Wystąpienie pokontrolne

WOJEWODA ŁÓDZKI
SO-III.431.2.2015
Łódź, dnia 18 maja 2015 r.
Pani
Anna Szeligowska
Wójt Gminy Jeżów
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3
ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092)
w związku z art. oraz art. 50 ust. 2 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności
i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 ze zm.) i art. 9 pkt 1
ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. Nr 167, poz. 1131 ze zm.)
zespół kontrolerów w składzie: Pani Lucyna Janicka – zastępca kierownika oddziału spraw
obywatelskich w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu
Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów, Pani Ewa
Kazimierczak – starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi oraz Pani Marta Daszkiewicz-Daniszewska –
starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu
Wojewódzkiego w Łodzi, przeprowadził kontrolę prawidłowości realizacji zadań z zakresu
wydawania dowodów osobistych przez Wójta Gminy Jeżów.
Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 25 marca 2015 r.
Kontrola objęła swym zakresem przestrzeganie przepisów prawa przy wykonywaniu
czynności, związanych z wydawaniem dowodów osobistych, zawartych w ustawie z dnia
10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. Nr 139,
poz. 993 z 2006 r. ze zm.) oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy w okresie od dnia
1 stycznia 2014 r. do dnia 31 grudnia 2014 r. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pani
Anna Szeligowska – Wójt Gminy Jeżów, ul. Kwiatowa 1, 95-047 Jeżów.
ul. Piotrkowska 103, 90 – 425 ŁÓDŻ
Tel. (42) 664-17-68; Fax (42) 664-17-67
www.paszporty.lodzkie.eu; [email protected]
2
Kontroli zostały poddane następujące zagadnienia: sprawdzenie dokumentacji
zgromadzonej w kopertach dowodowych niezbędnej do wydawania dowodów osobistych,
z uwzględnieniem szczegółowej weryfikacji danych zawartych we wniosku z danymi
wynikającymi z odpisów aktów stanu cywilnego i dokumentów zgromadzonych w kopercie
dowodowej oraz prawidłowości wprowadzania danych i sposobu prowadzenia Rejestru
Dowodów Osobistych.
Mając na uwadze dokonane podczas kontroli ustalenia stwierdzono, iż zagadnienia
objęte kontrolą były realizowane zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o ewidencji
ludności i dowodach osobistych, obowiązujących w okresie poddanym kontroli.
Kontroli poddano dokumentację dotyczącą 40 sztuk dowodów osobistych, co stanowi
10% ogólnej
liczby dowodów
osobistych wydanych
w kontrolowanym
okresie,
w tym dokumentację dotyczącą 10 dowodów osobistych wydanych osobom małoletnim,
a także 5 kopert dowodowych osób zmarłych.
Dokumentacja zgromadzona w kopertach dowodowych odpowiada wymogom
określonym w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru
dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych,
ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384 ze zm.) tj. zawiera
wniosek o wydanie dowodu osobistego z załączonymi dwoma fotografiami, formularz
dowodowy, część B formularza zawiera datę i podpis osoby odbierającej dowód osobisty oraz
pozostałe dokumenty składane w celu wydania dowodu osobistego (akt urodzenia bądź
akt małżeństwa). Koperty dowodowe są oznaczone w sposób zgodny z wymaganiami
określonymi w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r.
w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania
oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów
osobistych (Dz. U. poz. 1475) tj. zawierają imię i nazwisko osoby, imię ojca, datę urodzenia,
numer PESEL oraz serię i numer dowodu osobistego.
W dwóch spośród skontrolowanych kopert dowodowych, na podstawie porównania
z poprzednio złożonym wnioskiem (w obydwu przypadkach poprzedni wniosek został złożony
w 2004 r.), stwierdzono, że do kontrolowanego wniosku o wydanie dowodu osobistego załączona
została fotografia, niezgodna z przepisem § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
6 lutego 2009 r. – tj. przedstawiająca nieaktualny wizerunek osoby, której wniosek dotyczy
(w obydwu przypadkach do wniosku z 2014 r. załączono egzemplarz fotografii, załączonej
do wniosku z 2004 r.). Z wyjaśnień pracownika jednostki kontrolowanej wynika, iż nie
sprawdził poprzedniej fotografii. Należy wskazać, iż powyższe stanowiło naruszenie
3
powołanego wyżej przepisu rozporządzenia z dnia 6 lutego 2009 r., zgodnie z którym
do wniosku o wydanie dowodu osobistego załącza się dwie fotografie, odzwierciedlające
aktualny wizerunek osoby, której wniosek dotyczy, co poskutkowało powstaniem
nieprawidłowości w 5% zbadanej dokumentacji. Nieprawidłowość ta powstała wskutek
niedołożenia należytej staranności przy wykonywaniu zadań, wynikających z przepisów
ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, a osobą odpowiedzialną za jej powstanie
był pracownik wykonujący zadania z tego zakresu.
Konsekwencją wskazanej wyżej nieprawidłowości było naruszenie przez organ gminy
przepisów wykonawczych do ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych.
W przypadku osób małoletnich powyżej 13. roku życia na wniosku o wydanie dowodu
osobistego znajdował się podpis jednego z rodziców, a małoletni składał podpis zarówno
na wniosku, jak i na formularzu.
Wnioski o wydanie dowodu osobistego dla osób małoletnich poniżej 13 roku życia
zawierały podpisy obojga rodziców oraz uzasadnienie co do przyczyny wydania dokumentu,
złożone na odrębnym oświadczeniu, podpisanym przez nich oboje, w którym wyrażali zgodę
na wydanie dowodu osobistego dla dziecka.
Unieważnianie dowodów osobistych z przyczyn i w terminach określonych
w art. 43 ust. 1 i ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych odbywa się
na bieżąco. We wszystkich zbadanych przypadkach dowody osobiste osób zmarłych
są unieważniane na podstawie aktu zgonu osoby (jako datę unieważnienia wpisywana jest data
zgonu), a dowody osobiste osób, które zgłosiły utratę dokumentu unieważniane są na podstawie
zgłoszenia o utracie dowodu osobistego (w kopercie dowodowej przechowywane są kopie
zaświadczeń o utracie dowodu osobistego). Wezwania z innej gminy do nadesłania koperty
dowodowej są realizowane niezwłocznie, a wezwanie to jest umieszczane w dotychczasowym
miejscu przechowywania koperty, co jest zgodne z § 25 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r.
Organ gminy prawidłowo wprowadza dane, obejmujące dane osobowe zawarte
we wniosku o wydanie dowodu osobistego oraz zeskanowaną fotografię lub plik, zawierający
fotografię, oraz pozostałe dane określone w przepisie § 4 rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych z dnia 20 listopada 2014 r. w sprawie prowadzenia Rejestru Dowodów
Osobistych (Dz. U. poz. 1709 ze zm.), do Rejestru Dowodów Osobistych. Oznacza to, że dane
znajdujące się w systemie RDO są zgodne z danymi znajdującymi się na wniosku o wydanie
dowodu osobistego.
4
Wobec powyższego działalność organu gminy w zakresie zadań dotyczących dowodów
osobistych oceniam pozytywnie z nieprawidłowością.
W związku z dokonanymi ustaleniami zobowiązuje się Panią Wójt do objęcia
nadzorem
pracowników
wykonujących
zadania
z
zakresu
dowodów
osobistych
i zobligowania ich do przestrzegania przepisów ustawy o dowodach osobistych w zakresie
przyjmowania aktualnych fotografii od osób składających wnioski o wydanie dowodu
osobistego.
Proszę o poinformowanie o sposobie wdrożenia wskazanego wyżej zalecenia, w ciągu
trzydziestu dni od otrzymania niniejszego wystąpienia.
Z up. Wojewody Łodzkiego
Monika Skonieczna
Z-ca Dyrektora Wydziału Spraw
Obywatelskich i Cudzoziemców