wskazówkami dotyczącymi wypełniania raportów

Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2011
Instrukcja dotycząca raportowania w programie
Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2011
Wstęp
Niniejszy dokument ma na celu pomoc beneficjentom programu Comenius Regio
w przygotowaniu raportu końcowego wymaganego artykułem IV i Załącznikiem III Umowy
na realizację projektu.
Raport końcowy powinien zostać złożony w formie elektronicznej i papierowej do Narodowej
Agencji najpóźniej do dnia 30 września 2013, jednak nie wcześniej, niż po zakończeniu
realizacji projektu.
Raport składany jest elektronicznie w systemie http://online.frse.org.pl
Pocztą tradycyjną prosimy wysłać raport na adres:
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Ul. Mokotowska 43
00-551 Warszawa
Z dopiskiem – Raport końcowy Comenius Regio
Raport końcowy ma na celu zapewnienie Narodowej Agencji informacji dotyczących
wdrażania projektu. Narodowa Agencja oceni raport, a płatności lub zwroty będą
dokonywane po zatwierdzeniu raportu, zgodnie z zapisami umowy oraz zasadami
Przewodnika dla beneficjentów 2011, część I Przepisy ogólne rozdział 4E i F.
Przy wypełnianiu formularza proszę wziąć pod uwagę informacje, które już Państwo podali
w formularzu wniosku. Jeżeli występuje niezgodność pomiędzy tym, co zostało zaplanowane
i przeprowadzone, proszę wyjaśnić powody zaistniałych rozbieżności.
Należy uważnie śledzić układ formularza i wypełnić wszystkie zawarte w nim pola. Proszę
upewnić się, że wszelkie stosowane przez Państwa skróty są przejrzyście wyjaśnione.
Raport musi być podpisany przez osobę upoważnioną do zawierania umów w imieniu
instytucji beneficjenta.
Raport wypełniany jest w języku polskim, oprócz części C – Podsumowanie do
opublikowania, która wypełniana jest w języku angielskim.
Układ raportu końcowego
Raport końcowy składa się z czterech części:
– Informacje ogólne;
1
Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2011
– Część A dotycząca projektu jako całości, której treść należy uzgodnić z partnerami z
kraju partnerskiego;
– Część B dotycząca danego regionu, łącznie z częścią finansową projektu. Ta część nie
musi być uzgodniona z partnerami z kraju partnerskiego;
– Część C – podsumowanie przeznaczone do publikacji obejmujące rezultaty, wpływ
oraz wnioski płynące z realizacji partnerskiego projektu Comenius Regio jako całości;
Partnerzy powinni uzgodnić treść podsumowania. Podsumowanie tej samej treści
powinno zostać przesłane do obu Narodowych Agencji;
Informacje ogólne
W pierwszej części raportu końcowego beneficjent powinien przedstawić informacje
dotyczące własnej instytucji i instytucji partnerskich zaangażowanych w projekt.
Informacje powinny być aktualne na dzień podpisania raportu końcowego. Oznacza to, że
jeżeli wystąpiła zmiana partnera lub zmiana adresu, dane w raporcie końcowym mogą nie
zgadzać się z danymi w formularzu wniosku lub raporcie postępu.
Część A
Część A dotyczy całości projektu. Instytucje z obydwu regionów powinny uzgodnić treść
tej części raportu. Taka sama treść części A powinna zostać przedstawiona w raportach
końcowych składanych w obydwu Narodowych Agencjach.
1. CELE I WYNIKI PROJEKTU PARTNERSKIEGO
1.1. Cele projektu
Beneficjent powinien podać ogólną charakterystykę celów projektu i wyjaśnić, czy te cele
zostały osiągnięte (należy odnieść się do pkt. C.3 i C.6 formularza wniosku).
1.2. Działania i rezultaty projektu
W tym punkcie należy opisać główne działania wykonane w ciągu 2 lat trwania projektu wraz
z głównymi rezultatami, jakie zostały osiągnięte. Jeśli ma to zastosowanie, należy wyjaśnić
powody odstępstw od działań i/lub rezultatów planowanych we wniosku o dofinansowanie
(Załącznik I do umowy).
1.3. Podział zadań
Beneficjent powinien przedstawić podział zadań między regionami realizującymi projekt.
1.4. Współpraca i komunikacja
Beneficjent powinien opisać, czy współpraca i komunikacja (np. wideokonferencje, e-maile,
rozmowy telefoniczne, regularna korespondencja, newslettery, wykorzystanie technologii
ICT) pomiędzy regionami realizującymi projekt i instytucjami w regionach była odpowiednia
i efektywna.
1.5. Wpływ projektu
Beneficjent powinien na poziomie europejskim przedstawić wpływ oraz rezultaty współpracy
w ramach projektu. Należy wskazać, czy wyniki projektu miały wpływ na różne grupy
docelowe, na instytucje realizujące projekt, na społeczność lokalną, na inne organizacje
działające w tym samym obszarze tematycznym.
2
Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2011
Informacje dotyczące wpływu na poziomie krajowym, regionalnym lub lokalnym są
wymagane w części B i nie należy ich przedstawiać tutaj.
1.6. Europejska wartość dodana
Beneficjent powinien przedstawić europejską wartość dodaną projektu, np. czy projekt
osiągnął rezultaty, które nie zostałyby osiągnięte poprzez działania prowadzone wyłącznie
na poziomie krajowym. Należy wskazać czy projekt wspomógł współpracę europejską
w ramach edukacji szkolnej w uczestniczących regionach.
2. EWALUACJA I MONITOROWANIE
Należy przedstawić opis metod monitorowania i ewaluacji wykorzystanych
w projekcie (częstotliwość oraz zastosowane sposoby zbierania informacji np.
kwestionariusze, survey, informacja zwrotna od uczestników działań projektowych).
Beneficjent powinien również opisać główne wnioski z monitorowania i ewaluacji oraz
zmiany, jakie zostały dokonane w projekcie na podstawie tych wniosków.
3. UPOWSZECHNIANIE I WYKORZYSTANIE WYNIKÓW – TRWAŁOŚĆ PROJEKTU
Beneficjent powinien zaprezentować, w jaki sposób upowszechniane były rezultaty projektu
(np. produkty, publikacje, konferencje) na poziomie europejskim (poziom krajowy zostanie
opisany w części B). Należy również podać, jak w Państwa opinii, rezultaty mogą zostać
wykorzystane w innych krajach oraz jeśli dotyczy, jak planują Państwo kontynuować
współpracę w ramach projektu.
4. NAPOTKANE PROBLEMY
Beneficjent powinien opisać problemy napotkane podczas wdrażania projektu oraz sposoby,
w jaki zostały one rozwiązane. Informacje powinny być jak najbardziej szczegółowe,
ponieważ może to pomóc w udoskonaleniu działania akcji Comenius Regio
w przyszłości.
Część B
W części B raportu końcowego beneficjent powinien przedstawić wdrażanie projektu na
poziomie regionalnym/lokalnym oraz zaangażowanie organizacji partnerskich w regionie.
5. DANE ILOŚCIOWE
Podanie poniższych danych ilościowych pomoże Narodowej Agencji i Komisji Europejskiej
w uzyskaniu statystyk odnośnie kwestii, których dotyczy projekt.
A. Mobilność
Beneficjent powinien przedstawić całkowitą liczbę uczestników zaangażowanych
w mobilność z własnego regionu. Dane powinny dotyczyć osób z władz regionalnych
i lokalnych, nauczycieli, uczniów (jeśli dotyczy) i przedstawicieli pozostałych instytucji
partnerskich. Dane powinny również uwzględniać osoby ze specjalnymi potrzebami oraz
przedstawiać przekrój według płci osób zaangażowanych w mobilność. W przypadku
mobilności osób ze specjalnymi potrzebami, liczba zaangażowanych osób towarzyszących
(jeśli dotyczy) również powinna być podana.
B. Tematy
3
Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2011
Beneficjent powinien wskazać główne obszary tematyczne, których dotyczył projekt. Należy
podać maksymalnie 3 tematy, ułożone w kolejności od najważniejszego (proszę skorzystać
z tematów umieszczonych w Załączniku 1). Jeżeli żadna z proponowanych klasyfikacji nie
pasuje do Państwa tematu, proszę dodać nowy temat. Ta część umożliwia Państwu
uaktualnienie informacji zawartych w formularzu wniosku, jeśli zachodzi taka potrzeba.
6. DZIAŁANIA W RAMACH PARTNERSKIEGO PROJEKTU
Należy opisać wszystkie działania podjęte w Państwa regionie łącznie z datą, opisem
działania oraz zaangażowanymi partnerami. Jeżeli jakakolwiek inna organizacja brała udział
w projekcie, należy również podać nazwę organizacji oraz miasto/kraj, z którego pochodzi.
Należy również podać, czy wszystkie planowane działania zostały zrealizowane, a jeśli nie,
wyjaśnić, które działania nie zostały zrealizowane i dlaczego. Jeżeli pewne przeprowadzone
działania były różne od zaplanowanych na etapie wniosku, proszę wyjaśnić dlaczego.
7. ROZPOWSZECHNIANIE I WYKORZYSTANIE REZULTATÓW – TRWAŁOŚĆ
Należy przedstawić, w jaki sposób rozpowszechniane były rezultaty projektu na poziomie
krajowym/regionalnym/lokalnym (bez uwzględnienia poziomu europejskiego opisanego
w Części A). Należy również opisać, jak rezultaty i produkty projektu mogą zostać
wykorzystane przez inne organizacje. Jeżeli organizacje z danego kraju uczestniczące w
projekcie planują kontynuację współpracy, proszę podać w jaki sposób (nawet jeżeli Państwa
plany są ciągle na etapie roboczym).
8. SUGESTIE/ZALECENIA
Proszę zamieścić swoje komentarze i sugestie dotyczące udoskonalenia zasad realizowania
projektów w ramach akcji Partnerskie Projekty Regio.
Część finansowa raportu
Przed uzupełnieniem tej części raportu należy uważnie przeczytać tekst umowy na
dofinansowanie realizacji projektu oraz zasady sformułowane w Przewodniku dla
Wnioskodawców Programu LLP, Część I: Ogólne regulacje, rozdziały 4E i 4F.
9. DZIAŁANIA W ZAKRESIE MOBILNOŚCI
Należy podać jakie dofinansowanie mobilności Państwo otrzymali (skala od 4 wyjazdów
w ramach mobilności na bliskie odległości, do 24 wyjazdów w ramach mobilności na dalekie
odległości). Muszą zostać podane wszelkie różnice pomiędzy planowaną a zrealizowaną
liczbą mobilności.
Należy przedstawić szczegółowe opisy mobilności odbytych w ramach projektu. Każdy
wyjazd należy opisać osobno. Opis powinien zawierać informacje dotyczące organizacji
przyjmującej, docelowego miejsca podróży, daty rozpoczęcia wizyty, długości jej trwania
oraz liczby osób uczestniczących (jeżeli osoby ze specjalnymi potrzebami brały udział, należy
o tym również wspomnieć). Tabela powinna zawierać informacje dotyczące celu podróży,
podejmowanych działań oraz wyników tych działań. Powinny zostać przedstawione
szczegółowe informacje dotyczące uczestników.
Wartość końcowa dofinansowania mobilności zostanie określona przez Narodową Agencję
zgodnie z zasadami zawartymi w załączniku IV do Umowy.
4
Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2011
10. CAŁKOWITE KOSZTY PROJEKTU NIEZWIĄZANE Z MOBILNOŚCIĄ
Beneficjent powinien przedstawić wszystkie koszty niezwiązane z mobilnością poniesione
w ramach projektu podczas okresu obowiązywania Umowy.
Narodowa Agencja będzie:
i) oceniać uprawnienie raportowanych kosztów niezwiązanych z mobilnością według
kryteriów wyszczególnionych w art. 14 Warunków Ogólnych Umowy oraz art. X Warunków
Szczególnych oraz przepisów finansowych Przewodnika dla Wnioskodawców Programu LLP
2011;
ii) weryfikować przestrzeganie limitów wyznaczonych w Załączniku IV do Umowy
„Uprawnienie kosztów” oraz jeśli zajdzie taka potrzeba, odpowiednio zmniejszać koszty
zaakceptowane jako uprawnione;
iii) weryfikować czy transfery wartości dofinansowania pomiędzy tymi pozycjami (koszty
personelu, wyposażenia, podwykonawstwa, pozostałe koszty bezpośrednie) nie przekraczają
10% wartości dla każdej pozycji kosztów uprawnionych z lub do której wykonywany jest
transfer;
iv) weryfikować, czy nie występuje transfer kwot dofinansowania do/z kwoty zryczałtowanej
wyznaczonej w art. III.1.a) Umowy;
v) weryfikować czy wniesiony został wkład rzeczowy (artykuł 14.5 Warunków Ogólnych
Umowy, Część B – przepisy finansowe)
vi) weryfikować czy został wygenerowany dochód z racji realizowania projektu (aneks IV
Umowy– zmniejszenie kwoty dofinansowania), który powinien zostać odliczony od ostatecznej
kwoty dofinansowania.
vii) weryfikować, czy całkowita wartość dofinansowania dla kosztów niezwiązanych
z mobilnością nie przekracza 75% uprawnionych kosztów niezwiązanych z mobilnością, czyli
maksymalnie 25000 EUR oraz pierwotnej wartości dofinansowania przyjętej dla kosztów
niezwiązanych z mobilnością. NA ograniczy swój wkład do kwoty, która jest niższa spośród
dwóch wymienionych.
NA zmniejszy końcową wartość dofinansowania jeżeli został wygenerowany dochód z
realizacji projektu (artykuł 14.5 Warunków Ogólnych Umowy, Część B – przepisy finansowe).
Jeżeli końcowa wartość dofinansowania jest wyższa niż płatność początkowa, otrzymają
Państwo płatność końcową wyrównującą bilans. Jeżeli jest ona niższa niż płatność
początkowa, zostaną Państwo poproszeni o zwrot różnicy do Narodowej Agencji.
Część przedstawiająca całkowite koszty projektu niezwiązane z mobilnością składa się
z czterech tabel: podwykonawstwo, sprzęt, pozostałe koszty oraz koszty personelu oraz tabeli
podsumowującej. Beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia wszystkich kosztów
projektu i uwzględnienia wkładu rzeczowego (artykuł 14.5 Warunków Ogólnych Umowy,
Część B – przepisy finansowe)
– W tabeli „podwykonawstwo” beneficjent podaje poniesione koszty zadania lub usługi
zlecone stronom trzecim, nazwę organizacji zajmującej się podwykonawstwem; daty
świadczenia usług i koszty.
5
Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2011
– W tabeli „wyposażenie” beneficjent podaje wszelkie koszty zakupu, wynajmu lub
leasingu sprzętu (w celu zapoznania się z zasadami zob. Rozdział 4.F. Część I
Przewodnika dla Wnioskodawców Programu LLP 2011). Szczegółowe informacje
dotyczące daty zakupu, wskaźnika wykorzystania oraz amortyzacji również powinny
zostać przedstawione.
– W tabeli „pozostałe koszty bezpośrednie” beneficjent podaje typ pozostałych
poniesionych kosztów (w celu zapoznania się z zasadami zob. Rozdział 4.F, Część I
Przewodnika dla Wnioskodawców Programu LLP 2011), datę zakupu oraz koszty.
Koszty podróży i utrzymania dla osób trzecich (w celu zapoznania się z zasadami zob.
Rozdział 4.F Koszty utrzymania i podróży, Część I Przewodnika dla Wnioskodawców
Programu LLP 2011) powinny zostać wymienione w tabeli „pozostałe koszty
bezpośrednie – dane dotyczące kosztów podróży i utrzymania” (Aneks I przedstawia
maksymalne wartości, które nie mogą być przekroczone dla kosztów utrzymania dla
roku 2011).
– W tabeli „koszty personelu” beneficjent podaje wszelkie koszty personelu instytucji
realizujących projekt pracującego bezpośrednio nad projektem. Szczegółowe
informacje dotyczące kategorii personelu, dni roboczych i kosztu za dzień pracy
również powinny zostać podane. Zastosowanie mają tu zasady dotyczące uprawnienia
kosztów personelu wymienione w art. 14.2 Warunków Ogólnych Umowy, a także
maksymalne pułapy kosztów personelu zawarte w Przewodniku dla Wnioskodawców
Programu LLP 2011.
Proszę pamiętać, że VAT jest kosztem nieuprawnionym, chyba że Beneficjent może wykazać,
że nie może odzyskać VAT. W takim przypadku konieczne jest udowodnienie takiego stanu
rzeczy (art. 14.4 Warunków Ogólnych Umowy, Część B – przepisy finansowe). Jeśli
Beneficjent może odzyskać VAT, koszty wykazane w pozycjach: podwykonawstwo,
wyposażenie, pozostałe koszty bezpośrednie i koszty personelu nie powinny zawierać VAT.
11. Podsumowanie
Zasady ogólne:
– Beneficjent przedstawia wszelkie koszty faktycznie poniesione podczas okresu trwania
projektu oraz konieczne do wdrożenia projektu.
– Całkowita wartość dofinansowania nie może przekroczyć 45000 euro.
– Koszty podwykonawstwa nie mogą przekroczyć 30% całkowitych kosztów
uprawnionych projektu, łącznie z kwotą zryczałtowaną dla mobilności.
– Koszty sprzętu nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów uprawnionych
projektu, łącznie z kwotą zryczałtowaną dla mobilności.
– Transfer pomiędzy pozycjami nie przekracza 10% wartości każdej pozycji.
– Koszty pośrednie realizacji projektu nie są uprawnione do dofinansowania.
Część C: Podsumowanie przeznaczone do publikacji
Wyczerpujące podsumowanie wyników, wniosków oraz wpływu projektu przeznaczone do
publikacji należy opracować według szablonu zawartego w raporcie końcowym.
Partnerzy powinni uzgodnić treść podsumowania. Podsumowanie tej samej treści powinno
zostać przesłane do obu Narodowych Agencji.
Podsumowanie przeznaczone do publikacji – w języku angielskim – zostanie sformatowane
do druku jako samodzielny dokument w wersji papierowej. Podsumowanie powinno być
6
Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2011
skierowane do szerokiego grona odbiorców, w tym do opinii publicznej. Należy się upewnić
czy:
Jest ono odpowiedniej jakości, aby możliwa była bezpośrednia publikacja przez
Narodową Agencję i/lub Komisję.
Jest wyczerpujące i opisuje pracę wykonaną w celu osiągnięcia celów projektu:
głównych wyników, wniosków oraz ich potencjalnego wpływu i zastosowania. Należy
uwzględnić wszystkie grupy docelowe, w tym decydentów dla których wyniki
projektu mogą być istotne.
Zapewnia następujące informacje:
o Listę wszystkich partnerów z danymi kontaktowymi;
o Adres oficjalnej strony internetowej projektu, jeżeli taka jest dostępna;
Jakość podsumowania przeznaczonego do publikacji będzie oceniona przez eksperta
z Narodowej Agencji z kraju koordynatora projektu, który jeżeli zajdzie taka potrzeba, będzie
się kontaktował z koordynatorem w celu poprawienia podsumowania.
7
Instrukcja dotycząca raportowania w programie Comenius Partnerskie Projekty Regio – runda selekcyjna 2011
ANEKS I
maksymalne wartości dofinansowania dla roku 2011 (wartości w EUR)
kraj
nazwa kraju
maksymalne
koszty
utrzymania
kategorie personelu
maksymalne stawki dzienne
skrót
manager
badacz
nauczyciel
trener
personel
personel
techniczny administarcyjny
stawki dzienne
Belgique/Belgie - BE
Bulgaria- BG
Ceska Republika - CZ
Danmark - DK
Deutschland - DE
Eesti - EE
Ellas - EL
Espana -ES
France - FR
Ireland - IE
Italia - IT
Kypros - CY
Latvija - LV
Lithuania - LT
Luxembourg - LU
Magyarorszag - HU
Malta - MT
Nederland - NL
Oesterreich - AT
Polska - PL
Portugal - PT
Rumania- RO
Slovenija -SI
Slovensko -SK
Suomi - FI
Sverige - SE
United Kingdom - UK
Island - IS
Liechtenstein - LI
Norge - NO
BE
BG
CZ
DK
DE
EE
EL
ES
FR
IE
IT
CY
LV
LT
LU
HU
MT
NL
AT
PL
PT
RO
SI
SK
FI
SE
GB
IS
LI
NO
380
84
138
497
356
102
280
287
423
386
568
335
101
90
508
123
136
388
420
130
182
155
252
151
374
443
412
460
414
529
325
75
138
425
309
94
239
258
358
336
332
294
82
77
436
108
123
339
324
107
160
119
227
122
268
379
389
419
339
459
263
58
100
346
248
66
196
198
234
280
225
182
65
59
353
81
96
269
241
83
118
93
183
108
221
312
273
361
263
375
205
39
72
271
191
46
152
139
179
205
187
124
44
41
275
46
68
211
199
61
78
59
115
88
185
240
197
232
208
283
232
227
230
270
208
181
222
212
245
254
230
238
211
183
237
222
205
263
225
217
204
222
180
205
244
257
276
245
175
220
Schweiz / Suisse /
Svizzera / Svizra
CH
Hrvatska
HR
Turkey - TR
TR
392
266
176
322
240
112
249
193
74
198
121
47
254
222
220
8