3.1. Rodzaje pism: protokół, sprawozdanie, notatka służbowa ........ 30
3.1.1. Ćwiczenia kontrolne ....................................................... 35
3.2. Rodzaje pism: pismo przewodnie, zaproszenie, zaświadczenie,
upoważnienie oraz akty ogólne..............................................................36
3.2.1. Pytania i ćwiczenia kontrolne ........................................ 44
4. Pisma związane ze stosunkiem pracy ...................................................47
4.1. Pytania i ćwiczenia kontrolne .........................................................54
4.2. Pisma dotyczące rozwiązania stosunku pracy ..............................54
4.2.1. Pytania i ćwiczenia kontrolne ........................................ 63
5. Korespondencja handlowa ....................................................................65
5.1. Pytania i ćwiczenia kontrolne..........................................................70
6. Zagadnienia obiegu pism. Systemy kancelaryjne ............................... 71
6.1. Pytania kontrolne .............................................................................76
Zakończenie ................................................................................................. 77
Bibliografia...................................................................................................79
Spis rysunków, tabel i wzorów .................................................................. 81
I 3
Niniejsze materiały są wsparciem merytorycznym dla osób, które
będą uczestniczyły w kursie pozwalającym zdobyć kwalifikacje pracownika biurowego. Materiały do realizacji kursu powstały w ramach projektu Niepełnosprawni społecznie i zawodowo – wsparcie
niepełnosprawnych w wieku 18–27 lat na śląskim rynku pracy.
Projekt współfinansowany jest przez Europejski Fundusz Społeczny
(Priorytet VII – Promocja integracji społecznej, Działanie 7.4. Niepełnosprawni na rynku pracy) i realizowany przez Katolickie Centrum Edukacji Młodzieży Kana.
Publikacja stanowi materiał pomocniczy, przydatny zarówno
w toku zajęć, jak i po ich zakończeniu, ponieważ z powodzeniem
może pełnić funkcję repetytorium zawierającego ważne wiadomości. Opracowanie pozwala poznać podstawowe zagadnienia istotne
w pracy biurowej. W pierwszej kolejności wyjaśnia, jaka jest specyfika zadań osoby wykonującej ten zawód, a także, jakimi cechami
powinna się ona odznaczać. Następnie opisano wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie czynności biurowych.
Kolejne rozdziały publikacji to bezpośrednie wprowadzenie
w zagadnienia zawodowe. Pozwalają one dowiedzieć się, w jaki spo-
6 I
Materiały do realizacji kursu
sób redagować pisma, jak napisać protokół, sprawozdanie, pismo
przewodnie i wiele innych. Dotknięto w nich kwestii związanych
z nawiązywaniem oraz rozwiązywaniem stosunku pracy, a także
obowiązkami pracownika obsługi biurowej w zakresie tworzenia
związanych z tym dokumentów. Publikacja umożliwia również zdobycie wiedzy w zakresie korespondencji handlowej oraz zasad, na
podstawie których w firmach czy instytucjach funkcjonuje obieg
pism zewnętrznych i wewnętrznych.
Przyjęcie takiej struktury materiałów pozwoliło zagwarantować ich kompleksowość i przejrzystość oraz stopniowe wprowadzanie uczestników warsztatów w coraz bardziej skomplikowane obszary związane z obowiązkami pracownika biurowego.
Obsługa biura obejmuje wiele typów działań. W zakres obowiązków
na stanowiskach biurowych wchodzą zarówno aktywności umysłowe o dużym stopniu skomplikowania, wymagające twórczego podejścia, jak i te proste, rutynowe, szablonowe1. Szerokie rozumienie
terminu „praca biurowa” pozwala wymienić wśród instytucji,
w których ten typ aktywności zawodowej dominuje, takie placówki
jak banki, giełdy, firmy ubezpieczeniowe, prawnicze, notarialne,
podatkowe, doradcze, informatyczne, administrację państwową
oraz inne tego typu. Głównym zadaniem pracowników tych placówek jest gromadzenie i przetwarzanie informacji o różnym stopniu
skomplikowania. W wyniku takich działań mogą powstawać rozmaite teksty, bazy danych, decyzje, prognozy, raporty i inne tego rodzaju wytwory.
Pracownicy biurowi przede wszystkim czuwają nad porządkiem wśród danych, które trafiają do firmy lub instytucji z zeM. Konarska, Praca biurowa - organizacja stanowiska pracy, www.ciop.pl/
11742.html, [data dostępu: 16.07.2013].
1
8 I
wnątrz, czy też są tworzone w jej obrębie2. Czuwają także nad
sprawnym obiegiem informacji w danej jednostce. Zwykle ich
główne działania sprowadzają się do przyjmowania petentów, odpowiadania na ich pytania, rejestrowania pism, które docierają do
firmy, a także wysyłania odpowiednich treści na polecenie innych
działów instytucji. Pracownik biurowy gromadzi, kataloguje, porządkuje dane oraz dokumentację, nadaje informacjom odpowiednią formę i przekazuje je przełożonym.
Warto pamiętać, by informacja była rzetelna, jasna dla odbiorcy i dotarła do niego z zachowaniem wszelkich terminów, a także by została właściwie skatalogowana i oznakowana w rejestrach
spraw załatwionych. Może ona docierać i opuszczać biuro różnymi
kanałami. Po pierwsze jako korespondencja – sposoby gromadzenia, przetwarzania i przechowywania reguluje system kancelaryjny.
Drugą drogę informacji stanowi łączność techniczna – telefon,
e-mail, faks i inne tego typu urządzenia. Ponadto informacje docierają do pracownika biurowego również dzięki bezpośredniemu
kontaktowi podczas spotkań czy zebrań.
Bardzo ważną powinnością osoby zatrudnionej w biurze, od
której w dużej mierze zależy sprawność działania firmy, jest zorganizowanie prawidłowego obiegu danych. W pierwszej kolejności pozyskuje się je i gromadzi w postaci uporządkowanej i skatalogowanej.
Następnie przetwarza się je i przekazuje do odpowiednich działów
czy osób. Niektóre z kolei przeznacza się do przechowania i archiwizacji lub też likwidacji. Proces ten zilustrowano na rysunku 1.
E. Mitura, M. Kęska, Rozdział I. Zasady funkcjonowania biura, [w:] E. Mitura
(red.), Organizacja pracy biurowej, Difin, Warszawa 2009, s. 10.
2
Rysunek 1. Organizacja obiegu danych
przekazanie
odpowiednim
komórkom
pozyskiwanie danych
gromadzenie danych
Źródło: opracowanie własne.
Jeśli dzięki pracy, rzetelnemu wypełnianiu obowiązków osób
z odpowiednich działów firmy, przełożeni otrzymają wyczerpujące
i precyzyjne informacje, będą mogli podejmować właściwe decyzje.
Rysunek 2. Obieg informacji w procesie decyzyjnym
DECYZJE
INFORMACJA
KONTROLA
POLECENIA
DZIAŁANIA
Źródło: opracowanie własne na podstawie: E. Mitura, M. Kęska, Rozdział I. Zasady funkcjonowania
biura [w:] E. Mitura (red.), Organizacja pracy biurowej, Difin, Warszawa 2009.
I 9
10 I
Często ośrodkiem pracy biurowej w firmie jest sekretariat.
Ta jednostka organizacyjna funkcjonuje jako wsparcie dla kierownictwa, centrum dystrybucji informacją wykonujące bezpośrednie
polecenia osób zarządzających instytucją lub odpowiednimi działami. Sekretariat pełni zatem kilka ważnych zadań: reprezentuje
firmę, stanowi jej wizytówkę, zarządza obiegiem informacji, przyjmuje i przekazuje dane, reguluje relacje firmy ze światem zewnętrznym (na przykład poprzez obsługę interesantów), pośredniczy w kontaktach przełożonego z innymi działami instytucji, a także
wspomaga go w pracach formalno-kancelaryjnych, organizacyjnych
i innych tego rodzaju.
Opisując zatem wymagania wstępne dla osób chcących wykonywać zawód pracownika obsługi biurowej, można odnieść się do
pewnych predyspozycji psychofizycznych kandydatów na tego rodzaju stanowiska3. Przede wszystkim wśród pożądanych cech należy wymienić:
1. dobry wzrok i słuch,
2. spostrzegawczość,
3. dobrą pamięć,
4. równowagę emocjonalną,
5. niekonfliktowość,
6. dużą kulturę osobistą,
7. uprzejmość,
8. rozwinięte kompetencje społeczne,
9. komunikatywność.
Podstawa programowa w zawodzie technik prac biurowych, www.zsberg.edu.pl/
stara/waz_dok/Podstawy/zawody_tpb_419_01.pdf, [data dostępu: 16.07.2013].
3
Pracownik biurowy powinien także wyróżniać się zdolnością
logicznego argumentowania, potrzebną zwłaszcza przy sporządzaniu rozmaitych pism, oraz zmysłem organizacyjnym i sprawnością
w podejmowaniu decyzji, co będzie istotne ze względu na konieczność katalogowania dokumentacji oraz organizację pracy firmy.
Ważne, by osoba wykonująca opisywane obowiązki zawodowe akceptowała również usługowy charakter swoich działań.
1.
Wymień główne zadania pracownika biurowego, następnie zastanów się, czym różnią się jego obowiązki zależnie od typu instytucji, w której pracuje (np. firma produkcyjna – sekretariat,
kancelaria prawnicza, bank, urząd itp.). Praca w placówce którego typu wydaje Ci się najciekawsza i budzi najwięcej Twojego
zainteresowania?
2.
W jaki sposób praca osoby zatrudnionej w biurze wpływa na
działanie całej jednostki organizacyjnej?
I 11
Niekiedy zdarza się usłyszeć opinie podważające zasadność przeprowadzania szkoleń BHP dla pracowników biurowych. Jednak
z pracą biurową wiążą się pewne poważne zagrożenia i dolegliwości, oczywiście innego rodzaju niż w przypadku profesji górnika czy
robotnika budowlanego. Warto je poznać, a także nauczyć się im
przeciwdziałać, by praca nie wpłynęła negatywnie na stan zdrowia.
Czynnikami szkodliwymi w pracy biurowej są przede
wszystkim4:
1. Obciążenia mięśniowo-szkieletowe – jeśli podczas
wykonywania obowiązków zawodowych spędza się kilka
godzin w pozycji siedzącej (70% czasu pracy i więcej) bez
ruchu, nadmiernie obciąża się niektóre elementy układu
kostnego i mięśniowego. Przede wszystkim szkodzi to kręgosłupowi (dochodzi do wzrostu ciśnienia krążków), mięśniom tułowia i pleców. W przypadku, gdy siedzisko fotela
jest ustawione zbyt wysoko, a jego krawędź nieprawidłowo
wyprofilowana, ucierpi na tym krążenie krwi w udach.
4Ibidem.
14 I
Dłuższe unieruchomienie ciała, brak aktywności fizycznej prowadzi do osłabienia dynamiki procesów fizjologicznych. Chodzi przede wszystkim o krążenie krwi, ale
także oddychanie – zaburzenia w obrębie wspomnianych
układów organizmu skutkują niedotlenieniem, a co za
tym idzie, znużeniem i obniżeniem sprawności fizycznej
i umysłowej.
2. Stres – praca biurowa często bywa przedstawiana nieomal jako „ośmiogodzinny wypoczynek”, „zero stresu
i zero wysiłku”. Tymczasem działania rutynowe, które się
na nią często składają, powodują monotonię, znużenie,
co prowadzi do dekoncentracji i popełniania błędów
przez nieuwagę. Przy innym typie pracy biurowej –
trudniejszej, wykonywanej pod presją czasu i w dużym
napięciu – pojawiają się z kolei wypalenie i problemy
emocjonalne czy psychiczne.
3. Nieodpowiednie oświetlenie – ten czynnik może na
dłuższą metę spowodować u pracownika duże problemy
ze wzrokiem.
4. Hałas – w pomieszczeniach biurowych nie spotyka się
oczywiście urządzeń emitujących dźwięki nieznośne dla
uszu człowieka, powodujące uszkodzenia słuchu, jednak
takie sprzęty jak kserokopiarki, telefony czy faksy mogą
wywoływać hałas uniemożliwiający pracę, a zatem frustrujący i drażniący.
Aby uniknąć negatywnego wpływu wymienionych wyżej
czynników na zdrowie fizyczne i psychiczne człowieka, należy kontrolować czas i zakres ich wpływu na funkcjonowanie pracownika.
Należy zatem pamiętać o przyjmowaniu właściwej pozycji ciała,
przerwach na krótką aktywność fizyczną (choćby skłon do podłogi
czy przysiad), właściwym przenoszeniu cięższych materiałów. Warto mieć na uwadze aspekty psychospołeczne środowiska pracy – nie
bagatelizować coraz częstszego pojawiania się takich objawów jak
znużenie, napięcie, frustracja, obciążenie psychiczne. Mogą być one
spowodowane nieprawidłową organizacją pracy w biurze, niewłaściwym stylem zarządzania, złymi relacjami w zespole.
Przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy stawiają również
określone wymagania względem przestrzeni i stanowiska wykonywania zadań zawodowych. W pomieszczeniu, w którym zatrudnieni
pracują dłużej niż 4 godziny dziennie, na każdego z nich powinno
przypadać minimum 13 m3 objętości pokoju, a także co najmniej
2 m2 wolnej powierzchni podłogi (nieblokowanej przez żadne elementy wyposażenia, urządzenia itp.). Aby zachować bezpieczeństwo poruszania się, podłoga sali musi być równa, bez wystających
elementów, kabli itp., a jej powierzchnia uniemożliwiać poślizg.
Jeśli chodzi o wysokość pomieszczeń biurowych, nie powinna ona wynosić mniej niż 3 m w świetle, chyba że w danej sali przebywa nie więcej niż 4 pracowników, a każdy z nich dysponuje 15 m3
wolnej objętości pokoju. W tym przypadku wysokość pomieszczenia może wynosić 2,5 m w świetle. Ważne jest, by każda sala była
odpowiednio wentylowana i klimatyzowana. Temperatura powietrza nie może spadać poniżej 18 stopni Celsjusza.
Jeśli chodzi o rozmieszczenie stanowisk pracy w pomieszczeniu biurowym, można wyróżnić model wielkoprzestrzenny oraz
indywidualny. Pierwszy spotykany jest najczęściej w instytucjach,
w których duże znaczenie ma praca zespołowa, a poszczególne eta-
I 15
16 I
py zadania realizują kolejne osoby przy swoich stanowiskach pracy
– liczy się zatem płynność wykonywanych czynności i bezpośredni
kontakt ze współpracownikami, pracującymi przy biurku obok lub
za ścianką działową. Zaletą tego modelu organizacji przestrzeni jest
styczność z innymi ludźmi, która zaspokaja potrzeby społeczne
człowieka – niweluje to znużenie, które pojawia się zwłaszcza przy
monotonnych zajęciach. Wprowadzenie modelu indywidualnego
zaleca się w przypadku pracy koncepcyjnej, wymagającej dużego
wysiłku umysłowego i koncentracji. Wówczas w jednym pomieszczeniu nie mogą znajdować się więcej niż trzy stanowiska pracy.
Zarówno gdy pracuje się na dużej przestrzeni, w sąsiedztwie
wielu innych osób, jak i wtedy gdy wykonuje się swoje obowiązki
w mniejszej sali, należy mieć na uwadze właściwy układ komunikacji, umożliwiający bezkolizyjne przemieszczanie się w pomieszczeniu biurowym. Szerokość przejścia nie może być zatem mniejsza
niż 75 cm (w przypadku ruchu dwukierunkowego – 100 cm), zaś
minimalna wysokość to 200 cm.
Istotne jest również właściwe zagospodarowanie przestrzeni
stanowiska pracy. Obejmuje ona powierzchnię przeznaczoną dla
materiałów, narzędzi bezpośredniego użytku oraz obszar swobodnego ruchu rąk podczas wykonywania zadań przy biurku. To, co
niezbędne, powinno znajdować się w zasięgu rąk. Jeśli chcąc sięgnąć po często używane narzędzie pracy, trzeba przekroczyć granicę, którą wyznacza wyprostowana kończyna górna, i pochylić tułów,
wówczas wiadomo, że dany przyrząd powinien znaleźć się bliżej.
Aby ustalić, czy przestrzeń stanowiska pracy jest urządzona
prawidłowo, warto zadać sobie kilka pytań.
1. Czy potrzebne materiały udaje się chwycić, nie pochylając i nie skręcając tułowia?
2. Czy obszar wykonywania zadań zawodowych pozwala na
obsługiwanie go z jednego miejsca? Ciągłe przemieszczanie się pracownika nie jest wskazane, może się zdarzać jedynie od czasu do czasu.
3. Czy sięganie po materiały wymaga podnoszenia rąk ponad barki? Taka sytuacja również nie jest prawidłowa.
Granicą dopuszczalnego uniesienia ręki ponad bark jest
87 cm dla kobiet i 94 cm dla mężczyzn.
4. Czy pole pracy może zostać objęte wzrokiem? Ważne, by
te elementy wyposażenia, na które trzeba często spoglądać (na przykład kalendarz, tablica z ważnymi informacjami), po które często się sięga, znajdowały się w zasięgu naszego widzenia. Jeśli zrezygnuje się z przestrzegania tej zasady, grozi częste przyjmowanie wymuszonych,
niewygodnych pozycji, co odbije się na stanie układu
mięśniowo-szkieletowego.
5. Czy podczas pracy stosuje się podpórki zapewniające
wygodę i precyzję czynności wykonywanych ręką? Takie
narzędzie (używane pomocniczo dla przedramienia lub
nadgarstka) pozwoli bowiem ustabilizować pozycję kończyny górnej podczas pracy.
Bardzo ważnym aspektem bezpieczeństwa i higieny w miejscu realizacji obowiązków zawodowych o charakterze biurowym
jest wybór odpowiedniego wyposażenia i środków pracy oraz ich
właściwe rozmieszczenie.
I 17
18 I
Warto, by meble użytkowane w trakcie pracy, przede wszystkim biurko lub stół oraz fotel, cechowała ergonomia. Ważne, by ich
konstrukcja umożliwiała regulowanie wysokości odpowiednich
elementów. Minimalne wymogi ergonomii spełni mebel o wysokości blatu na poziomie zgiętego łokcia. W przypadku pracy z komputerem idealnym rozwiązaniem będzie specjalny ergonomiczny stół
z dwudzielnym pulpitem – jedna część przeznaczona jest na monitor, a druga na klawiaturę.
Bardzo ważnym elementem ergonomii stanowiska pracy
biurowej jest odpowiednie siedzisko. Jeśli tego rodzaju mebel zostanie dobrany odpowiednio, unika się wielu dolegliwości zdrowotnych, związanych z układem mięśniowo-szkieletowym, które objawią się po kilku latach. Dlatego też należy sprawdzić, czy fotel przeznaczony do codziennego użytku spełnia następujące wymogi:
1. Umożliwia zmianę wysokości siedziska, co pozwoli na
takie dostosowanie go względem powierzchni stołu, by
całość układu odpowiadała wzrostowi pracownika.
2. Krawędź siedziska jest odpowiednio wyprofilowana i dzięki temu nie uciska ud, co powoduje osłabienie krążenia
w kończynach dolnych.
3. Oparcie dla pleców zostało tak uformowane, by odpowiadało krzywiźnie kręgosłupa, a przede wszystkim
wzmacniało odcinek lędźwiowy kręgosłupa.
4. Konstrukcja fotela powinna również dawać możliwość
regulowania kąta oparcia w zakresie 50 stopni do przodu
i 30 stopni do tyłu
5. Z kolei obrotowa podstawa konstrukcji fotela musi być
solidna i stabilna. Tylko pięć ramion, na których osiada
siedzisko wraz z łączącym górne i dolne elementy fotela
drążkiem, zapewni pracownikowi komfort i bezpieczeństwo. Pomocne będą również podłokietniki o regulowanej wysokości, a także podnóżek.
Jeśli chodzi o monitor komputera, zaleca się, by wybierać takie modele, które pozwolą na regulację kąta pochylenia do tyłu do
20 stopni. Ekran powinien znajdować się na takiej wysokości, by
linia wzroku pracownika osiągała względem horyzontu 15–35 stopni.
Przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy określają również
mikroklimat pomieszczeń, w których przebywają pracownicy. Duże
znaczenie ma odpowiednia temperatura – latem nie niższa niż
20 stopni Celsjusza i nie wyższa niż 24 stopnie Celsjusza, a zimą
(ze względu na cieplejszy ubiór i bieliznę) oscylująca w granicach
18–22 stopni.
Odpowiedni poziom wilgotności powietrza można ustalić na
podstawie reakcji organizmu. Jeśli odczuwana jest suchość śluzówki ust, nosa, a także skóry, oznacza to, że konieczne będzie użycie
nawilżaczy powietrza. W przeciwnym razie pracownikom przebywającym w danym pomieszczeniu grozi wzrost podatności na stany
zapalne i alergie.
Bardzo ważną kwestią jest również odpowiednia wentylacja
sal, w których wykonuje się obowiązki zawodowe. Wymiana powietrza może odbywać się drogą naturalną (przez okna) lub mechanicznie (za pomocą ciągów wentylacyjnych). Ważne, by świeże powietrze napływało do pomieszczenia w ilości 20 m3 na godzinę na
jednego pracownika. Jednak jeśli kubatura pokoju wynosi mniej
niż 20 m3 na osobę, wówczas wymiana tlenowa nie powinna być
mniejsza niż 30 m3 na pracownika.
I 19
20 I
Dużym utrudnieniem w miejscu pracy biurowej może być
hałas. Zwykle jednak urządzenia takie jak kserokopiarki, faksy, telefony nie wydają dźwięków o dużym natężeniu, powodującym
uszkodzenia słuchu czy nawet zakłócającym pracę. Jak podaje
norma PN-N-01307: 1994 pt. „Hałas. Dopuszczalne wartości
w środowisku pracy. Wymagania dotyczące wykonywania pomiarów”, dopuszczalne wartości równoważnego poziomu dźwięku
w pomieszczeniach dla pracy biurowej, ze względu na jego działania przeszkadzające w pracy umysłowej, wynoszą 55–65 dB,
a w pomieszczeniach z maszynami do pisania, dalekopisami,
urządzeniami liczącymi – 75 db5.
Jednak w przypadku wykonywania intensywnej pracy umysłowej nawet dźwięki o dopuszczalnym według przepisów natężeniu, umożliwiającym swobodną wymianę zdań z drugą osobą bez
podnoszenia głosu, mogą stanowić dużą przeszkodę. Wówczas należy zneutralizować wszystkie niepożądane źródła dźwięku. Tylko
w takich warunkach możliwe będzie kontynuowanie pracy wymagającej dużego skupienia.
Kwestia oświetlenia w pomieszczeniach biurowych jest
istotna ze względu na ochronę wzroku. Zaniedbanie tego obszaru
ergonomii pracy grozi permanentnym zmęczeniem oczu, ogólnym
znużeniem, bólami głowy, a przede wszystkim pogorszeniem wzroku. Podstawową regułą jest zapewnienie naturalnego i równomiernego oświetlenia w pomieszczeniu, w którym wykonuje się obowiązki zawodowe. Jego natężenie powinno wynosić 300–500 lx
(750 lx w kreślarniach).
M. Konarska, Praca biurowa – organizacja stanowiska pracy, www.ciop.pl/
14701.html, [data dostępu: 16.07.2013].
5
W przypadku pracy z komputerem należy zwrócić uwagę na
szereg dodatkowych wymogów. Oprócz oświetlenia ogólnego –
rozproszonego, o natężeniu 500 lx – należy dysponować również
światłem miejscowym, na przykład lampką na biurko. Ponadto należy unikać kontrastowego tła względem monitora, a przede
wszystkim dążyć do eliminacji odblasków, odbić z okien itp. na
ekranie komputera. W razie gdyby było to niemożliwe z powodu
ustawienia stanowiska pracy, warto zastosować antyodblaskowe
osłony na monitor. Ważne jest również, by źródła światła oraz
oprawy oświetleniowe nie były zanieczyszczone, a w tych ostatnich
nie pojawiały się nieświecące źródła światła.
W sali, w której pracownicy wykonują swoje obowiązki zawodowe, nie powinny się znajdować także przeszkody blokujące
dostęp światła do ich biurek – mogą być nimi meble (np. regały)
lub też wysokie ścianki działowe. Jeśli ocenia się oświetlenie jako
zbyt jaskrawe lub dostrzega jaskrawe części źródeł światła, oznacza
to konieczność wymiany lamp lub żarówek. Podobnie należy postąpić, gdyby okazało się, że zauważa się migotanie świecących źródeł
światła lub ma trudności z rozróżnieniem barw.
1.
Jakie szkodliwe czynniki pracy biurowej można wyróżnić?
W jaki sposób negatywnie wpływają na organizm? Na które jego układy?
2.
Czym wyróżniają się wielkoprzestrzenny oraz indywidualny
model pracy biurowej? Który z nich uznałbyś za najbardziej
odpowiedni dla Ciebie i dlaczego?
I 21
22 I
3.
Na czym polega ergonomiczność elementów wyposażenia biura?
4.
Jakie wymogi względem mikroklimatu w pomieszczeniach
biurowych przewidują przepisy BHP? W jakiej temperaturze,
przy jakiej wentylacji i wilgotności powietrza Tobie pracuje się
najlepiej?
5.
Jakie wytyczne podają przepisy BHP względem oświetlenia
i hałasu w pomieszczeniach biurowych? Jakie warunki oświetleniowe i dźwiękowe zapewniają Ci największy komfort pracy
przy biurku czy komputerze?
Jednym z kluczowych aspektów pracy biurowej, która polega
przede wszystkim na zarządzaniu informacją, jest redagowanie
pism. Proces komunikacji w samej firmie oraz przebiegający między nią a światem zewnętrznym zwykle ma charakter pisemny – ze
względu na konieczność utrwalenia rezultatów ustaleń, ich udokumentowania.
Można wyróżnić zatem dokumenty biurowe – pisma, notatki, protokoły, sprawozdania, zestawienia liczbowe, które docierają do instytucji z zewnątrz, lub też powstają w ramach pracy biurowej6. Akta spraw obejmują wszelkie dokumenty zawierające informacje na temat określonego działania, zagadnienia, projektu.
Mogą one dotyczyć spraw bieżących – będących w toku, oczekujących lub też wymagających wznowienia czy uzupełnienia – czy też
zamkniętych, załatwionych. Z kolei dokumentacja biurowa to
pojęcie najszersze – w jej skład wchodzą bowiem dokumenty opi-
E. Mitura, E. Koniuszewska, Rozdział IV. Redagowanie pism, [w:] E. Mitura
(red.), Organizacja..., dz. cyt., s. 73.
6
24 I
sane w poprzednim punkcie oraz wszelkie księgi, rejestry, kartoteki, dane księgowe i finansowe, biuletyny i tym podobne.
Wśród tych dokumentów ważne miejsce zajmują pisma.
Umiejętność ich sporządzania w dużej mierze przesądza o sprawnej
komunikacji między firmą a innymi jednostkami, zakładami, instytucjami, a także komunikacji w obrębie wewnętrznych komórek
i działów firmy. Pismo może być sformułowane w celu poinformowania adresata o danej sytuacji, stanie faktycznym (sporządzane
jest ono zwykle według określonego schematu, na gotowych formularzach). Istnieje jednak również typ pisma o charakterze przekonującym – nadawca stawia sobie za cel skłonienie odbiorcy treści
do określonego zachowania czy działania. Przykładem pierwszego
rodzaju pisma jest rachunek, zaświadczenie czy sprawozdanie, drugiego – oferta, skarga, podanie zawierające prośbę.
Jeśli chodzi o wygląd zewnętrzny omawianego typu dokumentów, można wyodrębnić te sporządzane na blankietach korespondencyjnych, blankietach specjalnych (na przykład
z okazji świąt Bożego Narodzenia), zestandaryzowanych formularzach (drukach) czy na papierze bez narzuconego z góry szablonu.
Pisma mogą docierać do firmy z zewnątrz – określane są wówczas
jako przychodzące – lub też mogą pochodzić od osoby czy działu
naszego zakładu i być kierowane do innej instytucji czy przedsiębiorstwa – wtedy mówi się o pismach wychodzących. Jeśli dokument ma zostać przekazany przez nadawcę adresatowi z tej samej firmy, określa się go mianem pisma wewnętrznego.
Warto jeszcze zwrócić uwagę na typologię omawianego rodzaju przekazów ze względu na stopień zabezpieczenia tajemnicy
korespondencji. Pisma poufne przeznaczone są tylko dla osób
upoważnionych, nikt inny nie może się z nimi zapoznać. Z kolei
przekazy tajne są chronione w jeszcze większym stopniu, ponieważ dotyczą tajemnicy już nie służbowej, jak to ma miejsce w opisanym wyżej przypadku, ale państwowej. Pisma te są przechowywane i krążą w obiegu korespondencyjnym zgodnie z zasadami
określonymi w odrębnych przepisach. Zajmują się nimi tylko wybrane osoby – dostęp do szafy pancernej w kancelarii tajnej, w której są przechowywane – oprócz upoważnionych pracowników – ma
jedynie dyrektor firmy. Trzecim typem pism, wyodrębnionym ze
względu na stopień zabezpieczenia tajemnicy, są oczywiście dokumenty jawne, które nie zawierają żadnej treści wymagającej
ponadprzeciętnej ochrony.
Umiejętnością, którą musi posiąść pracownik biurowy-profesjonalista, jest sprawne i poprawne redagowanie pism. Podstawowa kwestia to znajomość stylu urzędowego. Charakteryzuje się on ujmowaniem poszczególnych wątków wypowiedzi w sposób zwięzły, precyzyjny, jednoznaczny, formą uwzględniającą
wszelkie wymogi grzecznościowe (w tym stosowanie wielkich liter
przy określaniu adresata), nieużywaniem zwrotów o charakterze
emocjonalnym i obrazowym. Jeśli chodzi o stronę językową, gramatyczną, styl urzędowy charakteryzuje się zdaniami pojedynczymi, częstym stosowaniem strony biernej (np. „polecenie zostało
wykonane”) i form nieosobowych (np. „podjęto decyzję w sprawie
przetargu”).
W treści pisma urzędowego dominuje specjalistyczna terminologia, pojawiają się skrótowce i skróty. Ponadto opisywany rodzaj dokumentu cechuje przejrzystość (określony układ graficzny),
kompletność (w treści zawarte są wszystkie niezbędne informacje
I 25
26 I
pozwalające załatwić daną sprawę), a także sugestywność (skłania
odbiorcę do pozytywnej reakcji na prośbę, przedstawia odpowiednie argumenty na jej poparcie).
Przy formułowaniu pism warto także kierować się zasadą
„jedna sprawa – jedno pismo”. Dba się wówczas o jednowątkowość
przekazu – każdą kolejną kwestię podejmujemy w kolejnym dokumencie. Konieczne jest także przestrzeganie reguły fachowości – stosowana terminologia powinna wiązać się ściśle z poruszanymi zagadnieniami. Przy tworzeniu pism praktykuje się również wyróżnianie odpowiednich fragmentów za pomocą wytłuszczenia lub rozstrzelenia druku, pisma pochyłego, podkreśleń, dużych liter (wersalików) czy też wypunktowania, ramek, tła, wyśrodkowania, definicji.
W repertuarze materialnych nośników treści korespondencji biurowej znajdują się przede wszystkim zwykły papier ksero
formatu A4 lub A5 (w układzie pionowym lub poziomym) oraz
specjalne blankiety korespondencyjne. Te ostatnie pozwalają na
dyskretną, a jednocześnie zauważalną prezentację firmy w ramach
zwykłej korespondencji między naszym przedsiębiorstwem a kontrahentami, instytucjami. Dzięki temu firma może zapaść w pamięć potencjalnym klientom, którzy, otrzymawszy pismo na blankiecie, zwrócą uwagę na przykład na ciekawy znak firmowy – logo.
Ponadto otrzymają również estetycznie przedstawione informacje,
takie jak nazwa przedsiębiorstwa, adres, numery telefonów, obszar działania firmy.
Na następnej stronie przedstawiono typy blankietów korespondencyjnych wraz z opisem ich specyfiki.
Tabela 1. Typy blankietów korespondencyjnych – ich oznakowania i charakterystyka
Nazwa blankietu
Uproszczony
Zwykły
Typ
Format
Układ
BU1
A4
pionowy
BU2
A5
pionowy
BU3
A5
poziomy
BZ1
A4
pionowy
BZ2
A5
pionowy
BZ3
A5
poziomy
BR1
A4
pionowy
BR2
A5
pionowy
Reklamowy
Charakterystyka
1. Mniejsza liczba nadruków.
2. Uproszczony układ.
3. Brak okienka adresowego
i znaków powoławczych.
4. Używany przy tworzeniu
pism zatytułowanych.
1. Najczęściej stosowany.
2. Korespondencja do kopert
zwykłych oraz z okienkiem.
3. Format A4 – dłuższe pisma,
format A5 – krótsze (np. notatka, awizo).
1. Duże pole nagłówka ze
względu na cele reklamowe.
2. Do kopert zwykłych lub
z okienkiem.
3. Najczęściej dla pism wysyłanych po raz pierwszy – ze
względu na wiele informacji
o nadawcy.
Źródło: opracowanie własne na podstawie: E. Mitura, E. Koniuszewska, Rozdział IV. Redagowanie
pism, [w:] E. Mitura (red.), Organizacja..., op.cit.
Blankiety korespondencyjne zawierają nadruki o charakterze stałym i zmiennym. Do pierwszej grupy zalicza się znaki
powoławcze, takie jak Pismo z dnia…, Znak…, Sprawa…, a także
linie nastawienia dziurkacza, zakończenia pisma, ramkę adresową.
Pod nadrukiem Pismo z dnia… należy zapisać datę pisma, na które
niniejszą korespondencją chcemy odpowiedzieć. Pod słowem Znak
wpisuje się symbol cyfrowo-literowy przekazu, na który udziela się
odpowiedzi. Z kolei pole określone jako Nasz znak… należy wypełnić, podając symbol pisma, przydzielony według ustalonych reguł
instrukcji kancelaryjnych.
Jeśli chodzi o nadruki zmienne, to można tym mianem
określić teksty lub znaki graficzne ustalane przez daną firmę, loko-
I 27
28 I
wane na blankiecie w polu nagłówkowym lub innym, ale poza polem treści pisma. Zwykle są to elementy reklamowe czy logo.
Ogółem na strukturę blankietu korespondencyjnego składają
się następujące pola:
1. Adresowe (A) – w miejscu oznaczonym tym symbolem
wpisuje się adres odbiorcy.
2. Identyfikacyjne (C) – pojawia się ono już na etapie drukowania samego blankietu, służy opisaniu cechy, symbolu i oznaczeniu formularza.
3. Informacyjne (D) – pozwala umieścić na karcie dane
uzupełniające przedsiębiorstwa, np. numer telefonu,
faksu, konta bankowego, REGON, NIP.
4. Firmowe (F) – w tym miejscu pojawiają się znak firmowy (logo), a także treści informacyjne i okolicznościowe.
5. Nagłówkowe (G) – pozwala umieścić nazwę nadawcy lub
jego adres.
6. Korespondencyjne (K) – przeznaczone na treść pisma.
7. Marginesowe (M) – na lewym marginesie wykonuje się
dziurkaczem otwory, które umożliwią wpięcie blankietu
do skoroszytu lub segregatora.
8. Nadawcy (N) – służy wpisaniu adresu nadawcy, łącznie
z kodem pocztowym.
9. Dodatkowe (P) – pozwala na sformułowanie dalszego
ciągu pisma, w razie gdyby pole korespondencyjne nie
wystarczyło, by wyczerpać opisywane zagadnienie.
10. Reklamowe (R) – umożliwia dołączenie elementów reklamowych.
11. Wpływu (W) – w tym polu umieszcza się informacje dotyczące wpływu pisma, jego obiegu, decyzji, która została
podjęta w sprawie poruszanej w nim kwestii.
Poniżej przedstawiono wzór zwykłego blankietu korespondencyjnego.
Wzór 1. Blankiet korespondencyjny BZ 1 – układ pionowy, format A4
Źródło: E. Mitura (red.), Organizacja pracy biurowej, Difin, Warszawa 2009.
I 29
30 I
Wyróżnia się wiele rodzajów pism sporządzanych w ramach pracy
biurowej. Przyjrzyjmy się tym stosowanym najczęściej i poznajmy
zasady ich sporządzania.
Na początek warto zastanowić się, jak powinien wyglądać
protokół. Zgodnie z definicją, jest to sprawozdanie z przebiegu
zdarzeń, przedsięwziętych działań czy też zaistniałych faktów. Wyróżnia się kilka typów protokołów. Wymieniono je na rysunku 3.
Rysunek 3. Typy protokołów
Protokół zdawczo-odbiorczy – zdaje relację z przekazania rzeczy i spraw, określa przy
tym wartość materialną przedmiotów, ich liczbę, cenę. Ponadto musi zawierać wskazanie
osoby przekazującej i przyjmującej, a także ich podpisy. Ewentualnie może pojawić się
także podpis protokolanta.
Protokół kontroli – opisuje działania kontrolne oraz ich wynik – stan faktyczny; wykazuje
wszelkie usterki i błędy.
Protokół zebrania – odtwarza przebieg zebrania, przedstawia jego porządek, wymienia
podjęte uchwały i końcowe wnioski, a także podaje formułę o jego zakończeniu. Powinien
zawierać podpisy przewodniczącego zebrania i protokolanta.
Typy protokołów wymienione powyżej spotyka się najczęściej. Można jeszcze wyróżnić rzadziej występujące: protokół zdarzeń (zawiera opis zaistniałych faktów, okoliczności towarzyszących
danemu wydarzeniu oraz podpisy sporządzających), protokół przesłuchania (zwykle spisywany na formularzu; określa, kto dokonał
danych czynności, kto był przy tym obecny, musi zawierać podpisy
uczestników i sporządzających), a także protokół rozprawy (precyzuje rodzaj, przedstawia jej przebieg i wyniki, jest podpisywany
przez protokolanta i przewodniczącego).
Wzór 2. Przykład protokołu zdawczo-odbiorczego
PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY
Sporządzono dnia 15 lipca 2013 roku, by udokumentować przekazanie materiałów piśmienniczych przez hurtownię „Kleo”.
Zgodnie z decyzją właściciela hurtowni „Kleo” (mieszczącej się w Kutnie przy ul. J. Zamojskiego
28), pana Zbigniewa Podlaskiego, na rzecz Ośrodka Terapii Zajęciowej, z siedzibą w Oporowie,
przy ulicy Polnej 18, przekazano następujące pełnowartościowe materiały:
1. Blok A4 – szt. 287
2. Notes A5 w kratkę – szt. 438
3. Kredki ołówkowe (20 kolorów) – szt. opakowań 357
4. Farby plakatowe (15 kolorów) – szt. opakowań 298
Niniejsze produkty przekazano nieodpłatnie, jako darowiznę na rzecz organizacji pożytku publicznego. Zostały one skreślone z ewidencji w hurtowni „Kleo” w Kutnie i włączone do ewidencji Ośrodka Terapii Zajęciowej w Oporowie.
Protokół po odczytaniu podpisano.
Przekazujący
Odbierający
mgr Adam Wroński
Główny księgowy
hurtowni „Kleo”
mgr Anna Podkańska
dyrektor Ośrodka Terapii Zajęciowej
w Oporowie
I 31
32 I
Sprawozdanie – to kolejny istotny rodzaj pisma, które
sporządza się w ramach prac sekretarsko-kancelaryjnych firmy.
W tej formie dokonuje się przedstawienia określonych zdarzeń,
stanu rzeczy w danym czasie.
W treści tego rodzaju pisma należy zawrzeć następujące
elementy składowe:
1. Słowo „sprawozdanie” w tytule.
2. Temat pisma, określenie, jakiej sprawy dotyczy.
3. Okres, który obejmuje sprawozdanie.
4. Główną część pisma, przedstawiającą liczbowo lub słownie przebieg wydarzeń, końcowe wnioski.
Ze względu na sposób zaprezentowania informacji można
wyróżnić następujące typy sprawozdania:
1. Liczbowe – przedstawia dane statystyczne dotyczące
działalności w badanym okresie. Na pracowniku biurowym
sporządzającym takie pismo spoczywa odpowiedzialność
za prezentację prawdziwych informacji oraz wykonanie
wszelkich obliczeń bez błędów rachunkowych. Sprawozdanie liczbowe tworzy się zwykle w oparciu o gotowy formularz lub wykorzystuje się opracowane przez siebie tabele.
2. Ankietowe – informacje zdobywane są na podstawie
odpowiedzi uzyskanych po zadaniu określonych pytań.
Lista tych ostatnich może być ujęta w formularzu ankietowym lub kwestionariuszu.
3. Opisowe – jak sama nazwa wskazuje, przedstawia w sposób narracyjny określone zdarzenia i ich rezultaty. Tę formę
przyjmuje na przykład sprawozdanie z wyjazdu służbowego.
Na poniższym rysunku zilustrowano podstawowe typy sprawozdań, natomiast przykład jednego z nich został wskazany we
wzorze 3.
Rysunek 4. Typy sprawozdań
sprawozdanie opisowe
sprawozdanie ankietowe
sprawozdanie liczbowe
I 33
34 I
Poniżej zamieszczono przykład sprawozdania.
Wzór 3. Przykład sprawozdania opisowego
SPRAWOZDANIE
z jednodniowej podróży służbowej do Wrocławia w celu wygłoszenia referatu na konferencji
„Biblioteki przyszłości”, odbytej w dniu 18 marca 2013 roku.
Obrady w pierwszym dniu konferencji „Biblioteki przyszłości”, organizowanej przez Wojewódzką Bibliotekę Publiczną we Wrocławiu, rozpoczęły się o godzinie 9.00. Na początku krótką
przemowę powitalną wygłosił dyrektor instytucji, dr Roman Walewski. Następnie rozpoczęto
wygłaszanie referatów:
9.10 – 9.40 – „Nowoczesne techniki w służbie informacji naukowej” – mgr Ewa Bojarska, Uniwersytet Wrocławski
9.50 – 10.20 – „E-booki – zagrożenie dla bibliotek?” – mgr Zofia Hanys, Biblioteka Miejska w Legnicy
10.30 – 11.00 – „Katalogi biblioteczne – jak usprawnić ich funkcjonowanie?” – mgr Damian
Kowalczyk, Biblioteka Publiczna w Załęczu
11.10 – 11.40 – „Metody badania czytelnictwa – dziś i jutro” – mgr Maciej Wolny, Wydawnictwo
„Aleksandria”, Opole
Podczas wystąpień wszyscy referujący powoływali się na najnowsze badania „Biblioteki i czytelnictwo XXI wieku”, wydane przez Wydawnictwo „Aleksandria”. Dane te wywoływały dyskusję
na temat możliwości dogłębnego i obiektywnego zbadania stanu bibliotek w Polsce i na świecie, ich gotowości na wyzwania, które stanowi zmaganie ze współczesnymi tendencjami kulturowymi, niechętnymi literaturze i tekstowi. W czasie przerwy w kuluarach mgr. Maciejowi Wolnemu, przedstawicielowi Wydawnictwa „Aleksandria”, udało się nawiązać obiecujące znajomości – z mgr Zofią Hanys oraz mgr. Damianem Kowalczykiem. Wstępnie zaplanowano wspólną
konferencję w przyszłym roku, która mogłaby się odbyć w Bibliotece Publicznej w Załęczu,
Bibliotece Miejskiej w Legnicy lub w siedzibie Wydawnictwa „Aleksandria” w Opolu.
Sprawozdanie sporządził
mgr Maciej Wolny
Komórki organizacyjne firmy lub jej pracownicy, komunikując się ze sobą, potrzebują formy ujmującej więcej informacji niż
przekaz ustny, a także utrwalającej je – te cele pomoże osiągnąć
notatka służbowa. Charakteryzuje ją zwięzłość i prostota. Zawiera ona zwykle treść wstępną, główną oraz wnioski. Nagłówek pisma
precyzuje, kto jest jego odbiorcą, a kto nadawcą, i czego ono dotyczy. Przykładem notatki może być zapis życzeń i postulatów intere-
santów, a także przeprowadzonych rozmów telefonicznych. Inną
krótką formą obecną w pracy biurowej jest telefonogram. Okazuje się on przydatny, gdy do biura dociera pilna informacja, przekazana przez telefon lub faks. Po jej otrzymaniu sporządza się pisemną notatkę i przekazuje ją adresatowi.
1.
Uczestnicy zajęć łączą się w pary. Pierwsza osoba podaje wymyślone informacje dotyczące firmy, jej adresu, wydarzenia, które
będzie opisywane. Druga przygotowuje protokół zdawczoodbiorczy. Następnie zamieniają się rolami – osoba, która pisała, teraz podaje dane do sprawozdania, a jej partner tworzy
sprawozdanie opisowe.
2.
Jedna z osób z pary pisze notatkę służbową na temat narady
w sprawie nowej strategii rozwoju firmy. Druga osoba tymczasem tworzy telefonogram na podstawie rozmowy telefonicznej
z przełożonym na temat wypadku w jednym z zakładów produkcyjnych.
3.
Na zakończenie warto podczas dyskusji w grupie powtórzyć
najważniejsze elementy wspomnianych pism i ich rozmieszczenie na stronie.
I 35
36 I
Pismo przewodnie jest sporządzane jako przekaz dodatkowy,
dołączany do dokumentu głównego7. Jego treść jest krótka – jednolub dwuzdaniowa, z tego względu zwykle wybiera się mniejszy format wiadomości – A5. Dodane są do niego załączniki, których liczbę zwykle wymienia się w treści przekazu.
Pismo przewodnie powstaje, gdy należy przekazać dodatkowe informacje, które uzupełnią treść dokumentu głównego. Nie
znalazły się one w piśmie podstawowym z uwagi np. na zasady
savoir vivre’u. Tak dzieje się np. w przypadku zaproszenia na bal –
stanowi ono najważniejszą treść, natomiast w piśmie przewodnim
zawiera się prośbę o potwierdzenie przybycia, dokonane w określonym terminie, ze względu na potrzebę przygotowania odpowiedniej
liczby miejsc.
W załączeniu przekazujemy zaproszenie na bankiet organizowany
z okazji 10-lecia istnienia firmy LARA. Jednocześnie prosimy o potwierdzenie przybycia do dnia 10 listopada 2013 roku z uwagi na
konieczność przygotowania odpowiedniej liczby miejsc.
Pismo przewodnie stanowi zatem wyraz kulturalnej i pełnej
szacunku postawy względem odbiorcy przekazu. Okazuje się szczególnie przydatne, gdy istotna jest obecność ważnej dla firmy osoby
na organizowanym zebraniu czy szkoleniu. Pismo przewodnie odgrywa znaczącą rolę także wtedy, gdy nadawcy zależy na uzyskaniu
pisemnego potwierdzenia, że dokumenty dotarły do odbiorcy. Jeśli
E. Witek, Technika biurowa. Podręcznik z tematyką ćwiczeń, Wydawnictwo
eMPi2, Poznań 2006, s. 185.
7
nie posiadają one kopii, na której można by odnotować fakt ich wydania, wówczas sporządza się pismo przewodnie w dwóch egzemplarzach, z których jeden (oryginał) trafia do adresata wraz z dokumentem głównym, a drugi (kopia) pozostaje u nadawcy.
Wzór 4. Przykład pisma przewodniego
Stróża, dnia 19.03.2013 r.
PPHU „Ares”
Spółka z o.o.
ul. Neonowa 16
95–020 Stróża
NK-VII-8/23/648/2013
Szanowny Pan
Edward Wolski
ul. Konwaliowa 13
95–020 Wiśniowa Góra
Sprawa: sprawozdanie finansowe
W załączeniu przekazujemy sprawozdanie ze stanu finansów na koniec roku 2012 w naszej
spółce, której udziały Pan posiada.
Z
Prezes zarządu
Załącznik: 1
Ewa Kaniewska
/mgr Ewa Kaniewska/
Zaproszenie to pismo informujące i zachęcające do przybycia w określone miejsce w określonym czasie i wzięcia udziału
w danej imprezie lub też spotkaniu, zwykle o charakterze oficjalnym. W piśmie tym powinny pojawić się trzy elementy treściowe.
Musi się w nim znaleźć informacja o nazwie wydarzenia, jego dacie,
miejscu oraz godzinie rozpoczęcia.
I 37
38 I
Warto zwrócić uwagę na częsty błąd pojawiający się w tym
fragmencie zaproszenia. Bywa, że piszący chce zawrzeć wszystkie te
dane w jednym zdaniu i formułuje wypowiedzenie w taki sposób:
Zapraszamy na Bal Juniorów, który odbędzie się 16 maja 2014 roku w Warszawie, przy ulicy Solnej 12, o godzinie 19.00.
Należy zwrócić uwagę, że impreza może się odbyć 16 maja,
ponieważ w tym dniu zaczyna się i kończy, jednak nie będzie tak już
w przypadku godziny 19.00. O tej porze zabawa się tylko rozpoczyna. Zatem poprawne zdanie powinno brzmieć:
Zapraszamy na Bal Juniorów, który odbędzie się 16 maja 2014 roku w Warszawie, przy ulicy Solnej 12. Zabawę rozpoczniemy o godzinie 19.00.
W zaproszeniu powinien być również nakreślony plan imprezy czy spotkania. Może on przybrać formę urzędową, przykładowo w przypadku obrad zgromadzenia walnego udziałowców
spółki. Kolejne etapy spotkania zostaną zatem ujęte w punktach,
w formie bezosobowej, np.
1. Otwarcie.
2. Wybór przewodniczącego i protokolanta.
3. Przedstawienie sprawozdania finansowego za rok 2012.
Plan etapów imprezy czy spotkania – jeśli posiadają one
bardziej swobodny charakter – można ująć w narracyjną, mniej
oficjalną formę. Przykład: Przyjęcie otworzy występ znanego komika, Adama Woźniackiego. Następnie goście zostaną zaproszeni
na degustację wina z winnic Szampanii, a później przyjdzie czas
na smaczny obiad wraz z deserem. Itd.
Istotnym elementem, wieńczącym zaproszenie jest prośba
o przybycie. Tak naprawdę pojawia się ona w treści pisma w dwóch
miejscach – na początku, jako fraza otwierająca, np. Serdecznie
zapraszamy… – oraz ponownie, na zakończenie, jako uprzejma
zachęta do pojawienia się na imprezie czy spotkaniu: Liczymy, że
zjawi się Pani na zebraniu, bardzo zależy nam na Pani obecności.
Warto dodać, że z uwagi na walory estetyczne zwykle zaproszenia sporządza się na blankietach korespondencyjnych.
Znaczne podobieństwo do zaproszeń wykazują takie krótkie
pisma jak zawiadomienie i informacja. Przekazują one wiadomość o danym wydarzeniu, jednak pozbawioną elementu prośby
o przybycie. Zawiadomienie kierowane jest do jednego odbiorcy lub
grupy (np. zawiadomienie o posiedzeniu rady osiedla), informacja
natomiast – tylko do pojedynczych osób.
Natomiast chcąc potwierdzić stan faktyczny, zaistniałe wydarzenie, status danej osoby, wystawia się zaświadczenie. Może
ono dotyczyć na przykład stanu majątkowego, wysokości zarobków,
miejsca zameldowania itp. W tym rodzaju pisma nie pojawia się
zwykle pole adresowe – informację o odbiorcy można znaleźć pod
koniec tekstu, powiązaną z dookreśleniem celu wydania zaświadczenia, o ile takie uzasadnienie jest konieczne. Jeśli pismo zostaje
wydane bez z góry założonego celu, wówczas można je zakończyć
formułą brzmiącą na przykład: Niniejsze zaświadczenie wydaje się
na prośbę pracownika. Znak sprawy z kolei pojawia się na wysokości pola adresowego, natomiast na środku wpisuje się słowo zaświadczenie, wyróżniając je graficznie – poprzez podkreślenie, pogrubienie lub kursywę.
I 39
40 I
Wzór 5. Przykład zaświadczenia
Zakład Produkcji Meblarskiej
PPHU „Syrena”
ul. Wojskowa 67
90–557 Łódź
Łódź, dnia 14 maja 2013 r.
5409-V-6/3419/2013
Zaświadczenie
Niniejszym zaświadczam, że Maria Kępska, urodzona dnia 5 lipca 1981 roku, jest zatrudniona
w Zakładzie Produkcji Meblarskiej PPHU „Syrena”, mieszczącym się przy ul. Wojskowej 67 w Łodzi,
na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy od 7 kwietnia 2008 roku. Obecnie pełni obowiązki starszego specjalisty ds. marketingu.
Zaświadczenie wydaje się na prośbę zainteresowanej.
Dyrektor ds. personalnych
Robert Podborski
/mgr inż. Robert Pordborski/
Upoważnienie, zwane inaczej pełnomocnictwem lub umocowaniem, służy poinformowaniu osoby czytającej dokument, że ten,
kto go przedstawia, uzyskał prawa do wykonania określonych czynności w imieniu innej osoby czy przedsiębiorstwa. Bywa, że upoważnienie może zyskać moc prawną tylko, gdy podpis wystawiającego zostanie potwierdzony notarialnie – tak jest w przypadku choćby dokumentu dającego pełnomocnictwo w zakresie zakupu i przewiezienia
auta z innego kraju. Tym sposobem osoba dysponująca takim dokumentem może działać na rzecz swojego mocodawcy i w jego imieniu.
Jeśli chodzi o kwestie formalne, to warto zaznaczyć, że upoważnienia często rejestruje się oddzielnie i nadaje się im kolejny
z serii numer, który podaje się po słowie upoważnienie, znajdującym
się na środku strony, nad tekstem głównym. Nazwę dokumentu
można także wyróżnić pogrubieniem, podkreśleniem czy kursywą.
Ten rodzaj pisma należy konstruować według określonego
schematu, który uwzględnia następujące dane: imię, nazwisko
i adres upoważnionego, nazwa, seria i numer jego dowodu tożsamości, działania, które może on podejmować w imieniu mocodawcy, termin ważności dokumentu. Kluczowym elementem jest podpis osoby wydającej upoważnienie, a w przypadku przedsiębiorstwa
– upoważnionego pracownika, zwykle zwierzchnika – dyrektora,
członka bądź prezesa zarządu. Bywa, że w treści dokumentu pojawia się również podstawa prawna jego wydania, a także forma jego
odwołania.
Wzór 6. Przykład upoważnienia
Lublin, dnia 9 sierpnia 2012 r.
Biuro Projektowe „Sezam”
ul. M. Konopnickiej 4/7C
89–658 Lublin
UPOWAŻNIENIE NR 5/08/2012
Niniejszym upoważniam pracownika Biura Projektowego „Sezam”, Krzysztofa Małeckiego, legitymującego się dowodem osobistym serii ABA nr 316498, do odbioru makiety „Osiedle Zielone
Wzgórza” z Pracowni Malarskiej „Picasso”, w której poddana była obróbce plastycznej, według
zlecenia z dnia 15 maja 2012 roku.
Data upływu ważności niniejszego dokumentu to 30 sierpnia 2012 roku.
Główny architekt
Tomasz Aleksik
/dr inż. Tomasz Aleksik/
Odrębnym rodzajem pism są akty ogólne. Dotyczą one bowiem nie pojedynczych osób, ale grup ludzi, a ponadto wprowadzają szereg różnych regulacji. Akty ogólne funkcjonują na różnych
poziomach – państwowym (np. Konstytucja RP, ustawy), samorządowym (np. uchwały sejmików wojewódzkich, rad powiatów, za-
I 41
42 I
rządzenia burmistrzów, wójtów) czy też na poziomie instytucji czy
firm. Rodzaje aktów ogólnych zostały przedstawione na rysunku 5.
Rysunek 5. Rodzaje akt biurowych
akta
biurowe
Zarządzenia – precyzują one rozmaite kwestie wynikające
z obowiązywania aktów prawnych wyższego rzędu (np. ustaw,
rozporządzeń).
Okólniki – szczegółowo regulują funkcjonowanie danej jednostki
organizacyjnej w obrębie konkretnego obszaru
Pisma okólne – przekazują informacje na temat wprowadzenia
w życie określonych decyzji lub podają po prostu dane informacje do
wiadomości ogółu.
Instrukcje – podają wytyczne względem sposobu realizacji określonych
działań i podejmowania niezbędnych czynności.
Regulaminy – precyzują zasady postępowania i współdziałania
Jeżeli chodzi o budowę aktu ogólnego, na początku musi się
znaleźć tytuł składający się z doprecyzowania rodzaju aktu, jego
daty oraz przedmiotu. Element głównej treści dokumentu stanowi
podstawa prawna lub cel jego wydania. Pierwszy z wymienionych
pojawi się w akcie określanym jako normatywny (zawierającym
normy prawne, tworzonym w celu wykonania ustaw czy aktów wykonawczych).
Przykład: W oparciu o § 18 Uchwały nr 96 Rady Ministrów
z 23 czerwca 2001 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w organizacjach społecznych (DzU nr 16,
poz. 132) zarządzam…
Cel wydania aktu zamiast podstawy prawnej pojawia się
w dokumentach, które nie wprowadzają regulacji norm prawnych,
a jedynie pozwalają na ustanowienie określonych przepisów w danej jednostce organizacyjnej. Tego rodzaju pisma określa się mianem aktów ogólnych pozaustawowych. Przykładowa formuła opisująca cel ich wydania to:
W celu uporządkowania kwestii odpowiedzialności za stan sprzętu w zakładzie pracy zarządzam…
Kolejnym elementem składowym treści głównej aktu ogólnego będą przepisy ogólne, regulujące obszar spraw podlegający
mocy tego dokumentu, a także zakres spraw, w których ten akt nie
obowiązuje, o ile takie istnieją. W tym fragmencie pisma powinno
znaleźć się także wyjaśnienie użytych w dokumencie terminów.
Warto, by w dalszej kolejności pojawiły się przepisy szczegółowe
oraz przepisy przejściowe, odnoszące się do sytuacji spornych, na
styku dawnych i nowych regulacji.
Przepisy końcowe powinny zawierać przepisy o wykonaniu
aktu (określają, który organ ma za zadanie wprowadzić w życie
ustanowione regulacje), uchylające (konieczne jest wymienienie
wszystkich tracących ważność regulacji) oraz przepisy o wejściu
aktu w życie. Te ostatnie określają, w jakim terminie dokument zacznie obowiązywać. Może to być dzień publikacji pisma, zwyczajowy okres, przyjęty w danej jednostce organizacyjnej, termin wyznaczony po pewnym czasie od przekazania informacji do publicznej
wiadomości (by wszyscy zainteresowani mieli czas zapoznać się
z nowymi regulacjami) albo też ściśle określona data.
I 43
44 I
Najważniejszym momentem dla dalszej przyszłości aktu jest
chwila jego podpisania – dopóki upoważniona osoba nie złoży na
nim podpisu, dokument ten jest tylko projektem.
Wzór 7. Przykład aktu ogólnego – zarządzenie
Zarządzenie nr 17/2013
Dyrektora Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w Kępnie
z dnia 15 lutego 2013 roku
w sprawie zakazu palenia tytoniu na terenie szkoły
Na podstawie art. 14 ustawy z dnia 13 marca 1998 roku o zwalczaniu nałogu palenia tytoniu
(DzU nr 67, poz. 348) zarządzam, co następuje:
§ 1. Do przestrzegania niniejszego zarządzenia zobowiązani są wszyscy pracownicy szkoły,
uczniowie oraz wszystkie inne osoby przebywające, nawet chwilowo, na terenie szkoły.
§ 2. Zarządzenie obowiązuje na terenie budynków szkolnych, warsztatów szkolnych, dziedzińców szkolnych i na terenie bezpośrednio przyległym do szkoły (w odległości 10 m).
§ 3. Naruszenie powyższego zakazu pociągnie za sobą zastosowanie następujących sankcji:
1. W przypadku pierwszego stwierdzenia naruszenia zakazu – kara grzywny w wysokości 20 zł.
2. W przypadku ponownego naruszenia zakazu (do 3 razy):
a) przez ucznia – nagana,
b) przez pracownika – kara grzywny w wysokości 100 zł.
§ 4. Nadzór nad wykonaniem niniejszego zarządzenia powierzam wicedyrektorowi szkoły.
§ 5. Unieważniam w całości Zarządzenie nr 14/1987 Dyrektora Zespołu Szkół Zawodowych w Kępnie z dnia 14 września 1987 roku w sprawie palenia tytoniu na terenie szkoły.
§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.
Dyrektor
Zygmunt Nowacki
/mgr Zygmunt Nowacki/
Źródło: skrócony Wzór 22. Zarządzenie dyrektora, E. Witek, Technika biurowa. Podręcznik z tematyką ćwiczeń, Wydawnictwo eMPi2, Poznań 2006, s. 198.
1.
Określ, w jakich okolicznościach tworzy się pismo przewodnie.
Jakie elementy powinny się w nim znaleźć?
2.
Czym charakteryzuje się formuła zaproszenia, jakie składniki
treściowe należy w niej zawrzeć? Czym zaproszenie różni się od
zawiadomienia i informacji?
3.
Posiłkując się informacjami zawartymi w materiałach, stwórz
zaświadczenie o zatrudnieniu dla Grażyny Kowalskiej, urodzonej 16 maja 1982 roku, pracującej na stanowisku kasjera
w Wielobranżowym Sklepie „Smyk” w Krakowie przy ulicy
Konwaliowej 3 od 3 kwietnia 2013 roku, w pełnym wymiarze
pracy, zatrudnionej na podstawie umowy na czas nieokreślony.
4.
Korzystając z wiadomości zawartych w niniejszej publikacji,
sporządź upoważnienie dla Krzysztofa Sałacińskiego, legitymującego się dowodem osobistym o numerze ARG 567891, który
z ramienia Zakładu Produkcji Mlecznej „Mlekowis”, mieszczącego się w Opocznie przy ulicy H. Modrzejewskiej 6, ma za zadanie odebrać zamówione w firmie „Fara” (zamówienie o numerze HGJ-89/2013) preparaty. Upoważnienie na 15 dni wystawia dyrektor zakładu, Michał Jarzębski.
5.
Czym są akty ogólne? Jakie posiadają elementy charakterystyczne? Z którymi aktami ogólnymi pracownik obsługi biurowej spotyka się najczęściej?
6.
Zapoznaj się ze wzorem aktu ogólnego zamieszczonym w materiałach. Wskaż wszystkie jego elementy składowe.
I 45
Ważnym obszarem, którego często dotyczy zakres obowiązków pracownika biurowego, jest prowadzenie dokumentacji dotyczącej stosunku pracy osób zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie. Dlatego też z pewnością warto zapoznać się z dokumentami dotyczącymi zatrudnionego, które sporządza się na trzech etapach jego losów zawodowych w danej firmie.
Pierwsza faza, obejmująca poszukiwanie zatrudnienia i nawiązywanie stosunku pracy, w aspekcie obowiązków pracownika
biurowego wiąże się przede wszystkim z pismem określanym
w prawie jako umowa o pracę. Pismo to można zdefiniować jako
zgodne oświadczenie woli pracownika i pracodawcy, na mocy
którego pracownik zobowiązuje się do świadczenia określonego
rodzaju pracy na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy, a pracodawca do wynagradzania tej pracy8.
8
Tamże, s. 225.
48 I
Wyróżnia się kilka rodzajów umów o pracę.
1. Umowa na czas nieokreślony – precyzuje ona datę
rozpoczęcia zatrudnienia osoby w danej firmie, jednak
nie określa terminu jej zakończenia. Dokument ten jest
najkorzystniejszy z punktu widzenia pracownika. Umowa tego rodzaju przestanie obowiązywać dopiero, gdy
zostanie rozwiązana.
2. Umowa na czas określony – zawiera termin rozpoczęcia i zakończenia współpracy zatrudnionego. W związku z wejściem Polski do Unii Europejskiej w 2004 roku
pojawiło się ograniczenie zawierania tego rodzaju umów
do dwóch kolejno po sobie następujących. Jeśli obie strony – pracodawca i pracownik – podpiszą trzeci dokument
na czas określony, automatycznie staje się on z mocy
prawa umową na czas nieokreślony. Warto jednak zwrócić uwagę na fakt, że przez pojęcie kolejnych umów rozumie się te zawierane jedna po drugiej, jednak w odstępach
czasowych nie większych niż jeden miesiąc.
3. Umowa na czas wykonywania określonej pracy –
precyzuje ona okres zatrudnienia, opisując pracę, na
czas wykonania której umowa została zawarta.
4. Umowa na okres próbny – jest to dokument wskazujący termin rozpoczęcia i zakończenia realizacji obowiązków zawodowych danej osoby, jednak zwykle stanowi on
wstęp do dłuższego okresu zatrudnienia i zawarcia kolejnych umów o pracę. Nowa osoba w okresie obowiązywania opisywanego pisma (maksymalnie 3 miesiące) może
poznać warunki wykonywania zadań zawodowych, sto-
sunki panujące w firmie i ocenić, czy jej odpowiadają.
Analogicznie pracodawca ma możliwość zweryfikowania
deklarowanych kompetencji i kwalifikacji nowo zatrudnionego na danym stanowisku.
5. Umowa o pracę w zastępstwie – także wskazuje
termin rozpoczęcia i zakończenia realizacji obowiązków
zawodowych. Zawiera się ją w sytuacji usprawiedliwionej dłuższej nieobecności pracownika, gdy potrzebna jest
osoba, która zastąpi go na stanowisku pracy. W odróżnieniu jednak od poprzednich dokumentów opisywany
rodzaj pisma nie precyzuje daty wygaśnięcia umowy –
dochodzi do tego, gdy pracownik zatrudniony na stałe
wraca do firmy, a nie zawsze ten termin jest możliwy do
przewidzenia w chwili formułowania porozumienia
z osobą na zastępstwo. Warto dodać, że ten rodzaj umowy ma krótką historię funkcjonowania w Polsce – wszedł
do użytku dopiero w 2003 roku.
Od 2004 roku prawo pracy wymaga zawierania umowy
o pracę w formie pisemnej. Jeśli do tego nie dojdzie, zatrudniający
powinien najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przekazać nowo
przyjętej osobie potwierdzenie rodzaju zawartej umowy i jej warunków na piśmie.
Omawiany dokument powinien także zawierać szereg istotnych informacji. Wymagane są następujące dane: rodzaj umowy,
data jej zawarcia, warunki wykonywania obowiązków zawodowych
oraz płacowe – przede wszystkim chodzi o rodzaj pracy, miejsce
realizacji zleconych zadań, składniki wynagrodzenia wraz z dokładnym podaniem jego wysokości, wymiar czasu pracy, a także termin
I 49
50 I
jej rozpoczęcia. Omawiany dokument tworzy się zwykle, posługując
się formularzem. Warto również, jeśli nie posiada się odpowiedniego
wzoru umowy, wykorzystać ten, który dodano jako załącznik do rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia
17 grudnia 2003 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 230, poz. 2293).
Druga faza korespondencji w sprawach osobowych, dotyczących zatrudnienia danej osoby w firmie, nad którą pieczę sprawuje
bardzo często pracownik biurowy, wiąże się z samym okresem wykonywania obowiązków zawodowych przez nowo przyjętą osobę.
W pierwszej kolejności, gdy pojawi się ona w firmie, można
wręczyć jej dokument określany jako zakres czynności i obowiązków. Dokument ten wymienia działania zawodowe, których
zgodnie z umową ma się podjąć nowo przyjęty, obowiązki wynikające z jego stanowiska i ewentualnie z samego statusu pracownika
danej firmy. Bywa, że wylicza się również kompetencje i kwalifikacje zatrudnionego.
Z kolei o przeszeregowaniu mówi się wówczas, gdy dana
osoba otrzymuje podwyżkę wynagrodzenia lub awans. Elementy
składowe tego dokumentu to przede wszystkim: określenie terminu
wprowadzanej zmiany (zwykle mowa o pierwszym dniu miesiąca),
wskazanie podstawy prawnej, na której opiera się przełożony,
zmieniając wcześniejsze postanowienia względem pensji pracownika (można użyć formuły takiej jak np. Na podstawie Regulaminu
wynagradzania z dnia…), dookreślenie składników płacowych,
które zostały przyznane zatrudnionemu wraz z awansem (np.
…wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, premia regulaminowa w wysokości… % płacy zasadniczej lub premia uznaniowa)9, sprecyzowanie ich wysokości (w miesiącu lub w przeliczeniu
na stawkę godzinową), informacja o pozostałych warunkach umowy
o pracę – zwykle potwierdzenie, że nie ulegają one modyfikacjom.
Zmiana warunków umowy o pracę jednego lub wielu
zatrudnionych w danej firmie to kolejne pismo, które pracownik
biurowy może sporządzić na polecenie przełożonego. Postanowienia w nim zawarte mogą zostać wprowadzone na mocy porozumienia stron (obie strony wyrażają zgodę na modyfikację) albo też,
można powiedzieć, zaproponowane pracownikowi – na podstawie
wypowiedzenia warunków o pracę (tzw. wypowiedzenie zmieniające). W drugim przypadku w dokumencie muszą się znaleźć następujące elementy:
1. data umowy i warunki umowy, która ma zostać zmodyfikowana;
2. nowe warunki pracy i wynagrodzenia;
3. długość okresu wypowiedzenia (wynika ona z przepisów
kodeksu pracy) oraz jego przyczyna;
4. termin przedstawienia decyzji pracownika względem odrzucenia lub przyjęcia wprowadzonych zmian;
5. informacja o konsekwencjach odpowiedzi odmownej;
6. pouczenie o prawie do odwołania się do sądu pracy ze
wskazaniem placówki właściwej dla danego obszaru oraz
zawartego w przepisach terminu przekazania sprawy do
tej instytucji;
9
Ibidem.
I 51
52 I
7. informacja o możliwości przedłożenia spornej kwestii
komisji pojednawczej oraz wskazanie jej siedziby.
W sytuacji, gdy pracownik nie przyjmuje nowych warunków
umowy, ulega ona rozwiązaniu po upłynięciu okresu wypowiedzenia. Pracownik może złożyć samodzielnie oświadczenie dotyczące
przyjęcia lub odmowy nowych warunków zatrudnienia do końca
okresu wypowiedzenia (jeśli w dokumencie, który otrzymał od pracodawcy, nie znalazł się zapis o terminie przedstawienia takiej deklaracji).
Osoba zatrudniona w danym przedsiębiorstwie wraz ze zdobywaniem stażu zawodowego zyskuje prawo do coraz większej liczby dni urlopu wypoczynkowego. Chcąc udać się na urlop, powinna
złożyć stosowny wniosek. Pracownik biurowy może jej w tym pomóc, wskazując, jakie informacje powinny znaleźć się w tym dokumencie. Przede wszystkim wniosek o urlop powinien zawierać
określenie jego wymiaru (zwykle liczby dni), rodzaju (wypoczynkowy, okolicznościowy, bezpłatny), terminu (np. 16–30 lipca 2013 r.).
Jeśli osoba zatrudniona chciałaby się udać na urlop bezpłatny, okolicznościowy lub szkoleniowy, powinna zawrzeć we wniosku uzasadnienie swojej prośby.
Ze względu na to, że taki dokument przedstawia propozycję
terminu i liczby dni wolnych od pracy, a zatrudniający nie musi się
na nią zgodzić, warto zakończyć takie pismo prośbą o zgodę, np.
Proszę o pozytywne rozpatrzenie mojej propozycji. Prawo pracy
umożliwia także wykorzystanie części urlopu wypoczynkowego bez
wcześniejszej zapowiedzi, na żądanie lub krótką niedyspozycję. Zatrudniający jest wówczas zobowiązany zezwolić pracownikowi na
nieobecność w firmie w wybrane cztery dni w roku. Taki zamiar
należy zgłosić, ale można to zrobić nawet w krótkim czasie przed
planowaną datą urlopu i w dowolnej formie – na przykład telefonicznie, korzystając z poczty elektronicznej. Sam wniosek może
znaleźć się na biurku przełożonego dopiero po powrocie osoby zatrudnionej z urlopu, jeśli nie miała ona innej możliwości osobistego
dostarczenia dokumentu przed wolnym dniem. Warto jednak pamiętać, że w uzasadnionych okolicznościach pracodawca może nie
wyrazić zgody na skorzystanie z urlopu na żądanie, gdy zgłosi się to
w ostatnim momencie.
Omawiany wniosek powinien zawierać powołanie na podstawę prawną (art. 1672 kodeksu pracy), określenie wymiaru, rodzaju, okresu urlopu, a także wskazanie, ile dni z puli w tym trybie
zostało już wykorzystane w bieżącym roku.
Odpowiedzią na wniosek pracownika jest karta urlopowa.
Precyzuje ona termin, wymiar i rodzaj urlopu, który zostaje udzielony pracownikowi. Rozpoczyna się zwykle od słów nawiązujących
do prośby osoby zatrudnionej, na przykład: Zgodnie z Pana prośbą
udzielam Panu…
W sytuacji, gdy osoba zatrudniona w firmie naruszy zasady
dyscypliny pracy, bhp czy też ochrony przeciwpożarowej, może
otrzymać karę – upomnienia, nagany lub pieniężną. Nałożenie jej
musi być jednak poprzedzone zapoznaniem się z wersją wydarzeń
pracownika, któremu zarzuca się zaniedbanie czy uchybienie. Jednocześnie kary te nie mogą być stosowane po upływie 2 tygodni
od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego
i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia10.
10
Tamże, s. 229.
I 53
54 I
Pismo, które przekazuje informację o nałożeniu na osobę zatrudnioną kary porządkowej, musi zawierać następujące elementy:
przytoczenie podstawy prawnej, doprecyzowanie rodzaju kary, wymienienie niedopełnionych obowiązków pracowniczych, datę dopuszczenia się uchybienia, a także wiadomość o możliwości wniesienia sprzeciwu wobec kary oraz terminie, który na to przysługuje.
Jeśli dokument kwestionujący kary wpłynie do zatrudniającego, rozpatruje on wówczas stanowisko organizacji związkowej, która
występuje w imieniu osoby oskarżanej o naruszenie obowiązków
(jeżeli ukarany pracownik do takiej należy). Jeśli nie odrzuci on
sprzeciwu w ciągu 14 dni, przyjmuje się, że wycofuje nałożoną karę.
W sytuacji, gdy sprzeciw został odrzucony, pracownik ma możliwość
zwrócenia się w ciągu 14 dni do sądu pracy o uchylenie kary.
1. Niech uczestnicy zajęć połączą się w pary i w takich zespołach,
opierając się na wzorze znalezionym w internecie (ale stanowiącym załącznik do odpowiedniego rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Społecznej), sporządzą umowę o pracę, w której
jedna z osób będzie zatrudniającym, a druga zatrudnianym.
2. Na podobnej zasadzie co w zadaniu 1. proszę sformułować
wniosek o urlop oraz kartę urlopową, a także upomnienie.
Rozwiązanie stosunku pracy może wynikać z wypowiedzenia stosunku pracy pracownikowi przez pracodawcę, wypowiedzenia sto-
sunku pracy pracodawcy przez pracownika lub wygaśnięcia stosunku pracy. Opracowanie odpowiedniej dokumentacji jest uzależnione od charakteru zdarzeń, które mają miejsce.
Pierwszą okolicznością jest wniosek o rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron. Do rozwiązania stosunku pracy na mocy porozumienia stron dochodzi na prośbę jednej
ze stron – zatrudniającego lub zatrudnianego. Warto zaznaczyć, że
druga strona nie musi godzić się na przedstawiony postulat. Inicjator
rozwiązania umowy formułuje odpowiedni dokument, w którym zawarta będzie data zakończenia współpracy, data umowy, która ma
zostać rozwiązana, a także adnotacja, że dochodzi do tego za porozumieniem stron. W wypadku tego rodzaju dokumentu należy zwrócić uwagę, że raz przedłożona deklaracja może być uznana za niebyłą
tylko po uzyskaniu zgody drugiej strony.
Innym rodzajem dokumentu jest wniosek o rozwiązanie
umowy o pracę z winy pracownika bez zachowania okresu
wypowiedzenia. Do takiej sytuacji może dojść w przypadkach opisywanych przez kodeks pracy w artykule 52. Zatrudniający musi jednak skonsultować się ze związkami zawodowymi, zanim dojdzie do
wypowiedzenia, one z kolei mają skrócony czas na odpowiedź (do
trzech dni). Pismo, które informuje pracownika o rozwiązaniu z nim
umowy o pracę z jego winy, bez wypowiedzenia, musi zawierać następujące elementy (w przeciwnym razie zostanie uznane za nieważne):
1. datę rozwiązania umowy o pracę;
2. datę umowy, która zostaje rozwiązana;
3. uzasadnienie takiej decyzji oparte na przepisie prawnym;
I 55
56 I
4. przedstawienie możliwości odwołania się do sądu pracy
i wskazanie siedziby tej instytucji właściwej dla danego
obszaru;
5. powiadomienie o możliwości zgłoszenia się do komisji
pojednawczej i złożenia przed nią odpowiedniego wniosku, wraz ze wskazaniem jej siedziby.
W celu uniknięcia niedopatrzeń warto skorzystać ze wzoru
omawianego rodzaju dokumentu, dodanego jako załącznik do rozporządzenia MPiPS z dnia 28 maja 1996 roku.
Zatrudniany i zatrudniający mogą również rozwiązać
umowę o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia.
Tabela 2. Warunki wypowiedzenia różnych typów umowy o pracę
Typ umowy
Umowa na czas
określony
Umowa na okres
próbny
Umowa na
zastępstwo
Umowa na czas
nieokreślony
Okres wypowiedzenia
Warunki
Dwa tygodnie
1. Czas określony dłuższy niż 6
miesięcy.
2. Zawarta informacja o możliwości wypowiedzenia umowy.
1. 3 dni robocze – gdy okres
próbny krótszy niż 2 tygodnie
2. 1 tydzień – gdy okres próbny
dłuższy niż 2 tygodnie
3. 2 tygodnie – gdy okres próbny
wynosi 3 miesiące
3 dni
1. 2 tygodnie – gdy zatrudnienie
wynosi do 6 miesięcy
2. 1 miesiąc – przy zatrudnieniu co
najmniej sześciomiesięcznym
3. 3 miesiące – przy zatrudnieniu
co najmniej na 3 lata.
Okres wypowiedzenia zależny od
długości okresu próbnego.
1. Możliwość wypowiedzenia niezależnie od okresu zastępstwa.
2. Nie jest konieczne podanie
przyczyny wypowiedzenia.
Zależnie od okresu zatrudnienia
u danego pracodawcy.
Źródło: opracowanie własne na podstawie: E. Witek, Technika biurowa. Podręcznik z tematyką ćwiczeń, Wydawnictwo eMPi2, Poznań 2006, s. 240.
Umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia może rozwiązać którakolwiek ze stron – rozwiązanie następuje z upływem tego
okresu. Jeśli obejmuje on tydzień, ostatni jego dzień przypada
w sobotę, jeśli miesiąc – kończy się w ostatnim dniu miesiąca.
W przypadku, gdy pracownik wypowiada umowę o pracę, nie musi
podawać przyczyny tej decyzji, a jedynie podać datę zawarcia umowy o pracę, która zostaje rozwiązana, oraz długość okresu wypowiedzenia i datę jego końca. Obowiązkiem zatrudnionego jest dotrzymanie okresu wypowiedzenia. Zatrudniający nie ma możliwości
odmówienia zgody na takie rozwiązanie umowy.
Jeśli zaś chodzi o rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę z zachowaniem okresu wypowiedzenia, wiąże się ono z wieloma obwarowaniami. Zatrudniającego obowiązuje:
1. odbycie konsultacji związkowej;
2. określenie uzasadnionego powodu wypowiedzenia;
3. wskazanie właściwego okresu wypowiedzenia;
4. poinformowanie pracownika o możliwości odwołania się
do sądu pracy lub zgłoszenia wniosku do komisji pojednawczej;
5. właściwe sformułowanie zawiadomienia;
6. zakaz wypowiadania umowy o pracę osobie zatrudnionej,
będącej w wieku emerytalnym (w przypadku, gdy do
osiągnięcia wieku emerytalnego pozostało jej nie więcej
niż 2 lata, a okres zatrudnienia pozwala uzyskać prawa do
emerytury);
I 57
58 I
7. zakaz wypowiadania umowy o pracę w okresie urlopu
pracownika lub też podczas innej jego czasowej usprawiedliwionej nieobecności;
8. zakaz wypowiadania umowy pracownicy w ciąży;
9. zakaz wypowiadania umowy osobie zatrudnionej, piastującej jednocześnie stanowisko członka zarządu zakładowej organizacji związkowej.
W treści dokumentu, który informuje pracownika o wypowiedzeniu mu umowy o pracę, powinny się znaleźć następujące
elementy (jeśli któryś zostanie pominięty, pismo zostanie uznane za
nieważne):
1. data rozwiązywanej umowy o pracę;
2. długość okresu wypowiedzenia oraz data jego zakończenia;
3. powód zakończenia współpracy (jeżeli zawarta została
umowa o pracę na czas nieokreślony);
4. powiadomienie o możliwości złożenia odwołania do sądu
pracy (ze wskazaniem siedziby instytucji właściwej dla
danego obszaru) lub wniosku o rozpoczęciu postępowania pojednawczego przed komisją pojednawczą (wskazując jej siedzibę).
Po zakończeniu okresu wykonywania obowiązków zawodowych w danym przedsiębiorstwie osoba zatrudniona, która opuszcza firmę, otrzymuje świadectwo pracy. To dokument, który wyszczególnia wszystkie najistotniejsze kwestie związane ze świadczeniem pracy przez daną osobę na rzecz firmy. Artykuł 97 § 3 kodeksu
pracy nakazuje zawarcie w omawianym piśmie następujących elementów:
1. okres i rodzaj wykonywanej pracy;
2. zajmowane stanowiska;
3. forma rozwiązania stosunku pracy lub okoliczności jego
ustania;
4. informacje o zajęciu wynagrodzenia, a także o jego
składnikach i wysokości.
Z kolei rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z 15 maja 1996 roku w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy
oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania dookreśla kolejne
niezbędne składniki opisywanego dokumentu. Dotyczą one kwestii
uprawnień wynikających ze stosunku pracy i ubezpieczenia społecznego, które pozwolą kolejnemu pracodawcy na ustalenie np., ile dni
urlopu przysługuje danej osobie. Chodzi o następujące informacje:
1. wymiar czasu pracy osoby zatrudnionej w okresie obowiązywania stosunku pracy;
2. wymiar urlopu (liczba dni) wykorzystanego przez pracownika w roku zakończenia pracy na rzecz firmy wystawiającej dokument;
3. inny rodzaj urlopu bądź dodatkowego uprawnienia, z którego skorzystała osoba zatrudniona, między innymi urlop
bezpłatny (wraz z podstawą prawną zgody na jego otrzymanie), a także adnotacja o wykorzystaniu urlopu wychowawczego;
4. płatności należne pracownikowi ze stosunku pracy, ale
nieuregulowane przez pracodawcę do dnia wygaśnięcia
stosunku zawodowego ze względu na niedysponowanie
odpowiednimi środkami finansowymi;
I 59
60 I
5. długość okresu, za który osoba zatrudniona powinna
otrzymać odszkodowanie z powodu skrócenia okresu
wypowiedzenia umowy o pracę;
6. okres odbytej zasadniczej służby wojskowej;
7. okresy nieskładkowe, które pojawiły się w czasie opisywanym w świadectwie pracy.
Osoba zatrudniająca jest zobowiązana do wystawienia omawianego dokumentu. Musi on być ponadto doręczony pracownikowi jak najszybciej po ustaniu stosunku pracy, bez jego wniosku.
Pismo to musi być wydane, nawet jeśli osoba odchodząca z firmy
nie rozliczyła się z wykorzystywanej podczas wykonywania obowiązków zawodowych odzieży czy narzędzi.
Innym rodzajem dokumentu, wydawanym, gdy osoba zatrudniona kończy współpracę z przedsiębiorstwem, są referencje.
Treść pisma sprowadza się do opisu pozytywnych cech, kwalifikacji
i kompetencji kandydata przez osobę cieszącą się autorytetem
i poważaniem społeczeństwa. Zazwyczaj taki dokument wystawia
poprzedni pracodawca, by zwiększyć szanse byłego pracownika na
otrzymanie zatrudnienia w nowym miejscu. Referencje wydają jednak również inne osoby, np. dyrektor fundacji, w której dana osoba
działała w ramach wolontariatu, czy nawet członek rodziny lub znajomy, o ile są oni znani w szerszych kręgach, a ich zdanie ma duże
znaczenie. Zwykle zabiega się o pozytywną opinię urzędników
państwowych (np. posłów, radnych sejmików wojewódzkich lub
gmin, burmistrzów, wójtów itp.), zarządzających organizacjami
społecznymi i innych powszechnie szanowanych osobistości,
choćby w skali lokalnej (księży, lekarzy, nauczycieli, dyrektorów
różnych instytucji).
Referencje powinny zawierać następujące elementy:
1. określenie, jak długo osoba podpisująca się na dokumencie zna kandydata;
2. w jakich okolicznościach doszło do zawarcia znajomości;
3. wyszczególnienie jego pozytywnych cech, z podkreśleniem znaczenia tych, które mogą się okazać istotne na
stanowisku, o które zabiega kandydat.
Ważne jest także zwrócenie uwagi na kwalifikacje i kompetencje opisywanej osoby oraz wymienienie jej osiągnięć, nie tylko
zawodowych.
Jeśli chodzi o referencje wystawiane przez pracodawcę, również opisują one pozytywnie osobę zatrudnioną, ale już odchodzącą
z firmy – takie jest jej oczekiwanie, skoro wyraziła prośbę o taki
dokument. Jednak z założenia taka opinia o pracy ma w sposób
obiektywny ocenić wykonywanie obowiązków zawodowych przez
pracownika.
Aby dokument ten w sposób wyczerpujący przedstawił byłego pracownika, musi ujmować następujące kwestie: okres zatrudnienia, zajmowane stanowiska, kwalifikacje i kompetencje zawodowe, opinię o jakości wykonywania obowiązków zawodowych,
ewentualne osiągnięcia zawodowe czy uchybienia w realizacji zadań, wyrządzone szkody, toczące się przeciwko pracownikowi postępowanie karne, o ile wiąże się ono z jego działalnością zawodową, formę rozwiązania stosunku pracy. Referencje warto przygotowywać na blankietach korespondencyjnych.
I 61
62 I
Wzór 8. Referencje
Dagmara Skonieczna
Toruń, dnia 30 czerwca 2013 r.
Kierownik Działu Promocji i Marketingu
Agencja Reklamowa AYAX
ul. Staromiejska 12
84–361 Toruń
Pani
Olga Flisowska
ul. Leśna 34
54–327 Brodnica
Sprawa: referencje
Pani Olga Flisowska rozpoczęła pracę w agencji reklamowej AYAX 2 lutego 2009 roku. Została
wówczas przyjęta na stanowisko asystentki ds. marketingu i promocji, a po zaledwie pół roku
zatrudnienia uzyskała awans na stanowisko specjalisty ds. marketingu i promocji. Następnie,
w 2011 roku, doszło do kolejnego przeszeregowania i Pani Olga Flisowska rozpoczęła pełnienie obowiązków na stanowisku starszego specjalisty ds. marketingu i promocji.
Już od pierwszych dni wykonywania obowiązków zawodowych Pani Flisowska wykazywała się
dużą znajomością zagadnień marketingu i promocji, a także kreatywnością oraz zdolnością zrozumienia potrzeb klienta, co jest niezbędne w tej branży. Jednocześnie wielokrotnie dała dowód
dużej odpowiedzialności, zaangażowania, a także zdecydowania, siły charakteru i asertywności
podczas negocjacji z trudnym klientem.
Od początku pracy Pani Olga Flisowska uczestniczyła w tworzeniu dużych projektów dla najsilniejszych marek różnych produktów. Zajmowała się koordynacją promocji portalu SilaNatury.pl
(2009–2011, firma kosmetyczna WENUS) i komunikacją z odbiorcami produktów klienta na portalach społecznościowych (Facebook, Twitter, Pinterest), opracowała strategię promocyjną dla firm
MEAX (2010), „Kobra” (2010), „Virgo” (2011), „Mokka” (2012). Sprawdziła się ponadto na stanowisku project managera i kierownika podczas mojej trzymiesięcznej nieobecności z powodów
zdrowotnych.
Umowa o pracę z Panią Olgą Flisowską została rozwiązana za porozumieniem stron w dniu
29 czerwca 2013 roku. Biorąc pod uwagę jej kwalifikacje zawodowe, kompetencje społeczne
oraz doświadczenie, mogę z całą pewnością stwierdzić, że będzie świetnym pracownikiem na
stanowisku project managera.
Referencje niniejsze wystawiłam na prośbę zainteresowanej.
Dagmara Skonieczna
/mgr Dagmara Skonieczna/
1.
Wymień sposoby rozwiązania umów o pracę i ich cechy charakterystyczne, wymogi, które muszą być spełnione, by uznać
je za ważne.
2.
Wybierz jeden ze sposobów rozwiązania umowy o pracę i na
podstawie wzorów dostępnych w internecie (będących załącznikami do odpowiedniego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej) sporządź dokument.
3.
Wystaw swojemu koledze / swojej koleżance świadectwo pracy
(opierając się na odpowiednim wzorze) lub referencje.
I 63
Pismami wykorzystywanymi podczas pracy w biurze są dokumenty
dotyczące spraw handlowych. Służą one opisaniu i poświadczeniu
transakcji handlowej11. Podobnie jak przy różnego rodzaju porozumieniach, wcześniej opisanych, i w tym przypadku mamy do czynienia z dwiema stronami dążącymi do osiągnięcia swoich celów
i chcącymi zaspokoić swoje potrzeby. Sprzedający (dostawca towaru lub usługi) zmierza do tego, by zbyć określone dobra na rzecz
kupującego, czyli odbiorcy, za określoną zapłatę.
Większość etapów transakcji handlowej zostaje udokumentowana za pomocą pism, które często ma za zadanie sporządzić
pracownik biurowy. Wśród nich można wymienić dokumenty prezentujące towar, określające warunki sprzedaży, płatności. Dwie
główne grupy, które przede wszystkim warto wyróżnić, wiążą się ze
stroną formalną pism. Część z nich jest sporządzana na odgórnie
skonstruowanych i rozpowszechnionych drukach, formularzach
(np. faktury), inne z kolei są tworzone osobno dla każdej transakcji
H. Füschel, Sekretariat, czyli centrum informacyjne firmy, Wydawnictwo
Poltex, Warszawa 2011.
11
66 I
na blankietach korespondencyjnych. Dokumenty handlowe można
ponadto przypisać odpowiednim fazom transakcji.
Co prawda mówi się obecnie, że dzięki komputeryzacji
i wszechobecnemu internetowi rozbudowany proces wymiany pism
w ramach kontaktów handlowych zostanie skrócony do minimum
i sprowadzony do wymiany kilku e-maili. Klient znajdzie interesującą ofertę w sieci, wypełni formularz zamówienia, który dostarczy
pocztą elektroniczną. Dalsze kwestie związane z transakcją również
zostaną omówione drogą mailową, nawet zapłata zostanie przekazana w przestrzeni wirtualnej dzięki bankowości elektronicznej.
Podczas pierwszego etapu transakcji – propozycji kupnasprzedaży – pracownik biurowy może mieć za zadanie sporządzić
list reklamowy, zapytanie ofertowe lub ofertę. Pierwszy
z tych dokumentów wysyłany jest do potencjalnego klienta indywidualnego. W treści pisma można znaleźć ogólny opis rodzaju działalności, informacje o wysokiej jakości oferowanych towarów lub
usług oraz atrakcyjnych cenach. Trzeba jednak zaznaczyć, że część
ekspertów uważa, że tego rodzaju dokument nie stanowi wiążącego
pisma handlowego i nie powinno się go przypisywać do I etapu
transakcji.
Takie wątpliwości nie pojawiają się już względem dokumentu,
jakim jest zapytanie ofertowe. Wyraża ono prośbę o zaprezentowanie interesujących towarów i usług w formie katalogów, cenników
czy sprecyzowanej oferty. Ta ostatnia stanowi ostatni typ pisma
pojawiający się w pierwszej fazie nawiązywania kontaktów handlowych. Może ona pojawić się jako odpowiedź na zapytanie ofertowe
i zawierać wobec tego podziękowanie za otrzymane pismo oraz odpowiedź na zapytanie o możliwość spełnienia oczekiwań w zakresie
dostarczenia odpowiednich dóbr czy usług. Oferta może być również
formą promocji firmy czy reklamą towaru bądź usługi.
Wzór 9. Przykład zapytania ofertowego
Biuro Projektowe
AVALON
ul. Zielona 56
87–674 Tarnów
 58 985 45 51
DZ-VI-7/39/320/2013
Sklep Architektoniczny
„Makieta”
ul. Florencka 9
78–405 Rzeszów
Tarnów, dnia 7.07.2013 roku
Sprawa: zapytanie o ofertę
Biuro Projektowe AVALON to nowa, prężnie rozwijająca się forma świadcząca usługi architektoniczne, projektowe, dekoratorskie. Z tego też względu wciąż wzrasta zatrudnienie biura, a co
za tym idzie, także zapotrzebowanie na profesjonalne przyrządy architektoniczne.
Jesteśmy zainteresowani kupnem licencji na co najmniej 10 komputerów programu AutoCad
i „Projektant”, a także ok. 15 desek kreślarskich i zestawów przyborów do rysunku architektonicznego. Wedle naszych informacji dysponują Państwo tego rodzaju produktami, dlatego też prosimy
o nadesłanie aktualnej oferty Państwa sklepu.
Gwarantujemy terminowe wpłacanie należności oraz dogodne warunki transakcji.
Z poważaniem
Specjalista ds. administracji
Ewa Sadowska
/mgr Ewa Sadowska/
Kluczowym pismem sporządzanym w tej fazie realizacji jest
zamówienie. Precyzuje ono rodzaj, ilość, cenę, sposób dostawy
i zapłaty. Sporządza się je w dwóch egzemplarzach, a podpisy składają
na nich upoważnione osoby, na przykład dyrektor i główny księgowy.
Następnie zawierana jest umowa o dostawę. Dzieje się to, gdy dostawca i odbiorca (lub ich pełnomocnicy) podpisują odpowiednie pi-
I 67
68 I
smo lub jeśli klient poświadczy pisemnie zgodę na warunki przedstawione w ofercie lub gdy złożone zamówienie zostanie potwierdzone
przez dostawcę. W tej fazie może pojawić się także dokument określony jako potwierdzenie zamówienia, który oznacza zgodę na warunki sprecyzowane w zamówieniu. Sporządza się go na blankiecie
korespondencyjnym lub na formularzu. W pewnych okolicznościach
może dojść również do anulowania zamówienia przed terminem realizacji – zwykle ze względu na nieprzewidziane okoliczności.
W trzecim etapie, gdy towar zostaje dostarczony, można wyróżnić następujące pisma: awizo, fakturę, specyfikację, dowód
przyjęcia towaru oraz protokół przyjęcia towaru lub usługi.
Pierwszy z dokumentów informuje o wysłaniu towaru lub możliwości odebrania go przez nabywcę. Awizo dociera do klienta zwykle
jako faks, telefonogram, e-mail lub list. Faktura to dokument wypisywany zwykle na odpowiednim formularzu lub tworzony w specjalnym programie komputerowym. Stanowi on dowód sprzedaży i podstawę do rozliczeń między nabywcą i dostawcą. Specyfikacja wymienia towary, które mają być przygotowane dla klienta – umożliwia
ona wydanie lub wysłanie zamówionych dóbr i sporządzenie faktury.
Dowód przyjęcia towaru wypełnia się na odpowiednim formularzu,
natomiast protokół poświadcza poprawność zamówienia, które dotarło do klienta, lub wykazuje jego uchybienia.
Czwarty etap transakcji handlowej to weryfikacja dostawy.
Pojawiają się zatem pisma związane głównie z nieprawidłowościami, do których doszło w trakcie przygotowania produktu do wysyłki
lub dostarczenia go. Przede wszystkim chodzi o reklamację – dokument, w którym klient opisuje uchybienia stwierdzone w zrealizowanym zamówieniu i związane z tym oczekiwania naprawy szko-
dy, na przykład wymianę towaru czy też obniżenie ceny. Poświadczeniem nieprawidłowości jest na przykład protokół szkody czy też
przyjęcia towaru lub inny dokument udowadniający uchybienia.
W tej sytuacji sprzedający wystosowuje odpowiedź na reklamację, w której albo przychyla się do postawionych zarzutów, albo też
nie uznaje ich za zasadne i odmawia uznania reklamacji.
Wzór 10. Przykład reklamacji
Biuro Projektowe
AVALON
ul. Zielona 56
87–674 Tarnów
 58 985 45 51
NA-V-5/56/134/2013
Sklep Architektoniczny
„Makieta”
ul. Florencka 9
78–405 Rzeszów
Tarnów, dnia 1.08.2013 roku
Sprawa: reklamacja
Uprzejmie informujemy, że w dostawie zamówionych przyborów do rysunku architektonicznego
z dnia 31 lipca 2013 roku pojawił się uszkodzony produkt. Okazało się, że jedna z desek kreślarskich posiada defekt – ułamany róg.
Stwierdziliśmy ten fakt po otwarciu wszystkich zamówionych produktów, już po odjeździe Państwa przedstawiciela, który odpowiadał za dostawę. Gdy okazało się, że jeden z produktów jest
uszkodzony, natychmiast sporządziliśmy protokół i udokumentowaliśmy wadę fotograficznie.
W tej sytuacji, zgodnie z § 8 umowy o dostawie przyborów do rysunku architektonicznego,
zawartej w dniu 17 lipca 2013 roku, w razie stwierdzenia defektu któregoś z zamówionych
przez naszą firmę towarów Państwa sklep ma obowiązek dostarczyć nowy produkt w terminie
7 dni od daty zgłoszenia reklamacji.
Biorąc pod uwagę wszystkie te okoliczności, oczekujemy pozytywnego rozpatrzenia reklamacji
naszej firmy oraz zamiany uszkodzonego produktu na nowy, pozbawiony wad.
Załącznik: 2
Z poważaniem
Z
Kierownik ds. administracyjnych
Julia Chełminiak
/mgr Julia Chełminiak/
I 69
70 I
Wszystkie wymienione wyżej pisma handlowe wykorzystywane są w typowych sytuacjach nabywania towaru lub usługi. Mogą
jednak pojawić się nieprzewidziane okoliczności. Wówczas konieczne bywa sporządzenie dokumentów niestandardowych, opisujących w sposób bardziej szczegółowy kwestie ceny, upustu, transportu czy terminu dostawy itp.
1.
Wymień fazy kontaktu handlowego oraz pisma, które najczęściej występują w ich ramach. Co powinny zawierać?
2.
Uczestnicy zajęć pracują w parach. Jedna z osób pisze zapytanie
ofertowe, druga na nie odpowiada, wysyłając ofertę. Uczestnicy
mogą podać wszelkie dane osób i instytucji oraz przedmiot zamówienia, korzystając z przykładowych danych z internetu.
3.
Następnie na podstawie pism z zadania 1. starają się wypełnić
fakturę oraz sporządzić protokół przyjęcia towaru.
4.
Posiłkując się sporządzonymi pismami, uczestnicy zajęć formułują również reklamację i odpowiedź na nią.
Każda firma otrzymuje i wysyła różnego rodzaju pisma, krążą one
również w ramach jej wewnętrznego obiegu. Zatem pracownicy biurowi wykonują różne czynności związane z przekazywaniem i otrzymywaniem dokumentów, a także poświadczaniem tych faktów
w odpowiednich rejestrach12. Chodzi o takie działania jak: przyjmowanie pism, rozdzielanie i doręczanie ich, (...) znakowanie, załatwianie spraw będących treścią pism, aprobata spraw załatwionych, podpisywanie, wysyłanie pism, przechowywanie akt spraw
bieżących i załatwionych13. Określa się je mianem czynności kancelaryjnych. Wykonują je upoważnieni i przeszkoleni pracownicy
o odpowiednich kompetencjach, zwykle właśnie pracownicy biurowi.
Zbiór przepisów dotyczących obiegu pism, stosowany w danym przedsiębiorstwie czy instytucji, określa się jako instrukcję
kancelaryjną. Z kolei praktyka wykonywania tych czynności, uregulowana wspomnianym wyżej dokumentem, to system kancelaryjny. Można mówić o trzech rodzajach tych systemów. Pierwszy
to system kancelaryjny dziennikowy, który polega na umieszE. Witek, Technika biurowa. Podręcznik z tematyką ćwiczeń, Wydawnictwo
eMPi2, Poznań 2006.
13 Ibidem.
12
72 I
czaniu pism otrzymanych i wysyłanych w odpowiednich rejestrach
(dziennikach podawczych) i poświadczaniu tego faktu odpowiednim zapisem. W kancelarii musi się zatem znajdować główny, ogólny dziennik podawczy, natomiast w poszczególnych jednostkach
organizacyjnych – ich własne, oddzielne rejestry. Można zdefiniować dwa rodzaje systemu kancelaryjnego dziennikowego: dwudziennikowy (każdy dział posiada dwa rejestry – dla pism przychodzących oraz wychodzących), a także jednodziennikowy (jednostki podawcze dysponują pojedynczymi dziennikami podawczymi
– z lewej strony wpisywane są dokumenty przychodzące, a z prawej
wychodzące). Poniżej zaprezentowano, jak wygląda obieg pism
w przedsiębiorstwie operującym systemem jednodziennikowym.
Wzór 11. Cykl obiegu pism w firmie z systemem jednodziennikowym
Jednostka organizacyjna
firmy / osoba
Czynności
Kancelaria
1. Rejestracja otrzymanego pisma w dzienniku podawczym po
lewej stronie.
2. Opis dokumentu: data, nadawca, określenie sprawy, znak
oraz symbol działu, do którego trafi pismo w celu załatwienia
przedstawionej w nim sprawy
Odpowiedni dział firmy
Referent
Kancelaria
1. Przekazanie z kancelarii.
2. Potwierdzenie tego faktu w dzienniku podawczym kancelarii.
3. Rejestracja w dzienniku podawczym działu (jako pismo
otrzymane).
4. Przekazanie pisma referentowi – adnotacja w rejestrze.
1. Rozpatrzenie przedstawionej w piśmie sprawy.
2. Przygotowanie odpowiedzi.
3. Rejestracja pisma wysłanego w dzienniku podawczym działu.
1. Przesłanie pisma z odpowiedzią do kancelarii.
2. Pokwitowanie przekazania dokumentu w rejestrze działu.
1. Rejestracja wysłania pisma w dzienniku podawczym kancelarii w kategorii pisma wysyłane.
2. Opis: adresat, znak, określenie sprawy, data wysłania.
3. Przesłanie pisma do adresata.
Źródło: opracowanie własne na podstawie: E. Witek, Technika biurowa. Podręcznik z tematyką ćwiczeń, Wydawnictwo eMPi2, Poznań 2006, s. 104–105.
Warto zwrócić uwagę na zalety systemu dziennikowego. Jest
on prosty i przejrzysty, umożliwia sprawowanie kontroli nad każdym
etapem krążenia pisma i załatwiania sprawy. Aby móc śledzić przebieg korespondencji, warto po wpisaniu po lewej stronie dokumentu
otrzymanego pole po prawej stronie na tej samej wysokości pozostawić puste, dopóki nie zostanie sporządzona odpowiedź. W momencie wysyłania konieczne jest zarejestrowanie jej w tej rubryce.
Dzięki stosowaniu tego rozwiązania będzie można w łatwy sposób
zorientować się, czy dana sprawa została już załatwiona. Wadą opisywanego systemu jest jednak duża pracochłonność i spowolnienie
obiegu dokumentów.
Z kolei system kancelaryjny bezdziennikowy nie praktykuje
rejestrowania pism wysyłanych i otrzymywanych w dzienniku podawczym. Ujmuje prace z udziałem rozpatrywania pism bardziej
całościowo, katalogując załatwione w całości sprawy w spisie spraw
(wykazie spraw). Jest to formularz, który wypełnia się danymi dotyczącymi danej kwestii – należy wpisać jej treść, formę i termin
załatwienia, imię i nazwisko osoby, która się nią zajmuje. Ważne
jest także umieszczenie w spisie symbolu komórki organizacyjnej,
symbolu teczki, tytułu teczki zgodnie z rzeczowym wykazem akt,
znaku pisma, daty rozpoczęcia pracy nad przedstawionym w piśmie
problemem oraz terminu jej zakończenia. Poniżej przedstawiono
szczegółowy cykl działań kancelaryjnych w firmie stosującej system
bezdziennikowy.
I 73
74 I
Wzór 12. Cykl obiegu pism w firmie z systemem bezdziennikowym
Jednostka organizacyjna
firmy / osoba
Czynności
Kancelaria
1. Przyjęcie pisma, brak rejestracji tego faktu w jakimkolwiek
spisie.
2. Forma potwierdzenia odebrania dokumentu: przystawienie
pieczątki wpływu i wypełnienie jej.
3. Przekazanie pisma do odpowiedniego działu bez poświadczania i rejestrowania.
1. Kierownik działu przekazuje sprawę referentowi.
Referent
1. Rozpatrzenie pisma, załatwienie sprawy.
2. Rejestr w spisie spraw dołączonym do teczki.
3. Przekazanie pisma z odpowiedzią kierownikowi działu.
1. Kierownik działu bez rejestrowania i kwitowania wysyła pismo
z odpowiedzią do kancelarii.
Kancelaria
2. Wysłanie pisma z odpowiedzią do adresata.
Źródło: opracowanie własne na podstawie: E. Witek, Technika biurowa. Podręcznik z tematyką ćwiczeń, Wydawnictwo eMPi2, Poznań 2006, s. 108.
Należy zaznaczyć, że omawiany system nie wymaga tak wiele
pracy jak dziennikowy. Pisma przechodzą między odpowiednimi
komórkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa znacznie szybciej,
jednak nie pozwala on na pełną kontrolę nad tokiem i terminem załatwiania sprawy, rozpatrywania pisma. Dlatego aby system bezdziennikowy funkcjonował prawidłowo, w danym dziale muszą być
zatrudnione osoby wysoko wykwalifikowane. Podział obowiązków
między poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, a w ich obrębie między poszczególnymi pracownikami, powinien być jasno określony i dokładny, każdy dział musi dysponować właściwie sporządzonym rzeczowym wykazem akt. Dokument ten wprowadza
ścisły podział akt na klasy (według rodzaju załatwianych spraw)
w danej komórce organizacyjnej. Stosuje się przyporządkowanie haseł i symboli klasyfikacyjnych do poszczególnych kategorii spraw.
Hasła nie mogą brzmieć podobnie, by nie dochodziło do pomyłek,
należy je sformułować jasno i precyzyjnie. Przy ich tworzeniu należy
wziąć pod uwagę nie tylko sprawy aktualne, ale i te, które pojawią się
w przyszłości, by po pewnym czasie nie pojawiła się konieczność
stworzenia nowego wykazu akt, obejmujących te zagadnienia.
Hasła nie powinny być również zbyt ogólnie sformułowane
(np. sprawy bieżące, pisma wysłane) ze względu na to, że tym sposobem pojawi się wiele teczek opisanych za ich pomocą, wśród których
trudno będzie się odnaleźć. Ważną kwestią jest również wyraźne logiczne powiązanie haseł wyższego rzędu z hasłami niższego poziomu.
Rzeczowy wykaz akt tworzy się poprzez ustalenie w pierwszej
kolejności listy zagadnień związanych z działalnością danej firmy czy
instytucji. Wyodrębnia się zatem dziesięć klas I stopnia, na przykład:
1. 0 – finanse,
2. 1 – księgowość,
3. 2 – płace,
4. 3 – personel,
5. 4 – strategie rozwoju…
Następnie klasy I stopnia dzieli się na 10 klas II stopnia. Za
przykład niech posłuży klasa 2 – płace:
1. 1.0 – płace pracowników administracyjno-biurowych,
2. 1.2 – płace pracowników handlowych,
3. 1.3 – płace pracowników produkcyjnych.
Klasy II stopnia ponownie dzieli się – na 10 klas III stopnia.
Zatem z obszaru 2.0 można wyodrębnić:
1. 2.0.0.– płace kierownictwa naczelnego,
2. 2.0.1.– płace kierowników działów administracyjno-biurowych,
I 75
76 I
3. 2.0.2.– płace pozostałych pracowników administracyjno-biurowych.
Następnie poszczególne klasy III stopnia dzieli się na kolejne
klasy – IV stopnia, np. w ramach sekcji 2.0.0 można wyróżnić:
1. 2.0.0.0 – płace dyrektora naczelnego
2. 2.0.0.1 – płace zastępców dyrektora
3. 2.0.0.2 – płace starszych specjalistów.
Analogicznie klasy IV stopnia można podzielić na kolejne
10 sekcji V stopnia. W przypadku obszaru 2.0.0.1 (płace zastępców
dyrektora) wyróżnia się:
1. 2.0.0.1.0 – płace zastępcy dyrektora ds. marketingu
i promocji
2. 2.0.0.1.1 – płace zastępcy dyrektora ds. logistyki…
Itd.
Podziału zagadnień należy dokonywać, dopóki w poszczególnych klasach nie pozostaną pojedyncze zagadnienia. Tym sposobem wszystkie sprawy firmy zostaną precyzyjnie i przejrzyście
uporządkowane.
1.
Określ, czym się różnią systemy kancelaryjne – dziennikowy
i bezdziennikowy. Który z nich sprawdziłby się w placówce,
w której chciałbyś pracować?
2.
Wyjaśnij, na czym polega tworzenie rzeczowego wykazu akt.
Niniejsze materiały stanowią zwięzłe i precyzyjne wprowadzenie
w zagadnienia związane z obowiązkami pracownika obsługi biurowej. Przyjęta konstrukcja zapewnia im kompleksowość, dzięki czemu nie tylko stanowią wsparcie w czasie realizacji procesu kształcenia, ale mogą być również skutecznym repetytorium.
Kwalifikacje zdobyte dzięki uczestniczeniu w kursie staną się
pomocne podczas poszukiwania zatrudnienia na stanowisku pracownika biurowego niezależnie od branży przedsiębiorstwa, które
ma stać się miejscem pracy dla osoby, która ukończyła kurs. Uniwersalizm, do którego dążono, został zapewniony dzięki wskazaniu
na obowiązujące regulacje prawne oraz udzielenie wskazówek
w zakresie tworzenia i zarządzania dokumentacją biurową.
Mamy nadzieję, że osoby korzystające z niniejszych materiałów zdobędą wiedzę, która zostanie przez nie wykorzystana zarówno na etapie poszukiwania pracy, jak również po zawarciu umowy
o pracę, podczas wykonywania obowiązków zawodowych.
1.
Adamiak P., Karasińska A. ,Staż w opiniach uczestników
i pracodawców, Instytut Homo Homini, Lublin 2010.
2.
Arciszewska B., Prowadzenie korespondencji biurowej.
Poradnik dla ucznia, Instytut Technologii Eksploatacji
– Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2006.
3.
Bogusławska T., Praca biurowa. Poradnik metodyczny dla
nauczyciela. Część 2. Praca w nowoczesnym biurze,
Wydawnictwo REA s.j., Warszawa 2004.
4.
Klimowicz A., Metody nauczania w pracy z dorosłymi [w:]
Poradnik edukatora, red. M. Owczarz, CODN, Warszawa 2005.
5.
Füschel H., Sekretariat, czyli centrum informacyjne firmy,
Wydawnictwo Poltex, Warszawa 2011.
6.
Konarska M., Praca biurowa – organizacja stanowiska pracy,
http://www.ciop.pl/11742.html, [data dostępu: 16.07.2013].
7.
Kret R., Praca biurowa. Poradnik metodyczny dla
nauczyciela. Część 1 obsługa klawiatury, Wydawnictwo REA
s.j., Warszawa 2005.
80 I
8.
Kwiatkowski S.M., Problemy rynku pracy [w:] Pedagogika
pracy, S.M. Kwiatkowski (red.), Wydawnictwa Akademickie
i Profesjonalne, Warszawa 2007.
9.
Malinowski M., Taraszkiewicz M., Planowanie scenariuszy
lekcji i materiałów edukacyjnych, Wydawnictwo
VerlagDashöfer, Warszawa 2003.
10. Mikołajczewska W., Noch T., Organizacja pracy biurowej.
Wybrane zagadnienia, Wydawnictwo Gdańskiej Wyższej
Szkoły Administracji, Gdańsk 2007.
11. Mitura E., Kęska M., Rozdział I. Zasady funkcjonowania biura
[w:] E. Mitura (red.), Organizacja pracy biurowej, Difin,
Warszawa 2009.
12. Pierścieniak K., Specyfika uczenia się dorosłych [w:] Poradnik
edukatora, red. M. Owczarz, CODN, Warszawa 2005.
13. Rozbicki A., Staż i przygotowanie zawodowe w miejscu pracy,
„Rynek Pracy. Wydanie specjalne”, IX 2006.
14. Witek E., Technika biurowa. Podręcznik z tematyką ćwiczeń,
Wydawnictwo eMPi2, Poznań 2006.
Rysunek 1. Organizacja obiegu danych ............................................ 9
Rysunek 2. Obieg informacji w procesie decyzyjnym ...................... 9
Rysunek 3. Typy protokołów .......................................................... 30
Rysunek 4. Typy sprawozdań ......................................................... 33
Rysunek 5. Rodzaje akt biurowych................................................. 42
Tabela 1. Typy blankietów korespondencyjnych – ich
oznakowania i charakterystyka .......................................................27
Tabela 2. Warunki wypowiedzenia różnych typów umowy
o pracę ............................................................................................. 56
Wzór 1. Blankiet korespondencyjny BZ 1 – układ pionowy,
format A4 ........................................................................................ 29
Wzór 2. Przykład protokołu zdawczo-odbiorczego ......................... 31
Wzór 3. Przykład sprawozdania opisowego ................................... 34
Wzór 4. Przykład pisma przewodniego ...........................................37
Wzór 5. Przykład zaświadczenia ..................................................... 40
Wzór 6. Przykład upoważnienia ...................................................... 41
Wzór 7. Przykład aktu ogólnego – zarządzenie .............................. 44
82 I
Wzór 8. Referencje ......................................................................... 62
Wzór 9. Przykład zapytania ofertowego ..........................................67
Wzór 10. Przykład reklamacji ......................................................... 69
Wzór 11. Cykl obiegu pism w firmie z systemem
jednodziennikowym.........................................................................72
Wzór 12. Cykl obiegu pism w firmie z systemem
bezdziennikowym ............................................................................74

Pracownik obsługi biurowej(*)

Transkrypt

Podobne dokumenty

Pismo w pigułce

Temat/tytuł Litery Cele lekcji Podstawowy: nauczyć myślenia, Ŝe do