Strona 1 z 3 Załącznik do Zarządzenia Starosty Lubelskiego Nr 4

Załącznik do Zarządzenia Starosty Lubelskiego
Nr 4/2013 z dnia 24 stycznia 2013 r.
Zasady wydawania materiałów i akcesoriów promocyjnych znajdujących
się w dyspozycji Wydziału Organizacyjnego Starostwa Powiatowego
w Lublinie
§1
Materiałami promocyjnymi określa się:
1.) wydawnictwa drukowane (np. albumy, foldery, ulotki, informatory, mapy, plany
miasta, kalendarze itp.) o treściach promujących walory gospodarczoinwestycyjne, turystyczne, kulturowe oraz sportowe Powiatu Lubelskiego,
opatrzone herbem Powiatu Lubelskiego, napisem Powiat Lubelski,
2.) gadżety promocyjne (np. koszulki, smycze, znaczki, kubki, długopisy, notesy,
notatniki itp.) opatrzone napisem „Powiat Lubelski" i/lub zawierające herb
Powiatu Lubelskiego.
§2
Ustala się następujący tryb dystrybucji materiałów i akcesoriów promocyjnych:
1.) dysponentem materiałów i akcesoriów promocyjnych jest Wydział Organizacyjny
Starostwa Powiatowego w Lublinie.
3.) materiały i akcesoria promocyjne wydawane są organizacjom o charakterze nonprofit, organizacjom pozarządowym, organizacjom pożytku publicznego,
placówkom naukowo-oświatowym, jednostkom samorządowym i instytucjom
państwowym, prowadzących działalność na terenie Powiatu Lubelskiego
realizujących projekty mające szczególne znaczenie dla promocji Powiatu
Lubelskiego, np.: udział w targach, wizyty inwestorów, konferencje prasowe,
imprezy kulturalne i sportowe, wymiany młodzieżowe z zagranicą itp.
4.) materiały i akcesoria promocyjne przeznaczone są przede wszystkim na realizację
przedsięwzięć o charakterze promocyjnym, a także na potrzeby reprezentacji
Zarządu Powiatu w Lublinie.
5.) Wydział Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Lublinie nie wydaje materiałów
promocyjnych podmiotom w celach komercyjnych.
§3
Zasady złożenia i rozpatrzenia wniosku:
1.) wniosek o wydanie materiałów promocyjnych stanowi załącznik nr 1 do
niniejszych zasad. Wniosek należy opatrzyć pieczątką i podpisem osoby
upoważnionej do reprezentowania wnioskodawcy.
2.) formularz wniosku jest do pobrania na stronie www.powiat.lublin.pl w zakładce
Poradnik Klienta oraz w BIP pod adresem www.bip.lublin.pl/powiatlublin
w zakładce Instrukcje załatwiania spraw w Starostwie Powiatowym/Wydział
Organizacyjny.
3.) rozpatrywane będą wnioski tylko dokładnie wypełnione i podpisane.
Strona 1 z 3
4.) wnioski można składać osobiście w Punkcie Obsługi Klientów Starostwa
Powiatowego w Lublinie; pocztą na adres: Starostwo Powiatowe w Lublinie,
ul. Spokojna 9, 20-074 Lublin lub faksem nr : (81) 528 66 01.
5.) wnioski rozpatruje Naczelnik Wydziału Organizacyjnego lub upoważniony przez
niego pracownik wydziału w terminie do 14 dni od daty złożenia wniosku.
6.) o zgodzie na przyznanie materiałów wnioskujący będą powiadamiani telefonicznie
lub za pomocą poczty elektronicznej, natomiast o nieprzyznaniu w formie
pisemnej.
§4
Informacje w sprawie wydania materiałów i/lub akcesoriów można uzyskać
w Wydziale Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Lublinie.
§5
Materiały i akcesoria promocyjne wydawane są w Wydziale Organizacyjnym
Starostwa Powiatowego w Lublinie, w godzinach pracy urzędu.
§6
1. Każdorazowe wydawanie materiałów i akcesoriów promocyjnych odnotowywane
jest w prowadzonej do tych celów przez Wydział Organizacyjny ewidencji.
2. Ewidencja wydawanych materiałów i akcesoriów promocyjnych powinna zawierać
m.in. następujące dane:
1) datę wydania materiałów i akcesoriów promocyjnych,
2) rodzaj wydawanych materiałów i akcesoriów promocyjnych,
3) ilość wydawanych materiałów i akcesoriów promocyjnych,
4) określenie jednostki lub osoby dla której są wydawane materiały i akcesoria
promocyjne.
§7
W zależności od stanu magazynowego zastrzega się możliwość wydania mniejszej
ilości materiałów i/lub akcesoriów promocyjnych niż wymieniona we wniosku, jak
również mogą być dokonane zmiany dotyczące ich rodzaju lub wersji językowych.
§8
1. Wnioskodawca zobowiązany jest do przedłożenia w Wydziale Organizacyjnym
sprawozdania z realizacji projektu promocyjnego, w który zaangażowane zostały
materiały i/lub akcesoria promocyjne Powiatu Lubelskiego (załącznik nr 2).
2. Sprawozdanie
w
wersji
elektronicznej
należy
przesłać
na
adres
[email protected] lub złożyć w Punkcie Obsługi Klienta Starostwa
Powiatowego w Lublinie, w ciągu 14 dni od zakończenia imprezy.
3. Niezłożenie sprawozdania skutkować będzie odmową wydania materiałów
promocyjnych w razie ponownego ubiegania się o wydanie materiałów
promocyjnych.
Strona 2 z 3
§9
W szczególnych przypadkach możliwa jest ekwiwalentna wymiana materiałów
i akcesoriów promocyjnych pomiędzy Starostwem Powiatowym w Lublinie a innymi
instytucjami posiadającymi takie materiały, które mogą być wykorzystane w promocji
powiatu.
Strona 3 z 3