jak sworzyć charakterystykę projektu poradnik

#ngorobiatolepiej | jak stworzyć charakterystykę projektu – poradnik
Jak stworzyć charakterystykę projektu? Nie wiesz? Nic nie szkodzi. Przeczytaj nasz poradnik, gdzie
krok po kroku opisujemy jak zrobić to szybko i skutecznie.
Aby ułatwić pracę będziemy po kolei objaśniali każde z pól formularza zgłoszenia projektu.
Charakterystyka projektu to nic innego jak niezbyt skomplikowany (i niezbyt długi) opis projektu, w
którym powinny znaleźć się konkretne fakty i dane. Nie chodzi tu wyłącznie o to, żebyśmy mogli je
skonfrontować z rzeczywistością czy sprawdzić u grantodawcy, ważniejsze jest to, żeby każdy mógł
zrozumieć co było tematem projektu, dla kogo był realizowany i co się w ramach projektu wydarzyło.
Charakterystyka projektu w portalu #ngorobiatolepiej bardzo przypomina charakterystykę (opis)
projektu jaki często trzeba sformułować gdy organizacja zamierza zbierać środki na realizację za
pomocą rozmaitych portali crowdfundingowych – z jedną ważną różnicą – tutaj należy opisać to co już
zostało zrealizowane.
1. PEŁNA NAZWA ORGANIZACJI ZGODNA Z KRAJOWYM REJESTREM SĄDOWYM
Dlaczego prosimy Cię o podanie pełnej nazwy Twojej organizacji? To niezwykle ważne z dwóch
powodów. Po pierwsze zgłoszony do bazy #ngorobiatolepiej, zrealizowany projekt będzie
kategoryzowany według pewnego stałego klucza (zgodnego z wewnętrzną polityką kategoryzacji
portalu #ngorobiatolepiej), elementem tego klucza jest stała (ustalona i zgodna z KRS) nazwa Twojej
organizacji pod którą będzie można ją znaleźć w naszej bazie (po wpisaniu nazwy organizacji
automatycznie zobaczysz opisy wszystkich zrealizowanych przez nią projektów). Po drugie, musimy
mieć pewność, że podajesz właściwą nazwę organizacji, to znaczy tą pod którą Twoja organizacja
występuje w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wydaje się to nieistotne, jednak tak nie jest, ponieważ
często w szczególności w wypadku fundacji, samo słowo “fundacja” jest częścią ustalonej nazwy
organizacji. Dlatego dajmy na to Fundacja Dla Dzieci, nie może występować pod nazwą Dla Dzieci,
słowo fundacja jest bardzo ważne. Aby uniknąć błędów i pomyłek prosimy być sugerował/a się nazwą
pod jaką Twoja organizacja występuje w Krajowym Rejestrze Sądowym. Aby to sprawdzić wystarczy
skorzystać z wyszukiwarki KRS.
2. NUMER KRAJOWEGO REJESTRU SĄDOWEGO
Krajowy Rejestr Sądowy, to ogólnopolski spis podmiotów, takich jak spółki, przedsiębiorstwa,
stowarzyszenia i fundacje. Jest on prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości i wybrane sądy
rejonowe. KRS jest jawny, dostępny dla każdego chociażby przez stronę internetową, daje możliwość
weryfikacji organizacji pozarządowych (ale i przedsiębiorców) po ich numerze KRS lub innych danych,
takich jak NIP, REGON czy też nazwa. Za pomocą KRS możemy np. sprawdzić bardzo szybko czy
osoba zgłaszająca projekt jest członkiem zarządu organizacji i może ją reprezentować. Dlatego ważne
jest to żeby podać prawidłowy numer KRS. Jest to użyteczne narzędzie, gdy chcemy się zorientować w
sytuacji prawnej i finansowej potencjalnego partnera, a dla nas jest to podstawowe źródło informacji o
Twojej organizacji. Dlatego zwróć szczególną uwagę na to czy podajesz nam właściwy numer KRS.
3. ADRES ORGANIZACJI, KTÓRA REALIZOWAŁA PROJEKT
Podaj nam właściwy adres swojej organizacji, ułatwi nam to kontakt a także pomoże skierować do
Ciebie partnerów, którzy będą przeglądali naszą bazę. Podając adres pamiętaj by podać: kod
pocztowy, miejscowość, nazwę ulicy oraz numer domu i nr lokalu (jeżeli występuje). Nie ma obaw,
Fundacja Imago Silesia nie zasypie Cię stosem korespondencji reklamowej, nie działamy w ten
sposób. Co bardzo ważne, jeżeli podasz nam niewłaściwy adres (niezgodny z adresem organizacji
widocznym w KRS), będziemy prosili Cię o wyjaśnienie i skorygowanie adresu (a to wydłuży czas
potrzebny na przeprowadzenie procedury).
4. STRONA INTERNETOWA ORGANIZACJI
Potrzebny nam jest link do miejsca w sieci, w którym prowadzicie działania i informujecie o nich
innych, jeżeli Twoja organizacja nie posiada własnej strony internetowej to nie szkodzi, w takim
wypadku wklej link do waszej strony w portalu społecznościowym (facebook, twitter, pinterest,
google+ czy linkedin). Chcemy zobaczyć jak wygląda wasza komunikacja z otoczeniem, a jedynym
sposobem by to zrobić jest właśnie podanie nam właściwego linku. To ważne także z innego powodu.
Nasza baza będzie zawierała zgłoszone przez Twoją organizację projektu (uporządkowane
chronologicznie oraz według innych zasad obowiązujących w bazie #ngorobiatolepiej), z naszego
punktu widzenia ważne jest to, żebyśmy mogli z naszych stron odsyłać gości, zainteresowanych
waszą działalnością wprost do Waszej organizacji, tak by za pomocą jednego kliknięcia można było
skontaktować się z organizacją, której projekt/ty znajduje/ją się w naszej bazie. Nasz projekt to przede
wszystkim narzędzie dobrej i darmowej promocji dla ngo.
5. PODAJ AKTUALNY EMAIL TWOJEJ ORGANIZACJI
Abyśmy mogli skutecznie prowadzić procedurę weryfikacji niezbędny będzie aktualny i obsługiwany
adres e-mail twojej organizacji. Nie podawaj nam adresu, który jest “martwy” lub nie używacie go.
Podaj nam ten, który jest obsługiwany, abyśmy mogli skutecznie przesłać Wam wszystkie niezbędne
informacje i dokończyć procedurę weryfikacyjną.
6. PODAJ KONTAKTOWY NUMER TELEFONU TWOJEJ ORGANIZACJI
Nie prosimy o numer telefonu po to, żeby przysyłać oferty handlowe czy jakiekolwiek inne, niechciane
wiadomości. Numer telefonu będzie konieczny do szybkiego i sprawnego dokończenia procedury
weryfikacyjnej (kontakt telefoniczny). Dlatego bez obaw podaj numer, który jest właściwy.
7. DODAJ KRÓTKI OPIS SWOJEJ ORGANIZACJI. PODAJ NAJWAŻNIEJSZE OBSZARY DZIAŁAŃ
PODEJMOWANYCH PRZEZ ORGANIZACJĘ.
To bardzo ważny krok, ponieważ za pomocą tego krótkiego tekstu informujesz świat o celach, które
realizuje Twoja organizacja. Naprawdę nie musisz się rozpisywać, chodzi o to żeby opis był jasny i
oddawał sens istnienia Twojej organizacji. Wiele organizacji posiada taki opis w swoim statucie, jeśli
nie bardzo wiesz jak sformułować ten opis sprawdź statut swojej organizacji, który powinien zawierać
krótki i zwięzły opis celów istnienia organizacji.
8. PODAJ NAZWĘ PROJEKTU (NAZWA MUSI BYĆ ZGODNA Z DOKUMENTACJĄ PROJEKTU NP. Z TYTUŁEM
PROJEKTU W OFERCIE REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO, WNIOSKU DO GRANTODAWCY LUB TYTUŁU
PROJEKTU FINANSOWANEGO Z FUNDUSZY STRUKTURALNYCH [POD PODANĄ NAZWĄ PROJEKT BĘDZIE
WYSTĘPOWAŁ W BAZIE PROJEKTÓW #NGOROBIATOLEPIEJ]
To kolejny ważny krok. Dlaczego zależy nam na tym by nazwa projektu była identyczna z tą, która
występowała w dokumentacji projektowej? To jasne. Portal #ngorobiatolepiej weryfikuje zrealizowane
projekty u grantodawcy, który finansował lub współfinansował projekt, oznacza to że musisz podać
właściwą i pełną nazwę działania/projektu. Pod tą konkretną nazwą projekt znajdzie się w bazie
zrealizowanych projektów #ngorobiatolepiej i pod tą nazwą będzie przedstawiony reprezentantowi
grantodawcy, który będzie wypełniał ankietę. Jeżeli nie wiesz jak dokładnie brzmiała nazwa
projektu/tutuł zadania – sprawdź w dokumentacji projektowej (np. w ofercie realizacji zadania
publicznego lub we wniosku do grantodawcy).
9. OPISZ PROJEKT ZREALIZOWANY PRZEZ ORGANIZACJĘ, PAMIĘTAJ BY OPIS BYŁ JASNY I NIEZBYT
DŁUGI.
Masz jedynie 2 tysiące znaków. To niewiele. Dlatego opis, który przygotujesz musi być jasny i
zrozumiały. Z reguły taki krótki opis projektu, pod postacią krótkiej charakterystyki został już
wcześniej stworzony i znajduje się w dokumentacji projektowej (np. w ofercie realizacji zadania
publicznego lub we wniosku do grantodawcy). Jeżeli opis ten nie odpowiada Ci – stwórz własny,
pamiętając jednak, że baza zrealizowanych projektów #ngorobiatolepiej to sformalizowany zbiór
informacji syntetycznie prezentujących dorobek organizacji pozarządowych w formie zrealizowanych
działań. Oznacza to, że zależy nam i osobom czerpiącym wiedzę z naszej bazy danych na tym by
dowiedzieć się; ile osób brało udział w projekcie, ilu było organizatorów i kto był pomysłodawcą, jakie
działania lub efekty przyniósł projekt, oraz co również bardzo ważne – ile środków zostało użytych do
realizacji projektu (w tym wypadku prosimy o podanie konkretnej kwoty dotacji otrzymanej od
instytucji/samorządu/firmy, którego wskazujesz w kolejnym polu jako grantodawcę. Jeżeli Twoja
organizacja korzystała ze środków z różnych źródeł – podaj nam to, które było najważniejsze
(decydujące wsparcie). Pamiętaj by podać konkretną kwotę – znajdziesz ją również w dokumentacji
wnioskowej. Jednym z pytań w ankiecie dla wskazanego przez Ciebie grantodawcy jest pytanie o
prawidłowość rozliczenia środków uzyskanych na realizację projektu, stąd musimy znać ich wysokość.
10. PODAJ NAZWĘ GRANTODAWCY, KTÓRY WSPÓŁFINANSOWAŁ PROJEKT.
Prosimy o podanie nazwy grantodawcy ponieważ będziemy się z nim kontaktować w sprawie
wypełnienia ankiety projektu #ngorobiatolepiej. Podaj właściwą nazwę firmy lub instytucji, która
finansowała projekt. Jeśli projekt był finansowany przez samorząd lokalny podaj nam nazwę jednostki
samorządowej, która udzieliła wsparcia.
11. PODAJ ADRES E-MAIL GRANTODAWCY
Adres e-mail grantodawcy to jedna z kluczowych kwestii. Albowiem procedura projektu (opisana
dokładnie w załączniku nr 2 do regulaminu) przewiduje kontakt z grantodawcą drogą elektroniczną.
Grantodawca zostanie poproszony o wypełnienie ankiety, która jest niezbędnym elementem
procedury. Bez skutecznego kontaktu z grantodawcą, operator portalu #ngorobiątolepiej nie będzie w
stanie przeprowadzić procedury. Dlatego podaj aktywny adres e-mail, najlepiej do osoby, która
zajmowała się kontaktem z organizacją po stronie grantodawcy.
12. PODAJ NUMER TELEFONU GRANTODAWCY
Projekt #ngorobiatolepiej opiera się na szerokiej współpracy zarówno, reprezentantów organizacji
pozarządowych/osób fizycznych (którzy zgłaszają charakterystyki zrealizowanych przez
organizację/osobę fizyczną projektów), jak i przedstawicieli grantodawców, wskazanych w zgłoszeniu.
Brak takiej współpracy skutkuje przerwaniem procedury. Jeżeli jedna bądź druga strona nie podejmuje
współpracy z operatorem, kontynuowanie procedury publikacji charakterystyki projektu w
publicznodostępnej bazie #ngorobiątolepiej staje się niemożliwe. Dlatego prosimy o podanie numeru
telefonu do przedstawiciela grantodawcy, kontakt telefoniczny często jest nieodzownym elementem
procedury projektu #ngorobiatolepiej.
13. WYBIERZ OBSZAR TEMATYCZNY, KTÓREGO DOTYCZYŁ PROJEKT
Dlaczego prosimy byś wybrał konkretny obszar tematyczny? Otóż większość projektów realizowanych
w Polsce przez organizacje pozarządowe opiera się na podstawowej klasyfikacji zawartej w ustawie z
dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, stanowiącej
podstawę działalności organizacji pozarządowych w Polsce. W artykule 3., pkt. 1 ustawa ta definiuje
pojęcie działalności pożytku publicznego (Działalnością pożytku publicznego jest działalność
społecznie użyteczna, prowadzona przez organizacje pozarządowe w sferze zadań publicznych
określonych w ustawie). Ustawa, w Art. 4., pkt. 1. wymienia katalog zadań publicznych, do którego
należą: pomoc społeczna, w tym pomoc rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz
wyrównywanie szans tych rodzin i osób; wspieranie rodziny i systemu pieczy zastępczej; udzielanie
nieodpłatnej pomocy prawnej oraz zwiększanie świadomości prawnej społeczeństwa; działalność na
rzecz integracji i reintegracji zawodowej i społecznej osób zagrożonych wykluczeniem społecznym;
działalność charytatywna; podtrzymywanie i upowszechnianie tradycji narodowej, pielęgnowanie
polskości oraz rozwój świadomości narodowej, obywatelskiej i kulturowej; działalność na rzecz
mniejszości narodowych i etnicznych oraz języka regionalnego; działalność na rzecz integracji
cudzoziemców; ochrona i promocja zdrowia (w tym działalność lecznicza, w rozumieniu ustawy z dnia
15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej); działalność na rzecz osób niepełnosprawnych; promocja
zatrudnienia i aktywizacja zawodowa osób pozostających bez pracy i zagrożonych zwolnieniem z
pracy; działalność na rzecz równych praw kobiet i mężczyzn; działalność na rzecz osób w wieku
emerytalnym; działalność wspomagająca rozwój gospodarczy, w tym rozwój przedsiębiorczości;
działalność wspomagająca rozwój techniki, wynalazczości i innowacyjności oraz rozpowszechnianie i
wdrażanie nowych rozwiązań technicznych w praktyce gospodarczej; działalność wspomagająca
rozwój wspólnot i społeczności lokalnych; nauka, szkolnictwo wyższe, edukacja, oświata i wychowanie;
działalność na rzecz dzieci i młodzieży, w tym wypoczynek dzieci i młodzieży; kultura, sztuka, ochrona
dóbr kultury i dziedzictwa narodowego; wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej; ekologia i
ochrona zwierząt oraz ochrona dziedzictwa przyrodniczego; turystyka i krajoznawstwo; porządek i
bezpieczeństwo publiczne; obronność państwa i działalność Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej;
upowszechnianie i ochrona wolności i praw człowieka oraz swobód obywatelskich, a także działania
wspomagające rozwój demokracji; udzielanie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego;
ratownictwo i ochrona ludności; pomoc ofiarom katastrof, klęsk żywiołowych, konfliktów zbrojnych i
wojen w kraju i za granicą; upowszechnianie i ochrona praw konsumentów; działalność na rzecz
integracji europejskiej oraz rozwijanie kontaktów i współpracy między społeczeństwami; promocja i
organizacja wolontariatu. Katalog umieszczony w ustawie zawiera aż 27 pozycji, aby projekty w
portalu były kategoryzowane według prostszej metodologii skomasowaliśmy katalog ustawowy do
podstawowych kategorii działań podejmowanych przez organizacje pozarządowe – do wyboru masz
zatem 17 kategorii dotyczących działań (kultura; zdrowie; seniorzy; aktywizacja społeczna;
animacja społeczna; działalność pomocowa; działania strażnicze; działalność
charytatywna; sport; edukacja; działalność lecznicza; działania konsumenckie; ochrona
przyrody; turystyka; integracja europejska; wolontariat), wybierz tę która najlepiej oddaje
charakter realizowanego przez Twoją organizację działania. Wewnętrzna polityka kategoryzacji
portalu #ngorobiatolepiej zakłada oznaczanie publikowanej charakterystyki projektu za pomocą słów
kluczowych, tagów oraz metadanych niezbędnych do utrzymania zasad i spójności wewnętrznej
kategoryzacji publicznodostępnej bazy danych #ngorobiatolepiej oraz zasad pozycjonowania
charakterystyk projektów w sieci internet w zgodzie z prawem Rzeczypospolitej Polskiej. W związku z
tym operator portalu, umieszczając w portalu zgłoszoną charakterystykę projektu (zgodnie z
procedurą opisaną w załączniku nr 2 i 5 do regulaminu portalu), w ramach niezbędnych czynności
związanych z publikacją jest zobowiązany do dokonania kategoryzacji zgłoszonych treści –
charakterystyki zrealizowanego projektu (kultura; zdrowie; seniorzy; aktywizacja społeczna;
animacja społeczna; działalność pomocowa; działania strażnicze; działalność
charytatywna; sport; edukacja; działalność lecznicza; działania konsumenckie; ochrona
przyrody; turystyka; integracja europejska; wolontariat)
14. PODAJ DATĘ ZAKOŃCZENIA PROJEKTU
Portal #ngorobiatolepiej prezentuje wyłącznie zrealizowane działania i projekty, które zostały
przeprowadzone przez organizacje pozarządowe, dlatego prosimy o podanie daty zakończenia
projektu. Datę tę znajdziesz w dokumentacji projektowej (np. w ofercie realizacji zadania publicznego
lub w umowie o dofinansowanie zawieranej z grantodawcą). Podanie właściwej daty jest ważne,
ponieważ w ankiecie pytamy przedstawiciela grantodawcy o to, czy projekt, którego dotyczy
procedura, został zakończony w terminie wskazanym w umowie. Jeśli podasz nam niewłaściwą datę
nie będziemy w stanie ustalić czy tak się faktycznie stało.
15. PODAJ TELEFON KONTAKTOWY DO OSOBY ODPOWIEDZIALNEJ ZA REALIZACJĘ PROJEKTU W TWOJEJ
ORGANIZACJI
Dlaczego prosimy o podanie numeru telefonu do osoby odpowiedzialnej za realizację projektu? To
proste. W ramach procedury opisanej w załączniku nr 2 do regulaminu portalu kontaktujemy się z
przedstawicielem organizacji by pomóc we właściwym skonstruowaniu charakterystyki projektu.
Często zdarza się tak, że osoba zgłaszająca projekt do portalu nie była bezpośrednio odpowiedzialna
za jego realizację i może nie znać wszystkich szczegółów, dlatego prosimy o podanie numeru
kontaktowego do osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za realizację lub przeprowadzenie projektu.
16. DODAJ ZDJĘCIA OBRAZUJĄCE PRZEBIEG PROJEKTU [możesz dodać trzy zdjęcia projektu w formacie
jpg o maksymalnej wielkości pliku 2MB, pamiętaj, przesyłając zdjęcia do bazy #ngorobiatolepiej
potwierdzasz, że posiadasz prawa autorskie do przesłanych plików]
Każda charakterystyka projektu powinna zawierać fotografie (często jest to także link do materiału
wideo umieszczonego na zewnętrznym serwerze lub w usłudze takiej jak np. YouTube). Ponieważ
Fundacja Imago Silesia nie jest w stanie zapewnić utrzymania ogromnej ilości materiałów wideo na
własnych serwerach, dlatego prosimy o przesłanie zdjęć. Są znacznie mniejsze niż pliki wideo, poza
tym unikamy w ten sposób sytuacji, w których dodany materiał wideo (znajdujący się w zewnętrznej
usłudze) nagle znika i zamiast filmu prezentującego projekt mamy jedynie martwy link. Fotografie
doskonale oddają przebieg projektu, wybierając je zadbaj o to by obrazowały to co faktycznie się
wydarzyło, najlepiej jeśli fotografie będą pokazywały uczestników projektu w działaniu. Pamiętaj
także, że przekazując nam fotografie do publikacji w publicznodostępnej bazie danych
#ngorobiatolepiej potwierdzasz, że posiadasz prawa autorskie do przesłanych plików. Fundacja Imago
Silesia zamieszcza te materiały na zasadach opisanych w licencji Creative Commons Uznanie
autorstwa-Bez utworów zależnych 3.0 Polska (CC BY-ND 3.0 PL) przesyłając pliki za pomocą
formularza, musisz potwierdzić, że posiadasz (Ty lub reprezentowana przez Ciebie organizacja)
niezbędne prawa autorskie do tych treści i przekazujesz je legalnie. Wybierając fotografie pamiętaj by
ich rozmiar nie przekraczał 2MB oraz by fotografie były zapisane w formacie “jpg”.