pobierz - pomorski urząd wojewódzki w gdańsku

Załącznik Nr 1do Instrukcji Nr: IN.1310.1.2016.IK
Szata graficzna dla pism niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”
OZNACZENIE KLAUZULI TAJNOŚCI
Pomorski Urząd Wojewódzki
w Gdańsku
Wydział /Zespół/Biuro
Egzemplarz Nr
(lub Egz. pojedynczy)
IN-Z-1/2016/1311.1.XY
(„Jawne” po odłączeniu załączników
lub inne dyspozycje co do dokumentu,
np. „podlega ochronie do dnia _____”;
„zgoda / brak zgody na kopiowanie dokumentu”
„zgoda / brak zgody na udzielanie informacji
o treści dokumentu)
Pan/ Pani
Imię i nazwisko
DYREKTOR
Departamentu Ochrony
(lub adresaci wg rozdzielnika)
dot.: …………..
TREŚĆ PISMA
Na ostatniej stronie pod treścią pisma umieszcza się:
Załączników 1 na 2 stronach /arkuszach:
Zał. Nr 1 – „ZASTRZEŻONE” Nr Z-25/2016 na 2 stronach/arkuszach. Tytuł, rodzaj
załączonego materiału – do zwrotu lub tylko adresat
STANOWISKO
oraz imię i nazwisko
osoby uprawnionej do podpisania
dokumentu
Wykonano w 2 egzemplarzach:
lub wykonano w egzemplarzu pojedynczym;
Egz. Nr 1 – Dyrektor Departamentu Ochrony
Egz. Nr 2 – ad acta
lub adresaci wg rozdzielnika
Wykonał: imię i nazwisko
Str. 1/…
OZNACZENIE KLAUZULI TAJNOŚCI
OZNACZENIE KLAUZULI TAJNOŚCI
IN-Z-25/2016/_____
Załącznik Nr ___ do dokumentu
Nr IN-Z-1/2016/1311.1.XY z dnia ________
Str. 1/…
OZNACZENIE KLAUZULI TAJNOŚCI
Wzór teczki aktowej zawierającej dokumenty niejawne:
Pomorski Urząd Wojewódzki
Wydział/Zespół/Biuro
OZNACZENIE KLAUZULI TAJNOŚCI
1311
BE-10
Wg opisu Nr Z - ___/2016
(kole jn y nr z Reje stru dzienn ikó w e wide ncji i tecz ek)
TYTUŁ teczki z JRWA
data założenia teczki
data zakończenia teczki
liczba stron
OZNACZENIE KLAUZULI TAJNOŚCI
OBJAŚNIENIA:
1. Materiał, dokument oznacza się klauzulą tajności w sposób wyraźny i w pełnym
brzmieniu.
2. Dokument nieelektroniczny utrwalony w formie pisma oznacza się w następujący sposób:
A) na każdej stronie pisma umieszcza się:
•
na środku w nagłówku strony, jako pierwszy element – klauzulę tajności,
•
numer egzemplarza, a w przypadku gdy dokument wykonano w jednym
egzemplarzu, napis „egz. pojedynczy” (Egzemplarz Nr _____),
•
sygnaturę literowo cyfrową, na którą składają się: literowe oznaczenie jednostki
lub komórki organizacyjnej, symbol oznaczenia klauzul tajności („Z” – dla
klauzuli „zastrzeżone”), numer pod którym dokument został zarejestrowany
w dzienniku ewidencyjnym i rok, w którym dokonano rejestracji, a także
w zależności od potrzeb inne oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca wykonania
dokumentu
w jednostce lub komórce organizacyjnej lub też jego przynależność do określonej
sprawy (np. symbol teczki aktowej, nr spawy w teczce, inicjały osoby prowadzącej
sprawę: IN – Z – 1/2016/1311.1.XY),
•
numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu po prawej stronie w stopce
strony (Str. 1/….),
•
na środku w stopce strony, jako ostatni element – klauzulę tajności,
B) na pierwszej stronie umieszcza się również:
•
nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej,
•
nazwę miejscowości i datę podpisania dokumentu,
•
imię i nazwisko lub nazwę adresata, a w przypadku wielu adresatów dokumentu –
umieszczenie adnotacji „adresaci według rozdzielnika”
C) na ostatniej stronie pod treścią pisma umieszcza się:
•
liczbę załączników,
•
liczbę stron lub innych jednostek miary wszystkich załączników lub informację
określającą rodzaj załączonego materiału i jego odpowiednią jednostkę miary
(załączników ….. na ….. stronach / arkuszach),
•
klauzulę
tajności
załączników
wraz
z
numerami,
pod
jakimi
zostały
zarejestrowane (w dzienniku ewidencyjnym) oraz liczbę stron każdego załącznika
lub informację określającą rodzaj załączonego materiału i jego odpowiednią
jednostkę miary np. (Zał. Nr 1 – „ZASTRZEŻONE” Nr Z - 25/2016 na …...
stronach / arkuszach. Tytuł, rodzaj załączonego materiału),
•
gdy adresatowi wysyła się inną liczbę załączników niż pozostawia w aktach,
dodatkowo napis „tylko adresat” – jeżeli załączniki mają być przekazane
adresatowi bez pozostawiania ich w aktach, lub napis „do zwrotu” – jeżeli
załączniki mają być zwrócone nadawcy,
•
stanowisko oraz imię i nazwisko lub inne oznaczenia wskazujące osobę
uprawnioną do jego podpisania,
W dalszej części pisma umieszcza się rozdzielnik, który zawiera:
•
liczbę wykonanych egzemplarzy (Wykonano w ….. egzemplarzach),
•
adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu lub adnotację „adresaci
według rozdzielnika” (Egz. Nr 1 – adresat),
•
dyspozycja „ad acta” w przypadku egzemplarza pozostającego w aktach nadawcy
(Egz. Nr 2 – ad acta),
•
imię i nazwisko lub inne oznaczenia wskazujące wykonawcę (np. nr telefonu do
kontaktów)
3. Na dokumencie nieelektronicznym na pierwszej stronie, pod Nr egzemplarza, można
nanieść dyspozycje dotyczące:
a) braku zgody na kopiowanie lub tłumaczenie części albo całości dokumentu;
b) braku zgody na udzielanie informacji o treści dokumentu;
c) określenia daty lub wydarzenia, po którym nastąpi zniesienie lub zmiana klauzuli
tajności całości lub części dokumentu.
4. Na dokumencie nieelektronicznym stanowiącym załącznik – na pierwszej stronie
dodatkowo informację: „Załącznik Nr …. do dokumentu Nr ….. z dnia ……. „
5. Pismo przewodnie, przesyłające załączniki, zawierające informacje niejawne:
•
dokument oznacza się klauzulą tajności nie niższą niż najwyższa klauzula tajności
załączników,
•
jeżeli po trwałym odłączeniu załączników pismo przewodnie jest jawne – na
każdej stronie pod numerem egzemplarza, umieszcza się adnotację o jawności
po odłączeniu załączników („Jawne” po odłączeniu załączników)