Logotec DDM9000® Web Edition System Zarządzania

Transkrypt

Logotec Engineering Group
Logotec DDM9000® Web Edition
System Zarządzania Dokumentami i Przepływem
Informacji
Wersja 8.50
Instrukcja użytkownika
41-400 Mysłowice
ul. Załuskiego 2a
Tel. (+48-32) 222-93-30 do 39
Fax. (+48-32) 222-26-62
http://www.logotecengineering.com/
Hotline: (+48-32) 707-55-89
E-mail: [email protected]
___________________________________________________________________________________________________
Wstęp
Logotec DDM9000® Web Edition – System Zarządzania Dokumentami i Przepływem Informacji to system
klasy zarządzania wiedzą. Umożliwia zarządzanie różnego typu dokumentami oraz korespondencją zarówno
wewnętrzną, jak i pomiędzy firmą a jej otoczeniem. Mechanizmy logicznego gromadzenia i łączenia
informacji oraz dokumentów pozwalają na zarządzanie sprawami i pozwalają na kontrolę ich realizacji.
Wersje Logotec DDM9000® Web Edition umożliwiają pracę z systemem i dostęp do informacji firmy
poprzez różnorodne urządzenia mobilne.
System DDM9000® Web Edition jest dystrybuowany wraz z oprogramowaniem OCR FineReader.
ABBYY® FineReader® 6.0 Engine © ABBYY Software House 2002. All rights reserved.
ABBYY, FineReader are trademarks of ABBYY Software House.
System DDM9000® Web Edition jest dystrybuowany wraz z oprogramowaniem Outside In Viewer Technology.
Outside In® Viewer Technology © 1992 - 2002 © Stellent Chicago, Inc. All rights reserved.
Outside In is trademark of Stellent Chicago, Inc.
Logotec DDM9000® Web Edition are trademarks of Logotec Engineering Group
___________________________________________________________________________________________________
2
Logotec DDM9000® Web Edition - Instrukcja użytkownika
Wstęp
Ponadto oferujemy:
Logotec CRM9000® Web Edition jest systemem klasy CRM1. W sposób zintegrowany obsługuje procesy
biznesowe zachodzące w obszarach marketingu, sprzedaży i serwisu. Pozwala na uzyskanie kompletnego
obrazu relacji firmy z każdym z jej Klientów oraz na zarządzanie tymi relacjami. Internetowe wersje systemu
– Logotec CRM9000® Web Edition zrealizowane w technologii XML zapewniają dostęp do wszelkich
dokumentów i informacji znajdujących się w firmie poprzez Internet, zarówno z wykorzystaniem komputerów
i przeglądarki internetowej, jak również poprzez różnorodne urządzenia mobilne typu laptopy, pocket PC i
handheld PC. Wersje Logotec CRM9000® Web Edition sprawiają, iż system jest dostępny dla uprawnionej
osoby w każdym miejscu świata i o dowolnej porze.
Logotec PDM9000® Web Edition – System Zarządzania Danymi o Produkcie jest systemem klasy EDM
(Engineering Data Management). Umożliwia archiwizowanie i zarządzanie dokumentacją techniczną
tworzoną przy pomocy różnorodnych systemów CAD i edytorów biurowych. Umożliwia tworzenie
i zarządzanie bazą części normowych wykorzystywaną również w systemach TPP. Pozwala na generowanie
dowolnych list zestawieniowych, raportów, wykresów i analiz.
Aplikacje Internetowe dla Biznesu – to rozwiązania dla biznesu dedykowane konkretnym potrzebom
konkretnych Klientów. Aplikacje te opracowywane są w najnowszej technologii internetowej XML
i umożliwiają dostęp do zasobów i informacji firmy poprzez różnorodne urządzenia mobilne.
1
CRM = Customer Relationship Management - Zarządzanie Relacjami z Klientem
___________________________________________________________________________________________________
3
Wstęp
Posiadaczem praw autorskich do systemu DDM9000® Web Edition oraz niniejszej instrukcji jest Logotec
Engineering S.A.
Niniejsza publikacja ani jej części nie mogą być w żadnej formie i przy pomocy jakichkolwiek środków
technicznych reprodukowane lub adaptowane bez zgody Logotec Engineering S.A.
Dodatki i uaktualnienia do niniejszego podręcznika znaleźć można w serwisie WWW poświęconym
systemowi DDM9000® Web Edition: www.logotec.pl
Zrzuty ekranowe w Instrukcji użytkownika mogą nieznacznie różnić się od ekranu pracującego systemu.
© Copyright Logotec Engineering Group. All rights reserved.
Logotec Engineering, PDM9000®, DDM9000®, CRM9000® are registered trademarks of Logotec Engineering Group
All other product and company names mentioned herein are or might be registered trademarks or trademarks of certain companies.
Printed in Poland
___________________________________________________________________________________________________
4
Wstęp
Logotec Engineering S.A. powstał w roku 1989 z pomysłem na eksport oprogramowania.
Logotec Engineering S.A. jest technologicznym i kapitałowym liderem Logotec Engineering Group, która
jest międzynarodową grupą firm działającą na rynku informatycznym. Obecnie w skład Grupy Logotec
wchodzą firmy w Polsce, USA, Belgii, Niemczech oraz we Włoszech.
Logotec od lat odnosi spektakularne sukcesy na rynku zaawansowanych technologii informatycznych. Jest
też jedną z nielicznych polskich firm branży informatycznej działająca na rynkach międzynarodowych pod
własną, dobrze rozpoznawalną, marką i realizującą wieloletnią strategię inwestowania na rynkach
zagranicznych.
Strategia działania i rozwoju Logotec Engineering Group zakłada tworzenie rozwiązań innowacyjnych na
najwyższym poziomie technologicznym.
Ofertę Logotec Engineering Group stanowią 3 grupy rozwiązań.
Pierwszą stanowią produkty należące do klasy systemów zarządzania wiedzą, dobrze znane na rynku
międzynarodowym produkty:
System Zarządzania Dokumentami i Przepływem Informacji – Logotec DDM9000® Web Editio,
System Zarządzania Dokumentacją Techniczną – Logotec PDM9000® Web Edition,
System Zarządzania Relacjami z Klientem – Logotec CRM9000® Web Edition.
W odróżnieniu od gotowych, standardowych produktów, drugą grupę rozwiązań stanowią aplikacje
realizowane pod konkretne zamówienia klientów. Logotec Engineering Group wykorzystuje do ich
opracowywania stworzone przez siebie uniwersalne rozwiązania o charakterze generatorów/konfiguratorów
aplikacji. Pozwala to na bardzo szybkie opracowywanie praktycznie dowolnych aplikacji funkcjonujących
zarówno na komputerach pracujących w sieciach lokalnych, jak również podłączonych do Internetu,
urządzeniach mobilnych typu Pocket PC/Handheld PC.
Trzecią grupę stanowią rozwiązania dedykowane dla rynku rozwiązań mobilnych. Najistotniejszą część tej
grupy rozwiązań stanowią gotowe aplikacje, których przykładem jest generator aplikacji mobilnych Logotec
Mobile@Connector.
___________________________________________________________________________________________________
5
Wstęp
Certyfikaty i nagrody
W grudniu 2004 roku Microsoft Corporation ogłosił, że Logotec Enginering S.A jest jedną z 25
najbardziej innowacyjnych firm na świecie.
Logotec Mobile@Connector Professional został uznany za „Produkt Roku 2003”. Wyróżnienie to
przyznał prestiżowy miesięcznik BusinessWeek. Jest to pierwsza przyznana w Polsce nagroda dla
rodziny produktów Logotec Mobile@Connector. Dotychczasowe laury zdobyte w ogólnoświatowych
konkursach potwierdzają uznanie międzynarodowego środowiska informatycznego.
Obecne wyróżnienie jest pierwszym spoza branży IT.
Logotec nagrodzony w kategorii
„.NET Packaged Application of the Year Finalist”
9 października w Nowym Orleanie odbyło się uroczyste ogłoszenie wyników światowego konkursu –
2003 Microsoft Certified Partner Award - firma Logotec Engineering po raz drugi z rzędu została
finalistą.
W dniach 9 - 11 października Logotec wziął udział w Microsoft Worldwide Partner Conference 2003 w
Nowym Orleanie. W konferencji tej uczestniczyło kilka tysięcy osób z branży IT z całego świata.
Podczas konferencji odbyło się oficjalne rozstrzygnięcie konkursu - 2003 Microsoft Certified Partner
Award oraz wręczenie nagród. Logotec Engineering po raz pierwszy w historii uzyskał nominację
drugi rok z rzędu (w lipcu 2002 firma uzyskała tytuł .Net Application of the Year). Logotec został
nagrodzony w kategorii „.NET Packaged Application of the Year Finalist”. W konkursie startowało
ok. 1000 firm z całego świata.
W marcu 2003 firma Logotec Engineering S.A. zwyciężyła światowym konkursie “Mobile Solutions
Challenge 2003” zorganizowanym z okazji „Microsoft Mobility Developer Conference”.
Konkurs został podzielony na edycję europejską (Paryż) oraz amerykańską (Nowy Orlean), przy czym
produkty można było zgłaszać wyłącznie w jednej edycji. Zdecydowaliśmy się wystartować w edycji
amerykańskiej i zwyciężyliśmy w kategorii „Best Development Tools for Pocket PC” !!!
Zwycięskim produktem okazał się Logotec Mobile@Connector , który jest generatorem aplikacji
mobilnych pozwalającym użytkownikowi na stworzenie (bez konieczności programowania) aplikacji
umożliwiającej dostęp, poprzez urządzenia mobilne, do danych znajdujących się na serwerze jego
firmy.
Potwierdzeniem poziomu merytorycznego i technologicznego opracowanych przez
nas systemów, realizowanych z wykorzystaniem technologii informatycznych firmy
Microsoft®, jest m.in. przyznany nam w styczniu 2001 roku status Microsoft Gold
Certified Partner, który otrzymaliśmy jako jedna z grupy pierwszych ośmiu firm na
świecie i jedyna w Polsce.
Opracowane przez nas aplikacje posiadają logo Designed for Microsoft® BackOffice oraz
Certified for Windows 2000 Server, to ostatnie uzyskane w grupie pierwszych 26 produktów na
świecie.
___________________________________________________________________________________________________
6
Wstęp
Jako jedna z niewielu firm w Polsce podpisaliśmy umowę Royalty Licence and Distribution Agreement
z Microsoft w Redmond, która pozwala nam dostarczać na CD ROM-ach zintegrowany z naszym
oprogramowaniem runtime Microsoft® SQL Server.
24 lipca 2002 roku został rozstrzygnięty konkurs Złoty Bit 2002 - Elektroniczny Obieg Informacji w
Firmie. Logotec Engineering zajął III miejsce w kategorii Najlepszy System Obiegu Informacji
za wdrożenie Systemu Zarządzania dokumentami i Obiegiem Informacji Logotec DDM9000 w
PTKiGK.
W dniach 12 -15 lipca Logotec Engineering S.A. wziął udział w największej konferencji Microsoft –
Fusion 2002 w Los Angeles. Podczas konferencji odbyło się oficjalne rozstrzygnięcie konkursu - 2002
Microsoft Certified Partner Award oraz wręczenie nagród.
Logotec został jednym z 5-ciu finalistów nominowanych do nagrody w kategorii Net
Application of the Year. W konkursie wzięło udział prawie 900 firm z całego świata, nominowanych
w 9-ciu różnych kategoriach. Wyróżnienie otrzymał nasz produkt generator aplikacji mobilnych –
Logotec Mobile@Connector. Był to pierwszy w historii przypadek nominacji polskiej aplikacji do tej
światowej nagrody.
6 czerwca 2002 roku firma Microsoft poinformowała, że aplikacja Logotec Mobile@Connector jako
pierwsza w Polsce, pomyślnie przeszła wszystkie badania certyfikacyjne prowadzone przez
niezależną organizację VeriTest i została wyróżniona certyfikatem Designed for Windows for
Pocket PC. Program Designed for Windows for Pocket PC ma ułatwić użytkownikom wybór tych
aplikacji, które zostały stworzone specjalnie z myślą o urządzeniach mobilnych działających w oparciu
o platformę Microsoft Pocket PC. Uzyskanie certyfikatu przez Logotec Mobile@Conntector
potwierdza pełną funkcjonalność aplikacji w tym środowisku oraz stanowi gwarancję niezawodności
aplikacji na urządzeniach zgodnych z Pocket PC 2002.
12 października 2001 roku Business Centre Club ogłosił wyniki III edycji konkursu Medal Europejski
dla Produktu. Medal otrzymała rodzina produktów Logotec DDM9000® i Web@DDM®. - System
Zarządzania Dokumentami i Przepływem Informacji i jego wersja internetowa. Było to już drugie po
otrzymanym w 2000 roku, wyróżnienie opisanych produktów Medalem Europejskim. Medal Europejski
jest nagrodą wręczaną przez Urząd Komitetu Integracji Europejskiej oraz Business Centre Club i jest
wyróżnieniem dla polskich przedsiębiorstw, których wyroby spełniają standardy jakości Unii
Europejskiej.
2 października 2001 roku ogłoszono wyniki programu Microsoft - Inicjatywa dla Producentów
Oprogramowania. Logotec Web@DDM - System zarządzania dokumentami i przepływem
informacji otrzymał główną nagrodę jako najlepsze rozwiązanie wykorzystujące platformę
Microsoft.
Drugie miejsce w kategorii aplikacje na Windows CE uzyskał system Logotec Mobile@Connector –
generator aplikacji mobilnych.
25 lipca 2001 podczas konferencji Elektroniczny Obieg Informacji w Firmie zostały wręczone nagrody
w konkursie Złoty Bit 2001. Logotec Engineering S.A. otrzymał Złoty Bit 2001 w głównej kategorii
konkursu „Najlepszy Produkt – Wdrożenie”. W lipcu 2001 roku ogłoszono wyniki konkursu Złota
___________________________________________________________________________________________________
7
Wstęp
@, organizowanego m.in. przez Stowarzyszenie Miasta w Internecie. Logotec Engineering został
laureatem nagrody w kategorii innowacyjnych rozwiązań z dziedziny technologii komunikacji i
informacji wdrożeniowych w urzędach administracji lokalnej. Nagrodzone zostało wdrożenie
systemu Logotec DDM9000® zrealizowane w Urzędzie Miejskim w Rybniku.
W kwietniu 2001 na Międzynarodowych Targach Poznańskich INFOSYSTEM 2001otrzymaliśmy
Złoty Medal Międzynarodowych Targów Poznańskich, który został przyznany naszemu
Systemowi Zarządzania Dokumentami i Przepływem Informacji Logotec DDM9000®. Podczas tych
targów tygodnik Teleinfo ogłosił wyniki konkursu "Złote Procesory 2001". Firma nasza została
jednym z laureatów konkursu w kategorii Produkt Roku – Oprogramowanie. Wyróżniony został
System Zarządzania Relacjami z Klientem Logotec CRM9000®. W uzasadnieniu podano, że jest
to najszybciej rozwijający się polski system CRM.
29 marca 2001 roku Stowarzyszenie Polski Rynek Oprogramowania ogłosiło wyniki rankingu Lider
Eksportu Oprogramowania za rok 2000. Kolejny już raz tytuł ten uzyskał Logotec Engineering S.A.
W uzasadnieniu podkreślono, że nasza firma otrzymała tytuł m.in. za konsekwentną budowę wizerunku
firmy, która obecnie stała się kapitałowym i technologicznym liderem międzynarodowej grupy firm działającej
na europejskim rynku informatycznym.
W roku 2000 podczas konferencji Elektroniczny Obieg Informacji w Firmie został rozstrzygnięty konkurs
Złoty Bit 2000 „na najlepszy, aktualnie dostępny na terenie Polski produkt software’owy
wspierający system obsługi obiegu informacji (dokumentów)”.
Kapituła złożona z redaktorów naczelnych polskich pism teleinformatycznych przyznała I Nagrodę dla
Logotec Engineering S.A. za System Zarządzania Dokumentami i Przepływem Informacji Logotec
Web@DDM®.
Rok wcześniej w lipcu podczas konferencji „Elektroniczny Obieg Informacji w Firmie” został rozstrzygnięty
konkurs Złoty Bit’99, w którym Logotec Engineering S.A. otrzymał II NAGRODĘ w kategorii „Najlepszy
Produkt – Software” za System Zarządzania Dokumentami i Obiegiem Informacji DDM9000®.
Obecnie w Europie Zachodniej ponad 200 klientów użytkuje nasze systemy do zarządzania
dokumentami – sprzedanych zostało kilka tysięcy licencji oprogramowania.
Dalekowzroczna polityka działania, przyjęta strategia, stałe reinwestowanie zysków, świadomość
potrzeby ciągłych zmian oraz intensywna praca owocuje stałym wzrostem obrotów, doskonałą
kondycją finansową oraz ciągłym rozwojem firmy. Pozwala nam to ze spokojem patrzeć w przyszłość
związaną przede wszystkim z dalszą integracją z Europą Zachodnią.
Jakość produktów
Posiadamy status Microsoft Gold Certified Partner w zakresie produkcji oprogramowania (byliśmy
jedną z pierwszych firm w świecie, która otrzymała taki status).
Szereg certyfikatów, np..:
• Verified for Windows Server 2003
• Designed for Microsoft Windows for Pocket PC
• Certified for Windows 2000 Server
• Designed for Microsoft BackOffice
___________________________________________________________________________________________________
8
Wstęp
Jako jedna polska firma (oraz jedna z niewielu w świecie) bierzemy aktywny udział w prestiżowych
programach Microsoftu „na szczycie”
- jesteśmy członkiem Microsoft Mobility Partner Advisory Council
- jesteśmy członkiem Windows Mobile Application Roadmap
Wiedza i doświadczenie naszych pracowników są do Państwa dyspozycji. Lubimy odpowiadać na
pytania i rozwiązywać problemy. Poza wszystkim, lubimy jazz.
---
___________________________________________________________________________________________________
9
Wstęp
Wstęp do podręcznika
Wersje produktu – Wersje podręcznika
Autorzy dokumentacji dokładają usilnych starań, aby kolejne wersje podręcznika były zgodne z
podstawowymi wersjami produktu. Jednakże gdyby tak nie było – oznacza to, że drobne zmiany
wprowadzone w produkcie, w małym stopniu wpływają na dokumentację systemu.
Dla kogo jest przeznaczony podręcznik?
Podręcznik – Instrukcja Użytkownika Logotec PDM90002 DDM90003 CRM90004 Web Edition, jest
przeznaczony dla szerokiego kręgu użytkowników naszego systemu, tj. zarówno dla podstawowego
personelu zatrudnionego w firmie, jak również zarządu i dyrekcji firmy, pionów i służb administracyjnych,
pomocniczych i specjalnych – korzystających z systemu, oraz informatyków profesjonalistów zajmujących
się systemem zawodowo, będących np. administratorami systemu; dla nich jednak polecamy
przestudiowanie dodatkowo – Podręcznika Systemowego5, wspólnego dla systemów Logotec PDM9000
Web Edition 9000, Logotec DDM9000 Web Edition, Logotec CRM9000 Web Edition.
Autorzy podręcznika zakładają podstawową znajomość i umiejętność korzystania przez użytkownika
z podstawowych dziedzin informatyki, takich jak: systemy operacyjne, bazy danych, sieci komputerowe,
transmisja danych, sieci Internet, intranet i WWW, oraz grafika komputerowa. W razie wątpliwości odsyłamy
do studiowania specjalistycznej literatury.
Jak korzystać z podręcznika?
W podręczniku opisane są podstawowe moduły systemu Logotec PDM9000 Web Edition, Logotec
DDM9000 Web Edition, Logotec CRM9000 Web Edition, takie jak: Ogólne zasady pracy z systemem,
Zarządzanie dokumentami, Zarządzanie przepływem informacji, Zarządzanie sprawami, Zarządzanie
przepływem informacji i dokumentów (Workflow), Przeglądanie dokumentów, Skanowanie dokumentów,
Wyszukiwanie pełnotekstowe, Terminarz, Ochrona danych. Odpowiadają im podstawowe rozdziały
podręcznika. Nazewnictwo jest zgodne z zastosowanym w systemie. Numeracja stron zastosowana w
niektórych wersjach podręcznika składa się z numeru rozdziału (numeru sekcji) i kolejnego numeru strony,
oddzielonych myślnikiem. Sposób poruszania się po podręczniku i studiowania go, jest dowolny, zgodny z
typem percepcji użytkownika.
Funkcje realizowane przez system
Podręcznik zawiera opis podstawowych funkcji realizowanych przez system Logotec PDM9000 Web Edition,
Logotec DDM9000 Web Edition, Logotec CRM9000 Web Edition. Jednak w związku z ciągłym rozwojem
produktu oraz dostosowaniem niektórych rozwiązań do wymagań Klienta, niektóre funkcje mogą działać
inaczej niż opisano w tym podręczniku, a rysunki pochodzić ze starszych wersji programu.
PDM9000 - Product Data Management System - System Zarządzania Danymi o Produkcie
DDM9000 - Document and Information Flow Management System - System Zarządzania Dokumentami i Obiegiem Informacji
4 CRM9000® - Customer Relationship Management System - System Zarządzania Relacjami z Klientem
5 PDM9000 DDM9000 CRM9000® - Podręcznik systemowy
2
3
___________________________________________________________________________________________________
10
Wstęp
System Zarządzania Dokumentami i Przepływem
Informacji
Wersja 8.50
Moduł Archiwum
Moduł Kontakty
Moduł Sprawy
Podstawowa Funkcjonalność
___________________________________________________________________________________________________
11
Wstęp
PODSTAWOWA FUNKCJONALNOŚĆ
System Logotec DDM9000® Web Edition opiera się na solidnych podstawach zarządzania procesami
obiegu informacji.
System Logotec DDM9000® Web Edition Archiwum zapewnia:
o
o
o
o
o
o
o
o
szybki dostęp do wszystkich dokumentów, w ramach uprawnień każdego użytkownika,
możliwość wyszukiwania pełnotekstowego,
zarządzanie stanami i wersjami dokumentów,
poufność dokumentów,
odtwarzanie historii stanów dokumentu,
logiczne i hierarchiczne powiązania pomiędzy dokumentami,
grupowanie dokumentów w segregatory, jak również wiązanie ich pomiędzy sobą,
tworzenie raportów i wykresów.
System Logotec DDM9000® Web Edition Kontakty zapewnia:
o wsparcie pracy kancelarii,
o rejestrowanie każdej postaci korespondencji: list, fax, telefon, mail, notatka ze spotkania,
o dystrybuowanie informacji według rozdzielników lub adresów wewnętrznych i wielopoziomowa
dekretacja korespondencji,
o śledzenie drogi korespondencji i kontrola realizacji poleceń,
o odtworzenie całej korespondencji z każdym adresem,
o definiowanie terminów przypominania o realizacji danej korespondencji oraz kontrola wywiązywania się
z narzuconych terminów realizacji,
o tworzenie raportów i zestawień, w tym książka korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
System Logotec DDM9000® Web Edition Sprawy zapewnia:
o
o
o
o
o
o
o
o
rejestrowanie spraw, przydzielanie ich do odpowiednich kategorii i etapów,
definiowanie odpowiednich podformularzy zawierających istotne dane o sprawie,
gromadzenie wszystkich dokumentów i informacji związanych z każdą sprawą,
możliwość przekazywania i delegowania spraw,
dzielenie spraw na podzadania,
możliwość rejestrowania zadań i ich terminów z automatycznym uwzględnieniem w kalendarzu,
monitorowanie prowadzonych spraw,
analizę gromadzonych w sprawach informacji, tworzenie dowolnych raportów i wykresów.
___________________________________________________________________________________________________
12
Wstęp
SPIS TREŚCI
Logotec Engineering Group ................................................................................................... 5
1
WSTĘP ............................................................................................................................ 19
System Logotec DDM9000® Web Edition umożliwia zdalną pracę z dowolnego miejsca
na świecie. ........................................................................................................................ 19
System Logotec DDM9000® Web Edition wykorzystuje najnowsze rozwiązania
techniczne: ........................................................................................................................ 20
Zakres funkcjonalny systemu Logotec DDM9000® Web Edition .................................... 20
Logotec DDM9000® Web Edition ................................................................................... 24
2
WPROWADZENIE DO ZARZĄDZANIA INFORMACJĄ ..................................... 31
Informacja naszym skarbem czy przekleństwem? ............................................................ 31
Jak zapanować nad wszystkim?........................................................................................ 32
Czy jest to możliwe? ......................................................................................................... 34
3
URUCHOMIENIE SYSTEMU LOGOTEC DDM9000® WEB EDITION ............. 36
3.1
USTAWIENIE INTERNET EXPLORER-A ........................................................................ 36
Odświeżanie plików tymczasowych .................................................................................. 37
Dodanie do witryn zaufanych ........................................................................................... 38
Włączenie wykonywania komponentów ActiveX .............................................................. 39
Lokalny komponent ........................................................................................................... 40
Instalacja komponentu lokalnego ..................................................................................... 40
Uaktualnienie danych lokalnego komponentu .................................................................. 41
3.2
LOGOWANIE DO SYSTEMU ......................................................................................... 42
3.3
INFORMACJE KONFIGURACYJNE ................................................................................. 45
4
FILOZOFIA SYSTEMU ............................................................................................... 49
4.1
SEGREGATORY .......................................................................................................... 49
Tworzenie segregatorów .................................................................................................. 50
Zmiana statusu.................................................................................................................. 51
Zmiana numeru ................................................................................................................. 51
Usuwanie segregatora ...................................................................................................... 51
Dokumenty segregatora .................................................................................................... 52
Umieszczenie dokumentu w segregatorze......................................................................... 52
Inne obiekty powiązane z segregatorem ........................................................................... 52
Rejestracja nowego dokumentu w segregatorze ............................................................... 52
Usuwanie dokumentów z segregatora .............................................................................. 53
4.2
DOKUMENTY ............................................................................................................. 53
Dostęp do dokumentów ..................................................................................................... 53
Rejestracja nowego dokumentu ........................................................................................ 54
Rejestracja dokumentu z dysku lokalnego ........................................................................ 55
Plik dokumentu ................................................................................................................. 56
Rejestracja dokumentów papierowych ............................................................................. 57
Dokumenty wielorozdziałowe ........................................................................................... 58
Powielenie dokumentu ...................................................................................................... 59
Usuwanie dokumentu ........................................................................................................ 60
Stany dokumentu ............................................................................................................... 60
Kategorie dokumentu ........................................................................................................ 61
___________________________________________________________________________________________________
13
Wstęp
Wersje dokumentu ............................................................................................................ 62
Wykaz wersji dokumentu .................................................................................................. 62
Wysłanie dokumentu ........................................................................................................ 63
Powiązania dokumentów.................................................................................................. 63
4.3
SPRAWY .................................................................................................................... 64
Dostęp do spraw............................................................................................................... 64
Obieg sprawy ................................................................................................................... 64
Kategorie i etapy .............................................................................................................. 67
Rejestracja spraw ............................................................................................................. 68
Edycja sprawy .................................................................................................................. 70
Uruchomienie sprawy ...................................................................................................... 70
Termin realizacji sprawy ................................................................................................. 70
Wskazanie osoby odpowiedzialnej ................................................................................... 71
Przekazywanie / Oddelegowanie sprawy ......................................................................... 72
Historia zmian .................................................................................................................. 72
Rejestr korespondencji sprawy (Kontakty w sprawie) ..................................................... 73
Adresy skojarzone ze sprawą ........................................................................................... 73
Obiekty powiązane ze sprawą .......................................................................................... 73
4.4
KORESPONDENCJA PRZYCHODZĄCA .......................................................................... 74
Dostęp do poczty przychodzącej ...................................................................................... 74
Obieg korespondencji ...................................................................................................... 75
Rejestracja korespondencji .............................................................................................. 77
Formularz korespondencji przychodzącej ....................................................................... 78
Przekazanie korespondencji ............................................................................................. 79
Terminy korespondencji i przypomnień ........................................................................... 80
Edycja korespondencji ..................................................................................................... 80
Załączniki korespondencji................................................................................................ 81
Powiązanie ze sprawą ...................................................................................................... 82
Routing ............................................................................................................................. 82
Modyfikacja danych adresowych ..................................................................................... 82
4.5
KORESPONDENCJA WYCHODZĄCA............................................................................. 83
Dostęp do korespondencji wychodzącej .......................................................................... 84
Obieg korespondencji wychodzącej ................................................................................. 84
Przygotowanie korespondencji ........................................................................................ 86
Formularz korespondencji wychodzącej .......................................................................... 86
Dopięcie załącznika do korespondencji ........................................................................... 88
Wysłanie korespondencji.................................................................................................. 88
Powiadomienia dla innych użytkowników ....................................................................... 89
Wygenerowanie korespondencji wg listy adresowej ....................................................... 89
Wycofanie z wysyłki ......................................................................................................... 89
Kontrola realizacji wysłanej poczty ................................................................................. 90
4.6
ADRESY ZEWNĘTRZNE .............................................................................................. 90
Rejestracja adresu............................................................................................................ 90
Usuwanie adresu .............................................................................................................. 93
Osoby kontaktowe ............................................................................................................ 93
Lista kontaktów z adresem ............................................................................................... 95
Projekty i raporty adresu zewnętrznego .......................................................................... 96
Inne powiązania z adresem .............................................................................................. 96
4.7
OSOBY KONTAKTOWE ............................................................................................... 97
4.8
ADRESY TYMCZASOWE ............................................................................................. 97
___________________________________________________________________________________________________
14
Wstęp
4.9
5
ADRESY WEWNĘTRZNE ............................................................................................ 102
OGÓLNE ZASADY OBSŁUGI SYSTEMU.............................................................. 105
5.1
NAWIGACJA ............................................................................................................. 105
5.2
MOŻLIWOŚCI MANIPULACJI OBIEKTAMI ................................................................... 106
Technika Drag&Drop .................................................................................................... 106
Menu kontekstowe........................................................................................................... 107
5.3
SPOSOBY PREZENTACJI DANYCH .............................................................................. 108
Widok Tabela .................................................................................................................. 108
Widok Formularz ............................................................................................................ 109
Lista otwartych okien ..................................................................................................... 110
5.4
WYSZUKIWANIE DANYCH ........................................................................................ 111
Sortowanie ...................................................................................................................... 111
Filtrowanie ..................................................................................................................... 112
Sprawdzanie powiązań ................................................................................................... 116
Wyszukiwanie pełnotekstowe plików .............................................................................. 116
5.5
MODYFIKACJA DANYCH .......................................................................................... 122
Modyfikacja rekordu....................................................................................................... 122
Dodawanie nowego rekordu........................................................................................... 123
Usunięcie rekordu .......................................................................................................... 123
Wprowadzanie danych .................................................................................................... 124
Tworzenie / usuwanie powiązań ..................................................................................... 124
5.6
OBSŁUGA PLIKÓW ................................................................................................... 125
Podgląd pliku.................................................................................................................. 125
Obsługa View Server ...................................................................................................... 126
Wypożyczenie .................................................................................................................. 127
Zamknięcie + zwrot pliku / anulacja wypożyczenia ....................................................... 129
Rejestracja / tworzenie plików........................................................................................ 129
Skopiowanie pliku dokumentu / załącznika .................................................................... 132
Skanowanie ..................................................................................................................... 132
Pictogram generator ...................................................................................................... 133
5.7
ADRESOWANIE KORESPONDENCJI ............................................................................ 134
Adresowanie korespondencji do adresata zewnętrznego ............................................... 134
Adresowanie korespondencji do adresata wewnętrznego .............................................. 136
6
TERMINARZ ............................................................................................................... 141
Okno terminarza ............................................................................................................. 141
Raporty z pozycji terminarza .......................................................................................... 144
6.1
TERMINY ................................................................................................................. 145
Założenie terminu ........................................................................................................... 145
Edycja i kasowanie terminu............................................................................................ 147
6.2
POWIADOMIENIE O TERMINACH ............................................................................... 148
6.3
ZADANIA ................................................................................................................. 150
Rejestracja zadania ........................................................................................................ 150
Edycja zadania ............................................................................................................... 151
Zamknięcie zadania ........................................................................................................ 152
Inne operacje z zadaniami .............................................................................................. 152
7
JAK TO ZROBIĆ? ....................................................................................................... 153
7.1
KONTENER DOKUMENTY .................................................................................... 153
Jak zarejestrować w centralnej bazie dokumentów papierowy dokument? ................... 153
___________________________________________________________________________________________________
15
Wstęp
Jak utworzyć dokument w konkretnej aplikacji (np. edytorze tekstów MS Word)? ....... 153
Jak utworzyć dokument przy wykorzystaniu szablonu? ................................................. 153
Jak zarejestrować w centralnej bazie dokumentów lokalny plik dokumentu? ............... 154
Jak utworzyć kolejny rozdział dokumentu? .................................................................... 154
Jak oznaczyć dokument w celu jego kontroli? ............................................................... 154
Jak zatwierdzić dokument? ............................................................................................ 154
Jak otworzyć zatwierdzony dokument? .......................................................................... 154
Jak najszybciej podejrzeć zawartość pliku dokumentu? ................................................ 154
Jak uaktualnić zawartość zatwierdzonego dokumentu? ................................................ 155
Jak przeglądać wersje dokumentu? ............................................................................... 155
Jak powielić dokument? ................................................................................................. 155
Jak usunąć zbędny dokument? ....................................................................................... 155
Jak połączyć jeden dokument z drugim? ........................................................................ 155
Jak skasować połączenie pomiędzy dokumentami? ....................................................... 155
7.2
KONTENER SEGREGATORY ................................................................................ 156
Jak utworzyć nowy segregator? ..................................................................................... 156
Jak umieścić dokument w segregatorze? ....................................................................... 156
Jak zabezpieczyć segregator? ........................................................................................ 156
Jak utworzyć dokument bezpośrednio w segregatorze? ................................................ 156
7.3
KONTENER KORESPONDENCJA ......................................................................... 156
Jak zarejestrować dane kontaktowe do firmy lub osoby prywatnej? ............................. 156
Jak dodać osobę kontaktową?........................................................................................ 156
Jak zapoznać się z listą kontaktów wymienionych z adresem? ...................................... 157
Jak sprawdzić czy w naszej skrzynce jest nowa wiadomość? ........................................ 157
Jak wysłać dokument? .................................................................................................... 157
Jak podglądnąć zawartość podpiętego do korespondencji załącznika? ........................ 157
Jak zarejestrować otrzymaną listem korespondencję? .................................................. 157
Jak przyjąć otrzymaną korespondencję do realizacji? .................................................. 158
Jak potwierdzić przyjęcie otrzymanej korespondencji do wiadomości? ........................ 158
Jak odłożyć wybraną korespondencję na późniejszy termin? ........................................ 158
Jak załatwić korespondencję, która została przyjęta do realizacji? .............................. 158
Jak przekazać korespondencję innemu użytkownikowi? ................................................ 158
Jak prześledzić drogę otrzymanej korespondencji? ....................................................... 158
Jak przygotować korespondencję wewnętrzną do współpracownika? .......................... 159
Jak wysłać przygotowaną korespondencję do wielu użytkowników jednocześnie (tzw.
mailing)? ........................................................................................................................ 159
Jak przygotować korespondencję do adresata zewnętrznego (wysłać fax)? ................. 159
7.4
KONTENER SPRAWY............................................................................................. 159
Jak zarejestrować sprawę w centralnej bazie spraw? ................................................... 159
Jak zarejestrować sprawę w centralnej bazie spraw z wyznaczeniem prowadzącego? 160
Jak przekazać sprawę?................................................................................................... 160
Jak wyrzucić zarejestrowaną sprawę do kosza i ewentualnie wyjąć ją z powrotem
z kosza? .......................................................................................................................... 160
Jak uruchomić sprawę? ................................................................................................. 161
Jak unieważnić sprawę?................................................................................................. 161
Jak oddelegować sprawę? ............................................................................................. 161
Jak zwrócić sprawę prowadzącemu? ............................................................................. 162
Jak odłożyć sprawę na późniejszy termin? .................................................................... 162
Jak wyciągnąć sprawę z oczekiwania? .......................................................................... 162
Jak poddać opis sprawy edycji?..................................................................................... 162
___________________________________________________________________________________________________
16
Wstęp
Jak sprawdzić rejestr korespondencji sprawy? .............................................................. 163
Jak zarejestrować korespondencję sprawy? .................................................................. 163
Jak skojarzyć korespondencję ze sprawą? ..................................................................... 163
Jak przygotować korespondencję sprawy? .................................................................... 163
Jak podpiąć do sprawy korespondencję wysłaną? ......................................................... 163
Jak podpiąć do sprawy korespondencję przychodzacą? ................................................ 164
Jak podpiąć adresata pod sprawę ? ............................................................................... 164
Jak odłączyć adresata od sprawy? ................................................................................. 164
Jak zamknąć sprawę? ..................................................................................................... 165
Jak zapoznać się z historią sprawy? ............................................................................... 165
Jak przejrzeć wszystkie sprawy własne? ........................................................................ 165
Jak przejrzeć wszystkie dostępne sprawy? ..................................................................... 165
Jak założyć w terminarzu termin zdarzenia dla siebie? ................................................. 166
Jak założyć w terminarzu termin zdarzenia dla innych osób? ....................................... 167
8
INNE ELEMENTY SYSTEMU .................................................................................. 169
8.1
PODFORMULARZE .................................................................................................... 169
Jakie obiekty mają podformularze?................................................................................ 170
Wprowadzanie danych .................................................................................................... 171
8.2
RAPORTY ................................................................................................................. 171
8.3
PROGRAMY DO PODGLĄDANIA DOKUMENTÓW ........................................................ 173
8.4
INFORMACJA O STANOWISKU ................................................................................... 175
OCHRONA DANYCH W SYSTEMIE LOGOTEC DDM9000® WEB EDITION
177
9
9.1
9.2
9.3
OCHRONA CAŁOŚCI SYSTEMU .................................................................................. 177
OCHRONA POSZCZEGÓLNYCH INFORMACJI .............................................................. 177
OCHRONA POZOSTAŁYCH ELEMENTÓW SYSTEMU .................................................... 178
10
PODSTAWOWE POJĘCIA I DEFINICJE .......................................................... 179
11
GLOSARIUSZ .......................................................................................................... 189
12
SPIS RYSUNKÓW ................................................................................................... 195
___________________________________________________________________________________________________
17
Wstęp
___________________________________________________________________________________________________
18
Wstęp
1
WSTĘP
Nowocześnie zarządzane i dynamicznie rozwijające się firmy oczekują rozwiązania problemów
związanych z dostępem do informacji zgromadzonej w firmie z dowolnego miejsca:
1. kadra zarządzająca przebywając poza firmą chce mieć możliwość kontrolowania sytuacji,
analizy prowadzonych zadań i spraw oraz wglądu w dokumenty i dane firmy,
2. pracownicy realizujący swoje zadania poza firmą np. handlowcy czy też akwizytorzy potrzebują,
na bieżąco, danych związanych z obsługą klientów, przychodzącą korespondencją oraz innych
danych zgromadzonych w firmie,
3. firmy wielooddziałowe chcą, pomimo terytorialnego rozproszenia, mieć możliwość pracy na
centralnej bazie dokumentów i informacji.
4. producenci i dystrybutorzy chcą umożliwiać swoim partnerom wgląd w aktualną ofertę, stany
magazynowe, cenniki, a w celu ułatwienia transakcji umożliwić pełną realizację zamówienia
poprzez elektroniczną wymianę dokumentów.
Wychodząc naprzeciw tym potrzebom Logotec Engineering SA, wykorzystując najnowocześniejsze
technologie, opracował system Logotec DDM9000® Web Edition.
System Logotec DDM9000® Web Edition umożliwia zdalną pracę z dowolnego miejsca
na świecie.
Dostęp do informacji przy wykorzystaniu Logotec DDM9000® Web Edition realizowany jest poprzez
Internet, bądź też poprzez inne, dowolne, łącze bezpośrednie np.: łącze stałe, ISDN, łącze telefoniczne,
przy czym możliwa jest również praca z wykorzystaniem telefonów komórkowych.
Przy dostępie do danych poprzez Logotec DDM9000® Web Edition obowiązują te same zasady
bezpieczeństwa, które stosowane są przy pracy lokalnej, takie jak: prawa dostępu, protokołowanie
zdarzeń, wykorzystywanie dokumentów i informacji itp. Poza standardową identyfikacją użytkownika
przez nazwę i hasło, może być stosowane dodatkowe zabezpieczenie w systemie
w postaci modułu Logotec Security, które umożliwia logowanie za pomocą karty SmartCard (nie ma
wtedy potrzeby podawania nazwy i hasła użytkownika, dane te odczytywane będą z certyfikatu
zapisanego na karcie). Autoryzacja przy pomocy SmartCard odbywa się przez bezpieczne połączenie i
wymaga jedynie podania nr PIN karty.
Logotec DDM9000® Web Edition umożliwia zarówno pracę on-line (łącze telefoniczne jest ciągle
aktywne) jak również pracę off-line (tryb ten pozwala wówczas pracować na plikach wypożyczonych z
systemu).
___________________________________________________________________________________________________
19
Wstęp
System Logotec DDM9000® Web Edition wykorzystuje najnowsze rozwiązania
techniczne:





na stacji zdalnej wykorzystywana jest przeglądarka Microsoft Internet Explorer 6.0
w centrali firmy (poza standardową instalacją systemu DDM9000®, CRM9000® bądź
PDM9000®) instalowane są dodatkowo IIS – Microsoft® Internet Information Server oraz MTS –
Microsoft® Transaction Server, które m.in. pełnią rolę serwerów aplikacji. W zależności od
wielkości instalacji można stosować jeden bądź wiele serwerów.
jako serwer bazy danych może być używana dowolna baza danych zawierająca sterowniki
ODBC i pracująca w standardzie SQL. Najlepszym oferowanym rozwiązaniem standardowym
jest Microsoft® SQL Server 2000.
oprogramowanie wykorzystuje najnowszą technologię XML (patrz wyżej)
oprogramowanie pracuje w środowisku rozproszonym, w wielowarstwowej architekturze.
Wykorzystywany jest cały szereg rozproszonych komponentów: DHTML zawierający VBScript
oraz JavaScript, strony ASP, obiekty ActiveX pracujące zarówno na serwerze jak również (w
wąskim zakresie), na stanowiskach lokalnych. W celu zagwarantowania odpowiedniego
poziomu bezpieczeństwa rygorystycznie przestrzegana jest zasada, iż przez stację lokalną
wykonywane są wyłącznie te komponenty, które nie mają wpływu na bezpieczeństwo systemu
– wszelkie istotne funkcje realizowane są wyłącznie przez komponenty serwerowe.
Zakres funkcjonalny systemu Logotec DDM9000® Web Edition
Logotec DDM9000® Web Edition (Document Data Management) - System Zarządzania Dokumentami
i Przepływem Informacji należy do klasy systemów zarządzania wiedzą. Tworzy centralną bazę dokumentów
zapewniając prosty i szybki dostęp do nich z gwarancją aktualności, z możliwością przeszukiwania
pełnotekstowego, z zarządzaniem stanami i wersjami, z sygnalizowaniem próby użycia nieaktualnej wersji
dokumentu, itp. Zapewnia sprawną dystrybucję i dekretację dokumentów, kontroluje drogę ich obiegu.
Rozwiązuje problem przepływu informacji zarówno wewnątrz firmy, jak również pomiędzy firmą a jej
otoczeniem. Archiwizuje i zarządza informacją w dowolnej postaci: list, faks, telefon, e-mail, notatka
ze spotkania. Sposób, w jaki rejestrowana i przesyłana jest korespondencja (bez względu na jej rodzaj)
pozwala na kontrolę jej obiegu oraz odtwarzanie i analizę historii zdarzeń.
Mechanizmy logicznego gromadzenia i łączenia informacji i dokumentów pozwalają na sprawne zarządzanie
sprawami i umożliwiają pełny nadzór i kontrolę stanu realizacji z sygnalizacją odchyleń od stanu żądanego.
Logotec DDM9000® Web Edition posiada mechanizm workflow management pozwalający na
implementację procedur sterujących przepływem zadań i dokumentów. W zakresie zarządzania
dokumentami i ich obiegiem Logotec DDM9000® Web Edition wspomaga funkcjonowanie i wdrażanie
systemu zarządzania jakością według norm ISO 9000.
Dzięki obiektowej budowie menadżera graficznego Logotec DDM9000® Web Edition widoczne stają się
wszystkie powiązania pomiędzy poszczególnymi elementami, np.: dokumentami, segregatorami,
korespondencją, adresami, sprawami, itd.
___________________________________________________________________________________________________
20
Wstęp
Internetowe wersje systemu – Logotec DDM9000® Web Edition zrealizowane w technologii XML
zapewniają dostęp do wszelkich dokumentów i informacji zgromadzonych w systemie poprzez Internet,
zarówno z wykorzystaniem komputerów i przeglądarki internetowej, jak również poprzez różnorodne
urządzenia mobilne typu laptopy, palmtopy, pocket PC i handheld PC.
Logotec DDM9000® Web Edition jest w pełni zintegrowany z systemem Logotec CRM9000® Web
Edition - Zarządzanie Relacjami z Klientem.
Logotec DDM9000® Web Edition zapewniając możliwość pracy z systemem z dowolnego miejsca oraz
poprzez różnorodne urządzenia mobilne staje się nie tylko rozwiązaniem najbogatszym funkcjonalnie, ale
również najbardziej efektywnym.
Zalety Systemu Logotec DDM9000® Web Edition
Czas
Logotec DDM9000® Web Edition zarządza i archiwizuje informacje w różnej postaci: dokumentów,
kontaktów, spraw, adresatów zewnętrznych, itp. Szybko i bezbłędnie udostępnia poszukiwane dokumenty.
Po zainstalowaniu Logotec DDM9000® Web Edition staje się jasne, że dużą część czasu, pracownicy
poświęcali na wyszukiwanie i przesyłanie papieru.
Koszty
Logotec DDM9000® Web Edition obniża koszty. Pracownicy nie tracą czasu na naprawianie pomyłek
i wyszukiwanie informacji. Całą energię angażują w rzeczywiste działania. Ta sama liczba pracowników
potrafi załatwić więcej spraw. Zarząd działa wydajniej, ma aktualne informacje i podejmuje optymalne
decyzje.
Efektywność
Logotec DDM9000® Web Edition rejestruje historię działań nad daną sprawą, pozwala na natychmiastowe
dotarcie do wszystkich pism z nią związanych. Wiadomo, kto, kiedy i jakie działania podjął. W naturalny
sposób motywuje do rzetelnej pracy.
Zarządzanie
DDM9000® umożliwia sporządzanie dowolnych analiz, raportów i zestawień. Wszystkie wyniki są zawsze
aktualne i dostępne natychmiast. Logotec DDM9000® Web Edition dostarcza prawdziwych i pełnych
informacji o stanie prowadzonych spraw. Dzięki temu decyzje mogą być podejmowane trafnie i szybko.
Jakość
Logotec DDM9000® Web Edition wymusza przestrzeganie procedur postępowania oraz obiegu
i autoryzacji dokumentów. Eliminuje źródła najczęściej popełnianych błędów: pracę z nieaktualnymi wersjami
dokumentów, pracę w oparciu o niekompletny zestaw dokumentów. Jest niezastąpionym narzędziem przy
wprowadzaniu i utrzymaniu norm ISO 9000.
Komfort
Logotec DDM9000® Web Edition oferuje przyjazne środowisko pracy i łatwość obsługi. System dostępny
jest w wielu wersjach językowych. Dzięki każdorazowemu dopasowywaniu do indywidualnych potrzeb staje
się wygodnym narzędziem w codziennej pracy.
Dodatkowo wersje Logotec DDM9000® Web sprawiają, iż system jest dostępny dla uprawnionej osoby w
każdym miejscu świata o dowolnej porze i poprzez różnorodne urządzenia.
___________________________________________________________________________________________________
21
Wstęp
Zarządzanie dokumentami
Moduł Logotec DDM9000® Web Edition Archiwum pozwala utworzyć centralną bazę dokumentów,
zarządza dostępem do nich, ich stanami i wersjami. System zapewnia:
szybki dostęp do wszystkich dokumentów, w ramach uprawnień każdego użytkownika,
możliwość wyszukiwania pełnotekstowego,
zarządzanie stanami i wersjami dokumentów,
poufność dokumentów,
odtwarzanie historii stanów dokumentu,
logiczne i hierarchiczne powiązania pomiędzy dokumentami,
grupowanie dokumentów w segregatory, jak również wiązanie ich pomiędzy sobą,
tworzenie raportów i wykresów.
Zarządzanie Obiegiem Informacji
Moduł Logotec DDM9000® Web Edition Kontakty rozwiązuje problem przepływu informacji zarówno
między pracownikami firmy, jak również pomiędzy firmą a jej otoczeniem. Zapewnia sprawną dystrybucję i
wielopoziomową dekretację korespondencji, pozwala na odtwarzanie drogi jej obiegu. Możliwe jest:
wsparcie pracy kancelarii,
rejestrowanie każdej postaci korespondencji: list, fax, telefon, mail, notatka ze spotkania,
dystrybuowanie informacji według rozdzielników lub adresów wewnętrznych
i wielopoziomowa dekretacja korespondencji,
śledzenie drogi korespondencji i kontrola realizacji poleceń,
odtworzenie całej korespondencji z każdym adresem,
definiowanie terminów przypominania o realizacji danej korespondencji oraz kontrola
wywiązywania się z narzuconych terminów realizacji,
tworzenie raportów i zestawień, w tym książka korespondencji przychodzącej
i wychodzącej.
Zarządzanie Sprawami
Moduł Logotec DDM9000® Web Edition Sprawy pozwala na rejestrowanie, nadzorowanie i kontrolę stanu
realizacji prowadzonych spraw. Możliwe jest gromadzenie danych i logiczne łączenie informacji
o prowadzonych sprawach, co pozwala na tworzenie analiz i raportów. Ten moduł systemu gwarantuje:
rejestrowanie spraw, przydzielanie do odpowiednich kategorii i etapów,
definiowanie odpowiednich podformularzy zawierających istotne dane o sprawie,
gromadzenie wszystkich dokumentów i informacji związanych z każdą sprawą,
możliwość przekazywania i delegowania spraw,
dzielenie spraw na podzadania,
możliwość rejestrowania zadań i ich terminów z automatycznym uwzględnieniem
w kalendarzu,
monitorowanie prowadzonych spraw,
analizę gromadzonych w sprawach informacji, tworzenie dowolnych raportów i wykresów.
___________________________________________________________________________________________________
22
Wstęp
Sterowanie Przepływem Zadań
Najważniejsze zadania wymagające postępowania zgodnie z ustalonymi zasadami, terminowości oraz
rzetelności powinny być realizowane zgodnie z przyjętymi procedurami. Moduł Logotec DDM9000® Web
Edition Workflow oferuje elastyczny i efektywny mechanizm workflow management umożliwiający
automatyczne sterowanie realizowanymi zadaniami i kontrolę terminów, co zapewnia powtarzalność i
zgodność z przyjętymi procedurami. Logotec DDM9000® Web Edition Workflow pozwala na:
implementacje przyjętych procedur przepływu pracy,
informowanie użytkowników, jakie czynności należy wykonać na danym etapie z kontrolą ich
wykonania,
uniknięcie przekazania zadania na niewłaściwe stanowisko pracy,
możliwość sprawdzenia, na jakim etapie realizacji znajduje się procedura,
kontrolę terminów z automatycznym sygnalizowaniem opóźnień w realizacji zadań,
możliwość analizy procesów i eliminację wąskich gardeł.
___________________________________________________________________________________________________
23
Wersja internetowa Logotec DDM9000® Web Edition to połączenie funkcjonalności pozytywnie
zweryfikowanego przez rynek systemu Logotec DDM9000® oraz tworzącej nową jakość możliwości
wykorzystania jego funkcji z dowolnego miejsca na Ziemi. W twardych realiach rynku natychmiastowy
dostęp do pełnych i kompletnych informacji daje bezcenną możliwość wyprzedzania działań konkurencji.
Rys. 1 Zintegrowana obsługa procesów biznesowych
Wersja internetowa Logotec DDM9000® Web Edition umożliwia dostęp do pełnej funkcjonalności
oferowanej przez DDM9000® z każdego miejsca na Ziemi. Pracując z Logotec DDM9000® Web Edition:
o kadra zarządzająca ma możliwość wglądu w dokumenty firmy oraz śledzenia stanu prowadzonych
spraw z dowolnego miejsca na Ziemi. Dzięki temu decyzje podejmowane są błyskawicznie i
adekwatnie do zmieniających się warunków rynkowych,
o oddziały firmy pracują na jednej, centralnej bazie dokumentów i danych. Dzięki temu nie
rozwiązują wiele razy tego samego problemu, nie marnują czasu na ciągłe, wewnętrzne ustalenia.
Każdy klient uzyskuje te same informacje, w każdym oddziale,
o pracownicy poza firmą (handlowcy, serwisanci) realizujący zadania w terenie w każdej chwili mają
do dyspozycji cały potencjał firmy. Mogą błyskawicznie odpowiadać na niestandardowe pytania,
rozstrzygać wątpliwości, ustalać terminy. Dzięki temu działają szybko i bezbłędnie,
o partnerzy mają wgląd w aktualne oferty, cenniki i stany magazynowe. Ustalenie warunków transakcji jest
szybkie i możliwe poprzez elektroniczną wymianę dokumentów. Już nigdy nie usłyszą "oddzwonimy
jutro".
___________________________________________________________________________________________________
Wstęp
Rys. 2 Tworzenie i edycja dokumentów
Rys. 3 Ewidencja różnych rodzajów dokumentów, również faktur
___________________________________________________________________________________________________
25
Wstęp
Rys. 4 Kartoteka adresów i osób kontaktowych
Rys. 5 Przygotowanie korespondencji do wysłania
___________________________________________________________________________________________________
26
Wstęp
Rys. 6 Kalendarz zadań z funkcją powiadamiania o zbliżających się terminach
Rys. 7 Zarządzanie korespondencją przychodzącą: faksy, mail-e, listy, itp.
___________________________________________________________________________________________________
27
Wstęp
Rys. 8 Organizacja pracy, np. poprzez możliwość odkładania korespondencji na określony termin
Rys. 9 Przygotowanie korespondencji seryjnej – kreator rozdzielników
___________________________________________________________________________________________________
28
Wstęp
Rys. 10 Zarządzanie sprawami umożliwiające np. ich oddelegowanie lub przekazanie innej osobie
Rys. 11 Analiza prowadzonych spraw z poziomu wybranego adresu
___________________________________________________________________________________________________
29
Wstęp
___________________________________________________________________________________________________
30
2
WPROWADZENIE DO ZARZĄDZANIA INFORMACJĄ
W rozdziale tym postaramy się odpowiedzieć na pytanie, po co nam to wszystko. Przecież do tej pory
jakoś sobie radziliśmy, a tu nagle mała rewolucja.
Oczywiście celem tej instrukcji nie jest omawianie całego zagadnienia związanego z problemem
zarządzania dokumentami i obiegiem informacji (Inżynierią dokumentu). Mam jednak nadzieję, że
zwrócę Państwa uwagę na najważniejsze problemy związane z gromadzeniem, przekazywaniem i
przeszukiwaniem informacji, czyli z tzw. Zarządzaniem informacją.
Informacja naszym skarbem czy przekleństwem?
Nie muszę nikogo przekonywać, iż największym kapitałem firmy są dokumenty i napływająca różnymi
kanałami informacja (oczywiście po NAS – pracownikach, którzy gromadzimy i przetwarzamy te
informacje).
Od dzieciństwa wpajana jest nam idea porządku i już z własnego doświadczenia wiemy, że wszystko
powinno mieć swoje miejsce (np. mydło na dnie kabiny prysznicowej). Staramy się porządkować,
układać, przekładać,... tak, aby szybko odszukać potrzebne w danej chwili przedmioty.
Tak samo jest w pracy z informacją. Gromadzimy ją pieczołowicie, porządkujemy, przekładamy,
analizujemy, powielamy, dzielimy się nią z innymi. Gdy już mamy dość ciągłego odpowiadania na
proste pytania i nie chcemy, aby nas byle drobiazgiem odrywano od zdobywania cennych informacji z
porannej prasy przy małej czarnej, chcielibyśmy powiedzieć: To wszystko jest w ...
Gdzie tego szukać? Jak usprawnić wyszukiwanie?
Może się okazać, iż prościej będzie, gdy sami odszukamy dany dokument, informację, zweryfikujemy
jej aktualność, a najlepiej zajmiemy się wszystkim, gdyż ... i tu cała lista wyjątkowych sytuacji, jakie
mogą się z tym wiązać. I tak zaniedbujemy własne obowiązki, by służyć za przewodnika po pokojach,
półkach i segregatorach. Wówczas z wielką ulgą wyczekujemy godziny końca pracy dla wszystkich
innych z wyjątkiem nas samych, gdyż wtedy mamy odrobinę spokoju, aby zająć się przydzielonymi
nam zadaniami i pokazać swoje talenty (oczywiście zakładając, iż mamy dzieścia lat, i nie ogarnęło
nas „dolce far niente”, a nasz pieszczoch Mruczuś, wpatruje się w akwarium na rybki tylko dla
relaksu).
tworzenie dokumentów
35%
analiza
2%
wyszukiwanie informacji
33%
administrowanie
17%
komunikacja
13%
Rys. 12 Podział czasu pracy pracowników biurowych
Z pewnością każdy z nas ma już własny wypracowany i zweryfikowany schemat gromadzenia
potrzebnej informacji. Na pewno jest on skuteczny i szybko odnajdujemy informacje, które do nas
dotarły a nasze biurko nie wygląda jak skład makulatury. Jednak, co zrobić, gdy szef wyjeżdżając na
miesięczne wakacje przekazuje nam swoje obowiązki i prosi byśmy trzymali rękę na pulsie. Przecież
on jest tak niezorganizowany, iż sam nie pamięta gdzie zostawił okulary, a terminarz odnajduje tylko
___________________________________________________________________________________________________
Rozdział 2 – Wprowadzenie do zarządzania informacją
wtedy, gdy szuka zestawień z zeszłego tygodnia? Czy masz pewność, iż dotrzesz do wszystkich
informacji związanych z jego zadaniami, którymi zostałeś „obdarowany”? Możesz być pewny, że
przekazując zadanie zapomni powiedzieć o jakimś ważnym telefonie lub spotkaniu, a większość
istotnych dokumentów znajduje się na jego notebooku. Cóż wówczas zrobić: wypytywać wszystkich,
co się dzieje i działo w ostatnim czasie. Czy ta informacja będzie kompletna? Może znów do niego
dzwonić na komórkę i przerwać jego „nudny” wypoczynek
(z pewnością jest brzydka pogoda i czeka na nasz telefon). Wówczas poczuje się doceniony, a po
powrocie z udanych, spokojnych wakacji zaproponuje nam awans na swojego zastępcę.
Innym problem może się okazać trzymanie ręki na pulsie. Jak szef to robi, że zawsze wie o
wszystkim? Cotygodniowe spotkania pracowników działu? Problem będzie z panem Albertem.
Poczuje się obrażony, że musi przychodzić i nam składać sprawozdanie przed wszystkimi. Telefony,
spotkania, narady – cóż komunikacja i dostęp do aktualnych informacji stała się naszą zmorą, a cały
czas spędzamy na słuchaniu, co w trawie piszczy.
Jak usprawnić komunikację i wymianę informacji?
administrowanie
8%
analiza
7%
tworzenie
dokumentów
8%
wyszukiwanie
informacji
25%
komunikacja
52%
Rys. 13 Podział czasu pracy pracowników na szczeblach kierowniczych
Innym problemem może się okazać nasza nieobecność w biurze. Ile razy będąc na wyjeździe
służbowym czekaliśmy na dosłanie zapomnianych danych, czy dzwoniliśmy z zapytaniem, co słychać
podczas naszej nieobecności.
Jak zapanować nad wszystkim?
Można mnożyć problemy i przedstawiać rozmaite sytuacje, z jakimi spotykamy się każdego dnia.
Jednak ani na krok nie przybliży nas to do ogarnięcia całości problemu związanego z zarządzaniem
dokumentami i przebiegiem informacji. Oczywiście, ktoś może powiedzieć: mnie to nie dotyczy.
Problemu nie ma, gdy się go nie widzi. Tylko jak długo będziemy mogli jeszcze chować głowę w
piasek? No może teraz, a co gdy nasz szef pewnego dnia zaraz po szkoleniu z nowoczesnego
zarządzania będzie chciał wprowadzić teorię w życie. Reengineering, Concurrent Engineein,
globalizacja, będą spędzać nam sen z oczu. Praca w grupach zmąci nasz porządek i stwierdzimy, iż
nie panujemy już nad wszystkimi napływającymi (przepływającymi) informacjami.
___________________________________________________________________________________________________
32
Rys. 14 Przepływająca (tracona) informacja
Ogólnie problemy te można sprowadzić do poznania odpowiedzi na kilka podstawowych pytań:
1. Gdzie znajdują się wszystkie informacje?
2. Które dokumenty są aktualne i obowiązujące?
3. Jaki był przebieg wydarzeń?
4. Jak zapobiegać błędom?
5. Czy, aby na pewno wszystko ze sobą mam?
Jak na razie mnożą się pytania. Nadszedł, więc najwyższy czas na odpowiedzi.
Idealnym rozwiązaniem jest zapewnienie wszystkim pracownikom dostępu do informacji
zgromadzonych centralnie, tzn. gromadzenie wszystkich informacji w ogólno dostępnej,
z zachowaniem uprawnień dostępu wynikających z przydzielonych (pełnionych) obowiązków, bazie.
Oczywiście nie muszę nikogo przekonywać, że gromadzenie tych informacji w sposób tradycyjny
(papierowy) jest mało ekonomiczne, w porównaniu z elektronicznym bankiem danych, z kilku
powodów:
większe koszty związane z przechowywaniem papieru, jego powielaniem i rozsyłaniem
dłuższy czas przeszukiwania archiwum papierowego, mimo tak mozolnego porządkowania
napływającej informacji,
brak kontroli rozesłanych dokumentów i możliwości wycofania wszystkich jego nieaktualnych
kopii.
Przewagą dokumentacji elektronicznej jest to, że szybciej możemy ją tworzyć, poprawiać, zmieniać.
Ten ostatni argument jest wręcz naszą zmorą. Wprowadzenie komputerów do biura miało nam ułatwić
pracę z dokumentami. I rzeczywiście, bez problemu jesteśmy w stanie stworzyć nowy dokument na
bazie wcześniej przygotowanego, poprawić błędy, czy zmienić jedno zdanie na życzenie szefa. Ale
przez to dokumentów tych jest o wiele więcej.
Rys. 15 Zasypani dokumentami przestajemy nad nimi panować
Zanim dokument zostanie poprawnie napisany powstaje kilka jego wersji. Bez porządnego opisu
kolejno powstających wersji, sami przestajemy panować nad piętrzącymi się kartkami, gdy
niefortunnie otworzone drzwi, pozwoliły wiatru zatańczyć walca z naszymi dokumentami.
___________________________________________________________________________________________________
33
Na szczęście jest jeszcze kopia w komputerze, ale która jest tą ostateczną wersją? Czy ktoś inny nie
zmienił treści tego dokumentu, wykorzystując go jako szablon dla własnych potrzeb?
8%
3% 3%
4%
5%
7%
31%
8%
9%
22%
Rys. 16 Najczęściej stwierdzane niezgodności podczas audytów w firmach posiadających i wprowadzających zarządzanie zgodnie
z normami ISO9000
Jeśli już mówimy o gromadzeniu i przetwarzaniu informacji to idealnym rozwiązaniem byłaby
możliwość dostępu do danych, nie tylko w biurze, ale nawet ... Każdy z nas już znalazł się
w sytuacji, kiedy w biurze już nikogo nie było, a my będąc w drugim końcu kuli ziemskiej chcieliśmy
dotrzeć do tak cennej informacji zgromadzonej w naszej bazie.
Czy jest to możliwe?
Idealnym rozwiązaniem jest zmuszenie wszystkich do przestrzegania ustalonego porządku. Jednak
uwarunkowaniem większości ludzi jest wieczny pośpiech i chaos. Wystarczy jeden z gorącą głową,
aby cały nasz spokój i opanowanie prysły jak bańka mydlana. Wówczas w dokumentach, o których
porządek wszyscy z wielką pieczołowitością dbaliśmy, zapanuje nieład podczas gorączkowych
przeszukiwań dokumentów, które diabeł przykrył ogonem (czytaj: ktoś wyciągnął na moment i od
miesiąca nosi w teczce dbając o swoją muskulaturę).
Mimo podjętych środków ostrożności, zawsze przyjdzie taki moment, że w pogoni za uciekającym
czasem lub myślami, o czymś się zapomni, przełoży... Rzeczą ludzką jest zbłądzić i niejednokrotnie
przydałaby się nam druga głowa, która kontrolowałaby pierwszą. Zresztą ile to już ludzkiej energii
poszło na stworzenie czegoś w rodzaju drugiej głowy. Jednym z takich pomysłów (może nie do końca
udanym) jest komputer. Zaczął nas wyręczać w mozolnych, wymagających cierpliwości pracach, a
niejednokrotnie uprzyjemniać czas wolny. Niestety, jest on trochę za mało elastyczny i nie zawsze
rozumie, o co nam chodzi, mimo, że już prościej nie można tego powiedzieć. Jest nieczuły na nasze
prośby, a wszelkie niuanse i wymogi chwili po prostu ignoruje. Dzięki temu nie wpada w histerię. Co
najwyżej odpłynie gdzieś myślami i będzie nieczuły na nasze krzyki i rozkazy, ale możemy być pewni,
że nie zapomni o niczym. Ponadto gęsta sieć łączy internetowych oplatających kulę ziemską niczym
pajęczyna, umożliwia nam o każdej porze dnia uzyskać niezbędne informacje.
Wykorzystując tę pozytywną cechę sztucznej „inteligencji” i pajęczynę łączy internetowych
stworzyliśmy system Logotec DDM9000® Web Edition. (DDM jest skrótem od Document Data
Management6, a Web wskazuje, że baza ta jest obsługiwana poprzez Internet).
6
DDM - Document Data Management. Ta nazwa została później zmieniona na DDM - Document And Information Flow Management System.
___________________________________________________________________________________________________
34
Co zyskujemy my użytkownicy tego systemu?
Po pierwsze: pewność, że wszystkie ważne informacje są tam gromadzone. Czego nie znajdziemy w
systemie Logotec DDM9000® Web Edition nie istnieje dla nas, czyli nas nie dotyczy.
Ile razy zdarzyło się nam, że szef wypominał nam wykonanie „nie tak” jego polecenia. Zwykłe
nieporozumienie, ale zgodnie z zasadą, szef ma zawsze rację, jesteśmy na przegranej pozycji.
W sytuacji pracy z systemem, gdy chcą nam urwać głowę, że czegoś nie wiemy, z duszą na
ramieniu i udawaną nieśmiałością, możemy się zapytać: A jest to w systemie? Może w
następnej godzinie otrzymamy stosowaną informację, ale tym razem nam się upiecze.
Po drugie: szybkość wyszukiwania wszystkich dostępnych dla nas informacji, wraz z ich wzajemnymi
powiązaniami. Stąd po nitce do kłębka, i już wiemy, co w trawie piszczy.
Po trzecie: do informacji zgromadzonej w naszym biurze, będziemy mogli uzyskać dostęp,
o dowolnej porze i prawie z każdego miejsca na kuli ziemskiej.
Inne zyski to:
Stworzenie bezpiecznego i pełnego banku danych.
Gromadzenie nie tylko informacji, ale także całej ich historii
Zapewnienie dostępu do informacji, zgodnie z nadanymi nam prawami i przydzielonymi
zadaniami
Informowanie o aktualności dokumentów
Ułatwienie przesyłania i odbioru informacji (wymiana informacji – komunikacja), a nawet
sterowanie jej obiegiem.
Mówiąc krótko, system Logotec DDM9000® Web Edition zapewni szybki i łatwy dostęp do
informacji tak pieczołowicie zgromadzonej przez wszystkich.
___________________________________________________________________________________________________
35
3
URUCHOMIENIE SYSTEMU LOGOTEC DDM9000® WEB EDITION
Obsługa systemu Logotec DDM9000® Web Edition jest możliwa z dowolnej stacji mającej połączenie z
Internetem i zainstalowaną przeglądarkę Microsoft Internet Explorer w wersji 6.0 lub nowszej (wersje
poprzednie nie będą pracowały poprawnie). Korzystanie z przeglądarki Netscape Navigator nie jest
możliwe. Jest to spowodowane przede wszystkim koniecznością obsługi standardu XML.
Jednak, aby zapewnić pełną i poprawną funkcjonalność systemu należy odpowiednio przygotować
stację tzn.:
zdefiniować ustawienia dla przeglądarki Internet Explorer
zainstalować komponent lokalny
zainstalować aplikacje lokalne, dzięki którym możliwa będzie obsługa plików zgodnie
z konfiguracją systemu.
3.1
Ustawienie Internet Explorer-a
Zanim przystąpimy do pracy z systemem należy sprawdzić ustawienia przeglądarki Internet Explorer.
Poprawnie zdefiniowane ustawienia pozwolą na pełną i poprawną pracę systemu. Dotyczą one trzech
zagadnień:
Odświeżania internetowych plików tymczasowych
Dodanie do listy witryn zaufanych serwera internetowego firmy, za pośrednictwem którego
logujemy się do bazy
Włączenie wykonywania komponentów ActiveX dla witryn zaufanych.
Ustawienia konfiguracji IE dokonuje się poprzez okno Opcji internetowych. Jego wywołanie następuje po
wybraniu z menu Narzędzia funkcji: Opcje internetowe...
___________________________________________________________________________________________________
Rozdział 3 – Uruchomienie systemu
Rys. 17 Okno: Opcje Internetowe
Odświeżanie plików tymczasowych
W celu zapewnienia szybszej pracy systemu, część konfiguracji systemu zapisywanych jest w plikach
tymczasowych tworzonych przez Internet Explorer przy przeglądaniu stron internetowych. Aby pliki te
były automatycznie aktualizowane należy:
1. Wywołać okno: Opcje internetowe Rys. 17
2. Na zakładce Ogólne kliknąć na przycisk Ustawienia znajdujący się w sekcji Tymczasowe pliki
internetowe.
3. W otwartym oknie Ustawienia Rys.18 zaznaczyć opcję:
Przy każdym uruchomieniu programu Internet Explorer (zalecane ustawienie).
Przy każdej wizycie na tej stronie (takie ustawienie jest konieczne wyłącznie w
przypadku administrowania i testowania systemu).
4. Potwierdzić ustawienia poprzez kliknięcie na przycisk OK.
___________________________________________________________________________________________________
37
Rys. 18 Okno: Ustawienia dla plików tymczasowych
Dodanie do witryn zaufanych
Kolejnym elementem niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania jest umieszczenie serwera
internetowego firmy w strefie domen zaufanych. W tym celu należy wywołać okno – Opcje internetowe
Rys.17
1.
2.
3.
4.
Na zakładce Zabezpieczenia, wskazać strefę
Zaufane witryny.
Kliknąć na przycisk Witryny (Otwarte zostanie okno z listą witryn zaufanych)
Wpisać adres serwera internetowego firmy.
Kliknąć na przycisk Dodaj (adres serwera internetowego zostanie wpisany do listy witryn
zaufanych).
Rys. 19 Lista zaufanych witryn
___________________________________________________________________________________________________
38
Uwaga: Przed wykonaniem tych operacji należy sprawdzić jakim protokołem posługuje się serwer.
Gdy jest włączone szyfrowanie i tunelowanie danych mamy do czynienia z protokołem https. Należy
wtedy zaznaczyć opcję żądania weryfikacji serwera (https). W przeciwnym wypadku należy tę opcję
odznaczyć.
Włączenie wykonywania komponentów ActiveX
Po dodaniu witryny serwera internetowego do zaufanych należy dla tej grupy witryn włączyć
wykonywanie komponentów ActiveX. W tym celu należy:
1.
Wywołać okno – Opcje internetowe Rys.17
2. Na zakładce Zabezpieczenia, wskazać strefę
Zaufane witryny.
3. Kliknąć na przycisk Poziom niestandardowy (otwarte zostanie okno - Rys. 20 Okno: Ustawienia
zabezpieczeń)
4. W otwartym oknie w sekcji Formanty ActiveX i dodatki (plug-ins), należy ustawić na
włączone wszystkie opcje, których nazwa poprzedzona jest ikoną .
5. Zmianę ustawień potwierdzić przez kliknięcie na przycisk OK.
Rys. 20 Okno: Ustawienia zabezpieczeń
___________________________________________________________________________________________________
39
Lokalny komponent
Lokalny komponent umożliwia obsługę plików dokumentów i załączników korespondencji. Bez jego
instalacji, na stacji lokalnej nie będzie możliwe wypożyczenie pliku ani zarejestrowanie pliku lokalnego w
systemie.
Instalacja lokalnego komponentu odbywa się praktycznie automatycznie, jest jednak długotrwała
i w niektórych wypadkach wymaga pomocy administratora systemu. Ponadto samo zainstalowanie
lokalnego komponentu to nie wszystko: użytkownik powinien mieć zainstalowane lokalne aplikacje. O ile
nie stanowi to problemu w przypadku takich aplikacji jak Word czy Excel to musi być ona
przeprowadzana zgodnie z konfiguracją systemu. Poza tym dla zapewnienia poprawnej współpracy z
aplikacjami, niezbędne jest również uaktualnienie danych lokalnego komponentu po każdej aktualizacji
konfiguracji systemu.
Instalacja komponentu lokalnego
System sam sprawdza aktualność wersji komponentu lokalnego i decyduje o ewentualnej instalacji.
Następuje to w momencie logowania do systemu. Jeżeli na serwerze zmieniła się obowiązująca wersja
lokalnego komponentu lub komponent ten nie jest zainstalowany to automatycznie wyświetlone zostanie
okno dialogowe zawierające stosowny komunikat.
Rys. 21 Okno informujące o konieczności instalacji komponentu lokalnego
Po potwierdzeniu klawiszem Aktualizuj nastąpi ściągnięcie i zainstalowanie komponentu. Podczas
instalacji należy zwrócić uwagę na kręcące się logo IE
okna instalacji. Gdy przestanie się obracać
, znajdujące się w prawym górnym rogu
, instalacja została zakończona.
___________________________________________________________________________________________________
40
Uaktualnienie danych lokalnego komponentu
Uaktualnienie danych lokalnego komponentu odbywa się również automatycznie. Przy pierwszej
komunikacji (już po poprawnym zainstalowaniu) komponent pobiera z serwera domyślną konfigurację
aplikacji lokalnych. Następuje to w momencie wywołania jednej z funkcji związanych z obsługą plików:
Wypożyczenie + otwarcie dokumentu / pliku,
Otwarcie (readonly)
Podgląd – za pomocą lokalnej przeglądarki.
System porównuje obowiązującą wersję danych konfiguracyjnych lokalnego komponentu po stronie
serwera, z wersją znajdującą się na lokalnej stacji. W przypadku gdy:
stacja jest pierwszy raz konfigurowana i brak jest w ogóle takich danych
wersja danych lokalnego komponentu jest nieaktualna
następuje wyświetlenie okna dialogowego umożliwiającego aktualizację. Użycie klawisza Aktualizuj
spowoduje uaktualnienie danych konfiguracyjnych lokalnego komponentu.
Rys. 22 Komunikat o konieczności aktualizacji konfiguracji
___________________________________________________________________________________________________
41
3.2
Logowanie do systemu
Dane zgromadzone w firmie są największym jej kapitałem, dlatego zanim uzyskany do nich dostęp
wymagane jest potwierdzenie naszych uprawnień. Operację identyfikacji i weryfikacji uprawnień dostępu
użytkownika potocznie nazywamy logowaniem.
Autoryzacja dostępu w systemie Logotec DDM9000® Web Edition może nastąpić przez:
podanie nazwy użytkownika i hasła dostępu
kartę SmartCard z certyfikatem i podpisem elektronicznym użytkownika
Niezależnie od przyjętego sposobu autoryzacji użytkownika, należy w pasku adresu okna przeglądarki,
wpisać adres witryny serwera internetowego, podając lokalizację instalacji systemu
http://195.205.106.14/lte9000/ltelogon1.asp?language=POLISH&product=PDM&company=SA
Gdy przeglądarka odnajdzie podany adres zostanie wyświetlone okno logowania do systemu.
Ponieważ Logotec DDM9000® Web Edition umożliwia obsługę wielu firm, w oknie powitalnym należy
wskazać nazwę firmy i nazwę bazy danych, oraz wybrać jeden z dostępnych języków. Po ustawieniu
tych parametrów należy wywołać stronę logowania. W tym celu należy kliknąć przycisk: Do logowania.
Rys. 23 Logowanie do systemu
___________________________________________________________________________________________________
42
Rys. 24 Strona autoryzacji użytkownika
W oknie logowania należy podać nazwę użytkownika i jego hasło dostępu. Wprowadzone dane
identyfikacyjne należy potwierdzić, poprzez kliknięcie na przycisk Zaloguj.
W przypadku autoryzacji przy pomocy SmartCard nie ma potrzeby podawać nazwy użytkownika (będzie
on odczytany z certyfikatu zapisanego na karcie). Dlatego należy wybrać przycisk Bezpieczne
połączenie. Po wskazaniu certyfikatu zapisanego na karcie, będzie trzeba podać nr PIN karty. Gdy
numer PIN będzie poprawny wówczas w oknie autoryzacji zostanie wpisana nazwa użytkownika
i pozostanie tylko potwierdzić dane.
___________________________________________________________________________________________________
43
Rys. 25 Strona autoryzacji użytkownika
Po pomyślnej autoryzacji użytkownika następuje załadowanie systemu (sprawdzany jest m.in. komponent
lokalny). W przypadku jego braku, lub starszej wersji, system zaproponuje jego aktualizację (patrz Lokalny
komponent – str. 40).
Po załadowaniu systemu okno przeglądarki zostanie podzielone na dwie części:
Nawigator (z lewej strony)
Okno prezentacji danych
___________________________________________________________________________________________________
44
Rys. 26 Okno przeglądarki po zalogowaniu do systemu
Pod nawigatorem umieszczone są przyciski z dodatkowymi funkcjami systemu:
Wypożyczone pliki – str. 127
Wyszukiwanie pełnotekstowe – str. 116
Klasyfikatory – klasyfikacja obiektów
Zmiana hasła – wywołanie formularza zmiany hasła.
Konfiguracja – dane techniczne systemu.
Wyloguj – zakończenie pracy z systemem.
Uwaga: Wylogowanie z systemu powinno być dokonane przyciskiem Wyloguj, umieszczonym pod
drzewkiem nawigatora. Ma to szczególne znaczenie w przypadku wersji DEMO lub licencji na
1 użytkownika, gdyż jedynie taki sposób wylogowania zwalnia licencję i następny użytkownik
będzie mógł się zalogować w systemie. Nie należy wylogowywać się z systemu poprzez
zamykanie okna aplikacji. System przy wylogowywaniu informuje o wypożyczonych plikach.
3.3
Informacje konfiguracyjne
Kliknięcie przycisku Konfiguracja powoduje wyświetlenie systemowych stron konfiguracyjnych.
Uwaga: Jeżeli w momencie otwierania stron konfiguracyjnych były otwarte inne strony, to zostaną one
zamknięte (system ostrzega o tym fakcie wyświetlając stosowny komunikat).
___________________________________________________________________________________________________
45
Rys. 27 Strona z podglądem ustawień konfiguracyjnych
W nagłówku wszystkich stron konfiguracyjnych jest zawarta informacja dotycząca parametrów
związanych z posiadaną licencją: nazwa licencji, jej numer oraz liczba stanowisk określona tą licencją.
Na tej stronie oprócz danych typowo technicznych, tj. komponent serwera, lokalny komponent ActiveX,
itp. można uzyskać informacje bardziej istotne dla użytkownika:
Nazwę użytkownika
Nazwę skrzynki pocztowej
Katalog przechowywania lokalnych kopii wypożyczonych plików.
___________________________________________________________________________________________________
46
Funcja Download w części konfiguracyjnej systemu, służy do obsługi plików. Do prawidłowego
działania funkcji, wymagany jest lokalny komponent ActiveX, który instaluje się automatycznie przy
pierwszym logowaniu do systemu. Dla poszczególnych aplikacji lokalnych wymagane są dodatkowe
moduły wspomagające pracę, które należy pobrać z tej strony.
Rys. 28 Strona z podglądem ustawień konfiguracyjnych – funkcja download
Opcja Wygląd w konfiguracji, jest mechanizmem, który pozwala na ustawianie wybranej ilości rekordów
na stronę, zwiększania czcionek, oraz ikon graficznych systemu dla konkretnych użytkowników i jest to
funkcja w pełni konfigurowalna przez użytkowników systemu.
___________________________________________________________________________________________________
47
Rys. 29 Strona z podglądem ustawień konfiguracyjnych – funkcja wygląd
Funkcja SQL Traker pozwala na śledzenie zapytań SQL wysyłanych przez komponenty MTS do
serwera SQL. Ewentualne błędy wykonania są raportowane w następnej linii logu.
Funkcja struktura adresów wew. przedstawia pełną strukturę skrzynek adresowych występujących w
systemie.
___________________________________________________________________________________________________
48
4
FILOZOFIA SYSTEMU
Aby ułatwić wyszukiwanie informacji, dane zgromadzone w systemie zostały podzielone na kilka części:
kontenery (ich lista wyświetlana jest w nawigatorze). W każdym kontenerze gromadzony jest inny typ
danych. Taka organizacja danych wprowadza pewien porządek, który upraszcza szukanie informacji
gromadzonych w systemie.
Standardowo dane w systemie zostały podzielone na następujące kontenery:
Segregatory
– centralna baza segregatorów.
Dokumenty
– centralna baza dokumentów.
Sprawy
– centralna baza spraw.
Korespondencja przychodząca
– dziennik poczty przychodzącej.
Korespondencja wychodząca
– dziennik poczty wychodzącej.
Adresy zewnętrzne
– centralna baza adresów zewnętrznych.
Osoby kontaktowe
– centralna baza osób kontaktowych.
Adresy wewnętrzne
– struktura skrzynek pocztowych.
Adresy tymczasowe
Terminarz
– centralna kartoteka adresów tymczasowych.
Dla każdego typu danych przewidziano szereg funkcji systemowych wspomagających zarządzanie
danymi i ich przetwarzanie.
W rozdziale tym przedstawiony zostanie zakres funkcji systemowych i ich przeznaczenie.
Uwaga: System Logotec DDM9000® Web Edition może być rozbudowany o szereg innych
elementów, np. o funkcjonalność systemu PDM – Zarządzania Dokumentacją Techniczną.
Wówczas oprócz w/w. kontenerów będą dostępne również Rysunki, Projekty i Artykuły.
4.1
Segregatory
Segregator jest jednym z obiektów występujących w systemie DDM9000 Web Edition. Pod tym
pojęciem należy rozumieć „wirtualne” segregatory, których zadaniem jest grupowanie dokumentów w
celu ich porządkowania i panowania nad ich rozwojem.
W odróżnieniu od tradycyjnych segregatorów mają tę zaletę, że nie powodują powielania dokumentów,
lecz przechowują jedynie logiczne powiązania pomiędzy obiektami. Dzięki temu zmiany poczynione w
dokumencie są natychmiast widoczne we wszystkich segregatorach, do których dany dokument był
podpięty.
Dodatkową zaletą segregatorów jest zapanowanie nad aktualizacją (nowymi wersjami) dokumentów.
Mechanizmy przewidziane do obsługi segregatora zapewniają, że w systemie Logotec DDM9000® Web
Edition bezpośredni dostęp do centralnej bazy segregatorów uzyskamy poprzez kontener:
Segregatory.
___________________________________________________________________________________________________
Rozdział 4 – Filozofia systemu
Uwaga: Dostęp do segregatorów systemowych uzależniony jest od nadanych uprawnień
dostępu do akt. Utajnienie segregatora nie utajnia dokumentów w nim umieszczonych (są one
nadal dostępne w bazie dokumentów).
Z poziomu menu segregatory dostępne są następujące funkcje:
Zmiana stanu segragatora
Kopiowanie segregatora
Zmiana numeru segregatora
Wyczyść segregator
Raporty
możliwość zmiany stanu segregatora
skopiowanie istniejącego segregatora
modyfikacja numeru segregatora
funkcja, która odczepia dokumenty powiązane z segregatorem
możliwość wygenerowania raportów dotyczących segregatora
Tworzenie segregatorów
Dodanie do bazy nowego segregatora realizowane jest za pomocą funkcji Dodaj dostępnej na pasku
menu Formularza segregatora.
Rys. 30 Okno dialogowe – Formularz segregatory
Rejestrując w bazie nowy segregator należy podać jego unikalny numer (maksymalnie 15 znaków
alfanumerycznych np. J23, ALBERT-2, UMOWY). W polu tytuł umieścić nagłówek segregatora; przy
___________________________________________________________________________________________________
50
rejestrowaniu nowego segregatora należy pamiętać, że odpowiednio logiczne nazewnictwo znacznie
ułatwia późniejsze poszukiwania. Pole1 jest polem opisującym segregator, należy je traktować jako
uzupełnienie tytułu, natomiast Pole2 jest dodatkowym polem opisowym, może zawierać np. opis
zawartości segregatora.
Pole Status informuje nas w jakim stanie znajduje się segregator; w standardowej wersji systemu
dostępne są następujące stany: "W OPRACOWANIU" i "ZATWIERDZONY", różniące się przede
wszystkim tym, że zatwierdzonego segregatora nie można skasować.
W polach Opracował i Zmodyfikował ukazany będzie podpis elektroniczny osoby, która założyła
segregator z datą jego powstania, lub podpis elektroniczny osoby, która jako ostatnia dokonała zmian
dotyczących tego segregatora, oraz data zapisania tych zmian. Dodatkowo w polu autor możemy
zapisać dane autora segregatora. W polu akta wybieramy rodzaj segregatora, natomiast w polu tajność
ustalamy poziomy tajności, które warunkują dostęp do segregatora.
Zmiana statusu
Nowo tworzony segregator przyjmuje status „W OPRACOWANIU”. Można dowolnie zmieniać jego opis
i zawartość (dokumenty segregatora). Jeśli segregator ma być zabezpieczony przed zmianami, należy
zmienić jego status na „ZATWIERDZONY”. Służy do tego funkcja „Zmiana stanu segregatora”.
Uwaga: Segregator może być zatwierdzony tylko wtedy, gdy wszystkie dokumenty w nim
umieszczone są zatwierdzone.
Mimo, iż nie ma „wersjowania” segregatorów (tworzenia nowej wersji przy zmianie statusu z
„ZATWIERDZONEGO” na „W OPRACOWANIU”) to rejestrowana jest historia statusów segregatora.
Jest ona dostępna w postaci raportu: „Historia zmian statusów segregatora”. Informacja o ostatniej
zmianie jest widoczna na formularzu segregatora w polu: „Zmienił” znajdującym się przy polu: „Status”
(centralna część formularza).
Zmiana numeru
Jeżeli istnieje potrzeba zmiany numeru segregatora, można tego dokonać funkcją „Zmiana numeru
segregatora ” (ręczna modyfikacja numeru nie jest możliwa). Oczywiście funkcja ta jest dostępna tylko
wtedy, gdy segregator ma status W OPRACOWANIU.
Usuwanie segregatora
Niepotrzebne już segregatory można usuwać z bazy za pomocą funkcji: Skasuj, znajdującej się na
pasku menu formularza segregatora. Jednak istnieją pewne ograniczenia wykorzystania tej funkcji. Nie
można usuwać segregatorów:
zatwierdzonych
do których są podłączone inne obiekty, np. umieszczone są dokumenty lub inne segregatory
przesłanych jako załącznik w korespondencji
___________________________________________________________________________________________________
51
Dokumenty segregatora
Do dokumentów umieszczonych w segregatorze można się dostać poprzez nawigator rozwijając gałęzie
odchodzące od segregatora.
Pod segregatorem umieszczony jest kontener
Dokumenty segregatora.
Klikając jego nazwę otwarte zostanie okno
prezentacji danych w widoku Tabela, z listą
wszystkich podłączonych dokumentów
(umieszczonych w tym segregatorze).
Uwaga: Użycie filtra w dokumentach segregatora dotyczy tylko dokumentów umieszczonych w
otwartym segregatorze. Dostęp do wszystkich dokumentów zarejestrowanych w systemie jest
realizowany poprzez kontener Dokumenty.
Umieszczenie dokumentu w segregatorze
Dokumenty w segregatorze można umieścić na dwa sposoby:
podłączyć do segregatora stosując technikę Drag&Drop (patrz Tworzenie / usuwanie powiązań
– str. 124)
założyć dokument bezpośrednio w segregatorze.
Inne obiekty powiązane z segregatorem
Podobnie jak dokumenty w segregatorze można umieszczać także inne obiekty. Naturalną jest rzeczą,
iż chcemy, aby w segregatorze można było umieszczać inne segregatory. Wybierając jeden z
segregatorów podrzędnych system nałoży na okienko filtrujące dodatkowy filtr i odświeży formatkę:
Segregatory, prezentując wskazany segregator. Po nałożeniu dodatkowego filtru system przechodzi w
tryb pojedynczego rekordu.
Aby wyłączyć nałożone przez system dodatkowe kryteria należy wyłączyć filtr klikając na odpowiedni
przycisk.
Ponieważ segregatory mogą być wzajemnie zagnieżdżane, logiczne jest, aby można było sprawdzić czy
przeglądany segregator jest umieszczony w innym segregatorze jako podrzędny. W tym celu wystarczy
w drzewie nawigatora rozwinąć pod-gałęzie kategorii: Nadrzędne obiekty.
Inną standardową kategorią jest: Nadrzędni klienci. W skrzynce tej znajdziemy adresy zewnętrzne
skojarzone z segregatorem.
Uwaga: Dodatkowo administrator systemu może dodać inne kategorie zwiększające funkcjonalność
systemu.
Rejestracja nowego dokumentu w segregatorze
Tak samo jak w przypadku segregatorów, dodanie nowego dokumentu w segregatorze odbywa się
przez funkcję Dodaj dostępną na pasku menu formularza Dokumenty segregatora.
___________________________________________________________________________________________________
52
W odróżnieniu od segregatorów, numer dokumentu nadawany jest automatycznie w trakcie zapisu
rekordu. Standardowo przyjmowana jest numeracja składająca się z trzech części: rok / miesiąc /
kolejny numer dokumentu w danym miesiącu.
Aby dokument mógł być zarejestrowany w systemie należy podać jego tytuł. Więcej informacji o
dokumentach znajdziesz w punkcie Dokumenty – str. 53.
Uwaga: Nowy dokument zarejestrowany w segregatorze jest dostępny dla innych użytkowników
systemu zgodnie z uprawnienia do akt poprzez kontener Dokumenty.
Uwaga: Dla Dokumentów segregatora zostało zdefiniowane inne niż dla modułu Dokumenty okno
filtrowe. Wyłączenie filtra nie udostępni nam całej bazy dokumentów, lecz tylko wszystkie
dokumenty w danym segregatorze.
Usuwanie dokumentów z segregatora
Usunięcie dokumentu z segregatora można rozumieć na dwa sposoby:
całkowite usunięcie dokumentu z bazy
usunięcie powiązania dokumentu z segregatorem
Uwaga: Modyfikacja zawartości segregatora jest możliwa tylko wtedy, gdy segregator nie jest
zatwierdzony.
Usunięcie dokumentu segregatora odbywa się na takich samych zasadach jak w przypadku usuwania
segregatora, tzn. przy pomocy funkcji Skasuj dostępnej na pasku menu formularza Dokumenty
segregatora. Jej użycie spowoduje skasowanie dokumentu również z centralnej bazy, a tym samym z
innych segregatorów.
Usunięcie powiązania dokumentu z segregatorem może być realizowane przy pomocy nawigatora.
W tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem myszki na dokumencie segregatora i z otwartego menu
podręcznego wybrać funkcję: Usuń powiązanie obiektu. Drugą opcją usunięcia powiązania jest
wybranie funkcji „ Wyczyść segregator ” z menu głównego Segregatory.
4.2
Dokumenty
Dokument w systemie Logotec DDM9000® Web Edition składa się z dwóch części: 1-szej: informacji
opisowej (rekord) oraz 2-giej: postaci elektronicznej (plik). W pierwszym przypadku na dokument składa
się wyłącznie pojedynczy rekord w tabeli dokumentów. Odnosi się to do sytuacji, gdy w systemie
rejestruje się informację o miejscu przechowywania papierowego oryginału dokumentu, którego
skanowanie mija się z celem lub jest niemożliwe (liczące tysiące stron tomy, np. branżowe spisy firm,
itp.). Wówczas mamy do czynienia tylko ze spisem (rejestracją) dokumentów firmy. Jednak w
większości przypadków dokument składa się, oprócz informacji opisowej, również z własnego pliku,
przechowywanego na serwerze plików.
Dostęp do dokumentów
W systemie bezpośredni dostęp do centralnej bazy dokumentów uzyskamy poprzez kontener:
Dokumenty.
___________________________________________________________________________________________________
53
Uprawnienia związane z dostępem użytkownika do dokumentu uzależnione są od dwóch czynników:
1. Akt, w których dokument został umieszczony.
2. Określonego poziomu tajności.
Dokumenty umieszczone w aktach niedostępnych dla użytkownika, są dla niego niewidoczne
w centralnej bazie dokumentów. O istnieniu takiego dokumentu może się dowiedzieć tylko, gdy zostanie
mu on przesłany. W obrębie akt określane są również poziomy tajności, które warunkują dostęp do pliku
dokumentu. Tzn. jeżeli użytkownik będzie miał dostęp do akt, to będzie widział opis dokumentu. Jednak
gdy poziom tajności dla dokumentu przekroczy jego uprawnienia, wówczas nie będzie mógł
zmodyfikować tego dokumentu ani dokonać podglądu.
Rejestracja nowego dokumentu
Zarejestrowanie w systemie nowego dokumentu odbywa się przez funkcję Dodaj dostępną na pasku
menu formularza Dokumenty.
Rys. 31 Okno dialogowe – Formularz dokumenty
Aby dokument mógł być zarejestrowany w systemie, należy podać jego tytuł. Numer dokumentu jest
nadawany automatycznie w trakcie zapisu rekordu. Standardowo przyjmowana jest numeracja
składająca się z trzech części: rok / miesiąc / kolejny numer dokumentu w danym miesiącu.
Następnie należy wypełnić pola formularza i zapisać rekord w centralnej bazie dokumentów, naciskając
przycisk Zapisz. Dla dokumentów istnieje również możliwość podłączenia dodatkowych podformularzy
gromadzących istotne dane w zależności od kategorii dokumentu. Więcej informacji na temat
podformularzy znajduje się w części dokumentacji - Podformularze str. 169
___________________________________________________________________________________________________
54
Uwaga: Rejestracja nowego dokumentu może być także zrealizowana poprzez formularz
Dokumenty segregatora.
Rejestracja dokumentu z dysku lokalnego
Możliwe jest zarejestrowanie dokumentu z plikiem, który został utworzony lokalnie poza systemem.
Czynność ta niewiele się różni od opisanej powyżej, czyli zaczyna się od wypełnienia pól formularza i
zapisania rekordu w centralnej bazie dokumentów, naciskając przycisk Zapisz. Następną czynnością
jest wybranie opcji „Edytuj / Zarejestruj plik” z menu formularza Dokumenty. Po wywołaniu tej
funkcji zostanie otwarte następujące okno:
Rys. 32 Okno dialogowe – wprowadzenie nazwy pliku
W oknie tym należy wskazać Rodz. Dok i kliknąć na przycisk Explorer. Wyświetlone okno umożliwi
wybór odpowiedniego pliku z dysku.
Rys. 33 Okno z wyborem pliku rejestrowanego dokumentu
Po wyborze pliku w oknie dialogowym, w polu Nazwa pliku zostanie zapisana ścieżka do pliku, który
wybraliśmy. Pojawi się również przycisk BROWSE… umożliwiający wskazanie nowego (innego) pliku,
który chcielibyśmy zarejestrować (na tym poziomie przycisk Explorer nie będzie już aktywny i dlatego
nie będzie możliwości wyboru pliku przez ten właśnie przycisk).
___________________________________________________________________________________________________
55
Rys. 34 Okno wprowadzenia nazwy pliku
Jeżeli plik nie znajduje się na napędzie przeznaczonym do przechowywania dokumentów, czyli na
dysku sieciowym, pojawi się komunikat z propozycją przekopiowania pliku na dysk sieciowy pod nową
nazwą automatycznie przyjętą przez system.
Uwaga: Dysk fizyczny to dysk nie zarejestrowany w systemie DDM9000 Web Edition, np. lokalny, inny
sieciowy nie pracujący pod kontrolą systemu. Dysk logiczny to dysk sieciowy zarejestrowany w
systemie DDM9000 Web Edition, na którym składowane są wszystkie dokumenty Logotec DDM9000®
Web Edition.
Jeżeli typ pliku wskazanego na dysku jest inny niż typ pliku na formularzu, system zapyta czy ma
dokonać zmiany. Akceptacja spowoduje zmianę w polu: Typ Pliku na formularzu dokumentu – na
odpowiedni dla wskazanego pliku.
A co się stanie, gdy spróbujemy zarejestrować nowy plik dla dokumentu, który ma już zarejestrowany
inny plik, nakładając nowy plik na plik już istniejący? Nie stresujmy się! System zapyta nas wtedy, co
chcemy zrobić ze „starym” plikiem. Mamy do wyboru dwie możliwości: albo zachowujemy ten plik na
serwerze, albo go kasujemy.
Nie zostanie on skasowany automatycznie!!!
Plik dokumentu
Oprócz części opisowej znajdującej się na formularzu, integralną część dokumentu tworzy jego plik.
Jeżeli dokument posiada plik, to na formularzu w polu Nazwa pliku wyświetlana jest ścieżka dostępu
do pliku. Pliki dokumentów przechowywane są na serwerze plików, do którego dostęp zapewnia tylko
i wyłącznie system.
Inne pola mające związek z plikiem to:
Typ pliku – nazwa aplikacji skojarzonej z plikiem
Rodzaj dokumentu – szablon wykorzystany do utworzenia pliku
W menu dla dokumentów znajduje się szereg funkcji umożliwiających obsługę pliku dokumentu:
Podgląd poprzez View podgląd pliku przez SSV Generator (nie wymaga zainstalowania
Server
komponentu lokalnego)
Podgląd pliku
podgląd pliku za pomocą lokalnej przeglądarki np. CRM QuickView
(wymaga zainstalowania komponentu lokalnego)
Wydruk dokumentu
wydrukowanie pliku na podłączonej do stacji drukarce (wymaga
(lokalnie)
zainstalowania aplikacji wskazanej w polu Typ pliku)
Wypożyczenie +
skopiowanie pliku lokalnie i jego edycja (wymaga zainstalowania aplikacji
otwarcie
wskazanej w polu Typ pliku)
___________________________________________________________________________________________________
56
Otwarcie pliku
(readonly)
Anulacja wypożyczenia
Zwrot dokumentu
Zamknięcie dokumentu
Zwrot + zamknięcie
Skopiowanie pliku
Przeniesienie pliku
Edytuj/Zarejestruj plik
Skanowanie
otwarcie pliku w lokalnej aplikacji (wymaga zainstalowania aplikacji
wskazanej w polu Typ pliku)
anulacja wypożyczenia
przekopiowanie na serwer wypożyczonego pliku
zamknięcie pliku otwartego w lokalnej aplikacji
zamknięcie i przekopiowanie wypożyczonego pliku na serwer
skopiowanie i zapis pliku na dysku lokalnym
zmiana aktualnej kategorii pliku
podłączenie pliku do dokumentu
uruchamia proces skanowania dla wprowadzanego dokumentu
Uwaga: Aby możliwe było wykonanie operacji na plikach typu - pogląd, wypożyczenie i otwarcie
oraz zarejestrowanie pliku, wymagane jest zainstalowanie lokalnego komponentu. Patrz: Lokalny
komponent i Instalacja komponentu lokalnego str. 40
Z poziomu menu dokumenty dostępne są również funkcje:
Nowy rozdział
Nowa wersja
Wykaz wersji
dokumentu
Zarządzanie wersjami
Zmiana stanu
dokumentu
Powielenie dokumentu
Zmiana akt i tajności
Piklista
Wyślij dokument
Galeria piktogramów
Raporty
Wykresy
funkcja dająca możliwość tworzenia dokumentów wielorozdziałowych
tworzenie nowych wersji zatwierdzonych, lub anulowanych dokumentów
lista wersji danego dokumentu
funkcja do zarządzania wersjami bieżącego dokumentu
możliwość zmiany stanu dokumentu
tworzenie nowego dokumentu, poprzez powielenie istniejącego już w
systemie
funkcja umożliwiająca zmianę akt, oraz poziomu tajności dokumentu
lista wszystkich wypożyczonych przez użytkownika plików (dokumentów,
rysunków itp.)
wysłanie z systemu bieżącego dokumentu
galeria bitmap podglądu dla dokumentów patrz: Pictogram generator str.
133
możliwość generowania raportów dotyczących dokumentów, patrz
Raporty str. 171
prezentacja zestawień, informujących o pracy systemu, oraz
o pracy użytkowników systemu
Sposób zarządzania plikami w systemie został szerzej opisany w punkcie – Obsługa plików.
Rejestracja dokumentów papierowych
Innym przykładem rejestrowania dokumentu może być zarejestrowanie dokumentu, który dotarł do
nas listownie. Logiczne jest, że nie będziemy przepisywać otrzymanego dokumentu, lecz będziemy
go skanować. Aby zarejestrować otrzymany list wybieramy funkcje Edytuj /rejestruj plik i wykonujemy
takie same czynności jak przy zakładaniu nowego dokumentu w centralnej bazie dokumentów,
a następnie:
1. Typ pliku określamy jako: „Zeskanowany” i po zakończeniu edycji zapisujemy rekord przyciskając
przycisk funkcji „Zapisz”.
___________________________________________________________________________________________________
57
2. Przepisujemy nadany przez system numer dokumentu na dokumencie papierowym i wkładamy go
do urządzenia skanującego.
3. Uruchamiamy aplikację skanującą.
4. Po wprowadzeniu nazwy nadanej przez system nowo powstałemu plikowi i ścieżki dostępu do tego
pliku wracamy do systemu DDM naciskając przycisk OK i zamykamy dokument przez wybór z Menu
funkcji: „Zamknięcie dokumentu”
Jest bardzo ważne, aby zamykać dokumenty w systemie DDM, a nie w macierzystej aplikacji!
Umożliwia to kontrolę systemu nad zapisem plików.
Jednak nie zawsze dokumenty, które do nas wpływają są skanowane. Może to wynikać z wielu
przesłanek. Otrzymany dokument jest obszerną publikacją i jego skanowanie mija się z celem, lub
dokument ten nie może być zeskanowany z innych względów, a chcemy istnienie tego dokumentu
zarejestrować w systemie. Wówczas w kroku czwartym należy:
1. Wybrać w polu: Typ pliku: „Dokument na papierze”.
2. W polu Oryg. w wybrać z listy, gdzie znajduje się oryginał i zapisać rekord.
Dokumenty wielorozdziałowe
W systemie istnieje możliwość tworzenia dokumentów wielorozdziałowych. Jest to bardzo przydatne,
gdy tworzony przez nas dokument składa się z kilku niezależnych części tworzących całość np. plików
przygotowanych w różnych aplikacjach. Wszystkie rozdziały mają nadany ten sam unikalny numer,
dzięki czemu będziemy mieli pewność, że wyszukany dokument (wpisując jego nr w polu: „Nr dok.” w
oknie filtra) stanowi całość.
Każdy nowo rejestrowany dokument jest oznaczony jako pierwszy rozdział dokumentu
jednorozdziałowego. Informacja ta wyświetlana jest na formatce dokumentu w dwóch polach: Rozdział
(1 / 1).
Aby dodać następny rozdział należy użyć funkcji: „Dodaj rozdział” z menu głównego: „Dokumenty”.
Po wywołaniu tej funkcji pojawi się okno dialogowe umożliwiające wybór numeru rozdziału, jaki chcemy
dodać (na liście są dostępne tylko wolne numery).
___________________________________________________________________________________________________
58
Rys. 35 Okno dialogowe – Dodanie nowego rozdziału dokumentu
Dokument, do którego dodajemy rozdział może posiadać swój plik. Użytkownik dodając rozdział może
zdecydować o jego skopiowaniu przez zaznaczenie pola wyboru (checkbox): „Kopiuj plik”. Wówczas
nowy rozdział będzie miał taki sam plik jak rozdział, na którym wywołaliśmy funkcję. W przeciwnym
wypadku (gdy opcja nie będzie zaznaczona lub dokument nie będzie posiadał pliku) nowy rozdział nie
będzie miał podłączonego pliku.
Dodany rozdział będzie miał taki sam numer dokumentu, tytuł, ... cały opis jak źródłowy rozdział.
Jedyną różnicą, jaką zaobserwujemy będzie numeracja rozdziałów. Jeżeli do dokumentu, który miał
jeden rozdział dodamy rozdział 2, wówczas wartości w polu: „Rozdział” będą: 1 / 2 dla pierwszego
rozdziału i 2 / 2 dla nowego rozdziału.
Powielenie dokumentu
Innym sposobem tworzenia dokumentu jest powielenie już istniejącego w systemie. Jest to bardzo
wygodne dla nas „leniwców”. Wystarczy przecież zmienić tylko kilka zdań i możemy z czystym
sumieniem głośno ponarzekać jak bardzo się napracowaliśmy, aby podkreślić naszą pracowitość i
mieć później kilka argumentów wspominając szefowi o podwyżce. Oczywiście musimy jeszcze
zadbać o szczegóły i przez pół godziny klepać w klawiaturę nie odrywając oczu od monitora. Ale już
sami dobrze wiemy, jak to osiągnąć, aby miło „przepracować” nawet cały dzień i nie wzbudzić niczyjej
zazdrości (przecież dlatego powstał ten system, aby ułatwić nam pracę).
Takim „leniwcom” jak ja przydatna okaże się funkcja: „Powiel dokument”. Po jej wywołaniu system
wyświetli okno dialogowe, w którym podany będzie numer nowego dokumentu. Należy tylko pamiętać
o tym, aby została zaznaczona opcja: „Kopiuj plik”. W przeciwnym wypadku możemy zapomnieć o
chwili wytchnienia.
Oprócz opisu i pliku dokumentu kopiowane są również powiązania z dokumentami podrzędnymi.
Dzięki temu, gdy w powielanym dokumencie były odnośniki do dokumentów podrzędnych,
to dokumenty te będą podłączone do powielonego dokumentu.
___________________________________________________________________________________________________
59
Usuwanie dokumentu
Choć system jest przygotowany na gromadzenie i przetwarzanie ogromnej ilości dokumentów,
zdarzają się sytuacje, iż chcemy usunąć z bazy zbędne śmieci.
Aby usunąć z systemu dokument należy wybrać funkcję: „Usuń dokument” z menu Dokumenty.
Oczywiście pamiętajmy o tym, aby tę funkcję wywołać dla odpowiedniego dokumentu (widocznego na
formularzu lub zaznaczonego w tabeli jako bieżący rekord).
Uwaga: Każdy rozdział dokumentu stanowi odrębny rekord. Dlatego, aby usunąć dokument
wielorozdziałowy należy usunąć każdy rozdział tego dokumentu (pierwszy rozdział musi być
usunięty jako ostatni).
Nad tym czy dokument można bezkarnie usunąć z centralnej bazy dokumentów czuwa system,
informując nas, dlaczego operacja usunięcia nie może być wykonana.
Oto przykłady dokumentu, którego nie można usunąć z systemu:
dokument został zatwierdzony, anulowany lub nie mamy praw do jego modyfikacji
jest załącznikiem w korespondencji
jest dokumentem nadrzędnym dla innych obiektów
ma nowszą wersję
jest pierwszym rozdziałem dokumentu wielorozdziałowego.
Stany dokumentu
System Logotec DDM9000® Web Edition powstał między innymi jako odpowiedź na pojawiające się
problemy z praktycznym zastosowaniem norm ISO 9000. Jednym z elementów tej „odpowiedzi” jest
wprowadzenie mechanizmu stanów i wersji dokumentu.
Nowo tworzone dokumenty przyjmują stan “W OPRACOWANIU”. Można je wówczas dowolnie
zmieniać: zmieniać część informacyjną, edytować jego plik. Jeśli dokument przyjął swój ostateczny
kształt wówczas należałoby go przed takimi zmianami ochronić. W celu oznaczenia dokumentu należy
wywołać funkcję „Zmiana stanu dokumentu”.
ANULOWANY
Dokument został unieważniony
W OPRACOWANIU
Dokument tworzony –
Nowa wersja
opracowywany.
ZATWIERDZONY
Dokument został podpisany i
zablokowany (brak możliwości edycji
pliku i modyfikacji opisu).
DO KONTROLI
Oczekiwanie na podpis
Rys. 36 Standardowy schemat zmian stanu dla dokumentów systemowych
Schemat ten może być uzupełniony przez administratora o kolejne stany. Liczba dostępnych stanów dla
danego dokumentu może być uzależniona nie tylko od bieżącego stanu dokumentu, ale również od
kategorii (wartości w polu: „Kategoria dokumentu”). Dodatkowo administrator może wykorzystać nowe
stany dokumentów do blokowania wybranych funkcji.
Po wybraniu dokumentu i uruchomieniu funkcji Zmień stan dokumentu na ekranie zostanie
wyświetlone okienko dialogowe z dostępnymi stanami dla dokumentu.
___________________________________________________________________________________________________
60
Rys. 37 Okno zmiany stanu dokumentu
W oknie tym wyświetlona jest:
informacja o aktualnym stanie dokumentu
lista dostępnych stanów dla wybranego dokumentu
kto i kiedy dokonał zmiany – podpisuje system
komentarz dokonanych zmian: – komentarz ten nie jest bezpośrednio widoczny na formatce
dokumentu; dostępny jest poprzez raport: Historia stanów dokumentu.
Uwaga: Zmiana stanu dokumentu dotyczy wszystkich rozdziałów dokumentu i jest możliwa tylko
dla aktualnej wersji.
Kategorie dokumentu
W systemie, każdy dokument możemy przydzielić do odpowiedniej kategorii.
W tym celu, w momencie rejestrowania dokumentu, na formularzu z listy rozwijalnej kategoria
dokumentu wybieramy odpowiedni rodzaj kategorii, do której chcemy przydzielić niniejszy dokument.
Istnieje również możliwość zmiany kategorii istniejącego już dokumentu w bazie.
Służy do tego funkcja zmiana kategorii dokumentu, z menu głównego dokumenty.
Wybierając tą funkcję, na ekranie pojawi się okno dialogowe z dostępnymi wszystkimi kategoriami.
___________________________________________________________________________________________________
61
Rys. 38 Zmiana kategorii dokumentu
W oknie tym znajduje się :
Numer, oraz kategoria dokumentu, w której aktualnie znajduje się dokument
Lista dostępnych kategorii
Kto i kiedy dokonał zmian – podpisuje system
Podświetlenie konkretnej kategorii i naciśnięcie przycisku ok, spowoduje przydzielenie dokumentu
do nowej kategorii.
.
Wersje dokumentu
Po zatwierdzeniu lub anulowaniu dokumentu system blokuje wszystkim użytkownikom możliwość jego
zmiany. Ma to na celu zabezpieczenie ważnych dokumentów (obowiązujących), aby nie zostały
podmienione. Jednak zdarzają się sytuacje, że dokument zatwierdzony wymaga aktualizacji. W tym celu
należy posłużyć się funkcją „Dodaj wersję”.
Zalety tworzenia nowych wersji dokumentów:
Nowa wersja ma ten sam numer dokumentu
System informuje użytkownika podczas operacji na starszej wersji dokumentu
O powstaniu nowej wersji rozsyłane są powiadomienia systemowe do autorów segregatorów,
do których dokument został podłączony.
Wykaz wersji dokumentu
Jeżeli wybrany dokument zawiera kilka wersji możemy w prosty sposób dotrzeć do każdej wersji
dokumentu. W tym celu należy posłużyć się funkcją: „Wykaz wersji dokumentu”.
Na wywołanym oknie znajduje się lista wersji danego dokumentu. Podświetlenie konkretnej wersji
i naciśnięcie przycisku: <Ok>, spowoduje wyświetlenie formularza dokumentu z konkretnie wybraną
wersją. Dzięki tej funkcji możemy szybko dotrzeć do wybranej wersji dokumentu.
___________________________________________________________________________________________________
62
Drugim sposobem dotarcia do wszystkich wersji danego dokumentu jest posłużenie się filtrem wpisując
nr dokumentu danego w polu: „Nr dok”, i zaznaczając opcję: „Wsz. Wersje”. Używając okna filtrowego
w ten sposób, uzyskamy wszystkie wersje dokumentu, którego numer podaliśmy. Wówczas za pomocą
przycisków nawigacyjnych możemy kolejno przeglądać formularze kolejnych wersji dokumentu.
Wysłanie dokumentu
Funkcja „wyślij dokument” z menu głównego dokumenty, umożliwia wysłanie z systemu wybranego
przez nas dokumentu.
Wywołując funkcję „wyślij dokument” na wybranym dokumencie, otworzy się okno dialogowe
z zapytaniem czy wysłać tylko bieżący rozdział dokumentu.
Wybierając przycisk „tak” system automatycznie wygeneruje korespondencję z dołączonym wybranym
rozdziałem dokumentu, wybierając przycisk „nie” system do korespondencji dołączy cały dokument.
Po wskazaniu przez nas odpowiedniego przycisku zostanie wyświetlony komunikat, czy otworzyć
skrzynkę. W przypadku potwierdzenia komunikatu, wyświetli się formularz korespondencji wychodzącej,
w przeciwnym wypadku wiadomość zostanie przekierowana do skrzynki przygotowanie
korespondencji.
Powiązania dokumentów
Każdy dokument może być podpięty do innych dokumentów nadrzędnych, segregatorów lub posiadać
podpiętą pewną liczbę dokumentów podrzędnych. Dla przykładu, jeśli umowa jest zaopatrzona w
załączniki, można je uczynić dokumentami podrzędnymi względem dokumentu umowy.
Sprawdzenie powiązań z dokumentem odbywa się poprzez sprawdzenie drzewa powiązań w oknie
nawigatora.
Obiekty nadrzędne dla
dokumentu umieszczone są w
folderze: Nadrzędne obiekty (np.
inne dokumenty, segergatory).
Dokumenty podrzędne są
podłączone bezpośrednio pod
dokument nadrzędny.
Jeżeli dokument posiada
wcześniejsze wersje, wówczas
umieszczone są w folderze:
Poprzednie wersje dokumentu.
Rys. 39 Powiązania dokumentu
Jeżeli dokument był załącznikiem korespondencji, wówczas widoczny będzie folder: Poczta, w
której dokument był załącznikiem (to powiązanie jest tworzone automatycznie przy
wskazywaniu załączników korespondencji), oraz na formularzu dokumentu w polu
Nr kor. wyświetlony zostanie numer wiadomości, w której dokument był załącznikiem.
Uwaga: Mimo, iż przeciągany (podłączany) jest jeden obiekt, to w przypadku dokumentu
wielorozdziałowego podłączone zostaną wszystkie rozdziały wybranej wersji. To samo dotyczy
usuwania powiązań. Usuwając powiązanie jednego rozdziału usuwamy powiązanie całego
dokumentu wybranej wersji.
___________________________________________________________________________________________________
63
4.3
Sprawy
Sprawy można porównać do teczek, w których gromadzona jest cała informacja związana
z prowadzonym zadaniem. Sprawy można byłoby porównać też do segregatorów. Różnicą jest jednak
dynamika rozwoju sprawy. Segregatory umieszczaliśmy w odpowiednich aktach, ewentualnie
zmienialiśmy status i na tym kończyły się nasze operacje.
Sprawy mogą gromadzić większą ilość obiektów i informacji. Ponadto dla spraw przygotowaliśmy
mechanizm związany z ich przekazywaniem, delegowaniem oraz zmianą etapów ich rozwoju. Dla tych
obiektów istnieje też możliwość podłączenia dodatkowych podformularzy gromadzących istotne dane w
zależności od etapu ich rozwoju. Dane te mogą zostać później wykorzystane do tworzenia raportów i
wykresów. Dzięki temu w szybki i prosty sposób będzie można przeprowadzić analizę toczących się w
firmie procesów.
Dostęp do spraw
Sprawy w systemie umieszczone są w kontenerze
Sprawy. Kontener ten został podzielony na
szuflady, dlatego aby wywołać listę dostępnych spraw należy kliknąć nazwę szuflady
dostępne sprawy.
Dostęp do spraw uzależniony jest od dwóch czynników:
1. Akt, w których sprawa została umieszczona.
2. Dostępnych skrzynek pocztowych – tzw. sprawy własne.
Wszystkie
Wszystkie sprawy własne dostępne są w szufladzie:
Wszystkie dostępne sprawy (własne).
Pozostałe szuflady zostały wprowadzone w celu ułatwienia szybkiego wyszukania spraw własnych w
zależności od ich stanu.
Obieg sprawy
Sprawy, tak jak to jest z zadaniami, mogą przyjmować różne stany, np. W toku, Unieważniona,
Zamknięta, Odłożona na później, itp. Oprócz tego sprawy mogą być przekazywane do prowadzania
innym osobom lub czasowo oddelegowane do wykonania jakiejś części zadania. Wszystko to razem
tworzy obieg sprawy, której historia jest zapisywana w systemie.
Z chwilą wprowadzania sprawy do systemu nadawany jest jej stan Zarejestrowana. Ponieważ po
wprowadzeniu do bazy Sprawy nie można usunąć, dlatego zarejestrowane omyłkowo mogą zostać
wyrzucone do kosza. Wówczas ich stan zmienia się na W koszu (w razie potrzeby istnieje też
możliwość wyciągnięcia sprawy z kosza).
Na rys. 40 przedstawiony został schemat zmian stanu i działania zarejestrowanej sprawy (strzałki
oznaczają możliwość przeniesienia danej sprawy do odpowiedniej skrzynki i przyjęcia przez sprawę
odpowiedniego stanu).
___________________________________________________________________________________________________
64
Przekazanie sprawy
Uruchomienie sprawy (przydzielenie prowadzącego)
Stan sprawy zostanie określony jako W toku
i sprawa zostanie przeniesiona do skrzynki W toku/własne
osoby wyznaczonej jako prowadzący daną sprawę.
Stan sprawy zostanie określony jako Zarejestrowana
i sprawa zostanie przeniesiona do skrzynki
Zarejestrowane/nieprzydzielone osoby, którą wyznaczymy
przy przekazaniu sprawy (sprawa w dalszym ciągu nie będzie
miała wyznaczonego prowadzącego).
Zarejestrowanie sprawy
Stan sprawy zostanie określony jako Zarejestrowana
i sprawa trafi do skrzynki
Zarejestrowane/nieprzydzielone (sprawa ta zostanie
zarejestrowana bez przypisanej osoby prowadzącej).
Wrzucenie do kosza
Wyjęcie z kosza
Stan sprawy zostanie określony jako W koszu
i sprawa zostanie przeniesiona do skrzynki Unieważnione/w
koszu (funkcja ta dostępna jest tylko dla sprawy
zarejestrowanej/nieprzydzielonej).
Stan sprawy zostanie określony jako Wyjęta z kosza
i sprawa zostanie przeniesiona z powrotem do skrzynki
Zarejestrowane/nieprzydzielone (funkcja ta dostępna jest
tylko dla sprawy zarejestrowanej/nieprzydzielonej).
Rys. 40 Schemat zmian stanu i działania zarejestrowanej sprawy
Inną koleją rzeczy jest uruchomienie sprawy, tzn. wyznaczenie osoby prowadzącej dane zadanie. W
takim wypadku sprawa przyjmuje stan W toku. Prowadzone sprawy mogą być Oddelegowywane,
Przekazywane, Unieważniane, Zamykane, Reaktywowane, odkładane na później. Każda z tych operacji
jest zmianą stanu sprawy i jest wykonywana po wywołaniu odpowiedniej funkcji z menu.
Na rys. 41 przedstawiony został schemat zmian stanu i działania uruchomionej sprawy (strzałki
oznaczają możliwość przeniesienia danej sprawy do odpowiedniej skrzynki i przyjęcia przez sprawę
odpowiedniego stanu).
___________________________________________________________________________________________________
65
Przekazanie sprawy
W toku/własne osoby, którą wyznaczymy przy
przekazaniu sprawy (prowadzący sprawy zostanie
automatycznie zmieniony).
Odłożenie sprawy
Oddeleguj sprawę
Stan sprawy zostanie określony jako Na później
Odłożone na później/własne osoby prowadzącej
sprawę.
(oddeleg.) i sprawa zostanie przeniesiona do
skrzynki W toku/własne osoby, którą wyznaczymy
przy oddelegowaniu sprawy (prowadzący sprawy nie
zostanie zmieniony, lecz dana sprawa zostanie także
przeniesiona do skrzynki Oddelegowane/własne
osoby prowadzącej daną sprawę).
Wyjmij z oczekiwania
Wyjęcie sprawy z oczekiwania zmieni stan
na Wyj. z oczekiwania i sprawa zostanie z
powrotem przeniesiona do skrzynki W toku/własne.
Uruchomienie sprawy
(przydzielenie prowadzącego)
W toku/własne osoby wyznaczonej jako
prowadzący daną sprawę.
Zamknij sprawę
Zwróć sprawę prowadzącemu
Stan sprawy zostanie określony jako Zamknięta
i dostępna będzie w skrzynce Wszystkie dostępne
sprawy .
W toku/własne osoby prowadzącej sprawę, która
wcześniej oddelegowała daną sprawę do naszej
skrzynki.
Zamknąć sprawę możemy również w momencie, gdy
stan sprawy oznaczony będzie jako - Odłożona,
Oddelegowana
Unieważnij sprawę
Stan sprawy zostanie określony jako Unieważnione i
sprawa zostanie przeniesiona do skrzynki
Unieważnione/w koszu.
Reaktywuj sprawę
Stan sprawy zostanie określony jako Reaktywowana
i sprawa zostanie przeniesiona ze skrzynki
Unieważnione/w koszu do skrzynki
W toku/własne.
Unieważnić jak i reaktywować sprawę możemy
również w momencie, gdy stan sprawy oznaczony
będzie jako - Odłożona, Oddelegowana
Rys. 41 Schemat zmian stanu i działania uruchomionej sprawy
___________________________________________________________________________________________________
66
Z poziomu menu Sprawy dostępne są następujące funkcje:
Zarejestruj sprawę
Uruchom sprawę
(przydziel prowadz.)
Przekaż sprawę
Oddeleguj sprawę
Zwróć prowadzącemu
Odłóż na później
Zamknij sprawę
Edytuj sprawę
Zmiana etapu sprawy
Unieważnij sprawę
Wrzuć do kosza
Wyjmij z oczekiwania
Reaktywuj sprawę
Wyjmij z kosza
Rejestruj
korespondencję sprawy
Przygotuj
korespondencję sprawy
Aktywne skrzynki
Raporty
Zarejestrowanie nowej sprawy, stan sprawy zmieni się na
zarejestrowana i zostanie przeniesiona do szuflady
„zarejestrowane/nieprzydzielone” (bez przypisania osoby
prowadzącej)
Stan sprawy zmieni się na: „W toku” i zostanie przeniesiona do
szuflady: „W toku /własne/” prowadzącego sprawę
Sprawa zostanie przeniesiona do skrzynki W toku/własne innego
użytkownika i zmieni się jej prowadzący. Stan sprawy pozostanie „W
toku”
Sprawa zostanie przeniesiona do skrzynki W toku/własne innego
użytkownika, ale prowadzący nie ulegnie zmianie. Stan sprawy
w skrzynce zmieni się na: „Oddelegowana”
Sprawa zostanie przeniesiona do skrzynki innego użytkownika,
a stan sprawy zmieni się na: „W toku”
Stan sprawy zmieni się na: „Na później” i zostanie przeniesiona do
szuflady: „Odłożona na później /własne”
Uwaga:
Funkcja ta jest dostępna tylko dla spraw uruchomionych.
Stan sprawy zmieni się na: „Załatwiona” i będzie dostępna
w szufladzie: „Przegląd wszystkich spraw”.
modyfikacja danych na formularzu sprawy
możliwość zmiany etapu sprawy w obrębie wybranej kategorii, którą
wybraliśmy przy rejestrowaniu sprawy
Stan sprawy zmieni się na: „Unieważniona” i zostanie przeniesiona
do szuflady: „Unieważnione / w koszu”.
Uwaga:
Funkcja ta jest dostępna tylko dla spraw uruchomionych.
Stan sprawy zmieni się na: „W koszu” i zostanie przeniesiona do
szuflady: „Unieważnione / w koszu”.
Uwaga:
Funkcja ta jest dostępna tylko dla spraw o stanie: „Zarejestrowana”
stan sprawy zmieni się na „wyj. z oczek.” i zostanie przeniesiona do
szuflady: „W toku/własne”
Stan sprawy zmieni się na: „Reaktywowana” i zostanie przeniesiona
do szuflady: „W toku/własne”
Stan sprawy zmieni się na: „Wyjęta z kosza” i zostanie przeniesiona
do szuflady: „Zarejestrowane /nieprzydzielone/”
zarejestrowanie w ramach wybranej sprawy wszelkiego rodzaju
kontaktów
przygotowanie poczty wychodzącej w ramach wybranej sprawy.
Wiadomość znajdzie się również w skrzynce „przygotowanie
korespondencji” w dzienniku poczty wychodzącej
lista udostępnionych dla użytkownika skrzynek pocztowych
możliwość generowania raportów dotyczących spraw
Kategorie i etapy
Innym mechanizmem związanym z rozwojem sprawy są Kategorie i Etapy. Kategoria jest
odpowiednikiem rodzaju zadania, jakie prowadzone jest w firmie. Każde zadanie może zostać
___________________________________________________________________________________________________
67
podzielone na etapy realizacji symbolizujące postęp realizacji zadania. Np. w przetargu można wyróżnić
etapy: składanie ofert, realizację zadania. Oczywiście te etapy można jeszcze podzielić na mniejsze,
dostosowując je do rzeczywistego rozwoju tego procesu.
Kategorię sprawy można wybrać tylko raz podczas jej rejestracji. Wówczas można też wybrać
początkowy etap spraw. Późniejsza zmiana etapu jest realizowana przez wywołanie funkcji: Zmień
etap. Po wywołaniu tej funkcji otwiera się okno z listą kolejnych etapów.
Kategorie i etapy definiowane są w systemie przez administratora. Definiując etapy dla danej kategorii
może on ustawić ich kolejność. Wówczas, mimo, że sprawa ma pięć etapów to nie będzie możliwe
przejście z drugiego na piąty (tak samo jak w przypadku stanów dokumentu: nie można zmienić stanu
dla dokumentu w opracowaniu na anulowany). Dodatkowo administrator może uwarunkować zmianę
etapu sprawy, tzn. aby można było zmienić etap sprawy muszą zostać spełnione pewne warunki np.
sprawa przechodząc na etap negocjowanie umowy, musi zostać umieszczona w aktach tajnych.
Rejestracja spraw
Życie sprawy w systemie rozpoczyna się w chwili jej zarejestrowania. W tym celu należy wywołać
formularz Sprawy i z menu wybrać funkcję: „Zarejestruj sprawę ”.
Rys. 42 Okno – rejestracja sprawy, informacje podstawowe
Aby prawidłowo zarejestrować nową sprawę należy:
z rozwijalnej listy wybrać odpowiednią kategorię, a w ramach danej kategorii – etap sprawy
dokonać opisu sprawy: tytuł, info i włożyć do odpowiednich akt, oraz określić poziom tajności.
___________________________________________________________________________________________________
68
Po zapisaniu rekordu system automatycznie nada numer sprawie. Standardowo przyjmowana jest
numeracja składająca się z trzech części: rok / miesiąc / kolejny numer sprawy w danym miesiącu.
Uwaga: Po zapisaniu rekordu nie ma możliwości zmiany jej kategorii ani skasowania. Dlatego
błędnie zarejestrowane sprawy należy umieścić w koszu – funkcja z menu Wyrzuć do kosza.
W systemie mamy również możliwość zarejestrowania sprawy jako zadanie, przez zaznaczenie opcji
zadanie, znajdującej się na zakładce Zadanie.
Rys. 43 Formularz zadanie rejestrowanej sprawy
Aby sprawa mogła być zarejestrowana w systemie jako zadanie, należy podać termin zadania
wyznaczając konkretną datę w polach planowane od …do…, oraz dodatkowo zaznaczyć czas trwania
danego zadania np. jako jednorazowo. W polu Opis dla etapu prowadzony będzie odpowiedni opis
zadania w zależności od etapu prowadzonej sprawy (taki zapis sprawy spowoduje umieszczenie jej jako
zadania w skrzynce funkcjonalnej: zadania).
Więcej informacji na temat spraw oznaczonych jako zadanie, znajduje się w rozdziale Zadania na
str. 150
Dla spraw istnieje również możliwość podłączenia dodatkowych podformularzy gromadzących istotne
dane w zależności od określonego etapu sprawy. Więcej informacji na temat podformularzy znajduje się
w części dokumentacji – Podformularze str. 169
___________________________________________________________________________________________________
69
Zakładka Uwagi na formularzu sprawy pokazuje zawartość wszystkich podłączonych dokumentów typu
notatka do danej sprawy, wyświetlając dane zapisane na podformularzu tego typu dokumentu. Jest to
data i treść ustaleń. Dokument taki można wyświetlić naciskając klawisz lornetki umieszczony obok
każdej notatki.
Edycja sprawy
W sprawach nie ma możliwości bezpośredniej modyfikacji danych. Jedynym polem gdzie na bieżąco
można zapisywać dane jest żółte pole: „Uwagi”. Pozostałe pola formularza są odblokowane do
wprowadzania (modyfikowania) danych w dwóch przypadkach: rejestracji sprawy i po wywołaniu funkcji:
Edytuj sprawę. Po wywołaniu tej funkcji formularz przechodzi w tryb edycji (informacja na belce
tytułowej okna) i pokazuje tylko jedną sprawę (blokuje możliwość wyświetlania innych spraw).
Zamknięcie tego formularza lub załadowanie innej sprawy powoduje wyłączenie trybu edycji.
Uwaga: Mimo, że formularz jest w trybie edycji, to nie wszystkie pola mogą być modyfikowane
ręcznie przez użytkownika. Ich zmiana możliwa jest tylko poprzez wywołanie odpowiedniej funkcji,
np. zmiana etapu sprawy jest możliwa tylko przez wywołanie funkcji: Zmień etap.
Uruchomienie sprawy
Prowadzący sprawę jest najważniejszą osobą dla systemu. Wszystkie informacje skojarzone ze sprawą
(korespondencje), są mu udostępnione, mimo braku dostępu do skrzynek pocztowych, w których się
znajdują. W przypadku, gdy sprawa była oddelegowana, jej prowadzący jest informowany przez system
o operacjach wykonywanych na jego sprawie przez innych użytkowników.
Wyznaczenie prowadzącego dla sprawy odbywa się przez wywołanie funkcji z menu: Uruchom
sprawę. Gdy sprawa jest już uruchomiona, zmiana prowadzącego następuje przy przekazaniu sprawy.
Uruchomienia sprawy realizowane jest w dwóch etapach:
1. Określenie terminu i priorytetu sprawy.
2. Wskazanie osoby odpowiedzialnej
Termin realizacji sprawy
Określając termin dla sprawy – określamy prowadzącemu czas, do kiedy sprawa powinna zostać
zakończona. System przy każdorazowym uruchomieniu sprawdza termin sprawy i korespondencji,
przesyłając prowadzącemu i osobie, do której sprawa została oddelegowana, powiadomienia
o przekroczonym terminie.
Termin dla sprawy może być określany podczas:
uruchomienia,
przekazywania,
oddelegowania,
odkładania na później.
Podczas wykonywania jednej z wyżej wymienionych czynności wywoływane jest okno dialogowe,
w którym można określić termin realizacji sprawy.
___________________________________________________________________________________________________
70
Rys. 44 Okno Wprowadzenie terminu dla spraw
Zaznaczając opcję Tak wyświetlone zostanie pole, w którym należy określić termin zakończenia sprawy
lub datę przypomienia (z możliwością wyznaczenia alarmu z częstotliwością – min., godz., dni
i miesięcy).
Wskazanie osoby odpowiedzialnej
Przy uruchamianiu, przekazywaniu czy oddelegowaniu sprawy wymagane jest wskazanie osoby
odpowiedzialnej za jej prowadzenie.
Dlatego wykonując jedną z tych czynności zostanie otwarte okno ze strukturą organizacyjną firmy.
Rys. 45 Okno – kartoteka adresów wewnętrznych
Z lewej strony okna, w postaci drzewa, prezentowana jest struktura organizacyjna firmy. Wyświetlane
nazwy to skrzynki pocztowe osób pełniących dane funkcje. Z prawej strony dostępne są dwie listy
adresowe:
___________________________________________________________________________________________________
71
Adresat – w tej liście określamy, komu sprawa ma być przedzielona.
CC – lista osób, które mają zostać powiadomione o przekazaniu tej sprawy (typ korespondencji:
„Do wiadomości”).
Tworzenie list adresowych może być realizowane poprzez:
Wskazanie na drzewku nazwy skrzynki i kliknięcie na przycisk: „Włącz”.
Dwukliknięcie na nazwie skrzynki.
Wskazanie poziomu decyzyjnego (na drzewku prezentowanego jako pion) i naciśnięcie
przycisku: „Włącz poziom”.
Kliknięcie przycisku: „Włącz wszystko” – do wybranej listy zostaną wpisane wszystkie skrzynki
pocztowe włącznie z poufnymi (użytkownicy, którzy mają dwie skrzynki, otrzymają
korespondencję „podwójnie”).
Skorzystanie z rozdzielników
Uwaga: Kasowanie skrzynki z listy odbywa się przez kliknięcie na niej prawym przyciskiem myszki.
Przekazywanie / Oddelegowanie sprawy
Przekazując sprawę rezygnujemy z jej dalszego prowadzenia (swoje wykonałem i umywam ręce),
dlatego po użyciu tej funkcji zmienia się prowadzący tej sprawy. Innym sposobem „pozbycia się” sprawy
jest jej oddelegowanie.
Różnica pomiędzy oddelegowaniem a przekazaniem sprawy jest mało widoczna i dla
niedoświadczonego użytkownika niezauważalna, ale w oddelegowanej sprawie nie zmienia się
prowadzący! Sprawa zostaje przeniesiona do skrzynki wybranego użytkownika i będzie w jego
szufladzie „W toku”. Stan sprawy zmieni się na „W toku (oddelegowana)”. Dla prowadzącego zaś,
sprawy oddelegowane są przerzucane z szuflady „W toku /własne/” do Oddelegowane /własne/.
Obdarowany, po wykonaniu polecenia związanego z otrzymaną sprawą, może ją zamknąć lub zwrócić
prowadzącemu (niech on się dalej martwi). W tym drugim wypadku należy użyć funkcji: „Zwróć
prowadzącemu”.
Ponieważ sprawa mogła być wielokrotnie oddelegowywana różnym użytkownikom, zwracając sprawę
należy wskazać, komu dana sprawa ma zostać zwrócona.
Sam mechanizm przekazania czy oddelegowania jest analogiczny jak przy uruchamianiu sprawy, tzn.
należy określić termin dla sprawy oraz wskazać osobę odpowiedzialną.
Historia zmian
Aby zapewnić użytkownikowi możliwość analizy prowadzonych procesów, wszelkie zmiany zachodzące
w trakcie prowadzenia sprawy są archiwizowane przez system. Dzięki temu istnieje możliwość
prześledzenia zmian zachodzących podczas prowadzenia danego zadania.
Do wszystkich zmian danego procesu użytkownik może dotrzeć rozwijając w drzewie powiązań
szufladę: „Etapy sprawy”, umieszczoną pod daną sprawą. Wcześniejsze etapy sprawy są prezentowane
jako kolejne obiekty w drzewie powiązań (pierwszy od góry to obecna sprawa). Idąc w dół docieramy do
pierwszego etapu. Po kliknięciu któregokolwiek obiektu umieszczonego w tej szufladzie prezentuje się
nam wygląd formularza sprawy, przed przejściem do następnego etapu. W przypadku dokładniejszego
analizowania zmian na formularzu sprawy (nie tylko jej etapów), należy przejść do szuflady: „Historia
sprawy”.
___________________________________________________________________________________________________
72
Historię sprawy stanowią wszelkie zmiany, jakie miały miejsce w opisie formularza sprawy, czyli każda
zmiana stanu, etapu, prowadzącego, czy edycji formularza (nie dotyczy dopisywania notatek i łączenia
innych obiektów ze sprawą).
Rejestr korespondencji sprawy (Kontakty w sprawie)
Rejestr korespondencji sprawy zapewnia łatwy dostęp do zarejestrowanych w ramach wybranej
sprawy wszelkiego rodzaju kontaktów.
Jego otwarcie powoduje wyświetlenie wszystkich kontaktów skojarzonych z wybraną sprawą. Przez
kontakty w ramach danej sprawy należy rozumieć całą pocztę wymienioną w tej sprawie, wszystkich
możliwych typów zarówno przychodzącą jak i wychodzącą. Dzięki temu, za jednym kliknięciem można
dowiedzieć się co wydarzyło się w związku z interesującą nas sprawą, czyli jakie kontakty zostały
wymienione w tej sprawie, z jakimi adresatami i czego dotyczyły.
Kontakty (przychodzące, wychodzące) ładowane są w postaci tabeli zawierającej podstawowe
informacje o kontaktach w ramach wybranej sprawy. Aby zapoznać się z innymi danymi dotyczącymi
wybranego rekordu (kontaktu), czyli aby dotrzeć do pełnej treści poczty (korespondencji) wraz z
załącznikami należy przejść na widok formularz, co spowoduje
wyświetlenie zaznaczonego uprzednio rekordu w postaci formularza.
Oczywiście w ten sposób moglibyśmy dotrzeć do każdej korespondencji w firmie bez względu na nasze
uprawnienia. Dlatego funkcja ta jest możliwa do wykonania jedynie w dwóch, uzasadnionych
przypadkach:
1. korespondencja ta "przepłynęła" w jakikolwiek sposób przez nasze skrzynki,
2. jesteśmy osobą prowadzącą daną sprawę
Adresy skojarzone ze sprawą
Skojarzone adresy ze sprawą służą do wyświetlania i tworzenia struktury powiązań pomiędzy
sprawami i adresami zewnętrznymi.
Jego otwarcie spowoduje wyświetlenie wszystkich adresów zewnętrznych podpiętych do wybranej
sprawy. Dzięki temu można zorientować się, które adresy łączą się z interesującą nas sprawą (np.
sprawa dotycząca zakupu sprzętu może być skojarzona z adresami dostawców), oraz kojarzyć sprawy z
kolejnymi adresami zewnętrznymi.
Obiekty powiązane ze sprawą
Sprawę można porównać z teczką, do której wkładamy informacje związane z wykonywanymi
obowiązkami. W trakcie realizacji zadań gromadzone są nasze notatki, korespondencje, dokumenty, czy
dane adresowe firm (osób) związanych z daną sprawą.
Opis teczki stanowi formularz sprawy, z którego wiemy, co to jest za sprawa (kategoria, tytuł, opis), u
kogo dana sprawa się znajduje (skrzynka), kto za nią jest odpowiedzialny (prowadzący), co się z nią
dzieje (etap, stan, termin), z jakimi trudnościami się borykano (notatki). Z historii sprawy można się
dowiedzieć, co się z nią działo, bez stresu, że ktoś zapomniał dokonać opisu na teczce.
Do zawartości tej teczki dochodzimy poprzez sprawdzenie powiązań sprawy z innymi obiektami.
Tworzenie powiązań innych obiektów ze sprawą może być realizowane przez technikę Drag&Drop, czyli
przeciągnięcia obiektu, który ma być podpięty do sprawy na daną spawę (patrz Tworzenie / usuwanie
powiązań – str. 124). Dla spraw dopuszczalne jest także tworzenie powiązań z innymi sprawami. Dzięki
___________________________________________________________________________________________________
73
temu złożone zadania można podzielić na mniejsze i przekazać do prowadzenia różnym osobom,
wyznaczając osobę czuwającą nad całością.
4.4
Dziennik korespondencji przychodzącej zapewnia natychmiastowy dostęp do informacji (do całej
poczty) adresowanej lub przekazanej do skrzynek pocztowych aktywnych dla użytkownika.
Korespondencja dociera do nas różnymi drogami. W sposób tradycyjny: listownie, lub z wykorzystaniem
zdobyczy techniki: faksem, przez Internet. Dodatkowo informacje możemy również zdobyć podczas
rozmowy telefonicznej czy spotkań (te informacje często są cenniejsze od tych namacalnych –
udokumentowanych).
Mając na uwadze różnego rodzaju sposoby pozyskiwania informacji, w systemie wyróżniono
następujące typy korespondencji:
Korespondencja systemowa (wewnętrzna) – ten typ korespondencji, korzystający z wewnętrznych
mechanizmów systemu, przeznaczony jest do komunikacji między użytkownikami systemu.
Fax, Mail – wpływa i wypływa z systemu dzięki automatycznej komunikacji z aplikacją MS Mail.
Po przygotowaniu korespondencji i określeniu jej typu, system za pomocą odpowiednich urządzeń (faks
lub modem) sam zajmuje się przesłaniem korespondencji do adresata. Podobnie, w przypadku
nadejścia tego typu korespondencji – system odbiera ją automatycznie i przekazuje do odpowiednich
skrzynek pocztowych.
Telefon, List, Kontakt osobisty, Fax ręczny – wymaga „ręcznego” zarejestrowania w systemie odbytej
rozmowy telefonicznej czy otrzymania listu.
Dostęp do poczty przychodzącej
Dziennik korespondencji przychodzącej został podzielony na szuflady, dlatego klikając na tym
kontenerze nie zostanie wywołane okno prezentacji danych. To, w której szufladzie korespondencja się
znajduje, zależy od jej stanu, np. nowa korespondencja będzie w szufladzie:
Nowa. Ma to ułatwić
użytkownikowi wstępną selekcję korespondencji i szybsze dotarcie do informacji aktualnych (nowej, do
załatwienia, odłożonej na później, itp.). Listę całej dostępnej korespondencji można uzyskać poprzez
szufladę: Cała korespondencja.
W dzienniku korespondencji przychodzącej widoczne są wszystkie korespondencje, które napłynęły do
aktywnych i dostępnych dla użytkownika skrzynek pocztowych. Listę udostępnionych przez
administratora skrzynek pocztowych można uzyskać wywołując funkcję: Aktywne skrzynki.
___________________________________________________________________________________________________
74
Rys. 46 Okno z dostępnymi skrzynkami pocztowymi
Udostępnione skrzynki pocztowe użytkownik może aktywować (włączyć) lub wyłączyć zaznaczając pole
przy nazwie skrzynki.
Uwaga: Wyłączając własną skrzynkę pocztową należy pamiętać o jej ponownym włączeniu,
w przeciwnym razie nie będziemy widzieli korespondencji do nas adresowanych. Brak szukanych
korespondencji jest najczęściej spowodowany wyłączeniem skrzynki, do której korespondencja ta
została przekazana (adresowana).
Inną drogą dotarcia do korespondencji jest sprawdzenie listy kontaktów z adresem. W tym celu należy
wyszukać w kontenerze odpowiedni adres zewnętrzny i sprawdzić powiązania. Jeżeli użytkownik jest
wyznaczony jako prowadzący dla danego adresu, system pozwoli dotrzeć do treści wszystkich
korespondencji, nawet do niedostępnych w dziennikach korespondencji.
Kolejną drogą dotarcia do korespondencji może być Rejestr korespondencji sprawy. System umożliwia
dostęp do treści korespondencji prowadzącemu daną sprawę. Dzięki temu osoby zajmujące się danym
tematem mają udostępnione wszelkie informacje z nią związane, bez konieczności ciągłej modyfikacji
prawa dostępu do skrzynek pocztowych innych użytkowników systemu.
Obieg korespondencji
Zarejestrowana korespondencja wprowadzana jest do systemu ze stanem: Nowa. Użytkownicy, którzy
mają dostęp do danej skrzynki pocztowej widzą ją po otwarciu szuflady: „Nowa” (tutaj znajdują się
wszystkie informacje adresowane do nas, niezależnie, czy to był telefon, faks, czy mail). Jednak nowa
korespondencja to nie tylko informacje napływające z zewnątrz. To także korespondencja przesyłana
wewnątrz (powiadomienia, polecenia służbowe).
Zatem szuflada: „Nowa” zapełnia nam się każdego dnia i żeby nie stała się stertą „makulatury”, którą
wciąż przeglądamy, zachodzi konieczność jej regularnego „segregowania”. Ponadto stan
___________________________________________________________________________________________________
75
korespondencji odzwierciedla naszą reakcję (decyzję) na otrzymaną informację (pozostawiając ją jako
„Nowa”, innym użytkownikom systemu dajemy do zrozumienia, że jest „nie przeczytana”).
Użytkownik reagując na korespondencję, zmienia jej stan. W efekcie korespondencja jest przekładana
do innej szuflady lub przekazywana do skrzynki pocztowej innego użytkownika. Przekazując
korespondencję do skrzynki pocztowej innego użytkownika jej stan zmieni się
i zostanie oznaczona jako: „Nowa” w danej skrzynce.
Reakcją użytkownika na korespondencję jest uruchomienie jednej z dostępnych funkcji:
Przyjmij do realizacji
Potwierdzam przyjęcie
do wiadomości
Odłóż na później
Załatwiono
Przekaż/poinformuj
Odrzuć
Do kosza
Wyciągnąć z oczekiwania
Wyciągnąć z kosza
Wznowić
Stan korespondencji zmieni się na: „Przyjęta” i zostanie
przeniesiona do szuflady: „Do załatwienia”
Stan korespondencji zmieni się na: „Przyjęta informacja” i zostanie
przeniesiona do szuflady: „Przyjęta do wiadomości”.
Funkcja ta jest dostępna tylko w przypadku korespondencji
typu: „Do wiadomości”
Stan korespondencji zmieni się na: „Na później” i zostanie ona
przeniesiona do szuflady: „Odłożona na później”
Stan korespondencji zmieni się na: „Załatwiona i zostanie ona
przeniesiona do szuflady: „Załatwiona”
Korespondencja zostanie przeniesiona do skrzynki innego
użytkownika i stan jej zmieni się na: „Nowa”
Korespondencja zostanie przeniesiona do skrzynki użytkownika,
który przekazał nam korespondencję, a jej stan zmieni się na:
„Odrzucona”
Funkcja dostępna tylko dla korespondencji przekazanej nam
od innego użytkownika.
Stan korespondencji zmieni się na: „W koszu” i zostanie ona
przeniesiona do szuflady: „W koszu”
Stan korespondencji zmieni się na: „Wyjęta z oczekiwania”
i zostanie ona przeniesiona do szuflady: „Nowa”
Stan korespondencji zmieni się na: „Wyjęta z kosza” i zostanie ona
Stan korespondencji zmieni się na: „Reaktywowana” i zostanie ona
W menu dla korespondencji przychodzącej znajduje się szereg dodatkowych funkcji:
Rejestruj
korespondencję
Popraw adres/dane
Edytuj dane załącznika
Przejmij do dokumentów
Stwórz nowy załącznik
Skasuj załącznik
Wypożyczenie + otwarcie
załącznika
zarejestrowanie nowej korespondencji ("zamiana" korespondencji
tradycyjnej na elektroniczną)”
możliwość dokonania poprawek adresowych
edycja danych opisowych załącznika
możliwość zapisu pliku załącznika do bazy dokumentów
możliwość utworzenia nowego załącznika do korespondencji
usunięcie załącznika z korespondencji
pobranie z serwera dokumentu będącego załącznikiem,
zablokowanie go (do edycji) na serwerze, uruchomienie
odpowiedniej, lokalnej aplikacji i załadowanie pobranego dokumentu
Podgląd poprzez View możliwość szybkiego podejrzenia dokumentu będącego
Server
załącznikiem (dokument przed wysłaniem jest na serwerach
zamieniany na format HTML)
Zamknięcie załącznika
zapisanie lokalnie zmian w załączniku oraz zamknięcie go
___________________________________________________________________________________________________
76
Zwrot załącznika
Kopiuj plik załącznika
Odpowiedź
Aktywne skrzynki
Przebieg korespondencji
Routing
Edytuj korespondencję
Skanowanie
Odłącznie od sprawy
Zmień podformularz
Raporty
wysłanie na serwer polecenia odblokowania dostępu do załącznika
(pominięcie wprowadzonych zmian)
odesłanie załącznika na serwer i odblokowanie dostępu do niego
skopiowanie i zapisanie pliku na dysku lokalnym
odpowiedź na przysłaną korespondencję
możliwość sprawdzenia przez użytkownika całego przebiegu
korespondencji, którą otrzymał
doczepienie wybranej przez nas procedury, do aktualnej
korespondencji
możliwość dokonania poprawek adresowych, oraz danych
korespondencji
odłączenie korespondencji od przyporządkowanej sprawy
zmiana dołączonego do korespondencji podformularza
możliwość wygenerowania raportów dotyczących korespondencji
Rejestracja korespondencji
Rejestracja korespondencji jest wykorzystywana w celu wprowadzenia do systemu Logotec DDM9000®
Web Edition informacji napływających z zewnętrz.
System automatycznie rejestruje korespondencję, która była do nas przesłana przy pomocy takich
mediów jak: faks i mail. Korespondencje napływające innymi źródłami wymagają ręcznej rejestracji.
Rejestracja automatyczna
System odbierając korespondencję identyfikuje jej nadawcę. W przypadku, gdy korespondencja została
przesłana faksem, system rozpoznaje identyfikator faksu nadawcy, przeszukując kartotekę adresów
zewnętrznych i wewnętrznych w celu zidentyfikowania nadawcy. System rozpoznaje nadawcę
korespondencji, sprawdza, kto jest jej prowadzącym i przesyła korespondencję do odpowiedniej
skrzynki. Jeżeli nadawca nie został rozpoznany lub nie był określony jego prowadzący, wówczas system
taką korespondencję przekazuje do wybranej skrzynki, np. FaxServer. Analogicznie przebiega proces
odebrania przez system korespondencji typu Mail. Dodatkowo korespondencja tego typu może być
nadana bezpośrednio na adres mail użytkownika.
Oprócz korespondencji napływających z zewnętrz, w systemie są przesyłane również korespondencje
między użytkownikami systemu. Sam fakt wysłania korespondencji wewnętrznej jest równoważny z
zarejestrowaniem przez system korespondencji przychodzącej i umieszczeniem jej w skrzynce
adresata.
Do korespondencji wewnętrznej zaliczamy również wszelkiego rodzaju przypomnienia o terminach
i powiadomienia generowane przez system.
Rejestracja ręczna
Użytkownik rejestruje tylko korespondencje od adresata zewnętrznego, które nie napłynęły za
pośrednictwem takich mediów jak fax i mail. Tzn. w przypadku otrzymania listu (przesyłki), odebrania
telefonu czy spotkania.
Aby zarejestrować korespondencję należy w dzienniku korespondencji przychodzącej uruchomić
funkcję „Rejestruj korespondencję”.
Dotychczasowy formularz korespondencji przychodzącej zostanie zmieniony na okno rejestracji
korespondencji z pustymi polami.
Określając nadawcę korespondencji należy podać jego identyfikator z centralnej bazy adresów
zewnętrznych. W tym celu można posłużyć się wyszukiwaniem (patrz: Adresowanie korespondencji –
___________________________________________________________________________________________________
77
str. 134). Lista osób kontaktowych jest ograniczona tylko do osób zarejestrowanych w systemie dla
wybranego adresu. Jeżeli osoba nie jest zarejestrowana, należy wprowadzić jej dane do systemu.
Uwaga: Zarejestrowana przez użytkownika korespondencja jest umieszczana w jego skrzynce
pocztowej ze stanem: „Nowa”.
Formularz korespondencji przychodzącej
Domyślnie skrzynka Poczta przychodząca ładowana jest w postaci tabeli zawierającej podstawowe
informacje o poczcie. Przy większej ilości rekordów (nowej poczty) takie rozwiązanie znacznie ułatwia
wstępne zorientowanie się, czego dotyczą poszczególne wiadomości (korespondencje) i wybranie w
pierwszej kolejności tych najważniejszych w celu dokładnego przeczytania i zareagowania na nie. Aby
zapoznać się z treścią wybranej poczty należy na nią kliknąć. Spowoduje to przejście na widok
formularz i wyświetlenie zaznaczonego uprzednio rekordu (wybranej poczty) w postaci formularza.
Rys. 47 Formularz korespondencji przychodzącej
W górnej części formularza znajdują się pola:



Adresat -- adresat korespondencji przychodzącej (z listy adresów wewnętrznych)
Nr kor. -- numer korespondencji (nadawany przez system)
Rodz. nad. -- rodzaj adresu (wewnętrzny lub zewnętrzny)
___________________________________________________________________________________________________
78










Nr kor. nad. -- numer korespondencji po stronie nadawcy
Stan -- stan korespondencji
Typ -- typ korespondencji (np. fax, mail, telefon, list)
Ident. adr. -- identyfikator adresu (tylko dla adresów zewnętrznych pobierany z listy
adresów zewnętrznych)
Z dnia -- data wysłania korespondencji
Wpł. Dnia -- data wpłynięcia korespondencji
Rodzaj -- rodzaj korespondencji (np. oferta, umowa, inne)
Os. kont. -- osoba kontaktowa (tylko dla adresów zewnętrznych pobierany z listy adresów
zewnętrznych)
Podformularz – wyświetla nazwę podformularza dołączonego do korespondencji
Odp. na - numer korespondencji, na którą poczta odpowiedziała
Na zakładce informacje podstawowe określony jest temat (czyli nagłówek naszej korespondencji), w
środkowym polu znajduje się treść wiadomości, natomiast w żółtym umieszczone są dodatkowe uwagi
dotyczące korespondencji.
W zależności od stanu korespondencji będą wypełnione również pola:

Termin – w momencie przekazania korespondencji możemy określić termin (datę) realizacji
wykonania przekazywanej korespondencji
 Odłóż do – w tym polu znajdzie się data, do kiedy korespondencja została odłożona
W polu oryg. w. umieszczona będzie informacja przechowywania oryginału papierowego
(w momencie, gdy załącznikiem był zeskanowany dokument).
W polu sprawa wyświetlony będzie numer podpiętej do korespondencji spawy.
Na zakładce załączniki znajdzie się lista podpiętych załączników wraz z możliwością podglądu,
skanowania i przeskoku do formularza, gdy załącznikiem będzie obiekt systemowy.
Na zakładce podformularz znajdować się będzie podpięty do korespondencji podformularz.
System DDM9000 Web Edition umożliwia odbieranie korespondencji w Cyrylicy, oraz e-maili
w formacie HTML (w wybranym stylu, rozmiarze, kolorze i kształcie czcionki, w formacie numerowania i
punktoru, linii oraz akapitów).
Przekazanie korespondencji
Jednym ze sposobów reagowania na otrzymaną korespondencję jest jej przekazanie.
Funkcja ta jest niezbędna w przypadku zarejestrowania korespondencji od adresata zewnętrznego
i przekazania jest odpowiedniej osobie. Innym zastosowaniem jest przekazanie korespondencji, gdy nas
już nie dotyczy, a dalszymi czynnościami, jakie mają być wykonane powinien zająć się inny pracownik
(umywamy ręce i spychamy robotę na inną osobę).
W takich przypadkach, zamiast wysyłać korespondencję i opisywać wszystko, co się z nią wiąże,
użytkownik może dokonać adnotacji w żółtym polu tej korespondencji i użyć funkcji:
Przekaż/poinformuj.
Uwaga: Funkcja ta jest niedostępna w przypadku korespondencji typu: „Do wiadomości” oraz dla
korespondencji w koszu.
___________________________________________________________________________________________________
79
Przekazanie korespondencji realizowane jest w dwóch etapach:
1. Określenie terminu lub daty przypomnienia o sprawdzeniu realizacji korespondencji.
2. Wskazanie osób, do których korespondencja ma być przekazana (patrz: Adresowanie
korespondencji – str. 134)
Terminy korespondencji i przypomnień
Przekazując korespondencję można jej nadać termin, oraz ustalić termin przypomnienia o sprawdzeniu
realizacji wykonania przekazywanej korespondencji.
Terminy te są określane za pomocą następującego okna:
Rys. 48 Okno Wprowadzenie terminu dla korespondencji
Zaznaczając opcję Tak wyświetlone zostanie pole, w którym należy określić termin korespondencji lub
datę (z możliwością wyznaczenia alarmu z częstotliwością – min., godz., dni i miesięcy) do kiedy
poczta ma zostać odłożona.
Edycja korespondencji
Podczas przeglądania korespondencji nie ma możliwości bezpośredniej modyfikacji danych. Jedynym
polem, gdzie na bieżąco można zapisywać dane, jest żółte pole: „Notatki”. Pozostałe pola formularza są
odblokowane do wprowadzania (modyfikowania) danych w dwóch przypadkach: rejestracji nowej
korespondencji, oraz po wywołaniu funkcji: Edytuj korespondencję. Po wywołaniu tej funkcji, formularz
przechodzi w tryb edycji (informacja na belce tytułowej okna) i pokazuje tylko daną korespondencję
(blokuje możliwość wyświetlania innych). Zamknięcie tego formularza, lub załadowanie innej
korespondencji przychodzącej, powoduje wyłączenie trybu edycji.
W przypadku modyfikacji nadawcy korespondencji (wskazania adresata, gdy system nie rozpozna
nadawcy) można posłużyć się funkcją Popraw adres / dane (jej zastosowanie zostało opisane
dokładnie w Modyfikacja danych adresowych– str. 82).
Uwaga: Edycja formularza korespondencji powoduje archiwizację danych. Dzięki temu
sprawdzając przebieg korespondencji będzie można sprawdzić, jakie dane były wprowadzone
przed zmianami. System nie archiwizuje załączników korespondencji. Dlatego chcąc
zabezpieczyć załączniki należy korespondencję przejąć do bazy dokumentów – funkcja Przejmij
do dokumentów.
___________________________________________________________________________________________________
80
Załączniki korespondencji
Załącznikiem korespondencji może być:
plik dowolnego typu
obiekt systemowy z podłączonym plikiem, np.: Dokument , Rysunek, Segregator jako zbiór
dokumentów
W przypadku korespondencji wewnętrznej lub odbieranej przez system automatycznie: fax, mail,
o załącznikach podpiętych do korespondencji decyduje jej nadawca. Jednak w przypadku rejestrowania
innego typu korespondencji, np. „List”, załącznik musi podpiąć użytkownik rejestrujący dany kontakt.
Przy każdym załączniku dostępne są funkcje umożliwiające podgląd pliku - Pokaż, View Server
(ich działanie jest identyczne jak w przypadku pliku, patrz: Obsługa plików – str. 125), oraz funkcje
skanowanie i skocz do.
Funkcja Skocz do wykorzystywana jest do pokazania formularza, gdy załącznikiem jest obiekt
systemowy.
Z poziomu menu głównego korespondencji możemy również wypożyczyć plik załącznika, skopiować go
na dysk lokalny (działanie identyczne jak w przypadku pliku, patrz str. 125),
lub przejąć do bazy dokumentów.
Rys. 49 Okno dialogowe przejmowania pliku załącznika
W przypadku wyboru opcji przejmij do dokumentów, w oknie dialogowym „lista załączników”
zaznaczamy załącznik lub załączniki, które chcemy przejąć do bazy dokumentów. W momencie
zatwierdzenia przyciskiem ok., plik (pliki) zostaną dodane do kontenera „dokumenty”.
System daje również możliwość przejęcia pliku (plików) załącznika do wskazanego przez nas dokumentu
systemowego, jako jego nowej wersji. W tym przypadku, z poziomu okna wyszukiwania wybieramy
interesujący nas dokument i zatwierdzamy przyciskiem ok.
Podłączenie załącznika do korespondencji jest możliwe tylko wtedy, gdy jej formularz jest odblokowany
do edycji i jest realizowane przez funkcję: Stwórz nowy załącznik. Jej działanie jest identyczne jak w
przypadku podłączania pliku do innych obiektów systemowych – patrz: Obsługa plików – str. 125
___________________________________________________________________________________________________
81
Powiązanie ze sprawą
Dodatkowym mechanizmem porządkowania korespondencji jest ich podpinanie do spraw –
prowadzonych zadań. Dzięki skojarzeniu korespondencji ze sprawą umożliwiamy innym użytkownikom
dostęp do tej korespondencji w trakcie prowadzenia przez nich tej sprawy, mimo, że nie mają dostępu
do skrzynki pocztowej, w której ta korespondencja się znajduje. Ponadto, osoby otrzymujące sprawę do
prowadzenia, nie będą musiały się pytać wszystkich, co w ramach tej sprawy się działo, gdyż wszystkie
kontakty, które jej dotyczyły, będą z nią skojarzone.
Aby przyporządkować korespondencję sprawie należy przejść w tryb edycji formularza i kliknąć na
etykiecie pola Sprawa. Wówczas system sprawdza czy z podanym adresem są powiązane już sprawy i
wyświetla ich listę. Jeżeli adres nie jest powiązany jeszcze ze sprawą (np. w przypadku nadawcy
wewnętrznego), mechanizm podłączenia spraw do korespondencji jest identyczny jak w przypadku
adresowania korespondencji do adresata zewnętrznego. Różnica polega na tym, że otwierany jest
formularz spraw, a nie adresów zewnętrznych.
Po podłączeniu korespondencji do sprawy w polu Sprawa wyświetlany jest jej numer, po którym
w nawiasie podawany jest kolejny numer korespondencji w danej sprawie.
Routing
Funkcja Routing znajdująca się w menu korespondencji przychodzącej, powoduje doczepienie
procedury do aktualnej korespondencji, oraz automatyczne przekazanie jej do osoby odpowiedzialnej za
procedurę.
Wybierając opcję routing z menu korespondencji przychodzącej, na ekranie pojawi się okno dialogowe,
w którym należy wyszukać procedurę, a następnie zatwierdzić w celu przydzielenia do odpowiedniej
wiadomości.
Rys. 50 Okno dialogowe – wybór procedury
Modyfikacja danych adresowych
Odbierając korespondencję typu Fax lub Mail system Logotec DDM9000® Web Edition stara się
rozpoznać jej nadawcę. Z otrzymaną tą drogą korespondencją system uzyskuje nr identyfikacyjny faksu
lub adresu mail, i przeszukuje bazy adresowe w poszukiwaniu tych danych.
Gdy w bazie zostanie zlokalizowany adresat, którego nr identyfikacyjny faksu lub mail odpowiada
danym otrzymanym wraz z korespondencją wówczas adres ten wpisuje jako nadawcę korespondencji.
___________________________________________________________________________________________________
82
W przeciwnym wypadku rejestruje w bazie adresów tymczasowych nowy adres wpisując tam
rozpoznane dane, a otrzymana korespondencja oznaczona jest jako od adresata Tymczasowego.
Korespondencja taka może być przekazywana, istnieć w systemie (można ją przekazać, odłożyć na
później lub wyrzucić do kosza) jednak będzie oderwana od bazy adresów zewnętrznych i nie będzie
można do niej dotrzeć poprzez powiązania z adresem.
Jeżeli system nie rozpoznał nadawcy, my bez problemu jesteśmy w stanie to zrobić, zaglądając do jej
treści. Dlatego zaleca się, aby po zweryfikowaniu nadawcy poprawić dane na formularzu
korespondencji. Aby uniknąć podobnych sytuacji, dane rozpoznane przez system należy wprowadzić do
bazy. Dzięki temu następne korespondencje napływające z danego źródła będą rozpoznawane przez
system.
Modyfikacja danych adresowych jest realizowana przy użyciu funkcji: Popraw adres / dane. Jej
wywołanie spowoduje otwarcie następującego okna:
Rys. 51 Okno dialogowe: „Modyfikacja adresu”
W oknie tym należy podać rodzaj nadawcy oraz jego identyfikator (ewentualnie osobę kontaktową).
4.5
Dziennik korespondencji wychodzącej zapewnia natychmiastowy dostęp do informacji (do całej poczty)
wysłanej do adresatów z centralnej bazy adresów zewnętrznych oraz korespondencji wewnętrznej. Z
całego rejestru korespondencji wysłanej użytkownikowi udostępniana jest tylko ta informacja, która
została wysłana z aktywnych dla niego skrzynek.
Korespondencja może być wysłana różnymi drogami. W sposób tradycyjny: listownie,
lub z wykorzystaniem zdobyczy techniki: faksem, przez Internet. Dodatkowo w systemie możemy
również rejestrować odbyte rozmowy telefoniczne lub spotkania.
___________________________________________________________________________________________________
83
Mając na uwadze różnego rodzaju możliwości wysyłania / przekazywania informacji, w systemie
wyróżniono następujące typy korespondencji:
Korespondencja systemowa (wewnętrzna) – ten typ korespondencji przeznaczony jest do komunikacji
między użytkownikami systemu.
Fax, Mail – wypływa z system dzięki automatycznej komunikacji z aplikacją MS Mail. Po przygotowaniu
korespondencji i określeniu jej typu, system za pomocą odpowiednich urządzeń (faks lub modem) sam
zajmuje się przesłaniem korespondencji do adresata.
Telefon, List, Kontakt osobisty, Fax ręczny – wymaga „ręcznego” wysłania wiadomości,
a do systemu wprowadzana jest jedynie informacja o przesłaniu / przekazaniu informacji.
Dostęp do korespondencji wychodzącej
W dzienniku korespondencji wychodzącej informacje zostały podzielone na cztery szuflady. To, w której
szufladzie korespondencja się znajduje zależy od jej stanu, np. korespondencja przygotowywana do
wysłania będzie w szufladzie: Przygotowanie korespondencji. Ułatwia to użytkownikowi orientację,
co z wysyłaną przez niego korespondencją obecnie się dzieje.
Dodatkowo korespondencja wysłana (szuflada
Wysłana) została podzielona na mniejsze,
ze względu na typ korespondencji.
W dzienniku korespondencji wychodzącej widoczne są wszystkie korespondencje, które zostały
wysłane przez użytkowników, do których skrzynek pocztowych mamy dostęp. Listę udostępnionych
przez administratora skrzynek pocztowych można uzyskać wywołując funkcję: Aktywne skrzynki
(patrz: Dostęp do poczty przychodzącej – str. 74).
Inną drogą dotarcia do korespondencji jest sprawdzenie listy kontaktów z adresem. W tym celu należy
wyszukać odpowiedni adres w kontenerze adresów zewnętrznych i sprawdzić powiązania. Jeżeli
użytkownik jest wyznaczony jako prowadzący dla danego adresu, system pozwoli dotrzeć nawet do
treści tych korespondencji, które nie są dostępne w dziennikach korespondencji.
Kolejną droga dotarcia do korespondencji może być Rejestr korespondencji sprawy. System umożliwia
dostęp do treści korespondencji prowadzącemu danej sprawy. Dzięki temu osoby zajmujące się danym
tematem mają udostępnione wszelkie informacje z nią związane, bez konieczności ciągłej modyfikacji
prawa dostępu do skrzynek pocztowych innych użytkowników systemu.
Obieg korespondencji wychodzącej
Zaistnienie korespondencji wysłanej w systemie rozpoczyna się od chwili jej przygotowania.
Korespondencja taka, do momentu podjęcia decyzji o jej wysłaniu, jest składowana w szufladzie:
Przygotowanie korespondencji ze stanem: „W przygotowaniu”. W momencie podjęcia decyzji o
wysłaniu korespondencji, w zależności od jej typu, jest ona przerzucana do jednej z szuflad:
Wysłana
– dla typów: „Telefon”, „Kontakt osobisty”, „List”, „Fax ręczny”, „Korespondencja
systemowa”, „Do wiadomości”. Pierwsze cztery typy dotyczą wysyłania
korespondencji do adresata zewnętrznego i jest to jedynie zarejestrowanie faktu
wysłania do nich następującej informacji za pośrednictwem mediów wskazanych
jako typ korespondencji. Ostatnie dwa typy dotyczą korespondencji
wewnętrznej. Ich wysłanie odbywa się w czasie rzeczywistym, tzn. w momencie
wysłania umieszczane są jako nowe korespondencje w skrzynkach ich
adresatów.
Do wysłania – dla typów: „Fax” i „Mail”. W momencie podjęcia decyzji o wysłaniu
korespondencji tych typów system przejmuje kontrolę nad ich wysłaniem i do
chwili rzeczywistego wysłania będą w stanie „Do wysłania”.
___________________________________________________________________________________________________
84
Przygotowaną korespondencję można także przekazać / delegować innej osobie do wysłania.
Np. wysłanie listu delegujemy do sekretariatu. Taka korespondencja także jest umieszczana
w szufladzie
Do wysłania (osoba, która otrzyma polecenie jej wysłania, znajdzie tę korespondencję
w szufladzie Otrzymane zadania).
Uwaga: Korespondencję o stanie: „Do wysłania” (nie wysłaną) można jeszcze wycofać z wysyłki.
Wówczas system przerzuci ją do szuflady W przygotowaniu.
Uwaga: Korespondencję o stanie: „Wysłana” można jeszcze wznowić funkcją „Wznów”, która
spowoduje przeniesienie korespondencji wysłanej do szuflady Przygotowanie
korespondencji..
W menu dla korespondencji wychodzącej znajduje się szereg dodatkowych funkcji:
Przygotuj
korespondencję
Wyślij
Deleguj
Wycofaj z wysyłki
Wznów
Wygeneruj wg listy
adresowej
Wstaw/edytuj szablon
Edytuj dane załącznika
Stwórz nowy załącznik
Skasuj załącznik
Wypożyczenie + otwarcie
załącznika
Podgląd poprzez View
Server
Zamknięcie załącznika
Zwrot załącznika
Kopiuj plik załącznika
Kontrola realizacji
Aktywne skrzynki
Skanowanie
Odłączenie od sprawy
Zmień podformularz
Raporty
otwarcie czystego formularza nowej korespondencji
wysłanie korespondencji do adresata
oddelegowanie korespondencji, wiadomość zostanie przeniesiona
do skrzynki „ otrzymane zadania” użytkownika, do którego
korespondencja została oddelegowana, oraz do skrzynki „do
wysłania” osoby delegującej daną korespondencję
wycofanie korespondencji z kolejki do wysłania
funkcja „wznów”, przenosi wysłaną wiadomość do szuflady
„przygotowanie korespondencji”
wygenerowanie i przygotowanie korespondencji dla każdej osoby
wybranej w polu Ident.adr
wstawienie do korespondencji własnego zdefiniowanego szablonu,
z możliwością edycji
edycja danych opisowych załącznika
możliwość utworzenia nowego załącznika do korespondencji
usunięcie załącznika z korespondencji
pobranie z serwera dokumentu będącego załącznikiem,
zablokowanie go (do edycji) na serwerze, uruchomienie
odpowiedniej, lokalnej aplikacji i załadowanie pobranego dokumentu
możliwość szybkiego podejrzenia dokumentu będącego
załącznikiem (dokument przed wysłaniem jest na serwerach
zamieniany na format HTML)
zapisanie lokalnie zmian w załączniku oraz zamknięcie go
wysłanie na serwer polecenia odblokowania dostępu do załącznika
(pominięcie wprowadzonych zmian)
odesłanie załącznika na serwer i odblokowanie dostępu do niego
skopiowanie i zapisanie pliku na dysku lokalnym
możliwość kontroli sposobu reakcji adresata na korespondencję
odłączenie korespondencji od przyporządkowanej sprawy
zmiana dołączonego do korespondencji podformularza
możliwość wygenerowania raportów dotyczących korespondencji
___________________________________________________________________________________________________
85
Przygotowanie korespondencji
W systemie przygotowanie korespondencji może być zrealizowane na kilka sposobów:
Na otrzymanej korespondencji kliknąć przycisk: Odpowiedź.
Odszukać w bazie adresata, do którego chcemy wysłać korespondencję i użyć funkcji:
Przygotuj korespondencję.
Dla sprawy wywołać funkcję Przygotuj korespondencję sprawy.
Dla dokumentu wywołać funkcję Wyślij dokument.
Otworzyć formularz Korespondencja wychodząca i uruchomić funkcję: Przygotowanie
korespondencji.
Nieważne, z którego miejsca systemu zaczniemy przygotowywać korespondencję, zawsze otworzy się
formularz korespondencji wychodzącej w trybie przygotowania korespondencji. Jedyną różnicą jest
liczba pól pozostawiona do wypełnienia użytkownikowi, gdy np. przygotowana jest odpowiedź na
korespondencję przychodzącą, wówczas do wypełniania pozostaje tylko pole treść (korespondencja
zostanie zaadresowana). Ręczne adresowanie korespondencji zostało opisane w punkcie Adresowanie
korespondencji – str. 134.
Mając na uwadze różnego rodzaju sposoby przekazywania informacji, w systemie wyróżniono
następujące typy korespondencji:
Korespondencja systemowa, Do wiadomości (wewnętrzne) – ten typ korespondencji korzystający z
wewnętrznych mechanizmów systemu, przeznaczony jest do komunikacji między użytkownikami
systemu.
Fax, Mail – dzięki automatycznej komunikacji z aplikacją MS Mail, system przejmuje kontrolę wysyłania.
Po przygotowaniu korespondencji i określeniu jej typu, system za pomocą odpowiednich urządzeń (faks
lub modem), sam zajmuje się przesłaniem korespondencji do adresata.
Telefon, List, Kontakt osobisty, Fax ręczny – wymaga „ręcznego” wysłania (przekazania) informacji.
Przygotowanie takiej korespondencji jest tylko jej zarejestrowaniem, np. przygotowując korespondencję
typu telefon rejestrujemy fakt, że wykonaliśmy telefon do adresata.
Formularz korespondencji wychodzącej
Domyślnie moduł Poczta wychodząca ładowany jest w postaci tabeli zawierającej podstawowe
informacje o poczcie. Przy większej ilości rekordów (poczty do wysłania) takie rozwiązanie znacznie
ułatwia wstępne zorientowanie się, czego dotyczą poszczególne wiadomości (korespondencje). Aby
zapoznać się z treścią wybranej poczty należy na nią kliknąć. Spowoduje to przejście na widok
formularz i wyświetlenie zaznaczonego uprzednio rekordu (wybranej poczty) w postaci formularza.
___________________________________________________________________________________________________
86
Rys. 52 Formularz korespondencji wychodzącej
W górnej części formularza znajdują się pola:













Nadawca -- osoba przygotowująca korespondencję
Nr kor. -- numer korespondencji (nadawany przez system)
Rodz. adr. -- rodzaj adresu (wewnętrzny lub zewnętrzny)
Stan -- stan korespondencji (np. do wysłania)
Typ -- typ korespondencji (np. fax, mail, telefon, list)
Ident. adr. -- identyfikator adresu (tylko dla adresów zewnętrznych pobierany z listy
adresów zewnętrznych)
Sprawa -- możliwość podpięcia do sprawy - numer sprawy
Podformularz – wybranie podformularza w momencie zakładania korespondencji
Rodzaj -- rodzaj korespondencji (np. oferta, umowa, inne)
Os. kont. -- osoba kontaktowa (tylko dla adresów zewnętrznych pobierany z listy adresów
zewnętrznych)
Powiadomienie – funkcja, która powiadomia innych użytkowników o wysyłanej
korespondencji
Inf. Rozszerzone – wysłanie rozszerzonych informacji o nadawcy
Dołączyć listę adresatów – do treści wiadomości dołączona zostanie lista wszystkich
adresatów, do których wysłano korespondencję
Na zakładce informacje podstawowe określamy temat (czyli nagłówek naszej korespondencji),
w środkowym polu piszemy treść wiadomości, natomiast w żółtym umieszczamy dodatkowe uwagi
dotyczące korespondencji.
___________________________________________________________________________________________________
87
System DDM9000 Web Edition umożliwia sprawdzanie pisowni wysyłanej korespondencji, pisanie w
Cyrylicy, oraz tworzenie e-maili w formacie HTML (ustalanie m.in. stylu, rozmiaru, koloru
i kształtu czcionki, wstawianie formatu numerowania i punktoru, linii oraz akapitów).
W wysłanej korespondencji w polu oryg. w. umieszczona będzie informacja przechowywania oryginału
papierowego (w momencie, gdy załącznikiem był zeskanowany dokument).
W polu odp. na: znajdzie się numer korespondencji na którą poczta odpowiedziała.
W polu wysłano wyświetlona zostanie data wysłania wiadomości.
W polu odłoż. do wyświetlona zostanie data, do kiedy korespondencja została odłożona.
Na zakładce załączniki znajdzie się lista podpiętych załączników wraz z możliwością podglądu,
skanowania i przeskoku do formularza, gdy załacznikiem jest obiekt systemowy.
Na zakładce podformularz ukaże się podformularz wybrany z okna dialogowego .
Dopięcie załącznika do korespondencji
Załącznikiem korespondencji może być:
plik dowolnego typu
obiekt systemowy z podłączonym plikiem np. Dokument , Rysunek, Segregator jako zbiór
dokumentów
Przy każdym załączniku dostępne są funkcje umożliwiające podgląd pliku - Pokaż, View Server
(ich działanie jest identyczne jak w przypadku pliku, patrz: Obsługa plików – str. 125), oraz funkcje
skanowanie i skocz do.
Funkcja Skocz do wykorzystywana jest do pokazania formularza, gdy załącznikiem jest obiekt
systemowy.
Z poziomu menu głównego korespondencji możemy również wypożyczyć plik załącznika, oraz
skopiować go na dysk lokalny (działanie identyczne jak w przypadku pliku, patrz str. 125).
Podłączenie załącznika do korespondencji jest możliwe, gdy korespondencja jest w przygotowaniu
i realizowane jest poprzez funkcję: Stwórz nowy załącznik.
Jej działanie jest identyczne jak w przypadku podłączania pliku do innych obiektów systemowych –
patrz: Obsługa plików – str. 125. Błędnie podłączony załącznik można wykasować korzystając z funkcji:
Skasuj załącznik.
Wysłanie korespondencji
Polecenie wysłania przygotowanej korespondencji jest realizowane po wywołaniu funkcji Wyślij
dostępnej w menu i na formularzu korespondencji wychodzącej. Należy jednak pamiętać o kilku
zasadach:
1. Wysyłając korespondencję można określić terminy jej realizacji oraz termin przypomnienia o jej
wysłaniu (patrz: Terminy korespondencji i przypomnień – str. 80).
2. O wysłaniu korespondencji mogą zostać powiadomieni inni użytkownicy systemu.
3. Korespondencja typu: List, Telefon, Kontakt osobisty, Fax ręczny są tylko rejestracją
wysłanej informacji do podanego adresata.
___________________________________________________________________________________________________
88
4. Korespondencje typu: Mail i Fax są wysyłane przez system, dlatego w bazie muszą być
poprawnie wypełnione dane adresowe.
5. Nie można wysłać korespondencji do adresata tymczasowego.
6. Nie można wysyłać do adresata zewnętrznego dokumentu oznaczonego jako
„W OPRACOWANIU”..
7. Wysyłając korespondencję typu Mail lub Fax wysyłana jest treść wpisana w polach Dotyczy i
Treść oraz załączniki (nie są wysyłane nasze notatki zapisane na żółtym polu).
8. Nagłówek wysyłanego faksu może być automatycznie tworzony przez system (upewnij się u
administratora czy tak jest).
9. Przy wysyłce dokumentu systemowego wysyłane są wszystkie rozdziały wybranej wersji.
10. Przy wysyłce segregatora wysyłane są wszystkie dokumenty umieszczone w segregatorze.
Jeśli zdarzy się, iż przygotowaliśmy korespondencję, lecz sam proces wysyłania jej chcemy zlecić
innemu użytkownikowi, wówczas zamiast funkcji „Wyślij” należy, po przygotowaniu korespondencji,
skorzystać z funkcji Deleguj.
Delegując korespondencję należy wskazać użytkownika, do którego korespondencja ma zostać
oddelegowana (patrz: Adresowanie korespondencji do adresata wewnętrznego – str. 136).
Powiadomienia dla innych użytkowników
Wysyłając korespondencję można również wysłać powiadomienie do innych użytkowników o jej
wysłaniu.
Chcąc powiadomić innych użytkowników o wysyłanej korespondencji należy zaznaczyć opcję:
Powiadomienie (opcja ta znajduje się nad polem: Temat ).
Wysyłając korespondencję z zaznaczoną opcją Powiadomienie, po określeniu terminu dla
korespondencji, zostanie wyświetlone okno ze strukturą adresów wewnętrznych, w którym należy
wskazać osoby, do których mają być wysłane powiadomienia (patrz: Adresowanie korespondencji do
adresata wewnętrznego – str. 136).
Wygenerowanie korespondencji wg listy adresowej
Funkcja „wygenruj wg listy adresowej” z menu głównego korespondencji, generuje korespondencję
wychodzącą do wszystkich adresatów, których umieściliśmy w polu Ident. Adr. i przenosi do szuflady
Przygotowanie korespondencji.
Aby przygotować pocztę wg. listy adresowej, należy wybrać więcej niż jednego adresata (typ mailing).
Wycofanie z wysyłki
Wysyłana korespondencja typu „Mail” lub „Fax” jest początkowo umieszczana w kolejce do wysłania.
Taką korespondencję można jeszcze wycofać z wysyłki. Ma to zbawienne zastosowanie w przypadku,
gdy do wysyłanej korespondencji chcemy jeszcze dopisać informację, czy zmienić listę jej załączników.
Wycofanie korespondencji z kolejki do wysłania odbywa się przez wskazanie korespondencji,
a następnie użycie funkcji: „Wycofaj z wysyłki”.
Korespondencja wycofana z wysyłki zostaje przerzucona do szuflady W przygotowaniu, skąd
ponownie można rozpocząć proces jej wysyłania.
Uwaga: Funkcja „Wycofaj z wysyłki” jest dostępna tylko dla korespondencji o stanie „Do wysłania”.
___________________________________________________________________________________________________
89
Kontrola realizacji wysłanej poczty
Można sprawdzić, co się dzieje z każdą wysłaną korespondencją. W przypadku korespondencji do
adresata zewnętrznego informacje tę możemy odczytać bezpośrednio z formularza korespondencji
(pole: „Stan”). W przypadku korespondencji wewnętrznej dodatkowo możemy sprawdzić, jaka była
reakcja innych użytkowników na otrzymaną pocztę. Kontrolowanie realizacji wysłanej poczty jest
możliwe poprzez okno wywołane funkcją: „Kontrola realizacji”.
4.6
Adresy zewnętrzne
Pod pojęciem adresu zewnętrznego należy rozumieć rekord bazy danych zawierający wszystkie dane
adresowe oraz inne dane związane z danym adresem zewnętrznym (klientem, dostawcą, partnerem,
itp.).
Kontener Adresy zewnętrzne umożliwia rejestrowanie nowych adresów zewnętrznych i zapewnia łatwy
dostęp do już zarejestrowanych w systemie. Jego otwarcie powoduje wyświetlenie wszystkich
dostępnych dla użytkownika adresów zewnętrznych (będących w aktach, do których ma on dostęp).
W systemie wyróżnione są dwa typy adresu: Instytucja i Osoba. W zależności od typu adresu
w drzewie nawigatora jest wyświetlana inna ikona.
W menu dla adresów zewnętrznych znajdują się następujące funkcje:
Otwórz stronę klienta
Dodaj osobę kontaktową
Raporty
Projekty
Zarejestruj sprawę
Rejestruj korespondencję
Przygotuj korespondencję
funkcja otwierająca stronę WWW klienta
możliwość dodania osoby kontaktowej, dane osobowe znajdą się
w skrzynce „osoby kontaktowe”
możliwość generowania raportów dotyczących adresów
i klientów
funkcja powoduje wyświetlenie projektów skojarzonych
i umożliwia jednocześnie podpinanie innych projektów
podrzędnych do danego adresu zewnętrznego
zarejestrowanie sprawy dotyczącej wybranego adresu
zarejestrowanie w ramach wybranego adresu wszelkiego rodzaju
kontaktów
przygotowanie poczty wychodzącej w ramach wybranej sprawy.
Wiadomość znajdzie się również w skrzynce „przygotowanie
korespondencji” w dzienniku poczty wychodzącej
Rejestracja adresu
Rejestracja nowego adresata w bazie realizowana jest przy pomocy funkcji Dodaj dostępnej na pasku
menu formularza Adresy zewnętrzne.
Identyfikator adresata jest nadawany przez system automatycznie i jest kolejnym numerem w bazie
adresów przy zapisie rekordu.
Ważną rolę w systemie spełnia pole: „Skrót”. Wprowadzona wartość w tym polu będzie wyświetlana
obok identyfikatora adresata na formularzach innych obiektów (np. korespondencji, spraw). Dlatego
zalecane jest wprowadzenie w nim skróconej nazwy firmy lub nazwiska adresata.
Dane o adresacie zostały podzielone na dwie zakładki.
___________________________________________________________________________________________________
90
Na zakładce Informacje podstawowe gromadzone są wszystkie dane adresowe.
Rys. 53 Okno - Adresy zewnętrzne, informacje podstawowe
Na szczególną uwagę zasługują trzy pola: „Telefax”, „FaxIdNr” oraz „Mail”. Poprawne wartości w tych
polach mają szczególny wpływ na poprawną pracę systemu i zautomatyzowanie procesów związanych
z wysyłaniem i odbieraniem korespondencji.
Przygotowana korespondencja w systemie typu „Fax” lub „Mail” jest wysyłana przez system, dlatego
istotne jest, aby wartości w polach: „Fax” i „Mail” na formularzu adresata były poprawne. Stąd właśnie
system będzie brał dane adresowe (nr faksu lub adres elektroniczny) podczas wysyłania
korespondencji.
Uwaga: Bez wprowadzenia wartości w polu: „Fax” system nie pozwoli wysłać korespondencji typu:
„Fax”. Bez wprowadzenia wartości w polu: „Mail” system nie pozwoli wysłać korespondencji typu:
„Mail”.
Numer faksu adresata należy wpisywać jednym ciągiem bez stosowania żadnych znaków
rozdzielających.
W numerze faksu można stosować dodatkowe znaki sterujące:
Znak
,
Znaczenie
(przecinek) – pauza np. telefonując z innego województwa wybieramy 0 i
czekam na sygnał, aby wprowadzić nr kierunkowy i nr abonenta np.
___________________________________________________________________________________________________
91
t
p
0,12123456 – gdzie 12 to nr kierunkowy do okręgu krakowskiego, a 123456 to
nr abonenta.
Przejście na wybieranie tonowe np. adresat posiada automatyczną centralę i w
celu połączenia bezpośrednio z faksem należy tonowo wybrać nr 111, wówczas
wprowadzony nr faksu miałby postać 0,12123456,t111
Przejście na wybieranie impulsowe
Uwaga: Wpisywanie prefiksu do bazy adresowej jest wymagane tylko wtedy, gdy centrala nie ma
usługi automatycznego wyboru, ustalonego operatora dla całej firmy. O szczegóły należy pytać
administratora systemu.
Przeznaczeniem pola: „FaxIdNr” jest umożliwienie systemowi rozpoznanie adresata korespondencji
nadesłanej faksem. Identyfikator faksu nadawcy jest rozpoznawany przez system w chwili otrzymania
faksu od nadawcy. Wówczas system przeszukuje bazę adresów zewnętrznych i wewnętrznych w celu
identyfikacji nadawcy otrzymanej wiadomości. Jeżeli system nie znajdzie w bazie adresata o danym
numerze identyfikacyjnym faksu, rejestruje w bazie adresów tymczasowych nowego adresata wpisując
rozpoznane dane nadawcy faksu (m.in. NrIdFax), a nadawcę korespondencji określa jako tymczasowy,
podając jego identyfikator w bazie adresów tymczasowych. System rozpoznaje nadawcę
korespondencji nadesłanej pocztą elektroniczną (mail‟e) poprzez pole: „Mail” (adres mail jest również
identyfikatorem nadawcy wiadomości).
Uwaga: W przypadku nie rozpoznania przez system nadawcy korespondencji, należy rozpoznany
przez system nr identyfikacyjny faksu lub adres mail nadawcy zapisany w module adresów
tymczasowych, przypisać do istniejącego adresu zewnętrznego, system przejmie wtedy całość
korespondencji przychodzącej z tego identyfikatora, lub stworzyć nowy adres na podstawie
danych z adresu tymczasowego. Dzięki temu kolejna korespondencja od tego adresata,
napływająca tą samą drogą, będzie identyfikowana przez system z adresem wprowadzonym do
bazy.
Na zakładce: Informacje wewnętrzne między innymi znajduje się pole: „Akta” i „Tajność”. W celu
utajnienia adresu należy go umieścić w odpowiednich aktach (o ograniczonym dostępie). W tym
przypadku wartość w polu „Tajność” nie ma znaczenia.
___________________________________________________________________________________________________
92
Rys. 54 Formularz adresy zewnętrzne - inf. wewnętrzne
W polu rodzaj z listy rozwijalnej wybieramy odpowiedni rodzaj osoby, lub instytucji zapisanej
w bazie adresów zewnętrznych np. partner handlowy, klient, zainteresowany itp.
Wyznaczamy również obszar, rangę i prowadzącego dla danego adresu .
Uwaga: Korespondencja od danego adresu odbierana przez system (faks, mail) może być
automatycznie przekazywana jednemu z użytkowników systemu. Komu korespondencja ta ma
być przekazana, zależy od wartości w polu: „Prowadzący”.
Usuwanie adresu
W celu usunięcia pomyłkowo zarejestrowanego adresu (został ponownie wprowadzony adres, już
zarejestrowany w systemie) należy wykorzystać funkcję: Skasuj dostępną na pasku menu formularza
Adresy zewnętrzne.
Usunięcie adresu z bazy jest niemożliwe gdy:
zarejestrowane są kontakty
wprowadzone są osoby kontaktowe
z adresem są połączone inne obiekty systemowe, np. segregator, sprawa
Osoby kontaktowe
Kontaktując się z instytucją wymieniamy informacje z osobami tam zatrudnionymi. W każdym razie
nasze kontakty nie są bezosobowe. Aby personalizować nasze kontakty z instytucjami w systemie
___________________________________________________________________________________________________
93
Logotec DDM9000® Web Edition wprowadzono dodatkowy obiekt związany z adresem zewnętrznym
nazywany Osoba kontaktowa.
Poprzez osoby kontaktowe możemy również rozwiązać problem związany z wieloadresowością firm.
Dzięki temu unikniemy prowadzania kilku adresów dla jednej, co w późniejszym czasie znacznie ułatwi
kontrolę kontaktów z daną instytucją.
Listę osób kontaktowych danego adresata można
otrzymać rozwijając gałęzie drzewa nawigatora
i sprawdzając obiekty powiązane z adresem.
Rys. 55 Lista osób kontaktowych dla adresu
Dodanie nowej osoby kontaktowej odbywa się przez funkcje Dodaj dostępnej na pasku menu osoby
kontaktowej.
Rys. 56 Formularz - osoby kontaktowe z poziomu adresy zewnętrzne
Na formularzu „osoby kontaktowe” gromadzone są wszystkie dane adresowe.
W górnej części wprowadzamy identyfikator pod jakim dana osoba kontaktowa zostanie zarejestrowana
w bazie. Zaleca się, aby identyfikator osoby kontaktowej był jej nazwiskiem z pierwszą literą imienia
(np.: J.Kowalski – maksymalnie 20 znaków). Identyfikacji osoby kontaktowej system dokonuje właśnie
___________________________________________________________________________________________________
94
poprzez jej identyfikator. Jest on m.in. wyświetlany na formularzach korespondencji. Zastosowane inne
kody jako identyfikatory osób mogą być niejasne dla innych użytkowników systemu.
Uwaga: Wprowadzony identyfikator może być zmodyfikowany przez użytkownika funkcją zmiana
nr adr. z menu głównego „osoby kontaktowe”. Pozostałe pola również mogą być dowolnie
modyfikowane.
W cześci górnej formularza gromadzone są również dane typu imię, nazwisko, rodzaj, status pracy, oraz
język, którym posługuje się dana osoba.
Uwaga: Mamy możliwość wyróżnienia obiektów w banku osób kontaktowych jako już
niepracujących w danej firmie. System nie daje wtedy możliwości wysłania maili ani faxów do tak
oznaczonej osoby.
W dolnej części formularza, na zakładce Inf. podstawowe wprowadzamy dane: telefon, fax, pager,
e-mail, dział, oraz funkcję jaką wykonuje dana osoba, natomiast na zakładce dane osobowe
zapisujemy takie informacje jak: stan cywilny, rodzina, data urodzin, imienin i ślubu, kraj, ulica, kod,
miejscowość i skrytka.
Osobę kontaktową można usunąć z bazy do momentu zarejestrowania w systemie pierwszej
korespondencji z tą osobą.
Arkusz danych wszystkich osób kontaktowych zarejestrowanych w systemie można otrzymać przez
otwarcie kontenera: „Osoby kontaktowe” umieszczonego na poziomie pozostałych kontenerów.
Lista kontaktów z adresem
Rejestrując kontakty z adresem zewnętrznym napełniamy system informacjami. Dane zgromadzone w
systemie stają się jednym wspólnym dla wszystkich dziennikiem korespondencji. Zaletą systemu jest to,
że szybko można z tego dziennika wyciągnąć wszystkie kontakty z wybranym adresem poprzez
sprawdzenie powiązań z danym adresem.
Lista kontaktów z adresem jest prezentowana w postaci tabeli, w której umieszczone są zarówno
kontakty zarejestrowane w dzienniku korespondencji przychodzącej jak i wychodzącej.
Jak odczytać informacje z tej tabeli?
Każdy wiersz tej tabeli opisuje jedną korespondencję. W polu: „Typ” zawarte są informacje, jaki był to
kontakt (listowny, telefoniczny, faks). Dokładny czas wysłania lub otrzymania danej korespondencji jest
zawarty w polu: „Przyszło/wyszło”. W polu: „Rodz.” zawarta jest informacja, czy korespondencja
została wysłana, czy otrzymana. Czego dotyczy korespondencja można się dowiedzieć z pola: „Temat”.
W polu: „Stan” zawarta jest informacja, co z daną korespondencję się dzieje w systemie. Jeżeli
korespondencja została odłożona na później wówczas w polu: „Odłożono do” będzie termin, do kiedy
dana korespondencja została odłożona. Jeżeli dana korespondencja jest związana z sprawą wówczas
jej numer będzie podany w polu: „Sprawa” (napis „Wiele” oznacza, iż korespondencja została podpięta
do wielu spraw).
W przypadku kontaktu wychodzącego z naszej strony, w polu: „Adresat” będzie identyfikator osoby
kontaktowej, do której korespondencja była adresowana (brak wpisu oznacza, iż informacja nie była
___________________________________________________________________________________________________
95
personalizowana i wysłana na adres podany na formularzu adresata). Natomiast w przypadku kontaktu
przychodzącego (otrzymanego), pole: „Adresat” określa skrzynkę pocztową użytkownika systemu, w
której korespondencja aktualnie się znajduje (w połączeniu z informacją zawartą w polu: „Stan” wiemy,
co z nią się dzieje). W pierwszym przypadku dowiemy się, do jakiej konkretnie osoby dana
korespondencja została wysłana, w drugim, do której skrzynki (do kogo) dana korespondencja
ostatecznie trafiła.
W polu: „Nadawca” zawarta jest informacja o nadawcy danej korespondencji. W przypadku, gdy
korespondencja była wysłana z naszej strony, będzie tam nazwa skrzynki użytkownika wysyłającego
informację. W przypadku kontaktu przychodzącego, będzie tam identyfikator osoby kontaktowej (system
rozpozna nadawcę tylko, gdy ta osoba jest zarejestrowana w systemie).
Ostatnią informacją, zawartą w liście kontaktów z adresem, jest numer danej korespondencji
w dziennikach korespondencji. W przypadku, gdy kontakt był wysyłany jest to numer z dziennika
korespondencji wychodzącej – pole: „Nr kor.nad.”. Natomiast w przypadku kontaktu przychodzącego
jest to numer z dziennika korespondencji przychodzącej – pole: „Nr kor.adr.”.
Zgodnie z zasadą: „Czego nie ma w DDM-ie, to nie istnieje” lista ta zawiera wszystkie zarejestrowane w
systemie kontakty z danym adresem. Dlatego też informacje na liście kontaktów z adresem nie są
pełne. Jednak zawarte w niej informacje wystarczą do wstępnej orientacji w kontaktach z wybranym
adresem (sprawdzenia, czy i jakie kontakty miały miejsce).
Formularz korespondencji będzie otwarty tylko wtedy, gdy mamy prawo dostępu do skrzynki pocztowej,
w której korespondencja się znajduje (pole: Nadawca, Adresat). W przypadku, gdy jesteśmy wyznaczeni
jako prowadzący dla danego adresu, to niezależnie od praw dostępu do skrzynek, system udostępni
nam całą korespondencją prowadzoną z tym adresatem.
Projekty i raporty adresu zewnętrznego
Funkcja Projekty służy do wyświetlania i tworzenia struktury powiązań pomiędzy adresami
zewnętrznymi a projektami. Jej otwarcie powoduje wyświetlenie projektów skojarzonych i umożliwia
jednocześnie podpinanie innych projektów podrzędnych do danego adresu zewnętrznego. Projekty
adresu zewnętrznego ładowane są w postaci tabeli zawierającej numery i rodzaj powiązania projektów
z wybranym adresem zewnętrznym.
Uwaga! Zmiana adresu powoduje automatyczne odświeżenie zawartości okna projektów adresu
zewnętrznego.
Funkcja Raporty daje nam możliwość wygenerowania raportów dotyczących adresów
i klientów. (Patrz również: Raporty str. 171)
Inne powiązania z adresem
Oprócz osób kontaktowych i korespondencji, z adresem mogą być skojarzone również inne obiekty.
Standardowo w systemie możliwe jest łączenie z adresem:
Sprawy
Segregatora
Dokumentów
Obiekty te są obiektami podrzędnym dla adresu i połączenie ich z adresem można osiągnąć przez
przeciągnięcie wybranego obiektu (sprawy, segregatora) na adres (łączenie obiektów techniką
Drag&Drop –„przeciągnij i upuść”, patrz Tworzenie / usuwanie powiązań – str. 124).
___________________________________________________________________________________________________
96
Adresy zewnętrzne podlegają także klasyfikacji.
Uwaga: Należy pamiętać, że adres zewnętrzny może zostać sklasyfikowany na wielu poziomach
klasyfikatora!!!
4.7
Osoby kontaktowe
Kontener
Osoby kontaktowe jest miejscem, gdzie dostępne są wszystkie zarejestrowane
w systemie osoby kontaktowe (niezależnie od adresu).
O osobach kontaktowych wspomniałam już przy okazji adresów zewnętrznych (patrz: Osoby
kontaktowe – str. 93). Każda osoba kontaktowa jest ściśle związana z adresem (jest innym adresem
kontaktowym dla danej firmy). Dlatego, aby ułatwić wyszukiwanie osób kontaktowych bez potrzeby
szukania w ciemno adresu, z którym może być powiązana, powstał kontener
Osoby kontaktowe.
Z kontenerem tym związane są funkcje:
przygotuj korespondencję – funkcja, która przygotowuje korespondencję wychodzącą w ramach
wybranej osoby kontaktowej. Wiadomość ta znajdzie się w skrzynce „przygotowanie korespondencji”, w
dzienniku poczty wychodzącej
rejestruj korespondencję – zarejestrowanie w ramach wybranej osoby wszelkiego rodzaju kontaktów
raporty – możliwość generowania raportów dotyczących osób kontaktowych
zmiana nr adr. – możliwość zmiany identyfikatora osoby kontaktowej
Jego przeznaczeniem jest możliwość wyszukania adresu zewnętrznego poprzez osoby kontaktowe, jak
również dokonanie klasyfikacji .
Z tego poziomu nie ma możliwości wprowadzenia do systemu nowej osoby kontaktowej.
4.8
Adresy tymczasowe
W systemie automatycznie rejestrowane są korespondencje napływające drogą elektroniczną,
tj.: e-mail, fax. W przypadku nie rozpoznania nadawcy, rejestrowany jest adres tymczasowy, w którym
zapisywane są dane identyfikacyjne tego adresata, tj.: nr faksu, adres e-mail.
W menu dla adresów tymczasowych znajdują się następujące funkcje:
Stwórz nowy adres na
podstawie danych
Przypisz do istniejącego
adresu
stworzenie nowego adresu na podstawie numeru
identyfikacyjnego faksu (lub mailu)
przypisanie numeru identyfikacyjnego faksu (lub mailu) do
istniejącego adresu, na taki jaki został umieszczony w bazie
adresów tymczasowych.
___________________________________________________________________________________________________
97
Kiedy system nie rozpoznaje nadawcy?
Procedura odbierania faksu przebiega następująco (identyczna procedura ma miejsce w przypadku
odbierania poczty elektronicznej):
FaxSerwer przyjmuje faks w postaci pliku. Prócz samej treści faksu otrzymuje jednocześnie
od urządzenia nadającego, tzw. numer identyfikacyjny faksu. Numer ten jest ustawiany przez
użytkownika zewnętrznego faksu i najczęściej jest związany z numerem linii telefonicznej.
System próbuje zidentyfikować nadawcę faksu, przeszukując w bazie adresów zewnętrznych
i wewnętrznych pola FaxIdNr. Tak więc, wypełnienie tego pola podczas dodawania adresu
zewnętrznego jest istotne.
Jeśli numer identyfikacyjny faksu został odnaleziony, faks pojawia się w nowej korespondencji
opatrzony prawidłowym adresem nadawcy.
Jeśli numer nie został odnaleziony, w bazie adresów tymczasowych zostaje założona nowa pozycja, w
której wypełniane są pola: numer identyfikacyjny faksu i automatycznie wygenerowany przez system
numer adresata tymczasowego.
Rys. 57 Formularz - adresy tymczasowe
Następnie faks umieszczany jest w skrzynce użytkownika, jako nowa korespondencja od adresata
tymczasowego.
Konieczność sięgnięcia do bazy adresów tymczasowych zachodzi tylko wtedy, gdy system nie rozpozna
nadawcy otrzymanej korespondencji. Dlatego istotne jest, aby w bazie adresów zewnętrznych określać
poprawny numer identyfikacyjny faksu i adres poczty elektronicznej.
Otrzymując korespondencję, której nadawcy system nie rozpoznał, należy niezwłocznie poprawić
jej dane adresowe. Stosując tę zasadę (poprawiając dane nierozpoznanego nadawcy otrzymanej
___________________________________________________________________________________________________
98
korespondencji), zapewniamy dostęp do niej (do korespondencji) innym użytkownikom, poprzez rejestr
kontaktów z adresem. W przeciwnym wypadku korespondencja ta będzie oderwana od nadawcy.
Istotną czynnością jest też uzupełnienie danych w bazie adresów zewnętrznych. Po treści
korespondencji (załącznika) identyfikujemy nierozpoznanego przez system adresata. Jeśli nadawca
istnieje w bazie adresów zewnętrznych, należy poprawić jego numer identyfikacyjny faksu (lub mailu) na
taki, jaki został umieszczony w bazie adresów tymczasowych (możemy w tym przypadku użyć funkcji
„Przypisz do istniejącego adresu” z menu głównego Adresy tymczasowe) - system przejmie wtedy
całość korespondencji przychodzącej z tego identyfikatora.
Rys. 58 Formularz - adresy tymczasowe z wyborem funkcji „Przypisz do istniejącego adresu”
Po wyborze opcji „przypisz do istniejącego adresu”, ukaże się okno dialogowe, w którym należy
wyszukać adres lub osobę, do której chcemy przypisać dane z adresu tymczasowego.
___________________________________________________________________________________________________
99
Rys. 59 Okno do wyszukania adresu (osoby) w celu przypisania danych z adresu tymczasowego
Po wyznaczeniu odpowiedniego adresu lub osoby, za pomocą listy rozwijalnej znajdującej się
w górnej cześci okna, możemy dodać dane adresowe do informacji rozszerzonych danego adresu
(zostanie wtedy dodany nowy wpis), lub dodać/nadpisać dane do informacji podstawowych.
Jeżeli nadawcy nie ma w bazie adresów, możemy stworzyć nowy adres lub osobę kontaktową na
podstawie danych zapisanych w adresie tymczasowym – w tym przypadku należy użyć funkacji „stwórz
nowy adres na podstawie danych” z menu adresy tymczasowe.
Po wyborze tej opcji pojawi się okno dialogowe, które umożliwi nam stworzenie i dodanie nowego
adresu zewnętrznego, z możliwością przypisania osoby kontaktowej, lub pozwoli dodać osobę
kontaktową do instniejącego adresu.
Rys. 60 Okno dialogowe do tworzenia nowego adresu na podst. danych z adr. tymczasowego
Wybierając opcję Adres zewnętrzy, wyświetli się formularz z polami do wpisu informacji dotyczących
zakładanego adresu.
___________________________________________________________________________________________________
100
Rys. 61 Formularz do tworzenia nowego adresu zew. z poziomu adr. tymczasowego
Wybierając opcję Osoba kontaktowa, pojawi się okno szukania adresu.
Po wyznaczeniu adresu, do którego chcemy przypisać osobę kontaktową, ukaże się formularz
z polami do wpisu wszystkich niezbędnych danych adresowych.
Rys. 62 Formularz do tworzenia nowej osoby kontaktowej z poziomu adr. tymczasowego
Uwaga: W przypadku, gdy dany adresat ma więcej linii faksowych lub otrzymaliśmy mail od
innego pracownika firmy, wskazane jest, aby zarejestrować nową osobę kontaktową dla
zidentyfikowanego adresata. Wówczas kolejna korespondencja od tego adresata będzie
poprawnie rozpoznana przez system, a nam zaoszczędzi czas tracony na rozpoznawanie
i modyfikację danych adresowych.
___________________________________________________________________________________________________
101
4.9
Adresy wewnętrzne
Podstawą sprawnej komunikacji wewnątrz firmy jest poznanie wewnętrznej struktury skrzynek
pocztowych. Jest to wspólna dla wszystkich użytkowników systemu Logotec DDM9000® Web Edition
baza adresowa, zawierająca dane o wszystkich pracownikach (użytkownikach DDM-a), ich funkcji i
hierarchii w firmie (instytucji).
Adres wewnętrzny jest jednym z obiektów występujących w systemie Logotec DDM9000® Web Edition.
Jest to rekord bazy danych zawierający dane personalne osoby pracującej w systemie,
z uwzględnieniem jej hierarchii i funkcji w strukturze organizacyjnej firmy (instytucji).
Każdy adres wewnętrzny jest jedną skrzynką pocztową. Wysyłając korespondencję, wysyłamy ją tak
naprawdę nie do użytkownika systemu, ale do jego skrzynki adresowej. Użytkownik przeglądając
korespondencję przychodzącą, ma dostęp tylko do korespondencji umieszczanej w dostępnych dla
niego skrzynkach. Dzięki wielodostępowi do skrzynek pocztowych, nie musimy zdradzać naszego hasła
do systemu. W ten sposób jesteśmy pewni, iż nikt nie będzie pracował na nasze konto, a tym samym
nie będziemy pociągani do odpowiedzialności za czynności wykonane przez inne osoby.
Uwaga: Uprawnieniami dostępu do skrzynek zarządza administrator systemu. Użytkownik może,
co najwyżej, skorzystać z nadanych mu uprawnień przez włączenie (aktywowanie) dostępu do
wybranych skrzynek. Włączenie (wyłączenie) dostępu do skrzynek pocztowych jest możliwe
przez wywołanie funkcji: „Aktywne skrzynki” z menu dla korespondencji przychodzącej.
W systemie Logotec DDM9000® Web Edition jednemu użytkownikowi może zostać przydzielona więcej
niż jedna skrzynka.
Użytkownik systemu, który w strukturze przedsiębiorstwa pełni określoną funkcję (np. Kierownik) może
posiadać dwie skrzynki: jedną prywatną (poufną), drugą związaną z pełnionymi obowiązkami, tzw.
skrzynkę funkcyjną. Wszystkie informacje wynikające z pełnionej funkcji będą przesyłane na jego
skrzynkę funkcyjną. Podczas nieobecności, dostęp do korespondencji znajdującej się w jego skrzynce
może mieć inny pracownik zastępujący kierownika. Jednak wśród wszystkich informacji służbowych, są i
takie, których treść jest przeznaczona tylko dla kierownika. Wówczas korespondencja ta powinna być
przesłana do skrzynki poufnej kierownika, do której wgląd ma tylko on. Inni pracownicy, mający dostęp
do skrzynki funkcyjnej nie odczytają informacji przeznaczonej tylko dla kierownika.
Sprawdzenie struktury firmy jest możliwe poprzez drzewo powiązań w oknie nawigatora. Rozwijając
podgałęzie kontenera: „Adresy wewnętrzne” wyświetlone zostaną skrzynki pocztowe najważniejszych
osób w firmie.
___________________________________________________________________________________________________
102
Wśród skrzynek mogą być również skrzynki
nie przypisane żadnemu pracownikowi. Ich celem jest
zgrupowanie innych skrzynek na jednym poziomie
(np. Zarząd grupuje na jednym poziomie skrzynkę
Prezesa, W-ce Prezesa A i W-ce Prezesa H).
Rozwijając dalej drzewo powiązań dochodzimy do
kolejnych skrzynek pocztowych osób bezpośrednio
podległych, itd. Czym niżej, tym bardziej zagłębiamy się
w komórki organizacyjne firmy, aż do poszczególnych
pracowników.
Skrzynki poufne nie tworzą żadnej struktury i są
prezentowane na jednym poziomie bez żadnych
zależności.
Rys. 63 Przykładowa struktura skrzynek
pocztowych
Informacje personalne, czyli kto się kryje pod nazwą skrzynki pocztowej, są prezentowane w drzewie
powiązań po rozwinięciu gałęzi Dane personalne lub po wywołaniu formularza Adresy wewnętrzne
(należy kliknąć nazwę wybranej skrzynki pocztowej). Jedną z przechowywanych informacji o
pracownikach może być zdjęcie. W przypadku dużej i rozbudowanej struktury organizacyjnej firmy,
ułatwi to wzajemną identyfikację pracowników (będzie wiadomo, jak wygląda tajemniczy administrator
systemu). W drzewie powiązań znajdują sie również foldery - poczta otrzymana od osoby (w ostatnim
miesiącu), poczta wysłana do osoby (w ostatnim miesiącu), oraz wszyscy przełożeni danej osoby.
Uwaga: Użytkownik nie ma możliwości tworzenia struktury, ani dokładania nowych wpisów. W
zależności od nadanych uprawnień można, co najwyżej, modyfikować dane personalne
pracowników.
W przypadku, gdy chcemy szybko odnaleźć czyjąś skrzynkę pocztową możemy posłużyć się filtrem.
Filtrowanie bazy adresów wewnętrznych jest dostępne tylko poprzez szufladę:
Wszystkie adresy
wewnętrzne.
___________________________________________________________________________________________________
103
___________________________________________________________________________________________________
104
5
OGÓLNE ZASADY OBSŁUGI SYSTEMU
W rozdziale tym przedstawimy kilka podstawowych mechanizmów związanych z obsługą systemu.
Znajomość takich zagadnień jak nawigacja, wyszukiwanie danych czy ich modyfikacja może się okazać
niezbędna przy stawianiu pierwszych kroków w systemie.
Mechanizmy tu przedstawione są ogólnymi zasadami i nie zawierają tzw. klikologii. Pomimo to
zachęcam do przeczytania tego rozdziału, gdyż z zagadnieniami w nim poruszanymi użytkownik będzie
się spotykał podczas codziennej pracy w systemie.
5.1
Nawigacja
Nawigator wyświetlany z lewej strony otwartego okna przeglądarki jest narzędziem ułatwiającym
poruszanie się po w systemie oraz umożliwia:
 dostęp do poszczególnych baz i zawartych w nich informacji
 łączenie ze sobą różnych informacji gromadzonych w systemie
 wyszukiwanie informacji poprzez sprawdzanie powiązań
 dostęp do funkcji zarządzających danymi poprzez menu kontekstowe
 przy nazwie gałęzi (modułu) podana jest w nawiasie liczba załadowanych obiektów
Aby ułatwić wyszukiwanie informacji, dane zgromadzone w systemie zostały podzielone na kilka części
– kontenery (ich lista wyświetlana jest w nawigatorze). W każdym kontenerze gromadzony jest inny typ
danych. Taka organizacja wprowadza porządek upraszczający szukanie informacji gromadzonych w
systemie.
Standardowo dane w systemie zostały podzielone na następujące kontenery – bazy danych:
Segregatory
– centralna baza segregatorów.
Dokumenty
– centralna baza dokumentów.
Sprawy
– centralna baza spraw.
– dziennik poczty przychodzącej.
– dziennik poczty wychodzącej.
Adresy zewnętrzne
– centralna baza adresów zewnętrznych.
Osoby kontaktowe
– centralna baza osób kontaktowych
Adresy wewnętrzne
– struktura skrzynek pocztowych.
Adresy tymczasowe
Terminarz
– centralna kartoteka adresów tymczasowych.
Uwaga: System Logotec DDM9000® Web Edition może być rozbudowany o szereg innych
elementów. Np. może być rozszerzony o funkcjonalność systemu PDM – Zarządzania
Dokumentacją Techniczną. Wówczas oprócz ww. kontenerów będą również Rysunki, Projekty,
Artykuły.
___________________________________________________________________________________________________
Rozdział 5 – Ogólne zasady obsługi systemu
Dane zgromadzone w bazie, poprzez wzajemne powiązania, tworzą drzewo. Strukturę drzewa powiązań
można rozwinąć poprzez kliknięcie na ikonie
przy nazwie kontenera
na
. Np. chcąc dotrzeć do dokumentów należy kliknąć
Dokumenty. Ikona rozwiniętego poziomu zmieni się na ikonę
. Kliknięcie
powoduje zwinięcie podrzędnych poziomów drzewa. Poziomy nierozwijalne oznaczone są ikoną
.
Ze względu na różnorodność informacji przechowywanych w bazie, są one oznaczane różnymi ikonami
np.:
Dokument
Adres wewnętrzny
Segregator
Uwaga: Pojęcia rekord i obiekt dotyczą reprezentacji danych zgromadzonych w bazie. Dane,
zapisywane w bazie, są w tabelach w postaci wiersza rekordu. W drzewie nawigatora rekord jest
prezentowany w postaci obiektu. W niniejszej instrukcji pojęcia rekord i obiekt będą się
przeplatać, ale są odpowiednikiem pojedynczej informacji, jaka została zapisana w bazie.
W trakcie pracy z systemem baza danych zapełnia się informacjami
wprowadzanymi do systemu.
Za względu na dużą liczbę danych gromadzonych
w poszczególnych kontenerach, dodatkowo, niektóre z nich zostały
podzielone na mniejsze części, tzw. szuflady. I tak np. został
wprowadzony podział korespondencji przychodzącej, ze względu
na jej stan.
Dzięki takiemu podziałowi danych jednego typu łatwo można
dokonać wstępnej selekcji. Uprasza to znacznie poszukiwanie
istotnej informacji.
Rys. 64 Podział na szuflady kontenera
5.2
Możliwości manipulacji obiektami
Podłączanie obiektów może się odbywać z wykorzystaniem techniki Drag&Drop lub z wykorzystaniem
funkcji z Menu kontekstowego.
Technika Drag&Drop
Technika DRAG&DROP to nic innego jak przeciąganie jednego obiektu na inny (analogicznie odbywa
się przenoszenie / kopiowanie plików do foldera za pomocą Eksploratora Windows). Przeciąganie
odbywa się zawsze zgodnie z zasadą podrzędny rekord przeciągamy na nadrzędny.
Technika DRAG&DROP została opisana w podrozdziale Tworzenie / usuwanie powiązań
(patrz Tworzenie / usuwanie powiązań – str. 124)
___________________________________________________________________________________________________
106
Menu kontekstowe
Po kliknięciu obiektu prawym klawiszem myszy dostępne jest menu kontekstowe. Jak sama nazwa wskazuje
jest ono dynamiczne, zależne od kontekstu.
Rys. 65 Korespondencja – Menu kontekstowe
Aby wykonać tę operacje trzeba zaznaczyć obiekt podrzędny i ustawić się na obiekcie nadrzędnym, po czym
wywołać i wykonać z menu kontekstowego funkcję Wykonaj operację.
Uwaga: Zmiana będzie widoczna po zwinięciu gałęzi nawigatora i ponownym jej rozwinięciu.
Idea drzewka, jaka została zastosowana w Nawigatorze umożliwia w intuicyjny sposób dotarcie do
szukanego obiektu. Jednakże poruszanie się po niższych gałęziach drzewka może okazać się bardzo
uciążliwe, zwłaszcza, gdy często chcemy odszukać obiekty głęboko zagnieżdżone (głęboko umieszczone w
drzewku nawigatora). Wyobraźmy sobie sytuację, kiedy pracujemy z jakąś sprawą. Za każdym razem, kiedy
chcemy odwołać się do sprawy, trzeba otwierać okno spraw i ją odnaleźć. Dzięki nowym możliwościom
możemy sprawę odłożyć na bok i w każdej chwili mieć do niej (i obiektów z nią powiązanych) szybki dostęp.
Każda gałąź drzewka nawigatora może zostać rozwinięta (zarówno skrzynki funkcjonalne jak i obiekty
modułów). W celu usprawnienia poruszania się po obiektach i modułach najczęściej używanych, rozwijanie
gałęzi i znajdowanie obiektów w Nawigatorze ma swoje odzwierciedlenie w prezentowaniu ich w zakładkach,
w które jest wyposażone okno prezentacji danych. Przechodząc po zakładkach nie musimy ponownie
przeglądać bardzo złożonej, wielopoziomowej struktury drzewa.
___________________________________________________________________________________________________
107
5.3
Sposoby prezentacji danych
Dane (rekordy) prezentowane w drzewie nawigatora zawierają tylko kilka informacji ułatwiających nam
ich identyfikację. Więcej informacji zapisanych w rekordzie można uzyskać poprzez otwarcie okna
prezentacji danych.
Okno prezentacji danych pracuje w dwóch widokach:
Tabela – prezentowana jest lista danych prezentowanych w drzewie nawigatora,
Formularz – pełna informacja wskazanego obiektu.
Widok Tabela
Okno w widoku Tabela otwierane jest po kliknięciu nazwy kontenera lub szuflady. Np. klikając nazwę
kontenera
Dokumenty zostanie rozwinięte drzewo nawigatora, a lista załadowanych z bazy danych
(rekordów) zostanie zaprezentowana w otwartym oknie w postaci tabelki.
Uwaga: Okno prezentacji danych nie jest wywoływane dla kontenera, który został podzielony na
szuflady. W takich sytuacjach w jednej z szuflad będzie można znaleźć wszystkie dane danego
typu, np. dla korespondencji wychodzącej została wprowadzona szuflada Cała korespondencja.
Rys. 66
Okno prezentacji danych w widoku Tabela dla kontenera Dokumenty
Ze względu na swą specyfikę w tym widoku wyświetlane są tylko najistotniejsze pola opisujące rekord
danego obiektu (np. zawsze występuje pole identyfikujące rekord danego obiektu, przechowujące
___________________________________________________________________________________________________
108
zazwyczaj jego numer lub identyfikator oraz pole przechowujące jego opis). Różnią się one w
zależności od typu danych umieszczanych w danym kontenerze.
Zatem widok Tabela umożliwia wstępne zorientowanie się, czego dotyczą wyświetlone rekordy i tym
samym przyśpiesza pracę.
Tabelka z załadowanymi rekordami podzielona jest na strony po 15 rekordów (liczba ta może być
zmieniona przez administratora systemu). Takie ograniczenie korzystnie wpływa na pracę, ponieważ
powoduje szybsze wyświetlanie strony i przejrzystość prezentowanych danych.
Dlatego chcąc zobaczyć kolejne rekordy należy skorzystać z przycisków nawigacyjnych umieszczonych
na pasku menu:
Poprzednia strona danych
Następna strona danych
Przy otwarciu kontenera (szuflady), z bazy ładowana jest porcja danych zawierająca maksymalnie
50 obiektów. Załadowanie następnej porcji danych jest możliwe przy pomocy następujących przycisków
nawigacyjnych:
Poprzednia porcja danych
Następna porcja danych
Na pasku menu pod przyciskami nawigacyjnymi wyświetlana jest informacja: Nr rekordu: 5 / 12.
Oznacza to, że załadowanych zostało 12 rekordów, a aktualnie wybrany (zaznaczony) jest 5.
Zaznaczenie rekordu polega na wskazaniu go w tabelce (kliknięcie danego wiersza). Zaznaczony
rekord wyróżniony jest zielonym paskiem tła wiersza. W tabeli prezentowanych jest tylko kilka
wybranych pól rekordu, dlatego chcąc zapoznać się z pełną informacją należy wywołać dla danego
rekordu widok Formularz.
W widoku tabela, jak również w widoku formularz, z każdego poziomu systemu dostępny jest toolbar,
pasek na którym znajdują się przyciski szybkiego wyboru. Przyciski te, to przede wszystkim funkcje,
które dostępne są również z poziomu menu głównego obiektu, na którym aktualnie się znajdujemy.
Rys. 67 Pasek toolbar'a
Uwaga:Toolbar jest mechanizmem w pełni konfigurowalnym przez administratora systemu.
Widok Formularz
Wszystkie informacje zapisane w danym rekordzie prezentowane są w oknie prezentacji danych dla
widoku Formularz.
Przełączenie pomiędzy widokiem Tabela a Formularz następuje za pomocą funkcji: Formularz,
znajdującej się na zielonym pasku menu dla widoku Tabeli. Innym sposobem przełączenia widoku
Tabela na Formularz jest dwuklik na wybranym wierszu (rekordzie).
___________________________________________________________________________________________________
109
Rys. 68 Okno prezentacji danych w widoku Formularz dla dokumentu
Wywołanie formularza dla danego rekordu nie musi następować poprzez widok Tabela. Bezpośrednim
sposobem wywołania Formularza dla wybranego rekordu jest też kliknięcie na jego nazwie w drzewie
nawigatora.
Przeglądanie na Formularzu danych kolejnych rekordów odbywa się przy pomocy przycisków
nawigacyjnych umieszczonych na pasku menu:
Pierwszy rekord
Poprzedni rekord
Następny rekord
Ostatni rekord
Uwaga: Przeglądanie formularzy kolejnych elementów za pomocą przycisków nawigacyjnych jest
możliwe tylko w obrębie załadowanej porcji rekordów.
Przeznaczeniem formularzy jest nie tylko prezentacja danych zapisanych w bazie, ale także
umożliwienie ich modyfikacji i wprowadzania nowych informacji do centralnej bazy danych. Dlatego też
na pasku menu dla widoku Formularz znajdują się dwie dodatkowe funkcje: Dodaj i Skasuj.
Lista otwartych okien
Dla każdego typu danych otwierane jest inne okno. Każde otwarte okno przedstawiane jest na pasku
menu w postaci zakładki.
___________________________________________________________________________________________________
110
Lista ostatnio otwartych (aktywnych) okien jest również wywoływana po kliknięciu logo Logotec
DDM9000® Web Edition umieszczonego nad drzewem nawigatora. Za pomocą tych list można szybko
przełączać się pomiędzy otwartymi już oknami, co zaoszczędzi czas potrzebny na ponowne
załadowanie do wybranego okna danych.
Uwaga: Pracując w systemie można otworzyć maksymalnie 5 okien. Otwierając kolejne (szóste
okno) system poprosi o wskazanie jednego z już otwartych okien, w miejsce którego ma ono
zostać otwarte. Liczba otwartych okien może zostać zmieniona przez administratora systemu.
5.4
Wyszukiwanie danych
Jednym z podstawowych zadań systemu Logotec DDM9000® Web Edition jest nie tylko zapewnienie
dostępu do bazy danych, ale także ułatwienie wyszukiwania zgromadzonych w niej informacji. Aby
odnaleźć potrzebną informację możemy posłużyć się jedną z następujących funkcjonalności:
 Sortowanie
 Filtrowanie
 Sprawdzanie powiązań
 Wyszukiwanie pełnotekstowe plików
Sortowanie
Jednym z narzędzi ułatwiającym wyszukanie informacji z pośród załadowanych z bazy rekodów jest ich
sortowanie (ułożenie elementów w kolejności rosnącej, bądź malejącej).
Sortowanie rekordów jest możliwe tylko w oknie prezentacji w widoku Tabela i jest możliwe dla
pojedynczej kolumny.
Chcąc posortować rekordy według danej kolumny należy kliknąć na jej nazwie. Wówczas obok jej
nazwy zostanie wyświetlony znacznik ▼, a elementy w tabeli zostaną ułożone w kolejności rosnącej
(od A do Z).
___________________________________________________________________________________________________
111
Rys. 69 Tabela dokumenty posortowana rosnąco po kolumnie Nazwa
Ponowne kliknięcie na nazwie kolumny zmienia sortowanie z rosnącego na malejące (od Z do A). Gdy
dane posortowane są malejąco znacznik przy nazwie kolumny zmieni się na ▲.
Filtrowanie
Narzędziem ułatwiającym wyszukanie informacji jest filtrowanie, tzn. określenie kryteriów
poszukiwanych rekordów.
Dla każdego typu danych (kontenera) zdefiniowane jest inne okno filtrowe. Jest to związane
z różnorodnością danych gromadzonych w danym kontenerze.
Wywołanie Filtra danych odbywa się przy pomocy ikony:
umieszczonej na pasku menu okna
prezentacji danych. Obok tego przycisku znajduje się znacznik
– Czy dane zostały
przefiltrowane. Jego czerwony kolor oznacza, że przy ładowaniu danych został użyty filtr.
Każdy obiekt bazy danych służy do przechowywania innych informacji. Jednak bez względu na typ
informacji, okno filtrowe zbudowane jest w ten sam sposób. To znaczy zawiera najistotniejsze pola z
formularza, na którym prezentowany jest dany typ informacji (obiektu). Zawsze występuje pole numeru
obiektu (np. w przypadku dokumentów Nr dok.), pole identyfikujące osobę, która utworzyła dany rekord
(np. w przypadku segregatorów Opracował) oraz pole daty utworzenia tego obiektu. Oprócz tych
podstawowych pól w każdym oknie filtrowym występują także inne specyficzne dla danego obiektu pola.
Okno filtrowe umożliwia więc wszechstronne i efektywne filtrowanie centralnej bazy danych w celu
odszukania właściwego rekordu. W przypadku okna filtrowego dla dokumentów, oprócz pola numer
dokumentu i opr. dnia mamy również pola:






Wersja – numer wersji dokumentu
Rozdz. - numer rozdziału dokumentu
Nazwa - nagłówek dla dokumentu
Info - dodatkowe pole opisowe
Rodz. dok. - rodzaj dokumentu związany z szablonem
Typ pliku - rodzaj aplikacji, przy pomocy której dokument został utworzony
___________________________________________________________________________________________________
112








Kat. Dokum. - kategoria dokumentu typu faktura, zaliczka itp.
Nr segregat. - numer segregatora, do którego podpięty jest dokument
Opracował - nazwisko osoby, która opracowała dokument
Akta – akta, do których należy dokument
Status - status dokumentu (np. w opracowaniu, zatwierdzony)
Wersje - pola wyboru dająca możliwość zadecydowania czy ma zostać wyświetlona
jedynie ostatnia (najaktualniejsza) wersji dokumentu czy też wszystkie wersje
Liczba rekordów – określenie ilości wyświetlanych rekordów
Sort.- sortowanie (rosnąco, malejąco)
Przy określaniu kryterium możemy się posługiwać znakiem
globalnym „ * ”. Znak ten zastępuje każdy inny dowolny ciąg
znaków i można go umieszczać na początku, końcu lub w
środku innego ciągu znaków. Możemy również odfiltrować
wersje aktualne dokumentów. Dla przykładu, po wpisaniu do
pola Tytuł:
„*szkolenie” – wybrane zostaną wszystkie te dokumenty,
których tytuł kończy się ciągiem znaków „szkolenie”, oraz
tak jak zaznaczono na rys. 70 wyświetlone zostaną wszystkie
wersje każdego z wyszukiwanego dokumentu, z typem pliku
acrobat reader, posortowane malejąco i załadowane 20
pierwszych rekordów.
„szkolenie*” – wybrane zostaną wszystkie te dokumenty,
których tytuł zaczyna się ciągiem znaków „szkolenie”,
oraz tak jak zaznaczono na rys. 70 wyświetlone zostaną
wszystkie wersje każdego z wyszukiwanego dokumentu, z
typem pliku acrobat reader, posortowane malejąco i
załadowane 20 pierwszych rekordów.
Rys. 70 Okno filtrowe dokumentów
„*szkolenie*” – wybrane zostaną wszystkie te dokumenty,
których tytuł zawiera w dowolnym miejscu ciąg znaków
„szkolenie”, oraz tak jak zaznaczono na rys. 70 wyświetlone
zostaną wszystkie wersje każdego z wyszukiwanego
dokumentu, z typem pliku acrobat reader, posortowane
malejąco i załadowane 20 pierwszych rekordów.
Jednym z kryteriów wyszukiwania może też być data
opracowania dokumentu (wprowadzenia informacji do bazy).
Przy takich polach znajduje się dodatkowe pole z operatorami
porównawczymi, tj.:
= – założone podanego dnia
> – założone po danym dniu
< – założone przed danym dniem
<> – założone innego dnia
in – założone pomiędzy datami (wówczas w polu należy
podać dwie daty oddzielone średnikiem).
Ustalając kryterium filtrowania można ponownie załadować dane z bazy, ale tym razem tylko te, których
informacje spełniają określone kryteria. W celu przeładowania ściągniętych z bazy danych wystarczy kliknąć
na przycisk Włącz filtr.
___________________________________________________________________________________________________
113
Ładując dane system ściąga porcję danych nie przekraczającą maksymalnej liczby 50. Gdy w bazie znajduje
się większa liczba danych, spełniająca podane kryteria, można za pomocą przycisków nawigacyjnych
doładować kolejną porcję danych (patrz Widok Tabela – str. 108), lub określić liczbę ładowanych w porcji
danych rekordów, przed włączeniem filtra.
Aby zmienić liczbę ładowanych rekordów w porcji danych (zestawie rekordów) należy zaznaczyć opcję
Liczba rekordów znajdującą się nad przyciskiem Włącz filtr. Po jej zaznaczeniu zostanie wyświetlone
dodatkowe pole, w którym należy określić liczbę rekordów w porcji danych.
Rys. 71 Podformularz okna filtrowego dokumentów
Po naciśnięciu przycisku Filtruj po podf. w oknie filtrowania pojawi się okno dialogowe, które umożliwościa
filtrowanie podformularzy systemu po wszystkich cechach poszczególnych dokumentów.
Np. w przypadku faktury, mamy możliwość filtrowania dokumentu po pozycjach faktury takich jak: firma,
waluta, kurs, data księgowania, podatku, nr dok. zapłaty, nr rejestracyjny pojazdu itp.
Oprócz tego przy każdym polu znajduje się dodatkowe pole z operatorami porównawczymi: =, >, <, <>, in.
___________________________________________________________________________________________________
114
Po naciśnięciu przycisku Edycja pojawi się okno Edytora filtra
(klauzula WHERE) - (patrz przykład na Rys.72 Okno filtrowe
dokumentów). W tym oknie można będzie zapisać warunek
logiczny filtrowania dokumentów, po czym nacisnąć przycisk
Włącz filtr. Tak „sporządzony” i zaktywowany filtr spowoduje
wyswietlenie obiektów spełniajacych zdefiniowany warunek
logiczny. W naszym przykładzie będzie to wyświetlenie
wszystkich dokumentów, których numer rozpoczyna się od
2005/01/0000.
Przycisk Wyłącz filtr spowoduje wyświetlenie obiektów nie
przefiltrowanych (tzn. znalezionych bez użycia filtra).
Zdefiniowany warunek można zapisać naciskając przycisk
Zapisz.
Przycisk Lista spowoduje wyswietlenie listy zdefiniowanych i
zapisanych filtrów. Można z niej wybrać swój ulubiony filtr.
Przycisk Normalny spowoduje powrót do normalnej postaci
filtra.
Przycisk Dowolny spowoduje wyświetlenie okna filtra jak na
Rys. 73 Okno filtrowe dokumentów.
Po naciśnięciu przycisku Dowolny, nastąpi wyświetlenie okna
filtra - jak na Rys. 73 Okno filtrowe dokumentów, w którym
możliwe będzie zdefiniowanie, i dodanie do filtra wartości
kliku pól rekordu, dowolnie wybranych z rozwijanej listy,
wyświetlonej po lewej stronie okna, oraz ewentualne
określenie warunku logicznego z listy wyświetlonej obok, po
prawej stronie okna.
Uwaga: Nazwy i funkcje przycisków zmieniają się
dynamicznie, w zależności od kontekstu wyboru rodzaju
filtra i operacji filtrowania.
___________________________________________________________________________________________________
115
Sprawdzanie powiązań
Sprawdzanie powiązań to nic innego jak rozwinięcie niższych gałęzi drzewa w oknie nawigatora
i sprawdzenie, z czym (czyli, z jaką inną wprowadzoną do bazy informacją) wiąże się odszukana
informacja. Struktura drzewiasta nawigatora wiele sugeruje, zatem nie trudno się domyślić, iż wszelkie
informacje powiązane będą tworzyć kolejne gałęzie odchodzące od danej informacji (rekordu).
Przykładem niech będzie dokument, który odszukaliśmy w bazie. Nie zawsze jest w nim wszystko,
a autor odwołuje się do załączników. Jest to wygodne dla autora. W systemie można to zrealizować
jako powiązanie. Pismo przewodnie jest dokumentem nadrzędnym, zaś załączniki są dokumentami
podrzędnymi. Możemy sprawdzić dodatkowo czy autor (osoba wprowadzająca dane do systemu) lub
inny użytkownik nie umieścił dokumentu w jakimś tematycznym segregatorze. Jeżeli to nie wystarczy,
możemy sprawdzić, w jakiej poczcie ten dokument był załącznikiem, a więc do kogo ten dokument był
przesyłany, lub od kogo otrzymany. Po dotarciu do tych informacji możemy znów sprawdzać dalsze
powiązania, np. listę kontaktów z wybranym adresatem, a następnie znów sprawdzić załączniki tych
korespondencji, itd.
Wyszukiwanie pełnotekstowe plików
System Logotec DDM9000® Web Edition ma zaimplementowane procedury wyszukiwania
pełnotekstowego plików. Jest to bardzo mocne narzędzie dla użytkownika poszukującego plików
z pewną zawartą w nich informacją tekstową. Wyszukiwanie pełnotekstowe jest uzupełnieniem
filtrowania o przeszukiwanie fragmentów tekstu w plikach zgromadzonych w systemie (dokumentach,
załącznikach poczty). Jednak, aby funkcja ta była dostępna, wymagane jest przeprowadzenie
odpowiedniej konfiguracji / instalacji systemu.
Po zalogowaniu się do systemu Logotec DDM9000® Web Edition, pod drzewkiem nawigatora
znajdziemy opcję – przycisk: Wyszukiwanie pełnotekstowe. Uruchomienie wyszukiwania
pełnotekstowego odbywa się po kliknięciu na ten przycisk. Mamy więc do dyspozycji funkcję znajdującą
dokument (dokumenty) zawierające poszukiwany tekst.
___________________________________________________________________________________________________
116
Rys. 74 Okno główne: Funkcja – Wyszukiwanie pełnotekstowe
Po wybraniu tej opcji system otwiera okno kreatora, w którym będzie można określić kryterium wyszukiwania
– podać poszukiwany tekst lub zdefiniować warunek logiczny pełnotekstowego wyszukiwania plików.
Polega to albo na prostym wpisaniu fragmentu tekstu, według którego poszukujemy plików w naszej bazie,
lub na zdefiniowaniu prostego lub złożonego warunku logicznego, który spełniają pliki naszej bazy
dokumentów.
Otwarte okno składa się z trzech zakładek:
___________________________________________________________________________________________________
117
1. Wyszukiwanie proste:
Rys. 75 Okno kreatora wyszukiwania pełnotekstowego – Zakładka: Wyszukiwanie proste
W tym trybie możemy wpisywać następujące zapytania:
słowo lub fraza, np.:
Logotec Engineering
DDM
dokument DDM
lub szukać słów mających określony początek, np.:
atom*
list*
poprzez zamaskowanie reszty tekstu znakami wieloznacznymi: *, ?
___________________________________________________________________________________________________
118
2. Wyszukiwanie złożone (zaawansowane).
Chąc zastosować bardziej złożone kryteria wyszukiwania należy przejść na zakładkę:
Wyszukiwanie złożone. Możemy tu wpisywać frazy zapytania wprost w składni Index Server‟a.
Rys. 76 Okno kreatora wyszukiwania pełnotekstowego – Zakładka: Wyszukiwanie złożone z warunkiem logicznym – w składni
Index Server‟a
Szukany obiekt ma spełniać pewien warunek logiczny dla szukanego w nim tekstu, który należy wpisać
bezpośrednio w składni Index Server‟a, w białym polu. Aby odróżnić szukany tekst od wpisywanych
warunków należy go wpisać w cudzysłowie. Wpisanie tylko tekstu w cudzysłowie jest rozumiane jako
wyszukiwanie proste podanego tekstu. Stosując wyszukiwanie złożone pojedyncze fragmenty tekstu
oddziela się warunkami.
Dopuszczalne operatory logiczne w tym trybie to:
AND, OR, AND NOT
Możliwe do sformułowania warunki:
1. słowo lub fraza w cudzysłowach:
"DDM"
"dokument DDM"
2. Złożony warunek logiczny
”DDM” OR „dokument”
„DDM” AND NOT ("PDM" OR „DDM9000 Web Edition”) AND NOT „test” )
3. szukanie słów lub fraz mających określony początek:
"atom*"
"list*" OR "dokum*"
___________________________________________________________________________________________________
119
4. warunek zawierający funkcję NEAR():
"DDM" NEAR() "PDM" – oznacza – znajdź pliki, w których słowo
"DDM" znajduje się w pobliżu (im bliżej tym plik wyżej w rankingu)
słowa "PDM"
5. warunek zawierający funkcję FORMSOF
(wszystkie formy gramatyczne danego słowa w języku angielskim):
gdzie INFLECTIONAL – oznacza liczbę pojedynczą i mnogą
FORMSOF (INFLECTIONAL, "skate") – Oznacza szukanie słów:
skate,skates,skated,skating.
6. istnieje możliwość zdefiniowania wagi dla każdego warunku prostego,
za pomocą funkcji ISABOUT i frazy WEIGHT:
ISABOUT( "DDM9000 Web Edition" WEIGHT(1.0), "PDM" WEIGHT(.5),
"test" WEIGHT(.2) )
wówczas najwyżej w rankingu będą dokumenty zawierające frazę
"DDM9000 Web Edition", a najniżej "test"
Możliwe warunki i przykłady:
Składnia
potoczna
I
Składnia
Index
Server‟a
And
Lub
Or
Nie
i nie
Not
and not
Obok()
near()
Przykład
„słowo” i „honor*” – w pliku mają występować oba teksty (nie jest ważne
czy występują obok siebie).
„słowo” lub „honor*” – w pliku mogą występować obydwa teksty lub jeden
z nich.
nie „słowo” – w pliku nie występuje podany tekst
„słowo” i nie „honor*” – w pliku ma się znajdować tekst pierwszy i nie
może w nim być tekstu drugiego
„słowo” obok („honoru”) – w pliku ma się znajdować tekst pierwszy obok
tekstu drugiego (czym bliżej tym wyższa ranga odszukanego pliku)
___________________________________________________________________________________________________
120
3. W trzeciej zakładce możemy zdefiniować – Parametry wyszukiwania:
Przed rozpoczęciem wyszukiwania należy sprawdzić ustawione parametry. Od przyjętych ustawień będzie
zależała liczba wyszukanych plików, w których znajduje się szukany tekst. Na zakładce tej można wskazać
jakie pliki mają być przeszukiwane, oraz określić przedział czasowy poszukiwanej informacji
Rys. 77 Parametry wyszukiwania: dokumenty i/lub poczta, rodzaj akt, okres czasu
Po naciśnięciu przycisku Start, system rozpocznie przeszukiwanie zgromadzonych w systemie plików, w
poszukiwaniu podanego fragmentu tekstu. Wynik poszukowania pełnotekstowego zostanie wyświetlony w
oknie, w zakładce: Wyniki wyszukiwania, zawierającej znalezione pliki, w postaci następującej tabelki:
___________________________________________________________________________________________________
121
Rys. 78 Wyniki wyszukiwania pełnotekstowego
W oknie tym przy użyciu myszy lub klawiszy kursora (strzałek) możemy dokonać wyboru pliku i skoczyć do
formatki pliku w celu dokonania podglądu znalezionego pliku (plików), a także przejść do edycji pliku (plików)
dokumentu, przy pomocy edytora Word.
5.5
Modyfikacja danych
Dane zgromadzone w bazie mogą być modyfikowane zgodnie z ustaloną konfiguracją aplikacji
(prawami dostępu i właściwości formularzy). Modyfikacja danych w bazie realizowana jest za pomocą
następujących operacji:
Modyfikacja rekordu (danych).
Dodanie nowego rekordu.
Usunięcie rekordu
Tworzenie/usuwanie powiązań
Modyfikacja rekordu
W zależności od nadanych uprawnień istnieje możliwość dokonania zmian danych. W tym celu należy
dla wybranego rekordu wywołać jego formularz.
___________________________________________________________________________________________________
122
Ze względu na prowadzenie historii zmian, dla niektórych danych (np. Spraw, Korespondencji
przychodzącej), formularz jest zablokowany do edycji. W celu odblokowania formularza należy wywołać
funkcję Edytuj ... dostępną w menu. Wywołanie tej funkcji powoduje archiwizację danych, co umożliwia
późniejsze śledzenie zmian wpisów w danym rekordzie.
Jednak nie wszystkie dane (rekordy) mogą być modyfikowane. Takich ograniczeń w systemie jest wiele.
Możliwość zmiany rekordu jest blokowana w zależności od typu danych i obecnego stanu, np.
Dokument oznaczony stanem ZATWIERDZONY jest zablokowany do edycji.
Uwaga: Dla Korespondencji wychodzącej, nie będącej w przygotowaniu, nie ma możliwości
zmiany rekordu.
Dodawanie nowego rekordu
Dodanie nowej informacji do bazy jest czynnością prostą, ale wymaga od użytkownika znajomości
filozofii systemu.
Dla większości typu danych, aby dodać nowy rekord należy otworzyć okno prezentacji danych w widoku
Formularz. Np. chcąc zarejestrować nowy adres zewnętrzny należy wywołać okno kontenera Adresy
zewnętrzne w widoku Formularz.
Na pasku menu formularza dostępna jest funkcja Dodaj.
Jednak nie dla wszystkich typów danych funkcja Dodaj jest wyświetlana na pasku menu. Wyjątkiem jest
wprowadzanie nowych spraw i korespondencji. Dla tych danych w menu zostały przewidziane funkcje. I
tak dla:
Spraw – Rejestracja sprawy
Korespondencji przychodzącej – Rejestruj korespondencję
Korespondencji wychodzącej – Przygotuj korespondencję
Uwaga: Adresy wewnętrzne mogą być modyfikowane tylko przez administratora systemu.
Usunięcie rekordu
O ile dodawanie nowych informacji do bazy jest rzeczą prostą, tak ich usunięcie nie zawsze jest
możliwe. System Logotec DDM9000® Web Edition jest wyposażony w szereg zabezpieczeń
konfiguracyjnych uniemożliwiających usuwanie danych. Całkowitą blokadą usuwania danych zostały
objęte:
Sprawy,
Korespondencja przychodząca,
Korespondencja wysłana,
Adresy wewnętrzne.
Dla pozostałych obiektów funkcja Skasuj dostępna jest na pasku menu Formularza. Jej wywołanie
powoduje usunięcie aktualnie prezentowanego na formularzu rekordu.
Usunięcie rekordu jest jednak dodatkowo uwarunkowane wieloma czynnikami związanymi z filozofią
systemu, np.:
Nie można usunąć dokumentu zatwierdzonego, lub będącego załącznikiem jakiejś
korespondencji.
___________________________________________________________________________________________________
123
Nie można usunąć segregatora, w którym umieszczone są dokumenty.
Nie można usunąć adresu, gdy została wysłana lub otrzymana od tego adresu korespondencja
(to samo dotyczy osób kontaktowych).
Takich uwarunkowań dla funkcji Skasuj w systemie jest więcej i o przyczynach nie wykonania funkcji
system komunikuje przy każdej próbie usunięcia danych.
Uwaga: Usuwając rekord z bazy usuwany jest również plik związany z danym obiektem,
z serwera plików
Wprowadzanie danych
Pola, dla których dopuszczalna jest modyfikacja, mają białe tło, a dane do nich wprowadzane są
wyświetlane czarnym kolorem czcionki. Aby ułatwić wprowadzanie danych, przy niektórych polach
znajdują się listy rozwijalne (przycisk
). Oznacza to, że w tym polu do bazy mogą zostać
wprowadzone tylko wartości dostępne na liście. Korzystając z listy możemy być pewni, że nie popełnimy
błędu literowego, a dane zostaną poprawnie zapisane do bazy.
Innym ułatwieniem, przy wprowadzaniu danych, jest możliwość wywołania dodatkowych narzędzi:
wprowadzenie daty przy pomocy kalendarzyka lub wyszukiwanie danych w innych kontenerze.
Np. adresując korespondencję można poszukać identyfikatora nadawcy w bazie adresów zewnętrznych.
Etykieta pola, dla którego przewidziano dodatkowy mechanizm, jest wyróżniona zieloną czcionką i
umieszczona w ramce, co oznacza, iż ukryta jest pod nią dodatkowa funkcja (link).
Dokonując zmiany danych, na pasku menu dostępne są dwie funkcje:
Przerwij – wycofanie się z wprowadzonych zmian
Zapisz – zapisanie rekordu
Uwaga: Zapisując nowy rekord system sprawdza poprawność danych, tzn. czy wypełnione są
wszystkie wymagane pola. W przypadku niekompletnych danych rekordu nie można zapisać do
bazy. Podczas zapisu rekordu automatycznie tworzone są powiązania między obiektami
wynikające z wprowadzonych danych. Np. rejestrując dokument w segregatorze, jest on
zapisywany w bazie dokumentów oraz tworzone jest powiązanie z danym segregatorem.
Tworzenie / usuwanie powiązań
Dane, poprzez przynależność do kontenerów i wzajemne relacje, tworzą drzewo powiązań
prezentowane w oknie nawigatora. Drzewo powiązań tworzy swojego rodzaju mapę – przewodnik po
systemie dla poszukujących informacji. Tworzą one sieć dróg łączących punkty (dane), do jakich
użytkownik może dojść, znajdując się w danym punkcie.
Powiązania pomiędzy danymi powstają w dwóch sytuacjach:
Automatycznego kojarzenia przez system przy wprowadzaniu danych –
np. korespondencja jest wysłana z myślą o konkretnym (lub wielu) adresatach.
Zaadresowanie korespondencji automatycznie łączy ze sobą te obiekty, umożliwiając
późniejsze otrzymanie np. wszystkich kontaktów z danym adresem.
Świadomej decyzji użytkownika
W większości przypadków, połączenie inicjowane jest przez użytkownika podczas wprowadzania
danych, np. adresowania korespondencji. Jednak bywa i tak, że dane zostały wprowadzone i dopiero po
___________________________________________________________________________________________________
124
czasie decydujemy się na powiązanie ich z inną informacją. Jedną z możliwości jest wówczas
wykorzystanie techniki Drag&Drop w oknie nawigatora.
Technika DRAG&DROP to nic innego jak przeciąganie jednego obiektu na inny (analogicznie odbywa
się przenoszenie / kopiowanie plików do foldera za pomocą Eksploratora Windows). Przeciąganie
odbywa się zawsze zgodnie z zasadą – podrzędny rekord przeciągamy na nadrzędny.
Operację tworzenia powiązań można wykonać równocześnie na wielu obiektach, zamiast przeciągać i
kolejno podłączać pojedyncze obiekty.
Aby zaznaczyć obiekt, należy kliknąć na jego nazwie prawym przyciskiem myszki, i z menu
podręcznego wybrać funkcję: Zaznacz obiekt. W ten sposób wskazujemy obiekty podrzędne.
Następnie, dla obiektu nadrzędnego, wywołujemy z menu podręcznego funkcję: Wykonaj operację.
Usuwanie powiązań pomiędzy obiektami (rekordami) jest możliwe tylko dla powiązań utworzonych przez
świadome decyzje użytkowników. Nie można usuwać powiązań wynikających z przesyłania danych.
Aby usunąć powiązanie, należy na rekordzie powiązanym kliknąć prawym przyciskiem myszki.
Z otwartego menu kontekstowego należy wybrać funkcję: Usuń powiązanie obiektu. W przypadku
usunięcia powiązania pomiędzy dokumentem a segregatorem możemy użyć funkcji „Wyczyść
segregator” z menu głównego segregatory.
Uwaga: Usuwanie powiązań obiektów możliwe jest również w większej liczbie zagnieżdżeń niż
jedno powiązanie np. segregator – segregator podrzędny – dokumenty segregatora
Uwaga: W menu podręcznym, obok funkcji związanych z tworzeniem / usuwaniem powiązań,
dostępne są również wybrane funkcje systemowe dla danego obiektu. Dzięki temu nie trzeba za
każdym razem wywoływać formularza obiektu, aby dostać się do funkcji z menu.
5.6
Obsługa plików
Pliki gromadzone w systemie są przechowywane na serwerze plików, a dostęp do nich jest możliwy
tylko poprzez funkcje systemowe. Każdy plik znajdujący się na serwerze jest skojarzony z jednym
z następujących obiektów systemowych: Dokumentem, Rysunkiem, Korespondencją przychodzącą,
Korespondencją wychodzącą. Dla tych obiektów w menu dostępne są funkcje umożliwiające rejestrację
plików (przekopiowanie ich na serwer) ich tworzenie, przejmowanie, wydruk lub podgląd.
Wykonując jedną z dostępnych operacji system tworzy kopię pliku na stacji lokalnej (Download),
pozostawiając oryginał na serwerze. Dzięki temu, w przypadku przerwania połączenia lub skasowania
wypożyczonego pliku zawsze będzie można ponownie sięgnąć do oryginału przechowywanego na
serwerze.
Podgląd pliku
Podgląd plików w systemie Logotec DDM9000® Web Edition może być zrealizowany przy użyciu:
SSV Generator (tzw. View Server) – funkcja: Podgląd poprzez View Server
lokalnie zainstalowanej przeglądarki (np. DDM Quick View) – funkcja: Podgląd dokumentu
___________________________________________________________________________________________________
125
Uwaga: Do obsługi plików wymagana jest instalacja lokalnego komponentu i poprawna
konfiguracja przeglądarki internetowej.
View Server to aplikacja służąca do szybkiego podglądu wielu rodzajów plików poprzez Internet z
wykorzystaniem przeglądarki internetowej. Jego zaletą jest możliwość podglądu plików bez
konieczności posiadania zainstalowanych aplikacji umożliwiających podgląd pliku.
Drugą zaletą View Servera jest szybkość, z jaką można wykonać podgląd pliku. Pliki przygotowane
przez tzw. WordProcessor np. MS Word, txt, są konwertowane do plików HTML. Pozostałe pliki są
konwertowane do formatu gif. Dzięki temu zmniejsza się wielkość pliku i download trwa krócej.
Obsługa View Server
Po wywołaniu funkcji Podgląd przez View Server, system wykonuje konwersję pliku na jeden
z formatów internetowych (HTML, GIF). Tak przekonwertowany plik jest ściągany i prezentowany
w oknie przeglądarki internetowej.
Rys. 79 Podgląd pliku typu MS Word
W otwartym oknie, na pasku menu dostępne są dwie funkcje ukryte pod przyciskami:
wydrukowanie podglądu wykorzystując lokalną drukarkę
otwarcie pliku w aplikacji MS Word (aplikacji, w której plik został utworzony).
W przypadku podglądu pliku, który jest konwertowany do formatu gif na pasku menu dostępne są
dodatkowe funkcje tj.
obrót do kąta 0
obrót do kąta 180
obrót do kąta 90
obrót do kąta 270o
pomniejszenie podglądu
___________________________________________________________________________________________________
126
powiększenie zaznaczonego fragmentu (przed wywołaniem tej funkcji należy zaznaczyć obszar, który ma być
powiększony).
przesunięcie w lewo powiększenia
przesuniecie w prawo powiększenia
przesunięcie w górę powiększenia
przesunięcie w dół powiększenia
Większe pliki graficzne (np. zeskanowany dokument wielostronicowy, rysunki CAD) zostają podzielone
na strony. W oknie przeglądarki prezentowana jest pierwsza strona. Liczba stron, na które plik został
podzielony wyświetlana jest na pasku menu.
Prezentacja kolejnych stron pliku realizowane jest przy pomocy następujących przycisków:
pierwsza strona
poprzednia strona
następna strona
ostatnia strona
zakres stron jakie mają być doładowane
doładowanie stron określonych w zakresie
kolejne strony pliku
Wypożyczenie
W celu modyfikacji pliku (jego edycji) należy wypożyczyć go z serwera – funkcja: Wypożyczenie +
otwarcie. Plik jest kopiowany na stację lokalną, a w bazie zakładana jest blokada uniemożliwiająca
wypożyczenie tego pliku innym użytkownikom systemu.
Gdy plik zostanie przekopiowany, wówczas otwierana jest aplikacja, w której został on utworzony.
Zmiany wypożyczonych plików zapisywane są w kopii lokalnej. Dlatego podczas modyfikacji pliku nie
jest wymagane połączenie z Internetem. Przez ten czas inni użytkownicy będą mogli korzystać z pliku
pozostawionego na serwerze (bez możliwości jego wypożyczenia i edycji). Po zakończeniu edycji pliku,
w celu jego podmiany na serwerze, należy dokonać zwrotu pliku.
Listę wypożyczonych plików można uzyskać po kliknięciu na przycisk: Wypożyczone pliki znajdujący
się pod drzewem nawigatora.
___________________________________________________________________________________________________
127
Rys. 80 Lista wypożyczonych plików
Na pasku menu otwartego okna dostępne są funkcje umożliwiające:
Zwolnienie blokady dostępu do pliku, bez jego podmiany, tzn. lokalna kopia nie zostanie
przekopiowana na serwer plików – funkcja Anulacja wypożyczenia
Zastąpić plik na serwerze kopią lokalną (zmodyfikowaną) – funkcja Zwróć plik
Podmienić na serwerze wszystkie wypożyczone pliki ich kopiami lokalnymi – funkcja Zwróć
wszystkie pliki
Skasować wszystkie zapisane pliki lokalnie– funkcją skasuj pliki lokalne
Uwaga: Inną możliwością ściągnięcia pliku z serwera jest jego wypożyczenie, z prawami tylko do
odczytu – funkcja Otwórz dokument (readonly). Po jej wywołaniu, tak samo jak w przypadku
Wypożyczenia + otwarcia, wywołany jest Download pliku z serwera na stację lokalną i plik ten jest
otwarty w aplikacji, w jakiej został utworzony. Może on być modyfikowany i zapisany na stacji
lokalnej, ale nie będzie można go zwrócić (podmienić oryginału pozostawionego na serwerze).
Uwaga: System automatycznie sygnalizuje użytkownikowi o wszystkich wypożyczonych
dokumentach w trakcie logowania oraz wylogowania z systemu.
___________________________________________________________________________________________________
128
Zamknięcie + zwrot pliku / anulacja wypożyczenia
Po wypożyczeniu pliku wszelkie zmiany w nim poczynione są zapisywane w jego kopii lokalnej. Aby na
serwerze podmienić oryginał kopią lokalną, należy wywołać funkcję zamknięcie + zwrot
z menu głównego dokumentu ( wybieramy tą opcję w momencie otwartego pliku na dysku lokalnym system pyta nas wtedy czy zapisać zmiany przed zamknięciem i zwrotem dokumentu na
serwer. Akceptując komunikat, dokument zostanie automatycznie zwrócony do centralnej bazy
dokumentów), lub wybierając funkcję Zwróć plik z poziomu okna wypożyczone pliki.
Zwracając plik, oryginał pozostawiony na serwerze zostanie podmieniony kopią z dysku lokalnego.
Uwaga: Zwrotu pliku można dokonać tylko ze stacji, na której znajduje się kopia lokalna
wypożyczonego pliku. Funkcja ta nie jest dostępna dla plików, które zostały wypożyczone
z prawami tylko do odczytu.
W przypadku, gdy kopia lokalna pliku uległa zniszczeniu (zagubieniu), albo użytkownik zrezygnował z
podmiany plików, można anulować wypożyczenie – funkcja Anulacja wypożyczenia. Wówczas
oryginał pozostawiony na serwerze zostanie odblokowany.
Rejestracja / tworzenie plików
Plik w systemie jest powiązany z obiektem systemu. Dlatego zanim zostanie przekopiowany na serwer,
należy wybrać (wprowadzić do systemu) obiekt, z którym będzie związany, np. Dokument, Rysunek.
Chcąc podłączyć plik do zarejestrowanego Dokumentu, należy z menu wybrać funkcję
Edycja/rejestracja pliku. Po jej wywołaniu zostanie otwarte następujące okno:
Rys. 81 Okno rejestracji pliku
W oknie tym należy wskazać aplikację pliku – Rodz. dok.. Gdy plik, który chcemy podłączyć
do rejestrowanego dokumentu został już wcześniej przygotowany i zapisany na dysku lokalnym,
wystarczy kliknąć na przycisk Explorer (patrz: Rejestracja dokumentu z dysku lokalnego str. 55).
Po kliknięciu na tym przycisku obok pola Nazwa pliku zostanie wyświetlony przycisk Browse...
przy pomocy którego możemy wywołać okno i wskazać nowy plik, który ma zostać podłączony,
i przekopiowany na serwer.
Uwaga: W przypadku podpinania załączników do poczty mamy do czynienia z funkcją Stwórz
nowy załącznik.. Ponadto, jako typ pliku dla załącznika korespondencji oprócz lokalnych
zasobów plikowych, można wskazać obiekty, które zawierają pliki, np. Dokumenty systemowe,
Rysunki, Segregatory. Wówczas w polu Nazwa pliku należy podać nr takiego obiektu.
___________________________________________________________________________________________________
129
Rys. 82 Okno dołączania załączników
W przypadku gdy Rodzaj załącznika to: Dokument syst., Rysunek PDM, Segreg./Projekt - dwuklik na
polu Identyfikator załącznika spowoduje wyświetlenie okna dialogowego strony sieci Web, przy
którego pomocy możemy znaleźć i precyzyjnie wybrać szukany obiekt.
Rys. 83 Okno szukania i selekcji pliku załącznika
Rys. 84 Okno podłączania załącznika – Segregatora/Projektu
W przypadku, gdy jako załącznik korespondencji chcemy podłączyć dokument systemowy, należy
wskazać ten typ dokumentu jako Rodzaj załącznika, nastepnie podać Identyfikator załącznika a po
odnalezieniu pliku systemowego, podać Wersję oraz Rozdział tego dokumentu, i kliknąć przycisk OK.
Rys. 85 Okno podłączania załącznika – Dokumentu Systemowego
___________________________________________________________________________________________________
130
W przypadku, gdy dopiero mamy zamiar przystąpić do tworzenia pliku dla zarejestrowanego
dokumentu, po wskazaniu aplikacji w jakiej ma zostać utworzony plik, należy kliknąć na przycisk Nowy
plik.
Tworząc nowy plik można wskazać szablon (wzorzec dokumentu), w którym dany plik ma zostać
utworzony (jeżeli nie chcemy skorzystać z szablonu, należy w otwartym oknie wskazać pusty wiersz).
Rys. 86 Okno wyboru szablonu dla tworzonego pliku
Potwierdzając wybór szablonu przyciskiem OK na serwerze powstanie plik, który będzie można
edytować wywołując funkcję z menu: Wypożyczenie + otwarcie dokumentu.
W przypadku tworzenia nowej korespondencji można korzystac z szablonów. Służy do tego przycisk
Wstaw szablon umieszczony u dołu formularza przygotowania korespondencji.
Rys. 87 Okno wyboru szablonu dla tworzonej poczty
___________________________________________________________________________________________________
131
Skopiowanie pliku dokumentu / załącznika
W celu skopiowania pliku dokumentu z centralnej bazy dokumentów na dysk lokalny, należy z menu
głównego dokumenty wybrać opcje „skopiowanie pliku dokumentu”.
Aby skopiować plik załącznika, wywołujemy funkcje „kopiuj plik załącznika” z menu korespondencji
przychodzącej lub wychodzącej.
Na wywołanym oknie wybieramy katalog, do którego chcemy skopiować plik.
Rys. 88 Okno dialogowe - kopiowanie pliku
Po wybraniu przycisku ok, plik zostanie skopiowany.
Skanowanie
Bardzo często wprowadzanie napływających dokumentów do systemu odbywa się przez
ich skanowanie. Jest to możliwe tylko na stanowiskach obsługujących skaner.
Wprowadzenie do systemu dokumentów otrzymanych w postaci papierowej rozpoczyna się
od zarejestrowania dokumentu w systemie (w polu: „Typ pliku” wprowadzamy wartość: Zeskanowany).
Zalecane jest, aby na dokumencie papierowym wpisać numer nadany przez system, a dokument
przechowywać w archiwum papierowym według numeracji systemu (ułatwi to późniejszą lokalizację
oryginału papierowego).
Po dokonaniu rejestracji należy włożyć skanowany dokument do podajnika skanera. Aplikację
skanującą i sam proces skanowania system uruchamia automatycznie, po wybraniu przez użytkownika
funkcji: Skanowanie.
Po zakończeniu procesu skanowania, aplikację skanującą należy zamknąć przy pomocy funkcji:
Zamknij aplikację skanującą
___________________________________________________________________________________________________
132
Pictogram generator
Piktogram Generator służy do generowania bitmap podglądu dla dokumentów, dostępnych
w programie na formularzach dokumentów.
Rys. 89 Miniaturowa bitmapa na formularzu dokumentu generowana przez piktogram generator
Obok piktogramu umieszczana jest ikonka dostępu do galerii piktogramów. Galeria pozwala na
przegląd wszystkich dokumentów wg aktywnego filtra oraz na podgląd „dużych” bitmap.
___________________________________________________________________________________________________
133
Rys. 90 Galeria bitmap i duża bitmapa generowana przez piktogram generator
5.7
Adresowanie korespondencji
Przed przystąpieniem do adresowania korespondencji należy wskazać rodzaj adresata (zewnętrzny
albo wewnętrzny). W zależności od rodzaju adresata w polu: „Ident. Adr.” należy wpisać identyfikator
adresu z kartoteki adresów zewnętrznych albo nazwę skrzynki pocztowej (oczywiście jeżeli je
pamiętamy).
Adresowanie korespondencji do adresata zewnętrznego
Aby wyszukać w bazie adresów zewnętrznych odpowiedni adres należy skorzystać z filtru (patrz.
Filtrowanie – str. 112). Po odszukaniu danych adresata, w otwartym formularzu adresów zewnętrznych,
należy kliknąć link Nr adr. tego adresu. Wówczas system powróci do formularza korespondencji
przepisując identyfikator adresu.
Na formularzu przygotowanej poczty, po kliknięciu na link Ident. Adr. wywołane zostanie okno, w
którym po zaznaczeniu opcji Zewnętrzne pojawi się okno dialogowe szukania adresu (rodzaj filtru).
___________________________________________________________________________________________________
134
Rys. 91 Okno szukania i wyboru adresata
Adresy wyświetlane są w formie: typ adresu, numer adresata, skrót adresu, osoba kontaktowa, e-mail
lub fax (dane pobierane są z formularza adresu zewnętrznego).
W tym oknie można stosujac znaki wieloznaczne np. „* ” polecić odszukanie adresu. Po odszukaniu
właściwego adresu i ewentualnym precyzyjnym wybraniu go z wyświetlonej listy, gdy adresów jest
więcej, i po nacisnięciu klawisza OK, numer tego adresu zostanie wpisany w pole adresu na formularzu
przygotowywanej poczty.
Można również z poziomu okna wyboru adresata, użyć opcji dodaj nowego adresata.
Po wyborze tej funkcji pojawi się okno dialogowe, które umożliwi nam stworzenie i dodanie nowego
adresu zewnętrznego, z możliwością przypisania osoby kontaktowej, lub pozwoli dodać osobę
kontaktową do instniejącego adresu. Działanie tej funkcji jest identyczne jak w przypadku tworzenia
nowego adresu na podstawie danych tymaczasowych w rozdziale adresy tymczasowe, na stronie 99.
Czwarty sposób adresowania korespondencji polega na odszukaniu adresu wprost w bazie adresów
zewnętrznych, i kliknięciu pola Nr adr.. Adres zostanie przepisany automatycznie do pola adresowego
formularza poczty.
Po wyznaczeniu adresata w korespondencji, system automatycznie uzupełni pole Rodz. adr. wpisując
wartość Zewnętrzny.
___________________________________________________________________________________________________
135
Rys. 92 Okno przygotowywanej korespondencji - wybór adresata
Uwaga: Jeżeli w kartotece adresów zewnętrznych nie znaleźliśmy adresu nadawcy, należy sprawdzić
poprawność wpisanych wartości w oknie filtrowym. Jeżeli nadawca nie jest zarejestrowany w bazie,
należy dodać do kartoteki jego adres bezpośrednio z poziomu adresów zewnętrzych, lub za pomocą
opcji Dodaj nowy adres na formularzu wyboru adresata. System nie pozwoli wysłać korespondencji
do adresata tymczasowego.
Lista osób kontaktowych jest ograniczona tylko do osób zarejestrowanych w systemie dla wybranego
adresu. Jeżeli osoba nie jest zarejestrowana, należy wcześniej wprowadzić jej dane do systemu
bezpośrednio z poziomu adresów zewnętrzych, lub z poziomu formularza wyboru adresata za pomocą
opcji Dodaj nowy adres.
Uwaga: Mechanizm przepisywania danych z jednego formularza na drugi jest także
wykorzystywany w innych miejscach systemu: np. w przypadku podpinania korespondencji
do sprawy. Zasada jest zawsze taka sama: klikamy na link przy polu, do którego wartość ma być
wstawiona (zostanie wywołany formularz obiektu, którego identyfikator ma zostać przepisany) i po
jego odszukaniu klikamy na link przy polu z numerem danego obiektu (numer ten zostanie
przepisany do formularza wyjściowego).
Adresowanie korespondencji do adresata wewnętrznego
Z adresowaniem korespondencji do adresata wewnętrznego spotykamy się w systemie w kilku
sytuacjach:
1. Przekazywanie, uruchamianie, delegowanie sprawy.
2. Przekazywanie korespondencji przychodzącej.
3. Wysyłanie, delegowanie korespondencji.
Podczas wykonywania jednej z tych czynności zostanie otwarte przedstawione poniżej okno, w którym
wyświetlana jest struktura organizacyjna firmy dostępna w kontenerze Adresy wewnętrzne.
___________________________________________________________________________________________________
136
Rys. 93 Okno adresowania korespondencji
Z prawej strony okna dostępne są dwie listy adresowe:
Adresat – lista osób, do których korespondencja ma zostać przekazana,
CC
– lista osób, do których ma zostać wysłane powiadomienie (typ korespondencji: „Do
wiadomości”).
Tworzenie list adresowych może być realizowane na kilka sposobów:
Wskazanie na drzewku nazwy skrzynki i kliknięcie na przycisk: „Włącz”,
Dwuklik na nazwie skrzynki,
Wskazanie poziomu decyzyjnego (na drzewku prezentowanego jako pion) i naciśnięcie
przycisku: „Włącz poziom”,
Kliknięcie na przycisk: „Włącz wszystko” – do wybranej listy zostaną wpisane wszystkie
skrzynki pocztowe włącznie z poufnymi (użytkownicy, którzy mają dwie skrzynki otrzymają
korespondencję „podwójnie),
Skorzystanie z rozdzielników.
Kasowanie skrzynki z listy odbywa się przez kliknięcie na niej prawym przyciskiem myszki.
Uwaga: Tylko w przypadku Mailingu i przekazywania korespondencji, dopuszczalne jest, aby w
liście Adresat było wiele skrzynek adresowych.
Łatwiejszą lokalizację skrzynki umożliwia wyszukiwanie. Pod przyciskiem Znajdź umieszczone jest pole,
w którym należy podać nazwisko, albo imię, albo nazwę skrzynki osoby, której poszukujemy.
Oczywiście, podobnie jak w oknie filtrującym, możemy wpisywać tylko fragmenty nazwy, jednak bez
potrzeby stawiania znaku globalnego „*” – gwiazdka jako uzupełnienia dalszego ciągu znaków.
Po kliknięciu na przycisk Znajdź zostanie wyświetlone okno z wynikiem wyszukiwania.
___________________________________________________________________________________________________
137
Rys. 94 Okno z wynikiem wyszukiwania
Po wskazaniu interesującej nas skrzynki i kliknięciu na przycisk OK, nazwa skrzynki zostanie
przepisana do wskazanej listy.
Z poziomu okna adresowania korespondencji, możliwe jest tworzenie list adresowych za pomocą
rozdzielników. Mamy możliwość przeglądania list zdefiniowanych w systemie rozdzielników dla adresów
wewnętrznych, jak również definiować nowe – rodzaju lista i zapytanie SQL.
Funkcja dodaj
rozdzielniki.
w oknie rozdzielniki, po uprzednim wyborze typu, pozwala zdefiniować własne
W oknie dialogowym dla rozdzielnika typu lista, w polu Nazwa rozdz. wpisujemy nazwę rozdzielnika, w
polu Opis rozdzielnika jego opis, a następnie w lewej części okna wybieramy wszystkie skrzynki
adresowe, które chcemy aby znalazły się w tworzonym rozdzielniku.
Rys. 95 Okno dialogowe dla rozdzielnika typu lista
___________________________________________________________________________________________________
138
W oknie dialogowym dla rozdzielnika zapytanie SQL, w polu Nazwa rozdz. wpisujemy nazwę rozdzielnika,
w polu Opis rozdzielnika jego opis, a następnie w górnej części okna definiujemy zapytanie SQL dla
skrzynek adresowych, które mają znaleźć się w tworzonym rozdzielniku (osobno dla adresatów
korespondencji i osobno do korespondencji typu do wiadomości).
Rys. 96 Okno dialogowe dla rozdzielnika typu zapytanie SQL
___________________________________________________________________________________________________
139
___________________________________________________________________________________________________
140
6
TERMINARZ
Terminarz służy do organizacji zarządzania terminami zdarzeń na poziomie użytkowników Systemu
DDM9000 Web Edition. Pozwala na pracę indywidualną i grupową, czyli organizowanie indywidualnych
lub wspólnych terminów. Uwzględnia terminy służbowe i prywatne.
Terminarz Systemu Logotec DDM9000® Web Edition umożliwia:
 organizowanie terminów osobistych lub grupowych,
 automatyczne powiadamianie o nowych terminach i ich modyfikacji przez osoby trzecie,
 przypominanie o mającym nastąpić terminie,
 rejestrację i prowadzenie zadań (spraw),
 wymianę danych o terminach z zewnętrznymi terminarzami,
 możliwość generowania terminów cyklicznych.
Okno terminarza
Okno terminarza podzielone jest na dwie części:
górna – konfiguracyjna, w której użytkownik ustala sposób i zakres wyświetlania danych w kalendarzu
terminów.
dolna – prezentacyjna, w której system wyświetla w układzie tabelarycznym kalendarz terminarza oraz
listę zadań (przy włączonej opcji: Zadania).
W lewym górnym rogu części konfiguracyjnej znajduje się kalendarzyk miesięczny, wraz z numerami
tygodnia dla każdego miesiąca. Za jego pomocą można ustalić dzień/tydzień (zależy od ustawienia
widoku kalendarza), z którego mają być prezentowane terminy na kalendarzu.
Rys. 97 Okno: Terminarz – część konfiguracyjna
Wybór dnia/tygodnia odbywa się poprzez kliknięcie na wybranym dniu w kalendarzyku miesięcznym.
Wybrany dzień jest oznaczony niebieskim tłem.
Dodatkowo na kalendarzu wyszczególniono następujące dni:
 Bieżącą datę – czerwone zakreślenie, na żółtym tle, ale w momencie wyboru innego dnia
w celu ustawieniu termiu. W przeciwnym wypadku bieżąca data oznaczona będzie niebieskim
tłem.
 Dni z wprowadzonymi terminami – pogrubienie.
Zmiana miesiąca odbywa się poprzez przyciski nawigacyjne
, pomiędzy którymi wyświetlana
jest nazwa prezentowanego miesiąca. Kliknięcie na numer roku powoduje pojawienie się przycisków
nawigacyjnych dla zmiany roku.
___________________________________________________________________________________________________
Rozdział 6 – Terminarz
W części konfiguracyjnej użytkownik może:
 ustalić datę (kalendarzyk miesięczny),
 ustalić skalę dokładności czasu z jaką ma być wyświetlany kalendarz terminarza (pole: Skala
czasu) – możliwe opcje co: 15, 30 min, lub 1 godz. W zależności jaka zostanie wybrana skala, z
taką dokładnością będą prezentowane terminy,
 ustalić widok kalendarza terminarza na dzienny lub tygodniowy (pole: Widok kalendarza),
 ustalić typ zasobu z listy rozwijalnej rodzaj zasobu (np. samochody, przedmioty,
pomieszczenia, osoby ), dla których terminy zostaną przedstawione w kalendarzu.
Przy wyborze rodzaju zasobu np. osoby, na liście pojawią się wszystkie osoby, dla których
terminy będą prezentowane w kalendarzu (aby zobaczyć terminarz pojedyńczej osoby, należy
zaznaczyć ją na liście. System automatycznie wygeneruje nam wszystkie terminy danej osoby
na bieżący tydzień lub dzień, w zależnści od ustalonego widoku kalendarza).
Przycisk: Dla mnie, ułatwia szybki powrót do prezentacji własnych terminów.
Lista zaznaczonych osób, dla których prezentowane są terminy wyświetlana jest również na
belce tytułowej okna terminarza.
W przypadku wyboru prezentacji terminarza dla grupy (większej liczby osób), należy:
 użyć standardowego zaznaczania z użyciem klawiszy:
CTRL – wybór pojedynczych osób
SHIFT – wybór blokiem
 w części konfiguracyjnej terminarza wybrać przycisk Grupa
Rys. 98 Okno dialogowe dla przycisku Grupa
Po wyborze funkcji Grupa otworzy się okno dialogowe, w którym mamy możliwość wyboru osoby
lub innych danych zdefiniowanych w rodzajach zasobu systemu, dla których chcemy wyświetlić
terminy w kalendarzu (w tym celu możemy użyć przycisków włącz, lub włącz poziom).
___________________________________________________________________________________________________
142
Osobę, lub dane z listy Termin dla: możemy usunąć prawym przyciskiem myszy.
 włączyć (wyłączyć) prezentację listy zadań,
 Włączyć/wyłączyć ograniczenie terminarza do czasu pracy.
Uwaga: Konfiguracja godzin pracy dla poszczególnych użytkowników systemu dostępna jest tylko dla
administratora .
W wolnej przestrzeni, pomiędzy kalendarzykiem miesięcznym a polami konfiguracyjnymi, wyświetlany
jest opis terminu, na który wskazuje kursor myszki w części prezentacyjnej.
W części prezentacyjnej wyświetlany jest, w postaci tabelarycznej, kalendarz terminarza. Jego widok
zależy od ustawień w części konfiguracyjnej.
Rys. 99 Okno: Terminarz – część prezentacyjna
Obiekty w terminarzu mogą być oznaczone jako:
dwie główki (multitermin), co oznacza, że jest to termin wyznaczony dla grupy (większej liczy
osób)
główka, co oznacza, że jest to termin narzucony dla jednej osoby, widziany przez osoby drugie
książka (na białym tle) oznacza, że jest to termin wyznaczony dla jednej osoby, widziany
w systemie użytkownika, dla którego termin został ustawiony
książka (na zielonym tle) oznacza, że jest to wstępny termin wyznaczony dla jednej osoby
(wszystkie obiekty na zielonym tle oznaczają terminy wstępne)
krzyżyk oznacza, że jest to prywatny termin wyznaczony dla jednej osoby
Uwaga: Możliwe jest kolorowanie wybranych dni w terminarzu - opcja dostępna jest tylko dla
administratora .
W przypadku zaznaczenia opcji: Zadania ( więcej na temat Zadania str. 150), dodatkowo pojawi się lista
własnych zadań, a prezentowany terminarz zostanie pomniejszony i dostosowany do rozmiarów okna.
W przypadku samodzielnej zmiany szerokości okna terminarza, autodopasowanie kalendarza może nie
przynieść oczekiwanych efektów. Wówczas, w celu odświeżenia widoku, należy kliknąć na przycisk:
Odśwież, znajdujący się nad kalendarzykiem miesięcznym.
___________________________________________________________________________________________________
143
Raporty z pozycji terminarza
Funkcja raport z menu głównego dziennika korespondencji, umożliwia wygenerowanie raportu dla
pozycji terminarza.
Po wybraniu tej funkcji pojawi się okno dialogowe, w którym użytkownik zostanie poproszony
o wprowadzenie parametrów – okresu czasu (dla szybszego wyznaczenia okresu, przyciski od.. do..
wyświetlają kalendarzyk z możliwością wyboru dowolnego dnia, miesiąca i roku).
Rys. 100 Okno dialogowe – parametry raportu
Po wyznaczeniu interesującego nas okresu, system wygeneruje odpowiedni raport.
Rys. 101 Okno Raportu – wydruk pozycji terminarza
Węcej na temat raportów czytaj na str. 171
___________________________________________________________________________________________________
144
6.1
Terminy
Aby ułatwić użytkownikowi lokalizację, wśród założonych terminów, na kalendarzyku miesięcznym
wyróżniono pogrubieniem dni, w których wprowadzone zostały terminy. Blok terminu wraz z opisem
prezentowany jest w dolnej części prezentacyjnej.
Należy pamiętać o tym, iż prezentowane są terminy osoby, lub osób, zaznaczonych na liście
znajdującej się w górnej części okna terminarza, i obejmują dzień, lub tydzień, wskazany na
kalendarzyku miesięcznym.
Założone terminy prezentowane są w kalendarzu jako bloki, w których znajduje się opis. Może się
zdarzyć, iż nie wszystkie informacje mieszczą się w bloku terminu. Zdarza się to często, gdy
prezentujemy kalendarz terminarza dla grupy osób. W takim przypadku, aby zapoznać się z całym
opisem możemy:
 naprowadzić kursor myszki na blok terminu, a jego opis wyświetlony zostanie w wolnej
przestrzeni części konfiguracyjnej (pomiędzy kalendarzykiem miesięcznym a polami
konfiguracyjnymi),
 edytować termin.
Uwaga: Opisy terminów nie muszą być widoczne dla wszystkich użytkowników. Prawa do
terminarza innych użytkowników nadaje administrator systemu.
Opis terminu składa się z:
 Nazwy osoby, której dotyczy termin – w przypadku terminów własnych informacja nie jest
wyświetlana,
 Opisu poczynionego przez osobę,
 Gdzie – lokalizacja realizacji terminu, o ile była podana,
 Kiedy – czas rozpoczęcia terminu,
 Czas – czas trwania terminu,
 Dodatkowe informacje: czy jest to Termin wstępny oraz czy są dodatkowe notatki (dodatkowe
notatki nie są prezentowane w opisie, Aby do nich dotrzeć należy edytować termin – patrz.
Edycja terminu).
Założenie terminu
Aby założyć termin dla osoby lub grupy osób należy odpowiednio wcześniej wybrać osobę lub osoby na
liście współpracowników w części konfiguracyjnej – patrz Terminarz str. 143 (dodatkowo można zmienić
skalę czasu). Dla jakiej osoby/osób mamy prezentowany terminarz, widzimy na pasku tytułowowym
okna terminarza.
Zakładanie nowego terminu odbywa się poprzez wskazanie na kalendarzu terminarza przedziału
czasowego. Przedział czasowy zaznacza się przeciągając kursorem myszki z naciśniętym lewym
przyciskiem. Jeżeli mamy problem z zaznaczeniem przedziału czasu, wystarczy kliknąć w dowolne
miejsce na kalendarzu. Należy wówczas pamiętać o prawidłowym podaniu początku i końca
wprowadzanego terminu.
Klikniecie na kalendarzu wywołuje dodatkowy formularz: Dodanie terminu dla ...(w miejsce kropek
wpisywana jest osoba lub liczba osób, dla których wstawiany jest termin). W oknie tym należy:
___________________________________________________________________________________________________
145
 Podać początek i koniec terminu z ustaleniem
godzin,
Pomocne może się okazać wywołanie kalendarzyka.
Zaznaczając opcję: Cały dzień, wówczas godzina
rozpoczęcia będzie 0.00 a zakończenia 23.59.
 Określić priorytet,
 Dokonać krótkiego opisu – jeżeli chcemy
umieścić dłuższy opis należy przejść na
zakładkę: Notatki,
 Wskazać miejsce,
 Włączyć/wyłączyć przypomnienie,
Zaznaczając
opcję:
Przypomnienie,
wyświetlone zostaną pola, w których określa
się, na ile wcześniej użytkownik ma być
powiadomiony,
 Oznaczyć rodzaj terminu,
Termin prywatny jest dostępny tylko dla
własnego terminarza.
Rys. 102 Okno – Dodawanie terminu
 Włączyć/wyłączyć wysłanie powiadomienia o terminie.
Zaznaczając opcję: Edycja treści zawiadomienia, użytkownik może samodzielnie redagować jego treść.
Zakładanie terminu, odbywa się również za pomocą przycisku CYKL w oknie dodawania terminu.
Rys. 103 Okno dialogowe dodania terminu cyklicznego
W oknie dialogowym schemat terminu cyklicznego mamy możliwość ustawienia wzorca, oraz zakresu
tworzonego cyklu.
Dla wzorca cyklu, mechanizm generowania terminów może być:
 Dzienny (czyli powtarzany co n dni)
___________________________________________________________________________________________________
146



Tygodniowy (powtarzany co n tygodni)
Miesięczny (powtarzany co n miesięcy)
Roczny ( powtarzany co n lat)
Zakres cyklu ustawiamy wyznaczając konkretną datę, lub wpisując koniec cyklu po n wystąpieniach.
Po wygenerowaniu cyklu, w części prezentacyjnej kalendarza, w wybranych okresach pojawi się opis
terminu.
Uwaga: Nie ma możliwości edytowania wzorca, oraz zakresu terminów cyklicznych, można jedynie
taki termin usunąć i utworzyć na nowo.
Po założeniu termiu dla wybranej osoby lub osób, system automatycznie wyświetli onko edycja
powiadomienia, w którym znajdą się informacje typu: kto ustawił termin, którego dnia, początek
i koniec terminu, priorytet, oraz opis. Jest również funkcja określająca termin i datę przypomnienia.
Czytaj również : Powiadomienie o terminach str. 148
Rys. 104 Okno dialogowe edycji powiadomienia
Uwaga: Możliwość zakładania terminów innym osobom może być zablokowana dla niektórych
użytkowników lub ograniczona tylko do terminów wstępnych. Prawa do terminarza innych
użytkowników nadaje administrator systemu.
Edycja i kasowanie terminu
Zmiana czasu terminu, jego modyfikacja lub usunięcie, jest możliwe tylko poprzez edycję terminu.
Edycja terminu jest także niezbędna, gdy chcemy zapoznać się z notatkami, lub sprawdzić, kto założył
lub, jako ostatni, dokonał modyfikacji.
___________________________________________________________________________________________________
147
Edycja terminu jest wywoływana automatycznie po kliknięciu na jego blok. Edycja dokonywana jest przy
pomocy identycznego okna, jak w przypadku zakładania terminu, z tą różnicą, iż dodatkowo
umieszczony jest przycisk: Kasuj.
W momencie edycji terminu cyklicznego system pyta nas, czy zapisać zmiany dla wszystkich terminów
w tym cyklu, czy tylko dla wybranego.
6.2
Powiadomienie o terminach
Powiadomienia o terminach są realizowane na dwa sposoby. Pierwszy to powiadomienie przesyłane
korespondencją systemową, informującą użytkownika o założeniu, modyfikacji, lub skasowaniu terminu
z jego terminarza.
Jest ono opcjonalne i może być wyłączone przez użytkownika. Poczta powiadamiająca jest przesyłana
tylko wtedy, gdy użytkownik nie odznaczy opcji: Zawiadom, znajdującej się na formatce dodawania
terminu lub jego edycji. Treść powiadomienia też może być różna. Zaznaczając opcję: Edytuj treść
zawiadomienia, można całkowicie zmienić jego treść. Poniższy rysunek przedstawia powiadomienie
generowane automatyczne przez system.
Rys. 105 Korespondencja przychodząca – Powiadomienie o nowym terminie
___________________________________________________________________________________________________
148
Drugim sposobem poinformowania użytkownika o terminie jest ustawienie czasu przypomnienia o
nadchodzącym terminie. Przypomnienie jest wyświetlane na ekranie monitora podczas pracy systemu
na określony czas przed terminem, za pomocą okna dialogowego:
Powiadomienie o zbliżających się terminach.
Rys. 106 Okno: Powiadomienie o zbliżających się terminach
Powiadomienie jest wyświetlane na ekranie dopóki użytkownik:
Potwierdzi przyjęcie informacji – System nie będzie ponownie przypominał o terminie
Zamknie okno powiadomienia – System ponownie będzie wyświetlał okno
powiadomienia z częstotliwością ustaloną przez administratora.
Przełoży powiadomienie na inny termin – System wyświetli ponownie powiadomienie po
określonym czasie
Można też zamknąć system i udawać, że o niczym nie wiemy.
Ponadto użytkownik może szybko wyświetlić termin wykorzystując przycisk
.
___________________________________________________________________________________________________
149
6.3
Zadania
Zadanie w rozumieniu Systemu Logotec DDM9000® Web Edition to sprawa oznaczona jako zadanie
(zakładka: Zadanie, na formularzu spraw).
W celu lepszej organizacji terminów (czasu pracy), użytkownik może włączyć wyświetlanie zadań
w oknie terminarza.
Wymaga to zaznaczenia opcji: Zadania, znajdującej się w części konfiguracyjnej okna terminarza (pod
listą współpracowników). Lista zadań zostanie wyświetlona z prawej strony części prezentacyjnej, a
kalendarz terminarza zostanie pomniejszony.
Standardowo wyświetlana lista zadań ograniczona jest do zadań
aktywnych (w toku) w wybranym dniu lub tygodniu. Ustawienie to
można zmienić na wyświetlenie wszystkich zadań w danym
dniu/tygodniu lub wszystkich zadań aktywnych.
Z listy zadań użytkownik może odczytać stan (aktywne / nieaktywne) i
temat zadania. Stany zadań można odróżnić poprzez oznaczenie z
lewej strony. I tak:
zadanie aktywne
zadanie nieaktywne – zamknięte
zadanie nieaktywne – unieważnione
Dodatkowo (pod oznaczeniem stanu zadania), system wyświetla
ostrzeżenie o jego terminie. I tak:
? – dla zadania nie określono terminu
! – przekroczony termin realizacji zadania
Jeżeli nie ma żadnego znacznika, oznacza to, że nie przekroczono
określonego terminu końca zadania.
Rys. 107 Lista zadań
W dolnej części listy zadań wyświetlane są dodatkowe informacje o wybranym zadaniu.
Jest to nr zadania (sprawy), informacja (pole Info z formatki sprawy) i termin (pola od, do z zakładki:
Zadania).
Zadania wybieramy:
o albo bezpośrednio z listy, klikając na nim,
o albo korzystając z przycisków nawigacyjnych znajdujących się na dole listy.
Uwaga: Zadania, które nie mają określonego terminu, będą wyświetlane niezależnie od
ustalonego dnia lub tygodnia. Lista zadań może być wyświetlana tylko dla jednego użytkownika.
W przypadku, gdy w części konfiguracyjnej będzie zaznaczone kilka osób, lista zadań będzie
pusta.
Rejestracja zadania
Dodać nowe zadanie można na dwa sposoby. Pierwszy sposób to rejestracja nowej sprawy (opisane w
rozdziale: Zarządzanie sprawami). Należy jednak pamiętać o zaznaczeniu rejestrowanej sprawy jako
zadanie, przez zaznaczenie opcji: zadanie, znajdującej się na zakładce: Zadanie formatki Spraw.
___________________________________________________________________________________________________
150
Drugi sposób jest o wiele prostszy i szybszy.
Nad listą spraw znajduje się przycisk: Nowe. Kliknięcie na tym przycisku wywoła formatkę:
Nowe zadanie.
Rys. 108 Okno: Nowe zadanie
System automatycznie zarejestruje sprawę oznaczoną jako zadanie z terminami określonymi w polach:
od, do (przy wprowadzeniu daty w tych polach możemy posłużyć się kalendarzykiem wywoływanym
przez dwuklik).
Uwaga: Nowo zarejestrowane zadanie może nie być widoczne na liście zadań. Zależy to od terminu
zarejestrowanego zadania oraz parametru wyświetlającego listę zadań. Przykładowo, gdy na
kalendarzu prezentowany jest obecny tydzień a parametr listy zadań to: Aktywne w dniu/tygodniu, to
zadanie, które ma rozpocząć się w przyszłym tygodniu, nie będzie widoczne. Aby zostało wyświetlone
na liście, należy wybrać parametr: Wszystkie aktywne.
Sprawa zarejestrowana drugim sposobem będzie kategorii: Ogólna na etapie: Inne. Jeżeli użytkownik
chce zarejestrować zadanie (sprawę) innej kategorii, należy posłużyć się pierwszym sposobem, tzn.:
zarejestrować sprawę o wybranej kategorii w module sprawy,
uruchomić sprawę przez wprowadzenie w polu: Prowadzący, identyfikatora swojej skrzynki
pocztowej,
na zakładce: Zadanie, zaznaczyć opcję i określić terminy zadania.
Edycja zadania
Tak to już bywa, iż wczorajsze notatki, dzisiaj chcemy poprawić, a terminy tych najciekawszych zadań
stale są odkładane na później. Niestety bezpośrednio na liście zadań nie możemy ich modyfikować.
W celu zmiany opisu, terminu lub dodania notatek należy odszukać zadanie (sprawę) i edytować
formularz sprawy.
W tym celu można posłużyć się przyciskiem nad listą zadań: Znajdź. Należy jednak pamiętać, że przed
jego użyciem należy wskazać właściwe zadanie na liście.
Innym sposobem dotarcia do zadań jest odszukanie sprawy w kontenerze Sprawy (zadania aktywne –
to sprawy w toku lub zarejestrowane, a nieaktywne – to sprawy zamknięte lub unieważnione).
Odszukanie formatki to dopiero połowa sukcesu. Standardowo formatka sprawy jest zablokowana do
edycji. Jedynie po dwukliku na żółtym polu, można wprowadzać notatki. W celu odblokowania innych
pól formatki Sprawy, należy ją edytować (funkcja: Edytuj sprawę).
___________________________________________________________________________________________________
151
Zamknięcie zadania
Gdy już uporamy się z wszystkimi problemami prowadzonego przez nas zadania i dobrniemy do końca,
można je zamknąć. Przestanie wtedy być wyświetlane na liście aktywnych zadań.
Zamknięcia zadania można dokonać na dwa sposoby:
Pierwszy z nich to zamknięcie sprawy. Wymaga jednak zlokalizowania sprawy i wywołania dla niej
odpowiedniej funkcji. Drugi sposób jest o wiele prostszy i szybszy. Na liście przy każdym zadaniu
(z prawej strony) umieszczony jest przycisk:
załatwione.
. Używając go, zamienimy zadanie aktywne na
Inne operacje z zadaniami
Każdy z nas nie raz już odczuł na własnej skórze, iż rzeczywistość nie jest tak piękna i nie każde
zadanie, które prowadzimy jesteśmy w stanie zrealizować do końca, czy też okazało się, że nasze plany
spaliły na panewce, a zadanie stało się nieważne.
Tak samo jak sprawę, zadanie możemy:
Unieważnić,
Reaktywować,
Przekazać,
Oddelegować.
Operacje te są dostępne tylko przez funkcje modułu: Sprawy. Dlatego chcąc wykonać jedną z nich,
należy wyświetlić formatkę Sprawy (zadania), a następnie wywołać odpowiednią funkcję.
Uwaga: Funkcja: Odłóż sprawę na później, nie zmienia terminu zakończenia zadania.
___________________________________________________________________________________________________
152
7
JAK TO ZROBIĆ?
Rozdział ten pomoże wykonać podstawowe czynności. Można go też potraktować jako podręczną ściągę
podczas pracy w systemie. Szerszy opis zawartych tutaj czynności można znaleźć w innej części
dokumentacji.
7.1
Kontener DOKUMENTY
Jak zarejestrować w centralnej bazie dokumentów papierowy dokument?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Otwórz stronę Dokumenty i przejdź na widok formularz.
Przejdź do edycji nowego rekordu (przycisk „Dodaj”).
W polu Nazwa wpisz tytuł rejestrowanego dokumentu.
W polu Typ pliku wybierz z listy opcję Dokument na papierze.
W polu Info wpisz dodatkowe informacje (np. miejsce przechowywania oryginału).
Zapisz rekord (przycisk „Zapisz”).
Przez pojęcie „dokument na papierze” rozumiemy np. branżowy spis firm lub inną tego typu publikację,
której nie sposób zeskanować w całości. Pomimo iż takich dokumentów nie przetwarza się na postać
elektroniczną (poprzez skanowanie) to jednak informacje o ich istnieniu oraz miejscu przechowywania
są rejestrowane w centralnej bazie dokumentów w postaci samego opisu dokumentu. Dzięki takiemu
podejściu centralna baza dokumentów jest kompletną skarbnicą wiedzy i szczelnym rejestrem
wszystkich dokumentów przechowywanych w firmie.
Jak utworzyć dokument w konkretnej aplikacji (np. edytorze tekstów MS Word)?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
W polu Typ pliku wybierz z listy właściwą aplikację (np. MS Word)
Przejdź do edycji pliku dokumentu, poprzez zastosowanie polecenia: Wypożycz i otwórz
dokument..7
7. Zapisz wprowadzone zmiany i użyj funkcji „ zamknij i zwróć” dokument, z poziomu menu głównego
dokumenty.8
Jak utworzyć dokument przy wykorzystaniu szablonu?
1.
2.
3.
4.
W polu Typ pliku wybierz z listy stosowną aplikację (np. MS Excell).
Uwaga: Czynność ta wymaga obecności na lokalnej stacji poprawnie zainstalowanego lokalnego komponentu wraz z aktualną konfiguracją. W momencie
pierwszego użycia polecenia wypożyczenia dokumentu na serwerze plików powstaje oryginał pliku dokumentu. Natomiast lokalny komponent umożliwia ściągnięcie
(tzw. Download) kopii pliku dokumentu (oryginał zawsze pozostaje na serwerze plików) a następnie zapewnia prawidłową komunikacją z inną aplikacją np. lokalną
kopię dokumentu otwiera pod edytorem tekstu MS Word umożliwiając tym samym edycję pliku.
8 Zwrot pliku dokumentu analogicznie jak jego wypożyczenie i otwarcie wiąże się z wykorzystaniem lokalnego komponentu. Zwrot dokumentu powoduje fizyczne
zastąpienie oryginału pliku dokumentu, (który znajduje się na serwerze plików) lokalnie wypożyczoną kopią. Z tego względu operacji tej nie można cofnąć. Można
natomiast zamiast zwrotu dokumentu anulować wypożyczenie, co spowoduje, że oryginał przechowywany na serwerze plików pozostanie nie zmieniony.
7
___________________________________________________________________________________________________
Rozdział 7 – Jak to zrobić
5. W polu Rodzaj dokumentu wybierz z listy odpowiedni szablon przeznaczony dla wybranej przed
chwilą aplikacji (np. faktura).
6. Zapisz rekord (przycisk „Zapisz”).
7. Przejdź do edycji pliku dokumentu, poprzez zastosowanie polecenia: Wypożycz i otwórz
dokument.
8. Zapisz wprowadzone zmiany i użyj funkcji „ zamknij i zwróć” dokument, z poziomu menu głównego
dokumenty.
Jak zarejestrować w centralnej bazie dokumentów lokalny plik dokumentu?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
W polu Uwagi możesz wpisać dodatkowe informacje.
Z menu rozwijalnego użyj polecenia: „Edytuj / Zarejestruj plik”.
Wskaż plik, oraz typ pliku dokumentu, który chcesz zarejestrować w centralnej bazie dokumentów.
Jak utworzyć kolejny rozdział dokumentu?
1.
2.
3.
4.
5.
Odszukaj dokument, do którego chcesz dodać kolejny rozdział.
Z menu rozwijalnego użyj polecenia: „Nowy rozdział”.
W oknie dialogowym wybierz numer rozdziału (dzięki temu można dowolnie ustawiać ich kolejność).
Opisz nową formatkę dokumentu i zapisz zmiany.
Jak oznaczyć dokument w celu jego kontroli?
1.
2.
3.
4.
Odszukaj dokument, który chcesz oznaczyć.
Użyj polecenia: „Zmiana stanu dokumentu”.
W oknie dialogowym wybierz stan: DO KONTROLI i potwierdź swój wybór.
Jak zatwierdzić dokument?
1.
2.
3.
4.
Odszukaj dokument, który chcesz zatwierdzić.
Użyj polecenia: „Zmiana stan dokumentu”.
W oknie dialogowym wybierz stan: ZATWIERDZONY. Od tego momentu zatwierdzona wersja
dokumentu jest zabezpieczona przed modyfikacjami.
Jak otworzyć zatwierdzony dokument?
1. Otwórz stronę Dokumenty i przejdź na widok formularz.
2. Odszukaj dokument, który chcesz otworzyć.
3. Użyj polecenia: „Otwarcie dokumentu (readonly)”.
Jak najszybciej podejrzeć zawartość pliku dokumentu?
1. Otwórz stronę Dokumenty i przejdź na widok formularz.
2. Odszukaj dokument, który chcesz podejrzeć.
3. Użyj polecenia: „Podgląd poprzez View Server”
___________________________________________________________________________________________________
154
W ten sposób można podejrzeć zawartość pliku dokumentu, nawet w sytuacji, gdy nie posiadamy
aplikacji, w której został przygotowany.
Jak uaktualnić zawartość zatwierdzonego dokumentu?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Odszukaj dokument, który chcesz uaktualnić.
Użyj polecenia „Nowa wersja”.
W wyświetlonym oknie dialogowym pojawi się symbol nowej wersji dokumentu.
Wpisz niezbędne informacje. Koniecznie zaznacz opcję: Kopiuj plik.
Po utworzeniu nowej wersji dokumentu możesz rozpocząć wprowadzanie zmian (nowo utworzona
wersja przyjmuje stan W OPRACOWANIU)
Jak przeglądać wersje dokumentu?
1.
2.
3.
4.
Odszukaj właściwy dokument.
Użyj polecenia: „Wykaz wersji dokumentu”.
W oknie dialogowym wybierz wersję, której szukasz.
Jak powielić dokument?
1.
2.
3.
4.
Odszukaj dokument, który chcesz powielić.
Użyj polecenia: „Powiel dokument”.
W wyświetlonym oknie dialogowym pojawi się nowy numer powielonego dokumentu.
Koniecznie zaznacz opcję: Kopiuj plik.
Jak usunąć zbędny dokument?
1. Otwórz stronę Dokumenty i przejdź na widok formularz
2. Odszukaj dokument, który chcesz usunąć. Powinien mieć stan: W OPRACOWANIU (innego nie
można usunąć).
3. Użyj przycisku: „Skasuj”.
4. Potwierdź operację usunięcia dokumentu (spowoduje to skasowanie zarówno rekordu jak
i stowarzyszonego pliku).
Jak połączyć jeden dokument z drugim?
1. Rozwiń strukturę drzewa nawigatora w ten sposób aby „widzieć” oba dokumenty.
2. Przeciągnij dokument podrzędny i upuść na dokument nadrzędny.
Jak skasować połączenie pomiędzy dokumentami?
1. W strukturze drzewa nawigatora odszukaj dokument nadrzędny
2. Rozwiń strukturę drzewa dalej w głąb, w ten sposób aby pod dokumentem nadrzędnym „widzieć”
połączony z nim dokument podrzędny.
3. Kliknij prawym klawiszem myszki na dokumencie podrzędnym. Pojawi się wtedy menu podręczne.
Wybierz polecenie: „Usuń powiązanie obiektu”.
___________________________________________________________________________________________________
155
7.2
Kontener SEGREGATORY
Jak utworzyć nowy segregator?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Otwórz stronę Segregatory.
W polu Nazwa wpisz nazwę segregatora.
W polu Identyfik. możesz wprowadzić identyfikator dla segregatora.
System poprosi o potwierdzenie zapisu i jeżeli użytkownik nie nadał identyfikatora, system
nada własny unikalny numer.
Jak umieścić dokument w segregatorze?
1. Rozwiń strukturę drzewa nawigatora w ten sposób aby „widzieć” zarówno segregator jak
i dokument, który chcesz w nim umieścić.
2. Przeciągnij wybrany dokument i upuść na właściwy segregator.
Jak zabezpieczyć segregator?
1.
2.
3.
4.
Odszukaj segregator, który chcesz zabezpieczyć.
Użyj polecenia: „Zmiana stanu segregatora”.
W oknie dialogowym wybierz stan: ZATWIERDZONY i potwierdź swój wybór.
Uwaga: Jest to możliwe tylko wtedy, gdy wszystkie dokumenty w odszukanym segregatorze są
również w stanie – ZATWIERDZONY.
Jak utworzyć dokument bezpośrednio w segregatorze?
1.
2.
3.
4.
7.3
Odszukaj właściwy segregator.
Otwórz stronę Dokumenty w segregatorze i przejdź na widok formularz.
Dalej postępujemy analogicznie jak przy zakładaniu nowego dokumentu w centralnej bazie
dokumentów.
Kontener KORESPONDENCJA
Jak zarejestrować dane kontaktowe do firmy lub osoby prywatnej?
1.
2.
3.
4.
Otwórz stronę „Adresy zewnętrzne” i przejdź na widok formularz.
Wypełnij pola formularza na poszczególnych zakładkach zgodnie z ich przeznaczeniem.
Jak dodać osobę kontaktową?
1. Otwórz stronę „Adresy zewnętrzne” i przejdź na widok formularz.
___________________________________________________________________________________________________
156
2. Posługując się oknem filtrowym, odszukaj w bazie odpowiedni adres.
3. Rozwiń strukturę drzewa nawigatora pod adresem w ten sposób aby dotrzeć do obiektu: „Osoby
kontaktowe”
4. Klikając na ten odnośnik otwórz stronę „Osoby kontaktowe” i przejdź na widok formularz.
5. Przejdź do edycji nowego rekordu (przycisk „Dodaj”).
6. Wypełnij pola formularza zgodnie z ich przeznaczeniem.
Jak zapoznać się z listą kontaktów wymienionych z adresem?
1. Otwórz stronę „Adresy zewnętrzne” i przejdź na widok formularz.
2. Posługując się oknem filtrowym, odszukaj w bazie odpowiedni adres.
3. Rozwiń strukturę drzewa nawigatora pod tym adresem w ten sposób aby dotrzeć do obiektu „Lista
kontaktów z adresem”
4. Klikając na ten odnośnik lub poniższe otwórz stronę „Lista kontaktów z adresem”
Jak sprawdzić czy w naszej skrzynce jest nowa wiadomość?
1. Otwórz stronę Korespondencji Przychodzącej > Nowa.
Jak wysłać dokument?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Otwórz stronę Korespondencji Wychodzącej i przejdź na widok formularz.
Użyj polecenia: „Przygotuj korespondencję”
Zredaguj treść korespondencji; wypełnij wymagane pola zgodnie z ich przeznaczeniem.
Użyj polecenia: „Stwórz nowy załącznik”.
W oknie dialogowym w polu Rodzaj załącznika wskaż odpowiedni typ załącznika
(np. MS-Word, Acrobat Reader lub dokument systemowy, segregator). W przypadku dołączenia do
korespondencji lokalnego dokumentu, należy przyciskiem Explorer wyszukać w zasobach lokalnych
odpowiedniego pliku, natomiast w przypadku dołączenia do poczty dokumentu systemowego,
należy w polu Identyfikator załącznika wpisać odpowiedni numer dokumentu
(z centralnej bazy dokumentów).
7. Po potwierdzeniu i pojawieniu się w załączeniu dokumentu użyj polecenia: „Wyślij”
Jak podglądnąć zawartość podpiętego do korespondencji załącznika?
1. Otwórz stronę korespondencji (przychodzącej lub wychodzącej).
2. Odszukaj rekord korespondencji, do którego szukany załącznik jest podpięty i przejdź na widok
formularz.
3. Użyj przycisku: „View Server” znajdującego się z pasku załącznika. Drugą możliwością jest
wykorzystanie do podglądu lokalnie zainstalowanej aplikacji QuickView; w tym przypadku
wykorzystywany jest lokalny komponent. W takim przypadku użyj przycisku: „Pokaż” również
znajdującego się w pasku załącznika.
Jak zarejestrować otrzymaną listem korespondencję?
1. Otwórz stronę Korespondencji Przychodzącej i przejdź na widok formularz.
2. Użyj polecenia: „Rejestruj korespondencję”.
3. W polu Typ wybierz z listy opcję „List” oraz wypełnij pozostałe pola, zgodnie z ich przeznaczeniem.
___________________________________________________________________________________________________
157
5. Użyj polecenia: „Stwórz nowy załącznik”.
6. W oknie dialogowym w polu Rodzaj załącznika wybierz: „Zeskanowany” a następnie
użyj przycisku: „Nowy plik”.
7. Zeskanuj papierową korespondencję (przycisk „Skanowanie” w pasku załącznika).
8. Jeżeli listowna korespondencja ma zostać zarejestrowana jako dokument w centralnej bazie
dokumentów należy dodatkowo użyć polecenia: „Przejmij do dokumentów”.
Jak przyjąć otrzymaną korespondencję do realizacji?
1. Na stronie Korespondencji Przychodzącej > Nowa zlokalizuj rekord korespondencji, który chcesz
przyjąć do realizacji.
2. Użyj polecenia: „Przyjmij do realizacji”.
Jak potwierdzić przyjęcie otrzymanej korespondencji do wiadomości?
przyjąć do wiadomości.
2. Użyj polecenia: „Potwierdzam przyjęcie do wiadomości”.
Jak odłożyć wybraną korespondencję na późniejszy termin?
odłożyć na później.
2. Użyj polecenia: „Odłóż na później”.
Jak załatwić korespondencję, która została przyjęta do realizacji?
1. Na stronie Korespondencji Przychodzącej > Do załatwienia zlokalizuj korespondencję,
którą chcesz załatwić.
2. Użyj polecenia: „Załatw”.
Jak przekazać korespondencję innemu użytkownikowi?
1.
2.
3.
4.
5.
Na stronie Korespondencji Przychodzącej zlokalizuj korespondencję, którą chcesz przekazać.
Użyj polecenia: „Przekaż/poinformuj”.
System wyświetli okno adresowe ze strukturą wewnętrzną firmy.
Wskaż adresata – kliknij na jego nazwie i na przycisk Włącz.
Jeżeli to konieczne kliknij na przycisk: Do wiadomości (cc) i uzupełnij listę osób, które mają być
poinformowane.
6. Kliknij na przycisk: OK.
7. Określ terminy dla korespondencji i kliknij na przycisk: OK.
Przed krokiem pierwszym można (w zasadzie należy) na żółtym polu zrobić adnotację. W przeciwnym
przypadku adresat może nie znać intencji osoby przekazującej korespondencję.
Jak prześledzić drogę otrzymanej korespondencji?
1. Na stronie Korespondencji Przychodzącej zlokalizuj korespondencję, której realizację chcesz
sprawdzić.
2. Użyj polecenia: „Przebieg korespondencji”.
___________________________________________________________________________________________________
158
Jak przygotować korespondencję wewnętrzną do współpracownika?
1. Otwórz stronę Korespondencji Wychodzącej i przejdź na widok formularz.
2. Użyj polecenia: „Przygotuj korespondencję”.
3. Zredaguj treść korespondencji; wypełnij wymagane pola zgodnie z ich przeznaczeniem. W polu
Ident.adr. wprowadź skrzynkę współpracownika, do którego chcesz wysłać tę informację,
a system automatycznie w polu Rodz.adr. wyświetli wartość „wewnętrzny”
5. Po potwierdzeniu użyj polecenia: „Wyślij”.
Jak wysłać przygotowaną korespondencję do wielu użytkowników jednocześnie (tzw.
mailing)?
1. Patrz opis poprzedniego zadania. Kluczową różnicą jest to, iż w polu ident.adr. wybieramy kilka
skrzynek adresatów, do których chcemy wysłać wiadomość - system autoamtycznie
w tym polu wyświetli wyrażenie mailing.
Jak przygotować korespondencję do adresata zewnętrznego (wysłać fax)?
1. Otwórz stronę Korespondencji Wychodzącej i przejdź na widok formularz.
2. Użyj polecenia: „Przygotuj korespondencję”.
3. Zredaguj treść korespondencji; wypełnij wymagane pola zgodnie z ich przeznaczeniem.
W polu Ident.adr. wprowadź identyfikator adresu zewnętrznego, z bazy adresów zewnętrznych.
5. Użyj polecenia: „Stwórz nowy załącznik”.
6. W oknie dialogowym w polu Rodzaj załącznika wskaż odpowiedni typ załącznika
(np. MS-Word, Acrobat Reader lub dokument systemowy). W przypadku dołączenia do
korespondencji lokalnego dokumentu, należy przyciskiem Explorer wyszukać w zasobach lokalnych
odpowiedniego pliku, natomiast w przypadku dołączenia do poczty dokumentu systemowego,
należy w polu Identyfikator załącznika wpisać odpowiedni numer dokumentu
(z centralnej bazy dokumentów).
7. Po potwierdzeniu i pojawieniu się w załączeniu dokumentu użyj polecenia: „Wyślij”
7.4
Kontener SPRAWY
Jak zarejestrować sprawę w centralnej bazie spraw?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Otwórz stronę „Wszystkie dostępne sprawy” i przejdź na widok Formularz.
Użyj polecenia „Zarejestruj sprawę” i przejdź do edycji nowego rekordu.
Z rozwijalnej listy wybierz odpowiednią Kategorię i Etap.
Wpisz Tytuł rejestrowanej sprawy, ewentualnie określ Termin zakończenia sprawy.
Określ odpowiednie akta i poziom tajności.
W polu Info wpisz dodatkowe informacje.
Uwaga: Zostanie wówczas automatycznie nadany numer i sprawa zostanie zarejestrowana. Reszta
pól zostanie wypełniona automatycznie odpowiednimi wartościami domyślnymi. To znaczy,
że zarejestrowana przez nas sprawa automatycznie trafia do naszej skrzynki i że posiada stan:
Zarejestrowana. Dzięki takiemu podejściu centralna baza spraw jest kompletną skarbnicą wiedzy i
szczelnym rejestrem wszystkich spraw prowadzonych w firmie.
___________________________________________________________________________________________________
159
Jak zarejestrować sprawę w centralnej bazie spraw z wyznaczeniem prowadzącego?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Zarejestruj sprawę – jak w przykładzie wyżej.
Otwórz stronę „Zarejestrowane /nieprzydzielone/ sprawy”.
Odszukaj właściwą sprawę i przejdź na widok Formularz.
Użyj polecenia „Uruchom sprawę (przydziel prowadz.)”.
Wypełnij formatkę określenia terminu dla sprawy.
W bazie adresów wewnętrznych odszukaj i włącz odpowiednią osobę.
Naciśnij przycisk „OK”.
System uruchomi sprawę9.
Uwaga: System automatycznie przygotuje i wyśle odpowiednią korespondencję. W ten sposób system
uwalnia użytkownika od potrzeby zaglądania w kilka miejsc w poszukiwaniu przybyłych zadań
i informacji. W nowej korespondencji znajdzie informację o tym, iż nadawca przekazał mu sprawę i
ujrzy wypisaną przez niego notatkę w polu treść. Dwuklikając na polu dotyczy, system otworzy
formatkę prezentującą sprawę, której dotyczyła korespondencja.
Jak przekazać sprawę?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Otwórz stronę sprawy W toku /własne/.
Użyj polecenia „Przekaż sprawę”.
Nacisnij przycisk „OK”.
System przekaże sprawę.
Uwaga: Przekazanie sprawy innej osobie wiąże się ze zmianą jej stanu, u nas: Znika ona z grupy
spraw W toku /własne/. Pojawi się ona natomiast w grupie spraw W toku /własne/ u osoby, której ją
przekazaliśmy, a u nas przechodzi do grupy spraw Oddelegowane /własne/. Merytorycznie stan
sprawy jest nadal W toku – zmienia się jedynie prowadzący. W polu: Info wpisujemy informacje dla
osoby, której przekazujemy sprawę. Treść tej notatki zostanie przesłana jako treść nowej
korespondencji informującej o otrzymaniu sprawy. System automatycznie przygotuje i wyśle
odpowiednią korespondencję. W ten sposób system uwalnia użytkownika od potrzeby zaglądania w
kilka miejsc w poszukiwaniu przybyłych zadań i informacji. W nowej korespondencji znajdzie
informację o tym, iż nadawca przekazał mu sprawę i ujrzy wypisaną przez niego notatkę w polu treść.
Klikając na przycisk Sprawa, system otworzy formatkę prezentującą sprawę, której dotyczyła
korespondencja.
Jak wyrzucić zarejestrowaną sprawę do kosza i ewentualnie wyjąć ją z powrotem
z kosza?
1.
2.
3.
4.
5.
9
Otwórz stronę odpowiedniej grupy spraw.
Użyj polecenia „Wrzuć do kosza”.
Zastanów się!
Użyj polecenia „Wyjmij z kosza”.
Uruchomienie sprawy jest równoznaczne z wyznaczeniem osoby prowadzącej i zmianą stanu na: W toku.
___________________________________________________________________________________________________
160
Uwaga: Do kosza można wyrzucać jedynie sprawy zarejestrowane (jeszcze nie uruchomione). Sprawy
wyciągnięte z kosza można znaleźć w spisie: Sprawy zarejestrowane (nieprzydzielone).
Jak uruchomić sprawę?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Zarejestruj sprawę.
Otwórz stronę Zarejestrowane /nieprzydzielone/ sprawy.
Użyj polecenia Uruchom sprawę (przydziel prowadz.)
Naciśnij przycisk „OK”.
System uruchomi sprawę, wysyłając tej osobie korespondencję z powiadomieniem o otrzymanym
zadaniu i informacją o jego terminie.
Uwaga: Uruchomienie sprawy jest równoznaczne z wyznaczeniem osoby prowadzącej i zmianą stanu
na: W toku.
Uwaga: System automatycznie przygotuje i wyśle odpowiednią korespondencję. W ten sposób
system uwalnia użytkownika od potrzeby zaglądania w kilka miejsc w poszukiwaniu przybyłych zadań
i informacji. W nowej korespondencji znajdzie informację o tym, iż nadawca przekazał mu sprawę i
ujrzy wypisaną przez niego notatkę w polu treść. Klikając na przycisk Sprawa, system otworzy
formatkę prezentującą sprawę, której dotyczyła korespondencja.
Jak unieważnić sprawę?
1.
2.
3.
4.
Otwórz stronę sprawy W toku /własne/
Użyj polecenia Unieważnij sprawę”.
System unieważni sprawę.
Uwaga: Podobnie jak przy zamykaniu oddelegowanych spraw, tak przy anulowaniu, osoby, które
oddelegowały nam korespondencję, zostają również poinformowane o powziętej przez nas decyzji.
Sprawy unieważnione możemy również reaktywować przez zastosowanie funkcji: Reaktywuj
sprawę.
Jak oddelegować sprawę?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Otwórz stronę sprawy W toku /własne/
Użyj polecenia „Oddeleguj sprawę”.
Nacisnij przycisk „OK”.
System oddeleguje sprawę tej osobie, wysyłając jej korespondencję z powiadomieniem
o otrzymanym zadaniu i informacją o terminie.
___________________________________________________________________________________________________
161
Uwaga: Oddelegowanie sprawy innej osobie wiąże się ze zmianą jej stanu u nas: Znika ona z grupy
spraw W toku /własne/. Pojawi się ona natomiast w grupie Sprawy oddelegowane /własne/.
Natomiast u osoby, której ją przekazaliśmy pojawi się ona w grupie spraw W toku /własne/.
Jak zwrócić sprawę prowadzącemu?
1. Otwórz stronę sprawy W toku /własne/
2. Odszukaj właściwą sprawę i przejdź na widok Formularz.
3. Użyj polecenia „Zwróć prowadzącemu”.
Uwaga: Funkcję tą stosuje się tylko do spraw, które zostały nam oddelegowane. Dobrym zwyczajem
jest poinformować o wykonaniu zadania, zatem w polu: Info można wpisać wykonane przez nas
czynności. Jeżeli sprawa była wielokrotnie oddelegowywana, to osoba zwracająca sprawę może
wybrać osobę, której sprawa ta ma być zwrócona.
Jak odłożyć sprawę na późniejszy termin?
1. Otwórz stronę sprawy W toku /własne/
3. Użyj polecenia „Odłóż sprawę na później ”.
Uwaga: Po wybraniu tej funkcji na ekranie pojawi się znane już okno wyboru terminu zamknięcia
i terminu przypomnienia.
Jak wyciągnąć sprawę z oczekiwania?
1. Otwórz stronę sprawy Odłożone na później /własne/
3. Użyj polecenia „Wyjmij z oczekiwania”.
Uwaga: Po wybraniu i wykonaniu tej funkcji sprawa zniknie z grupy spraw Odłożone na później
/własne/ i pojawi się w grupie spraw W toku /własne/ u prowadzącego.
Jak poddać opis sprawy edycji?
1. Otwórz stronę odpowiedniej sprawy np. ze skrzynki W toku /własne/
3. Użyj polecenia „Edytuj sprawę”.
Uwaga: Czasami zachodzi potrzeba edytowania opisu sprawy lub innych dodatkowych informacji
zawartych na formularzu. Aby to zrobić należy zastosować funkcję Edytuj sprawę. Dzięki temu
normalnie nieedytowalne pola zostają odblokowane i jednocześnie zostaje zachowana poprzednia
zawartość pól. W ten sposób w razie potrzeby będzie możliwe dotarcie do poprzedniej zawartości
___________________________________________________________________________________________________
162
Jak sprawdzić rejestr korespondencji sprawy?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Otwórz stronę odpowiedniej sprawy np. ze skrzynki W toku /własne/
Rozwiń w drzewku nawigatora podgałęzie sprawy
Znajdź i rozwiń gałąź Rejestr korespondencji sprawy
Przejrzyj kontener „Kontakty przychodzące”
Przejrzyj kontener „Kontakty wychodzące”.
Jak zarejestrować korespondencję sprawy?
1. Otwórz stronę odpowiedniej sprawy np. ze skrzynki W toku /własne/
3. Użyj polecenia „Rejestruj korespondencję sprawy”.
Uwaga: Funkcja ta umożliwia szybkie zarejestrowanie korespondencji związanej z aktualną sprawą.
Przygotowana w tym miejscu korespondencja ma automatycznie wypełniane pole: Sprawa.
Jak skojarzyć korespondencję ze sprawą?
1.
2.
3.
4.
W kontenerze spraw odszukaj w drzewku nawigatora właściwą sprawę
W kontenerze korespondencji odszukaj i zaznacz właściwą korespondencję
Przeciagnij wybraną korespondencję na sprawę
Uwaga: Po potwierdzeniu przyciskiem OK zostanie wykonana operacja podpięcia korespondencji pod
aktualną sprawę. Korespondencja trafi do kontenera Rejestr korespondencji sprawy i do odpowiedniego
kontenera „Kontakty przychodzące” lub „Kontakty wychodzące”.
Jak przygotować korespondencję sprawy?
1.
2.
3.
4.
5.
Użyj polecenia „Przygotuj korespondencję sprawy”
Wypełnij formularz Przygotowanie korespondencji
Zapisz rekord.
Uwaga: Dzięki tej funkcji możemy szybko przygotować korespondencję do wysłania. Przygotowana przez tą
funkcję korespondencja ma automatycznie wypisywane pole: Sprawa numerem aktualnej sprawy.
Jak podpiąć do sprawy korespondencję wysłaną?
1.
2.
3.
4.
W kontenerze Korespondencji wysłanej odszukaj i zaznacz właściwą korespondencję
Przeciągnij wybraną korespondencję na sprawę (system poprosi o potwierdzenie operacji podpięcia
korespondencji pod sprawę)
5. Potwierdź operację przyciskiem OK.
___________________________________________________________________________________________________
163
Uwaga: Po potwierdzeniu, zostanie wykonana operacja podpięcia tej korespondencji pod aktualną sprawę.
Korespondencja trafi do kontenera Rejestr korespondencji sprawy i do kontenera „Kontakty
wychodzące”.
Jak podpiąć do sprawy korespondencję przychodzacą?
1.
2.
3.
4.
W kontenerze Korespondencji przychodzacej odszukaj i zaznacz właściwą korespondencję
Przeciągnij wybraną korespondencję na sprawę (system poprosi o potwierdzenie operacji podpięcia
korespondencji pod sprawę)
Uwaga: Po potwierdzeniu, zostanie wykonana operacja podpięcia tej korespondencji pod aktualną sprawę.
Korespondencja trafi do kontenera Rejestr korespondencji sprawy i do kontenera „Kontakty
przychodzące”.
Jak podpiąć adresata pod sprawę ?
1.
2.
3.
4.
W kontenerze spraw odszukaj w drzewku nawigatora prowadzoną przez Ciebie sprawę
Przejdź do kontenera Adresów zewnętrznych
W kontenerze Adresów zewnętrznych odszukaj i zaznacz odpowiednie adresy klientów, których
chcesz podpiąć pod sprawę
5. Przeciągnij wybrane adresy zewnętrzne na sprawę (system poprosi o potwierdzenie operacji
skojarzenia adresata ze sprawą)
6. Potwierdź operację przyciskiem Ok
Uwaga: Po potwierdzeniu, zostanie wykonana operacja podpięcia wybranych adresów zewnętrznych pod
aktualną sprawę. Adresy te trafią do kontenera Adresy związane ze sprawą, natomiast numer danej
sprawy widoczny będzie w polu Sprawa na formularzach wszystkich podpiętych adresów zew. z poziomu
kontenera Adresy zewnętrzne (w przypadku skojarzenia więcej spraw z jednym adresem, w polu Sprawa
pojawi się napis Wiele).
Jak odłączyć adresata od sprawy?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Otwórz stronę spraw i w kontenerze spraw odszukaj w drzewku nawigatora sprawę
Rozwiń drzewko nawigatora dla sprawy (ikona +)
Otwórz folder Adresy zwiazane ze sprawą
Wybierz i zaznacz właściwy adres klienta, którego chcesz odłączyć od sprawy
Przejdź do aktywnej sprawy (kliknij na nią)
Z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) wybierz funkcję Usuń powiązanie obiektu
(system poprosi o potwierdzenie operacji usunięcia powiązania pomiędzy obiektami)
___________________________________________________________________________________________________
164
Uwaga: Powyższą operację można wykonać także w kontenerze Adresów zewnętrznych od strony adresu
(jako obiektu nadrzędnego) klikając na sprawie (jako obiekcie podrzędnym) i wybierając z menu
kontekstowego (prawy klawisz myszy) funkcję Usuń powiązanie obiektu.
Jak zamknąć sprawę?
1. Otwórz stronę spraw
2. W widoku Tabela odszukaj z listy właściwą sprawę, lub w kontenerze spraw odszukaj w drzewku
nawigatora właściwą sprawę
3. Użyj polecenia „Zamknij sprawę” (system poprosi o potwierdzenie operacji zmiany statusu sprawy
na „ZAMKNIĘTA”)
Uwaga: Gdy zamykamy sprawę, którą nam oddelegowano, wówczas system automatycznie, bez naszej
ingerencji, powiadomi osobę, która nam tę sprawę oddelegowała, to znaczy zostanie wygenerowana
korespondencja o odpowiedniej treści. Gdyby sprawa ta miała “bogatszą historię”, czyli na przykład była
kilkakrotnie oddelegowywana przez następne osoby, wówczas cały ten “łańcuszek osób” zostanie
powiadomiony o zamknięciu oddelegowanej przez nich sprawy. Sprawy uznane za zamknięte możemy
reaktywować przez zastosowanie funkcji: Reaktywuj sprawę.
Jak zapoznać się z historią sprawy?
1. Otwórz stronę spraw i w widoku Tabela odszukaj z listy właściwą sprawę, lub w kontenerze spraw
odszukaj w drzewku nawigatora właściwą sprawę
2. Rozwiń drzewko nawigatora dla sprawy (ikona +)
3. Znajdź folder Historia sprawy
4. Rozwiń gałąź: Historia sprawy (ikona +).
Uwaga: Zostanie rozwinięta lista zmian sprawy, jakie miały miejsce. Klikając na kolejne wpisy znajdujące się
w drzewie menadżera, w oknie prezentacji wyświetlane są formatki sprawy.
Każda formatka (każdy Wpis) związany jest ze zmianą, jaka miała miejsce w historii sprawy.
Analizując pola formatki dowiemy się, kto w danym czasie był prowadzącym sprawę, do kogo ona była
oddelegowana, na jakim etapie sprawa się znajdowała. Dlatego istotne jest, aby w polu: Uwagi (żółte pole)
dokonywać wpisów wykonanych przez nas zadań związanych ze sprawa.
Jak przejrzeć wszystkie sprawy własne?
1. Otwórz stronę spraw (rozwiń kontener Sprawy – ikona +)
2. Rozwiń drzewko nawigatora dla Wszystkich dostępnych spraw /własnych/ (ikona +)
Uwaga: Zostanie zaprezentowana lista wszystkich spraw, niezależnie od stanu, znajdujących się w
skrzynkach, do których mamy dostęp.
Jak przejrzeć wszystkie dostępne sprawy?
1. Otwórz stronę spraw (rozwiń kontener Sprawy – ikona +)
2. Rozwiń drzewko nawigatora dla Wszystkich dostępnych spraw (ikona +)
___________________________________________________________________________________________________
165
Uwaga: Zostanie zaprezentowana lista wszystkich spraw, które znajdują się w aktach, do których mamy
dostęp. Niezależnie od stanu oraz skrzynki, w jakiej się znajdują.
3. Rozwiń gałaź danej sprawy
W drzewku nawigatora widzimy następujące powiązania obiektów z daną sprawą:
a) Uzgodnienia – dokumenty typu notatka związane ze sprawą – Jest to dokument o kategorii
notatka, który można powiązać ze sprawą
b) Faktury wystawione – dokumenty kategorii Faktura wystawiona lub faktura korygująca,
której pozycje są związane z daną sprawą – z podziałem na przeterminowane,
niezapłacone, oraz pozostałe
c) Faktury przychodzące – dokumenty kategorii Faktura przychodząca, której pozycje są
powiązane z daną sprawą – z podziałem na przeterminowane, niezapłacone, oraz
pozostałe
d) Przeprowadzone prezentacje i Wysłane materiały – skrzynki pokazujące korespondencję z
określonymi rodzajami podformularza, wysłane w związku z tą sprawą
e) Produkty – Prognozowane produkty (jeśli sprawa jest typu prognoza)
f) Adresy związane ze sprawą – Jest to kategoria podobna do Adresów zewnętrznych, z tym,
że określamy tu cechy połączenia danego adresu ze sprawą. Podłączanie adresu
zewnętrznego i osoby kontaktowej pod sprawę.
g) Zadania – Sprawy, które mają zaznaczone pole Zadanie, i są sprawami podrzędnymi w
stosunku do bieżącej sprawy (podsprawy).
4. Przejdź do widoku formularz sprawy
5. Otwórz zakładki danej sprawy
Zakładka Zadanie na formularzu sprawy.
Rejestrując podsprawę możemy dla rejestrowanej sprawy zaznaczyć czy jest ona zadaniem i określić jego
czas realizacji.
Uwaga: Zmiany na podformularzu można dokonać tylko, gdy formularz jest w trybie edycji. Tzn. po przejściu
na zakładkę: Zadanie, a przed wprowadzeniem danych należy wywołać funkcję: Edytuj. Zaznaczenie
podsprawy jako zadanie powoduje umieszczenie jej jako zadania w skrzynce funkcjonalnej: Zadania, w
sprawie nadrzędnej oraz pod adresatem nadrzędnym dla tej sprawy.
Zakładka Uwagi na formularzu sprawy
Uwaga: Zakładka Uwagi na formularzu sprawy pokazuje zawartość wszystkich podłączonych dokumentów
typu notatka do danej sprawy, wyświetlając dane zapisane na podformularzu tego typu dokumentu. Jest to
data i treść ustaleń. Dokument taki można wyświetlić naciskając klawisz lornetki umieszczony obok każdej
notatki.
Jak założyć w terminarzu termin zdarzenia dla siebie?
1. Otwórz stronę terminarza (wskaż i kliknij obiekt Terminarz w drzewku nawigatora)
2. Załóż termin jakiegoś zdarzenia dla siebie (UŻYTKOWNIK)
3. Wskaż w głównej tablicy terminów – pole początkowego terminu tego zdarzenia i naciskając lewy
klawisz myszy – przeciągnij na pole końcowe terminu tego zdarzenia.
___________________________________________________________________________________________________
166
4. Pojawi się okno edycji terminu zdarzenia. Okno to ma już wypełnione terminy Początku i Końca
zdarzenia. Terminy te można jednak edytować.
5. Wypełnij Opis zdarzenia i inne dane
6. Naciśnij przycisk „Zapisz”
Uwaga: Okno to jest dynamiczne – tzn., że w zależności od sytuacji: zakładamy, kasujemy lub aktualizujemy
(edytujemy) termin zdarzenia, co umożliwiają odpowiednie przyciski u dołu okna. Kliknięcie na puste pole
tablicy terminów terminarza DDM, powoduje założenie nowego terminu, natomiast kliknięcie na termin już
założony i niejako wstępnie „obowiązujący” – powoduje jego edycję dla dokonania aktualizacji terminu.
Jak założyć w terminarzu termin zdarzenia dla innych osób?
1. Otwórz stronę terminarza (wskaż i kliknij obiekt Terminarz w drzewku nawigatora)
2. Załóż termin jakiegoś zdarzenia dla innej osoby/osób (innych UŻYTKOWNIKÓW systemu)
wybierając przycisk GRUPA znajdujący się w części konfiguracyjnej formularza, lub bezpośrednio z
poziomu okna edycji terminu, na zakładce GRUPA.
3. Wskaż w głównej tablicy terminów – pole początkowego terminu tego zdarzenia i naciskając lewy
klawisz myszy – przeciągnij na pole końcowe terminu tego zdarzenia.
4. Pojawi się okno edycji terminu zdarzenia. Okno to ma już wypełnione terminy Początku i Końca
zdarzenia. Terminy te można jednak edytować.
5. Wypełnij Opis zdarzenia i inne dane
6. Naciśnij przycisk „Zapisz”
Uwaga: W zakładce: Notatki (na żółtym polu – to standard w DDM) można wpisać swoje dodatkowe Uwagi
natomiast w zakładce: Inne informacje wpisywane są automatycznie daty utworzenia danego terminu i jego
ewentualnej zmiany przez dana osobę, oraz Nazwisko tej osoby, która wpisu dokonała.
Powiadomienia o założeniu terminu otrzymywane są przez osoby, których dotyczą. Są one automatycznie
generowane przez system. Terminy można zmieniać kasować, przesuwać.
___________________________________________________________________________________________________
167
___________________________________________________________________________________________________
168
8
INNE ELEMENTY SYSTEMU
W wcześniejszych rozdziałach staraliśmy się opisać czynności, które są charakterystyczne dla
poszczególnych zakresów funkcjonalności i stanowią standard systemu. W tym rozdziale omówimy
elementy systemu, które wzbogacają funkcjonalność systemu i nie stanowią standardu. W zależności od
zakupionej konfiguracji, czy jej rozwinięciu przez administratora systemu, opisane elementy mogą się różnić,
lecz ich użytkowanie i zastosowanie będzie podobne.
8.1
Podformularze
Zapewne zauważyłeś drogi czytelniku, że na kilku formatkach: Dokumenty, Sprawy, jest umieszczona
dodatkowa zakładka o nazwie: Podformularz.
W systemie DDM nie ma standardowych podformularzy, dlatego klikając na tej zakładce wyświetli się pusta
szara strona.
Po co są podformularze?
Przeznaczeniem podformularzy jest możliwość wprowadzania dodatkowych danych (informacji) o danym
obiekcie, w odrębnych polach w celu:
o Szybszego dotarcia do nich
o Możliwości przedstawiania zbiorczych danych w postaci raportu lub wykresu.
Na pewno przeraża Cię ogrom ilości pól na samych formularzach, a tu jeszcze dodatkowe. Ale po pewnym
okresie czasu pracy z systemem, nagle stwierdzisz, że to nie wystarczy. Brakuje pola, gdzie można byłoby
wprowadzić …. Dziwne? Oto przykład.
Wyobraź sobie sytuację, gdy prowadząc sprawę, chciałbyś mieć możliwość spisywania kosztów związanych
z jej realizacją. Jednym z rozwiązań, jakie moglibyśmy przyjąć, to spisywać je w dokumencie, który byłby
podłączony do danej sprawy lub w polu: Notatka, (na formularzu sprawy), wpisywać wszelkie wydatki.
Ale czy to wystarczy? A gdy szef będzie chciał na jutro rano uzyskać zestawienie wszystkich kosztów
prowadzonych przez nas spraw, z rozbiciem na poszczególne okresy? Szybko odszukamy w systemie
interesujące nas dane, ale zrobienie z nich różnych zestawień?
Cóż, możemy zapomnieć o miłym wieczorze, a na kolację zjemy coś szybko z kalkulatorem i ołówkiem w
drugiej ręce.
Wyjściem z takiej sytuacji jest gromadzenie danych, które są nam potrzebne do wszelkich raportów
i sprawozdań, na wcześniej przygotowanych przez administratora podformularzach.
___________________________________________________________________________________________________
Rozdział 8 – Inne elementy systemu
Rys. 109 Przykładowy podformularz sprawy
Mając tak gromadzone dane o sprawie (sprawach), administrator bez większego problemu będzie mógł
stworzyć w systemie raport, który będzie dostosowany do naszych potrzeb.
Jakie obiekty mają podformularze?
Jak już wspominałem z podformularzami mamy do czynienia w przypadku dokumentów i spraw, a za ich
wygląd i przeznaczenie odpowiedzialny jest administrator systemu. Więc nic nie stoi na przeszkodzie,
aby pewnego dnia oznajmił wszem i wobec, że stworzył podformularz i należy z niego korzystać.
Informacja taka nic nam nie mówi i jesteśmy skazani na domysły.
Co warto wiedzieć?
Dla dokumentu może być zdefiniowanych kilka formularzy. Który z nich będzie widoczny jako
podformularz, zależy od wartości w polu: Kategoria dokumentu. Dlatego jeżeli został utworzony nowy
podformularz dla dokumentu, musimy wiedzieć, z jaką kategorią dokumentu podformularz ten został
związany.
Podobnie jak dla dokumentu, tak i dla sprawy, może być zdefiniowanych więcej podformularzy.
Jednak każdy z nich będzie związany z określonym etapem.
Uwaga: Zmieniając kategorię dokumentu i potwierdzając zapis zmiany, dane wprowadzone
na podformularzu zostaną nieodwracalnie usunięte z systemu. Zmiana etapu sprawy archiwizuje
dane i są dostępne poprzez jej historię.
___________________________________________________________________________________________________
170
Wprowadzanie danych
Gdy już wiemy, dla jakich obiektów zostały zdefiniowane podformularze, bez większego trudu możemy
wyświetlić dane w nim zapisane. Należy jednak pamiętać o zapisaniu danych na formularzu, zanim
przejdziemy do innych części systemu.
Wprowadzenie danych, czy ich modyfikacja, może być jednak zablokowana. Wynika to z poznanych
wcześniej mechanizmów, a dotyczą one także podformularzy. Dla przypomnienia:
Dokumenty o stanie: ZATWIERDZONY i ANULOWANY mają zablokowane pola do edycji.
Sprawy wprowadzone do systemu (zarejestrowane) mają zablokowane wszystkie pola, z wyjątkiem pola:
Notatki. Ich odblokowanie następuje po wywołaniu funkcji: Edytuj sprawę.
W przypadku dokonania modyfikacji danych na podformularzu, przed powrotem do formularza
podstawowego, należy zapisać dane na podformularzu.
Uwaga: W przypadku dokumentów, tworzenie jego nowej wersji nie kopiuje wartości wprowadzonych
na podformularzu.
8.2
Raporty
Dla każdego modułu systemu możliwe jest zdefiniowanie dowolnych raportów i wykresów. Służą one do
sporządzania zestawień ilościowych i jakościowych, obejmujących obiekty systemu. Dzięki nim możemy
się dowiedzieć, np., kto z użytkowników najczęściej wysyła i odbiera korespondencję, jaka
korespondencją jest najczęściej wysyłana, kto przetrzymuje korespondencję. Różnica między raportami
a wykresami polega na różnym sposobie prezentacji zestawień: raporty – prezentują je w formie tabeli,
a wykresy – w formie graficznej. Aby przejrzeć raport lub wykres należy uruchomić funkcję “Raporty” lub
“Wykresy”. Funkcje te odnajdziemy w menu specyficznym dla wybranego modułu systemu, czyli z menu
“Dokumenty”, “Korespondencja wychodząca”, “Adresy” itp. Po uruchomieniu funkcji na ekranie pojawia
się okno dialogowe, zawierające listę wszystkich zdefiniowanych dla danego modułu raportów.
Na rysunku przedstawiono przykładowe okno dialogowe “Raporty” dla modułu “Segregatory”
___________________________________________________________________________________________________
171
Rys. 110 Wykaz zdefiniowanych raportów
Po wybraniu jednego z raportów i naciśnięciu przycisku “OK” wyświetlony zostanie podgląd raportu.
W zależności od definicji raportu, użytkownik może zostać za pomocą okna dialogowego poproszony
o wprowadzenie pewnych parametrów np. okresu czasu, za który raport ma być sporządzony.
Przykładowy raport „Dokumenty segregatora”:
Rys. 111 Raport – dokumenty segregatora
___________________________________________________________________________________________________
172
8.3
Programy do podglądania dokumentów
DDM QuickView
Do szybkiego podglądania istniejących dokumentów służy aplikacja: DDM QuickView. Może ona podglądać
pliki wszystkich rodzajów dokumentów utworzonych w Logotec DDM9000® Web Edition lub zeskanowanych
przy pomocy aplikacji skanującej.
Rys. 112 Okno aplikacji QuickView
Standardowy pasek narzędzi wygląda następująco:
Rys. 113 Pasek narzędziowy QuickView
1. Drukuj
2. Kopiuj do schowka – ikona staje się dostępna po zaznaczeniu fragmentu dokumentu (Uwaga: nie
wszystkie typy dokumentu umożliwiają kopiowanie do schowka)
3. Znajdź następny
4. Znajdź poprzedni
5. Powiększenie – aktywne w przypadku podglądania dokumentów takich jak bitmapy, pliki graficzne itp.
6. Pomniejszenie – aktywne w przypadku podglądania dokumentów takich jak bitmapy, pliki graficzne itp.
7. Informacja o DDMQuickView
Ponadto wiele opcji i narzędzi odnaleźć możemy w poszczególnych menu aplikacji DDM QuickView:
___________________________________________________________________________________________________
173
Rys. 114 Menu rozwijane Widoku, Pliku, Edycji
i w zależności od typu podglądanego dokumentu:
Rys. 115 Menu rozwijane Dokumentu i Bitmapy
Dodatkowe informacje przechowuje także pasek stanu QuickView, np.: rodzaj podglądanego pliku
Rys. 116 Pasek stanu QuickView
i pasek tytułowy, w którym znajdują się informacje takie jak: nr dokumentu, nr wersji, nr rozdziału, tytuł.
Rys. 117 Pasek tytułowy aplikacji QuickView
Rys. 118 Okno: About DDM QuickView
___________________________________________________________________________________________________
174
8.4
Informacja o stanowisku
Aby się dowiedzieć, z jaką wersją systemu Logotec DDM9000® Web Edition pracujemy, jaki jest nasz
numer licencji i liczba licencji, nasz identyfikator użytkownika, do jakiej grupy użytkowników należymy,
możemy skorzystać z przycisku Konfiguracja – umieszczonego pod drzewkiem nawigatora.
Spowoduje to,
wyświetlenie
internetowych
stron
systemowych,
takich
na stronie 46 podręcznika, na rysunku – Rys. 27 Strona z podglądem ustawień konfiguracyjnych.
jak
pokazano
___________________________________________________________________________________________________
175
___________________________________________________________________________________________________
176
9
OCHRONA DANYCH W SYSTEMIE LOGOTEC DDM9000® WEB
EDITION
Mówiąc o ochronie danych systemu Logotec DDM9000® Web Edition przed niepowołanym dostępem
możemy rozpatrywać następujące jego poziomy:
 ochrona całego systemu
 ochrona poszczególnych informacji
 ochrona funkcji systemu
9.1
Ochrona całości systemu
Ten poziom ochrony polega na autoryzacji użytkownika w trakcie startu systemu (logowanie) bądź
w trakcie jego pracy. Każdy użytkownik dysponuje swoim indywidualnym identyfikatorem i hasłem.
Identyfikator dla użytkownika wyznacza administrator systemu, hasło natomiast jest indywidualnie
ustalane przez każdego użytkownika.
Poza standardową identyfikacją użytkownika przez nazwę i hasło, może być stosowane dodatkowe
zabezpieczenie w systemie w postaci modułu Logotec Security, które umożliwia logowanie za
pomocą karty SmartCard (nie ma wtedy potrzeby podawania nazwy i hasła użytkownika, dane te
odczytywane będą z certyfikatu zapisanego na karcie). Autoryzacja przy pomocy SmartCard
odbywa się przez bezpieczne połączenie i wymaga jedynie podania nr PIN karty.
9.2
Ochrona poszczególnych informacji
Ochrona danych, zgromadzonych w systemie, polega na udostępnianiu użytkownikom tylko tych danych, do
których są uprawnieni. W celu zapewnienia ochrony danych w systemie stworzono dodatkowe obiekty, które
nazwaliśmy “aktami". Akta służą do grupowania tych dokumentów i segregatorów, które powinny być
udostępniane odpowiednim grupom użytkowników. Przykładowo: w aktach o nazwie “Marketing”
umieszczane mogą być wszystkie dokumenty, tworzone przez pracowników działu marketingu i tylko oni
będą mieli do nich dostęp. Taka sytuacja jednak utrudniałaby współpracę z pracownikami innych działów.
Tak więc, dodatkowo stworzyliśmy w obrębie akt poziomy dostępu. Teraz sytuacja może przedstawiać się
następująco: pracownicy działu marketingu mają dostęp do wszystkich dokumentów swojego działu oraz do
dokumentów z akt innych działów, ale tylko do tych, zakwalifikowanych poziomem jawności “jawny”. Jeśli
poziom tajności dokumentu jest wyższy, wówczas możliwy jest dostęp do części informacyjnej dokumentu,
nie można natomiast go otworzyć. Kolejnym krokiem może być utworzenie dodatkowych grup użytkowników
(kierownicy, pracownicy administracji itp.), którzy z racji swego stanowiska powinni mieć dostęp do większej
ilości dokumentów. Każdy z użytkowników może bowiem należeć jednocześnie do kilku grup. Można
dodatkowo stworzyć akta, do których przyporządkowane będą dokumenty ściśle tajne oraz szafy, dostępne
dla wszystkich grup użytkowników. System grup użytkowników i poziomów tajności pozwala
administratorowi systemu na umożliwienie łatwej współpracy użytkowników przy jednoczesnym
zapewnieniu, iż każdy z nich będzie miał dostęp tylko do jemu przeznaczonych informacji.
Przed przystąpieniem do pracy z systemem Logotec DDM9000® Web Edition każdy użytkownik powinien
zapoznać się z zastosowanym systemem grup i akt.
___________________________________________________________________________________________________
Rozdział 9 – OCHRONA DANYCH W SYSTEMIE Logotec DDM9000® Web Edition
Umieszczania dokumentów i segregatorów w aktach dokonuje się przy pomocy formularza dokumentu lub
segregatora. Formularz ten zawiera dwie rozwijane listy: Akta oraz Tajność, pozwalające na “włożenie”
dokumentu do odpowiednich akt i wyznaczanie jego poziomu tajności:
Rys. 119 Przykładowe akta i poziomy tajności
Na powyższym przykładzie widoczne są listy z aktami oraz poziomy tajności dla jednych z akt.
9.3
Ochrona pozostałych elementów systemu
System Logotec DDM9000® Web Edition wyposażony został w mechanizmy, pozwalające administratorowi
systemu na zablokowanie poszczególnym grupom użytkownikom dostępu do poszczególnych funkcji lub
formularzy. Przykładowo – możliwe jest udostępnienie raportu, zawierającego dane o strategicznym
znaczeniu dla przedsiębiorstwa, tylko wyznaczonej grupie użytkowników. Zablokowanie dostępu do funkcji
pozwala np. ograniczyć liczbę pracowników, którzy mogą wysyłać faksy. Jeśli dana funkcja jest dla
użytkownika niedostępna, wówczas przy próbie jej uruchomienia zostanie on powiadomiony o tym za
pomocą odpowiedniego komunikatu i akcja systemu zakończy się.
___________________________________________________________________________________________________
178
10
PODSTAWOWE POJĘCIA I DEFINICJE
Logotec PDM9000® Web Edition – System Zarządzania Danymi o Produkcie jest systemem klasy EDM
(Engineering Data Management). Nazwa pochodzi od „Product Data Management” a liczba 9000 sugeruje
związki z normami ISO 9000. Umożliwia archiwizowanie i zarządzanie dokumentacją techniczną tworzoną
przy pomocy różnorodnych systemów CAD i edytorów biurowych. Umożliwia tworzenie i zarządzanie bazą
części normowych wykorzystywaną również w systemach TPP. Pozwala na generowanie dowolnych list
zestawieniowych, raportów, wykresów i analiz. System ten został stworzony w odpowiedzi na problemy
pojawiające się z tworzeniem dokumentacji technicznej. Dzięki zastosowaniu tego systemu skraca się droga
od projektu do jego realizacji przez możliwość dostępu do projektów wszystkich działów przedsiębiorstwa.
Logotec DDM9000® Web Edition – System Zarządzania Dokumentami i Przepływem Informacji –
Document and Information Flow Management System – skrót pochodzi od pierwotnej nazwy „Document
Data Management”, a liczba 9000 sugeruje związki z normami ISO 9000. Zakres funkcjonalny obejmuje
moduły: Segregatory, Dokumenty, Kontakty (Korespondencję przychodzącą i wychodzącą oraz
wszystkie rodzaje Adresów), Sprawy, Moduł Workflow, oraz Terminarz i Klasyfikatory. Jest to
oprogramowanie do zarządzania dokumentami oraz sterowania przepływem wszelkiego rodzaju informacji
tak zewnętrznych jak i wewnętrznych, dotyczących całej działalności firmy / instytucji.
Logotec CRM9000® Web Edition – System Zarządzania Relacjami z Klientem – skrót pochodzi od
„Customer Relationship Management”, a liczba 9000 sugeruje związki z normami ISO 9000. System
Logotec CRM9000® Web Edition – to oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientem oraz sterowania
przepływem wszelkiego rodzaju dokumentów i informacji tak zewnętrznych jak i wewnętrznych, dotyczących
całej działalności firmy / instytucji. Zakres funkcjonalny obejmuje zarządzanie następującymi elementami
informacji: Segregatory, Dokumenty, Kontakty (Korespondencja przychodząca i wychodząca oraz
Adresy Zewnętrzne, Wewnętrzne i Tymczasowe), Sprawy, oraz Terminarz i dodatkowe elementy
systemu takie jak: Podformularze, Klasyfikatory, Programy do podglądania dokumentów oraz do ich
skanowania i obróbki. Dodatkowo oferowane są moduły: Sprzedaż + Analizy, Marketing i moduł do
sterowania przepływem informacji i zadań – Workflow.
Moduły systemu, moduły aplikacji (application modules) – Umowne części, na jakie podzieliliśmy nasz
system. Np.:
- Moduł Archiwum
- Moduł Kontakty
- Moduł Sprawy
- Moduł Workflow
Moduł systemu – Zasadnicza procedura funkcjonalna systemu.
Kontenery w systemie PDM9000/DDM9000/CRM9000®.
Dane w systemie zostały podzielone standardowo na następujące kontenery - bazy danych:
 Segregatory – baza danych zawierająca segregatory, czyli logiczne powiązania pomiędzy dokumentami.
 Dokumenty – baza danych dokumentów; zawiera informacje o dokumentach,
 Sprawy – baza danych zawierająca sprawy, tj. powiązania korespondencji, adresów i dokumentów.
 Korespondencja przychodząca – baza danych zawierająca rejestr korespondencji przychodzącej do firmy
(instytucji).
 Korespondencja wychodząca – baza danych zawierająca rejestr korespondencji wychodzącej z firmy.
 Adresy zewnętrzne – baza danych zawierający spis wszystkich adresów korespondentów firmy.
 Adresy wewnętrzne – baza danych zawierająca spis tzw. skrzynek adresowych pracowników firmy.
___________________________________________________________________________________________________
Rozdział 10 – Podstawowe pojęcia i definicje

Adresy tymczasowe – baza danych służąca do przechwytywania identyfikatorów faksowych i adresów
mailowych.
Segregatory – Aby jeszcze lepiej zapanować nad rosnącą ilością dokumentów stworzyliśmy elektroniczne
odpowiedniki segregatorów. Są to logiczne powiązania pomiędzy grupami dokumentów. Segregatory łączą
dokumenty w zbiory. Jeden dokument może przynależeć do kilku segregatorów, nie jest on jednak
powielany. Zmiany wprowadzone w dokumencie "z poziomu" jednego z tych segregatorów są widziane we
wszystkich innych segregatorach, do których dokument należy.
Dokument – Dokument w systemie DDM to rekord (wiersz) bazy dokumentów z ewentualnie podpiętym
plikiem lub plikami (rozdziałami). Jeżeli dokument jest wielorozdziałowy, to każdy rozdział jest osobnym
rekordem (wierszem) w bazie dokumentów.
Raporty i Wykresy – Dla każdego modułu systemu możliwe jest zdefiniowanie dowolnych raportów
i wykresów. Służą one do sporządzania zestawień ilościowych i jakościowych, obejmujących obiekty
systemu. Dzięki nim możemy się dowiedzieć, np.: kto z użytkowników najczęściej wysyła i odbiera
korespondencję, jaka korespondencja jest najczęściej wysyłana, kto przetrzymuje korespondencję Różnica
między raportami a wykresami polega na różnym sposobie prezentacji zestawień: raporty – prezentują je
w formie tabeli, a wykresy – w formie graficznej.
Raport – jest to tabelaryczny sposób przedstawienia zestawu danych. Jest on szczególnie przydatny, gdy
chcemy dane wydrukować.
Wykres – jest to graficzny sposób prezentacji danych. Szczególnie przydatny dla ilościowych zestawień.
Sprawa – Aby lepiej zapanować nad przepływającą przez firmę korespondencją stworzono pojęcie sprawy.
Jest to jak gdyby teczka gromadząca korespondencję i można byłoby ją porównać do zwykłych
segregatorów.
Sprawy są między innymi tym dla korespondencji, czym segregatory dla dokumentów. Mają jednak znacznie
większe możliwości. Różnicą jest dynamika rozwoju spraw. Segregatory umieszczaliśmy w odpowiednich
aktach, ewentualnie zmienialiśmy status i na tym kończyły się nasze operacje. Poza tym segregatorów jest
zwykle stosunkowo niewiele. Sprawy gromadzą większą ilość obiektów i jest ich oczywiście o wiele więcej.
Dlatego nie sprawdza się tutaj przyjęty dla segregatorów sposób tworzenia: tzn. uzgodniony ze wszystkimi i
nadzorowany przez administratora. Dla spraw przygotowaliśmy bardziej zbliżony do naturalnego obieg
spraw w firmie związany z systemem skrzynek adresowych.
Połączenia – Aby ułatwić wyszukiwanie potrzebnych adresów, korespondencji i w ogóle orientowanie się w
bazie stworzono system połączeń pomiędzy różnymi obiektami. Na przykład możliwe jest połączenie adresu
ze sprawą lub z segregatorem. Takie rozwiązanie umożliwi szybkie znalezienie informacji o osobach
związanych z daną sprawą lub dokumentami segregatora. Ułatwia zapis połączeń pomiędzy daną osobą a
sprawami.
Moduł Sprawy jest bardzo elastyczny i jego zastosowanie jest uzależnione i dopasowane do wymagań
użytkowników. Dla każdego pojedynczego przypadku klienta można założyć kilka spraw, gromadzących
korespondencję (np. trzy różne postępowania wobec danej instytucji).
Korespondencja przychodząca – Nowa korespondencja może pojawić się u nas następującymi drogami:
 inny użytkownik systemu DDM wysyła korespondencję na nasz adres;
 inny użytkownik systemu DDM przekazuje nam otrzymaną korespondencję;
 system DDM przejmuje a następnie przekazuje nam w postaci korespondencji systemowej
informację, otrzymaną poprzez korespondencję MS Mail;
 system DDM przejmuje a następnie przekazuje nam w postaci korespondencji systemowej
informację, otrzymaną poprzez komunikację faksową;
___________________________________________________________________________________________________
180
Rozdział 10 - Podstawowe pojęcia i definicje

sami rejestrujemy jako korespondencję listy, kontakty osobiste, telefony.
Zawartości pól korespondencji przychodzącej nie można edytować. Możliwe jest dopisanie tekstu w żółtym
polu “Uwagi”, zmiana istniejącej już informacji jest niewykonalna. Jeśli korespondencja zawiera załączniki,
wówczas możemy je otworzyć. Należy w tym celu uaktywnić pole wybranego załącznika, a następnie
postępować jak w przypadku otwierania pliku dokumentu. Jeśli załącznik jest plikiem, wówczas
automatycznie otworzona zostaje odpowiednia aplikacja, jeśli załącznik był dokumentem / segregatorem
wówczas automatycznie ładowany jest formularz danych dokumentów / segregatorów i uaktualniana
odpowiednia pozycja. Nową korespondencję powinno się jak najszybciej rozdysponować.
Formularz „Korespondencja przychodząca” zawiera następujące pola:
Pole „Adresat” -- adresat korespondencji przychodzącej (z listy adresów wewnętrznych) - to pole nie
podlega edycji
Pole „Ident. adr.” -- identyfikator adresu (tylko dla adresów zewnętrznych pobierany z listy adresów
zewnętrznych)
Pole „Stan” – stan korespondencji - to pole nie podlega edycji
Pole Wpł. Dnia -- data wpłynięcia korespondencji – to pole nie podlega edycji
Pole „Z dnia” -- data wysłania korespondencji
Pole „Nr kor.” – Pole to wypełniane jest automatycznie przez system, który generuje unikatowy numer
korespondencji
Pole „Nr kor. nad.” -- numer korespondencji po stronie nadawcy
Pole „Typ korespondencji” – wypełnia się wybierając typ korespondencji z rozwijanej listy dostępnych
typów, która podpowiada nam do wyboru następujące opcje:
 Fax
 Fax ręczny
 Mail
 Korespondencja systemowa
 Kontakt osobisty
 Do wiadomości
 Telefon
 List
 Notatka
Pole „Rodzaj korespondencji” – jest wypełniane poprzez wybór wartości z listy, zawierającej wstępną
klasyfikację treści korespondencji, czyli np.: faktura, oferta, reklamacja,
Pole „Rodzaj nadawcy” – ma trzy możliwości wybierane z listy:
 Wewnętrzny
 Zewnętrzny
 Tymczasowy
Id nadawcy – Po kliknięciu w pole „Id nadawcy” rozwija się drzewo użytkowników systemu DDM, z którego
można wybrać nazwę (zazwyczaj nazwisko) jednoznacznie identyfikującą nadawcę korespondencji
Osoba kontaktowa – Pole „Osoba kontaktowa” (osoba kontaktowa dotyczy tylko adresów zewnętrznych i
pobierana jest z listy adresów zewnętrznych)
Odp. na - numer korespondencji, na którą poczta odpowiedziała
Termin – w momencie przekazania korespondencji możemy określić termin (datę) realizacji wykonania
przekazywanej korespondencji
___________________________________________________________________________________________________
181
Odłóż do – w tym polu znajdzie się data, do kiedy korespondencja została odłożona
Oryg. w. – pole, w którym umieszczona będzie informacja przechowywania oryginału papierowego
(w momencie, gdy załacznikiem był zeskanowany dokument).
Treść korespondencji – Jeżeli treść korespondencji jest krótka, lub rejestrujemy kontakt osobisty lub
rozmowę telefoniczną, to w polu „Treść” pisujemy rzeczywistą treść korespondencji. Jeżeli natomiast
korespondencją jest list, który będzie zeskanowany lub inna większa korespondencja, to w polu tym
wpisujemy tylko jej streszczenie.
Korespondencja wychodząca – Po uruchomieniu modułu “Korespondencja wychodząca” na ekranie
otwierane jest nowe okno w widoku Tabela, zawierającego zestawienie korespondencji do wysłania. Przez
korespondencję do wysłania rozumiane są te jednostki pocztowe typu fax i mail, które użytkownik
przygotował i zlecił ich wysłanie, lecz nie zostały one jeszcze przejęte przez oprogramowanie fax-owe i mailowe, które faktycznie realizuje ich wysłanie.
Korespondencja DDM – wewnętrzny sposób przesyłania informacji. Korzysta on z mechanizmów bazy
danych lub aplikacji pocztowych.
Workflow – Automatyczny obieg dokumentów i korespondencji. Użytkownik może potrzebować rozwiązań
wykraczających poza zarządzanie poszczególnymi jednostkami korespondencji w ramach modułów:
Korespondencja przychodząca i Korespondencja wychodząca. W tym celu system Logotec DDM9000®
Web Edition został wyposażony w mechanizmy workflow, jednakże jego funkcjonalność znacznie wykracza
poza standardowe rozwiązania stosowane w systemach znanych pod podobnymi nazwami. System Logotec
DDM9000® Web Edition został wyposażony w mechanizmy umożliwiające definiowanie procedur
sterujących obiegiem korespondencji. Pozwalają one na znaczne ułatwienie pracy nad rutynowymi
czynnościami, wykonywanymi „na co dzień” przez pracowników, a związanymi z obiegiem korespondencji i
wydawaniem poleceń. Od momentu przejęcia korespondencji, (dla której jest przewidziany workflow) przez
procedurę system sam automatycznie przesyła korespondencję do wyznaczonych osób, pilnuje
przestrzegania terminów realizacji kroków oraz informuje użytkowników o wyznaczonych im zadaniach.
Adres Zewnętrzny – Adresy zewnętrzne służą do przechowywania adresów osób i firm, z którymi
użytkownicy systemu utrzymują kontakt. Jest to więc zwykły arkusz danych. Oczywiście w tej ogromnej ilości
adresów należy się jakoś poruszać. Dlatego również dla tej tabeli zaprojektowano okienko filtrowe.
Wypełniając odpowiednie pola okienka filtrowego możemy znaleźć interesujący nas adres. Formularz składa
się z trzech stron. Pierwsza z nich może się różnić w zależności od tego czy jest to adres osoby lub
instytucji. Znaczenie poszczególnych pól formularza jest oczywiste, dzięki umieszczonym na nim
komentarzom. Szczególne znaczenie mają pola E-mail, Fax, które służą systemowi DDM w czasie
automatycznego nadawania faksów i maili oraz pole Idnr.faxu, które służy do identyfikacji faksów
przychodzących. Pola, których zawartość jest wypełniana za pomocą listy wyboru, czyli: Rodzaj, Obszar
i Ranga, są określane przez administratora systemu, tak więc, zawartość list zależy od konkretnej instalacji
systemu. Pole Prowadzący służy do określenia użytkownika systemu DDM (pracownika), który jest
odpowiedzialny za kontakty z adresatem. Po uruchomieniu lub uaktywnieniu obiektu kontenera Adresy
zewnętrzne pojawi się menu zawierające następujące funkcje:
 Otwórz stronę klienta
 Dodaj osobę kontaktową
 Raporty
 Projekty
 Zarejestruj sprawę
 Rejestruj korespondencję
 Przygotuj korespondencję
___________________________________________________________________________________________________
182
Adres wewnętrzny – Uruchomienie modułu “Adresy wewnętrzne” spowoduje wyświetlenie okna,
zawierającego zestawienie adresów użytkowników systemu Logotec DDM9000® Web Edition. Użytkownicy
systemu to najczęściej pracownicy jednostki organizacyjnej (np. firmy), więc aby lepiej oddać tę strukturę
adresy zostały uporządkowane w postaci drzewa. Poziom drzewa można rozwinąć poprzez kliknięcie
w znajdujący się po jego lewej stronie znak “+”. Jeśli zamiast znaku “+” jest znak “-” oznacza to, iż poziom
został już rozwinięty a kliknięcie w ten znak spowoduje zwinięcie poziomu. Przykładowa struktura adresów
dla firmy zorganizowanej w strukturę: Dyrektor -> Kierownicy -> Pracownicy. Po rozwinięciu adresu –
Kierownik Działu Programowania, po prawej stronie pojawi się formularz zawierający podstawowe dane o
pracowniku. Każdy adres wewnętrzny jest jedną skrzynką pocztową. Wysyłając korespondencję, wysyłamy
ją tak naprawdę nie do użytkownika systemu, ale do jego skrzynki adresowej. Użytkownik przeglądając
korespondencję przychodzącą ma dostęp tylko do korespondencji umieszczanej w dostępnych dla niego
skrzynkach. Prawa dostępu do skrzynek reguluje administrator systemu. Jednemu użytkownikowi może
zostać przydzielona więcej niż jedna skrzynka.
Adres tymczasowy – Adresy tymczasowe wykorzystywane są w systemie Logotec DDM9000® Web
Edition w przypadku automatycznego przyjmowania faksów i e-maili.
Procedura odbierania faksu przebiega następująco (identyczna procedura ma miejsce w przypadku
odbierania poczty elektronicznej):
FaxSerwer przyjmuje faks w postaci pliku. Prócz samej treści faksu otrzymuje jednocześnie od urządzenia
nadającego, tzw. numer identyfikacyjny faksu. Numer ten jest ustawiany przez użytkownika zewnętrznego
faksu i najczęściej jest związany z numerem linii telefonicznej.
System próbuje zidentyfikować nadawcę faksu, przeszukując w bazie adresów zewnętrznych
i wewnętrznych pola FaxIdNr. Tak więc, wypełnienie tego pola podczas dodawania adresu zewnętrznego
jest istotne.
Jeśli numer identyfikacyjny faksu został odnaleziony, faks pojawia się w nowej korespondencji opatrzony
prawidłowym adresem nadawcy.
Jeśli numer nie został odnaleziony, w bazie adresów tymczasowych zostaje założona nowa pozycja, w której
wypełniane są pola: numer identyfikacyjny faksu i automatycznie wygenerowany przez system numer
adresata tymczasowego. Następnie faks umieszczany jest w skrzynce użytkownika, jako nowa
korespondencja od adresata tymczasowego.
Akta – Ochrona danych, zgromadzonych w systemie, polega na udostępnianiu użytkownikom tylko tych
danych, do których są uprawnieni. W celu zapewnienia ochrony danych w systemie stworzono dodatkowe
obiekty, które nazwaliśmy „Aktami”. Akta służą do grupowania tych dokumentów i segregatorów, które
powinny być udostępniane tym samym grupom użytkowników.
Tabela – Tabela jest zbiorem danych dotyczących określonego tematu, jak produkty i dostawcy. Używanie
oddzielnych tabel dla każdego tematu eliminuje duplikowanie danych, co czyni przechowywanie danych
bardziej efektywnym i eliminuje błędy wprowadzania danych. Tabele organizują dane w kolumnach
(zwanych polami) i wierszach (zwanych rekordami). Tabela w systemie DDM9000® Web Edition – pełni tę
samą rolę co arkusz danych w systemie MS ACCESS.
Formularz – Formularz wprowadzania danych służy do wprowadzania danych do tabeli. Formularzy można
używać w wielu zastosowaniach. W systemie DDM reprezentuje jeden poszczególny rekord. Okno w trybie
tabela ma tą zaletę, iż mieści się w nim wiele wierszy-obiektów. Ułatwia to ich przeglądanie i wyszukiwanie.
Jednak duża liczba wierszy powoduje, iż w oknie nie mieszczą się wszystkie pola, a ich opis musi być
z konieczności skrócony do minimum. Aby ułatwić pracę z konkretnym obiektem systemu (czyli wierszem)
stworzono dla okien potomnych tryb formularza. Na formularzu mogą być wyświetlone jednocześnie dane
tylko jednego obiektu. Odnosząc to do trybu tabela – na formularzu wyświetlane są wartości pól aktualnego
wiersza. Tak więc, przy zmianie widoku tabela na formularz nie zachodzą żadne zmiany w samych danych –
zmienia się jedynie sposób ich prezentacji!
___________________________________________________________________________________________________
183
Opcja Formularz służy do rejestracji formularzy używanych przez Logotec DDM9000® Web Edition.
Formularze można dostosować do potrzeb użytkownika i specyfiki jego baz danych.
Podformularz – Dla dowolnej kategorii i etapu sprawy, możemy przypisać dowolny podformularz (uprzednio
zaprojektowanego na życzenie klienta), który będzie przystosowany do specyficznych potrzeb użytkownika.
Nie ma tu większych ograniczeń.
Dokumenty podrzędne – powiązania obiektów w systemie umożliwią tworzenie logicznych powiązań
pomiędzy dokumentami. Nadrzędność lub podrzędność dokumentu jest ściśle umowna. Kliknięcie na
numerze dokumentu podrzędnego spowoduje przejście do tego dokumentu.
Wyszukiwanie danych – filtrowanie, szukanie, sortowanie
Filtrowanie – Filtrowanie zbioru danych (można tak nazwać każdy rodzaj danych, prezentowanych
w postaci arkusza lub formularza) polega na zawężeniu tego zbioru tylko do interesujących nas pozycji.
“Interesujące nas pozycje” zostaną ze zbioru wybrane poprzez określenie kryterium filtrowania.
Kryterium filtrowania, kryterium wyszukiwania – może być proste (jedno pole) lub bardziej złożone tzn.
zawierać wzorcowe wartości dla więcej niż jednego pola, co umożliwia bardzo precyzyjne wyszukanie. Przy
tworzeniu kryterium możemy się również posługiwać znakiem globalnym „ * ”. Znak ten zastępuje każdy
inny dowolny ciąg znaków i można go umieszczać na początku, końcu lub w środku innego ciągu znaków.
Możemy również odfiltrować wersje aktualne dokumentów.
Baza danych – czym jest i jak działa?
Baza danych jest uporządkowanym zbiorem danych, informacji związanych z pewnym tematem lub
zadaniem – na przykład analizą zamówień klientów lub ewidencją kolekcji nagrań. Jeśli Twoja baza danych
NIE jest przechowywana na komputerze lub też na komputerze są przechowywane tylko jej pewne części, to
prawdopodobnie dużo pracy poświęcasz organizowaniu i koordynowaniu informacji pochodzących z bardzo
różnych źródeł.
Relacyjna baza danych – baza danych, w której zastosowano technikę umożliwiającą łączenie logiczne
poszczególnych jej tabel (arkuszy danych), poprzez dołączenie kopii klucza podstawowego jednej tabeli do
drugiej, co tworzy pomiędzy nimi powiązanie, czyli relację. Jeżeli użytkownik lub projektant bazy danych wie
jakie relacje zachodzą pomiędzy poszczególnymi tabelami w bazie danych, może czerpać informacje z bazy
na niemal nieograniczoną ilość sposobów, kojarząc ze sobą dane z powiązanych tabel.
Klucz podstawowy – pole w tabeli, składającej się z rekordów i pól, zawierające niepowtarzalną, unikatową
wartość, w związku z czym kolejność pól i rekordów w tabeli jest bez znaczenia.
Operatory wyszukiwania - <, >, <>, In, * (* – dowolny ciąg znaków w okienku filtrów)
Poczta
 klasyczna – listy i notatki służbowe przesyłane tradycyjnie na papierze
 elektroniczna (electronic mail, e-mail) – są to środki przesyłania wiadomości pomiędzy
użytkownikami sieci komputerowej; (electronic mailing) – elektroniczne przesyłanie dokumentów;
(mailing list) – elektroniczna lista korespondencyjna, dotyczyć to może także członków grup
dyskusyjnych lub grup zainteresowań w sieciach komputerowych
 Faks (Fax) – faksymilia (facsimile), dokładna reprodukcja listu, podobizna, kopia – także urządzenie
telefaks (telefax), teleks (telex)
___________________________________________________________________________________________________
184
Numer dokumentu – Pole „Numer dokumentu” wypełniane jest automatycznie przez system, który generuje
unikatowy numer dokumentu. Najłatwiej znaleźć dokument, jeżeli znamy jego numer, ponieważ jest
unikatowy. Wypełnienie następnych pól na filtrze może doprowadzić do znalezienia kilku rekordów.
Tytuł dokumentu – pole „Tytuł”, powinno w zwięzły sposób opisywać dokument, według tego pola możemy
wyszukiwać dokumenty
Rozdział - Łatwo wyobrazić sobie sytuację, gdy jeden dokument jest tak obszerny i zawiera kilka różnych
plików stworzonych w różnych aplikacjach, że nie może być przechowywany w jednym pliku. Tworzone są
wtedy pod tym samym numerem dokumentu jego kolejne Rozdziały. Numer rozdziału – określa z ilu
rozdziałów składa się dany dokument, oraz z którym aktualnie mamy do czynienia. Funkcję tworzenia
nowego rozdziału dokumentu wskazane jest wykorzystać wtedy, jeśli jeden dokument ma zawierać pliki
różnych typów. Oczywiście pliki różnych rozdziałów mogą być również tego samego typu. Poszczególne
rozdziały wyświetlane są w bazie dokumentów jako osobne wiersze o tym samym numerze dokumentu, z
dodatkowymi numerami umieszczonymi w nawiasie, oznaczającymi
nr rozdziału. Tak więc, do następnego lub poprzedniego rozdziału dokumentu można przejść poprzez
zmianę bieżącego wiersza arkusza na następny lub poprzedni.
Stan – Nowo utworzone dokumenty przyjmują stan “W opracowaniu”. Można je wówczas dowolnie
zmieniać: edytować ich część informacyjną, edytować ich pliki. Jeśli dokument przyjął swój ostateczny
kształt wówczas należałoby go przed takimi zmianami ochronić. Służy do tego funkcja “Zmiana stanu
dokumentu”. Liczba i rodzaje stanów dokumentów, oraz zależne od nich możliwości działania na
dokumencie, są definiowane przez administratora systemu DDM i są zależne od konfiguracji.
W podstawowej wersji mamy do dyspozycji trzy stany:
 W opracowaniu – możliwość pełnej edycji,
 Zatwierdzony – brak możliwości edycji,
 Anulowany – dokument anulowany.
Wersja – Kolejna postać i / lub treść dokumentu, odpowiednio numerowana i zatwierdzana
Rodzaj dokumentu – opisuje, według jakiego gotowego szablonu został stworzony dokument
Typ pliku – pole na formularzu dokumentów. Zawiera nazwę aplikacji, w jakiej został utworzony dany plik.
Kategoria dokumentu – pole „Kategoria dokumentu” – od wartości tego pola zależy rodzaj podformularza
przechowującego dane liczbowe skojarzone z dokumentem.
Akta, Tajność – określają, do jakich akt należy dokument i z jakim stopniem tajności, czyli określają stopień
dostępności segregatora dla danego użytkownika. Po określeniu cech pliku dokumentu należy wypełnić pola
dotyczące ochrony dostępu do tworzonego dokumentu. Służą do tego pola “Akta” oraz “Tajność”. Po
rozwinięciu listy dla pola “Akta” użytkownik widzi, do jakich akt systemu ma dostęp. Na każdym poziomie akt
można dodatkowo ograniczać dostęp przez oznaczenie dokumentu stopniem tajności. O dokładny schemat
praw dostępu należy spytać administratora systemu.
Założył – podpis elektroniczny osoby zakładającej dokument - to pole nie podlega edycji
Zmienił – podpis elektroniczny osoby, która jako ostatnia zmieniła dokument, wraz z datą zmiany - to pole
nie podlega edycji
Osoby kontaktowe – Przy kontaktach z większymi instytucjami często zachodzi potrzeba zapisania
informacji o osobach, które są wyznaczone do kontaktów z klientami lub są po prostu zorientowane
w sprawie. Spis takich osób związanych z danym adresem nazwaliśmy spisem osób kontaktowych.
___________________________________________________________________________________________________
185
Skanowanie – Ten punkt menu jest odpowiedzialny za skanowanie. Obsługa skanowania jak i innych
aplikacji jest przejęta przez DDM. A więc samo otwieranie i zamykanie plików zeskanowanych jest
identyczne jak w innych aplikacjach. Natomiast jest możliwe wydanie polecenia zeskanowania pojedynczej
kartki lub zmiana ustawień skanowania.
Rekord (record) – jest to pojedynczy wiersz w bazie danych, odpowiada mu jeden wiersz w widoku Tabela.
Zawartość pól rekordu może być także przedstawiona na formularzu
Nowy rekord – rekord dopisywany do bazy danych na jej końcu (appending). Odpowiada mu nowy wiersz,
czyli ostatni pusty wiersz, do którego możemy przejść naciskając odpowiedni przycisk.
Wiersz w widoku Tabela – zawiera w kolejnych kolumnach wszystkie pola rekordu
Zakładka/Okno z danymi w widoku Tabela – zawiera u góry, po prawej stronie, następujące przyciski:
Poprzednia strona danych, Następna strona danych, Poprzednia porcja danych, Następna porcja
danych
Zakładka/Okno z danymi aktualnego wiersza w widoku formularz – zawiera u góry, po prawej stronie,
następujące przyciski: Pierwszy rekord, Poprzedni rekord, Następny rekord, Ostatni rekord,
Pole – obszar leżący na skrzyżowaniu wiersza i kolumny w tabeli, odpowiada mu tekst informacji lub
okienko edycyjne w formularzu
Prezentacja danych – Są dwa sposoby (tryby) prezentacji danych: formularz i tabela. Tabela prezentuje
dane większej liczby rekordów w widoku Tabela. Formularz prezentuje dane w trybie podglądu wszystkich i /
lub pewnych, dostępnych do edycji, pól rekordu. Na formularzu mogą być wyświetlone jednocześnie dane
tylko jednego rekordu. Dla każdego modułu zdefiniowano oddzielne formularze.
W trybie tabela, będąc w trybie pionowego przeglądania rekordów, po zaznaczeniu aktualnego
(bieżącego) wiersza – rekordu, w którym aktualnie się znajdujemy, możemy przejść do trybu formularz
Zarządzanie wersjami – Dokument zarejestrowany w systemie DDM może podlegać modyfikacjom i będą
tworzone jego kolejne wersje. Problemy mogłyby wyniknąć w sytuacji, gdy dany dokument jest używany w
kilku (wielu) segregatorach.
Użycie opcji "Nowa wersja" powoduje wykreowanie duplikatu dokumentu z zachowaniem pewnych zasad.
Rejestr korespondencji sprawy – Aby przeglądnąć spis całej korespondencji wysłanej i otrzymanej
w danej sprawie należy rozwinąć kontener: Rejestr korespondencji sprawy. Są tam oczywiście tylko
skrócone dane dotyczące korespondencji to znaczy Typ, Nr kor. adr., Nr kor. nad., Data
przyjścia/wyjścia, Temat, Adresat, Nadawca, Sprawa, Stan i Odłoż. Aby dotrzeć do treści
korespondencji lub jej załączników, należy otworzyć wybrany kontakt przez zastosowanie dwukliku na
wierszu wybranego rekordu danej korespondencji. System umożliwi nam dotarcie do szerszych danych, ale
najpierw sprawdzi czy mamy do tego prawo tzn.:
 czy wybrana korespondencja leży w którejś ze skrzynek, do której mamy dostęp,
 czy jesteśmy prowadzącymi danej sprawy.
Możemy również zawęzić spis wyświetlanej korespondencji do korespondencji otrzymanej przez rozwinięcie
kontenera: Kontakty przychodzące lub wysłanej: Kontakty wychodzące.
Zapisz rekord – Funkcja ta służy do zapisania bieżącego rekordu na dysku. W momencie zapisywania
rekordu system dokonuje sprawdzenia odpowiednich warunków (np.: sprawdza stan dokumentu, nadaje
numer, sprawdza wypełnienie pól kluczowych itp.).
___________________________________________________________________________________________________
186
System Logotec DDM9000® Web Edition pracuje na bazie SQL. Dzięki temu dane ukazywane są
w formie w widoku Tabela (tabeli). Kolumny tej tabeli zwane polami zawierają dane danego typu natomiast
wiersze (zwane rekordami) zawierają informacje dotyczące pojedynczego obiektu. Przykładem może być
baza zawierająca adresy klientów. Posiada ona między innymi pola: Nazwa (1)/Nazwisko, Nazwa (2)/Imię,
Ulica, Miejscowość, Kod pocztowy, Województwo, Kraj, natomiast pojedynczy wiersz tej tabeli (rekord)
zawiera adres pojedynczej osoby.
Kopia zapasowa, archiwizowanie (Backup) – Codziennie pliki dokumentów „zgrywa się” na taśmę
magnetyczną lub CD
Współbieżne projektowanie i wytwarzanie (concurrent engineering)
Przekonstruowanie (reengineering) – Ponowne rozwiązanie problemu przy użyciu nowoczesnych
technologii informatycznych
___________________________________________________________________________________________________
187
___________________________________________________________________________________________________
188
11
GLOSARIUSZ
(SPECJALISTYCZNY SŁOWNIK WYJAŚNIAJĄCY)
„dwuklik”
„dymek”
„flexi-time work”
„kliknięcie”
„telework”
„workflow”
©
®
Aplety Java
Aplikacja, program
ASP
BackOffice
services
Bank danych
Baza danych
CAD
CORBA
CRM9000®
Dane
DCOM
DDM9000®
Dodatki
EDM
Ekran
FAX
Funkcja
podwójne „kliknięcie” – nowe słowo, które uzyskuje akceptację w polskim
słownictwie informatycznym. Już się mówi „dwuklikać” (sic!). Trzeba to także
odmieniać: ja dwuklikam, ty dwuklikasz, on, ona, ono, dwuklika, my dwuklikamy,
wy dwuklikacie. Oni dwuklikają, i wołacz – dwukliknij!, proszę dwukliknąć!
wyświetlenie krótkiego opisu funkcji, realizowanej przez naciśnięcie danej ikony
elastyczny czas pracy
nowe słowo, które już uzyskało akceptację w polskim słownictwie
informatycznym, także: klikam, klikasz, klika, klikamy, klikacie, klikają, wołacz
kliknij! oraz rzeczownik klikanie i imiesłów klikając, itd.
telepraca
przepływ zadań, marszruta
znak zastrzeżony prawa autorskiego, w Word-zie – Alt+Ctrl+C
zastrzeżony znak towarowy, w Word-zie – Alt+Ctrl+R
udostępniają możliwości podobne do formantów ActiveX Microsoft . Są to
składniki napisane w języku programowania Java udostępniające funkcje
dynamiczne na stronach sieci Web.
– application – komputerowy program użytkowy
= Application Support Protocol10 – protokół wspierania aplikacji
usługi tzw. „zaplecza”, dotyczy to najczęściej aplikacji wchodzących w skład
systemów operacyjnych.
– database, lub data base
– database, lub data base
= Computer Aided Design – Projektowanie wspomagane komputerowo
= Common Object Request Broker Architecture – Architektura zdefiniowana w
1992 roku przez grupę zarządzania obiektowego OMG w ramach architektury
OMA, standard architektur programowych zorientowanych obiektowo
CRM9000® – (Customer Relationship Management System) – System
Zarządzania Relacjami z Klientem
– data
= Distributed Common Object Model – rozproszony model wspólnego obiektu
DDM9000® – (Document and Information Flow Management System) – System
Zarządzania Dokumentami i Przepływem Informacji
– Plug-ins – umożliwiają wstawienie elementów strony WWW specyficznych dla
określonej platformy. Przeznaczone pierwotnie dla programu Netscape Navigator
2.0, są obecnie obsługiwane w programie Internet Explorer 3.0 i nowszej. Inne
firmy oferują dodatki przeznaczone do takich aplikacji jak handel elektroniczny,
grafika trójwymiarowa oraz audio / wideo.
to tytuł czasopisma niemieckiego, w którym o Logotec Engineering S.A. pisze się
tylko dobrze
żargonowa nazwa okna na ekranie
– faksymilia (facsimile) – dokładna reprodukcja, podobizna, kopia – także
urządzenie telefaks (telefax), teleks (telex), faks (fax)
– function
Uwaga: Niniejszy specjalistyczny słownik wyjaśniający pojęcia i zwroty powszechnie używane w informatyce, został w znacznym stopniu oparty na pracy: Jacek
Szaniawski – „Duży Słownik Informatyczny angielsko-polski” – wydanie ArsKom, Warszawa 1997, ISBN 83-900587-2-3
10
___________________________________________________________________________________________________
Rozdział 11 - Glosariusz
Główne okno
systemu
HASP
Hiperłącze
Hipertekst
HTML
HTTP
HTTP Servers
IBM
ICQ
Ikona
Informacja
IRC
Klawisze
Klawisze sterujące
Komponent
lokalny
Kursor
LAN
LOGOCAD TRIGA
Menu
Menu
Menu opadające
Menu sterujące,
menu sterowania
Microsoft®
BackOffice
główne okno systemu (system window), okno aplikacji (application window)
= Hardware-based Software Protection zabezpieczający klucz sprzętowy, tzw.
„kość”
– Hyperlink – Łącze do pliku lub adresu internetowego (URL) a także do
nazwanego miejsca w dokumencie, np. do zakładki.
– Hypertext – Sposób prezentacji informacji w sieci poprzez kolejne połączone z
sobą dokumenty
= Hypertext Markup Language – Język hipertekstowego znakowania informacji
= Hypertext Transfer Protocol – Protokół przesyłania hipertekstu (w sieci Internet)
Serwery HTTP takie jak: Microsoft Internet Information Server (IIS) i Apache
Microsoft Transaction Server (MTS)
Firma
= „I Seek You” – Internetowy program, który pozwala Ci znaleźć przyjaciół i
łączyć się z nimi w czasie rzeczywistym. Możesz tworzyć tzw. listę kontaktów,
zawierającą tylko te osoby, z którymi chcesz mieć kontakt, możesz przesyłać im
wiadomości, rozmawiać z nimi, przesyłać im pliki, konfigurować ICQ do
współpracy z aplikacjami zewnętrznymi, itd..
– icon – mały rysunek, który symbolizuje dostępne polecenie lub opcję i
zastępuje menu, np.:
ikona „zamknij”,
ikona „szukaj z maską”
ikona „edytuj filtr”
– information
= Internet Relay Chat – usługa w sieci Internet umożliwiająca nawiązanie w
czasie rzeczywistym komunikacji między użytkownikami
– keys
Klawisze sterujące:
Klawisz <Tab> oraz <Shift> +<Tab> – służy do nawigacji, tj. przemieszczania się
pomiędzy uruchomionymi aplikacjami, elementami okna dialogowego, polami
przeglądanego lub edytowanego wiersza.
ActiveX Microsoft® Współpraca z formantami ActiveX, które udostępniają
możliwości, nie dostępne bezpośrednio w formacie HTML, takie jak sekwencje
animacyjne lub przesuwane napisy
mały wskaźnik poruszający się po ekranie, inteligentnie zmieniający swój wygląd i
położenie
= local area network – lokalna sieć komputerowa
System trójwymiarowego modelowania bryłowego w mechanice Logotec
Software GmbH.
zbiór dostępnych podmenu i / lub funkcji (poleceń) systemu
spis możliwości, opcji (należy czytać, zgodnie z wymową języka angielskiego –
[„menju])
– pull-down menu – menu rozwijane w dół
Menu sterujące, menu sterowania (control menu)
Pakiet Microsoft BackOffice – to rodzina zaawansowanych aplikacji Microsoft
(Microsoft Windows NT Server, Microsoft SQL Server, Microsoft SNA Server,
Microsoft Systems Management Server, Microsoft Mail) znajdujących
zastosowanie w większości małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. Microsoft
oferując firmom Microsoft Certified Solution Provider, między innymi, szkolenia,
___________________________________________________________________________________________________
190
Microsoft®
Certified Solution
Provider Program
Microsoft® Gold
Certified Partner
Program
MCSE
MCSD
MS ACCESS
Mysz
materiały oraz wsparcie techniczne dla produktów BackOffice ze swojego
centrum eskalacyjnego z Monachium, zdecydowanie poleca te firmy w przypadku
decyzji o wyborze / tworzeniu rozwiązań bazujących na pakietach BackOffice.
Dodatkowo, wymogi stawiane takim firmom (np. zatrudnianie pracowników
z tytułem Microsoft Certified Professional lub Microsoft Certified Systems
Engineer) zapewniają wysoki poziom oferowanych przez nie usług.
Program – Microsoft Certified Solution Provider Program, powstał zgodnie
ze światowym trendem na rynku informatycznym. W Polsce, wprowadzenie tego
programu współpracy z partnerami (listopad 1994) było i jest jednym
z ważniejszych wydarzeń w historii działań Microsoft na naszym rynku.
Współpraca z firmami posiadającymi ten tytuł ma na celu jeszcze lepszą obsługę
naszych wspólnych klientów. Zapewniając partnerom Microsoft Certified Solution
Provider wszechstronną pomoc marketingowo-informacyjną i techniczną, chcemy
oferować naszym klientom rozwiązania na najwyższym światowym poziomie
również w Polsce.
Logotec Engineering S.A. jest jedną z pierwszych firmy, które przystąpiły
do polskiej edycji programu Microsoft Certified Solution Provider Program.
Logotec uczestniczy w programie od 1995 roku. Dzięki udziałowi w programie
współpracy partnerzy otrzymują wszechstronne informacje zarówno
marketingowe jak i techniczne, które umożliwiają oferowanie klientom rozwiązań
na najwyższym światowym poziomie. W 1998 roku Logotec Engineering S.A.,
jako jedyna spośród 110 polskich firm o statusie Microsoft Certified Solution
Provider, uzyskał wyróżnienie Microsoftu "... za tworzenie najlepszych rozwiązań
dla platformy systemowej Microsoft Windows NT Server z wykorzystaniem
narzędzi programistycznych Microsoftu".
Program – Microsoft Gold Certified Partner Program, dla rozwiązań
komercyjnych, przynosi korzyści certyfikowanym partnerom Microsoftu, którzy
koncentrują się na tworzeniu i/lub dostarczaniu biznesowych rozwiązań
internetowych, opartych na technologiach Microsoftu i poddali już pozytywnej
próbie swoje zobowiązania, zaangażowanie i honor firmowy, w tworzeniu i/lub
dostarczaniu takich rozwiązań. Aby aplikować do uzyskania statusu Microsoft
Gold Certified Commerce Solutions Partner, firma musi być aktywnym członkiem
programu Microsoft Certified Partner Program. Musi ona przedstawić
przynajmniej trzy referencje klientów na wcześniej dostarczone biznesowe
rozwiązania internetowe. Każda taka opinia musi być zweryfikowana przez
odpowiedniego klienta (Microsoft trzyma wszystkie te informacje – jako
informacje poufne). Microsoft Certified Partner musi posiadać czterech techników
z certyfikatami MCSE lub MCSD, aby zostać wpisanym do rejestru w kategorii
rozwiązań biznesowych – Commerce Solutions. Proszę zwrócić uwagę, że
wszyscy technicy z certyfikatami MCSE muszą posiadać certyfikację Windows
2000.
Microsoft Certified Systems Engineer on Microsoft Windows® 2000 platform and
Microsoft Windows Server System™ – Inżynier systemowy Microsoft Windows®
2000 oraz Microsoft Windows Server System™, certyfikowany przez Microsoft
(pierwszy poziom certyfikacji profesjonalnej)
Microsoft Certified Solution Developer for Microsoft .NET – Zaawansowany
twórca rozwiązań, który tworzy i rozwija super-nowoczesne rozwiązania
internetowe, z zastosowaniem narzędzi i technologii Microsoft, Visual Studio®
.NET jak również Microsoft .NET Framework, certyfikowany przez Microsoft
(certyfikacja najwyższego poziomu)
Aplikacja Microsoft®, popularna baza danych
mały gryzoń z ogonkiem, także komputerowy (z kabelkiem łączącym go
___________________________________________________________________________________________________
191
ODBC
Odwiedzone
hiperłącze
Okno
Okno aktywne
Okno dialogowe
Okno główne
Okno potomne
OMA
OMG
ORACLE
Pasek narzędzi
Pasek przycisków
okna głównego
PDM9000®
Plik
Plik dostępów
Poczta
elektroniczna
Podpis
elektroniczny
Pomoc
Pomoc
kontekstowa
Przycisk
Przycisk aktywny
Public relations
Redlining
Rekord
z „maszyną”, czyli komputerem)
= Open Database Connectivity
– Followed Hyperlink – łącze już odwiedzone przez surfera internetowego
– window – okienko na ekranie, „ekran”
uaktywnienie okna następuje poprzez kliknięcie na pasku z tytułem okna, lub
poprzez próbę uruchomienia (wywołania) już uruchomionego modułu. Podwójne
kliknięcie („double-click”) na pasku tytułu powoduje maksymalizację rozmiarów
aktywnego okna. Okno aktywne rozpoznać można po kolorze paska tytułu –
takim, jak pasek tytułu okna głównego
Okno dialogowe (dialog box), ramka dialogowa, dialog (dialogue, dialog) –
wydzielona część ekranu monitora, w której system wyświetla komunikaty
– main window – główne okno systemu
– child window – okno prezentujące obiekty systemu, ma postać widoku w trybie
tabela lub formularz
= Object Management Architecture – Architektura zarządzania obiektowego,
opracowana przez grupę firm OMG wspólna technologia obiektowa, dla aplikacji
pracujących w niejednorodnych środowiskach komputerowych
= Object Management Group – Grupa zarządzania obiektami, grupa firm
zajmująca się technologiami obiektowymi w sieciach rozproszonych różnych
platform komputerowych
firma, baza danych
– toolbar – pasek lub ramka z zestawem ikon symbolizujących dostępne
polecenia, funkcje lub opcje
pionowy pasek w oknie głównym systemu, z przyciskami, których naciskanie
otwiera kolejne moduły systemu
PDM9000® – (Product Data Management System) – System Zarządzania Danymi
o Produkcie
– file – w bazie danych kolekcja zapisów tego samego typu
– access file
środki przesyłania wiadomości pomiędzy użytkownikami sieci komputerowej;
(electronic mailing) – elektroniczne przesyłanie dokumentów; (mailing list) –
elektroniczna lista korespondencyjna, dotyczy to członków grup dyskusyjnych lub
grup zainteresowań w sieciach komputerowych
– electronic signature, digital signature.
Podpis elektroniczny to podpis uzyskany metodą elektroniczną lub cyfrową i jest
nadawany użytkownikom przez instytucje internetowe działające w zgodzie z
przyjętym statutem. Podpis elektroniczny powinien posiadać pewne atrybuty
zapewniające jego autentyczność. Takie atrybuty na ogół zawierają następujące
wymagania; podpis elektroniczny musi być: (1) unikatowy dla osoby, która go
używa, (2) umożliwiać weryfikację, (3) pozostawać pod wyłączną kontrolą osoby
używającej go, (4) być dołączony do danych (informacji) w taki sposób, aby w
przypadku ich zmiany, podpis elektroniczny stał się nieważny.
pomoc, podpowiedź, samouczek elektroniczny „ON LINE”
pomoc związana z kontekstem, podpowiedź „ON LINE”
– button – wyświetlony graficznie przycisk na ekranie, nie należy mylić
z klawiszem na klawiaturze
przycisk zaznaczony ciemną obwódką
służba informacyjna instytucji
w przetwarzaniu tekstu – wyróżnianie nowo wprowadzonego tekstu
– record – jest to pojedynczy wiersz w bazie danych
___________________________________________________________________________________________________
192
RO
Rozmiar okna
Run-time version
SAD
SOAP
SQL
Suwaki
Typ pliku
™
URL
Użytkownik
WAP
XML
XML parser
= Read Only – dostęp tylko dla odczytu
szerokość i / lub wysokość okna
wersja programu pracującego w trybie bieżącego przetwarzania, (jak np. Runtime MS ACCESS-a w PDM/DDM/CRM9000)
firma i system
protokół dostępu do obiektu prostego
strukturalny język zapytań wykorzystywany w programach obsługi relacyjnych
baz danych
służą do przewijania zawartości ekranu lub okna, np. wierszy w pionie lub kolumn
w poziomie
opisuje nazwę aplikacji, przy pomocy której został utworzony plik
™ – znak towarowy, w Word-zie – Alt+Ctrl+T
= Uniform Resource Locator – Adres internetowy albo adres sieci Web.
Zazwyczaj składa się z czterech części:
Nazwa protokołu (protokół jest zestawem zasad i standardów, które umożliwiają
komputerom wymianę informacji)
Lokalizacja witryny
Nazwa organizacji, która zarządza tą witryną
Sufiks, który identyfikuje rodzaj organizacji (na przykład .com dla organizacji
komercyjnej)
Przykład adresu: http://www.logotec.com.pl/
– user
= Wireless Application Protocol – Protokół komunikacyjny dla aplikacji
bezprzewodowych
– Extensible Markup Language – Rozszerzalny język znakowania informacji.
Standard XML, według analityków zdominuje rynek aplikacji internetowych
najbliższych lat.
analizator składni języka XML
___________________________________________________________________________________________________
193
___________________________________________________________________________________________________
194
12
SPIS RYSUNKÓW
ZINTEGROWANA OBSŁUGA PROCESÓW BIZNESOWYCH .................................................. 24
TWORZENIE I EDYCJA DOKUMENTÓW ............................................................................ 25
EWIDENCJA RÓŻNYCH RODZAJÓW DOKUMENTÓW, RÓWNIEŻ FAKTUR ........................... 25
KARTOTEKA ADRESÓW I OSÓB KONTAKTOWYCH........................................................... 26
PRZYGOTOWANIE KORESPONDENCJI DO WYSŁANIA ....................................................... 26
KALENDARZ ZADAŃ Z FUNKCJĄ POWIADAMIANIA O ZBLIŻAJĄCYCH SIĘ TERMINACH .... 27
ZARZĄDZANIE KORESPONDENCJĄ PRZYCHODZĄCĄ: FAKSY, MAIL-E, LISTY, ITP. ........... 27
ORGANIZACJA PRACY, NP. POPRZEZ MOŻLIWOŚĆ ODKŁADANIA KORESPONDENCJI NA
OKREŚLONY TERMIN .......................................................................................................... 28
RYS. 9 PRZYGOTOWANIE KORESPONDENCJI SERYJNEJ – KREATOR ROZDZIELNIKÓW ................ 28
RYS. 10 ZARZĄDZANIE SPRAWAMI UMOŻLIWIAJĄCE NP. ICH ODDELEGOWANIE LUB
PRZEKAZANIE INNEJ OSOBIE............................................................................................... 29
RYS. 11 ANALIZA PROWADZONYCH SPRAW Z POZIOMU WYBRANEGO ADRESU ........................ 29
RYS. 12 PODZIAŁ CZASU PRACY PRACOWNIKÓW BIUROWYCH .................................................. 31
RYS. 13 PODZIAŁ CZASU PRACY PRACOWNIKÓW NA SZCZEBLACH KIEROWNICZYCH ................ 32
RYS. 14 PRZEPŁYWAJĄCA (TRACONA) INFORMACJA ................................................................. 33
RYS. 15 ZASYPANI DOKUMENTAMI PRZESTAJEMY NAD NIMI PANOWAĆ.................................... 33
RYS. 16 NAJCZĘŚCIEJ STWIERDZANE NIEZGODNOŚCI PODCZAS AUDYTÓW W FIRMACH
POSIADAJĄCYCH I WPROWADZAJĄCYCH ZARZĄDZANIE ZGODNIE Z NORMAMI ISO9000 .... 34
RYS. 17 OKNO: OPCJE INTERNETOWE ....................................................................................... 37
RYS. 18 OKNO: USTAWIENIA DLA PLIKÓW TYMCZASOWYCH .................................................... 38
RYS. 19 LISTA ZAUFANYCH WITRYN ......................................................................................... 38
RYS. 20 OKNO: USTAWIENIA ZABEZPIECZEŃ ............................................................................ 39
RYS. 21 OKNO INFORMUJĄCE O KONIECZNOŚCI INSTALACJI KOMPONENTU LOKALNEGO .......... 40
RYS. 22 KOMUNIKAT O KONIECZNOŚCI AKTUALIZACJI KONFIGURACJI ..................................... 41
RYS. 23 LOGOWANIE DO SYSTEMU ........................................................................................... 42
RYS. 24 STRONA AUTORYZACJI UŻYTKOWNIKA ........................................................................ 43
RYS. 25 STRONA AUTORYZACJI UŻYTKOWNIKA ........................................................................ 44
RYS. 26 OKNO PRZEGLĄDARKI PO ZALOGOWANIU DO SYSTEMU ............................................... 45
RYS. 27 STRONA Z PODGLĄDEM USTAWIEŃ KONFIGURACYJNYCH ............................................ 46
RYS. 28 STRONA Z PODGLĄDEM USTAWIEŃ KONFIGURACYJNYCH – FUNKCJA DOWNLOAD ....... 47
RYS. 29 STRONA Z PODGLĄDEM USTAWIEŃ KONFIGURACYJNYCH – FUNKCJA WYGLĄD ........... 48
RYS. 30 OKNO DIALOGOWE – FORMULARZ SEGREGATORY ....................................................... 50
RYS. 31 OKNO DIALOGOWE – FORMULARZ DOKUMENTY ......................................................... 54
RYS. 32 OKNO DIALOGOWE – WPROWADZENIE NAZWY PLIKU .................................................. 55
RYS. 33 OKNO Z WYBOREM PLIKU REJESTROWANEGO DOKUMENTU ........................................ 55
RYS. 34 OKNO WPROWADZENIA NAZWY PLIKU ......................................................................... 56
RYS. 35 OKNO DIALOGOWE – DODANIE NOWEGO ROZDZIAŁU DOKUMENTU ............................. 59
RYS. 36 STANDARDOWY SCHEMAT ZMIAN STANU DLA DOKUMENTÓW SYSTEMOWYCH ............ 60
RYS. 37 OKNO ZMIANY STANU DOKUMENTU ............................................................................ 61
RYS. 38 ZMIANA KATEGORII DOKUMENTU ................................................................................ 62
RYS. 39 POWIĄZANIA DOKUMENTU .......................................................................................... 63
RYS. 40 SCHEMAT ZMIAN STANU I DZIAŁANIA ZAREJESTROWANEJ SPRAWY ............................. 65
RYS. 41 SCHEMAT ZMIAN STANU I DZIAŁANIA URUCHOMIONEJ SPRAWY .................................. 66
RYS. 42 OKNO – REJESTRACJA SPRAWY, INFORMACJE PODSTAWOWE ....................................... 68
RYS. 43 FORMULARZ ZADANIE REJESTROWANEJ SPRAWY ........................................................ 69
RYS. 1
RYS. 2
RYS. 3
RYS. 4
RYS. 5
RYS. 6
RYS. 7
RYS. 8
___________________________________________________________________________________________________
Rozdział 12 – Spis rysunków
RYS. 44
RYS. 45
RYS. 46
RYS. 47
RYS. 48
RYS. 49
RYS. 50
RYS. 51
RYS. 52
RYS. 53
RYS. 54
RYS. 55
RYS. 56
RYS. 57
RYS. 58
OKNO WPROWADZENIE TERMINU DLA SPRAW ............................................................ 71
OKNO – KARTOTEKA ADRESÓW WEWNĘTRZNYCH....................................................... 71
OKNO Z DOSTĘPNYMI SKRZYNKAMI POCZTOWYMI ...................................................... 75
FORMULARZ KORESPONDENCJI PRZYCHODZĄCEJ ........................................................ 78
OKNO WPROWADZENIE TERMINU DLA KORESPONDENCJI ........................................... 80
OKNO DIALOGOWE PRZEJMOWANIA PLIKU ZAŁĄCZNIKA............................................. 81
OKNO DIALOGOWE – WYBÓR PROCEDURY .................................................................. 82
OKNO DIALOGOWE: „MODYFIKACJA ADRESU” ........................................................... 83
FORMULARZ KORESPONDENCJI WYCHODZĄCEJ ........................................................... 87
OKNO - ADRESY ZEWNĘTRZNE, INFORMACJE PODSTAWOWE ...................................... 91
FORMULARZ ADRESY ZEWNĘTRZNE - INF. WEWNĘTRZNE ............................................ 93
LISTA OSÓB KONTAKTOWYCH DLA ADRESU ................................................................ 94
FORMULARZ - OSOBY KONTAKTOWE Z POZIOMU ADRESY ZEWNĘTRZNE .................... 94
FORMULARZ - ADRESY TYMCZASOWE ......................................................................... 98
FORMULARZ - ADRESY TYMCZASOWE Z WYBOREM FUNKCJI „PRZYPISZ DO
ISTNIEJĄCEGO ADRESU” .................................................................................................... 99
RYS. 59 OKNO DO WYSZUKANIA ADRESU (OSOBY) W CELU PRZYPISANIA DANYCH Z ADRESU
TYMCZASOWEGO ............................................................................................................. 100
RYS. 60 OKNO DIALOGOWE DO TWORZENIA NOWEGO ADRESU NA PODST. DANYCH Z ADR.
TYMCZASOWEGO ............................................................................................................. 100
RYS. 61 FORMULARZ DO TWORZENIA NOWEGO ADRESU ZEW. Z POZIOMU ADR. TYMCZASOWEGO
........................................................................................................................................ 101
RYS. 62 FORMULARZ DO TWORZENIA NOWEJ OSOBY KONTAKTOWEJ Z POZIOMU ADR.
TYMCZASOWEGO ............................................................................................................. 101
RYS. 63 PRZYKŁADOWA STRUKTURA SKRZYNEK POCZTOWYCH ............................................ 103
RYS. 64 PODZIAŁ NA SZUFLADY KONTENERA KORESPONDENCJA PRZYCHODZĄCA ................ 106
RYS. 65 KORESPONDENCJA – MENU KONTEKSTOWE .............................................................. 107
RYS. 66 OKNO PREZENTACJI DANYCH W WIDOKU TABELA DLA KONTENERA DOKUMENTY ... 108
RYS. 67 PASEK TOOLBAR'A .................................................................................................... 109
RYS. 68 OKNO PREZENTACJI DANYCH W WIDOKU FORMULARZ DLA DOKUMENTU ................. 110
RYS. 69 TABELA DOKUMENTY POSORTOWANA ROSNĄCO PO KOLUMNIE NAZWA ................... 112
RYS. 70 OKNO FILTROWE DOKUMENTÓW ............................................................................... 113
RYS. 71 PODFORMULARZ OKNA FILTROWEGO DOKUMENTÓW ................................................ 114
RYS. 74 OKNO GŁÓWNE: FUNKCJA – WYSZUKIWANIE PEŁNOTEKSTOWE ............................... 117
RYS. 75 OKNO KREATORA WYSZUKIWANIA PEŁNOTEKSTOWEGO – ZAKŁADKA: WYSZUKIWANIE
PROSTE ............................................................................................................................ 118
RYS. 76 OKNO KREATORA WYSZUKIWANIA PEŁNOTEKSTOWEGO – ZAKŁADKA: WYSZUKIWANIE
ZŁOŻONE Z WARUNKIEM LOGICZNYM – W SKŁADNI INDEX SERVER’A............................. 119
RYS. 77 PARAMETRY WYSZUKIWANIA: DOKUMENTY I/LUB POCZTA, RODZAJ AKT, OKRES CZASU
........................................................................................................................................ 121
RYS. 78 WYNIKI WYSZUKIWANIA PEŁNOTEKSTOWEGO .......................................................... 122
RYS. 79 PODGLĄD PLIKU TYPU MS WORD ............................................................................. 126
RYS. 80 LISTA WYPOŻYCZONYCH PLIKÓW ............................................................................. 128
RYS. 81 OKNO REJESTRACJI PLIKU ......................................................................................... 129
RYS. 82 OKNO DOŁĄCZANIA ZAŁĄCZNIKÓW .......................................................................... 130
RYS. 83 OKNO SZUKANIA I SELEKCJI PLIKU ZAŁĄCZNIKA ....................................................... 130
RYS. 84 OKNO PODŁĄCZANIA ZAŁĄCZNIKA – SEGREGATORA/PROJEKTU ............................... 130
RYS. 85 OKNO PODŁĄCZANIA ZAŁĄCZNIKA – DOKUMENTU SYSTEMOWEGO ......................... 130
___________________________________________________________________________________________________
196
Rozdział 12 – Spis rysunków
RYS. 86
RYS. 87
RYS. 88
RYS. 89
OKNO WYBORU SZABLONU DLA TWORZONEGO PLIKU ............................................... 131
OKNO WYBORU SZABLONU DLA TWORZONEJ POCZTY................................................ 131
OKNO DIALOGOWE - KOPIOWANIE PLIKU ................................................................... 132
MINIATUROWA BITMAPA NA FORMULARZU DOKUMENTU GENEROWANA PRZEZ
PIKTOGRAM GENERATOR ................................................................................................. 133
RYS. 90 GALERIA BITMAP I DUŻA BITMAPA GENEROWANA PRZEZ PIKTOGRAM GENERATOR ... 134
RYS. 91 OKNO SZUKANIA I WYBORU ADRESATA ..................................................................... 135
RYS. 92 OKNO PRZYGOTOWYWANEJ KORESPONDENCJI - WYBÓR ADRESATA .......................... 136
RYS. 93 OKNO ADRESOWANIA KORESPONDENCJI.................................................................... 137
RYS. 94 OKNO Z WYNIKIEM WYSZUKIWANIA .......................................................................... 138
RYS. 95 OKNO DIALOGOWE DLA ROZDZIELNIKA TYPU LISTA .................................................. 138
RYS. 96 OKNO DIALOGOWE DLA ROZDZIELNIKA TYPU ZAPYTANIE SQL ................................. 139
RYS. 97 OKNO: TERMINARZ – CZĘŚĆ KONFIGURACYJNA ........................................................ 141
RYS. 98 OKNO DIALOGOWE DLA PRZYCISKU GRUPA .............................................................. 142
RYS. 99 OKNO: TERMINARZ – CZĘŚĆ PREZENTACYJNA ........................................................... 143
RYS. 100 OKNO DIALOGOWE – PARAMETRY RAPORTU............................................................ 144
RYS. 101 OKNO RAPORTU – WYDRUK POZYCJI TERMINARZA ................................................. 144
RYS. 102 OKNO – DODAWANIE TERMINU ............................................................................... 146
RYS. 103 OKNO DIALOGOWE DODANIA TERMINU CYKLICZNEGO ............................................ 146
RYS. 104 OKNO DIALOGOWE EDYCJI POWIADOMIENIA ........................................................... 147
RYS. 105 KORESPONDENCJA PRZYCHODZACA – POWIADOMIENIE O NOWYM TERMINIE .......... 148
RYS. 106 OKNO: POWIADOMIENIE O ZBLIŻAJĄCYCH SIĘ TERMINACH ..................................... 149
RYS. 107 LISTA ZADAŃ ........................................................................................................... 150
RYS. 108 OKNO: NOWE ZADANIE ........................................................................................... 151
RYS. 109 PRZYKŁADOWY PODFORMULARZ SPRAWY............................................................... 170
RYS. 118 WYKAZ ZDEFINIOWANYCH RAPORTÓW ................................................................... 172
RYS. 119 RAPORT – DOKUMENTY SEGREGATORA ................................................................... 172
RYS. 120 OKNO APLIKACJI QUICKVIEW ................................................................................. 173
RYS. 121 PASEK NARZĘDZIOWY QUICKVIEW ......................................................................... 173
RYS. 122 MENU ROZWIJANE WIDOKU, PLIKU, EDYCJI............................................................ 174
RYS. 123 MENU ROZWIJANE DOKUMENTU I BITMAPY ............................................................ 174
RYS. 124 PASEK STANU QUICKVIEW ...................................................................................... 174
RYS. 125 PASEK TYTUŁOWY APLIKACJI QUICKVIEW .............................................................. 174
RYS. 126 OKNO: ABOUT DDM QUICKVIEW .......................................................................... 174
RYS. 127 PRZYKŁADOWE AKTA I POZIOMY TAJNOŚCI ............................................................. 178
___________________________________________________________________________________________________
197
Unieważnij
sprawę
Stan sprawy
zostanie Rozdział 12 – Spis rysunków
określony jako
Unieważnione i
sprawa zostanie
przeniesiona do
skrzynki
Unieważnione/
W ZWIĄZKU Z CIĄGŁYM ROZWOJEM PRODUKTU ORAZ DOSTOSOWANIEM NIEKTÓRYCH
w koszu. ROZWIĄZAŃ DO WYMAGAŃ KLIENTA, NIEKTÓRE FUNKCJE MOGĄ DZIAŁAĆ INACZEJ NIŻ OPISANO
W TYM PODRĘCZNIKU A RYSUNKI POCHODZIĆ ZE STARSZYCH WERSJI PROGRAMU
Reaktywuj
sprawę
Stan sprawy
zostanie
określony jako
Reaktywowana
i sprawa
zostanie
przeniesiona ze
skrzynki
Unieważnione/
w koszu do
skrzynki
W
toku/własne.
KONIEC
Unieważnić jak i
reaktywować
sprawę możemy
również w
momencie gdy
stan sprawy
oznaczony jest
jako Odłożona,
Oddelegowana
___________________________________________________________________________________________________
198

Logotec DDM9000® Web Edition System Zarządzania

Transkrypt

Podobne dokumenty