Wystąpienie pokontrolne - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

WOJEWODA ŁÓDZKI
Łódź, dnia 3 listopada 2015 r.
SO-III.431.14.2015
Pan
Konrad Kobus
Burmistrz Rzgowa
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3
ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092)
oraz art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska
(Dz. U. Nr 220, poz. 1414 ze zm.) zespół kontrolerów w składzie: Bożena Fabiszewska –
starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego
Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów
i Ewa Alex
–
starszy
inspektor
wojewódzki
w
Wydziale
Spraw
Obywatelskich
i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję członka
zespołu kontrolerów, przeprowadził kontrolę prawidłowości realizacji zadań z zakresu zmiany
imienia i nazwiska w Urzędzie Stanu Cywilnego w Rzgowie, Plac 500-lecia 22,
95 - 030 Rzgów. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Burmistrz Rzgowa, Pan Konrad
Kobus.
Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 16 września 2015 r.
Kontrola objęła swym zakresem wykonywanie zadań z zakresu zmiany imienia
i nazwiska w okresie od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia 31 lipca 2015 r.
Kontroli zostały poddane następujące zagadnienia: sposób prowadzenia postępowań
ul. Piotrkowska 103, 90-425 Łódź
Tel. (0-42) 664-17-66; Fax (0-42) 664-17-64
www.paszporty.lodzkie.eu; [email protected]
2
administracyjnych w sprawach o zmianę imienia i nazwiska oraz przekazywanie informacji
o zmianie imienia i nazwiska organom wskazanym w ustawie o zmianie imienia i nazwiska.
Ocena
merytorycznych
przesłanek
rozstrzygnięć
nie
wchodziła
w
zakres
kontrolowanych zagadnień, a jedynie ocena spełnienia wymogów proceduralnych,
wynikających zarówno z ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska,
jak i ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.
Dz. U. z 2013 r., poz. 267 ze zm.).
Należy podkreślić, iż ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu
cywilnego (Dz. U. 2014.1741 ze zm.) wprowadziła nowelizację, obowiązującą od dnia
1 marca 2015 r., wskazanej wyżej ustawy o zmianie imienia i nazwiska.
W kontrolowanym okresie wydano 5 decyzji administracyjnych, przy czym jedynie
sprawa nr USC.5355.01.2015, wszczęta na skutek wniosku o zmianę nazwiska, który wpłynął
w dniu 3 marca 2015 r., została rozpatrzona według znowelizowanych przepisów ustawy
o zmianie imienia i nazwiska. Kontroli poddano wszystkie rozstrzygnięcia.
We wszystkich skontrolowanych sprawach wnioski o zmianę imienia lub nazwiska
były składane osobiście w Urzędzie Stanu Cywilnego w Rzgowie i dotyczyły osób
posiadających obywatelstwo polskie.
Zgodnie z przepisem art. 11 ustawy o zmianie imienia i nazwiska wnioski w sprawach
rozstrzygniętych w latach 2013-2014 zawierały: dane osoby, której zmiana dotyczy, imię
lub nazwisko, na jakie ma nastąpić zmiana i uzasadnienie oraz przewidziane prawem
dokumenty: niezbędne odpisy zupełne aktów stanu cywilnego i inne dokumenty
uzasadniające zmianę imienia lub nazwiska. Natomiast, zgodnie z nowelizacją przepisu
art. 11 ww. ustawy do wniosku w sprawie nr USC.5355.01.2015 strona nie dołączyła odpisów
aktów stanu cywilnego, a jedynie wskazała, iż akt małżeństwa sporządzono w Urzędzie Stanu
Cywilnego w Rzgowie, a akt urodzenia – w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łodzi. Ponadto,
wniosek ten zawiera oświadczenie, że strona w tej samej sprawie nie złożyła wcześniej
wniosku do innego kierownika urzędu stanu cywilnego i nie została już wydana decyzja
odmowna w sprawie zmiany jej nazwiska.
W skontrolowanych postępowaniach administracyjnych, w sprawach rozstrzygniętych
w latach 2013-2014, zachowano właściwość Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego
w Rzgowie. Odnośnie sprawy rozstrzygniętej w 2015 r. kontrolujące nie badały właściwości
miejscowej, gdyż zgodnie ze znowelizowanym przepisem art. 12 ustawy o zmianie imienia
i nazwiska, decyzję o zmianie bądź o odmowie zmiany imienia lub nazwiska wydaje
kierownik urzędu stanu cywilnego, do którego został złożony wniosek.
3
W zbadanych sprawach organ rozstrzygający równocześnie z zawiadomieniem
o wszczęciu
postępowania
administracyjnego
powiadamiał
stronę
o
możliwości
wypowiedzenia się, przed wydaniem decyzji, co do zebranych dowodów i materiałów
oraz zgłoszonych żądań.
Jednakże, w dwóch sprawach, dotyczących wniosków o zmianę nazwiska
(USC.5355.02.2014 i USC.5355.03.2014), Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Rzgowie
wezwał świadków do osobistego stawienia się w celu złożenia zeznań, określając termin
dokonania tej czynności do dnia 8 kwietnia 2014 r. Tak określony termin przeprowadzenia
dowodu z zeznań świadków spowodował, iż organ prowadzący postępowanie nie zapewnił
stronom czynnego udziału w przeprowadzaniu tego dowodu. Ponadto, po zakończeniu
postępowania dowodowego organ prowadzący postępowanie nie zawiadomił stron
o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów. Z wyjaśnień Kierownika Urzędu
Stanu Cywilnego w Rzgowie wynika, iż w obu wskazanych wyżej sprawach strony zostały
zawiadomione o zaplanowanym przesłuchaniu świadków, a przyczyną niewskazania
konkretnej daty i godziny przesłuchania było przeoczenie. Ponadto, w sprawie
nr USC.5355.02.2014, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Rzgowie wskazał także,
iż strona niemal codziennie była w USC w celu uzyskiwania bieżących informacji i często
też dzwoniła
do
USC,
a
także,
że
strona
świadomie
zrezygnowała
z
udziału
w przeprowadzeniu dowodu ze świadków. Ponadto, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego
w Rzgowie wyjaśnił, iż w sprawie nr USC.5355.02.2014 strona zapoznała się z materiałem
dowodowym przed wydaniem decyzji. Przedstawione wyjaśnienia nie zostały uwzględnione,
albowiem akta obu wskazanych wyżej spraw nie zawierają pisemnego potwierdzenia
powiadomienia stron o terminie przesłuchania świadków, ani też oświadczenia strony o tym,
że
zapoznała
się
z
zebranym
materiałem
dowodowym.
Przyczyną
opisanych
nieprawidłowości jest niedołożenie należytej staranności przy zastosowaniu przepisów
art. 79 Kpa
oraz
art.
10
§
1
Kpa,
zaś
jest niezastosowanie wskazanych przepisów.
skutkiem
Przepis
opisanych
nieprawidłowości
art. 79 Kpa obliguje organ
do zawiadomienia strony o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu ze świadków
przynajmniej na siedem dni przed terminem przesłuchania oraz daje stronie uprawnienie
do przeprowadzenia dowodu, zadawania pytań świadkom i do składania wyjaśnień.
Natomiast przepis art. 10 § 1 Kpa nakłada na organ obowiązek zapewnienia stronom
czynnego udziału w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji obowiązek
umożliwienia stronom wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów
4
oraz zgłoszonych żądań. Osobą odpowiedzialną za ww. nieprawidłowości jest Kierownik
Urzędu Stanu Cywilnego w Rzgowie.
Ponadto, w jednej ze skontrolowanych spraw (nr USC.5355.01.2013), wezwanie
strony do usunięcia braków formalnych złożonego wniosku o zmianę nazwiska
i zawiadomienie o wszczęciu postępowania w tej sprawie noszą tę samą datę (19 lipca
2013 r.) pomimo, iż braki formalne zostały uzupełnione dopiero w dniu 23 lipca 2013 r.
Kontrolujące uwzględniły wyjaśnienie Zastępcy Kierownicy Urzędu Stanu Cywilnego
w Rzgowie, iż zawiadomienie o wszczęciu postępowania zostało sporządzone w dniu 29 lipca
2013 r., a umieszczenie błędnej daty na piśmie wyniknęło z błędu pisarskiego.
We
wszystkich
skontrolowanych
sprawach
decyzje
administracyjne
podjęte
w sprawach zmiany imienia lub nazwiska doręczono w sposób zgodny z przepisami
art. 39 - 49 Kpa.
Wszystkie zbadane decyzje wydano w przewidzianym w kodeksie postępowania
administracyjnego terminie, uwzględniając zasadę szybkości postępowania, wynikającą
z art. 12 § 1 Kpa.
Spośród sprawdzonych spraw w jednym przypadku wniosek dotyczył zmiany
nazwiska małoletniego powyżej 13 roku życia. Zgodnie z przepisem art. 8 ust. 2 ustawy
o zmianie imienia i nazwiska, w aktach sprawy znajduje się pisemna zgoda małoletniego
na wnioskowaną zmianę.
W skontrolowanych sprawach decyzje administracyjne zawierają wszystkie elementy
określone w przepisie art. 107 § 1 Kpa.
W zbadanych sprawach rozpatrzonych w latach 2013-2014 wymagane prawem
informacje o zmianie imienia lub nazwiska były każdorazowo przekazywane: kierownikowi
urzędu stanu cywilnego miejsca sporządzenia aktu urodzenia wnioskodawcy (4 przypadki),
kierownikowi urzędu stanu cywilnego miejsca sporządzenia aktu małżeństwa wnioskodawcy
(3 przypadki), organowi gminy prowadzącemu ewidencję ludności (4 przypadki) i organowi,
który wydał dowód osobisty (3 przypadki). Natomiast, w sprawie nr USC.5355.01.2015,
zgodnie ze znowelizowanym przepisem art. 13 ust. 1 ustawy o zmianie imienia i nazwiska
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Rzgowie wprowadził informację o zmianie nazwiska
strony do elektronicznej Bazy Usług Stanu Cywilnego (akt małżeństwa strony sporządzono
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Rzgowie) oraz dokonał rejestracji zmienionych danych
w rejestrze PESEL (art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności
– tekst jedn. Dz. U. 2015, poz. 388 ze zm.).
5
Wobec powyższych ustaleń działalność Kierownika i Zastępcy Kierownika Urzędu
Stanu
Cywilnego
w
Rzgowie
w
kontrolowanym
okresie
oceniono
pozytywnie
z nieprawidłowościami.
W związku z dokonanymi ustaleniami zalecam Kierownikowi Urzędu Stanu
Cywilnego w Rzgowie dołożenie należytej staranności w prowadzonych postępowaniach
administracyjnych w zakresie zmiany imienia i nazwiska, a w szczególności w stosowaniu
przepisów art. 79 Kpa oraz art. 10 § 1 Kpa.
Wobec powyższego, proszę o poinformowanie mnie, w nieprzekraczalnym terminie
trzydziestu dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, o sposobie
wykorzystania powyższego zalecenia.
Z up. Wojewody Łódzkiego
Jacek Winiarski
DYREKTOR WYDZIAŁU
SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW