Regulamin Punktu Obsługi Interesanta w Sądzie Okręgowym w Opolu

Załącznik do zarządzenia Prezesa
Sądu Okręgowego w Opolu
z dnia 19.10.2012 r.
Regulamin
Punktu Obsługi Interesanta
w Sądzie Okręgowym w Opolu
z dnia 19.10.2012 r.
§1
Zasady ogólne
1. Punkt Obsługi Interesanta (POI) znajduje się w pomieszczeniu nr 1 w budynku Sądu
Okręgowego w Opolu przy Placu I. Daszyńskiego 1.
2. POI działa w ramach Oddziału Administracyjnego.
3. W skład POI wchodzi Czytelnia Akt.
4. W POI znajdują się:
- stanowiska do udzielania informacji oraz wydawania dokumentów
- stanowiska do odsłuchu nagrań
- stanowiska do odczytu akt sądowych
- urządzenia zapewniające interesantom dostęp do stron internetowych Ministerstwa
Sprawiedliwości, sądów, Nowej Księgi Wieczystej i Krajowego Rejestru Sądowego
oraz zawierające podstawowe informacje o działalności sądu.
5. Koordynację i nadzór nad pracą POI zapewnia koordynator POI.
6. POI zapewnia obsługę wszystkich wydziałów Sądu Okręgowego w Opolu.
7. Zadaniem
POI
jest
profesjonalna
obsługa
stron
postępowań
sądowych,
pełnomocników, prokuratorów oraz pozostałych osób związanych z prowadzonymi
postępowaniami z zachowaniem reguły jak najkrótszego oczekiwania interesanta.
8. POI nie udziela porad prawnych.
9. POI nie sporządza projektów pism procesowych.
10. Kierownicy sekretariatów wydziałów zobowiązani są do:
- współpracy z POI;
- zapewnienia bieżącego uzupełniania danych w systemie Currenda, w tym również
jak najwcześniejszego udostępniania wokand w systemie SWOR;
- przygotowywania dokumentów wydawanych przez POI;
- wyznaczenia osób odpowiedzialnych za dostarczenie do POI akt sądowych.
11. Skargi dotyczące pracy POI rozpoznaje kierownik Oddziału Administracyjnego.
12. W przypadku jednoczesnej nieobecności pracowników POI dyżur pełnią osoby
wyznaczone przez kierowników sekretariatów.
§2
Przyjmowanie interesantów
1. Przyjmowanie interesantów odbywa się w poniedziałki od godz.7.30 – 18.00, a od
wtorku do piątku w godzinach 7.30 – 15.30.
2. Obsługa interesantów odbywa się bezpośrednio przy oznaczonych stanowiskach POI,
telefonicznie pod numerem telefonu 77-54-18-105 oraz poprzez pocztę elektroniczną
pod adresem [email protected]
§3
Szczegółowe zadania POI:
1. Przyjmowanie poczty elektronicznej pod adresem e-mail [email protected] i
przekazywanie jej do właściwych komórek organizacyjnych.
2. Informowanie o stanie postępowań spraw toczących się we wszystkich wydziałach
Sądu Okręgowego w Opolu (np. terminy i miejsce rozpraw, na jakim etapie jest dana
sprawa, jakie czynności zostały podjęte w sprawie itp. ).
3. Informowanie o sposobach wszczęcia postępowania i podstawowych dokumentach,
które należy złożyć przy wnoszeniu sprawy do sądu.
4. Informowanie o kosztach sądowych, opłatach kancelaryjnych, sposobie ich uiszczania,
sposobie ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych, numerach rachunków
bankowych sądu.
5. Informowanie o przesłankach udzielenia pomocy prawnej z urzędu (ustanowienia
adwokata lub radcy prawnego).
6. Informowanie o rodzajach środków odwoławczych i terminach do ich wniesienia.
7. Informowanie o właściwości miejscowej i rzeczowej wszystkich sądów okręgu
opolskiego.
8. Informowanie o rodzajach spraw rozpoznawanych przez sądy w okręgu opolskim.
9. Wydawanie stronom postępowania i ich pełnomocnikom odpisów orzeczeń, tytułów
wykonawczych, uwierzytelnionych odpisów, zaświadczeń, kserokopii z akt sprawy
zamówionych do osobistego odbioru. Zamówione a nieodebrane w ciągu 14 dni
odpisy i orzeczenia zwracane są do sekretariatu wydziału celem przesłania drogą
pocztową.
10. Wykonywanie kopii z akt spraw zamówionych do wglądu, w przypadku, gdy żądanie
obejmuje nie więcej niż 10 stron. Wniosek o dokonanie kopii powyżej 10 stron należy
złożyć w biurze podawczym SO w Opolu.
11. Udostępnianie
adresów
kancelarii
adwokackich,
radcowskich,
notarialnych
i komorniczych, listy tłumaczy przysięgłych, mediatorów, lekarzy sądowych
i biegłych sądowych oraz instytucji udzielających bezpłatnych porad prawnych.
12. Udostępnianie
adresów
innych
instytucji
pozasądowych
m.in.
Ministerstwa
Sprawiedliwości, Rzecznika Praw Obywatelskich, Rzecznika Praw Dziecka, jednostek
policji, organizacji pozarządowych itp.
13. Udostępnianie formularzy sądowych i wzorów pism sądowych.
14. Informacje
o sprawie rozpoznawanej przed sądem udostępniane są stronie,
oskarżonemu lub pokrzywdzonemu po wskazaniu danych osobowych oraz
sprawdzeniu dowodu tożsamości.
14. W ramach POI prowadzona jest dokumentacja:
- kontrolka zamawianych i przekazanych z sekretariatów wydziałów akt sądowych,
- wykaz akt udostępnionych do wglądu w czytelni – osoba, której udostępniane są akta
potwierdza ich odbiór oraz akceptację regulaminu własnoręcznym podpisem. W
przypadku odmowy pracownik POI w rubryce ‘Uwagi” dokonuje właściwej
wzmianki.
Wykaz prowadzony jest zgodnie z przepisami o ochronie danych
osobowych,
- kontrolka dokumentów wydanych w POI,
- wykaz korespondencji otrzymanej drogą elektroniczną.
Wykaz może być
prowadzony w formie elektronicznej. Otrzymana korespondencja przekazywana jest
do właściwych komórek drogą elektroniczną.
§4
Regulamin w zakresie przeglądania akt
1. Czytelnia akt stanowi integralną część Punktu Obsługi Interesanta Sądu Okręgowego
w Opolu.
2. W ramach czytelni akt wykonuje się kopię z akt spraw zamówionych do wglądu, w
przypadku, gdy żądanie obejmuje nie więcej niż 10 stron. Wniosek o dokonanie kopii
powyżej 10 stron należy złożyć w biurze podawczym SO w Opolu.
3. Przeglądanie akt spraw sądowych przez osoby do tego uprawnione odbywa się w
czytelni akt mieszczącej się pomieszczeniu nr 1 w budynku Sądu Okręgowego w
Opolu przy Placu I. Daszyńskiego 1 w zakresie spraw karnych oraz spraw cywilnych.
4. Czytelnia akt przyjmuje interesantów w poniedziałki od godz. 7.30 – 17.00, a od
wtorku do piątku w godzinach 7.30 – 14.30. z zastrzeżeniem, że ostatnie akta
udostępniane są uprawnionym na godzinę przed zamknięciem czytelni.
5. Czytelnia akt nie udostępnia materiałów objętych klauzulą tajności. Sposób ich
udostępniania przez kancelarię tajną regulują odrębne przepisy.
6. Akta do czytelni akt mogą być zamawiane przez osoby zainteresowane osobiście w
Punkcie Obsługi Interesanta, jak również telefonicznie pod numerem 77-54-18-105
lub drogą elektroniczną na adres e-mail [email protected], ze wskazaniem
konkretnego dnia, w którym akta mają być udostępnione.
7. Zamówienie składane drogą telefoniczną lub elektroniczną jest rejestrowane w grafiku
POI, po uprzednim ustaleniu z interesantem daty i godziny przeglądania akt.
Informacje te przekazywane są kierownikowi sekretariatu wydziału, który zabezpiecza
akta celem ich udostępnienia interesantowi. W przypadku braku możliwości
udostępnienia akt z przyczyn niezależnych od pracownika POI, należy powiadomić o
tym fakcie interesanta.
8. Akta zamówione do przeglądania zostają w tym samym dniu zwrócone do Sekretariatu
Wydziału.
9. Składając zamówienie, należy podać:
- imię i nazwisko zamawiającego oraz status w sprawie,
- sygnaturę sprawy,
- oznaczenie wydziału,
- nazwiska stron/ uczestników lub nazwę podmiotu – biorących udział w sprawie,
- w przypadku sprawy wielotomowej również numer tomu akt,
- proponowany termin i godzinę przeglądania akt,
- dane kontaktowe.
10. Akta przekazywane są do czytelni po stwierdzeniu przez kierownika właściwego
sekretariatu wydziału czy osoba zamawiająca ma prawo wglądu do akt i czy akta
mogą być udostępnione interesantowi. Ustalenia w tym zakresie należą do pracownika
POI, a następnie sporządzana jest adnotacja będąca równocześnie zamówieniem akt.
Po weryfikacji danych Kierownik sekretariatu wydaje akta - zszyte i ponumerowane do Czytelni co jest równoznaczne z udostępnieniem akt interesantowi do wglądu.
11. Interesant zobowiązany jest do potwierdzenia faktu przeglądania akt przynajmniej na
dzień przed terminem ich udostępnienia.
12. W przypadku stwierdzenia braku uprawnienia interesanta do wglądu do akt kierownik
sekretariatu wydziału informuje o tym pracownika POI.
13. Osoby oczekujące na akta przebywają poza pomieszczeniem POI (czytelni akt).
14. Przed skorzystaniem z czytelni akt interesanci maja obowiązek:
a) pozostawić okrycia wierzchnie w szatni, która znajduje się przy punkcie
Ochrony Budynku; okazać pracownikowi POI dowód tożsamości;
b) złożyć czytelny podpis w wykazie osób przeglądających akta sądowe (wpis ten
jest jednocześnie zobowiązaniem do przestrzegania niniejszego regulaminu);
c) stosować się do wskazówek porządkowych pracowników POI;
d) zabrania się umieszczania na blatach stanowisk do czytania akt rzeczy
osobistych tj. torebek, teczek itp.
15. Akta spraw, których udostepnienie w danym momencie nie jest możliwe udostępniane
są w terminie ustalonym przez pracownika POI z właściwym sekretariatem wydziału.
16. Osoby zainteresowane przeglądaniem akt w czytelni maja prawo do zamówienia
więcej niż jednych akt, jeśli istnieje taka potrzeba, mogą jednak zapoznawać się
jednorazowo tylko z jednymi aktami z jednego wydziału. W celu przejrzenia
kolejnych akt interesant obowiązany jest zwrócić akta dotychczas przeglądane.
17. W czytelni można korzystać z własnych materiałów i sprzętu technicznego po
wyrażeniu zgody przez pracownika POI.
18. Zabronione jest dokonywanie jakichkolwiek czynności w aktach sądowych poza ich
przeglądaniem, a w szczególności ich niszczenie, uszkadzanie, czynienie w nich
adnotacji (podkreśleń, zakreśleń ) oraz wynoszenie akt poza czytelnie akt.
19. Wszelkie zauważone uszkodzenia winny być niezwłocznie zgłoszone pracownikowi
POI.
20. Osoby czytające akta zobowiązane są do zachowania ciszy i niezakłócania pracy
innych osób.
21. Na terenie czytelni akt zabronione jest korzystanie z telefonów komórkowych oraz
spożywanie posiłków i napojów.
22. Osoby czytające akta maja obowiązek stosowania się do niniejszego regulaminu oraz
zaleceń i uwag pracownika POI.
§5
Regulamin w zakresie odsłuchu nagrań
1. Na stanowiskach komputerowych pracowników POI
zainstalowana jest aplikacja
Recourt służąca do udostępniania nagrań dla stron.
2. Pracownik POI za pomocą aplikacji Recourt, po wcześniejszej weryfikacji czy dana
osoba upoważniona jest do zapoznania się z nagraniem, udostępnia nagranie na
wybranej stacji roboczej służącej do odsłuchu.
3. Utrwalanie dźwięku z nagrania można uzyskać po wypełnieniu odpowiedniego
wniosku, uiszczenia opłaty sądowej i uzyskaniu zgody Przewodniczącego Wydziału.
4. Pracownik POI udziela stronom podstawowych informacji w zakresie obsługi
aplikacji Recourt.
5. Po odsłuchaniu nagrania pracownik POI zobowiązany jest do usunięcia go z danej
stacji roboczej.