Wystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

WOJEWODA ŁÓDZKI
SO-III.431.23.2013
Łódź, dnia 9 grudnia 2013 r.
Pan
Rafał Zagozdon
Prezydent Miasta
Tomaszowa Mazowieckiego
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3
ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092)
oraz art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska
(Dz. U. Nr 220, poz. 1414) zespół kontrolerów w składzie: Iwona Kozłowska – kierownik
oddziału spraw obywatelskich w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego
Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów i Ewa
Alex – starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolerów,
przeprowadził kontrolę prawidłowości realizacji zadań z zakresu zmiany imienia i nazwiska
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim, ul. Św. Antoniego 42,
97 - 200 Tomaszów Mazowiecki. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Prezydent
Miasta Tomaszowa Mazowieckiego – Pan Rafał Zagozdon.
Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 6 listopada 2013 r.
Kontrola objęła swym zakresem wykonywanie zadań z zakresu zmiany imienia
i nazwiska w okresie od dnia 1 stycznia 2012 r. do dnia 31 grudnia 2012 r.
Kontroli zostały poddane następujące zagadnienia: sposób prowadzenia postępowań
administracyjnych w sprawach o zmianę imienia i nazwiska oraz przekazywanie informacji
ul. Piotrkowska 103, 90-425 Łódź
Tel. (0-42) 664-17-66; Fax (0-42) 664-17-64
www.paszporty.lodzkie.eu; [email protected]
2
o zmianie imienia i nazwiska organom wskazanym w ustawie o zmianie imienia i nazwiska.
W kontrolowanym okresie zarejestrowano 28 spraw, z czego 27 zakończono
wydaniem decyzji administracyjnej w 2012 r. Kontroli poddano 50% postępowań
zakończonych w 2012 r. (14 spraw).
W ogólnej liczbie skontrolowanych spraw wszystkie podjęte decyzje uwzględniały
wniosek strony o zmianę imienia lub nazwiska, przy czym ocena merytoryczna rozstrzygnięć
nie wchodziła w zakres kontrolowanych zagadnień, a jedynie ocena spełnienia przesłanek
proceduralnych, wynikających zarówno z ustawy o zmianie imienia i nazwiska oraz ustawy
z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U.
z 2013 r., poz. 267).
We wszystkich skontrolowanych sprawach wnioski o zmianę imienia lub nazwiska
składały osoby posiadające obywatelstwo polskie.
W przeważającej liczbie przypadków (92,86%) wnioski o zmianę imienia
lub nazwiska strony składały osobiście w Urzędzie Stanu Cywilnego w Tomaszowie
Mazowieckim, za wyjątkiem jednego przypadku, gdy wniosek złożono osobiście
przed Konsulem Rzeczypospolitej Polskiej w Kopenhadze (strony 29-31 akt kontroli).
Wszystkie skontrolowane wnioski o zmianę imienia lub nazwiska zawierały dane
osoby, której zmiana dotyczy, imię lub nazwisko, na jakie ma nastąpić zmiana
oraz uzasadnienie.
We wszystkich przypadkach do wniosku dołączono przewidziane prawem dokumenty:
niezbędne odpisy zupełne aktów stanu cywilnego oraz inne dokumenty uzasadniające zmianę
imienia lub nazwiska.
We wszystkich skontrolowanych postępowaniach administracyjnych o zmianę imienia
lub nazwiska zachowano właściwość Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tomaszowie
Mazowieckim.
We wszystkich zbadanych sprawach organ rozpoznający sprawę zawiadamiał stronę
o wszczęciu postępowania administracyjnego w dniu złożenia wniosku w siedzibie Urzędu
Stanu Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim, z wyjątkiem jednej sprawy, w której
zawiadomienie
wysłano
stronie
za
pośrednictwem
poczty,
na
adres
Ambasady
Rzeczypospolitej Polskiej w Kopenhadze.
We
wszystkich
przypadkach
organ
rozstrzygający
sprawę
wydał
decyzję
administracyjną jedynie w oparciu o materiał dowodowy przedstawiony przez wnioskodawcę,
a zatem nie zachodziła konieczność powiadomienia strony o możliwości zapoznania się
z zebranymi dowodami (art. 10 Kpa).
3
Wszystkie
zbadane
decyzje
administracyjne
zawierają
elementy
określone
w art. 107 Kpa.
W większości skontrolowanych spraw (92,86%) pisma i decyzje administracyjne
podjęte w sprawach zmiany imienia lub nazwiska doręczono w sposób zgodny z przepisami
art. 39-49 Kpa. W jednej sprawie wniosek o zmianę imion strona złożyła za pośrednictwem
Konsula Rzeczypospolitej Polskiej w Kopenhadze. W wysłanym, za pośrednictwem
Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej w Kopenhadze, zawiadomieniu o wszczęciu
postępowania, strona została pouczona m. in. o treści przepisów art. 40 § 4 i 5 Kpa.
Pomimo niewskazania w kraju pełnomocnika do prowadzenia sprawy lub pełnomocnika
do doręczeń, Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim
wysłał stronie decyzję o zmianie imion za pośrednictwem Ambasady Rzeczypospolitej
Polskiej w Kopenhadze (strony 35 i 37 akt kontroli). Skutkiem takiego postępowania
jest naruszenie przepisów art. 40 § 4 i 5 Kpa. Z wyjaśnienia złożonego w trakcie kontroli
wynika, iż przyczyną wskazanej nieprawidłowości jest przekonanie Kierownika Urzędu Stanu
Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim, iż w sytuacji, gdy strona składa wniosek o zmianę
imienia lub nazwiska przed konsulem, jedynie doręczenie za pośrednictwem konsula
gwarantuje stronie możliwość odbioru decyzji. Przedstawione wyjaśnienie nie zostało
uwzględnione, gdyż przepisy art. 40 Kpa § 4 i 5 Kpa nie przewidują odrębnego sposobu
doręczania korespondencji stronie zamieszkałej za granicą w sytuacji, gdy złożyła ona
wniosek za pośrednictwem konsula. Jedynie, w sytuacji gdy kierownik urzędu stanu
cywilnego wydaje decyzję bez prowadzenia postępowania dowodowego, wymagającego
korespondencji z wnioskodawcą, rozstrzygnięcie może być doręczone wnioskodawcy
za pośrednictwem konsula, który wniosek przyjął. Stosownie bowiem do przepisu art. 40 § 5
Kpa będzie to de facto „pierwsze doręczenie”. Jednakże, także w tej sytuacji strona powinna
być poinformowana, że w przypadku kierowania kolejnych wystąpień do urzędu stanu
cywilnego w tej sprawie (np. odwołania od decyzji), obowiązana jest wskazać pełnomocnika
do doręczeń w kraju, gdyż w przeciwnym razie pismo dla niej przeznaczone pozostawi się
w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Pośrednictwo konsula w opisanym przypadku
nie pozostaje w sprzeczności z regulacją przewidziana w przepisie art. 40 Kpa, ponieważ
pismo zawierające decyzję kierownika urzędu stanu cywilnego jest pierwszą korespondencją
skierowaną do strony.
Wszystkie zbadane decyzje wydano w przewidzianym w kodeksie postępowania
administracyjnego terminie, uwzględniając zasadę szybkości postępowania, wynikającą
z art. 12 § 1 Kpa.
4
Spośród wszystkich zbadanych spraw jedynie w jednym przypadku wniosek dotyczył
zmiany nazwiska małoletniego. W aktach sprawy znajduje się pisemna zgoda drugiego
z rodziców na wnioskowaną zmianę.
W ośmiu spośród zbadanych spraw (57,14%), wydanych w pierwszej połowie 2012 r.,
w decyzji pouczano stronę o treści art. 130 § 4 Kpa i jednocześnie opatrywano rozstrzygnięcie
adnotacją o ostateczności decyzji w dacie wydania lub doręczenia decyzji stronie, a zatem
przed terminem do wniesienia odwołania. Skutkiem takiego sposobu postępowania
jest naruszenie przepisu art. 16 § 1 Kpa, który stanowi, że jedynie decyzje, od których
nie służy odwołanie w administracyjnym toku instancji, są ostateczne. Z wyjaśnienia
Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim złożonego podczas
kontroli wynika, że po ponownej analizie przepisów, odstąpiono od wyżej opisanej praktyki
(strona 38 akt kontroli). W pięciu zbadanych sprawach rozstrzygniętych w drugiej połowie
2012 r., adnotację o ostateczności decyzji umieszczano w dacie bezskutecznego upływu
terminu do wniesienia odwołania.
We wszystkich przypadkach wymagane prawem informacje o zmianie imienia
lub nazwiska były każdorazowo niezwłocznie przekazywane organom wymienionym
w przepisie art. 13 ustawy o zmianie imienia i nazwiska: kierownikowi urzędu stanu
cywilnego miejsca sporządzenia aktu urodzenia wnioskodawcy (10 przypadków),
kierownikowi urzędu stanu cywilnego miejsca sporządzenia aktu małżeństwa wnioskodawcy
(9 przypadków), organowi gminy prowadzącemu ewidencję ludności (14 przypadków)
i organowi, który wydał dowód osobisty (11 przypadków).
Osobami odpowiedzialnymi za opisane wyżej nieprawidłowości jest Kierownik
i Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim.
Wobec powyższych ustaleń działalność Kierownika i Zastępcy Kierownika Urzędu
Stanu Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim w kontrolowanym okresie oceniono
pozytywnie z nieprawidłowościami.
W związku z dokonanymi ustaleniami, zalecam Kierownikowi i Zastępcy Kierownika
Urzędu Stanu Cywilnego w Tomaszowie Mazowieckim przestrzeganie przepisów kodeksu
postępowania administracyjnego w zakresie doręczania pism stronie.
Wobec powyższego, proszę o poinformowanie mnie, w nieprzekraczalnym terminie
trzydziestu dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, o sposobie
wykorzystania powyższego zalecenia.
Odnośnie nieprawidłowości polegającej na opatrywaniu rozstrzygnięcia adnotacją
o ostateczności decyzji w dacie wydania lub doręczenia decyzji stronie, a zatem
przed terminem do wniesienia odwołania, odstępuję od wydania zaleceń pokontrolnych
5
w tym zakresie, gdyż od drugiej połowy 2012 r. adnotację o ostateczności decyzji
umieszczano, zgodnie z przepisem art. 16 § 1 Kpa, w dacie bezskutecznego upływu terminu
do wniesienia odwołania.
Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO
Monika Skonieczna
Z-CA DYREKTORA WYDZIAŁU
SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW