Zakres zadań realizowanych przez pracowników administracji

Załącznik nr 4 do zarządzenia nr 117 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach
z dnia 29 lipca 2014 r.
Załącznik nr 1
do zarządzenia nr 57 Rektora UŚ
z dnia 24 września 2007 r.
A.
Zakres zadań Administracji Międzywydziałowej w Cieszynie
Dział Administracyjno-Gospodarczy Kampusu Cieszyńskiego
I.
W zakresie prawidłowego funkcjonowania obiektów:
1. Zapewnienie bezpiecznego i higienicznego stanu pomieszczeń, czystości wewnątrz i na
zewnątrz obiektów oraz utrzymania terenów zielonych, a w szczególności dbałość
o należyty stan dróg ewakuacyjnych oraz innych dróg i przejść, w sposób nie stwarzający
zagrożeń dla użytkowników.
2. Kontrolowanie stanu czystości w obiektach sprzątanych przez firmę usługową oraz
egzekwowanie warunków zawartej przez Uczelnię umowy.
3. Utrzymanie sprawności eksploatacyjnej obiektów, instalacji i innego wyposażenia
technicznego:
1) organizacja i kontrola pracy konserwatorów w celu zapewnienia prawidłowego
funkcjonowania urządzeń energetyki cieplnej, urządzeń elektrycznych, wentylacji,
klimatyzacji, instalacji wod.-kan., instalacji gazowej i innych;
2) kontrola poprawności funkcjonowania umów z firmami zewnętrznymi na
konserwację eksploatowanych urządzeń wymagających profesjonalnego serwisu;
3) zapewnienie wykonywania zaleceń pokontrolnych uprawnionych podmiotów
kontrolujących sprawność eksploatacyjną obiektów (UDT, PIP, Sanepid itp.);
4) realizacja prac naprawczych i konserwatorskich, niezwłoczne usuwanie awarii
i likwidacja stanów zagrożenia.
4. Zabezpieczenie obiektów i mienia przed kradzieżą i w zakresie bhp i op.
5. Zaopatrzenie w materiały, sprzęt i inne wyposażenie niezbędne dla prawidłowego
funkcjonowania działu oraz zgłaszanie potrzeb w zakresie doposażenia obiektów w celu
właściwego organizowania warunków nauki i pracy studentom oraz pracownikom
(z wyjątkiem pracowników Osiedla Akademickiego).
6. Realizacja zamówień dostaw i usług dla jednostek, prowadzenie magazynu podręcznego
(z wyjątkiem pracowników Osiedla Akademickiego).
1
7. Wnioskowanie o zawarcie umów serwisowych na wszelkie inne usługi niezbędne dla
prawidłowego wykonywania zadań działu.
8. Dekorowanie
administrowanych
obiektów
z
okazji
uroczystości
państwowych
i okolicznościowych.
9. Udział w okresowych przeglądach stanu technicznego obiektów, prowadzenie książek
obiektów oraz ewidencji budynków i lokali.
10. Opracowywanie, w oparciu o wyniki przeglądów technicznych oraz uzasadnione wnioski
remontowe
i
adaptacyjne
użytkowników
obiektów,
planów
remontowych
dla
administrowanych obiektów.
11. Współudział w organizowaniu i nadzorze nad realizacją procesów remontowych
obiektów, koordynacja pracy firm zewnętrznych oraz własnych służb.
12. Kontrola ilości i jakości materiałów uzyskanych z rozbiórki i sposobu ich wykorzystania.
13. Udział w komisjach odbioru obiektów lub robót i odbiór ich do użytku.
14. Sporządzanie oraz ewidencjonowanie umów najmu dla jednostek zlokalizowanych
w Cieszynie (z wyjątkiem pracowników Osiedla Akademickiego).
15. Przygotowywanie i bieżące aktualizowanie deklaracji podatku od nieruchomości dla
Urzędu Miejskiego w Cieszynie.
II.
1.
W zakresie obsługi kancelaryjnej:
Zapewnienie sprawnego i prawidłowego obiegu dokumentów między wszystkimi
jednostkami organizacyjnymi w Cieszynie.
2.
Wykonywanie
czynności
kancelaryjnych,
zgodnie
z
„Instrukcją
kancelaryjną
Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach”.
3.
Prowadzenie ewidencji opłat pocztowych dla jednostek w Cieszynie.
4.
Prowadzenie obsługi informacyjnej dotyczącej korzystania z Funduszu Socjalnego przez
osoby uprawnione.
5.
III.
Pośredniczenie w wydawaniu i zbieraniu wniosków w zakresie spraw socjalnych.
W zakresie obsługi obiektów sportowych:
1. Prowadzenie działań marketingowych, mających na celu optymalne wykorzystanie
obiektów
sportowych,
przyjmowanie
zleceń
oraz
sporządzanie
harmonogramu
korzystania z obiektów.
2. Kontrola przestrzegania regulaminu obiektów sportowych, zapewnienie bezpieczeństwa
osób korzystających z basenu oraz udzielanie w razie potrzeby pierwszej pomocy.
2
3. Kontrola i zabezpieczenie obsługi w zakresie jakości wody w basenie oraz czystości
obiektów, utrzymanie we właściwym stanie technicznym sprzętu ratowniczego.
4. Obsługa systemu sterowania instalacji centralnego ogrzewania i ciepłej wody.
IV.
1.
W zakresie obsługi Centrum Konferencyjnego:
Prowadzenie działań marketingowych, mających na celu optymalne wykorzystanie
Centrum
Konferencyjnego
i
innych
pomieszczeń,
przyjmowanie
zleceń
oraz
sporządzanie harmonogramu imprez.
2.
Obsługa
imprez
prowadzonych
w
Centrum
Konferencyjnym
oraz
Kampusie
Cieszyńskim.
3.
Zapewnienie właściwej obsługi sprzętu audiowizualnego dla prowadzonych zajęć
dydaktycznych oraz imprez.
V.
W zakresie gospodarki powierzonym mieniem:
1.
Prowadzenie ewidencji inwentarzowej w administrowanych obiektach.
2.
Przygotowanie warunków do sprawnego przeprowadzenia inwentaryzacji składników
majątkowych, spisów z natury oraz uczestnictwo w spisach z natury.
3.
Składanie wniosków o przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych,
w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie za powierzone mienie.
4.
Wyjaśnianie różnic inwentaryzacyjnych składników majątkowych ogólnodostępnych.
5.
Wnioskowanie o likwidację zniszczonych środków trwałych, przygotowywanie sprzętu
do kasacji wraz z ekspertyzami, realizacja wniosków zawartych w protokołach kasacji.
6.
VI.
1.
Prowadzenie rozliczenia przy kasacji poprzez składnicę złomu surowców wtórnych.
W zakresie realizacji obowiązujących zasad gospodarki finansowej:
Współpraca przy opracowaniu prowizorium budżetowego oraz planu rzeczowo –
finansowego dla Działu Administracyjno-Gospodarczego Kampusu Cieszyńskiego oraz
bieżąca kontrola ich realizacji.
2.
Prawidłowy rozdział kosztów funkcjonowania obiektów – ścisłe przestrzeganie
obowiązujących procedur kontroli funkcjonalnej pionowej.
3.
Nadzór nad realizacją przychodów jednostki pochodzących z wynajmu.
3
VII.
W zakresie administrowania i obsługi lokalnych sieci komputerowych oraz
systemów informatycznych w administrowanych obiektach:
1. Administrowanie lokalnymi sieciami LAN obu wydziałów, administracji i domów
studenckich, w tym prowadzenie skutecznej polityki bezpieczeństwa sieciowego (ochrona
przed włamaniami do systemu, ochrona antywirusowa, itp.).
2. Obsługa dostępu do Internetu dla wszystkich pracowników i studentów.
3. Nadzór nad prawidłowym działaniem usług sieciowych.
4. Aktualizacja
oprogramowania
systemowego,
antywirusowego,
dziekanatowego
i systemów zarządzania na wszystkich stacjach roboczych.
5. Konsultacje i szeroko rozumiane wsparcie informatyczne dla nauczycieli akademickich
i pracowników administracyjnych.
6. Udział w tworzeniu serwisu WWW jednostek organizacyjnych w Cieszynie.
B.
Zakres zadań realizowanych przez pracowników jednostek administracji
ogólnouczelnianej, których miejscem wykonywania pracy jest Cieszyn
I.
Stanowisko w Dziale Spraw Osobowych i Socjalnych:
1. Prowadzenie akt osobowych pracowników zatrudnionych w Cieszynie.
2. Przygotowywanie
dokumentów
związanych
z
zatrudnianiem,
zwalnianiem,
zaszeregowaniem, awansowaniem pracowników.
3. Przygotowywanie wszelkich dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia (urlopy
macierzyńskie, wychowawcze, bezpłatne).
4. Przygotowywanie pism w zakresie wypłat nagród jubileuszowych oraz dodatków
stażowych.
5. Wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu, wystawianie delegacji służbowych oraz ich
rejestracja.
6. Rejestracja urlopów wypoczynkowych, zwolnień lekarskich, ewidencja czasu pracy
pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.
7. Prowadzenie ewidencji pracowników w podziale na jednostki organizacyjne.
8. Wystawianie skierowań na badania profilaktyczne: badania wstępne, kontrolne
i okresowe.
9. Prowadzenie ewidencji oraz monitorowanie upływu terminów ważności badań.
4
II.
Stanowisko w Inspektoracie BHP i OP:
1. Kontrola warunków pracy oraz przestrzegania przepisów bhp.
2. Ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz chorób zawodowych.
3. Ocena ryzyka zawodowego oraz informowanie pracowników o ryzyku.
4. Organizowanie szkoleń w zakresie bhp dla pracowników i studentów.
5. Organizowanie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia.
6. Kontrola realizacji zaleceń, wystąpień i nakazów PIP, PIS i PSP.
7. Kontrola wydawania odzieży roboczej i ochronnej, list wypłat ekwiwalentu za pranie,
naprawę odzieży roboczej i środków czystości.
8. Współdziałanie przy wyposażeniu obiektów w podręczny sprzęt gaśniczy, w oznakowaniu
dróg ewakuacyjnych, organizowaniu konserwacji sprzętu gaśniczego.
9. Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi w sprawie gospodarki odpadami
i nadzorowanie odbiorów.
III.
Stanowisko w Dziale Spraw Obronnych i Ochrony:
1. Nadzorowanie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych, w tym obiegu
i zwrotu dokumentów niejawnych do Kancelarii Niejawnej.
2. Kontrola realizacji „Planów ewakuacji z zagrożonych obiektów” i „Instrukcji
alarmowania i ostrzegania”.
3. Nadzorowanie i kontrolowanie zasad postępowania przy przetwarzaniu danych
osobowych.
4. Współpraca z Miejskim Centrum Zarządzania Kryzysowego w Cieszynie.
5. Prowadzenie ankiet personalnych (bazy danych) pracowników.
6. Nadzorowanie sposobu realizacji umowy zawartej w celu ochrony obiektów Uczelni
z firmą ochrony oraz współpraca z kierownikami ochranianych obiektów w Cieszynie.
IV.
Stanowisko w Dziale Inwentaryzacji:
1. Opracowywanie pól spisowych dla Cieszyna dla potrzeb inwentaryzacji.
2. Opracowywanie propozycji planów inwentaryzacji w Cieszynie.
3. Udział w zespołach spisowych przy sporządzaniu spisów z natury oraz zespołach
kasacyjnych.
4. Dokonywanie spisów dodatkowych i kontrolnych.
5. Sporządzanie dokumentacji poinwentaryzacyjnej.
6. Uczestnictwo w wyjaśnianiu niedoborów i nadwyżek.
5
7. Ocena przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem.
8. Pośrednictwo w przekazywaniu wniosków kasacyjnych oraz opinii technicznych.
V.
Stanowisko w Dziale Płac:
1. Obsługa płacowa pracowników zatrudnionych na Wydziale Artystycznym oraz Wydziale
Etnologii i Nauk o Edukacji, a także pracowników niebędących nauczycielami
akademickimi w Dziale Administracyjno-Gospodarczym Kampusu Cieszyńskiego.
2. Obsługa wniosków emerytalno-rentowych (RP-7) dla pracowników, o których mowa
w ust. 1, wnioskujących o emeryturę lub rentę.
3. Sporządzanie zaświadczeń o wysokości wynagrodzenia dla pracowników, o których
mowa w ust. 1.
6