Wystapienie pokontrolne UM Grodków

WOJEWODA OPOLSKI
NK.IV.431.1.2014.AW
Opole, 26 lutego 2014 roku
Pan
Marek Antoniewicz
Burmistrz Grodkowa
ul. Warszawska 29
49-200
GRODKÓW
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej1 w związku z art. 258
§ 1 pkt 5 Kodeksu postępowania administracyjnego2 w dniu 5 lutego 2014 roku, Agnieszka Walków inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu
Wojewódzkiego przeprowadziła kontrolę sprawdzającą w Urzędzie Miejskim w Grodkowie w zakresie
organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy gminy Grodków3 w
trakcie, której oceniła stan realizacji zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym
Wojewody Opolskiego z dnia 21 kwietnia 2010 roku o Nr NK.V.AW-0555-4/20104. Za okres objęty
kontrolą przyjęto przedział czasowy od dnia 1 stycznia 2013 roku do dnia 31 grudnia 2013 roku5.
Funkcję Burmistrza Grodkowa od dnia 22 listopada 2002 roku sprawuje Pan Marek Antoniewicz6
. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie rejestru skarg i wniosków, przekazywanie skarg według
właściwości, prowadzenie bieżącej kontroli terminowości udzielania odpowiedzi na skargi i wnioski jest
Pani Katarzyna Pilichiewicz – specjalista ds. obsługi sekretariatu w Wydziale Organizacyjnym Urzędu
Miejskiego w Grodkowie7. Osobą nadzorującą powyższe stanowisko pracy oraz sprawującą bieżący
nadzór nad terminowością załatwiania skarg i wniosków – jest Pani Krystyna Sieradzka – Kierownik
Wydziału Organizacyjnego8. W Urzędzie Miejskim w Grodkowie do wspólnych zadań wydziałów – na
podstawie § 13 pkt 18 Regulaminu Organizacyjnego3 – należy rozpatrywanie skarg i wniosków, a
kierownicy tych wydziałów stosownie do treści § 43 ust. 1 przedmiotowego Regulaminu, odpowiadają za
terminowość i merytoryczną poprawność ich załatwienia.
1
2
3
4
5
6
7
8
Ustawa z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r., Nr 185, poz. 1092);
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2013 r., poz.267) w dalszej części tekstu zwana k.p.a.;
Organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Miejskim w Grodkowie reguluje§4 ust.3 pkt8, §10
ust.6 pkt5, §13 pkt18, § 14 ust. 4 pkt12, § 31 ust. 2 pkt6, § 40- § 43 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Grodkowie,
stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr BR-0152/41/03 Burmistrza Grodkowa z dnia 19 maja 2003 roku ze zm. w sprawie nadania
Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miejskiemu w Grodkowie; § 2 ust 4, § 24 i § 25 Regulaminu pracy Komisji Rewizyjnej
stanowiącego załącznika nr 7 do Statutu Gminy Grodków wprowadzonego Uchwałą Nr IV/32/03 Rady Miejskiej w Grodkowie z dnia 26
lutego 2003 roku. Ponadto Zarządzenie Nr BR-0152/66/07 Burmistrza Grodkowa z dnia 18 maja 2007 roku w sprawie przyjmowania i
rozpatrywania skarg i wniosków. Wymienione przepisy stanowią część załączników do Odpowiedzi na Analizę przedkontrolną, która
znajduje się w systemie EZD – jako część akt kontroli;
1. Na kopiach odpowiedzi na skargi i wnioski oraz na pismach wysyłanych w postępowaniu skargowo – wnioskowym, umieszczać parafę
referenta przygotowującego odpowiedź i datę sporządzenia pisma, zgodnie z § 27 ust. 2 pkt 1 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin
ustalona Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i
związków międzygminnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 112, poz.1319 ze zm.);
2. Skargi rozpatrywać terminowo, stosownie do treści art. 12 i art. 237 § 1 i 3 w związku z art. 35 § 1 k.p.a.;
3. Powoływać podstawy prawne przy przekazywaniu skarg według właściwości oraz przy udzielaniu odpowiedzi skarżącym, zgodnie z
art. 231, art. 237 § 3 oraz art. 239 § 1 k.p.a.
4. Powoływać prawidłowe podstawy prawne przy powiadamianiu wnioskodawcy o nowym terminie załatwienia wniosku oraz przy
udzielaniu odpowiedzi, stosownie do treści art. 245 w związku z art. 36 § 1 oraz art. 244 § 2 k.p.a.;
Ostatnią kontrolę problemową w zakresie „Organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy gminy
Grodków” przeprowadzono w dniu 13 kwietnia 2010 roku;
Burmistrz Grodkowa przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek od godz.14.00 do 15.30.Jego Zastępca
w każdy czwartek od godz.13.00 do15.00. Sekretarz i pracownicy Urzędu w poniedziałek od 7.30 do 15.30, a w pozostałe dni od 7.00 do
15.00.Informacja wywieszona w widocznym miejscu w siedzibie organu, na tablicy informacyjnej zgodnie z art. 253 § 4 k.p.a.
Zgodnie z zakresem czynności z dnia 6 kwietnia 2004 roku o Nr OR.II.0112/5/04 ,stanowiącym załącznik Odpowiedzi na Analizę
przedkontrolną
Zgodnie z § 43 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego; zakresem czynności z dnia 23 maja 2013 roku o Nr OR.II.2003.8.2013. dokument
jako skan, znajduje się w systemie EZD oznaczony 1 Zakres czynności
2
Za organizację rozpatrywania skarg i wniosków należących do właściwości Rady
Miejskiej w Grodkowie odpowiada Pani Elżbieta Zajchert – inspektor do spraw obsługi Rady i jej
organów w Wydziale Organizacyjnym9.
Nadzór nad organizacją przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg wniosków w Urzędzie
Miejskim w Grodkowie oraz nad Wydziałem Organizacyjnym – sprawuje Sekretarz Gminy Grodków.
Funkcję tą pełni od dnia1 kwietnia 2007 roku Pan Andrzej Romian10.
Ustalenia
I. W okresie objętym kontrolą do Urzędu Miejskiego w Grodkowie wpłynęło 13 skarg11.
Rozpatrując skargi, 10 uznano za bezzasadne, 1 pozostawiono bez rozpatrzenia. 2 skargi przekazano
do organu właściwego. Według rejestru skarg i wniosków do Urzędy wpłynęło również 9 wniosków,
które załatwiono informacyjnie.
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że zgodnie z art. 254 k.p.a., skargi i wnioski
oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w Urzędzie Miejskim w
Grodkowie w sposób ułatwiający kontrolę terminowości oraz sposobu załatwiania poszczególnych skarg
i wniosków.
W trakcie kontroli ustalono, że na skargach i wnioskach zamieszczano adnotacje o dacie wpływu,
a kopie odpowiedzi na skargi i wnioski posiadały adnotacje o dacie ekspedycji oraz parafę referenta,
który je sporządził. Skargom i wnioskom rozpatrywanym bezpośrednio oraz skargom przekazywanym
według właściwości oraz związanymi z nimi dokumentami, nadawano znaki spraw odpowiadające
symbolom klasyfikacyjnym, określonym w jednolitym rzeczowym wykazie akt12. Pisma zawiadamiające
skarżących o nowym terminie rozpatrzenia skarg oraz odpowiedzi na skargi posiadały podstawy prawne
tj. art. 237 § 3 k.p.a., art. 36 § 1 w związku z art. 237 § 4 k.p.a. Skargi terminowo przekazywano według
właściwości stosownie do treści art. 231 k.p.a. oraz rozpatrywano zgodnie z art. 237 § 1 i 3 w związku z
art. 35 § 1 k.p.a. W przypadku konieczności, prawidłowo przedłużano termin rozpatrzenia skargi na
podstawie art. 36 § 1 w związku z art. 237 § 4 k.p.a. W przypadku uznania skargi za bezzasadną,
uzasadnienia uchwał Rady Miejskiej w Grodkowie w sprawie rozpatrywania skarg – zgodnie z art. 238 §
1 k.p.a. – zawierały uzasadnienie faktyczne i prawne, ponadto pouczano skarżących o treści art. 239 § 1
k.p.a.13 Rada korzystając z uprawnień wynikających z art. 239 § 1 k.p.a., rozpatrując ponowną skargę14,
podtrzymała swoje stanowisko podejmując w tym zakresie uchwałę.
W Urzędzie Miejskim w Grodkowie - na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu publikowane są uchwały Rady Miejskiej w Grodkowie w sprawie rozpatrywania skarg, zawierające imiona i
nazwiska skarżących. Niepublikowane są natomiast uzasadnienia do tych uchwał 15.
Zgodnie z zakresem czynności z dnia 2 stycznia 2003 roku o Nr Or-II-0112/1/03 oraz aneksem z dnia 5 lutego 2013 roku o nr
OR.II.2003.1.2014 dokumenty pobrane jako skany znajdują się w systemie EZD oznaczone 2 Zakres czynności
10 Zgodnie z § 6 ust.2 pkt 5 i § 43 ust.3 Regulaminu Organizacyjnego
11 Znaki skontrolowanych skarg i wniosków: OR.I.1511.1.2013, OR.I.1511.2.2013, OR.I.1510.1.2013, OR.I.1510.2.2013, OR.I.1510.3.2013,
OR.I.1510.4.2013, OR.I.1510.5.2013, OR.I.1510.6.2013, OR.I.1510.7.2013, OR.I.1510.8.2013, OR.I.1510.9.2013, OR.I.1510.10.2013,
OR.I.1510.11.2013, OR.I.1510.12.2013, OR.I.1510.13.2013, OR.I.1510.14.2013, OR.I.1510.15.2013, OR.I.1510.16.2013, OR.I.1510.17.2013,
OR.I.1510.18.2013, OR.I.1510.19.2013, OR.I.1510.20.2013,
12 [1510 - Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio] [1511 - Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości] Załącznik Nr 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67) zwane w
dalszej części instrukcją kancelaryjną;
13 Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD oznaczone
4OR.I.1510.2.2013,
14 Jeżeli do urzędu wpłynie ponowna skarga w tej samej sprawie i od tego samego skarżącego, należy zarejestrować ją w rejestrze skarg i
wniosków oraz na podstawie § 52 ust. 2 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej dołączyć do akt sprawy zarejestrowanej już skargi
(w praktyce oznacza to ten sam znak sprawy dla obu skarg).
15 „(…) Rada Miasta, w ramach przysługujących jej kompetencji, uprawniona była do przetwarzania danych osobowych Skarżącego, jednakże opublikowanie w
Biuletynie Informacji Publicznej w treści podjętej przez nią uchwały jego danych osobowych w zakresie imienia i nazwiska w ocenie Generalnego Inspektora
Ochrony Danych Osobowych zdecydowanie wykroczyło poza cel tego przetwarzania.(…) W ocenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych dla
spełnienia celu i obowiązku publikacji z art. 4 ust. 1ustawy o dostępie do informacji publicznej, również w przedmiotowej sprawie, wystarczającym byłaby więc
publikacja zanonimizowanej uchwały tj. uchwały, w której zawarte dane osobowe poddane zostały procesowi uniemożliwiającemu rozpoznanie osoby, której te
dane dotyczą, poprzez ich usunięcie” (cyt. Decyzji GIODO o Nr DOLiS/DEC-698/09 z dnia 23 lipca 2009 roku)
9
3
Pani Katarzyna Pilichiewicz i Pani Krystyna Sieradzka uczestniczyły w szkoleniu w zakresie
załatwiania skarg i wniosków16. Ponadto Pan Andrzej Romian – Sekretarz Gminy oraz Pan Piotr
Kwaśniak – Radca Prawny Urzędu, przeprowadzili wewnętrzne szkolenie w przedmiotowym zakresie,
dla pracowników odpowiedzialnych za załatwianie skarg i wniosków17.
II. W okresie objętym kontrolą, w rejestrze skarg i wniosków prowadzonym w Urzędzie Miejskim
w Grodkowie odnotowano 9 wniosków.
Nie wszystkie jednak wnioski zarejestrowane w rejestrze, stanowiły wnioski w rozumieniu art.
241 k.p.a., gdzie cyt.: „przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji,
wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności,
lepszego zaspokajania potrzeb ludności”.
Przykładowo, pismo z dnia 26 sierpnia 2013 roku, stanowiące wniosek mieszkańców o
wyeksmitowanie uciążliwego sąsiada z lokalu gminnego, zostało zarejestrowane pod znakiem
OR.I.1510.15.201318. Według akt sprawy, początkowo sprawa była prowadzona pod znakiem sprawy
wydziału merytorycznego tj. GK.I.71400.52.2013, ale ostatecznej odpowiedzi udzielono pod Nr
OR.I.1510.15.2013 w dniu 18 listopada 2013 roku. Termin załatwienia tej sprawy przekroczył ustawowy
termin 1 miesiąca, wynikający z art. 244 § 1 k.p.a., a w aktach sprawy brakuje przedłużenia terminu
załatwienia wniosku, który w opisanym przypadku należało – na podstawie art. 245 w związku z art. 36
§ 1 k.p.a. – przesłać zainteresowanym.
Ponadto w rejestrze ujęto pisma, dotyczące spraw nie obejmujących właściwością i zadaniami
organy gminy Grodków, a należących do kompetencji Urzędu Marszałkowskiego Województwa
Opolskiego oraz PKP Polskich Linii Kolejowych (montaż megafonu na dworcu kolejowym w Grodkowie,
obniżka cen biletów, remont linii kolejowych, rozkład jazdy pociągów). Analizując treść pism o Nr
OR.I.1510.1.2013, OR.I.1510.3.2013, OR.I.1510.4.2013, OR.I.1510.7.2013, OR.I.1510.14.201319,
których autorem był koordynator działań w Grodkowie Obywatelskiego Komitetu Obrony Kolei na
Opolszczyźnie, należało zakwalifikować je jako postulaty-inicjatywy obywatelskie, skierowane do
Burmistrza Grodkowa z prośbą o podjęcie działań i rozmów z organami właściwymi w tym zakresie.
Na 9 zarejestrowanych wniosków tylko w dwóch przypadkach, w udzielonych odpowiedziach
zastosowano podstawę prawną wynikającą z Rozdziału 3 Działu VIII K.p.a. tj. art. 244 § 2 k.p.a.
(OR.I.1510.12.2013 i OR.I.1510.15.2013)20. W pozostałych o Nr OR.I.1510.1.2013, OR.I.1510.3.2013,
OR.I.1510.4.2013, OR.I.1510.7.2013, OR.I.1510.13.2013, OR.I.1510.14.2013, OR.I.1510.18.201321 w
odpowiedziach, nie zamieszczono powyższej podstawy. Jeżeli organ zdecydował się zakwalifikować
sprawy jako wnioski w rozumieniu powyższych przepisów – to konsekwentnie przy udzieleniu
odpowiedzi – powinien powołać przedmiotowy art. 244 § 2 k.p.a. Ponadto należy zaznaczyć, że organy
władzy publicznej – stosownie do treści art. 6 k.p.a. – działają na podstawie przepisów prawa i zgodnie z
art. 8 i art. 9 k.p.a. – zobowiązane są prowadzić postępowanie w taki sposób, aby budzić zaufanie
obywateli do władzy publicznej oraz wyczerpująco informować strony o okolicznościach faktycznych i
prawnych. Zasadnym jest więc aby w postępowaniu administracyjnym, czy też skargowo –wnioskowym,
powoływać konkretne przepisy prawa.
16
17
18
19
20
21
W dniu 23 marca 2011 roku pracownicy Wydziału Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego przeprowadzili szkolenie na
temat „Organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków” dla przedstawicieli gmin województwa opolskiego .
Według informacji podanych w Odpowiedzi na Analizę przedkontrolną, szkolenia wewnętrzne dla pracowników Urzędu Miejskiego w
Grodkowie odbyły się dniach 7 maja 2010 roku i 17 stycznia 2014 roku.
Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD oznaczone
12OR.I.1510.15.2013
Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD oznaczone
3OR.I.1510.1.2013, 5OR.I.1510.3.2013, 6OR.I.1510.4.2013, 7OR.I.1510.7.2013, 11OR.I.1510.14.2013
Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD oznaczone
9OR.I.1510.12.2013 i 12OR.I.1510.15.2013
Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD oznaczone
1OR.I.1510.1.2013, 5OR.I.1510.3.2013, 6OR.I.1510.4.2013, 7OR.I.1510.7.2013, 10OR.I.1510.13.2013, 11OR.I.1510.14.2013, 13OR.I.1510.18.2013
4
Przy załatwianiu wniosku o Nr OR.I.1510.1.201322 z próbą o pomoc i inicjatywę w sprawie
montażu megafonu na stacji kolejowej, pojawiły się również nieprawidłowości związane z terminowością
jego załatwienia. Data wpływu wniosku do urzędu to 2 stycznia 2013 roku. Burmistrz Grodkowa wystąpił
do organów właściwych o informacje w przedmiotowej sprawie, ale ostatecznej odpowiedzi udzielił
zainteresowanemu dopiero w dniu 21 stycznia 2014 roku, a więc po upływie jednego roku. Jest to
niezgodne z art. 244 § 1 k.p.a. oraz art. 245 w związku z art. 36 § 1 k.p.a.
Ponadto w kwestiach kancelaryjnych, kontrolująca zwróciła uwagę, że na wnioski o Nr
OR.I.1510.3.2013, OR.I.1510.4.2013, OR.I.1510.7.201323 udzielono wspólnej odpowiedzi o Nr
OR.I.1510.3.2013. Prawidłowo należało: w każdej sprawie udzielić odpowiedzi pod znakiem danej
sprawy lub też pierwsze pismo zarejestrować jako OR.I.1510.3.2013, a dwa kolejne dołączyć do tej
sprawy (nie tworząc dodatkowych spraw).
III. W rejestrze skarg i wniosków, zarejestrowano skargę dotyczącą działań pracownika urzędu w
konkretnym postępowaniu administracyjnym. Skargę o Nr OR.I.1510.20.201324 rozpatrzył Burmistrz
Grodkowa. Mając jednak na uwadze zapis art. 234 pkt 1 k.p.a. – cyt.: „W sprawie, w której toczy się
postępowanie administracyjne, skarga złożona przez stronę podlega rozpatrzeniu w toku postępowania,
zgodnie z przepisami kodeksu” – skargę tą należało rozpatrzyć w ramach prowadzonego postępowania
administracyjnego25, pod znakiem sprawy tego postępowania.
Podobnie należało postąpić ze skargą o Nr OR.I.1510.10.201326, która wpłynęła do Rady
Miejskiej w Grodkowie w dniu 28 maja 2013 roku. Organ ten – na podstawie art. 234 pkt 1 w związku z
art. 236 k.p.a. – powinien przekazać Burmistrzowi Grodkowa przedmiotową skargę do rozpatrzenia w
ramach postępowania administracyjnego, wszczętego na skutek wniosku strony z dnia 20 maja 2013
roku (data wpływu do urzędu 23 maja 2013 roku). Kolejną skargę z dnia 28 sierpnia 2013 roku złożoną
przez tych samych skarżących, należało przesłać na podstawie art. 234 k.p.a. do Samorządowego
Kolegium Odwoławczego w Opolu, które na skutek skargi z dnia 8 sierpnia 2014 roku wszczęło
postępowanie w ramach swoich właściwości.
IV. Podsumowując uznać należy, że w Urzędzie Miejskim w Grodkowie w zakresie terminowości
załatwiania skarg, powoływania podstaw prawnych w odpowiedziach udzielnych skarżącym oraz
przedłużeniach terminu nastąpiła poprawa, względem wyników ostatniej kontroli. Poprawa dotyczy
załatwiania skarg przez Radę Miejską w Grodkowie w przedmiotowym zakresie. Sposób załatwienia
pozostałych skarg i wniosków pokazuje jednak też, że nadzór ogólny i bezpośredni nie jest do końca
prawidłowo wykonywany. Przejawia się to głównie poprzez niezrealizowanie jednego z czterech zaleceń
pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Wojewody Opolskiego z dnia 21 kwietnia 2010
roku o Nr NK.V.AW-0555-4/2010 o treści cyt. „Powoływać prawidłowe podstawy prawne przy
powiadamianiu wnioskodawcy o nowym terminie załatwienia wniosku oraz przy udzielaniu odpowiedzi,
stosownie do treści art. 245 w związku z art. 36 § 1 oraz art. 244 § 2 k.p.a.” – w zakresie stosowania
podstaw prawnych w odpowiedziach udzielanych wnioskującym. Dodatkowo stwierdzono nieterminowe
załatwienie dwóch wniosków, gdzie na jeden udzielono odpowiedzi po upływie 1 roku. Świadczy to o
niewystarczającym nadzorze w Urzędzie Miejskim w Grodkowie na linii sekretarz – kierownik –
pracownik. Poprawy wymaga też kwestia kwalifikowania pism wpływających do urzędu i uznawania ich
jako wnioski z Działu VIII K.p.a. (art. 241 k.p.a.) oraz skarg do rozpatrywania w ramach art. 234 k.p.a.
22
23
24
25
26
Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD oznaczone
3OR.I.1510.1.2013
Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD oznaczone
5OR.I.1510.3.2013, 6OR.I.1510.4.2013, 7OR.I.1510.7.2013
Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD oznaczone
14OR.I.1510.20.2013
„Gdy przedmiotem skargi jest sprawa, która zgodnie z prawem jest załatwiana w formach procesowych pełnych, a więc w postępowaniu administracyjnym, w
postępowaniu sądowym, to załatwiana jest ona w tych postępowaniach z udziałem stron i nie może w tych przypadkach dojść do wszczęcia postępowania skargowego”
(cyt:. z komentarza praktycznego Tomasza Lewandowskiego LEX/el.2012 Nr 151040)
Dowody zgromadzone w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajdują się jako skany w systemie EZD oznaczone
8OR.I.1510.10.2013
5
Biorąc powyższe pod uwagę oraz odpowiedzialność wynikającą z § 13 pkt 18 Regulaminu
Organizacyjnego – w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości i zapobieganiu podobnym w
przyszłości – należy wszystkich pracowników urzędu zapoznać z wynikami kontroli w celu
przestrzegania procedur związanych z terminowym rozpatrywaniem i załatwianiem wniosków, ich
kwalifikowaniem oraz powoływaniem prawidłowych podstaw prawnych w odpowiedziach na wnioski.
Ponadto należy w sposób efektywny i skuteczny wzmocnić nadzór nad organizacją przyjmowania,
rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków na poziomie bezpośredniego nadzoru sprawowanego
przez kierowników wydziałów nad pracownikami załatwiającymi skargi i wnioski oraz nadzoru ogólnego,
przypisanego Sekretarzowi Gminy w § 43 ust. 3 Regulaminu Organizacyjnego.
Podsumowując uznać należy, że stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości dają podstawy
do oceny organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy Gminy
Grodków jako pozytywną z nieprawidłowościami.
Stwierdzone nieprawidłowości, są przedmiotem poniższych zaleceń pokontrolnych.
V. W dniu 17 lutego 2014 roku, na podstawie art. 38 ustawy o kontroli w administracji rządowej,
przekazano Panu Burmistrzowi Grodkowa – jako kierownikowi jednostki kontrolowanej – projekt
wystąpienia pokontrolnego wraz z pouczeniem o możliwości złożenia – stosownie do treści art. 40
ustawy o kontroli w administracji rządowej – umotywowanych pisemnych zastrzeżeń27.
VI. W związku z niezgłoszeniem zastrzeżeń, sporządzono – zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy o
kontroli w administracji rządowej – wystąpienie pokontrolne uzupełnione o zalecenie pokontrolne.
Biorąc pod uwagę wyniki kontroli zalecam:
1.Zwiększyć nadzór ogólny sprawowany przez Sekretarza Gminy Grodków oraz bezpośredni
sprawowany przez kierowników wydziałów w zakresie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i
załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Miejskim w Grodkowie
2.Prawidłowo kwalifikować wnioski ze względu na ich przedmiot, zgodnie z art. 241 w związku z
art. 222 k.p.a.;
3.Powoływać prawidłowe podstawy prawne w odpowiedziach na wnioski, zgodnie z art. 244 § 2
k.p.a.
4.Terminowo rozpatrywać wnioski i zawiadamiać wnioskujących o nowych terminach ich
załatwienia, stosownie do treści art. 12, art. 244 § 1 k.p.a. oraz art. 245 w związku z art. 36 § 1 k.p.a.
5.Skargę złożona przez stronę, rozpatrywać w ramach prowadzonego postępowania
administracyjnego, stosownie do treści art. 234 pkt 1 w związku z art. 236 k.p.a.
VII. O sposobie wykonania powyższego zalecenia i o podjętych działaniach w tym zakresie,
proszę poinformować Wojewodę Opolskiego – na podstawie art. 49 ustawy o kontroli w administracji
rządowej – w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od daty otrzymania powyższego wystąpienia
pokontrolnego.
z up. Wojewody Opolskiego
mgr Paweł Jóźków
Kierownik Oddziału Organizacji
w Wydziale Nadzoru i Kontroli
27
szczegółowe postępowanie w kwestii zastrzeżeń regulują przepisy art.42-45 ustawy o kontroli w administracji rządowej.