docLublin, dnia 10 października 2016 r. FC
download 
Reklamacja Transkrypt
Lublin, dnia 10 października 2016 r. FC
Lublin, dnia 10 października 2016 r. FC-IX.431.24.7.2016 Pan Waldemar Greniuk Wójt Gminy Grabowiec WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015, poz. 525 z późn. zm.), art. 175 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) oraz art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4, art. 16 ust. 2 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) w dniach od 27 lipca 2016 r. do 26 sierpnia 2016 r. przeprowadzona została kontrola w kierowanym przez Pana Urzędzie Gminy Grabowiec, ul. Rynek 3, 22-425 Grabowiec. I. Dane identyfikacyjne kontroli: Kontrolę przeprowadziła: Gabriela Soboń – starszy inspektor wojewódzki Oddziału Kontroli Wydziału Finansów i Certyfikacji LUW w Lublinie, na podstawie pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli Nr 20/2016 z dnia 20 lipca 2016 r. wydanego z upoważnienia Wojewody Lubelskiego przez Dyrektora Wydziału Finansów i Certyfikacji Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie. Zakres kontroli: Prawidłowość wydatkowania środków z dotacji celowych na realizację zadań z zakresu administracji rządowej oraz prawidłowość pobierania i odprowadzania dochodów budżetowych z tytułu realizacji zadań z zakresu administracji rządowej w 2015 roku. II. Ocena kontrolowanej działalności: Wykonywanie zadań w kontrolowanym zakresie oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami. Ocenę pozytywną uzasadnia opracowanie planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej w terminie oraz w kwotach wynikających z pism LUW, wykorzystanie dotacji zgodnie z przeznaczeniem, terminowe i prawidłowe sporządzenie jednostkowych i zbiorczych sprawozdań budżetowych, prawidłowe udokumentowanie poniesionych wydatków oraz właściwe ich ujęcie w ewidencji księgowej. Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości dotyczyły: - nieustalenia planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej w formie zarządzenia, - nieokreślenia w zakresach czynności pracowników ani innej dokumentacji, jaka część etatu związana jest z realizacją zadań zleconych, - podania w rozliczeniu dotacji celowej na zadania z zakresu administracji w dziale 750, rozdziale 75011, paragrafie 2010 innej liczby czynności niż wynikająca z dokumentacji źródłowej, raportów i statystyk, - pobrania dotacji z tytułu realizacji zadań z zakresu administracji rządowej w rozdziale 75011 w nadmiernej wysokości w kwocie 1 194,82 zł, z której kwota 841,85 zł została zwrócona na rachunek LUW, - nieterminowego odprowadzenia dochodów budżetowych pobranych w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej w kwocie 2 033,41 zł, stanowiącej 8,62 % dochodów przekazanych z rozdziału 85212. III. Opis ustalonego stanu faktycznego Kierownikiem kontrolowanej jednostki jest Pan Waldemar Greniuk – Wójt Gminy Grabowiec wybrany na to stanowisko w dniu 30 listopada 2014 r. w wyborach bezpośrednich na wójta, burmistrza i prezydenta miasta. [ Kopie zaświadczenia Gminnej Komisji Wyborczej w Grabowcu, aktu nawiązania stosunku pracy z wyboru z dnia 5 grudnia 2014 r. – akta kontroli: str. 23-24] Skarbnikiem Gminy Grabowiec od dnia 1 maja 2002 r. jest Pani Małgorzata Surma powołana na to stanowisko uchwałą Nr XXXII/164/2002 Rady Gminy Grabowiec z dnia 30 kwietnia 2002 r. w sprawie powołania skarbnika gminy. Obowiązki i odpowiedzialność głównego księgowego zostały powierzone skarbnikowi przez wójta gminy w dniu 10 lutego 2003 r. [Kopie ww. uchwały i zakresu obowiązków- akta kontroli: str. 25-27] 1. Plan finansowy zadań z zakresu administracji rządowej. Budżet na rok 2015 Gminy Grabowiec przyjęty został uchwałą Nr III/8/2014 Rady Gminy Grabowiec z dnia 30 grudnia 2014 r. w sprawie uchwały budżetowej na rok 2015. Kwoty przyjętych w budżecie Gminy Grabowiec dochodów z tytułu dotacji celowych na realizację zadań z zakresu administracji rządowej i inne zadania zlecone gminie ustawami oraz wydatki finansowane z tych dotacji są zgodne z wielkościami określonymi w piśmie Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie z dnia 23 października 2014 r. znak FC-I.3110.24.2014. [Kopia pisma- akta kontroli: str. 28-30] Dotacje na zadania z zakresu administracji rządowej przeznaczone zostały na: - administrację publiczną (Dział 750) – kwota 45 590,00 zł, - pomoc społeczną (Dział 852) – kwota 1 152 200,00 zł. Plan finansowy zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych j.s.t. odrębnymi ustawami na rok 2015 został podpisany przez Wójta Gminy Grabowiec dnia 2 stycznia 2015 r., tj. w terminie określonym w art. 249 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.). Plan finansowy nie został natomiast ustalony zarządzeniem wójta. 2 Wyjaśnienie do powyższego złożył w dniu 17 sierpnia 2016 r. Wójt Gminy Grabowiec, które dołączono do akt kontroli. [Kopia „ Planu finansowego…”, wyjaśnienie Wójta Gminy- akta kontroli: str. 31-35] Plan finansowy zadań z zakresu administracji rządowej na rok 2015 został sporządzony: - w kwotach zgodnych z wielkościami przyjętymi w budżecie gminy i informacją przekazaną przez Wojewodę Lubelskiego, - z zastosowaniem prawidłowej klasyfikacji budżetowej dochodów z tytułu dotacji celowych i wydatków finansowanych z tych dotacji, - z zastosowaniem prawidłowej klasyfikacji dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej, które podlegają przekazaniu do budżetu państwa, wskazującej na źródło powstania dochodów. Kwoty dotacji celowych na realizację zadań zleconych z zakresu administracji rządowej w trakcie 2015 r. i wielkość ponoszonych na ten cel wydatków w budżecie Gminy Grabowiec zostały zwiększone o kwotę 795 742,33 zł, tj. o 39,92 % w tym: - w rozdziale 01095 o kwotę 629 396,51 zł, - w rozdziale 75011 o kwotę 382,14 zł, - w rozdziale 80101 o kwotę 13 813,97 zł, - w rozdziale 80110 o kwotę 10 949,71 zł, - w rozdziale 85212 o kwotę 136 000,00 zł, - w rozdziale 85213 o kwotę 4 400,00 zł, - w rozdziale 85295 o kwotę 800,00 zł. [Zestawienie zmian dotacji - akta kontroli :str. 36] Poza zmianami wynikającymi z informacji przekazanych przez Wojewodę Lubelskiego jednostka kontrolowana nie dokonała w trakcie 2015 r. w planie finansowym Gminy Grabowiec zmian między paragrafami klasyfikacji budżetowej wydatków. [Zestawienie zmian wydatków -akta kontroli: str. 37] Plan wydatków na zadania z zakresu administracji rządowej na koniec 2015 roku wyniósł kwotę 1 993 532,33 zł, w tym: - rozdział 01095 – kwota 629 396,51 zł, - rozdział 75011 – kwota 45 972,14 zł, - rozdział 80101 – kwota 13 813,97 zł, - rozdział 80110 – kwota 10 949,71 zł, - rozdział 85212 – kwota 1 286 000,00 zł, - rozdział 85213 – kwota 6 600,00 zł, - rozdział 85295 – kwota 800,00 zł. Plan dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej podlegających przekazaniu do budżetu państwa ustalony został na kwotę 23 000,00 zł, i nie uległ zmianie w trakcie 2015 roku. Dochody zostały zaplanowane w dziale 852, rozdziale 85212 w paragrafie 0980 „Wpływy z tytułu zwrotów wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego”. 2. Realizacja wydatków. W roku 2015 Gmina Grabowiec wydatkowała kwotę 1 948 232,62 zł na realizację zadań z zakresu administracji rządowej z zaplanowanych 1 993 532,33 zł, tj. 97,73 % planu. 3 W 2015 r. Gmina Grabowiec otrzymała środki objęte planem finansowym w zakresie zadań zleconych w kwocie 1 993 412,92 zł, tj. 99,99 % planu. Niewykorzystana kwota środków w wysokości 45 180,30 zł zwrócona została na rachunek dochodów Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie w dniach 8, 12 i 14 stycznia 2016 r., tj. z zachowaniem terminu określonego w art. 168 ust. 1 i ust. 6 ww. ustawy o finansach publicznych. [Wydruki z ewidencji księgowej konta 130-JD, zestawienie zwrotów - akta kontroli: str.38-45 ] Wydatki poniesione zostały na realizację zadań w zakresie: - zwrotu podatku akcyzowego producentom rolnym - dział 010 – kwota 629 396,51 zł, tj. 100% planu, - wynagrodzeń pracowników realizujących zadania z zakresu administracji rządowej oraz sporządzenia spisu osób uprawnionych do głosowania w wyborach do rad powiatowych izb rolniczych - dział 750 - kwota 40 178,74 zł z zaplanowanej kwoty 45 972,14 zł, tj. 87,40 % planu, - oświaty - dział 801 - kwota 24 664,69 zł z zaplanowanej kwoty 24 763,68 zł, tj. 99,60 % planu, - pomocy społecznej - dział 852 – kwota 1 253 992,68 zł z zaplanowanej kwoty 1 293 400,00 zł, tj. 96,95 % planu. [Kopia sprawozdania Rb-50- akta kontroli :str. 46-50] Wydatki sklasyfikowane w dziale 852 ponoszone były przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Grabowcu, a w dziale 801 przez Zespół Szkół im. Henryka Sienkiewicza w Grabowcu. Wydatki sklasyfikowane w dziale 010 i w dziale 750 ponoszone były przez Urząd Gminy Grabowiec. Badaniem objęto wydatki realizowane w ramach planu finansowego Urzędu Gminy Grabowiec na łączną kwotę 669 575,25 zł, co stanowi 34,37 % całości wydatków na zadania z zakresu administracji rządowej poniesionych przez Gminę Grabowiec w roku 2015 i 100% wydatków w ramach planu wydatków Urzędu Gminy Grabowiec. 2.1. Wydatki z tytułu zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. W roku 2015 Wójt Gminy Grabowiec wydał 849 decyzji ustalających kwotę zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, w tym na podstawie wniosków złożonych w okresie: - od 1 lutego do 28 lutego 2015 r. – 498 decyzji, na łączną kwotę 447 622,06 zł, - od 1 sierpnia do 31 sierpnia 2015 r. - 351 decyzji, na łączną kwotę 169 433,34 zł. Szczegółowym badaniem objęto decyzje wydane dla 20 producentów rolnych (31 decyzji) na łączną kwotę 55 330,95 zł, co stanowi 8,97 % wydatków poniesionych na wypłatę zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego w roku 2015. Na podstawie kontroli losowo wybranych 31 decyzji i stanowiących podstawę ich wydania wniosków stwierdzono, że: - wnioski zostały złożone przez producentów rolnych w ustawowym terminie, - do wniosków załączone zostały faktury VAT albo ich kopie, stanowiące dowód zakupu oleju napędowego w okresie 6 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku, - faktury zostały opatrzone przez upoważnionego pracownika urzędu gminy wymaganą adnotacją, 4 - decyzje zostały wydane w ustawowym terminie, - w decyzjach przysługujący producentom rolnym limit ustalono w prawidłowej wysokości, - w decyzjach ustalono prawidłowo kwotę zwrotu podatku akcyzowego dla producenta rolnego. [Zestawienie decyzji- akta kontroli: str. 51-52] Decyzje wydawane były przez Wójta Gminy Grabowiec i z upoważnienia Wójta Gminy przez Pana Tomasza Mołczan - Sekretarza Gminy Grabowiec, na podstawie upoważnienia Wójta Gminy z dnia 01 grudnia 2008 r. . [Kopia upoważnienia- akta kontroli :str.53] Wnioski o uruchomienie dotacji, okresowe i roczne rozliczenie dotacji oraz okresowe i roczne sprawozdanie rzeczowo-finansowe przekazane zostały w terminach przewidzianych w § 2 ust. 3 i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 23 sierpnia 2006 r. w sprawie przekazywania gminom dotacji celowej na postępowanie w sprawie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej i jego wypłatę (Dz. U. z 2013 r., poz. 1339), za wyjątkiem okresowego rozliczenia wypłat dokonanych w okresie od dnia 1 października do dnia 31 października 2015 r. Ww. rozliczenie i sprawozdanie złożone zostały w Lubelskim Urzędzie Wojewódzkim w Lublinie 22 dni po terminie, tj. w dniu 22 grudnia 2015 r. wraz z wyjaśnieniem przyczyny niezachowania terminu określonego przepisami prawa. Dane wykazane w rozliczeniach okresowych i rocznym są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. [Kopia wniosków, sprawozdań i rozliczeń-akta kontroli: str. 54-70] Dotacja na wypłatę zwrotu podatku akcyzowego oraz koszty związane z postępowaniem w sprawie zwrotu podatku i jego wypłatą wpłynęła na rachunek Urzędu Gminy Grabowiec w kwotach wynikających ze złożonych wniosków w dwóch terminach: 28 kwietnia 2015 r. kwota 456 574,50 zł oraz 27 października 2015 r. kwota 172 822,01 zł. [Wydruk z ewidencji księgowej konto 130JD- akta kontroli : str. 44] Urząd Gminy Grabowiec dokonał wypłat zwrotu podatku akcyzowego na rzecz producentów rolnych w kwotach wynikających z wydanych decyzji administracyjnych w dniu 29 kwietnia 2015 r. oraz 28 października 2015 r., tj. w terminie określonym w art. 7 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz.U. z 2015 r., poz. 1340). [Wydruk z ewidencji księgowej konta 130-JZ-010-01095-p4430- akta kontroli: str. 71] W rocznym rozliczeniu dotacji celowej oraz sprawozdaniu Rb-50 Urząd Gminy Grabowiec wykazał kwotę 12 341,11 zł jako kwotę wydatków poniesionych na pokrycie kosztów postępowania w sprawie zwrotu podatku, tj. 2 % limitu określonego w art. 8 ust. 5 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. [Kopia rocznego rozliczenia dotacji i sprawozdania Rb-50 UG- akta kontroli : str. 6568, str. 72-75] W oparciu o zapisy w ewidencji księgowej oraz przedłożone w toku kontroli dowody księgowe ustalono, że Urząd Gminy Grabowiec poniósł wydatki na: - wynagrodzenie osobowe pracownika, co ustalono na podstawie zakresu jego czynności zajmującego się przyjmowaniem wniosków, prowadzeniem rejestru 5 wpływających wniosków, prowadzeniem postępowania w sprawie zwrotu producentom rolnym podatku akcyzowego, sporządzaniem list wypłat, w kwocie 1 600,00 zł, - składki na ubezpieczenie społeczne na kwotę 273,60 zł i Fundusz Pracy na kwotę 39,20 zł naliczone od ww. wynagrodzenia osobowego, - zakup materiałów biurowych i wyposażenia w kwocie 5 009,37 zł, - pozostałe usługi (usługi pocztowe i przelewy bankowe) w kwocie 5 418,94 zł. Poniesione wydatki związane były z realizowanym zadaniem. Składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy oraz zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłaconego wynagrodzenia osobowego zostały odprowadzane terminowo, a zobowiązania wynikające z faktur regulowano terminowo. [Kopia zakresu czynności pracownika z dnia 1 września 2011-akta kontroli: str.76-77] [Wydruki z ewidencji księgowej kont 130-JZ-010-01095-p4010-4110-4120-42104300- akta kontroli: str. 78-82] [Zestawienie faktur § 4210, 4300- akta kontroli: str. 83] 2.2. Wydatki na administrację publiczną. Wydatki sklasyfikowane w rozdziale 75011 poniesione zostały na wynagrodzenia i pochodne pracowników realizujących zadania z zakresu administracji rządowej, tj. zadania z zakresu spraw obywatelskich, zadania pozostałe oraz sporządzenie spisu osób uprawnionych do głosowania w wyborach do rad powiatowych izb rolniczych. Badaniem objęto całość poniesionych wydatków, które wg sprawozdania o wydatkach Rb-50 oraz ewidencji księgowej wyniosły 40 178,74 zł, tj. 87,40 % planu po zmianach. Kwota 5 793,40 zł została zwrócona na rachunek Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie w terminie określonym w art. 168 ustawy o finansach publicznych dla zwrotu dotacji niewykorzystanych do końca roku budżetowego. W 2015 roku na realizację zadań z zakresu administracji rządowej Urząd Gminy Grabowiec wydatkował kwotę 40 178,74 zł, z czego kwota 16 945,90 zł dotyczyła zadań z zakresu spraw obywatelskich, kwota 22 850,70 zł spraw pozostałych, a kwota 382,14 zł na sporządzenie spisu osób uprawnionych do głosowania w wyborach do rad powiatowych izb rolniczych. Wydatki poniesione zostały na wynagrodzenia i pochodne osób realizujących zadania z zakresu administracji rządowej. [Kopia rozliczenia wykorzystania dotacji r.75011p.2010-akta kontroli: str. 84-86] Na podstawie zakresów czynności ustalono, że zadania z zakresu administracji rządowej w części dotyczącej spraw obywatelskich i zadań pozostałych realizowane były w Urzędzie Gminy Grabowiec w miesiącach styczeń – luty 2015 r. przez 3 pracowników, a od miesiąca marca do grudnia 2015 r. przez 2 pracowników. W zakresach czynności pracowników realizujących zadania z zakresu administracji rządowej, ani w innych dokumentach wewnętrznych Urzędu Gminy Grabowiec nie sprecyzowano, jaka część etatu przypada na realizowane zadania z zakresu administracji rządowej. [Kopie zakresów czynności -akta kontroli: str.87-94] Wielkość dotacji na realizację zadań z zakresu spraw obywatelskich i poniesionych wydatków określona została jako iloczyn liczby zrealizowanych czynności, mediany czasu realizacji poszczególnych rodzajów czynności i stawki za jedną roboczogodzinę. 6 W toku kontroli dokonano porównania wykazanej przez gminę w rozliczeniu liczby czynności z dokumentacją źródłową, raportami i własnymi rejestrami urzędu gminy. [Kopia rozliczenia dotacji 2015 r. – sprawy obywatelskie - akta kontroli: str. 95-98] Weryfikacja liczby czynności wykazanych przez Gminę Grabowiec w rozliczeniu wykorzystania dotacji celowej w dziale 750, rozdziale 75011, paragrafie 2010 za 2015 r. – sprawy obywatelskie wykazała, że w pięciu przypadkach Gmina Grabowiec podała mniejszą liczbę czynności niż wynikająca z dokumentacji przedłożonej kontroli, a w sześciu większą niż ta znajdująca potwierdzenie w dokumentacji źródłowej, raportach i statystykach. Uwzględniając ustaloną w toku kontroli liczbę zrealizowanych czynności i przyjętą medianę czasu realizacji poszczególnych rodzajów czynności, łączna czasochłonność zrealizowanych zadań w zakresie spraw obywatelskich w 2015 r. wyniosła o 36,73 godz. mniej niż wykazana przez gminę w rozliczeniu dotacji, tj.: 702,62 godz. zamiast wykazanych w rozliczeniu 739,35 godz. Tym samym wartość zrealizowanych zadań, wyrażona iloczynem czasochłonności i stawki za roboczogodzinę, uległa zmniejszeniu z kwoty 16 945,90 zł do kwoty 16 104,05 zł tj. o 841,85 zł. Przyjmując ustaloną w toku kontroli liczbę czynności dotacja należna Gminie Grabowiec powinna wynieść 16 104,05 zł, a nie jak wykazała gmina w rozliczeniu dotacji za rok 2015 – 16 945,90 zł. W Urzędzie Gminy Grabowiec zadania z zakresu spraw obywatelskich w 2015 r. realizowane były przez 2 pracowników. [Tabela dot. weryfikacji liczby czynności wykazanych w rozliczenia dotacji celowej na zadania z zakresu spraw obywatelskich ,raporty, statystyki - akta kontroli: str. 99-154] Wójt Gminy Grabowiec złożył w dniu 23 sierpnia 2016 r. wyjaśnienie dotyczące rozbieżności pomiędzy danymi wykazanymi w złożonym w LUW w Lublinie „Rozliczeniu dotacji…- sprawy obywatelskie” a ustaleniami dokonanymi w trakcie kontroli, które dołączono do akt kontroli. [Wyjaśnienie Wójta Gminy Grabowiec – akta kontroli :str. 155-157 ] Kwota dotacji celowej w wysokości 841,85 zł, zgodnie z art. 169 ustawy o finansach publicznych stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości i podlega zwrotowi na rachunek dysponenta przekazującego dotację. Dotacja w ww. kwocie została zwrócona w trakcie kontroli - w dniu 25 sierpnia 2016 r. – na rachunek dochodów LUW w Lublinie. Wyjaśnienie do powyższej nieprawidłowości złożył w dniu 25 sierpnia 2016 r. Wójt Gminy Grabowiec , które dołączono do akt kontroli. [Wyjaśnienie Wójta Gminy Grabowiec z kopią przelewu-akta kontroli: str. 158-159] Ponadto w trakcie kontroli zakwalifikowano do liczby czynności związanych z realizacją zadań z zakresu spraw obywatelskich przyjęcie 22 zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (pkt 4 Tabeli dot. weryfikacji liczby czynności wykazanych w rozliczenia dotacji celowej na zadania z zakresu spraw obywatelskich). Zgodnie z katalogiem zadań z zakresu spraw obywatelskich ustalonym przez MSWiA przyjęcie ww. zapewnień nie jest odrębną czynnością, która stanowiłby podstawę naliczenia kwoty dotacji należnej gminie. W związku z powyższym Gmina Grabowiec z podanego tytułu pobrała dotację w nadmiernej wysokości w kwocie 352,97 zł (22 zapewnienia x czasochłonność zawyżona o 15,4 godz. x 22,92 zł stawka roboczogodziny), która zgodnie z art. 169 ustawy o finansach publicznych podlega zwrotowi na rachunek dysponenta przekazującego dotację. 7 Kwota dotacji na realizację pozostałych spraw z zakresu administracji rządowej na rok 2015 określona została jako 30 % planu dotacji wg ustawy budżetowej na rok 2014, bez zwiększeń dokonanych w trakcie roku. W toku kontroli dokonano weryfikacji liczby wykonanych czynności wykazanej w rozliczeniu dotacji na finansowanie pozostałych zadań w dziale 750, rozdziale75011 z dokumentacją źródłową, raportami i własnymi rejestrami Urzędu Gminy Grabowiec. Kopia rozliczenia wykorzystania dotacji– sprawy pozostałe-akta kontroli:str. 160-165] Przeprowadzona weryfikacja potwierdziła liczbę czynności wykazaną w rozliczeniu dotacji celowej w odniesieniu do trzynastu rodzajów czynności, w odniesieniu do jednego rodzaju czynności Gmina Grabowiec zaniżyła liczbę czynności, a odnośnie trzech rodzajów czynności zawyżyła wykazaną liczbę czynności. [Tabela dot. weryfikacji czynności wykazanych przez gminę, wyjaśnienie wójta gminyakta kontroli :str. 166-167, str. 155-157] Zgodnie z rozliczeniem przedstawionym przez gminę pozostałe sprawy z zakresu administracji rządowej realizowane były przez: 1. Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w wymiarze 0,71 etatu na zadania wynikające z ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy, 2. Inspektora ds. ewidencji ludności, działalności gospodarczej i handlu oraz rozwiązywania problemów alkoholowych 0,92 etatu, w tym: ustawa o swobodzie działalności gospodarczej – 0,90 etatu, ustawa Prawo o zgromadzeniach – 0,02 etatu; 3. Młodszego referenta ds. wojskowych, obrony cywilnej i pożarnictwa w wymiarze 0,75 etatu – ustawa o powszechnym obowiązku obrony. Wójt Gminy Grabowiec złożył w dniu 25 sierpnia 2016 r. wyjaśnienie dotyczące zakresów czynności pracowników realizujących zadania z zakresu administracji rządowej, które dołączono do akt kontroli. [Wyjaśnienie Wójta Gminy Grabowiec – akta kontroli :str. 158 ] Ponadto w dziale 750, rozdziale 75011 w 2015 roku Urząd Gminy Grabowiec wydatkował środki w kwocie 326,34 zł na podstawie zawartej w dniu 16 lipca 2015 r. umowy zlecenie na sporządzenie spisu osób uprawnionych do głosowania w wyborach do izb rolniczych, zgodnie z wystawionym rachunkiem. [Wydruk z ewidencji księgowej konta 130-JZ-§4170- akta kontroli :str. 168] Wynagrodzenia pracowników realizujących zadania z zakresu administracji rządowej ujmowane były na listach płac pracowników Urzędu Gminy Grabowiec. Kwoty dotyczące zadań z zakresu administracji rządowej były przeksięgowywane dowodami wewnętrznymi – PK – z wydatków własnych. Na podstawie list płac za miesiące kwiecień, lipiec i październik 2015 r. oraz ewidencji księgowej ustalono, że wynagrodzenia wypłacane były zgodnie z przyznanymi wynagrodzeniami, w terminie do końca każdego miesiąca. Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy oraz podatek dochodowy od wypłat zostały odprowadzone terminowo. [Wydruki z ewidencji księgowej konto 130-JZ-§§ 4010,4040,41104120, zestawienie wypłat wynagrodzeń-: akta kontroli : str. 169-173] 8 3. Realizacja dochodów i terminowość ich odprowadzania. 3.1. Realizacja dochodów. W sprawozdaniu Rb-27 ZZ za IV kwartały 2015 r. Gmina Grabowiec wykazała dochody wykonane związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej w łącznej kwocie 33 096,04 zł, co stanowi 143,90 % planu. Dochody zrealizowane zostały w: - rozdziale 75011 w kwocie 62,00 zł, jako dochód nieplanowany, - rozdziale 85212 w kwocie 33 034,04 zł, co stanowi 143,63 % planu. Jednostką bezpośrednio realizującą zadanie w zakresie dochodów sklasyfikowanych w dziale 852 był Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Grabowcu, a dla dochodów ujętych w dziale 750 Urząd Gminy Grabowiec. [Kopia sprawozdania Rb-27ZZ- akta kontroli:str.174- 177] Dochody w kwocie 23 661,09 zł wykazane zostały w sprawozdaniu Rb-27ZZ jako przekazane na rachunek dochodów Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie, pozostała kwota 9 434,95 zł jako dochód potrącony na rzecz jednostek samorządu terytorialnego, stosownie do art. 4 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2015 r., poz. 513 z późn. zm.), art. 27 ust. 4 i ust. 5 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2015 r., poz. 859 z późn. zm.) oraz art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 22 kwietnia 2005 r. o postępowaniu wobec dłużników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. Nr 86, poz. 732 z późn. zm.). Gmina Grabowiec przekazała pobrane dochody należne budżetowi państwa do Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie w wysokości wynikającej z ewidencji księgowej. [Wydruki z ewidencji księgowej konto 224- akta kontroli: str. 178-181] Kontrolą objęto prawidłowość pobierania przez Urząd Gminy Grabowiec dochodów z tytułu udostępniania danych z ewidencji ludności, ze zbioru PESEL, z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, rejestrów mieszkańców, rejestrów zamieszkania cudzoziemców, rejestru PESEL. W roku 2015 do Urzędu Gminy Grabowiec wpłynęło 87 wniosków o udostępnienie danych. Dwa wnioski, dla których Urząd Gminy Grabowiec był organem właściwym, złożonych zostało przez podmiot zobowiązany do wniesienia opłaty. Urząd Gminy Grabowiec zrealizował dochody w rozdziale 75011 § 0690 w łącznej kwocie 62,00 zł, z której odprowadził dochody w prawidłowo naliczonej kwocie 58,90 zł i terminowo na rachunek Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie. [Wydruki z ewidencji księgowej konta 720 –J, 130-JD- akta kontroli: str.182-184] [Zestawienie dochodów dz750r75011p0690- akta kontroli :str. 185] 3.2 Terminowość odprowadzania dochodów. W trakcie 2015 roku Gmina Grabowiec przekazywała dochody związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej, pobrane przez GOPS w Grabowcu i Urząd Gminy Grabowiec, na rachunek bankowy Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie w terminach określonych w art. 255 ust. 1 i 2 ustawy o finansach publicznych, z wyjątkiem 11 przypadków. Gmina Grabowiec odprowadziła pobrane dochody należne budżetowi państwa, zakwalifikowane w dziale 852, rozdziale 85212 w kwocie 23 602,19 zł, z czego kwota 9 2 033,41 zł (8,62%) została odprowadzona z opóźnieniem wynoszącym od jednego do czterdziestu dziewięciu dni. Wyjaśnienie do powyższych nieprawidłowości złożył w dniu 18 sierpnia 2016 r. Skarbnik Gminy Grabowiec, które dołączono do akt kontroli. [Wydruki z ewidencji księgowej konto 130 –JD GOPS, konto 224- akta kontroli: str. 186-194, str. 178-181 ] [Zestawienia odprowadzonych dochodów, wyjaśnienie skarbnika gminy- akta kontroli: str. 195-200] Gmina w procedurach wewnętrznych uregulowała terminy przekazywania na rachunek bankowy gminy przez podległe jednostki budżetowe pobranych dochodów budżetowych z tytułu wykonywania zadań z zakresu administracji rządowej zarządzeniem Nr 55/2014 Wójta Gminy Grabowiec z dnia 31 grudnia 2014 r. w sprawie terminów przekazywania pobranych dochodów przez podległe jednostki budżetowe, w którym określiła terminy nie zapewniające jej możliwości terminowego odprowadzenia dochodów należnych budżetowi państwa na rachunek dysponenta przekazującego dotację. Ww. zarządzenie utraciło moc z dniem 10 sierpnia 2016 r. na mocy zarządzenia Nr 21/2016 Wójta Gminy Grabowiec z dnia 10 sierpnia 2016 r. w sprawie terminów przekazywania pobranych dochodów przez podległe jednostki, którym określono nowe terminy przekazywania pobranych dochodów. [ Kopia zarządzenia Nr 55/2014 i wyjaśnienie Wójta Gminy Grabowiec –akta kontroli: str. 201, str. 198,str. 200] 4. Ewidencja księgowa zadań z zakresu administracji rządowej. Zasady gospodarki finansowej kontrolowanej jednostki określone zostały w zarządzeniu 21/2015 Wójta Gminy Grabowiec z dnia 18 maja 2015 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości, z mocą obowiązywania od 1 stycznia 2015 r., z późniejszymi zmianami. Ewidencja księgowa prowadzona była techniką komputerową za pomocą programu finansowo-księgowego „System Finansowo-Księgowy” autorstwa firmy Mikrobit Spółka z o.o., natomiast sprawozdawczość w systemie komputerowym „BeSTi@”. W zakresie prowadzenia ewidencji księgowej w 2015 r. stwierdzono, że: 1) wydatki ujmowano w ewidencji księgowej na koncie 130-JZ – „Rachunek bieżący- wydatki zlecone realizowane przez jednostkę” z oznaczeniem właściwej klasyfikacji budżetowej wydatków, 2) dochody przekazane ujmowano w ewidencji księgowej budżetu gminy (organ) na koncie 133 – „Rachunek budżetu” w korespondencji z kontem 224 – „Rozrachunki budżetu” z oznaczeniem źródła pochodzenia dochodu: udostępnianie danych, odsetki, zaliczka alimentacyjna, fundusz alimentacyjny, kontrahenta któremu przekazano dochody (budżet państwa i inne gminy). Dochody wykonane przez urząd gminy jako jednostka budżetowa ewidencjonowano na koncie 130- JD z podziałem na dochody budżetu państwa i budżetu gminy, a należności jako przychody z tytułu dochodów budżetowych na koncie 720 –J z oznaczeniem prawidłowej klasyfikacji budżetowej. Dowody źródłowe ujęte w ewidencji księgowej na podstawie, których poniesiono wydatki sfinansowane z dotacji celowej, sprawdzano pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Zbadane dowody księgowe spełniają warunki prawidłowo 10 sporządzonego dowodu księgowego zgodnie z przepisami rt. 21 ust. 1 ustawy z dnia 19 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.). Poniesione przez Gminę wydatki budżetowe objęte kontrolą i uzyskane dochody z tytułu realizacji zadań z zakresu administracji rządowej zakwalifikowano do właściwych podziałek klasyfikacji budżetowej zgodnej z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 października 2014 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 2014, poz. 1053 z późn. zm.). 5. Sprawozdawczość budżetowa. Sprawozdania zbiorcze Rb-27ZZ i Rb-50 o dotacjach i wydatkach za poszczególne kwartały 2015 r. sporządzone zostały terminowo i w terminach przewidzianych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119) przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie. Sprawozdania jednostkowe Urzędu Gminy, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Grabowcu i Zespołu Szkół im. H. Sienkiewicza w Grabowcu zostały terminowo sporządzone i złożone w Urzędzie Gminy, co ustalono na podstawie dat ich sporządzenia i potwierdzonych dat wpływu. [Zestawienie terminowości- akta kontroli :str. 202-203] Sprawozdania jednostkowe Rb- 50 i Rb-27ZZ Urzędu Gminy Grabowiec za poszczególne kwartały 2015 r. sporządzono zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Sprawozdanie zbiorcze Rb-50 o wydatkach za poszczególne kwartały 2015 r. sporządzone zostało zgodnie z danymi wynikającymi ze sprawozdań jednostkowych sporządzonych przez GOPS w Grabowcu, Zespół Szkół im. H. Sienkiewicza w Grabowcu i Urząd Gminy Grabowiec. Kwota planu w sprawozdaniu Rb-50 wykazana została w wysokości przyznanych przez Wojewodę Lubelskiego dotacji na zadania z zakresu administracji rządowej. Sprawozdanie zbiorcze Rb-27ZZ za poszczególne kwartały 2015 r. sporządzone zostało w szczegółowości sprawozdań jednostkowych GOPS w Grabowcu i Urzędu Gminy Grabowiec oraz ewidencji księgowej dla budżetu Gminy Grabowiec. Sprawozdania jednostkowe Rb-ZN sporządzone zostały zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Sprawozdanie zbiorcze Rb-ZN sporządzone zostało prawidłowo, w szczegółowości sprawozdań jednostkowych i przekazane w terminie określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1773). [Kopia sprawozdania Rb-ZN za rok 2015, zestawienie terminowości-akta kontroli: str. 204, str. 203] IV. Wnioski i zalecenia pokontrolne: Przedstawiając powyższe ustalenia, w celu wyeliminowania stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowości, zaleca się: 1) sporządzanie planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej w formie zarządzenia, 11 2) zaktualizowanie zakresów czynności pracowników realizujących zadania z administracji rządowej z określeniem, jaka część etatu związana jest z realizacją tych zadań, 3) sporządzanie rozliczeń dotacji celowej na zadania z zakresu administracji rządowej w dziale 750, rozdziale 75011, paragrafie 2010 na podstawie dokumentacji źródłowej, raportów i statystyk, 4) zwrócenie na rachunek LUW w Lublinie kwoty dotacji pobranej w nadmiernej wysokości w wysokości 352,97 zł, wraz z należnymi odsetkami, przekazanej na realizację zadań z zakresu administracji rządowej w rozdziale 75011, 5) terminowe odprowadzanie dochodów budżetowych pobranych w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej. V. Pozostałe informacje i pouczenia: W związku z przedstawionymi zaleceniami oczekuję od Pana Wójta w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia informacji o wykonaniu zaleceń, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia. Jednocześnie informuję, że od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Informację, o której mowa powyżej należy przesłać na adres: Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie Wydział Finansów i Certyfikacji ul. Spokojna 4 20-914 Lublin Z up. Wojewody Lubelskiego Beata Niemczyk Dyrektor Wydziału Finansów i Certyfikacji /podpisano elektronicznie/ 12
