docWspomaganie tworzenia i aktualizacji aktów prawnych UE
download 
Reklamacja Transkrypt
Wspomaganie tworzenia i aktualizacji aktów prawnych UE
WSPOMAGANIE TWORZENIA I AKTUALIZACJI AKTÓW PRAWNYCH UE ELEMENTEM ZARZDZANIA WIEDZ PRAWNICZ KLAUDIA A. ŁAWCEWICZ Studium Doktoranckie IBS PAN Streszczenie W artykule przedstawiono problematyk zarzdzania wiedz w kontekcie procesu legislacyjnego Unii Europejskiej oraz omówiono ogólny model tego procesu. Przedstawiono główne cechy niemiecko – francuskiego, fiskiego oraz polskiego modelu etapu koordynacji w procesie legislacyjnym UE. Wskazano na podstawowe zalecenia dotyczce dalszego rozwoju zarzdzania wiedz w obszarze legislacyjnym Unii Europejskiej. Summary In article the range of problems of knowledge management is presented in the context of European Union legislation process. General model of that process is discussed. General attributes of French German, Finnish and Polish models as coordination step in legislation process is described. Essential recommendations according to further development of knowledge management in European Union legislation process area is pointed. 1. Zarzdzanie wiedz w kontekcie procesu legislacyjnego UE We współczesnym wiecie coraz wiksz rol odgrywa zarzdzanie wiedz, w szczególnym, wszym aspekcie rozumiane jako zarzdzanie wysokiego poziomu dokumentami elektronicznymi zawierajcymi informacje oraz dokumentowanie historii procesów prowadzcych do stworzenia i modyfikacji tych dokumentów. Automatyzacja procesów dystrybucji, przechowywania i wyszukiwania potrzebnych informacji i zwizanej z nimi wiedzy staje si zagadnieniem kluczowym dla poprawnego funkcjonowania instytucji pastwowych i przedsibiorstw prywatnych. Problematyka ta ma szczególne znaczenie dla organizacji rozproszonych, takich jak opisywane w niniejszym artykule instytucje UE oraz zaangaowane w proces tworzenia europejskich aktów prawnych instytucje administracji publicznej pastw członkowskich, pomidzy którymi trwa nieustanny dialog oraz nieustanna wymiana dokumentów. Zapanowanie nad natłokiem informacji przesyłanych w rónych kierunkach pomidzy setkami instytucji i setkami tysicy urzdników wymaga zaprojektowania systemu, który uwzgldnia tak ogólne zasady pracy z dokumentami elektronicznymi, jak i specyfik konkretnych urzdów, prawo na poziomie lokalnym, centralnym i midzynarodowym oraz moliwoci i ograniczenia techniczne jakie s narzucane na rónych poziomach funkcjonowania systemu. Niezbdne jest równie dokładne zdefiniowanie cieek przepływu informacji oraz poziomów kompetencji. W Unii Europejskiej trwaj zaawansowane prace nad standaryzacj obiegu dokumentów elektronicznych oraz zdefiniowaniem ogólnych procesów akceptacji projektów aktów prawnych na rónych poziomach hierarchii urzdowej i zgodnie z odpowiednimi kompetencjami. Nie jest to problem trywialny, z uwagi na brak jednolitych podstaw prawnych funkcjonowania urzdów w pastwach członkowskich oraz brak jednolitych i dajcych nadziej w perspektywie na integracj rodowisk informatycznych – co jest szczególnie widoczne po rozszerzeniu Unii w 2004 roku. 86 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr4, 2005 Jeszcze do niedawna administracja publiczna, w tym równie instytucje europejskie, nie dysponowała tak wielkimi jak dzisiaj moliwociami przetwarzania informacji. Dlatego te dopiero od niedawna toczy si dyskusja nad rol poszczególnych instytucji w procesie zarzdzania informacj publiczn, tworzone s regulacje okrelajce obowizki i ograniczenia sektora publicznego w udostpnianiu informacji. W sferze zarzdzania wiedz prawn UE, polityka polegajca na symetrycznym i równoczesnym dostarczaniu pełnej wiedzy wszystkim pastwom członkowskim UE bd ograniczaniu dostpu do niej zgodnie z okrelonymi zasadami promowania pewnej czci podmiotów, w znacznym stopniu implikuje równie rodzaj i charakter ródeł informacyjnych, ich jako, wiarygodno i zaawansowanie technologiczne. Fakt, e odpowiednie zarzdzanie informacj przez instytucje centralne UE (w tym pastwo sprawujce przewodnictwo w danej kadencji) jest bardzo wanym instrumentem umoliwiajcym wzrost efektywnoci strategicznego sterowania procesem legislacyjnym UE, jest ju powszechnie znanym truizmem. Powszechnie równie wiadomo, e nadmierna wraliwo i uzalenienie si od systemów informatycznych moe stanowi zagroenie dla stabilnoci pastw członkowskich oraz ich zdolnoci do efektywnego uczestniczenia w procesie legislacyjnym UE. Jednym z głównych programów, przy pomocy którego Unia Europejska stara si wypracowa i rozpowszechni wród pastw członkowskich standardy informatyczne w zakresie sieci transmisyjnych i organizacji pracy grupowej, jest IDA (Interchange of Data between Administration). Jest to jeden ze starszych programów wspólnotowych, którego historia siga pocztku lat 90 co wiadczy o duym znaczeniu, jakie przypisywane jest zarzdzaniu obiegiem dokumentów prawnych w UE. Prace IDA obejmuj m.in. obszar rozwijania narzdzi ułatwiajcych współdziałanie instytucji europejskich i powizanych z nimi instytucji pastw członkowskich. Dla zarzdzania wiedz w obszarze legislacyjnym w UE szczególnie istotny jest jeden z projektów horyzontalnych programu IDA zajmujcy si ustalaniem wspólnych standardów architektury systemów informatycznych dla administracji krajów członkowskich oraz tworzeniem gotowych narzdzi (jak, na przykład, pakiet pracy grupowej CIRCA), które mog by nieodpłatnie wykorzystywane w urzdach krajów UE. 2. Model procesu legislacyjnego w UE W procesie legislacyjnym UE mona wyodrbni dwa nastpujce po sobie procesy pracy nad aktami prawnymi: • proces koordynacji pomidzy pastwami członkowskimi (przygotowywanie projektów aktów prawnych, w grupach roboczych zorganizowanych tematycznie). • proces decyzyjny (stanowienie prawa, na poziomie instytucji europejskich); W procesie koordynacji – tworzenia kolejnych wersji proponowanych aktów prawnych, przed oficjalnym przedstawieniem projektów instytucjom europejskim uczestnicz przedstawiciele administracji publicznej wszystkich krajów członkowskich pracujcy w midzyresortowych i midzynarodowych grupach roboczych. Prac grup roboczych na szczeblu centralnym organizuje Sekretariat Generalny Rady Unii Europejskiej (SG RUE) oraz porednio Komisja UE i pastwo sprawujce przewodnictwo w Radzie UE. Tryb obiegu dokumentów podczas tworzenia projektów aktów prawnych jest obecnie wyjtkowo skomplikowany, m.in. z uwagi na fakt, e był on zaprojektowany dla wspólnoty liczcej sze narodów i musi by zarzdzany na poziomie centralnym (SG RUE) oraz na poziomie poszczególnych pastw członkowskich. Klaudia A. Ławcewicz Wspomaganie tworzenia i aktualizacji aktów prawnych UE elementem zarzdzania wiedz prawnicz Rada Unii Europejskiej 87 Parlament Europejski Komisja Europejska Rys. 1. Schemat przepływu dokumentów pomidzy instytucjami europejskimi W procesie decyzyjnym uczestniczy wiele instytucji europejskich (w szczególnoci Komisja Europejska, Parlament Europejski, Rada Unii Europejskiej). Z propozycj przyjcia nowej legislacji lub zmiany ju istniejcej wystpuje Komisja Europejska, natomiast akty prawne uchwalane s przez Rad i Parlament. Zasady i procedury procesu decyzyjnego UE s okrelone w traktatach, które s akceptowane przez wszystkie kraje członkowskie. Istniej trzy główne procedury uchwalania nowych i modyfikacji istniejcych aktów prawnych w UE: • procedura współdecydowania (Komisja przedkłada wniosek Parlamentowi i Radzie, które wypracowuj porozumienie); • procedura konsultacji (Komisja przekazuje swoj propozycj Radzie, która oficjalnie konsultuje si z Parlamentem i innymi organami); • procedura zgody (Rada ma obowizek uzyska zgod Parlamentu przed podjciem decyzji, przy czym Parlament nie moe zmienia wniosku – musi go przyj lub odrzuci). Wyboru procedury dokonuje Komisja Europejska. Wybór ten zaley od „podstawy prawnej” danej propozycji. 3. U32Mail/Extranet Unia Europejska w 1998 roku rozpoczła prace nad stworzeniem mechanizmów pozwalajcych na usprawnienie procesu obiegu dokumentów SG RUE przez: • zaprzestanie wymiany dokumentów w postaci papierowej; • stworzenie mechanizmu elektronicznego transferu dokumentów powstajcych w trakcie pracy Rady do właciwych organów współpracujcych. System U32Mail/Extranet, uruchomiony w 2002 roku stanowi pierwszy etap tej inicjatywy. Narzdzie to zakłada wstpn klasyfikacj dokumentów i umoliwia definiowanie prostych reguł dystrybucji. System ten umoliwia dystrybucj dokumentów rozsyłanych przez Sekretariat Generalny Rady Unii Europejskiej (SG RUE), Komisj Europejsk oraz pastwo sprawujce przewodnictwo w danej kadencji do wszystkich pastw członkowskich Unii Europejskiej. U podłoa powstania systemu U32Mail/Extranet leała konieczno usprawnienia obiegu dokumentów w UE, szczególnie pomidzy Rad UE a pastwami członkowskimi oraz pomidzy uczestnikami grup 88 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr4, 2005 roboczych i komitetów. Podstawowym zadaniem było stworzenie mechanizmów zarzdzania dokumentami elektronicznymi, w tym w szczególnoci mechanizmów dystrybucji i wyszukiwania okrelonych zagadnie. System U32Mail/Extranet został wprowadzony w UE w 2002 roku. W chwili obecnej pozwala on na: • usprawnienie procesu obiegu dokumentów SG RUE; • zaprzestanie wymiany dokumentów w postaci papierowej; • stworzenie mechanizmu elektronicznego transferu dokumentów powstałych w trakcie pracy Rady do właciwych organów współpracujcych (cz Mail); • stworzenie mechanizmu udostpniania dokumentów wspomaganego aparatem wyszukiwawczym (cz Extranet). Obecnie system U32Mail/Extranet obejmuje: • sprzt teleinformatyczny; • oprogramowanie; • bezpieczn sie transmisji danych, która wykorzystywana jest do do obsługi tworzenia, archiwizowania, udostpniania oraz transferu dokumentów zwizanych z procesem decyzyjnym Rady Unii Europejskiej. System spełnia dwie podstawowe funkcje: • jest poczt spedycyjn dokumentów SG RUE; • zapewnia biecy dostp do bazy danych informacyjnych (w tym archiwalnych). Głównym uytkownikiem i administratorem systemu jest Sekretariat Generalny Rady UE. Kady kraj członkowski Unii Europejskiej posiada dwa punkty dostpu do systemu, które s zlokalizowane w stałych przedstawicielstwach krajów członkowskich w Brukseli oraz w odpowiedzialnej za współprac z Uni Europejsk komórce rzdowej tych krajów. System U32Mail/Extranet jest wykorzystywany przez kraje członkowskie wyłcznie jako narzdzie odbioru lub dostpu do dokumentów SG RUE w formie informacji jawnych, w standardowej postaci tekstowej, w uzgodnionych wersjach jzykowych (dla Polski to wersje: angielska i francuska). Zestaw dostpowy systemu U32Mail/Extranet przeznaczony dla Polski zawiera nastpujce komponenty: • Pushing Agent wraz z oprogramowaniem systemu U32 (pełnicy funkcje serwera mailowego); • Pushing Agent backup server (tworzcy i przechowujcy kopie zapasowe); • Web Server; • firewall wraz z oprogramowaniem; • urzdzenie kryptograficzne; • lini dzierawion pomidzy urzdzeniem a Sekretariatem Generalnym Rady w Brukseli; • oprogramowanie systemowe (Windows NT, Oracle, ColdFusion) oraz telekomunikacyjne (X.400). 4. Inne zasoby danych zawierajce informacje o aktach prawnych UE Unia Europejska poza dystrybucj dokumentów w odpowiednio zaprojektowanym trybie pracy, udostpnia równie wiele zasobów grupujcych akty prawne i inne dokumenty o tematyce unijnej. Najszerszym zasobem jest serwer Europa (www.europa.eu.int). W ramach tego serwera dostpnych jest pi podstawowych baz danych prawnych: Klaudia A. Ławcewicz Wspomaganie tworzenia i aktualizacji aktów prawnych UE elementem zarzdzania wiedz prawnicz 89 EUR-Lex (bezpłatna baza, w której dostpne s Dzienniki Urzdowe Wspólnot Europejskich poza seri C z ostatnich lat, akty o charakterze prawnie wicym: dyrektywy, rozporzdzenia, traktaty, decyzje; najnowsze orzeczenia Europejskiego Trybunału Sprawiedliwoci oraz niektóre dokumenty o charakterze pozaprawnym); • Celex (baza ta zawiera akty prawne - traktaty, dyrektywy, rozporzdzenia - publikowane w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej serii C, projekty tych aktów oraz niektóre orzeczenia Europejskiego Trybunału Sprawiedliwoci); • OEIL (baza ta zawiera informacje dotyczce procesu decyzyjnego zwizanego z przyjmowaniem aktów prawnych oraz informacje o poszczególnych etapach procedury ustawodawczej i jest utrzymywana przez Parlament Europejski); • Prelex (baza zawierajca wszystkie projekty aktów prawnych przygotowywanych przez Komisj Europejsk, od chwili ich przygotowania, a do ich przyjcia lub odrzucenia); • Curia (baza orzecze sdów europejskich znajdujca si na serwerze Europejskiego Trybunału Sprawiedliwoci CURIA). Bazy te stanowi cz europejskiej koncepcji zarzdzania wiedza prawnicz. Równie w Polsce istnieje baza danych Eulex o regulacjach prawnych obowizujcych w Unii Europejskiej prowadzona przez Ministerstwo Gospodarki i Pracy, która zawiera opisy dokumentów oraz, w wielu wypadkach, pełne teksty w jzyku polskim. • 5. Niemiecko – francuski model procesu koordynacji Wiele pastw członkowskich do udostpniania europejskich aktów prawnych w procesie koordynacji korzysta z bezpłatnych rozwiza udostpnianych przez UE dla administracji publicznej. Najpopularniejszym z nich jest CIRCA (http://forum.europa.eu.int). CIRCA jest rodowiskiem narzdziowym umoliwiajcym tworzenie internetowych i intranetowych serwisów wspierajcych zarzdzanie przepływem pracy i obiegiem dokumentów. Jej głównym celem jest efektywne i bezpieczne współdzielenie zasobów pomidzy uytkowników. Zaawansowane rozwizania oparte na strukturze systemu CIRCA posiadaj w chwili obecnej Francja i Niemcy. W skład podstawowych funkcjonalnoci systemu wchodzi: • dua elastyczno konfiguracyjna; • moliwo zaprojektowania dowolnych procesów pracy; • moliwo personalizacji serwisu dla kadego uytkownika; • moliwo konfigurowania dystrybucji zgodnie z wyszczególnionymi atrybutami dokumentów; • wiele dodatkowych funkcjonalnoci, tj. wyszukiwanie wielokryterialne, praca w wydzielonych, prywatnych podgrupach (przestrzeniach), archiwum, newsletter, fora, wirtualne konferencje, zarzdzanie spotkaniami. 90 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr4, 2005 Rys. 2.Interfejs systemu CIRCA Podkrelanymi czsto zaletami tego rozwizania s relatywnie niskie koszty wdroenia oraz małe wymagania sprztowe i aplikacyjne. CIRCA jest stale rozwijana w programie IDA, zgodnie ze zgłaszanymi przez poszczególne kraje członkowskie uwagami i informacjami odnonie zapotrzebowa. Zwykle co roku pojawiaj si dwie nowe wersje systemu. Ostatnie zmiany wzbogaciły system o: • rozszerzenie moliwoci personalizacji; • wyszukiwanie pełnotekstowe; • wsparcie standardu metadanych Dublin Core; • pełny model workflow; • wsparcie dla zarzdzania wiedz w systemie. Z uwagi na dynamiczny rozwój i rosnce zainteresowanie w wikszoci krajów europejskich CIRCA moe sta si głównym narzdziem zarzdzania wiedz w Unii Europejskiej. Umoliwiłoby to wprowadzenie wspólnych standardów obiegów dokumentów i doprowadziłoby do znacznego zmniejszenie kosztów w komunikacji pomidzy krajami członkowskimi. 6. Fiski model procesu koordynacji W Finlandii został stworzony intranetowy system EU-tori (European Union Forum) wspierajcy proces dystrybucji i tworzenia projektów aktów prawnych UE dla wszystkich resortów biorcych udział w procesie koordynacji. System ten został oparty na logice opisanego powyej systemu U32Mail/Extranet i dostosowany do charakterystyki administracji publicznej w Finlandii. Został udostpniony wszystkim urzdnikom współpracujcym z UE i zastpił poprzedni mechanizm dystrybucji rcznej przy pomocy poczty elektronicznej. System bazuje na narzdziach Documentum Content Management System. Obecnie przez system ten przepływa miesicznie około 3 500 dokumentów. Podstawowym celem stworzenia systemu EU-tori było udostpnianie współdzielonych informacji wszystkim urzdom zaangaowanym w proces koordynacji. Na funkcjonalno systemu EU-tori składa si: • dystrybucja dokumentów unijnych; Klaudia A. Ławcewicz Wspomaganie tworzenia i aktualizacji aktów prawnych UE elementem zarzdzania wiedz prawnicz 91 przygotowanie stanowisk Finlandii na posiedzenia komisji i grup roboczych; archiwizacja dokumentów powstałych w procesie koordynacji oraz dokumentowania historii procesów, System oparty jest na przegldarce internetowej i dostpny przez sie intranetow/ekstranetow wszystkim urzdom centralnym. Przechowywane w nim dokumenty zapisywane sa w standardzie MS Word przy pomocy zamieszczonych w systemie szablonów. Dokumenty mog by udostpniane uytkownikom przez system lub wysyłane poczt elektroniczn. System bazuje na kodach tematycznych zawartych w fiszce [X] projektów aktów prawnych przychodzcych z SG RUE do pastw członkowskich. System zakłada grupowanie dokumentów w sprawy oraz zgodnie z wieloma innymi kryteriami, co z kolei umoliwiło implementacj złoonych i efektywnych mechanizmów wyszukiwania wielokryterialnego. W dalszym etapie Finlandia zakłada udostpnienie czci informacyjnej systemu wszystkim zainteresowanym obywatelom Finlandii. Dziki wdroeniu nowego systemu administracja Finlandii uzyskała kompleksowe repozytorium dokumentów i procesów zwizanych z udziałem Finlandii w procesie koordynacyjnym UE. Dziki złoonym mechanizmom zarzdzania danymi, wielokontekstowego przetwarzania dostpnych informacji oraz zamieszczeniu w systemie wielu rónorodnych informacji pozyskanych od ekspertów, system ten ma wszelkie znamiona pozwalajce uzna go za system zarzdzania wiedz legislacyjn UE w zakresie Finlandii. • • 7. Estoski model procesu koordynacji W Estonii w ramach programu RMP (Records Management Program of Government Agencies) stworzono zintegrowany system dla urzdów centralnych wspomagajcy uczestnictwo Estonii w procesie koordynacyjnym. Podczas trwania programu ustalono metodologi i definicje procesów współpracy midzyresortowej oraz załoenia systemu zarzdzania projektami aktów prawnych UE. Przed wdroeniem systemu przeprowadzono reform administracji publicznej usprawniajc i udraniajc przebieg procesu decyzyjnego w estoskiej administracji publicznej. Przeznaczono równie due nakłady na powszechn komputeryzacj urzdów i powszechny dostp do Internetu, przy pomocy którego udostpniony został system. Podczas budowy systemu wspierajcego proces koordynacji w Estonii skoncentrowano si na problematyce dystrybucji i udostpniania dokumentów. Powstały system jest kompromisem pomidzy wymogami europejskiej polityki koordynacyjnej oraz specyficznych uwarunkowa prawnych, zwyczajowych i kompetencyjnych w Estonii. W efekcie powstał prosty system oparty na standardzie XML, który mona uzna wyłcznie za rozszerzon baz projektów aktów prawnych UE oraz stanowisk estoskich. System ten stanowi cz midzynarodowego, europejskiego systemu zarzdzania wiedz w procesie legislacyjnym UE, ale rozpatrywany osobno jest standardowym narzdziem ułatwiajcym dostp do statycznych dokumentów koordynacyjnych. 8. Polski model procesu koordynacji Od stycznia 2003 r. Przedstawicielstwo RP w Brukseli, a kilka dni póniej UKIE otrzymuje dokumenty SG RUE za porednictwem Internetu. Po ponad roku przygotowa, w kwietniu 2003 r. został uruchomiony system EWD-P stworzony przez firm Rodan Systems S.A., obecnie najbardziej zaawansowany i posiadajcy najszersz funkcjonalno system wspierajcy koordynacje w procesie legislacyjnym UE. 92 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr4, 2005 System EWD-P uzupełnia mechanizmy systemu U32Mail/Extranet o szeroko rozumiane zarzdzanie procesem wypracowania stanowiska RP. Wprowadzenie dodatkowych funkcjonalnoci okazało si niezbdne z uwagi na: • zasadnicz odmienno istoty procesu decyzyjnego zwizanego z udziałem Polski w pracach Rady Europy od standardu obowizujcego w urzdach administracji centralnej RP; • dynamiczny i szybki przyrost liczby dokumentów tworzonych przez UE, co w efekcie mogło spowodowa wewntrzn blokad procesu koordynacji w polskiej administracji, gdyby nie wprowadzono sprawnego systemu wspomagajcego; • skomplikowany proces dotarcia do informacji zwizanej z dan spraw i dokumentami z ni zwizanymi; • bardzo krótki czas przeznaczony na wysłanie instrukcji dla Polskiego Przedstawicielstwa. Instytucja1 Adresat „dowiadomo Ğ ci” Przedstawicielstw o RP przyUE Wymianainformacji pomiĊdzyadresatami Sekretariat Generalny RadyUE Instytucja2 Adresat gł ówny Elektroniczna korespondencja zinstytucji UE KomisjaEuropejska BramaPolska Analiza fiszki dokumentu ... PaĔstwo sprawujące przewodnictwo w Radzie UE LEGENDA: Sysytem U32Mail System EWD Instytucja n Rys. 3. Schemat przepływu dokumentów pomidzy UE a Polsk Podczas projektowania systemu EWD-P przyjto nastpujce podstawowe załoenia: dostp do systemu bdzie moliwy przez Internet; uytkownicy bd logowa si do systemu przy pomocy przegldarki internetowej; system bdzie posiadał centraln baz przechowujc wszystkie informacje zwizane z procesem koordynacji; • podczas trwania procesu koordynacji adne informacje nie przemieszczaj si poza systemem. • • • Klaudia A. Ławcewicz Wspomaganie tworzenia i aktualizacji aktów prawnych UE elementem zarzdzania wiedz prawnicz 93 Rys. 4. Interfejs systemu EWD-P Celem Systemu Przepływu i Archiwizowania Spraw i Dokumentów Elektronicznych Rady Unii Europejskiej (EWD-P) jest usprawnienie pracy polskich urzdników uczestniczcych w procesie legislacyjnym Unii Europejskiej poprzez dostarczenie mechanizmów zarzdzania dokumentami przesyłanymi z Unii Europejskiej oraz zapewnienie odpowiedniego wsparcia w wypracowywaniu stanowiska/instrukcji RP w odpowiedzi na wspomniane dokumenty. System ten ma zgromadzi wszystkie dokumenty przysyłane w ramach systemu U32Mail z Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej oraz od pastwa aktualnie sprawujcego przewodnictwo w Radzie. Obecnie dokumenty te s rozsyłane rcznie do odpowiednich urzdników biorcych udział w pracach europejskich grup roboczych i komisji. Czsto s to dokumenty nic nie znaczce bez odpowiedniego kontekstu wczeniejszych wersji i historii dyskusji, jaka toczyła si pomidzy polskimi ekspertami zaangaowanymi w opracowanie konkretnych zagadnie. W ramach systemu EWD-P stworzono zestaw instrumentów umoliwiajcych: • gromadzenie w jednym miejscu pełnej wiedzy na temat zagadnie, jakimi zajmuj si polscy urzdnicy w ramach prac legislacyjnych Rady Unii Europejskiej; • ledzenie kompletnej historii procesu zwizanego z podejmowaniem decyzji i wypracowywaniem polskiego stanowiska w danej sprawie; • właciwy dobór ekspertów do okrelonych spraw i moliwo konsultowania si z ekspertami zewntrznymi (m.in. placówkami naukowymi); • monitorowanie stopnia realizacji kluczowych dla Polski zagadnie. Struktura spraw powinna by zgodna z Ustaw o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r., z póniejszymi zmianami (Ustawa o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 16 marca 2000 r. i 8 czerwca 2001 r.) oraz z rozporzdzeniem Ministra Kultury w sprawie postpowania z dokumentacj, zasad jej klasyfikowania i kwali- 94 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr4, 2005 fikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pastwowych z dnia 16 wrzenia 2002 r. Dlatego te istnieje konieczno wyodrbnienia w systemie danych, które podlegaj archiwizacji zgodnie ze wspomnianymi ustawami oraz dostosowania systemu do wymogów i formalnych ogranicze archiwizacji dokumentów pastwowych. Takimi danymi zgodnie z orzeczeniem Archiwum Akt Nowych mog sta si sprawy uporzdkowane hierarchicznie zgodnie z oficjalnie przyjtym Rzeczowym Wykazem Akt1 (RWA). 9. Zalecenia do dalszego rozwoju zarzdzania wiedz w obszarze legislacyjnym UE Zgodnie z zaleceniami stworzonymi podczas realizacji programu IDA oraz powszechnie uznawan w UE norm ISO 15489, midzynarodowy jednolity system zarzdzania wiedz prawnicz wspomagajcy tworzenie i aktualizacje aktów prawnych UE powinien spełnia nastpujce załoenia: • powinien umoliwia wprowadzenie wspólnej polityki i standardów; • powinien pozwoli na zarzdzanie danymi oraz osobami biorcymi udział w procesach zarzdzania danymi; • powinien umoliwi wyznaczenie granic odpowiedzialnoci i uprawnie poszczególnych osób; • powinien wdroy zdefiniowane procedury oraz zakres czynnoci zwizanych z zarzdzaniem i wykorzystywaniem danych. W opisie standardu ISO 15489 duy nacisk połoono na konieczno dostosowania aplikacji słucej do zarzdzania informacj do specyfiki rodowiska, dla którego aplikacja bdzie tworzona, w tym przede wszystkim system powinien by zgodny z: • ustawami i innymi regulacjami obowizujcymi w danym rodowisku okrelajcymi dane, archiwa, dostp, polityk prywatnoci, ochron danych i polityk informacyjn; • obowizujcymi w praktyce standardami; • nieformalnymi zasadami postpowania; • oczekiwaniami społecznoci zwizanej z danym rodowiskiem. Podczas tworzenia aplikacji, która bdzie dostosowana do zalece programu IDA oraz certyfikatu jakoci ISO 15489, twórca powinien stworzy, udokumentowa, utrzymywa i ogłosi zasady, procedury i praktyk zarzdzania danymi. Celem stworzenia zasad zarzdzania danymi powinno by stworzenie i zarzdzanie autentycznym, godnym zaufania i uytecznym zbiorem danych. Zasady te powinny by powszechnie znane i stosowane przez uytkowników aplikacji oraz popierane przez decydentów w danym rodowisku. Zasady te powinny wynika z powyszej analizy procesów zachodzcych w systemie. Zachowywanie zasad powinno by stale kontrolowane przez system. System powinien mie jasno zdefiniowane przestrzenie odpowiedzialnoci, przejrzysty system uprawnie i dobrze zdefiniowane grupy uytkowników. Kady uytkownik powinien by identyfikowalny w systemie. Powinna istnie moliwo przypisania kadej czynnoci wykonanej w systemie do okrelonego uytkownika. Schemat odpowiedzialnoci w systemie powinien by zbieny z rozkładem rzeczywistej odpowiedzialnoci w rodowisku. Schemat odpowiedzialnoci w systemie powinien spełnia nastpujce załoenia: 1 Dokładny opis RWA znajduje si w Rozporzdzeniu Ministra Kultury w sprawie postpowania z dokumentacj , zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pastwowych z dnia 16 wrzenia 2002 r Klaudia A. Ławcewicz Wspomaganie tworzenia i aktualizacji aktów prawnych UE elementem zarzdzania wiedz prawnicz 95 wykonawcy s odpowiedzialni za wszystkie aspekty zarzdzania danymi, łcznie z projektowaniem, implementacj i utrzymaniem systemu danych, wszystkimi czynnociami wykonywanymi w tym systemie i szkoleniem uytkowników dołczanych do systemu; • decydenci w rodowisku s odpowiedzialni za popieranie stosowania zasad zarzdzania danymi w systemie. Sporód opisanych w artykule systemów wydaje si, e tylko polski system EWD-P w całoci oraz wdroona w w Niemczech CIRCA w znacznej czci, spełniaj wymagania poprawnie zamodelowanego systemu zarzdzania obiegiem dokumentów i prac grupow. • 10. Podsumowanie Przedstawione w artykule elementy wspomagajce zarzdzanie wiedz legislacyjn w procesie tworzenia prawa europejskiego uwidaczniaj brak spójnej polityki unijnej zmierzajcej w kierunku ujednolicenia systemu zarzdzania wiedz prawnicz na terenie całej UE. Widoczny jest równie brak sprawnego zaplecza eksperckiego i doradczego wspierajcego urzdników unijnych w tworzeniu wizji rozwoju zintegrowanych systemów. Pewne nadzieje mog by zwizane z oparciem wszystkich dotychczas stworzonych systemów na standardach XML. Pozwoli to w przyszłoci na stworzenie kanałów transmisyjnych i uzgodnienie metod komunikacji pomidzy poszczególnymi zasobami. Zbyt wolno rozwijajce si publiczne systemy informacyjne w pastwach członkowskich, brak przyłoenia naleytej wagi do edukacji informacyjnej i promowania nowoczesnych instrumentów komunikacyjnych w administracji publicznej skutecznie opónia proces budowy zintegrowanych systemów umoliwiajcych zarzdzanie wiedz w tym obszarze. Małe i rednie instytucje lokalne, które powinny bra udział w dialogu podczas tworzenia prawa unijnego, czsto nie posiadaj stałego dostpu do Internetu, a urzdnicy nie posiadaj wiedzy umoliwiajcej sprawne pozyskiwanie informacji ze ródeł publicznych. Uderza równie brak zainteresowania ta tematyk wród predestynowanych do tego instytucji, co powoduje promowanie wymaga formalnych, a nie praktycznych realizacji idei zarzdzania wiedz. Krytykujc, nie sposób nie dostrzec, e jednak niezwykle szybko rozwijaj si systemy w wymienionych w artykule przodujcych pastwach członkowskich, do których dziki systemowi EWD-P naley równie Polska. Nowoczesne rozwizania teleinformacyjne staj si powoli standardem w funkcjonowaniu polskiej administracji pastwowej. Brak realnego planu budowania sieci zestandaryzowanych serwisów publicznych rekompensowany jest przez niezwykle mocno zaangaowanych pracowników poszczególnych jednostek administracji centralnej. Realizowanie polityki zarzdzania wiedz prawn w instytucjach unijnych jest jednak w chwili obecnej wyzwaniem dla niektórych, a nie obowizkiem dla wszystkich. 96 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZDZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr4, 2005 Bibliografia 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Coding of Council Documents, Council of the European Union, January 2003 European Environment Information and Observation Network (EIONET) http://www.eionet.eu.int/EIONET_Tech/CIRCA/ EUTORI - a tool for the preparation of EU affairs, http://www.tietoenator.com/default.asp?path=1,93,210,9278,9291 EWD-P, http://www.informatyzacja.gov.pl/scripts/detail.asp?id=211 IDA, http://europa.eu.int/ida/ Serwer Europa, http://www.europa.eu.int System Koordynacji Polityki Europejskiej w okresie poprzedzajcym członkostwo Polski w UE, Udział w procedurze informowania i konsultacji oraz status aktywnego obserwatora w procesie decyzyjnym UE z dnia 28 lutego 2003 r. Klaudia A. Ławcewicz e-mail: [email protected]
