instrukcja kancelaryjna - Starostwo Powiatowe w Staszowie

Załącznik do Zarządzenia Nr 9/2011
Starosty Staszowskiego z dnia 15 marca 2011 r.
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
DLA STAROSTWA POWIATOWEGO W STASZOWIE
Spis treści
Rozdział I
Rozdział II
Rozdział III
Rozdział IV
Rozdział V
Rozdział VI
Rozdział VII
Rozdział VIII
Rozdział IX
Załączniki
Postanowienia ogólne
Przyjmowanie, rejestracja i rozdział przesyłek
Wewnętrzny obieg dokumentów
Postępowanie z dokumentacją, rejestracja i znakowanie spraw
Załatwianie spraw
Wysyłanie i doręczanie pism
Przechowywanie akt
Postępowanie z aktami rady powiatu, jego organów oraz zarządu powiatu
Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1.
Instrukcja kancelaryjna dla Starostwa Powiatowego w Staszowie, zwana dalej „Instrukcją” zapewnia
jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem,
zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Starostwie Powiatowym w Staszowie
§ 2.
Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:
1) akceptacja — wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści
pisma;
2) akta sprawy — dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową,
multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą
przebieg jej załatwiania i rozstrzygania,
3) dekretacja — adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby
lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do
terminu i sposobu załatwienia sprawy,
4) kancelaria - komórkę organizacyjną której pracownicy są uprawnieni do prowadzenia obsługi kancelaryjnej
w tym przyjmowania lub wysyłania przesyłek;
5) kierownik komórki organizacyjnej - kierownika wydziału lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie
lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań,
6) komórka organizacyjna - wydział, biuro, referat, samodzielne stanowisko pracy lub inną wydzielona
organizacyjnie cześć podmiotu,
7) komórka merytoryczna - komórkę organizacyjną zakładającą sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie
oraz załatwienie
8) pieczęć wpływu — odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku
papierowym, zawierający co najmniej nazwę podmiotu, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także
miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie
załączników;
9) pismo — wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu
jej utrwalenia,
10) pieczęć - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp.,
11) prowadzący sprawę — osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie
przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów
pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy;
12) przesyłka — dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym
dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej,
13) rejestr — narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu
lub rodzaju, które w systemie tradycyjnym może być prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej,
14) rejestr przesyłek wpływających — rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej
przesyłek otrzymywanych przez podmiot,
15) rejestr przesyłek wychodzących — rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej
przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot,
16) spis spraw — formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie
tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce
merytorycznej (formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych
w urzędzie),
17) sprawa — zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające
rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;
18) teczka aktowa — materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji
w postaci nieelektronicznej (teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania
jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą
akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną),
19) urząd - Starostwo Powiatowe w Staszowie,
20) wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt.
21) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem
przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),
§ 3.
1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
1) przyjmowanie, rozdział i przekazanie wpływających przesyłek do właściwych komórek
organizacyjnych lub osób,
2) rejestrowanie przesyłek wpływających,
3) zakładanie spraw, wpisywanie odpowiednich danych do spisu spraw, znakowanie spraw,
sporządzanie pism , zakładanie i prowadzenie teczek aktowych,
4) wysyłanie przesyłek oraz prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących,
5) przechowywanie akt w komórkach organizacyjnych.
2. Czynności kancelaryjne w urzędzie wykonują w szczególności wszyscy pracownicy zatrudnieni
na stanowiskach urzędniczych oraz pomocniczych.
§ 4.
W urzędzie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt,
stanowiącym załącznik nr 3 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia dnia 2011 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14, poz. 67)
2
Rozdział II
Przyjmowanie, rejestracja i rozdział przesyłek
a)zasady podstawowe
§ 5.
1. Przesyłki - z zastrzeżeniem § 17 - przyjmuje i rejestruje kancelaria.
2. Kancelaria (ew. wydział - określony w § 17) wydaje na żądanie składającego przesyłkę (na egz.
przez niego przedłożonym) potwierdzenie jej otrzymania używając do tego pieczęci, której wzór określa
załącznik Nr 1 do nin. Instrukcji lub dokonując stosownej adnotacji odręcznej.
3. Rejestrowanie przesyłek wpływających polega na umieszczeniu w rejestrze prowadzonym na nośniku
papierowym lub w postaci elektronicznej wymaganych danych, określonych we wzorze rejestru
przesyłek wpływających stanowiącym załącznik Nr 2 do nin. Instrukcji.
4. Rejestr przesyłek wpływających prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:
1) sortowanie listy przesyłek według informacji określonych w ust. 3;
2) wydrukowanie listy przesyłek zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, określone w ust. 3,
oraz na każdej stronie, datę wykonania wydruku;
3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie
informacji określonych w ust. 3.
5. Nie podlegają rejestracji w kancelarii w szczególności:
1) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze,
2) potwierdzenia odbioru,
3) publikacje (gazety, czasopisma, książki , afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),
4) oferty, jeżeli nie są składane w toku prowadzonych w urzędzie postępowań.
§ 6.
1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza
prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.
2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim
ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie
lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru. W takim przypadku sporządza się protokół o doręczeniu
przesyłki uszkodzonej.
O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego
przełożonego.
§ 7.
1. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:
1) danych zawartych w treści pisma — w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania
się z treścią pisma;
2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma — w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia
koperty.
2. Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć
wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na
kopercie. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik Nr 3 do nin. Instrukcji.
§ 8.
1. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki , z wyjątkiem:
a) przesyłek niejawnych w rozumieniu przepisów o ochronie informacji niejawnych,
b) przesyłek prywatnych tj. zawierających jedynie imię i nazwisko osoby oraz adres urzędu
– (w przypadku podania nazwy urzędu, komórki lub funkcji – korespondencja traktowana
jest jako służbowa,
c) opatrzonych dopiskiem „do rąk własnych”,
d) ofert w postępowaniach dot. zamówień publicznych ,
e) ofert dot. naboru na wolne stanowiska,
3
f)
ofert dot. prowadzonych otwartych konkursów w sprawie zlecania organizacjom pozarządowym
realizacji zadań publicznych.
2. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw
służbowych, jest obowiązany przekazać ją do kancelarii w celu uzupełnienia danych w rejestrze
przesyłek wpływających.
3. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła
bezpośrednio do właściwego adresata.
§ 9.
1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu
oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących
korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości
zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje
automatycznie.
2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:
1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji
Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;
2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:
a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania
spraw przez podmiot,
b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,
c) pozostałe.
3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia
pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji
bezpośrednio do akt sprawy.
5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.
§ 10.
1. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:
1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie
przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;
2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.
2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym
są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według
podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.
3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć
wpływu na pierwszej stronie wydruku.
§ 11.
1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;
2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.
4
2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu
na pierwszej stronie wydruku.
3. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się zgodnie z § 7, odnotowując
w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku
danych.
§ 12.
1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub
załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe,
nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład
dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym
przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:
1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez
załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej
przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;
2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1,
do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników
danych.
2. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze
przesyłek wpływających.
3. Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów
informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją
komórek organizacyjnych.
4. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący
jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji
działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu
nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu
oraz dacie tej weryfikacji (na przykład „podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ….[data]; wynik
weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji),” a także czytelny podpis sporządzającego
wydruk.
5. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.
§ 13.
1. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek kancelaria dokonuje ich
rozdziału oraz przekazania do właściwych komórek organizacyjnych lub osób .
2. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób którym przekazywane są przesyłki wynika z podziału
zadań i kompetencji w urzędzie oraz dekretacji do której w urzędzie uprawnieni są Starosta ,
Wicestarosta i Sekretarz Powiatu.
3. Dekretacja przesyłek polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio
na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego.
§ 14.
1. Osoba uprawniona do dokonywania dekretacji pism, posługuje się zgodnie z przyjętymi w Urzędzie,
skrótami nazw komórek organizacyjnych Urzędu.
5
2. Na zadekretowanej korespondencji i przesyłkach mogą być umieszczone skróty:
1) p.m. – „proszę mówić” – oznacza, że otrzymujący pismo powinien omówić z dekretującym
sposób realizacji sprawy, przed przystąpieniem do jej załatwienia,
2) p.r. – „proszę referować” - oznacza, że otrzymujący pismo po przygotowaniu projektu odpowiedzi
na pismo powinien go omówić z dekretującym,
3) m.a. – „moja aprobata” - oznacza, że dekretujący dokona ostatecznej aprobaty załatwienia
sprawy,
4) m.p. – „mój podpis” - oznacza, że dekretujący zastrzega sobie prawo podpisania czystopisu
załatwienia sprawy,
5) aa. – „ad acta” – oznacza, że pismo należy dołączyć do akt sprawy,
6) d.w. – „do wiadomości” – oznacza, że dekretujący przekazał sprawę do załatwienia
komórce/pracownikowi a dodatkowo informuje o sprawie inną komórkę/ innego pracownika,
3. Komórka organizacyjna, która jest wymieniona w dekretacji jako pierwsza, otrzymuje oryginał pisma,
pozostałe– kserokopię pisma.
§ 15.
1. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do
dekretacji.
2. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia
bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego
sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu
załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.
3. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.
§ 16.
1.
Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących
sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne
załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę
merytoryczną.
2.
Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych
spraw.
b) rozwiązania szczególne
§ 17
1. Postanowienia § 5 ust.1 jak i pozostałe wyżej określone dot. rejestracji i rozdziału przesyłek nie mają
zastosowania do korespondencji składanej przez strony w wydziałach na odrębnych zasadach, z mocy
przepisów szczególnych oraz dla licznie wpływającej korespondencji jednorodnej tematycznie, gdy:
a) podlega ona zarejestrowaniu w rejestrze prowadzonym w formie tradycyjnej (papierowej) w
Wydziale;
b) w Wydziale funkcjonuje system informatyczny, służący do obsługi spraw, których dotyczy
korespondencja oraz jeżeli system ten gromadzi dane pozwalające ustalić od kogo, jaka
oraz kiedy korespondencja wpłynęła.
2. Wykaz korespondencji o której mowa w ust.1 oraz informacje o rejestrze w którym jest ona
ewidencjonowana lub o systemie informatycznym, o którym mowa w pkt b) określa załącznik
Nr 4 do nin. Instrukcji.
3. W razie gdy z danych systemu informatycznego nie można ustalić daty wpływu korespondencji a jedynie
datę wprowadzenia danych do systemu, wówczas obowiązuje zasada w myśl której wprowadzenie
danych następuje w dniu wpływu korespondencji (wniosku).
6
4. Każda korespondencja (wpływ) o której mowa w ust.1 winna być opatrzona pieczęcią wpływu , wzór
której określa załącznik Nr 5 do nin. Instrukcji.
5.
Korespondencja wpływająca pocztą od zewnętrznych wydziałów komunikacji, dotycząca zawiadomień,
potwierdzeń zgodności danych o pojazdach itp. - przekazywana jest do Wydziału Komunikacji
i Transportu z pominięciem rejestracji w Kancelarii ogólnej a jedynie po umieszczeniu na niej pieczęci
wpływu . Podstawowe dane ewidencyjne dot. tej korespondencji wprowadzane są do systemu
informatycznego obsługiwanego w Wydziale Komunikacji i Transportu.
6. Wszelka korespondencja , o której mowa w nin. paragrafie, dotycząca odwołań, zażaleń skarg
i in. pism o podobnym charakterze rejestrowana jest w kancelarii ogólnej i podlega przekazaniu
kierownictwu urzędu.
§ 18
Na żądanie składającego przesyłkę o której mowa w § 17, pracownik przyjmujący dokonuje
potwierdzenia tegoż faktu na przedstawionym przez składającego egzemplarzu (kopii) dokonując stosownej
podpisanej adnotacji odręcznej o dacie złożenia przesyłki lub wykorzystując pieczęć (patrz zał. Nr 1).
§ 19
W przypadku przyjęcia na stanowisku pracy w urzędzie korespondencji innej niż określona w § 17 pracownik
przekazuje ją Kancelarii do zarejestrowania . W tym przypadku ew. czynność potwierdzenia przyjęcia
korespondencji dokonywana jest przez kancelarię lub przez merytorycznego pracownika, który zamieszcza
na kopi stosowną podpisaną przez niego adnotację o dacie złożenia przesyłki.
§ 20
Część korespondencji podlegającej rejestracji w Kancelarii przekazywana jest do właściwych komórek,
bez uprzedniego kierowania jej do przejrzenia i dekretacji kierownictwu urzędu.
Wykaz tego typu korespondencji określa załącznik Nr 6 do nin. Instrukcji.
§ 21
Korespondencja w sprawach pracowniczych przekazywana za pośrednictwem kancelarii lub sekretariatu
ewidencjonowana jest w rejestrze kancelaryjnym, o którym mowa w § 5 - jedynie wówczas gdy żąda tego
składający ją pracownik lub osoba do której jest ona kierowana oraz każdorazowo , gdy wpływa drogą
pocztową.
Rozdział III
Wewnętrzny obieg dokumentów
§ 22
1. Obieg dokumentów między komórkami organizacyjnymi urzędu odbywa się bez pośrednictwa kancelarii
tj. poprzez pracowników komórek lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.
2. Obieg dokumentów o którym mowa w ust.1 odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza
się wyłącznie dokumenty, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów
lub w innych uzasadnionych sytuacjach (np. gdzie istotne znaczenie mają terminy).
3. W obiegu dokumentów wewnętrznych pomiędzy kierownictwem urzędu a komórkami organizacyjnymi
pośredniczy sekretariat.
7
Rozdział IV
Postępowanie z dokumentacją, rejestracja i znakowanie spraw
§ 23
1. Dokumentacja powstająca w urzędzie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na
podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt zwanego dalej „wykazem akt” .
2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt
powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie
zagadnienia z zakresu działalności urzędu. Na opis klasy w wykazie akt składają się: symbolame
klasyfikacyjne, hasła klasyfikacyjne , czyli sformułowanie nazwy zagadnienia oraz w przypadku klas
końcowych kategoria archiwalna.
§ 24
Dokumentacja nadsyłana i składana w urzędzie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej
rejestrowania i przechowywania:
1) tworzącą akta spraw ;
2) nietworzącą akta spraw.
§ 25
1. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy
i otrzymała znak sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. Sprawę
rejestruje poprzez wpisanie pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie
wykazem akt .
2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.
3. Znak sprawy zawiera następujące elementy (np.: Or.1711.5.2011), gdzie:
Or
- oznaczenie komórki organizacyjnej;
1711
- symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
5
- kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw (piąta sprawa rozpoczęta w 2011 r.);
2011
-cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
4. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory
tzw. „podteczki” , to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą
wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje
się następująco - (np.: np.: Or.1711.5.2.2011),
Or
- oznaczenie komórki organizacyjnej;
1711
- symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
5
- kolejny numer sprawy pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw (podteczki) ;
2
- kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest
podstawą wydzielenia; (2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw
oznaczonej liczbą 5)
2011
- cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
5. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką.
6. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane
w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian
8
organizacyjnych w podmiocie.
7. Oznaczając pismo znakiem sprawy, należy po znaku sprawy umieścić symbol stanowiska pracy
prowadzącego sprawę, zamieszczając go na końcu i oddzielając go od znaku sprawy kropką (jeżeli
teczka aktowa przypisana jest do tegoż stanowiska), (np.: Or.1711.5.2011.IV - gdzie wyróżnik IV
oznacza symbol stanowiska pracy wynikający z regulaminu organizacyjnego danej komórki).
8. Dopuszcza się stosowanie na końcu znaku dodatkowego elementu znaku (wyróżnika ) oddzielonego
kropką , jeżeli stosowanie go wynika z uzasadnionej potrzeby określonego sposobu gromadzenia
dokumentacji (np. oddzielnie dla poszczególnych gmin), (np.: Or.1711.5.2011.IV.B – gdzie wyróżnik B
oznacza sprawy dot. gminy np.Bogoria).
§ 26
1. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy,
a jedynie do klasy z wykazu akt.
2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności:
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;
2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;
3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia)
oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;
4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty
księgowe;
5) listy obecności;
6) karty urlopowe;
7) dokumentacja magazynowa;
8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;
9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych,
wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie
dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej
automatycznie tworzące rejestr;
10) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów
biurowych, zbiorów bibliotecznych.
§ 27
1. Komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi,
informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.
2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami
organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej,
używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż
merytoryczna.
4. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 2, została oznaczona znakiem sprawy w komórce
organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej
Bc.
5. Zmiany kwalifikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4, może dokonać dyrektor właściwego miejscowo
archiwum państwowego
9
§ 28
Oznaczając kategorię archiwalną:
1. Symbolem "A" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.
2. Symbolem "B" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
1) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji
o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania
podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych,
poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez
dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej
oraz dla celów kontrolnych;
2) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po
pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;
3) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie
obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść
i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany
kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji
za materiały archiwalne.
§ 29
Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych mogą być dokonywane tylko na
podstawie zarządzenia Starosty w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.
§ 30
1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:
1) dotyczy sprawy już wszczętej;
2) rozpoczyna nową sprawę.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy,
nanosząc na nią znak sprawy.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę
założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.
4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.
§ 31
1. Spis spraw prowadzony jest według wzoru stanowiącego załącznik Nr 7 do nin. Instrukcji .
2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw
ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.
3. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.
4. Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej
w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok.
W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.
5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się
wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej.
W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się
dodatkowych spisów spraw.
6. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się
akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe).
7. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.
10
8. W uzasadnionych przypadkach w szczególności w odniesieniu do spraw licznych, jednorodnych,
zamiast spisu spraw dopuszcza się zakładanie rejestru. Wprowadzenie takiego rejestru oraz dane jakie
winien on zawierać podlega uzgodnieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych .
9. Rejestr o którym mowa w ust.8 może być prowadzony dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie
lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy
zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić.
Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.
10. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do
spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer
zapisu w rejestrze.
§ 32
1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy
nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści
przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu
spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.
2. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy,
prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.
§ 33
1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany
dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero
wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku
reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.
3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt
w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: „przeniesiono do znaku sprawy ........ ”, i przenosi
się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym
wcześniej aktom sprawy.
Rozdział V
Załatwianie spraw
§ 34
1. Przy pisemnym załatwianiu spraw należy wykorzystywać wzory i formularze oraz inne wskazówki
przewidziane odrębnymi przepisami.
2. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów
korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym, a także powinno zawierać:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
nagłówek - podłużną pieczęć nagłówkową lub stosowny nadruk,
znak sprawy,
powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,
określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,
treść pisma,
podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).
wyszczególnienie załączników.
3. Wzory pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędzie oraz wzory pieczęci do podpisu a także wzory
blankietów korespondencyjnych które mogą być używane - określa załącznik nr 8 do nin. Instrukcji.
11
4. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi,
stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku
pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach
wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
5. Pieczęciami urzędowymi są metalowe, tłoczone pieczęcie okrągłe zawierające pośrodku wizerunek orła
ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej lub herb powiatu staszowskiego a w otoku napis
odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do używania urzędowej pieczęci.
6. Odcisk pieczęci z godłem umieszczany jest na dokumentach urzędowych w sprawach z zakresu
administracji rządowej, natomiast z herbem na dokumentach w sprawach z zakresu zadań własnych
powiatu.
§ 35
Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący
sprawę:
1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy;
2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy;
3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.
§ 36
1. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:
1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących;
2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych poza
siedzibą podmiotu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;
3) pisma przesłane za pomocą telefaksu;
4) wydruki treści naturalnych dokumentów elektronicznych,
5) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych lub
kierownika podmiotu oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism,
jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.
2. Stwierdzenia zgodności kopii pism i dokumentów z oryginałem dokonywane może być jedynie
w przypadku, gdy oryginały zostały wytworzone w urzędzie i znajdują się w jego aktach.
Do dokonania tej czynności upoważnieni są:
Starosta, Wcestarosta i Sekretarz Powiatu - w każdym przypadku,
kierownik komórki organizacyjnej – w odniesieniu do dokumentów wytworzonych lub przechowywanych
w tej komórce.
3. Czynności o której mowa w ust.2 dokonuje się poprzez umieszczenie w miarę możliwości pod tekstem
klauzuli: ”Stwierdzam zgodność z oryginałem”, daty , podpisu i stanowiska służbowego osoby
stwierdzającej, a także odciśnięcie pieczęci nagłówkowej urzędu .
§ 37
1. Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.
2. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione
do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do
jego podpisania.
3. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić:
1) w postaci papierowej albo
2) w postaci elektronicznej.
12
4. Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji
odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik podmiotu.
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę
umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia.
6. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo
w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba
że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.
7. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu
sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:
1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma;
2) ustnie.
8. W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący
lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa
egzemplarze pisma, o których mowa w ust. 6.
§ 38
1. Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się
do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej.
2. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący:
1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;
2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz
przeznaczony do włączenia do akt sprawy).
Rozdział VI
Wysyłanie i doręczanie korespondencji
§ 39
1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy za pomocą:
1)
2)
3)
4)
przesyłki listowej, za pośrednictwem operatora pocztowego,
telefaksem,
pocztą elektroniczną,
bezpośredniego doręczenia adresatom w urzędzie, za pokwitowaniem, na egz. pisma
pozostającym w urzędzie,
5) przesyłki listowej doręczanej adresatom ( w szczególności miejscowym)za pośrednictwem
pracowników w ich siedzibie z zastosowaniem Książki doręczeń , której wzór określa załącznik
nr 9 do nin. Instrukcji.
2. Korespondencję na nośniku papierowym (przesyłki listowe) wysyłana są za pośrednictwem kancelarii.
3. Przed przekazaniem przesyłki do kancelarii prowadzący sprawę sprawdza czy korespondencja jest
podpisana, parafowana, opatrzona znakiem sprawy i datą , czy dołączono przewidziane załączniki .
Korespondencje tę umieszcza w prawidłowo zaadresowanej i opatrzonej znakiem sprawy kopercie .
Do korespondencji wysyłanej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony właściwy
formularz.
4. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po ich
podpisaniu podpisem elektronicznym.
5. Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się potwierdzenie
wysłania lub doręczenia tj. opatrzoną podpisem właściwych osób informację co do daty i sposobu
13
wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie bezpośrednie),wygenerowany wydruk itp.
W przypadku wysyłki za pośrednictwem kancelarii stosownych potwierdzeń dokonuje pracownik
kancelarii
6. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony
do włączenia do akt sprawy.
7. W uzasadnionych przypadkach przesyłki listowe adresowane do jednego adresata - kancelaria przesyła
w jednej kopercie.
§ 40
1. W urzędzie prowadzi się rejestry przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w postaci
elektronicznej, oddzielnie dla poszczególnych rodzajów przesyłek, zawierające w szczególności
następujące informacje:
1) liczbę porządkową;
2) datę przekazania wysyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu;
3) nazwę podmiotu, do którego wysyłano przesyłkę; w przypadku przesyłek kierowanych do wielu
podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów
(na przykład urzędy gmin, szkoły podstawowe);
4) znak sprawy wysyłanego pisma;
5) sposób przekazania przesyłki (na przykład list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem
odbioru, faks, poczta elektroniczna, ESP);
2. Rejestr przesyłek wychodzących prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:
1) sortowanie listy przesyłek wychodzących według informacji, o których mowa w ust. 1;
2) wydrukowanie listy przesyłek wychodzących zawierającej wszystkie lub wybrane informacje,
o których mowa w ust. 1, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku;
3)
zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze
wyodrębnienie informacji, o których mowa w ust. 1.
3. Obowiązkowo rejestrowane są wszystkie przesyłki polecone oraz za zwrotnym potwierdzeniem
odbioru. Do wykonania tego obowiązku mogą być wykorzystane pocztowe ksiązki nadawcze,
jeżeli zapisy w nich dokonywane będą zawierały informacje wyszczególnione w ust.1.
4. W Rejestrze listów zwykłych ewidencjonowane są przesyłki, co do których prowadzący sprawę uzna
taką potrzebę i wyda stosowną dyspozycję pracownikowi kancelarii (w szczególności gdy znaczenie
ma udokumentowanie daty wysyłki).
W takim przypadku pracownik kancelarii na potwierdzeniu wysyłki wpisuje też nr pod którym została
ona zaewidencjonowana w rejestrze.
5. W Rejestrze wysłanych faksów a także w Rejestrze przesyłek pocztą elektroniczną i ESP,
udostępnianych w kancelarii - wpisy dokonywane są przez pracowników , którzy dokonują czynności
wysyłki z dowolnego urządzenia . Decydują oni zarazem o zasadności ewidencjonowania takiej wysyłki.
6. Wzory rejestrów o których mowa w ust.4 i 5 określa załącznik Nr 10 do nin Instrukcji.
7. Funkcję rejestru przesyłek wychodzących spełnia też książka doręczeń o której mowa w § 39
ust.1 pkt 5.
14
Rozdział VII
Przechowywanie akt
§ 41
1. Akta spraw przechowuje się w wydziałach i w archiwum zakładowym w teczkach aktowych.
2. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.
3. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
4.
1)
pełnej nazwy podmiotu oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej — na środku u góry;
2)
części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt,
a w przypadku, o którym mowa w § 25 ust. 4, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą
wydzielenia grupy spraw — po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;
3)
kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B — również okresu przechowywania dokumentacji
— po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;
4)
tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji
występującej w teczce — na środku;
5)
roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego — po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej
teczce — rokiem najpóźniejszego pisma w teczce — pod tytułem;
6)
numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt
w danym roku obejmują kilka teczek — pod rocznymi datami skrajnymi.
W przypadku teczek aktowych, o których mowa w § 31:
1)
ust. 5 — tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie
kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce;
2)
ust. 6 — tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko
pracownika w przypadku akt osobowych);
3)
ust. 7 — zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w ust 39 ust. 3 pkt 2, zamieszcza się pełny znak
sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.
5. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 11 do nin. Instrukcji.
§ 42
1. Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego
stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce.
Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach
określonych w instrukcji archiwalnej.
2. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce
organizacyjnej wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego.
3. Wewnątrz teczki aktowej akta spraw zakończonych powinny być ułożone w kolejności spisu spraw,
począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw — chronologicznie.
4.
W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą.
Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko
pracownika wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy
wysłano, oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.
5. Przykładowy wzór karty zastępczej zawiera załącznik Nr 12 do nin Instrukcji.
15
Rozdział VIII
Postępowanie z aktami rady powiatu, jego organów oraz zarządu powiatu
§ 43
1. Ogólne przepisy instrukcji kancelaryjnej mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych
z działalnością rady powiatu, jego organów, zarządu oraz innych organów kolegialnych powołanych przez
radę powiatu.
2. Ustala się wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych dla przewodniczącego
powiatu i jego zastępców oraz pieczęci do podpisu według załącznika nr 8.
3. Sprawy związane z organizacją sesji rady powiatu, posiedzeń komisji i zarządu powiatu rejestruje się
w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
4. Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolejne numery, począwszy od numeru jeden.
5. Protokoły sesji numerowane są cyframi rzymskimi oznaczającymi numer sesji w danej kadencji,
łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (np. nr X/11), protokoły zaś komisji i zarządu - cyframi arabskimi
oznaczającymi numer posiedzenia w danej kadencji. łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (np. nr
10/11).
6. Numer uchwały rady powiatu składa się z numeru sesji w danej kadencji, numeru uchwały w danym roku
oraz dwóch ostatnich cyfr roku (np.; X/41/11 - oznacza podjęcie na X sesji danej kadencji, w 2011 roku
kolejnej 11 uchwały).
7. Uchwały zarządu i komisji numeruje się – począwszy od początku danego roku kalendarzowego cyframi
arabskimi , łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku w którym zostały podjęte.
8. Projekty uchwał numerowane są wg kolejności ich składania w danym roku kalendarzowym.
9. Oryginały protokołów przechowuje się w zbiorach protokołów.
Po zakończeniu kadencji protokoły, ułożone chronologicznie, oprawia się w formie książkowej kolejno
latami i opatruje spisem treści (zawierającym: daty sesji lub posiedzenia, numery protokołów, tematykę
obrad, numer strony zbioru) oraz podpisem:
"Protokoły sesji (posiedzenia Komisji) ......................... Rady Powiatu nr ..... powiat .............. za rok
...........".
Wszystkie protokoły podlegają udostępnieniu na zasadach określonych w przepisach szczególnych .
10. Komórka urzędu, właściwa do obsługi organów powiatu na okres kadencji prowadzi następujące rejestry:
1) uchwał rady powiatu i zarządu powiatu,
2) uchwał komisji, zespołów i in. organów kolegialnych rady powiatu,
3) wniosków i interpelacji radnych,
4) wniosków i postulatów mieszkańców i in. podmiotów do rady powiatu,
5) wniosków i postulatów mieszkańców i in. podmiotów do zarządu powiatu.
16
Rozdział IX
Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
§ 44
1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności kancelaryjnych należy
do obowiązków starosty.
2. Bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych wykonuje wyznaczony przez
starostę koordynator.
3. Obowiązki kierownika komórki organizacyjnej w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości
stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników wydziału i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie,
a w szczególności na sprawdzaniu:
1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,
2) prawidłowości załatwiania spraw,
3) terminowości załatwiania spraw,
4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją,
5) przestrzegania przepisów o opłacie skarbowej i in. opłatach,
6) prawidłowego stosowania pieczęci ,
7) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.
4. Do obowiązków kierownika komórki organizacyjnej należy ponadto dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy
prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników wydziału,
w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. Celowe jest prowadzenie przez każdego pracownika
podręcznych zbiorów przepisów - na bieżąco aktualizowanych, a także wykazu prowadzonych teczek
aktowych.
17
18