Archiwum w e

Informacja prasowa: 18.04.2013
Archiwum w e-piwnicy
Jeśli w Twojej firmie znajduje się archiwum to uważaj. Choć nie wszyscy zdają sobie z tego
sprawę, zagubienie czy uszkodzenie firmowej dokumentacji może okazać się poważną pułapką.
Sprawdź na które dokumenty zwrócić szczególną uwagę.
Czas jest zróżnicowany, ale bezwzględny
Przepisy dotyczące zasad archiwizowania rozmieszczone są w różnych aktach normatywnych, co nie ułatwia
przedsiębiorcom życia. Z ich punktu widzenia warto zwrócić szczególną uwagę na dokumenty podatkowe,
pracownicze i związane z ZUS. Jak wygląda to w praktyce? Zgodnie z Ustawą o Rachunkowości oraz
Ordynacją podatkową, dokumentację podatkową trzeba przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku
kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumenty związane z ZUS dzielą się na trzy
zasadnicze grupy (zgłoszeniowe, rozliczeniowe, płatnicze), które różnią się między sobą jeżeli chodzi o czas
w jakim trzeba je archiwizować. Dla przykładu: deklaracje składane do ZUS trzeba przechowywać przez 10
lat. Wygląda to dosyć skomplikowanie, jednak warto pamiętać, że okiełznanie dokumentacji wcale nie musi
skończyć się fiaskiem, wystarczy tylko dobrze przygotować się na to na starcie.
Złap archiwum w sieć
Na szczęście dla przedsiębiorców którzy są za pan brat z techniką, ustawodawca przewidział w art. 73
Ustawy o Rachunkowości możliwość szerokiego wykorzystania dokumentacji elektronicznej. – Prawo, które
nadąża za rzeczywistością to prawo przyjazne ludziom – mówi Dariusz Jarczyński z firmy PrimeSoft Polska
działającej w branży IT – Dokumenty w formie elektronicznej można bezpiecznie i szybko zarchiwizować
stąd rosnąca popularność tego rodzaju usług – dodaje Jarczyński. Faktem jest, że coraz większe obszary
działalności firm przenoszą się do wirtualnej przestrzeni. Zapewnia to sprawniejsze zarządzanie
przedsiębiorstwem, a w konsekwencji także lepszą efektywność działania. Wirtualne archiwum nie zajmuje
miejsca w pomieszczeniu i pozwala na łatwe odszukanie dokumentu przez uprawnione do tego osoby.
Wzrasta zatem bezpieczeństwo zgromadzonych materiałów. Co jednak jeśli musimy zmierzyć się z archiwum
w tradycyjnej, papierowej formie?
Przepis na porządek
Przechowywanie dokumentów w firmie powinno być przede wszystkim bezpieczne i uporządkowane,
niezależnie od tego czy to archiwum tradycyjne czy elektroniczne. W przypadku dokumentów w formie
papierowej konieczne jest zainwestowanie w odpowiednie zabezpieczenia chroniące materiały przed
uszkodzeniami, wyciekiem a także wykradzeniem. Skrupulatnie opisane teczki i kartony umożliwiają w miarę
szybkie odszukanie pożądanych dokumentów. Trzeba także zadbać o odpowiednie przeszkolenie osób
odpowiedzialnych za zarządzanie archiwum.
------------------------------Dystrybucja materiałów:
Kinga Przybysz
[email protected]
kom./+48/ 519-181-900