KARTA ZGŁOSZENIOWA

ZAMAWIAJĄCY:
Białostocka Fundacja Kształcenia Kadr
ul. Spółdzielcza 8
15-441 Białystok
ZAPYTANIE OFERTOWE
na przeprowadzenie audytu zewnętrznego i sporządzenie raportów z weryfikacji
wydatków poniesionych w ramach realizacji projektu
„Rozwój transgranicznej współpracy gospodarczej Podregionu białostockosuwalskiego i Obwodu grodzieńskiego na Białorusi oraz Podregionu
krośnieńsko - przemyskiego i Obwodu zakarpackiego na Ukrainie”
finansowanego ze środków Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013,
Priorytet 1.Wzrost konkurencyjności w obszarze przygranicznym, Działanie 1.1.Lepsze warunki dla
przedsiębiorczości.
NUMER POSTĘPOWANIE: 1/PL-BY-UA/2013
Kod CPV:
74121200-5 - Usługi audytu
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej
Polska – Białoruś - Ukraina
Białostocka Fundacja Kształcenia Kadr (Zamawiający) zaprasza do składania oferty na
przeprowadzenie audytu zewnętrznego i sporządzenie raportów z weryfikacji wydatków
poniesionych w ramach realizacji projektu p.n. „Rozwój transgranicznej współpracy
gospodarczej Podregionu białostocko-suwalskiego i Obwodu grodzieńskiego na Białorusi
oraz Podregionu krośnieńsko - przemyskiego i Obwodu zakarpackiego na Ukrainie”
finansowanego ze środków Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina
2007-2013, w ramach Priorytetu 1.Wzrost konkurencyjności w obszarze przygranicznym,
Działania 1.1.Lepsze warunki dla przedsiębiorczości. Szczegółowy opis Programu dostępny jest
na stronie internetowej www.pl-by-ua.eu/pl.
Planowany okres realizacji projektu: 01.11.2013-30.04.2015. Wartość projektu to
157.426,40 EUR, w tym 141.683,76 EUR dofinansowania ze środków UE. Projekt przewiduje
wydatkowanie środków zarówno po stronie Wnioskodawcy (118.600,40 EUR) jak i partnerów:
ukraińskiego (21.447,00 EUR) oraz białoruskiego (17.379,00 EUR).
Celem projektu jest poprawa współpracy jednostek samorządu terytorialnego (JST) oraz
przedsiębiorców z sektora MŚP z obszaru 4 regionów objętych projektem przyczyniająca się do
rozwoju społeczno-gospodarczego Podregionu białostocko-suwalskiego i Podregionu
krośnieńsko-przemyskiego w Polsce, obwodu zakarpackiego na Ukrainie oraz obwodu
grodzieńskiego na Białorusi. Projekt przewiduje realizację następujących działań: promocja i
informacja (ogłoszenia, artykuły sponsorowane, foldery informacyjno-promocyjne, stworzenie i
utrzymanie portalu internetowego), badania (ankiety, raporty), modele współpracy
transgranicznej, konferencje połączone z targami (2 konferencje Wnioskodawcy, 1 konferencja
partnera ukraińskiego, 1 konferencja partnera białoruskiego) oraz wyjazdy studyjne do
Wnioskodawcy oraz partnera ukraińskiego i białoruskiego.
Szczegóły zamówienia:
Audyt obejmuje analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w
odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków
kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz
sprawozdania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów
projektu i realizacji postanowień umowy grantowej.
Zamówienie obejmuje wykonanie jednego audytu cząstkowego oraz jednego audytu
końcowego w instytucjach:
Białostocka Fundacja Kształcenia Kadr (Wnioskodawca)
Fundacja Rozwoju Współpracy Transgranicznej – Ukraina (Partner 1)
Uniwersytet Państwowy im. Janka Kupały w Grodnie – Białoruś (Partner 2)
Każdy audyt zakończy się sporządzeniem 4 raportów (3 raporty cząstkowe oraz 1 raport
skonsolidowany – łącznie 8 raportów) z weryfikacji wydatków w poszczególnych okresach
raportowania w języku polskim i angielskim, według wzoru określonego przez Wspólną Instytucję
Zarządzającą. Rozwinięcie szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia wraz z
wyszczególnieniem obowiązków audytora określonych Programem, jak również stawianych mu
wymagań zawarte jest w dokumencie „Terms of Reference for an Expenditure Verification of a
Grant Contract – external action of the european union” dostępnym na stronie http://www.pl-byua.eu/upload/pl/Annex%20VII%20expenditure%20verification.doc.
Audyty cząstkowe będą przeprowadzane w okresie realizacji projektu zaś audyty końcowe
zostaną przeprowadzone w terminie do 60 dni po zakończeniu projektu.
Audytor musi zostać zaakceptowany przez Wspólny Sekretariat Techniczny Programu
Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013. Warunkiem zawarcia umowy
na realizację usługi audytu jest akceptacja audytora przez w/w Instytucję.
1.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej
Polska – Białoruś - Ukraina
Wymagania dotyczące Oferenta:
2.
a) Oferent musi spełniać co najmniej jeden z następujących warunków:
●
Audytor lub firma jest członkiem krajowego organu lub stowarzyszenia księgowych lub
biegłych rewidentów, która z kolei należy do Międzynarodowej Federacji Księgowych
(IFAC).
●
Audytor lub firma jest członkiem krajowego organu bądź krajowej instytucji zrzeszających
księgowych lub biegłych rewidentów. Pomimo że organizacja ta nie jest członkiem IFAC,
Audytor zobowiązuje się do realizacji tego zlecenia zgodnie ze standardami IFAC i
standardami etyki ustanowionymi w niniejszym ZWiO.
●
Audytor lub firma są zarejestrowani jako biegli rewidenci w rejestrze publicznym organu
nadzoru publicznego w kraju członkowskim UE zgodnie z zasadami nadzoru publicznego
ustanowionymi w dyrektywie 2006/43/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (mającej
zastosowanie w odniesieniu do audytorów i firm audytorskich mających siedzibę w
krajach członkowskich UE)1.
●
Audytor lub firma są zarejestrowani jako biegli rewidenci w rejestrze publicznym organu
nadzoru publicznego w kraju trzecim i rejestr ten podlega zasadom nadzoru publicznego
ustanowionym w ustawodawstwie danego kraju (dotyczy audytorów i firm audytorskich
mających siedzibę w kraju trzecim).
b) Audytor/firma:
● posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia (wykaz projektów
w których przeprowadzono audyt – Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego)
● nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym (oświadczenie o braku
powiązań z Zamawiającym – Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego)
c) Audytor/firma powinna wykonywać zlecenia zgodnie z aktualnym:
International Standard on Related Service („ISRS”) 4400 Engagements to perform Agreedupon Procedures regarding Financial Information (Międzynarodowym Standardem Usług
Pokrewnych 4400 Usługi wykonywania procedur przewidzianych dla informacji
finansowych)
ogłoszonym
przez
IFAC;
(http://www.paab.co.za/documents/doc_00793.pdf).
Kodeksem etyki zawodowych księgowych wydanym przez IFAC. Pomimo, że ISRS 4400
stanowi, że w odniesieniu do zleceń dotyczących uzgodnionych procedur niezależność nie
jest konieczna, WIZ wymaga, żeby Audytor / firma była nie zależna od Beneficjenta i
Partnerów oraz spełniali wymogi niezależności zawarte w Kodeksie etyki zawodowych
księgowych (htt://www.ifac.org/Members/DownLoads/Network_Firm.pdf).
●
●
3.
Opis sposobu przygotowania oferty:
Oferta sporządzona w języku polskim w formie pisemnej zgodnie z wymaganiami zapytania
ofertowego musi zawierać:
wypełniony formularz ofertowy – Załącznik nr 1,
formularz potwierdzający doświadczenie Oferenta – Załącznik nr 2,
oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym - Załącznik nr 3,
1
Dyrektywa 2006/43 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie ustawowych badań
rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych, zmieniająca dyrektywy Rady
78/660/EWG i 83/349/EWG oraz uchylająca dyrektywę Rady 84/253/EWG.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej
Polska – Białoruś - Ukraina
aktualny odpisu z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji
działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub
zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6
miesięcy przed upływem terminu składania ofert (poświadczone za zgodność z
oryginałem);
dokument poświadczający posiadanie przez Oferenta uprawnień zgodnie z pkt. 2a)
niniejszego zapytania (poświadczony za zgodność z oryginałem).
4.
Kryteria i sposób oceny oferty:
Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:
CENA OFERTOWA – 70%
liczona według wzoru
C of
C min
C of _ bad
70 pkt
gdzie:
Cof bad – cena ofertowa brutto badanej oferty,
Cmin – najniższa zaproponowana cena ofertowa brutto spośród ofert niepodlegających odrzuceniu .
DOŚWIADCZENIE OFERENTA – 30%
Ocena doświadczenia Wykonawcy przeprowadzona zostanie na podstawie przedstawionych
wykazów, według poniższych zasad (łącznie 30 punktów – punkty nie sumują się):
Audyt co najmniej 1 projektu współfinansowanego ze środków Unii
Europejskiej
10 pkt.
Audyt co najmniej 2 projektów współfinansowanych ze środków
Unii Europejskiej, w tym co najmniej 1 w ramach Programu
Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013
20 pkt.
Audyt co najmniej 3 projektów współfinansowanych ze środków
Unii Europejskiej, w tym co najmniej 2 w ramach Programu
Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013
30 pkt.
Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, której zostanie przyznana najwyższa ilość
punktów spośród ofert ważnych, niepodlegających odrzuceniu.
W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze
względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny
ofert, Zamawiający wybierze spośród tych ofert ofertę z najniższą ceną.
W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści
złożonych ofert. Wykonawcy będą zobowiązani do przedstawienia wyjaśnień w terminie
określonym przez Zamawiającego. Ewentualne wyjaśnienia dotyczące rażąco niskiej ceny
udzielane są wyłącznie w formie pisemnej.
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom
przedstawionym w zapytaniu ofertowym oraz zostanie uznana za najkorzystniejszą.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej
Polska – Białoruś - Ukraina
5. Miejsce oraz termin składania ofert:
Oferty należy składać osobiście lub pocztą do dnia 25.09.2013r. do godziny 15.00 w sekretariacie
Zamawiającego w jego siedzibie przy ul. Spółdzielczej 8, 15-441 Białystok.
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
6. Wykaz osób uprawnionych do porozumiewania się z Oferentami:
Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do kontaktu jest:
Iwona Karczewska – tel. (85) 653 77 00, e-mail: [email protected]
Informacje będą udzielane w godz. 9:00-15:00 z wyjątkiem sobót i dni ustawowo wolnych od
pracy.
7.
Pozostałe informacje:
● Oferentowi nie przysługują żadne środki odwoławcze, postępowanie nie jest prowadzone na
podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U.
z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późniejszymi zmianami). Niniejsze zapytanie ofertowe stanowi
formę rozpoznania rynku, a złożona przez oferta będzie realizowana według uznania
Zamawiającego. Informacja ta ma na celu wyłącznie rozpoznanie rynku.
● Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, na każdym jego etapie
bez podania przyczyny.
● Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Wykonawcą, który złoży
najkorzystniejszą ofertę, w przypadku, gdy cena tej oferty przekroczy kwotę zaplanowaną w
budżecie projektu na realizację powyższego działania.
● Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku, gdy cena
najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę zaplanowaną w budżecie projektu na realizację
powyższego działania.
● Umowa z Wykonawcą zostanie podpisana po zaakceptowaniu go przez Wspólny Sekretariat
Techniczny Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 nie
wcześniej niż przed planowaną datą rozpoczęcia realizacji projektu.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej
Polska – Białoruś - Ukraina
Załącznik Nr 1
FORMULARZ OFERTOWY
1. Dane dotyczące Oferenta
Nazwa .............................................................................................................................................
Siedziba ..........................................................................................................................................
nr telefonu/faksu..............................................................................................................................
NIP …………..……………............................................................................................................
REGON …..…………………........................................................................................................
2. Dane dotyczące Zamawiającego:
Białostocka Fundacja Kształcenia Kadr, ul. Spółdzielcza 8, 15-441 Białystok
tel. 85 653 77 00 faks: 85 732 95 05 adres e-mail: [email protected]
3. Zobowiązania oferenta:
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe na wybór Wykonawcy usługi przeprowadzenia audytu w
ramach projektu „Rozwój transgranicznej współpracy gospodarczej Podregionu
białostocko-suwalskiego i Obwodu grodzieńskiego na Białorusi oraz
Podregionu
krośnieńsko - przemyskiego i Obwodu zakarpackiego na Ukrainie” współfinansowanego
ze środków Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013
oferuję kwotę w wysokości:
cena brutto ……………………………............................................................................. zł
(słownie:................................................................................................................................)
w tym podatek VAT..................................................... zł
za realizację działań będących przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego.
4. Oświadczam, że:
a) Wykonam zamówienie w wyznaczonym terminie.
b) Zapoznałem się ze szczegółami zamówienia, nie wnoszę żadnych zastrzeżeń oraz
uzyskałem niezbędne informacje do przygotowania oferty;
c) Załączone do zapytania wymagania stawiane wykonawcy zostały przeze mnie
zaakceptowane bez zastrzeżeń;
d) Dysponuję niezbędną wiedzą i doświadczeniem oraz osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia;
e) Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację zamówienia
f) W cenie proponowanej oferty uwzględnione zostały wszystkie koszty wykonania
zamówienia.
g) Wszystkie dane zawarte w ofercie są zgodne z prawdą.
5. Załącznikami do niniejszej oferty są:
a) ……………………………………
b) ……………………………………
_______________
Data
________________________
Podpisy osób uprawnionych
do reprezentowania Oferenta
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej
Polska – Białoruś - Ukraina
Załącznik Nr 2
DOŚWIADCZENIE OFERENTA
Nazwa projektu
(Program/Działanie w ramach
którego projekt jest realizowany)
_______________
Data
Okres realizacji
projektu
Nazwa instytucji
realizującej
projekt/zlecającej audyt
Wartość
projektu
________________________
Podpisy osób uprawnionych
do reprezentowania Oferenta
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej
Polska – Białoruś - Ukraina
Załącznik Nr 3
OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH I OSOBOWYCH
POMIĘDZY OFERENTEM A ZAMAWIAJĄCYM
Oświadczam, że między (dane dotyczące Oferenta):
Nazwa .............................................................................................................................................
Siedziba ..........................................................................................................................................
nr telefonu/faksu..............................................................................................................................
NIP …………..……………............................................................................................................
REGON …..…………………........................................................................................................
a Zamawiającym (Białostocką Fundacją Kształcenia Kadr) nie zachodzą żadne
powiązania kapitałowe lub osobowe polegające w szczególności na:
uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika;
pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w
linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w
stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
_______________
Data
________________________
Podpisy osób uprawnionych
do reprezentowania Oferenta
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej
Polska – Białoruś - Ukraina