Załącznik numer 5 Organ wydający: Minister Sprawiedliwości

RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO
DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE
Załącznik numer 5
Organ wydający: Minister Sprawiedliwości
Rodzaj aktu: rozporządzenie
Rodzaj tekstu: tekst ogłoszony / tekst jednolity
Data wejścia w życie: 01.01.2010
Wygaśnięcie ważności bieżącej wersji: obowiązująca
Miejsce ogłoszenia:
Załącznik do Dziennika Państwowego 2009, 89, 1296
Zasady poświadczania (klauzulą apostille) dokumentów urzędowych wydanych w
Republice Estonii oraz ich unieważniania
Przyjęto 27 listopada 2009 roku, nr 38
Rozporządzenie wchodzi w życie w związku z artykułem 5 Ustawy ratyfikującej
Konwencję znoszącą wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych.
Rozdział 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1. Zakres stosowania
Niniejsze rozporządzenie ustala warunki i zasady poświadczania (klauzulą apostille)
dokumentów urzędowych wydanych w Republice Estonii (zwanych dalej
"dokumentami"), wykaz informacji, jakie należy przedłożyć składając wniosek o
poświadczenie oraz zasady i procedury unieważniania takich poświadczeń.
§ 2. Organ poświadczający
(1) Poświadczenie może zostać wydane przez dowolnego notariusza działającego w
Republice Estonii.
(2) Notariusze nie poświadczają dokumentów wydanych lub uwierzytelnionych przez
siebie.
Rozdział 2
POŚWIADCZANIE DOKUMENTÓW KLAUZULĄ APOSTILLE
§ 3. Wydawanie poświadczeń
Notariusz może poświadczyć dokument, jeżeli dysponuje wzorem podpisu osoby, która
go podpisała i, w razie potrzeby, wzorem pieczęci lub potwierdzeniem przez właściwy
organ upewniającym notariusza, że dany dokument może zostać poświadczony zgodnie
z ustawą o ratyfikacji Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych
dokumentów urzędowych.
§ 4. Wniosek o poświadczenie dokumentu
1) Osoba ubiegająca się o poświadczenie dokumentu składa u notariusza odpowiedni
wniosek na piśmie. Wniosek może też zostać złożony listownie lub elektronicznie z
podpisem cyfrowym.
2) Wniosek musi zawierać następujące dane:
1. Imię i nazwisko wnioskodawcy / nazwa osoby prawnej
Strona 1 z 5
RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO
DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE
2. Nazwa dokumentu, o którego poświadczenie występuje wnioskodawca
3. Państwo, w którym dokument będzie używany
4. Sposób dostarczenia poświadczonego dokumentu
5. Dane do kontaktu z wnioskodawcą
6. Data złożenia wniosku
7. Podpis wnioskodawcy.
3) Do wniosku załącza się dokument wymagający poświadczenia. W przypadku
wniosków składanych listownie lub elektronicznie z podpisem cyfrowym, za datę
złożenia wniosku uznaje się datę dostarczenia dokumentu do poświadczenia. Jeżeli
wniosek i dokument zostały wysłane osobno, dokument należy dostarczyć z danymi
dotyczącymi wniosku o poświadczenie dokumentu.
4) Czynność wydania poświadczenia należy wprowadzić do repertorium
prowadzonego przez notariusza z chwilą wprowadzenia wniosku do rejestru
poświadczeń (klauzulą apostille).
§ 5. Wniosek składany w placówce konsularnej
1) Osoba ubiegająca się o poświadczenie dokumentu zgodnie z artykułem 42(1)
Ustawy Konsularnej musi podać we wniosku nazwisko notariusza, do którego
wniosek ma zostać przesłany jej wniosek.
2) Notariusz przekazuje poświadczony dokument wraz z rachunkiem za czynności
notarialne do placówki konsularnej, która z kolei wyda je wnioskodawcy.
§ 6. Wymagania dotyczące dokumentów
Klauzulą apostille poświadcza się oryginały dokumentów spełniających wymogi
formalne, ich urzędowe lub uwierzytelnione notarialnie kopie, wydruki lub wyciągi
opatrzone podpisem podpisującego, z podaniem jego imienia i nazwiska oraz
stanowiska, i, w razie potrzeby, pieczęcią wystawcy dokumentu.
§ 7. Przygotowanie poświadczenia i dołączanie go do dokumentu
1) Poświadczenie sporządza się w rejestrze poświadczeń (klauzulą apostille).
Poświadczenie drukuje na papierze zabezpieczonym formatu A5, który spełnia
wymagania określone przez Radę Izby Notarialnej.
2) Notariusz opatruje apostille swoim podpisem i pieczęcią. Do powyższego nie
stosują się postanowienia Artykułów 16 i 61(3) Rozporządzenia Notarialnego nr 23
Ministra Sprawiedliwości z 19 czerwca 2009 roku w sprawie składania podpisów.
3) Apostille musi zawierać następujące informacje:
1. Nazwa państwa wystawienia dokumentu
2. Imię i nazwisko osoby, która podpisała dokument
3. Stanowisko osoby, która podpisała dokument
4. Opis pieczęci lub stempla na dokumencie
5. Miejsce poświadczenia klauzulą apostille
6. Data poświadczenia klauzulą apostille
7. Imię, nazwisko i stanowisko osoby podpisującej poświadczenie dokumentu
klauzulą apostille
8. Numer, pod którym poświadczenie jest wpisane do rejestru
9. Pieczęć notariusza
10. Podpis notariusza.
Strona 2 z 5
RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO
DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE
4)
Poświadczenie klauzulą apostille zespala się pętelką ze sznurka notarialnego z
lewym górnym rogiem pierwszej strony dokumentu. Jeśli dokument zawiera wiele
stron, wszystkie strony zespala się taką pętelką.
5) Jeśli nie można zespolić pętelką wielostronicowego dokumentu w sposób
przedstawiony w punkcie 4 niniejszego Artykułu, poświadczenie należy zespolić ze
stroną dokumentu opatrzoną nazwiskiem i stanowiskiem osoby, która podpisała
dokument, i pieczęcią organu wystawiającego, jeśli ma ona zastosowanie.
§ 8. Język poświadczenia
Na życzenie wnioskodawcy pola te mogą zostać wypełnione w dowolnym innym języku
urzędowym państwa objętego działaniem Konwencji, jeżeli notariusz posiada
wystarczającą biegłość w tym języku, a rejestr poświadczeń klauzulą apostille na to
zezwala. Nazwy pól i treść poświadczenia podaje się w jednym języku. Tytuł
poświadczenia «Apostille (Conventa de La Hayes du 5 octomierz 1961)» podaje się w
języku francuskim.
§ 9. Odrzucenie wniosku
1) Notariusz może odrzucić wniosek w następujących przypadkach:
1. Jeżeli dokument, który ma zostać poświadczony, nie jest dokumentem
urzędowym w rozumieniu Konwencji lub nie stosują się do niego zapisy
Konwencji.
2. Występuje podstawa do odmowy zgodnie z artykułem 3 ustawy ratyfikującej
Konwencję znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów
urzędowych.
3. Notariusz nie posiada uprawnień do wydania poświadczenia zgodnie z
artykułem 2(2).
2) W przypadku osobistego składania wniosku powód jego odrzucenia zostanie
podany wnioskodawcy, a wniosek zostanie mu niezwłocznie zwrócony wraz ze
wszystkimi załącznikami.
3) W przypadku odrzucenia wniosku złożonego listownie lub elektronicznie z
podpisem cyfrowym, przyczyna jego odrzucenia zostanie podana wnioskodawcy na
piśmie, a wniosek zostanie zwrócony wraz ze wszystkimi załącznikami na adres
podany we wniosku w terminie trzech dni od daty jego otrzymania.
4) W przypadku opisanym w punkcie 1(3) niniejszego Artykułu, notariusz przekaże
wniosek do innego notariusza, o ile wnioskodawca nie zadysponował inaczej.
Notariusz podaje wnioskodawcy nazwisko notariusza, do którego przekazano jego
wniosek wraz z danymi do kontaktu z właściwą kancelarią notarialną. Jeżeli
notariusz dzieli kancelarię z innym notariuszem, to przekaże wniosek drugiemu
notariuszowi bez uprzedniego powiadomienia wnioskodawcy. Punkty 2 i 3
niniejszego artykułu nie dotyczą składania wniosku.
§ 10. Dostarczenie poświadczenia pocztą
Jeżeli wnioskodawca życzy sobie otrzymać poświadczony dokument pocztą, zostanie on
dostarczony wnioskodawcy wraz ze wszystkim załącznikami na adres podany we
wniosku.
§ 11. Zakończenie postępowania bez wydania poświadczenia
Strona 3 z 5
RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO
DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE
Jeżeli osoba, która podpisała dokument straciła po temu uprawnienia lub jej podpis czy
pieczęć organu wydającego są już nieważne, bądź w toku postępowania stwierdzone
zostaną okoliczności, o których mowa w Artykule 9(1)(2), notariusz ma prawo
zakończyć postępowanie bez wydania poświadczenia. Notariusz wyjaśni przyczynę
zakończenia postępowania i zwróci wnioskodawcy wniosek wraz z załącznikami.
Rozdział 3
TERMINY WYSTAWIANIA POŚWIADCZEŃ
§ 12. Termin rozpatrywania wniosku o wydanie poświadczenia
1) Wnioski rozpatruje się w dniu ich złożenia. Wnioski przesłane listownie lub
elektronicznie z podpisem cyfrowym rozpatruje się najpóźniej następnego dnia
roboczego po otrzymaniu dokumentu, którego wniosek dotyczy.
2) Notariusz wydaje poświadczenie w terminie pięciu dni roboczych od daty złożenia
wniosku.
§ 13. Przedłużanie terminu zakończenia postępowania
1) Termin podany w Artykule 12(2) niniejszego rozporządzenia może zostać
przedłużony w przypadku, gdy stwierdzenie autentyczności podpisu, uprawnień
osoby, która podpisała dokument lub ważności pieczęci zajmuje więcej czasu niż
okres przewidziany dla tego rodzaju postępowania.
2) Każdorazowe przedłużenie postępowania nie może przekraczać terminu
zakończenia postępowania określonego w niniejszym rozporządzeniu.
3) Notariusz niezwłocznie powiadomi wnioskodawcę o każdorazowym przedłużeniu
postępowania, podając jego przyczyny przedłużenia i nowy termin zakończenia
postępowania.
Rozdział 4
UNIEWAŻNIANIE POŚWIADCZEŃ
§ 14. Unieważnianie poświadczeń
1) Jeżeli notariusz poweźmie wiedzę o wystąpieniu powodów do unieważnienia
poświadczenia, stwierdza jego nieważność, dodając do odnośnego wpisu w rejestrze
poświadczeń (klauzulą apostille) adnotację "uchylono" z podaniem przyczyny
unieważnienia zgodnie z ustawą o ratyfikacji Konwencji znoszącej wymóg legalizacji
zagranicznych dokumentów urzędowych. Jeżeli poświadczenie zostanie
unieważnione przez innego notariusza niż ten, który je wydał, to notariusz
unieważniający musi powiadomić o powyższym notariusza, który pierwotnie wydał
poświadczenie.
2) W przypadku, gdy okaże się, iż wystąpiły oczywiste powody do uchylenia
poświadczenia, a poświadczenie nie zostało zgubione lub zniszczone i zostało
złożone u notariusza, to, jeśli to możliwe, notariusz musi usunąć klauzulę apostille z
dokumentu. Jeżeli nie można usunąć klauzuli apostille bez uszkodzenia dokumentu,
notariusz przekreśli poświadczenie czerwoną linią biegnącą po jego przekątnej.
3) W razie możliwości notariusz, który unieważnił poświadczenie, dokonuje odnośnej
adnotacji na poświadczeniu usuniętym z dokumentu lub w inny sposób uniemożliwi
jego ponowne użycie.
Strona 4 z 5
RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO
DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE
4) Notariusz niezwłocznie powiadomi wnioskodawcę o przyczynach i podstawach
unieważnienia poświadczenia.
5) Poświadczenie traci ważność w ciągu pięciu dni roboczych od otrzymania
zawiadomienia o jego unieważnieniu.
§ 15. Unieważnienie poświadczenia klauzulą apostille przez Izbę Notarialną
1) W przypadku, gdy notariusz zrezygnuje z wykonywania zawodu, wystawione przez
niego poświadczenia mogą zostać unieważnione wyłącznie przez Izbę Notarialną.
2) Unieważnienie poświadczenia przez Izbę Notarialną odbywa się zgodnie z
Artykułem 14 niniejszego rozporządzenia, z wyłączeniem ostatniego zdania w pkt.
1.
§ 16. Rejestracja unieważnienia poświadczenia
Do rejestru poświadczeń (klauzulą apostille) należy wprowadzić poniższe informacje na
temat unieważnienia poświadczenia:
1. Podstawa unieważnienia
2. Stanowisko i nazwisko osoby unieważniającej
3. Data unieważnienia
4. Uwagi.
Rozdział 5
POSTANOWIENIA WYKONAWCZE
§ 17. Wzór unieważnienia poświadczenia
Decyzje o unieważnieniu poświadczeń wydanych przed 1 stycznia 2010 roku będą
podejmować organy, które je wydały.
Organ wydający decyzję o unieważnieniu poświadczenia zawiadamia o powyższym Izbę
Notarialną, która wprowadzi odnośną adnotację o unieważnieniu w rejestrze
poświadczeń (klauzulą apostille).
Wejście w życie:
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2010 roku.
Minister Rein LANG
Kanclerz Margus SARAPUU
Strona 5 z 5