Protokół kontroli

Łobez 06.09.2005 r.
Protokół kontroli
Na podstawie upoważnienia Starosty Łobeskiego Nr OA. AK. 0714-7/05
z dnia 29.07. 2005 roku przeprowadzono kontrolę wstępną w Miejskiej Bibliotece Publicznej
w Łobzie.
Jednostka kontrolowana:
Miejska Biblioteka Publiczna
73-150 Łobez
ul. Niepodległości 50
Zakres kontroli:
Realizacja zawartego porozumienia w dniu 15 stycznia 2003 roku w sprawie powierzenia
Gminie Łobez wykonania przez Miejską Bibliotekę Publiczną w Łobzie zadań
Powiatowej Biblioteki Publicznej za okres od 2003 r. do 30.06. 2005 r.
Termin przeprowadzenia kontroli:
Od 22.08.2005 r. do 26.08.2005 r.
Informacji udzielali i byli obecni:
Dyrektor Miejskiej Biblioteki Publicznej _________________ Eugeniusz Szymoniak;
Główna księgowa jednostki ___________________________ Halina Kozakiewicz;
W wyniku czynności kontrolnych ustalono:
Działalność finansową i organizacyjną Miejskiej Biblioteki Publicznej w Łobzie reguluje jej
Statut z dnia 27 września 2003 roku.
Dyrektor i księgowa kontrolowanej jednostki opracowują plan rzeczowo- finansowy zgodnie
ze Statutem Roz. ΙV §18 pkt.2 i pkt.3.
Skontrolowano wydatki w ramach porozumienia z 15 stycznia 2003 roku obejmujące kwotę
poniesioną ze środków Powiatu Łobeskiego na wykonywanie zadań biblioteki powiatowej.
Zgodnie z porozumieniem §4 pkt.2 wielkość dotacji to kwota 30.000 złotych.
Kwota ta była przekazywana zgodnie z porozumieniem w czterech ratach §4 pkt.7.
Pan dyrektor składał sprawozdania przedstawiające wydatki poniesione przez
Miejską Bibliotekę Publiczną ze środków biblioteki powiatowej. W sprawozdaniach
wyszczególnione są kwoty i rodzaje wydatków na jakie przeznaczono przyznaną dotację.
Zgodnie z ustalonym zakresem kontroli sprawdzono wydatki na:
- delegacje,
- książki,
- czasopisma,
- szkolenia,
- komputery,
- biurko,
- meblościanka,
- telefony,
- materiały budowlane,
- energia elektryczna,
- Przewodnik Biblioteki Narodowej,
- rozbudowa sieci komputerowej,
- program antywirusowy,
- drukarka Canon,
- drukarka atramentowa,
- składka członkowska Polskiego Związku Bibliotek,
W trakcje kontroli przedłożono mi komplet dokumentów finansowych za okres od 2003
roku do 30 czerwca 2005 roku. Dokonałem analizy poszczególnych dokumentów związanych
z porozumieniem z 15 stycznia 2003 roku a rodzaje wydatków przedstawiłem powyżej.
Z skontrolowanych dokumentów wynika, iż nie wystąpiły żadne uchybienia, które by
stanowiły podstawę negatywnej oceny kontroli.
Należy podkreślić, iż skontrolowana dokumentacja jest prowadzona wyjątkowo dokładnie i
skrupulatnie. Każdy dokument sprawdzany jest pod względem formalnym, rachunkowym i
merytorycznym przez osoby materialne odpowiedzialne za gospodarkę rzeczowo- finansową
biblioteki.
Zgodnie z Statutem Starostwa Powiatowego w Łobzie §22 pkt.3 stwierdzam w tej części
kontroli brak uchybień i ograniczam się do notatki służbowej.
Oddzielnym zagadnieniem jest gospodarcze uzasadnienie takiego rodzaju
wydatków, jaki jest przedstawiony przez Dyrektora Biblioteki Miejskiej w Łobzie.
Wydatki poniesione przez Miejska Bibliotekę Publiczną w związku z pełnieniem
funkcji biblioteki powiatowej były ujęte w projekcje planu rzeczowo- finansowego na dany
rok kalendarzowy zgodnie ze Statutem biblioteki dział IV §18 pkt3.
Plan ten jest zatwierdzany przez Radę Gminy Łobez.
Pan dyrektor złożył stosowne wyjaśnienie dotyczące sposobu wydanej dotacji w
związku z pełnieniem funkcji biblioteki powiatowej przez Miejską Bibliotekę Publiczną.
Wyjaśnienie to koncentruje się głównie na celowości komputeryzacji całej biblioteki miejskiej
z części otrzymanej dotacji. Nie mam wątpliwości ze jest to niezbędne i potrzebne, dzięki
czemu mamy np. 3 stanowiska dostępu do Internetu.
Uważam jednak, że głównym celem zawartego Porozumienia z 15 stycznia 2003 roku było:
zgodnie z §4 pkt4b i c tj. zakup zbiorów i prenumerata czasopism czy zakup urządzeń i
pomocy metodycznych niezbędnych do realizacji zadań- zwiększenie ilości książek czy
czasopism w zbiorach wszystkich bibliotek gminnych powiatu łobeskiego.
Porozumienie zawarte w dniu 15 września 2003 roku pomiędzy Gminą Łobez
a Zarządem Powiatu Łobeskiego dopuszcza taka formę wykorzystania dotacji i nie zaleca
składnia przez Dyrektora Biblioteki Miejskiej szczegółowego planu wydatków.
Zaleca jednak zgodnie z §6 Porozumienia, składanie okresowych sprawozdań z wykonania
zadań w zakresie rzeczowym i finansowym w terminach określonych tak, jak dla
sprawozdawczości budżetowej, co nie było robione w sposób systematyczny.
Sprawozdania winne być składane co kwartał do 10 dnia po kwartale.
Stwierdzam, iż wydatki na książki i czasopisma są rażąco niskie w porównaniu z wydatkami
na szkolenia, delegacje, zakup materiałów rzeczowych, budowlanych czy wynagrodzenia
i stanowią zaledwie około 20% ogólnej dotacji.
Zgodnie z zawartym Porozumieniem z 15 stycznia 2003 roku §4 pkt.4b tj. zakup zbiorów i
prenumerata czasopism, na ten cel winno się przeznaczać co najmniej 40% otrzymywanej
dotacji, co ma spowodować zwiększenie zbiorów książek i czasopism w innych bibliotekach
gminnych powiatu łobeskiego.
Uważam, iż dyrektor Miejskiej Biblioteki Publicznej w Łobzie,
winien, z wyjątkiem §4pkt4b i c Porozumienia zawartego w dniu15 stycznia 2003 roku, na
inne rodzaje wydatków wykorzystania przyznanej dotacji uzyskać zgodę Zarządu Powiatu
Łobeskiego mimo, iż zawarte porozumienie w sposób szczegółowy tego nie określa.
WNIOSKI
1. W celu zapoznania się projektem planu rzeczowo- finansowego w
którym uwzględnione są dotacje Zarządu Powiatu w danym roku budżetowym,
Skarbnik Powiatu winien wystąpić do Skarbnika Gminy i Miasta w Łobzie o jego
udostępnienie.
Wspólnie z Dyrektorem wydziału Edukacji, Kultury i Kultury Fizycznej winien ocenić
czy planowane wydatki z dotacji powiatu są gospodarczo uzasadnione.
Wnioski winne być przedstawione Zarządowi Powiatu przed uchwaleniem budżetu
przez Radę Gminy.
2. Analizując Porozumienie zawarte w dniu 15 stycznia 2003 roku
pomiędzy Gminą Łobez a Zarządem Powiatu Łobeskiego w §4 pkt.4 należy precyzyjniej
określić, na jakie rodzaje wydatków można przeznaczać dotacje, które następnie winne
być zatwierdzone przez Zarząd Powiatu Łobeskiego.
Zapis ten winien być zmieniony.
3. Dyrektor Miejskiej Biblioteki Publicznej w Łobzie winien opracować
roczny plan pracy z bibliotekami nad którymi sprawuje nadzór merytoryczny, który
następnie winien być zatwierdzony przez Zarząd Powiatu Łobeskiego.
4. Poniesione wydatki, które były niezbędne do osiągnięcia obecnego
poziomu wyposażenia Miejskiej Biblioteki Publicznej w Łobzie a przyznane przez
Zarząd Powiatu Łobeskiego winne być podane do wiadomości publicznej, gdyż ma to
służyć mieszkańcom naszego powiatu.
Termin kontroli w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Łobzie został wpisany
do ,,Książki kontroli”.
Kontrolowany może w ciągu 7 dni od dnia otrzymania wnieść zastrzeżenia do protokołu.
Inspektor ds. kontroli wewnętrznej Józef Błyszko ______________________________
Dyrektor Miejskiej Biblioteki Publicznej Eugeniusz Szymoniak ____________________